Вы находитесь на странице: 1из 352

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ САМОУЧИТЕЛЬ НА CD-ROM

И.М. Погосян

TeachPro™
Microsoft®

Excel 2003

Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение


МОСКВА
2006
Погосян И.М.
Мультимедийный самоучитель на CD-ROM: TeachPro™ MS Excel 2003/
Погосян И.М. — М.: ММТиДО, 2006. — 352 с.: ил.
ISBN 5-9230-0162-4

TeachPro™ MS Excel 2003 — это мультимедийный, интерактивный обучающий видео курс


на CD-ROM, позволяющий самостоятельно освоить Excel 2003. Благодаря ему, вы научитесь
создавать, редактировать и оформлять таблицы, готовить их к печати, выполнять вычисления,
строить графики и диаграммы, а также многому другому Поработав с данным самоучителем,
вы получите устойчивые навыки работы в Excel. 2003.

ISBN 5-9230-0162-4 © ООО «Мультимедиа Технологии и


Дистанционное Обучение», 2006
Содержание
Руководство пользователя ........................................... 11
Установка системы TeachPro на компьютер ..................................................................................13
Первый запуск программы...............................................................................................................13
Первый вход в систему.....................................................................................................................14
Содержание курса. Выбор нужной лекции ....................................................................................15
Основной рабочий экран системы TeachPro ..................................................................................16
Обучение в непрерывном режиме ...............................................................................................17
Обучение в пошаговом режиме ...................................................................................................17
Контрольный режим .....................................................................................................................17
Тестовый режим ............................................................................................................................17
Область демонстрации урока...........................................................................................................17
Панель управления системы TeachPro............................................................................................17
Клавиши управления демонстрацией урока ..................................................................................18
Клавиши изменения режимов обучения.........................................................................................18
Дополнительные функциональные клавиши TeachPro.................................................................19
Подсказка .......................................................................................................................................19
Закладки .........................................................................................................................................20
Поисковая система ............................................................................................................................22
Устранение возможных проблем с программой............................................................................23
Проблемы при инсталляции программы ....................................................................................23
Проблемы при запуске программы .............................................................................................24
Затруднительные ситуации при проигрывании урока ..............................................................25
Глава 1. Введение............................................................ 29
1.1. Запуск ..........................................................................................................................................29
1.2. Меню............................................................................................................................................29
1.3. Панели инструментов ................................................................................................................31
1.4. Диалоговые окна ........................................................................................................................33
1.5. Справка........................................................................................................................................35
1.6. Справка (продолжение) .............................................................................................................36
Глава 2. Навигация и выделение объектов ................ 39
2.1. Рабочие книги и листы ..............................................................................................................39
2.2. Перемещение по рабочему листу .............................................................................................41
2.3. Диапазон и выделение области на рабочем листе..................................................................42
2.4. Выделение по блокам данных ..................................................................................................43
Глава 3. Ввод данных ..................................................... 45
3.1. Ввод данных и изменение их формата ....................................................................................45
3.2. Текст, число, дата и время.........................................................................................................47
3.3. Дополнительные средства ввода данных ................................................................................48
3.4. Выбор данных из списка ...........................................................................................................50
3.5. Ввод последовательности данных........................................................................................... 51
3.6. Редактирование данных в ячейке ............................................................................................ 52
3.7. Поиск и замена........................................................................................................................... 53
3.8. Оптимизация ввода данных ..................................................................................................... 54
Глава 4. Форматирование и защита данных............... 57
4.1. Работа со шрифтами.................................................................................................................. 57
4.2. Форматирование ячеек и диапазонов...................................................................................... 58
4.3. Форматирование чисел ............................................................................................................. 59
4.4. Форматирование даты и времени ............................................................................................ 61
4.5. Создание и использование пользовательского формата....................................................... 62
4.6. Создание и использование пользовательского формата (часть 2)....................................... 64
4.7. Условное форматирование ....................................................................................................... 65
4.8. Форматирование строк и столбцов ......................................................................................... 66
4.9. Изменение цвета узора и обрамления ..................................................................................... 68
4.10. Защита ячеек, листов и книг .................................................................................................. 69
4.11. Использование стилей для рабочих листов.......................................................................... 71
4.12. Автоформат .............................................................................................................................. 72
4.13. Копирование формата............................................................................................................. 73
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе ............ 75
5.1. Понятие формулы...................................................................................................................... 75
5.2. Адреса ячеек............................................................................................................................... 76
5.3. Редактирование формул ........................................................................................................... 78
5.4. Массивы...................................................................................................................................... 79
5.5. Имена ячеек и диапазонов........................................................................................................ 79
5.6. Область действия имен ............................................................................................................. 80
5.7. Использование имен ................................................................................................................. 82
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel............................. 84
6.1. Функции рабочего листа Excel ................................................................................................ 84
6.1.1. Мастер функций ................................................................................................................. 84
6.1.2. Математические функции ................................................................................................. 86
6.1.3. Инженерные функции........................................................................................................ 88
6.1.4. Функции для проверки свойств и значений .................................................................... 89
6.1.5. Логические функции .......................................................................................................... 91
6.1.6. Статистические функции................................................................................................... 92
6.1.7. Функции для работы с текстом......................................................................................... 94
6.1.8. Функции для работы с датой и временем........................................................................ 95
6.1.9. Диагностика ошибок .......................................................................................................... 96
6.2. Копирование, перемещение и автозаполнение на рабочем листе ....................................... 98
6.2.1. Копирование ....................................................................................................................... 98
6.2.2. Перемещение ...................................................................................................................... 99
6.2.3. Очистка рабочего листа................................................................................................... 100
6.2.4. Автозаполнение................................................................................................................ 102
6.3. Работа с рабочей книгой......................................................................................................... 104
6.3.1. Создание новой рабочей книги....................................................................................... 104
6.3.2. Шаблон рабочей книги .................................................................................................... 105
6.3.3. Открытие и закрытие рабочей книги с сохранением ................................................... 106
6.3.4. Свойства открытия файла ............................................................................................... 108
6.3.5. Способы сохранения рабочей книги.............................................................................. 109
6.3.6. Автосохранение и сохранение по умолчанию.............................................................. 111
6.3.7. Работа с группой файлов ................................................................................................. 112
6.3.8. Поиск файлов.................................................................................................................... 113
6.4. Операции с рабочими листами внутри рабочей книги ....................................................... 115
6.4.1. Переименование, копирование, вставка и удаление листов ....................................... 115
6.4.2. Группа листов ................................................................................................................... 117
Глава 7. Вывод на печать ............................................ 118
7.1. Установка принтера ................................................................................................................ 118
7.2. Параметры страницы (Поля).................................................................................................. 120
7.3. Параметры страницы (Страница) .......................................................................................... 121
7.4. Параметры страницы (Колонтитулы) ................................................................................... 123
7.5. Предварительный просмотр................................................................................................... 125
7.6. Печать документов.................................................................................................................. 126
Глава 8. Диаграммы ...................................................... 128
8.1. Мастер диаграмм..................................................................................................................... 128
8.2. Автоматическое создание диаграмм ..................................................................................... 129
8.3. Открытие и сохранение диаграммы...................................................................................... 129
8.4. Вывод диаграммы на печать .................................................................................................. 130
8.5. Подбор типа диаграммы ......................................................................................................... 131
8.6. Модификация диаграммы ...................................................................................................... 133
8.7. Текстовые элементы диаграмм.............................................................................................. 134
8.8. Графические объекты диаграммы ......................................................................................... 135
8.9. Легенда диаграммы................................................................................................................. 137
8.10. Формулы рядов данных........................................................................................................ 138
8.11. Форматирование диаграмм .................................................................................................. 140
8.12. Тексты и числа на диаграмме .............................................................................................. 142
8.13. Форматирование осей и шкал диаграммы.......................................................................... 143
8.14. Трехмерные диаграммы ....................................................................................................... 145
8.15. Рисованные диаграммы ........................................................................................................ 146
8.16. Составные диаграммы .......................................................................................................... 147
8.17. Диаграмма на основе структурированных данных ........................................................... 148
8.18. Анализ данных с помощью диаграмм ................................................................................ 149
8.19. Анализ погрешности............................................................................................................. 150
8.20. Планка погрешности............................................................................................................. 151
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне... 153
9.1. Скрытие интерфейсных элементов ....................................................................................... 153
9.2. Сохранение созданного представления ................................................................................ 154
9.3. Структура ................................................................................................................................. 155
9.3.1. Структура, созданная вручную....................................................................................... 155
9.3.2. Автоматическое подведение промежуточных итогов ................................................. 156
9.3.3. Создание вложенных промежуточных итогов.............................................................. 157
9.3.4. Подведение промежуточных итогов по нескольким критериям .................................... 158
9.4. Элементы графики на рабочих листах.................................................................................. 159
9.4.1. Векторный графический редактор ................................................................................. 159
9.4.2. Редактирование нарисованных объектов ...................................................................... 160
9.4.3. Рисование стандартных фигур........................................................................................ 162
9.4.4. Вставка графического объекта из другого приложения Windows.............................. 163
9.4.5. Библиотека изображений ClipArt ................................................................................... 165
9.5. Элементы управления ............................................................................................................. 167
9.5.1. Создание элементов управления .................................................................................... 167
9.5.2. Настройка элементов управления .................................................................................. 169
9.5.3. Переключатель. Список. Полоса прокрутки. Счетчик и Кнопка................................ 170
9.5.4. Настройки элементов управления ActiveХ ................................................................... 172
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными
приложениями ................................................................... 173
10.1. Обмен данных Excel с другими приложениями ................................................................ 173
10.2. Обмен информации с помощью связывания объектов ..................................................... 174
10.3. Взаимодействие Microsoft Excel и Microsoft Access ......................................................... 176
10.4. Использование данных Excel с помощью Outlook ............................................................ 178
10.5. Основные операции при работе с сообщениями ............................................................... 179
10.6. Маршрутизация сообщения ................................................................................................. 180
10.7. Работа в Интернет ................................................................................................................. 181
10.7.1. Настройка подключения................................................................................................ 181
10.7.2. Общая рабочая книга ..................................................................................................... 183
10.7.3. Работа с узлом ftp ........................................................................................................... 185
10.7.4. Работа с гиперссылками ................................................................................................ 187
10.7.5. Internet Explorer............................................................................................................... 188
10.7.6. Панели инструментов Web-узел................................................................................... 191
10.7.7. Статическая публикация рабочей книги ..................................................................... 192
10.7.8. Повторная публикация .................................................................................................. 194
10.7.9. Настройка публикации .................................................................................................. 195
10.7.10. Основы HTML .............................................................................................................. 196
10.7.11. Web-компоненты .......................................................................................................... 199
10.8. Списки и базы данных .......................................................................................................... 200
10.8.1. Основные сведения о базах данных ............................................................................. 200
10.8.2. Ввод данных в списке .................................................................................................... 201
10.8.3. Форматирование данных в списке ............................................................................... 203
10.8.4. Работа с шаблонами ....................................................................................................... 203
10.8.5. Создание файла на основе шаблона............................................................................. 204
10.8.6. Сортировка...................................................................................................................... 205
10.8.7. Реорганизация списка .................................................................................................... 206
10.8.8. Форма, автофильтр......................................................................................................... 207
10.8.9. Обработка фильтрованных данных.............................................................................. 208
10.9. Знакомимся с Microsoft Query ............................................................................................. 210
10.9.1. Использование Microsoft Query для работы с внешними базами данных............... 210
10.9.2. Импорт внешних данных. Запросы.............................................................................. 213
10.9.3. Работа с запросам и базами данных Microsoft Access ............................................... 215
10.9.4. Запросы Microsoft Access и запросы SQL ................................................................... 216
10.9.5. Форматирование результатов ....................................................................................... 218
10.9.6. Возврат данных в Excel ................................................................................................. 219
10.10. Работа с данными различных форматов в Microsoft Excel............................................. 221
10.10.1. Типы данных, с которыми работает Microsoft Excel ............................................... 221
10.10.2. Способы обработки данных........................................................................................ 222
10.10.3. Получение данных со страниц Web ........................................................................... 223
Глава 11. Анализ данных ............................................. 226
11.1. Что такое консолидация ....................................................................................................... 226
11.1.1. Связывание ячеек ........................................................................................................... 226
11.1.2. Способы связывания ячеек ........................................................................................... 227
11.1.3. Изменения и удаление ячеек......................................................................................... 228
11.1.4. Изображения ячеек ........................................................................................................ 229
11.2. Консолидация данных .......................................................................................................... 230
11.2.1. Консолидация данных по физическому расположению............................................ 230
11.2.2. Консолидация по заголовкам строк и столбцов ......................................................... 231
11.2.3. Связывание консолидированных данных с исходными ............................................ 232
11.3. Проведение анализа с помощью функций и таблиц подстановок................................... 234
11.3.1. Использование функций ВПР() и ГПР ()..................................................................... 234
11.3.2. Поиск ПОЗ() и ИНДЕКС() ............................................................................................ 235
11.3.3. Если () .............................................................................................................................. 237
11.3.4. Таблица подстановок с одной переменной ................................................................. 238
11.3.5. Таблица подстановок с двумя переменными.............................................................. 239
11.3.6. Особенности работы с таблицами подстановок ......................................................... 240
11.3.7. Мастер подстановок....................................................................................................... 241
11.4. Сводные таблицы .................................................................................................................. 242
11.4.1. Сводные таблицы ........................................................................................................... 242
11.4.2. Изменение и обновление сводной таблицы ................................................................ 244
11.4.3. Изменение макета и сводной таблицы ........................................................................ 245
11.4.4. Перестройка сводной таблицы ..................................................................................... 247
11.5. Анализ данных с использованием сводных таблиц .......................................................... 248
11.5.1. Создание сводной таблицы на основе данных из нескольких диапазонов
консолидации.................................................................................................................................... 248
11.5.2. Группировка данных сводной таблицы ....................................................................... 249
11.5.3. Группировка данных по диапазонам ........................................................................... 250
11.5.4. Общие и промежуточные итоги. Сортировка данных ............................................... 252
11.5.5. Итоговые функции для анализа данных ...................................................................... 253
11.5.6. Сводные диаграммы....................................................................................................... 254
Глава 12. Поиск и исправление ошибок.
Использование сценариев .............................................. 257
12.1. Режим просмотра рабочего листа для нахождения ошибок............................................. 257
12.2. Дополнительнве средства поиска и исправления ошибок................................................ 258
12.3. Панель инструментов Зависимости .................................................................................... 260
12.4. Проверка орфографии........................................................................................................... 261
12.5. Орфография. Словари ........................................................................................................... 262
12.6. Примечания. Создание.......................................................................................................... 263
12.7. Работа с Примечаниями........................................................................................................ 264
12.8. Проверка результатов с помощью сценария ...................................................................... 265
12.8.1. Задача физического маятника....................................................................................... 265
12.8.2. Подготовка рабочего листа к созданию сценария...................................................... 267
12.8.3. Создание сценария с помощью использования списка.............................................. 268
12.8.4. Диспетчер сценария ....................................................................................................... 269
12.8.5. Изменение сценариев..................................................................................................... 270
12.8.6. Итоговый отчет............................................................................................................... 271
12.8.7. Средства управления сценариями ................................................................................ 272
12.9. Статистический анализ и планирование............................................................................. 274
12.9.1. Аппроксимация функции прямой ................................................................................ 274
12.9.2. Подбор параметров ........................................................................................................ 275
12.9.3. Задачи, которые решаются подбором параметров ..................................................... 277
12.9.4. Использование диаграмм для подбора параметра...................................................... 278
12.10. Поиск решения..................................................................................................................... 279
12.10.1. Поиск решения задач оптимизаци.............................................................................. 279
12.10.2. Решение транспортной задачи.................................................................................... 281
12.10.3. Параметры задачи и их влияние на результат .......................................................... 282
12.10.4. Что делать, если оптимальное решение не найдено?............................................... 284
12.10.5. Отчеты по результатам поиска решения ................................................................... 285
12.10.6. Сохранение и загрузка параметров модели .............................................................. 286
Глава 13. Инструменты для анализа данных ........... 288
13.1. Пакет средств для анализа данных...................................................................................... 288
13.2. Инструмент анализа Гистограмма....................................................................................... 289
13.3. Биномиальное распределение .............................................................................................. 290
13.4. Сглаживание колебаний ....................................................................................................... 291
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы
Excel 2003............................................................................ 293
14.1. Настройка экрана .................................................................................................................. 293
14.2. Настройка языка и региональных стандартов ................................................................... 295
14.3. Реконструкция меню и панели инструментов ................................................................... 297
14.4. Реорганизация панели инструментов и создание нового меню....................................... 298
14.5. Преобразование элементов управления ............................................................................. 300
14.6. Создание пользовательских панелей инструментов и строк меню................................. 301
14.7. Работа с элементами управления ........................................................................................ 302
14.8. Общие настройки меню и панели инструментов .............................................................. 303
14.9. Диалоговое окно Параметры. Вкладка Вид ....................................................................... 304
14.10. Диалоговое окно Параметры. Вкладки Диаграмма, Правка, Вычисления и
Международные ................................................................................................................................... 306
14.11. Цветовая палитра MS Excel ............................................................................................... 307
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application ..... 310
15.1. Макросы ................................................................................................................................. 310
15.1.1. Запись макроса ............................................................................................................... 310
15.1.2. Панель инструментов Visual Basic............................................................................... 311
15.1.3. Запуск макроса ............................................................................................................... 312
15.1.4. Редактирование макроса................................................................................................ 313
15.1.5. Панель инструментов для запуска макроса ................................................................ 314
15.2. Visual Basic for Application................................................................................................... 315
15.2.1. Создание кода макроса при помощи VBA .................................................................. 315
15.2.2. Редактирование кода макроса....................................................................................... 316
15.2.3. Коллекции Visual Basic.................................................................................................. 317
15.2.4. Коллекция рабочих книг Excel ..................................................................................... 318
15.2.5. Метод Close..................................................................................................................... 320
15.2.6. Имена ячеек и адресация в Excel.................................................................................. 321
15.2.7. Код макроса, созданного без VBA ............................................................................... 322
15.2.8. Коллекция Sheets............................................................................................................ 322
15.2.9. Метод Copy ..................................................................................................................... 324
15.2.10. Метод Range. Присвоение значений ячейкам........................................................... 325
15.2.11. Метод Range. Работа с множествами......................................................................... 327
15.2.12. Обработка ошибок Visual Basic. Операторы On Error и Resume Next ................... 328
15.2.13. Объект Err .................................................................................................................... 328
15.2.14. Обработка событий объекта........................................................................................ 329
15.2.15. Пользовательские формы ............................................................................................ 330
15.2.16. Работа с текстовыми файлами .................................................................................... 331
15.2.17. Просмотр объектов ...................................................................................................... 332
15.2.18. Типы переменных ........................................................................................................ 333
Руководство пользователя
Руководство пользователя 13

Установка системы TeachPro на компьютер


Это производится один раз, а потом, чтобы начать работать, достаточно только вставить
компакт-диск в дисковод и запустить соответствующее приложение из окошка TeachPro. Если Вы
хотите работать с курсом попеременно на нескольких
компьютерах (скажем, в школе и дома), достаточно по
одному разу установить TeachPro на каждом из них и
в дальнейшем просто переставлять диск.
Следуйте нашей инструкции, и у вас все
получится.
Вставьте компакт-диск с программой TeachPro в
дисковод CD-ROM. Данный диск снабжен
автозапуском, и откроется окно, в котором нужно
нажать кнопку «установить программу», если
автозапуск отключен, проделайте пункты 2, 3, если
нет, переходите к пункту 4.
Дважды щелкните мышкой по иконке Мой
компьютер на Вашем рабочем столе, далее щелкните по иконке, изображающей CD-ROM.
Сейчас перед Вами список файлов, содержащихся в корневом каталоге диска CD-ROM. Най-
дите файл SETUP.exe и запустите его. Достаточно
снова щелкнуть по нему два раза мышью.
Через несколько секунд появится окно Мастера
установки программы TeachPro. Для продолжения
работы нажмите на Далее. После этого Мастер
предложит Вам дать название программной группе, в
которой будут размещены все приложения системы
TeachPro. Рекомендуем согласиться с предложенным
по умолчанию названием и снова нажать на кнопку
Далее. Весь процесс займет не более одной минуты.
Если Вы работаете в операционной системе
Windows 95, то необходимо установить библиотеку
Microsoft DirectX 5 (Dx5eng.exe) из корневого
каталога, позволяющую разворачивать окно
программы TeachPro на весь экран независимо от разрешения экрана монитора. Если эта
библиотека или ее более поздняя версия уже установлена или Вы работаете в операционных
системах Windows 98/2000/XP, то соответственно, приложение Dx5eng.exe инсталлировать не
следует.
В конце установки Мастер предложит Вам перезагрузить компьютер, рекомендуем
согласиться. В стартовом меню Пуск во вкладке Программы в меню TeachPro появились две
вкладки: TeachPro и TeachPro Help.

Первый запуск программы


Для запуска необходимо выбрать в стартовом меню Пуск в подменю Программы пункт
TeachPro, далее TeachPro ArhiCAD 9.0. При запуске программе, если появится окно защиты от
копирования StarForce, то надо будет ввести код с поверхности компакт диска. В случае
неудачной идентификации диска надо дать диску остыть и попробовать ещё раз. Также проверьте,
правильно ли вы набрали сам код, состоящий из английских букв и цифр.
14 TeachPro Microsoft Excel 2003

В случае появления ошибки c синим экраном обращайтесь на наш сайт за обновлениями,


возможна несовместимость с устаревшим процессором или с новым обновлением Windows Service
Pack.

Первый вход в систему


После запуска программы появится стартовое
окно.
Рассмотрим поле для ввода имени пользователя и
кнопки Регистрация и Удалить.
Система TeachPro позволяет работать с одним
пакетом (CD-ROM) не одному, а нескольким
пользователям. Так, Вы можете учиться всем классом,
всем коллективом, или обучаться на компьютерных
курсах.
Разумеется, в определенный момент времени
работать с курсом может только один человек, но зато
TeachPro запоминает каждого зарегистрировавшегося
пользователя и ведет по нему свою базу записей. Для
каждого из обучаемых TeachPro запоминает:
- имя пользователя;
- последнюю лекцию;
- статистику по лекциям, т.е. что прослушано полностью, что частично, а к чему еще не
приступали;
- дату последнего запуска программы;
- закладки (пометки), которые пользователь создал для себя, чтобы лучше ориентироваться в
лекциях;
- общее время работы с программой.
Поэтому, сколько бы людей ни работало в системе, Вы можете быть уверены, что компьютер
знает все о Вашей личной работе с данным курсом.
Рассмотрим, как происходит регистрация.

Нажмите на клавишу Регистрация.


В появившемся окошке наберите свое имя или то имя, под
которым Вы хотите видеть себя в списке пользователей.
Нажмите мышью на клавишу OK или на клавиатуре на Enter.
Если же Вы передумали регистрироваться — Отмена.
Как видите, к списку имен добавилось Ваше имя, и теперь
можно продолжать
работу. Кстати,
заметим, что при каждом следующем запуске
программы окошко Имя будет содержать имя того
пользователя, который работал в системе последним.
Его, как бы, приглашают продолжить ранее
прерванную работу.
Если имя надо поменять, достаточно нажать
мышкой на клавишу в правой части окна, а в
выпавшем списке выбрать нужное Вам имя.
Руководство пользователя 15

Для удаления имени из списка необходимо:


– вывести в окошке ненужное имя;
– нажать на клавишу Удалить.
Поскольку эта операция необратима, система обязательно переспросит «Хотите удалить имя
из списка?». Нажмите на клавишу Ok, и лишнее имя исчезнет из системы. Клавиша Отмена —
отказ от удаления имени.
Рассмотрим остальные части экрана.
В графе Предыдущий запуск системы показана дата, когда пользователь, чье имя сейчас
активно, в последний раз работал с системой
Графа Пройдено материала показывает, какой процент от общего объема уже пройден. Если
Вы только в первый раз запустили программу и зарегистрировались, естественно, там будет
показано 0 процентов.
Графа Общее время работы покажет то время, которое Вы затратили, обучаясь по курсу.
В нижней части экрана расположены еще три клавиши.
Кнопка О программе вызывает диалоговое окно с информацией о разработчиках.
Кнопка Помощь вызывает справочную систему. После нажатия на эту кнопку Вы попадёте в
справочную систему (для её отображения вызывается Internet Explorer), где в привычном
гипертекстовом формате Вам расскажут о том, как работать с программой, и о ее характеристиках.
Чтобы вернуться в программу TeachPro, необходимо нажать кнопку TeachPro на панели задач.
Кнопка Выход в комментариях не нуждается. Нажмите ее — и Вы завершите работу с
программой.

Содержание курса. Выбор нужной лекции


Все занятия с курсом расположены в виде некоторой иерархической структуры. Уроки в
каждой подглаве представлены в следующем наборе:
- лекции;
- контрольные занятия;
Материал разбит на главы. Каждая глава в свою очередь состоит из тематических частей,
причем количество колеблется от одной до двадцати. Часть содержит несколько лекций, с
которыми пользователь и работает. Продолжительность одной лекции не превышает 12-15 минут,
т.к. это время является оптимальным для освоения нового материала. Темп изложения материала
на наших занятиях весьма высок, и Вам часто захочется прослушать некоторые отрывки лекции
несколько раз. Реальное время работы с одним уроком, учитывая повторные прослушивания
трудных мест, тестовый ставляет от 30 минут до 1
часа. Разумеется, учить материал лучше всего по
порядку, не перескакивая через лекции.
Если Вы впервые работаете с курсом, то после
заглавного экрана Вы попадете сразу в оглавление.
Это сделано для того, чтобы можно было получить
общее представление о том объеме материала,
который Вам предстоит изучить. Но если Вы уже
работали с системой, то появится страничка с той
подглавой (и со всеми ее уроками), на которой Вы
остановились в прошлый раз. Как видите, TeachPro
помнит все. Допустим, мы в первый раз работаем в
программе, и вот экран Содержание.
Мы видим полный перечень разделов курса.
16 TeachPro Microsoft Excel 2003

Если навести курсор на любой раздел, и нажать на левую кнопку мыши, то мы перейдем на
страничку с уроками (или подглавами) этого раздела. Но не торопитесь это делать — мы еще не
со всем разобрались. Так что продолжим.
Слева от строк с названием уроков расположены значки, которые несут полезную смысловую
нагрузку. Смысл их в следующем: нам необходимо всегда знать, сколько материала мы уже
изучили, какие уроки прослушали полностью, какие частично, а к каким даже не приступали. И
такой значок, меняя свою форму, показывает нам, насколько изучен тот урок, слева от которого он
стоит. Вот все варианты:
! — часть урока прослушана или весь урок, но Вы не прошли контрольный и тестовый
режимы;
√ — материал изучен полностью.
● — обозначает название главы или подглавы. Иерархическое содержание построено так, что
имеет несколько уровней вложенности, и тем самым вы сможете перейти на вложенную подглаву,
посвящённую какой-либо теме. Уроки, предназначенные для освоения тем глубже, более
продвинуто, отмечены как II уровень.
Для возврата назад к списку глав предусмотрено две кнопки в правом верхнем углу:
– возврат к листу содержания предыдущей главе
– возврат в корневой список глав
TeachPro меняет эти значки автоматически.
Кнопка Статистика вызывает детальную
статистику по лекциям, которая запоминает для
каждого урока:
– дату изучения этого урока;
– процент прослушанной части урока от
длительности урока;
– сведения о прохождении урока в
контрольном и тестовом режиме:
1. число правильных ответов и общее
число вопросов;
2. число ошибок (число заданий, на которые был дан правильный ответ не с первой попытки);
3. счётчик использования подсказки.
Такая информация отображается только для тех уроков, которые загружались хотя бы один
раз. При первом запуске программы окно «Статистика пройденных уроков» будет пустым. В
дальнейшем появится список названий глав, а между ними — информация о тех уроках, которые
были пройдены.
Если при повторном запуске урока вместо неправильных ответов будут введены правильные,
информация о прохождении урока обновится. При этом старые лучшие результаты не
сбрасываются, и чтобы пройти курс сначала, надо зарегистрироваться под другим именем.
Теперь, когда мы описали страницу Оглавления, перейдем к системе управления уроком.

Основной рабочий экран системы TeachPro


После выбора нового урока в оглавлении и до начала реальной работы с ним пройдет времени
минута, максимум две. За это время нужная часть курса, содержащая этот самый урок, загрузится
в память Вашего компьютера, пройдет процесс распаковки данных.
Сначала разберемся, как происходит обучение пользователя в системе TeachPro. Суть занятий
предельно проста и максимально приближена к реальным занятиям в аудитории с преподавателем.
Руководство пользователя 17

Вы слышите голос лектора, и одновременно видите все те операции, которые лектор производит
на своем компьютере. То есть, идет реальная работа с изучаемой программой, при этом все
происходящее на экране подробно комментируется и объясняется. Дополнительно Вы имеете
возможность отслеживать те действия лектора, которые на экране при работе с той или иной
программой обычно не видны. Скажем, какая кнопка мыши и когда была нажата, какие клавиши,
комбинации клавиш и в каком порядке нажимались на клавиатуре. Эффект достигается такой, как
если бы рядом с Вами сидел опытный педагог, все бы Вам показывал и рассказывал, а Вы бы еще
постоянно прерывали его и переспрашивали: «А сейчас что ты нажал, а как ты это сделал?».
Имеется 4 режима обучения, разберемся с ними подробно.

Обучение в непрерывном режиме


Как видно из названия, урок идет без перерыва, поэтому около 15 минут придется
воспринимать информацию «на одном дыхании». Вы, конечно, в любой момент можете ее
остановить, нажав на Стоп или на Пауза.

Обучение в пошаговом режиме


Урок разбит на некоторое количество частей, или шагов. Их может быть 10 — 20 в уроке, и
каждый содержит некоторый фрагмент материала, о котором говорит лектор. После
прослушивания одного шага лекция прерывается, и Вы можете начать слушать следующую часть
лекции, либо еще раз пройти предыдущую.

Контрольный режим
Здесь Вам предложат самостоятельно сделать то или иное действие. Это может быть
изменение соответствующей опции в меню, нажатие на клавишу на панели инструментов или
применение комбинации клавиш клавиатуры. Чаще всего пользователя просят самостоятельно
повторить те действия, которые лектор только что произвел.

Тестовый режим
Здесь от пользователя потребуется максимум внимания и знания предметной области. Вам
придется самостоятельно решить несколько задач, которые поставит лектор. То есть
выполнить самому ряд действий, оперируя с мышью и клавиатурой. Это потребует твердого
знания всего материала этого урока.

Область демонстрации урока


В рабочей области демонстрируется непосредственная работа лектора с этой программой:
перемещается курсор мыши, набирается текст, формируются таблицы, открываются меню и т. д.

Панель управления системы TeachPro

Ее основная задача — дать Вам возможность самому управлять процессом обучения: вызывать
систему помощи, ставить свои закладки в наиболее интересных местах и т.д. Забегая вперёд,
18 TeachPro Microsoft Excel 2003

скажем, что с этой панели можно вызвать дополнительные панели — панель закладок и панель
текста лекции. Окно с автоматически прокручиваемым текстом лекции будет особенно полезно
для глухих и для людей с ослабленным слухом, или же при отсутствии звуковой карты на
компьютере.
Теперь рассмотрим, из чего состоит управляющая панель программы. Перед нами ряды клавиш
и информационная панель. Начнем с клавиш. Каждая из них имеет надпись или значок,
поясняющий действия. Они имеют две позиции, нажатую или отжатую.
Кроме того, клавиши могут быть доступными или недоступными в данный момент времени.
Доступные клавиши выглядят вот так.
А недоступные — так.
Это может означать, что в текущем режиме такая клавиша бессмысленна, как, скажем,
Подсказка в режиме непрерывной демонстрации.
Далее представлен полный перечень всех клавиш и краткое описание их функций.

Клавиши управления демонстрацией урока


Повтор вопроса — в режимах «контрольный» и «тестовый» нажатие на эту
клавишу приводит к повторению вопроса преподавателя.

Стоп — остановка прослушивания урока


Старт — начать (или продолжить) урок
Пауза — временная (короткая) остановка
Вернуться назад на один шаг
Перейти на шаг вперед
Перейти в конец урока

Перейти в начало урока

Клавиши изменения режимов обучения


Обучение в непрерывном режиме
Пошаговый режим
Контрольный режим
Тестовый режим
Каждый новый урок по умолчанию начинается в непрерывном режиме (клавиша Фильм
утоплена в панель). Чтобы перейти в другой режим, достаточно нажать на нужную клавишу.
Руководство пользователя 19

Дополнительные функциональные
клавиши TeachPro

Подсказка
Используется только в контрольном и тестовом режимах. Суть ее
проста — когда Вы совсем не знаете, как выполнить задание лектора, нажимайте на Подсказку.
Поскольку в тестовом режиме Вам придется самостоятельно выполнять не одно, а серию
действий, то и подсказка может быть получена отдельно по каждому из них.
1. Если потребовалось щелкнуть мышью в определенную область экрана, курсор принимает
форму красного вопросительного знака. При вызове подсказки TeachPro проявит искомую
область:
– если необходимо кликнуть левой клавишей мыши — область загорится красным цветом:
– если необходим двойной щелчок левой клавишей мыши, область загорится синим;
– если необходимо кликнуть правой клавишей мыши (например, как для вызова контекстного
меню) — область загорится зелёным цветом.
Будьте внимательны: если в уроке требуется двойной щелчок, а вы нажали на мышь один раз,
ответ будет занесён в статистику с ошибкой.
Иногда (очень редко) может потребоваться нажатие мыши при зажатой клавише Shift, Alt или
Ctrl. При этом подсказка загорится, как и прежде, то поверх появится надпись Shift и т.д.
В некоторых уроках реализован также механизм Drag and Drop, так называемое
перетаскивание объектов при помощи мыши. Вам потребуется нажать левую кнопку мыши в
одной области экрана, протащить мышь по экрану и отпустить в другой области экрана. При
подсказке первая область будет мигать красным, вторая — зелёным цветом.
В случае если потребуется выделить диапазон ячеек, в качестве подсказки будут указаны
верхний левый и правый нижний угол. При проведении линий потребуется провести линию из
начальной точки, в конечную.
При прохождении тестовых серий, при раскрытии вложенных подменю, бывает достаточно
только подведения мыши, без нажатия. Такие области также будут отмечены красным цветом, но
система среагирует уже при подведении мыши в некоторую область экрана, и урок пойдёт дальше.
В качестве областей для нажатия мыши могут быть не только прямоугольники, но, хотя и
довольно редко, области с многоугольными границами. Или же потребуется перечислить все
области на экране, объединённые каким-либо признаком, или указать хотя бы одну из них. Если
при этом вызвать подсказку, она будет оформлена в следующем виде:
– если необходимо указать несколько точек-областей на экране (в произвольном
порядке), то такие области будут отмечены красным цветом;
– если важен порядок перечисления точек, при подсказке каждая область будет
снабжена номером 1, 2, 3..;
– если достаточно указать одну область из всего набора (например, действие можно
сделать любым способом среди альтернативных), такие области будут отмечены каждая
оранжевым цветом.
2. Если же понадобится нажать клавишу или их комбинацию на клавиатуре, курсор принимает
чёрно-белую форму. При вызове подсказки система TeachPro нарисует окошко, где отобразятся те
клавиши, на которые требуется нажать для продолжения занятия.
Некоторые клавиши потребуется нажать в сочетаниях с Shift, Ctrl, Ctrl+Shift или Alt.
20 TeachPro Microsoft Excel 2003

Иногда при ответе потребуется нажать не одну клавишу, а ввести целую строку текста, если
это обусловлено ситуацией в уроке. Например, ввести адресную строку текста, значение ячейки
таблицы, или просто ввести число, которое только что видели на экране.
На экране отметится белый прямоугольник, в котором необходимо ввести этот текст
последовательным нажатием клавиш, и нажатие каждой клавиши отобразится в строке текста на
экране. Также можно получить подсказку по очередной клавише.
Обычно такой ввод нечувствителен к регистру, но в случае смены языка появится сообщение,
если надо переключить клавиатуру с английского на русский.
3. Вопросы с вариантами ответов. По ходу лекции могут возникать текстовые вопросы с
четырьмя или менее вариантами ответа. В таком случае надо будет указать мышью текст
правильного ответа. Если же в качестве ответа на вопрос предлагается «да» или «нет»,
необходимо указать правильный вариант мышью. При необходимости можно воспользоваться
подсказкой, и область правильного ответа отметится красным.

Закладки
Система закладок дает Вам возможность отмечать те места в
лекциях, которые Вас особенно заинтересовали. Поскольку процесс
обучения весьма индивидуален, то и наборы закладок у каждого свои. Когда на первом экране Вы
выбираете свое имя, подгружаются именно Ваши закладки. Вот несколько случаев, когда нужно
поставить закладку:
1. Часть материала урока так и осталась непонятой. Отметьте это место, и в дальнейших
лекциях, где такой материал будет использоваться на других примерах и в ином контексте, Вы
сможете сопоставить приемы работы и разобраться в сложной теме.
2. Вам показали какой-нибудь интересный прием или метод, и Вы поняли, где в своей
работе сможете его использовать. Перед началом проектирования можно быстро перелистать
нужные, отмеченные в лекциях элементы.
3. Когда готовятся лекции для школьников и студентов
Как их ставить? Если нажать на клавишу Закладка, то урок будет приостановлен, панель
управления TeachPro заменится панелью управления закладками.
Вот она.
В левой части расположен список
закладок, уже существующих в системе.
Если названия всех закладок не
поместились на экране, можно
воспользоваться полосой прокрутки и найти нужную. Чтобы перейти по закладке, можно дважды
щелкнуть мышью по ее названию, либо, отметив закладку (однократный щелчок мышью), нажать
на клавишу Перейти к… А над списком находится комментарий к текущей (отмеченной)
закладке, указывает полное название закладки, дату ее создания, а также номер лекции, на которой
она поставлена.
Далее расположен набор клавиш. Они недоступны в панели управления уроком, ими можно
воспользоваться только отсюда. Итак, клавиши управления системой закладок.
Главная. Возвращает Вас обратно к панели управления уроком.
Создать. Создает новую закладку. Если на эту клавишу нажать, появится
небольшое меню, где в строке названия можно набрать текст, обозначающий закладку, а потом
нажать на клавишу Да, (если передумали, нажмите на клавишу Отмена). Когда Вы добавляете в
системе новую закладку, она, конечно же, появляется в общем списке.
Руководство пользователя 21

Удалить. Если какая-то закладка больше не нужна, щелкните один раз по ее названию в
списке, а потом нажмите на клавишу Удалить — и ее не станет.
Перейти к…. Область демонстрации урока изменится, отражая
тот момент в лекции, на который поставлена закладка.
Продолжаем тему «Дополнительные функциональные клавиши на главной, управляющей
панели курса».
Далее — переход к следующему уроку
Текст — вызывает окно с текстом лекции
Оглавление — возвращает Вас обратно к страничке с оглавлением данной лекции.
Панель с текстом лекции выглядит так
Нам осталось рассмотреть
информационную панель главного экра-
на системы TeachPro. Она имеет
несколько областей, в каждой из
которых содержится свой тип
информации.
В самом центре управляющей панели курса находится вот такое окно.
Time — Общее время работы с уроком.
Vol. — Уровень громкости. Для того, чтобы
изменить его, надо навести курсор мыши на ползунок
панели, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская
ее, переместить ползунок до желаемого уровня.
Lesson — Номер текущего урока.
Message — В этой строке Вас информируют о фирме, предоставившей оболочку для
данного курса, попеременно высвечивая название фирмы и адрес ее сайта.
Этот значок показывает, что после каждой лекции система остановится, и Вы
сможете работать дальше по своему усмотрению.
Выбрав такой значок, Вы можете прослушать весь лекционный материал курса без
перерыва. Этот режим предназначен для организации массовых лекционных занятий в больших
аудиториях, где есть необходимость в непрерывном звучании нескольких лекций подряд.
Выберите снова соседний значок, и после каждой лекции опять будет остановка.
Линейка состояния — Вся она условно отображает общее время урока, а ее темная часть —
уже прослушанный материал.
На линейке находятся деления. Это контрольные точки. Причем в разных режимах линейка
отградуирована по-разному. Когда текущая позиция урока подойдет к такому делению (темная
полоска «доползет» до очередной отметки), в пошаговом режиме изложение материала
остановится, а в контрольном — после звукового сигнала Вас попросят самостоятельно
произвести некоторое действие.
Клавиши Перейти на шаг вперед и Вернуться назад на один шаг переводят текущую
позицию урока соответственно на одно деление вперед или назад. Для этого же предназначены
деления линейки в режиме Фильм.
В самом низу информационной панели Вы видите бегунок, уцепившись за него мышкой,
можно перемещаться по уроку быстрее.
22 TeachPro Microsoft Excel 2003

Поисковая система
Несколько слов о поисковой системе курса. Она
чрезвычайно полезна и в процессе обучения, и в
реальной работе с изучаемыми системами. Вы всегда
сможете быстро и легко отыскать любой материал
данного курса. От Вас требуется только четкость в
формулировках.
Войдите в содержание и нажмите на клавишу
Найти. Перед Вами поисковая панель. Введите на-
звание искомой темы в поле редактирования или
выберите ее из списка (он представлен в алфавитном
порядке).
Затем выберите из нижнего окна название урока, в
котором данная тема рассматривается (в этом окне
даётся название раздела и урока, в котором рассматривается ключевое слово).
Далее нажмите на кнопку Перейти к…. Вы окажетесь не только в нужном уроке, но и в
нужном его фрагменте. То есть именно там, где описывается выбранное Вами понятие.
Руководство пользователя 23

Устранение возможных проблем с программой


При возникновении любых неполадок в работе с программой обращайтесь в службу
технической поддержки нашей фирмы:
Телефон: (495) 362-7486

Проблемы при инсталляции программы

Проблема Решение проблемы


Для пользователя Windows2000/XP Для установки необходимо иметь
(без прав администратора) права администратора. Установите
появляется окно с красным знаком себе права администратора.
без текстового сообщения
Программа каждый раз После установки предлагается
перезагружает компьютер. перезагрузка, и после этого не нужно
повторять setup (установку) ещё раз
(что закончится второй
перезагрузкой), запускайте
программу из главного меню.
Кнопки отображаются чёрными Установлен режим 16 или 256
прямоугольниками цветов. Переключите монитор в
режим с большим количеством
цветов.
Диск не работает через локальную Для обучения в локальной сети
сеть. покупайте специальные сетевые
версии, этот диск может работать
только с CD-ROM.
Диск не загружается, например, Если вы плохо владеете
через программу Word компьютером, выполняйте только
действия, предлагаемые
автозапуском. Например, если вы
умеете работать только в Word, и
возникают трудности с установкой,
не надо пытаться открывать setup.exe
как кодированный текст через Word.

ВНИМАНИЕ! Программа не будет проигрываться в музыкальных центрах, так как это диск
для компьютера и имеет специальный формат.
24 TeachPro Microsoft Excel 2003

Проблемы при запуске программы

Проблема Решение проблемы


Если программа не запускается (моргает Повторите инсталляцию с устройства,
чёрный экран)– при наличии двух CD- буква которого меньше по алфавиту.
ROM, один из которых пишущий.
Не отображаются шрифты (в случае Если у вас есть CD-ROM с коллекциями
Windows98/ME). 6000, 12000, 15000 шрифтов, не
устанавливайте все эти шрифты сразу(!),
Windows нормально поддерживает до 500
шрифтов.
Не отображается видео (звук идёт). Произведена усечённая выборочная
установка Windows95/98, необходимо
зайти в Панель управления — Установка
и удаление программ — Установка
Windows — Мультимедиа — установите
кодеки видеосжатия.
Ошибка распаковки урока. Возможно, не читается файл урока с CD-
ROM, или же у пользователя без прав
администратора нет доступа к временным
файлам или к каталогу Windows.
Руководство пользователя 25

Затруднительные ситуации при проигрывании урока

Проблема Решение проблемы


Через 10-15 минут урок «стопорится». Урок кончился, и необходимо загрузить
следующий. При движении мыши вниз
экрана появится всплывающая панель,
нажмите «Оглав.».
Не играет звук. Возможно, наушники вставлены в гнездо
на передней панели CD-ROM. Вставьте
наушники в гнездо звуковой платы сзади
компьютера.
При запуске урока только чёрный экран.. Такое бывает, когда звук идёт, но не
подключены колонки, и видео тоже идёт,
но не установлены кодеки видеосжатия (в
случае усечённой установки Windows).
Произведите полную установку Windows.
TeachPro
MS Excel 2003
Глава 1. Введение 29

Глава 1. Введение

1.1. Запуск
Так, мы с вами начинаем работать с программой Microsoft Excel. Для того чтобы запустить эту
программу, мы выполняем, следующее. Сначала нажимаем на кнопку Пуск. Которая, расположена
в левом нижнем углу Windows. С помощью этой кнопки открывается главное меню Windows. Для
того чтоб нажать на эту кнопку мы, нажимаем левую клавишу мыши вот таким вот образом.
Открылось главное меню Windows. После этого мы наводим курсор мыши на пункт программы. С
права у нас открывается под меню программы вот оно. В этом под меню мы выбираем пункт
Microsoft Office.
И вот здесь у нас открывается вот такой вот списочек. Если мы щелкнем клавишей вот на этих
двойных стрелках, то у нас откроется вот такой список программ, которые входят в Microsoft
Office. Нам нужна программа Microsoft Office Excel 2003. Для того чтоб ее запустить, нажимаем
левую клавишу мыши. У нас, открылся Microsoft Excel 2003 вот он. Именно так выглядит наша
программа. Ну, если мы открыли программу, то, конечно, нам может понадобиться ее закрыть.
Закрывается эта программа с помощью либо вот этой вот кнопочки. Вот она.
Видите? Здесь в верхнем правом углу, либо с помощью комбинации клавиш “Alt+F4”. Эта
комбинация клавиш запускается у нас с клавиатуры. Давайте для начала нажмем вот на эту
кнопочку на нашем экране. Нажимаем опять с помощью левой клавиши мыши. Нажали.
Программа Microsoft Excel у нас закрылась. Давайте запустим, ее есчо раз. Мы уже помним, как
это делается. С помощью под меню Microsoft Office. Вот у нас Microsoft Office Excel 2003 рядом с
этим пунктом, расположена вот такая иконка.
С помощью этой иконки будут обозначаться файлы нашей рабочей книги, с которыми работает
Microsoft Office Excel. Так запустили. У нас наша программа открылась есчо раз. Сейчас
попробуем надо закрыть. Эту программу, с помощью сочетаний клавиш “Alt+F4”. Нажимаем
одновременно кнопки “Alt и F4” на вашей клавиатуре. Видите, наша программа опять
благополучно закрылась.
Сейчас мы, давайте сделаем следующее. Если мы опять запустим нашу программу Microsoft
Office Excel и на нашей рабочей книге, вот здесь. Сделаем, какие ни будь изменения, на пример,
давайте введем, цифру один. Вот видите у нас цифра один. То есть мы сделали изменения, то в
случае если мы решим закрыть эту программу при помощи этой кнопочки. Microsoft Excel, нам
сообщит. Что были сделаны изменения и хотим ли мы сохранить эти изменения в файле “Книга1”.
Мы можем их сохранить, а можем и отказаться давайте в данном случае откажемся. Скажем,
что не какие изменения мы сохранять не хотим. После этого программа Excel благополучно
закроется. На этом давайте закончим первый урок знакомства с программой Microsoft Excel. Мы
научились открывать эту программу и закрывать. На следующем уроке мы с вами научимся
работать с меню. Как с обычным меню Microsoft Excel, так и контекстным.

1.2. Меню
На этом уроке мы с вами будем изучать команды “Меню”. Для этого запустим нашу
программу, Мicrosoft Еxcel. Это мы с вами уже умеем делать совершенно спокойно, запускаем.
Запустили, Мicrosoft Еxcel. Вот здесь мы видим строку меню.
Для того чтобы открыть список мы должны нажать левую клавишу мыши на одном из этих
пунктов, давайте нажмем. Вот у нас открылось меню “Правка”. Список раскрывающегося меню
содержит только часто используемые команды, остальные команды открываются следующим
образом, в данном случае у нас сейчас открыты все, если мы щелкнем, где не будь вне области
30 TeachPro Microsoft Excel 2003

меню, и опять наведем курсор мыши, то вот здесь мы увидим. Я не знаю, вы успели заметить или
нет, была вот такая вот двойная галочка. Давайте, опять щелкнем, вне области меню видите вот,
здесь в низу этого пункта у нас имеется галочка, в последствии пункт меню раскрывается
полностью. Это сделано для удобства. Сначала вам показывается список только часто
используемых команд, а остальные команды, которые не так часто используются, показываются
позже. Надо сказать, что результатом выполнения команды меню, вот такого вида, где справа
имеется вот такой вот, треугольничек является открытие его подменю. Давайте, попробуем
наводить курсором мыши, на вот такие пункты. Видите, сразу же рядышком открывается вот
такое вот подменю.
Если мы наведем курсор мыши на пункт меню, не содержащее такого треугольнечка то у нас
соответственно никакое подменю не открывается. А вот здесь у нас открывается, давайте
посмотрим, где у нас еще имеется вот такой, вот треугольникчек, вот у нас он имеется вот здесь,
видите, открылось большое подменю в панели инструментов. В этом вложенном подменю, мы
можем выбрать любую нужную нам команду.
Кроме того, мы с вами можем вызывать нужный пункт меню или нужную команду с помощью,
клавиатуры. Как это делается? Это делается с помощью комбинации горячих клавиш. Давайте
сделаем щелчок в не области нашего меню, вот здесь. Теперь для того, чтобы выделить меню нам
нужно сделать следующее. Нам нужно нажать кнопочку “Alt”.
После нажатие кнопочки “Alt” на нашей
клавиатуре у нас выделился пункт, который
называется “File”. После того как он выделился,
мы можем активизировать, эту кнопку используя
стрелочки на вашей клавиатуре, кнопки со
стрелочками. Давайте, нажмем на стрелочку вниз
на клавиатуре, и у нас откроется этот пункт меню
“File”. Кроме того, если у нас один из пунктов
открыт, мы можем путешествовать по другим с
помощью соответствующих кнопок на
клавиатуре. Давайте попробуем нажимать
кнопки. Стрелка вправо, и соответственно
стрелка влево. Вот видите, у нас совершенно
спокойно открываются соседние пункты меню.
Кроме того, с помощью вот сейчас нажатие на
стрелку вниз мы по очереди выделяем каждый пункт, этого меню видите, сейчас стрелку вверх
нажимаем и стрелку вниз соответственно. Закрывается любое меню нажатием на клавишу “Esc”,
вот у нас закрылось. Сейчас мы опять открыли. Либо мы можем, нажать на кнопочку “Alt”.
Видите, опять произошло закрытее, откроем есчо раз пункт меню, либо как мы с вами только что
делали щелкать в не области нашего меню. Щелкнули, наше меню закрылось.
Надо заметить, что доступ ко многим командам гораздо быстрее можно получит не посредству
вот этих вот обычных меню, а с помощью так называемого контекстного меню. Контекстное меню
содержит команды, которые применяются наиболее часто к тем или иным элементам и объектам.
Сейчас мы попробуем вызвать контекстное меню. Сейчас, если мы с вами, нажмем правую
клавишу мыши, вот так вот, у нас появится совершенно обычное контекстное меню, которое
относится, например, к нашей ячейке. Вот у нас появляется вот такой вот список, где нам
предлагается добавить ячейки, удалить содержимое, очистить содержимое, добавить примечаний
и так далее. То ест, весь этот список команд он применим только к данной ячейке.
Если мы нажмем правую клавишу мыши, то есть вызовем контекстное меню, на каком не будь
другом объекте. На пример вот приведем суда курсор мыши, и нажмем правую клавишу, то здесь
у нас появится список совершенно другой, потому, что в данном случае этот список относится к
той области, к тому объекту, где мы его вызвали.
Глава 1. Введение 31

Давайте еще раз посмотрим, где мы еще можем вызвать контекстное меню. Давайте вот здесь
щелкнем левой клавишей мыши и вызовем контекстное меню. Вот оно, видите список команд
совершенно другой. Ну, мы с вами ознакомились с меню, давайте на этом закончим текущий урок.
На следующем уроке мы с вами будем изучать панели инструментов.

1.3. Панели инструментов


Сейчас мы с вами будем изучать панели
инструментов. В верхней части окна Excele ниже
строки меню вот здесь вот расположены панели
инструментов, это такие вот ряды значков
кнопок, как вы сейчас их видите. Нажимая на них
можно выполнять определенные команды. Если
мы сейчас нажмем, на какой не будь, из этих
пунктов выполнится определенная команда, вот
сейчас, в данном случае выполнится команда
копировать, здесь выполнится команда вставить.
Эти, кнопки как таковы с клавиатуры
недоступны, хотя, в общем, многие определенные
комбинации клавиш все-таки соответствуют. Эти
вот пункты, они снабжены вот этими
сплывающими подсказками. Видите, сейчас мы
навели курсор мыши вот сюда, и в низу у нас появилась сплывающая подсказка, где сказано, что
это справочные материалы. Это копировать, вставить, автосумма, справка Мicrosoft Еxcel.
Количество отображаемых вот этих вот самых панелей инструментов, их состав определяет
пользователь.
Пользователь, кроме того, может составлять свои собственные панели инструментов, но это мы
с вами это будем делать позже, а не сейчас. Для того чтобы добавит или удалить определенную
панель инструментов, с вашего экрана выполняется следующая команда. Заходим в меню “Вид” и
вот здесь есть пункт панели инструментов, после того как мы навели на него курсор мыши, а вы
помните, что если мы наводим курсор мыши на пункты меню, которые снабжены вот такими
черными треугольниками, у нас открылся дополнительный список.
Этот список тех панелей инструментов, которые в данный момент видны, на нашем экране.
Мы видим, что в данный момент видна панель инструментов “Стандартная” и “Форматирования”.
Вот эти галочки в левой части, вот, слов “Стандартное”, “Форматирование” показывают, что
данные панели инструментов у нас сейчас на экране. Если мы выделим, какую не будь другую
панель инструментов, например внешние данные и сделаем щелчок левой клавишей мыши, то у
нас появится вот такая вот новая панель инструментов. Мы ее можем закрыть, нажимая на вот
этот вот крестик, если мы ее закроем и пойдем в меню “Вид”, то мы увидим, что галочка здесь,
рядом с пунктом внешние данные не стоит, потому, что мы панель инструментов убрали с экрана.
Если мы ее с экрана убирать не будем, то есть вызовем ее, и сейчас посмотрим в меню вид, то мы
увидим, что здесь галочка стоит. То есть внешние данные у нас на экране. Если мы сделаем еще
один щелчок мыши, то этой панели инструментов у нас на экране уже не будут.
Надо заметить, что отображаемые панели инструментов, они могут быть пре стыкованы, или
плавающие. Та панель инструментов, которую мы с вами выделяли только, что, была плавающая
панель инструментов. Она не была пре стыкована как вот эта панель инструментов, к какому не
будь краю окна Мicrosoft Еxcel.
Плавающая панель инструментов, в данном случае, вот эту панель инструментов мы можем
перемещать с помощью мыши. Захватываем за заголовок и начинаем тащить в любую сторону,
вот видите? Мы ее можем даже пре стыковать, достаточно нам потащить эту панель на самый
32 TeachPro Microsoft Excel 2003

верх, и вот здесь отпустить левую клавишу мыши. Видите, наша панель оказалась пре стыкована,
у нее сейчас нет заголовка, и она просто пришпилена к краю окна, Мicrosoft Еxcel. Мы можем,
вот за этот бордюрчик опять схватить левой клавишей мыши и потянуть в любое другое место.
Видите, можем пришпилить к этому краю окна. Давайте, вернем все, как было, вот так.
Exсel запоминает какие из панелей инструментов и где были расположены, например если мы
сейчас переместим эту панель сюда, то есть пре стыкуем ее затем с помощью команды “Вид”
уберем с экрана, а затем вызовем ее на экран еще раз, то эта панель инструментов появится там
где мы расстались с ней в последний раз. То есть в левом углу.
Давайте, уберем ее с экрана, потому, что она нам сейчас не нужна и продолжим изучение
панели инструментов. Что у нас здесь еще есть интересного? Надо сказать, что вот эта панель
инструментов стандартная, которая у нас сейчас имеется на экране, она содержит кнопки наиболее
общих операций при работе с файлами. Что у нас здесь? Заметим. Это. Создать новый файл,
открыть имеющийся, сохранить, печать, справочные материалы, копировать, вставить и.т.д. Если
мы нажмем вот на эту стрелочку в низу, то у нас откроются еще дополнительные панели
инструментов стандартные, которое в данный момент у нас на экране не поместились. Кроме того,
мы можем, добавлять или удалять кнопки с панели инструментов стандартные, форматирование и
т.д. Точно так же мы можем работать, давайте щелкнем вне области экрана с панелью
инструментов Форматирования, вот она.
К стати мы ее точно также можем вытащить на середину экрана, и она у нас превратится, в
плавающую. Но мы лучше вернем ее на место. Там, где она у нас была, так действительно
удобнее. Вот, вернули.
Мы позже с вами пройдем, как настраивать
меню и панели инструментов, мы с вами
создадим свою собственную панель. Сейчас это
делать ненужно, перейдем к изучению палитр.
Надо сказать, что помимо команд, некоторые
панели инструментов содержат “Палитры”. С их
помощью мы выбираем, какой не будь параметр
из большого числа. Давайте, сделаем вот, что у
нас вот имеется панель инструментов
Форматирования, если мы нажмем на эту
стрелочку и получим остальные команды, то вот
здесь у нас ест пункт, который называется
“Граница”. Как только мы наводим на него,
курсор мыши, видите, у нас открывается вот
такой вот список с параметрами. Мы можем
схватить эту палитру за заголовок, вот он, и перетащить на середину экрана. У нас сейчас
появилась вот такая вот палитра, которая называется “Граница”. В отличии, от панели
инструментов палитры форму не меняют, видите она фиксированной формы. Куда бы мы ее не
поместили, открываться она будет именно такой, какой вы ее видите сейчас. Для того чтобы
вернуть, вот эту вот палитру на панель инструментов, мы делаем следующее. Перемещаем
указатель мыши на панель команд и щелкаем правой клавишей мыши. Сейчас, здесь у нас
появился пункт границы соответствующей галочкой с лева, это означает, что палитра в данном
случае у нас на экране. Что мы делаем дальше. Мы, сбрасываем любой из этих флажков.
Сбросили флажок, сейчас палитры здесь у нас нет, палитры границы, но она имеется вот здесь.
Вот наша палитра. На этом мы с вами давайте закончим изучение панели инструментов, а на
следующем уроке перейдем к изучению диалоговых окон.
Глава 1. Введение 33

1.4. Диалоговые окна


Сейчас мы с вами начнем изучение диалоговых окон. Если вы обратили внимание, что в меню,
после некоторых команд имеется вот такое вот многоточие. Это, означает, что после выполнения
этой команды появится диалоговое окно. Для чего служит диалоговое окно? Оно служит для ввода
дополнительной информации, настройка параметров обычно происходит с помощью диалоговых
окон. Давайте, выполним, какую не будь команду, например “Сервис” и затем команду
“Параметр”. Как вы, видите, после нее имеется тоже многоточие, значит, появится диалоговое
окно. Выполняем эту команду. Перед нами появилось диалоговое окно “Параметры”. Это
диалоговое окно имеет вот такие вот определенные вкладки. В данном случае у нас открыта
вкладка “Вычисления”.
Для того чтобы перейти на какую не будь
другую вкладку, достаточно щелкнуто по ней
левой клавишей мыши. Щелкаем. У, нас сейчас
имеется другая вкладка. Можем щелкнуть на
вкладки Проверка ошибок, затем Орфография,
Безопасность, Диаграмма и т.д. Давайте
щелкнем го вкладке “Вид”, здесь у нас имеются
следующие объекты диалоговых окон. Первое,
что мы видим, так называемые флажки.
“Флажки” из себя, представляют вот такие вот
квадратика с галочкой внутри, галочка
проставлена, если флажок включен. Если мы
щелкнем на нем левой клавишей мыши, то
флажок у нас сейчас отключается и галочка
соответственно пропадает. Что это означает?
В данном случае с помощью вкладки “Вид” мы настраиваем, что именно отображать на нашем
экране. У нас вот здесь имеется слово отображать и здесь перечисление, что именно. Мы можем
отображать область задачи при запуске, а можем этого и не делать, в данном случае у нас флажок
отключен и если мы сейчас нажмем кнопку “ОК”. У, нас вот эта вот область задач при запуске
Excel видна, не будет. Восстановим, как было. Обратите внимание, что включение или
отключение флажков совершенно не влияет на состояние других флажков в группе, каждый
флажок может быть включен и отключен, другое дело переключатель. У нас имеется ниже группа
примечаний, здесь имеются три переключателя.
Переключатель от флажков отключается тем. Что может быть включен только один
переключатель в группе, остальные будут отключены. Если мы сейчас наведем курсор вот сюда, и
щелкнем левой клавишей мыши, то включится переключатель примечаний индикатор, а эти
переключатели будут соответственно отключены. Давайте включим, как у нас это было, только
индикатор и перейдем на следующую группу, здесь тоже, только переключатели. Таким образом,
мы можем включить любой из них. Ниже группа флажков, которая называется параметры окна,
как работают с флажками, мы с вами уже знаем, поэтому останавливаться на этом не будем.
Имеется еще один незнакомый объект, так называемый открывающийся список.
Если мы щелкнем вот на этой кнопочке со стрелочкой, то у нас откроется список. Из которой
мы можем выбрать любой пункт, именно он будет, считается выборным, например, если мы
сейчас щелкнем на этом зеленном цвете, то у нас цвет линии сетки будет отображаться зеленным,
то есть мы в раскрывающемся списке выбрали определенный пункт. Давайте вернем, как было, а
было у нас авто, и перейдем на следующие вкладки, чтобы посмотреть, какие именно объекты
диалоговых окон мы с вами еще не рассмотрели. Перейдем на вкладку “Вычисление”.
На вкладке вычисления мы видим дополнительный объект, который мы с вами еще не изучили
и который называется поле ввода. В данном случае поле ввода у нас называется предельным
34 TeachPro Microsoft Excel 2003

числом итерации. Что такое итерация мы с вами пройдем позже, а сейчас пока научимся
обращаться с полем ввода. Для этого щелкаем левой клавишей мыши не поле, у нас появляется
вот такой вот курсор, это означает, что здесь мы можем вводить любой текст. С помощью клавиш
на клавиатуре мы можем, это сейчас мы делаем с помощью стрелочек, правильно
позиционировать курсор нажмем на кнопку “Delete”, видите, единицу мы с вами убрали и можем
ввести любое другое число, например “3”, видите, мы с вами изменили параметры в поле ввода.
Давайте сейчас пойдем на другие вкладки и посмотрим, какие еще объекты мы с вами не
разобрали. Вот здесь мы видим дополнительный объект, вот он, в данном случае он у нас
неактивен, потому что, не выбран этот флажок. Если мы установим этот, этот объект становится
активным, он называется “Счетчик”. Что это значит? Это значит, что с помощью вот этих вот
кнопочек мы можем уменьшать значение, здесь находящиеся, а можем его увеличивать.
Видите, сейчас мы увеличиваем это значение. Кроме этого мы можем, изменяя значение с
помощью клавиатуры, так же как это делали в поле ввода, то есть, стираем и проставляем с
клавиатуры, например цифру “9”. Давайте, сейчас закроем это диалоговое окно, закроем с
помощью кнопки “Отмена”. Чтобы наши изменения небыли бы задействованы.
И вызовем другое диалоговое окно, которое называется “Шрифты”, потому, что там у нас
имеются дополнительные объекты диалоговых окон. Команда шрифты вызывается с помощью
пункта меню “Формат”. Вызываем команду “Ячейки”. И здесь переходим на вкладку “Шрифт”.
Вот она. Здесь на этой вкладке “Шрифт” мы видим некоторые дополнительные элементы.
Первый элемент, это вот такой вот список. Управляется список с помощью вот этих вот кнопочек,
кроме того, мы можем управлять этим списком с помощью вот этой вот полосы прокрутки, мы ее
захватываем левой клавишей мыши и протягиваем в нужное нам место. Предположим мы хотим, в
качестве шрифта выбрать пункт, “Аrial”. Мы ее выделяем левой клавишей мыши, и видите, здесь
уже активен пункт “Arial”. Точно так же работает список начертания и размер. Подчеркивание и
цвет это обычные раскрывающиеся в списке, что это такое мы с вами уже изучали. Открывается
список, выбирается нужный параметр. Вы видите в данный момент, он уже активен. Давайте, еще
раз закроем это диалоговое окно с помощью команды “Отмена”, чтобы измененные параметры
никак на нас не повлияли и перейдем к так называемым сворачивающимся диалоговым окнам.
Как вы понимаете, размеры диалогового окна изменить, как правило, невозможно, но, на
случай если мы захотим это делать, потому, что очень часто диалоговое окно нам мешает вести
нам диалог, предусмотрено следующее решение проблемы. Диалоговые окна, в которых вводится
ссылки на диапазоны введена, кнопка, при нажатии, на который окно сворачивается в узкую
полоску. Давайте посмотрим, как это делается. Например, мы помним, команду “Файл”,
“Параметры” Страницы. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, перейдем на вкладку
“Лист”. Вот сейчас здесь мы видим три поля с кнопками сворачивания этого диалогового окна.
Если мы нажмем, вот так, любую кнопку сворачивания, давайте мы ее нажмем, видите
диалоговое окно у нас превратилось, вот в такую узкую полоску. Мы можем выделить, например,
нужный диапазон, как это делать мы с вами пройдем позже и нажать соответственно на эту
кнопку. Видите, диалоговое окно восстановилось, у нас в размерах. Точно так же, это делается, то
это можно сделать с помощью этой кнопки и этой соответственно. Давайте проделаем это еще раз,
нажали на кнопку. У нас диалоговое окно превратилось в узкую полоску. Выделили нужный нам
диапазон, открыли диалоговое окно.
То есть восстановили его в размерах. Здесь у нас имеется уже нужные введенные данные, а
проделали мы это выделение так, что диалоговое окно нам совершенно не мешало. Точно так же
делаем это с помощью вот этой кнопочки. Давайте, еще раз сделаем, нажали; выделили; отжали.
Что такое вворачивающиеся диалоговые окна мы с вами уже поняли и, в общем, то научились
работать со всеми объектами диалоговых окон. Давайте на этом закончим работу с диалоговыми
окнами. Вы, в общем, то поняли, как с ними работать. Подробно, мы это все будем проходить,
когда уже непосредственно будем изменять параметры с их помощью, а на следующем уроке мы с
вами приступим к изучению справочной системы Microsoft Excel 2003.
Глава 1. Введение 35

1.5. Справка
Сейчас мы с вами поговорим о получении справки Microsoft Excel. Microsoft Excel обладает
большой справочной системой. Для того чтоб получить какую либо справку. Выполняем
следующее. Выполняем команду, Справка. Справка Microsoft Excel. Вот здесь, справой стороны,
если вы видите, у нас появилась новое изображение, которое называется помощь, и здесь мы
можем задать что именно мы с вами хотим искать. Предположим, нас интересует, что не будь
конкретное. На пример нас интересует формат. Что это такое? Справка по формату. Видите? Мы
набрали этот текст и сейчас вот нажмем вот на эту кнопочку. У нас сейчас произошел поиск, и
было найдено, двадцать результатов как, нам сообщает Microsoft Excel. Это все главы в
справочной системе, которые имеют в себе слово формат. В данном случае нам предлагаются
следующие главы. Преобразование арабских цифр в текстовый формат. Видите, здесь это слово
имеется. Поиск ячеек имеющих условный формат и т.д. Вот это все вот такие вот пункты. Ну,
давайте выберем, какой не будь из них. Предположим, нас интересует, вот этот вот пункт. Поиск
ячеек имеющих условный формат.
Давайте нажмем на вот эту вот ссылку. После того как мы нажали эту ссылку, у нас правой
части нашего окна открывается вот такая вот справка. Где описаны, что именно надо сделать, чтоб
найти ячейки, имеющие условный формат. Мы с вами еще не знаем, что такое условный формат,
поэтому этот текст нам особенно ни чего не говори, но информация получается следующим
образом. У нас в нашей справочной системе могут быть вот такие вот ссылки. Это изображенные
синим цветом, какие то предложения или слова, наведя на которые курсор мыши и щелкнув левую
клавишу можно перейти или открыть новый пункт или под пункт. Если вы обратили внимание?
Вот у нас открылся такой интересный зеленый текст. После того как вы ознакомились со справкой
с информацией. Мы можем закрыть вот это окно.
И продолжить изучение. Вот это у нас были
результаты. Предположим, нам не удается найти
нашу справку. Щелкнем вот сюда, Не удается
найти. После этого вот нам справочная система
самостоятельно открыла текст по советам, по
достижению лучших результатов поиска. И здесь
нам советуют, что именно сделать, чтобы то, что
нам нужно было бы найдено. Вот видите? Вот
такая интересная информация. Давайте закроем
опять тки эту справку. Щелкнем в области задач
вот на этот черный треугольник и вернемся к
нашей справочной системе.
Кроме того, что мы можем искать
интересующую нас информацию мы можем
изучить полностью нашу справочную систему. Для этого достаточно щелкнуть по оглавлению.
Сейчас у нас в правой стороне имеется вот такой список тем, нашей справочной системы. Запуск и
параметры. Если мы щелкнем, по этой ссылке у нас вот эта книжечка с левой стороны, как бы
откроется, и будут определенные пункты на экране. Те, которые уже с вопросительными знаками,
они конечные, щелкнув по ним, мы можем получить, например вот информацию. А те с левой
стороны, у которых расположены вот такие книжечки, они в свою очередь раскрываются.
На такие, вот под темы. Если мы на пример вот это все просмотрели, можем, щелкнуть опять
по книжечки и эти пункты закроются. Щелкнем вот по этой книжечке так же вот мы, таким
образом, изучили оглавление. Что еще у нас здесь есть интересное? Если мы посмотрим на саму
справочную систему Microsoft Excel. Мы, увидим здесь вот такую вот панель инструментов.
Давайте нажмем на первую кнопочку. Если мы нажмем, на первую кнопочку у нас фактически
наше окно справочной системы стало, как бы над Excel. То есть Excel сузился в размерах, наша
рабочая книга сузилась, то есть не сузилась, а увеличилась в размерах и сейчас она находится
36 TeachPro Microsoft Excel 2003

полностью позади справочной системы. Если мы щелкнем, вот таким вот образом у нас наши окна
расположатся по-другому. То есть они получиться, что расположены рядом близко друг другу.
С помощью вот этих стрелочек мы передвигаемся соответственно вперед и назад по страницам
справочной системы. Ну, в данном случае мы с этой страницы не куда не уходили. Ну, если мы,
например, перейдем, куда не будь. К примеру, сюда. То с помощью, этой кнопки мы сможем,
вернутся, назад. Видите, вернулись? Собственно еще раз, еще раз вернулись, а можем перейти
вперед. Вот так вот. Имеется возможность распечатать грамматическую справку. Если мы,
нажимаем на эту кнопку, у нас появляется, диалоговое окно Печать. Она нам еще не знакома.
Поэтому давайте мы его с вами его закроем. И не будем в него углубляться. Закроем справочную
систему и посмотрим. Что еще у нас имеется в этом окне.
Давайте, посмотрим вот эту ссылку. Дополнительные сведения. То нам, будет предложено
подключиться к “Web” узлу “Microsoft On Line”. Сейчас у нас подключения к, Интернет нет. По
этому мы полностью постичь преимущества работы при подключении к Интернету не можем. Ну,
давайте закроем опять таки это окно. В общем, справочную систему мы так вроде бы изучили.
Давайте, еще раз, зайдем в меню Справка и посмотрим, что здесь у нас еще есть. У нас имеется
возможность работы с так называемым помощником. Что это такое мы с вами узнаем на
следующем уроке. А сейчас закончим этот урок.

1.6. Справка (продолжение)


Сейчас, мы с вами поговорим о том, что такое Помощник. Помощник существует, в последних
версиях Office. Вызывается, на экран с помощью команды, показать помощника. Сейчас
помощник перед вами на экране. Что это такое? В данный момент он имеет вот такое вот
изображение скрепки, на самом деле оно анимированная, в определенных ситуациях даже
шевелиться, если вы сейчас обратите внимание. С помощью помощника мы можем получать
информацию, вообще вступать в диалог с системой. Давайте попробуем это сделать. Щелкнем, на
нем левой клавишей мыши.
Сейчас, нам предлагается ввести свой вопрос, и нажать на кнопку найти. Ну, давайте введем,
какой не будь вопрос. На пример, что то типа формула. И нажмем на кнопочку найти. Сейчас, у
нас в правой части нашего окна мы видим результаты поиска нашей справочной системе по
страницам, которые содержат слово формула. Вот у нас на пример появилась. Редактирование
ячеек непосредственно в строке формул.
Щелкаем на нем и получаем
соответствующую, информацию, вот. Ну, закроем
окно и продолжим изучение помощника. Если мы
еще раз щелкнем на помощнике, мы обратим
внимание, что здесь в этом окне кроме кнопочки
найти имеется так же кнопочка параметры.
Давайте ее нажмем. У нас появляется большое
диалоговое окно, которое называется помощник.
С помощью вот этих вот галочек мы можем
настроить нашего помощника. Ну, давайте с вами
по нему пройдемся. Во-первых, с помощью вот
этой вот галочки использовать помощника или
нет, мы можем регулировать его видимость на
экране. Если мы эту галочку уберем, то
соответственно помощника на экране у нас не
будет и настраивать, собственно то же будет не чего. Включим галочку обратно. Далее идет
отображать справку для мастеров. Что это означает? Это означает, что когда мы пользуемся
Глава 1. Введение 37

определенными мастерами, то есть визордами, последовательностью диалоговых окон у нас


помощник может предоставлять справочную информацию, если включена вот эта галочка.
Давайте мы ее с вами включим, чтоб помощник это делал. Следующий пункт, отображать
сообщения помощника. Если здесь у нас установлена галочка то все сообщения, которые
собственно нам помощник сообщает, будут изображены в его собственном диалоговом окне, а не
в автономном от него. Далее, установить галочку, не закрывать данные. Что это значит? Если эта
галочка у нас установлена, не закрывать данные, и мы, предположим, решаем поработать с
ячейкой “G11”, и щелкаем по ней, то видите, помощник у нас сам вот таким вот образом
отодвигается, что бы, нам не мешать. Давайте еще раз попробуем и перейдем на ячейку G8.
Видите? У нас помощник опять как бы отпрыгнул. Это делается именно потому, что там
уставлено соответствующая галочка. Нажмем на кнопку параметры, вот благодаря, этой галочки
не закрывать данные.
У нас здесь есть звуковое сопровождение. Если эта галочка включена, а у вас имеется звуковая
карта и динамики. То вы услышите определенные так же звуковые сообщения, не только
визуальные, но и звуковые. Последняя галочка в этой группе, отображать просматривать две
справочных системы при работе с вижуал бейсиком. Что это значит? При работе с вижуал
бейсиком, обычно справки выдаются по программированию. Если мы установим эту галочку, то
мы будем иметь возможность просматривать обе справочных системы и по программированию и
по продукту непосредственно. То есть по Microsoft Excel. Внизу у нас имеется другая группа
переключателей, которая называется отображать советы. Помощник имеет свойства во время
определенных наших действий отображать советы.
С помощью этих галочек мы устанавливаем,
какие именно. На пример. Мы можем отображать
советы об использовании возможности программ,
об операциях с мышью, например, о сочетании
клавиш можно отображать только важные советы,
а можно отображать все. И отображать полезный
совет при запуске, к стати иногда бывает
интересно его читать. С помощью кнопки
очистить журнал мы можем очистить список
ранее данных советов, тогда помощник будет их
повторять. Вот. Была выполнена очистка
журналов советов, и часть советов будет
выведена по второму разу.
Ну, мы вроде бы изучили вкладку параметры
диалогового окна помощник. Давайте перейдем на вкладку коллекция. Здесь, мы можем выбрать
внешний вид нашего помощника. В данном случае у нас установлен так называемый, Скрепыш.
Видите? Здесь это написано, имя Скрепыш. Мы можем с вами выбрать любой другой вид. Вот на
пример можем выбрать Колобка, вот он. Можем выбрать вот такой вот “F1”, эмблему Офис, Маг,
планета земля, есть большое количество вот таких вот изображений помощника. Ну, давайте
предположим мы выбрали Колобка.
Нажмем на кнопку “ОК”. Вот наш помощник сменил свой вид. Теперь у нас вот такой вот
колобок. Кроме того, на эту же вкладку можно перейти, если мы сделаем следующее. Вызовем
контекстное меню помощника и выполним команду параметры. Мы вызвали то же самое
диалоговое окно помощник с вкладками коллекция и параметры. Закроем диалоговое окно. И
посмотрим, что у нас еще есть в контекстном меню. Параметры, открыть диалоговое окно на
вкладке параметры. Мы с вами это только что делали. А выбрать помощника на вкладке
коллекция.
С помощью команды мотор мы можем заставить нашего, помощника проиграть какую не будь
вот такую вот анимацию. Видите как интересно, давайте еще раз попробуем. Сейчас уже
38 TeachPro Microsoft Excel 2003

соответственно совершенно другой клип, ну еще раз. И с помощью так же контекстного меню мы
можем просто на просто скрыть помощника. Все, мы его скрыли. Он как раз спрашивает, вступил
с нами в диалог. Что мы с ним хотим сделать. Несколько раз подряд мы его отключали. Мы его
просто хотим скрыть или полностью отключить. Ну, мы хотим его просто скрыть, соответственно
щелкнем по первой ссылке.
Для того что бы, показать его на экране, мы выполняем команду, справка показать помощника.
Вот сейчас помощник на экране. Ну, давайте на этом закончим текущий урок, а с ним и изучение
справочной системы Microsoft Excel.
Глава 2. Навигация и выделение данных 39

Глава 2. Навигация и выделение объектов

2.1. Рабочие книги и листы


Сейчас мы с вами начинаем новую главу, которая называется навигация выделения объектов.
Давайте для начала запустим наш Microsoft Excel, как это делается, мы уже помним, пуск,
программа, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2003. Запустили нашу программу.
Документы, с которыми работают в Excel, называются рабочие книги, в данном случае, прямо
сейчас, у нас открыта рабочая книга, которая называется “Книга1”. Именно эти имена, по
умолчанию дает Excel новым рабочим книгам, если мы создадим еще одну рабочую книгу.
Давайте, попробуем сейчас это сделать. Сделаем это с помощью команды, которая находится в
меню “Файл”, команда называется “Создать”. Если мы выполняем эту команду, у нас, здесь в
области задач, предлагаются варианты создания новой рабочей книги. Это может быть чистая
книга или создать рабочую книгу на основе имеющейся или шаблона. Ну, сейчас хотим создать
чистую книгу, поэтому делаем соответствующий щелчок на соответствующей ссылке. Вот у нас
сейчас создана “Книга2”. Если, мы опустим наш курсор мыши, то на панели задач Windows мы
увидим, что в данном случае у нас открыты две рабочие книги. К сожалению, внешне друг от
друга они ничем не отличаются. Потому, что обе из них в данный момент пусты, но мы видим, что
одна из них “Книга 1”, другая из них “Книга 2”.
В Excel допускается работа с несколькими
рабочими книгами одновременно. Как вы видите,
каждая из них открывается в своем рабочем окне.
Активная или текущая, это та рабочая книга, с
которым в данный момент мы работаем.
Активной рабочей книгой может быть только
одна. Для перехода, к одной из открытых рабочих
книг можно выполнить одно из следующих
действий. Первое действие. В пункте, меню
“Окно” мы можем, выбрать соответствующую
книгу, видите, рядом с активной рабочей книгой у
нас стоит галочка. В данном, случае открыта
“Книга1”. Именно она является активной рабочей
книгой. Если мы сделаем щелчок вот здесь, вот.
То у нас станет активной рабочая “Книга2”, и
при открытии меню окно мы увидим, что галочка стоит рядом с рабочей “Книга2”. Это, один из
способов. Другой способ использовать сочетание клавиш. Сочетание клавиш “Ctrl+Tab”, то есть
“Ctrl с Табуляцией”. Видите, если вы обратите внимание на заголовок окна, то сейчас у нас
активна “Книга1”, а затем “Книга2”, потому что в данный момент мы нажимаем комбинацию
клавиш “Ctrl+Tab”.
Кроме того, мы можем на панели задач щелкнуть по нужной нам рабочей книге. В данном
случае, видите, картинка с Книгой 2, у нас с легка, нажата, если мы щелкнем здесь, то у нас станет
активной “Книга1”. Видите? Именно ее изображение, сейчас у нас как бы вжато в панель задач.
Каждая рабочая книга состоит из листов. Вот, здесь вот такие, вот как бы ярлычки листочков, по
умолчанию Excel создает рабочую книгу, состоящую из трех листов. Количество этих листов
можно регулировать. Можно добавлять новые листы, убирать имеющиеся и так далее. Кроме того,
мы можем выполнить команду, переименовать, сделаем щелчок правой клавишей мыши на
ярлычки листа и выполним команду, “Переименовать”. Сейчас мы можем ввести с клавиатуры,
нужный нам текст. Предположим, введем слово “Листок”, нажмем клавишу “Enter”. То есть ввод.
40 TeachPro Microsoft Excel 2003

Сейчас у нас этот ярлычок называется “Листок”. Давайте, мы с вами изучим основные элементы,
рабочей книги, рабочего листа, Excel. Для того чтобы не путаться в терминах.
Во-первых, здесь у нас заголовок окна Microsoft Excel, вот он. У нас имеется заголовок
приложений, то есть наша программа называется Microsoft Excel. И в ней открыта “Книга1”.
“Книга1”, как мы только, что говорили, название рабочей книги. Далее идет строка меню. Ее мы с
вами знаем, мы с вами ее изучали. Затем серия панелей инструментов, вот одна панель
инструментов, как вы помните. Ода называлась “Стандартной”, затем наша вторая панель
инструментов. Она у нас называлась панель инструментов “Форматирования”. Далее, вот здесь
вот, это у нас называется, поле имен. “Поле имени”, которая, на самом деле представляет с собой
вот такой вот раскрывающийся список. В данном случае в этом поле имен, у нас имеется только,
как бы одно имя, то есть, это имя выделенной ячейки, в списке имен у нас ничего нет, поэтому
соответственно этот список не во, что не раскрывается. Когда мы с вами будем работать с
именами ячеек и диапазонов, вы увидите, как раскрывается этот список. Далее, вот здесь вот,
большое поле, это у нас “Строка формул”.
Далее у нас идут ячейки. “Ячейки” нашего рабочего листа, вот здесь вот, это у нас столбцы.
Столбцы обозначены латинскими буквами А; В; С; D; Е; и так далее. И строки, которые
обозначены у нас обычными числами. С помощью вот этой вот кнопочки, фактически,
пересечения имен столбцов и строк, с помощью вот этой кнопочки мы можем выделить весь
рабочий лист, если мы нажмем сюда левой клавишей мыши, давайте еще раз нажмем.
Вот. Мы выделили весь наш рабочий лист. Здесь с этого бока у нас имеются полосы прокрутки,
вот они, если у нас много информации, то соответственно полосы прокрутки у нас прокрутят наш
лист. Прокручивать мы можем и перемещением вот этих вот ползунков, и нажатием вот на эти вот
соответствующие кнопочки.
Видите, вертикальные полоса прокрутки а это у нас горизонтальная, видите, полоса прокрутки,
и можем воспользоваться уже непосредственно ползунком. Давайте все вернем в свое положение.
И посмотрим, что у нас есть, дальше. Вот это у нас кнопочки прокрутки листов. Если мы нажмем,
например, сюда, или сюда, то у нас соответственно будет прокручиваться список листов, их может
быть много, они у нас могут не помещаться суда, кроме того, мы можем уменьшить эту область, в
которой показаны наши листы, вот, давайте так уменьшим, и попробуем поработать с этими
кнопочками. Видите у нас соответственно, каждый из ярлычков появляется вот в этой области
видимости. С помощью этой кнопочки перейдем на последний лист, а с помощью этой на первый.
Ну, все вроде бы понятно, с элементами нашей рабочей книги. Как мы уже увидели, рабочий
лист состоит из ячеек, таких вот прямоугольных ячеек, каждая из этих ячеек имеет адрес. Вот,
если мы выделяем, по очереди каждую ячейку, то ее адрес отображается вот здесь вот в поле имен.
Адрес из, себя представляет пересечение фактически столбца и строки, наша вот эта ячейка,
находится на пересечении столбцов “D” и строки “7”, соответственно она называется “D7”, и
здесь мы ее вот это ее имя и видим.
Самая верхняя, левая ячейка, называется ячейка “А1”. Иногда нам бывает необходимо, перейти
к заданной ячейке. Переходим к заданной ячейке мы с помощью команды “Правка”, “Перейти”.
Давайте откроем полностью это диалоговое окно и увидим команду, которое называется перейти,
видите, здесь у нас стоит троеточие.
Значит, у нас появится диалоговое окно, предположим мы хотим перейти на ячейку, которое
называется “Е48”. Вот мы задали имя в нашей ячейке, как задаются, имена мы уже знаем.
Нажимаем на кнопку “ОК”. У нас сейчас выделилась ячейка, которая и находиться на пересечение
столбцов “Е” и “48”. Это “Е48”. Мы, примерно с вами ознакомились с внешним видом
программы Microsoft Excel 2003. Узнали, что такое ячейка, познакомились с именами ячеек и
собственно с названием элементов интерфейса Microsoft Excel 2003. На следующем уроке мы с
вами изучим перемещение по элементам Microsoft Excel 2003.
Глава 2. Навигация и выделение данных 41

2.2. Перемещение по рабочему листу


Сейчас мы с вами поговорим о перемещении
по рабочему листу. Когда говорят о
перемещении, обычно имеют, введу перемещение
активной ячейки, вот той, которая отмечена вот
таким вот прямоугольником, с таким черным
квадратиком на конце. Для того чтобы
перемещать эту ячейку, мы обычно пользуемся
клавишами со стрелочками на вашей клавиатуре.
Сейчас мы нажимаем стрелочку в низ, можем
нажимать стрелочку вправо, стрелочку влево и
наверх соответственно. Если у нас, включена на
клавиатуре клавиша “Scroll lock”, давайте мы ее с
вами включим. То нажатие стрелок на вашей
клавиатуре, даст совсем другой эффект. Видите, у
нас происходит перемещение не по рабочему
листу, а перемещение самого рабочего листа. Если вы обратили внимание, при нажатии этих
клавишей у нас становится, видимы совсем другие строки, видите, что у нас происходит. Давайте
сейчас отключим клавишу “Scroll Lock” на вашей клавиатуре, все вернулось к своему исходному
состоянию. Для перемещения активной ячейки на одно или несколько окон вверх пользуются
клавишами “Page Up” и “Page Down”, соответственно индикатор “Scroll Lock” должен быть у
вас погашен. Сейчас мы нажмем на клавиатуре, на клавишу “Page Down”. Видите, у нас активная
ячейка перемещается сразу, на несколько строк, достаточно на большое число. То же самое при
нажатии клавиши “Page Up”. Так, совершенно спокойно можно вернутся к своему исходному
состоянию. Для прокрутки экранов, также, можно использовать комбинацию клавиш “Ctrl” и
стрелка в низ.
Видите, мы перешли на самый низ нашего рабочего листа, на ячейку “605536”, точно так же
мы можем, вернутся обратно, вот, мы вернулись. Если мы нажмем клавишу “Scroll Lock” на
вашей клавиатуре и нажмем на клавишу “Page Down”, у нас будет эффект не перехода активной
ячейки, а просто прокручивание так называемого рабочего листа.
В Excel существует возможность, перемещение по горизонтальным и вертикальным границам
блоков данных. Давайте вернемся на начало нашего рабочего листа, отключим индикатор “Scroll
Lock”, и поговорим о блоке данных. Блок данных это множество непустых ячеек, со всех сторон
окруженный пустыми ячейками. Давайте введем здесь некоторое количество символов, ну введем
просто несколько единичек, затем введем несколько единичек здесь, потом вот здесь, а здесь
введем серию двоечек, вот. У нас сейчас имеются несколько блоков данных, вот это вот у нас
блок данных.
Блок данных у нас начинается с ячейки “В3” и заканчивается ячейкой “В10”, то же самое, здесь
начинается с “D8” и заканчивается с “D10”, еще один блок данных, (D3;D4), (D14;D20),
соответственно. Вот у нас имеется несколько блоков данных. Посмотрим, как мы будем по ним
перемещаться. Если мы перейдем на ячейку “А1”, переходим ми с помощью стрелок на нашей
клавиатуре, будем перемещаться от “В1” и попробуем нажать комбинацию клавиш “Ctrl” стрелка
вниз. Видите, мы перешли на начало нашего блока, не в самый низ страницы, как перешли мы в
прошлый раз, а на начало нашего блока.
Дальше еще раз нажимаем “Ctrl” стрелка вниз, перешли на последнюю ячейку нашего блока.
Сейчас, если мы опять нажмем клавишу “Ctrl” стрелка вниз, мы перейдем на самый низ нашего
рабочего лиса, вернемся обратно и попробуем сделать то же самое, со столбцом “D”. “Ctrl”
стрелка вниз, перешли на начало блока, затем конец блока, начало следующего блока, конец
следующего и последний раз, два. Точно так же “Ctrl” стрелка вверх, вот таким вот образом
42 TeachPro Microsoft Excel 2003

можно переходить с помощью сочетаний клавиш “Ctrl” стрелка влево или “Ctrl” стрелка вправо
по соседним блокам, вот так, вот. Нажатие клавиш “Ctrl+End” приведет нас к самой последней
ячейке, самого последнего блока на нашем столбце. Если мы еще раз нажмем клавишу “Ctrl+End”,
мы уже с вами соответственно некуда не перейдем, мы останемся на самой последней ячейке,
самого последнего блока, давайте, сейчас вот здесь нажмем на “Ctrl+End” и посмотрим, что у нас
получиться, мы вернулись на самую последнюю ячейку самого последнего блока. Мы с вами
научились перемещаться по нашему рабочему листу, кроме того, необходимо заметить, что
перемещаться мы также можем с помощью клавиш “Enter”.
С помощью клавиши “Enter”, мы переходим на следующую нижнюю ячейку, то есть,
переходим с ячейки, которая у нас активна, в этом же столбце в самый низ. Надо заметить, что
еще с помощью комбинаций клавиш “Ctrl+Home” мы можем, вернутся на ячейку “А1”. Обычно
это бывает очень удобно, вместо того, чтобы пошагово подниматься до этой ячейки, правда можно
подниматься, используя вот эти вот полосы прокрутки, мы с вами уже ознакомились на пошлом
уроке, но все равно “Ctrl+Home” всегда вас вернет, вот, по этому адресу, ячейку “А1”. Ну,
давайте, не этом, закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами изучим понятие
диапазоны и выделение на рабочем листе.

2.3. Диапазон и выделение области на рабочем листе


На этом уроке мы с вами изучим понятие диапазона и выделение на рабочем листе. Диапазон
это любой набор ячеек рабочего листа. Ячейки могут быть как смеженные, так и нет, однако, чаще
всего, под диапазонам мы все-таки понимаем прямоугольную область, то есть пересечение
нескольких столбцов и нескольких строк. Вот, например, вот такая область у нас может быть
диапазоном, кроме того, диапазоном у нас может быть и такая область, куда входит пересечение
нескольких столбцов и нескольких строк соответственно.
Адрес диапазона прямоугольного вида записывается следующим образом, записывается адрес
левой верхней ячейки и правой нижней. Эти два адреса друг от друга отделяются двоеточьем. Это,
у нас будет прямоугольный диапазон, а именно, данный диапазон, у нас будет отмечен как “В3”
двоеточие “D11”. Давайте, здесь напишем, это будет, “В3:D11”. То есть отсюда фактически до
сюда, эта пустая строка тоже будет в него входить.
Кроме того, диапазон может быть также, и
непрямоугольный, в этом случае диапазон будет
записываться, как последовательность входящих
в него прямоугольных диапазонов. Например,
предположим, у нас имеется вот этот диапазон и
вот этот диапазон. Все вместе мы так же считаем
диапазоном.
Как, мы это запишем? Сначала мы записываем
первый диапазон, это “В3:В10”, давайте здесь это
запишем “В3:В10”, затем мы ставим точку
запятой и записываем вот этот следующий
диапазон, прямоугольный, это у нас был
“D8:D11”. И таким образом не прямоугольный
диапазон у нас записывается вот так, как мы с
вами только, что это записали. Многие операции в Excel, например копирование, перемещение,
форматирование выполняются не только над отдельными ячейками, но и над диапазонами, под
выделением, мы понимаем маркировки одной ячейки или группу ячеек, с целью выполнения
дальнейшем операции с этой ячейкой или группой. Давайте выделим прямоугольный диапазон
ячеек, подводим сюда указатель мыши, нажимаем левую клавишу, в данном случае указатель
имеет вид такого белого креста, держа нажатой левую клавишу мыши, мы протягиваем указатель
Глава 2. Навигация и выделение данных 43

в нужную нам позицию, например мы протянули его вниз. Видите. У нас соответственно
выделился фрагмент нашего рабочего листа, мы выделили диапазон, если мы сейчас отпустим
левую клавишу мыши и отведем курсор. Диапазон у нас будет все еще выделен.
Точно также мы выделяем больший диапазон, как мы это делаем, опять щелкаем в нужном
месте и протягиваем курсор нашей мышки, и отпускаем. Вот сейчас мы выделили большой
диапазон. Фактически пересечение столбцов A, В, C, D, E и строк от третей до девятнадцатой, вот
у нас выделен такой большой диапазон. Если нам нужно выделить диапазон, который не
помещается на нашем рабочем листе, если его часть области находиться за пределами видимости,
делаем следующее. Выделяем. И курсором мыши, вот так вот, переходим за педели нашего
диапазона. Если вы посмотрите на название столбцов, вы увидите, что у нас продолжается наше
выделение. Если мы отпустим клавишу то выделение у нас прекратиться, и видите мы, таким
образом, выделили вот такой вот огромный диапазон, с помощью нижнего ползунка прокрутки мы
делаем его всего видимым. Существует еще достаточно способов выделения диапазонов,
фактически мы сейчас ознакомились, с основными из них. В процессе изучения материала мы
будем, знакомится также и с другими.
Надо просто заметить, что, если диапазон так велик, что постепенное выделение неудобно, то
используют следующий метод, для выделения большого диапазона. Сначала, например, выделяем,
какую не будь, нужную нам ячейку, предположим от начала диапазона. Вот, сейчас она у нас
выделена, потом нажимаем, клавишу “Shift” удерживая ее нажатой. Выполняем команду
”Правка”, “Перейти” и здесь во вкладке Ссылка, мы задаем номер ячейки, куда мы хотим перейти.
Предположим, это ячейка у нас “G188”, нажимаем “ОК”. Вот, у нас выделился огромный
диапазон. Давайте вернемся сюда, вот он, начиная от той ячейки, где мы находились и до той,
куда мы с вами перешли, вот “188”.
На этом закончим сегодняшний урок на следующем уроке мы продолжим тему выделение
элементов на рабочем листе, мы изучим выделение по блокам данных, выделение строк и
столбцов, а также группы ячеек в соответствии с их содержимым.

2.4. Выделение по блокам данных


Сейчас мы с вами продолжим говорить о
выделениях на нашем рабочем листе. Сейчас
займемся выделениям по блокам данных. На
прошлом уроке мы с вами рассматривали,
перемещение по блокам данных, а сейчас
посмотрим, как выделить по границам
горизонтальных и вертикальных блоков.
Предположим мы находимся сейчас вот здесь, у
нас выделена ячейка “В5”, если мы нажмем
комбинации клавиш “Ctrl+Shift” и стрелочка
вверх, на нашей клавиатуре, то у нас произойдет
выделение до верхней ячейки нашего диапазона.
Точно так же можно выделить до нижней ячейки
нашего диапазона, держим нажатыми клавиши
“Ctrl+Shift” и нажимаем на стрелку вниз. Видите,
у нас выделился нижний блок данных. Если мы будем продолжать держать нажатыми клавиши
“Ctrl+Shift” и нажмем на стрелку влево или вправо, в данном случае нажимаем на стрелку вправо,
то у нас произойдет выделение до самого последнего блока. Самый последний блок данных, он
считает вот эту ячейку, куда мы с вами ввели вот эти вот числа, и у нас выделился фактически вот
такой вот диапазон. И выделили его по границам блоков данных.
44 TeachPro Microsoft Excel 2003

В общем, примерно понятно, давайте сейчас поговорим о том, как выделить целую строку, или
столбец. Выделять это все мы будем с помощью мыши. Для того чтобы выделить, столбец с
помощью мыши щелкаем стрелочкой по заголовку столбца. Щелкнем, например вот здесь, по
буковке “А”.
У, нас выделился весь столбец. Точно так же щелкаем по столбцу “F”, по столбцу “H” и так
далее. Для того чтобы выделить строку, нам достаточно щелкнуть по ее заголовку, вот таким вот
образом. Если мы будем с вами удерживать нажатой клавишу “Ctrl”, то мы сможем одновременно
выделить и строки и столбцы, нажмем на клавишу “Ctrl” и щелкнем по заголовку столбца. У нас
получилось вот такое вот выделение, крестообразное.
Кроме того, мы можем выделить несколько столбцов, для этого щелкаем на заголовке одного
из них, держа нажатой левую клавишу мыши, протащим курсор, вот так, вот. Точно так же можем
делать со строками, щелкаем на заголовке одной из них и протаскиваем курсор. Таким образом,
мы научились выделять столбцы и строки.
Если у нас, просто выделена, какая не будь ячейка, то мы можем выделить строку, которая эту
ячейку содержит, то есть вот пятую строку, как мы это делаем? Мы нажимаем комбинацию
клавиш “Shift+пробел”. Нажимаем “Shift”, а затем пробел. Видите, у нас строка соответственно
выделилась. Тоже самое, мы можем проделать и со столбцом. Выделим какую, не будь ячейку, и
нажмем комбинацию клавиш “Ctrl+пробел”, вот так вот. У нас сейчас выделился
соответствующий столбец. Если мы, нажмем комбинацию клавиш “Ctrl+Shift и пробел”, то у нас
выделиться соответственно вот такой вот блок. А если мы щелкнем вот тут вот, и сейчас нажмем
“Ctrl+Shift и пробел”, то у нас этим самим выделиться весь рабочий лист, вот так, вот.
Выделения рабочего листа, можно еще добиться с помощью нажатия вот на эту вот область.
Нажали на вот эту область, и у нас выделился весь рабочий лист. Щелкнем, по какой не будь
ячейке, чтобы снять выделение и поговорим о выделении групп ячеек соответствии с их
содержимым. Если мы хотим, выделить какой, не будь группу ячеек в соответствии с их
содержимым, то выполняется команда, “Правка”, “Перейти”. У нас появляется давно знакомое
нам диалоговое окно, в котором мы нажимаем, на кнопку выделить и у нас появляется новое
диалоговое окно, которое называется выделение группы ячеек.
Здесь, мы можем указать, как именно нам надо ячейки выделить. Давайте по очереди
пройдемся по всем переключателям, первое у нас примечание с помощью этого переключателя мы
выделяем ячейки, которые содержат примечание. Что такое примечание, мы с вами еще не знаем,
потом мы научимся с этим всем работать. Давайте выделим пустые ячейки, ”ОК”. Вот сейчас, у
нас в этом в этом промежутке, то есть в диапазоне, которое охватывают наши блоки, с данными
выделены, пустые ячейки. Если вы обратите внимание, непустые ячейки они у нас невыделенны.
Давайте попробуем выделить, что не будь еще раз. Давайте попробуем выделить текущую
область, “ОК”. Видите, у нас был выделен вот такой вот фрагмент, содержащий наши блоки
данных. Это у нас текущая область. Текущая область, это наименьший прямоугольный диапазон
ячеек, который включает все смежные, заполненные ячейки. Сейчас нам с вами осталось только
изучить выделение группы рабочих листов. Выделение нескольких листов рабочей книги обычно
используются для выполнения, каких не будь действий на выделенных листах.
Для выделения нескольких соседних листов рабочей книги достаточно щелкнуть ярлычок
одного из них, вот щелкнули ярлычок “Лист 2”, затем при нажатой клавише “Shift”, выделить
последний лист, предположим это у нас “Лист 3”. Сейчас если вы обратили внимание “Лист 2” и
“Лист 3” у нас вот такого белого цвета. Это показывает, то, что они в настоящий момент
выделены. Для снятия этого группового выделения достаточно щелкнуть любой ярлычок рабочей
книги, вот щелкнем сюда, например, все, выделение тех двух рабочих листов было снято. Кроме
того, мы можем щелкнуть правой клавишей мыши, и выполнить команду, выделив все листы.
Тогда все листы вашей рабочей книги окажутся выделены. Ну, на этом мы с вами завершаем
изучение выделения по нашему рабочему листу, на следующем уроке мы с вами начнем большую
тему, которая называется обработка ввода данных.
Глава 3. Ввод данных 45

Глава 3. Ввод данных

3.1. Ввод данных и изменение их формата


Сейчас мы с вами начнем новую тему, который называется ввод данных. Запустим для начала
наш Microsoft Excel. Мы с вами это уже умеем делать. Запустили. Следует сказать, что вот в
такую ячейку листа Excel, можно ввести число, текст, дату и время или, какую либо формулу.
Ввод всегда производиться в активную ячейку, как вы помните, активная ячейка та, которая
выделена вот таким вот прямоугольничком.
Данные можно вводить либо в саму ячейку, либо с помощью строки формул. То есть данные
вводятся сюда и здесь они просто уже отображаются. Давайте введем, что не будь, например,
введем выражение заработная плата, нам это еще с вами пригодиться. Как вы видите, в строке
формул у нас появился текст, который называется заработная плата, если вы обратили внимание,
то вот здесь активизировались следующие три кнопки, после того, как мы в фокус ввода
установили строку формул, то есть у нас здесь находиться вот такой вот мерцающий курсор.
Давайте посмотрим, что это за кнопочки, первая кнопочка, вот эта вот галочка, это ввод.
Она служит для того, чтобы подтвердить
введенное значение. Если мы сейчас по ней
щелкнем, давайте попробуем по ней это сделать,
то у нас данный текст уже ввелся в нашу ячейку.
И если мы отодвинем этот черный квадратик, как
вы помните, мы это сделаем с помощью клавиш
стрелок на вашей клавиатуре, то мы увидим, что
этот текст у нас здесь введен. Давайте попробуем
еще, что не будь ввести сюда, устанавливаем
сюда курсор и вводим какое не, будь другое
слово, например фамилия. Вот эта кнопочка,
которая называется “Отмена”, служит для отмены
ввода набранного значения, при этом мы так же
выйдем из режима ввода. Давайте нажмем на эту
кнопочку.
Как вы видите ввод, у нас отменился, то есть слово, фамилия пропала, и фокус ввода, то есть
мерцающий курсор уже к строке формул не установлен. Давайте, опять установим курсор сюда, и
посмотрим, для чего служит нам третья кнопочка. Как вы видите по сплывающей подсказке,
третья кнопочка служит для вставки функции. Если мы нажмем на нее, то у нас появиться
диалоговое окно мастера функции. Первый шаг из двух имеющихся и с помощью вот этого списка
мы должны будем выбрать нужную функцию и подставить в нее соответствующий аргумент.
Сейчас мы с вами это делать не будем, функции мы с вами будем изучать на одной из следующих
лекций, по этому сейчас просто нажмем на кнопку “Отмена”, для того, чтобы закрыть это
диалоговое окно.
Можно сказать, что ввод можно осуществлять так же прямо в активную ячейку. Что для этого
нужно сделать? Достаточно просто начать набирать данные, давайте наберем здесь слово
фамилия, и нажмем на клавишу “Enter”, для подтверждения введенных данных. Вот видите? У нас
ввелось слово фамилия. Можно запретить ввод данных прямо в ячейку. Что мы для этого делаем?
Мы вызываем диалоговое окно параметры, как вы помните, мы с вами на одном из прошлых
уроков его уже вызывали, делается это с помощью меню “Сервис”.
Вот у нас появилось диалоговое окно параметры, в нем мы переходим на вкладку “Правка” и
убираем флажок “правка прямо в ячейке” и нажимаем на кнопочку “ОК.” Например. Введем здесь
46 TeachPro Microsoft Excel 2003

слово имя, вы увидите, что здесь непосредственно в ячейке мерцающего курсора нет, не смотря на
то, что данные, отображаются в ячейке при вводе, но ввод происходит все-таки с помощью строки
формул. Вот здесь, вот здесь у нас находиться мерцающий курсор. Именно здесь установлен
фокус ввода и фактически именно здесь происходит ввод данных. Давайте, снимем этот флажок, а
точнее, его установим, для того чтобы иметь возможность вводить данные прямо в нашу ячейку.
Следует заметить, что в Excel при вводе данных в ячейку, устанавливается формат, то есть форму
представления наших данных, например, если мы введем число, давайте мы введем какое не, будь
дробное число.
Вот, мы его ввели, с помощью формата определяются такие параметры, как, например,
количество знаков после запятой, наличие вид разделителей и так далее. Excel автоматически
распознает тип данных и устанавливает формат по умолчанию, для данных исконного типа. Каким
образом, мы с вами можем поменять формат данных введенных в ячейку? Мы активизируем
нужную нам ячейку, вот как мы сделали это сейчас и выполним команду формат в ячейке. У нас
появиться диалоговое окно, которое называется формат ячеек, именно здесь перечислены все
форматы, которые у нас задаются.
Сейчас, у нас имеется вот такой вот список, первый, числовой формат называется “Общий”.
Это общий формат представления данных и текста. Никого форматирования не производиться и
данные отображаются в том виде, в котором они есть. Давайте отодвинем не много это диалоговое
окно, вот эти наши данные. Следующий формат “Числовой”.
Давайте переключимся сюда. Этот формат представление целых чисел и десятичных дробей.
Видите? С помощью вот этого счетчика определяется, сколько десятичных знаков после запятой
мы должны видеть на экране. Вот здесь. У нас показано, как будет выглядеть наше число после
изменения формата с общего, на числовой. Вот именно таким образом, потому что десятичных
знаков после запятой у нас два, следовательно, после запятой у нас должно быть пять и ноль.
Следующий формат, это “Денежный”.
Во-первых, при установке этого формата
данные в столбце выравниваются по десятичной
точке. Можете установить нужное количество
знаков после запятой, кроме того, в этом
раскрывающемся списке можно установить
обозначение, в данном случае мы считаем, что
деньги показываются в рублях. То есть у нас
сейчас один рубль пятьдесят копеек, фактически,
но мы можем установить даже монгольские
денежный знак, в том числе и доллар, и фунт и
так далее.
Следующий формат “Финансовый”, он
аналогичен формату денежный, но данные
выравниваются не только по десятичным точкам,
а так же выравнивается знак числа и символ валюты, это будет видно, если присвоить формат
финансовый целому блоку. Позже мы с вами это будем делать. Ну, с форматом “Дата” все
понятно. Excel сохраняет дату, как число дней, соответственно дата может быть представлена вот
таким вот образом, какой образ вот здесь задан, вот в этом списке, вы можете выбрать любой из
них.
Дальше “Время”, “Процентный”, это представление числа в сотых долях, если у нас введено 1
и 5, то внешне будут наши данные выглядеть вот таким вот образом. Далее, “Дробный”, мы
можем представить наши данные в идее обычной дроби, если у нас одна целая пять десятых, то
естественно в виде дроби это будет одна целая, одна вторая. “Экспоненциальный”.
Это, научный формат и все числа представляются со степень Экспоненциальной формы. Далее
идет “Текстовый” формат, вот нам здесь Excel подсказывает, что значения в текстовом формате
Глава 3. Ввод данных 47

отображаются точно так же как вводятся. Далее, идет Дополнительный, то есть мы можем
представлять данные как почтовый индекс, как номер телефона, табельный номер и так далее. И
еще у нас имеются “Все форматы”. “Все форматы”, это формата определяемые пользователем,
Чуть позже мы с вами изучим, как написать свой собственный формат и присваивать этот формат
данным вашей ячейки. Ну, давайте нажмем на кнопку “Отмена”.
И попробуем ввести наши первые данные. Слово, заработанная плата мы с вами уже ввели.
Давайте, удалим имеющиеся здесь данные. Делается, это с помощью клавиши “Delete”. Мы с вами
это уже сделали, данные имя мы тоже уберем. А еще лучше слово фамилия перенести к краю
нашего рабочего листа, то есть начать со столбца “А”. Мы можем копировать содержимое нашей
ячейки, давайте сделаем правка, копировать, активизировать ячейку находящеюся рядом и сделать
правка, вставить. Хотя более рационально было бы использовать команду вырезать, тогда данные
здесь сразу же исчезли, пока придется удалить их вручную.
Здесь у нас будут перечислены фамилии работников некой организации, ну начнем, давайте
введем, Иванов, затем, Петров, а затем, Сидоров. У нас получается вот три таких работника. Сюда
мы введем ставку: сколько они у нас работают, часов в день. Предположим. Иванов у нас работает
на половинную ставку, это ноль целых пять десятых. Петров на целую, а Сидоров на полтары. Что
мы сейчас можем сделать интересного, мы можем сделать следующее, мы можем выделить вот
этот вот диапазон, выделять мы с вами уже умеем и изменить его формат. Сделаем формат ячейки
и сделаем дробный формат, вот так вот.
Такими дробями мы хотим, чтобы отображались наши вставки. Нас простые дроби в полнее
устраивают. Нажмем на кнопку “ОК”. Вот. Наши, данные теперь видны, вот таким вот образом,
пол ставки, целая ставка и полторы ставки. Мы уже представили, как вводить наши данные и
научились менять их формат. На следующем уроке мы продолжим разговор о вводе данных
различных типов.

3.2. Текст, число, дата и время


Ввод редактирования данных, как вы поняли,
может выполняться по разному, в зависимость от
типа данных. Давайте начнем с ввода текстовых
данных, какие то определенные фрагменты текста
мы с вами ввели на прошлом уроке. Вот здесь
заработная плата, фамилия Иванов, Петров,
Сидоров и ставка. Текстовыми вообще то
считаются те данные, которые Excel не распознал
как число дату или время. Текс содержит буквы,
цифры и определенные символы. Надо
запомнить, что длина текстового значения не
может превышать 255 символов. Давайте мы с
вами это сюда введем, как раз еще раз
потренируемся по вводу текстов.
Как мы производим ввод текста. Мы выделяем
нужную ячейку, предположим вот это и начинаем вводить, длина не должна превышать 255
символов. После того, как текст мы ввели, мы нажимаем клавишу “Enter”. Вот у нас на экране
получилось вот такое вот предложение. Иногда бывает необходимо ввести данные в качестве
текста, но данные которые Excel воспринимает в другом формате. Например, если мы сейчас
введем вот такой набор символов 12.03.70 и нажмем на “Enter”, то Excel воспримет введенные
данные как дату и установит формат даты. Посмотрите, что у нас получится, нажимаем клавишу
Enter, видите, формат представления даты у нас изменился, здесь появились два дополнительных
48 TeachPro Microsoft Excel 2003

символа 1900 и если мы установим сюда наш фокус активной ячейки и выполним команду формат
ячейки, мы увидим, что формат у нас применен, как формат дата, а не как не общий.
Для того чтобы этого не происходило, следует сделать следующее, ввести сначала знак
апострофа, и только после этого ввести последовательность данных символов. Нажимаем на
клавишу “Enter”, вы видите, что у нас формат не поменялся, и если мы сейчас выделим эту ячейку
и посмотрим на формат данных, мы увидим, что у нас общий числовой формат.
Тоже самое мы должны сделать, если хотим ввести текст, начинающийся, со знаком равняется.
Если мы, здесь наберем, просто равняется и, например какую не будь последовательность
символов, текст, и нажмем на клавишу “Enter”. То Excel нам выдаст ошибку. Почему, это
происходит? Потому, что формулы в Excel начинаются, со знака равняется и затем пишется уже
сама формула. В данном случае, мы написали, знак равняется, но формулы здесь нет, здесь есть
просто какая то непонятная для Excel-а текстовая строка.
Для, того чтобы вот здесь не было бы ошибочной ситуации, нам опять таки перед знаком
равняется достаточно ввести апостроф, давайте мы его с вами просто добавим и нажмем на
“Enter”, видите, уже равняется, текст у нас появилось без ошибки, это о вводе текстовых данных.
Намного проще обстоят дела с вводом числовых данных, числа вводятся точно так же как и
текст, в Excel существуют следующие форматы, это целые числа, десятичные дроби, простые
дроби и числа в стенной форме. Что это такое мы с вами знаем, давайте здесь введем обычное
число”123”, это обычное целое число, видите, вот оно, мы можем ввести, мы с вами это уже
пробовали делать, вот здесь в виде десятичной дроби, вот она десятичная дробь. Давайте, это же
число введем в виде обычной дроби. Достаточно, нам поменять формат, сделать его дробный и это
число у нас будет выглядеть вот таким вот образом. И можем это же самое число вывести в
экспоненциальной форме, давайте опять вызовем окно в ячейке и выделим, экспоненциальный,
вот, такие числа Excel выводит в нормализованном виде, то есть мантисса у нас находиться в
диапазоне от единицы до десяти, а при вводе нет ограничений на величину мантиссы. Сейчас
поговорим, о вводе даты и времени. Надо сказать, что в Excel дата и время хранятся в виде
вещественного числа, которая представляет с собой количество дней, проходящих с первого
января 1900 года. Давайте введем, какую не будь дату 12.03.70, сейчас Excel нам не образовал это
формат даты, если мы установим этой ячейки обычный формат, общий и нажмем на “ОК”, мы
увидим количество дней, которое прошли с первого января 1900 года.
Давайте попробуем поменять формат этого числа. Мы можем сделать формат даты, но
установить представление не таким образом, а, например, чтобы марта была бы написана словами,
“ОК”, видите сейчас 12 марта 1970 года у нас написано словами. Когда мы вводили это число, в
качестве разделителя мы использовали вот такие вот точки. На самом деле, в качестве разделителя
можно использовать запятую, тире и наклонную черту.
Давайте еще раз попробуем, попробуем ввести с помощью наклонной черты 12/03/70 и нажмем
на клавишу “Enter”, видите, у нас ничего не изменилось, формат даты поменялся и установился
тот, который Excel принимает как формат даты по умолчанию. Мы опять, таки можем его
изменить, формат, ячейки и, например, сделать его вот таким: предположим, пусть у нас дату
вообще не показывает, только месяц и год, вот у нас получились вот такие данные. Ну, на этом
давайте закончим текущий урок, мы с вами научились вводить текст, числа, и дату и время. На
следующем уроке мы с вами изучим дополнительные средства ввода.

3.3. Дополнительные средства ввода данных


Сейчас мы с вами будем говорить о дополнительных средствах ввода. Одно из самых
интересных дополнительных средств, ввода является автозамена. “Автозамена”, это возможность
замена сочетаний одних символов на другие. В каких случаях, это может пригодиться? Например,
откроем вот этот самый список.
Глава 3. Ввод данных 49

Автозамена, делается это с помощью меню сервис и команды параметров автозамена.


Выполним эту команду. У нас появилось диалоговое окно автозамена, вот здесь вот в этом
списочке у нас и приводятся, здесь, сочетание символов которое вы ввели, предположим, вы
ошиблись, и соответственно вот здесь вот сочетание тех символов, которые должны получиться в
результате. Это очень полезно при наборе данных с ошибками, кроме того, имеет смысл.
Например, при вводе вот таких вот данных, (C), получить на выходе знак копирайта, к которому
нет доступа просто с клавиатуры.
Поэтому набирать его очень удобно, давайте попробуем собственно ввести вот это вот
сочетание символов, давайте, (C), у нас на выходе получился знак копирайт. Собственно то, что
мы и хотели. Вызовем окно еще раз и посмотрим, что у нас тут есть? У нас имеются следующие
флажки, первый флажок, это показывает кнопки автозамены, если мы этот флажок уберем, то
соответственно они показывать не будут. Установим флажок обратно и смотрим, что у нас есть
дальше. Следующий пункт это автоматическое исправление двух заглавных прописных букв в
начале слова, вторая прописная буква заменяется, на строчную. Нажмем, отмена и посмотрим,
работает ли это в действительности. Предположим, наберем, что не будь на английском языке.
Видите? У нас “H” автоматически исправилось на “h” маленькую, Вызовем окно еще раз.
Далее, название дней с прописной буквы, это вообще то имеет смысл делать только для
английского языка, на русском языке понедельник, вторник и так далее пишутся с маленькой
буквы, а в английском они пишутся с большой.
Делать первые буквы предложения
прописными. Опять таки нужная возможность, вы
можете ошибиться, и после точки продолжить
предложение с маленькой буквы. С помощью
средства автозамена у вас автоматически Excel
поменяет строчную букву на прописную. Ну и
соответственно устранит последствия случайного
нажатия “Caps lock”. Если в веденном слове
первая буква строчная, а остальные будут
прописные то регистр во всем слове замениться,
давайте попробуем это сделать, предположим, у
нас в результате нажатия “Caps lock”, слово
кошка на английском языке ввелось вот таким вот
образом. Видите? После нажатия клавиши
“Enter” у нас слово кошка, автоматически
исправилось на правильный вариант. Давайте еще раз вызовем наше окно параметры автозамена и
посмотрим, что еще у нас там есть. Здесь, мы видим две новые вкладки. Это автоформат при вводе
с помощью этой вкладки при вводе адреса Интернета и сетевые пути заменяются гиперссылками.
И соответственно вкладка Смарт-теги. Давайте посмотрим, что означает адреса Интернета и
сетевые пути заменить гиперссылками, давайте нажмем отмену, и, к примеру, введем какой не,
будь Интернет адрес, три W, например, mmt.dl.ru. Если, вы обратили внимание, сразу после ввода
у нас наша гиперссылка подчеркнулась. синим цветом, она превратилась в реальную гиперссылку.
При наведении на нее курсора мы видим, что здесь у нас уже есть нормальный Интернет адрес
и это все произошло именно благодаря вот этому самому автоформату при вводе, установленному
вот этому вот флажку. Ну и последняя вкладка называется Смарт-теги. Надо сказать, что Excel
распознает, в книгах определенные типы данных, для каждого типа данных имеется определенный
набор действий, который допускается выполнять с этими данными.
Здесь нам предлагается пометить данные Смарт-тегами, мы можем поставить эту галочку, а
можем собственно ее и убрать, подробнее Смарт-теги мы с вами пройдем позже, а сейчас давайте
просто закроем это окно и продолжим изучение дополнительных средств, ввода.
50 TeachPro Microsoft Excel 2003

Нам осталось еще изучить понятие автоматическое завершение ввода, то есть автозавершение
ввода. Оно помогает при вводе в столбец повторяющихся данных, давайте вызовем вот эту вот
ячейку и представим, нам еще раз надо ввести слово Сидоров, переключимся на русский регистр,
видите сразу после нажатия буквы “С”, у нас появилось слово Сидоров, вот это и называется
автоматическое завершение ввода, еще раз, Сидоров, видите. Сейчас попробуем проделать то же
самое с Петровым, опять получилось, Иванов. Опять все в порядке. Это работает автоматическое
завершение ввода. Давайте на этом закончим текущий урок. На, следующем уроке мы с вами
научимся выбирать данные из списка, проверять данные при вводе и вводить последовательности
данных.

3.4. Выбор данных из списка


Сейчас мы с вами поговорим о выборе данных
из списка. Это, другой способ ввода
повторяющихся значений. Что нам нужно
сделать, для того чтобы ввести из списка.
Предположим, данные мы хотим ввести вот в эту
ячейку, “А14”. Мы вызываем, контекстное меню
данной ячейки. Как вы помните, контекстное
меню вызывается с помощью нажатия на правую
клавишу мыши.
Нажали. После этого мы выполняем команду,
Выбрать из списка, вот эта команда. Давайте, мы
с вами ее выполним. Вот как, вы видите, у нас
здесь сейчас имеется список из четырех значений
Иванов, Петров, Сидоров и Фамилия. Таким
образом, Excel систематизировал данные,
введенные в этот столбец, и предлагает, что мы можем захотеть ввести одно из них.
Предположим, выбрали слово фамилия, сейчас, в данной ячейке у нас введена слово фамилия.
Давайте, выделим другую ячейку, опять вызовем контекстное меню, и выполним опять таки
команду, выбрать, из раскрывающегося списка. И сейчас выберем, какое не будь другое значение,
к примеру, Петров. Все, так как мы с вами уже делали.
Кроме того, то же самое можно сделать при помощи комбинаций клавиш. Достаточно нажать
комбинации клавиш “Alt” и стрелка вниз, откроется список нужных нам значений. Выбираем, с
помощью клавиатуры любую из них, предположим Сидоров, нажимаем клавишу “Enter”.
И еще раз клавишу “Enter”, значение мы с вами ввели. Следует сказать, что мы можем,
проверять данные при вводе. Это, для того чтобы не ошибиться. Как мы с вами это делаем? Для,
того чтобы проверять данные, нужно вводить соответствующее условие. Выполняем команду,
Данные. Проверка. У нас появляется вот это диалоговое окно. Во вкладке параметры, в списке тип
данных мы выбираем нужный тип данных.
Предположим это у нас число, действительно, его значение может быть, между, к примеру
нулем, и например десятую. Давайте нажмем на кнопочку “ОК”, и посмотрим, что у нас при этом
получится. Вводим, сюда число двенадцать. У нас Microsoft Excel выдал сообщение, что
введенное значение неверно, потому, что мы сами задали ограничение, что число может быть в
определенном промежутке, то есть набор значений, которые могут быть введены, в ячейку
ограничен. Нажмем, на кнопку отмена, и давайте введем число два. Видите, число два Excel с
удовольствием принял, это, число. Это, значение удовлетворяет диапазон, по которому и
происходит проверка.
Давайте еще раз вызовем диалоговое окно проверка данных. Вот посмотрим на вкладку
сообщения для ввода. С помощью, этой вкладки мы можем вводить поясняющую подсказку при
Глава 3. Ввод данных 51

вводе данных в ячейку. Например, давайте сюда мы введем сообщение предупреждения, а сюда
введем информацию, число должно быть в определенным промежутке. И поставим устрашающий
восклицательный знак. Вот у, нас будет генерироваться вот такое сообщение, предупреждение,
число должно быть в определенном промежутке.
Давайте мы, здесь введем число десять, вот, Excel нас предупреждает, число должно быть в
определенном промежутке. Давайте очистим это диалоговое окно, проверка, уберем эту галочку
и сделаем, очистить все. Чтобы всяческие ограничения у нас исчезли. Посмотрим, подействовало,
нет, значение не подействовало, то есть очистить все, нам нужно было здесь, тогда когда активна
именно эта ячейка. Давайте, на этом мы с вами сделаем, все, очистить все, “ОК”. Все, теперь у нас
уже здесь все нормально. Вводим число двадцать, Excel никак на это не реагирует. Давайте на
этом закончим текущий урок, на следующем уроке будем говорить о вводе последовательность
данных.

3.5. Ввод последовательности данных


Сейчас мы с вами поговорим о вводе последовательности данных. При работе с большим
объемом данных возникает необходимость ввода последовательности. Ручной ввод, их ней
достаточно обременительный. Специально для влечения подобного типа операций в Excel
существует альтернатива для ввода равномерных последовательностей чисел дат и текстовых
значений. Это автозаполнение.
Давайте, перейдем на другой лист нашей рабочей книги, чтобы так сказать, ничего нам не
мешало, и поговорим о вводе последовательности чисел дат и времени. Начальное значение мы
задаем в первой ячейке, а затем в следующей ячейке задаем следующее значение с каким либо
шагом, то в третью ячейку будет занесено соответственно уже измененное значение. Давайте, мы
вот это выделим и протянем вот за этот черный квадратик, который называется маркер
автозаполнения. Захватываем, левой клавишей мыши, и вот так вот тянем на нужную нам
величину. Предположим до 25. После того как, их отпустим левую клавишу мыши, мы увидим,
что наш диапазон заполнился вот такой последовательностью.
Начиная, со значения 1 и с шагом равным единицы, потому, что следующее мы с вами
определили как двойку. Давайте, попробуем изменить шаг, вводим единицу, а сюда вводим,
например пятерку, после чего выделяем этот диапазон и протягиваем маркер автозаполнения. Как
вы видите, сейчас у нас произошло автозаполнение, используя шаг равный четырем. Если первое
значение единица, следующая пять, то разумно предположить, что следующее уже будет девять.
Последовательность мы можем создать, так же совершенно другим способом. Если мы сюда
вводим, какое не будь начальное число, пусть это будит тройка, затем выполняем команду,
Правка, Заполнить, Прогрессия то с помощью вот этого диалогового окна мы уже можем
установить шаг. Он может быть определен автоматически, а мы можем задать его сами с помощью
этого поля ввода, ююю тип прогрессии Арифметическое, Геометрическое.
Предположим, нас интересует Геометрическая прогрессия, шагом равным пяти и
расположение у нас должно быть по столбцам, нажмем на кнопку ОК. В данном случае у нас не
произошло никаких изменений. Потому, что мы совершили ошибку. Мы, не выделили
предварительно диапазон, куда хотим это все поместить. Давайте, выделим для начала диапазон,
потом выполним команду - правка, заполнить, прогрессия, по столбцам, геометрическая, шаг мы
хотели равный к трем, предельное значение не устанавливаем вот, у нас сейчас здесь имеется
геометрическая прогрессия, запомните еще раз предварительно надо выделить диапазон, в
котором должна быть ваша прогрессия. Это был пример последовательность.
Точно так же, мы можем вводить последовательности дат, предположим, нас интересует опять
таки дата 12 марта 1970 года. Вот эта у нас дата. Если мы сейчас протянем маркер автозаполнения,
то мы получим последовательность дат с шагом один. Мы можем переделать, эту
последовательность, сделать заполнить, прогрессия, и установить, как именно менять наше
52 TeachPro Microsoft Excel 2003

значение. Единицей мы можем считать не день, а месяц, что у нас тогда получится, если вы
обратили внимание, у нас сейчас следующая последовательность 12 марта, 12 апреля, 12 мая и так
далее. То есть изменения произошли по месяцам.
Ну, ко давайте вызовем, еще раз окно прогрессия, и сделать, например год, вот так вот. Точно
так же, как с датами мы можем построить последовательность текстовых значений. Например, это
очень полезно при составлении оглавления. Давайте введем сюда слово Глова 1, затем Глова 2,
сейчас выделим эту последовательность и протянем левой клавишей мыши наш маркер
автозаполнения. Видите, у нас получилось вот такая вот последовательность, причем данные в
ячейке у нас в текстовом формате. Эта, последовательность выводиться с помощью списков
автозаполнения.
Для того чтобы увидеть такой список, нам достаточно выполнить команду сервис, параметры.
После этого, появляется уже знакомое нам диалоговое окно параметры, мы переходим на вкладки
списки и вот здесь есть у нас стандартные списки, это дни недели, написано в укороченном
варианте, дни недели написаны в обычном длинном варианте и тоже самое с месяцами. Мы можем
ввести любой нужный нам список. Давайте попробуем к стати это сделать. Мы хотим новый
список, добавить, и задаем элемент списка, предположим, пусть это будет, знакомый нам Иванов,
Петров, Сидоров, Сидоров сделаем с большой буквой, и даже можем написать Карапетов,
добавить, вот у нас имеется вот такой список, ОК. Сейчас, если мы введем Иванов, можем,
захватить его и у нас получится уже вот такой автоматически созданный списочек. Иванов,
Петров, Сидоров и Карапетов.
В общем, вы примерно поняли, что есть последовательность, каким образом она у нас
создается. На этом мы закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами будем изучать
способы редактирования содержимого в ячейке.

3.6. Редактирование данных в ячейке


Сейчас мы с вами поговорим о способах редактирования содержимого ячейки. Очень часто
при работе с большим количеством информации у пользователя возникает необходимость
исправления данных типа текст или формул. Редактирование производиться либо
непосредственно в ячейке, либо в строке формул. Как это делается, мы с вами уже знаем. Давайте,
попробуем отредактировать, какую не будь ячейку. Предположим Петров. Нам достаточно
сделать здесь двойной щелчок мышью. Видите? Курсор ввода уже активен, и набрать какую не
будь букву. Предположим Петрова.
И нажать клавишу “Enter”. Видите, данные в ячейке соответственно поменялись. Можем еще
сделать следующим образом, использовать строку формул. Щелкнем, по ней курсор ввода мы уже
видим, вводим букву “а”. Предположим, если это изменение нас не устраивает, мы, можем нажать
на кнопку отмена.
Мы, с вами ее уже изучали. Тогда это изменение применено не будет. Выделение текста
происходит точно так же как во всех переложениях Windows, вы нажимаете на клавиш “Shift”
держите ее нажатой и можете выделять соответствующими стрелками нужный вам текст.
Имеется большое количество горячих клавиш или команд. Мы с вами знаем следующее. Мы
знаем, для того, что бы перейти в режим редактирования нашей ячейки, нам достаточно сделать по
ней двойной щелчок мышью. Но кроме этого способа существует еще один, мы можем выделить
нужную нам ячейку и нажать клавишу “F2”. Вот так мы сейчас опять видим мерцающий курсор.
Для того чтоб перейти, в режим редактирования в строке формул нам не обходимо сделать щелчок
левой клавиши мыши. К сожалению, комбинация горячих клавиш для этого случая не
предусмотрена. Если мы хотим удалить символ, находящийся справа от курсора мы используем
клавишу, “Del” Если мы хотим удалить символ, стоящий слева от курсора мы используем
клавишу, “Backspace”, если мы хотим скопировать элемент в буфер обмена. Что мы делаем? Мы
Глава 3. Ввод данных 53

его выделяем, затем выполняем команду, копировать. Команду копировать, можно выполнить
несколькими способами. Первый способ, выполнение с помощью контекстного меню.
Нажимаем правую клавишу мыши, вот здесь имеется команда копировать. Так же можем
сделать это с помощью нашей панели инструментов. Как вы помните, у нас там имеется команда
копировать. Давайте откроем продолжение нашей панели инструментов, вот здесь вот такая вот
кнопочка. Это кнопочка копировать. И на конец мы можем выполнить команду копировать с
помощью меню правка. А так же с помощью комбинаций клавиш “Ctrl+C”. Ну, давайте, выполним
с помощью, меню копировать, сейчас у нас вот эти данные “Гва 9”, занесены в буфер обмена. Если
мы выделим любую другую ячейку и выполним здесь команду, вставить, эти данные будут
скопированы. Команду вставить точно так же можно, выполнить разными способами. С помощью
контекстного меню, вот имеется команда вставить. С помощью опять таки панели инструментов.
Вот. И можно выполнить команду вставить с помощью опять таки меню правка. Или с
помощью вот этой вот комбинаций клавиш, Выполним вставить. Видите у нас уже все отлично
вставлено. Посмотрим, что у нас еще есть. Если мы опять придем сюда, то сможем поработать со
следующими комбинациями клавиш. Во-первых, мы можем выделить часть строки от курсора до
конца. Здесь у нас курсор расположен здесь, мы нажимаем на клавишу “Shift”. А потом нажимаем
на клавише “End”. Видите, произошло выделение от той позиции, где стоял курсор до конца
нашей ячейки. До конца данных. То же самое, мы можем выделить от позиции, где тот курсор до
начала данных. Это делается с помощью комбинаций клавиш “Shift+Home”.
Кроме того, мы можем выделить слово справа, от курсора, это делается с помощью клавиш
“Shift+Ctrl” стрелка в бок. Видите, сейчас если у нас курсор находится в этой позиции, и мы
нажмем, “Ctrl+Shift” стрелка в бок, то выделится вот таким вот образом целое слово. А если на
стрелку влево то выделиться, таким образом, предыдущее слово.
Ну, как работать с веденным текстом вы уже поняли. Этот урок у нас получился такой очень не
большой. На следующем уроке мы с вами изучим средства поиска и замены, которые
предоставляет нам программа, Мicrosoft Еxcel.

3.7. Поиск и замена


Сейчас мы с вами поговорим о средствах
поиска замены, программа Excel позволяет
хранить большой объем информации, и возникает
необходимость поиска данных. На поиск, бывает,
что уходит огромное количество времени,
давайте с вами изучим команду, которое
называется найти, она позволяет, быстро найти
ячейки, содержащие одинаковые данные.
Выполняем команду, правка, найти. Вот у нас
появляется такое диалоговое окно, которое
называется найти и заменить. Здесь мы доем
строку, которую хотим найти на нашем рабочем
листе. Предположим нас, интересует, слово глава,
вы видите, что на нашем рабочем листе, это слово
присутствует.
После того, как мы набрали слово глава, мы нажимаем кнопку – найти все. Если вы обратите
внимание, здесь в низу, у нас сейчас показан список, наших ячеек, в которых имеется слово глава.
Совершенно правильно, так как мы здесь занимались в свое время, автозаполнением и слово глава
у нас присутствует во всем этом диапазоне, то соответственно Excel нашло очень много данных.
Вот найденные данные. В книге один, а у нас эта книга 1, на листе 2, а это так и есть, в этих
ячейках у нас были найдены эти значения. Кроме, найти все, мы можем использовать, найти далее,
54 TeachPro Microsoft Excel 2003

если мы нажимаем кнопку, найти далее, то мы видим, что у нас активизируется та ячейка, которая
это слово собственно и содержит, давайте снова нажмем далее, видите, активизировалась
следующая ячейка, ну с этим вроде разобрались.
Давайте нажмем на кнопку параметры, после нажатия на кнопку параметры у нас открываются
дополнительные элементы диалогового окна – найти и заменить. В этом списке искать
выбираются границы поиска, мы можем искать на листе, и будет рассматриваться только этот
текущий рабочий лист, а можем просматривать во всей рабочей книге. Ну, на листе в данный
момент нас устраивает. С помощью этого списка выбирается направление поиска, оно может быть
по строкам и по столбцам, соответственно, то есть если по строкам, то просматриваются по
очереди все строки, а по столбцам, соответственно столбцы.
В списке область поиска, выбирается, как именно искать, где именно, в формулах, то есть
поиск в текстах формул, в значениях, то есть поиск в результатах и примечаниях, ну в данном
случае нас интересуют, например формулы, пусть это так и останется. Если содержимое ячейки
должно полностью совпадать с этим словом, то ставиться вот эта вот галочка. Давайте посмотрим,
как влияет эта галочка на результаты поиска.
Сейчас у нас галочка установлена, если мы нажмем на кнопку найти все, видите, список у нас
здесь оказался совершенно пустой, почему это произошло, потому что в данный
удовлетворяющий условию поиска не обнаружены. Эти ячейки содержат не слово глава, а слово,
например слово с номером, глава 2, глава 2, глава 4, то есть целиком ячейка не совпадает с этим
вот текстом. Если мы здесь введем, глава 6 и сейчас нажмем кнопку найти все, то одна ячейка у
нас будет найдена, глава 6 абсолютно, целиком совпадает со значением вот в этой вот ячейки.
Давайте уберем эту шестерку, и уберем соответственно галочку. Учитывать, регистр. В, данном
случае, если мы, например слово глава введем с маленькой буквы, установим галочку учитывать
регистр и нажмем на кнопку найти все, то у нас ничего найдено не будет, потому, что, несмотря на
то, что слово глава здесь везде встречается, по регистру букв, эти главы с этой главой не
совпадают.
А если мы уберем галочку, учитывать регистр и сейчас нажмем на кнопку найти все, то
соответственно у нас будет вот такой вот список, потому что, здесь слово глава присутствует, а
регистр нас не интересует. Здесь имеется еще также дополнительная кнопочка формат, мы можем
выбрать формат в ячейке и установить свой собственный, сейчас мы эту кнопку рассматривать не
будем, потому что, окончательно с форматом пака не ознакомились, вместо этого перейдем на
вкладку заменить. Вкладка практически идентична вкладки, найти за одним отличием, здесь мы
даем, что, на что мы хотим заменить.
Предположим слово глава мы хотим, заменить, на слово урок, давайте попробуем это сделать,
вот, слово урок. Здесь мы можем нажать кнопку заменить, видите, здесь у нас соответственно
текст меняется, а можем нажать кнопку заменить все. Сейчас нам Microsoft Excel сообщает, что
поиск завершен, выполнено 22 замены, нажмем на кнопку ОК, и насладимся результатом, видите,
вот здесь везде слово глава поменялось на слово урок, кроме вот этого места, где мы на одном из
прошлых уроков втерли отдельные буквы в слове Глова. Ну, мы с вами разобрались с диалоговым
окном, найти и заменить, то есть изучили средства поиска и замены, поняли, что это такое, сейчас
мы закончим этот урок, а на следующем уроке займемся оптимизацией ввода данных.

3.8. Оптимизация ввода данных


Сейчас мы с вами поговорим об оптимизации ввода данных, при вводе больших объемов
данных имеет значение, то насколько быстро и качественно он производиться. Для того чтобы
быстро и удобно вводить данные у нас имеется возможность настроить интерфейс нашей
программы Microsoft Excel 2003. Как вы уже знайте, практически все команды меню дублируются
в панелях инструментов. Вот у нас наши панели инструментов, и здесь практически все команды
Глава 3. Ввод данных 55

дублируются, более того, некоторые панели инструментов содержат кнопки, которые выполняют
действия через меню, недоступны.
Например, эта кнопка автосумма, ею вы еще пользоваться не умеете, научитесь вы это делать
позже, но смею вас уверить, эта команда автосуммы, через меню недоступно. В Excel имеется
удобная возможность изменения состава используемых панелей инструментов, как мы это делаем.
Предположим мы хотим изменить состав стандартной панели инструментов, выполняем команду
сервис, настройка. У нас появляется диалоговое окно, которое имеет следующие вкладки, панели
инструментов, команды и параметры.
Перейдем на вкладку панели инструментов,
вот эта вкладка. Здесь у нас имеется несколько
кнопок и вот такой вот список, мы сейчас видим
список. С помощью этого списка мы можем
вывести на экран определенные панели
инструментов, ююю нам поставить галочку рядом
с одной из них. Предположим мы хотим создать
новую панель инструментов, что мы делаем, мы
нажимаем, на кнопку создать. У нас появляется
диалоговое окно создание панели инструментов,
здесь мы должны ввести название нашей панели.
Давайте так и назовем - наша панель, вот, мы ее
прекрасно назвали, правда звучит несколько
двусмысленно, но это неплохо, нажимаем на
кнопку ОК, вот, у нас появилась вот такая вот
строка, которая называется наша панель, галочка стоит, то есть она присутствует на экране. Если
вы обратите внимание вот нашу панель инструментов, кнопок на ней в данный момент нет.
Для того чтобы поместить, сюда какие не будь кнопки, мы должны перейти на вкладку
команды, перешли на вкладку команды. Здесь имеются категории, вот в этом списочке, файл,
правка, вид, вставка, формат и так далее, видите вот такой вот список категории. У каждой
категории имеется свой набор команд, вот этот набор. Давайте, поместим, какую ни будь команду,
на нашу вновь созданную панель инструментов.
Давайте выберем категорию правка, и поместим на нашу панель инструментов, предположим
команду копировать, как мы это делаем? Мы захватываем эту команду левой клавишей мыши и
протаскиваем курсор до нашей панели инструментов, протащили, здесь мы курсор мыши
отпускаем, вот. Сейчас на нашей панели инструментов имеется команда копировать. Если мы
закроем наше окно, а мы закрыли наше окно, сейчас эта команда у нас доступна с помощью нашей
панели инструментов. Что мы с ней можем сделать. Мы, можем ее пре стыковать, например вот
сюда. Вот, мы ее пре стыковали, эта наша панель инструментов и здесь доступна команда,
копировать. Посмотрим, работает ли она. Выделим любую ячейку, нажмем на эту кнопку, видите,
у нас данная команда выполнилась.
Теперь выделим другую ячейку, куда именно мы хотим скопировать наши данные. Кнопки
вставить, на нашей новой панели инструментов нет, поэтому мы будем, вынуждены выполнить с
помощью панелей инструментов, стандартный, вот наша команда вставить. Нажмем на нее, вот и
мы увидели, что наша помещенная вот эта вот команда на нашу новую панель инструментов
вполне нормально работает. Нажмем на клавишу Enter, все, урок 11 у нас благополучно
скопирован. С помощью вот таких мот нами созданных панелей инструментов, мы можем
наиболее употребляемые команды на них помещать и иметь к ним быстрый доступ. Стоит
напомнить, что очень полезны контекстные меню, которые есть практически у всех объектов в
Excel, они удобны тем, что открываются именно там, где мы их вызываем, на пример выделим эту
ячейку, вызвали его контекстное меню и видим вот такой вот список команд, никуда нам
56 TeachPro Microsoft Excel 2003

курсором мыши нам лазить не нужно. Кроме того, сама программа Microsoft Excel определяет,
какой набор команд вам нужен для данного объекта.
Напоминаю, что для каждого объекта имеется свой набор команд. Если мы выделим другой
объект, сделаем правой клавишей мыши нажатие, видите, здесь у нас уже имеется совершенно
другой набор команд. Давайте, восстановим наш Excel таким, каким он был, то есть, уберем сюда
нашу панель инструментов и закроем ее, сейчас у нас все хорошо.
Сейчас поговорим о применении фиксированного десятичного формата. При вводе большого
количества вещественных чисел с одинаковым количеством знаков после запятой можно избежать
ошибок, если будем использовать режим фиксированного десятичного формата. Как мы
устанавливаем этот самый режим, мы выполняем команду сервис, параметры, появляется
знакомая нам диалоговое окно параметры, переходим на вкладку правка и устанавливаем флажок
фиксированной десятичный формат при вводе, десятичных разрядов, вот этот вот флажок, давайте
мы его установим, установили флажок.
Здесь мы устанавливаем именно количество разрядов, в данном случае установим два разряда,
мы можем, увеличит их количество, и можем и уменьшить, после этого нажимаем на кнопку ОК. и
сейчас попробуем ввести какое не, будь число. Предположим, введем число 10, если вы заметили,
у нас число 10 преобразовалось в число ноль целых одна десятая, этим самым, у нас поменялся
фиксированный десятичный формат при вводе. Давайте попробуем ввести число 100, число 100 у
нас преобразовывается, как число один, потому что два последних разряда воспринимается как
десятичные, а если мы введем число тысячу, то у нас появится число 10, вот. Это происходит,
потому что мы поставили галочку фиксированного десятичного формата при вводе и
воспринимаем два разряда в качестве десятичных. Давайте на этом закончим сегодняшний урок,
следующая тема у нас будет форматирование и защита и рабочих листов.
Глава 4. Форматирование и защита данных 57

Глава 4. Форматирование и защита данных

4.1. Работа со шрифтами


Сейчас мы с вами поговорим на тему
форматирование и защита рабочих листов.
Начнем с изменения параметров шрифта. Для
того чтобы начать работать со шрифтами,
перейдем на лист 3. шрифт, который использует,
Excel по умолчанию носит название Arial Cyrilik.
Это Arial Cyrilik, то есть русская версия шрифта
Arial. Установка шрифта для данной ячейки
производится с помощью команды формат
ячейки, давайте введем, какой не будь, текст в
нашу ячейку и попробуем поменять шрифт. Ну,
введем слово шрифт, вот.
Мы ввели слово шрифт, сейчас попробуем
изменить его начертание, для этого мы выделяем
данную ячейку и выполняем команду формат
ячейки. После чего переходим на вкладку шрифт, перешли, с этой вкладкой мы с вами уже
знакомы, мы с ней познакомились тогда, когда изучали элементы диалоговых окон, сейчас
попробуем рассмотреть это более подробно. В этом списке, мы можем установить нужный нам
шрифт, давайте попробуем, установить шрифт который называется курьер, сейчас мы с вами его
найдем, вот шрифт, который называется курьер. В соседнем окошке, в соседнем списке, мы видим
начертание, что это значит. Начертание любого шрифта, может выть обычное, вот это, обычный
шрифт, видите вот здесь, видите, пример, как будет выглядеть наш текст, может быть курсивным.
Это, слегка наклонный шрифт, может быть полужирным, видите, он у нас более ярко показан,
может быть полужирным курсивом, наклоны, но жирный, ну давайте выберем курсив. Кроме того,
мы можем задать размер нашего шрифта. В данном случае нам предлагается три размера – 10,12 и
15, ну давайте выберем 12, как самый средний. Далее, идет открывающийся список
подчеркивание, щелкнем на этой кнопочке. С, помощью этого списка мы показываем, стоит ли
нам подчеркивать наш текст. А если стоит то, каким именно образом.
Предположим нас, интересует двойное, подчеркивание вот мы с вами с помощью двойных черт
подчеркнули наш текст. Кроме того, мы можем задать цвет, открывается вот такой вот список,
предположим мы хотим получить текст вот такого лилового цвета, ну хватит экспериментов,
нажмем на, кнопу ОК, и посмотрим, что у нас реально получилось. Нажали на кнопку ОК, мы
получили вот такое вот начертание, нажмем на клавишу Enter, вот у нас получилось, вот таким
вот обозом написанное слово шрифт. Этим самим мы поменяли параметры нашего шрифта.
Давайте более подробно рассмотрим панель форматирования, именно с ее помощью мы можем
указывать, каким именно образом менять изображение нашего текста. Для, начала, чуть-чуть
спустим ее, чтобы она полностью открылась, вот так вот.
С помощью вот этого окошка, мы задаем тип шрифта, давайте здесь напишем еще какой не,
будь текст, предположим: шрифт 2 , нажимаем на Enter, видите у нас написано слово шрифт 2,
выделим эту ячейку и попробуем поменять шрифт, предположим нас, интересует вот такое вот
изображение Arial Nero. Наше начертание немного изменилось, шрифт стал уже, после этого, с
помощью этого открывающегося списка, мы можем изменить размер, давайте зададим 24, вот так
вот. У нас сейчас появился вот такой вот огромный можно сказать текст.
С помощью этих трех кнопочек, на панели инструментов мы можем задать начертание, это
может быть жирный текст, отключим кнопку, может быть курсивный, может быть подчеркнутый.
58 TeachPro Microsoft Excel 2003

Кроме того, эти кнопочки можно комбинировать, то есть может быть жирный и курсивный,
одновременный даже подчеркнутый, уберем подчеркивание, уберем курсив, уберем жирное
начертание. С помощью вот этой палитры меняется цвет шрифта, нажмем на эту кнопку и
выберем, предположим, желтый цвет, хотя желтый цвет, к сожалению, плохо виден, давайте
выберем, что ни будь другое, у нас теперь слово шрифт 2, изображено, синим цветом.
Кроме того, мы можем сделать следующее, давайте напишем шрифт 3, выделим эту ячейку и
выловим диалоговое окно, формат ячеек, здесь на вкладке шрифт, мы можем сделать вот что: мы
можем задать видоизменение, что это значит, мы можем указывать, что наш текст имеет
надстрочное изображение над, сточное видоизменение. После того как мы установили эту галочку
и установили ОК, видите, наш шрифт поднялся. Подобного типа изображения удобно, если мы
хотим задать степень, нам достаточно, например, написать 10 в 3-ей степени, выделить тройку,
выполнить команду формат ячейки и задать надстрочное изображение. Видите, у нас визуально
получилось, 10 в 3-ей степени. Точно так же, как тройку мы изобразили чуть выше, чем ей
положено быть, мы можем любое число, или любой текст изобразить ниже, чем ему быть
положено. Обычно так изображают индексы, попробуем написать например А1, выделим единицу,
мы с вами это умеем делать.
Например, с помощью мышки, вызовем формат ячейки и здесь зададим флажок построчный,
нажмем на кнопку ОК, видите, у нас единица сейчас расположена, чуть ниже буквы А.
Фактически, у нас получилось А, с индексом один, А первое. Ну, в общем, то мы с вами научились
пользоваться диалоговым окном шрифт, увидели, какие у нас бывают шрифты, давайте на этом
закончим наш урок. На следующем уроке мы с вами изучим форматирование ячеек и диапазонов.

4.2. Форматирование ячеек и диапазонов


Сейчас мы с вами поговорим на тему форматирование и защита рабочих листов. Начнем с
изменения параметров шрифта. Для того чтобы начать работать со шрифтами, перейдем на лист 3.
шрифт, который использует, Excel по умолчанию носит название Arial Cyrilik. Это Arial Cyrilik, то
есть русская версия шрифта Arial. Установка шрифта для данной ячейки производится с помощью
команды формат ячейки, давайте введем, какой не будь, текст в нашу ячейку и попробуем
поменять шрифт. Ну, введем слово шрифт, вот.
Мы ввели слово шрифт, сейчас попробуем
изменить его начертание, для этого мы выделяем
данную ячейку и выполняем команду формат
ячейки. После чего переходим на вкладку шрифт,
перешли, с этой вкладкой мы с вами уже
знакомы, мы с ней познакомились тогда, когда
изучали элементы диалоговых окон, сейчас
попробуем рассмотреть это более подробно. В
этом списке, мы можем установить нужный нам
шрифт, давайте попробуем, установить шрифт
который называется курьер, сейчас мы с вами его
найдем, вот шрифт, который называется курьер. В
соседнем окошке, в соседнем списке, мы видим
начертание, что это значит. Начертание любого
шрифта, может выть обычное, вот это, обычный
шрифт, видите вот здесь, видите, пример, как будет выглядеть наш текст, может быть курсивным.
Это, слегка наклонный шрифт, может быть полужирным, видите, он у нас более ярко показан,
может быть полужирным курсивом, наклоны, но жирный, ну давайте выберем курсив. Кроме того,
мы можем задать размер нашего шрифта. В данном случае нам предлагается три размера – 10,12 и
15, ну давайте выберем 12, как самый средний. Далее, идет открывающийся список
Глава 4. Форматирование и защита данных 59

подчеркивание, щелкнем на этой кнопочке. С, помощью этого списка мы показываем, стоит ли


нам подчеркивать наш текст. А если стоит то, каким именно образом. Предположим нас,
интересует двойное, подчеркивание вот мы с вами с помощью двойных черт подчеркнули наш
текст. Кроме того, мы можем задать цвет, открывается вот такой вот список, предположим мы
хотим получить текст вот такого лилового цвета, ну хватит экспериментов, нажмем на, кнопу ОК,
и посмотрим, что у нас реально получилось.
Нажали на кнопку ОК, мы получили вот такое вот начертание, нажмем на клавишу Enter, вот у
нас получилось, вот таким вот обозом написанное слово шрифт. Этим самим мы поменяли
параметры нашего шрифта. Давайте более подробно рассмотрим панель форматирования, именно
с ее помощью мы можем указывать, каким именно образом менять изображение нашего текста.
Для, начала, чуть-чуть спустим ее, чтобы она полностью открылась, вот так вот. С помощью вот
этого окошка, мы задаем тип шрифта, давайте здесь напишем еще какой не, будь текст,
предположим: шрифт 2 , нажимаем на Enter, видите у нас написано слово шрифт 2, выделим эту
ячейку и попробуем поменять шрифт, предположим нас, интересует вот такое вот изображение
Arial Nero. Наше начертание немного изменилось, шрифт стал уже, после этого, с помощью этого
открывающегося списка, мы можем изменить размер, давайте зададим 24, вот так вот. У нас
сейчас появился вот такой вот огромный можно сказать текст.
С помощью этих трех кнопочек, на панели инструментов мы можем задать начертание, это
может быть жирный текст, отключим кнопку, может быть курсивный, может быть подчеркнутый.
Кроме того, эти кнопочки можно комбинировать, то есть может быть жирный и курсивный,
одновременный даже подчеркнутый, уберем подчеркивание, уберем курсив, уберем жирное
начертание. С помощью вот этой палитры меняется цвет шрифта, нажмем на эту кнопку и
выберем, предположим, желтый цвет, хотя желтый цвет, к сожалению, плохо виден, давайте
выберем, что ни будь другое, у нас теперь слово шрифт 2, изображено, синим цветом. Кроме того,
мы можем сделать следующее, давайте напишем шрифт3, выделим эту ячейку и выловим
диалоговое окно, формат ячеек, здесь на вкладке шрифт, мы можем сделать вот что: мы можем
задать видоизменение, что это значит, мы можем указывать, что наш текст имеет надстрочное
изображение над, сточное видоизменение.
После того как мы установили эту галочку и установили ОК, видите, наш шрифт поднялся.
Подобного типа изображения удобно, если мы хотим задать степень, нам достаточно, например,
написать 10 в 3-ей степени, выделить тройку, выполнить команду формат ячейки и задать
надстрочное изображение. Видите, у нас визуально получилось, 10 в 3-ей степени. Точно так же,
как тройку мы изобразили чуть выше, чем ей положено быть, мы можем любое число, или любой
текст изобразить ниже, чем ему быть положено. Обычно так изображают индексы, попробуем
написать например А1, выделим единицу, мы с вами это умеем делать.
Например, с помощью мышки, вызовем формат ячейки и здесь зададим флажок построчный,
нажмем на кнопку ОК, видите, у нас единица сейчас расположена, чуть ниже буквы А.
Фактически, у нас получилось А, с индексом один, А первое. Ну, в общем, то мы с вами научились
пользоваться диалоговым окном шрифт, увидели, какие у нас бывают шрифты, давайте на этом
закончим наш урок. На следующем уроке мы с вами изучим форматирование ячеек и диапазонов.

4.3. Форматирование чисел


Сейчас мы с вами поговорим о форматировании чисел, независимо от количества
отображаемых разрядов, числа хранятся с точностью до 15 разрядов, если число имеет больше 15-
и значащих цифр, то разряды после 15-ого преобразуются в ноле. Очень маленькие числа, которые
меньше десяти минус тридцатой степени и очень большие, которые больше десяти в двадцатой
степени числа. А также числа, которые не помещаются, в ячейку отображаются в
экспоненциальном формате.
60 TeachPro Microsoft Excel 2003

Давайте попробуем сейчас, здесь ввести какой не будь очень большое число, предположим это
у нас восемнадцать тысяч, и после нажатия клавиши Enter вы увидите, как это число отобразилось
в экспоненциальном формате, фактически, то число, которое мы ввели можно представить вот в
таком виде. Давайте попробуем изменить ширину столбца, для того чтобы поменять ширину
столбца, мы можем захватить вот эту его границу левой клавишей мыши и вот так вот ее
протянуть. Если мы очень сильно протянем, и сделаем, ширину столбца вот такой вот маленькой у
нас ячейка заполнится знаками диез. Это означает, что Excel просто не может отобразить данное
число, но на самом деле, это число внутри ячейки храниться, просто мы его невидим, если мы
посмотрим сюда в строку формул, мы увидим, что наше число на месте, вот она.
Мы можем сделать следующее, увеличить ширину данного столбца, после того, как мы
увеличили ширину данного столбца, наше число вновь появилось на экране, то есть, что бы мы с
вами бы не делали в ячейке у нас все равно храниться введенная нами число. Видите, если мы вот
так вот уменьшаем ширину ячейки, то в итоге Excel нам начинает показывать не одно целое
восемь десятых, а фактически округляет вот это число и показывает уже здесь двойку, но все
равно хранится в ячейке правильное число, хранится вот это.
Теперь давайте поговорим о форматах чисел. Надо сказать, что та ячейка, которая ранее не
использовалась, например вот эта, или ячейка, в которой изначально было какое то значение, но
мы ее стерли, оно имеет числовой формат общий, давайте в этом убедимся. Делаем щелчок,
правой клавишей мыши, вызовем контекстное меню, затем выполним команду формат ячеек и
увидим, что на вкладке числовые форматы, что у нас сейчас к данной ячейке применен формат
общий, закроем это диалоговое окно.
Ну, как менять формат ячеек, вы уже знайте, давайте введем, какой не будь еще
дополнительное число, и попробуем с ним поработать, посмотрим, как именно меняется его
внешнее представление в зависимости от смены формата ячейки. Ну, пусть это будет 126. Ну,
например вот так вот, что-то в этом роде. Опять из контекстного меню вызываем команду формат
ячеек и пробуем работать. У нас имеется формат числовой, с помощью этого формата числовой
можно задавать конкретные детали отображения чисел, то есть, мы можем задавать число
десятичных знаков после запятой, можем задать, как именно отображать отрицательные числа.
Например, отрицательные числа можно
отображать, на пример со знаком минус просто
или наоборот, просто отображать их красным
цветом, а можно также красным цветом и со
знаком минус впереди. Давайте сейчас нажмем
на кнопку отмена и сделаем это наше число
отрицательным, чтобы было более наглядно, вот
так. Правой клавишей мыши, формат ячеек,
числовой, давайте выберем вот такой вот формат
отображения. Число десятичных знаков после
запятой установим в четыре и нажмем на кнопку
ОК, сейчас у нас не поместилось в нашей ячейке,
давайте немножко увеличим наш столбец, вот.
Теперь число у нас представлено вот в таком
интересном виде, а у нас изображено красным
цветом и со знаком минус. Следующий формат это денежный, или финансовый. Это форматы, для
отображения денежных сумм, давайте еще раз, но уже с помощью меню формат вызовем
диалоговое окно формат ячеек, и перейдем к этим двум форматам.
В сквозь, мы с вами уже по ним проходили. Разница между этими форматами она состоит в
том, что формат денежный позволяет отображать отрицательные суммы, а финансовый нет. Опять
таки здесь устанавливается число десятичных знаков после запятой, и мы можем ввести
Глава 4. Форматирование и защита данных 61

отображение денежных сумм. То есть отображение денежного знака, например в России, деньги
это рубли, по этому здесь мы можем установить букву, Р.
Но, можем иметь любой из имеющихся. Например, даже для республики Уругвай, или для
монгольских тугриков. Что тоже интересно, но мы здесь эти рубли оставим, согласимся с
принятым форматом, видите у нас здесь сейчас отрицательное число и в конце буква Р, что
показывает рубль. Ну, процентные мы с вами уже тоже проходили, давайте выберем процентный,
здесь точно также устанавливается число десятичных знаков и в конец ставится значок процента,
вот, вот так вот. То есть число представлено вот в таком виде. Но что такое экспоненциальный
формат представления вы знаете, вот видите, мы выделяем пункт, в списке экспоненциальный и,
видим, как именно будет представлено наше число. То есть, это представляется в следующем
виде, в виде произведения двух составляющих, во первых числа, который находится в пределах от
единицы до 10 и степени и в степени числа 10. То есть фактически, вот это число у нас одна целое
и вот это вот дробная часть умноженное на десять в четвертой степени.
После нажатия на клавишу ОК, у нас вот это вот самое число и получается. Ну и, на конец
дробный формат. Вот он. Здесь мы показываем, как именно отображать наши дроби. Это могут
быть десятые доли, половинные доли, дробями до двух цифр и так далее. К сожалению, то число,
которое мы сейчас увидели оно не дробное. Давайте, мы его с вами представим в дробном
формате, предположим минус 12 ююю целых восемь десятых, формат ячеек и сделаем дробный
формат, вот если в виде простой дроби у нас будет вот так вот, может быть следующим образом,
восьмыми долями, шестнадцатыми долями, наконец, сотыми долями.
Здесь показано, что именно у нас будет отображаться, ну предположим, нас интересует, что-то
вроде этого, четвертыми долями. Вот наше число представлено вот в таком виде. Кроме того, еще
имеется формат дополнительный, на самом деле не совсем числовой, в основном его используют
для хранения чисел специального назначения, то есть это телефонный номер, почтовый индекс и
так далее. То есть на практике он используется чрезвычайно редко. Ну, вроде все форматы мы с
вами сейчас прошли, ну, применим к числам. Давайте на этом закончим текущий урок, на
следующем уроке мы с вами изучим форматирование дат и времени.

4.4. Форматирование даты и времени


Сейчас, мы с вами поговорим о
форматировании даты времени, для того, чтобы
Excel распознал вводимую дату и время
необходимо веси ее в соответствующем виде.
Давайте, введем, например какую не будь дату, к
примеру, в качестве разделителя мы можем
вводить вот такую вот точку, пусть будет 80, если
мы сейчас нажмем на клавишу Enter, вот, после
нажатие, у нас это превратилось в следующий
формат даты – 12 мая 1980 года. Кроме того, мы
можем использовать, например наклонную черту,
давайте эту же дату введем вот так вот.
Мы с вами про это уже говорили на одном из
прошлых уроков, вот так вот. У нас сейчас здесь
две совершено одинаковые введенные даты, Excel
преобразовал введенное нами число, введенное нами число фактически вот в следующий формат,
вот формат дата. Давайте мы, сюда установим наше окно, вот сейчас у нас дата имеет вот такой
вот формат. Мы формат нашей даты можем поменять, давайте установим любую другую, так
чтобы слово марта писалось бы буквами, у нас получится наша дата отобразиться вот в
следующем виде, если мы сейчас нажмем на кнопку ОК. Видите, вторая ячейка у нас
62 TeachPro Microsoft Excel 2003

отображается вот так вот. Записанная в ячейке рабочего листа дата хранится в виде числа, как мы
с вами уже говорили это число дней отчитанные от первого января 1900 года.
Давайте в этом убедимся, введем сюда это самое число, первое января, тоже первый месяц
1900года, вот у нас имеется вот такая вот дата, если сейчас мы сюда установим формат. Например,
числовой, вот, или общий, мы увидим, что на самом деле здесь храниться число единица, то есть
первое января 1900 года, это первый день, именно в этом виде Excel хранит дату. Если мы сейчас,
наоборот, здесь вернем на числовой формат даты, то сейчас у нас на экране первое января
1900года. Время на самом деле храниться, как доля суток, которое отчитывается от нуля часов.
Давайте мы в этом с вами убедимся, предположим, мы вводим 12.05, вот, у нас, если мы вызовем
диалоговое окно формат ячеек, давайте отсюда мы это уберем, придем сюда, вот, это у нас время,
на самом деле, мы можем его представить в таком формате.
А можем, например или в таком, или в таком. Вот. Это, у нас наши часа. Давайте сейчас
установим этой ячейке формат числовой. Если мы этой ячейке установим формат числовой, то
увидим на экране вот такое вот число, то есть эта доля суток, а на самом деле 12 часов, это
половина суток, то есть половина суток, или чуть больше, потому что у нас там были еще минуты.
Давайте вернем на время, видите у нас 12.05, это значит, что у нас прошла половина суток, ноль
целых, пять десяток и еще маленький кусочек, с помощью вот этой вот доли обозначается вот эти
пять минут, то есть доля суток, так Excel хранит время. Почему Excel представляет дату и время в
виде чисел, потому что, очень удобно и без больших проблем можно определять количество дней
и часов, которые проходят между двумя моментами времени. Время тоже имеет большое
количество встроенных форматов.
Видите вот здесь у нас, вот такой большой список, мы можем вообще выводить это вот таким
вот образом, например, часы, минуты, секунды и фактически буквы, которые показывают это
время до 12 часа или после, ну давайте сделаем ОК, вот, еще время может быть таким. Ну, мы с
вами, в общем, то поняли, что означает форматирование даты времени, поняли каким образом
Excel. хранит даты и время, и каким образом мы это все можем представлять и видеть на экране.
На следующем уроке мы пройдем интереснейшую тему, которое называется создание и
использование пользовательских форматов. Мы создадим свой собственный формат и будем ее
использовать.

4.5. Создание и использование пользовательского


формата
Сейчас мы с вами поговорим о создании использовании пользовательского формата, кроме тех
стандартных форматов, которые мы только что изучали. Excel предоставляет нам возможность
самим конструировать формат. Для того чтобы конструировать формат, нам необходимо
использовать определенные символы, давайте мы сейчас с вами вызовем диалоговое окно формат
ячеек, и перейдем на пункт все форматы, вот здесь, если вы обратите внимание, с помощью
определенных символов задаются форматы.
С помощью кнопки удалить, вот этой кнопки мы можем удалять, созданные нами не системные
форматы, например, если мы выделим вот этот вот пункт, где есть ноль, мы можем его удалить,
видите, мы его спокойно удалили, но есть определенные форматы, которые удалять нельзя, видите
при выделении типа основной, кнопка удалить неактивна. Ну, давайте сейчас создадим какой не,
будь формат. Во первых, давайте поговорим о вот этом вот символе, о символе диез. С помощью
этого символа, мы обозначаем цифру, в данном месте формата, для цифры ноль, обозначается
ноль при отсутствии цифры в данном месте формата.
Давайте введем вот такой интересный формат ноль и диез. Теперь если мы нажмем на кнопку
ОК, этот созданный нами формат будет при следующем запуске диалогового окна формат ячеек в
этом списочке. Давайте, в этом убедимся, нажмем ОК. Сейчас мы здесь введем два числа, первое
12 второе 0, или 1, что еще лучше. Видите после того, как мы сюда применили вот этот
Глава 4. Форматирование и защита данных 63

созданный нами формат, у нас получилось число 12. Потому, что здесь у нас значившее число
единица, по этому на 0 ее заменять не следует. Но так как, мы сюда во вторую ячейку ввели
единицу впереди некого, числа нет, то давайте вызовем диалоговое окно формат ячеек, то вот
здесь в созданном нами формате мы ясно показали, если числа нет, надо впереди поставить ноль, у
нас именно так и получилось.
Если мы вызовем диалоговое окно формат ячеек и поставим здесь, какой не будь другой
формат, например ююю, то изображение в наших ячейках будет уже совсем другое, здесь число
ноль не стоит. Давайте, в сквозь пройдемся, по всем символам. Для создания форматов данных, а
потом уже создадим свой достаточно большой интересный формат. Символ подчеркивания, вот
видите, здесь имеется символ подчеркивания, в данном формате.
С помощью этого символа подчеркивания, устанавливается пропуск, ширина которого ровна
ширине символа находящегося с права от него. С помощью процентов, давайте мы сейчас найдем,
вот у нас значок процента мы переводим находящиеся в ячейке число в проценты. С помощью
буквы е, мы указываем место, латинской буквы е, как вы знайте, оно заменяет, число 10, при
записи числа в экспоненциальной форме. Что такое, запись числа в экспоненциальной форме мы
знаем, на прошлом уроке работали. С помощью вот этого символа +, видите, здесь так же имеется
символ +, с его помощью мы обозначаем, знаком плюс в данном месте формата. Вот, сейчас мы
видим, фактически формат для записи числа в экспоненциальной форме.
Как она у нас записывается, у нас записывается некоторое число, прибавляется степень десяти,
если степени десяти у нас нет, число, то есть у нас не такое большое, то здесь у нас будет
установлен значок 0, давайте нажмем на кнопку ОК, и в этом убедимся, видите у нас маленькое
число. По этому у нас записывается вот в таком виде, 12 целых, ноль, именно так как было
указано в формате е, тоже дано, прибавить, плюс там был, ноль. Давайте еще раз вызовем формат
ячеек, отодвинем это вот немножечко сюда, чтобы были видны наши ячейки, у нас сейчас
изображено именно так, каким образом здесь задана маска. Значок минус, соответственно
показывает минус, например вот здесь, видите, у нас имеется минус, то есть, для отображения
отрицательного числа впереди мы ставим минус, ничего от этого не меняется.
Давайте найдем еще, какие не будь
интересные символы, вот, например наклонная
черта. Наклонная черта ставит саму себя, в
данное место формата, обратная наклонная черта
делает тоже, самое, точно так же как с + и
минусом, устанавливается вот этот вот символ.
Кавычки, вот видите, вот здесь имеются вот такие
вот кавычки. Их используют для обозначения
начала и конца, помещаемого произвольного
текста, например вот здесь, вот этот значок будет
расценен не как знак минус, а как текст,
звездочка, давайте мы сейчас здесь ее с вами
найдем, вот. У нас вот такая вот звездочка.
Она используется, для того чтобы оставшуюся
правую часть ячейки заполнить тем символом, который стоит с права от звездочки, в данном
случае с права от звездочки стоит пробел и в этом формате он просто будет заполнен пробелом с
помощью вот этой вот собачки, вот такой как бы, а в кружочке. С помощью этого символа
указываем место, где будет отображен вводимый пользователем текст, ну и остались у нас вот
такие вот квадратные скобки, вы видите их прямо здесь, с его помощью мы можем, например,
задать название цвета, если мы зададим название цвета, то содержимое ячейки будет иметь этот
цвет. Если внутри скобок условие, то это будет интерпретироваться как условный формат, что
такое условный формат мы с вами изучим позже. В общем, примерно все понятно. Точно также
существуют вот такие вот символы для задания форматов даты и времени, единичной буквы, D.
64 TeachPro Microsoft Excel 2003

Давайте мы сейчас с вами ее найдем, так… что-то у нас невидно единичное буква D, ладно ни
будем продолжать искать, просто скажем, что единичной буквой D, обозначаются числа в
диапазоне от единицы до 31, но без ведущего нуля. Двумя буквами D, вот как здесь, двумя
буквами D, обозначается число в диапазоне от единицы до 31-ого, но если у вас число от единицы
до 9, то добавляется ноль, если три буквы D, то этим самим отображаются дни недели. Давайте мы
с вами введем, какое не будь число. Нет. Пусть, это будет на приме 8. Давайте, сделаем правой
клавишей мыши, все форматы и здесь установим с какой D D D и нажмем ОК, фактически дата 8
января 1900 года отобразилось, как день воскресение, это день недели в сокращенном
отображении. Если мы ставим еще одну букву сюда, то слово воскресенье у нас здесь будет
написано полностью, вот так вот. Точно так же это для месяцев, если у нас одинарная буква М, это
номер месяца, без нуля, если две буквы, номер месяца с ведущим нулем, три буквы М
сокращенное название месяца, 4 буквы М, полное название месяца.
Давайте сделаем правой клавишей мыши, вот как здесь видите, полное название месяца,
поэтому число будет восприниматься 8 января, видите здесь, вот, так. Если у нас четыре буквы Г.
То это год будет, обозначатся двумя последними цифрами, а если у нас 4 буквы Г, то полностью,
1900. Если мы сейчас здесь две буквы Г уберем, видите, у нас соответственно будет здесь 00.
Давайте мы это обратно поставим, если мы здесь уберем одну букву Д, то будет в виде 8 января, а
не в виде 08-ого. Две буквы Д, вот требуют, вот такого вот появления, 08-ое января. Две буквы М,
соответственно будет написано янв., то есть три буквы М, вот, даже ююю написал на английском
языке, таким образом, будет число, а вот таким число будет единицей, то есть дополнительного
нуля не будет. Давайте вернем М и сделаем, вот что интересное, мы сейчас с вами вот сюда в
квадратной скобочке введем обозначение цвета, и посмотрим какой, у нас будет формат. Давайте
нажмем на кнопку ОК, видите у нас сейчас число здесь изображено, синим цветом, то есть мы
даже научились пользоваться вот этим вот символом, квадратными скобочками.
Давайте удалим созданный нами формат, чтобы не увеличивать вот это вот количество,
закроем это диалоговое окно, видите, после того как мы удалили созданный нами
пользовательский формат у нас число 8 отображено общим форматом. Совершенно обычным
способом. На этом закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами продолжим изучение
пользовательского формата, а именно его секций.

4.6. Создание и использование пользовательского


формата (часть 2)
Сейчас мы с вами продолжим изучение
создание пользовательского формата, давайте мы
вызовем диалоговое окно формат ячеек. Если, вы
обратили внимание, некоторые форматы здесь
состоят из секций. Секции отделяются друг от
друга, вот этими вот символами. Обычно он
может состоять из четырех секций, первая секция
используется для вывода, если отображается
числовое значение больше нуля, вторая
используется для отображения числового
значение меньше нуля, третье для нуля, а
четвертое для формата сопроводительного текста.
Давайте мы сейчас с вами создадим свой
собственный пользовательский формат, как мы с
вами, знаем, первое значение используется для
отображения чисел больше нуля. Предположим мы хотим создать некоторый финансовый формат,
например, в монгольских тугриках, давайте с вами так и поступим. Предположим, монгольские
Глава 4. Форматирование и защита данных 65

тугрики у нас выражаются словом, дополнительным, тугрик, как называются монгольские


копейки, мы незнаем, поэтому здесь мы можем еще задать запятую, поставить два нуля, здесь
написать в кавычках, потому что мы помним, что кавычки используются, для обозначения текста.
Здесь введем слово тугриков, вот очень хорошо получилось, ставим точку запятой, потому что
именно так должны отображаться наши деньги, сколько то там тугриков, сейчас поставим здесь
отрицательное значение, что мы хотим, чтобы отображала наша ячейка, если мы ввели
отрицательное число. Ну, как вы сами понимаете, мы можем здесь ввести все, что мы хотим,
например, мы можем здесь просто вывести текст, например, отрицательных, давайте
переключимся на русский шрифт, отрицательных тугриков не бывает, вот.
Именно это у нас будет показывать наша ячейка, если у нас будет там значение меньше нуля,
ну а для значения больше, то есть, для значения равному нулю, мы введем следующую
информацию, вернее выведем, денег не, мы забыли переключиться на русский шрифт, очень
хорошо. Давайте сейчас нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь изображен, ноль целых, ноль
один тугриков. Предположим мы введем, какой не будь отрицательное значение, -12 и нажмем на
кнопку ОК.Сейчас у нас здесь явно появилась вот такая вот информация, отрицательных тугриков
не бывает, видите, несмотря на то, что ячейка на самом то деле хранит число 12, просто ее
отображение вот в такой вот форме, но здесь у нас ячейка -12. Давайте введем здесь число ноль и
нажмем на кнопку ОК. У нас, появляется информация, денег нет. Хотя на самом деле ячейка
хранит число ноль. Мы также можем использовать условия в секциях пользовательского формата,
давайте нажмем на правую клавишу мыши, вызовем диалоговое окно формат ячеек, это все мы с
вами вообще уберем и продолжим изучение.
Мы можем указать условие, при выполнении которого будет действовать формат в данной
секции. Например, мы, можем вот здесь, когда у нас положительное число, сравнить его,
например с 400-ми. И если, сравнение прошло успешно, то у нас есть, число в данной ячейки
больше четырехсот. То вывести, например сообщение, как много тугриков. Давайте нажмем на
кнопку ОК и посмотрим, сработает, ли у нас это, давайте перейдем в формат ячеек, давайте
выведем здесь не больше 400, а, например больше 100, то у нас здесь будет выведено, как много
тугриков, видите, потому что наше число 200, оно на самом деле больше чем 100. Ежели, мы сюда
поставим, например 600, то число отображаться, просто, напросто, не будет, а будет оно
отображаться, как ноль, будет информация, типа как ноль.
Для этого, мы вот здесь, вместо денег нет. Выведем просто заданное нами число, то есть, вот
таким вот образом 200, что это значит. Это значит, что если число будет больше 600, выведется
информация как много тугриков. Число неотрицательно, поэтому отрицательных тугриков не
бывает, оно не выводит и у нас остается случай, когда выводиться ноль, то есть последний вариант
и будет выведена на экран именно последний вариант, нажимаем на ОК. Видите, сейчас
выводится как бы для нуля.
Давайте введем здесь 900, нажмем клавишу Enter, и получим информацию, как много
тугриков. Вроде все понятно, пользовательский формат мы с вами освоили. На этом закончим его
изучение, на следующем уроке мы с вами будем заниматься условным форматированием.

4.7. Условное форматирование


Сейчас мы с вами поговорим об условном форматировании. Условные форматы предоставляют
огромные возможности по количеству накладываемых условий, например в одном формате мы
можем накладывать до трех условий и в зависимости от них мы можем менять не только цвет, но
даже шрифт и обрамление. Давайте, выполним команду - формат, условное форматирование. У
нас появляется вот такое вот диалоговое окно, в этом раскрывающемся списке условие один мы
выбираем, как именно будет задаваться условие, по значению или по формуле. Если по значению
и мы, например это, выбираем с вами, то в соседнем списке мы можем видеть следующее, что
значение может быть между двумя.
66 TeachPro Microsoft Excel 2003

Например, определенными не равно чему-то; не равно, больше, меньше, больше равно, меньше
равно соответственно. Предположим, нас интересует значение, что бы, было, больше какого не
будь. Предположим, нас интересует, чтобы значение было больше трех тысяч, совершенно
спокойно задали. В этом случае, если значение нашей ячейки будет больше трех тысяч, мы можем
задать определенный формат отображения. У нас появляется диалоговое окно – формат ячеек, вот,
мы можем здесь установить начертание и так далее, например, сделать его полужирным или
курсивом, предать определенные видоизменение, то есть зачеркнутый и так далее. Давайте сейчас
нажмем на кнопку отмена и перейдем, например, на какую не будь свободную ячейку.
Введем, здесь следующее число, например 128, мы хотим, чтобы эта ячейка, каким то образом
условно форматировалось, если значение этой ячейки лежит, между -200 и 200, то вывести эту
ячейку в следующем виде, например полужирном, зачеркнутом формате. Кроме того, условное
форматирование может включать в себя также изменение цвета, например, вывести вот таким
синем цветом, если наше значение лежит вот в этом вот диапазоне. Давайте нажмем на кнопку
ОК, и убедимся, что наше значение лежит в этом диапазоне от -200 до 200, поэтому у нас
отобразилось вот в таком вот виде.
Давайте вызовем это окно еще раз, условное форматирование и зададим здесь, например
значение равное, к примеру, десяти, если у нас значение будет равное десяти, мы его с вами
просто выведем красным цветом, а еще лучше вот таким, ОК. Сейчас если мы сюда введем,
например, пять. То, у нас ничего не будит. Но если мы сюда введем десять, то у нас покажется вот
в таком вот ярко розовом цвете. Вы можете одновременно задавать несколько условий, то есть
значение равно десяти, если ююю на кнопку, а также ююю вторая часть данного окна, а далее еще
и третья и последняя, как мы с вами только, что сказали условия, могут быть до трех. Видите
совершенно такие идентичные фрагменты, здесь вы задаете, как именно проверять значение и в
результате проверки, как именно его отобразить.
Ну, давайте удалим этот имеющийся формат, вернее первое условие, которое мы с вами
сделали и нажмем на кнопку ОК. Так как мы условие удалили, то у нас 10 выводиться в обычном
виде, кроме того, условный формат можно осуществлять по формуле, мы с вами еще не походили,
что такое формула, но давайте, в общем- то попробуем, что не будь сделать. После того как мы
задали здесь по формуле, здесь мы можем задать эту самую формулу, как именно работают с
формулами, мы с вами пройдем позже, просто надо запомнить, что вот здесь у вас будет задана
формула. Ну что такое условное форматирование мы с вами поняли, задавать несколько условий, в
общем, то тоже понятно как, с помощью вот этой кнопочки, по этому давайте закончим текущие
урок. На следующем уроке мы с вами будем изучать форматирование строк и столбцов.

4.8. Форматирование строк и столбцов


Сейчас мы с вами научимся форматировать строки и столбцы. Форматирование строк и
столбцов включает в себя операции по изменению их ширины и высоты, также мы научимся
скрывать стоки и столбцы. Ну, в общем-то, мы с вами примерно знаем, как меняется ширина
столбца. Самый простой вариант, это зацепить его, вот так вот, правую границу и потянуть курсор
мыши, вот таким вот образом.
Кроме этого, мы можем, сделать следующее, выполнить команду, давайте выделим столбец,
выполнить команду формат, столбец, ширина. У нас появится вот такое вот диалоговое окно в
поле ввода, которого мы должны задать ширину столбца, сейчас у нас ширина столбца 27 целых
43 сотые. Предположим, давайте зададим, например, здесь десять. Видите? Ширина столбца
изменилась, это мы с вами проделали с помощью диалогового окна ширина. Что здесь показывает
число 10. число 10, показывает количество цифр, полностью помещающихся в ячейке. В данном
случае, считается, что у нас здесь должно поместиться 10 цифр. Давайте посмотрим, вот здесь у
нас, например, имеется вот такая вот запись 0.1, 01 1900, правильно ее длина 10 символов, и она
целиком помещается в ячейке. Если мы здесь сделаем, например 12, то тогда будет помещено
Глава 4. Форматирование и защита данных 67

число шириной 12 символов. Если мы, предположим, хотим для нескольких столбцов установить
одну и ту же ширину, что мы делаем, мы выделяем несколько столбцов, это мы с вами уже умеем
делать, вот, например, выделили и для них выполняем команду формат, столбец, ширина.
Здесь мы ставим нужное нам число,
предположим ююю десятку и нажмем на ОК.
видите, все четыре выделенные нами ране
столбцы приобрели одну и ту же ширину. Для
того чтобы при помощи мышки, а мы с вами
умеем изменять ширину столбца при помощи
мышки, установить одну и ту же ширину для
нескольких столбцов. Что мы делаем, мы
выделяем несколько столбцов, давайте мы с вами
их выделим, вот они, потом подводим указатель
мыши к правой границе любого столбца,
например вот этого и начинаем изменять его
ширину. Видите, пропорционально изменяется
ширина всех четырех столбцов. Видите, как
интересно. Кроме того, мы можем изменить
ширину всех столбцов текущего рабочего листа, как это делается. Мы выполняем команду
формат, столбец, стандартная ширина и если мы здесь ставим какое не, будь число, то оно будет
применимо для всех столбцов данной рабочей книги, то есть данного активного рабочего листа.
Если мы выделим все рабочие листы, и выполним эту команду, она применится ко всем столбцам
рабочей книги, не только листа, но всей рабочей книги, вот так, вот.
Кроме того, можно менять высоту строк, для изменения высоты строки выполняем команду,
формат строка, высота. Давайте, зададим, например, здесь какое не будь число. В отличие, от
столбцов надо заметить, что высоту строк Excel мерит в пунктах. Пункт, это одна 72 часть дюйма.
Это сделано потому, что сам шрифт мерится в пунктах, а стандартная высота строки на прямую,
связана с размером шрифта. Если мы здесь поменяем, например на 20, это будет 20 пунктов,
нажмем ОК. Видите, у нас высота строки фактически изменилось. Кроме того, высоту строки мы
тоже можем менять с помощью мыши, вот видите, захватили, потянули, и так далее. Можем
сделать следующее, выделить несколько строк, выполнить команду строка и задать ее высоту, вот
видите, что у нас получилось. Кроме того, и для столбцов и для строк существует такая команда,
как автоподбор, то есть Excel сам определяет, для подобного типа данных, для такого размера
шрифта и все остальное, каким должны быть размеры ячеек.
Например, если мы сейчас выделим эти четыре столбца и сделаем команду, то видите, Excel
сам определил, чтобы для того, чтобы отображалось, это ворожение, ширина данного столбца
должна быть такая. Этого тоже соответственно. Точно также, для строк. Так, выделим, несколько
строк. Например, формат, строка, автободбор высоты, вот Excel сам подобрал нужную высоту
строк. Давайте сейчас поговорим о скрытии и отображении строк и столбцов.
Предположим мы хотим скрыть, какие то определенные строки и столбец, например, там у нас
какая то конфиденциальная информация, чтоб никто не зал как много у нас именно тугриков. Для
этого мы выделяем соответствующий столбец и выполняем команду формат, столбец, скрыть.
Сейчас у нас на экране нет столбца D, он у нас скрыт совершенно, вы даже можете не догадаться о
том, что он у нас был. Хотя, в общем-то, если посмотреть чуть внимательнее, здесь вот видно, что
эта серая полоска чуть жирнее, чем полоски рядом. Сейчас, предположим мы хотим отобразить
данный столбец. Что мы делаем. Мы выделяем те столбцы, которые находились рядом, со
скрытым, и выполняем команду формат столбец, соответственно отобразить столбцы, вот сейчас
мы отобразили и информация как много тугриков у нас на экране. То же самое, совершенно то же
самое, мы сделаем со строками, мы выделяем, например, одну строку, или группу, предположим
несколько штук мы хотим с вами скрыть, выполняем команду – формат, строка, скрыть и у нас
68 TeachPro Microsoft Excel 2003

этих ячеек видите на экране, просто нет. Если мы хотим их показать, мы выделяем соответственно
находящиеся рядом строки и выполняем команду – формат, строка, отобразить.
Теперь все строки у нас на экране, в общем-то, можно скрыть и отобразить столбец с помощью
мыши. Точно, так же со строкой, мы можем взять вот эту левую границу и вот так вот ее привести
вот сюда, фактически столбец, В. У нас, сейчас не виден, давайте выделим эти две ячейки и
выполним команду формат, столбец, отобразить, вот, столбец B. у нас сейчас на экране, в этом
случае надо быть очень внимательным. Потому что если вы захватите и скроете столбец не до
конца, это может быть незаметно взгляду, но не до конца, а патом выделите с целью отобразить
столбец В. то у вас, команда отобразить ничего не даст. Потому что, сейчас здесь ширина столбца
не ноль, а, именно с числом ноль сравнивает Excel ширину столбца, для того чтобы дать
возможность его отобразить, а, например ноль целых, ноль одна тысячная, вот сейчас он его
отобразить просто не может. Для этого нам достаточно выделить столбцы, и задать какую, не будь
ширину, или выполнить команду автоподбор ширины, тогда у нас столбец В. появится. Это же
самое надо иметь обязательно введу для строк, мы можем скрыть строку с помощью мыши, вот
мы ее с вами скрыли, выделили, сейчас мы отобразим нашу строку. Сейчас она отобразилась, но
если мы скроем строку не до конца.
Например, вот так вот, и выполним строка, отобразить, то у нас ничего сделано не будет,
потому что сейчас высота строки 17 не ровна нулю, и нам надо будет, либо вот так ее в ручную ее
показать, либо опять таки выполнять команду автоподбор ширины, или просто изменение
ширины. В общем-то, со скрытие и отображением строк и столбцов мы с вами тоже разобрались.
Фактически мы с вами научились работать с этими пунктами меню, строка, высота автоподбор,
ююю скрыть и отобразить строку и тоже, самое для столбца. На следующем уроке мы с вами
научимся изменять цвет, узор и обрамление ячеек, а так же форматировать группы листов в
рабочей книге.

4.9. Изменение цвета узора и обрамления


Сейчас мы с вами поговорим об изменении
цвета, узора и обрамления. Предположим, мы
хотим выделить, какую не будь, группу ячеек,
выделим, выполним команду формат ячейки,
появится знакомое нам диалоговое окно формат
ячеек. Во, первых мы можем с вами с помощью
вкладки вид изменить цвет заливки наших ячеек,
предположим мы хотим, чтоб наша ячейка выла
бы вот таково вот цвета. И нажмем на кнопку
ОК. Видите, сейчас вот эта группа ячеек у нас
закрасилась вот соответственно в такой вот цвет.
Давайте выделим эту группу еще раз и выполним
команду формат ячейки.
Кроме вот такого вот ровного цвета, мы
можем покрыть наши ячейки узорами, например,
можем задать вот такой вот узор. Тогда, у нас, наши ячейки будут иметь вот такую вот заливку,
нажмем ОК и убедимся в этом, видите, сейчас наши ячейки имеют вот такую вот интересную
заливку. Опять вызываем диалоговое окно формат ячеек, и смотрим, какие еще возможности здесь
у нас есть. Узор может быть, также, другого цвета, например, если мы сейчас выберем вот этот
узор и выберем здесь какой, не будь соответствующий цвет. То, у нас сам узор станет этого
соответствующего цвета, если предположим мы с вами передумали и не хотим ничем заливать
наши ячейки, то можем выбрать команду, нет цвета, и после нажатия на кнопку ОК. Вы видите, у
нас сейчас никакого цвета нет, но давайте вернем какой не, будь цвет сюда, предположим, пусть
Глава 4. Форматирование и защита данных 69

это будет вот такой. Узоры устанавливать не будем, нажмем на кнопку ОК. все наша группа ячеек
имеет вот такой вот вид.
Кроме этого, мы с вами, можем задать обрамление ячеек, обрамление ячеек задается с
помощью вкладки граница, здесь мы можем с вами установить, например, все или только
внутренние, вот, например внешние, или внутренние, границы. Вот если бы мы с вами,
предположим, выбрали внешние, и нажали на кнопку ОК, то у нас получится вот такой вот
обрамление наших ячеек. Если же мы с вами, выбрали только внутренние обрамления, сначала
выбрали в не, а потом только внутренние и нажали на кнопку ОК, то у нас видите, только
внутренние границы нашего диапазона будут обрамлены, давайте вернемся к этому диалоговому
окну и попробуем изменить тип линии.
Во первых сбросим это все, установим внешние и внутренние и попробуем изменить тип
линий. Для того чтобы изменить тип линии, во первых, надо его сначала выбрать, после того как
мы выбрали тип линии мы, устанавливаем какие именно границы, с помощью вот этих вот
кнопочек этим самим типом линий обрамлять, вот видите, нажали вот сюда, верхняя граница,
нажали сюда нижняя граница. Можем, например, еще изменить боковые. Вот так вот, у нас будет
вот такой вот внешний вид. Кроме того, можем поменять цвет, цвет обрамлений, например,
сделать, его синим. Еще раз нажать на соответствующие кнопочки, предположим мы хотим только
боковые границы иметь, синим цветом, а верхние границы мы хотим иметь красный, вот так вот,
кроме того, мы можем еще, вот на эти кнопочки.
Вот будет такая интересная ситуация. Видите, у нас наши ячейки имеют вот такой вот вид.
Если нам, по каким то причинам не нравится иметь вот такие вот границы, мы можем спокойно
убрать, вообще полностью все эти линии и нажать на кнопку ОК. Видите, наши ячейки в смысле
обрамление границ вернулись в свое первозданное состояние. Предположим, вы хотите,
отформатировать одновременно несколько листов рабочей книги, что вы делайте. Для этого вам
надо выделить несколько листов, давайте мы с вами их выделим.
Держа нажатой клавишу Ctrl, выделяем нужные нам листы, потом выделяем группу ячеек,
опять таки выполняем формат ячейки, заливаем наши ячейки, предположим вот таким цветом, с
таким узором и нажмем на кнопку ОК. Сейчас перейдем на другие листы и видим, что у нас на и
первом и на втором листе имеется вот такой вот узорчик. Проверим, правильно ли это все у нас
произошло, столбец В, от 18 до 22 строки. Проверяем здесь, В 18, 22 строка, и здесь то же самое,
18, 22 строка. Точно, так же, если мы с вами опять таки выделим несколько листов. Выделим этот
диапазон, выполним команду формат ячейки, мы можем точно также поработать с границами,
предположим мы хотим вот такой вот линий, ярко желтого цвета ограничить верхние, нижние
боковые, вот стороны, нажмем на кнопку ОК.
Вот, у нас что случилось, на всех остальных листах у нас получилось то же самое. То есть,
таким образом, мы с вами смогли поработать одновременно с группой рабочих листов. Давайте
закончим на этом урок, мы научились менять оформления наших ячеек, а на следующем уроке мы
научимся защищать ячейки и листы рабочей книги.

4.10. Защита ячеек, листов и книг


Сейчас мы с вами поговорим о защите ячеек, листов и рабочих книг. Excel имеет возможность
устанавливать защиту на отдельные ячейки диаграммы и другие находящиеся на рабочих листах
объекты. Также может установить защиту и на целый рабочий лист, и на всю рабочую книгу. Для
чего устанавливается защита, во первых для того, чтобы защитить данные от неосторожного
действия пользователя, к примеру, вот предположим в этой ячейке у нас очень важная
информация. Ну, вот, например 1,2,3,4 и мы не хотим, чтобы какой не будь, случайный
пользователь ее поменял, в данном случае это совершено, возможно, вы приходите, становитесь
на эту ячейку и меняете ее значение. Там принципиально другое, это у вас может получиться
случайно, в конце концов, вы можете просто локтем опереться на значок пробела и этого не
70 TeachPro Microsoft Excel 2003

заметить. Кроме, того, возможно, какие то данные нежелательно для просмотра посторонним
человеком, и вы не хотите, чтобы посторонние люди видели ваши данные, для этого вы опять таки
должны защитить свою информацию. Защита ячеек осуществляется с помощью диалогового окна
формат ячеек, вот, сейчас мы как раз на вкладке защита. Каким образом мы можем защитить наши
ячейки? Мы можем защитить наши ячейки с помощью этих двух галочек, во первых, защитить
нашу ячейку от не санкционированного вмешательства, а во вторых мы можем скрыть формулы в
наших ячейках. Это, делается для того, чтобы сохранить, какую не будь <<now how >>, чтобы
обычный пользователь не увидел, что у нас там есть и как что мы считаем. К сожалению,
защитить ячейки мы можем только после того, как защитим рабочий лист.
По этому сейчас мы не будем менять эти
галочки, нажмем на кнопку отмена и защитим
наш рабочий лист. Для того чтобы включить
защиту активного рабочего листа, мы выполняем
команду сервис, защита. И здесь выбираем
команду, защитить лист, выполняем ее. Здесь мы
защищаем лист и содержимое защищаемых ячеек.
Если в определенных ячейках мы установили вон
ту галочку, помните, диалогового окна формат
ячеек, то после установки защита рабочего листа,
те ячейки менять тоже не будет возможности.
Введем, здесь какой не будь пароль, для того,
чтобы иметь возможность отключать защиту
листа, предположим, введем 3 единицы, и
нажмем на кнопку ОК, здесь нам предлагается
ввести пароль еще раз, набираем мы с комой тир единицы, сейчас у нас включена защита
рабочего листа. Предположим, попробуем внести сюда какие не, будь изменения, видите, сейчас
нам Microsoft Excel сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений, для того, чтобы
изменить защищенную ячейку или диаграмму надо снять защиту. Для того чтобы снять защиту
потребуется ввод пароля. Давайте попробуем снять защиту и посмотрим, как это происходит,
защита, снять защиту листа. Вот здесь нам предлагается ввести пароль, потому что только вы
можете снимать эту самую защиту, введем наши три единицы, ОК, все. Сейчас мы спокойно
меняем данные нашей ячейки. Предположим, мы хотим, чтобы весь наш рабочий лист был
защищен, но в определенной ячейке пользователь все-таки мог вносить информацию.
Предположим мы хотим дать возможность пользователю, вводить информацию только в эти две
ячейки. Что мы с вами делаем? Мы выделяем весь рабочий лист, выполняем команду формат
ячейки, убеждаемся, что здесь у нас установлена эта галочка.
Установим также вторую галочку, скрыть формулы, хотя, что такое формулы мы с вами еще
незнаем, но в дальнейшем мы это пройдем, нажмем на кнопку ОК, после этого выполняем
команду сервис, защита, защитить лист. Здесь опять вводим пароль, нажимаем, ОК. Подтверждаем
его. У нас пароль 3 единицы. Снова, ОК. Сейчас, нигде мы с вами не можем делать никаких
изменений, видите Excel очень отрицательно, на все реагирует. После чего, мы выделяем эти две
ячейки и выполняем команду формат, видим, что сейчас мы с ячейками ничего делать не можем,
потому что у нас полностью защищен наш рабочий лист.
Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа, введем наш пароль, сейчас мы можем делать
изменения, но у нас все наши ячейки, если вы вызовите диалоговое окно формат ячеек, они все
защищены. Сейчас мы сделаем следующее, эти две ячейки освободим от защиты, убираем эти
галочки, ОК и только после этого защищаем рабочий лист. Сейчас, сюда никаких изменений мы с
вами вносить не можем, но в эти две ячейки запросто, видите, вот, сюда уже не можем, нам Excel
сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений. Сейчас попробуем защитить всю
рабочую книгу, это делается опять таки с помощью команда сервис и защита. Здесь вот, имеется
команда, защитить книгу, выполняем ее, здесь имеются следующие пункты, защита структуры,
Глава 4. Форматирование и защита данных 71

или окна, обычно устанавливается первая галочка, потому что обычно защищается структура
книги, пароль, его вводить необязательно, но можно, и после этого нажимаем на кнопку ОК. Ну,
давайте введем пароль, опять 3 единицы, нажмем на кнопку ОК, подтвердим его, все, наша
рабочая книга защищена.
Снимается защита с рабочей книги точно также, сервис, защита, снять защиту книги, надо
подтвердить пароль, все наша рабочая книга сейчас свободна для коррекции, с помощью этой
команды защищаются все рабочие листы одновременно, ну защитой мы с вами вроде тоже
разобрались. Если мы сейчас вызовем диалоговое окно формат, а сейчас мы не сможем вызвать
диалоговое окно, потому, что мы не сняли защиту с нашего рабочего листа.
Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа и вызовем диалоговое окно формат ячейки,
вот. Сейчас мы видим, что со всеми вкладками этого диалогового окна мы с вами ознакомились,
что такое защита, мы знаем, вид, мы с ним работали, это заливка, затем обрамление границ,
изменение шрифта, выравнивание и число. Давайте закроем это диалоговое окно и закончим
текущий урок. На следующем уроке, мы с вами научимся использовать стили, пир
форматировании рабочих листов.

4.11. Использование стилей для рабочих листов


Сейчас мы с вами поговорим об
использовании стилей при форматировании
рабочих листов. Что такое стиль? Стиль – это
набор форматов. Каждая рабочая книга может
иметь свой набор стилей. Предположим мы хотим
использовать один из готовых стилей, мы
выделяем, какую не будь группу ячеек, и
выполним команду формат стиль. Вот у нас
появляется диалоговое окно стиль.
В этом раскрывающемся списке дается имя
стиля. В данном случае у нас есть следующие
возможности, это установить стиль который
называется гиперссылка, два денежных, обычный,
процентный и два финансовых. Что в себя
включает стиль? Стиль включает в себя
изображение числа, выравнивание, шрифт, как показывать рамку, узоры и также защиту. В данном
случае, стиль обычный, включает в себя, изображение формата числа, как основной, обычное
выравнивание, ничего интересного, шрифт Arial Kur, без рамок, без затемнения и с такой вот
защитой. Мы можем применить имеющиеся стиль, можем его, например, поменять на,
процентный. Процентный стиль включает в себя только изображение числа вот в таком виде, у нас
будет число и процент. Выглядеть оно будет именно так, потому что, в данном случае у нас
пустые ячейки, может быть финансовый, вот вам показана маска, что такое маска для
форматирования вы знаете, мы с вами даже создали свой собственный пользовательский формат в
свое время. Любой стиль можно изменить, то есть, выбрать, что-то соответствующее и установить,
например вот с тем же самым шрифтом. Выберем, например, какой не будь другой шрифт. Вот,
этот и красным или синим цветом, вот видите, после того, как мы нажали кнопку изменить и кое-
что поменяли, у нас здесь добавилась вот такая вот новая строчка. Где, изображен выбранный
нами шрифт, что он у нас будет Bold, размером 10 и с таким вот номером цвета. Ну, давайте
попробуем применить этот формат, ну сейчас у нас здесь никаких чисел нет. Но, если мы будем
что-то вводить, то у нас это все будет вводиться уже вот таким вот новым видом шрифта и
соответственно новым цветом.
72 TeachPro Microsoft Excel 2003

Дальше, у нас все будет по старому, потому что видите, эти ячейки у нас небыли включены в
диапазон, к которым был применен тот или иной стиль. Давайте опять выделим этот диапазон и
выполним команду формат стиль. Сейчас даже если мы уберем эту галочку, шрифт и нажмем на
кнопку ОК, у нас внешний вид этих ячеек не изменится, почему? Если мы убрали, галочку шрифт.
Значит, стиль уже не включает в себя изменение шрифта в данных ячейках, поменять шрифт с
того измененного мы можем, только включив эту галочку изменить и установить, например то,
что у нас было в прошлый раз. Например, Arial 10, вот, у нас сейчас вот так изображены наши
числа, видите уже черным цветом. Мы можем создать свой собственный стиль, выполнить
команду формат, стиль, выбрать какой не будь, например удобный нам.
К примеру, выбираем вот этот денежный. Хотим, чтобы отображение было, например, с
рамкой, с узором, меняем, например, устанавливаем такую вот рамку, даже вот такого синего
цвета, давайте мы это с вами уже умеем делать, вот так вот, шрифт у нас будет вот такого цвета,
ОК. Сейчас, на основе стиля денежный мы создали свой собственный стиль, если мы хотим,
например, добавить, чтобы у нас был стиль с собственным именем, давайте установим галочку, то
нам достаточно здесь поменять имя, к примеру, сделаем наш собственный стиль. Так, его и
назовем, нажмем на кнопку добавить, сейчас этот стиль у нас будет в этом списке, видите, вот у
нас есть – мой стиль.
Применяем его, нажимаем, ОК. Ну, правда, здесь у нас, в общем, то так и было, давайте,
применим этот стиль, например к этой группе ячеек. Выбираем, мой стиль, ОК. Созданный нами
стиль можно также удалить, делается это опять таки с помощью диалогового окна стиль,
выделяем нужный и нажимаем на кнопку, удалить. Ну, здесь со всеми кнопками вроде бы
понятно, мы можем менять имеющийся стиль, при кнопке ОК, мы применяем данный стиль к
выделенным ячейкам, при нажатии на кнопку закрыть, просто закрываем это диалоговое окно. У
нас осталась еще одна кнопка, которую мы с вами сейчас разберем, эта кнопка объединить,
давайте нажмем на эту кнопку, здесь нам предлагается объединить существующие стили и
различных рабочих книг, для того, чтобы объединить несколько стилей у нас должно быть
открыто несколько рабочих книг.
Давайте, нажмем на закрытие этих диалоговых окон. Попробуем создать новую рабочую
книгу, чистую, создадим, например, в этой рабочей книге опять таки наш собственный стиль.
Видите, в этой рабочей книге, если вы обратили внимание, нет другого стиля, к примеру, здесь
пусть будет, имя стиля - мой стиль, 2. Давайте, установим вот такой вот шрифт, синим цветом,
видите вот, это мой стиль, 2. Делаем, добавить, а после этого нажимаем кнопку, объединить.
Сейчас нам предлагается объединить стили из документа книга 1 Excel S, если мы ее выделим
и нажмем на кнопку ОК, Microsoft Excel у нас спросит – объединить стили, имеющие одинаковые
имена, мы ему скажем, нет, пусть только добавит в этот список, стили, которых не было в нашей
рабочей книге. Правда, после открытия мы видим, что он ничего не добавил, это произошло,
потому что в прошлой рабочей книге мы с вами стерли созданный нами стиль, мы его удалили,
как вы помните, сейчас его здесь нет, поэтому мы в этом окне нажмем на кнопку объединить. И
посмотрим, появится, ли здесь стиль, который мы назвали мой стиль 2. У нас опять спрашивают,
объединить стиль, имеющий одинаковые имена.
Мы, говорим, нет и уже в раскрывающемся списке, мы видим стиль – мой стиль ,,2,,. Таким,
образом, мы добавили из рабочей книги – книга два, сюда стиль, ну все, вопросы стилей мы с вами
полностью разобрали, на следующем уроке мы с вами бдим заниматься автоформатом.

4.12. Автоформат
Сейчас мы с вами займемся использованием автоформата, для этого перейдем на лист 2,
автоформатом мы будем заниматься здесь. Что такое автофориат? Это набор фиксированных
форматов, для того чтобы работать с прямоугольными диапазонами. Если у вас имеется таблица
стандартного вида, то с помощью автоформатов вы очень быстро сможете привести его в весьма,
Глава 4. Форматирование и защита данных 73

божеский вид. Что нужно сделать, чтобы применить автоформат, надо выбрать прямоугольный
диапазон, давайте мы его выберем, предположим, вот этот, дальше выполняем команду формат,
автоформат. Вот здесь у нас имеется список, вот таких вот форматов, которые можно применить в
данной ситуации, предположим, нас больше всего интересует вот этот, выберем его и нажмем на
кнопку ОК, вот наша таблица у нас приняла вот такой вот интересный вид. Фактически легким
движением руки мы ее отформатировали.
Может быть, вам будет нужно установить особые параметры автоформата, для этого мы опять
таки выделяем наш прямоугольный диапазон, выполняем команду автоыормат, здесь выбираем
нужный и нажимаем на кнопку параметры. Вот здесь, у нас открывается такая нижняя часть
нашего диалогового окна, давайте немножко его поднимем наверх, где мы можем установить, что
именно мы хотим менять. В данном случае этот автоформат включает в себя числа, рамки,
шрифты, узоры, выравнивания в ширину и высоту. Если мы уберем эту галочку, то
соответственно узоры у нас видны, не будут, видите, заливок, здесь у нас уже нет, убрали галочку,
заливок нет. В ширину и высоту, убираем галочку.
Видите, диалоговые, окна меняются.
Выравнивание, если мы устанавливаем или
убираем эту галочку, у нас соответственно
сбрасывается тип выравнивания, ну и, наконец,
рамки, вот нажали рамки, ушли, нажали, рамки
появились, то же самое с форматом чисел.
Видите, здесь у нас финансовый формат, если мы
галочку выбрасываем, соответственно обычный
общий формат у нас остается. Ну и
соответственно выбираем при этом любой, и
нажимаем на ОК, вот у нас сейчас вот такой вот
формат. Предположим, мы хотим удалить
форматирование наше таблицы, не понравилось
оно нам, хотим все привести в исходный вид, для
этого выделяем нужный диапазон, выполняем
команду формат, автоформат и в данном списке выбираем вот эту возможность, который
называется, нет. С помощью вот этого выбора у нас удалиться автоформат, нажимаем на кнопку
ОК, все. У нас, сейчас никакого формата примененного, к данной таблицы нет. Правда надо
сказать, что этой возможностью нужно пользоваться редко, таким снятием автоформата, потому,
что фактически удаляет все форматирование соответственного диапазона.
А также то, которого вы применили до использования автоформата, ведь на самом деле здесь
могли быть даны, например, формат ячеек, какой не будь специальный финансовый формат, вот
так вот. Затем, вы могли бы применить автоформат, который не затрагивал бы формат чисел, то
есть все бы осталось, так как есть, давайте выберем, что не будь, видите, вот этот формат остался
тем, который был. А потом вы выделили, вот это форматирование, сделали автоформат, выбрали
возможность, нет. И нажали на кнопку ОК, видите, сделанная вами до того форматирование чисел,
тоже исчезло, поэтому вы можете, таким образом, случайно испортить вашу таблицу и стоит быть
очень внимательным. Ну, все. Мы, с вами изучили сейчас возможность автоформатирования в
Excel, на следующем уроке мы с вами научимся копировать форматы и этим самым закончим
главу форматирование в Excel и перейдем к программированию на рабочем листе.

4.13. Копирование формата


Сейчас мы с вами поговорим о копировании форматов. Очень часто бывает, ситуация, когда вы
удачно отформатировав какой, не будь диапазон, или какую не будь ячейку, хотите без труда
применить этот формат на какие то другие ячейки. Давайте попробуем с вами это сделать.
Отформатируем, какую не будь ячейку, например вот эту, урок 12, вызываем знакомую нам
74 TeachPro Microsoft Excel 2003

команду формат ячеек, зададим какой, не будь приятный нам шрифт, полужирный, такого вот
красивого оранжевого цвета, даже установим двойное подчеркивание, вот так, нажмем на кнопку
ОК. У нас, таким образом, ячейка отформатирована.
Предположим мы хотим скопировать этот формат, вот на этот диапазон, что мы делаем, мы
выделяем данную ячейку, выполняем команду правка, копировать. После этого мы выделяем тот
диапазон, куда мы хотим применить данный формат, и выполняем команду, правка, специальная
вставка. Здесь, мы устанавливаем следующую галочку, форматы и нажимаем на кнопку ОК.
Видите, к данному диапазону был применен вот этот вот формат, который мы с вами ставили
диалогового окна специальная вставка. Это мы можем делать не только с помощью меню правка,
давайте еще раз скопируем этот формат.
А еще лучше изменим с вами его. Например, сейчас сделаем такого вот, синего цвета.
Нажимаем, на правую клавишу мыши, выполняем команду, копировать. Затем, выделяем нужный
нам диапазон, опять таки нажатие правой клавишей мыши и выполняем команду специальная
вставка, появляется все тоже диалоговое окно, устанавливаем форматы, нажимаем на кнопку ОК,
вот. Теперь сюда применен формат из вот этой вот ячейки, ячейки F12, кроме того, мы можем
копировать не только формат одной ячейки, а формат прямоугольного диапазона.
Для этого, давайте выделим, какой не будь
диапазон, отформатируем его, сделаем формат,
автоформат, выберем какую не, будь
возможность, предположим классический 3,
нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас, сейчас вот
так отформатирована наша таблица. Для полной
ясности, изменим, шрифт двух последних ячеек,
сделаем его, предположим, вот таким вот цветом,
у нас вот такой вот формат диапазона. Теперь,
если мы выделим весь этот диапазон, выполним
команду, копировать, затем выделим диапазоны,
куда нужно это вставить, предположим, вот такой
вот большой диапазон, нажмем на правую
клавишу мыши. И, выполним команду
специальная вставка и установим переключатель
формата. И нажмем на ОК. то мы увидим, что данное форматирование полностью применилось к
выделенному диапазону, причем применилось следующим образом, количество ячеек, было
специальным образом подобрано, у нас 3 синих и 2 красных, вот видите, у нас 3 синих написания
и 2 вот таких вот розовых.
Потом формат применился сначала, то есть опять таки заголовок, 3 синих, две розовых и так
далее. Здесь у нас диапазон был короче, поэтому, два розовых написания просто не поместилось,
вот такой вот очень интересный вариант, то есть понятно, что таким образом мы можем выделять
диапазон для конечной ставки формата большего или меньшего размера, нежели исходный.
Ну, все, на этом мы заканчиваем наш текущий урок, вместе с тем полностью заканчивается
форматирование данных в Excel, на следующем уроке мы с вами начнем новую главу
программирование на рабочем листе, мы начнем с вами писать формулы, пользоваться
функциями, создавать именованные диапазоны.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 75

Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе

5.1. Понятие формулы


Сейчас мы с вами начинаем тему, Формулы и
имена на рабочем листе. Как вам известно, Excel
был создан для того, чтобы производить
определенные вычисления. Вычисления в Excel
производятся с помощью формул, а в формулах
используются операции. Операции могут быть
арифметические, текстовые, сравнения и
адресные. Давайте с вами введем здесь несколько
чисел, предположим, в ячейку 1 мы вводим число
1, сюда число 2 и сюда число 3. Вот у нас
записано три числа, предположим, мы хотим, в
ячейке А5 получить результат сложения первых
двух чисел, делается это с помощью формул.
Формула всегда начинается, со знака равняется,
давайте введем этот знак, после этого, после того,
как вы ввели, знак равняется, вам нужно подставить операнды, операндами могут быть как числа,
так и адреса ячеек. Ну, давайте подставим адреса ячеек, предположим, мы хотим к первой ячейке,
вот у нас сразу выделилось первая ячейка прибавить ячейку А2, так и запишем.
Вот ячейка А2 у нас выделилась соответственно зеленным цветом, сейчас у нас в ячейке опять
имеется результат сложения, ячеек А1 и А2, Если мы посмотрим стоку формул, мы увидим, что
здесь у нас изображена наша формула, к ячейке А1 прибавить ячейку А2, получили результат 3.
Давайте в ячейке А6, введем формулу для вычитания, вычтем из одной ячейки другую, делается
это так же, как и в первом случае, ровняется А2, вычесть А1, нажимаем клавишу Enter. Вот,
сейчас у нас здесь, мы видим результат вычитания с одной ячейки в другую, давайте сейчас
получим умножение, сейчас мы сделаем с ячейкой А3. Ее умножим на ячейку А1, вернее не сами
ячейки, а их содержание, правильно мы получили результат равный трем, точно также мы можем
сделать, для деления, А3 поделим на пример А1. Здесь результат у нас тоже тройка, более того,
мы можем, вот возвести, например в степень.
Возведение в степень, происходит следующим образом, предположим мы хотим в ячейку А3,
возвести в степень, которая содержится в ячейке А2, как мы это делаем. Мы здесь вводим А3,
значок степени у нас вот такая квадратная шапочка, и ввозим А2, нажимаем клавишу Enter. Вот
здесь получилось 9, все правильно, 3 в степени 2, у нас равно 9. Ну и последняя арифметическая
операция, которая нам осталась, это операция процент. Давайте попробуем сделать следующее,
введем, ровняется, предположим, ячейка А1, процент и нажимаем на клавишу Enter. У нас
получилось, что число 1 является фактически одной сотой от целой доли, то есть мы получили
процент, как бы от сотой. Все правильно, теперь давайте сделаем вот что, попробуем изучить
текстовые операции.
На самом деле, для текстов у нас имеется только одна операция, операция сцепления. Давайте
попробуем с ней разобраться, предположим, в ячейку В1, у нас введено слово имя, а в ячейку В2,
слово фамилия. Сейчас мы с вами в ячейке В3 получим конкадинацию, то есть сцепление
значений ячеек В1 и В2, давайте это попробуем, В1, конкотинация В2 и нажимаем клавишу Enter.
В результате у нас две строки сцепились друг с другом, у нас имя и фамилия вот так вот друг к
другу прилепились. Что еще интересного мы можем с вами сделать. Следует заметить, что
формулы мы можем вводить не только в сами ячейки, еще мы их можем вводить непосредственно
в стоку формул. Давайте попробуем, введем сейчас сюда, какую не будь формулу, например,
76 TeachPro Microsoft Excel 2003

равняется ячейка В2 сцепить, с ячейкой В3 и нажмем, на клавишу Enter. Сейчас у нас ячейка В3,
которая содержит уже в свою очередь формулу. Участвует, вот в этой формуле и результат
находящейся в этой ячейке сцепился с ячейкой В2.
То, есть фактически мы можем создавать, вот такие вот, как бы вложенные формулы.
Существует еще один интересный способ ввода формул. Это вводить адреса ячеек с помощью
мыши, давайте здесь мы попробуем вот что, напишем опять, формулу равняется, которой мы
хотим к содержимому ячейки А2 прибавить содержимое ячейки А3.
В данном случае мы в ручную не вводим адреса ячеек, мы щелкаем левой клавишей мыши по
ячейке А2, а затем прибавляем и щелкаем левой клавишей мыши А36 и только после этого
нажимаем клавишу Enter, вот так вот. У нас опять получился в результате значение 5, а ввели
адреса ячеек мы с помощью левой клавишей мыши. Давайте, на этом закончим текущий урок. На,
следующем уроке мы с вами поговорим об абсолютных и относительных адресах ячеек.

5.2. Адреса ячеек


На прошлом уроке мы с вами начали изучение формул, в формулах как вы помните, очень
часто используются адреса ячеек, давайте введем здесь несколько чисел, предположим 9; 8; 7; 6; а
здесь тоже введем какие не, будь числа, например 1,2,3, и 4. Вот у нас, имеются вот такие, дав
столбика. Предположим, мы хотим с вами, создать формулу, которой произведем вычитание от
ячейки А2 в ячейке В2. Вы, уже знаете, как мы это делаем. Мы, вводим, знак равняется, пишем
адрес в первой ячейке, это у нас А2, от которой вычитаем в ячейку В2. Вот у нас получилась такая
формула, которая дала результат 8. в данном случае используется относительная адресация ячеек.
Что это значит? Это значит, что если мы сейчас скопируем эту формулу и перенесем ее на
приме в ячейку С3. Давайте, мы это сделаем, с помощью клавиатуры копируем содержимое этой
ячейки С2 и переносим содержимое в ячейку С3, мы в ячейке С3 уже получили формулу не А2 –
В2, а А3 – В3, то есть, у нас содержимое ячейки автоматически изменилось, потому что
использовались относительные адреса. Если мы вернемся сюда, ту увидим, что, здесь
относительно ячейки С2, была взята ячейка А2 и В2. Соответственно, если мы перенесли формулу
сюда, то у нас изменилась строка, то есть практически произошло изменение по строке,
произошло изменение строки, 2 на, стоку, 3. Естественно, можно предположить, что если мы
перенесем нашу формулу сюда, в ячейку D2, то у нас произойдет и изменение по столбцам,
давайте мы попробуем это сделать, опять скопируем и переносим вот сюда. Правильно, у нас
произошло сейчас изменение по столбцам, были взяты не столбцы, А и В, а были взяты столбцы,
В и С. То есть, находящиеся на определенной позиции от столбца D, а строки получились
неизменными.
Чем, удобны относительные адреса? Очень, часто бывает необходимость, например, если у вас
очень длинные данные, просто с помощью маркера автозаполнения протянуть нашу формулу и
тогда соответственно у нас будет в определенной ячейке посажены соответствующие измененные
адреса. Теперь, что делать, если мы не хотим менять адреса. Если мы не хотим менять адреса, для
этого используются абсолютные адреса ячеек. Абсолютные адреса ячеек указываются с помощью
значка доллара, если вы хотите оставить фиксированным столбец, то прямо рядом с ним ставится
значок доллара, попробуем, значок доллара.
Имя столбца, если вы не хотите не в коем случае менять стоку, еще раз ставится значок
доллара и ставится уже номер строки, предположим это у нас А2. В данном случае, эта ссылка,
указывает именно на эту ячейку. Отнимаем от нее, значок доллара, В, значок доллара А2,
нажимаем клавишу Enter. У нас получился ответ совершенно идентичный тому, что был получен
ячейке С, но здесь использовались относительные адреса, а здесь абсолютные. Если же мы с вами
протянем маркер автозаполнения, то во всех ячейках мы получим число 8, потому что, формула у
нас не изменилась. Она везде ссылается на одни и те же ячейки – А2 и В2.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 77

В данном случае, у нас адреса зафиксированы и по столбцу и по строкам, что будет, если мы
зафиксируем их только по столбцу, давайте попробуем. Фиксируем по столбцу, А2, не вписываем
знак доллара, потому что по строкам мы не фиксируем, вычесть, В2, нажимаем клавишу Enter,
здесь у нас получился результат 8, но если мы протягиваем маркер заполнения. Мы, видим, что
результаты наши изменились, потому что мы разрешили менять формулу относительно строк, и
она поменялась, здесь уде третья строка фигурирует, здесь четвертая и здесь пятая. Но, если мы
вот это строчку, скопируем и перенесем, например, вот сюда. И вставим ее, то вы увидите, что
столбцы здесь соответствующие не изменились, вот помните, когда мы скопировали вот эту
формулу и вставили ее вот сюда, у нас поменялись столбцы, в данном случае у нас столбцы не
поменялись, потому что, они у нас были зафиксированы.
Вот такой вот тип адресации, когда зафиксированы либо столбцы, либо стоки, называется
смешанным типом адресации. Мы сейчас можем очень легко построить, например таблицу
умножения, для чисел до девяти, используя вот такой вот смешанный тип адресации. Давайте, с
вами попробуем, введем числа от нуля до девяти,
мы это даже можем ввести с помощью маркера
автозаполнения, вот так вот, мы с вами ввели
такие числа, сейчас введем мы также вот сюда,
давайте потянем маркером, вот, что мы здесь
хотим умножить? Мы, хотим умножить
содержимое ячейки С10 на содержимое ячейки
В10, но так, чтобы, если мы протянем маркером
автозаполнения, строчки бы соответственно
поменялись, давайте попробуем: ровняется, мы
умножаем, ставим якорек, В10 умноженное на
С9, видите, у нас получилась единица.
Теперь если мы сейчас протянем маркером
автозаполнения, то мы увидим, что здесь у нас
соответственно произошли изменения, почему
это произошло, потому что здесь мы ошиблись, на самом деле, здесь надо было тоже вставить знак
доллара, сейчас давайте протянем эту нашу формулу, что у нас произошло. У нас произошло, что
здесь, эта наша формула преобразовалась соответственно В11 умноженная на С9, это продолжает
быть С9, потому что мы зафиксировали ее по строке, и она у нас не меняется, здесь у нас
соответственно получилось В12, но продолжает оставаться С9 и так далее. Для чего мы это
сделали, а мы сделали вот для чего, если мы сейчас протянем маркер автозаполнением вот сюда,
то мы увидим вот такое интересное изменение формулы.
Здесь соответственно у нас остается В10, остаются вот эти заглавные собственно сомножители,
но меняется уже второй множитель, строка у нас остается той же, но меняется столбец. Видите,
как интересно все получилось. Давайте протянем это все до конца. Есть кстати, вот такой секрет,
если вы сделайте двойной щелчок на маркере автозапонения, то он протянется до самого конца,
вот так вот, еще раз, двойной щелчок, видите как интересно. Сейчас посмотрим, что у нас с вами
получилось? А у нас получилась вот такая интересная таблица умножения. Если, мы с вами, как-
то видоизменим этот столбец.
А еще лучше сделаем его более жирной и вот эту строчку, то у нас получится очень наглядно, у
нас получится здесь правильный результат, можете проверить, 6 умноженная на 3, будет 18.
Видите, мы это все сделали с помощью комбинирования смешанных адресов. Ну что такое
смешанный адрес, что такое абсолютные и относительные адресация в ячейках вы уже поняли,
давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами начнем изучать массивы.
78 TeachPro Microsoft Excel 2003

5.3. Редактирование формул


Перед тем, как приступить к изучению массивов, все токи давайте повторим редактирование
формул. Как мы редактируем формулы, во первых, мы можем точно так же, как и для изменения
значения в ячейках выделить нужную, нажать клавишу F2, перейти в режим редактирования и
здесь менять формулу. Кроме того, мы можем редактировать формулу, прямо в строке формул,
делаем щелчок по строке формул, чтобы фокус ввода был бы именно там, и здесь редактируем.
Очень часто нам может быть необходимо, изменение типа ссылки, с относительной на
абсолютную, и обратно. Вот, например, здесь у нас имеется формула, где используется
абсолютная ссылка, предположим нам нужно ее изменить.
Первый способ, это можно сделать в ручную, просто сюда вставив несколько знаков доллара.
Вот, например как мы сейчас это делаем с вами, вот так, вставили значки доллара, нет здесь, вот
так вот, мы уже, таким образом, поменяли, но с другой стороны можем сделать следующее.
Установить сюда, индикатор активной ячейки и нужное количество раз нажать на клавишу F4, вот
видите, мы нажимаем на клавишу F4 и у нас данная ячейка меняется. Сейчас, у нас она
абсолютная и по столбцу и по строке, нажимаем клавишу, F4. Сейчас, только по строке, только по
столбцу и относительная ссылка. Видите? Вот, таким вот образом можно ее менять. После того
как изменили, нажимаем клавишу Enter. Иногда, бывает необходимо, сразу на рабочем листе
увидеть формулы. Вот видите, сейчас мы на рабочем листе видим только результат, формулы мы
невидим, сами формулы мы видим вот здесь, в строке формул.
На случай, если нам вдруг хочется видеть
формулу прямо здесь, мы можем сделать
следующее. Мы, можем выполнить команду,
сервис, параметры, вызвать вот это диалоговое
окно, перейти на вкладку вид. В данном, случае
мы уже на вкладке и установить значок,
формулы, если мы устанавливаем этот значок и
нажимаем на кнопку ОК, то у нас видите, вместо
результатов видны формулы, вот, нашей таблице
умножения, видите, это все, все это формулы.
Давайте сейчас вернем ситуацию к,
первоначальной, то есть уберем этот флажок и
нажмем на клавишу ОК. Теперь, у нас на экране
только результат. Ну и нам осталась еще одна
маленькая деталь, предположим мы хотим
использовать результат вместо формул, что это значит. Предположим мы, хотим скопировать
только результат, работы этой формулы, а не саму формулу. То, есть если мы скопируем
содержимое данной ячейки и вставим ее в любое другое место. То у нас сюда вставилась
фактически наша формула, а не как не результат.
Для того чтобы вставить результат, делаем следующее, выделяем нужный нам диапазон,
выполняем команду правка, копировать. Вы, можете это делать и с помощью мену, и с помощью
панели инструментов и с помощью клавиатуры, контекстного меню и так далее, скопировали,
потом выделили диапазон, куда мы хотим это вставить, мы выполняем команду специальная
вставка, не вставить, а специальная вставка, здесь мы показываем, что именно мы хотим вставить.
В данном случае, мы хотим вставить значение, то есть результат, а не как не формулу, а значения,
вставить.
На первый взгляд, мы получили то же самое, что здесь у нас, но на самом деле это не так. Если,
мы выделим эту ячейку, то увидим здесь в стоке формул, что она содержит формулу, но если мы
выделим, вот эту ячейку мы увидим, что она содержит только число, то есть в данный диапазон
мы вставили только значения, полученный здесь результат. Вроде про редактирование формул,
все, на следующем уроке мы на конец то перейдем к массивам.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 79

5.4. Массивы
Сейчас мы с вами начнем работать с массивом. Что такое массив в Excel. Массив в Excei это
прямоугольный диапазон ячеек, который обрабатывается единообразно, давайте перейдем на лист
2 и начнем работать. Для того чтобы ввести формулу массива, нужно сделать следующее, во
первых, выделить массив, давайте здесь введем пару промежуточных значений, например 1 и 2, у
нас в ячейке А1, число 1, в ячейке А2, число 2, и попробуем поработать как бы с массивом.
Выделим предварительно прямоугольный диапазон, вот мы с вами ее выделили. Вводим формулу,
введем ее вот сюда, в строку формул, это у нас ровняется, А1 предположим, плюс А2. мы ввели
формулу. После того, как мы ввели формулу, мы должны нажать ни клавишу Enter, а комбинацию
клавиш Chift-Ctrl-Enter, после чего, видите, у нас формула преобразовалась, вот таким образом,
она сейчас у нас в фигурных скобках.
Это показывает, то что, эта формула для массива и весь диапазон нами ране выделенный
запомнился одним и тем же результатом. Каждой данной ячейке имеется эта формула. То есть мы
с вами сейчас в первый раз ввели формулу массива. Правда надо подчеркнуть, что в данном
случае формула хранится в единственном экземпляре и эта запись не равна последовательности
подобных формул в каждой ячейке. Она вводится один раз и вычисляется тоже один раз. Сейчас
мы попробуем сделать вот что, мы с вами введем несколько значений сюда, 1; 2; 3; 4; 5; 6 и сюда,
предположим вот так вот.
Попробуем задать формулу массива, так чтобы она работала с диапазонами. Как вы помните,
диапазон у нас задается следующим образом, в данном случае он начинается от А12, затем ставим
двоеточие. Затем, последнюю ячейку диапазона, у нас это А17, прибавить, укажем соответственно
вот этот диапазон - В12, двоеточие, В17 и сейчас нажмем комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter,
нажимаем. Видите, у нас везде получились, разные значения, почему, потому что, для вот этой
ячейки работает фактически первый элемент, первого диапазона и второй элемент второго
диапазона. Для этой ячейки - второй элемент, первого диапазона и второй элемент второго. На
самом деле очень удобно, вот так вот все задавать с помощью диапазонов. Еще раз обратите
внимание, вот на эти круглые скобочки.
Именно они означают, что эта формула массива. А вот этот диапазон, он рассматривается, как
единый элемент. Если у вас уже есть определенный диапазон и имеется формула для него, вы не
сможете вставлять сюда, например ячейки или редактировать каждую ячейку, например в нутрии
диапазона. Массив меняется как единое целое. Если вы обратили внимание, когда мы вводили вот
это самую формулу массива. Этот диапазон мы выбрал равным, вот этому и этому диапазону. На
самом деле это совершенно необязательно. Мы можем выбирать в качестве диапазона массива,
диапазон меньшего или большего размера. Давайте попробуем сейчас с вами это сделать, сделать
диапазон меньшего массива. То есть, мы пытаемся вот эту формулу, давайте мы ее все-таки
скопируем, вот так вот. Мы ее скопировали в буфер обмена, так, часть массива мы не изменяем.
Сделаем двойной щелчок, даже не так, сначала выделим меньший диапазон, введем сюда эту
формулу, вот она и нажмем комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter, как вы видите, несмотря на то,
что этот наш конечный диапазон был меньше по размеру, чем исходный, все равно у нас все
посчиталось правильно.
Просто сюда формулы соответственно не применились. Давайте на этом закончим текущий
урок, что такое массивы, мы с вами уже поняли, на следующем уроке мы с вами займемся
именами, научимся именовать ячейки и диапазоны.

5.5. Имена ячеек и диапазонов


Сейчас мы с вами начинаем работать с именами. Работать, с именами ячеек и диапазонов.
Один способ задания диапазонов вы уже знаете, задаем через такое двоеточие. Сначала задаем
первую ячейку, затем последнюю, ну двоеточие в середине. В Excel существует возможность
80 TeachPro Microsoft Excel 2003

указание на ячейки диапазона с помощью имени. Как задается имя? Имя задается следующим
образом, предположим мы хотим присвоить, какое не будь имя этому диапазону.
Что мы для начала делаем? Во первых, мы ее
выделяем, во вторых выполняем команду вставка,
имя, присвоить. У нас появляется вот это вот
диалоговое окно, присвоение имени. В данном
случае, в низу, в разделе формула, указана, какой
именно диапазон мы хотим обозначить именем. В
данном случае, нам сказано, что это на листе два,
а это так и есть, вот у нас активен лист два.
Диапазон, начиная от D12 кончая D14, смотрим
внимательно на наш лист, так оно и есть. Ну,
введем какое не, будь имя, предположим, введем,
что не будь самое простое, диапазон 1, после
того, как мы ввели имя, мы должны нажать на
кнопочку ОК, давайте нажмем на эту самую
кнопочку. Что мы сейчас с вами видим? Мы
видим, что вот здесь, в списке имен, у нас сейчас имеется имя нашего диапазона, диапазон 1. Если
мы перейдем, на какую не будь другую ячейку, то здесь соответственно этого имени не будет
активным. Но оно будет иметься в списочке, давайте нажмем на него, видите у нас, сразу
выделился наш диапазон. Чтобы нам выбрать в этом списке имя нашего диапазона.
Предположим мы хотим ввести несколько имен, что мы делаем, на самом деле очень просто.
Опять таки выделяем диалоговое окно вставка имя, присвоить, здесь нам достаточно ввести имя,
например, введем диапазон 2, нажать вот на эту кнопочку, вот таким вот образом и выделить, тот
диапазон, которому мы хотим присвоить это имя, выделили, вот таким вот образом. Сейчас
откроем данное окно, с этой кнопочкой вы знакомы, мы ее изучали. Когда проходили диалоговые
окна, после этого мы можем нажать либо на кнопку добавить, если планируем еще, в последствии
задать какой не, будь диапазон, либо на кнопку ОК. Давайте нажмем на кнопку добавить, видите
этот диапазон, это имя, прямо добавилось у нас в этот список.
Мы можем задать третий диапазон. Давайте, здесь исправим это на тир и зададим формулу,
можем нажать на эту кнопочку, чтобы уменьшить диалоговое окно, чтобы оно нам не мешало, а
можем собственно и не нажимать. Можем просто выделить нужный нам диапазон, вот так вот, и
опять таки нажать на кнопку добавить, вот у нас сейчас в списочке имеются три диапазона, если
мы переключаемся, мы видим, как соответственно меняются здесь адреса. Нажмем на кнопку ОК,
что мы сейчас с вами увидим?
Мы увидим, что в этом списке, у нас имеется три вот таких вот диапазона, кроме того, мы
можем задать имя нашему диапазону прямо вот здесь, что мы для этого делаем? Выделяем
диапазон и прямо здесь вводим его имя – диапазон, ну в данном случае у нас 4. Если мы опять
откроем этот список, мы увидим, что диапазон 4, добавился к первым трем.
Ну, каким образом задавать имена диапазонов мы с вами уже поняли, мы научились это делать,
научились переходить с помощью этого списка имен на нужный нам диапазон, видите, как у нас
это получается. И научились пользоваться диалоговым окном, ставка, имя, вот присвоить,
присвоение имен, вот здесь у нас соответствующее диалоговое окно, мы научились этим всем
пользоваться. На следующем урок мы с вами, изучим область действий имен, научимся создавать
имена на основе текста заголовка строк и столбцов.

5.6. Область действия имен


Сейчас мы с вами поговорим об области действий имен, у вас может возникнуть следующий
вопрос. А где собственно хранятся те имена, которые мы создаем, вот, например вот, эти все
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 81

имена, которые у нас есть. Эти имена хранятся в той рабочей книге, где они были созданы. В
данном случае, у нас эта рабочая книга, которая называется книга 1. Область действий этих имен,
вся рабочая книга. Это означает, что в данный список имен доступен на всех листах.
Давайте перейдем на лист 1 и посмотрим в раскрывающемся списке имена. И увидим, что
здесь, несмотря на то, что мы находимся на листе 1, а данные имена относятся к листу 2, они все
равно у нас доступны. Если, мы щелкнем, по одному из них, мы перейдем на нужный нам лис.
Соответственно на нужный нам диапазон. Предположим, мы хотим ввести имя так, чтобы оно не
было бы доступно. Например, с листа 1 или с листа 3, оно было бы доступно только с листа 2.
Давайте введем здесь пару чисел, чтобы как-то обозначить нужный нам диапазон. Выделим его и
введем, прямо здесь имя.
Для того чтобы эти имена действовали только на данном конкретном листе, нам нужно сделать
следующее, во первых, ввести имя листа, в данном случае у нас лист 2, затем указать
восклицательный знак. И только после этого, ввести имя диапазона. У нас это будет уже диапазон
5. Все, нажимаем клавишу Еnter. В данном случае, у нас имеется диапазон 5, это имя относится
именно к этому диапазону, но с листа 1, диапазон 5, у нас видите, не виден, потому что область
действия имени диапазон 5, только данный конкретный лист. Сейчас предположим, мы хотим
создать имена, на основе текстов заголовок, строк и столбцов.
Для чего это может быть нужно? Предположим, у нас есть такая не большая ведомость,
давайте перейдем на лист 3 и здесь создадим небольшую таблицу, первое, здесь у нас в нашей
таблице будет имя, затем у нас здесь будет ставка, затем заработная плата, зарплата, долго вводить
не будем, здесь у нас будет, какая ни будь, например сумма. Введем сюда список имен – Иванов,
Петров, Сидоров и Карапетов, как вы помните, в свое время мы создали этот список. Здесь, введем
какую, не будь ставку, ставка 1,2. К сожалению, это у нас воспринялось, как число, а не как, вот
1,2, поставим здесь все-таки запятую.
Давайте, применим сюда формат дробный, вот такими простыми дробями изобразим это число,
и у нас здесь, вот это, имеются заголовки, фактически столбцов. Давайте, сделаем их чуть
пожирнее, чтобы визуально выделить, и мы
хотим дать имена вот этим вот диапазонам в
соответствии вот этими вот названиями. С начало
выделяем нужный нам диапазон, вот так вот.
Надо быть очень внимательным, чтобы вот это
имя, которое мы хотим дать этим вот, этому
диапазону, было бы включено ваше выделение, и
выполняем команду вставка, имя, создать. У нас
появляется, вот такое вот диалоговое окно
создать имена. Здесь мы задаем, где именно
находиться по тексту. В данном случае, наше имя
находиться в строке выше, мы хотим про
именовать, вот этот вот диапазон, и вот у нас
наше имя, нажмем на кнопочку, ОК.
После этого, если мы выделим вот этот наш
диапазон, мы увидим, что ему присвоилось имя, которое вот так имя и называется. Давайте
попробуем проделать вот с этим диапазоном, чтобы закрепить пройдено, ставка, имя создать,
опять таки в строке выше, у нас это очень правильная галочка, нажали на кнопку ОК, после того
как выделили этот диапазон, видим, что ему присвоено имя ставка. Кроме того, мы можем,
выделив, вот этот весь диапазон, присвоить ему также имя, сделать ставка, имя, создать, но уже у
нас имя находиться в столбце с лева, то есть вот здесь вот. Excel это очень правильно определил и
предлагает нам свой вариант, если мы сейчас нажмем на кнопку ОК, нам предлагает заменить
существующее определение Иванов, мы с ним соглашаемся, то мы увидим, что вот этот вот
диапазон у нас сейчас имеет имя Иванов.
82 TeachPro Microsoft Excel 2003

Сейчас если мы с вами откроем диалоговое окно присвоение имени, мы увидим здесь вот весь
список наших имен. У нас есть 4 диапазона, у нас есть Иванов, имя, ставка и так далее. Вот это все
наши имена. Давайте закроем данное окно. Если вы правильно обратили внимание, вот в процессе
создания имен подобного типа, Excel создает имена уровня рабочей книги. А не уровня листа, то
есть вот все эти имена, будут видны и отсюда так же, видите, здесь есть Иванов, имя, ставка, на
листе номер один эти имена так же видны, то есть это имена уровня рабочей книги. Предположим
мы хотим изменить или удалить имена ячеек, как мы это делаем? Во, первых, мы вызываем ююю
диалоговое окно, имя присвоить, вот оно, здесь у нас есть список имен, мы можем выделить,
например нужное и просто его удалить. Вот, с помощью нажатия на эту кнопку, все имя у нас
удалилось, больше оно в списке не присутствует, кроме того, мы можем изменить имя,
предположим имя диапазон 3, нам не нравится. Мы хотим, чтобы это имя называлось, например,
диапазон 18, мы это выбираем. И нажимаем, кнопку добавить.
Вот у нас имя диапазон 18, после чего мы имя диапазон 3 можем просто удалить. Если мы
хотим, переопределить диапазон, который связано с именем, делаем следующее. Мы, опять таки
выделяем нужный диапазон, но на этот раз переходим в, стоку формул. Давайте отодвинем это
диалоговое окно, перешли, сейчас выделим какой не, будь другой диапазон, например вот этот,
мы выделили другой диапазон, теперь к имени диапазон 18 соответствуют совершенно другое
имя. И после этого нажимаем на кнопку ОК. Все у нас диапазон изменился.
Давайте мы с вами запустим опять таки наше диалоговое окно присвоить и увидим, что у нас
сейчас совершенно другой диапазон, под именем диапазон 18. ну все со списком имен мы с вами
научились работать, на следующем уроке мы с вами научимся использовать эти имена в формулах
и применять их.

5.7. Использование имен


Сейчас давайте попробуем использовать
имена, для начала создадим два диапазона,
например, это первый диапазон, давайте зададим,
какое не будь имя, для этого здесь введем часть 2,
а еще лучше часть 1, нажмем клавишу Enter. Вот
здесь у нас имеется диапазон части 1, видите,
сразу вот этот диапазон у нас выделяется, и
зададим второй диапазон. Например, вот такой
вот, имя этому диапазону зададим уже
соответственно часть 2. Сейчас у нас на нашем
рабочем листе имеется два вот таких вот
диапазона, часть1 и часть 2. Предположим, мы с
вами хотим их использовать, в какой не будь
формуле, во первых, выделим в свою очередь, вот
этот вот диапазон и напишем формулу.
Предположим, мы хотим, от этого диапазона отнять вот этот, что мы делаем? Начинаем, формулу
мы со знака равняется. Теперь мы хотим, ставить имеющиеся имя, давайте сделаем ставка, имя,
вставить. Вставляем имя часть 2 и нажимаем на кнопку ОК.
Вот, у нас вставилось имя часть 2, вот вставилось вот в этот вот диапазон. Сейчас, прибавляем
или отнимаем, в зависимости от, того, что мы хотим делать, мы с вами собирались отнять от этого
диапазона второй, снова выполняем ставка, имя, вставить, уде соответственно часть один. Вот
сейчас, у нас здесь имеется вот такая вот строка. После этого если мы нажмем на клавишу Ctrl-
Shift-Enter, то у нас эта формула применится для массива, и получим вот такой вот результат.
Если вы увидите, результат у нас правильный, у нас здесь тройка, потому что от четырех отнять
единица, будет три, здесь двойка, соответственно, как результат и так далее.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 83

Таким образом, мы с вами применили имя в формулах. Предположим, в какой либо формуле
мы хотим использовать, например вот этот диапазон, который называется часть 2. Давайте
вставим сюда формулу, например, мы сюда вставляем первый диапазон, вот он. В данном случае,
видите, автоматически подставляется часть 2, вычесть, к примеру, и сейчас автоматически
подставляется, часть 1 и нажимаем опять таки совокупность клавиш Ctrl-Shift-Enter. Так как у нас
предварительно не был выделен весь диапазон, то мы видим только первое значение, от четырех
отнять единицу. Но может случиться следующее. Что мы с вами, когда будем вводить формулу,
вручную введем диапазон.
Давайте попробуем, от В, В4, это фактически, от В9, это фактически начало, вот этого
диапазона, патом ставим двоеточие В13. Предположим, вычесть или сложить, давайте для
разнообразия сложим, с диапазоном А9, двоеточие, соответственно А13 и нажмем на
совокупность клавиш Ctrl- Shift-Enter, сейчас у нас опять таки применилась вот эта формула, где
фигурировал диапазоны. Но предположим, мы хотим применить имя, мы хотим, чтоб вот этот
диапазон, он заменился на имя, что мы при этом делаем, мы делаем вот что, мы выполняем
команду, ставка, имя, применить. В данном случае мы можем применить любой из имеющихся
имен, например, мы хотим применить имя часть один, для этого вот выделяем имя часть 1,
отключаем имя часть 2 и нажимаем на ОК.
После нажатия на ОК, если вы обратили внимание, второй диапазон у нас заменился на его
имя, точно так же мы можем заменить первый диапазон, давайте, это сделаем, вставка имя,
применить, и сейчас применим вот это имя, часть 2. Для, этого отключим, часть 1, у нас
получилось имя часть 2, нажимаем на кнопку ОК. И если вы обратили внимание, у нас произошла
вот такая вот замена. Таким образом, мы применили наше имя, кроме того, мы можем присвоить
имя формуле и значению, как мы это делаем? Предположим, напишем, какую не будь, формулу,
здесь напишем, к примеру, равняется, А9 прибавить В9. У нас получилась формула и имеется ее
соответствующий результат, мы можем присвоить этой формуле имя, давайте попробуем это
сделать. Выполняем команду вставка, имя, присвоить.
В данном случае мы присваиваем имя этой формуле, фактически не числу, которая записана, а
самой формуле. Давайте присвоим ей имя, например формула, а еще лучше формула 1, вот так
вот, нажмем на кнопку ОК. Сейчас данной формуле присвоено имя формула 1. И если вот здесь,
мы введем, знак равняется, и напишем, формула 1, и нажмем на клавишу Enter, то у нас результат
тоже будет равен пяти, потому что мы присвоили к данной формуле имя формула 1 и
соответственно сюда ее вставили.
Вот здесь у нас так и получилось, равняется формула 1. Таким образом, мы можем присваивать
имена так же нашим формулам. Ну, давайте этим закончим текущий урок, этим самим мы
закончили работу с именами на наших рабочих листах и в наших рабочих книгах. На следующем
уроке мы начнем с вами работать с функциями Microsoft Excel.
84 TeachPro Microsoft Excel 2003

Глава 6. Рабочий лист и книга Excel

6.1. Функции рабочего листа Excel

6.1.1. Мастер функций


Сейчас мы с вами начинаем обширную тему,
которая, называется функции рабочего листа
Excel. С помощью функций мы можем выполнять
различные действия над аргументами. Давайте
создадим новый лист, сделаем операцию вставки,
лист и вот здесь, на листе 4 будем работать с
нашими функциями, поймем, что это такое?
Во первых, введем несколько предполагаемых
аргументов нашей функции, то есть несколько
чисел, вот, у нас здесь имеется несколько чисел,
предположим мы хотим использовать функцию,
которая называется суммирование. Начнем с того,
что на панели инструментов у нас имеется вот
такой вот значок, который называется автосумма.
С помощью этого значка на прямую можно
вызвать функцию суммирование, давайте мы попробуем это с вами сделать. Нажимаем на этот
значок, вот у нас, после знака равняется в строке формул, мы видим функцию, которая называется
функция суммирования, функция Сум. И Excel сразу нам предлагает предположительный
диапазон, над которым эта функция должна заработать, от А1 до А4, вот от А1 до А4. Если вы
сейчас обратите внимание, этот диапазон у нас выделен. После того как мы нажмем клавишу
Enter, мы видим, результат работы нашей функции. В строке формул у нас вот имеется функция
суммирования над этим нашим диапазоном, а в самой ячейке А5 вы видите результат работы этой
функции. Если вы мысленно сложите вот все эти значения, вы получите результат 10, все
правильно, давайте попробуем эту же самую функцию сумм вызвать другим способом. Выделим
ячейку, куда мы хотим поместить эту функцию и нажмем вот сюда, вот на этот значок, который у
нас так и называется вставка функции.
Сейчас у нас запускается Мастер Функций. С помощью этого Мастера Функций, мы можем
вызвать, любую из имеющихся, в Microsoft Excel функции. Во-первых, мы имеем здесь
раскрывающийся список категория, наши функции определенным образом структурированы, то
есть мы можем вызвать здесь категорию математический. Тогда, вот в этом списке у нас будут
приведены функции относящихся к математике и тригонометрии, видите, вот они, можем вызвать
любую другую категорию. Например, работа с базой данных, или текстовых, например,
логические, и так далее, можем так же вызвать полный алфавитный перечень, вот у нас полный
алфавитный перечень наших функций, видите вот он такой, а можем вызвать последние, 10
недавно использовавшихся.
У нас наша функция Сумма недавно использовалась, по этому в этом списке, здесь недавно
использовавшихся она имеется. Предположим, Она у нас выбрана, здесь в низу вы видите справку
по данной функции, нам сообщается, что эта функция суммирует аргументы, давайте согласимся с
этим, сейчас нам предлагается ввести аргументы данной функции. В данном случае Excel по
умолчанию ввел числовой диапазон, от А1 до А6. На самом деле, мы хотим сложить только
первые четыре составляющие, то есть диапазон от А единицы до А четвертых. Мы сейчас можем
мышкой, вот так вот выделить этот диапазон, сейчас видите, значение в число А1 у нас
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 85

поменялось. Сейчас здесь приведен диапазон, начинающийся с А1, кончающийся А4, здесь
показаны значения данного диапазона, в первой ячейке у нас единица, во второй ячейке у нас два,
в третей ячейке, у нас тройка, и в четвертой соответственно четверка. И здесь даже показан
результат, на самом деле аргументов может быть значительно больше.
Мы можем аргументы привести следующим образом, не давать вот подобный диапазон, а
сделать следующее. В качестве первого числа ввести А1, затем, позиционировать курсор в
аргумент число два, ввести второй аргумент, затем в число 3, третий аргумент и в число 4,
четвертый аргумент. Если вы обратили внимание, у нас при выборе последующего аргумента,
количество аргументов увеличивается, вот сейчас мы ввели аргументы не в виде диапазона, а в
виде отдельных ячеек, сейчас мы можем нажать кнопку ОК. результат у нас, как и следовало
ожидать, тоже равен 10. Здесь у нас функция сумма имеет на входе диапазон, а здесь перечень
ячеек, А1, А2, А3, А4, но результат от этого соответственно не меняется, кроме того, давайте вот
здесь опять таки вызовем функцию Шума.
Функцию мы можем вызвать кроме как, отсюда, с помощью меню вставка, функция.
Появляется совершенно идентичное окно, которая называется Мастер Функции. Мы опять
вызываем функцию сумма, здесь она выбрана, нажимаем на кнопку ОК, здесь нам предлагается в
качестве аргумента соседняя ячейка, мы отказываемся, мы здесь просто, напросто, можем дать на
адреса ячеек, а обычные числа, например, единицу, здесь двойку, здесь тройку и здесь четверку.
При вводе каждого аргумента, количество аргументов увеличивается.
Давайте, позиционируем курсор сюда, введем на пример пятерку, нажмем Enter, и у нас
получилась сумма чисел от единицы до пяти. У нас получилось в результате 15, собственно как и
следовало ожидать. Аргументы функции могут быть обязательными и необязательными, давайте
еще раз попробуем вызвать мастер функции. И посмотрим, чем они друг от друга отличается.
Здесь мы сможем сменить категорию, понятно, что функция сумма должна входить в категорию
математический, выберем математический и
попробуем здесь найти нашу функцию, которая
называется Сумма, вот она, нажимаем на кнопку
ОК. Обязательные аргументы обозначены
жирным начертанием, вот вы видите, что здесь
число 1, у нас обозначено жирным начертанием,
то есть хотя бы один аргумент в данной функции
должен присутствовать. Число 2 у нас
обозначена, не жирным начертание, по этому
второй аргумент не обязателен, мы можем здесь,
задать, например, просто диапазон, а можем
вообще задать только одно число. Зададим здесь
единицу и нажмем на кнопку ОК. Понятно, что в
результате сумма одного числа, которая равно
единице будет тоже в свою очередь равна
единицы, вот. У нас получилось, что сумма числа единица, равна единице, но один аргумент у нас
обязателен. Если вы не знаете, какие именно аргументы и что обозначают в данной функции, вы
можете сделать следующее, давайте, позиционируем активную ячейку, куда ни будь в другое
место. Вызовем, Мастер функций, вызовем опять таки нашу функцию Сумм, но мы вызовем из
категорий 10 недавно использовавшихся, вот наша функция Сумма, нажмем ОК. если вы не
знайте, что именно должно использоваться в нашей функции, вы можете получить по ней справку,
давайте нажмем вот на эту ссылку, справка по этой функции. В результате, в правой части нашего
окна появляется справка именно по этой функции, нам здесь сообщается, что данная функция
суммирует все числа в интервале ячеек, имеет вот такой вот синтаксис.
Мы можем дать максимум 30 аргументов. Аргумент может являться массивом или ссылкой и
здесь даже приведен пример, как может быть написана данная функция, что может быть, просто
86 TeachPro Microsoft Excel 2003

задано два числа и будет происходить суммирование двух чисел. Может, быть задано вот в таком
виде, при этом, логическое значение истины преобразуется в число равной единицы, может быть
задан диапазон.
Может быть задан диапазон плюс число две ячейки, например плюс число и так далее. Давайте
закроем справочное окно Microsoft Excel и нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь
определяется сумма от ячейки В9, результатом операции в ячейки В9 у нас единица, по этому как
следствие здесь, у нас тоже единица. На этом уроке мы с вами познакомились с Мастером
Функции Microsoft Excel и научились пользоваться функций, которая называется сумм,
суммирование. На следующем уроке мы с вами начнем изучение некоторых функций Microsoft
Excel. Сейчас закончим текущий урок.

6.1.2. Математические функции


Сейчас мы с вами начнем изучение некоторых
математических функций. Для этого мы начинаем
работу с новой рабочей книгой. Давайте лист 1,
мы с вами назовем математические функции.
Вызываем контекстное меню данного листа 1.
Выбираем, команду переименовать. И вводим
сюда - математические функции, вот так,
нажимаем клавишу Enter. После этого вызываем,
Мастер Функции. Вызываем мы с помощью вот
этой вот кнопочки, вставка функции. На самом
деле луче активизировать ячейку в столбце. В,
только после этого вызвать этот самый мастер
функции. Давайте выберем здесь категорию
математически и начнем изучение данного
мастера. Во первых, первая функция, которая нам
попадается на глаза, называется Abs, Abs число, она возвращает модуль, то есть, абсолютную
величину числа, именно по этому эта функция обозначается так Abs.
Давайте нажмем на кнопку ОК, предположим, эта функция нас в полнее устраивает. Здесь нам
необходимо, задать аргументы данной функции, нам в качестве обязательного, у нас один
аргумент, мы можем здесь задать положительное число. Например, 10, а могли бы задать также
отрицательное, давайте сейчас пока зададим положительное, как мы только что сделали и нажмем
на кнопку ОК. Эта функция, нам в качестве результата возвращает также число 10, все правильно,
модуль положительного числа не изменяется, он равен самому числу.
Давайте в этой ячейке, в ячейке С1, вызовем эту же самую функцию, только от отрицательного
числа. Здесь у нас уже наша функция выбрана, здесь выбираем -10 и нажимаем на кнопку ОК. В
качестве результата, мы опять таки видим число 10. Давайте для наглядности в ячейке 1 напишем,
что мы работаем с функцией Abs, вот так вот и будет понятно, что результатом работу этой
функции в данном случае является число 10, в данном случае тоже число 10, но аргумент у нас
при этом отрицательный. Очень хорошо, давайте вызовем, какую ни будь другую функцию,
вызываем опять тем же самим методом, с помощью вставки функции. Что мы здесь еще с вами
можем изучить? Например, очень интересная функция, которая называется, к примеру, ПИ. Мы ее
с вами выбрали и нажали на кнопку ОК. Интересно следующее, что функция ПИ, она не имеет
аргументов, эта функция возвращает число ПИ, округленная до 15 знаков. Здесь вот нам Мастер
Функций сообщает, что в данной функции аргументов нет.
Давайте посмотрим, что у нас при этом, получается, нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас на
экране, в качестве результата работы функций ПИ, является само число Пи. Если мы немножечко
с вами увеличим вот так вот ширину столбца, мы увидим число вот в таком вот виде, это число
ПИ. Давайте, здесь мы это собственно изобразим. Это у нас число ПИ. Какой еще математической
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 87

функцией мы с вами можем заняться, давайте опять вызовем мастера наших функций и
посмотрим, что здесь еще может быть интересного.
Мы можем, вызвать очень интересную функцию, который, называется arc cosinus. Вот эта
функция. Эта функция, как нам здесь в низу сказано, возвращает arc cosinus числа в радианах, в
диапазоне от нуля до Пи. Аrc cosinus числа, это угол, косинус которого равен числу. Что такое arc
cosinus, мы с вами отлично знаем, но попробуем поработать с этой функцией, нажмем на кнопку
ОК. В данном случае, у нас один обязательный аргумент, функция возвращает arc cosinus числа от
нуля до Пи. Давайте в качестве параметра дадим число, которое равно ноль целых, пять десятых.
В результате эта функция нам вернет вот это вот значение, нажмем на кнопку ОК.
На самом деле, мы в данном случае ошиблись, ввели функцию arc cosinus, не там где
планировали, давайте мы скопируем данную функцию в буфер обмена, выделим эту ячейку,
вставим сюда, видите наше значение, совершенно не изменилось, а сюда введем просто название
этой функции, вот. Функция называется arc cosinus, и обозначается именно так. Правда, мы все с
вами пишем не заглавными буквами, но это на самом деле не важно. Здесь мы видим результаты
работы данной функции. Давайте функцию arc cosinus вызовем еще раз и введем отрицательное
значение arc cosinus, ОК. введем минус ноль целых, пять десятых, и нажмем опять таки на кнопку
ОК. в качестве результата у нас сейчас получилось совершенно другое число. Очень хорошо,
Какую еще функцию мы с вами можем вызвать?
Мы можем вызвать очень интересную функцию, которая называется число комбинаций.
Предположим, у нас имеется 10 человек. Давайте мы с вами это обозначим. 10 и здесь с боку
напишем человек. И нам необходимо, создать группы из пяти человек, группа, теперь, каким
количеством комбинаций это возможно делать? Вычисляем это мы с помощью функции, которая
называется число комбинаций, это математическая функция.
Давайте, мы с вами вызовем, Мастер Функций, и выберем эту функцию, которая называется
число комбинаций, вот очень интересная функция, число комбинаций. В качестве аргумента числа
комбинации, нам необходимо ввести два аргумента, первое, это число элементов, как мы знаем у
нас количество человек 10, мы можем просто с помощью щелчка мыши на данной ячейке ввести в
качестве аргумента эту ячейку, сделаем это, вот так, здесь у нас появился адрес ячейки Е4 и это в
качестве первого аргумента функции число комбинации. Перейдем на второе поле, а число
выбранных у нас должно быть пять человек, вот Е4, Е5. Давайте посмотрим, какой результат, то
есть какое количество комбинаций может быть для заданного числа элементом, как нам здесь уже
показывает мастер функций у нас возможно 252 комбинации, нажмем на кнопку ОК, видим, что у
нас 252 комбинации. Правда ввели мы это опять таки ни там. Давайте сотрем здесь нашу функцию
и введем ее фактически заново, вот число комбинаций, ОК. Первый аргумент – это этот, второй
аргумент это у нас этот, нажимаем ОК, все у нас здесь результат. Давайте здесь введем название
функций, число комбинации, нажимаем на клавишу Enter.
Давайте сделаем ширину столбца А немножко шире и продолжим изучение математических
функций. Очень интересная функция, которая называется округление. Давайте перейдем на
округление, вот у нас функция округление, кроме того, у нее ест два подвида, округление вверх,
до, ближайшего большего по модуль и округление в низ до ближайшего меньшего по модулю. Мы
сейчас почувствуем разницу, предположим нас, интересует функция округления, нажмем на ОК.
Теперь, предположим, мы хотим с вами округлить число Пи.
А число разрядов мы хотим, например 4. Если вы обратите внимание, вот здесь у нас уже
появляется нужный результат. Правильно, если мы округлим число Пи, до 4 разрядов, здесь у нас
уже в качестве пятого разряда идет девятка, по этому пятерка меняется на шестерку, нажмем на
ОК. Получили первое округленное число. Это функция округлить. Давайте сейчас вызовем
функцию округлить вверх, и сделаем то же самое, на вход мы зададим число Пи, округляем опять
таки до четырех разрядов, в качестве округления вверх у нас получилось вот это вот число. Оно
получилось таким же, как обычное округление, но если мы округлим в низ, то вместо шестерки у
нас будет пятерка.
88 TeachPro Microsoft Excel 2003

Давайте попробуем это сделать. Вызываем эту функцию, округлить в низ, вот она,
соглашаемся, здесь опять таки задаем на вход, число Пи, количество разрядов 4, видите, здесь
последнее число у нас получилось пять, а не шесть, почему? Потому что, округляет число, до
ближайшего меньшего по модулю, а ближайшее меньшее это пять. Округление вверх округляло
до ближайшего большего. По, этому здесь получилось шесть, нажмем на кнопку ОК. Вот, это
результаты работы математических функций округления. В общем, мы с вами познакомились с
математическими функциями Microsoft Excel, понятно, что с частью из них, их на самом деле
очень много. На этом давайте закончим этот урок. На следующем уроке мы с вами разберем
инженерные функции.

6.1.3. Инженерные функции


Сейчас мы с вами поработаем с инженерными функциями. Давайте переключимся на второй
лист, назовем его инженерные функции. Мы, что-то вызвали неправильно. Вызываем, функцию
переименовать и здесь пишем, инженерные функции. Нужно обратить ваше внимание на то, чтобы
для того, что функции этой категории были бы доступны, необходимо установить надстройку
пакет анализа, как это делается, мы с вами изучим позже. А сейчас начнем изучение этих самих
функций. Давайте с вами вызовем, Мастер Функции и посмотрим, что входит в понятие
инженерные функции. Вот здесь, имеется, большое количество функций, большинство, из
которых предназначены для работы с комплексными переменными.
Ну что такое комплексные переменные, мы можем и не знать. По этому давайте изучим просто
на-просто несколько функций, которые нам могут пригодиться. Во первых, вот такая вот группа,
которая начинается со слова Дес. Эти функции, для преобразования десятичного числа, например,
восьмеричное, двоичное или шестнадцатеричное. Как мы с вами знаем, десятичная система
исчисления у нас не одна, существуют еще много других и для преобразования вот в эти самые
другие системы исчисления созданы эти функции. Предположим мы хотим перевести число
десятичной исчисления в восьмеричное, давайте нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас
получается. Число, это десятичное целое, подлежащее преобразованию, предположим мы с вами
хотим перевести, число 10.
Позиции, это число позиции, на самом деле,
это необязательный аргумент, если мы зададим,
например, вот сейчас результатом у нас является
число из двух цифр. Если мы сюда зададим,
например 4, то это число 12, у нас фактически
заполниться еще двумя нулями. Здесь мы точно
также можем дать, например шесть, тогда это
будет шестнадцатиразрядное число.
Предположим, нас это устраивает, давайте
нажмем на кнопку ОК, сейчас в качестве
результата мы получили вот такое число, к тому
же число 10 восьмеричной формы и с шестью
позициями будет иметь вот такой вот вид.
Давайте попробуем перевести число 10 в
шестнадцатеричную систему и посмотрим, что у
нас получится. Вставка функция. Давайте здесь выберем 10 недавно использовавшаяся. Вот наша
функция. Сюда, к сожалению, не вошла. Вернемся обратно, на инженерные функции, и найдем вот
на этот список, десятичный, шестнадцатеричный. Здесь точно такой же список аргументов, мы
можем задать число 10, опять таки задать число позиций. В данном случае, мы знаем, число 10 в
шестнадцатеричной форме это А. теперь если мы здесь зададим шесть позиций, это число А,
фактически заполниться нулями, очень хорошо.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 89

Далее, давайте для полноты картины переведем это в двоичную систему исчисления и на этом,
пожалуй, остановимся, вот, в двоичную систему исчисления, нажмем на кнопку ОК. Здесь опять
таки на вход дадим 10. Видите, вот такой вид в двоичном виде будет иметь число 10, в позиции
опять таки зададим 6, это число у нас заполнилось, с левой стороны двумя нулями и нажмем на
кнопку ОК, вот, это число 10. Это у нас число 10. Фактически. В восьмеричной системе
исчисления, в шестнадцатеричной и в двоичной.
Давайте сделаем вот этот столбик вот таким вот жирным, чтобы было понятным, что мы с вами
здесь делали. Ну, какую еще интересную функцию мы с вами можем использовать. Мы с вами
можем попробовать сделать следующее, использовать комплексное число, фикцию, для перевода в
комплексное число. Давайте, вызовем, мастер функции, найдем здесь функцию, которая
называется комплексная, и нажмем на кнопку ОК. Как мы знаем, комплексное число состоит из
действительной части и мнимой части.
Если мы сейчас здесь в качестве действительной части введем 3 а в качестве мнимой 4, то в
результате у нас будет вот такое написание. Как вы знайте, комплексные числа записываются у
нас именно таким образом, нажмем на кнопку ОК, суффикс мы можем просто даже не писать, вот
у нас получилось комплексное число. Оно у нас было создано из действительной и мнимой части,
мы их по очереди с вами задали. Очень полезная функция, функция преобразования, это
инженерная функция. Давайте, вызовем, Мастер Функций и найдем эту самую функцию
преобразования, вот она, функция преобразования, нажмем на кнопку ОК, что делает эта функция.
С помощью функции преобразования можно переводить определенные значения из одних единиц
в другие. Например, мы можем узнать, сколько будет, если десять метров перевести, например, в
английские мили. Давайте попробуем. Из единиц, мы здесь должны задать метры.
Метры тут задается в кавычках, латинскими буквами, вот так вот, мы задали слово метр. Мы
число 10 хотим перевести из метров в мили, мили задаются вот так вот, это мили. У нас получился
вот такой вот ответ, 10 метров у нас равно вот такому количеству миль, нажмем на кнопку ОК,
вот. У нас получился вот такой результат. Давайте попробуем ввести другие единица для данной
функции. Найдем опять таки функцию преобразования, с единицами расстояния нам все вроде
понятно, давайте поработаем с весом и массой. Предположим, мы хотим узнать 600 грамм, это
сколько футов.
Грамм у нас обозначается, с помощью вот такой вот буквы, то есть число 600 грамм, мы хотим
узнать сколько фунтов. Английский фунт в Excel обозначается следующим образом LBM,
кавычку закрываем, получаем вот такой результат. 600 грамм, это ода целая и вот столько вот
футов. Видите, как легко с помощью Excel преобразовывать единицы. Точно так же, мы можем,
например, получить следующее, опять таки с помощью преобразования, функция преобразования,
давайте мы ее еще раз найдем, вот она узнать, например, если у нас имеется 700 дней, то, сколько
это лет. Фактически, мы переводим из единицы, которые называются Day, дней в годы. Года
обозначаются вот так вот.
Фактически 700 дней, это почти 2 года, одна целая и 9 десятых. Если, например, мы здесь
заменим это число, на 365, то у нас получится почти целый год, а можем даже вставить 366 и
получится, уже нечто, совсем приближенное к году, нажмем на кнопку ОК. С помощью этой
функции, можно переводить практически все единицы измерения в другие, это может быть
мощность, магнитное поле, температура, объем жидкости и так далее. Давайте на этом закончим
текущий урок, в общем-то, с определенным набором инженерных функций мы с вами
познакомились, на следующем уроке мы с вами изучим функции, для поверки свойств и значений.

6.1.4. Функции для проверки свойств и значений


Сейчас мы начнем изучать функции, для проверки, свойств и значений. Эта группа функций
появилась только в Excel 2003. Давайте перейдем на новый лист, переименуем его, так и введем
проверка свойств и значений, вот так. Давайте вызовем данную категорию функций, вот, проверка
90 TeachPro Microsoft Excel 2003

свойств и значений. В этой категории у нас вот такое количество функций, например вот такая
функция. Возвращая, значения истина, если значение не является истина и лож в противном
случае, пустые ячейки не являются текстовыми.
Давайте, введем, сюда какую ни будь информацию, например, просто слово текст, а сюда
введем слово число, вернее, ни слово число, а введем настоящее какое не, будь число, например
число 10. Здесь у нас текстовое значение, здесь у нас числовое. Вызовем данную функцию и
попробуем вот, именно эту функцию, нажмем на кнопку ОК. Сейчас сюда мы должны дать
значение. Даем в качестве значения ячейку А1, так как у нас ячейка А1 содержит текстовую
информацию, то у нас эта функция вернулась значение лож, все верно, именно так и произошло.
Значение истина было бы возвращено, если бы, значение которое располагается, было бы
числовым, нажмем на кнопку ОК, вот, в качестве результата мы получили число лож.
Давайте попробуем вызвать эту же самую
функцию, но дадим ей в качестве входного
параметра вот ячейку А2. Видите, в результате
получилась истина, потому что, значение ячейки
А2, текстовым не является. Нажимаем на кнопку
ОК, очень хорошо. В результате получилось
значение истина. Таким образом, мы проверили
свойства или значения вот в этих двух ячейках.
Какие еще функции здесь имеются, вызовем, наш
мастер функции и посмотрим, что здесь есть,
например функция Е, пусто. Она проверяет,
ссылается ли данная ссылка на пустую ячейку, и
возвращает значение истина или лож. Если в
качестве входного аргумента мы дадим ячейку,
которая ничего не содержит, вот, например вот
эту, то в качестве результата у нас будет значение истинное, потому что ячейка пустая. Нажимаем
на кнопку ОК. Ежели, мы ей дадим на вход, не пустую ячейку, а, например, вот эту, то в качестве
результата у нас будет лож, потому как ячейка не пустая. Давайте еще вызовем несколько
функций. То же самое, как функция Е текст, есть функция Е число. Она будет проверять, является
ли данное значение числом, и возвращать соответственно, истинна или лож. Ну, мы сейчас
вызывать не будем, потому, что это, в общем, то не интересно. Есть очень интересная функция
информация – возвращает сведения о текущей операционной среде. Давайте нажмем на кнопку
ОК, и посмотрим, что это за текущая информационная среда. Нас интересует тип информаций,
здесь должна быть, например строка.
Если мы, здесь, например, введем, вот такую строчку, то у нас эта функция вернет слово
переменная, “colour” обозначает, показывает, ячейка форматирована для вывода отрицательных
значений другим цветом или нет. Это у нас переменное значение, мы можем это сделать, чтобы
цвет менялся, а можем, и нет. Что еще мы можем здесь сделать? Например, в место calor, ввести
слово col, это тоже переменная. Словом col обозначается номер столбца ячейки, которая
определяется аргументом ссылка, это так же изменяемое значение. Таким образом, мы можем
ввести сюда очень много таких вот слов.
Давайте, сейчас этим заниматься, не будим, нажмем на кнопку отмена, данную, функцию
использовать не будем, а займемся одной очень интересной функцией, которая называется ячейка,
вот она. С помощью функции ячейка, можем получить сведенья о форматировании, места
положении или содержимом любой ячейки ссылки.
Давайте закроем это окно, зададим сюда, какое либо, например число, вот так, давайте даже
его отформатируем. Например, вызовем, формат ячеек дадим, к примеру, финансовый формат,
можем даже вот такой вот и нажмем на кнопку ОК, вот. У нас имеется вот такое вот число.
Давайте поработаем с ячейкой. Вызываем функцию ячейка. В качестве аргументов данной
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 91

функции, мы можем, мы должны задать тип сведений, который мы с вами хотим получить и
ссылка, о какой именно ячейке мы с вами это хотим получить. Предположим, нас интересует
номер столбца ячейки, вот, тип сведений номер столбца, если нас интересует номер столбца, в
кавычках мы пишем кол от слова колумы, а здесь мы задаем вот эту ячейку.
Давайте нажмем на кнопку ОК, и вы получили в результате пять. Потому что Е у нас пятый
столбец, все верно, А; В; С; D; Е; Е;///// пятый столбец. Давайте вызовем функцию ячейка с другим
типом информации, вот функция ячейка, предположим, нас интересуют вообще другие сведения.
Что нас еще может интересовать? Ну? мы можем еще получить строку, это не интересно, нас
может интересовать формат. Давайте напишем в кавычках слово формат, и вот что мы с вами
здесь получим, если мы в качестве входного параметра дадим вот эту ячейку, нажмем на кнопку
ОК. Мы сейчас с вами получили формат, ячейки.
Если мы получили запятую два, это обозначает, что у нас финансовый формат. На самом деле
существуют такие таблицы, с помощью которых, вот по возвращаемому этой ячейкой результату,
можно определить именно формат ячейки. Например, если мы в качестве входного параметра
просто дадим ячейку, содержащую основной формат, то сокращаемый результат функции ячейка,
будит буква уже заглавная. Давайте попробуем это сделать. Опять вызываем функцию ячейка, нас
интересует формат, вот этой вот ячейки, нет. Мы здесь ошиблись, это должно быть не тут. Ссылка,
вот так, нажимаем на кнопку ОК. Видите, в качестве результата у нас буквы Ж. Буквой Ж
обозначается основной формат. Кроме того, с помощью вот этого вот типа запрашиваемой
информации, мы можем запросить, как тип данной ячейки, так и ее ширину.
Информацию о том, защищена ячейка или нет и много, много другой информации. Это очень
интересная функция. В свободное время изучите ее подробнее. А сейчас мы с вами заканчиваем
изучение категорий проверка свойств и значений. На следующем уроке мы с вами попробуем
поработать с логическими функциями.

6.1.5. Логические функции


Сейчас мы с вами будем изучать логические
функции. Для этого ставим лист в нашу рабочую
книгу, лист, переименуем его в логические
функции, вот так вот, и начнем изучение
логических функций. Логические функции, они
предназначены для проверки выполнения условия
или для проверки нескольких условий.
Давайте мы, вызовем, мастер наших функций,
чтобы посмотреть, какие реально функции входят
в эту категорию, вот, наши логические функции.
Видите здесь очень немного функций, первая
функция, если, с помощью которых можно
проверить заданное условие, функция, и она
комбинирует два логических значения, функция
и, это то же комбинация, истинный ложь, они
возвращают соответствующие значения и функция не, она изменяет значение лож на истинно, а
истинно на лож. Давайте попробуем, во-первых, ввести функцию истина, для того чтобы получить
это логическое значение, возвращает значение истина, ОК, то есть здесь у нас вот уже в качестве
результата есть истина. То же самое, сделаем для функции лож, очень хорошо. А сейчас
попробуем поработать с функцией не, сюда введем логическую функцию не, вот она. Логическое
значение, изменяет значение лож, на истину, а истину, на лож. Посмотрим так это она и есть или
нет? Спустим это диалоговое окно, введем сюда ячейку В2.
92 TeachPro Microsoft Excel 2003

Правильно предположить, что функция не применима, к истине даст, на выходе лож, видите
вот здесь у нас так и показано. На выходе будет лож, нажмем на кнопку ОК, все правильно, все,
что не истина есть лож. А все что не лож, будет истина. Давайте мы это с вами попробуем. Вводим
вот это, будет истина, видите очень хорошо. Точно так же, мы можем поработать с функцией и
или, или. Функция и, возвращает значение истина, только в том случае, если оба аргумента
истины. В данном случае, у нас аргументы различны, по этому логично ожидать, что функция И,
вернет значение лож, давайте попробуем это сделать. У нас и, здесь нам сказано, что проверяет,
все ли аргументы имеют значение истина и возвращает значение истина, если истина все
аргументы. В данном случае нам будет возвращено ложное значение.
Логическое значение ююю, В2, логическое значение В3, видите в результате у нас получилось
лож. Потому что ни все наши выражения истины, нажимаем на кнопку ОК. наоборот, функция или
возвращает значение истина, если хотя бы один из аргументов истинен. Давайте проверим, эта
наша функция или, даем этот аргумент, на вход, затем этот аргумент. Мы можем давать очень
большое количество аргументов, видите, каждый раз количество их увеличивается. Но в качестве
результата у нас будет истина, потому что у нас имеется один аргумент, который имеет значение,
истина, нажимаем на кнопку ОК., вот.
Ну и последняя функция, которую мы с вами не рассмотрели в этой категории, эта функция,
если, вот она в данный момент сейчас выбрана. В данном случае, мы сюда должны ввести
логическое выражение, потом мы должны задать, что сделать, если истина, и что сделать если
лож. Например, мы можем сюда ввести логическое выражение: 5 > 2, это логическое выражение.
Если пять больше двух, то давайте выведем вот такой текст, который называется, например УРА.
Если 5 не больше двух, а меньше, то выведем следующий текст, например, ПЛОХО. Закроем
кавычку, вот так, в данном случае у нас на выходе будет УРА, потому что пять всегда больше
двух. Давайте попробуем согласиться, видим у нас на экране текст УРА.
Если, например мы здесь двойку исправим на десятку, то на экране у нас получиться слово
ПЛОХО, потому что пятерка в нас всегда меньше десяти. Вместо этих чисел у нас могут быть
ссылки на ячейки, например, здесь у нас может быть число 12, Здесь у нас может быть число 16, и
в данной формуле могут принимать участие, ссылки на ячейки. В данном случае В6 и В7. Давайте,
убираем эту десятку и нажимаем на клавишу Enter.
Сейчас у нас все равно на выходе плохо, почему? Потому, что В6 у нас меньше чем В7,
поэтому срабатывает, третья часть логического выражения. Если мы вот это значение изменим,
например на 50, то у нас получиться на выходе УРА. Правильно, так и есть, в данном случае у нас
В6, именно больше чем В7. итак, мы с вами освоили все имеющиеся логические функции. Давайте
на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами пройдем несколько
статистических функций.

6.1.6. Статистические функции


Сейчас мы с вами пройдемся по статистическим функциям. Давайте еще вставим один лист,
дополнительно в нашу рабочую книгу, назовем ее статистические функции и продолжим работу.
Статистические функции, они были созданы, для того, чтобы выполнять статистический анализ
диапазона данных. Предположим, давайте создадим некоторый диапазон, например какой не будь
такой, и попробуем с ней поработать. На самом деле, статистические функции они достаточно
специализированы, по этому поработаем, только с такими, самими понятными. Первая
статистическая функция, которая, например нам доступна, давайте выберем соответствующий
пункт, в списке категории, это функция максимум, она позволяет получить максимальное
значение из списка аргументов, нажмем на кнопку ОК. В качестве входного параметра, в данном
случае, мы можем задать либо диапазон, либо последовательность чисел, вот. Вот этот наш
диапазон, из которого мы хотим получить максимальное значение.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 93

Даже невооруженным взглядом видно, что максимальное значение в данном диапазоне у нас
равно пяти. Собственно результат здесь, равно пяти и получился, нажмем на кнопку ОК и увидим,
что это максимальное значение, вот этого нашего диапазона. Точно так же работает функция,
которая называется минимум, то есть возвращает минимальное значение нашего диапазона.
Давайте мы с вами, вот, ее вызовем, нажимаем на кнопку ОК, опять таки выделяем этот вес
диапазон и видим, что минимальное значение, вот этого нашего диапазона равно единице, нажмем
на кнопку ОК, очень хорошо. Мы получили максимальное значение нашего диапазона, и
минимальное значение нашего диапазона. Кроме того, мы можем получить среднее значение в
нашем диапазоне, давайте, вызовем соответствующую функцию, вот, среднее значение.
Оно возвращает среднее арифметическое значение своих аргументов, давайте нажмем на
кнопку ОК, отметим наш диапазон, вот так, среднее значение чисел в данном диапазоне, у нас две
целых и семь десятых, и с таким вот продолжением. Нажмем на кнопку ОК, вот у нас появилось
вот такое вот среднее значение нашего диапазона. Точно так же мы можем получить среднее
геометрическое значение данного диапазона. Давайте попробуем с вами это сделать, вот средне
геометрическое значение, числа у нас положительные, мы выделяем этот диапазон, нажимаем на
кнопку ОК, и получаем вот такое вот среднее геометрическое значение. Очень интересна функция
счет, давайте попробуем с ней поработать. Вызовем мастер функции. Найдем эту нашу функцию
счет и посмотрим, что собственно она возвращает.
Это у нас функция счет, она считает
количество чисел в списке аргументов, то есть
если мы нажмем ОК и введем вот этот диапазон,
то будет посчитано количество в нем значений.
Количество значений в данном диапазоне у нас
равно 9, нажмем на кнопку ОК, кроме того, мы с
вами можем подсчитать количество пустот в
нашем диапазоне, то есть пустых строк. Давайте
попробуем вызвать соответствующую функцию,
вот, считать пустоты. Она подсчитывает
количество пустых ячеек в диапазоне. В данном
случае, в этом диапазоне, у нас пустых ячеек нет,
по этому возвращается количество ноль. Но если
мы изменим, наш диапазон и выделим, например
вот такой, то справедливо предположить, что вот
здесь имеются пустые ячейки и эта функция их подсчитает. В данном случае она возвращает
число 9, давайте проверим, так это есть оно или нет. ЮЮЮ, 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; все правильно.
Даная функция нам вернула совершенное правильное значение. Давайте посмотрим, какие еще
интересные функции имеются в данном списке категорий. Знайте, здесь очень много
разнообразнейших функций, к сожалению, надо обладать специальными знаниями, чтобы их
пользоваться. Посмотрим, что здесь еще есть интересного. Есть функция Медина, давайте
попробуем ею воспользоваться, она возвратит медиану исходных чисел, что это значит. Медиана,
это значение, которое расположена в середине данного отрезка, то есть если мы выберем вот этот
диапазон, то медиана будет ровна двум. Если мы выберем соответственно вот этот диапазон, то в
середине него находиться число 3, вот.
Соответственно медиана возвращает число 3. Давайте попробуем выбрать, вот этот весь
диапазон, медиана у нас будет равна 3 с половиной. Эта Медиана исходных чисел, потому что она
находиться фактически вот на этой вот границе 3 и 4, то есть в результате получилось 3 с
половиной, давайте нажмем на кнопку ОК и насладимся, как говориться результатом. Очень
хорошо. Ну, на этом давайте закончим изучение статистических функций, их на самом деле очень
много. Есть такие функции, как - корреляция, линейные функции и так далее. Закончим этот урок,
на следующем уроке мы с вами разберем функции для работы с текстом.
94 TeachPro Microsoft Excel 2003

6.1.7. Функции для работы с текстом


Сейчас мы с вами поработаем с функциями, для работы с текстом. Давайте, сделаем давно
знакомую нам операцию, ставим новый лист, переименуем ее, назовем ее функции, для работы с
текстом и посмотрим, что за функции у нас имеются. Во-первых, введем несколько текстовых
значений, например ту же самую фразу, работа с текстом, здесь работа с числами и так далее. Вот
у нас есть несколько текстовых фраз.
Давайте попробуем поработать с функциями, которые созданы для работы с текстом. Выберем
соответствующую категорию, вот текстовые функции, посмотри, что у нас есть. Во-первых, у нас
имеется функция, которая преобразует число в текст, опять нажмем на кнопку ОК, здесь мы
можем задать либо число, либо ссылку на него, давайте зададим какое не, будь число,
предположим число один. Данная функция преобразовало число один вот в такой вот текст,
получился достаточно странный результат. Давайте получим справку по этой функции. Здесь нам
сообщается, что эта функция создана для того, чтобы преобразовывать числа в текст на тайском
языке и добавлять суффикс БАТ.
Ну, для чего нам может понадобиться переводить текст на тайский язык не понятно. Закроем
справочное окно Microsoft Excel и нажмем на кнопку ОК. Что здесь на тайском языке изображено,
в общем, то непонятно, но факт тот, что данная функция перевела число один вот в такую вот
фразу. Ну, давайте постараемся обойтись без тайского языка, и выполним совершенно простую
операцию – определим длину строки.
Эта функция, длина строки, возвращает количество знаков, текстовой строк, в качестве
входного параметра, зададим А1, как мы предполагаем, данная функция нам должна вернуть
количество букв, в данной строке. У нас 15 букв, посмотрим, так оно есть или нет? Видимо мы
посчитали неправильно. Количество знаков в текстовой строке у нас 16, пробелы так же
считаются знаками, нажмем на кнопку ОК и посмотрим вот на эти 16. Следующая функция, с
которой мы можем поработать, это, например интересная функция заменить. Она заменяет часть
строки текста на другую строку, давайте посмотрим, что у нас получится, давайте опустим это
диалоговое окно и введем здесь старый текст.
Наш старый текст, это ячейка А1. Начальная позиция, с кокой позиции старый текст нужно
заменить часть строки на, новую. Предположим мы хотим заменить, начиная с начальной
позиции, единица. Число знаков, в строке старый текст, который нужно заменить на, знаки строки
нового текста. Предположим мы хотим заменить два знака. А новый текст у нас, например пусть
будет вот такой вот – две буквы У. поставим кавычку обратно. Что у нас получиться? У нас, в этой
фразе, работа с текстом, первые две буквы, потому что начальная позиция единица, а число знаков
у нас два, замениться на новый текст, который из себя, представляет две буквы У., видите раз, два,
работа с текстом. ,
Таким образом, мы часть строки текста
попробуем заменить, на другую строку. Нажмем
на кнопку ОК и получим результат. Мы получили
загадочную фразу УБОТА с текстом. Давайте
посмотрим, еще какие функции у нас имеются в
данной категории. У нас имеется функция,
которая называется подставить. Данная функция
заменяет новым текстом, старый текст, в
текстовой строке. Предположим, у нас имеется
текст, вот он, старый текст у нас слово работа,
давайте мы это введем, а новый текст,
предположим, у нас будет слово занятие и
закроем кавычку. В результате, в этом тексте,
работа с текстом, слово работа у нас поменялось
на слово занятие и в результате получилось
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 95

занятие с текстом. Нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось в результате.


Получилась фраза занятия с текстом. Давайте посмотрим, какие еще функции мы с вами сейчас
можем посмотреть. Есть очень интересная функция, которая называется сцепить. С помощью этой
функции, мы можем произвести конкотинацию двух строк. На подобие, той, которую мы раньше с
вами производили с помощью операции сцепление. Предположим, мы хотим сцепить, текст 1 с
текстом 2. В качестве, текст 1, задаем А1, в качестве текста 2, мы задаем А2. соответственно, у нас
получиться длинная фраза на выходе, нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось. У
нас получилось, вот такая вот фраза – работа с текстом, работа с числами, потому что вот эти две
строки у нас сцепились.
На самом деле, здесь огромное количество функций для работы с текстом, рассмотреть все мы
не можем, по этому давайте сейчас закруглимся. Определенное количество функций мы с вами
рассмотрели. На следующем уроке мы с вами поработаем с функциями даты и времени.

6.1.8. Функции для работы с датой и временем


Сейчас мы с вами рассмотрим последнюю категорию функции из тех, которые собираемся
рассматривать в данном курсе, это функции для работы с датой и времени. Давайте вставим сюда
еще один лист, переименуем его, назовем, его дата и время и посмотрим, какой список функции у
нас имеется. Выберем здесь соответствующую категорию, дата и время, и вот увидим вот такой
список. Во первых, здесь имеются такие функции, как время, год и так далее. Если нам задано
время в часах, минутах и секундах, то Excel может преобразовать заданные в виде чисел часы,
минуты или секунды в число, в коде, времени Excel. Вы уже знайте, что Excel хранит время в
своем собственном виде, это фактически доли от суток прошедшей, и мы можем, просто, напросто
задав сюда часы, предположим, зададим сюда 12 часов 00 минут и 00 секунд, получить в формате,
в котором Excel хранит время. Как вы знайте 12 часов, это ноль целых пять, потому что Excel
хранит время в долях суток. 12 часов, это, значит, прошло половины суток, поэтому в результате
получается ноль пять, нажмем на кнопку ОК.
В данном случае у нас эта ячейка отформатирована, как дата и время, мы можем дать ей общий
формат и увидеть вот этот самый результат, ноль целых пять десятых. Год, если мы зададим дату в
числовом формате, то она возвратит год в целое число, прошедшее от 1900 года до 9999. Дата, мы
можем получить число представляющее дату в коде даты времени. Как вы знайте, Excel хранит
дату в виде смещения, начиная с первого января 1900 года. Давайте, зададим здесь какой не, будь
год, например 1970, к примеру, четвертого месяца 23 числа. Excel нам вернет вот это вот число,
25681, именно столько дней прошло с первого января 1900 года, нажмем на кнопку ОК, получили,
в данном случае опять в виде даты, установим общий формат, чтоб уже видеть в числовом
нормальном виде и попробуем воспользоваться
вот с чем, другой функцией, функцией год. Мы
зададим ему на вход дату в числовом формате,
вот это самое число и получим результат.
Давайте попробуем это с вами сделать, задаем
дату в числовом формате, вот она и на выходе
получаем результат. Именно этот год мы с вами и
задали, как входной параметр для этой функции,
при ее запуске. Нажмем на ОК, вот у нас
получился 1970, если мы щелкнем сюда, мы
увидим, что именно 1970, мы давали на вход
функции даты. То есть эти функции, взаимно,
правильно работают. Давайте запустим еще,
какую ни будь функцию, например дата месяц,
она вернет дату в числовом формате, отстоящую на заданное число месяцев, вперед или назад, от
начальной. Если мы зададим начальную дату и смещение мы получим дату в числовом формате.
96 TeachPro Microsoft Excel 2003

Ну, сейчас нам это делать ненужно, какие нас еще здесь могут интересовать функции, очень
хорошая функция, дни, день недели. На вход мы даем дату в числовом формате, и возвращает
число, от единицы до семи, соответствующее номеру, для недели, для заданной даты.
Давайте зададим на вход вот эту ячейку и увидим, что нам вернулось число пять, это значит,
что данный день будет пятницей. Какой же день будет пятницей. Пятницей будет фактически 23
апреля семидесятого года. Оно, видимо было пятницей. Какие еще функции здесь имеются. Ну,
здесь имеется большое количество функций, здесь есть номер недели, рабочий день, сегодня, то
есть вернет текущую дату в формате даты, секунды, если зададим время в числовом формате. Вот,
например, зададим время в числовом формате.
Как мы помним, у нас в числовом формате имеется вот это время ноль пять, которое было
равно 12 часам. Естественно в качестве секунд возвращается ноль, потому что, здесь мы задали
ровно 12 часов, нажимаем на кнопку ОК. Вот получили ноль. Ну, мы с вами вот таким вот образом
поработали с функциями даты и времени. Подробно мы их рассматривать не будем. Вы
посмотрите их сами. На этом мы заканчиваем обзор функций Мicrosoft Excel . Если вы запустите,
Мастер Функций вы здесь увидите на самом деле очень много функций из тех, которые мы с вами
не рассмотрели, даже целые категории, например мы не рассматривали ссылки массивы, базы
данных и так далее.
Это все вы рассмотрите сами. Сейчас мы это рассматривать не будем. Здесь имеются, также,
финансовые функции, которые предназначены, для финансистов, для работы с ними требуются
специальные знания. На этом закончим этот урок. На следующем уроке мы с вами пройдем
ошибки, которые генерирую формулы и функции Microsoft Excel.

6.1.9. Диагностика ошибок


Сейчас мы с вами поговорим о диагностике
ошибок в Excel. Если Excel не может обработать
формулу или данные в ячейке и вывести
результат, то генерируется сообщение об ошибке.
Сообщения об ошибке бывает несколько видов,
давайте мы вставим дополнительный лист в нашу
рабочую книгу, назовем этот рабочий лист
ОШИБКИ, и продолжим изучения ошибок.
Первый тип ошибки, это несколько диезов. Во
первых, все ошибки в Excel начинаются со знака
диез. Несколько диезов, могут быть показаны, в
нескольких случаях. Первый случай, когда ваше
число слишком длинное и в вашем столбце не
помещается.
Давайте сузим величину столбца, еще
немножко и видите у нас здесь несколько диезов, то есть Excel не может отобразить данное число.
Еще возможен случай, если вы вводите, например две даты, вот так вот, а потом пытаетесь, отнять
от меньшей большую. От этого числа пытайтесь отнять, например вот это число. Нажмем на
клавишу Enter, и увидим опять таки серию диезов. Что это значит? Это значит, что Excel не
может показать отрицательную дату.
На самом деле, число здесь есть, и если мы с помощью формата ячеек изменим, формат на
общий, то мы увидим, что число присутствует, он просто за знаком минус и Excel не может
показать его в виде даты. Следующая ошибка, которая возможна, называется значение с
восклицательным знаком. Вот именно вот так выглядит эта ошибка. Почему она может
возникнуть, потому что, используется аргумент не допустимого типа. Давайте предположим, у нас
в данной ячейке есть число единица. И здесь, вот тут вот, мы хотим, от одной ячейки, например от
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 97

ячейки D4 отнять ячейку D6. Но мы здесь ошибаемся и вводим D6 в кавычках. Нажимаем


клавишу Enter, немножко расширим столбец и увидим, что здесь сгенерировалось, сообщение, об
ошибке которое называется значение, то есть мы использовали аргумент не допустимого типа.
Следующая ошибка, которая может возникнуть, это деление на ноль. Опять мы ставим здесь диез,
косая черта, ноль с восклицательным знаком.
Именно так выглядит данная ошибка. В каких случаях, это может произойти. Если мы, какое
либо число делим на ноль. К стати не обходимо помнить, что пустая ячейка считается нулевой.
Мы можем вот эту ячейку, например, поделить вот на эту. Пустая ячейка ничем она не заполнена,
будет считаться нулевой. Нажимаем на клавишу Enter, вот сгенерировалось это сообщение об
ошибке, произошло у нас деление на ноль, а вы знайте, что это не допустимо. Следующая ошибка,
которая генерируется, называется имя, причем с вопросительным знаком, оно обычно
генерируется.
Это сообщение об ошибке появляется, когда вы ошиблись при наборе имени, например, вы
сюда вводите функцию сумма и на вход ей должны дать ей какое не, будь имя диапазона, но вы
ошибайтесь и даете не существующая имя, нажимайте клавишу Enter, вот у нас сгенерировалась
вот эта вот ошибка. То есть Excel понял, что вы даете на вход функции сумма имя, пытается найти
это имя в своем списке и не находит его. Следующее сообщение об ошибке, которое называется
неопределенные данные. Давайте мы с вами введем, кстати, вот с помощью такого сообщения, вы
можете указывать ячейке, куда еще данные не введены, то есть этим самым, вы предотвращайте
использование ссылки на пустую ячейку.
Например, вот сюда вот это значение введено, правильно, сейчас, если мы здесь, введем, какую
не будь функцию, которая требует обязательно, какого ни будь параметра. То есть число,
например она, здесь обязательный аргумент, и дадим ему на вход, вот это вот значение, закроем
скобку и нажмем Enter, у нас вот сгенерируется это сообщение об ошибке. Мы использовали
данные, которые неопределенны.
Далее, ссылка, сообщение в каком случае может, появится эта ошибка. Например, у нас здесь
есть два числа, единица и двойка. Здесь мы с вами даем их разность, от двойки отнимаем
единицу. Получаем, вот, например такой результат. У нас имеется вот такая формула. Теперь
представьте себе, адреса у нас относительны, вы это видите, что мы копируем эту формулу и
вставляем вот сюда. То есть, тем самим у нас получается ссылка, на не существующую, как бы
отрицательную ячейку. Вот у нас получилось, вот эта ошибочная ситуация. Давайте пойдем
дальше. Следующая ошибка, которую генерирует Excel, это число. Она генерируется, в случае,
если функции с числовым аргументом используется не приемлемый для Excel аргумент,
например, если мы сейчас с вами, здесь хотим посчитать, к примеру, cosinus, например мы
считаем cosinus, и в скобках указываем следующее число плюс, 10, к примеру.
То после нажатия клавиши Enter, вы увидите сообщение об ошибки вида число. То есть мы
задали неприемлемый аргумент. Ну и последнее сообщение об ошибке, оно называется пусто,
давайте, его тоже изобразим, оно изображается с восклицательным знаком и генерируется в
случае, если используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон. Например, задано
пересечение, как вы знаете, пересечение у нас дается с помощью клавиши пробел, предположим,
мы здесь используем опять таки функцию СУМ, ошибаемся, например, у нас А1, но здесь мы
забываем, поставит двоеточие, ставим пробел и, например А2. В данном случае, это
воспринимается, как пересечение диапазона, а пересечение диапазонов А1 и А2, на самом деле
пусто. Вот нам excel именно это самое и сообщил. Если вы обратили внимание, рядом с каждым
вот таким вот сообщением об ошибке, если мы выделяем данную ячейку вот такой вот
восклицательный знак.
Это, так называемый, Smart Tegi. Если мы наводим на них курсор мыши, нас сообщается, что
значение в используемой формуле имеет не правильный тип данных. Если мы щелкнем по этой
стрелочке, нам предлагается показать справку по ошибке, показать этапы вычисление, пропустить
ошибку, изменить нечто в строке формул, задать параметры проверки ошибок и показать панель
98 TeachPro Microsoft Excel 2003

аудита формул. Сейчас мы ничего этого делать не будем. У нас в последствии будет целая тема, с
помощью которых мы будем исправлять ошибки в наших вычислениях, а сейчас просто закончим
этот урок. На этом уроке мы с вами изучили типы ошибок, которые генерирует Excel.

6.2. Копирование, перемещение и автозаполнение на


рабочем листе

6.2.1. Копирование
Сейчас мы с вами поговорим о копировании, перемещении и автозаполнении на рабочем листе.
С элементами этой темы мы с вами ознакомились ранее. Мы научились с вами копировать из
ячейки, вставлять в ячейку и так далее. Давайте, систематизируем наши знания. Во первых,
предположим в наших ячейках есть определенный набор данных. Давайте мы с вами их тут
наберем. У нас имеется вот такой вот диапазон.
Начнем с того, что предположим нам надо скопировать содержимое нашей ячейки. Что мы с
вами делаем, мы выделяем данную ячейку, потом выполняем с помощью, меню команды
копировать, это делаем с помощью меню правка, копировать. Потом мы выделяем нужную нам
ячейку, предположим это D6 и выполняем команду правка, вставить. Мы с вами скопировали
содержимое ячейки А1, в ячейку D6. Теперь попробуем сделать следующее, попробуем
скопировать целый диапазон. Выделим наш
диапазон. Выполним команду правка, копировать,
после этого выделим новый диапазон,
предположим, мы выделяем, диапазон большего
размера. Даже вот такое вот и выполним команду,
правка вставить.
Если вы обратите внимание, вставился только
выделенный нами диапазон, не в зависимость от
того, какой исходный размер занимал
предыдущий, то есть у нас весь вот этот диапазон
скопировалась вот сюда. Это мы сделали с
помощью меню правка. Ежели мы с вами
выделим изначально не весь диапазон, а только
одну ячейку и выполним команду, правка
копировать, то в последствии, выделив, например
большой диапазон и выполнив команду, правка, вставить, мы с вами получим полностью
заполненный диапазон.
Заполненный, вот этой одной ячейкой А1. Мы с вами представили, что есть копирование и
вставка диапазона, то же самое, копирование и вставку, мы можем с помощью контекстного
меню, не с помощью основного меню, а с помощью контекстного. Что мы для этого делаем? Мы
выделяем нужную нам ячейку, после этого выполняем нажатие правой клавишей мыши,
выполняем команду, копировать, выделяем нужный нам диапазон, опять таки нажимаем правую
клавишу мыши и выполняем команду, вставить. Весь выделенный нами диапазон, запенился
значениями пять, это значит, что значение ячейки А5, полностью сюда скопировалось. Мы это
сделали с помощью контекстного меню. Все то же самое мы с вами можем сделать с помощью
клавиатуры, мы можем выделить нужную нам ячейку, на клавиатуре нажать комбинацию клавиш
Ctrl,C, затем выделить ячейку, куда мы хотим вставить данное значение и выполнить нажатие
горячих клавиш Ctrl,V. Видите, это значение у нас скопировалось. То же самое, мы можем сделать
с помощью комбинаций клавиш Ctrl Insert,Shrift Insert.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 99

Выделяем нужный нам диапазон, выполняем сочетание горячих клавиш Ctrl Insert, затем
выделяем другой диапазон и выполняем комбинацию клавиш Shrift Insert. В данном случае, в
отличии, от предыдущего варианта, когда у нас конечный диапазон уменьшался в соответствии с
исходным, сейчас у нас полностью, вес диапазон заполнен вот этими числами. У нас заполнено 3;
4; 5; затем диапазон повторяется, опять 3,4,5 и так далее, вот видите, весь диапазон, конечный у
нас заполнен этими значениями. Мы это с вами сделали с помощью горячих клавиш. Кроме того,
мы можем скопировать с помощью мыши.
Давайте попробуем это сделать. Предположим, нами был выделен изначально вот этот
диапазон. Он у нас выделен, после этого мы нажимаем клавишу Ctrl и с помощью мыши, с
помощью технологии Drac and Drok. Перетаскиваем это в нужную позицию. Вот у нас оно
выделено, нажимаем клавишу Ctrl, затем мы хватаем этот диапазон за границу, вот таким вот
образом, и начинаем его, вот так вот перетаскивать. Видите, мы его перетащили в новое место.
После этого, мы отпускаем мышь и клавишу Cntrl, вот. У нас вот данные скопировались сюда.
Давайте попробуем еще раз. Предположим, скопируем вот этот диапазон, мы его выделили,
нажимаем клавишу Cntr, ююю курсор к границе диапазона и начинаем его копировать в нужное
место, скопировали, мышь отпустили, клавишу Ctrl отпустили. Предположим, у нас следующая
ситуация, мы хотим скопировать вот этот диапазон на другой лист. Делаем мы это точно так же.
Выделяем нужный нам диапазон, у нас сейчас выделен, выполняем команду правка, копировать,
переходим на другой лист и здесь выполняем команду правка, вставить. Видите, на весь наш
диапазон был вставлен фактически на другом листе.
Точно так же мы с вами можем скопировать наши данные на другой рабочий лист, другой
рабочей книги. Для этого, нам опять таки надо выполнить команду копировать, давайте, выполним
ее с помощью контекстного меню, открыть либо, создать новую рабочую книгу, давайте его с
вами просто-напросто создадим. Мы хотим создать чистую рабочую книгу, вот у нас есть книга 2
и вставим, с помощью контекстного меню сюда, наши данные, вот.
У нас имеется другая рабочая книга, куда мы вставили наши данные, если вы переведете
курсор мыши на вашу панель задач, вы увидите, что у нас сейчас здесь две активных, рабочих
книги, которые в данном случае, практически друг от друга ничем не отличаются. Перейдем на
книгу 1 и продолжим нашу работу. Каким образом, мы с вами копируем и вставляем ячейки, мы
уже поняли. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами будем
изучать перемещение информации, на нашем рабочем листе.

6.2.2. Перемещение
На прошлом уроке мы с вами научились
копировать информацию на рабочем листе,
сейчас мы с вами научимся ее перемещать.
Перемещение информации, как правило,
выполняется по схеме сходной с копированием.
Это делается точно также через буфер обмена
Windous. Давайте попробуем заполнить
несколько ячеек. Вот, мы сейчас заполнили вот
такой вот диапазон. Сейчас попробуем
перемесить. Начнем с перемещения ячейки. Для
начала, выделяем перемещаемую ячейку, затем,
выполняем команду - правка, вырезать. После
этого, выделяем ту ячейку, диапазон, куда мы
собственно хотим переместить данную
информацию, пусть это будет, например, в
данном случае ячейка. И выполняем команду – правка, вставить. Эта команда нам знакома, вот.
Что у нас произошло? Мы фактически изъяли из ячейки А1 значение, в данном случае эта была
100 TeachPro Microsoft Excel 2003

единица мы, ее переместили в ячейку С2. давайте попробуем проделать то же самое, но с


диапазоном. Выделяем наш данный диапазон, выполняем команду, правка вырезать, выделяем
конечный диапазон и выполняем команду – правка, вставить.
После этого, у нас в данном диапазоне информация как бы исчезла и скопировалась вот сюда.
То есть она переместилась. То же самое, мы с вами можем сделать с помощью комбинации
клавиш. То есть можем выделить нужный нам диапазон, нажать на комбинацию клавиш (Ctrl X),
после этого, выделить конечный диапазон и нажать на комбинацию, (Ctrl V). (Ctrl V)-это
комбинация вставить, она идентична и с ситуацией с копированием и с ситуацией с вырезанием,
(Ctrl V). Видите, у нас данный диапазон был отсюда изъят, и перемещен вот сюда. То есть, таким
образом, мы с вами переместили диапазон, с помощью горячих клавиш. То же самое, можно
сделать следующим образом.
Мы можем выделить диапазон, нажать комбинацию клавиш (Shift Delete), потом выделить
конечный диапазон и выполнить комбинацию клавиш (Shift Insert). Видите, опять таки диапазон
отсюда. Точно так же, как копирование, мы можем осуществлять перемещение с помощью мыши.
Как это делается? Точно так же, мы выделяем нужный нам диапазон, перемещаем курсор так,
чтобы он перешел за границу диапазона, и начинаем вот так вот тянуть. После того, как мы
вытянули диапазон на нужную позицию, мы отпускаем левую клавишу мыши. Видите, таким
образом, у нас диапазон переместился.
Действие, аналогичны копированию, за исключением того, что клавишу (Ctrl) мы с вами не
нажимаем, мы просто вот таким вот образом, перемещаем наш диапазон. Видите, давайте еще раз,
его переместим, вот. Диапазон у нас переместился. Предположим, у нас вот эти вот ячейки
заполнены некоторыми числами, и мы хотим данный диапазон переместить вот на эту позицию.
Вот так вот хватаем и перемещаем вот сюда. После того как мы отпускаем левую клавишу мыши,
у нас возникает вот это сообщение. Заменить ли содержимое конечных ячеек? Мы можем,
согласиться, а можем, и нет. Если мы с вами соглашаемся, у нас данные ячейки оказываются
замещенными. Ежели, мы с вами не соглашаемся, давайте здесь заполним несколько ячеек и опять
перенесем сюда.
Ежели, мы с вами не соглашаемся и нажимаем на кнопку отмена, то наши ячейки перезаписаны
не будут и здесь останутся исходные значения. Мы с вами научились перемещать наши значения,
с помощью мыши, клавиатуры, с помощью основного меню. На следующем уроке, мы научимся
очищать содержимое рабочего листа.

6.2.3. Очистка рабочего листа


Сейчас мы с вами поговорим об очистке
рабочего листа, его содержимого, предположим,
опять таки у нас есть некоторый диапазон.
Давайте для полноты картины, мы с вами зададим
два диапазона, вот Аким вот образом. Первый
диапазон, у нас обычный, а второй диапазон мы с
вами отформатируем некоторым образом.
Для начала, мы укажем формат ячеек,
предположим мы зададим данному диапазону
форматирование дата. Вот такое вот, у нас
получилось, следующее. И еще, зададим ему
некоторое начертание и даже зададим с вами
шрифт, выполним команду формат ячеек,
перейдем на вкладку шрифт, зададим какой не,
будь новый шрифт, давайте, что не будь с вами выберем, на пример Tims Nwe Roman, и даже
зададим цвет, например вот такой вот симпатично бирюзовый. Вот у нас имеется два диапазона.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 101

Во первых, мы, можем просто очисть лист, и нужный диапазон ячейку с помощью следующей
команды. Выбираем нужную ячейку, выполняем команду правка, очистить. В открывающемся
подменю, мы можем выбрать, что именно мы с вами хотим очистить. Мы можем очистить, все
имеющееся на данном листе, можно очистить только форма, содержимое и примечание Что такое
примечание, мы с вами познакомимся с этим позже? А сейчас попробуем очистить просто
содержимое.
Выполем команду Del. Видите, сейчас у нас данная ячейка оказывается абсолютно пустая, в
ячейке А1, у нас ничего нет. Она пуста. То же самое, мы можем сделать с помощью контекстного
меню. Выделяем ячейку, вызываем контекстное меню и выполняем команду, очистить
содержимое. Кроме того, мы можем выделить ячейку или диапазон. Опять таки, вызвать
контекстное меню и выполнить команду удалить. В данном случае, у нас вызывается диалоговое
окно удаление ячеек, что это такое, мы с вами узнаем позже. Сейчас примем предлагаемое, ячейки
со сдвигом налево и нажмем на кнопку ОК. после того, как мы выполнили удаление ячеек со
сдвигом налево, у нас фактически то, что имелось с права, сместилось на одну позицию влево. Это
мы с вами пройдем чуть позже, но в этом же уроке. Кроме этого, мы можем удалить только
формат, нам достаточно, выделить нужный диапазон, вот вы сейчас перед собой видите
форматированный ячейки, выполнить команду правка, очистить и выполнить команду формат. В
данном случае у нас удалился только формат.
Мы получили исходные, числовые значения, которые, у нас сейчас даны фактически в формате
общий. Вот сейчас вы это видите вот в этом диалоговом окне. То же самое мы можем сделать с
помощью клавиши Delete. То есть удалить содержимое ячейки. Нажимаем на клавишу Delete,
видите, у нас содержимое ячейки удаляется. То же самое можем сделать с содержимым ячейки В4
Delete и В3, клавиша Delete. Сейчас давайте дадим, какой ни будь, опять таки какой ни будь
диапазон, так, мы даже можем заполнить его с помощью автозаполнения и попробуем удалить
ячейку А12. Вызываем контекстное меню и выполняем команду, удалить.
Нам опять таки приходит вот это вот диалоговое окно, которое мы сейчас видим на экране. Мы
можем удалить ячейки со сдвигом влево, можем удалить полностью строку столбец, а так же
ячейки со сдвигом вверх. Что это значит? Если мы удаляем ячейки со сдвигом вверх, то в этой
позиции. В позиции ячейка А12, у нас начнет находиться ячейка А13, которое содержит значение
6. Давайте в этом убедимся. Нажимаем на кнопку ОК, видите у нас в ячейку А12, пришло
значение 6. Фактически, у нас не осталось пустой ячейки, а диапазоны фактически как бы
сошлись. Давайте вот здесь зададим новый диапазон, опять таки с помощью автозаполнения, вот
таким вот образом. Теперь, предположим, мы хотим опять таки удалить ячейку А12. Выделяем ее,
выполняем из контекстного меню, команду удалить. Сейчас нам опять предлагается удалить
ячейки. Либо со сдвигом влево, либо со сдвигом вверх. Если мы выберем ячейки со сдвигом
вверх? Что у нас получится? Вот эта семерка, которую вы видите в данный момент, перейдет на
место ячейка А12. если мы выберем ячейки со сдвигом влево, то на место А12, придет ячейка В12,
то есть содержащая число пять.
Давайте предположим, что мы хотим выбрать первый вариант, ячейки со сдвигом влево,
нажмем на кнопку ОК. Как и предполагалось, ячейка В12, содержащая значения пять, пришла на
место ячейки А12, то есть, мы удалили ячейку А12, вот таким вот образом. Что у нас еще имеется.
Опять вызовем контекстное меню, выполним команду, удалить, кроме того, что мы можем
удалить определенные ячейки с определенными сдвигами, мы можем удалить целый столбец или
целую строку. Предположим мы хотим удалить целую строку. Ставим соответствующий
переключатель. После этого, вот этой строки, у нас фактически не будет на нашем экране. Давайте
в этом убедимся, нажмем на клавишу ОК. Видите, на место А12 пришла первоначальная ячейка
А13, вся строка удалилась, пустое значение ячейки В12 заполнилось с предыдущим значением. У
нас получились такие вот данные.
Давайте здесь еще раз зададим некоторый диапазон, продолжим его и попробуем удалить вот
эту ячейку, которая называется В12. Выполняем нажатие правой клавиши мыши, команду
102 TeachPro Microsoft Excel 2003

удалить. Сейчас мы можем удалить с ячейки со сдвигом вверх, строку столбец или ячейки со
сдвигом влево. Что это все значит, вы уже знайте, кроме опции удалить столбец. Если мы его
выделим, нажмем на кнопку ОК, то видите, у нас весь серединный столбец перестал существовать.
Сейчас давайте, удалим ячейку, А16 и посмотрим, какое значение в него придет.
Если мы удаляем ячейки со сдвигом вверх, то логично, что в ячейку А16. придет значение 12. а
если мы удалим ячейки со сдвигом влево, то в ячейку А16, придет число 9. Предположим, мы вот
хотим поступить именно так. Нажмем на кнопку ОК, видите, девятка пришла сюда, ячейка была
удалена. Вы поняли, что, значит, удалять ячейки. Либо с помощью контекстного меню, либо с
помощью основного меню. На следующем уроке, мы с вами научимся пользоваться
автозаполнением, при вводе информации на рабочий лист.

6.2.4. Автозаполнение
На этом уроке, мы с вами научимся пользоваться автозаполнением, при вводе информации на
рабочий лист. На прошлых уроках мы с вами пользовались уже автозаполнением и достаточно с
ним знакомы, как именно мы с ним пользовались. В основном мы использовали маркер
автозаполнения.
Давайте, предположим, зададим опять таки некоторый диапазон. В данном случае, наиболее
простой, вот единица и дав. Если мы выделим этот диапазон, захватим вот за этот маленький
черный квадратик, то тем самим мы продолжим некоторую прогрессию. Excel предполагает, что
если у нас изначальные числа были один и два, значит шаг прогрессии у нас равен единицы и
фактически домысливает следующее значение нашего массива. Если мы, введем какие не, будь
другие данные, мы это с вами пробовали на прошлом уроке, например, мы пробовали вводить, к
примеру, два в один, это определенное текстовое данное.
Давайте еще раз попробуем, глава 2. Сейчас выделим вот этот вот диапазон и продолжим
маркером автозаполнения, то у нас Excel продолжит этот логический ряд. Собственно, что мы с
вами еще можем. Мы можем задать здесь не целые числа а к примеру дроби. Здесь мы даем ноль
целых, например, пять десятых. Если мы даем только одно значение в нашем диапазоне и
продолжаем, то у нас, просто диапазон заполниться этими значениями, но если мы с вами зададим
первое значение и второе, например ноль целых семь десятых.
Затем выделим этот диапазон и ухватим, за
маркер автозаполнения, то уже excel продолжит
этот ряд совершенно правильным образом. Если
первое значение у нас ноль пять, второе ноль
семь, то логично предположить, что следующее
будет ноль целых девять десятых и так далее.
Видите, совершенно логично продолженный ряд.
Тоже самое, мы с вами делали, когда занимались,
например, формулами, мы здесь, с вами можем
указать некоторую формулу, к стати в
относительных ссылках. Давайте попробуем А1
прибавить А2. У нас сейчас, в данный момент
юююю формула, значение ячейки А1 у нас ноль,
потому что пустая ячейка, а два тоже ноль. В
данном случае, это не важно, если мы ухватим за
маркер автозаполнения и продолжим его на некоторый диапазон, то следующим значении будет
соответственно А2 плюс А3. У нас на единицу увеличивается относительно адрес каждой ячейки.
Это у нас А2 плюс А3, А3 плюс А4 и так далее.
Если у нас даны абсолютные значения наших ячеек. То есть равняется якорь, то есть, знак
доллара А, опять таки якорь, единица плюс якорь с большой буквы А2, нажмем на клавишу Enter,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 103

то в данном случае, если мы продолжим работать с маркером автозаполнения, у нас ничего не


измениться. Относительные ячейки у нас не меняются, видите у нас везде та же самая формула, в
отличие от этой вот ситуации. Аналогично, автозаполнение производиться с помощью списка. Как
вы помните, в свое время, с помощью диалогового окна параметры, меню, сервис мы задавали
списки. Давайте перейдем на соответствующую вкладку, и увидим вот этот список, который был
создан нами. Это – Иванов, Петров, Сидоров, Карапетов, мы с вами создали этот список во время
одного из прошлых уроков. Нажмем на клавишу отмена и попробуем ввести с помощью
автозаполнения этот список, давайте, переключимся на русский регистр – Иванов. Нам даже не
нужно далее вводить текст, достаточно ухватить за маркер автозаполнение и протянуть, видите,
вот здесь на сплывающей подсказке мы видим, что если мы сейчас отпустим левую клавишу
мыши, последним введенным значением у нас будет Карапетов.
Необходимо заметить следующее. Если мы работаем с помощью маркера автозаполнения,
давайте сделаем вот что, здесь опять таки введем некоторый диапазон, например 1; 2; 3. В ячейке
содержащей значение два, придадим определенный формат, на пример вот такой, а ячейке
содержащее значение 3, например, просто вот такой. У нас юююю некоторый форматированный
диапазон. Если мы сейчас с вами продолжим заполнение с помощью маркера, вот таким вот
образом, то у нас соответственно скопируются и форматы, видите, 5,8 и11 у нас жирны и
подчеркнуты. А шестерка, девятка и двенадцать у нас даны курсивом. То есть, таким образом у
нас копируется и формат также. Это всегда надо иметь в виду. Кроме этого, мы можем
использовать контекстное меню, при заполнении.
Например, если мы выделяем, например вот этот диапазон и захватываем маркер
автозаполнения с помощью не левой клавиши мыши, а правой, давайте попробуем это сделать, и
протянем его на нужную позицию, затем отпустим правую клавишу мыши, у нас появится
контекстное меню. Где нам предлагается, либо копировать ячейки, либо заполнить, заполнить
только форматами, только значениями, задать линейное приближение, экспоненциальное и задать
прогрессию. С диалоговым окном прогрессия вы знаком, мы с вами изучали его в свое время. С
линейным и экспоненциальным приближением еще нет, мы с вами его изучим на следующем
уроке. А сейчас попробуем, например, заполнить, только значениями.
Сейчас оно заполнилось только значениями. К сожалению, получилось не очень наглядно,
потому что в данном столбце ни какого форматирования у нас не было, давайте попробуем
поработать вот с этим столбцом. Зададим, какие то форматы вот этим вот значениям, видите у нас
определенное форматирование, выделим данный диапазон, с помощью правой клавиши мыши
протянем его и заполним, в общем, не только значениями, а всем остальным и форматами и
значениями. И форматами и значениями.
Видите, у нас получилось вот такое вот чередование форматов, то есть произошло
автозаполнение, которое захватило и значение и форматы. То же самое, мы можем сделать с
помощью основного меню, например, выделив нужный диапазон, выполнить команду правка,
заполнить, соответственно вниз. В данном случае, нам надо выделить вот таким вот образом,
правка, заполнить, вниз.
В данном случае, было произведено заполнение только значениями. Если мы сейчас
выполняем правка, заполнить, вниз, то у нас фактически в эту ячейку, вместо первоначального
значения 36, посадилась глава 35, с нужным форматом. Если мы опять таки выделим, вот этот вот
диапазон и выполним команду правка, заполнить, вниз, то у нас соответственно все значения вот
так вот заполняться. Курсивным начертанием глава 35. Вы примерно себе представили, что у нас
имеется, введу под определением автозаполнения, на этом закончим текущий урок, и вообще
закончим тему копирование, автозаполнение и удаление значений, на следующем уроке мы с вами
начнем обширную тему, который называется работы с файлами.
104 TeachPro Microsoft Excel 2003

6.3. Работа с рабочей книгой

6.3.1. Создание новой рабочей книги


Как вы знайте, при запуске Microsoft Excel. Давайте, запустим его, автоматически создается
пустая рабочая книга, вот сейчас вы ее видите на экране. По умолчанию, она обычно содержит три
листа, это вы тоже знайте. Мы можем увеличить количество листов, или менять их название, типы
листов одной рабочей книги так же могут различаться, они могут быть просто рабочим листами,
могут быть, листами, содержащими диаграммы и так далее. Если предположим, мы хотим создать
новую рабочую книгу, вы опять таки об этом знайте, мы должны выполнить следующую команду.
Мы должны выполнить команду файл, создать.
Вот здесь, у нас, вот в этой области задач, появляется вот такое новое фактически окно,
которая, называется создание книги. Здесь мы можем создать книгу, на основе чистой книги. Мы с
вами это многократно делали, у нас вот создалась новая рабочая книга, которая называется книга
2. Если мы опустим курсор мыши вниз, мы увидим, что сейчас у нас на экране присутствуют две
рабочие книги, кроме того, новую рабочую книгу мы можем создать с помощью специальной
кнопки на панели инструментов, вот эта кнопка. Если мы нажмем на нее, то у нас, видите,
создастся третья рабочая книга, которая называется книга 3. Опустим наш курсор и увидим на
нашей панели задач уже три рабочей книги.
Кроме того, рабочую книгу можно создать с помощью комбинации горячих клавиш. Для этого
надо нажать комбинацию клавиш Ctrl и букву N, то есть – new. После того, как мы с вами нажали
эту комбинацию клавиш, если вы обратили внимание, у нас здесь появилась книга 4, если мы
опустим курсор мыши, мы увидим, что книг у нас здесь уже четыре штуки, первая, вторая, третья
и четвертая. Это все, что стоит говорить о создании чистых рабочих книг. Очень часто, в процессе
повседневной работы, бывает необходимо создавать однотипные рабочие книги, например вы,
можете создавать бланки, и эти бланки и эти бланки вам нужно будет создавать многократно. В
этом случае используется понятие шаблона.
Давайте мы создадим, какую ни будь рабочую
книгу на основании шаблона, а потом поговорим,
что этот шаблон из себя представляет. Давайте,
опять таки выполним команду файл, создать.
Выполняем эту команду с помощью меню, для
того чтобы получить опять таки это предложение,
о выборе в области задач. Давайте выберем вот
этот пункт, который называется на моем
компьютере. Что это значит? Это значит, что мы
создадим рабочую книгу, на основании шаблона и
эти шаблоны должны храниться на моем
компьютере.
Давайте нажмем на эту ссылку, вот. У нас
появилось диалоговое окно, которое содержит две
вкладки, общие и решения. На вкладке общие, у нас содержится просто пустая книга, но на
вкладке решение у нас содержится насколько видов отчетов. Предположим, нас интересует
обычная Счет Фактура. Давайте нажмем на этот пунктик и нажмем на кнопку ОК. сейчас перед
нами, была создана новая рабочая книга, но на основании шаблона Счет Фактура. Если вы
посмотрите в заголовке, наши программы, у нас эта рабочая книга называется Счет Фактура 1. То
есть на основе шаблона Счет Фактура была создана рабочая книга. По умолчанию, всегда эта
рабочая книга получает название имени шаблона и порядкового номера.
Теперь, что есть шаблон. Шаблон, это фактически заготовка рабочей книги, куда входят,
например, определенные уже введенные данные, видите вот они, здесь у нас имеется, фамилия,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 105

адрес город, телефон, форматирование, нам остается только заполнить вот подобный шаблон
данными. Вот мы можем в вести, например фамилию, к примеру, тот же Иванов, здесь задать
адрес. В соответствующих окошках задать область индекс, если вы обратили внимание, видите,
определенные ячейки защищены от записей коррекции, то есть мы можем вводить информацию,
только в специально разрешенные места, если мы щелкнем по ячейке содержащее адрес, она у нас
даже не выделяется. То есть, сделано все, чтобы минимизировать ошибки пользователя, видите,
вот на основе шаблона, мы с вами создали вот такую вот рабочую книгу. Здесь опять таки,
повторюсь, хранятся данные, форматирование, параметры страницы, стиль ячеек, защищенные
области, скрытые и так далее. Очень часто хранятся и формулы, например…. Ну мы с вами
научились создавать файл, научились создавать новую рабочую книгу. Как чистую рабочую
книгу, так и рабочую книгу на основе шаблона. Давайте на этом закончим текущий урок, на
следующем уроке мы с вами продолжим работу с шаблонами.

6.3.2. Шаблон рабочей книги


На этом уроке мы с вами продолжим работу с шаблонами. У вас может возникнуть вопрос.
Если Excel нам предоставляет вот такие шаблоны для создания наших рабочих книг, можем ли мы
шаблон создать сами. Ответ на этот вопрос может быть положительный. Давайте сейчас сами
попробуем создать некоторый шаблон. Для этого создадим новую рабочую книгу. В нашем
случае, сейчас эта будет книга 5, удалим из нее дополнительные листы, вы это умеете делать.
Выделяем соответствующе и нажимаем, кнопку удалить, это так же удалим. Наша рабочая книга
для шаблона должна содержать один лист. И давайте введем сюда, например, какие ни будь
данные. К примеру, мы хотим создать шаблон, для создания какого ни будь списка, то есть мы,
сюда введем данные Ф.И.О., а здесь, например, введем возраст, вот.
У нас будет такая структура. Давайте это выделим. Делаем жирным и курсивным начертанием,
вот так, запретим редактировать эти ячейки. Для этого мы их выделим, выполним нажатие на
правую клавишу мыши, формат ячеек, защита, в данном случае это у нас вот защищаемая ячейка.
Эти ячейки, у нас будут соответственно не защищаемые, давайте мы это с вами уберем. Это будет
у нас не защищаемая ячейка. Этому диапазону, дадим какое не, будь обрамление, ну давайте, что-
то в этом роде, даже вот, так вот, ОК. У нас получилась вот такая вот симпатичная таблица.
Выполним команду сервис, защита, защитить лист, здесь мы вводим, защитить лист и содержимое
защищаемых ячеек, вот, все здесь хорошо.
Нажмем на кнопку ОК. Защищаем мы без
пароля, просто не разрешаем изменения вот
данных вот на этом листе, видите, после нажатия
любой клавиши нам сообщается, что ячейка или
диаграмма защищена от изменений. После того,
как мы создали эту прекрасную таблицу, нам
следует сделать следующее. Мы должны хранить
эту рабочую книгу в качестве шаблона. Для этого,
мы должны выполнить команду файл, сохранить,
как и здесь в раскрывающемся списке выбрать
команду шаблон.
После того, как мы выбрали тип файла
шаблон, мы уже автоматически оказываемся на
нужной позиции, то есть в каталоге шаблон,
applications data. Назовем наш шаблон, например, что-то типа мой шаблон и нажмем на кнопочку
сохранить, нажали, теперь у нас имеется вот такой вот шаблон рабочей книги. Давайте мы закроем
его и создадим файл на основе этого нашего шаблона. Опять выполняем команду ююю
компьютере, и здесь в списке общий находим наш только что созданный шаблон. Давайте
выделим его и нажмем на кнопку ОК, вот. У нас была создана новая рабочая книга, на основе
106 TeachPro Microsoft Excel 2003

нашего вот этого шаблона. Здесь прямо так и сказано, что это мой шаблон, это имя нашего
шаблона и дан порядковый номер.
Собственно именно так, как мы с вами собирались сделать. И здесь мы уже можем вводить
любые нужные нам данные. То есть мы с вами научились создавать свой собственный шаблон.
Если вам нужно сделать большое количество однотипных документов, то использование
шаблонов, это наилучший способ. Кроме того, вы можете вставлять рабочий лист, на основе
существующего шаблона. Предположим, у вас, вот в данном случае, в вашей рабочей книге,
которая создана на основе шаблона мой шаблон 1. И вы хотите вставить новый рабочий лист,
созданный на основе другого шаблона. Что мы для этого делаем.
Сначала устанавливаем наш курсор мыши, около ярлычка листа, перед которым мы хотим
вставить новый лист, и щелкаем правой клавишей мыши, щелкнули. Здесь выбираем, команду
добавить. После того как выбрали команду добавить, мы здесь можем выбрать соответственно тот
элемент, который хотим использовать на нашем рабочем листе. Переключимся на решение и,
например пусть это будет кабельная карточка, и нажмем на кнопку ОК. Что у нас получилось, в
нашей рабочей книге, вот этой, который мы с вами создали, был добавлен лист созданный на
основе другого шаблона. На основе шаблона карточка табельного учета. Вот у нас вот такой вот
получился шаблон. Вы можете спросить, а на основе какого шаблона Excel по умолчанию создает
рабочую книгу? По умолчанию, рабочая книга создается на основе автошаблона. Автошаблон
рабочей книги называется книга ююю.
При необходимости вы его можете поменять. Давайте, выполним, команду сервис параметры,
вот мы выполнили эту команду, перейдем на вкладку общий и если здесь не задан другой путь,
каталог автозагрузки, то значит, он по умолчанию находиться в каталоге, куда установился ваш
Microsoft Offis. Нажмем на кнопку отмена и попробуем сделать следующее, нажмем на кнопочку
открыть и поищем наш шаблон. Фактически автошаблон, рабочей книги. Давайте перейдем в My
computer, диск “С”, затем выполняем щелчок здесь, переходим на папку Microsoft offis, затем
сюда и вот, вот наша папочка. Ююю, именно здесь будет находиться автошаблон рабочей книги,
который запускается по умолчанию.
Давайте сюда создадим, какую ни будь рабочую книгу, то есть какой не, будь шаблон.
Предположим, вот этот шаблон, который мы с вами только что создали, мы хотим, чтобы
использовалось по умолчанию. То есть, выполняем команду файл, сохранить, как, мы уже там, где
собираемся находиться. Здесь выбираем шаблон, переходим на нужную нам папочку, мы с вами
только что в ней были, вот она. И называем наш автошаблон, именем книга. Именно так должен
называться автошаблон, книга и нажимаем на кнопку, сохранить. После чего, закрываем вообще
Microsoft Excel, никаких изменений мы с вами сохранять не хотим. И запустим Excel еще раз, вот
видите, по умолчанию, пустая книга у нас уже создалось на основе того шаблона, которого мы
уже сделали. На основе автошаблона.
И каждый раз, когда мы будем нажимать на кнопку создать, наша новая рабочая книга будет
создана именно на основе этого автошаблона. Для того чтобы вернуть все обратно, нам следует
сделать следующее. Закрыть полностью Microsoft Excel. И открыть, к примеру, мой компьютер,
перейти на ту папочку, в которой мы с вами только что были, давайте сейчас найдем наш
Microsoft offis, затем идем сюда, сейчас вот наша папочка и удаляем отсюда вот эту рабочую
книгу, все. Сейчас, если мы запустим наш Microsoft Excel, у нас уже будет создана нормальная
рабочая книга, к которой мы привыкли. Ну, давайте на этом закончим урок, посвященный
автошаблону. На следующем уроке мы продолжим разговор об открытии, сохранении и закрытии
рабочих книг.

6.3.3. Открытие и закрытие рабочей книги с сохранением


После того, как вы создали вашу рабочую книгу, у вас может, появится необходимость, во-
первых, открыть ее, а во-вторых, закрыть, с сохранением. Если вам, нужны данные, на рабочей,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 107

книге, с чего мы начинаем открытие стандартной рабочей книги, давайте мы опять запустим наш
Microsoft Xecel, вот он. Для того чтобы открыть рабочую книгу, мы выполняем команду, Файл
открыть. У нас появляется обычное диалоговое окно открытие файла. Здесь с помощью вот этого
вот списка, мы выходим на нужную позицию в дереве каталогов. То есть, мы можем выйти,
например, на позицию мой компьютер, тогда нам станут, доступны локальные диски и, например
каталог общие документы.
Можем выйти сразу на каталог общие документы, можем прийти в каталог мои документы,
после тог, как пришли в каталог мои документы. После того, как пришли в каталог мои документы
можем с помощью, например двойного нажатия на соответствующую ссылку переходить по
каталогам, в общем, это все вы уже знайте. После того, как вы здесь выбрали нужную позицию,
вам достаточно выбрать нужный вам файл. Предположим это у нас книга 1. выделили ее мышкой
и нажимаем на кнопочку, открыть.
После того как мы это с вами сделали, перед нами имеется рабочая книга, файл, который мы с
вами использовали на одном из прошлых уроков. После этого, как мы открыли файл, и с ним
поработали, мы должны будем сохранить. А сейчас продолжим тему открытие файлов. Давайте,
еще раз нажмем на кнопку открыть, и обратим внимание вот на эту кнопочку. Если мы, например,
выбрали какой не, будь файл, у нас эта кнопочка активизируется, и если вы увидите, здесь у нас
имеется вот такая маленькая стрелочка. Если мы по ней щелкнем, у нас здесь имеется несколько
возможностей, что именно сделать с данным файлом. Мы можем просто его открыть, тогда мы
сможем его открыть и редактировать. Можем открыть только для чтения, в этом случае мы не
сможем редактировать и сохранять наш файл.
Можем открыть как копию, то есть откроется фактически второй экземпляр нашего файла и,
можем выполнить команду отрыть и восстановить, но это используется только для испорченных,
например файлов. В каждый раз вы должны согласно своим нуждам выбирать соответствующую
здесь команду. Вот это вот второй способ открытия файлов. Давайте закроем это окно.
Необходимо сказать, что кроме всего прочего вы можете открывать вши файлы с помощью
обычного проводника Widows. Давайте мы с вами запустим этот самый обычный проводник, вот
он, вот здесь у нас уже имеется список наших файлов. Список наших рабочих книг. Видите здесь в
каталоге – мои документы, у нас имеется вот такой вот список рабочих книг. Рядом с каждым из
них вот такой вот значок. Это иконка Microsoft Excel.
Вот такой вот крестик. Если мы сейчас сделаем двойной щелчок по любому из этих
рисуночков или по этой надписи, то эта книга у нас откроется соответственно в программе Excel,
видите, совершенно простым способом мы открыли один из старых используемых нами на одном
из прошлых уроков файлов. Что еще может быть
интересного? О первых, очень часто,
определенные файлы, определенной рабочей
книги содержат макросы. И если вы открывайте
рабочую книгу, которые такие макросы содержат,
например, в данном случае у нас вот эта рабочая
книга, нажмем на кнопку открыть, у вас появится
вот такое вот диалоговое окно, которое
называется предупреждение система
безопасности. Что это значит?
Это значит, что вас предупреждают, что
макросы могут содержать вирусы, вы можете
отключить макросы, или их не отлучать.
Предположим, вы хотите отключить макросы,
тогда ваша рабочая книга совершенно спокойно открылась, но нам Microsoft Excel сообщает, что
макросы откручены из-за того, что выбран высокий уровень безопасности. Для запуска макроса,
следует либо изменить уровень безопасности, на более низкий, либо попросить автора подписать
108 TeachPro Microsoft Excel 2003

макросы с использованием сертификата. Что такое макросы мы с вами будем проходить позже, а
сейчас посмотрим, что означает уменьшить безопасность. Давайте, выполним команду сервис,
параметры и прейдем на эту самую вкладку безопасность. Вот здесь имеется вот такая кнопочка
безопасность макросов, и именно здесь ставится уровень безопасности.
Если мы с вами здесь установим, например вот эту вот галочку, вот этот переключатель и
нажмем на кнопку ОК. Закроем этот файл и откроем его еще раз, то в данном случае нас
предупредят о том, что рабочая книга содержит макросы, и предложат их отключить. Но эта
кнопка не будет пассивна, она будет активна. У вас будет возможность не отключать макросы.
Сейчас мы их не отключили. Нам предлагается щелкнуть дважды на имени функции для справки.
Вот это все у нас список наших функций. Правильно все. Ну, давайте закончим текущий урок,
вроде мы все изучили по вопросу открытия рабочей книги, как это делается, на следующем уроке
мы с вами поговорим о выборе режима представления файлов и о закрытии рабочих книг.

6.3.4. Свойства открытия файла


При открытии или закрытии файла, давайте
нажмем на кнопочку открыть, здесь у нас по
умолчанию появляется некоторый каталог. Это
тот каталог, который установлен в Excel, по
умолчанию. По умолчанию рабочий каталог. В
данном случае считается, что мы всегда работаем
с каталогом мой документ. Если мы захотим
изменить вот это место положения, что мы с вами
должны делать.
Давайте нажмем на кнопку отмена и
выполним команду сервис параметры. В этом
окне сервис параметры, мы перейдем на вкладку
общий и увидим здесь, вот этот вот самый
каталог, который установлен по умолчанию,
рабочий каталог. Если мы с вами здесь ее
поменяем, по умолчанию в каждый раз будет открываться соответственно другой каталог. Ну, в
данном случае мы с вами ничего менять не будем, а продолжим изучение вот этого диалогового
окна. Надо сказать, что в Excel, как и в других приложениях Windws имеется несколько режимов
представления файлов. Режим представления файлов устанавливается с помощью вот этого вот
списочка. Какие у нас есть возможности. Во-первых, у нас есть возможность показать эскизы
страниц, давайте выберем их. Видите, у нас сейчас здесь появились, вот такие вот крупные значки.
Далее, рядом, у нас появилось два вот таких аккуратненьких столбика, на самом деле, здесь не
происходит, просто меняется расположение.
Пока ничего полезного мы не обнаружили. На много интереснее, здесь будет, таблица, если вы
видите, что у нас сейчас произошло. Вы, увидите, что, во-первых, мы увидим, когда был изменен,
тот или иной файл, какого он размера, в данном случае изображен размер и его тип. То есть мы
можем ориентироваться не только по иконке, не только по картинке, а еще и по записи. В данном
случае нам указывается, что это лист Мicrosoft Excel. Что у нас здесь есть еще? Еще имеются
свойства. Каждый файл имеет свой определенный набор свойств.
Если мы сейчас будем щелкать по очереди на каждом файле, мы увидим соответственный
набор свойств. В данном случае, файл, функц. Эта таблица функции. Автор корпорации Мicrosoft,
соответственно и автор изменений и данные, когда был создан, когда был изменен его размер.
Если мы книгу 1 выберем, то соответственно у нас будут и другие данные. Это очень интересная
возможность. И самая интересная возможность, это возможность просмотра. В данном случае
excel нам говорит, что возможность просмотреть нас отсутствует, но иногда, так сказать, есть
возможность это делать.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 109

Давайте, здесь найдем, какой не будь другой файл, к сожалению, ничего не нашли, ну давайте
закроем это окно, Кроме этого, если мы откроем наше вот это вот диалоговое окно, давайте
переключим на таблицу, у нас есть следующая возможность. Мы можем отфильтровать файлы,
которые сейчас показаны на экране. Делается это с помощью вот этого вот списка. Например,
сейчас у нас на экране все файлы microsoft offis Excel. Если мы выберем все Web страницы, то мы
увидим, что в данном каталоге Web страниц нет попросту. Или, например текстовые файлы. Если
бы в этом каталоге было бы несколько файлов, то они бы были показаны на экране. Этой
возможностью очень удобно пользоваться.
Если у вас, большое количество файлов, вам надо их как-то отсортировать, вот имеются,
значит, шаблоны, надстройки, панели инструментов, рабочая область и так далее. Резервные
копии, вот вы можете по очереди фильтровать содержимое данной папки. Но это, в общем, все об
открытии документа. После того, как мы с вами документ открыли и им поработали, необходимо
его соответственно закрыть. Перед закрытием, необходимо его сохранить. Об этом мы с вами
поговорим на следующем уроке.

6.3.5. Способы сохранения рабочей книги


После того, как мы подготовили документ, его
необходимо сохранить. Давайте с начала
разберем способы сохранения наше рабочей
книги, что мы делаем? Выполняем команду файл,
сохранить. Если вы, ваш файл сохраняете
повторно, то есть у файла уже имеется имя, то
никаких добавочных вопросов Excel задавать не
будет. Если ваша книга никогда не сохранялась,
давайте откроем, какой ни будь, или еще луче
создадим новую, вот мы создали новую рабочую
книгу. После того, как мы в нее внесли
определенные изменения и нажали на кнопочку
файл сохранить, то есть, сохраняем мы ее в
первый раз, у нас показывается вот это
диалоговое окно, которое называется сохранение
документа. Поле имя файла мы задаем название, которым мы хотим назвать нашу рабочую книгу,
предположим мы хотим назвать My book. Мы с вами набрали, вот My book и нажимаем, на
кнопочку сохранить. Сейчас данная рабочая книга, под именем My book сохранилась в каталоге
мои документы. Это же самое окно, мы можем увидеть, если захотим сохранить нашу рабочую
книгу, под другим именем.
Предположим, имя My book у нас уже есть, мы хотим, чтобы эта книга была фактически
сдублирована, что мы с вами для этого делаем. Выполняем команду файл, сохранить как. После
выполнения этой команды у нас вот появляется это знакомое нам диалоговое окно, сохранения
документа, здесь мы можем задать новое имя файла. Предположим новое имя файла My book 1, а
здесь уже указан, тип файла.
В данном случае у нас книга Microsoft offic Excel. Помните, когда мы с вами работали
шаблонами, в этом списке мы выбрали шаблон, кроме того, имеется вот большое количество
других опций, которые мы с вами будем проходить позже, например, тогда когда будем проходить
ююю или как работать с Web страницами в Excel. Сейчас у нас имя файла My book 1, сохраняем.
Сейчас наша рабочая книга сохранена под другим именем. Кроме того, мы можем сохранить его
вообще в другое место. Нажмем сохранить, как, сейчас мы находимся в папке мой документ, мы
можем выти на любую позицию, например, просто на диск С и сохранить сюда в корень. Давайте
сохраним, вот сейчас My book 1 был сохранен в корень диска, С. В процессе, сохранения
110 TeachPro Microsoft Excel 2003

документа имеется возможность, назначить автоматическое создание резервной копии, на случай


если вы ошиблись и сделали, что не будь не так.
Кроме того, можете случайно удалить файл или его повредить. Для того чтобы установить этот
параметр, делается следующее, выполняем команду, файл, сохранить как. Сейчас у нас открыто
диалоговое окно сохранения документа. Мы здесь открываем вот этот списочек сервис и
выполняем команду общие параметры. Здесь у нас даны параметры сохранения, например мы,
можем всегда создавать резервную копию, нам достаточно установить эту галочку, или же, если
мы хотим дополнительно защитить наш файл, можем, например, установить пароль для открытия,
пароль для изменений, или рекомендовать доступ только для чтения. Ну, сейчас мы с вами это
делать не будем, просто нажмем на кнопку ОК, для создания резервной копии.
Перейдем в каталог мои документы и сохраним рабочую книгу My book 1, под именем,
например My book 2. Вот так, сохранили, посмотрим, что за резервная копия у нас при этом
получилось. Выполняем команду My computer, переходим на мои документы, вот здесь у нас вот
такой вот каталог, давайте сохраним нашу рабочую книгу, мы ее вот так вот сохранили, вот. У нас
здесь имеется вот такой вот дополнительный файл, который называется резервная корпия My book
2. Этот файл сохранился именно потому, что, мы поставили галочку соответствующее, Полю.
Давайте, закроем это окно и сейчас поговорим о свойствах файла. Каждая рабочая книга имеет
свои свойства. Диалоговое окно, которое к этим свойствам относится выводиться следующим
образом. Файл, свойства. Вот здесь вы можете задать свойства книги My book. Во-первых, на
вкладки общие, содержится системная информация, то есть тип файла, папка, где храниться,
размер, имя нашего файла, когда создан, когда открыт и соответственно его атрибуты. На вкладке
документы, вы можете задать данные об авторе документа. Если автор вы, здесь соответственно
набирайте ваши данные.
Предположим, давайте мы, здесь введем название, что это именно My book, а темы, например у
нас нет. Перейдем на вкладку статистика. Ююю статистика по файлу, кто изменил, когда создан,
когда изменен и так далее. Если мы перейдем на вкладку состав, мы увидим, какие рабочие листы
содержит наша рабочая книга. Это состав документов, ну и соответственно вкладка прочие. С
помощью этой вкладки вноситься дополнительные свойства пользователя. Ну, давайте перейдем
на вкладку документ, на самом деле это самое интересное в данном случае вкладка, название это
название рабочей книги, тема, тема которой посвящена данная рабочая книга, автор и
руководитель, в общем, понятно по умолчанию, учреждение. Группу стоит вводить в категорию, к
которой относится данная рабочая книга.
К примеру, например, группа Счет Фактур, ключевые слова, ключевые слова – это фраза или
любой набор символов, который идентифицирует вашу рабочую книгу при поиске. Давайте здесь
дадим, например вот такое вот ключевое слово Key word потом мы с вами ею воспользуемся при
поиске. Заметки это любые комментарии, фаза гиперссылки. Эта база относительно в адрес
гиперссылки, которая в данном случае может быть использовано в адресе. В данном случае у нас
ничего не использовано. Вот эта галочка, это создать рисунок, для предварительного просмотра,
помнете, когда мы с вами включили предварительный просмотр в окне открыть файлы,
предварительный просмотр был невозможным, потому что у тех файлов в свое время этой галочки
было не установлено.
Давайте включим галочку, нажмем на кнопку ОК, сохраним, и посмотрим, что же у нас тут
получилось. Откроем, это у нас My book 2. Давайте, во-первых, здесь посмотрим, что у нас
изменилось в свойствах, видите, сейчас нам даны свойства, мы сюда добавили ключевое слово,
добавили название и добавили тему, а во-вторых, давайте включим просмотр, вот. У нас был
создан рисунок. Для предварительного просмотра и он сейчас у вас на экране. Вот у этой книги
просмотр не возможен, и у этой книги просмотр не возможен также. А здесь, благодаря,
включенный, нам в свое время галочку мы уже видим, что это за рабочая книга. Ну, давайте на
этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами продолжим разговор о сохранении
рабочих книг.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 111

6.3.6. Автосохранение и сохранение по умолчанию


В Excel существует такая возможность, как автоматическое сохранение рабочих книг. Чем
удобна эта возможность. Она позволяет не отвлекаться в процессе работы на ее сохранение в
ручную. Вы можете заработаться, забыть, что вы не сохраняли вашу рабочую книгу, и у вас,
например, выключат свет, тогда вся ваша работа пропадет зря. Для этого, существует режим
автоматического сохранения. Чтобы Excel автоматически сохранил вашу работу. Чтобы этот
режим был установлен, не обходимо сделать следующее.
Выполнить команду сервис, параметры. После того как вы выполнили эту команду, у вас
появляется диалоговое окно параметры, оно вам знакомо. В этом диалоговом окне, переходите на
вкладку сохранения. Вот здесь с помощью вот этой верхней галочки вы определяйте сохранять
данные для автовостановления или нет. А здесь определяете, сколько минут, раз вам стоит это
делать. Вы с помощью этого счетчика, можете соответственно менять это значение. Ниже у вас
показан путь, где эти самые ваши данный будут сохраняться. Вот этот путь, вы можете его при
желании изменить. После того, как вы установили эту галочку и соответственно, например,
поменяли здесь какое не, будь значение, вам достаточно нажать на кнопку ОК, чтобы эти
изменения вступили в силу. Ну, кроме того, как вы знайте в книге, Microsoft Excel защищаются
паролю, это можно сделать для того, если вы не хотите, чтобы ваша информация попала в руки, ну
каких не будь, не доброжелателей.
Есть два типа пароля для рабочих книг. Во-первых, пароль для доступа данным и пароль на
изменение данных. Если мы выполняем команду, файл, сохранить как, у нас открывается
соответственно на экране диалоговое окно сохранение документа. Выполняем команду здесь
сервис, общие параметры. Тут можем опять таки задавать пароли, на открытие или на изменение.
Например, давайте зададим пароль на открытие, пусть это будет три единицы, а пароль для
изменения у нас будет соответственно 3 двойки.
Если мы здесь установим галочку, то при
открытии рабочей книги нам будет
рекомендоваться доступ только для чтений.
Сейчас галочку устанавливать не будем, а просто
нажмем на кнопку ОК. Нам предлагаются ввести
пароль еще раз, не понятно который именно,
видимо первый, давайте введем 3 единицы и
второй введем 3 двойки. Добавим здесь к имени
файла двойку и нажмем на кнопку сохранить.
Сейчас мы с вами закроем эту рабочую книгу и
попробуем ее открыть, вот она.
Открываем нашу рабочую книгу. Здесь нам
сообщатся, что наша рабочая книга защищена,
предлагается ввести 3 единицы. Далее, нам
сообщается, что книга My book ююю зарезервирован и требуется ввести пароль, в случае если мы
хотим производить в данной рабочей книге определенные изменения. Если мы изменения
производить не хотим, мы можем открыть рабочую книгу только для чтения, но при, например,
определенных изменениях мы не сможем ее сохранить. Если мы нажмем на соответствующую
кнопку, нам сообщат, что файл доступен только для чтения. Менять данные здесь мы с вами не
можем. И предлагается сохранить копию этой рабочей книги, где мы, что-то поменяли.
Закроем ее вообще, изменения сохранять не будем, откроем еще раз и попробуем ввести оба
пароля, нет, здесь надо было ввести 3 двойки, все сейчас нам разрешено открыть для того, чтобы
вносить коррекции, вот нажмем на кнопку сохранить, видите, сохранение прошло совершенно без
осложнений. Как вы знайте, по умолчанию, Microsoft Excel сохраняет книги в формате, так
сказать Microsoft Excel, вот если мы сделаем, сохранить как, у нас тип файла по умолчанию дал
книга Microsoft Offis Excel. Если, нас этот формат, по каким то причинам не устраивает, мы
112 TeachPro Microsoft Excel 2003

можем открыть данный список и установить любой другой. Например, мы можем его даже
установить в текст Uni Сod и нажать на кнопку сохранить.
Нам здесь сообщается, что в файле выбранного типа может быть сохранен только текущий
текст. Согласимся, нас предупреждают, что возможности могут быть не совместимые с форматом,
мы опять таки соглашаемся и тем неимение, наш файл в текстовом виде Юникод, давайте мы
здесь откроем на все файлы, чтобы увидеть все, вот. У нас получился вот такой вот файл. Видите,
здесь его иконка отличается от всех остальных. То есть мы получили, вот такой текстовый файл.
Если мы сейчас его откроем, нам, правда, сообщат, что данный файл уже открыт, открывать нам
его не надо. Давайте закроем все, не сохраняя, откроем еще раз, вот, уже у нас происходит
следующее. Допускается мастер текста, потому, что текстовый файл на, прямую, Excel не
открывает. Его нужно фактически импортировать в рабочую книгу.
Ну, давайте нажмем на кнопку отмена. Сейчас мы этим заниматься не будем, мы с вами это
пройдем позже, а сейчас сделаем вот что, мы с вами можем так же, установит формат сохранения
по умолчанию. Для этого, нам достаточно выполнить команду сервис, параметры, в диалоговом
окне параметры перейти на вкладку переход и здесь открыть вот этот вот список,
раскрывающийся здесь. Мы соответственно можем установить, как по умолчанию сохраняется
наши рабочие книги. На пример установим шаблон, нажмем на кнопку ОК.
Сейчас нам достаточно закрыть этот Microsoft Excel, потом запустить его еще раз. Давайте мы
его запустим. Внесем, какие то изменения, и выполним команду файл, сохранить как. Сейчас нам
будет предложено сохранять уже как шаблон по умолчанию, а не как книгу Excel. Давайте
вернемся в исходную позицию, потому что самый удобный вариант был изначально предложен.
Вернемся обратно и нажмем на кнопку ОК. Ну, все, вроде бы мы с вами полностью разобрались в
сохранении файлов, давайте посмотрим, как же так закрываются рабочие книги. Закрываются
рабочие книги с помощью нажатия, вот на этот крестик. Еще можно закрыть рабочую книгу, с
помощью команды файл закрыть.
Если с момента последнего сохранения вы сделали определенные изменения, то при,
выполнении команды закрыть Microsoft Excel предложит сохранить изменения в файле книга 1.
Если вы хотите, вы сохраните. В данном случае, сохранения у нас в первый раз происходит, по
этому приходит окно сохранения документа. Здесь вы можете опять таки задать имя вашей
рабочей книги, предположим, пусть это будет просто, ююю и нажать на кнопку сохранит. Видите,
после сохранения информации, ваша рабочая книга закрылась. Ну, давайте на этом закончим урок,
посвященный сохранению файлов. Эту тему мы полностью завершаем, на следующем уроке мы с
вами займемся работой с группами файлов.

6.3.7. Работа с группой файлов


Сейчас мы с вами научимся работать с
группой файлов. Иногда бывает необходимо,
выполнить определенные действия не над одним
файлом, а сразу над группой. Предположим, у вас
большое количество файлов, которое нужно
распечатать. Намного легче делать это все вместе,
нежели выбирать каждый раз один файл,
распечатывать, потом выбирать следующий.
Чтобы произвести групповые операции над
файлами их нужно выбрать, например, нажмем
на кнопочку открыть. В данном случае выберем
все рабочие книги, давайте вернем это в режим
таблица. Теперь предположим мы хотим открыть
группу файлов.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 113

Мы можем с одной стороны открывать их по штуке, а можем сделать следующее. Выделить


первый файл, нажать на кнопочку шрифт, а затем выбрать последний, тогда у нас вся группа в
середине выберется. После того, как мы нажмем на кнопку открыть, они соответственно начнут
открываться. Сейчас нам сообщается, что документ уже один открыт с этим же названием, но зато
все открылись. В свое время мы этот файл защитили от записи тремя единицами, а затем тремя
двойками. Нажимаем на кнопку ОК, все, все наши файлы открылись.
Если мы отпустим курсор и откроем этот список, мы с вами это увидим. Фактически мы с вами
открыли все наши файлы. Давайте закроем Microsoft Excel, а еще лучше выполним команду файл,
закрыть. И закроем это все для каждой книги. А еще у нас есть возможность нажимать на этот
крестик, вот таким вот образом, изменения никакие мы с вами сохранять не будем. И попробуем
сделать следующее. Попробуем открыть группу файлов, но не подряд, а избранное количество.
Например, предположим нам нужно открыть вот этот файл, затем мы нажимаем клавишу Ctrl на
клавиатуре, выбираем следующий, а затем выбираем еще один, к примеру. Сейчас у нас выбрано
три файла. Мы выбрали не целую группу файлов, а три по отдельности. Нажимаем, на кнопку
открыть, файлы у нас соответственно открылись. Посмотрим сюда, да все файлы у нас сейчас
здесь имеются. Что мы можем с вами сделать? Давайте закроем Microsoft Excel, никаких
изменений мы опять таки вводить не будем и запустим проводник, вот он у нас. Мы сейчас на
моих документах, вот наши файлы, предположим мы хотим перенести наши файлы в какое не,
будь другое место. Мы опять выбираем их группой, вот, например вот таким вот образом.
Выполняем, к примеру, правка, копировать или вырезать. В зависимости от того, хотим ли мы
скопировать или просто их перенести.
Предположим, хотим копировать. Выходим на нужную нам позицию, давайте выйдем –
рабочий стол, мой компьютер, например на диск D. И вставим файлы сюда. Вставляем с помощью
правой клавиши мыши. Кроме этого, вернемся в каталог мой компьютер, то есть в каталог мои
документы, мы можем пачкой послать наши файлы на распечатку. Выделяем нужное нам
количество, нажимаем правую клавишу мыши и выполняем команду печать. Тогда все эти файлы
будут распечатаны. Правда в данный момент, если мы сейчас нажали, на печать у нас начинается
наш Microsoft Excel, если вы обратили внимание.
По очереди открываются файлы, посылаются на печать, вот здесь нам предлагается включить
макросы, вот. Видите, у нас все было послано на печать. Вот происходит такое интенсивное
распечатывание наших документов. Ну, сейчас мы с вами этим заниматься не будем, пусть оно
продолжает таким вот образом печататься. В общем, основную идею вы уже уловили, вы можете
работать с группами файлов. Давайте мы все это вообще закроем, вот. Вы можете работать с
группами файлов, это значительно удобнее, чем работать с ними по одиночке. На этом давайте
закончим текущий урок, на следующем уроке мы научимся искать файлы и закончим тему работы
с файлами.

6.3.8. Поиск файлов


Сейчас мы поговорим о способах поиска файла. Очень часто может возникнуть ситуация, когда
вы не можете найти файл, просматривая папки. Например, когда у вас много файлов. Давайте
посмотрим, что мы с вами можем сделать в такой ситуации. Для этого нам достаточно вызвать
диалоговое окно – открытия файлов и в открывающемся меню сервис, выполнить команду найти.
У нас откроется вот такое вот диалоговое окно. Это диалоговое окно поиска файлов. Здесь у нас
имеется две вкладки, обычный и расширенный.
Давайте с начала поищем наш файл с помощью вкладки обычный. Что нам для этого надо
сделать. Во-первых, мы должны с вами указать какие именно файлы нам искать, то есть что
должны содержать наши файлы. Предположим мы хотим найти файлы, которые содержат слово
ввод. Давайте мы с вами это слово введем, вот, ввели, чуть ниже у нас имеется два
открывающихся списка, с их помощью мы задаем другие параметры поиска. Первая
открывающаяся список – это область поиска.
114 TeachPro Microsoft Excel 2003

Давайте откроем это диалоговое окно, и мы увидим здесь отмеченные галочками места, где
именно мы должны искать наши файлы. Здесь мы можем искать их, например, в папке мой
компьютер, если мы щелкнем по этому значку плюсик, откроется все дерево, входящее состав
моего компьютера. Это рабочий стол, документы, локальный диск С, локальный диск D,
дисковод, ваш флоппи диск. И можно искать их, вот так вот, в сети. С помощью установки или
удаления вот этой галочки, мы определяем, где именно мы ищем наши файлы. Давайте отключим
сетевое окружение, там мы с вами искать не будем, и выберем просто мой компьютер. Вот так.
Это у нас получились выбранные размещения, то есть те места, где именно мы установили
галочку. Везде мы убрали, по этому у нас мое сетевое окружение в места поиска не входят, у нас
остался только мой компьютер. Далее, здесь в этом открывающемся списке, мы определяем, какие
именно файлы мы ищем. В данный момент по умолчанию установлено, что мы ищем все файлы.
Это могут быть и файлы offis и Web страницы.
На самом деле, нас это не интересует, нас
интересует только файлы Excel в данный момент,
вот, таким вот образом мы можем включать или
отключать, что именно мы хотим найти. Давайте
отключим файлы, вот эти вои, то ест и Word и
PowerPoint и Access и все остальное, Web мы так
же отключим, и будем искать только файлы
Excel, вот они, вот. Выбранные типы файлов и
нажмем на кнопку найти. Сейчас у нас идет
поиск, по папке мой компьютер. В данном случае
нам показано, что у нас найдены следующие
Екселовские файлы. В данном случае, не смотря
на то, что у нас вот открылся такой список, у нас
были найдены следующие файлы. Пять файлов.
Это файл оглавление, функции и так далее. Ну, давайте откроем любой из них. Например, вот
данный файл Функц, который находиться в папке мои документы.
Мы его вот таким вот образом выделили, нажмем на кнопку ОК и вот здесь, в имени файла у
нас появляется полный путь, к данному файлу, плююсь его имя, если мы сейчас нажмем на
кнопочку открыть, у нас данный файл откроется. У нас появляется предупреждения системы
безопасности, как именно мы хотим открыть наш файл, отключив макросы, или не отключив их.
Давайте выберем, отключив макросы. И мы увидели, что, перед нами открылся наш файл. Мы его
нашли с помощью соответствующего диалогового окна, вот. Вот наш файл. Если вы обратили
внимание, то он содержит текст, который называется ввод, именно по нему мы искали наш файл,
то есть мы все открыли правильно.
Давайте еще раз вызовем диалоговое окно, открыть. Потом выберем, диалоговое окно поиска
файлов и перейдем на вкладку расширенный. Мы перешли на вкладку расширенный. Здесь с
помощью вот этих вот открывающихся списков мы определяем условия, по которому мы хотим
найти тот или иной файл. Здесь у нас имеется вот такой вот список свойств, это и автор, и автор
изменений, заметки, если они имеются в нашем файле, когда изменен, имя приложений, категории
ключевые слова. На одном из предыдущих уроков, мы задали ключевое слово Kay Word. Давайте
попробуем с помощью этого ключевого слова и найти нужный нам файл. Мы ищем по свойству
ключевые слова.
Нам нужно так же условие, содержит данное ключевое слово или точностью совпадает.
Предположим мы хотим, содержит, выбрали соответствующее условие и здесь вводим значение.
Ну, значение у нас будет Kay Word, потому что именно данное ключевое слово мы с вами ввели
нужного в качестве ключевого слова. Давайте нажмем на кнопку добавить и данное условие уже у
нас в списке. Мы можем комбинировать несколько условий. То есть мы можем найти файл,
который содержит и ключевое слово и, например какой не будь другой параметр, к примеру,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 115

автор. Мы считаем, что наш автор, здесь выбираем условие, совпадает точно, к примеру с автором,
который называется ююю. Добавляем это условие.
Теперь у нас имеется комбинация из двух условий, то есть ключевые слова содержат слово Kay
word. И автор совпадает с точностью ююю. Два условия комбинированы друг с другом с
помощью, и. Мы можем переключить, сделать с помощью или. Для этого, если мы хотим
переключиться, нам достаточно удалить вот это условие, опять таки переключиться, на, или и
добавить новое. Сейчас у нас два условия, комбинированы друг с другом с помощью союза или.
Либо содержат Kay Word, либо автор совпадает точно с ююю. Очень хорошо, здесь мы опять таки,
указываем место положение. У нас от прошлого поиска осталось место положение мой
компьютер, оно и остается, и соответственно, выбранные типы файлов. В данном случае мы ищем
файлы Excel, нажимаем на кнопку, найти. Сейчас происходит поиск. В данном случае, у нас
появляется вот такая вот серия файлов. Видите, все файлы типа Excel, именно Excel их создал, вот
они, автор которых, либо ююю, либо содержится ключевое слово Kay Word. На самом деле автор
создания всех этих файлов это ююю, по этому такой список файлов нам собственно и пришел.
Значит, мы столько вот нашли. Можем переключиться на следующий один результат. И вот мы
видим уже, так сказать полный список.
Открываем нужный нам файл, точно таким же образом. Выделяем его, щелкаем мышкой и
после этого нажимаем на кнопку ОК. В данном диалоговом окне, открытие документа у нас
появляется полный путь, к имени этого файла, нажимаем на кнопку, открыть. Нужный нам файл,
вот таким вот образом был открыт. Очень хорошо. Давайте еще раз вызовем это диалоговое окно и
выполняем команду, найти, и перейдем, например, на вкладку обычный. Мы здесь опять таки
можем установить вот эту галочку искать везде. То же самое, и здесь. И искать например, нечто
уже полностью, то же самое слово ввод. Давайте переключимся на русский шрифт. Здесь у нас
уже область поиска везде и типы файлов результатов оно везде. Нажимаем опять таки на
кнопочку, найти. Сейчас у нас, если вы обратили внимание, идет поиск не только в маем
компьютере, но и система пытается найти данный файл в сетевом окружении. Кроме того, если вы
обратите внимание на этот списочек, у нас были найдены файлы не только Excel, которые
отмечены вот такими иконками, но и, например ююю файлы, которые то же содержат слово ввод,
но имеют вот такую вот иконку. Это показывается, что у нас в файле, который открывается ююю,
это не екселовский, файл, а именно, ююю, кроме того, в сети так же были найдены несколько
файлов. То есть у нас происходит вот такой вот мощный поиск.
Кроме того, на сетевом компьютере Ирина тоже была сделана попытка, найти, данный файл,
но данное размещение нам не доступно, о чем нам, и указывает Excel. В общем, то, это все, что
нам следует знать о поиске файла в Microsoft Excel. Надо заметить, что сам Windows располагает,
своим собственным инструментом для поисков файлов, который будет вам доступен, например, с
помощью команды ПУСК, найти файлы и папки. Но вопросы поисков файлов не входят в
программу нашего курса, мы ищем файлы только с помощью самого Microsoft Excela.
Если предположим, вы уже нашли нужный вам файл, но поиск еще происходит, вы можете
нажать кнопку завершить. После чего поиск будет прекращен, вот и вы сможете выбрать,
например нужный вам. Ну, все, на этом закончим урок, посвященный поискам файлов, на
следующем уроке мы с вами начнем новую тему.

6.4. Операции с рабочими листами внутри рабочей книги

6.4.1. Переименование, копирование, вставка и удаление


листов
Сейчас мы с вами начинаем тему – операции с рабочими листами внутри рабочей книги.
Большинство из этих операций мы с вами уже проходили, сейчас просто их систематизируем. Как
вы знайте, работа с Microsoft Excel, вы работайте с рабочими книгами, которые в свою очередь
116 TeachPro Microsoft Excel 2003

состоят из листов. Что мы можем делать с нашими листами, во-первых, мы можем менять имя
листа, во-вторых, мы можем вставлять и удалять листы, копировать и перемещать их, работать в
режиме группового выделения и менять количество листов по умолчанию, ну давайте с вами
начнем. Для начала изменим название листа. Это можно сделать двумя способами. Первый
способ, выделяем нужный нам лист, предположим это лист один, вызвать его контекстное меню и
выполнить команду переименовать. Здесь, сейчас вводим новое имя листа. Так и введем, новое
имя листа, вот. Мы переименовали наш лист, теперь он называется новое имя листа. Давайте
выделим другой лист и попробуем проделать ту же самую операцию, но с помощью меню. Это
делается с помощью меню формат, лист и соответственно выбирается команда переименовать.
Давайте введем еще, какое не будь имя листа, например другое имя, вот видите у нас сейчас, в
нашей рабочей книге два листа имеют другое имя, не то, которое им было дано изначально. Кроме
этого, мы можем вставлять и удалять листы. Как мы вставляем лист. Первый способ, пользуемся
меню. Выполняем команду вставка, лист. Видите, у нас был вставлен лист, который называется
лист 4. То же самое, мы можем сделать, выделив какой не будь, лист, перед которым мы хотим
вставить новый, вызовем, его контекстное мню, и выполнить команду добавить. Сейчас у нас
возникает диалоговое окно вставка. Мы можем вставить стандартный рабочий лист, а можем
вставить, на основе какого не будь, шаблона.
Давайте, например, вставим, к примеру, лист, Счет Фактура и нажмем на кнопку ОК. У нас
вставился лис, который называется счет и имеет вот такой вот формат. Этот лист был создан на
основе шаблона Счет Фактура. Кроме того, что еще мы можем сделать с нашими листами? Мы
можем, например лист удалить. Для этого, опять таки, выделяем нужный лист, выполняем щелчок
правой клавишей мыши и выполняем команду - удалить. Сейчас нас Excel предупреждает, что в
листах выбранных для удаления могут существовать данные. Мы нажимаем, все равно, не взирая
на это кнопку удалить. Листа нашей рабочей книги уже нет. Если мы хотим вставить лист в конец
рабочей книги, а не перед активным рабочим листом, мы можем сделать следующее, вставить все-
таки, нужный нам лист.
Например, опять таки на основе Счет
Фактуры, если вы обратили внимание, этот лист
уже называется Счет 2, а потом с помощью
команды, к примеру, правка, переместить,
скопировать лист, уже поместить его в нужное
место. Помещаем мы опять таки в книгу 1 и
перемещаем, например, в конец и нажимаем на
кнопку ОК. Сейчас лист Счет 2 у нас находится в
самом конце нашей рабочей книги. Кроме этого,
мы можем захватить за ярлычок нашего листа и
потянуть его в любое нужное нам место, видите,
вот таким вот образом мы его перетягиваем.
Отпустим левую клавишу мыши и лист счет 2,
у нас оказался на новом месте. Таким вот образом у нас копируются и перемещаются рабочие
листы. Давайте еще раз вызовем контекстное меню и выполним команду - переместить
скопировать. Предположим мы хотим выбранный лист переместить перед вот этим вот листом –
другое имя, нажмем на кнопку ОК. сейчас этот лист у нас оказался вот здесь.
Посмотрим, что будет, если мы выполним эту же команду, переместить и скопировать, но
установим вот эту галочку, создавать копию и поместим на наш лист, например вот сюда, перед
счетом 2, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас образовался лист, который называется Счет 3,
фактически образовалась копия нашего рабочего листа. Точно так же скопировать листы мы
можем, например, в новую книгу. Вот мы с вами выбрали новую книгу и давайте скопируем туда.
Сейчас у нас образовалась новая книга, которая называется книга 2. Если мы переместим курсор
на панель задач мы, это с вами увидим, вот она, в отличии от нашей первой рабочей книги.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 117

Именно туда скопировался наш вот этот лист, который назывался счет 3. Это все что вам следует
знать о перемещении рабочего листа. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, на следующем
уроке мы с вами поработаем с групповым выделением рабочих листов, и попробуем поменять
количество листов новой рабочей книги.

6.4.2. Группа листов


Сейчас мы с вами поговорим о режиме группового выделения рабочих листов. Вы с этим
явление уже знакомы, вы знайте, что можно вводить данные одновременно на, несколько листах.
Для того чтобы выделить группу из нескольких листов, делаем следующее, выделяем один из них,
потом, держа нажатой клавишу, мы выделяем нужный нам. Сейчас у нас все три листа выделены,
и мы можем вводить на них данные.
Давайте, введем какой не, будь диапазон,
уберем отсюда курсор мыши, вот так вот. Мы
ввели, заполнили некоторый диапазон. Давайте
посмотрим, что у нас получилось на других
рабочих листах. На какой лист мы сейчас не
перейдем, у нас везде введены вот эти данный,
везде имеется диапазон. Кроме того, мы можем
сделать следующим образом. Мы можем
выделить листы с помощью следующей команды,
выполняем вызов контекстного меню и
выполняем команду, выделить все листы. После
того, как все эти листы выделились, у нас на
верху появляется такая запись, группа. В данном
случае, все три листа представляют из себя,
группу листов.
Для того чтобы разгруппировать их в дальнейшем, мы опять таки должны вызвать контекстное
меню и выполнить команду разгруппировать листы. Видите, теперь наши листы, здесь
совершенно не выделены. Кроме того, что мы еще можем сделать с нашими листами, мы можем
закрасить ярлычки в определенный цвет. Давайте вызовем контекстное меню, для какого не будь
ярлычка, и выполним команду цвет ярлычка. После чего выберем нужный нам, например, вот
этот, вот зеленный. Видите, наш ярлычок листа оказался, подчеркнут вот таким мот зеленным
цветом. Когда не активный он уже полностью залит соответственно зеленным цветом.
Давайте, зеленный, то же самое, для листа два, чтобы закрепить материал, цвет ярлычка.
Сейчас он у нас уже темно зеленный, видите, вот мы, таким образом, закрасили наши ярлычки.
Что мы с, вам еще можем сделать? Мы можем изменить количество листов новой рабочей книги.
Как мы с вами это делаем. Мы выполняем команду сервис, параметры, вот. Мы выполнили, и
появилось давно знакомое нам диалоговое окно параметры. На вкладки общие, вот оно, мы можем
с помощью данного счетчика изменить количество листов новой книги. Предположим нас,
интересует число 10, мы хотим, чтоб в каждый раз создавая новую рабочую книгу, Excel бы там
создавал 10 рабочих листов.
Давайте нажмем на клавишу ОК, вот мы с вами это сделали, а сейчас создадим, новую рабочую
книгу. Выполняем команду – файл, создать. Здесь, выберем опцию – чистая книга. Как вы видите,
сейчас Excel создал новую рабочую книгу, которая имеет 10, мы сейчас все с вами вот так вот
посмотрим, 10 рабочих листов. Это было сделано, именно потому, что, мы вот в данном окне,
параметры, накладки общий, установили этот счетчик – 10. В общем, то это все, что вам надо
знать о работе с вашими рабочими листами. Давайте закончим сейчас эту тему, на следующем
уроке, мы с вами поговорим о том, как выводить данные с рабочего листа на печать.
118 TeachPro Microsoft Excel 2003

Глава 7. Вывод на печать

7.1. Установка принтера


Сейчас мы с вами начинаем тему, вывод
данных рабочего листа на печать. Для того чтобы
начать печать ваших рабочих книг, необходимо
для начала установить принтер, в ваш Windows.
Устанавливается принтер следующим образом –
выполняем команду пуск, настройка, команда
Принтеры и факсы. У нас сейчас, в системе по
умолчанию установлено два принтера. Один
принтер вот он. Это сетевой принтер, в нашем
случае, а один, это ююю, на самом деле ююю,
принтер не физический.
Давайте начнем устанавливать принтер.
Выполняем команду установка принтера. У нас
появляется первое окно – мастера установки
принтеров. Этот мастер помогает установить
принтер или выполнить подключение к нему. Нажимаем на кнопку далее. После этого, мы
должны выбрать тип устанавливаемого принтера. Это может быть локальный принтер, а может
быть сетевой, который подключен к другому компьютеру. Если это локальный принтер, система
может автоматически попробовать его определить и установить.
Давайте, мы сейчас эту галочку уберем и сделаем все в ручную. Нажимаем на кнопку далее.
Сейчас, здесь нам предлагается выбрать, порт, к которому мы собираемся подключить наш
принтер. В данном случае, по умолчанию предлагается порт LPT 1. Если мы откроем вот этот вот
список, то мы можем сделать следующее. Мы можем, во-первых, установить принтер на другой
порт, к примеру, LPT 2 или LPT 3. Можем даже попробовать установить его к последовательным
портам, можем печатать файл, использовать сетевой порт и так далее. Давайте оставим LPT 1, по
умолчанию, обычно именно к нему бывает подсоединен принтер на вашем компьютере, нажимаем
на кнопу, далее. Сейчас нам предлагается обеспечить программное обеспечение принтера. Здесь в
левом списке, мы определяем, какой именно изготовитель нам нужен, вот здесь целый список
изготовителей, нужно выбрать нужный.
Предположим, у нас принтер фирмы ююю, а здесь уже соответственно в правом списочке, мы
можем установить модель нашего принтера. Вот здесь все, вот это все модели наших принтеров.
Ну, в данном случае у нас принтер Z-51, мы его с вами выбрали, нажимаем на кнопку далее.
Сейчас нам предлагается указать имя принтера и сообщается, что некоторые программы не
поддерживают имена принтеров, длина которых вместе с именем сервера превышает 31 знак. По
этому лучше всего сделать ваш принтер максимально коротким, имеется виду, конечно имя.
Давайте мы уберем, вот эти вот дополнения и оставим просто Z-51. Нам предлагается
использовать этот принтер по умолчанию, то есть в каждый раз, когда мы будем просто нажимать
печать Microsoft Excel, печать будет происходить именно этого принтера.
Если вы до того другой принтер не выбрали. Мы согласны с тем, что стоит его использовать по
умолчанию, нажимаем на кнопку далее. Так как наш компьютер находиться в Сити, то нам
предлагается либо запретить общий доступ к этому принтеру, чтобы никто в локальной сети не
имел бы возможности печатать, либо, если мы разрешаем пользоваться нашим принтером, задать
имя общего ресурса. Если мы задаем имя общего ресурса, в данном случае нам предлагается Z-51,
то другие члены нашей локальной сети смогут им пользоваться.
Глава 7. Вывод на печать 119

Мы запрещаем общий доступ к этому принтеру и нажимаем далее. Сейчас нам предлагается
напечатать пробную страницу. Если вы будете устанавливать принтер, на всякий случай это стоит
сделать. На самом деле, это занимает, какой то определенный промежуток времени. По этому мы,
нажмем, на нет и нажмем, на кнопку, далее. Сейчас нам сообщается, что подключение к нашему
компьютеру принтера закончено. У нас имеется принтер, который называется Z-51, общий доступ
к этому принтеру отсутствует, на порту LPT 1, такой модели в пробной печати осуществлено не
было. И предлагается нажать на кнопку готово.
Сейчас систему копируют драйвера. Сейчас нам предлагается идентировать картриджи нашего
принтера. Новый у нас картридж или картридж уже использовался, как правый черный, так и
левый цветной. В нашем случае картриджи уже использовали. Нажимаем, кнопку продолжить.
Это окно у вас может и не пройти. Это зависит от того какую модель, принтера вы выбирайте.
Нажимаем, на кнопку продолжить. Сейчас нам предлагается выронить, для того, чтобы улучшить
качество печать, нажимаем на, продолжить, здесь предлагается нам калибровка нашего картриджа.
Сейчас мы эти с вами заниматься не будем, это длительный процесс. Нажмем на кнопку отмена и
увидим, что вот у нас в системе сейчас имеется принтер Z-51 и он готов к использованию. Мы с
вами установили принтер. После того, как мы с вами установили принтер, мы можем вызвать его
контекстное меню и выполнить команду, например, настройка печати.
Сейчас, нам здесь предлагается делать следующее, во-первых, нам предлагается, установить
расположение, как мы будем именно располагать наши страницы. Ориентация может быть
книжная, как в данном случае сейчас, а может быть и альбомная. Давайте установим на
альбомную, видите, вот таким вот образом. Она у нас получается альбомная. Порядок страниц.
Мы можем начинать от конца к началу или от начала к концу, соответственно. Страницы на листе.
Обычно на листе располагается одна страница. Иногда для экономии печати, или, например, для
печати буклетов, можно сделать четыре страницы.
Тогда странички будут масштабироваться и вот таким вот образом располагаться на листе
бумаги. Сейчас мы этого с вами не будем, установим на единицу. Соответственно о вкладке
бумага и качество устанавливается следующее, во-первых, источник бумаги. Очень часто у
принтеров бывает насколько лотков. Стоит обычно устанавливать на пункте автовыбор, тогда
принтер сам определит, где у него находится бумага и начнет его затягивать. Носитель – печать
происходит не только на обычной бумаге. Иногда бывает необходимо печатать на прозрачных
пленках, если вам нужно сдать что не будь в типографию, на глянцевой бумаге, на переводной
картинке, на специальной бумаге с покрытием и, на конец распечатать поздравительную
открытку. В данном случае нас устраивает обычная бумага. Здесь мы ставим качество, для того
чтобы сэкономить картридж, мы можем установить черновую распечатку, тогда она будет
бледная, но ваши ресурсы, чернила это или порошок лазерный будут сэкономлены. Обычно, это
вполне приемлемое качество.
Наилучшее, это с максимальным расходом ресурсов. Это бывает очень хорошее качество, но и
ресурсы тратятся безбожно. Давайте установим все-таки, обычная и перейдем к цвету. В данном
случае наш принтер цветной, это принтер ююю, он поддерживает цветную печать также. По
умолчанию мы можем установить черно-белую, тогда все будет распечатано черным картриджем
или цветную, тогда будет печататься все в цвет. На самом деле, без необходимости, цветной
печатью лучше не злоупотреблять. Потому что, на самом деле, это удовольствие из дорогих,
лучше всегда оставлять черно-белым.
Ну, здесь еще имеется кнопка дополнительная. С помощью этой кнопки мы ставим следующие
опции, как какая у нас бумага. Это может быть форматы, А4; А5; А6; определенное количество
конвертов, здесь ставиться размер бумаги, число копий, которые мы хотим печатать по
умолчанию, сейчас у нас каждый раз будет печататься одна штука, одна штука рабочей книги.
Если мы здесь изменим это количество, каждый раз будет печататься несколько. В данном случае
наш принтер поддерживает качество 600, на 600 точек ююю, это достаточно приемлемое качество.
Есть еще дополнительные параметры печати, которые могут быть включены и выключены, о
120 TeachPro Microsoft Excel 2003

свойствах принтера у нас имеется, такой как насыщенный цвет, он может быть яркий или
естественный. Всегда лучше ставить естественнее и экономнее. Нажмем на кнопку ОК. Ну, все,
мы с вами вроде бы разобрались со свойствами нашего принтера. Нажмем на кнопку ОК и
вызовем следующее диалоговое окно, которое называется свойства. Только что, мы с вами
работали с настройкой печати, а сейчас со свойствами.
У нас уже появляется более такое солидное диалоговое окно, здесь у нас общие, имя нашего
принтера, в размещении ничего не указано, потому что принтер не сетевой. Комментарий у нас
нет. Используемая бумага А4, мы с вами это уже установили, доступ отключен, при установке
данного принтера мы дали вот эту опцию, что мы не хотим, чтобы им пользовались в нашей
локальной сети. Порты у нас LPT 1, опять таки, мы это сами с вами поставили. Управление
цветом, в данном случае автоматически будет происходить, то есть принтер сам будет определять
при цветной печати, как именно подбирать цвета. Мы можем это делать в ручную, но на самом
деле это достаточно сложно. Параметры
устройства у нас это уже установлены, А4,
верхний лоток для бумаг. А если будем в ручную,
тоже будет формат А4, ну и обслуживание
картриджи. Так как, в данном случае у нас
имеется два картриджа, черный и цветной, то
здесь для него определенные опции. Возможно,
этой вкладки у вас принтер иметь не будет, если
он у вас не струйный и не цветной. Ну и
последняя вкладка – дополнительная.
Здесь у нас определенные возможности. Во-
первых, доступен, всегда. Кроме того, мы можем
сделать так, что принтер будет доступен по
времени. Например, вы решаете, что печатать вы
будете, только с 12 часов дня до двух. Здесь
соответственно можно установить вот эти вот параметры, с помощью вот этих вот счетчиков.
Вот, эти вот параметры, с помощью вот этих вот счетчиков. Ну, у нас он доступен всегда. Здесь
можем задать приоритет, драйвер у нас установлен в системе, это у нас ююю. Здесь мы
определяем, как именно использовать очередь печати, то есть использовать, накапливать задания,
только патом пускать на печать или печатать прямо на принтер, тогда печать будет происходить
быстрее, можем задерживать с неподходящими параметрами.
Печатать документы без очереди, сохранять документы после печати, включить
дополнительные возможности печати и так далее. Здесь огромное количество опций. На досуге
сами с ними разберитесь. Нажмем на кнопку ОК и закончим урок, посвященный установке
принтера в Windows.

7.2. Параметры страницы (Поля)


Сейчас мы с вами поговорим об установке параметров страницы. После того как мы с вами,
инсталлировали наш принтер, пришла пора распечатать наш файл. Предположим сейчас, перед
вами, та рабочая книга, которую мы хотим распечатать. Что нам нужно сделать? Сейчас нам
нужно установить параметры страницы. Параметры страницы устанавливаются с помощью меню
файл – параметры страницы.
Вот у нас появляется такое диалоговое окно, которое имеет 4 вкладки. С помощью первой
вкладки, которая называется вкладка страницы, мы устанавливаем такие параметры, как
ориентации искомой страницы, размер, печатной копии, кроме того, выбираем размер бумаги, вот
здесь в нижней части этого окна и разрешающею способность принтера. Далее переходим на
Глава 7. Вывод на печать 121

следующее поле. Это у нас вкладка поля. С помощью этой вкладки, мы задаем размеры полей
страницы и параметры центровки, третья вкладка – это колонтитулы.
С помощью этой вкладки мы устанавливаем наши колонтитулы, как именно их отображать,
верхний отображатель и нижний и что именно на них должно быть дано? Кроме того, есть вкладка
лист, вот она, эта вкладка. Здесь мы устанавливаем область печати и порядок вывода на печать
страниц. Кроме того, мы здесь определяем, что именно мы хотим печатать. Хотим ли мы печатать
сетку, черно-белую страницу и так далее. Это все, что касается вот этого диалогового окна. Сейчас
мы с вами пройдем это диалоговое окно более подробно.
Для этого перейдем на вкладку поля. Начинаем с полей. С помощью этой вкладки, как мы с
вами уже говорили, мы устанавливаем поля страницы. В дано случае, вот здесь указано числовое
значение отступов. У нас может быть левое поле, если мы сейчас начнем менять вот этот счетчик,
как мы сделали только что, вот давайте щелкнем, мы меняем левое поле страницы. Видите, у нас
даже здесь, имеется такая соответствующая картинка. Если мы начинаем менять вот этот счетчик,
у нас меняется соответственно правое поле. Таким же образом мы можем менять нижнее поле и
верхнее. Кроме того, с помощью вот этих двух счетчиков мы изображаем, где именно задавать
наши колонтитулы. Что такое колонтитулы?
Мы с вами пройдем чуть позже. А сейчас просто давайте немного поменяем вот эти вот
зачтения. Вот таким вот образом. В нежней части этой вкладки у нас имеются две галочки, с их
помощью мы показываем, как именно центрировать на странице. Если вы обратили внимание, у
нас в середине имеется вот такой вот рисунок. В данном случае, с помощью вот этой вот сеточки,
показано, как именно располагается наша таблица на листе при печати. Видите, здесь она, прямо
рядом с левым полем, а здесь имеется небольшой отступ. Если мы установим вот эту галочку
горизонтально, то наша таблица, будет, таким образом, центрирована относительно листа. А если
мы установим вот эту галочку, то соответственно уже она будет центрирована по вертикали. Вот
наша таблица. Необходимо учитывать, при изменении полей, что очень многие принтеры не
позволяют вводить не позволяют вводить информацию близко к краю страницы, потому что им
нужен небольшой захват для бумаги. То есть, вы должны иметь в виду, что очень часто
невозможно обнулить это поле. То есть номинально он, обнулиться, к примеру, мы хотим
обнулить верхнее, давайте здесь просто установим ноль с клавиатуры, мы это тоже с вами можем
сделать. В дано случае, так как мы нажали клавишу Entter, наше окно пропало с экрана.
Но, в действительности же, здесь будет небольшой отступ. После того, как мы так славно все
установили, мы можем нажать на кнопку просмотр и посмотреть, что в реальности получилось, и
как именно наша страница будет выглядеть на листе бумаги. Сейчас мы на эту кнопку мы с вами
нажимать не будем, потому что, возможности окна просмотр мы с вами пройдем чуть позже и в
полном объеме. А сейчас закончим этот урок. На следующем уроке мы продолжим изучение
диалогового окна параметры страницы.

7.3. Параметры страницы (Страница)


На прошлом уроке, мы с вами изучили первую вкладку диалогового окна параметры
страницы. То есть мы изучили вкладку поля. Сейчас давайте перейдем на вкладку страницы. Во,
первых, с помощью вот этих вот переключателей мы меняем ориентацию бумаги. Что это значит?
Это значит, что наш файл может распологоаться по вертикали на листе бумаги, а также по
горизонтали. Если мы хотим, чтобы он располагался вот таким вот образом, мы меняем
ориентацию бумаги на, альбомную. В таком случае, наш текс, будет располагаться именно вот так.
Как изображено на нашей картинке.
Далее, мы можем установить масштаб. Можем печатать наш файл в натуральную величину, в
данном случае – это сто процентов от натуральной величины, а можем, например, уменьшить, или
наоборот увеличить. К примеру, давайте мы его уменьшим и установим здесь тридцать. Затем,
когда мы будем изучать диалоговое окно просмотр нашего документа, мы увидим, к чему
122 TeachPro Microsoft Excel 2003

привело, изменяя масштаба. В данном случае мы устанавливаем масштаб в ручную, кроме того,
мы можем сделать следующее, мы можем установить переключатель вот сюда, разместить не
более чем на. Это мы делаем в случае, если мы хотим напечатать документ в заданном объеме
страниц. Здесь мы устанавливаем, не более чем на количество страниц в ширину, предположим
мы хотим печатать не более чем на одну страницу в ширину и соответственно на нужное
количество страниц в высоту.
Если мы здесь оставим единицу, к примеру, одна страница в высоту, но реально наш файл
занимает большее количество страниц, он может, соответственно масштабирован. Мы можем,
изменить это значение, на любое нужное нам. Предположим мы хотим, напечатать наш файл, не
более чем на 10 страниц в высоту, вот так вот. Далее переходим на размер бумаги. С помощью
этого раскрывающегося списка, мы устанавливаем, на какой именно бумаге, мы с вами
собираемся печатать наш файл.
Обычно, печатается на бумаге, формата А4. Соответственно выбирается этот формат. В
Америке больше принят формат ююю, он немного короче, чем формат А4 и немного шире. Кроме
того, здесь есть большое количество форматов бумаги, на которые мы можем распечатать. Это
может быть несколько видов конвертов, например, бумага формат А6, почтовая открытка и так
далее. Ну, в данном случае, мы установили формат бумаги А4 и, в общем, этим удовлетворены.
Далее переходим на качество печати. Эти параметры устанавливаются вот здесь, в зависимости от
вашего принтера. 300 точек на дюйм, это в полнее приемлемое качество печати. Но если нам
нужно очень хорошее качество, мы можем установить 600 точек на дюйм, а так же 1200. наш
принтер ююю, нам в полнее это позволяет.
Кроме того, мы можем установить номер
первой страницы, что это значит? По умолчанию,
когда мы печатаем наш файл, первая страница
нумеруется, как страница 1, но может быть, наша
рабочая книга, будет приложением, к какому либо
документу, и мы хотим, чтобы номер первой
страницы был не единица и не генерировался бы
автоматически, а, например, номер первой
страницы начинался бы с 10. Вот, мы с вами это
число тоже установили вот в это поле. В общем,
то это все, что следует делать с вкладкой,
например, страница. Сейчас, давайте, перейдем с
вами на вкладку лист. Перешли. С помощью этой
вкладки, мы определяем, что именно мы выдаем
на печать. Например, мы с вами хотим выводить
на печать не весь файл, а некоторый диапазон. Если у нас ограниченный диапазон, мы можем,
установив курсор сюда, выделить на нашем экране, тот диапазон, который мы с вами хотим
печатать. Перейдем на начало нашего файла и вот таким образом выделим тот диапазон, который
мы с вами собираемся печатать. Вот видите, мы выделяем, это похоже на то, как мы с вами
выделяем диапазон, для, например использовании их функций, все. После того, как мы отпустили
левую клавишу мыши, у нас здесь изображен диапазон, который мы здесь собираемся печатать,
кроме того, например если наш файл, занимает несколько листов, то мы хотим, например, к
примеру, печатать на каждой странице, сквозные строки, что это значит.
Предположим у нас есть большой файл. Он достаточно длинный и мы хотим, чтобы мы знали,
например, откуда начинается второй лист. Прочее, определенные ячейки печатать в качестве
заголовков. Чтобы, к примеру, если вот здесь заканчивается наша страница при распечатке, а где
заканчивается наша страница, мы можем видеть с помощью вот такой вот пунктирной линии,
отодвинем это диалоговое окно, чтобы мы знали к чему относиться, например уже функция ВС.
Мы хотим, чтобы на каждой странице, вот эта вот строка печаталась в качестве заголовка. Для
Глава 7. Вывод на печать 123

этого мы вот здесь выделяем соответственно вот эту вот строку. На каждой странице, эта строка у
нас будет печататься и соответственно нам по листу бумаги будет очень легко определить, к чему
относиться продолжение нашей рабочей книги.
То же самое можем сделать со столбцами, правда, сейчас у нас здесь всего два столбца, по
этому делать нечто аналогичное нам не нужно. Далее переходим вот к этому группе
переключателей, которое называется печать. Иногда нам бывает необходимо печатать сетку нашей
рабочей книги, то есть вот эти вот границы наших ячеек. Если нам это не нужно, то
соответственно можем убрать эту галочку. Тогда наша рабочая книга будет печататься без вот
этой вот самой сетки. В данном случае у нас цветной принтер, если мы хотим сэкономить
картридж, то мы можем установить “черно-белую” печатью, чтобы все то, что у нас имеется в
цвете, выходило бы в черно-белом виде. Соответственно, мы можем установить параметр
черновая печать, если мы хотим сэкономить наш картридж.
В заголовке строк и столбцов, с помощью установки вот этой вот галочки, можем просто
печатать заголовки строк и столбцов. С помощью открывающегося списка мы можем печатать
примечание, что такое примечание мы с вами еще не знаем, но у нас есть возможность их
распечатки. Что это такое, мы с вами изучим позже. Далее мы можем изображать ошибки ячеек,
мы можем печатать информацию об ошибках, так как мы видим это на экране, можем не печатать
их вообще, а можно печатать вот с помощью вот такого вот индикатора ошибок, нет данных. С
помощью этих двух переключателей задается последовательность страниц. То есть, как именно
будет выводиться наша страница на экран. Сначала вот эта, затем вот эта и так далее, вниз затем
вправо.
А можем сделать вправо, затем вниз. Схема, как именно будет выводиться, наша страница
соответственно здесь показано вот они таким вот образом меняются. Очень хорошо. Нам осталось
изучить только вкладку колонтитулы. На самом деле вкладка колонтитулы требует более
подробного изучения, по этому давайте сейчас закончим текущий урок и на следующем уроке
займемся колонтитулами.

7.4. Параметры страницы (Колонтитулы)


Сейчас мы с вами поговорим о вставке
колонтитулов. Колонтитулы часто используются
для того, чтобы снабдить каждый лист именем
автора, названием издательства текущей главы и
так далее. Очень часто колонтитулы
используются для задания номеров страниц.
Верхние, нижние колонтитулы, они могут быть и
сверху и снизу, определяются специальными
параметрами. Предположим, мы хотим
сформировать колонтитулы. В данном случае, в
данном файле, если вы обратили внимание, у нас
есть как верхний колонтитул, которая называется
функция, будет публиковаться такая строка, так и
нижний, где задается номера страниц.
Предположим в данном случае, имеющиеся
колонтитулы нас не устраивают. В этом случае мы выполняем команду, создать верхний
колонтитул. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, которое называется верхний
колонтитул. В данном случае, нам показано, что в центре, у нас в качестве колонтитула
изображается название нашего рабочего листа. Это лист, вот показан таким образом. В данном,
случай наш лист называется, функции.
124 TeachPro Microsoft Excel 2003

По этому, если мы нажмем на кнопку отмена, мы увидим, что в качестве верхнего колонтитула
у нас изображено слово функции. Это название нашего рабочего листа. Давайте еще раз нажмем
на создание верхнего колонтитула и посмотрим, что еще у нас здесь имеется. У нас имеется три
вот подобных списка. С помощью этих списков, мы задаем что именно, изображать слева в
верхнем колонтитуле, затем в центре, это вот здесь вот и справа. С помощью вот этих вот
кнопочек, мы собственно и конструируем наши колонтитулы.
Ну, давайте сделаем следующее, с помощью вот этой вот кнопочки, на которой изображена
буква, А. Мы задаем шрифт для колонтитула. Давайте нажмем на эту кнопочку и откроем
знакомое окно ШРИФТ. Здесь мы можем выбрать нужный шрифт для нашего колонтитула.
Давайте, что не будь, выберем, например шрифт ююю, можем выбрать начертание, к примеру,
полужирный, размер, например вот такой вот 8, даже можем выбрать соответственное
подчеркивание, например двойное и здесь можем выбрать видоизменения. Ну, предположим, все,
что мы сейчас сделали, нас в полнее устраивает, нажмем на кнопку, ОК. Этим самым мы выбрали
шрифт, для задания колонтитула.
С помощью вот этой кнопочки, вставляется номер текущей страницы, если мы сейчас на нем
нажмем, то у нас получится вот такая вот информация, с помощью вот этого вот слова, страницы в
квадратных скобках, у нас здесь будет изображаться номер текущей страницы. Идем дальше, вот
здесь имеется следующая кнопочка, с ее помощью мы можем задать число страниц в документе.
Excel автоматически определит, сколько у нас листов на нашей распечатке и поставит сюда это
число. Давайте нажмем на эту кнопку, вот у нас будет страница, страниц. Если мы сейчас здесь
введем, например слово из, то у нас даже будет такая информация. Например, первая страница из
стольких то, будет в полнее приемлемо, и мы будем сразу видеть какой номер страницы у нас в
данный момент и из скольких имеющихся.
Видите, как хорошо. Этим самим мы слева задали вот такой колонтитул. Давайте перейдем, на
список справа. Благо, он у нас так сказать, совершенно пустой и продолжим изучение на нем. С
помощью, вот этой вот кнопочки мы задаем текущую дату. Если мы сейчас нажмем на эту
кнопочку, то у нас с права подставиться дата. Если учесть, что у нас сегодня 28 июля, то у нас
здесь будет стоять 28 июля, соответствующего года. Очень хорошо! Следующая кнопочка, с ее
помощью мы вставляем текущее время, например, давайте на нее нажмем. Здесь у нас будет
изображена дата и время. С помощью вот этой кнопочки мы можем, вставит имя файла.
Если мы сейчас на нее нажмем, то у нас здесь будет путь к нашему файлу и соответственно
само название нашего файла. Вот с помощью этой кнопочки, вот этой вот, вставляется имя
рабочего листа, вот, например вот эта информация была в свое время вставлена с помощью вот
этой вот кнопочки. Давайте, позиционируем курсор сюда и на нее нажмем. Видите, мы получили
совершенно идентичный код, точно такой же какой был. По этому давайте сотрем. Имеющийся,
ююю скобочку тоже сотрем и продолжим. Ну и последнее, что мы с вами можем вставить, это вот
эта кнопочка. Мы можем, вставит в колонтитул картинку. Если мы нажмем на эту кнопку, нам
будет предложено выбрать с нашего жесткого диска какой не, будь рисунок.
Ну, в данном случае, мы не какой рисунок с вами выбирать не хотим, по этому соответственно
окно мы закрыли. Если бы мы с вами выбрали здесь, какой не будь рисунок, у нас
активизировалась вот эта кнопка, с помощью которого мы бы соответственно изменяли параметры
вставленного рисунка. Ну, так мы с вами никакой рисунок в результате не вставили, то эта кнопка
у нас соответственно не активизировалась. Нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас в
результате получилось. Мы с вами вставили слишком много информации, по этому вся наша
информация наехала, друг на друга, видите. У нас слишком длинный путь, плюс к тому мы с вами
вставили число и время. Время тоже друг с другом вместе с числом как, то слились. Надо было
установить там пробел, но, в общем, то основная идея вам ясна. Если по какой то причине
колонтитул нас не устраивает, мы можем в этом открывающемся списке, выбрать, те
колонтитулы, которые по умолчанию предлагает нам сам Excel, для данной рабочей книги.
Глава 7. Вывод на печать 125

Предположим, вот это, храниться один из стольких то. При нажатии на кнопку создать нижний
колонтитул, появляется аналогичное окно, как только что у нас было.
Подробно мы его разбирать не будем, все здесь то же самое, давайте просто его раскроем. И
здесь точно так же, имеется открывающийся список, с помощью которого мы с вами, собственно и
можем задать, например нужный нам вариант, к примеру. Выберем слово функции. Это имя
нашего рабочего листа. В результате вместо верхнего колонтитула у нас будет страницы из
стольких то, а вместо нижнего имя рабочего листа, то есть функции. Давайте нажмем на кнопку
ОК, на следующем уроке мы с вами будем изучать окно просмотра.

7.5. Предварительный просмотр


Сейчас мы с вами поговорим о режиме
предварительного просмотра. Очень часто нам
бывает необходимо прикинуть как именно наша
рабочая книга, как именно наш рабочий лист
будет располагаться на бумаге. Для того чтоб это
увидеть воочию, необходимо сделать следующее.
Выполнить команду файл, Предварительный
просмотр. Вот мы с вами выполнили команду
предварительный просмотр. В результате
открывается окно предварительного просмотра, в
данном случае у нас открыта страница первая из
восьми. Что это значит? Это значит, что на бумаге
наша рабочая книга, то есть наша область печати
будет занимать восемь листов. В данном случае
мы видим первую. Если мы с вами хотим,
например, перейти на вторую страницу, мы можем нажать на кнопку Далее, вот мы тем самым
переходим на следующие страницы. Если вы обратили внимание у нас здесь страница
шестнадцать из восьми. Что это значит? Если вы помните, мы с вами заказали, чтобы на первой
страницы нумерация начиналась бы с десяти. Поэтому здесь мы в результате получили такую
странную нумерацию.
Если, к примеру, нам сейчас с вами плохо видно, для того чтоб увеличить изображение листа,
мы можем сделать следующее либо нажать на кнопку масштаб. Видите? Таким образом, наша
страница то увеличивается, то уменьшается. Либо сделать вот, что. В данном случае у нас курсор
мыши имеет внешний вид лупы, просто щелкнуть на нашем изображении. В данном случае
видите, страница у нас увеличилась. Для того чтоб вернуть ее в исходное состояние щелкнем еще
раз, давайте попробуем, раз, два. Как мы уже с вами поняли, переходим между страницами с
помощью этих двух кнопок. Переходим, например, назад вот видите у нас нумерация, начинается
с десяти, а на самом деле это первая страница. А можем идти вперед.
Кнопка Страница, в данном случае у нас вызывает диалоговое окно параметры страницы, окно
нам отлично знакомо. На прошлых уроках мы его отлично выучили и сейчас разбирать не будем.
Но определенные изменения с помощью него могут быть сделаны. Нажмем на кнопку Отмена.
Далее мы можем нажать на кнопку Поля. Если мы с вами нажали кнопку поля, соответственно
видите, поля у нас сейчас не видны, эта кнопка работает в качестве переключателя. Нажмем, на
кнопку еще раз видите, поля у нас сейчас на экране.
Что здесь самое интересное? То, что мы можем менять поля и позицию колонтитулов. В
данном случае с помощью технологии Drag and Drop. То есть привести курсор на вот эту вот
линию нажать левую клавишу мыши и потянуть в нужную позицию. Видите, у нас соответственно
происходят изменения. Точно так же и внизу, захватить, мышью потянуть и отпустить вот так вот.
То же самое, мы можем делать с боковыми полями. Очень хорошо.
126 TeachPro Microsoft Excel 2003

Если еще раз нажмем на кнопку поля, поля исчезнут с нашего экрана. Включим их обратно.
Что еще мы с вами можем сделать? Мы можем нажать на кнопку Разметка страниц. В данном
случае у нас появится вот этот фрагмент собственно непосредственно нашего рабочего листа. В
режиме разметки страницы, то есть, как именно наш рабочий лист выглядит на листе бумаги.
Очерчено как именно наш рабочий лист выглядит на листе бумаги, с помощью вот таких вот
темно синих черт. Это значит вертикальная черта, а эта горизонтальная. Нажмем на кнопку ОК, но
перед этим прочтем, что для изменения границ страниц достаточно перетащить их с помощью
мыши.
Нажмем на кнопку ОК. И попробуем все-таки, что не будь перетащить, например эту границу
вот сюда. После того как мы данную границу перетащили, столбец “F” у нас сейчас в области
печати. Давайте в этом убедимся. Вернемся с помощью меню файл, в режим предварительного
просмотра. Сейчас мы видим, что вот этот столбец “F” у нас сейчас тоже будет напечатан. Это мы
сделали с помощью переходов в режим разметки. Если мы нажмем на кнопку Обычный режим, то
вернемся просто в Excel. Его обычный режим. Давайте, опять выполним команду
предварительный просмотр и вернемся туда, где мы с вами собственно и были. Что здесь еще есть
интересного? Есть кнопка Закрыть.
Если мы с вами закрываем, то есть, нажимаем, на эту кнопку возвращаемся в Excel. С
помощью кнопки Справка, соответственно у нас происходит вызов по справки, то есть вызов
справки, и мы можем узнать много интересного о режиме предварительного просмотра. Вот
видите, у нас есть команды режима предварительного просмотра. Ну, давайте закроем сейчас
справку. Она в данный момент не интересна. И у нас осталась неосвоенная кнопка Печать. С
помощью вот этого диалогового окна печать у нас собственно и печатается наша рабочая книга. В
данном случае выбирается, на какой именно принтер, какие страницы печатаются, все или
некоторые, что именно выводить на печать диапазон, всю книгу. С помощи кнопки просмотр
здесь вот мы можем перейти опять таки в режим предварительного просмотра, и радостно здесь
еще, что не будь прокорректировать.
И сейчас у нас, если вы успели заметить, наша рабочая книга пошла на печать. Давайте на этом
закончим этот урок, но перед этим не забудем сказать следующее. Что вот здесь в параметрах
страница, у нас есть кнопка Просмотр. Если вы видите, она на всех вкладках активна. Если мы
нажмем на эту кнопку Просмотр, то соответственно мы опять перейдем в режим предварительного
просмотра. Все на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами подведем
некоторые итоги, по поводу печати наших документов.

7.6. Печать документов


Сейчас мы с вами преступаем к последнему уроку главы печать. Это уже непосредственно к
печати документов. Печать как мы с вами уже говорили, происходит с помощью вот этого
диалогового окна “Печать”. Собственно это же диалоговое окно мы можем вызвать из режима
предварительного просмотра. Собственно это мы прошлый раз с вами и сделали. Давайте
ознакомимся с этим диалоговым окном более подробно. Здесь в раскрывающемся списке у нас
имеется список доступных принтеров.
Именно с помощью этого открывающегося списка мы и показываем, куда именно на какой
принтер мы хотим распечатать наш документ. В данном случае если вы обратили внимание, у нас
имеется “Image Writer” вот он, у нас имеется установленный нами на прошлых занятиях принтер
“Lexmark” и имеется сетевой принтер, который установлен на другом компьютере в сети. Ну,
пусть останется вот этот принтер, который мы с вами установили на прошлом уроке. Перейдем на
вот этот вот. На эту группу переключателей, которая называется печатать. Мы можем задать на
печать все страницы диапазона.
Вот именно здесь и установлен заданный переключатель, а можем указать какие именно
страницы мы с вами хотим распечатать. Если мы выберем вот этот переключатель, то здесь мы
Глава 7. Вывод на печать 127

уже можем конкретно указать, что именно, например, мы можем указать, что мы хотим
распечатать с первой страницы, к примеру, по третью. И только эти страницы у нас будут даны на
печать. То есть будут распечатаны. Кроме этого вот есть группа переключателей, которая
называется вывести на печать. Этот блок предназначен для указания, что именно мы печатаем. В
данном случае по умолчанию у нас эта группа переключателей установлена “Выделенные листы”.
Мы можем вывести на печать, например
выделенный диапазон, тот который мы в данный
момент выделим на экране. А можем вывести на
печать всю рабочую книгу. Ну, по умолчанию
обычно бывает, указано выделенные листы. И
печатаются те листы, которые в данный момент
выделены. Это понятно из названия. Далее, у нас
имеется счетчик, который мы можем указать
чисто копий. Предположим мы хотим распечатать
десять копий данной рабочей книги. У нас нет
необходимости давать десять раз команду
печатать. Нам достаточно вот здесь указать,
например число десять, и у нас будет распечатана
наша рабочая книга в количестве десяти
экземпляров.
С помощью этого флажка мы указываем, разобрать по копиям. Что это значит? В данном
случае у нас указано, что мы печатаем число десять. Предположим, наша каждая рабочая книга
занимает десять листов. У нас есть две возможности напечатать с начала десять первых станиц,
если у нас не установлена здесь галочка, потом десять вторых, десять третьих и так далее. Или
если у нас указана, галочка разобрать по копиям, сначала напечатать полностью одну копию с
первой страницы до последней. Потом следующую и т.д. Здесь имеется галочка печать в файл,
этой возможностью пользуются если по какой, то причине принтер не доступен. Далее, имеется
две кнопки, свойства и найти принтер. Давайте, нажмем на кнопку “Свойства”.
В данном случае у нас открываются свойства данного конкретного принтера. С этим окном мы
с вами знакомы, мы с ним познакомились, на том уроке, когда собственно этот принтер и
устанавливали в нашу систему. Здесь имеется две вкладки “Расположение” “Бумага качество”, и
мы можем здесь указать источник бумаги носитель. Со всеми этими списочками вы знакомы,
поэтому закроем это окно. И нажмем на кнопку “Найти принтер”.
Если мы нажали на кнопку “Найти принтер”. То у нас открывается диалоговое окно Поиск
принтеров, сейчас нам сообщают, что служба каталогов сейчас не доступна, поэтому вот это
диалоговое окно нормально не работает. Вот так вот. С помощью этой кнопки мы можем перейти
в режим просмотра. И вызвать команду “Печать” отсюда. Сейчас, у нас идет на печать десять
копий нашего документа. Именно таким образом вам стоит выводить это все на печать. Ну,
давайте закончим этот последний урок. Что такое печать вы уже знаете.
128 TeachPro Microsoft Excel 2003

Глава 8. Диаграммы

8.1. Мастер диаграмм


Сейчас мы с вами поговорим о диаграммах.
Диаграмма это мощное средство, которые
предоставляет, нам Excel они служат для
визуализации данных. Excel обладает большим
выбором в смысле диаграмм. Предположим, у нас
имеется вот такая табличка, которую мы с вами
ввели заранее. Здесь показана зависимость
продажи видеомагнитофонов от года, в девяносто
пятом году предположим, было продано три
тысячи штук в девяносто шестом четыре тысячи
штук и т.д. Сейчас мы с вами хотим вот эти
данные визуализировать. Что мы делаем? Для
начала мы выделяем эту нашу таблицу. После
этого мы вызываем, “Мастер диаграмм” это один
из способов создания диаграмм.
Мастер диаграмм мы можем вызвать с помощью панели инструментов, вот нажатием вот на
эту кнопочку. Давайте нажмем. Сейчас мы видим первое окно мастер диаграмм, фактически
первый шаг. Здесь мы выбираем тип диаграмм. Тип диаграммы мы выбираем с помощью этих
двух вкладок на этом диалоговом окне. Здесь имеются стандартные, диаграммы. Например
“Гистограммы”. Здесь соответственно выбор, затем Линейчатые диаграммы и т.д. Вот видите?
Здесь очень большой выбор, мы с вами подробно по ним всем подробно пройдемся. Сейчас
давайте выберем, что не будь, пусть то, что предлагает нам сейчас Excel по умолчанию
гистограмма первый тип нас вполне устраивает. Нажмем на кнопку, “Далее”.
Сейчас мы видим диапазон наших данных, к сожалению, так как мы с вами выбрали всю
таблицу, то соответственно вот таким вот образом были показаны наши все данные, то есть и год
и видеомагнитофоны. На самом деле это не правильно. Нас интересуют только видеомагнитофоны
в данное время. По этому, что мы с вами делаем? Мы, ставим курсор вот сюда, диапазон, и заново
выбираем, ряд который мы хотим визуализировать. Давайте мы его выберем вот так. Видите
сейчас у нас на диаграмме правильное изображение за исключением того, что подписи к оси “Х” у
нас не верны. Мы хотим, что бы подписями к оси “Х” служили бы года. Для этого, что бы это
сделать переключаемся на вкладку “Рад”.
На этой вкладке нам показано, что у нас сейчас визуализирован ряд видеомагнитофоны, имя
его находится вот здесь, значение потому, что в ячейке “B1” у нас имя “Видеомагнитофоны”
значение находится, начиная с ячейки “B2” до “B11” все верно. И вот здесь в нижней части нам
предполагается подписи оси “Х”. Если мы установим сюда курсор и выделим, тот диапазон,
который мы хотим, что бы служил подписями к нашим данным, вот так вот, то мы увидим, что
этот диапазон стал подписями к нашим данным и у нас уже диаграмм имеет вот такой вот вид.
Нажимаем на кнопку далее.
Сейчас мы можем поочередно скорректировать подписи данных, саму таблицу данных,
легенду, и т.д. Подробно все эти показатели мы с вами будем походить позже. Сейчас давайте
просто нажмем на кнопку “Готово”. Что бы получить таки то, что мы с вами создали на нашем
рабочем листе. Вот у нас появилась наша диаграмма. Мы видим здесь в зависимости от лет
количество проданных видеомагнитофонов. То есть наши данные стали визуальные. Наша
диаграмма называется видеомагнитофоны это заголовок диаграммы. Здесь в легенде вот этот
квадратик у нас называется легендой, давайте уберем эту панель инструментов.
Глава 8. Диаграммы 129

У нас показано, что здесь отображаются видеомагнитофоны, мы можем увеличить нашу


диаграмму, чтобы ее лучше было видно вот так вот и потянуть даже немного в бок. Вот мы
получили такую славную диаграмму. Давайте, на этом текущий урок закончим. На следующем
уроке мы подробно пройдемся, что такое диаграмма из чего она состоит и по типам диаграмм.

8.2. Автоматическое создание диаграмм


На прошлом уроке мы с вами создали диаграмму с помощью мастера диаграмм. Есть еще
другой способ создания диаграмм это автоматическое создание. Для этого на надо выделить наш
диапазон и нажать на кнопку на клавиатуре “F11”. После того как мы с вами нажали кнопку на
клавиатуре, у нас появляется в нашей рабочей книге, новый лист, которая называется
“Диаграмма6”. Именно на нем изображена наша диаграмма. Если вы сейчас на нее посмотрите, вы
поймете, что наша диаграмм была изображена не совсем корректно.
Да у нас есть показатели по видеомагнитофонам но, к сожалению, год у нас тот же вошел в
нашу диаграмму он фактически не служит подписями к данным подписи к оси категорий, а тоже
изображен на нашей диаграмме. Это не правильно. Это у нас произошло потому, что вернемся на
“Лист 1”. Автоматически когда Excel строит диаграмму, ему на вход должны быть
соответственные данные. Давайте, с копируем то, что мы с вами ввели, вставим это на другой
лист, вот так вот и попробуем изменить некоторые данные. Для того чтоб правильно
автоматически построить диаграмму Excel ожидает, что данные для оси категорий будут
располагаться вдоль строки.
Давайте попробуем это с вами сделать, 95-й, у нас здесь будет год, 1996-ой продолжим этот
ряд, мы хотим до 2004-ого года вот очень хорошо. Здесь у нас будут видеомагнитофоны,
немножко сделаем этот столбец шире ну и введем наши данные. Это у нас 3000 и т.д. на самом
деле, мы с вами можем сделать следующее. Можем вводить собственно и другие данные. В
данном случае совершенно не важно, что мы сюда введем. Будут ли наши данные похожи на
предыдущие или нет. Главное чтобы сейчас была бы правильно, задана наша таблица, чтобы Excel
автоматически построил правильно нашу диаграмму вот. У нас уже, в каком то виде таблица есть.
Теперь давайте сами выделим вот этот весь диапазон и посмотрим, что у нас при этом получится.
Выполняем команду “F11”. Если вы обратили внимание, сейчас Excel автоматически построил,
совершенно правильную диаграмму эта диаграмма идентична той, которая была построена на
листе один вот она. И вот здесь у нас видите на отдельном листе полностью, построена правильно
наша диаграмма. Вот она.
То есть главное правильно расположить данные, если вы собираетесь пользоваться
автоматическим созданием диаграммы. Если Excel автоматически строит вашу диаграмму, то по
умолчанию выбирается тип гистограмма вот она. Если вы собираетесь, что, либо здесь менять то
соответственно это надо делать уже позже. Ну, давайте завершим текущий урок мы с вами
автоматически построили нашу диаграмму, то есть мы это уже умеем делать двумя способами.
Закончим текущий урок. На следующем уроке мы посмотрим, как открывать и сохранять наши
диаграммы.

8.3. Открытие и сохранение диаграммы


Сейчас поговорим об открытии и сохранении диаграмм. Так как вы видите, диаграмма
внедряется в нашу рабочую книгу то соответственно естественно ожидать, что она вмести и с ней
сохранится. Давайте с вами попробуем сохранить нашу рабочую книгу. Так как мы с вами это
делаем первый раз, у нас открывается соответственно окно сохранения документа. Назовем наш
файл “Диаграмма”. И нажмем на кнопку “Сохранить”. После этого закроем нашу рабочую книгу и
откроем ее еще раз. “Открыть”, в моих документах, наша диаграмма соответственно.
130 TeachPro Microsoft Excel 2003

Вот теперь у нас открылась наша диаграмма. Видите все наши листы у нас на месте, все
внедренные нами диаграммы. Как вы видите, и здесь у нас наша самая первая диаграмма, которую
мы создали с помощью мастера диаграмм и вот эти диаграммы также на месте. То есть они
совершенно спокойно сохраняются с вашей рабочей книгой. Давайте попробуем здесь, в каком не
будь ряду изменить данные. Например, изменим здесь 2000 на восемь. Это данные за девяносто
восьмой год, то есть они у нас, где-то здесь, и посмотрим, что у нас при этом получится. Видите?
После того как мы с вами изменили здесь, нашу, данную на восемь тысяч у нас соответственно
наша диаграмма так же изменилась, этот показатель у нас вырос до 8000. То есть диаграмма
отображает наши данные динамически. Она готова манятся вмести с нашими данными, это очень
удобно. Давайте этот показатель уменьшим, например на один ноль. Вот уменьшили, и
соответственно вот здесь этот показатель тоже уменьшилось до одной тысячи. То есть этим самым
мы показали, что наша диаграмма связана с нашими данными.
Кроме того, внешний вид нашей диаграммы
можно совершенно спокойно менять. Это
называется форматированием. Мы меняем
внешний вид нашей диаграммы для тог, чтоб
сделать ее внешне более эффективной.
Форматированию диаграмм у нас будет
посвящена целая тема, которая, так и будет
называться форматирование диаграмм. Сейчас мы
с вами этим заниматься не будем, а только
упомянем о том, что это в принципе возможно.
Кроме того, наши диаграммы мы с вами можем
собственно, и копировать с листа на лист.
Предположим вот эту диаграмму
видеомагнитофоны мы с вами хотим скопировать
на другой лист, например на “Лист3”. Давайте мы
с вами вот так вот ее выделим. Выполним команду правка. Выделим, выполним, команду правка
копировать, после этого, перейдем на “Лист3”. И выполним команду, правка вставить, вот у нас
наша диаграмм была вставлена на наш новый рабочий лист. Вот она. Фактически она абсолютно
идентична той, что была создана на листе один. Вот если вы посмотрите внимательно она
совершено идентична.
Кроме того, мы можем удалять наши диаграммы. Что мы для этого делаем, мы ее выделяем
соответственно и, например, с помощью контекстного меню можем выполнить, команду очистить
после этого у нас наша диаграмм пропадает с нашего рабочего лиса. Мы фактически ее удалили.
Те диаграммы, которые были созданы на отдельных, рабочих листах могут быть удалены с
помощью удаления листа. Ну, давайте удалим лучше диаграмму 6 потому, что она у нас все равно
создалась не правильной. Удаляем, здесь нам сообщается, что в листах выбранных для удаления
могут существовать данные, мы с этим соглашаемся и, не взирая на это, мы удаляем наш рабочий
лист в месте с диаграммой.
Ну, давайте на этом закончим имеющийся урок. На следующем уроке мы с вами научимся
печатать наши диаграммы.

8.4. Вывод диаграммы на печать


Сейчас поговорим о выводе наших диаграмм на печать. Естественно вы можете захотеть
распечатать созданную вам диаграмму ну, например вот эту. Перед тем как вывести ее на печать
необходимо выполнить команду файл параметры страниц. Если, вы обратили, внимание, сейчас к
знакомому нам окну, параметры страницы, которая, раннее у нас имела три вкладки, добавилась,
еще одна. Которая называется диаграмма. Здесь мы можем указать, как именно выводить
диаграмму на печать. Мы можем использовать всю страницу, то есть полностью всю одну
Глава 8. Диаграммы 131

страницу посветить диаграмме, можем уместить ее на странице вот так им вот образом, здесь
прямо показано как это будет, и дать пользовательский вот такой, вот маленький фактически
рисуночек нашей диаграммы. Печать может быть черновая и собственно черно-белая. Давайте,
выполним команду предварительного просмотра.
Вот, именно так будет выведена наша диаграмма на печать, если вы ее сейчас видите. Мы
можем менять поля, задавать масштаб, вот поля можно, на пример подтягивать их, соответственно
менять, например масштаб видимости. Давайте закроем окно предварительного просмотра. И
посмотрим, у нас еще, что имеется в параметрах страницы.
Здесь если вы перейдете, например, на вкладку поля то вот здесь на нашей страничке вы уже
увидите непосредственно вашу диаграмму, вы можете ее, центрировать на странице видите вот
таким вот образом, можете центрировать по вертикали, соответственно опять таки задавать
нужные поля. Можете опять таки, задать колонтитулы, например, здесь в данном случае если вы
обратили внимание, колонтитулов нет. Ориентация у нас уже по умолчанию альбомная потому,
что у нас широкая диаграмма и Excel , что именно
так ее надо расположить на рабочем листе.
Качество печати у нас повышенное потому,
что это рисунок, а не текст, лучше ее печатать
шестьсот точек на дюйм, а не триста как ранее.
Вот таким образом, мы посмотрели на все вот эти
четыре вкладки. Это, кнопочка вызовет свойства
нашего принтера, в свойствах нашего принтера
ни чего не меняется, по этому мы спокойно
закрываем это окно. Опять таки после всех этих
преобразований можем попасть в область
предварительного просмотра вот она. И уже
непосредственно отсюда можем начать печатать
нашу диаграмму. У, нас откроется диалоговое
окно, нашего принтера, которая называется
печать, здесь мы выбираем соответственно принтер, сколько копий, разобрать по копиям или нет,
печатать все. Если вы обратили внимание, выделенный диапазон, у нас эта возможность
отключена, потому, что мы печатаем диаграммы, Excel, это собственно понимает. Можем
распечатать собственно всю книгу, а можем, выделенные листы и после нажатия на кнопку “ОК”
наша диаграмма пойдет на печать.
На этом мы заканчиваем вот эту маленькую главу начало работы с диаграммами. На
следующем уроке мы с вами подробно начнем изучать классификацию диаграмм и их, настройку.

8.5. Подбор типа диаграммы


Итак, мы с вами начали изучать типы диаграмм. Необходимо заметить, что правильный выбор
типа диаграммы, позволяет представить данные самым выигрышным способом. Если мы сейчас
выделим нашу таблицу и начнем строить диаграмму, например, с помощью команды диаграмма,
из меню, вставка. Мы вот здесь увидим, вот это вот окно. Мастер диаграмм, шаг один, из четырех,
тип диаграммы. Вот здесь, у нас имеется список имеющихся типов.
В правой части окна, выбирается соответственно вид диаграммы. Сейчас у нас выбрано тип
гистограмма, и здесь первый вид. Давайте нажмем на кнопку готово и посмотрим, что у нас здесь
получается. Самый первый тип, который мы с вами выбрали, это тип гистограмма, он
используется для анализа изменений различных показателей с течением времени. То есть
фактически, сейчас по нашей диаграмме мы можем проследить определенные тенденции.
Например, в 2002 году вот это у нас продажа видеомагнитофонов и она к 2004 году увеличилась.
Видите, вот такая вот тенденция. А продажа телевизоров наоборот уменьшилось.
132 TeachPro Microsoft Excel 2003

Вот здесь уже такая вот совсем маленькая. Продажа уже магнитофонов у нас наблюдается вот
такая некоторая стабильность. Несмотря на уменьшение 2003 году. Мы можем поменять тип
имеющейся диаграммы. Как мы это делаем? Во-первых, диаграмма должна быть выделена.
Выделяем мы ее с помощью левой клавиши мыши. И из меню диаграмма можем выполнить
команду тип диаграмма. У нас опять таки появляется знакомая нам окно. Следующий тип
диаграммы, у нас линейчатый. Линейчатый тип диаграмм он аналогичен гистограммам, за
исключением того, что ось «Х» у нас превращается в ось «У» а ось «У» превращается в ось «Х».
Видите? У нас диаграмма фактически, как бы вот так вот повернутая.
Следующий тип диаграммы это у нас графики. График, как мы с вами знаем, отображает
зависимость оси «У», от величины, которая меняется с каким либо постоянным шагом,
фактически от величины «Х». Ну, давайте нажмем, какой не, будь. Выберем, какой не, будь
график, например вот этот. И нажмем ОК. Вот у нас появился, вот такой вот график. Фактически
видеомагнитофоны, видите, у нас изображены, синим цветом, магнитофоны вот таким вот
розовым, а телевизоры желтым. Изменение продаж каждого вида товара у нас, вот так вот
определенным образом прослеживается.
Следующий тип это круговые диаграммы. Давайте, снова выполним команду диаграммы, тип
диаграммы и посмотрим на круговые диаграммы. Круговые диаграммы позволяют показывать
соотношение частей, которые в сумме составляют 100%. В определенных случаях это очень
удобно. К нашему примеру, вот к этому имеющемуся, применить круговую диаграмму достаточно
сложно. Но мы сейчас попробуем это сделать. Давайте мы нажмем на кнопку ОК, вот, теперь у нас
для видеомагнитофонов, фактически, только для видеомагнитофонов видна вот такая вот доля
продаж. В 2002 году, 2003 и соответственно 2004.
Давайте перейдем к следующему типу диаграммы, которая называется точечная. Точечная
диаграмма похожа на тип диаграммы графики, ну давайте выделим какой не, будь из видов,
например вот этот и попробуем его применить. Этот тип диаграммы, показывает дискретное
изменение по шагам. То есть, отображается зависимость данных от величины, который меняется с
произвольным, не постоянным шагом.
Для нашего случая, тип диаграммы точечный, совершенно не подходит. Такой тип диаграмм,
следует применять, когда необходимо показать дискретные изменение по осям «Х» и «У». Ну,
давайте перейдем к следующему типу диаграммы, который называется с областями. Выберем,
какой не будь вид, например, пусть это будет вот
этот, и нажмем на ОК. Сейчас мы здесь видим,
фактически зависимость количество от года. То
есть, сколько штук, фактически было продано в
каждом году. В данном случае, мы это видим
только для телевизоров. Продажа же
магнитофонов и видеомагнитофонов от нас
скрыто, потому что, продажа телевизоров вот
имеет максимальное значение. Фактически,
именно они сейчас у нас на экране. Это у нас ряд
телевизоры, точка 2002 или соответственно будет
2003 и так далее. Ну, давайте перейдем к
следующему типу диаграмм. Это у нас кольцевые
диаграммы. Кольцевые диаграммы, немного
напоминают круговую диаграмму, фактически
идея та же самая, по этому мы отдельно на ней останавливаться не будем. Потом идут
лепестковые диаграммы. Этот тип диаграмм, на самом деле очень труден, для интерпретации
восприятия, по этому их обычно на рекламных презентациях не строят. Их применяют, только для
того, чтобы показать какое то отдельное соотношение рядов данных друг с другом.
Глава 8. Диаграммы 133

Потом идет поверхность. Этот вид диаграммы очень удобен. Если нам нужно представить
максимальное минимальное значение, в каком не будь наборе данных, которые зависят от двух
переменных. В данном случае у нас не такой случай. По этому мы представлять не будем, в этом
виде. Потом у нас идут пузырьковые диаграммы. Они похожи на точечные. А размер пузырька
отображает третью величину. Давайте попробуем нажать ОК.
Сейчас нам сообщается, что не возможно объединение пузырьковой диаграммы с другими
типами диаграмм и предлагается изменить тип диаграммы для всех рядов, данных на выбранный.
Давайте мы с вами согласимся и вот у нас, вот такие вот получились фактически телевизоры. Ну,
давайте, с вами опять вызовем окно тип диаграммы и пойдем изучать дальше. Что у нас здесь еще
есть? У нас имеются биржевые диаграммы.
Биржевые диаграммы служат для отображения изменения, например курса акций, они очень
специфические. Пользоваться достаточно сложно. Вот, поэтому подробно, мы здесь
останавливаться так же не будем. Далее идут трех мерные типы диаграмм, которые по сути своей
очень похожи на гистограммы, просто они трехмерные. Цилиндрическая, Коническая и
Пирамидальная. Ну, на этом мы с вами исчерпали все основные типы диаграмм. На самом деле,
здесь имеется еще нестандартные типы диаграмм. Но, мы с вами, их будем проходить позже. А
сейчас закончим текущий урок.

8.6. Модификация диаграммы


Необходимо заметить, что диаграммы можно
модифицировать. Как это делается? Во-первых, у
каждого элемента диаграммы имеется свое
контекстное меню, которое содержит только
присущие данному элементу команды
форматирования. Давайте вызовем контекстное
меню, например, элемента ось. Наводим курсор
мыши, например, вот сюда. У нас появляется
такая всплывающая подсказка ось категории.
Нажимам правую клавишу мыши.
Контекстное меню оси у нас содержит две
команды, это формат оси и очистить. Только две
команды, если вы обратили внимание. Если мы
наведем курсор мыши, на какой не, будь другой
элемент. Например, давайте наведем его на ряд
магнитофоны, вот так вот, и вызовем уже его контекстное меню. То это контекстное меню будет
отличаться от конкретного меню элемента ось. Видите, у нас здесь совершенно другой набор
команд. Таким образом, каждый элемент диаграммы имеет свой набор команд, свое конкретное
меню. Что же относиться к элементам диаграмм?
К элементам диаграмм относится все. Это и маркеры, это легенда, это оси, вот они, метки,
надписи и так далее. Прежде чем приступать к форматированию или изменению, какого либо
элемента диаграммы, этот элемент нужно выделить. Выделяется элемент следующим образом.
Наводим на него курсор мыши и щелкаем один раз левой клавишей мыши. Вот так. Сейчас у нас
выделен, как в низу нам показывает сплывающая подсказка ряд магнитофоны. Если эти
сплывающие подсказки нам мешают их можно выключить. Каким образом это делается? Это
делается следующим образом: в команде сервис выполняем команду параметры, переходим на
вкладку диаграмма. Для того чтобы сплывающей подсказке не отображали бы, название
элементов мы сбрасываем соответствующий флажок. Для того чтобы подсказки не отображали
значение элементов, соответственно сбрасываем второй флажок. Мы сбросили сейчас оба флажка.
134 TeachPro Microsoft Excel 2003

Нажимаем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось на нашей диаграмме? Подводим


курсор мыши, выделяем какой либо элемент сплывающих подсказок у нас сейчас нет. Вот так вот.
Давайте, восстановим все, как было, установим соответствующие флажки, потому, что на самом
деле они полезны и нажмем на кнопку ОК, вот так вот. Следует сказать, что для выделения
элемента диаграмм можно воспользоваться раскрывающимся списком на панели инструментов
диаграммы. Вот у нас наша панель инструментов диаграмма, вы про нее уже знайте, и мы можем
воспользоваться соответственно раскрывающимся списком, вот у нас вот этот вот самый
раскрывающийся список.
Давайте попробуем выделить легенду. Видите, легенда у нас сейчас выделена, вот она, вокруг
нее, такие вот черненькие точечки. А если мы сейчас откроем и выделим, например ось категории,
то эти черные точечки у нас появятся вот здесь, соответственно, потому что у нас выделена ось
категорий. Вот так вот. С помощью этого списка мы по очереди все элементы собственно с вами и
можем выбирать, вот таким вот образом. Вот, например, ряд магнитофонов у нас выбран, или ряд
видеомагнитофона. С помощью этого списка мы можем по очереди как уже сказали выбирать все
элементы диаграммы, а сейчас попробуем изменить оси нашей диаграммы.
Как это делается? Это делается следующим образом, выполняем команду, например
диаграмма, параметры диаграмм. Перед нами открывается диалоговое окно параметры
диаграммы, на ней мы выбираем вкладку оси, вот так, и с помощью этих флажков, вот этих вот
флажков можно управлять появлением соответствующих осей, если мы, например, вот этот
флажок с вами уберем, то у нас оси «Х» не будет. Если установим, то она появится.
Соответственно то же самое с осью «У», вот здесь, ось «Х», а вот здесь ось «У». В качестве
основной оси, вот оси «Х» Excel позволяет использовать так называемую ось времени. Если мы с
вами установим вот этот вот переключатель, мы увидим, что Excel, вот здесь вот автоматически
поставил какие то значения по датам. В данном случае, это свойство не очень полезно, но если бы
данные с рабочего листа у нас были бы формата даты, то эта ось времени Excel применил бы,
автоматически и данные у нас бы здесь шли бы в хронологическом порядке. Давайте это все
вернем, как у нас было, и нажмем на кнопку ОК. На этом мы текущий урок завершаем.

8.7. Текстовые элементы диаграмм


На этом уроке мы с вами начинаем изучение
текстовых элементов диаграмм. Что такое
текстовые элементы диаграмм? Это, так
называемы заголовок диаграммы, заголовок оси
значения и соответственно заголовок оси
категорий. Это в том числе и текст на легенде, и
вообще другие текстовые надписи. Для того
чтобы добавлять и соответственно убирать на
диаграмме названия, делаем следующее.
Для начала мы ее выделяем, вот таким вот
образом, одиночным щелчком левой клавиши
мыши. Затем выполняем из меню диаграммы,
команду параметры диаграммы. Вот здесь у нас
имеется вкладка заголовки, именно здесь мы
вводим или меняем соответствующие названия.
Давайте в первом поле название диаграммы дадим ее название, предположим, это у нас будет
объем продаж, вот так вот. Далее переходим к оси «Х», вот если вы обратили внимание, вот в этой
правой части нашего окна сразу появляется надпись объем продаж.
Ось «Х», пусть у нас называется, например, года. А ось «У», вот здесь вот. Уже соответственно
у нас будет количество. Здесь мы сделали небольшою грамматическую ошибку, исправим это на,
Глава 8. Диаграммы 135

«и» вот так вот. Если вы сейчас обратите внимание, у нас имеется уже надпись количество, здесь
надпись года, надпись объем продаж и так далее. Сейчас если мы нажмем на кнопку ОК, мы
увидим, что все эти изменения у нас уже имеются на нашей диаграмме. Есть ее заголовок, есть
соответственно название оси категории и есть название оси значений. Вот так вот.
Мы можем менять наши текстовые элементы прямо на нашей диаграмме, то есть
соответствующее диалоговое окно, мы можем и не вызывать. Достаточно просто щелкнуть
курсором мыши на название. Например, щелкнули здесь и уже можем его менять. Видите,
появился вот такой вот курсор. Например, можем добавить слово «Наш», вот так поставим пробел,
у нас будет «Наш объем продаж». Точно также мы с вами можем это слово «Наш», убрать. Теперь
попробуем просто добавить текст на нашу диаграмму. Предположим, нам нужны, какие то
комментарии, на пример мы, хотим вставить комментарий о максимальной продаже
магнитофонов. Что мы для этого делаем? Мы можем выделить любой не текстовый элемент,
например вот этот и прямо в строке формул обратите внимание, мы сейчас выделим этот вот
фрагмент, прямо в строке формул ввести какой не, будь текст. Например, максимальная продажа
магнитофонов, вот так. После нажатия клавиши Enter, вот этот текст, максимальная продажа
магнитофонов у нас появляется на экране, вот в такой вот соответствующей рамке.
Мы можем этот текст перетащить в любую нужную нам область, вот так вот. Этот текст на
экране, у нас уже есть. Мы можем, например, сделать вот такой вот щелчок мыши и изменить эту
соответствующую надпись. Например, убрать слово максимальное, а продажи написать с большой
буквы, вот так, продажа магнитофонов. Мы можем менять соответственно и шрифт и фон, но
сейчас у нас вот такая вот просто будет надпись.
Excel позволяет проверять грамматику орфографию не только на рабочих листах, но и на
самих диаграммах. Как это делается? Для того чтобы это сделать, вот у нас выделена диаграмма,
выполняем команду сервис, орфография. Сейчас нам Excel сообщает, что на текущей диаграмме
проверка орфографии закончена, потому как ошибок у нас здесь нет. Давайте нажмем на кнопку,
ОК и искусственно сделаем какую-нибудь ошибку. Давайте напишем слово магнитофонов,
например через «о» «могнитофонов», вот так вот. Сейчас опять выделим нашу диаграмму и
выполняем сервис орфография. Вот сейчас Excel нам сообщает, что слово магнитофоны у нас
написано совершенно неправильно и предлагает такой вариант.
Давайте мы нажмем на кнопку Заменить, после чего Excel сообщил, что проверка орфографии
закончена, и мы видим, что слово магнитофонов у нас уже написано правильно. Итак, мы с вами
вставили необходимый текстовый комментарий и научились вводить и редактировать имеющиеся
текстовые блоки на нашей диаграмме. Кроме того, мы с вами проверили орфографию.
На этом, работу с текстом на наших диаграммах мы заканчиваем. На следующем уроке мы
будем изучать графические объекты диаграмм.

8.8. Графические объекты диаграммы


Мы с вами приступаем к изучению графических объектов нашей диаграммы. Создаются эти
графические объекты с помощью панели инструментов рисования. Давайте, выполним команду
вид, затем панели инструментов и выведем на экран панель инструментов рисования, вот она.
Устанавливаем здесь соответствующую галочку. Вот здесь, в низу у нас показалась панель
инструментов рисования. На панели инструментов рисования мы можем, например, нажать вот на
эту стрелочку. Курсор у нас превращается вот в такой крестик, с помощью которого мы рисуем,
соответственно стрелку, вот так вот.
Точно так же, например мы можем развернуть эту стрелку, вот так, ухватить ее и эту часть
тоже ухватить. Давайте, например вот ее разместим вот так, это у нас будет идти как продажа
магнитофонов, а этот кусочек будет идти вот сюда, вот это у нас продажа магнитофонов.
Появился вот такой вот комментарий, кроме того, можем добавить какую не, будь фигуру, на
пример, пусть это будет какая не, будь выноска, например, вот такая. Вот отсюда мы можем
136 TeachPro Microsoft Excel 2003

сделать вот такую вот выноску, и добавить сюда какой, не будь текст. В данном случае у нас это
телевизоры. Вот так вот. То есть, мы с вами начали работать с панелью инструментов рисования и
фактически умеем вставлять графические объекты на нашу диаграмму. Давайте перейдем сейчас к
изучению линии сетки. Что такое линии сетки? Это параллельные линии, которые проходят через
основные или промежуточные деления оси. Вот, например, здесь у нас имеются вот такие вот
линии, это у нас основные линии сетки оси значений. Чтобы добавлять или убирать линии сетки с
нашей диаграммы мы должны ее активизировать. В данном случае мы ее вот так вот просто
выделяем, а затем выполняем команду из меню диаграмма, команду параметры диаграммы. Вот
так вот. Затем мы должны перейти на соответствующую вкладку. В данном случае, это у нас
линии сетки. С помощью вот этих вот флажков, у нас устанавливается тип линий на сетки. В
данном случае у нас имеются только основные линии для оси «У», то есть вот фактически.
Давайте установим здесь так же основные линии, вот. У нас появились вот такие вот основные
линии. Если мы уберем флажок, то соответственно эти линии пропадут. Кроме того, мы с вами
можем установить флажки, которые называются промежуточные линии, то есть фактически, вот
таким вот образом по середине. В общем, понятно, как управлять линиями сетки, ничего в этом
сложного нет. Промежуточные линии нам не нужны, именно по этому мы их с вами отключили.
Давайте закроем это окно.
Например, нажатием на кнопку отмена. Для
того чтобы диаграмма выглядела более
информативной, на нем можно добавлять метки
данных. Такими метками, могут быть очень
многие элементы, например, значение точек
данных, либо соответствующие этим точкам
данных метки оси категорий. Так мы работаем с
метками. Мы опять таки активизируем нашу
диаграмму, выделяем какую не, будь точку, или
точки данных, пусть, например это будет вот это.
Мы сейчас выделили весь ряд магнитофоны, а для
того, чтобы выделить не весь ряд, а одну
конкретную точку, в выделенном ряду данных
щелкаем еще раз на мышь, вот так. У нас
выделилась фактически одна точка, сколько
магнитофонов продалось в 2002 году. Теперь, вызываем диалоговое окно, параметры диаграммы,
мы с вами это уже многократно делали и переходим на вкладку подписи данных, перешли. Здесь
мы устанавливаем фактически, соответствующие флажки. Первый флажок, это имена рядов.
Если мы с вами включим этот флажок, то у нас около каждого элемента будет проставлено
название ряда, вот видите, около телевизоров у нас простелены телевизоры и здесь, и здесь, и
здесь и так далее. Давайте мы с вами уберем эту галочку, перейдем к именам категорий.
Соответственно здесь, для всех точек будут данные по годам. Ну и соответственно значение.
Здесь, у нас будут вот такие вот значения. Давайте оставим этот флажок включенным и нажмем на
кнопку ОК. В данном случае мы сделали один такой добавочный щелчок по данному ряду
магнитофонов и соответственно у нас прославились везде наши значения. Давайте, еще раз
выполним команду диаграммы, параметры, диаграмма и увидим, что здесь имеются не активные
два пункта. Это доли и размеры пузырьков. Флажок доли ставится только для круговых или
кольцевых диаграмм. С его помощью ставят метку, которая является процентом значения в точке
данных, а второй флажок, размером пузырьков, допустим фактически, только для пузырьковых
диаграмм.
У нас еще имеется, вот такой вот флажок, который называется, ключ легенды. Если мы сейчас
с вами его установим, то у нас вот здесь, появляются, вот такие вот соответственно квадратики. То
есть, с его помощью, мы показываем цветовые обозначения нашей диаграммы, и убираем их, вот
Глава 8. Диаграммы 137

так, вот. Еще, у нас здесь имеется вот такой вот раскрывающийся список, который называется,
разделитель. Очень часто, к точкам данных бывает необходимо добавить несколько меток,
например, можно одновременно добавить значение точек данных и соответствующие метки оси
категорий. Вот, например, мы можем, вот так вот, что не будь сюда включить и соответственно
использовать какой не, будь разделитель, например это, может быть точка. В данном случае
видите, точка у нас здесь уже появилась, вот здесь около телевизоров. Нажмем на кнопку ОК, и
вот здесь, видите, вот у нас вот эти точки имеются. Они провода сейчас плохо видны. Давайте
немножко увеличим нашу диаграмму, выделим ее, вот так вот и соответственно увеличим, может
быть станет видно нам лучше. Вот видите, здесь после телевизоров, у нас стоит точка. На
практике, использование подписей, для всех рядов, усложняет восприятие диаграммы,
фактически, она у нас видите, получилась очень насыщенной. Давайте, выделим ряд, какой не
будь, затем вызовем контекстное меню, с помощью нажатия правой клавиши мыши и выполняем
команду формат рядов данных.
В открывшемся диалоговом окне мы переходим на вкладку опять таки подписи данных, здесь у
нас видите, соответственно вот эти два флажка установлены, мы можем их убрать вообще, а
можем включить только имена категорий и нажать на кнопку ОК. Видите, соответственно, для
ряда видеомагнитофонов у нас, полностью пропала подпись магнитофона. Теперь ее на экране
нет, то же самое, мы с вами можем сделать и для соответственно ряда телевизоры и для ряда
видеомагнитофоны. Давайте, здесь это тоже с вами сделаем, ОК. Вот сейчас наша диаграмма
приняла вполне приемлемый вид.
Необходимо быть очень осторожным, потому что изменение подписи к данным иногда
приводит к возникновению несоответствию между диаграммой и данными, по которым она была
построена. Например, давайте мы с вами сейчас поменяем вот это значение, например на тройку,
вот так вот и сделаем следующее, выделим этот ряд, и выполним команду диаграмма, параметры
диаграммы. Вот здесь у нас, появляется дополнительный пункт, который называется
автоматический текст.
Его в предыдущем, случае не было. Если мы с вами этот флажок, вот так вот, установим, то у
нас восстановится, фактически старые значения. Нажмем на ОК, и увидим, что здесь у нас опять
2002. На этом уроке, мы с вами узнали, как вставлять графические объекты на нашу диаграмму,
как работать с линиями сетки и что такое метки нашей диаграммы. На следующем уроке, мы с
вами будем работать с легендой диаграммы и добавлением данных к нашей диаграмме.

8.9. Легенда диаграммы


Сегодняшний урок мы начинаем с изучения легенды нашей диаграммы. Что такое легенда?
Это вот этот прямоугольник, который вы сейчас видите, вот он. Это специальное пояснение к
маркерам, которые используются на диаграмме. Excel обычно, сам автоматически задает легенду.
Для добавления или удаления легенды с нашей диаграммы. Делаем следующее. Опять таки
выделяем нашу диаграмму и выполняем команду, параметры диаграммы.
Здесь, мы должны перейти на вкладку легенда. С помощью вот этого вот переключателя,
добавить легенду она добавляется или убирается с нашего экрана, вот таким вот образом. Если
включаем, соответственно легенда появляется, на нашей диаграмме. Здесь у нас имеется вот такая
группа переключателей, которая называется размещение. С ее помощью, мы можем менять
расположение нашей легенды. Например, переключим на размещение внизу. Видите, легенда у
нас сейчас появляется внизу нашей диаграммы. Она может располагаться также, например, в
правом верхнем углу, вот здесь вот. Правда сейчас, она получилась у нас прикрытой, нашей вот
этой вот надписью, нашей выноской. Можем располагать вверху, справа, ну и слева
соответственно.
Как вы помните, наша легенда была расположена справа. Давайте закроем это окно. Легенду
можно поместить в одно из предопределенных положений. Что это значит? Давайте выделим
138 TeachPro Microsoft Excel 2003

нашу легенду, вот так вот и выполним команду формат, выделенная легенда. Сейчас у нас
появляется вот такое вот диалоговое окно, которое называется формат легенды. Если мы перейдем
на вкладку размещение, вот здесь мы можем с вами работать. Опять таки, регулируем
расположения нашей легенды, вот таким вот образом. Давайте закроем это окно и перейдем к
другой, очень интересной теме, которая называется, добавление данных.
У нас сейчас имеется вот эта вот наша
таблица, по которой собственно и построена наша
диаграмма. А если, у нас, например, добавлена
какая та новая строка нашей таблицы, как при
этом перестроить диаграмму? Давайте, добавим
какую не, будь строчку. Например, добавим
продажу по телефонам, вот так, вот. И добавим
сюда, какие не будь данные, например, здесь у
нас будет 50, здесь у нас будет, к примеру, 30, а
здесь у нас уже будет 65, вот такая вот новая
строчка в нашей таблице. Первый способ,
добавление наших данных на диаграмму
следующее, выделяем нужные данные, которых у
нас на диаграмме нет, и выполняем команду,
правка, копировать. Теперь наши данные находятся в буфере обмена, активизируем нашу
диаграмму, куда мы хотим вставить наши данные, и выполняем команду, правка, вставить. Сейчас
мы видим, вот здесь вот, что у нас уже вставлены фактически, вот эти новые голубые столбики,
которые относятся к продажам по телефонам. И здесь соответственно появилась нужная строчка
на нашей легенде.
Еще одним способом добавления новых данных на диаграмму, является использование
следующей команды. Диаграмма, давайте откроем полностью это подменю, исходные данные. С
помощью появившегося диалогового окна, мы спокойно можем добавлять наши данные, точно так
же как делали это раньше, выделением нужного диапазона. Вот в данном случае, у нас имеется
диапазон, мы можем заново собственно его с вами выделить, вот таким вот образом, и у нас уже
вся таблица будет на нашей диаграмме.
Давайте закроем это окно и посмотрим третий способ. Третий способ, это команда добавить
данные опять таки из меню диаграммы. Полностью откроем это окно, вот добавить данные. С
помощью этой команды, данные точно также ставятся в нашу диаграмму, просто здесь, вот в этом
диапазоне, нам нужно выделить только тот диапазон, который мы с вами добавляем. В данном
случае, это у нас диапазон, относящийся к телефонам. Если мы сейчас с вами нажмем ОК, то у нас
фактически, мы же уже в первый раз телефоны с вами добавили, добавятся телефоны еще раз. Вот
здесь вот этим вот цветом у нас фактически показаны, еще раз добавленные телефоны. Давайте
нажмем на кнопку отмена, потому как телефоны нам здесь нужны только один раз и закончим
текущий урок. На этом уроке, мы с вами, научились добавлять данные в нашу диаграмму, кроме
того, мы научились работать с легендой, правильно располагать ее на нашей диаграмме, с
помощью специальных диалоговых окон.

8.10. Формулы рядов данных


Сейчас мы с вами начинаем работать, с формулами рядов данных мы уже несколько раз
говорили, что при создании диаграмм Excel, связывает исходные данные нашего рабочего листа и
нашу диаграмму. Чтобы в лишний раз в этом убедиться, нам достаточно изменить любое значение
на нашем рабочем листе. Предположим, давайте переправим вот это значение с 30, например на
50. Смотрите внимательно на, вот эти вот данные по телефонам, сейчас после нажатия клавиши
ввод, у нас видите, вот здесь вот произошло изменение. Фактически, в данных за 2003 год продаже
по телефонам у нас уже отображается правильно.
Глава 8. Диаграммы 139

Эта связь данных на нашем рабочем листе диаграммы задается формулы рядов данных. Эта
формула вводиться в поле диапазона диалогового окна исходные данные, давайте мы с вами его
вызовем, в данном случае выделяем нашу диаграмму, исходные данные, вот у нас собственно, вот
эта вот формула, формула диапазона.
Перейдем на вкладку ряд, на этой вкладке мы видим, вот здесь вот, фактически, название
каждого ряда, которое записано в данном случае вот здесь вот. Например, в ячейке В5, собственно
вот здесь это и указано, у нас идет ряд диапазонов. Затем в ячейке «В6» магнитофоны, «В7», это у
нас телевизоры, ну и телефоны, соответственно в ячейке «В8». То есть, в данном случае, мы видим
абсолютную связь. Если мы что-то, мы меняем на рабочем листе, соответственно на рабочий
диаграмме у нас тоже все поменяется. С помощью этого диалогового окна мы можем добавлять
любой ряд, вот здесь с помощью кнопки добавить или удалять соответствующе.
Давайте мы с вами сделаем следующее, закроем это окно, здесь телефоны поменяем, например,
на миксеры, вот так вот, и посмотрим, что у нас при этом получилось. Здесь у нас соответственно
изменилось слово телефоны, на слово миксеры и данные у нас идут уже именно так. Давайте,
здесь, например, добавим слово телефоны. Вот так вот. И сделаем следующее, выделим нашу
диаграмму, и вызовем команду исходные данные, вот у нас здесь ряды. Предположим, что мы
хотим, вот это вот слово фактически этот ряд имя, которого задано здесь, поменять на телефоны.
Вот одним вот образом выделяем и щелкаем вот здесь. У нас получилось, что мы сейчас, здесь,
проставили имя телефона. Давайте нажмем на кнопку ОК, вот здесь, у нас уже показаны, в
качестве названий телефоны, но данные, в данном случае, вот они, идут соответственно по
миксерам. Фактически, мы изменили только вот ссылку на название. Если мы сейчас опять таки
вызовем эту команду, исходные данные, то мы здесь увидим сейчас название телефоны. Если мы
выделяем здесь соответствующий пункт, то у нас
появляется вот эта вот формула.
Фактически выделенного ряда. Формула у нас
строится по следующему образцу, фактически, у
нас идет название листа, и вот таким вот образом
идут уже диапазоны. У нас начинается с «С6» и
заканчивается с «Е6». Диапазон, например
данных по магнитофонам. Давайте сейчас
закроем это диалоговое окно и посмотрим вот
что. Предположим, выделим вот этот вот ряд. Что
мы здесь видим, в строке формул?
В строке формул мы видим следующее,
сначала у нас записано слово ряд, затем ячейка, в
которой у нас находится имя нашего ряда. В
данном случае, это ячейка, где у нас находиться
вот это вот название телефона. Затем, у нас идут так называемая, ссылка на категории. Это вот
здесь, вот, у нас расположены года, вот эти самые, начиная с «С4», кончая «Е4», у нас
расположены года. И далее, у нас уже идут значения. В данном случае, это «С8», фактически до
«Е8». Остается непонятным, что такое у нас четверка, вот здесь у нас имеется вот такая вот
четверка. Четыре, это порядковый номер маркера, фактически, четвертый ряд значений. Если бы,
мы выделили, например не вот эту вот четвертую строчку а, например видеомагнитофоны, то у
нас здесь было бы значение один. Соответственно если бы, просто магнитофоны, то два и так
далее. Необходимо заметить, что порядок рядов на диаграмме можно менять.
Этот порядок рядов задается порядковым номером маркера. Для изменения порядка рядов
выбираем команду, формат и должна быть команда, выделенный ряд. Но перед выполнением этой
команды необходимо, какой не будь ряд все-таки выделить, например, ну давайте выделим,
например, в данном случае, нажмем на клавишу Enter и выделим, какой не будь ряд. Например,
пусть это у нас будет ряд вот этот. Выполняем команду формат, выделенный ряд. Вот эта команда,
140 TeachPro Microsoft Excel 2003

сейчас у нас здесь присутствует. В появившимся диалоговом окне переходим на вкладку порядок
рядов, вот сюда. И вот здесь, с помощью, вот этих кнопочек вверх и вниз мы можем регулировать
этот самый порядок. Давайте сдвинем, например, телефон наверх, пусть они у нас идут самими
первыми, вот здесь, затем пусть идут телевизоры, а видеомагнитофоны идут в самом низу, вот так
вот. Как мы видим, на нашей диаграмме все поменялось, причем, на самом рабочем листе, вот
здесь вот, у нас ничего не изменилось.
Давайте нажмем на кнопку ОК и убедимся в этом. Видите, у нас здесь идет та же самая
последовательность, которая у нас собственно и была, а здесь уже последовательность
изменилась. У нас с начала идут телефоны, затем телевизоры, магнитофоны, ну и соответственно
видеомагнитофоны. На этом, мы заканчиваем наш урок. На следующем уроке, мы с вами будем
проходить форматирование диаграмм.

8.11. Форматирование диаграмм


На этом уроке мы с вами начинаем изучение форматирования диаграмм. Форматирование
любого элемента диаграммы осуществляется с помощью диалогового окно формат. Выделим
нужный элемент диаграммы, который мы хотим, форматировать, например, пусть это у нас будет
выделен объем продаж, и выполняем команду, формат, соответственно у нас в данный момент
выделено название диаграмма, по этому его мы с вами собственно и будем форматировать, вот так
вот. Если у нас выделено, давайте закроем, это окно какой не, будь другой элемент диаграммы,
пусть это будет легенда, в окне формат у нас будет соответственно уже пункт выделенная легенда.
Мы выполняем эту команду и получаем уже диалоговое окно формат легенд, но мы с вами,
хотели, собственно форматировать название диаграммы, давайте еще раз его выделим и выполним
команду, выделенное название диаграммы. Вот сейчас у нас, имеется вот это вот, формат названия
диаграммы.
Ту же самую команду можно выполнить и с помощью контекстного меню. Достаточно, для
выделенного объекта, щелкнуть правой клавишей мыши, у нас здесь появиться команда, формат
заголовка, диаграммы. Точно так же мы можем выделять любой объект, щелкайте правой
клавишей мыши, у нас значит, это будет, формат оси, в данном случае у нас будет, формат
названия оси и так далее. В диалоговом окне формат, ну давайте мы сейчас вызовем вот эту
команду, количество вкладок для каждого элемента различается. В данном случае, у нас формат
названия оси, вот она. У нас имеется вкладка вид, вкладка шрифт и вкладка выравнивания. На
вкладке вид, мы задаем, какая у нас должна быть, например рамка, в данном случае она
невидимая. Ну, мы можем сделать ее обычной. Или, например, другая и задать здесь
соответствующий тип линий, или соответствующий цвет. Ну и соответствующую толщину,
например вот такую. Мы можем сделать ее, например, с тенью, вот здесь в низу, в образце у нас
задано, как будет выглядеть эта диаграмма.
Можно также задать, например заливку, это может быть прозрачная заливка или может быть,
например обычная, к примеру, вот такого вот цвета, видите, у нас уже будет здесь такая заливка.
Если у нас прозрачная, то соответственно она будет такая вот, слегка прозрачная, обычная будет
достаточно яркая, если у нас выбран вот этот цвет. Мы с вами в данный момент все установили,
нажмем ОК, и посмотрим, что у нас при этом получилось. Видите, у нас вот получилось, вот
такое вот количество, фактически на зеленом фоне, вот с такой вот линией по бокам, с такой
рамкой и вот фактически с тенью.
Давайте еще раз вызовем для этого элемента формат, название оси и посмотрим, что у нас еще
имеется на этом окне. У нас на этом окне, например, имеется вот такая вот кнопочка, способы
заливки, после нажатия, давайте мы с вами ее нажмем. У нас появляется новое окно, которое
имеет четыре вкладки, первая вкладка, это градиентная. Если мы хотим, сделать градиентную
заливку, то должны пользоваться, как вы понимайте именно этой вкладкой. Во-первых, мы
Глава 8. Диаграммы 141

должны выбрать количество цветов, для градиентной заливки, мы можем выбрать один цвет, в
данном случае, у нас был выбран, зеленный, этот цвет является текущим.
Мы можем выбрать любой другой цвет, например вот такой вот синенький и с помощью вот
этих вот ползунков можем установить прозрачность, то есть фактически цвет, видите, вот здесь у
нас варианты показываются в нижнем окне. Ниже устанавливается тип штриховки, это может
быть вертикальная, диагональная, из угла и так далее. Выберем, какой не будь из них, пуст это
будет вот этот вот, и нажмем на кнопку ОК. Вот так тот, у нас получится. Давайте еще раз
вызовем окно способа заливки и продолжим его изучение. Если мы, по какой то причине,
использовать градиент не хотим, то мы можем использовать, например, текстуру их здесь имеется
большое количество. Мы можем выбрать любую из них нажать на кнопку ОК и здесь мы увидим,
как будет выглядеть наш образец.
Можно создать текстуру самим. Давайте, еще раз вызовем окно способа заливки. Для этого
достаточно нажать кнопку другая текстура. Здесь мы должны, выбрать какой не, будь рисунок,
который собственно и будем использовать в качестве нашей текстуры. Пусть это будет рисунок
голубые холмы, вот у нас здесь добавилось, вот такая вот текстура и если она у нас выбрана, мы с
вами нажимаем на кнопку ОК, и вот наш образец будет выглядеть именно вот таким вот способом.
Давайте еще раз посмотрим, что у нас получилось. Очень хорошо. Вызываем опять способы
заливки и продолжаем. Перейдем на вкладку узор.
На этой вкладке имеется варианты штриховки, мы можем выбрать любой из них. Давайте
выберем здесь и соответственно мы должны выбрать цвет самой штриховки предположим, цвет
будет такой, и цвет фона предположим, пусть это будет фиолетовым. Тогда здесь мы уже видим,
как будет выглядеть тот или иной узор. Если нам, что-то не понравилось, мы можем выбрать узор
заново. Вот видите, в образце мы видим, что мы выбрали, нажать на кнопку ОК, и увидим, что в
данном случае это у нас будет выглядеть вот так вот.
Давайте еще раз вызовем окно способа заливки и перейдем на последнюю вкладку, которая
называется рисунок. В данном случае нам надо нажать на кнопку рисунок выбрать, какой не будь,
например пусть это будет в данном случае зима вот так вот, в данном случае он у нас выбран, и
нажать на кнопку ОК.
В данном случае у нас наш образец будет выглядеть именно вот так. Фактически мы прошлись
по всем вкладкам окна способа заливки. Закроем это диалоговое окно и посмотрим, что у нас при
этом получилось. Получилось, правда, не очень симпатично. Но давайте мы это все с вами так и
оставим. Сейчас мы попробуем, ко всей диаграмме, применить какие, не будь эффектные заливки.
Давайте зальем фон нашей диаграммы, какой не будь градиентной заливкой. Для нашей
диаграммы вызываем контекстное меню и выполняем команду формат области построения. Здесь
мы опять таки вызываем окно способа заливки и зададим, какой не будь градиент из двух цветов,
например, какой не будь горизонтальный или наоборот вертикальный.
Первый цвет у нас пусть будет обычный серый, а второй мы с вами сделаем, например белый
вот так вот. Нажмем на кнопку ОК, и далее на кнопку ОК. Ну, получилось к стати достаточно не
плохо. Форматировать точно так же можно еще ряды данных. Это опять таки делается с помощью
диалогового окна формат. А, что бы получить способ параметрам форматирования ряда данных,
делам следующее выделяем кокой не, будь рад, пусть это будет вот этот вот, и выполняем команду
формат, выделенный ряд.
В диалоговом окне переходим на вкладку параметры и начинаем всех кнопок и
переключателей, которые на этой вкладке собственно расположены. Первое, что бросается в глаза
это счетчик перекрытия, который задает процент наложения линеек и столбцов, вот в данном
случае он у нас установлен на ноль. Если мы здесь зададим, например сто процентов то у нас
получится следующее. Давайте щелкнем, где не будь здесь вот, что у нас здесь получилось? У нас
фактически все ряды выстроятся один за другим. Это соответствует полному наложению. Если мы
хотим задать какое не, будь частичное наложение, параметр соответственно уменьшается.
Например, зададим пятьдесят. Видите, вот здесь они уже наложены друг на друга таким вот
142 TeachPro Microsoft Excel 2003

образом. Ну а было у нас соответственно значение ноль. То есть столбцы совершенно небыли
друг на друга наложены. Потом у нас имеется ширина зазора.
Ширина зазора задает расстояние между группами ячеек или столбцов. И опять таки считается
в процентном выражении. Теперь у нас на экране, вот есть такие не заполненные места. Если мы с
вами, здесь установим, например, на ноль, то у нас незаполненных мест фактически не осталось,
видите. Все элементы диаграммы близко друг от друга, практически нет расстояния.
Давайте опять вызовем команду выделенный ряд. И посмотрим, что у нас здесь есть? Давайте
здесь установим на сто процентов, как у нас собственно и было, видите, здесь у нас опять
образовалось рабочее место. У нас в данном случае имеется два флажка, которые в данный момент
не активны. Первый флажок это соединить значения рад, с помощью этого флажка мы получаем
разрешение, провести линию между маркерами различных типов, он используется только в случае
применения линейной гистограммы с накоплением, в остальных случаях он не используется. А во
втором случае второй флажок у нас называется разноцветные точки, с его помощью задают другой
цвет или узор по категории для каждого маркера ну в данном случае у нас это тоже как вы знаете,
не используется. Давайте нажмем на кнопку ОК, и завершим сегодняшний урок. На этом уроке мы
с вами научились форматировать наши диаграммы. На следующем уроке мы с вами научимся
форматировать тексты и числа на нашей диаграмме, менять шрифт, размер, стиль, выравнивать
текст и форматировать числа.

8.12. Тексты и числа на диаграмме


На этом уроке мы начинаем работать с текстами, числами на нашей диаграмме. Любой текст и
любое число может быть отформатирован произвольным образом. Для форматирования текста как
мы уже знаем, примнется всего лишь несколько инструментов, большая часть из них расположена
на панели инструментов форматирования, верхней части нашего окна. Например, если у нас
выделен соответствующий вот так вот элемент, у нас вот здесь имеется панель инструментов
форматирования.
Панель форматирования убирается или
устанавливается с помощью меню вид. Вы это
уже знаете, вид, панели инструментов. Вот здесь
у нас имеется панель инструментов
форматирования в данном случае она у нас на
экране, если мы галочку уберем, панель
инструментов соответственно исчезнет с экрана.
Если мы сейчас установим эту галочку, то
соответственно панель инструментов у нас
появилась. Форматирования чисел и текста точно
так же как и других объектов диаграммы
осуществляется с помощью диалогового окно
формат. Что бы вызвать это окно и получить
доступ, к командам мы делаем следующее.
Вызываем в данном случае контекстное меню
для названия нашей диаграммы, вот так вот, и видим здесь команду формат заголовка диаграмм,
мы выполняем ее. Для того чтоб изменить шрифт, размер, наклон и ориентацию текста нужно
перейти на вкладку шрифт. Сейчас мы попробуем изменить шрифт, его размер и стиль. Сначала
вот здесь вот в списке шрифт мы выбираем другой тип, например пусть это будет Courier. Сейчас
мы с вами его найдем, например, пусть это будет Courier New. Вот мы хотим иметь вот такой вот
шрифт. Затем мы можем установить начертания, это может быть обычный, это может быть
курсив, полужирный, соответственно полужирный курсив. Выберем обычный курсив, вот такой. В
списке размер мы устанавливаем величину шрифта. Для этого можно просто щелкнуть на нужном
Глава 8. Диаграммы 143

нам размере, вот так вот. Или наоборот выделить здесь вот это поле, и ввести какой, не, будь
размер с клавиатуры, например пусть это будет семь. Вот у нас наше название будет вот таким вот
мелким шрифтом.
Предположим нам нужно определенное подчеркивание текста, в данном случае подчеркивание
у нас отсутствует. Подчеркивание, Microsoft Excel, откроем этот список. Может быть, одинарное
по значению, и двойное по значению. Давайте, сделаем, двойное по значению. Цвет, мы у нас
давайте, сделаем красным, для особой солидности. Фон пусть у нас останется автоматически,
определяемым как у нас и было. А вот здесь у нас имеется следующие флажки, следующая группа
флажков. Эта группа флажков называется видоизменения.
У, нас может быть видоизменения зачеркнутый. В данном случае если смотреть вот сюда на
образец мы увидим разницу. Может быть надстрочный, именно так пишутся степени, а вот так
пишутся индексы. Ну, давайте мы сейчас все эти флажки уберем, потому, что нам это не нужно.
Нажмем на кнопку ОК. сейчас у нас наше название диаграммы написано вот таким вот нами
выбранным нами способом, красными буквами и подчеркнуто двумя линиями, правда, шрифт
определено маловат.
Шрифт мы с вами можем изменить, кстати, и отсюда тоже, вот сделаем шестнадцать. Видите,
как у нас хорошо при этом все получилось. Как мы с вами уже говорили тексты можно
выравнивать, можно поставить любой тип выравнивания, в данном случае у нас поставлено
посередине. Хотя мы можем и таким вот образом и таким. В данном случае это у нас не видно
потому, что у нас заголовок диаграммы в нашем случае расположен ровно по вот этому вот
выделению, но на самом деле выравнивание здесь возможно. Фактически мы с вами научились
обращаться со шрифтом и выравнивать текст. Сейчас перейдем к форматированию чисел.
Необходимо заметить, что числа на диаграмме можно форматировать точно так же как на
рабочем листе. Как это делается? Выделяем объект, который мы хотим с вами форматировать.
Предположим пусть форматировать будем вот это, и выбираем команду формат подписи данных.
Здесь мы выбираем вкладку число, на которой мы можем вот в этом списке числовые форматы
изменить тип числа. Мы можем поставить, например дату, можем вообще поставить финансовый
тип, на самом деле, хотя это у нас в данном случае будет не правильно, потому, что здесь у нас
года, можем поставить просто тип даты, вот таким вот образом. А здесь выберем, например,
только год. Давайте, здесь вот этот самый, только год и найдем.
Хотя, можем на самом деле выбрать и, что-то вроде этого. На самом деле можем выбрать,
например что-то такое и нажать на кнопку ОК. Но в данном случае у нас будет показано не
правильно, потому, что 2002 у нас было воспринято как число, мы с вами говорили на одном из
прошлых уроков, именно 2002 Excel-ом, было преобразовано в формат дат. Фактически у нас
получилось, что-то в этом роде. Ну, это у нас не правильно, давайте нажмем на кнопку отмена,
чтобы вернуть все в свое исходное состояние.
На этом уроке мы изучили, как изменить формат нашего шрифта, а так же работать с нашими
числами. На этом завершим этот урок. На следующем уроке мы с вами, будем изучать ост и
шкалы, будем изучать, как настраивать оси, как изменять шкалы, и так далее.

8.13. Форматирование осей и шкал диаграммы


Сейчас мы с вами начинаем изучение форматирования оси и шкал наших диаграмм. Давайте
построим нашу диаграмму заново, с помощью команды вставка, диаграмма, здесь у нас выбрана
гистограмма. Все правильно. У, нас выбран сейчас наш диапазон, совершено не верно, наши
данные располагаются в строках, потому, что здесь у нас идут года. Если у нас данные будут,
располагаться в столбцах то у нас будут вот такие вот данные, фактически по годам. А нам нужно
вот так, нажмем на кнопку далее, затем на кнопку готово. Вот собственно наша диаграмма. Теперь
приступим к настройке осей и шкал.
144 TeachPro Microsoft Excel 2003

Для начала мы выделяем ту ось, с которой мы с вами хотим работать вот она, или, например
вот эту вот. В данном случае видите, здесь образуются вот такие вот черные маркеры, и
выполняем команду формат выделенная ось. Диалоговое окно формат оси имеет пять вкладок.
Первая вкладка в данном случае, у нас вкладка вид. В группе ось, мы выбираем нужный тип
линии. Например, это может быть другая линия, здесь мы можем выбрать, к примеру, какой не
будь вот такой вот пунктир. Цвет, например, задать красный, толщину сделать, например, пошире
вот так, и нажать на кнопку ОК. Видите, у нас какая появилась соответственно линия.
Давайте еще раз ее выделим, хотя в данном случае она у нас выделена, и опять вызовем
диалоговое окно формат оси. Вот здесь у нас имеются вот такие вот группы переключателей.
Первая группа переключателей, это основные и промежуточные. С их помощью настраиваются
деления осей. В данном случае у нас деление осей наружу мы можем, например, сделать их
вовнутрь и установить соответствующее промежуточные, например пусть они будут наружу.
Нажмем на кнопку ОК. Видите, вот здесь что у нас появилось? У нас основные идут внутрь, а
промежуточные, вот они, идут соответственно наружу.
Вызовем окно еще раз, и посмотрим, что у нас здесь есть еще. Имеется вот такой вот
переключатель, который называется, метки делений. Это особые подписи рядом с нашими
значениями, вот здесь соответственно они меняются. Например, если мы, к примеру, поменяем
наверху. Посмотрим, что у нас получится? Видите, метки делений сейчас у нас переместились
наверх, они не рядом с осью, а фактически наверху.
Заново вызовем это диалоговое окно, и
установим, как было. У нас это было рядом с
осью. Теперь займемся выбором шкалы осей. Для
того чтоб диаграмма была, более информативной
и более понятной, следует настраивать шкалу оси
категорий и шкалу оси значений. Это делается на
вкладке шкала. Здесь мы видим целую серию
флажков, и соответственно вот таких вот полей.
Давайте нажмем здесь на кнопку ОК, и то же
самое окно вызовем для оси значений. Потому,
что это в данном случае будет более
информативна. Здесь вот есть такое огромное
количество вот таких вот флажков.
Здесь у нас имеется, например флажок
максимальное значение. Где задано значение семь
десять, но если мы с вами вот так вот опустим наше диалоговое окно, мы увидим. Что самое
максимальные значение, которое имеется у нас в таблице это значение шестьдесят пять. Поэтому
мы здесь спокойно можем поменять на шестьдесят пять и после нажатия на кнопку ОК. давайте
мы с вами это сделаем. Видите, у нас уже здесь максимальное значение шестьдесят пять, а не так
как было собственно раньше. Затем минимальное значение. Минимальное значение, после того
как мы здесь поменяли на шестьдесят пять, минимальное значение у нас изменилось на минус
пять.
Фактически у нас вот такой вот график. Давайте минимальное значение мы изменим на ноль.
Потому, что для количества это наиболее логично. Не может быть количество равным минус пяти,
в нашем случае. И перейдем к оси делений. Так основные деления у нас идут в данном случае, вы
это видите каждые десять шагов. Видите, с пятнадцати идет на двадцать пять на тридцать пять, и
так далее. Мы можем сделать, цену основных делений, например четыре.
Если мы сейчас с вами нажмем на кнопку ОК, вот видите. У нас теперь деления идут по
четыре. Фактически, видите, с нуля идет на четыре, восемь, двенадцать, шестнадцать и так далее.
Давайте еще раз вызовем наш формат оси, и посмотрим, что у нас есть дальше. Имеется цена
промежуточных делений, в нашем случае это 0,8. мы можем сделать промежуточное деление
Глава 8. Диаграммы 145

равное двум, вот так вот. Ну, и последний флажок. Это где ось «Х» пересекается фактически с
осью «У». В нашем случае она пересекается в нуле и нас это собственно вполне устраивает.
Нажмем на кнопку ОК. Вот в данном случае у нас промежуточные деления не видны, потому,
что они у нас не установлены. Если мы с вами опять таки выберем формат, и выделенная ось, мы
можем продолжить работать с нашей осью. Ну, сейчас давайте, мы с вами нажмем на кнопку
отмена, и попробуем то же самое выделить, сделать для оси «Х». Сейчас как вы видите, шкала у
нас имеет, совершено другой вид. У нас имеется пересечения с осью «У» (значений) в категории
номер, число категорий между подписями делений, число категорий между делениями, и так
далее. Видите, они у нас совершено отличаются.
Нажмем на кнопку отмена, и вернемся к оси «У». Здесь у нас имеются вот такие три флажка,
давайте продолжим. Логарифмическая шкала, что такое, интуитивно понятно из названия, мы
можем откладывать данные на логарифмической шкале. Обратный порядок значений, ставится
для того, чтоб откладывать значения, от большего к меньшему. Установим, переключатель,
нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас получилось вот в обратном порядке, ноль у нас наверху,
шестьдесят четыре у нас внизу, фактически у нас развернулась наша диаграмма.
Давайте это уберем, и здесь сделаем пересечение с осью «Х» максимальным значением.
Максимальное значение в нашем случае шестьдесят пять, нажмем на кнопку ОК, и видите сейчас
у нас «Х» и «У» пересекаются в этом максимальном