Вы находитесь на странице: 1из 43

Управленческая

отчетность в Excel

Подготовлено специально для подписчиков


журнала «Финансовый директор»
и «Системы Финансовый директор»
Управленческая
отчетность в Excel
2 Excel поможет создать мощную систему
управленческой отчетности

9 Консолидированная управленческая
отчетность: четыре действия в Excel

13 Управленческий отчет о движении денежных


средств за несколько минут

18 Как упростить план-факт анализ


с помощью Excel

23 Excel поможет не терять деньги в запасах

28 Коллекция полезных управленческих


отчетов на основе бухгалтерских данных

34 Как избежать случайных кассовых разрывов:


использование функции Excel

38 Эффективный инструмент контроля


над выполнением плана продаж
2 Управленческая отчетность в Excel

Excel поможет
создать мощную
систему
управленческой
отчетности
Управленческую отчетность в Excel составляют многие компании.
Часть из них ограничивается созданием нескольких форм отчетов,
в которые просто заносятся данные о результатах деятельности. Такой
подход далек от идеала: минимум возможности для анализа данных, риск
ошибок при ручном вводе, наконец, с таблицами просто неудобно работать.
Тем не менее встроить в Excel полноценную систему формирования
управленческой отчетности можно, если сразу представить ее в виде трех
слагаемых: единые справочники аналитики, формы для ввода данных
и гибкие аналитические отчеты.

Андрей Вихров
Руководитель
Разработать единые показателей, а так же позвол ят
направления мето- справочники оперативно вносить изменения
дологии дирекции в аналитические разрезы во всей
по экономике
и финансам О М К Забегая вперед, нужно сказать, модели.
что для создания модели отчетно- Ка ждый справочник представля-
сти понадобится уметь работать ет собой самостоятельную табли-
с функциями Excel: ВП Р, С У М - цу, предназначенную для ввода
М ЕС Л И , а так же с инструментами и хранения значений одного
«Автофильтр», «Проверка данных» из аналитических признаков,
и «Сводные таблицы». в разрезе которых предполагает-
Итак, построение модели отчет- ся представлять отчетность (биз-
ности начинается с разработки нес-единицы, центры финансовой
первого блока – справочников. ответственности, виды продук-
Они помогут эффективно увя- ции, затраты и пр.). Нигде более
зать меж ду собой формы дл я вво- значения аналитик вручную вво-
да данных и расчета различных диться не будут, для их отра жения
Управленческая отчетность в Excel 3
в формах и отчетах используются ссылки
на справочники.
На тот случай, если модель создается
для компании или группы компаний, где
бизнес-единицы занимаются различными
видами деятельности, стоит заранее проду-
мать то, каким образом та или ина я бизнес-
единица будет заполнять отчетные формы
своими данными. В частности, будет ли у нее
возможность работать только с необходимы-
ми ей аналитиками или же придется запол-
нять единую для всех форму, пропуска я
несущественные для себя строки. Во втором
случае вероятность ошибок выше, поэтому
лучше создать справочники двух видов:
Рисунок 1. Общий справочник
общие, с одинаковым набором значе-
ний (элементов) для всех бизнес-единиц
(например, справочники «Затраты» будут (УМЗ и ЦМЗ соответственно). Первый завод
содержать такие значения, как материалы, производит чугун и сляб и передает его
оплата труда, отчисления, прочие расходы); на переработку на второй завод (выпускает
специфичные, содержащие разные наборы металлические балки и швеллеры). В спра-
значений признака, для каждой бизнес-еди- вочнике видов продукции перечислены все
ницы – свой набор (пример – справочник производимые продукты (чугун, сляб, бал-
«Виды продукции»). ка, швеллер), для ка ждого из них указано
ответственное за его производство предпри-
Структура общего справочника предельно ятие (УМЗ или ЦМЗ), присвоен порядковый
проста – всего две графы. В одной – поряд- номер в целом по ГК «Век» и в рамках биз-
ковый номер строки, в другой – значение нес-единицы, назначен специальный код
аналитики (см. рис. 1). В специфичном спра- (объединением полей «Наименование биз-
вочнике перечисляются значения анали- нес-единицы» и «Порядковый номер продук-
тик, а так же наименования бизнес-единиц, та в бизнес-единице»). Например, швеллеры
в отчетности которых они будут задей- выпускает Центральный металлургический
ствованы. Чтобы в дальнейшем настроить завод – соответственно, в строке, где ука-
любую отчетную форму под нужды кон- зана эта продукция, приводятся название
кретного подразделения, в этом справочни- бизнес-единицы «ЦМЗ», ее номер (2), далее
ке так же указываются порядковые номера порядковый номер вида «Швеллер» во всем
бизнес-единиц и номера значений ана- множестве продуктов, производимых
литического признака (как сквозные, так на ЦМЗ (их всего два, этому присвоен «2»),
и в рамках бизнес-единицы, к которой отно- и, наконец, код продукта – «ЦМЗ2», где 2 –
сятся). На рисунке 2 приведен пример спец- номер продукта в рамках ЦМЗ.
ифичного справочника видов продуктов Для удобства всю таблицу со справоч-
для условной группы компаний «Век». В ее ной информацией лучше выделить цветом,
составе две бизнес-единицы – Уральский включив шапку и захватив дополнитель-
и Центральный металлургические заводы но несколько пустых строк. Именно на эту
4 Управленческая отчетность в Excel

Рисунок 2. Специфичный справочник

область ячеек будут настраиваться тические формы – это шаблоны


ссылки из форм. Запас из пустых операционных отчетов по опре-
строк упростит ввод новых зна- деленным показателям (выручка,
чений аналитических признаков затраты, объем производства и т.
– достаточно их дописать в послед- д.) в одном или нескольких ана-
ние строки, и изменения автомати- литических разрезах. В них биз-
чески отразятся во всех зависимых нес-единицы вносят свои данные.
формах. В дальнейшем, когда Мастер-формы – традиционные
модель отчетности будет законче- финансовые отчеты, например, как
на, не рекомендуется в справочни- отчет о прибылях и убытках. В них
ках удалять или менять местами данные попадают из аналитиче-
строки, а так же отдельные ячей- ских форм.
ки. Такие действия нарушат свя- При разработке ка ждой фор-
зи между таблицами. Можно мы нужно постараться уместить
лишь удалять значения в ячейках ее шапку в одной строке. Это
или заменять на новые так, что- ва жно, поскольку в дальнейшем
бы строки оставались на своих уже заполненные формы могут
местах. использоваться как источник
исходных данных для настраива-
емых отчетов (сводных таблиц).
Создать формы для ввода В формах ручной ввод значений
данных аналитических признаков недопу-
стим – только при помощи ссылок
После того как справочники гото- на соответствующие справочники.
вы, можно приступать к разработ- Кстати, стоит вспомнить про запас
ке второго блока – форм для ввода строк в последних и сделать такой
данных и расчета показателей. же в зависимой форме. Иначе гово-
Таких форм два типа: аналити- ря, если в справочнике «Виды про-
ческие и мастер-формы. Анали- дукции» выделен резерв в 10 строк,
Управленческая отчетность в Excel 5
то и в форме для отра жения выручки от реа- признаков очень большое, а для отчетно-
лизации так же целесообразно оставить сти в определенный период нужно лишь
лишние те же 10 строк, занеся в них ссылки несколько значений (например, в случае
на пока еще пустые ячейки справочника. отчета по выручке в разрезе клиентов).
Имеет смысл предусмотреть фильтра- Структура шаблонной формы с одним ана-
цию форм по признаку «Бизнес-единица». литическим признаком идентична структу-
Вот как это можно сделать: создать титуль- ре соответствующего справочника. Разница
ный лист (непосредственно в файле Excel, лишь в колонках «План», «Факт», в кото-
содержащем аналитически формы). На нем рые заносятся числовые данные. Настроить
указать отчетный период, версию (если такую форму под конкретную бизнес-еди-
необходимо), а так же разместить раскрыва- ницу поможет инструмент «Автофильтр»
ющийся список с перечнем бизнес-единиц. (Данные – Фильтр – Автофильтр по столбцу
Этот список создается из справочника «Биз- «Бизнес-единица»), он скроет пустые стро-
нес-единицы» так: ки, а так же строки, относящиеся к другим
в справочнике выделяется диапазон ячеек подразделениям.
с названиями бизнес-единиц, ему присва- При подготовке шаблонной формы с дву-
ивается уникальное имя (например, «С П Р_ м я аналитиками нужно определиться
БЕ ») с помощью команды меню Вставка с иерархией аналитики. На рисунке 4 при-
– Имя – Присвоить; веден пример формы «Отчет о прибыли
далее выполняется команда меню Данные по продуктам» для ввода фактических дан-
– Проверка. В появившемся диалоговом ных о понесенных расходах в детализации
окне нужно выбрать тип данных «Список», по видам продукции. В ней задействованы
в поле «Источник» указать заданное ранее две аналитики – виды продукции (первый
имя диапазона («=С П Р_ БЕ »). уровень иерархии) и статьи расходов (вто-

Ячейке на титульном листе, где отобра жа-


ется наименование отчитывающейся биз-
нес-единицы, так же можно присвоить им я (к
примеру, «БЕ»). Это упростит организацию
ссылок на эту ячейку в формах и отчетах.
А теперь подробнее о принципах подготов-
ки аналитических и мастер-форм.
Аналитическую форму для ввода данных,
в зависимости от потребности в управлен-
ческой информации, можно представить
в одной или двух аналитиках (например,
просто «Расходы» и «Расходы по видам про-
дукции»). Причем значения этих признаков
могут быть как заранее заданы и зафиксиро-
ваны (назовем этот вариант аналитической
формы шаблонной), так и выбираться поль-
зователем из раскрывающегося списка (сво-
бодна я форма). Последнее решение годится Рисунок 3. Свободная аналитическая форма (здесь и далее зе-
для таблиц, где количество аналитических леным полем выделены поля для ввода данных бизнес-единиц)
6 Управленческая отчетность в Excel

рой уровень). Значение выручки каких-либо изменений в спра-


в таблицу переносится из другой вочниках все формулы в фор-
формы, а прибыль рассчитывается мах останутся рабочими, ссылки
с помощью заданной формулы. не перепутаются – не придется
В первых колонках свободной ничего править. Например, пока-
аналитической формы – аналити- затель «Выручка» мастер-формы
ческие признаки, но их конкрет- «Отчет о прибылях и убытках»
ные значения заранее не задаются. (ОПУ) рассчитывается по форму-
Пользователю предоставляет- ле: «=СУММЕСЛИ(’Форма_Прибыль
ся возможность самому выбрать по продуктам’!F:F;B4;’Форма_При-
нужные из раскрывающихся спи- быль по продуктам’!G : G)». Она
сков (см. рис. 3). Кстати, списки позволяет выбрать из формы
связываются с соответствующи- «Отчет о прибыли по продуктам»
ми справочниками инструментом (см. рис. 4) все строки, в которых
«Проверка данных». в графе «Статья» (столбец F) содер-
Наконец, значения из заполнен- жится слово «Выручка» (это кодо-
ных аналитических форм пере- вое слово указано в ОПУ в ячейке
носятся в мастер-формы – отчет B4), а затем просуммировать
о прибылях и убытках, отчет по ним выручку (столбец G, где
о движении денежных средств как раз и указаны значения этого
и баланс. Для суммирования показателя).
и увязки значений показателей Поскольку формы в бизнес-еди-
лучше использовать функцию ницах могут заполнять одно-
СУММЕСЛИ (критерий поис- временно несколько человек,
ка для функции – значение ана- стоит предусмотреть возможность
литики или ее код). Так в случае совместной работы над одним
и тем же файлом (Сервис – Доступ
к книге – Разрешить изменять
файл нескольким пользователям.
На вкладке «Подробнее» можно соз-
дать журнал изменений и задать
порядок действий в случае проти-
воречивых изменений файла).

Построить управленческие
отчеты
Преобразовать в отчеты данные
форм поможет такой инструмент
Excel, как «Сводные таблицы».
С его помощью можно сформиро-
вать самые разнообразные отче-
Рисунок 4. Шаблонная аналитическая форма ты, в любом разрезе, актуальном
Управленческая отчетность в Excel 7

Рисунок 5. База для консолидации

для менеджмента, а так же их кон- форму с теми же показателями,


солидировать. Главное, что в таких но с другой иерархией представ-
отчетах вручную не меняется ления аналитических признаков,
ни аналитика (она задана справоч- и предложить бизнес-единицам ее
никами), ни сами данные (их источ- так же заполнять, но это никому
ник – формы), то есть риск ошибки не нужный лишний труд и повод
из-за опечатки или неправильной для ошибок. Гораздо проще вос-
ссылки отсутствует. Этот подход пользоваться сводными таблица-
обеспечивает гибкость отчетности, ми. Тем более что с их помощью
ведь пользователь может подго- можно создавать как консоли-
товить на основе всего пары форм дированные отчеты, так и отче-
практически любые отчеты*. ты по одной или нескольким
Чтобы избежать путаницы, сто- бизнес-единицам.
ит упом януть, что заполненные Настраиваемые отчеты могут
формы по своей сути так же могут готовиться на основании одной
служить отчетами. Но, в отличие или нескольких форм с фактиче-
от настраиваемых отчетов (свод- скими данными. Если планирует-
ных таблиц), у них очень жест- ся задействовать несколько форм
ка я структура – нет возможности (главным образом, необходимо
отобразить информацию в раз- при консолидации), то для созда-
ных разрезах. Например, в форме ния сводного отчета понадобится
«Отчет о прибыли по продуктам» сделать дополнительную проме-
(см. рис. 4) затраты на те или иные жуточную таблицу – «База для кон-
Подробнее о созда-
виды продукции отобра жаются солидации» (в том же файле, где нии сводных таблиц
в детализации по статьям расхо- размещаются формы) и с помощью для обработки данных
см. «Простое решение
дов. С ее помощью нельзя разо- ссылок скопировать в нее содер- для безошибочной
браться, как выглядит структура жимое консолидируемых форм. и быстрой консолида-
ции бюджетов»
расходов по продуктам. Мож- Пример такой базы представ- («Финансовый дирек-
но, конечно, построить еще одну лен на рисунке 5. Для построения тор» № 10, 2010).
8 Управленческая отчетность в Excel

консолидированной отчетности К преимуществам предлага-


по всей группе компаний потре- емой трехкомпонентной моде-
буется еще одна дополнительна я ли управленческой отчетности
таблица – «Сводна я база» (созда- на справочниках можно отнести
ется в центральном офисе). В нее ее простоту (минимум формул,
ссылками последовательно пере- нет необходимости в програм-
носятся данные из таблиц-баз кон- мировании), гибкость (быстра я
солидации всех бизнес-единиц, перенастройка с помощью всего
с запасом в несколько пустых строк лишь корректировки справочни-
(для исключения внутригруп- ков), надежность и прозрачность
повых оборотов соответствую- (достаточно единожды настро-
щие суммы отра жаются со знаком ить и проверить типовые форму-
«минус»). А уже затем к ней при- лы, основанные на справочниках,
меняется инструмент «Сводные а потом их просто копировать).
таблицы». Кстати, в эту же базу Наконец, что немалова жно, есть
из справочников можно перене- возможность без особых усилий
сти и дополнительные признаки перенести модель в информацион-
аналитики, не задействованные ную систему. Она обоснована тем,
в формах, но нужные при анализе что сама модель базируется на под-
(например, «Регион»). ходе, используемом при создании
В заключение пара рецептов, как специализированных информа-
можно минимизировать ошибки ционных и аналитических систем.
пользователей при работе с соз- Последние так же содержат блоки:
данной моделью отчетности. справочники, формы для ввода
Во-первых, в формах для ввода и отчеты.
фактических данных стоит выде- А единственна я проблема заклю-
лить цветом ячейки, которые пред- чается в том, что на самом первом
стоит заполнять бизнес-единицам этапе разработки модели уже нуж-
(акцентировать на них их внима- но четко представлять архитек-
ние). Во-вторых, остальные ячей- туру будущей системы, поскольку
ки, как и справочники, и отчеты, она формируется с заделом
полезно защитить от редактирова- на будущее. Потребуется абстра-
ния. Сделать это можно с помощью гироваться от конкретных ста-
команды меню Сервис – Защи- тей и научиться воспринимать ее
та – Защитить лист. Но предвари- как комбинацию крупных бло-
тельно, чтобы дать возможность ков – справочников и показателей.
вносить значения на заблокиро- Этот недостаток сполна окупается
Материалы ванном для правки листе, нуж- минимальными затратами на под-
для скачивания:
но снять защиту с пустых ячеек, держку при последующих изме-
Файл Excel
предназначенных для ввода дан- нениях и минимальным риском
с примером
модели отчетности,
ных (Правка – Перейти – Выделить ошибок
состоящей из спра- – Пустые ячейки, а затем Формат –
вочников, форм Ячейки– Защита, где снять галочку
и отчетов «Защищаемые ячейки»).
Управленческая отчетность в Excel 9

Консолидированная
управленческая
отчетность: четыре
действия в Excel
Цель: в срок и без ошибок подготовить консолидированную управленче-
скую отчетность, сократить затраты времени на сбор, проверку и обработ-
ку исходных данных за отчетный период.
Как действовать: скачать авторскую Еxcel-модель, адаптировать ее
под требования компании, загрузить в модель исходную информацию,
создать структуру базы данных для сводной таблицы и настроить формы
отчетности.

Долгое время мы готовили управ- отчеты с дополнительной анали- Александр Осипов


Финансовый директор
ленческую отчетность компании тикой и тратить рабочее врем я Alaska Originale
в фиксированных формах в Excel. не на заполнение статичных форм,
Возможности групповой работы а на тщательный анализ данных,
не было. С каждой таблицей еди- подготовку и принятие управлен-
новременно в монопольном режиме ческих решений на основании
мог работать только один чело- отчетности.
век, в противном случае изменения Расскажу по шагам, как сформи-
можно было сохранить только как ровать консолидированную управ-
копию файла. ленческую отчетность с помощью
Если акционеры, топ-менеджеры, сводных таблиц в Excel на основе
кредиторы требовали детали- собственного практического опыта.
зировать отдельные статьи, это
приходилось делать вручную.
В результате формирование Шаг 1. Подготовьте исходные Материалы
для скачивания:
и защита отчетности отнимала данные Примеры
много времени. классификации
Я решил эту проблему с помо- Основной источник информации статей для базы
щью сводных таблиц в Excel. Так для консолидированной управлен- данных и сводной
удалось быстро создавать новые ческой отчетности — бухгалтер- отчетности
10 Управленческая отчетность в Excel

ские данные из программы «1С» за отчетный детальную информацию вы хотите видеть


период. в итоговых отчетах (см. рис. 1). Чем больше
Для отчета о прибылях и убытках компа- информационных срезов включите в базу
нии возьмите обороты из карточек счетов данных, тем легче анализировать отчет,
44, 91 и оборотно-сальдовых ведомостей но и собирать сложнее и дольше. Поэтому
(ОСВ) по счетам 90,09, 96. сформулируйте, для каких целей собирае-
Для управленческого баланса (отчета тесь использовать тот или иной отчет и какие
о финансовом положении) сформируйте решения будете принимать на их основе.
оборотно-сальдовые ведомости по счетам 01, Затем определите, какие информационные
02, 04, 05, 09, 41, 50, 51, 55, 57, 58, 60, 62, 66, 67, срезы для этого нужны.
68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79, 80, 84, 96 и возьми- Теперь расска жу, какие поля должны быть
те из них сальдо на конец периода. обязательно в вашей базе:
Для отчета о движении денежных средств период — чтобы можно было сформиро-
нужно разделить операционный и финан- вать отчетность за год, месяц или квартал,
совый поток и затем его детализировать. добавьте соответствующее поле;
Для этогосформируйте анализы счетов 50, сумма — содержит обороты или сальдо
51, 52, 55, 57 в корреспонденции со счетами соответствующих счетов. Если в вашей ком-
расчетов по операциям с инвестиционным пании есть валютные операции, добавьте
и финансовым содержанием. колонки — валюта, сумма в валюте и курс;
название отчета — определит, в каком
именно отчете используется данная строка;
Шаг 2. Создайте структуру базы
данных название статьи отчета — задает, к какой
статье отчета относится данная операция.
База данных нужна, чтобы создать сводные
таблицы, на основе которых можно быстро Далее добавьте в модель поля с нужной вам
подготовить нужный финансовый отчет. аналитикой. Примеры информационных
Чтобы понять, какая должна быть струк- срезов вы можете посмотреть в дополнитель-
тура базы данных, определите, насколько ных материалах к этой статье.

Рисунок 1. Структура базы данных


Управленческая отчетность в Excel 11
Шаг 3. Измените исходные
данные в соответствии с заданной
структурой
Каждый показатель бухгалтерских дан-
ных из шага 1 расшифруйте в соответствии
с заданной структурой из шага 2. Чтобы избе-
жать ошибок, воспользуйтесь функцией Excel
«Проверка на значение». Для этого в рабочем
файле на отдельном листе Excel создайте спи-
сок статей и установите проверку на значение
в таблице базы данных финансовой инфор-
мации. Так вы сможете выбирать нужную
расшифровку из списка и не ошибетесь даже
при ручном вводе или копировании.
В актив баланса заносите значения со зна-
ком плюс, а в пассив — со знаком минус.
В этом случае при расчете сальдо получите
ноль.

Шаг 4. Настройте форму финансовой


отчетности
Чтобы сформировать отчетность, создайте
сводную таблицу. Для этого выберите коман-
ду «Сводная таблица» в меню «Вставка». Рисунок 2. Сводный управленческий баланс
Источником данных укажите базу с финансо-
вой информацией из шага 3. В появившемся Область «Название строк». Укажите все рас-
окне «Список полей сводной таблицы» задай- шифровки бухгалтерских данных, которые
те структуру будущего отчета. используете, а так же другие колонки табли-
В области «Выберите поля для добавления цы, которые нужны для отчетности. Стро-
в отчет» отметьте все строки. Затем опреде- ки добавляйте в порядке, который хотите
лите порядок статей в отчете — для этого видеть в конечном отчете.
перетащите их в нужную область мышкой. Область «Название столбцов». Выберите
Точно так же можно поступить с колонками. год, месяц, тип отчетности.
Сводна я таблица позволяет выбрать четыре Область «Значения». Ука жите числовые
типа значений. значения: сумму, количество или любые
Область «Фильтр отчета». Выберите, какой другие, которые используете в отчетности.
отчет вы формируете. Например, отчет: Ка ждый отчет формируйте на отдельном
о прибылях и убытках; листе книги Excel.
движении денежных средств; Так я подготовил три формы отчетности:
управленческий баланс (см. рис. 2), отчет
управленческий баланс. о прибылях и убытках (см. рис. 3) и отчет
12 Управленческая отчетность в Excel

Шаг 5. Проверьте корректность


финансовой отчетности
Перед тем как подавать управленческую
отчетность акционерам, проверьте ее
корректность.
Этап 1. Для начала убедитесь, что не задво-
или названия статей, например «Ком.  расх.»
и «Коммерческие  расходы». Затем визуаль-
но проверьте базу данных и, если в ячейках
присутствуют маркеры ошибок, например
«#ССЫЛК А!» или «#Н/Д», найдите и исправь-
те неверные ссылки и формулы.
Чтобы в сводном отчете не было пробе-
лов, заполните все строки в базе данных,
для этого на место пустых ячеек вставьте
Рисунок 3. Сводный отчет о прибылях и убытках «0». Если вы составляете отчетность по груп-
пе компаний, проверьте, все ли юридиче-
ские лица добавили.
Этап 2. Проверьте отчетность на логические
ошибки. Для этого убедитесь, что показа-
тели или изменения показателей в отчетах
вы можете объяснить. Затем обратите вни-
мание на значения, которые должны быть
константой, например прибыль за про-
шлый год, резервы или безнадежные долги.
Если они изменились, значит, в отчете есть
ошибка.
Этап 3. На завершающем этапе проверьте
финансовую арифметику в итоговых фор-
мах. Отчеты сформированы с ошибками,
если:
актив баланса не равен пассиву;
остаток денег в отчете о движении денеж-
ных средств на начало и конец периода
не равны балансовым значениям;
прибыль по отчету о прибылях и убытках
Рисунок 4. Сводный отчет о движении денежных средств
нарастающим итогом с начала года не рав-
на аналогичному показателю в управлен-
о движении денежных средств (см. рис. 4). ческом балансе
Теперь, если акционеры просят детализиро-
вать те или иные статьи отчетности, я могу
собрать данные за короткое врем я.
Управленческая отчетность в Excel 13

Управленческий
отчет о движении
денежных средств
за несколько минут

Цели: быстро сформировать управленческий отчет о движении денежных


средств на заданную отчетную дату.
Как действовать: выгрузить в Excel карточки счетов 50 «Касса», 51 «Расчет-
ные счета» и 52 «Валютные счета» из «1C» и автоматически обработать их
с помощью специального шаблона, подготовленного авторами статьи.

Во многих компаниях управлен- управленческого отчета о движе- Александр Осипов


Финансовый директор
ческий отчет о движении денеж- нии денежных средств включает Alaska Originale
ных средств формируется в Excel 30–40 наименований, ошибки руч-
на основе данных, которые выгру- ной идентификации и переноса
жаются из «1С». Эта работа ока- данных о платежах и поступлениях
зывается достаточно трудоемкой. практически неизбежны.
Для каждой хозяйственной опе- Упростить эту работу и соста-
рации (проводки) приходится вить нужный отчет буквально
определять статью поступления за несколько минут можно, если
или выбытия, а так же указывать воспользоваться шаблоном Excel,
период (месяц). Например, если разработанным авторами статьи.
в выгруженном отчете из «1С» есть В шаблоне объединены:
проводка Д-т 51 «Расчетные сче- четыре рабочих листа Excel.
та» – К-т 66.3 «Краткосрочные зай- Первые три предназначены
мы в рублях», то сумма по этой для выгрузки и обработки кар-
операции записывается по статье точек 50, 51 и 52 счетов («Касса»,
«Привлечение кредитов и займов» «Расчетный счет» и «Валютный
в управленческом отчете. А когда счет» соответственно). Четвертый
количество проводок исчисляет- лист – сам отчет, формируемый
ся сотнями, да еще список статей прямым методом;
14 Управленческая отчетность в Excel

встроенный макрос, написанный на язы-


года и до текущей даты. Данные первой кар-
ке программирования VBA (Visual Basic for
точки копируются в шаблон на лист «Касса»,
Applications), автоматизирующий процесс
второй – на лист «Расчетный счет», третьей –
разнесения сумм проводок по статьям отче-
«Валютный счет».
та о движении денежных средств. Также
Далее для каждой проводки указывает-
макрос отвечает за возможность сквозного
ся статья отчета о движении денежных
анализа цифр в уже сформированном отче-
средств и месяц. Набирать с клавиатуры
те – функция drill-down. Другими словами,
ничего не придется, ручной ввод практиче-
кликнув на сумму по статье, Excel выдаст
ски исключен. Для запуска процедуры авто-
информацию о том, какие проводки ее
матического разнесения хозяйственных
сформировали. Словом, все, как в дорогосто-
операций нужно нажать комбинацию кла-
ящих информационных системах. Теперь
виш A LT + F8, в появившемся списке макро-
расскажем подробно и по порядку о том, как
сов выбрать EnterItemsAndMonths и кликнуть
работать с предлагаемым решением.
по кнопке «Выполнить». Автоматически ста-
тьи будут присвоены тем проводкам, которые
однозначно интерпретируются (их перечень
Работа с исходными данными приведен в таблице). Программа поочередно
переберет все строки на листах «Касса», «Рас-
Первое, что потребуется сделать, – выгрузить четный счет» и «Валютный счет» (см. рис. 1),
из «1С» в формате xls карточки счетов 50 «Кас- там, где возможно, укажет нужные статьи
са», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные сче- (вспомогательный столбец «J»). Она же расста-
та», например, за период с 1 января текущего вит и месяцы (столбец «К»).

Рисунок 1. Карточка счета 51 с присвоенными наименованиями статей и указанием месяца


Управленческая отчетность в Excel 15
Логика присвоения статей проводкам, реализованная в программе
Статья Проводка

Прочие поступления Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» К-т 91.1 «Прочие доходы и расходы»

Привлечение кредитов и займов Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях»

Снятие наличных денежных средств Д-т 50.1 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета»

Выдача кредитов и займов К-т 58.3 «Предоставленные займы» Д-т 51 «Расчетные счета»

Возврат привлеченных ранее зай- Д-т 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», 66.4 «Проценты по краткосрочным
мов, включая проценты (в руб.) займам в рублях» К-т 51 «Расчетные счета»

Н ДС Д-т 68.2 «Н ДС » К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на прибыль Д-т 68.4 «Налог на прибыль» К-т 51 «Расчетные счета»

Транспортный налог Д-т 68.5 «Транспортный налог» К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на имущество Д-т 68.8 « Налог на имущество» К-т 51 «Расчетные счета»

Налог на землю Д-т 68.10 «Налог на землю» К-т 51 «Расчетные счета»

Отчисления на социальные нужды Д-т 69.1, 69.2.2, 69.2.3, 69.3.1, 69.3.2 «Расчеты по социальному страхованию
и обеспечению» К-т 51 «Расчетные счета»

Заработная плата Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 51 «Расчетные счета»

Расчетно-кассовое обслуживание Д-т 91.2 «Прочие расходы» К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Прочерк (отражается как “ – –– – –”). Д-т 50.1 «Касса»

Соответствующей проводке К-т 51 «Расчетные счета


не нужно присваивать статью, так
как не происходит поступление
или расход денежных средств

Часть строк в карточках счетов програм- «Сырье и материалы», «Техническое обслу-


ма пропустит. Это вполне оправданно. Ведь живание и ремонт», «ГСМ». Для таких случаев
не каждой проводке можно однозначно поста- наименование поступлений и выплат нужно
вить в соответствие статью отчета о движении будет выбрать самостоятельно из раскрыва-
денежных средств. Например, проводке Д-т ющегося списка в соответствующих ячейках.
60.1 «Расчеты с поставщиками» – К-т 51 «Рас- Исходные данные для этого списка перечисле-
четные счета» могут соответствовать статьи ны в диапазоне M9:M48 на трех листах*.
* Если в этих ячейках вы не видите данных – все нормально. Цвет шрифта – белый. Это сделано, чтобы не загромождать лист лиш-
ней информацией. А если хотите отобразить содержание ячеек, выделите их и примените стандартный черный цвет. – Прим. ред.
16 Управленческая отчетность в Excel

Формирование отчета предусмотрено лишь суммирова-


ние в пределах статей поступления
Отчет о движении денежных и выплат нижнего уровня (напри-
средств размещается на отдельном мер, «Н ДС », «Покупатель 1» и т. д.).
листе шаблона Cash f low. Чтобы Шаблон позволяет предста-
перенести в него суммы поступле- вить отчет о движении денежных
ний и выплат с карточек счетов, средств как в полном (детализи-
нужно снова обратиться к перечню рованном), так и в свернутом виде.
макросов (A LT + F8), но на этот раз Для удобства работы с докумен-
выбрать Cash_f low. В соответствии том наименования укрупненных
с ранее размеченной аналитикой статей, а так же отчетных перио-
программа распределит исходные дов оформлены как кнопки (серый
данные в отчете по статьям посту- фон). Чтобы раскрыть ту или иную
пления и выбытия денег и месяцам. статью (вывести на экран ее состав-
Эта информация, в свою очередь, ляющие), достаточно щелкнуть
послужит основой для автомати- по ней мышью. Для некоторых
ческого расчета данных по всем строк отчета заложено несколько
укрупненным статьям, например, уровней детализации. Например,
таким, как «Поступления от опера- «Операционная деятельность» –
ционной деятельности» или «Плате- «Поступления от операционной
жи по финансовой деятельности». деятельности» – «Поступления
Обратите внимание, что последняя от покупателей». Если последова-
операция производится с помощью тельно раскрывать каждую из ста-
обычных формул Excel, она не про- тей, можно получить максимально
писана в макросе. Программой детализированный отчет о движе-

Рисунок 2. Детализированный отчет о движении денежных средств


Управленческая отчетность в Excel 17
нии денежных средств. И наоборот, Предлагаемый шаблон настро-
последовательное сворачивание ен на определенный набор статей
строк обеспечивает пользователя движения денежных средств. Ес-
максимально компактной формой. ли в вашей компании этих статей
Развернуть или свернуть отчет больше или используются другие
можно и в одно действие – щелчком названия, то для корректной ра-
по кнопке «Наименования статей» боты модуля понадобится внести
(см. рис. 2). небольшие изменения в программ-
Если же кликнуть по названию ный код. Иначе говоря, адаптиро-
месяца, слева от него появятся три вать программу под свои нужды.
вспомогательных столбца – «Кас- О том, как это можно сделать, под-
са», «Расчетный счет» и «Валютный робно написано в инструкции, ко-
счет» (см. рис. 2). В этих столбцах торую можно скачать по ссылке
напротив статей, по которым в со- «Дополнительный материал» в тек-
ответствующем периоде имело ме- сте этой статьи.
сто движение денежных средств, При работе с шаблоном не за-
проставлены надписи «Банк. Выпи- будьте разрешить запуск макро-
ска». Щелкнув по ним, можно про- сов, а так же обеспечить доступ
валиться в проводки и посмотреть, программы к объектам VBA
в результате каких операций сфор- (Разработчик – Безопасность
мировалась сумма по той или иной макросов – Параметры макросов – Материалы
для скачивания:
статье. Это, по сути, функция drill- Доступ к объектной модели проек- Файл Excel с шабло-
down, которая встречается в про- тов VBA) ном отчета и ин-
фессиональных программных струкцией по его
продуктах. адаптации
18 Управленческая отчетность в Excel

Как упростить
план-факт анализ
с помощью Excel

Цели: сделать бюджет компании прозрачным и точным, детально


планировать и контролировать расходы подразделений.
Как действовать: разработать шаблон в Excel, с его помощью формировать
бюджет и автоматически рассчитывать план-факт отклонения.
Ключевой совет: фактические показатели нужно вносить в шаблон
в той же детализации, что и плановые.

Если центры затрат или отделы составля- рованную форму для ввода плановых
ют бюджеты без детализации и пояснений данных — файл Excel с таблицей на одном
к цифрам, о качественном план-факт анали- листе (см. рис. 1).
зе можно забыть. Сложно выяснить, поче- Столбцы на этом листе — аналити-
му отклонились от плана, если неизвестно, ка для детализации данных по платежам.
что в нем предусматривали. Например, наименование статьи затрат,
Планировать расходы максимально деталь- ее код, сумма, назначение, ответственный
но поможет специальная модель в Excel. В ней сотрудник и т. д.
вы найдете пример шаблона для ввода плано- В примере (см. рис. 1) данные вводятся
вых данных и сводные таблицы для контроля по трем центрам затрат: «Маркетинг», «Центр
исполнения бюджета. затрат 1» и «Центр затрат 2». Основные поля
для ввода информации:
«Год» — для сравнения результатов с преды-
Как ввести плановые данные дущими годами;
в модель план-факт анализа «Месяц» — бюджет формируется на год,
исполнения бюджета а значит, нужна возможность сравнивать
данные помесячно;
Каждому, кто отвечает в компании за под-
готовку бюджета, передайте унифици- «План/Факт»;
Управленческая отчетность в Excel 19
«Код центра затрат»; добавить столбцы. Кроме того, заранее реши-
«Наименование центра затрат»; те и проинформируйте всех участников пла-
нирования, как указывать суммы платежей:
«Код группы затрат»;
с Н ДС или без. Так как бюджет формируется
«Наименование группы затрат»; без Н ДС , можно рекомендовать вносить пла-
«Код статьи затрат»; новые данные по центрам затрат без этого
налога.
«Наименование статьи затрат»;
«План»;
«Валюта План»; Какие справочники нужны для план-
«Факт»; факт анализа исполнения бюджета
«Валюта Факт»; Справочники упрощают ввод данных в бюд-
«Комментарий». жетную модель в Excel и защищают от оши-
бок. Нет нужды помнить или проверять, как
Перечисленные поля нужно сопоста- правильно называется статья затрат.
вить с аналитикой фактических данных, В примере предусмотрено два классифика-
выгружаемых из учетной системы. Ско- тора — центры затрат и группы статей затрат.
рее всего, в системе аналогичные разрезы На листе «Список центров затрат» укажите
есть, но, возможно, отличаются названи- коды и наименования центров затрат в соот-
ями. Главное, чтобы коды полей (центра ветствии с финансовой структурой компа-
затрат, группы затрат, статей затрат) совпа- нии. При необходимости можно добавить
дали с теми, что вносите вручную во время новые позиции. Лучше вносить их в область,
бюджетирования. выделенную желтым цветом, чтобы не при-
Какие конкретно сведения запросить, зави- шлось обновлять ссылки на этот диапазон.
сит от вашей компании. Если финансистам На листе «Список групп и статей затрат»
необходима дополнительная информация перечислите коды и названия статей затрат.
по планируемым затратам, в таблицу можно Если необходимо добавить новые позиции,

Рисунок 1. Ввод плановых данных


20 Управленческая отчетность в Excel

их так же лучше внести в область, (в примере — A5:R60,


выделенную желтым цветом. см. рис. 1).
Попробуйте указать плановые 2. Выбираем на ленте меню Excel
данные в примере на листе «DATA». раздел «Вставка», в нем пункт
Введите только коды центров «Сводная таблица».
затрат, групп и статей затрат. Про- 3. В открывшемся диалоговом
грамма автоматически добавит их окне проверяем правильность
названия из классификаторов. исходного диапазона (A5:R60) и ука-
зываем место для сводной табли-
цы — «На новый лист». Для удобства
Как создать таблицу лист можно сразу переименовать (в
для план-факт анализа примере имя «PI VO T»).
исполнения бюджета 4. Устанавливаем фильтры и ука-
зываем поля для строк и столбцов
Исходные данные с плановыми таблицы в зависимости от того,
показателями заполнены — созда- в каком виде пользователям нужно
ем на их основе таблицу для план- представить информацию (см. рис.
факт анализа с использованием 2). В примере действуют фильтры
инструмента Excel «Сводная табли- «План/Факт», «Год», «Месяц», «Валю-
ца» (см. рис. 2). та План», «Валюта Факт». Если
1. Выделяем полный диапазон компания использует одну валю-
таблицы с исходными данными ту и для планов, и для управлен-

Рисунок 2. Пример сводной таблицы


Управленческая отчетность в Excel 21
ческого учета, то фильтр по полю
«Валюта» не потребуется. Столб-
цами таблицы могут быть, напри-
мер, наименования центров затрат.
Строками — наименования групп
и статей затрат. Значения будут
определяться по полю «План».
Внимание — по умолчанию про-
грамма выведет количество пла-
новых значений, а нужны суммы.
В списке полей сводной табли-
цы кликните по стрелочке воз-
ле «Количество» по полю «План»,
затем по опции «Параметры полей
значений». В открывшемся окне
на вкладке «Операция» выберите
параметр «Сумма».
Для удобства можно переимено-
вать заголовки в шапке таблицы. Рисунок 3. Изменение структуры сводной таблицы
Например, вместо «Сумма по полю
План» указать «Плановые показа- «Параметры», в нем пункт «Изме-
тели», «Названия строк» заменить нить источник данных». В открыв-
на «Статьи расходов», а «Названия шемся диалоговом окне укажите
столбцов» — на «Центры затрат». новый диапазон (A5:R115) и нажми-
те «ОК». В фильтре сводной табли-
цы в дополнение к плану появится
Как добавить фактические и факт.
показатели в таблицу Чтобы увидеть фактические
для план-факт анализа и плановые показатели в двух
столбцах, измените вид табли-
Чтобы проанализировать исполне- цы. Для этого щелкните правой
ние бюджета, введите фактические кнопкой мыши, чтобы отобразил-
показатели в таблицу в той же дета- ся список полей. В раздел «Значе-
лизации, что и плановые. Добавь- ния» добавьте поле «Факт» и сразу
те их построчно на лист «DATA». же установите значение «Сумма»
Сумму фактических затрат нужно для сведения данных в этом поле.
внести в поле «Факт» (столбец N). Кроме того, перенесите лишнюю
Не забудьте указать валюту (в при- детализацию в столбцах по полю
мере это рубли, RU B), а поле «План/ «Наименование центра затрат»
Факт» — «Факт». в фильтр, как показано на рисун-
Обновите таблицу с отчетом (лист ке 3.
«PIVOT»), так как ее исходный диа- Последнее — добавьте в таблицу
пазон расширился (A5:R115). Выбе- два вычисляемых поля «Отклоне-
рите на ленте меню Excel раздел ние в рублях» и «Отклонение в %»,
22 Управленческая отчетность в Excel

чтобы разница «План/Факт» счи- Теперь все отклонения вычисля-


талась автоматически (см. рис. 4). ются автоматически — и по цен-
Для этого на ленте меню Excel выбе- трам затрат, и помесячно. Если
рите раздел «Параметры», в нем измените сводную таблицу, все
пункт «Формулы» и опцию «Вычис- отклонения так же пересчитаются
ляемое поле». заново.
Первое поле можно назвать Если нужно дополнить факти-
«Откл.». Значения в нем будут ческие показатели сведениями,
рассчитываться как абсолютная необходимыми для аналитиче-
разница между фактическими ской работы, добавьте в таблицу
и плановыми показателями. Фор- требуемые столбцы. Но не забудь-
мула такая: =Факт-План. Второе те про них, когда будете обновлять
поле — «Отклонение в %». Его фор- диапазон, на который ссылается
мулу дополним функцией ЕС Л И , сводная таблица.
чтобы исключить ошибку деления Из сводной таблицы можно
на ноль: =ЕС Л И(План=0;0;Откл./ провалиться в затраты, кликнув
План). дважды по любой цифре. Excel
По умолчанию данные столбца сформирует отдельный лист со зна-
с планом-фактом (в примере — Е) чениями по данной цифре: из чего
не умножаются на 100 процен- она складывается и все необходи-
тов. Чтобы получить отклонения мые подробности. На листе будут
в процентном выражении, изме- только значения, никаких ссы-
ните формат ячеек в столбце E лок. Поэтому его можно удалить
на процентный. или переименовать

Рисунок 4. Таблица для план-факт анализа


Управленческая отчетность в Excel 23

Excel поможет
не терять деньги
в запасах

Когда пригодится: контроль запасов позволит не тратить деньги


на закупку лишних материалов и не затаривать склады.

Екатерина Наша компания занимается поши- если у вас сеть розничных мага­
Малышева
Финансовый
вом спецодежды и обуви. Часть зинов, сохраните принцип расчета,
директор О О О заказов мы размещаем на сторон- а для анализа используйте данные
«Группа компаний
"Авангард Сэйфети"»
них производствах, которым отгру- об оборотах товаров или готовой
жаем давальческое сырье. продукции из программы «1С».
После анализа очередного пери- Отчет позволил нам строже
ода я обнаружила, что на складах перепроверять заказы на закупку
нескольких партнеров сохранялись и передачу материалов в производ-
остатки сырья. Если бы мы пере- ство. Теперь заявки на сырье согла-
местили их на одно производство, совываем на трех уровнях: сначала
смогли бы выпустить полноцен- сотрудник отдела снабжения, далее
ную партию без дополнительных его начальник, затем я.
затрат. Мы внедрили отчет в работу
Вместо этого по запросу отде- год назад. За это время сократили
ла снабжения мы закупили недо- общий объем запасов на 20 процен-
стающие материалы и отправили тов за счет отказа от «зависшего»
на одно из производств. Это снизи- сырья. Так же на основе отчета ком-
ло ликвидность активов. пания ввела новую систему моти-
Чтобы избежать таких накладок, вации для сотрудников отдела
решили создать отчет, который снабжения.
поможет обнаружить «зависшее» Расскажу, какие контроль-
сырье и оптимизировать остатки. ные показатели мы разработа-
Он полезен всем компаниям, у кото- ли и как посчитать, сколько денег
рых есть несколько складов, уда- превра­т илось в невостребованные
ленных друг от друга. Например, запасы.
24 Управленческая отчетность в Excel

Шаг 1. Определите период анализа Отчет составляем по контрагентам на первом


уровне и в разрезе номенклатуры на втором.
Период анализа — срок, за который сырье, Для этого мы добавили к счету 10 «Матери-
продукция или товар проходит полный цикл алы» субконто «Контрагент». Бухгалтеры
от поступления до списания. Для нашей ком- отражают субконто при любом перемеще-
пании оптимальный период анализа — два нии материалов и списании в производство.
месяца. Столько времени в среднем проходит В результате данные стало удобно забирать
с момента закупки сырья или его передачи из оборотно-сальдовой ведомости. Если вы
на производство до выпуска продукции. хотите отследить движение запасов между
Сезонный фактор так же влияет на резуль- своими цехами, складами или торговыми
таты отчета. Например, накануне сезонно- точками, используйте субконто «Подразделе-
го пика производство накапливает ресурсы, ние» или «Склад».
поэтому объемы закупки и остатки на скла- Сформируйте оборотно-сальдовую ведо-
дах выше обычного. мость по нужному счету. Остаток на начало
При необходимости расширьте таблицу периода, приход, расход и остаток на конец
до оптимального для вашего предприятия периода соответствуют данным начального
количества месяцев. Для этого скопируй- сальдо, дебета, кредита и конечного сальдо
те блок ячеек за один месяц, то есть столб- по оборотно-сальдовой ведомости. Перене-
цы B, C, D, E, установите курсор на столбце F сите данные в таблицу. В примере данные
и вставьте скопированные ячейки. для расчета за август по «Предприятию 1»
по четырем видам сырья должны попасть
в ячейки B10:E13. В образце отчета ячейки
Шаг 2. Перенесите исходные данные для исходных данных выделены цветом.
из программы в Excel Мне как финансовому директору важно
оценить, сколько средств «зависшее» сырье
Наша компания использует систему «1С» вывело из оборота. Поэтому расчет мы фор-
версии 8. Данные для отчета я забираю мируем в стоимостном выражении. При жела-
из оборотно-сальдовой ведомости счета 10 нии можно использовать количественные
«Материалы» по нужному субсчету. При ана- показатели, которые так же есть в оборотно-
лизе товаров или продукции используйте сальдовой ведомости. Отчет по количеству
данные из ведомостей по счетам 41 «Товары» помогает моим коллегам из отдела снабже-
и 43 «Готовая продукция». ния скорректировать логистику запасов.

Контроль и оптимизация остатков


Управленческая отчетность в Excel 25
Шаг 3. Оцените показатели
После ввода исходных данных проверь-
те, чтобы формулы в расчетной части
были заполнены по всем строкам и столб-
цам. Для этого протяните ячейки по столб-
цам каждого показателя вниз внутри блока
по каждому предприятию.
Например, чтобы заполнить расчет пока-
зателя 1 по «Предприятию 1», установите
курсор на ячейке J10 и протяните ее до ячей-
ки J13. Чтобы проверить правильность фор-
мулы, используйте подсказки в ячейках J7:O7
из шапки таблицы.
В результате расчета в блоке может поя-
виться много нулевых значений, которые
визуально мешают анализу. Для удоб-
ства я применяю условное форматирова-
ние ко всему блоку расчетных показателей.
Для этого выделите ячейки с результатами. Установка правила условного форматирования
В примере это диапазон ячеек J8:O23.
На закладке «Главное» выберите «Услов- ский формат». Задайте белый цвет шрифта
ное форматирование» — «Правила выделе- и сохраните правило.
ния ячеек» — «Равно». В открывшемся окне Условное форматирование не сработает,
слева в графе «Форматировать ячейки, кото- если в формуле ячеек нули будут в кавыч-
рые равны…» введите ноль. Из выпадающего ках. Тогда Excel будет воспринимать их
списка справа выберите «Пользователь- как текст, а не ячейку, равную нулю. Прове-
рить это можно, кликнув на ячейку. В строке
над таблицей отобразится формула.
Показатель 1: отношение конечного
остатка к расходу за последний месяц пери-
ода. Показатель 1 рассчитывается, если в про-
шлом месяце компания списывала сырье. Он
показывает, во сколько раз остатки по каж-
дой номенклатуре превышают расход. Я беру
данные только за последний месяц, так как
для анализа нужен актуальный остаток.
Норму по показателю 1 мы установили
в пределах от 1,5 до 2. То есть запас сырья
может превышать расход за последний месяц
максимум в два раза и не менее чем в полтора.
Если значение показателя выходит из этих
границ, то показатель отображается крас-
Выбор правила условного форматирования ным цветом. Так проще увидеть отклонения
26 Управленческая отчетность в Excel

в большом массиве информации. Чтобы уста- и передать партнерам заранее. Это возможно,
новить правило, зайдите в раздел «Условное если на деятельность компании влияет сезон-
форматирование» — «Правила выделения ность. Тогда нужно убедиться, что сырье
ячеек» — «Между» и выберите цвет шрифта. используют в ближайшее время.
Если показатель ниже нормы, есть риск Возможно, заказ отменили, а сырье оста-
сбоя производства из-за нехватки сырья. лось у контрагента. Тогда запасы необходимо
В таком случае я уточняю у начальника про- переместить на другое производство, где их
изводства, планируется ли дальнейший в ближайшее время используют для выпуска
выпуск продукции из этого сырья. Выше продукции. Лучше выявить такую ситуацию
нормы — с отделом продаж выясняем, поче- как можно раньше. Это поможет не закупать
му продукцию сняли с производства, все лишнего.
ли закрывающие сделку документы подписа- Показатель 3: стоимость сырья, которое
ны с покупателем. поступило до начала периода и оставалось
Когда начальник производства подтверж- без движения. Этот показатель обознача-
дает дальнейший выпуск продукции, я уточ- ет, сколько сырья в стоимостном выраже-
няю у отдела закупок, почему не поставили нии «зависло» и где именно. Если по позиции
сырье на производство. Возможно, сырье при- приход и расход равны нулю, то Excel отобра-
дет в начале следующего месяца или в про- жает остаток по ней.
грамме не отразили приход. Наш период анализа — два месяца, которые
В случае когда отдел закупок допустил сбой занимает средний производственный цикл
в планах поставок, мы оцениваем, можем с учетом сезонного фактора. Если в течение
ли переместить на это производство сырье всего цикла запасы находятся без движе-
из других подразделений. Если нет, я согласо- ния, это говорит о нарушении в работе отде-
вываю срочную покупку сырья. ла снабжения. Тогда я направляю запрос его
Меня как финансового директора боль- руководителю, почему сырье в течение цик-
ше интересует ситуация, когда показатель 1 ла не двигается, и прошу найти рациональное
выше нормы, начальный остаток превыша- решение. К примеру, переместить сырье туда,
ет расход и в течение периода произошла где его вскоре используют в производстве.
поставка. Тогда я задаю вопросы отделу снаб- Показатель 4: общая стоимость сырья
жения, зачем поставили сырье, если уже име- без движения за период. Этот показатель —
ющегося хватало для производства. сумма двух предыдущих. Его я исполь-
Если новая поставка не связана с подго- зую для экспресс-оценки общей тенденции
товкой к производству крупной партии по партнерам и номенклатурам.
в будущем месяце, то сообщаю об ошибке Независимо от того, были поступления
начальнику отдела снабжения. за период или нет, если материалы не списы-
Показатель 2: стоимость сырья, которое вали в течение производственного цикла,
закупалось в течение периода и при этом значит, компания использует ресурсы неэф-
не списывалось. Этот показатель выявляет, фективно. Отдел снабжения должен устра-
какое сырье накапливается. В ячейке будет нить эту проблему.
значение, отличное от нуля, если за отчетный Показатель 5: средний расход сырья
период был приход, но не было расхода. за период. Он помогает оценить среднюю
Любое ненулевое значение требует объ- потребность производства в каждом виде
яснения. Сырье дешевле покупать больши- сырья, отследить сезонную динамику и спла-
ми партиями, поэтому его могли приобрести нировать расходы на будущие периоды.
Управленческая отчетность в Excel 27
Отдел снабжения использует его, ного уровня. Так последовательно
чтобы спрогнозировать или оце- дошли до оптимального значе-
нить востребованность сырья. ния, при котором производство
Показатель 6: доля сырья, кото- функционирует без сбоев и запа-
рое в течение всего периода оста- сы не накапливаются на складах.
ется без движения. Это основной Чтобы снизить показатель, привя-
коэффициент, на который я обра- зали к его значению K PI сотрудни-
щаю внимание. Он показывает ков снабжения. Так же поправили
долю «зависших» запасов в общей логистику, чтобы аккумулиро-
стоимости расходов на сырье. Оце- вать разрозненное сырье на одном
ниваю его обычно в разрезе под- производстве.
разделений и контрагентов, чтобы Норматив лучше установить
выявить, где именно отдел снабже- индивидуально, учесть при этом
ния допускает ошибки. Коэффици- сезонность и длительность цикла.
ент можно использовать и в разрезе Главное — в погоне за оптимизаци-
номенклатуры. ей не парализовать производство.
Я делю стоимость сырья, кото-
рое поступило до начала периода
и оставалось без движения (пока- Шаг 4. Автоматизируйте
затель 3), на средний расход сырья отчет
(показатель 5).
Почему именно эти показатели? Когда мы вводили и тестирова-
Числитель сигнализирует о пол- ли Excel-модель, я составляла ее
ном отсутствии движения сырья ежемесячно. Через некоторое вре-
за период. Ведь за цикл сырье долж- мя обороты возросли, и совмест-
но поступить к партнерам и уйти но с отделом снабжения мы стали
в производство. Если в период ана- использовать анализ почти еже-
лиза попал лишь один месяц цикла, дневно — при каждой закупке
тогда за это время должно произой- или перемещении сырья.
ти либо списание, либо поступле- Затем привязали K PI сотрудни-
ние. Поэтому полное отсутствие ков к показателям отчета и поняли,
движения наиболее точно указыва- что снабженцы тоже должны иметь
ет на ошибку в работе снабжения. возможность контролировать про-
Показатель 5 используем, потому межуточные результаты в режиме
что он отражает реальную потреб- реального времени. Так я пришла
ность в сырье. к идее автоматизировать отчет
Опытным путем мы установи- и внедрить алгоритм расчета в про-
ли оптимальное значение пока- грамму «1С».
зателя на уровне 10 процентов. В качестве технического зада-
Изначально мы не нормировали ния представили программистам
коэффициент. Просто поставили отчет Excel и перечислили субкон-
Материалы
задачу снизить долю «зависшего» то, по которым нужна аналитика. для скачивания:
сырья к концу следующего перио- Теперь время на подготовку отчета Скачайте готовую
да на 10 процентов от первоначаль- сократилось в десятки раз Excel-модель
28 Управленческая отчетность в Excel

Коллекция полезных
управленческих
отчетов на основе
бухгалтерских
данных
Какие задачи решал автор: быстро, без каких-либо дополнительных
затрат формировать только самые необходимые управленческие
отчеты для топ-менеджмента компании и руководителей структурных
подразделений.
За счет чего: определены требования менеджмента к содержанию отчетов;
проанализирована структура используемых бухгалтерских счетов,
субсчетов и аналитик; выгрузка необходимых оборотно-сальдовых
ведомостей и их последующая трансформация в управленческие отчеты
с помощью Excel.

Ирина Илюхина Внедрение полноценной систе- рассматривает и оценивает вари-


Аудитор О О О
«Ника-аудит» мы управленческого учета, как анты его внедрения. Но при этом
правило, дорогостоящий и тру- требует предоставления опера-
доемкий проект. Особенно если тивной информации о деятель-
речь идет об автоматизации этой ности компании. Компромиссным
функции. Далеко не все предпри- решением может стать трансфор-
ятия могут позволить себе тратить мация бухгалтерских данных
на это деньги и врем я, тем не менее в управленческую отчетность. Ряд
менеджмент постоянно нуждает- возможностей, которые предостав-
ся в сведениях о текущем положе- ляют стандартные бухгалтерские
нии дел. отчеты «1С» в сочетании с Excel,
Иногда приходится сталкивать- помогут финансовому директору
ся с ситуацией, когда в компании справиться с поставленной зада-
еще нет системы управленческо- чей. Разумеется, подготовить мак-
го учета и руководство только симально детальные отчеты вряд
Управленческая отчетность в Excel 29
ли получится. И все же, да же если к счетам терскую систему транзакции, а только пере-
РСБУ открыта сама я стандартна я аналити- кинуть остатки на счетах. Хотя и эта работа
ка, можно без особого труда найти и пред- может оказаться чересчур трудоемкой.
ставить в понятной не только финансистам
форме ответы на такие ключевые вопросы, Мнение практика
как: Александр Леднев, заместитель генерального директора
сколько компания продает и с какой по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис» (Р Ж Д )
наценкой; Каждая компания уникальна по своей сути.
на что из месяца в месяц уходят деньги; И набор ее ключевых показателей, а соответ-
ственно и управленческой отчетности, будет
во что обходится содержание штата специфичным. Кроме того, трансформиро-
сотрудников и т.п. вать выгрузки из бухгалтерской програм-
Подобные задачи стояли и перед финансиста- мы в какую-либо отчетность можно, если
ми одной из российских компаний, клиента есть необходимая аналитика в бухгалтерской
«Ника-Аудит» – О О О «Лютик» (в целях кон- программе.
фиденциальности им я компании заменено Поэтому в любом случае придется начи-
на условное). Теперь в этой организации есть нать с выстраивания учета. А когда аналитика
необходимый набор оперативных отчетов, достаточная, тогда все что остается – восполь-
каждый из которых можно подготовить бук- зоваться всеми стандартными отчетами бухгал-
вально за несколько минут. Выглядит он сле- терской программы, знать, где (с какого счета)
дующим образом: нужно брать данные, ну и, разумеется, уметь
продажи по группам товаров; пользоваться Excel (как минимум пригодятся
план-факт анализ затрат; такие функции, как В П Р и С УМ М ЕС Л И).

движение денежных средств; Во-вторых, нужно иметь в виду, что такой


оплата труда по подразделениям. подход оправдан, если у компании действи-
тельно нет сил и средств на постановку пол-
Прежде чем подробнее рассказать о том, ноценного управленческого учета. Дело
что представляют эти отчеты и как они в том, что даже при богатой аналитике фор-
составляются в компании «Лютик», нужно мирование некоторых отчетов может ока-
обратить внимание на ряд важных нюансов. заться крайне трудоемким.
Во-первых, реализованный подход – Теперь подробнее о технике составле-
выгрузка данных из бухгалтерской системы ния управленческих отчетов в компа-
и последующа я их обработка – универсаль- нии «Лютик». Забега я вперед – все просто,
ный. Он подойдет абсолютно любой ком- быстро и эффективно, насколько это воз-
пании. Более того, позволит сформировать можно без каких-либо инвестиций в разви-
практически любой отчет, но при одном тие системы управленческого учета.
условии: на счетах создана и используется
аналитика, котора я необходима для постро-
ения отчета. Если ее нет, придется дора- Продажи по группам товаров
ботать план счетов и учетную политику.
И конечно, лучше это делать в конце финан- В компании «Лютик» управленческий отчет
сового года, чтобы не переносить в новый о продажах содержит информацию о выруч-
план счетов все ранее введенные в бухгал- ке (с Н ДС и без Н ДС), прибыли от продаж
30 Управленческая отчетность в Excel

и рентабельности в разрезе номенклатурных вается прибыль от продаж и рентабельность


позиций или групп. Мало сведений? Возмож- по приведенным формулам.
но, но это то, что можно быстро выдернуть Кстати, ссылки на исходные данные в фор-
из «1С», к тому же, например, генерально- мулах лучше оформить через функцию
му директору компании этих данных доста- «СУММЕСЛИ». Она свяжет наименования
точно. Информация о выручке берется номенклатурных позиций и показатели
из оборотно-сальдовой ведомости по счету по ним. Это поможет избежать ненужной
90.1 «Продажи» (кредитовый оборот), Н ДС – путаницы. После этого товарные позиции
90.03 «Налог на добавленную стоимость» объединяются в группы, так проще делать
(дебетовый оборот). Прибыль и рентабель- какие-либо выводы по отчету о прода жах,
ность определяются по формулам: Прибыль особенно если в ассортименте товаров свы-
= Выручка – Н ДС – Себестоимость; Рентабель- ше сотни наименований. Создается в файле
ность = Прибыль : (Выручка – Н ДС) × 100%. еще один лист, в котором будет храниться
Данные о себестоимости – дебетовый обо- описание, какие позиции и в какие группы
рот по счету 90.02 «Себестоимость продаж». входят.
Строится отчет так. Сначала формируются Обратите внимание: названия позиций
в «1С» оборотно-сальдовые ведомости по сче- в этой таблице, в отчете и в оборотно-саль-
там 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – довых ведомостях должны быть абсолют-
на разных листах одного и того же файла. но идентичными. Сделать это потребуется
Далее еще на одном листе создается форма всего один раз, а потом лишь обновлять
отчета о продажах (она может иметь такой список в случае изменения ассортимен-
вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка та. После в отчет добавляется столбец
с налогом на добавленную стоимость из ведо- «Номенклатурные группы» и заполняет-
мости. Затем очищается от Н ДС , рассчиты- ся с помощью функции «ВПР». Затем стро-

Рисунок 1. Отчет о продажах по номенклатурным позициям


Управленческая отчетность в Excel 31

Рисунок 2. Отчет о продажах по номенклатурным позициям, объединенным в группы

ки в отчете сортируются по наименованиям жу». Эти ведомости можно разместить как


групп (Главна я – Сортировка и фильтр – на отдельных листах, так и на одном общем.
Настраиваема я сортировка – Сортировать Прежде чем приступать к формированию
по номенклатурным группам). И последнее – отчета, понадобится добавить в ведомости
подсчитать выручку и прибыль по ка ждой один вспомогательный столбец и разме-
группе (Данные – Промежуточные итоги – тить в нем управленческие статьи расходов.
При ка ждом изменении номенклатурной Например, две бухгалтерские статьи «Амор-
позиции добавить итоги по выручке с НДС тизация основных средств» и «Амортизация
и без НДС, прибыли). Так получается отчет нематериальных активов» – это одна управ-
по прода жам в разрезе номенклатурных ленческа я статья «Амортизация»; «Заправка
позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства картриджей» и «Канцелярские товары» –
все вспомогательные листы (оборотно-саль- «Расходные материалы» и т.д. Вручную ниче-
довые ведомости, таблицу соответствия го указывать не нужно, на это уйдет много
позиций и групп) можно скрыть. лишнего времени, к тому же не исключены
ошибки и опечатки. Лучше сначала создать
таблицу соответствий, а потом перенести
Отчеты о затратах и движении из нее наименования управленческих ста-
денежных средств тей расходов в оборотно-сальдовые ведомо-
сти с помощью функции «ВПР» (см. рис. 3).
Источником исходной информации для отче- Отчет по затратам заполняется факти-
та по затратам служат дебетовые обороты ческими данными с помощью функции
из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам «СУММЕСЛИ». Она находит в ведомости все
20 «Основное производство», 26 «Общехозяй- затраты, соответствующие определенной
ственные расходы» и 44 «Расходы на прода- статье, и суммирует их.
32 Управленческая отчетность в Excel

Если в компании есть бюджет после реорганизации предпри-


или некий план доходов и расходов, ятия, для ретроспективного ана-
то отчет по затратам можно допол- лиза и получения сопоставимых
нить план-факт анализом. Для это- данных;
го в таблицу придется добавить если у компании матричная
два столбца – «Плановые затраты» структура управления и сотруд-
и «Отклонения» (см. рис. 4). ники, выполняя производствен-
Отчет о движении денежных ные задачи, «мигрируют» между
средств формируется в той же подразделениями;
логике, что и отчет по затратам.
когда предприятие занимает-
Источник данных – оборотно-
ся позаказным производством
сальдовые ведомости по счетам
или проектной деятельностью.
51 «Касса» и 52 «Расчетные счета»
(кредитовые обороты). Если в ком- Работа над отчетом начинается
пании ведутся расчеты в валюте, с выгрузки в Excel исходных дан-
то задействуется счет 52 «Валют- ных. На этот раз ими послужат
ные счета». не оборотно-сальдовые ведомости
определенных счетов, а стандарт-
ный отчет по проводкам из «1С».
Сведения об оплате труда Естественно, по проводкам, каса-
ющимся оплаты труда. Например,
Отчет по оплате труда в разрезе если речь идет о производственном
подразделений может понадобить- персонале, то Д-т 20 «Основное про-
ся в следующих случаях: изводство» (субконто – отдел) К-т

Рисунок 3. Разметка управленческих статей расходов в оборотно-сальдовых ведомостях


Управленческая отчетность в Excel 33

Рисунок 4. План-факт анализ по затратам

70 «Расчеты с персоналом по оплате и отчетных периодов. Он запол-


труда». няется с помощью функции
Для этого отчета так же потре- «СУММЕСЛИМН». Эта функция,
буется подготовить таблицу соот- в отличие от используемой ранее
ветствий. Ее наполнение зависит «СУММЕСЛИ», позволяет задать
от того, для каких целей доку- несколько критериев для выбо-
мент готовится. Предположим, ра данных при суммировании.
что для сопоставления расхо- Например, Ф.И.О. сотрудника
дов на оплату труда до и после и дата операции в отчете по про-
реорганизации компании. Тог- водкам. Кстати, ключевое условие
да в таблице соответствий будут для корректной работы «СУМ-
перечислены Ф.И.О. сотрудников МЕСЛИМН» – полное совпадение
и отделы, в которых они работа- критерия и соответствующих ему
ют после реорганизации (предпо- значений. Поскольку оплата труда
лагается, что в течение отчетного отра жается в бухгалтерском учете
периода сотрудники были закре- одновременно по всем сотрудни- Материалы
плены за одним и тем же подраз- кам (в отчете по проводкам стоят для скачивания:
делением). Новые отделы нужно одинаковые дата и врем я, напри- Файлы с примера-
будет разметить и в отчете по про- мер для февраля – «28.02.2011 ми отчета о про-
дажах, об оплате
водкам, в дополнительном столбце 23:59:59»), то и в ячейке с критери-
труда, движения
(как делали для отчета по затра- ем период указывается в том же денежных средств
там – с помощью функции «ВПР»). виде и план-факт ана-
Отчет по оплате труда форми- лиза бюджета
руется в разрезе подразделений расходов.
34 Управленческая отчетность в Excel

Как избежать
случайных кассовых
разрывов: использо-
вание функции Excel

Простой способ быстро получить различные сценарии бюджета


движения денежных средств, в зависимости от изменения объемов закупки
или условий контрактов, и застраховать себя от незапланированных
кассовых разрывов.

Светлана Полякова Несколько лет назад при поста- порой были очень значительными
Финансовый
директор О О О
новке бюджетирования торго- и приводили к кассовым разрывам.
«СквирелСтрой» вой компании я столкнулась с тем, Приходилось даже прибегать к бан-
что в бюджете движения денеж- ковским кредитам. Тогда у меня
ных средств значительную долю не было достаточно опыта, чтобы
составляли платежи поставщи- понять причину несовпадения пла-
кам. С крупнейшими из них были новых и фактических показателей.
достигнуты договоренности о пре- Методом проб и ошибок я выяви-
доставлении отсрочек платежа. ла проблему. Оказалось, я упускала
По основным контрактам отсроч- из виду тот факт, что поставщи-
ки составляли от 90 до 120 дней. ки включали в условия предостав-
При таких условиях спланиро- ления отсрочки платежа пункт
вать эти расходы несложно: сум- о непревышении определенно-
ма платежа в январе будет равна го лимита задолженности. Это
сумме фактической поставки сен- не учитывалось при планировании.
тября или октября, а сумма пла- Данная ошибка влекла за собой
тежа в июле будет складываться искажение данных в Б Д ДС , в кото-
из сумм поставок марта и апре- ром не находили отражение оплаты
ля. Но на практике оказалось, поставщикам сверх установленных
что исполнение Б Д ДС отличалось лимитов. С помощью Excel я нашла
от запланированного. Расхождения способ учесть условия контрактов.
Управленческая отчетность в Excel 35
Таблица 1. Условия поставок
Наименование поставщика Отсрочка платежа, дней Лимит задолженности, млн руб.

Поставщик 1 120 65

Поставщик 2 90 10

Поставщик 3 120 6

Таблица 2. План/факт закупок 2012 года, руб.


Поставщики Факт План

Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь

Поставщик 1 14 150 500 15 750 840 14 000 000 14 000 000

Поставщик 2 1 158 930 1 189 700 1 300 000 1 300 000

Поставщик 3 490 870 330 890 450 000 450 000

Итого 15 800 300 17 271 430 15 750 000 15 750 000

Как именно, покажу на условном года, то данные по закупкам в сен-


примере. тябре и октябре 2012 года нам уже
Сначала необходимо было систе- известны и указаны в таблице 2 как
матизировать условия предо- ФА К Т, а вот данные по поставкам
ставления поставщиками для нас ноября и декабря у нас получаются
отсрочек платежа и лимитов задол- плановыми, что и указано в таблице
женности, установленных кон- 2 как П Л А Н . Во-вторых, нам нужен
трактом с соответствующим бюджет закупок на планируемый
контрагентом. В результате все 2013 год (см. табл. 3). Далее состав-
условия поставок нашли свое отра- ляем бюджет платежей поставщи-
жение в таблице 1. Теперь пред- кам. Рассмотрим некоторые его
положим, что составление Б Д ДС строки. Так, в строку «Поставщик/
и бюджета платежей поставщи- лимит задолженности» переносим
кам происходит в ноябре 2012 данные по каждому поставщику
года. В таком случае планируемый из таблицы 1. По строке «Посту-
год будет 2013-й. Для составления пление» отражаем суммы посту-
бюджета платежей поставщикам, плений на соответствующий месяц
во-первых, необходимы данные из бюджета закупок (табл. 3). Стро-
по закупкам отчетного 2012 года ка «Оплата по сроку» показыва-
(см. табл. 2). Поскольку подготовкой ет условия оплат с поставщиками.
плана мы занимаемся в ноябре 2012 Соответственно, для Поставщи-
36 Управленческая отчетность в Excel

ка 1 это 120 дней (табл. 1), то есть Личный опыт


оплата должна произойти на 4-й Игорь Николаев, финансовый директор компании
месяц после месяца поступления. «Арлифт», член Экспертного совета журнала
«Финансовый директор»
Таким образом, в строке «Оплата
по сроку» по Поставщику 1 в янва- Помимо чисто арифметического
ре 2013 года отражаем сумму посту- данная ситуация имеет еще и орга-
плений (закупок) сентября 2012 низационное решение. Как правило,
года (табл. 2) и т. д. Строка «Оплата основным ограничителем, за кото-
сверх кредитов» дает возможность рым поставщик следит более тща-
в те или иные месяцы предусмо- тельно, является величина отсрочки
треть оплату, которую необходимо в днях. Общий лимит кредитова-
дополнительно произвести постав- ния выступает в качестве предо-
щику. Для этого в нее добавляем хранителя второго уровня, так как
формулу, указанную на рисунке. он срабатывает значительно реже.
В ней: B22=Задолженность на нача- Достижение верхней границы лими-
ло периода; B23=Поступление; та кредитования означает активный
B24=Оплата по сроку; B21=Лимит сбыт продукции поставщика надеж-
задолженности. ному покупателю. Это дает компа-
Таким образом, мы получаем нии полное моральное право выйти
для бюджета платежей поставщи- на поставщика с предложением уве-
кам данные, учитывающие условия личить данный лимит на величину,
контрактов. Следовательно, в Б Д ДС соответствующую сложившемуся
так же не закрадется ошибка. Кро- бизнес-циклу.
ме того, увязав формулы бюджетов При наличии продолжительной
закупок, оплат и движения денеж- истории успешной работы боль-
ных средств в единую модель, вы шинство поставщиков согласят-
можете моментально получать раз- ся увеличить лимит кредитования,
личные сценарии Б Д ДС и застра- и тогда осуществлять сверхпла-
ховать себя от незапланированных новые платежи в оплату товара
кассовых разрывов. Подобный под- не придется. В худшем случае такой
ход следует применять, если такие дополнительный кредит может
оплаты занимают значительную стоить компании какую-либо сум-
долю в общем объеме платежей. му денег, но в любом случае сто-

Таблица 3. Бюджет закупок 2013 года, млн руб.


Поставщики Январь Февраль Март ... Октябрь Ноябрь Декабрь Итого в 2013 году

Поставщик 1 10,00 15,50 20,00 ... 16,00 16,00 16,5 187,00

Поставщик 2 0,50 1,50 1,50 ... 1,25 1,25 1,25 14,75

Поставщик 3 1,30 0,40 0,00 ... 0,50 0,50 0,50 6,20

Итого 11,80 17,40 21,50 ... 17,75 17,75 18,25 207,95


Управленческая отчетность в Excel 37

Использование функции Е С Л И

имость такого товарного кредита ным в статье. Кроме того, превыше-


будет несопоставима со ставками ние лимитов может происходить
по банковским кредитам, особенно во всех областях финансово-хозяй-
в нынешней ситуации. ственной деятельности организации
Евгения Биркая, независимый финансовый
(при списании материалов в произ-
эксперт, экс-финансовый директор агентства водство, при оплате командировоч-
P R -Premier
ных расходов, при отгрузке товаров
Если перевернуть ситуацию зеркаль- в кредит и т. д.). Прогнозируя с помо-
но, то эта формула также подходит щью данной формулы перерасходы,
Материалы
и при планировании поступлений финансовый директор фактиче- для скачивания:
от заказчиков, если договорные ски обеспечивает себе полноцен- Таблица «Бюджет
условия по оплатам с заказчиками ный контроль во всех финансовых платежей постав-
аналогичны условиям, рассмотрен- направлениях щикам на 2013»
Реклама
38 Управленческая отчетность в Excel

Эффективный
инструмент
контроля
над выполнением
плана продаж

Какие задачи решал автор: отслеживать выполнение плана по выручке,


выявлять проблемные торговые точки для оперативного принятия управ-
ленческих решений, прогнозировать операционные показатели.
За счет чего: разработан специальный ежедневный отчет в Excel, в кото-
ром данные по выручке представляются в разрезе магазинов, сопоставля-
ются с плановыми значениями и служат базой для расчета прогнозных
показателей.

Дмитрий Костылев Компания «ОЛАНТ» занимается тели бизнеса дл я генерального


Финансовый прода жей товаров дл я беремен- директора и менед ж мента. В итоге
директор
КО М П А Н И И ных и корм ящих женщин, ново- родилась идея отчета, в котором
«ОЛ А Н Т» рож денных и детей младшего бы отра жалась и сопоставл ялась
возраста. В середине 2008 года ее информация обо всех основных
торгова я сеть насчитывала четы- характеристиках прода ж: выруч-
ре розничные точки плюс интер- ке, валовой и операционной при-
нет-магазин, однако не было были, наценке, операционных
единой системы отчетов, нагл яд- расходах, приводились бы плано-
но и информативно раскрываю- вые, фактические и прогнозные
щих результаты деятельности. значения.
Дл я повышения эффективности В большей степени данный отчет
управления решили в кратчай- подходит для малых и средних
шие сроки сформировать ком- торговых сетей, которые не могут
плекс управленческой отчетности, позволить себе содержать убыточ-
раскрывающей текущие показа- ные торговые точки только ради
Управленческая отчетность в Excel 39
присутствия на рынке и повышения тии интернет-продаж или каких-то
собственной доли на нем. В таких определенных форматов в рамках
компаниях больше ориентируют- традиционной розницы.
ся на относительные показатели. В компании «ОЛ А Н Т» отчет
Их бизнес более гибкий и быстрее составляется ежедневно, хотя мож-
приспосабливается к изменениям но его готовить в режиме понедель-
рыночной среды. ник – среда – пятница. Это частота,
Отчет состоит из четырех таблиц, которая позволяет достаточно чет-
расположенных на одном листе ко контролировать розничные
Excel («Отчет»): «План продаж», продажи.
«Прогноз выполнения плана про-
даж», «Прогноз валовой прибыли»,
«Прогноз операционных пока- Исходные данные
зателей». Последовательность
построения таблиц продиктована Для корректного составления отче-
алгоритмом принятия управленче- та необходимо три блока инфор-
ских решений – от общего к частно- мации. Во-первых, статистические
му. Соответственно, спектр таких данные – об операционных показа-
решений на базе отчета очень телях, выручке и валовой прибыли
широк: от кадровых перестано- за аналогичный месяц предыдуще-
вок, обусловленных срывом плана го года и за прошлый месяц текуще-
по выручке в конкретном магази- го. Во-вторых, бюджетные значения
не, до стратегических решений, на текущий месяц. Эта инфор-
скажем, преимущественном разви- мация обновляется ежемесячно.

Рисунок 1. Ежедневные данные по выручке в разрезе магазинов


40 Управленческая отчетность в Excel

В-третьих, ежедневные данные Группа столбцов «Итого» сумми-


по выручке. Вся информация при- рует показатели по магазинам.
водится в разрезе магазинов. Прочая информация, необходи-
Способ трансляции статистиче- мая для составления отчета, – ста-
ских и плановых значений в отчет тистика прошлых лет, площадь
зависит от степени автоматиза- магазинов, средняя наценка, опера-
ции компании: их можно выгру- ционные расходы, – взята из дру-
жать из других форм Excel или же гих источников (в нашем примере
настроить автоматическую систе- эти данные приводятся синим
му управления. При этом следует шрифтом).
убедиться в идентичности мето-
дики формирования показателей
для всех сравниваемых перио- Сопоставление
дов. В компании «ОЛ А Н Т» плано- и прогнозирование
вые и фактические показатели
по выручке в разрезе магазинов В таблице «План продаж» отража-
аккумулируются на отдельных ется уровень исполнения месячно-
листах в файле отчета. Эти листы го бюджета на текущую дату. Она
пронумерованы от 01 до 12, по чис- так же позволяет судить, пройде-
лу месяцев в году. Соответственно, на ли точка безубыточности в этом
октябрь – это вкладка 10 (в каче- месяце, и оценить эффективность
стве примера рассматривается толь- использования торговых площадей
ко этот месяц). Данные вводятся по каждому магазину. Плановые
за каждый день и рассчитывают- и фактические значения выруч-
ся накопительным итогом с нача- ки транслируются в эту таблицу
ла отчетного месяца (см. рис. 1). с листа 10 с помощью функции ВП Р.

Рисунок 2. Отчет о выполнении плана продаж, на основе которого прогнозируется выручка за месяц
Управленческая отчетность в Excel 41

Рисунок 3. Анализ операционных показателей, выявление проблемных торговых точек

В примере (см. рис. 2) формула принимает ка сопоставляется с плановым значением


следующий вид: =ВП Р($C$2;'10'!A8:A L 38;12), на текущую дату). Последний показатель
она возвращает плановое значение накопи- понадобится для прогнозирования выручки
тельным итогом для Магазина 1, соответству- – в компании «ОЛ А Н Т» обратили внимание,
ющее актуальной дате – 23 октября 2011 года что после 12–15 числа месяца его значение,
(ячейка C2 листа Отчет). Аналогичным спосо- как правило, дает довольно точное представ-
бом с того же листа переносятся и фактиче- ление о перспективах выполнения плана,
ские данные. отклонение не больше 3–4 процентов. Здесь,
План-минимум – объем месячной выруч- однако, нужно учитывать специфику рын-
ки, соответствующий точке безубыточно- ка. Например, в детской рознице динами-
сти, точнее, нулевой операционной прибыли ка может менять направление раз в квартал,
при заданных уровнях операционных рас- а то и реже.
ходов и торговой наценки. Эти бюджет- Прогнозное значение по выручке отражает-
ные параметры приводятся на том же листе ся в следующей таблице. Это не что иное, как
в таблицах «Прогноз операционных показа- произведение месячного плана на процент
телей» и «Прогноз валовой прибыли», о кото- его выполнения на текущую дату. Изучение
рых речь пойдет ниже. Они подставляются динамики данного показателя относительно
в несложную формулу: аналогичного месяца прошлого года, а так же
предыдущего месяца года текущего помогает
План-минимум = Операционные расходы : в дальнейшей корректировке планов по каж-
Торговая наценка × (Торговая наценка + 100%). дой торговой точке.
В «Прогнозе валовой прибыли» важны-
В таблице рассчитывается процент выпол- ми для сопоставления и анализа становятся
нения плана продаж как за месяц, так данные по торговой наценке. Разработчи-
и на текущую дату (фактическая выруч- ки и пользователи отчета полагают, что эти
42 Управленческая отчетность в Excel

данные здесь информативнее, чем Для большей наглядности в табли-


показатель рентабельности. Пото- цах используется условное форма-
му что именно наценка становится тирование. Кстати, в подстолбце
объектом регулирования. Прогноз «Изменение операционных расхо-
по валовой прибыли за текущий дов» отрицательные значения мож-
месяц делается исходя из заданной но отмечать зеленой стрелочкой
средней наценки. Она транслирует- вверх, а положительные – красной
ся из соответствующих бюджетов, вниз. Для этого нужно изменить
причем в течение месяца, в зави- правила форматирования, поста-
симости от изменения структу- вив курсор на команде «Обратный
ры продаж и фактических скидок порядок значков». Ведь отрицатель-
покупателям, эти значения могут ное значение в данном случае есть
колебаться. Например, в компании снижение расходов, а положитель-
«ОЛ А Н Т» их пересматривают один ное – их увеличение.
в раз в декаду. Условное форматирование
На прогнозе операционных пока- в данном отчете можно использо-
зателей сфокусировано внимание вать шире. Например, магазины,
главных адресатов отчета, от этих не справляющиеся с планами, име-
данных зависит вознаграждение ет смысл специально выделять (в
многих сотрудников компании. нашем примере – желтым цветом),
В соответствующей таблице (см. можно применять этот инстру-
рис. 3) сравниваются данные теку- мент дифференцированно, скажем,
щего года с прошлым, а так же теку- невыполнение плана-минимум –
щего месяца (точнее, его прогноза) куда более тревожный сигнал
с предыдущим. В разделе фигу-
рируют два показателя: операци-
онные расходы и операционная
прибыль. Операционные расходы
включают только прямые расхо-
ды магазина, в том числе арендные
и административно-хозяйственные,
фонд оплаты труда с начисления-
ми и т.д. Эти данные выгружаются
из бюджетных регистров. Опера-
ционная же прибыль определяется
как разница между валовой прибы-
Материалы
лью и операционными расходами.
для скачивания: Далее рассчитывается динами-
Образец отчета ка в разрезе торговых точек. Изме-
о розничных про- нение операционной прибыли
дажах по ссылке приводится в абсолютных и относи-
в конце статьи
тельных величинах относительно
Шаблон предназна-
чен для работы в Excel аналогичного периода прошло-
версии 2007 и выше го года и предыдущего месяца.

Вам также может понравиться