Управленческая

отчетность в Excel

Подготовлено специально для подписчиков

журнала «Финансовый директор»
и «Системы Финансовый директор»
Управленческая
отчетность в Excel
2 Excel поможет создать мощную систему
управленческой отчетности

9 Консолидированная управленческая
отчетность: четыре действия в Excel

13 Управленческий отчет о движении денежных

средств за несколько минут

18 Как упростить план-факт анализ

с помощью Excel

23 Excel поможет не терять деньги в запасах

28 Коллекция полезных управленческих

отчетов на основе бухгалтерских данных

34 Как избежать случайных кассовых разрывов:

использование функции Excel

38 Эффективный инструмент контроля

над выполнением плана продаж
2 Управленческая отчетность в Excel

Excel поможет
создать мощную
систему
управленческой
отчетности
Управленческую отчетность в Excel составляют многие компании.
Часть из них ограничивается созданием нескольких форм отчетов,
в которые просто заносятся данные о результатах деятельности. Такой
подход далек от идеала: минимум возможности для анализа данных, риск
ошибок при ручном вводе, наконец, с таблицами просто неудобно работать.
Тем не менее встроить в Excel полноценную систему формирования
управленческой отчетности можно, если сразу представить ее в виде трех
слагаемых: единые справочники аналитики, формы для ввода данных
и гибкие аналитические отчеты.

Андрей Вихров
Руководитель
Разработать единые
направления мето- справочники
дологии дирекции
по экономике
и финансам О М К Забегая вперед, нужно сказать,
что для создания модели отчетно-
сти понадобится уметь работать
с функциями Excel: ВП Р, С У М -
М ЕС Л И , а так же с инструментами
«Автофильтр», «Проверка данных»
и «Сводные таблицы».
Итак, построение модели отчет-
ности начинается с разработки
первого блока – справочников.
Они помогут эффективно увя-
зать меж ду собой формы дл я вво-
да данных и расчета различных
показателей, а так же позвол ят
оперативно вносить изменения
в аналитические разрезы во всей
модели.
Ка ждый справочник представля-
ет собой самостоятельную табли-
цу, предназначенную для ввода
и хранения значений одного
из аналитических признаков,
в разрезе которых предполагает-
ся представлять отчетность (биз-
нес-единицы, центры финансовой
ответственности, виды продук-
ции, затраты и пр.). Нигде более
значения аналитик вручную вво-
диться не будут, для их отра жения

в формах и отчетах используются ссылки
на справочники.
На тот случай, если модель создается
для компании или группы компаний, где
бизнес-единицы занимаются различными
видами деятельности, стоит заранее проду-
мать то, каким образом та или ина я бизнес-
единица будет заполнять отчетные формы
своими данными. В частности, будет ли у нее
возможность работать только с необходимы-
ми ей аналитиками или же придется запол-
нять единую для всех форму, пропуска я
несущественные для себя строки. Во втором
случае вероятность ошибок выше, поэтому
лучше создать справочники двух видов:
общие, с одинаковым набором значе-
ний (элементов) для всех бизнес-единиц
(например, справочники «Затраты» будут
содержать такие значения, как материалы,
оплата труда, отчисления, прочие расходы);
специфичные, содержащие разные наборы
значений признака, для каждой бизнес-еди-
ницы – свой набор (пример – справочник
«Виды продукции»).
Структура общего справочника предельно
проста – всего две графы. В одной – поряд-
ковый номер строки, в другой – значение
аналитики (см. рис. 1). В специфичном спра-
вочнике перечисляются значения анали-
тик, а так же наименования бизнес-единиц,
в отчетности которых они будут задей-
ствованы. Чтобы в дальнейшем настроить
любую отчетную форму под нужды кон-
кретного подразделения, в этом справочни-
ке так же указываются порядковые номера
бизнес-единиц и номера значений ана-
литического признака (как сквозные, так
и в рамках бизнес-единицы, к которой отно-
сятся). На рисунке 2 приведен пример спец-
ифичного справочника видов продуктов
для условной группы компаний «Век». В ее
составе две бизнес-единицы – Уральский
и Центральный металлургические заводы
Управленческая отчетность в Excel 3
Рисунок 1. Общий справочник
(УМЗ и ЦМЗ соответственно). Первый завод
производит чугун и сляб и передает его
на переработку на второй завод (выпускает
металлические балки и швеллеры). В спра-
вочнике видов продукции перечислены все
производимые продукты (чугун, сляб, бал-
ка, швеллер), для ка ждого из них указано
ответственное за его производство предпри-
ятие (УМЗ или ЦМЗ), присвоен порядковый
номер в целом по ГК «Век» и в рамках биз-
нес-единицы, назначен специальный код
(объединением полей «Наименование биз-
нес-единицы» и «Порядковый номер продук-
та в бизнес-единице»). Например, швеллеры
выпускает Центральный металлургический
завод – соответственно, в строке, где ука-
зана эта продукция, приводятся название
бизнес-единицы «ЦМЗ», ее номер (2), далее
порядковый номер вида «Швеллер» во всем
множестве продуктов, производимых
на ЦМЗ (их всего два, этому присвоен «2»),
и, наконец, код продукта – «ЦМЗ2», где 2 –
номер продукта в рамках ЦМЗ.
Для удобства всю таблицу со справоч-
ной информацией лучше выделить цветом,
включив шапку и захватив дополнитель-
но несколько пустых строк. Именно на эту
4 Управленческая отчетность в Excel
Рисунок 2. Специфичный справочник
область ячеек будут настраиваться
ссылки из форм. Запас из пустых
строк упростит ввод новых зна-
чений аналитических признаков
– достаточно их дописать в послед-
ние строки, и изменения автомати-
чески отразятся во всех зависимых
формах. В дальнейшем, когда
модель отчетности будет законче-
на, не рекомендуется в справочни-
ках удалять или менять местами
строки, а так же отдельные ячей-
ки. Такие действия нарушат свя-
зи между таблицами. Можно
лишь удалять значения в ячейках
или заменять на новые так, что-
бы строки оставались на своих
местах.
Создать формы для ввода
данных
После того как справочники гото-
вы, можно приступать к разработ-
ке второго блока – форм для ввода
данных и расчета показателей.
Таких форм два типа: аналити-
ческие и мастер-формы. Анали-
тические формы – это шаблоны
операционных отчетов по опре-
деленным показателям (выручка,
затраты, объем производства и т.
д.) в одном или нескольких ана-
литических разрезах. В них биз-
нес-единицы вносят свои данные.
Мастер-формы – традиционные
финансовые отчеты, например, как
отчет о прибылях и убытках. В них
данные попадают из аналитиче-
ских форм.
При разработке ка ждой фор-
мы нужно постараться уместить
ее шапку в одной строке. Это
ва жно, поскольку в дальнейшем
уже заполненные формы могут
использоваться как источник
исходных данных для настраива-
емых отчетов (сводных таблиц).
В формах ручной ввод значений
аналитических признаков недопу-
стим – только при помощи ссылок
на соответствующие справочники.
Кстати, стоит вспомнить про запас
строк в последних и сделать такой
же в зависимой форме. Иначе гово-
ря, если в справочнике «Виды про-
дукции» выделен резерв в 10 строк,

то и в форме для отра жения выручки от реа-
лизации так же целесообразно оставить
лишние те же 10 строк, занеся в них ссылки
на пока еще пустые ячейки справочника.
Имеет смысл предусмотреть фильтра-
цию форм по признаку «Бизнес-единица».
Вот как это можно сделать: создать титуль-
ный лист (непосредственно в файле Excel,
содержащем аналитически формы). На нем
указать отчетный период, версию (если
необходимо), а так же разместить раскрыва-
ющийся список с перечнем бизнес-единиц.
Этот список создается из справочника «Биз-
нес-единицы» так:
в справочнике выделяется диапазон ячеек
с названиями бизнес-единиц, ему присва-
ивается уникальное имя (например, «С П Р_
БЕ ») с помощью команды меню Вставка
– Имя – Присвоить;
далее выполняется команда меню Данные
– Проверка. В появившемся диалоговом
окне нужно выбрать тип данных «Список»,
в поле «Источник» указать заданное ранее
имя диапазона («=С П Р_ БЕ »).
Ячейке на титульном листе, где отобра жа-
ется наименование отчитывающейся биз-
нес-единицы, так же можно присвоить им я (к
примеру, «БЕ»). Это упростит организацию
ссылок на эту ячейку в формах и отчетах.
А теперь подробнее о принципах подготов-
ки аналитических и мастер-форм.
Аналитическую форму для ввода данных,
в зависимости от потребности в управлен-
ческой информации, можно представить
в одной или двух аналитиках (например,
просто «Расходы» и «Расходы по видам про-
дукции»). Причем значения этих признаков
могут быть как заранее заданы и зафиксиро-
ваны (назовем этот вариант аналитической
формы шаблонной), так и выбираться поль-
зователем из раскрывающегося списка (сво-
бодна я форма). Последнее решение годится
для таблиц, где количество аналитических
Управленческая отчетность в Excel 5
признаков очень большое, а для отчетно-
сти в определенный период нужно лишь
несколько значений (например, в случае
отчета по выручке в разрезе клиентов).
Структура шаблонной формы с одним ана-
литическим признаком идентична структу-
ре соответствующего справочника. Разница
лишь в колонках «План», «Факт», в кото-
рые заносятся числовые данные. Настроить
такую форму под конкретную бизнес-еди-
ницу поможет инструмент «Автофильтр»
(Данные – Фильтр – Автофильтр по столбцу
«Бизнес-единица»), он скроет пустые стро-
ки, а так же строки, относящиеся к другим
подразделениям.
При подготовке шаблонной формы с дву-
м я аналитиками нужно определиться
с иерархией аналитики. На рисунке 4 при-
веден пример формы «Отчет о прибыли
по продуктам» для ввода фактических дан-
ных о понесенных расходах в детализации
по видам продукции. В ней задействованы
две аналитики – виды продукции (первый
уровень иерархии) и статьи расходов (вто-
Рисунок 3. Свободная аналитическая форма (здесь и далее зе-
леным полем выделены поля для ввода данных бизнес-единиц)
6 Управленческая отчетность в Excel
рой уровень). Значение выручки
в таблицу переносится из другой
формы, а прибыль рассчитывается
с помощью заданной формулы.
В первых колонках свободной
аналитической формы – аналити-
ческие признаки, но их конкрет-
ные значения заранее не задаются.
Пользователю предоставляет-
ся возможность самому выбрать
нужные из раскрывающихся спи-
сков (см. рис. 3). Кстати, списки
связываются с соответствующи-
ми справочниками инструментом
«Проверка данных».
Наконец, значения из заполнен-
ных аналитических форм пере-
носятся в мастер-формы – отчет
о прибылях и убытках, отчет
о движении денежных средств
и баланс. Для суммирования
и увязки значений показателей
лучше использовать функцию
СУММЕСЛИ (критерий поис-
ка для функции – значение ана-
литики или ее код). Так в случае
Рисунок 4. Шаблонная аналитическая форма
каких-либо изменений в спра-
вочниках все формулы в фор-
мах останутся рабочими, ссылки
не перепутаются – не придется
ничего править. Например, пока-
затель «Выручка» мастер-формы
«Отчет о прибылях и убытках»
(ОПУ) рассчитывается по форму-
ле: «=СУММЕСЛИ(’Форма_Прибыль
по продуктам’!F:F;B4;’Форма_При-
быль по продуктам’!G : G)». Она
позволяет выбрать из формы
«Отчет о прибыли по продуктам»
(см. рис. 4) все строки, в которых
в графе «Статья» (столбец F) содер-
жится слово «Выручка» (это кодо-
вое слово указано в ОПУ в ячейке
B4), а затем просуммировать
по ним выручку (столбец G, где
как раз и указаны значения этого
показателя).
Поскольку формы в бизнес-еди-
ницах могут заполнять одно-
временно несколько человек,
стоит предусмотреть возможность
совместной работы над одним
и тем же файлом (Сервис – Доступ
к книге – Разрешить изменять
файл нескольким пользователям.
На вкладке «Подробнее» можно соз-
дать журнал изменений и задать
порядок действий в случае проти-
воречивых изменений файла).
Построить управленческие
отчеты
Преобразовать в отчеты данные
форм поможет такой инструмент
Excel, как «Сводные таблицы».
С его помощью можно сформиро-
вать самые разнообразные отче-
ты, в любом разрезе, актуальном

Рисунок 5. База для консолидации
для менеджмента, а так же их кон-
солидировать. Главное, что в таких
отчетах вручную не меняется
ни аналитика (она задана справоч-
никами), ни сами данные (их источ-
ник – формы), то есть риск ошибки
из-за опечатки или неправильной
ссылки отсутствует. Этот подход
обеспечивает гибкость отчетности,
ведь пользователь может подго-
товить на основе всего пары форм
практически любые отчеты*.
Чтобы избежать путаницы, сто-
ит упом януть, что заполненные
формы по своей сути так же могут
служить отчетами. Но, в отличие
от настраиваемых отчетов (свод-
ных таблиц), у них очень жест-
ка я структура – нет возможности
отобразить информацию в раз-
ных разрезах. Например, в форме
«Отчет о прибыли по продуктам»
(см. рис. 4) затраты на те или иные
виды продукции отобра жаются
в детализации по статьям расхо-
дов. С ее помощью нельзя разо-
браться, как выглядит структура
расходов по продуктам. Мож-
но, конечно, построить еще одну
Управленческая отчетность в Excel 7
форму с теми же показателями,
но с другой иерархией представ-
ления аналитических признаков,
и предложить бизнес-единицам ее
так же заполнять, но это никому
не нужный лишний труд и повод
для ошибок. Гораздо проще вос-
пользоваться сводными таблица-
ми. Тем более что с их помощью
можно создавать как консоли-
дированные отчеты, так и отче-
ты по одной или нескольким
бизнес-единицам.
Настраиваемые отчеты могут
готовиться на основании одной
или нескольких форм с фактиче-
скими данными. Если планирует-
ся задействовать несколько форм
(главным образом, необходимо
при консолидации), то для созда-
ния сводного отчета понадобится
сделать дополнительную проме-
жуточную таблицу – «База для кон-
Подробнее о созда-
солидации» (в том же файле, где нии сводных таблиц
размещаются формы) и с помощью для обработки данных
см. «Простое решение
ссылок скопировать в нее содер- для безошибочной
жимое консолидируемых форм. и быстрой консолида-
ции бюджетов»
Пример такой базы представ- («Финансовый дирек-
лен на рисунке 5. Для построения тор» № 10, 2010).
8 Управленческая отчетность в Excel
консолидированной отчетности
по всей группе компаний потре-
буется еще одна дополнительна я
таблица – «Сводна я база» (созда-
ется в центральном офисе). В нее
ссылками последовательно пере-
носятся данные из таблиц-баз кон-
солидации всех бизнес-единиц,
с запасом в несколько пустых строк
(для исключения внутригруп-
повых оборотов соответствую-
щие суммы отра жаются со знаком
«минус»). А уже затем к ней при-
меняется инструмент «Сводные
таблицы». Кстати, в эту же базу
из справочников можно перене-
сти и дополнительные признаки
аналитики, не задействованные
в формах, но нужные при анализе
(например, «Регион»).
В заключение пара рецептов, как
можно минимизировать ошибки
пользователей при работе с соз-
данной моделью отчетности.
Во-первых, в формах для ввода
фактических данных стоит выде-
лить цветом ячейки, которые пред-
стоит заполнять бизнес-единицам
(акцентировать на них их внима-
ние). Во-вторых, остальные ячей-
ки, как и справочники, и отчеты,
полезно защитить от редактирова-
ния. Сделать это можно с помощью
команды меню Сервис – Защи-
та – Защитить лист. Но предвари-
тельно, чтобы дать возможность
вносить значения на заблокиро-
Материалы ванном для правки листе, нуж-
для скачивания:
но снять защиту с пустых ячеек,
Файл Excel
предназначенных для ввода дан-
с примером
модели отчетности,
ных (Правка – Перейти – Выделить
состоящей из спра- – Пустые ячейки, а затем Формат –
вочников, форм Ячейки– Защита, где снять галочку
и отчетов «Защищаемые ячейки»).
К преимуществам предлага-
емой трехкомпонентной моде-
ли управленческой отчетности
на справочниках можно отнести
ее простоту (минимум формул,
нет необходимости в програм-
мировании), гибкость (быстра я
перенастройка с помощью всего
лишь корректировки справочни-
ков), надежность и прозрачность
(достаточно единожды настро-
ить и проверить типовые форму-
лы, основанные на справочниках,
а потом их просто копировать).
Наконец, что немалова жно, есть
возможность без особых усилий
перенести модель в информацион-
ную систему. Она обоснована тем,
что сама модель базируется на под-
ходе, используемом при создании
специализированных информа-
ционных и аналитических систем.
Последние так же содержат блоки:
справочники, формы для ввода
и отчеты.
А единственна я проблема заклю-
чается в том, что на самом первом
этапе разработки модели уже нуж-
но четко представлять архитек-
туру будущей системы, поскольку
она формируется с заделом
на будущее. Потребуется абстра-
гироваться от конкретных ста-
тей и научиться воспринимать ее
как комбинацию крупных бло-
ков – справочников и показателей.
Этот недостаток сполна окупается
минимальными затратами на под-
держку при последующих изме-
нениях и минимальным риском
ошибок
 Управленческая отчетность в Excel 9

Консолидированная
управленческая
отчетность: четыре
действия в Excel
Цель: в срок и без ошибок подготовить консолидированную управленче-
скую отчетность, сократить затраты времени на сбор, проверку и обработ-
ку исходных данных за отчетный период.
Как действовать: скачать авторскую Еxcel-модель, адаптировать ее
под требования компании, загрузить в модель исходную информацию,
создать структуру базы данных для сводной таблицы и настроить формы
отчетности.

Долгое время мы готовили управ- отчеты с дополнительной анали- Александр Осипов

ленческую отчетность компании
в фиксированных формах в Excel.
Возможности групповой работы
не было. С каждой таблицей еди-
новременно в монопольном режиме
мог работать только один чело-
век, в противном случае изменения
можно было сохранить только как
копию файла.
Если акционеры, топ-менеджеры,
кредиторы требовали детали-
зировать отдельные статьи, это
приходилось делать вручную.
В результате формирование
и защита отчетности отнимала
много времени.
Я решил эту проблему с помо-
щью сводных таблиц в Excel. Так
удалось быстро создавать новые
Финансовый директор
тикой и тратить рабочее врем я Alaska Originale
не на заполнение статичных форм,
а на тщательный анализ данных,
подготовку и принятие управлен-
ческих решений на основании
отчетности.
Расскажу по шагам, как сформи-
ровать консолидированную управ-
ленческую отчетность с помощью
сводных таблиц в Excel на основе
собственного практического опыта.
Шаг 1. Подготовьте исходные Материалы
для скачивания:
данные Примеры
классификации
Основной источник информации статей для базы
для консолидированной управлен- данных и сводной
ческой отчетности — бухгалтер- отчетности
10 Управленческая отчетность в Excel
ские данные из программы «1С» за отчетный
период.
Для отчета о прибылях и убытках компа-
нии возьмите обороты из карточек счетов
44, 91 и оборотно-сальдовых ведомостей
(ОСВ) по счетам 90,09, 96.
Для управленческого баланса (отчета
о финансовом положении) сформируйте
оборотно-сальдовые ведомости по счетам 01,
02, 04, 05, 09, 41, 50, 51, 55, 57, 58, 60, 62, 66, 67,
68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79, 80, 84, 96 и возьми-
те из них сальдо на конец периода.
Для отчета о движении денежных средств
нужно разделить операционный и финан-
совый поток и затем его детализировать.
Для этогосформируйте анализы счетов 50,
51, 52, 55, 57 в корреспонденции со счетами
расчетов по операциям с инвестиционным
и финансовым содержанием.
Шаг 2. Создайте структуру базы
данных
База данных нужна, чтобы создать сводные
таблицы, на основе которых можно быстро
подготовить нужный финансовый отчет.
Чтобы понять, какая должна быть струк-
тура базы данных, определите, насколько
Рисунок 1. Структура базы данных
детальную информацию вы хотите видеть
в итоговых отчетах (см. рис. 1). Чем больше
информационных срезов включите в базу
данных, тем легче анализировать отчет,
но и собирать сложнее и дольше. Поэтому
сформулируйте, для каких целей собирае-
тесь использовать тот или иной отчет и какие
решения будете принимать на их основе.
Затем определите, какие информационные
срезы для этого нужны.
Теперь расска жу, какие поля должны быть
обязательно в вашей базе:
период — чтобы можно было сформиро-
вать отчетность за год, месяц или квартал,
добавьте соответствующее поле;
сумма — содержит обороты или сальдо
соответствующих счетов. Если в вашей ком-
пании есть валютные операции, добавьте
колонки — валюта, сумма в валюте и курс;
название отчета — определит, в каком
именно отчете используется данная строка;
название статьи отчета — задает, к какой
статье отчета относится данная операция.
Далее добавьте в модель поля с нужной вам
аналитикой. Примеры информационных
срезов вы можете посмотреть в дополнитель-
ных материалах к этой статье.
 Управленческая отчетность в Excel 11
Шаг 3. Измените исходные
данные в соответствии с заданной
структурой
Каждый показатель бухгалтерских дан-
ных из шага 1 расшифруйте в соответствии
с заданной структурой из шага 2. Чтобы избе-
жать ошибок, воспользуйтесь функцией Excel
«Проверка на значение». Для этого в рабочем
файле на отдельном листе Excel создайте спи-
сок статей и установите проверку на значение
в таблице базы данных финансовой инфор-
мации. Так вы сможете выбирать нужную
расшифровку из списка и не ошибетесь даже
при ручном вводе или копировании.
В актив баланса заносите значения со зна-
ком плюс, а в пассив — со знаком минус.
В этом случае при расчете сальдо получите
ноль.

Шаг 4. Настройте форму финансовой

отчетности
Чтобы сформировать отчетность, создайте
сводную таблицу. Для этого выберите коман-
ду «Сводная таблица» в меню «Вставка».
Источником данных укажите базу с финансо-
вой информацией из шага 3. В появившемся
окне «Список полей сводной таблицы» задай-
те структуру будущего отчета.
В области «Выберите поля для добавления
в отчет» отметьте все строки. Затем опреде-
лите порядок статей в отчете — для этого
перетащите их в нужную область мышкой.
Точно так же можно поступить с колонками.
Сводна я таблица позволяет выбрать четыре
типа значений.
Область «Фильтр отчета». Выберите, какой
отчет вы формируете. Например, отчет:
о прибылях и убытках;
движении денежных средств;
управленческий баланс.
Рисунок 2. Сводный управленческий баланс
Область «Название строк». Укажите все рас-
шифровки бухгалтерских данных, которые
используете, а так же другие колонки табли-
цы, которые нужны для отчетности. Стро-
ки добавляйте в порядке, который хотите
видеть в конечном отчете.
Область «Название столбцов». Выберите
год, месяц, тип отчетности.
Область «Значения». Ука жите числовые
значения: сумму, количество или любые
другие, которые используете в отчетности.
Ка ждый отчет формируйте на отдельном
листе книги Excel.
Так я подготовил три формы отчетности:
управленческий баланс (см. рис. 2), отчет
о прибылях и убытках (см. рис. 3) и отчет
12 Управленческая отчетность в Excel
Рисунок 3. Сводный отчет о прибылях и убытках
Рисунок 4. Сводный отчет о движении денежных средств
о движении денежных средств (см. рис. 4).
Теперь, если акционеры просят детализиро-
вать те или иные статьи отчетности, я могу
собрать данные за короткое врем я.
Шаг 5. Проверьте корректность
финансовой отчетности
Перед тем как подавать управленческую
отчетность акционерам, проверьте ее
корректность.
Этап 1. Для начала убедитесь, что не задво-
или названия статей, например «Ком.  расх.»
и «Коммерческие  расходы». Затем визуаль-
но проверьте базу данных и, если в ячейках
присутствуют маркеры ошибок, например
«#ССЫЛК А!» или «#Н/Д», найдите и исправь-
те неверные ссылки и формулы.
Чтобы в сводном отчете не было пробе-
лов, заполните все строки в базе данных,
для этого на место пустых ячеек вставьте
«0». Если вы составляете отчетность по груп-
пе компаний, проверьте, все ли юридиче-
ские лица добавили.
Этап 2. Проверьте отчетность на логические
ошибки. Для этого убедитесь, что показа-
тели или изменения показателей в отчетах
вы можете объяснить. Затем обратите вни-
мание на значения, которые должны быть
константой, например прибыль за про-
шлый год, резервы или безнадежные долги.
Если они изменились, значит, в отчете есть
ошибка.
Этап 3. На завершающем этапе проверьте
финансовую арифметику в итоговых фор-
мах. Отчеты сформированы с ошибками,
если:
актив баланса не равен пассиву;
остаток денег в отчете о движении денеж-
ных средств на начало и конец периода
не равны балансовым значениям;
прибыль по отчету о прибылях и убытках
нарастающим итогом с начала года не рав-
на аналогичному показателю в управлен-
ческом балансе
 Управленческая отчетность в Excel 13

Управленческий
отчет о движении
денежных средств
за несколько минут

Цели: быстро сформировать управленческий отчет о движении денежных

средств на заданную отчетную дату.
Как действовать: выгрузить в Excel карточки счетов 50 «Касса», 51 «Расчет-
ные счета» и 52 «Валютные счета» из «1C» и автоматически обработать их
с помощью специального шаблона, подготовленного авторами статьи.

Во многих компаниях управлен- управленческого отчета о движе- Александр Осипов

ческий отчет о движении денеж-
ных средств формируется в Excel
на основе данных, которые выгру-
жаются из «1С». Эта работа ока-
зывается достаточно трудоемкой.
Для каждой хозяйственной опе-
рации (проводки) приходится
определять статью поступления
или выбытия, а так же указывать
период (месяц). Например, если
в выгруженном отчете из «1С» есть
проводка Д-т 51 «Расчетные сче-
та» – К-т 66.3 «Краткосрочные зай-
мы в рублях», то сумма по этой
операции записывается по статье
«Привлечение кредитов и займов»
в управленческом отчете. А когда
количество проводок исчисляет-
ся сотнями, да еще список статей
Финансовый директор
нии денежных средств включает Alaska Originale
30–40 наименований, ошибки руч-
ной идентификации и переноса
данных о платежах и поступлениях
практически неизбежны.
Упростить эту работу и соста-
вить нужный отчет буквально
за несколько минут можно, если
воспользоваться шаблоном Excel,
разработанным авторами статьи.
В шаблоне объединены:
четыре рабочих листа Excel.
Первые три предназначены
для выгрузки и обработки кар-
точек 50, 51 и 52 счетов («Касса»,
«Расчетный счет» и «Валютный
счет» соответственно). Четвертый
лист – сам отчет, формируемый
прямым методом;
14 Управленческая отчетность в Excel

встроенный макрос, написанный на язы-

ке программирования VBA (Visual Basic for
Applications), автоматизирующий процесс
разнесения сумм проводок по статьям отче-
та о движении денежных средств. Также
макрос отвечает за возможность сквозного
анализа цифр в уже сформированном отче-
те – функция drill-down. Другими словами,
кликнув на сумму по статье, Excel выдаст
информацию о том, какие проводки ее
сформировали. Словом, все, как в дорогосто-
ящих информационных системах. Теперь
расскажем подробно и по порядку о том, как
работать с предлагаемым решением.
Работа с исходными данными
Первое, что потребуется сделать, – выгрузить
из «1С» в формате xls карточки счетов 50 «Кас-
са», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные сче-
та», например, за период с 1 января текущего
года и до текущей даты. Данные первой кар-
точки копируются в шаблон на лист «Касса»,
второй – на лист «Расчетный счет», третьей –
«Валютный счет».
Далее для каждой проводки указывает-
ся статья отчета о движении денежных
средств и месяц. Набирать с клавиатуры
ничего не придется, ручной ввод практиче-
ски исключен. Для запуска процедуры авто-
матического разнесения хозяйственных
операций нужно нажать комбинацию кла-
виш A LT + F8, в появившемся списке макро-
сов выбрать EnterItemsAndMonths и кликнуть
по кнопке «Выполнить». Автоматически ста-
тьи будут присвоены тем проводкам, которые
однозначно интерпретируются (их перечень
приведен в таблице). Программа поочередно
переберет все строки на листах «Касса», «Рас-
четный счет» и «Валютный счет» (см. рис. 1),
там, где возможно, укажет нужные статьи
(вспомогательный столбец «J»). Она же расста-
вит и месяцы (столбец «К»).

Рисунок 1. Карточка счета 51 с присвоенными наименованиями статей и указанием месяца

 Управленческая отчетность в Excel 15
Логика присвоения статей проводкам, реализованная в программе
Статья Проводка

Прочие поступления Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» К-т 91.1 «Прочие доходы и расходы»

Привлечение кредитов и займов Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях»

Снятие наличных денежных средств Д-т 50.1 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета»

Выдача кредитов и займов К-т 58.3 «Предоставленные займы» Д-т 51 «Расчетные счета»

Возврат привлеченных ранее зай- Д-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», 66.4 «Проценты по краткосрочным
мов, включая проценты (в руб.) займам в рублях» К-т 51 «Расчетные счета»

Н ДС Д-т 68.2 «Н ДС » К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на прибыль Д-т 68.4 «Налог на прибыль» К-т 51 «Расчетные счета»

Транспортный налог Д-т 68.5 «Транспортный налог» К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на имущество Д-т 68.8 « Налог на имущество» К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на землю Д-т 68.10 «Налог на землю» К-т 51 «Расчетные счета»

Отчисления на социальные нужды Д-т 69.1, 69.2.2, 69.2.3, 69.3.1, 69.3.2 «Расчеты по социальному страхованию
и обеспечению» К-т 51 «Расчетные счета»

Заработная плата Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 51 «Расчетные счета»

Расчетно-кассовое обслуживание Д-т 91.2 «Прочие расходы» К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Прочерк (отражается как “ – –– – –”). Д-т 50.1 «Касса»

Соответствующей проводке К-т 51 «Расчетные счета

не нужно присваивать статью, так
как не происходит поступление
или расход денежных средств

Часть строк в карточках счетов програм- «Сырье и материалы», «Техническое обслу-

ма пропустит. Это вполне оправданно. Ведь живание и ремонт», «ГСМ». Для таких случаев
не каждой проводке можно однозначно поста- наименование поступлений и выплат нужно
вить в соответствие статью отчета о движении будет выбрать самостоятельно из раскрыва-
денежных средств. Например, проводке Д-т ющегося списка в соответствующих ячейках.
60.1 «Расчеты с поставщиками» – К-т 51 «Рас- Исходные данные для этого списка перечисле-
четные счета» могут соответствовать статьи ны в диапазоне M9:M48 на трех листах*.
* Если в этих ячейках вы не видите данных – все нормально. Цвет шрифта – белый. Это сделано, чтобы не загромождать лист лиш-
ней информацией. А если хотите отобразить содержание ячеек, выделите их и примените стандартный черный цвет. – Прим. ред.
16 Управленческая отчетность в Excel
Формирование отчета
Отчет о движении денежных
средств размещается на отдельном
листе шаблона Cash f low. Чтобы
перенести в него суммы поступле-
ний и выплат с карточек счетов,
нужно снова обратиться к перечню
макросов (A LT + F8), но на этот раз
выбрать Cash_f low. В соответствии
с ранее размеченной аналитикой
программа распределит исходные
данные в отчете по статьям посту-
пления и выбытия денег и месяцам.
Эта информация, в свою очередь,
послужит основой для автомати-
ческого расчета данных по всем
укрупненным статьям, например,
таким, как «Поступления от опера-
ционной деятельности» или «Плате-
жи по финансовой деятельности».
Обратите внимание, что последняя
операция производится с помощью
обычных формул Excel, она не про-
писана в макросе. Программой
Рисунок 2. Детализированный отчет о движении денежных средств
предусмотрено лишь суммирова-
ние в пределах статей поступления
и выплат нижнего уровня (напри-
мер, «Н ДС », «Покупатель 1» и т. д.).
Шаблон позволяет предста-
вить отчет о движении денежных
средств как в полном (детализи-
рованном), так и в свернутом виде.
Для удобства работы с докумен-
том наименования укрупненных
статей, а так же отчетных перио-
дов оформлены как кнопки (серый
фон). Чтобы раскрыть ту или иную
статью (вывести на экран ее состав-
ляющие), достаточно щелкнуть
по ней мышью. Для некоторых
строк отчета заложено несколько
уровней детализации. Например,
«Операционная деятельность» –
«Поступления от операционной
деятельности» – «Поступления
от покупателей». Если последова-
тельно раскрывать каждую из ста-
тей, можно получить максимально
детализированный отчет о движе-

нии денежных средств. И наоборот,
последовательное сворачивание
строк обеспечивает пользователя
максимально компактной формой.
Развернуть или свернуть отчет
можно и в одно действие – щелчком
по кнопке «Наименования статей»
(см. рис. 2).
Если же кликнуть по названию
месяца, слева от него появятся три
вспомогательных столбца – «Кас-
са», «Расчетный счет» и «Валютный
счет» (см. рис. 2). В этих столбцах
напротив статей, по которым в со-
ответствующем периоде имело ме-
сто движение денежных средств,
проставлены надписи «Банк. Выпи-
ска». Щелкнув по ним, можно про-
валиться в проводки и посмотреть,
в результате каких операций сфор-
мировалась сумма по той или иной
статье. Это, по сути, функция drill-
down, которая встречается в про-
фессиональных программных
продуктах.
Управленческая отчетность в Excel 17
Предлагаемый шаблон настро-
ен на определенный набор статей
движения денежных средств. Ес-
ли в вашей компании этих статей
больше или используются другие
названия, то для корректной ра-
боты модуля понадобится внести
небольшие изменения в программ-
ный код. Иначе говоря, адаптиро-
вать программу под свои нужды.
О том, как это можно сделать, под-
робно написано в инструкции, ко-
торую можно скачать по ссылке
«Дополнительный материал» в тек-
сте этой статьи.
При работе с шаблоном не за-
будьте разрешить запуск макро-
сов, а так же обеспечить доступ
программы к объектам VBA
(Разработчик – Безопасность
макросов – Параметры макросов – Материалы
для скачивания:
Доступ к объектной модели проек- Файл Excel с шабло-
тов VBA) ном отчета и ин-
струкцией по его
адаптации
18 Управленческая отчетность в Excel

Как упростить
план-факт анализ
с помощью Excel

Цели: сделать бюджет компании прозрачным и точным, детально

планировать и контролировать расходы подразделений.
Как действовать: разработать шаблон в Excel, с его помощью формировать
бюджет и автоматически рассчитывать план-факт отклонения.
Ключевой совет: фактические показатели нужно вносить в шаблон
в той же детализации, что и плановые.

Если центры затрат или отделы составля-
ют бюджеты без детализации и пояснений
к цифрам, о качественном план-факт анали-
зе можно забыть. Сложно выяснить, поче-
му отклонились от плана, если неизвестно,
что в нем предусматривали.
Планировать расходы максимально деталь-
но поможет специальная модель в Excel. В ней
вы найдете пример шаблона для ввода плано-
вых данных и сводные таблицы для контроля
исполнения бюджета.
Как ввести плановые данные
в модель план-факт анализа
исполнения бюджета
Каждому, кто отвечает в компании за под-
готовку бюджета, передайте унифици-
рованную форму для ввода плановых
данных — файл Excel с таблицей на одном
листе (см. рис. 1).
Столбцы на этом листе — аналити-
ка для детализации данных по платежам.
Например, наименование статьи затрат,
ее код, сумма, назначение, ответственный
сотрудник и т. д.
В примере (см. рис. 1) данные вводятся
по трем центрам затрат: «Маркетинг», «Центр
затрат 1» и «Центр затрат 2». Основные поля
для ввода информации:
«Год» — для сравнения результатов с преды-
дущими годами;
«Месяц» — бюджет формируется на год,
а значит, нужна возможность сравнивать
данные помесячно;
«План/Факт»;

«Код центра затрат»;
«Наименование центра затрат»;
«Код группы затрат»;
«Наименование группы затрат»;
«Код статьи затрат»;
«Наименование статьи затрат»;
«План»;
«Валюта План»;
«Факт»;
«Валюта Факт»;
«Комментарий».
Перечисленные поля нужно сопоста-
вить с аналитикой фактических данных,
выгружаемых из учетной системы. Ско-
рее всего, в системе аналогичные разрезы
есть, но, возможно, отличаются названи-
ями. Главное, чтобы коды полей (центра
затрат, группы затрат, статей затрат) совпа-
дали с теми, что вносите вручную во время
бюджетирования.
Какие конкретно сведения запросить, зави-
сит от вашей компании. Если финансистам
необходима дополнительная информация
по планируемым затратам, в таблицу можно
Рисунок 1. Ввод плановых данных
Управленческая отчетность в Excel 19
добавить столбцы. Кроме того, заранее реши-
те и проинформируйте всех участников пла-
нирования, как указывать суммы платежей:
с Н ДС или без. Так как бюджет формируется
без Н ДС , можно рекомендовать вносить пла-
новые данные по центрам затрат без этого
налога.
Какие справочники нужны для план-
факт анализа исполнения бюджета
Справочники упрощают ввод данных в бюд-
жетную модель в Excel и защищают от оши-
бок. Нет нужды помнить или проверять, как
правильно называется статья затрат.
В примере предусмотрено два классифика-
тора — центры затрат и группы статей затрат.
На листе «Список центров затрат» укажите
коды и наименования центров затрат в соот-
ветствии с финансовой структурой компа-
нии. При необходимости можно добавить
новые позиции. Лучше вносить их в область,
выделенную желтым цветом, чтобы не при-
шлось обновлять ссылки на этот диапазон.
На листе «Список групп и статей затрат»
перечислите коды и названия статей затрат.
Если необходимо добавить новые позиции,
20 Управленческая отчетность в Excel
их так же лучше внести в область,
выделенную желтым цветом.
Попробуйте указать плановые
данные в примере на листе «DATA».
Введите только коды центров
затрат, групп и статей затрат. Про-
грамма автоматически добавит их
названия из классификаторов.
Как создать таблицу
для план-факт анализа
исполнения бюджета
Исходные данные с плановыми
показателями заполнены — созда-
ем на их основе таблицу для план-
факт анализа с использованием
инструмента Excel «Сводная табли-
ца» (см. рис. 2).
1. Выделяем полный диапазон
таблицы с исходными данными
Рисунок 2. Пример сводной таблицы
(в примере — A5:R60,
см. рис. 1).
2. Выбираем на ленте меню Excel
раздел «Вставка», в нем пункт
«Сводная таблица».
3. В открывшемся диалоговом
окне проверяем правильность
исходного диапазона (A5:R60) и ука-
зываем место для сводной табли-
цы — «На новый лист». Для удобства
лист можно сразу переименовать (в
примере имя «PI VO T»).
4. Устанавливаем фильтры и ука-
зываем поля для строк и столбцов
таблицы в зависимости от того,
в каком виде пользователям нужно
представить информацию (см. рис.
2). В примере действуют фильтры
«План/Факт», «Год», «Месяц», «Валю-
та План», «Валюта Факт». Если
компания использует одну валю-
ту и для планов, и для управлен-
 Управленческая отчетность в Excel 21
ческого учета, то фильтр по полю
«Валюта» не потребуется. Столб-
цами таблицы могут быть, напри-
мер, наименования центров затрат.
Строками — наименования групп
и статей затрат. Значения будут
определяться по полю «План».
Внимание — по умолчанию про-
грамма выведет количество пла-
новых значений, а нужны суммы.
В списке полей сводной табли-
цы кликните по стрелочке воз-
ле «Количество» по полю «План»,
затем по опции «Параметры полей
значений». В открывшемся окне
на вкладке «Операция» выберите
параметр «Сумма».
Для удобства можно переимено-
вать заголовки в шапке таблицы. Рисунок 3. Изменение структуры сводной таблицы
Например, вместо «Сумма по полю
План» указать «Плановые показа- «Параметры», в нем пункт «Изме-
тели», «Названия строк» заменить нить источник данных». В открыв-
на «Статьи расходов», а «Названия шемся диалоговом окне укажите
столбцов» — на «Центры затрат». новый диапазон (A5:R115) и нажми-
те «ОК». В фильтре сводной табли-
цы в дополнение к плану появится
Как добавить фактические и факт.
показатели в таблицу Чтобы увидеть фактические
для план-факт анализа и плановые показатели в двух
столбцах, измените вид табли-
Чтобы проанализировать исполне- цы. Для этого щелкните правой
ние бюджета, введите фактические кнопкой мыши, чтобы отобразил-
показатели в таблицу в той же дета- ся список полей. В раздел «Значе-
лизации, что и плановые. Добавь- ния» добавьте поле «Факт» и сразу
те их построчно на лист «DATA». же установите значение «Сумма»
Сумму фактических затрат нужно для сведения данных в этом поле.
внести в поле «Факт» (столбец N). Кроме того, перенесите лишнюю
Не забудьте указать валюту (в при- детализацию в столбцах по полю
мере это рубли, RU B), а поле «План/ «Наименование центра затрат»
Факт» — «Факт». в фильтр, как показано на рисун-
Обновите таблицу с отчетом (лист ке 3.
«PIVOT»), так как ее исходный диа- Последнее — добавьте в таблицу
пазон расширился (A5:R115). Выбе- два вычисляемых поля «Отклоне-
рите на ленте меню Excel раздел ние в рублях» и «Отклонение в %»,
22 Управленческая отчетность в Excel
чтобы разница «План/Факт» счи-
талась автоматически (см. рис. 4).
Для этого на ленте меню Excel выбе-
рите раздел «Параметры», в нем
пункт «Формулы» и опцию «Вычис-
ляемое поле».
Первое поле можно назвать
«Откл.». Значения в нем будут
рассчитываться как абсолютная
разница между фактическими
и плановыми показателями. Фор-
мула такая: =Факт-План. Второе
поле — «Отклонение в %». Его фор-
мулу дополним функцией ЕС Л И ,
чтобы исключить ошибку деления
на ноль: =ЕС Л И(План=0;0;Откл./
План).
По умолчанию данные столбца
с планом-фактом (в примере — Е)
не умножаются на 100 процен-
тов. Чтобы получить отклонения
в процентном выражении, изме-
ните формат ячеек в столбце E
на процентный.
Рисунок 4. Таблица для план-факт анализа
Теперь все отклонения вычисля-
ются автоматически — и по цен-
трам затрат, и помесячно. Если
измените сводную таблицу, все
отклонения так же пересчитаются
заново.
Если нужно дополнить факти-
ческие показатели сведениями,
необходимыми для аналитиче-
ской работы, добавьте в таблицу
требуемые столбцы. Но не забудь-
те про них, когда будете обновлять
диапазон, на который ссылается
сводная таблица.
Из сводной таблицы можно
провалиться в затраты, кликнув
дважды по любой цифре. Excel
сформирует отдельный лист со зна-
чениями по данной цифре: из чего
она складывается и все необходи-
мые подробности. На листе будут
только значения, никаких ссы-
лок. Поэтому его можно удалить
или переименовать

Excel поможет
не терять деньги
в запасах
Когда пригодится: контроль запасов позволит не тратить деньги
на закупку лишних материалов и не затаривать склады.
Екатерина Наша компания занимается поши-
Малышева
Финансовый
вом спецодежды и обуви. Часть
директор О О О заказов мы размещаем на сторон-
«Группа компаний
"Авангард Сэйфети"»
них производствах, которым отгру-
жаем давальческое сырье.
После анализа очередного пери-
ода я обнаружила, что на складах
нескольких партнеров сохранялись
остатки сырья. Если бы мы пере-
местили их на одно производство,
смогли бы выпустить полноцен-
ную партию без дополнительных
затрат.
Вместо этого по запросу отде-
ла снабжения мы закупили недо-
стающие материалы и отправили
на одно из производств. Это снизи-
ло ликвидность активов.
Чтобы избежать таких накладок,
решили создать отчет, который
поможет обнаружить «зависшее»
сырье и оптимизировать остатки.
Он полезен всем компаниям, у кото-
рых есть несколько складов, уда-
ленных друг от друга. Например,
Управленческая отчетность в Excel 23
если у вас сеть розничных мага­
зинов, сохраните принцип расчета,
а для анализа используйте данные
об оборотах товаров или готовой
продукции из программы «1С».
Отчет позволил нам строже
перепроверять заказы на закупку
и передачу материалов в производ-
ство. Теперь заявки на сырье согла-
совываем на трех уровнях: сначала
сотрудник отдела снабжения, далее
его начальник, затем я.
Мы внедрили отчет в работу
год назад. За это время сократили
общий объем запасов на 20 процен-
тов за счет отказа от «зависшего»
сырья. Так же на основе отчета ком-
пания ввела новую систему моти-
вации для сотрудников отдела
снабжения.
Расскажу, какие контроль-
ные показатели мы разработа-
ли и как посчитать, сколько денег
превра­т илось в невостребованные
запасы.
24 Управленческая отчетность в Excel
Шаг 1. Определите период анализа
Период анализа — срок, за который сырье,
продукция или товар проходит полный цикл
от поступления до списания. Для нашей ком-
пании оптимальный период анализа — два
месяца. Столько времени в среднем проходит
с момента закупки сырья или его передачи
на производство до выпуска продукции.
Сезонный фактор так же влияет на резуль-
таты отчета. Например, накануне сезонно-
го пика производство накапливает ресурсы,
поэтому объемы закупки и остатки на скла-
дах выше обычного.
При необходимости расширьте таблицу
до оптимального для вашего предприятия
количества месяцев. Для этого скопируй-
те блок ячеек за один месяц, то есть столб-
цы B, C, D, E, установите курсор на столбце F
и вставьте скопированные ячейки.
Шаг 2. Перенесите исходные данные
из программы в Excel
Наша компания использует систему «1С»
версии 8. Данные для отчета я забираю
из оборотно-сальдовой ведомости счета 10
«Материалы» по нужному субсчету. При ана-
лизе товаров или продукции используйте
данные из ведомостей по счетам 41 «Товары»
и 43 «Готовая продукция».
Контроль и оптимизация остатков
Отчет составляем по контрагентам на первом
уровне и в разрезе номенклатуры на втором.
Для этого мы добавили к счету 10 «Матери-
алы» субконто «Контрагент». Бухгалтеры
отражают субконто при любом перемеще-
нии материалов и списании в производство.
В результате данные стало удобно забирать
из оборотно-сальдовой ведомости. Если вы
хотите отследить движение запасов между
своими цехами, складами или торговыми
точками, используйте субконто «Подразделе-
ние» или «Склад».
Сформируйте оборотно-сальдовую ведо-
мость по нужному счету. Остаток на начало
периода, приход, расход и остаток на конец
периода соответствуют данным начального
сальдо, дебета, кредита и конечного сальдо
по оборотно-сальдовой ведомости. Перене-
сите данные в таблицу. В примере данные
для расчета за август по «Предприятию 1»
по четырем видам сырья должны попасть
в ячейки B10:E13. В образце отчета ячейки
для исходных данных выделены цветом.
Мне как финансовому директору важно
оценить, сколько средств «зависшее» сырье
вывело из оборота. Поэтому расчет мы фор-
мируем в стоимостном выражении. При жела-
нии можно использовать количественные
показатели, которые так же есть в оборотно-
сальдовой ведомости. Отчет по количеству
помогает моим коллегам из отдела снабже-
ния скорректировать логистику запасов.
 Управленческая отчетность в Excel 25
Шаг 3. Оцените показатели
После ввода исходных данных проверь-
те, чтобы формулы в расчетной части
были заполнены по всем строкам и столб-
цам. Для этого протяните ячейки по столб-
цам каждого показателя вниз внутри блока
по каждому предприятию.
Например, чтобы заполнить расчет пока-
зателя 1 по «Предприятию 1», установите
курсор на ячейке J10 и протяните ее до ячей-
ки J13. Чтобы проверить правильность фор-
мулы, используйте подсказки в ячейках J7:O7
из шапки таблицы.
В результате расчета в блоке может поя-
виться много нулевых значений, которые
визуально мешают анализу. Для удоб-
ства я применяю условное форматирова-
ние ко всему блоку расчетных показателей.
Для этого выделите ячейки с результатами. Установка правила условного форматирования
В примере это диапазон ячеек J8:O23.
На закладке «Главное» выберите «Услов- ский формат». Задайте белый цвет шрифта
ное форматирование» — «Правила выделе- и сохраните правило.
ния ячеек» — «Равно». В открывшемся окне Условное форматирование не сработает,
слева в графе «Форматировать ячейки, кото- если в формуле ячеек нули будут в кавыч-
рые равны…» введите ноль. Из выпадающего ках. Тогда Excel будет воспринимать их
списка справа выберите «Пользователь- как текст, а не ячейку, равную нулю. Прове-
рить это можно, кликнув на ячейку. В строке
над таблицей отобразится формула.
Показатель 1: отношение конечного
остатка к расходу за последний месяц пери-
ода. Показатель 1 рассчитывается, если в про-
шлом месяце компания списывала сырье. Он
показывает, во сколько раз остатки по каж-
дой номенклатуре превышают расход. Я беру
данные только за последний месяц, так как
для анализа нужен актуальный остаток.
Норму по показателю 1 мы установили
в пределах от 1,5 до 2. То есть запас сырья
может превышать расход за последний месяц
максимум в два раза и не менее чем в полтора.
Если значение показателя выходит из этих
границ, то показатель отображается крас-
Выбор правила условного форматирования ным цветом. Так проще увидеть отклонения
26 Управленческая отчетность в Excel
в большом массиве информации. Чтобы уста-
новить правило, зайдите в раздел «Условное
форматирование» — «Правила выделения
ячеек» — «Между» и выберите цвет шрифта.
Если показатель ниже нормы, есть риск
сбоя производства из-за нехватки сырья.
В таком случае я уточняю у начальника про-
изводства, планируется ли дальнейший
выпуск продукции из этого сырья. Выше
нормы — с отделом продаж выясняем, поче-
му продукцию сняли с производства, все
ли закрывающие сделку документы подписа-
ны с покупателем.
Когда начальник производства подтверж-
дает дальнейший выпуск продукции, я уточ-
няю у отдела закупок, почему не поставили
сырье на производство. Возможно, сырье при-
дет в начале следующего месяца или в про-
грамме не отразили приход.
В случае когда отдел закупок допустил сбой
в планах поставок, мы оцениваем, можем
ли переместить на это производство сырье
из других подразделений. Если нет, я согласо-
вываю срочную покупку сырья.
Меня как финансового директора боль-
ше интересует ситуация, когда показатель 1
выше нормы, начальный остаток превыша-
ет расход и в течение периода произошла
поставка. Тогда я задаю вопросы отделу снаб-
жения, зачем поставили сырье, если уже име-
ющегося хватало для производства.
Если новая поставка не связана с подго-
товкой к производству крупной партии
в будущем месяце, то сообщаю об ошибке
начальнику отдела снабжения.
Показатель 2: стоимость сырья, которое
закупалось в течение периода и при этом
не списывалось. Этот показатель выявляет,
какое сырье накапливается. В ячейке будет
значение, отличное от нуля, если за отчетный
период был приход, но не было расхода.
Любое ненулевое значение требует объ-
яснения. Сырье дешевле покупать больши-
ми партиями, поэтому его могли приобрести
и передать партнерам заранее. Это возможно,
если на деятельность компании влияет сезон-
ность. Тогда нужно убедиться, что сырье
используют в ближайшее время.
Возможно, заказ отменили, а сырье оста-
лось у контрагента. Тогда запасы необходимо
переместить на другое производство, где их
в ближайшее время используют для выпуска
продукции. Лучше выявить такую ситуацию
как можно раньше. Это поможет не закупать
лишнего.
Показатель 3: стоимость сырья, которое
поступило до начала периода и оставалось
без движения. Этот показатель обознача-
ет, сколько сырья в стоимостном выраже-
нии «зависло» и где именно. Если по позиции
приход и расход равны нулю, то Excel отобра-
жает остаток по ней.
Наш период анализа — два месяца, которые
занимает средний производственный цикл
с учетом сезонного фактора. Если в течение
всего цикла запасы находятся без движе-
ния, это говорит о нарушении в работе отде-
ла снабжения. Тогда я направляю запрос его
руководителю, почему сырье в течение цик-
ла не двигается, и прошу найти рациональное
решение. К примеру, переместить сырье туда,
где его вскоре используют в производстве.
Показатель 4: общая стоимость сырья
без движения за период. Этот показатель —
сумма двух предыдущих. Его я исполь-
зую для экспресс-оценки общей тенденции
по партнерам и номенклатурам.
Независимо от того, были поступления
за период или нет, если материалы не списы-
вали в течение производственного цикла,
значит, компания использует ресурсы неэф-
фективно. Отдел снабжения должен устра-
нить эту проблему.
Показатель 5: средний расход сырья
за период. Он помогает оценить среднюю
потребность производства в каждом виде
сырья, отследить сезонную динамику и спла-
нировать расходы на будущие периоды.

Отдел снабжения использует его,
чтобы спрогнозировать или оце-
нить востребованность сырья.
Показатель 6: доля сырья, кото-
рое в течение всего периода оста-
ется без движения. Это основной
коэффициент, на который я обра-
щаю внимание. Он показывает
долю «зависших» запасов в общей
стоимости расходов на сырье. Оце-
ниваю его обычно в разрезе под-
разделений и контрагентов, чтобы
выявить, где именно отдел снабже-
ния допускает ошибки. Коэффици-
ент можно использовать и в разрезе
номенклатуры.
Я делю стоимость сырья, кото-
рое поступило до начала периода
и оставалось без движения (пока-
затель 3), на средний расход сырья
(показатель 5).
Почему именно эти показатели?
Числитель сигнализирует о пол-
ном отсутствии движения сырья
за период. Ведь за цикл сырье долж-
но поступить к партнерам и уйти
в производство. Если в период ана-
лиза попал лишь один месяц цикла,
тогда за это время должно произой-
ти либо списание, либо поступле-
ние. Поэтому полное отсутствие
движения наиболее точно указыва-
ет на ошибку в работе снабжения.
Показатель 5 используем, потому
что он отражает реальную потреб-
ность в сырье.
Опытным путем мы установи-
ли оптимальное значение пока-
зателя на уровне 10 процентов.
Изначально мы не нормировали
коэффициент. Просто поставили
задачу снизить долю «зависшего»
сырья к концу следующего перио-
да на 10 процентов от первоначаль-
Управленческая отчетность в Excel 27
ного уровня. Так последовательно
дошли до оптимального значе-
ния, при котором производство
функционирует без сбоев и запа-
сы не накапливаются на складах.
Чтобы снизить показатель, привя-
зали к его значению K PI сотрудни-
ков снабжения. Так же поправили
логистику, чтобы аккумулиро-
вать разрозненное сырье на одном
производстве.
Норматив лучше установить
индивидуально, учесть при этом
сезонность и длительность цикла.
Главное — в погоне за оптимизаци-
ей не парализовать производство.
Шаг 4. Автоматизируйте
отчет
Когда мы вводили и тестирова-
ли Excel-модель, я составляла ее
ежемесячно. Через некоторое вре-
мя обороты возросли, и совмест-
но с отделом снабжения мы стали
использовать анализ почти еже-
дневно — при каждой закупке
или перемещении сырья.
Затем привязали K PI сотрудни-
ков к показателям отчета и поняли,
что снабженцы тоже должны иметь
возможность контролировать про-
межуточные результаты в режиме
реального времени. Так я пришла
к идее автоматизировать отчет
и внедрить алгоритм расчета в про-
грамму «1С».
В качестве технического зада-
ния представили программистам
отчет Excel и перечислили субкон-
Материалы
то, по которым нужна аналитика. для скачивания:
Теперь время на подготовку отчета Скачайте готовую
сократилось в десятки раз Excel-модель
28 Управленческая отчетность в Excel

Коллекция полезных
управленческих
отчетов на основе
бухгалтерских
данных
Какие задачи решал автор: быстро, без каких-либо дополнительных
затрат формировать только самые необходимые управленческие
отчеты для топ-менеджмента компании и руководителей структурных
подразделений.
За счет чего: определены требования менеджмента к содержанию отчетов;
проанализирована структура используемых бухгалтерских счетов,
субсчетов и аналитик; выгрузка необходимых оборотно-сальдовых
ведомостей и их последующая трансформация в управленческие отчеты
с помощью Excel.

Ирина Илюхина Внедрение полноценной систе- рассматривает и оценивает вари-

Аудитор О О О
«Ника-аудит» мы управленческого учета, как
правило, дорогостоящий и тру-
доемкий проект. Особенно если
речь идет об автоматизации этой
функции. Далеко не все предпри-
ятия могут позволить себе тратить
на это деньги и врем я, тем не менее
менеджмент постоянно нуждает-
ся в сведениях о текущем положе-
нии дел.
Иногда приходится сталкивать-
ся с ситуацией, когда в компании
еще нет системы управленческо-
го учета и руководство только
анты его внедрения. Но при этом
требует предоставления опера-
тивной информации о деятель-
ности компании. Компромиссным
решением может стать трансфор-
мация бухгалтерских данных
в управленческую отчетность. Ряд
возможностей, которые предостав-
ляют стандартные бухгалтерские
отчеты «1С» в сочетании с Excel,
помогут финансовому директору
справиться с поставленной зада-
чей. Разумеется, подготовить мак-
симально детальные отчеты вряд

ли получится. И все же, да же если к счетам
РСБУ открыта сама я стандартна я аналити-
ка, можно без особого труда найти и пред-
ставить в понятной не только финансистам
форме ответы на такие ключевые вопросы,
как:
сколько компания продает и с какой
наценкой;
на что из месяца в месяц уходят деньги;
во что обходится содержание штата
сотрудников и т.п.
Подобные задачи стояли и перед финансиста-
ми одной из российских компаний, клиента
«Ника-Аудит» – О О О «Лютик» (в целях кон-
фиденциальности им я компании заменено
на условное). Теперь в этой организации есть
необходимый набор оперативных отчетов,
каждый из которых можно подготовить бук-
вально за несколько минут. Выглядит он сле-
дующим образом:
продажи по группам товаров;
план-факт анализ затрат;
движение денежных средств;
оплата труда по подразделениям.
Прежде чем подробнее рассказать о том,
что представляют эти отчеты и как они
составляются в компании «Лютик», нужно
обратить внимание на ряд важных нюансов.
Во-первых, реализованный подход –
выгрузка данных из бухгалтерской системы
и последующа я их обработка – универсаль-
ный. Он подойдет абсолютно любой ком-
пании. Более того, позволит сформировать
практически любой отчет, но при одном
условии: на счетах создана и используется
аналитика, котора я необходима для постро-
ения отчета. Если ее нет, придется дора-
ботать план счетов и учетную политику.
И конечно, лучше это делать в конце финан-
сового года, чтобы не переносить в новый
план счетов все ранее введенные в бухгал-
Управленческая отчетность в Excel 29
терскую систему транзакции, а только пере-
кинуть остатки на счетах. Хотя и эта работа
может оказаться чересчур трудоемкой.
Мнение практика
Александр Леднев, заместитель генерального директора
по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис» (Р Ж Д )
Каждая компания уникальна по своей сути.
И набор ее ключевых показателей, а соответ-
ственно и управленческой отчетности, будет
специфичным. Кроме того, трансформиро-
вать выгрузки из бухгалтерской програм-
мы в какую-либо отчетность можно, если
есть необходимая аналитика в бухгалтерской
программе.
Поэтому в любом случае придется начи-
нать с выстраивания учета. А когда аналитика
достаточная, тогда все что остается – восполь-
зоваться всеми стандартными отчетами бухгал-
терской программы, знать, где (с какого счета)
нужно брать данные, ну и, разумеется, уметь
пользоваться Excel (как минимум пригодятся
такие функции, как В П Р и С УМ М ЕС Л И).
Во-вторых, нужно иметь в виду, что такой
подход оправдан, если у компании действи-
тельно нет сил и средств на постановку пол-
ноценного управленческого учета. Дело
в том, что даже при богатой аналитике фор-
мирование некоторых отчетов может ока-
заться крайне трудоемким.
Теперь подробнее о технике составле-
ния управленческих отчетов в компа-
нии «Лютик». Забега я вперед – все просто,
быстро и эффективно, насколько это воз-
можно без каких-либо инвестиций в разви-
тие системы управленческого учета.
Продажи по группам товаров
В компании «Лютик» управленческий отчет
о продажах содержит информацию о выруч-
ке (с Н ДС и без Н ДС), прибыли от продаж
30 Управленческая отчетность в Excel
и рентабельности в разрезе номенклатурных
позиций или групп. Мало сведений? Возмож-
но, но это то, что можно быстро выдернуть
из «1С», к тому же, например, генерально-
му директору компании этих данных доста-
точно. Информация о выручке берется
из оборотно-сальдовой ведомости по счету
90.1 «Продажи» (кредитовый оборот), Н ДС –
90.03 «Налог на добавленную стоимость»
(дебетовый оборот). Прибыль и рентабель-
ность определяются по формулам: Прибыль
= Выручка – Н ДС – Себестоимость; Рентабель-
ность = Прибыль : (Выручка – Н ДС) × 100%.
Данные о себестоимости – дебетовый обо-
рот по счету 90.02 «Себестоимость продаж».
Строится отчет так. Сначала формируются
в «1С» оборотно-сальдовые ведомости по сче-
там 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel –
на разных листах одного и того же файла.
Далее еще на одном листе создается форма
отчета о продажах (она может иметь такой
вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка
с налогом на добавленную стоимость из ведо-
мости. Затем очищается от Н ДС , рассчиты-
Рисунок 1. Отчет о продажах по номенклатурным позициям
вается прибыль от продаж и рентабельность
по приведенным формулам.
Кстати, ссылки на исходные данные в фор-
мулах лучше оформить через функцию
«СУММЕСЛИ». Она свяжет наименования
номенклатурных позиций и показатели
по ним. Это поможет избежать ненужной
путаницы. После этого товарные позиции
объединяются в группы, так проще делать
какие-либо выводы по отчету о прода жах,
особенно если в ассортименте товаров свы-
ше сотни наименований. Создается в файле
еще один лист, в котором будет храниться
описание, какие позиции и в какие группы
входят.
Обратите внимание: названия позиций
в этой таблице, в отчете и в оборотно-саль-
довых ведомостях должны быть абсолют-
но идентичными. Сделать это потребуется
всего один раз, а потом лишь обновлять
список в случае изменения ассортимен-
та. После в отчет добавляется столбец
«Номенклатурные группы» и заполняет-
ся с помощью функции «ВПР». Затем стро-

Рисунок 2. Отчет о продажах по номенклатурным позициям, объединенным в группы
ки в отчете сортируются по наименованиям
групп (Главна я – Сортировка и фильтр –
Настраиваема я сортировка – Сортировать
по номенклатурным группам). И последнее –
подсчитать выручку и прибыль по ка ждой
группе (Данные – Промежуточные итоги –
При ка ждом изменении номенклатурной
позиции добавить итоги по выручке с НДС
и без НДС, прибыли). Так получается отчет
по прода жам в разрезе номенклатурных
позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства
все вспомогательные листы (оборотно-саль-
довые ведомости, таблицу соответствия
позиций и групп) можно скрыть.
Отчеты о затратах и движении
денежных средств
Источником исходной информации для отче-
та по затратам служат дебетовые обороты
из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам
20 «Основное производство», 26 «Общехозяй-
ственные расходы» и 44 «Расходы на прода-
Управленческая отчетность в Excel 31
жу». Эти ведомости можно разместить как
на отдельных листах, так и на одном общем.
Прежде чем приступать к формированию
отчета, понадобится добавить в ведомости
один вспомогательный столбец и разме-
тить в нем управленческие статьи расходов.
Например, две бухгалтерские статьи «Амор-
тизация основных средств» и «Амортизация
нематериальных активов» – это одна управ-
ленческа я статья «Амортизация»; «Заправка
картриджей» и «Канцелярские товары» –
«Расходные материалы» и т.д. Вручную ниче-
го указывать не нужно, на это уйдет много
лишнего времени, к тому же не исключены
ошибки и опечатки. Лучше сначала создать
таблицу соответствий, а потом перенести
из нее наименования управленческих ста-
тей расходов в оборотно-сальдовые ведомо-
сти с помощью функции «ВПР» (см. рис. 3).
Отчет по затратам заполняется факти-
ческими данными с помощью функции
«СУММЕСЛИ». Она находит в ведомости все
затраты, соответствующие определенной
статье, и суммирует их.
32 Управленческая отчетность в Excel
Если в компании есть бюджет
или некий план доходов и расходов,
то отчет по затратам можно допол-
нить план-факт анализом. Для это-
го в таблицу придется добавить
два столбца – «Плановые затраты»
и «Отклонения» (см. рис. 4).
Отчет о движении денежных
средств формируется в той же
логике, что и отчет по затратам.
Источник данных – оборотно-
сальдовые ведомости по счетам
51 «Касса» и 52 «Расчетные счета»
(кредитовые обороты). Если в ком-
пании ведутся расчеты в валюте,
то задействуется счет 52 «Валют-
ные счета».
Сведения об оплате труда
Отчет по оплате труда в разрезе
подразделений может понадобить-
ся в следующих случаях:
Рисунок 3. Разметка управленческих статей расходов в оборотно-сальдовых ведомостях
после реорганизации предпри-
ятия, для ретроспективного ана-
лиза и получения сопоставимых
данных;
если у компании матричная
структура управления и сотруд-
ники, выполняя производствен-
ные задачи, «мигрируют» между
подразделениями;
когда предприятие занимает-
ся позаказным производством
или проектной деятельностью.
Работа над отчетом начинается
с выгрузки в Excel исходных дан-
ных. На этот раз ими послужат
не оборотно-сальдовые ведомости
определенных счетов, а стандарт-
ный отчет по проводкам из «1С».
Естественно, по проводкам, каса-
ющимся оплаты труда. Например,
если речь идет о производственном
персонале, то Д-т 20 «Основное про-
изводство» (субконто – отдел) К-т

Рисунок 4. План-факт анализ по затратам
70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда».
Для этого отчета так же потре-
буется подготовить таблицу соот-
ветствий. Ее наполнение зависит
от того, для каких целей доку-
мент готовится. Предположим,
что для сопоставления расхо-
дов на оплату труда до и после
реорганизации компании. Тог-
да в таблице соответствий будут
перечислены Ф.И.О. сотрудников
и отделы, в которых они работа-
ют после реорганизации (предпо-
лагается, что в течение отчетного
периода сотрудники были закре-
плены за одним и тем же подраз-
делением). Новые отделы нужно
будет разметить и в отчете по про-
водкам, в дополнительном столбце
(как делали для отчета по затра-
там – с помощью функции «ВПР»).
Отчет по оплате труда форми-
руется в разрезе подразделений
Управленческая отчетность в Excel 33
и отчетных периодов. Он запол-
няется с помощью функции
«СУММЕСЛИМН». Эта функция,
в отличие от используемой ранее
«СУММЕСЛИ», позволяет задать
несколько критериев для выбо-
ра данных при суммировании.
Например, Ф.И.О. сотрудника
и дата операции в отчете по про-
водкам. Кстати, ключевое условие
для корректной работы «СУМ-
МЕСЛИМН» – полное совпадение
критерия и соответствующих ему
значений. Поскольку оплата труда
отра жается в бухгалтерском учете
одновременно по всем сотрудни- Материалы
кам (в отчете по проводкам стоят для скачивания:
одинаковые дата и врем я, напри- Файлы с примера-
мер для февраля – «28.02.2011 ми отчета о про-
дажах, об оплате
23:59:59»), то и в ячейке с критери-
труда, движения
ем период указывается в том же денежных средств
виде и план-факт ана-
лиза бюджета
расходов.
34 Управленческая отчетность в Excel
Как избежать
случайных кассовых
разрывов: использо-
вание функции Excel
Простой способ быстро получить различные сценарии бюджета
движения денежных средств, в зависимости от изменения объемов закупки
или условий контрактов, и застраховать себя от незапланированных
кассовых разрывов.
Светлана Полякова Несколько лет назад при поста-
Финансовый
директор О О О
новке бюджетирования торго-
«СквирелСтрой» вой компании я столкнулась с тем,
что в бюджете движения денеж-
ных средств значительную долю
составляли платежи поставщи-
кам. С крупнейшими из них были
достигнуты договоренности о пре-
доставлении отсрочек платежа.
По основным контрактам отсроч-
ки составляли от 90 до 120 дней.
При таких условиях спланиро-
вать эти расходы несложно: сум-
ма платежа в январе будет равна
сумме фактической поставки сен-
тября или октября, а сумма пла-
тежа в июле будет складываться
из сумм поставок марта и апре-
ля. Но на практике оказалось,
что исполнение Б Д ДС отличалось
от запланированного. Расхождения
порой были очень значительными
и приводили к кассовым разрывам.
Приходилось даже прибегать к бан-
ковским кредитам. Тогда у меня
не было достаточно опыта, чтобы
понять причину несовпадения пла-
новых и фактических показателей.
Методом проб и ошибок я выяви-
ла проблему. Оказалось, я упускала
из виду тот факт, что поставщи-
ки включали в условия предостав-
ления отсрочки платежа пункт
о непревышении определенно-
го лимита задолженности. Это
не учитывалось при планировании.
Данная ошибка влекла за собой
искажение данных в Б Д ДС , в кото-
ром не находили отражение оплаты
поставщикам сверх установленных
лимитов. С помощью Excel я нашла
способ учесть условия контрактов.

Таблица 1. Условия поставок
Наименование поставщика Отсрочка платежа, дней
Поставщик 1
Поставщик 2
Поставщик 3
Таблица 2. План/факт закупок 2012 года, руб.
Поставщики Факт
Сентябрь
Поставщик 1 14 150 500
Поставщик 2 1 158 930
Поставщик 3 490 870
Итого 15 800 300
Как именно, покажу на условном
примере.
Сначала необходимо было систе-
матизировать условия предо-
ставления поставщиками для нас
отсрочек платежа и лимитов задол-
женности, установленных кон-
трактом с соответствующим
контрагентом. В результате все
условия поставок нашли свое отра-
жение в таблице 1. Теперь пред-
положим, что составление Б Д ДС
и бюджета платежей поставщи-
кам происходит в ноябре 2012
года. В таком случае планируемый
год будет 2013-й. Для составления
бюджета платежей поставщикам,
во-первых, необходимы данные
по закупкам отчетного 2012 года
(см. табл. 2). Поскольку подготовкой
плана мы занимаемся в ноябре 2012
Управленческая отчетность в Excel 35
Лимит задолженности, млн руб.
120 65
90 10
120 6
План
Октябрь Ноябрь Декабрь
15 750 840 14 000 000 14 000 000
1 189 700 1 300 000 1 300 000
330 890 450 000 450 000
17 271 430 15 750 000 15 750 000
года, то данные по закупкам в сен-
тябре и октябре 2012 года нам уже
известны и указаны в таблице 2 как
ФА К Т, а вот данные по поставкам
ноября и декабря у нас получаются
плановыми, что и указано в таблице
2 как П Л А Н . Во-вторых, нам нужен
бюджет закупок на планируемый
2013 год (см. табл. 3). Далее состав-
ляем бюджет платежей поставщи-
кам. Рассмотрим некоторые его
строки. Так, в строку «Поставщик/
лимит задолженности» переносим
данные по каждому поставщику
из таблицы 1. По строке «Посту-
пление» отражаем суммы посту-
плений на соответствующий месяц
из бюджета закупок (табл. 3). Стро-
ка «Оплата по сроку» показыва-
ет условия оплат с поставщиками.
Соответственно, для Поставщи-
36 Управленческая отчетность в Excel
ка 1 это 120 дней (табл. 1), то есть
оплата должна произойти на 4-й
месяц после месяца поступления.
Таким образом, в строке «Оплата
по сроку» по Поставщику 1 в янва-
ре 2013 года отражаем сумму посту-
плений (закупок) сентября 2012
года (табл. 2) и т. д. Строка «Оплата
сверх кредитов» дает возможность
в те или иные месяцы предусмо-
треть оплату, которую необходимо
дополнительно произвести постав-
щику. Для этого в нее добавляем
формулу, указанную на рисунке.
В ней: B22=Задолженность на нача-
ло периода; B23=Поступление;
B24=Оплата по сроку; B21=Лимит
задолженности.
Таким образом, мы получаем
для бюджета платежей поставщи-
кам данные, учитывающие условия
контрактов. Следовательно, в Б Д ДС
так же не закрадется ошибка. Кро-
ме того, увязав формулы бюджетов
закупок, оплат и движения денеж-
ных средств в единую модель, вы
можете моментально получать раз-
личные сценарии Б Д ДС и застра-
ховать себя от незапланированных
кассовых разрывов. Подобный под-
ход следует применять, если такие
оплаты занимают значительную
долю в общем объеме платежей.
Таблица 3. Бюджет закупок 2013 года, млн руб.
Поставщики Январь Февраль Март ... Октябрь
Поставщик 1 10,00 15,50 20,00 ... 16,00
Поставщик 2 0,50 1,50 1,50 ... 1,25
Поставщик 3 1,30 0,40 0,00 ... 0,50
Итого 11,80 17,40 21,50 ... 17,75
Личный опыт
Игорь Николаев, финансовый директор компании
«Арлифт», член Экспертного совета журнала
«Финансовый директор»
Помимо чисто арифметического
данная ситуация имеет еще и орга-
низационное решение. Как правило,
основным ограничителем, за кото-
рым поставщик следит более тща-
тельно, является величина отсрочки
в днях. Общий лимит кредитова-
ния выступает в качестве предо-
хранителя второго уровня, так как
он срабатывает значительно реже.
Достижение верхней границы лими-
та кредитования означает активный
сбыт продукции поставщика надеж-
ному покупателю. Это дает компа-
нии полное моральное право выйти
на поставщика с предложением уве-
личить данный лимит на величину,
соответствующую сложившемуся
бизнес-циклу.
При наличии продолжительной
истории успешной работы боль-
шинство поставщиков согласят-
ся увеличить лимит кредитования,
и тогда осуществлять сверхпла-
новые платежи в оплату товара
не придется. В худшем случае такой
дополнительный кредит может
стоить компании какую-либо сум-
му денег, но в любом случае сто-
Ноябрь Декабрь Итого в 2013 году
16,00 16,5 187,00
1,25 1,25 14,75
0,50 0,50 6,20
17,75 18,25 207,95

Использование функции Е С Л И
имость такого товарного кредита
будет несопоставима со ставками
по банковским кредитам, особенно
в нынешней ситуации.
Евгения Биркая, независимый финансовый
эксперт, экс-финансовый директор агентства
P R -Premier
Если перевернуть ситуацию зеркаль-
но, то эта формула также подходит
и при планировании поступлений
от заказчиков, если договорные
условия по оплатам с заказчиками
аналогичны условиям, рассмотрен-
Реклама
Управленческая отчетность в Excel 37
ным в статье. Кроме того, превыше-
ние лимитов может происходить
во всех областях финансово-хозяй-
ственной деятельности организации
(при списании материалов в произ-
водство, при оплате командировоч-
ных расходов, при отгрузке товаров
в кредит и т. д.). Прогнозируя с помо-
щью данной формулы перерасходы,
Материалы
финансовый директор фактиче- для скачивания:
ски обеспечивает себе полноцен- Таблица «Бюджет
ный контроль во всех финансовых платежей постав-
направлениях щикам на 2013»
38 Управленческая отчетность в Excel

Эффективный
инструмент
контроля
над выполнением
плана продаж

Какие задачи решал автор: отслеживать выполнение плана по выручке,

выявлять проблемные торговые точки для оперативного принятия управ-
ленческих решений, прогнозировать операционные показатели.
За счет чего: разработан специальный ежедневный отчет в Excel, в кото-
ром данные по выручке представляются в разрезе магазинов, сопоставля-
ются с плановыми значениями и служат базой для расчета прогнозных
показателей.

Дмитрий Костылев Компания «ОЛАНТ» занимается тели бизнеса дл я генерального

Финансовый прода жей товаров дл я беремен-
директор
КО М П А Н И И ных и корм ящих женщин, ново-
«ОЛ А Н Т» рож денных и детей младшего
возраста. В середине 2008 года ее
торгова я сеть насчитывала четы-
ре розничные точки плюс интер-
нет-магазин, однако не было
единой системы отчетов, нагл яд-
но и информативно раскрываю-
щих результаты деятельности.
Дл я повышения эффективности
управления решили в кратчай-
шие сроки сформировать ком-
плекс управленческой отчетности,
раскрывающей текущие показа-
директора и менед ж мента. В итоге
родилась идея отчета, в котором
бы отра жалась и сопоставл ялась
информация обо всех основных
характеристиках прода ж: выруч-
ке, валовой и операционной при-
были, наценке, операционных
расходах, приводились бы плано-
вые, фактические и прогнозные
значения.
В большей степени данный отчет
подходит для малых и средних
торговых сетей, которые не могут
позволить себе содержать убыточ-
ные торговые точки только ради

присутствия на рынке и повышения
собственной доли на нем. В таких
компаниях больше ориентируют-
ся на относительные показатели.
Их бизнес более гибкий и быстрее
приспосабливается к изменениям
рыночной среды.
Отчет состоит из четырех таблиц,
расположенных на одном листе
Excel («Отчет»): «План продаж»,
«Прогноз выполнения плана про-
даж», «Прогноз валовой прибыли»,
«Прогноз операционных пока-
зателей». Последовательность
построения таблиц продиктована
алгоритмом принятия управленче-
ских решений – от общего к частно-
му. Соответственно, спектр таких
решений на базе отчета очень
широк: от кадровых перестано-
вок, обусловленных срывом плана
по выручке в конкретном магази-
не, до стратегических решений,
скажем, преимущественном разви-
Рисунок 1. Ежедневные данные по выручке в разрезе магазинов
Управленческая отчетность в Excel 39
тии интернет-продаж или каких-то
определенных форматов в рамках
традиционной розницы.
В компании «ОЛ А Н Т» отчет
составляется ежедневно, хотя мож-
но его готовить в режиме понедель-
ник – среда – пятница. Это частота,
которая позволяет достаточно чет-
ко контролировать розничные
продажи.
Исходные данные
Для корректного составления отче-
та необходимо три блока инфор-
мации. Во-первых, статистические
данные – об операционных показа-
телях, выручке и валовой прибыли
за аналогичный месяц предыдуще-
го года и за прошлый месяц текуще-
го. Во-вторых, бюджетные значения
на текущий месяц. Эта инфор-
мация обновляется ежемесячно.
40 Управленческая отчетность в Excel
В-третьих, ежедневные данные
по выручке. Вся информация при-
водится в разрезе магазинов.
Способ трансляции статистиче-
ских и плановых значений в отчет
зависит от степени автоматиза-
ции компании: их можно выгру-
жать из других форм Excel или же
настроить автоматическую систе-
му управления. При этом следует
убедиться в идентичности мето-
дики формирования показателей
для всех сравниваемых перио-
дов. В компании «ОЛ А Н Т» плано-
вые и фактические показатели
по выручке в разрезе магазинов
аккумулируются на отдельных
листах в файле отчета. Эти листы
пронумерованы от 01 до 12, по чис-
лу месяцев в году. Соответственно,
октябрь – это вкладка 10 (в каче-
стве примера рассматривается толь-
ко этот месяц). Данные вводятся
за каждый день и рассчитывают-
ся накопительным итогом с нача-
ла отчетного месяца (см. рис. 1).
Рисунок 2. Отчет о выполнении плана продаж, на основе которого прогнозируется выручка за месяц
Группа столбцов «Итого» сумми-
рует показатели по магазинам.
Прочая информация, необходи-
мая для составления отчета, – ста-
тистика прошлых лет, площадь
магазинов, средняя наценка, опера-
ционные расходы, – взята из дру-
гих источников (в нашем примере
эти данные приводятся синим
шрифтом).
Сопоставление
и прогнозирование
В таблице «План продаж» отража-
ется уровень исполнения месячно-
го бюджета на текущую дату. Она
так же позволяет судить, пройде-
на ли точка безубыточности в этом
месяце, и оценить эффективность
использования торговых площадей
по каждому магазину. Плановые
и фактические значения выруч-
ки транслируются в эту таблицу
с листа 10 с помощью функции ВП Р.

Рисунок 3. Анализ операционных показателей, выявление проблемных торговых точек
В примере (см. рис. 2) формула принимает
следующий вид: =ВП Р($C$2;'10'!A8:A L 38;12),
она возвращает плановое значение накопи-
тельным итогом для Магазина 1, соответству-
ющее актуальной дате – 23 октября 2011 года
(ячейка C2 листа Отчет). Аналогичным спосо-
бом с того же листа переносятся и фактиче-
ские данные.
План-минимум – объем месячной выруч-
ки, соответствующий точке безубыточно-
сти, точнее, нулевой операционной прибыли
при заданных уровнях операционных рас-
ходов и торговой наценки. Эти бюджет-
ные параметры приводятся на том же листе
в таблицах «Прогноз операционных показа-
телей» и «Прогноз валовой прибыли», о кото-
рых речь пойдет ниже. Они подставляются
в несложную формулу:
План-минимум = Операционные расходы :
Торговая наценка × (Торговая наценка + 100%).
В таблице рассчитывается процент выпол-
нения плана продаж как за месяц, так
и на текущую дату (фактическая выруч-
Управленческая отчетность в Excel 41
ка сопоставляется с плановым значением
на текущую дату). Последний показатель
понадобится для прогнозирования выручки
– в компании «ОЛ А Н Т» обратили внимание,
что после 12–15 числа месяца его значение,
как правило, дает довольно точное представ-
ление о перспективах выполнения плана,
отклонение не больше 3–4 процентов. Здесь,
однако, нужно учитывать специфику рын-
ка. Например, в детской рознице динами-
ка может менять направление раз в квартал,
а то и реже.
Прогнозное значение по выручке отражает-
ся в следующей таблице. Это не что иное, как
произведение месячного плана на процент
его выполнения на текущую дату. Изучение
динамики данного показателя относительно
аналогичного месяца прошлого года, а так же
предыдущего месяца года текущего помогает
в дальнейшей корректировке планов по каж-
дой торговой точке.
В «Прогнозе валовой прибыли» важны-
ми для сопоставления и анализа становятся
данные по торговой наценке. Разработчи-
ки и пользователи отчета полагают, что эти
42 Управленческая отчетность в Excel

данные здесь информативнее, чем Для большей наглядности в табли-

показатель рентабельности. Пото- цах используется условное форма-
му что именно наценка становится тирование. Кстати, в подстолбце
объектом регулирования. Прогноз «Изменение операционных расхо-
по валовой прибыли за текущий дов» отрицательные значения мож-
месяц делается исходя из заданной но отмечать зеленой стрелочкой
средней наценки. Она транслирует- вверх, а положительные – красной
ся из соответствующих бюджетов, вниз. Для этого нужно изменить
причем в течение месяца, в зави- правила форматирования, поста-
симости от изменения структу- вив курсор на команде «Обратный
ры продаж и фактических скидок порядок значков». Ведь отрицатель-
покупателям, эти значения могут ное значение в данном случае есть
колебаться. Например, в компании снижение расходов, а положитель-
«ОЛ А Н Т» их пересматривают один ное – их увеличение.
в раз в декаду. Условное форматирование
На прогнозе операционных пока- в данном отчете можно использо-
зателей сфокусировано внимание вать шире. Например, магазины,
главных адресатов отчета, от этих не справляющиеся с планами, име-
данных зависит вознаграждение ет смысл специально выделять (в
многих сотрудников компании. нашем примере – желтым цветом),
В соответствующей таблице (см. можно применять этот инстру-
рис. 3) сравниваются данные теку- мент дифференцированно, скажем,
щего года с прошлым, а так же теку- невыполнение плана-минимум –
щего месяца (точнее, его прогноза) куда более тревожный сигнал
с предыдущим. В разделе фигу-
рируют два показателя: операци-
онные расходы и операционная
прибыль. Операционные расходы
включают только прямые расхо-
ды магазина, в том числе арендные
и административно-хозяйственные,
фонд оплаты труда с начисления-
ми и т.д. Эти данные выгружаются
из бюджетных регистров. Опера-
ционная же прибыль определяется
как разница между валовой прибы-
Материалы
лью и операционными расходами.
для скачивания: Далее рассчитывается динами-
Образец отчета ка в разрезе торговых точек. Изме-
о розничных про- нение операционной прибыли
дажах по ссылке приводится в абсолютных и относи-
в конце статьи
тельных величинах относительно
Шаблон предназна-
чен для работы в Excel аналогичного периода прошло-
версии 2007 и выше го года и предыдущего месяца.