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REGLAS PARA LA DISTRIBUCIÓN Y MONITOREO

DE EQUIPOS PARA PLAZAS COMUNITARIAS

APROBADO POR EL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA DEL INEA, MEDIANTE ACUERDO No. A070507-2 TOMADO EN SU SESIÓN
EXTRAORDINARIA EL 07 DE MAYO DE 2007.

APROBADA POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL INEA MEDIANTE ACUERDO No. __________ TURNADO EN SU SESIÓN ORDINARIA,
CELEBRADA EL ____________ DE __________________ DE 2007.
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ÍNDICE

TEMA PÁG.

Introducción 3

Objetivo general 4

Para una mejor consulta del documento 5

Simbología empleada 6

I.1 Procedimiento de verificación y captura de la distribución de equipo informático adquirido para 7

plazas comunitarias

Políticas 7

Diagrama de flujo 8

Descriptivo 10

Procedimiento para monitorear los equipos informáticos adquiridos para el equipamiento de 12

plazas comunitarias

Políticas 12

Diagrama de flujo 13

Descriptivo 15
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INTRODUCCIÓN

La Dirección de Acreditación y Sistemas (DAS) del Instituto Nacional para la Educación de los
Adultos (INEA) tiene como responsabilidad brindar las herramientas necesarias para la
adecuada distribución y monitoreo de los equipos informáticos adquiridos para Plazas
Comunitarias.

Por lo que el presente documento es una herramienta que permitirá coadyuvar a que dichos
procesos se efectúen con pertinencia, relevancia y calidad, a fin de que permitan optimizar el
uso de equipo de cómputo en las Plazas Comunitarias instaladas en las Delegaciones o
Institutos Estatales, lo que logrará un desarrollo integral para el mejoramiento del servicio que
brinda el INEA.
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OBJETIVO GENERAL

El presente documento tiene como objetivo registrar todos los bienes informáticos y mobiliario
adquirido y distribuido para Plazas Comunitarias en una base de datos nacional, de modo que
permita contar con información confiable para su consulta, monitoreo y seguimiento tanto del
equipo como de sus garantías.
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PARA UNA MEJOR CONSULTA DEL DOCUMENTO

Toma en cuenta los siguientes puntos:

1. Lee la simbología que se encuentra en la siguiente página antes de iniciar con la consulta, e identifica los
símbolos que se utilizan y su significado.

2. Identifica el procedimiento que vayas a consultar y lee primero sus políticas y compréndelas, si no entiendes
algo ¡No te quedes con la duda! consulta con tu jefe inmediato.

3. Después es importante que leas el diagrama de flujo, ya que te brinda el panorama general del procedimiento;
ya en el diagrama:

Ubica su INICIO , sigue las flechas que te van llevando a cada una de las actividades y lee cada una.

Si te encuentras con una ésta te mandará a dos caminos, sigue uno y termínalo para que
entiendas la secuencia, después regresa a la DECISIÓN y sigue el otro camino.

Si en un camino te encuentras con es el inicio de un “conector” del camino, ubica otra figura similar
con el mismo número adentro y continúa leyendo.

Si en un camino te encuentras con te indica que vayas a la siguiente página y continúa leyendo.

4. Una vez comprendido el diagrama de flujo, ahora sí, es conveniente que leas el procedimiento descriptivo en
donde se tiene un mayor detalle de cada actividad.
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SIMBOLOGÍA EMPLEADA

Símbolo Representa Símbolo Representa

Inicio o fin de las actividades del Utilización del sistema ya sea para
procedimiento. capturar información, dar de alta o
de baja, generar listados, etc.

Las actividades que se deben Indica el respaldo o copia de

realizar. información en disquete.

Toma de decisión. Representa la conexión o enlace

con otra hoja diferente en la que
continúa el procedimiento.

Archivo magnético. Representa una conexión o enlace

de una parte del diagrama con otra
parte lejana del mismo, dentro de la
misma página.

Documento que entre, se utilice o

se genere en el procedimiento.
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I.1 PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CAPTURA DE LA DISTRIBUCIÓN DE EQUIPO INFORMÁTICO

ADQUIRIDO PARA PLAZAS COMUNITARIAS

I.1.1 Políticas

El equipo informático y mobiliario adquirido de acuerdo a la LAASSP para Plazas Comunitarias deberán ser
ingresados en el Almacén Central del INEA, antes de realizar la solicitud de distribución.

La Dirección de Acreditación y Sistemas con apoyo de la Subdirección Técnica será la responsable del seguimiento
de la captura y distribución del equipo informático adquirido para plazas comunitarias.

La Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión será la responsable de la distribución de los

bienes informáticos y mobiliario adquirido para Plazas Comunitarias a través del Almacén Central del INEA

El Director General del IEEA o Delegado Estatal, serán los responsables de la supervisa del proceso de distribución
y captura de datos en el sistema MAGIC de los bienes informáticos y de mobiliario adquirido para Plazas
Comunitarias y que son entregados por el Almacén Central de INEA en su Almacén Estatal.

El Jefe del almacén central del INEA, de acuerdo a sus funciones y procedimientos será el responsable de la
distribución de acuerdo a la lista proporcionada por la DAS el equipo informático y mobiliario para Plazas
Comunitarias a las Delegaciones e Institutos Estatales, generando entre otras cosas salidas de almacén.

El Jefe del almacén estatal, de acuerdo a sus funciones y procedimientos será el responsable de la recepción y
distribución del equipo informático y mobiliario para Plazas Comunitarias en su Entidad Federativa.

El responsable de plazas comunitarias, será el responsable de dar de alta los bienes recibidos por su almacén
estatal en el sistema MAGIC y pone en “operación” la Plaza Comunitaria en el SINAPLAC.

La Subdirección Técnica será la responsable del seguimiento al procedimiento en general y validar que la
información de captura en el sistema MAGIC recibida por las Delegaciones o Institutos Estatales sea la correcta.

La Subdirección de Tecnologías de la Información, deberá recibir la validación del Área Técnica para solicitar a la
Subdirección de Programación y Presupuesto la liberación del pago a figuras.

El Departamento de Centro de Apoyo a Plazas, deberá llevar el seguimiento al proceso de captura de datos en el
Sistema MAGIC por parte de las Delegaciones o Institutos Estatales, el cual se realizará a través de su personal
operativo realizando llamadas telefónicas para agilizar el procedimiento.
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I.1.2 Diagrama de Flujo

DAS DPAEyD DELEGACION / IEEA COMENTARIOS

Recibe solicitud, firma Recibe equipo en

Inicio
acuse y devuelve, almacén estatal y
verifica disponibilidad distribuye por plaza
en almacén

La DAS verifica que el

equipo se encuentre
disponible para su Envía a la Deleg/IEEA
distribución el equipo informático
de acuerdo a la
solicitud recibida y
comunica a la DAS
Da de alta en el
MAGIC el equipo
recibido e informa a la
DAS

Genera solicitud de
distribución de equipo
informático y envía a
A
la DPAEyD
1

Verifica la recepción
del equipo informático
en el almacén estatal

no
¿El equipo fue
entregado en el
A.E.?

si

Solicita a la
Delegación / IEEA dar B
de alta en el MAGIC
el equipo recibido
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I.1.2 Diagrama de Flujo

DAS / ST DPAEyD DAS / STI COMENTARIOS

Recibe notificación y
verifica en el MAGIC
que la información sea
correcta

no
¿La
información es B
correcta?

si

si
¿Es equipo para
Plaza nueva?

no

Fin

Solicita a la STI ponga

las plazas en operación
en el SINAPLAC

Informa a la DPAEyD Recibe información e

para la liberación del inicia trámite para la
pago a las figuras de la liberación del pago a
nueva plaza las figuras
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I.1.2 Descriptivo

N° Responsable Actividad Documento o

Referencia
(clave) de
Control
1 DAS / ST Verifica que el equipo adquirido para Plazas Comunitarias haya
sido entregado en el Almacén Central del Instituto.
2 La Dirección de Acreditación y Sistemas, en adelante DAS, envía Oficio DAS de
distribución de equipo
mediante oficio a la Dirección de Planeación, Administración,
informático y
Evaluación y Difusión, en adelante DPAEyD, la Distribución Total mobiliario enviado a
del equipo correspondiente a Plazas Comunitarias. la DPAEyD
Nota: La tabla de distribución se integra por la requisición enviada
a la DPAEyD al inicio del procedimiento de Adquisición
correspondiente (ya sea Licitación Pública, Invitación a Cuando
Menos Tres Persona o Invitación Directa)
3 Las DAS informa a las Delegaciones y/o Institutos Estatales que Oficio DAS de aviso
de adquisición
los bienes para Plazas Comunitarias han sido adquiridos, se
encuentran disponibles y en breve le serán entregados por parte
de la DPAEyD, asimismo les solicita que una vez recibidos los
bienes informáticos los den de alta en el sistema MAGIC.
4 DPAEyD / AC Recibe solicitud de distribución, firma acuse y devuelve a la DAS.
5 Verifica y de acuerdo a sus funciones clasifica y envía con base Salida de Almacén
Central del INEA
en la distribución enviada por la DAS, la totalidad del equipo
adquirido a los destinos correspondientes e informa a la DAS.
6 DAS / ST Una vez que recibe notificación de la distribución y verifica, les Oficio DAS de
solicitud de captura
solicita a las Delegaciones / IEEA’s que una vez recibidos los
de datos
bienes informáticos los den de alta en el sistema MAGIC.
7 DELEGACIÓN / IEEA Recibe en el Almacén Estatal los bienes clasificados para su Entrada de Almacén
/ AE Estatal
distribución en las Plazas Comunitarias u Oficinas Administrativas.
8 DELEGACIÓN / IEEA Da de alta el total de los bienes recibidos en el sistema MAGIC Alta de los bienes en
/ RPC el Sistema MAGIC
por Plaza Comunitaria, de acuerdo a lo siguiente:
Accesa a la aplicación del MAGIC
(http://148.223.215.113/magictsd), inserta su clave de usuario y
password, en la parte de “Manejo de inventarios” registra el bien
de acuerdo a las características del equipo y de acuerdo a la
categoría.
Posteriormente registra el número de serie, inventario y catálogo,
registra las fechas de instalación y fin de garantía.
Una vez concluido lo anterior asigna el bien a la Plaza
Comunitaria.
Por último registra en el campo de observaciones el número de
folio de la salida del almacén estatal del equipo informático o
mobiliario dirigido a la Plaza Comunitaria.
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N° Responsable Actividad Documento o

Referencia
(clave) de
Control
9 DELEGACIÓN / IEEA Informa a la DAS que los bienes recibidos en el Almacén Estatal Oficio de informe de
/ RPC alta de bienes de la
han sido dados de alta en el Sistema MAGIC y enviados a las
Delegación o Instituto
Plazas Comunitarias correspondientes. Estatal a la DAS
10 Da de alta o verifica que el estado de la Plaza se encuentre en
“Operación” en el sistema SINAPLAC (Sistema Nacional de
Plazas Comunitarias).
11 DAS / ST / DCSPC Recibe notificación de alta en el sistema MAGIC de los bienes Oficio de informe de
alta de bienes de la
recibidos en la Entidad.
Delegación o Instituto
Estatal
12 Verifica que el total de bienes asignados de origen en el oficio de
distribución enviado a la DPAEyD haya sido dado de alta en el
Sistema MAGIC.
¿El Equipo fue dado de alta en el Sistema MAGIC?
13 No
Regresa a la actividad No. 6 de este procedimiento
14 Si
Continúa en la actividad No 15 de este procedimiento
15 Verifica si el equipo incluye Plazas de nueva creación
¿Es Equipo para Plaza de nueva creación?
16 No
Termina procedimiento
17 Si
Informa a la Subdirección Técnica
18 DAS / ST Recibe notificación y solicita a la Subdirección de Tecnologías de Oficio de aviso a la
Subdirección de
la Información se ponga en operación en el SINAPLAC, para
Tecnologías de la
que se pueda solicitar el trámite administrativo de pago de a las Información
figuras.
19 DAS / STI Recibe solicitud, verifica información y pone en operación en el
SINAPLAC y notifica a la Subdirección Técnica.
20 DAS / ST Recibe notificación e informa a la DPAEyD que inicie ó continúe
con el trámite administrativo de pago a figuras incorporados en
las Plazas Comunitarias de nueva creación.
Termina
procedimiento

Nomenclatura:

DAS.- Dirección de Acreditación y Sistemas

DPAEyD.- Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión
ST.- Subdirección Técnica
STI.- Subdirección de Tecnologías de la Información
DCSPC.-Departamento de Centro de Servicio a Plazas Comunitarias
RPC.- Responsable de Plazas Comunitarias
AC.- Almacén Central del INEA
AE.- Almacén Estatal
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I.2 PROCEDIMIENTO MONITOREAR ELQUIPO INFORMÁTICO ADQUIRIDO PARA EL EQUIPAMIENTO DE

LAS PLAZAS COMUNITARIAS

I.2.1 Políticas

Las Plazas Comunitaria deberán contar con conectividad satelital o terrestre (prodigy) y tener instalado en cada
equipo de cómputo el cliente de Landesk.

La Dirección de Acreditación y Sistemas es la responsable a través de la Subdirección Técnica de generas y enviar

el reporte del monitoreo del uso de equipo a las Delegaciones y/o Institutos Estatales para proceder con las
aclaraciones o acciones correspondientes.

El Director General del IEEA o Delegado Estatal es el responsable de enviar o realizar las acciones
correspondientes en las Plazas reportadas en el monitoreo y que fueron previamente enviadas por la Directora de
Acreditación y Sistemas.

La Subdirección Técnica será la responsable de revisar la información del monitoreo de uso de equipo de cómputo
generada por el Departamento de Centro de Apoyo a Plazas Comunitarias para preparar los Oficios
correspondientes.

El Departamento de Centro de Soporte a Plazas Comunitarias, será el responsable del monitoreo de uso de equipo
de cómputo en las Plazas Comunitarias con conectividad y cliente de Landesk instalado, posteriormente genera el
reporte correspondiente por Entidad Federativa.
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I.2.2 Diagrama de Flujo

DAS DELEGACION / IEEA DELEGACION / IEEA COMENTARIOS

Recibe oficio, e
Inicio
informe, firma acuse y
devuelve

Monitorea equipo
instalado en plazas que
cuentan con Verifica información
conectividad del informe de
monitoreo

Genera a través del

LANDESK, reporte de
monitoreo
no
¿La PC
requiere acción
de mejora.?

Valida reportes de uso si

de equipo informático
en plazas comunitarias
Realiza acción
correspondiente
B

Genera informe sobre los

resultados del monitoreo
encontrado por
Delegación / IEEA - Plaza
Genera aclaración de
Valida reportes de uso
la situación de la plaza

Envía oficio a las

Delegaciones /
IEEA’s, anexando
informe Elabora y envía oficio
Genera informe sobre los de respuesta, anexando
informe con acciones a
tomar y aclaraciones
necesarias

A
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I.2.2 Diagrama de Flujo

DAS / ST DAS / ST COMENTARIOS

Recibe notificación y
verifica acciones
tomadas y aclaraciones

no
¿Proceden
acciones y B
aclaraciones?

si

Fin
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I.2.2 Descriptivo

N° Responsable Actividad Documento o

Referencia
(clave) de
Control
1 DAS / ST / DCSPC El Técnico Especializado del Departamento de Centro de Apoyo a
Plazas Comunitarias, mediante la herramienta de monitoreo de
Landesk verifica el uso del equipo de cómputo en las Plazas
Comunitarias con conectividad y cliente instalado de Landesk.
2 Genera los reportes del uso del equipo de cómputo instalado en Reporte de uso del
equipo de cómputo en
las Plazas Comunitarias con conectividad y entrega a la
Plazas Comunitarias
Subdirección Técnica. por Entidad
Federativa
3 DAS / ST Revisa y valida reportes del monitoreo y autoriza su envío al Jefe
del Departamento de Soporte a Plazas Comunitarias para su
validación y depuración.
4 Revisa y valida la información depurada, de acuerdo a las
aclaraciones de los Jefes del Departamento de Soporte a Plazas
Comunitarias de cada entidad.
5 Elabora informe de monitoreo por entidad y crea el oficio
correspondiente del uso de equipo de cómputo en Plazas
Comunitarias con conectividad y cliente instalado de Landesk.
6 DAS Una vez integrado el reporte de monitoreo del uso del equipo de Oficio del monitoreo
de la situación
cómputo en Plazas Comunitarias, la DAS lo envía mediante Oficio
encontrada en las
para que las Delegaciones y/o Institutos Estatales aclaren la Plazas Comunitarias
situación correspondiente por Plaza Comunitaria. por Delegación y/o
Instituto Estatal para
su aclaración.
7 DELEGACIÓN / IEEA La Delegación y/o Instituto Estatal recibe información, revisa el
estatus de las Plazas Comunitarias reportadas e identifica las que
requieren acciones de mejora y las que únicamente requieren
aclaración.
8 ¿La Plaza Comunitaria requiere acción de mejora?
9 Si
Realiza las acciones correspondientes para optimizar el uso de los
equipos de cómputo en las Plazas Comunitarias que le
correspondan.
Continúa en actividad No. 11 de este procedimiento
10 No
Realiza las aclaraciones correspondientes.
11 Envía oficio a la DAS anexando informe de acciones a tomar y
aclaraciones correspondiente por Plaza Comunitaria.
12 DAS / ST La DAS recibe información y evalúa las causas para brindar
soluciones y/o acciones que permitan optimizar el uso de equipo
de cómputo en las Plazas Comunitarias instaladas en las
Delegaciones o Institutos Estatales.
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N° Responsable Actividad Documento o

Referencia
(clave) de
Control
13 ¿Proceden las acciones y aclaraciones?
14 No
Regresa a la actividad No.6 de este procedimiento
15 Si
Termina procedimiento

Nomenclatura:

DAS.- Dirección de Acreditación y Sistemas

DPAEyD.- Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión
ST.- Subdirección Técnica
STI.- Subdirección de Tecnologías de la Información
DCSPC.-Departamento de Centro de Servicio a Plazas Comunitarias
RPC.- Responsable de Plazas Comunitarias
AC.- Almacén Central del INEA
AE.- Almacén Estatal