МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
КУРГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра технологии машиностроения,

металлорежущих станков и инструментов

Автоматизированные
информационные системы
(Использование системы управления базами данных
Microsoft Access 2003)

Методические указания к выполнению

лабораторных и самостоятельной работ
студентов направлений подготовки:
151900.62. «Конструкторско-технологическое
обеспечение машиностроительных производств»,
150700.62 «Машиностроение»

Курган 2013
Кафедра: «Технология машиностроения,
металлорежущие станки и инструменты»

Дисциплина «Автоматизированные информационные системы»

: (направления 151900.62, 150700.62);

Составил: доц., канд. техн. наук А.М.Михалёв

Данные методические указания подготовлены на основе

свободно распространяемых в сети Internet материалов,
упражнений, примеров.

Утверждены на заседании кафедры

«Технология машиностроения,
металлорежущие станки и инструменты»:

протокол № «3» от «07» « ноября» 2013 года

Рекомендованы методическим советом университета:

протокол № «3» от «07» « ноября» 2013 года

2
 Система управления базами данных Microsoft Access 2003
Лабораторная работа №1 «Знакомство с базами данных.
Основные возможности СУБД MS Access 2003»

Тема: База данных. Информационные системы. Основные приемы работы. Создание базы
данных.
Основные понятия баз данных
База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче:
отслеживание заказов клиентов, хранение товаров на складе, сведения о сотрудниках учреждения
и т.п.
Работа с большими наборами данных легче автоматизируется, когда данные упорядочены, то
есть образуют заданную структуру. Существует три основных типа структур данных: линейная
или список (например, листы книги), иерархическая (части, разделы, главы, параграфы книги) и
табличная (оглавление или содержание книги).
Линейные структуры данных (списки)- это упорядоченные структуры, в которых адрес
элемента однозначно определяется его номером.
В иерархической структуре адрес каждого элемента определяется путём доступа
(маршрутом), ведущим от вершины структуры к данному элементу.
Основным недостатком иерархических структур данных является увеличенный размер пути
доступа. Часто бывает, что длина маршрута оказывается больше, чем длина самих данных, к
которым он ведёт.
Табличные структуры данных (матрицы) – это упорядоченные структуры, в которых
адрес элемента определяется номером строки и номером столбца, на пересечении которых
находится ячейка, содержащая искомый элемент,
База данных (БД) – это организованная структура, предназначенная для хранения
информации (в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация).
По тому, какой тип структуры данных реализован в базе данных, различают иерархическую,
сетевую (усовершенствованная иерархическая) и реляционную (табличную) базы данных.
Наибольшую популярность приобрели реляционные базы данных, т.к. они наиболее наглядны и
удобны в работе. Однако недостатком их является дублирование данных. Уменьшения
дублирования данных добиваются разумной организацией таблиц и установлением связей между
ними.
Таблица БД имеет следующую структуру. Графы таблицы называются полями, причём каждое
поле имеет имя и тип. Строки же таблицы называются записями.

Поле №1 Поле №2 Поле №3 Поле №4

Ф.И.О Год рождения Должность Телефон

Иванов И.И. 1961 Инженер 56-42-58
Петров П.П. 1972 Начальник отдела 44-85-03
Сидоров С.С. 1950 Главный инженер 71-72-89

Запись №3

3
 Система управления базами данных Access

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ, который позволяет не

только хранить большие массивы данных в определённом формате, но и обрабатывать их,
представляя в удобном для пользователей виде.
Наиболее популярны реляционные СУБД, основой которых является набор связанных таблиц.
ACCESS – это реляционная СУБД. Она даёт возможность автоматизировать часто
выполняемые операции (расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.). С
помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и
составлять сложные отчёты. Access является приложением Windows, поэтому они очень хорошо
взаимодействуют, и все преимущества Windows доступны в Access.
Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого
файла используются следующие объекты:
 таблицы для сохранения данных;
 запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
 формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
 отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
Основой любой БД являются таблицы. Поэтому наиболее важным в проектировании БД
является правильная разработка структуры таблиц и связей между ними. Этот этап создания БД
осуществляется совместно разработчиком и заказчиком БД. Разработчиками обычно являются
высококвалифицированные специалисты в области создания БД, а в роли заказчика выступают
руководители различных организаций.
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует
сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Тогда
достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная
информация отображалась во всей базе данных.
Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы,
позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться множество
данных, например, перечень заказчиков или комбинированные данные из нескольких таблиц.
Прежде чем приступить к разработке таблиц, запросов, форм и других объектов,
рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумаге.
Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:
1. Определение цели создания базы данных. При этом начнет формироваться
перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические
данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти
данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в
этих таблицах.
2. Определение нужных полей в базе данных. Каждое поле содержит определенные
фактические данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле.
3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая таблица
должна содержать информацию только на одну тему.
4. Определение таблиц, к которым относятся поля.
5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи. Каждая таблица
базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющие
каждую запись. Такое поле или набор полей называют ключевыми.
6. Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на таблицы и
определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым будут
объединяться сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы
данных.
При разработке структуры таблиц необходимо определить набор полей в каждой таблице,
их названия и типы данных, содержащихся в этих полях.

4
 В Access используются следующие типы данных.

Тип Описание
Текстовый (значение Любой текст или число, не требующие проведения расчетов, например,
по умолчанию) номера телефонов, длиной не более 255 знаков, включая пробелы и
знаки препинания
Поле МЕМО Для хранения комментариев; до 65535 символов
Числовой Числа различных форматов, над которыми производятся вычисления,
кроме чисел для финансовых расчетов
Дата/время Для записи даты и/или времени
Денежный Числа, над которыми производятся финансовые расчеты
Счетчик Специальное числовое поле, в котором Access автоматически
присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения
полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматически добавляет номер,
увеличивающийся на 1
Логический Поле, содержащее только одно из возможных значений (да – нет;
правда – ложь)
Поле объекта OLE Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ
Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном
формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка Поле для хранения гиперссылок на файлы, хранящиеся в компьютере,
или адреса сайтов в Интернете

После этого распределяют поля по базовым таблицам. Если в таблицах повторяются данные,
их необходимо разделить (полностью избежать повтора данных в реляционной БД не удается) и
установить между ними связи. В каждой таблице (могут быть исключения) должно быть
ключевое поле, т.е. поле, данные в котором повторяться не могут.

Межтабличные связи

Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с
одинаковыми форматами данных.
Связь позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает ввод данных,
организацию запросов и отчётов, обеспечивает целостность данных, т.е. защиту от случайного
удаления или изменения связанных данных, а также позволяет обеспечить каскадное обновление
или удаление связанных данных.
Главная таблица – таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.
Вторая таблица называется связанной.
В Access можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-
многим и Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим (обозначается 1-∞) – наиболее часто используемый тип связи между
таблицами. В такой связи каждой записи в главной таблице может соответствовать несколько
записей в связанной таблице, а запись в связанной таблице не может иметь более одной
соответствующей ей записи в главной таблице.

При связи Многие-ко-многим (∞-∞) одной записи в главной таблице может соответствовать
несколько записей в связанной таблице, а одной записи в связанной таблице – несколько записей
в главной таблице. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, в
которой одно из полей является общим с главной таблицей, а другое – общим со связанной
таблицей.

5
 При связи Один-к-одному (1-1) запись в главной таблице может иметь не более одной
связанной записи в связанной таблице и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто,
поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-
одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях
её защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной
таблице.

Разработка структуры и связей таблиц на примере базы данных «Деканат ТФ»

Пусть эта база данных содержит следующую информацию:

1. Перечень дисциплин, по которым обучаются студенты.
2. Сведения о студентах (фамилия, имя, отчество, номер группы, дата рождения, получает или
нет стипендию).
3. Сведения о преподавателях (фамилия, имя, отчество, должность, преподаваемая дисциплина,
заработная плата, дата рождения, телефон).

Можно выделить три таблицы, которые не будут обладать избыточностью: Студенты,

Дисциплины и Преподаватели.
Поля таблицы Студенты: код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, дата
рождения, стипендия, оценки.
Поля таблицы Дисциплины: код дисциплины, название дисциплины.
Поля таблицы Преподаватели: код преподавателя, фамилия, имя, отчество, дата рождения,
телефон, заработная плата, должность.
Коды в таблицах введены для однозначной идентификации соответствующих данных, для
обеспечения связности и для экономии памяти в случае неизбежного повтора данных.

Рассмотрим связи между полученными объектами. Очевидно, что типы связей будут выглядеть
так (считая, что каждый преподаватель преподаёт только одну дисциплину):
Студенты ∞-∞ Дисциплины 1-∞ Преподаватели
Чтобы избежать множественных связей, введём вспомогательную таблицу Оценки.
Поля таблицы Оценки: код студента, код дисциплины, оценки.
Таким образом, получается следующая схема данных (рис. 1).

Рис. 1. Схема данных базы данных «Деканат ТФ»

6
 Создание и заполнение таблиц базы данных «Деканат ТФ»

В СУБД Access имеются различные способы создания таблиц базы данных:

 ручные (режим Конструктор);
 автоматизированные (с помощью Мастера);
 автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).

При выполнении лабораторных работ рекомендуется таблицы и запросы создавать в режиме

Конструктор, а формы, отчёты и т.д. – с помощью Мастера.

Задание. В папке с номером группы создать базу данных ДеканатТФ, создать в ней таблицы,
перечисленные в Схеме данных со следующими типами данных.

Таблица Студенты
Имя поля Тип данных Размер поля
Код студента Счётчик
Фамилия Текстовый 15
Имя Текстовый 12
Отчество Текстовый 15
Номер группы Текстовый 10
Дата рождения Дата/Время Краткий
Стипендия Логический Да/Нет

Таблица Дисциплины
Имя поля Тип данных Размер поля
Код дисциплины Числовой Целое
Название дисциплины Текстовый 31

Таблица Преподаватели
Имя поля Тип данных Размер поля
Код преподавателя Счётчик
Фамилия Текстовый 15
Имя Текстовый 15
Отчество Текстовый 15
Код дисциплины Числовой Целое
Дата рождения Дата/Время Краткий
Телефон Текстовый 9
Заработная плата Денежный
Должность Текстовый 25

Таблица Оценки
Имя поля Тип данных Размер поля
Код студента Числовой Длинное целое
Код дисциплины Числовой Целое
Оценки Числовой Байт

Ключевые поля выделены. В таблице Оценки ключевое поле не создавать.

7
 Для создания базы данных «Деканат ТФ» необходимо запустить СУБД MS Access 2003 любым
известным способом (рис. 2) и либо используя командное меню «Файл» либо пиктограмму
«Создать» с панели инструментов вызвать диалоговая панель создания новой базы данных (рис.
3). На диалоговой панели указать способ создания базы данных - «Новая база данных», после чего
в появившемся диалоговом меню сохранения файла базы данных указать имя файла «База
Данных ДЕКАНАТ ТФ» который необходимо сохранить в пользовательском каталоге студентов
«Студенты» (рис. 4). Также рекомендуется сохранять файлы в подкаталогах каталога «Студенты»
названных именем группы и (или) Ф.И.О. студента.

Рис. 2. Внешний вид СУБД MS Access 2003

Рис. 3. Диалоговая панель создания новой базы данных

Для создания таблицы Диалоговое меню Конструктора Базы Данных (рис. 5) в объекте
«Таблицы» нужно дважды щелкнуть по строке «Создание таблицы в режиме конструктора».

8
Либо один раз щелкнуть по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», а затем по
кнопке на панели инструментов.

Рис. 4. Диалоговое меню сохранения файла базы данных

Рис. 5. Диалоговое меню Конструктора Базы Данных

9
 В появившемся окне Конструктора Таблиц (рис. 6) нужно задать имя полей таблицы и
соответствующий тип данных (рис. 7).
При создании таблицы тип данных для каждого поля выбирается из списка. Размер поля,
формат поля и другие дополнительные свойства указывается в нижней части окна на закладке
«Общие» (рис. 8-10).

Рис. 6. Внешний вид формы Конструктора Таблиц

Рис. 7. Создание поля «Код студента» и установка его типа «Счетчик»

при помощи Конструктора Таблиц

10
 Рис. 8. Создание поля «Фамилия», установка его типа «Текстовый» и задание
размера поля «15» при помощи Конструктора Таблиц

Рис. 9. Создание поля «Дата рождения», установка его типа «Дата/Время» и задание
формата поля «Краткий формат даты» при помощи Конструктора Таблиц

После добавления всех необходимых полей в создаваемую структуру таблицы нужно закрыть
Конструктор Таблиц, при этом, если таблица создается впервые или в ней были проведены
существенные изменения, MS Access выведет сообщение с запросом о необходимости сохранения
внесенных изменений (рис. 11). Следующим вопросом MS Access, если таблица создается
впервые, будет вопрос о задании имени таблицы (рис. 12).

11
 Рис. 10. Создание поля «Стипендия», установка его типа «Логический» и задание
формата поля «Да/Нет» при помощи Конструктора Таблиц

Рис. 11. Сообщение Конструктора Таблиц с запросом о сохранении изменений в таблице

Рис. 12. Сообщение Конструктора Таблиц с запросом о имени новой таблицы

Если при создании таблицы умышленно или по ошибке не было указано ключевое поле – MS
Access отметит это соответствующим сообщением (рис. 13).

Рис. 13. Сообщение Конструктора Таблиц о том, что при создании таблицы в режиме
конструктора не было задано ключевое поле с запросом о необходимости его создания

12
 Для внесения изменений в созданную таблицу нужно выделить ее одним щелчком левой
клавиши мыши и щелкнуть по кнопке на панели инструментов или выбрать соответствующий
пункт в контекстно-зависимом меню (рис. 14).
Для создания ключевого поля в таблице щелкнуть по имени поля правой клавишей мыши и в
контекстном меню выбрать пункт «Ключевое поле» (рис. 15-16).

Рис. 14. Открытие таблицы для правки в Рис. 15. Правка положения ключевого
режиме Конструктора Таблиц поля в Конструкторе Таблиц

Рис. 16. Задание ключевого поля в Конструкторе Таблиц при создании таблицы

Для изменения последовательности полей в таблице нужное поле надо выделить. Для
выделения поля установить указатель мыши слева от него (указатель превратится в черную
стрелку) и щелкнуть левой клавишей. После этого при нажатой левой клавише переместить

13
указатель мыши в нужное место. Для удаления поля после его выделения нажать клавишу Delete.
Можно добавить новые поля в таблицу, установив указатель мыши на поле, перед которым
необходимо сделать добавление и по щелчку правой кнопки мыши в появившемся контекстно-
зависимом меню выбрать «Добавить строки».

В результате создания всех таблиц Конструктор Базы Данных будет иметь следующий вид
(рис. 17).

Рис. 17. Внешний вид Конструктора Базы Данных с созданными таблицами «Дисциплины»,
«Оценки», «Преподаватели» и «Студенты»

Задание. Заполнить созданные таблицы следующими данными.

Таблица Студенты
Код Фамилия Имя Отчество Номер Дата Стипендия
студента группы рождения
1 Арбузов Николай Николаевич Т-2118 27.04.86 Да
2 Киршин Петр Валерьевич Т-2118 12.12.85 Да
3 Кривинский Сергей Николаевич Т-2118 02.05.86 Нет
4 Крылова Елена Петровна Т-2118 11.07.82 Да
5 Кульчий Григорий Викторович Т-2118 03.11.84 Да
6 Патрикеев Олег Борисович Т-2118 15.10.84 Нет
7 Перлов Кирилл Николаевич Т-2118 25.10.86 Нет
8 Соколова Наталия Петровна Т-2118 20.09.86 Нет
9 Степанская Ольга Витальевна Т-2118 30.12.86 Да
10 Тимофеев Сергей Трофимович Т-2118 17.01.86 Да

Таблица Дисциплины
Код дисциплины Название дисциплины
1 Специальные главы «Информатика»
2 Философия
3 Математика
4 Физика

14
 Таблица Преподаватели
преподавателя
Фамилия Имя Отчество Дата Телефон Заработная Должность

Код дисциплины
рождения плата
Код

1 Михалёв Андрей Михайлович 1 10.10.78 23-04-21 11200 р. Доцент

2 Полякова Елена Николаевна 4 26.12.72 43-20-16 11500 р. Доцент
3 Хрипунов Сергей Владимирович 2 01.06.75 44-51-60 11500 р. Доцент
4 Маслов Денис Александрович 2 12.02.72 56-42-56 6500 р. Старший
преподаватель
5 Воронцов Борис Сергеевич 4 31.08.47 52-10-45 15500 р. Профессор
6 Капустин Михаил Владимирович 1 21.09.82 24-02-10 5700 р. Ассистент
7 Давыдова Марина Вадимовна 3 31.07.61 39-41-88 14200 р. Доцент

Таблица Оценки
Код студента Код дисциплины Оценки Код студента Код дисциплины Оценки
1 1 4 6 1 5
1 2 5 6 2 4
1 3 4 6 3 5
1 4 4 6 4 4
2 1 5 7 1 4
2 2 5 7 2 3
2 3 4 7 3 4
2 4 4 7 4 3
3 1 3 8 1 3
3 2 5 8 2 5
3 3 4 8 3 5
3 4 3 8 4 4
4 1 4 9 1 4
4 2 4 9 2 4
4 3 5 9 3 4
4 4 4 9 4 4
5 1 5 10 1 5
5 2 5 10 2 5
5 3 5 10 3 5
5 4 5 10 4 5

15
Лабораторная работа №2 «Создание связей и запросов в СУБД MS Access 2003»

Тема: Создание межтабличных связей. Создание запроса на выборку, с параметром и

итогового запроса.

Открыть созданную в предыдущей лабораторной работе базу данных Деканат ТФ.

Создание межтабличных связей

В окне базы данных выбрать объект Таблицы. Щелкнуть по кнопке «Схема данных» на
панели инструментов или выполнить команду «Сервис»  «Схема данных», используя
командное меню. На экране появится окно «Схема данных» и окно «Добавление таблицы» (рис.
18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

В окне «Добавление таблицы» на закладке «Таблицы» перечислены все таблицы базы

данных. Для создания связей между таблицами их нужно переместить из окна «Добавление
таблицы» в окно «Схема данных». Для переноса таблицы ее надо выделить щелчком мыши и
щелкнуть по кнопке «Добавить». После переноса нужных таблиц закрыть окно «Добавление
таблицы».
Перенести все таблицы в окно «Схема данных». Изменить размер окон таблиц, чтобы был
виден весь текст (рис. 19).
Чтобы создать связь между таблицами Студенты и Оценки в соответствии со Схемой данных
надо подвести курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты и при нажатой клавише
мыши перетащить это поле на поле Код студента в таблице Оценки, а затем отпустить кнопку
мыши. Откроется окно «Изменение связей» (рис. 20).
Установить флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных», щелкнув по нему.
Установить флажки в свойствах «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное
удаление связанных полей». Это позволит редактировать записи только в таблице Студенты, а в
таблице Оценки эти действия со связанными записями будут выполняться автоматически.

16
 Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ» до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами

(рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ»

17
 При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.
Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.
Для изменения связей нужно вызвать окно «Схема данных». После этого установить курсор
мыши на связь, которую нужно изменить и щелкнуть правой клавишей мыши. Появится
контекстное меню (рис.22):

Рис. 22. Контекстное меню связи

Если выбрать команду «Удалить», то после подтверждения связь будет удалена. Если нужно
изменить связь, выбрать команду «Изменить связь». После этого в появившемся окне
«Изменение связей» (в его верхней части) выбрать поля в таблицах, которые нужно связать и
щелкнуть по кнопке «Создать».

Запросы
Для отбора или поиска данных из одной или нескольких таблиц используются запросы. С
помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких
таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы
позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также
выполнять вычисления над группами записей.
Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора.
В Access можно создавать следующие типы запросов:
 Запрос на выборку. Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы
этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде
таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и
вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых
значений. Для изменения условий отбора надо изменять запрос.
 Запрос с параметрами. Это запрос, при выполнении отображающий в собственном
диалоговом окне приглашение ввести данные или значение, которое требуется вставить в
поле. Эти данные или значение могут меняться при каждом обращении к запросу.
 Перекрестный запрос. Используется для расчетов и представления данных в
структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее,
число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты
группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет
заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
 Запрос на изменение. Это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает
несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

18
 1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких
таблиц.
2. На обновление записи. Вносит общие изменения в группу записей одной или
нескольких таблиц. Позволяет изменять данные в таблицах.
3. На добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в
конец одной или нескольких таблиц.
4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из
одной или нескольких таблиц.
 Запросы SQL. Создаются при помощи инструкций языка SQL, используемого в БД.

Создание запроса на выборку

Создадим запрос Зарплата, в котором должны отображаться фамилии преподавателей, их
заработная плата, должности и названия преподаваемых ими дисциплин. Эти сведения хранятся в
двух таблицах: Преподаватели и Дисциплины.
Для создания запроса в окне базы данных выбрать объект Запросы (рис. 23). Дважды щелкнуть
по строке «Создание запроса в режиме конструктора». Либо один раз щелкнуть по строке
«Создание запроса в режиме конструктора», а затем по кнопке «Открыть» на панели
инструментов (рис. 23).

Рис. 23. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Запросы»

Открывается бланк запроса на выборку и окно «Добавление таблицы» (рис. 24).

19
 Рис. 24. Добавление таблиц в открытый запрос

Выбрать таблицы Преподаватели и Дисциплины, используя кнопку «Добавить». Закрыть

окно «Добавление таблицы» (рис. 25).

Рис. 25. Форма бланка запроса с добавленными таблицами «Преподаватели» и «Дисциплины»

20
 После этого надо перенести нужные поля в нижнюю часть бланка запроса. Для этого,
последовательно устанавливая указатель мыши в нижней части бланка запроса, в окне с
названием «Поле» два раза щелкнуть по соответствующим полям в таблицах.
При этом в строке «Поле» появляется название перенесенного поля, а в строке «Имя
таблицы» - название таблицы, из которой взято это поле (рис. 26).
В строке «Сортировка» можно задать способ сортировки (по возрастанию или убыванию) или
отсутствие сортировки. Добавить в запрос поля «Фамилия», «Заработная плата», «Должность»,
«Название дисциплины» (рис. 26)

Рис. 26. Сформированный бланк запроса

При закрытии бланка запроса дать ему имя Зарплата (рис. 27).

Рис. 27. Сообщение с запросом о имени нового запроса

Для изменения запроса нужно его выделить и щелкнуть по кнопке «Конструктор» или
воспользоваться соответствующим контекстно-зависимым меню (рис. 28) в окне базы данных.
Откроется бланк запроса, в который можно внести изменения.
Запускается запрос двойным щелчком по его имени. На экране появляется результат
выполнения запроса в виде таблицы (рис. 29).
Записи в этой таблице могут быть отсортированы несколькими способами.

21
 Рис. 28. Вызов режима конструктора запросов при помощи контекстно-зависимого меню

Рис. 29. Результат работы созданного запроса

Способ 1. Надо выделить столбец, по которому будут сортироваться записи. Для выделения
столбца установить указатель мыши на заголовок столбца (он превращается в черную стрелку,
направленную вниз) и щелкнуть левой клавишей. После этого щелкнуть на панели инструментов
по кнопке для сортировки записей по возрастанию или по кнопке для сортировки по
убыванию (рис. 30).
Способ 2. Установить курсор мыши в любое место в столбце и проделать ту же операцию.
Способ 3. Щелкнуть правой клавишей мыши по нужному столбцу и в контекстном меню
выбрать нужную команду (рис. 31).
С результатом выполнения запроса, кроме его просмотра на экране, можно выполнять
следующие действия.
Чтобы его напечатать, нужно щелкнуть по кнопке «Печать» на панели инструментов.
Для обработки полученных результатов (например, нахождение средней зарплаты, суммарной
зарплаты и др.) с помощью Excel, надо выполнить команду  
. Результаты будут представлены в виде таблицы Excel для их

22
дальнейшей обработки (рис. 32).

Рис. 30. Сортировка данных при помощи пиктограмм на панели инструментов

Рис. 31. Сортировка данных при помощи контекстно-зависимого меню

Рис. 32. Передача данных, полученным запросом, для последующего анализа их в Microsoft Excel

Для представления результатов в виде документа Word надо выполнить команду 

23
  (рис. 33).

Рис. 33. Передача данных, полученным запросом, в Microsoft Word

Для представления результатов в виде диаграммы нужно щелкнуть правой клавишей мыши по
заголовку окна результатов и выбрать команду (рис. 34). Появится окно
диаграммы и окно со списком полей, соответствующим заголовкам столбцов (рис. 35). Диаграмма
формируется путем перетаскивания нужных полей (рис. 36-37). После этого полученная
диаграмма может быть напечатана.

Рис. 34. Вызов диалоговых меню для построения «Сводных диаграмм»

Запрос дает возможность получить всю информацию, содержащуюся в базе данных. Если
требуется не вся информация, а только та, которая отвечает определенным условиям, при
создании запроса нужно указать условия отбора.

24
 Рис. 35. Диалоговое меню построения «Сводных диаграмм»

Рис. 36. Сводная диаграмма «Фамилия» - «Заработная плата»

Рис. 37. Сводная диаграмма «Фамилия» - «Должность»

В строке «Условие отбора» можно указать критерий, по которому будет идти отбор. Условия
отбора содержат знаки =, >, <, >=, <=, <>, либо логические операторы Between, And и Or.
Если интересуют преподаватели, у которых заработная плата выше 10000 рублей, в нижней
части бланка запроса в колонке «Заработная плата» в строке «Условие отбора» нужно набрать
условие: >10000 (рис. 38).

25
 Рис. 38. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 10 000

При выполнении этого запроса будут выведены фамилии тех преподавателей, у которых
заработная плата больше величины, указанной в условии.

Рис. 39. Результат работы запроса с условием, заданным на рис. 38

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше
10000 рублей, то должно быть задано условие: >5000 and <10000 (рис. 40).
Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 10000 рублей или меньше
7000 рублей, то должно быть задано условие: >10000 or <7000.
Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше 7500
рублей, то должно быть задано условие: between 5000 and 7500.
Если интересуют преподаватели, которые ведут дисциплину Специальные главы
«Информатика», то для поля Название дисциплины в строке условия отбора указать:
Специальные главы «Информатика» (рис. 41-42).

26
Рис. 40. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 5 000 and < 10 000

Рис. 41. Задание условие отбора по полю

«Название дисциплины» = Специальные главы «Информатика»

Рис. 42. Результат работы запроса с условием заданным на рис. 41

27
 Создание запроса с параметром
Чтобы не редактировать запрос при изменении условия отбора (например, интересуют другие
пределы по заработной плате или другое название дисциплины), они могут быть заданы в виде
параметра, конкретное значение которого задается при выполнении запроса.
Например, если интересуют преподаватели с заработной платой выше некоторой величины, то
в условиях отбора для этого поля надо ввести: >[Введите минимальную заработную плату] (рис.
43).

Рис. 43. Задание условие отбора по полю «Заработная плата»

>[Введите минимальную заработную плату] (Запроса с параметром)

При выполнении запроса на экране появится окно для ввода условия отбора с текстом,
заданным в квадратных скобках (рис. 44).

Рис. 44. Окно для ввода условия отбора Рис. 45. Условие отбора = 10 000

После набора нужного числа щелкнуть по кнопке ОК (рис. 45).

Рис. 46. Результат работы запроса с условием, заданным на рис. 45

28
 При формировании запроса, в котором в качестве параметра выступает название дисциплины,
в условиях отбора для поля Название дисциплины надо ввести: [Введите дисциплину] (рис. 47).

Рис. 47. Задание условие отбора по полю «Название дисциплины»

[Введите дисциплину] (Запроса с параметром)

Задание
1. Создать запрос Оценка студента, выводящий оценку заданного студента по заданной
дисциплине (рис. 48).
2. Создать запрос Список, выводящий список студентов заданной группы (рис. 49).
3. Создать запрос Список успевающих, выводящий список студентов заданной группы,
получающих стипендию (условие отбора в поле Стипендия - Да) (рис. 50).

Рис. 48. Создание запроса «Оценка студента»

29
 Рис. 49. Создание запроса «Список»

Рис. 50. Создание запроса «Список успевающих»

Создание итогового запроса

Создадим запрос Средняя зарплата, выводящий среднюю зарплату и число преподавателей
каждой преподавательской должности.
Для создания такого запроса нужно в бланк запроса из таблицы Преподаватели перенести
поля Должность, Заработная плата и Код преподавателя (рис. 51). Далее включить строку
Групповые операции (нажать кнопку ∑ на панели инструментов или в меню «Вид» выполнить
команду «Групповые операции»).
Затем в строке «Групповые операции» щелчком мыши следует установить следующие
режимы: для поля Должность – Группировка (стоит по умолчанию), для поля Заработная
плата выбрать из списка – Avg (эта команда подсчитывает среднее значение), для поля Код
преподавателя выбрать из списка – Count (эта команда суммирует число записей) (рис. 52).
Задание. Создать запрос Отличники, выводящий список круглых отличников. Потребуются
поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты и поле Оценки из таблицы Оценки (рис.
53).

30
Рис. 51. Создание запроса с полями «Должность», «Заработная плата» и «Код преподавателя»

Рис. 52. Создание группового запроса

31
 Рис. 53. Создание запроса «Отличники»

Рис. 54. Задание свойств запроса «Отличники» - способ вывода

данных – выводить «Уникальные записи» (Неповторяющиеся)

32
 Лабораторная работа №3 «Создание элементов интерфейса пользователя
базы данных созданной в СУБД MS Access 2003»

Тема: Создание форм и отчетов. Главная кнопочная форма.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления

данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма
создаётся на основе таблиц и запросов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном
месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для
эффективного ввода данных. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц,
запросов и отчётов.
Так как самостоятельно создать форму довольно трудоёмко, рекомендуется пользоваться
автоматическим способом создания форм – автоформы или автоматизированным – Мастер
форм.
Автоформы основываются только на одном объекте.
Основные разновидности стандартных форм:
 в столбец – отображает все поля одной записи в столбец, удобна для ввода и
редактирования данных;
 ленточная – отображает группу записей, удобна для оформления вывода данных;
 табличная – в виде таблицы (повторяет вид таблицы);
 выровненная – все поля одной записи располагаются рядами.
Чтобы создать автоформу нужно в окне базы данных выбрать объект Формы и щёлкнуть
кнопку «Создать» (рис. 55).

Рис. 55. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Формы»

В появившемся окне выбрать подходящий тип автоформы и объект, на основе которого она
будет создана, и щелкнуть по кнопке ОК. Появится созданная форма. При ее закрытии и
сохранении задается ее имя (рис. 56).
Чтобы создать форму с помощью Мастера, нужно в окне базы данных выбрать объект Формы
и дважды щёлкнуть пункт «Создание формы с помощью мастера» (рис. 55). Затем, следуя

33
указаниям Мастера, выбрать нужные объекты и поля, выбрать тип формы и её оформление, а
также задать имя. Форма, созданная с помощью Мастера, может содержать поля нескольких
таблиц или запросов (рис. 57).

Рис. 56. Диалоговое меню создания новой формы

Рис. 57. Диалоговое меню создания новой формы с помощью Мастера

Чтобы отредактировать созданную форму, ее надо выделить и щелкнуть по кнопке

. В режиме Конструктора можно вручную передвигать и изменять размеры
элементов формы – заголовков полей и ячеек для ввода данных. Для этого достаточно щёлкнуть
по элементу – он выделяется рамкой, границы которой и положение можно менять с помощью
мыши. Если щелкнуть еще раз по выделенному элементу, появляется курсор и можно изменить
надпись. Положение и размеры элементов можно менять также с помощью контекстного меню,

34
щелкнув по элементу правой клавишей и выбрав команду «Свойства». С помощью контекстного
меню можно задать цвет текста, цвет заливки элемента и его оформление. С помощью Панели
элементов можно добавить необходимую надпись, управляющую кнопку и т.д.

Задание.
1. Создать автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных в таблицах
Студенты и Преподаватели (рис. 58).
2. Создать ленточные автоформы для созданных ранее запросов (кроме запроса Оценка
студента, для него – в столбец) (рис. 59-61).
3. Отредактировать форму для итогового запроса Средняя зарплата (изменить названия
элементов), используя Конструктор (рис. 62-65).
4. Создать сложную форму Дисциплины и оценки, используя Мастер форм. Для этого
запустить Мастер форм, выбрать из таблицы Студенты поля Фамилия, Имя, Отчество,
Номер группы; из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины; а из таблицы Оценки
- поле Оценки. Выбрать вид представления данных (Студенты), табличный вариант
подчинённой формы, стиль оформления, ввести название формы Дисциплины и оценки (рис.
66-71).

Рис. 58. Автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных

в таблицах Студенты и Преподаватели

Рис. 59. Автоформы «ленточные» просмотра запросов «Список успевающих», «Список»,

Автоформа «в столбец» для просмотра запроса «Оценка студента»

35
 Рис. 60. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Преподаватели»

Рис. 61. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Отличники»

Рис. 62. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Средняя зарплата» до правки в режиме
Конструктора

36
 Рис. 63. Вид Автоформы «Средняя зарплата» в режиме Конструктора (исходный вариант)

Рис. 64. Вид Автоформы «Средняя зарплата» в режиме Конструктора (измененный вариант)

Рис. 65. Автоформа «Средняя зарплата» (окончательный вариант)

37
Рис. 66. Выбор необходимых полей таблиц Рис. 67. Выбор вида представления данных
при помощи Мастера форм таблиц при помощи Мастера форм

Рис. 68. Выбор внешнего вида подчиненной Рис. 69. Выбор стиля оформления формы
формы при помощи Мастера форм при помощи Мастера форм

Рис. 70. Задание имени созданной формы

38
 Рис. 71. Сложная форма Дисциплины и оценки, созданная при помощи Мастера форм

Создание отчётов, которые предназначены для вывода информации на печать, удобнее

производить с помощью Мастера. Их создание производится на основе таблиц и запросов
аналогично созданию форм.
Чтобы создать отчет, нужно выбрать объект «Отчеты» (рис. 72) в левой части окна базы
данных и дважды щелкнуть по строке «Создание отчета с помощью мастера» (рис. 73).

Рис. 72. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Отчеты»

В поле со списком «Таблицы и запросы» выбрать таблицу или запрос, для которого создается
отчет. В списке «Допустимые поля» выбрать поля, информация из которых должна быть
отражена в отчете, и перенести их в список «Выбранные поля». После этого определить уровни
группировки записей в отчете, порядок сортировки и ориентацию бумажного листа при печати и
выбрать макет будущего отчета. В последнем окне диалога написать название отчета.
Подготовленный Мастером отчет может быть отредактирован с помощью Конструктора
(также, как и форма).

39
 Рис. 73. Диалоговое меню создания нового отчета с помощью Мастера

Задание.
1. Создать отчёт Список группы на основе соответствующего запроса Список (рис. 74).
2. Создать отчёт Средняя зарплата на основе запроса Средняя зарплата, отредактировать
названия элементов с помощью Конструктора (рис. 75).

Рис. 74. Отчет «Список группы» созданный с помощью Мастера

40
 Рис. 75. Отчет «Средняя зарплата» созданный с помощью Мастера

Главная кнопочная форма

Когда созданы базовые таблицы, запросы, формы для работы с таблицами и запросами и
отчёты для вывода на печать необходимой информации, можно сказать, что создана база данных.
Однако, чтобы пользователю было удобно работать с базой данных, необходимо создать
кнопочное меню или главную кнопочную форму. Это позволит пользователю, не зная устройства
базы данных, просто выбирать из меню необходимые ему функции.
Главная кнопочная форма представляет собой форму, на которой расположены элементы
управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую
таблицу, запрос, форму или отчёт.
Для ее создания нужно в меню «Сервис» в пункте «Служебные программы» выбрать команду
«Диспетчер кнопочных форм» (рис. 76).

Рис. 76. Запуск диспетчера кнопочных форм через командное меню

41
 Если главной кнопочной формы в базе данных нет, то появится окно, в котором для ее
создания надо щелкнуть по кнопке «Да».
Если в базе данных главная кнопочная форма есть, то при выполнении этой команды она будет
вызвана для редактирования.
При создании главной кнопочной формы появляется окно (рис. 77).

Рис. 77. Диспетчер кнопочных форм

Для изменения предлагаемого названия главной кнопочной формы щелкнуть по кнопке

«Изменить…».
В следующем окне написать новое название (Деканат ТФ). Щелкнуть по кнопке «Создать…»
(рис 78).

Рис. 78. Задание параметров кнопочной формы

Рис. 79. Задание параметров элемента «Редактировать списки преподавателей»

42
 В следующем окне в строке «Текст:» написать текст, который будет у кнопки:
«Редактировать списки преподавателей». В строке «Команда:» из списка выбрать команду
«Открыть форму для изменения». В строке «Форма» из списка выбрать «Преподаватели»
(рис. 79).
Щелкнуть по кнопке «ОК». Если больше кнопок добавлять не надо, то в появившемся окне
щелкнуть по кнопке «Закрыть». Если надо добавить еще кнопки, щелкнуть по кнопке
«Создать…».
В правой части окна объекта «Формы» появится кнопочная форма. Для ее вызова нужно
щелкнуть по ней два раза (рис. 80).

Рис. 80. Главная кнопочная форма с командой «Редактировать списки преподавателей»

Задание. Создать главную кнопочную форму для вызова всех созданных форм и отчетов (рис.
81).

Рис. 81. Главная кнопочная форма базы данных «Деканат ТФ»

43
Контрольное задание по циклу работ с СУБД MS Access 2003
Создание базы данных «Аптека»
1. Запустить ACCESS. Дать базе данных имя «Аптека». Сохранить файл базы данных в каталоге
пользователя «Student».

Проектирование таблиц и структуры базы данных

1. Следующие поля распределить по 4 таблицам: код товара, наименование, фирма, страна,
фармацевтическая группа, единица измерения, форма выпуска, количество в упаковке,
количество упаковок, оптовая цена, розничная цена, дата поступления, срок истекает. Добавить
необходимые поля.
2. Создать структуры таблиц. Задать ключевые поля. Таблицы назвать: «Препараты», «Склад»,
«Изготовитель», «Группа».
3. Создать связи между таблицами с «обеспечением целостности данных».
Расчертить связи между таблицами.

Заполнение таблиц
4. Создать 4 автоформы «в столбец» для заполнения таблиц.
5. Дать им имена соответствующих таблиц.
6. Заполнить таблицы с помощью этих автоформ.

Просмотр таблиц
7. Создать автоформы «ленточные» для просмотра таблиц «Препараты» и «Склад».
8. Дать им имена «Просмотр препаратов» и «Просмотр товаров».

Создание запросов и форм

9. С помощью мастера форм создать форму «в столбец» для просмотра полной информации о
товарах. На экран должен выводиться код товара, а затем все поля, не являющиеся кодами, из
всех таблиц (код товара, наименование, фармацевтическая группа, единица измерения…фирма…
цена оптовая, цена розничная… срок истекает). Назвать форму «Полная информация».
10. С помощью конструктора отредактировать форму (расположить поля наиболее наглядно).
11. Создать запрос (режим «Конструктор») на выдачу списка препаратов со сроком годности,
истекающим к вводимой дате в виде:

Наименование Фирма Срок истекает Общая стоимость в оптовых

ценах

12. Для задания общей стоимости в нижней части бланка запроса в строке Поле следует написать
выражение:
Общая стоимость: склад. [количество упаковок]*[цена опт.]
13. Запрос назвать «Срочная реализация».

Создание отчета
14. Создать автоотчет «Срочная реализация» на основе соответствующего запроса.

Создание главной кнопочной формы.

15. Создать кнопочную форму «Автоматизированное рабочее место фармацевта-аптекаря»

44
для вызова созданных форм и отчета.

Примерные исходные данные для заполнения таблиц базы данных Аптека

Препараты
Код Наименование Код Единица Форма Количество в
препарата фармацевтической измерения выпуска упаковке
группы
1 анальгин 1 г. порошок 1
2 анальгин 1 шт. таблетки 10
0,1
3 анальгин 1 шт. таблетки 10
0,5
4 анальгин 1 амп. раствор 10
1мл 25
5 аспирин 1 шт. таблетки 10
0,25
6 аспирин 1 шт. таблетки 100
0,325
7 аскорбиновая 2 шт. драже 0,05 200
кислота
8 аскорбиновая 2 амп. раствор 10
кислота 1мл 5%
9 шиповника 2 г. плоды 100
плоды
10 оксолиновая 3 г. мазь 0,25% 10
мазь
11 ремантадин 3 шт. таблетки 20
0,05

Группа
Код группы Фармацевтическая группа
1 аналгетики, жаропонижающие, противовоспалительные
2 витамин
3 противовирусный

Изготовители
Код изготовителя Фирма Страна
1 ОАО «Химфарм» Россия
2 ЗАО «Медпрепараты» Россия
3 АО «Медком» Украина
4 ЭЙ СИ ЭН ФАРМ США
5 ОАО «Синтез» Россия

Склад
Код Код Код Количес Цена Цена Дата поставки Срок истекает
товара препа изготовит тво оптовая розничн
рата еля упаково ая

45
 к
1 3 1 120 3,20 р 4,50 р 23.11.2010 10.04.2011
2 4 5 25 5,20 р 6,00 р 03.02.2010 14.11.2010
3 6 4 200 23,00 р 35,00 р 03.02.2010 24.05.2012
4 8 2 10 6,20 р 7,30 р 23.02.2010 12.12.2012
5 11 5 50 12,00 р 15,00 р 25.02.2010 05.05.2010
6 9 3 35 17,00 р 20,00 р 12.02.2010 31.05.2011
7 10 2 20 11,00 р 12,30 р 15.03.2010 31.05.2011

46
 Михалёв Андрей Михайлович

Автоматизированные
информационные системы
(Использование системы управления базами данных
Microsoft Access 2003)

Методические указания к выполнению

лабораторных и самостоятельной работ
студентов направлений подготовки:
151900.62. «Конструкторско-технологическое
обеспечение машиностроительных производств»,
150700.62 «Машиностроение»

Редактор:

Подписано к печати Печать Трафаретна Бумага тип №1

я
Формат 60х84 1/8 Усл. печ.л 5.9 Уч. изд.л. 5.9
Заказ № Тираж 30 Цена свободная

РИЦ Курганского государственного университета

640669, г. Курган, ул. Гоголя, 25
Курганский государственный университет

47
48