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Capítulo 1
HOJA DE PRESUPUESTO/
COTIZACIÓN PARA
CLIENTES

Todos conocemos algunas de las opciones básicas

de formato que nos ofrece Excel y que quizá vimos en otros

programas de Office (como Word). Pero, en ocasiones,

podemos necesitar un diseño más avanzado.

En este capítulo veremos cómo podemos “maquillar”

nuestra hoja de cálculo con diversas opciones de formato,

algunas muy simples y otras más complejas. Asimismo,

nos iniciaremos en la resolución de cálculos sencillos

a través de la aplicación de fórmulas matemáticas.

ATENCIÓN AL LECTOR > drmax@mpediciones.com

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PROYECTOS CON EXCEL
LOS PRIMEROS PASOS EN EXCEL
(PLANTEO DEL PROBLEMA Y CONCEPTOS BÁSICOS)
> Para trabajar de manera más orde-
nada, primero plantearemos la forma
de trabajo que vamos a utilizar a lo lar-
go del libro. Estos tres pasos son fun-
damentales para resolver cada proble-
ma de manera eficiente. Veamos:
1er paso: planteamos el problema
Un comercio que se dedica a la fa-
bricación y venta de muebles recibe a
diario consultas de sus clientes, quie-
nes solicitan presupuestos en base a
necesidades específicas.
En general, para esta tarea, los em-
pleados utilizan una hoja en blanco
(en el mejor de los casos, con mem-
brete), donde detallan los precios so-
licitados y, calculadora en mano, in-
forman los importes requeridos.
Necesitamos, entonces, elaborar una
planilla personalizada que realice
automáticamente estos cálculos.
2do paso: definimos los datos
¿Con qué información contamos?
¿Qué información necesitamos?
En primer lugar, debemos disponer
de todos los datos de la empresa
(CUIT, dirección, etc.); si tuviera un
logo, podríamos escanearlo y tener la
imagen para insertarla. También ten-
dremos que tener a mano una lista de
precios actualizada.
3er paso: ¡a trabajar!
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ENTORNO DE TRABAJO
Antes de comenzar a trabajar con el
proyecto en sí, conozcamos primero el
entorno de trabajo de Excel 2003.
Identifiquemos las diferentes zonas
que componen la ventana, como se in-
dica en la Guía visual 1.
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
DE MANEJO
Ahora repasemos algunos conceptos y
procedimientos que nos permitirán co-
menzar a operar dentro de este entorno.
Tipos de información
Excel identifica tres tipos de datos: tex-
to (caracteres alfanuméricos), números
(que además incluyen fechas, códigos,
etc.) y fórmulas (cálculos entre celdas).
Manejo de archivos
Aquí tenemos las mismas operacio-
nes para el manejo de archivos que en
otros programas de Office, esto es:
Archivo/Abrir, Archivo/Nuevo, Archivo/
Guardar o, en forma más rápida, desde
los comandos que se encuentran en la
barra estándar.
Ingreso/eliminación de datos
Para ingresar un dato dentro de una
celda, ubicamos el cursor en la misma
(al desplazarnos con el teclado o al ha-
cer clic con el mouse), escribimos y, al
finalizar, presionamos la tecla ENTER.
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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

GV 01 | EL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL ‹›

Barra de menús: en ella se encuentran todas las opciones del programa.

Barra estándar: presenta las herramientas básicas de Excel.

Barra de formato: herramientas de formato para texto y párrafo.

Panel de tareas: opciones de Microsoft Online y últimos archivos abiertos.

Barra de fórmulas: en ella se visualiza el contenido real de la celda.

Hoja de cálculo activa: pestaña que indica la hoja sobre la que trabajamos.

Celda activa: en donde está ubicado el cursor.

Columnas: se identifican con letras, desde la A hasta la IV.

Filas: se identifican con números, desde el 1 hasta el 65.536.

Barras de desplazamiento: con ellas desplazamos la hoja.

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PROYECTOS CON EXCEL

Si, por el contrario, deseamos elimi-
nar el contenido de una celda determi-
nada, nos ubicamos en ella y presiona-
mos la tecla SUPR.
Para editar (modificar) el contenido
de una celda, nos ubicamos en ella y
presionamos la tecla F2. También po-
demos hacer un clic sobre el contenido
que se ve en la barra de fórmulas o con
un doble clic cobre la celda.
CONFIGURACIÓN INICIAL
DE LA HOJA DEL PRESUPUESTO
En primer término, revisaremos las
opciones de formato más simples,
que se encuentran como comandos
en la barra de formato. Estas son las
que tienen que ver con las
propiedades de la fuente y la alinea-
ción del párrafo (Figura 1).
En Excel las opciones de formato se
aplican únicamente a la celda donde
el puntero se encuentra ubicado, a
menos que se determine lo contrario.
Por ejemplo, cuando seleccionamos
un conjunto de celdas.
Existen más opciones de formato de
las que vemos en la barra. Iremos
viendo la funcionalidad de esas otras
herramientas a medida que vayamos
avanzando en el desarrollo del pro-
yecto que nos ocupa.

› ALINEACIONES
La alineación es la distribución y ubicación de los caracteres en el espacio tra-
bajado y su comportamiento respecto de los márgenes. Por ejemplo:

Alineación izquierda
Alineación derecha
Alineación centrada

De manera predeterminada, y esto es correcto, Excel ubica el texto a la izquier-

da y los números a la derecha, de la siguiente manera:
Texto a la izquierda
1234
23

Figura 1. Aquí se ven las opciones básicas para el formato del texto: tipografía, tamaño de la fuente,
estilos y alineaciones. Si comparamos con Word, veremos que aquí no hay alineación justificada.

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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

Con la hoja de trabajo en pantalla, Para lograrlo, hacemos un clic en el

en primer lugar modificaremos el ta-
maño de la fuente a 12 (que es el ta-
maño estándar de impresión), en to-
da la planilla. De esta forma, mane-
jaremos mejor los espacios y la distri-
bución del trabajo.
vértice superior izquierdo de la hoja de
cálculo, que así aparecerá seleccionada
en su totalidad (Figura 2).
Luego de definir el tamaño 12 de
fuente, hacemos un clic en cualquier
celda para quitar la selección.

Figura 2. Al hacer un clic en la intersección, además observamos que la primera de las celdas
aparece sin el contraste característico (en este caso, la celda en blanco). En muchas ocasiones,
esto nos ayuda a no perder de vista el color de relleno que tienen en ese momento.

› BLOQUES DE CELDAS DISCONTINUOS

En general, seleccionamos celdas al presionar el botón izquierdo del mouse y
arrastrándolo hasta terminar de incluirlas. Pero, si deseamos señalar de una
sola vez bloques de celdas que no están contiguas, debemos seleccionar el pri-
mer bloque y adicionar los restantes presionando la tecla CONTROL (esto evita
que se desmarque la primera selección al seguir con las siguientes).

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PROYECTOS CON EXCEL

ENCABEZADO DEL PRESUPUESTO manera única a lo que aparece en pan-

Armemos ahora la estructura de talla, sino que se compone por varias
nuestra hoja de presupuesto. Siempre fichas superpuestas, de las cuales ve-
comenzamos con una distribución mos las pestañas.
aproximada. Es muy probable que de- Hacemos un clic sobre la pestaña Ali-
bamos hacer corrimientos o correccio- neación. Aparecerá la ventana que
nes a medida que avancemos. No de- muestra la Figura 4.
bemos preocuparnos, es parte del pro-
ceso de diseño.
Partimos de la celda A1. A modo de
encabezado, introduciremos tres zonas
bien diferenciadas: los datos de la em-
presa, los del vendedor y los del clien-
te (estos últimos luego los utilizaremos
en una base de datos, para no perder el
contacto), como lo muestra la Figura 3.
Ahora, antes de continuar, veamos
con mayor detalle las opciones de ali-
neación que ofrece Excel 2003.

Alineación del texto Figura 4. En esta ventana podemos determinar

Abramos el menú Formato/Celdas. el comportamiento de los caracteres dentro
Como en muchas otras ventanas, vere- de las celdas activas, combinándolas de acuerdo
mos que su contenido no se limita de con nuestra necesidad.

Figura 3. Para cambiar el ancho de una columna, hacemos clic en la linea

entre las letras de las columnas y, sin soltar el botón del mouse, arrastramos hasta ajustar.

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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

OPCIONES DE ALINEACIÓN Y CONTROL DEL TEXTO ‹‹

OPCIÓN FUNCIÓN/TIPOS EJEMPLO
General Sin alineación específica
Izquierda En esta posición
Horizontal
Centrar En esta posición
Derecha En esta posición
Aquí arriba
Superior

Vertical Centrar Aquí en la mitad

Inferior Aquí abajo

Sangría Sangría izquierda Sangría 3 cm

T
e
Texto vertical x
t
Texto o
Texto a 45º

xto
Te
Texto a 90º Texto
Combinar celdas (fusionándolas) Combinadas y centradas
Combinación
de celdas No combinarlas (quitar Combinadas y centradas
el tilde de la opción)

CUERPO DEL PRESUPUESTO Sin embargo, para centrar el título

Ingresamos los datos que se indican
en la Figura 5.
En el ingreso de todos estos títulos
aplicamos la opción Centrar del menú
Formato/Celdas/Alineación, tanto en
forma horizontal como vertical.
Descripción entre las columnas A, B y
C, debemos aplicar la opción Combinar
y centrar (que también se encuentra en
esa ventana). En este caso, utilizaremos
el comando que se encuentra en la barra
de formato (Paso a paso 1).

Figura 5. Algunos títulos tienen dos renglones en la misma celda. Para lograr esto escribimos el primer
renglón, presionamos ALT+ENTER, escribimos el segundo renglón y al finalizar presionamos ENTER.

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PROYECTOS CON EXCEL

PXP 01 | COMBINACIÓN DE CELDAS …

[1] En primer lugar, ubique el cursor en la celda A13.

[2] Allí escriba el texto Descripción y presione ENTER.

[3] Seleccione con el mouse las celdas A13, B13 y C13.

[4] Active el botón Combinar y centrar que se encuentra en la barra de

formato.

Luego dejamos cinco filas en blanco (columna Precio Unitario) y la Canti-

para completar con los presupuestos
solicitados por el cliente. Recordemos
que podemos agregar más si nos hi-
ciera falta, insertándolas desde la op-
ción Insertar/Filas. Al finalizar, ingre-
samos el título Totales.
CÁLCULOS
En principio la hoja se encuentra va-
cía, pero dejaremos listos los cálculos
para el momento de completarla.
En primer lugar, calcularemos el Im-
porte Total de cada tipo de mueble so-
licitado y tendremos en cuenta su precio
dad que necesita el cliente. Es decir, ubi-
cados en la celda E15 escribimos la fór-
mula =C15*D15 y presionamos ENTER.
La siguiente columna calculará el IVA:
ubicados en F15 escribimos =E15*21%
y presionamos ENTER. Excel reconocerá
el símbolo % como porcentaje.
Columna Importe Final, donde in-
cluimos el IVA: en la celda G15 ingre-
samos =E15+F15.
Por último, obtenemos la suma to-
tal del presupuesto: en E20 escribi-
mos =E15+E16+E17+E18+E19 y
presionamos ENTER.

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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

En el próximo capítulo veremos otra

forma de realizar sumas y utilizar las
› FÓRMULAS
Denominaremos fórmula a todo cál-
funciones de Excel, pues este procedi-
culo matemático ingresado. Su sin-
miento no sería práctico para una su-
taxis es la siguiente: en primer lu-
ma de veinte o cien celdas, en lugar de
gar, escribimos el signo = (que le in-
las cinco de nuestro ejemplo.
dica a Excel que a continuación sigue
Es decir, hasta el momento nuestra
un cálculo que debe realizar y no
hoja de trabajo aparece como lo mues-
texto). Luego indicamos la opera-
tra la Figura 6.
ción matemática que necesitamos a
Ahora deberíamos repetir los cálculos
través de los siguientes signos:
en el resto de las filas. Un procedi-
Suma: +; diferencia o resta: -; mul-
miento posible sería ubicarnos en cada
tiplicación: *; división: /.
una e ingresar las fórmulas una por
Ejemplos: =C13+A2 =A16+5/H9
una, pero veamos cómo podemos re-
Como vemos, salvo casos muy es-
petirlas de una sola vez.
pecíficos, no utilizamos los núme-
De la misma manera obtendremos el
ros almacenados en las celdas si-
resto de los cálculos (columnas IVA e
no sus direcciones. De esta mane-
Importe Final).
ra, si debemos corregir el conteni-
Para los Totales finales que aparecen al
do de una celda, todos los cálculos
pie (celdas F20 y G20), el procedimien-
donde utilizamos esa dirección se
to es el mismo, aunque en este caso
actualizan en forma automática.
arrastramos el mouse hacia la derecha y
marcamos la fila.
Esta forma de traba-
jo (copia de cálculos)
es posible porque in-
gresamos las direccio-
nes de las celdas en
forma relativa.

Figura 6. Hasta aquí, sólo

ingresamos los cálculos
de la primera fila de datos
y el Importe Total.

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PROYECTOS CON EXCEL

PXP 02 | COPIA DE FÓRMULAS A OTRAS CELDAS …

[1] Ubique el cursor en la celda E15.

[2] Sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha; éste debe
transformarse en una pequeña cruz negra.

[3] Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre hasta llegar a la última
celda que contendrá ese mismo cálculo.

[4] Suelte el botón del mouse. La fórmula se repite en todas las celdas, ac-
tualizada a cada posición.

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› FÓRMULA RELATIVA
Es aquella que está escrita y hace
una referencia relativa a las celdas.
Esto es, al copiarla no se repiten en
forma exacta las direcciones de las
celdas utilizadas sino los cálculos
que éstas realizan, es decir que al
pegar dicha fórmula se actualiza a la
zona de destino.
Si se desea “anclar” una dirección
de celda, se la debe ingresar en for-
ma absoluta (tema que veremos
más adelante).
ASPECTOS ESTÉTICOS
DE LA PLANILLA
Hasta aquí almacenamos las fórmu-
las, y nuestra planilla ya está lista para
efectuar todos los cálculos. Iniciare-
mos, entonces, el “maquillaje”.
Figura 7. Seleccionamos las celdas, ubicamos el puntero en el borde del bloque (se transforma en
una cruz con puntas de flecha), presionamos el botón izquierdo del mouse y arrastramos los datos.
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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES
Comencemos con el encabezado: en
primer lugar, desplazaremos la zona
del encabezado una columna hacia la
derecha (Figura 7).
A continuación, ajustamos el ancho
de la columna B, teniendo en cuenta
que va a almacenar el Detalle de los
muebles solicitados.
Luego, combinamos las celdas donde
se almacenarán los datos tanto de la
empresa como del vendedor, de a un
caso por vez: C1 con D1; C2 con D2,
y así sucesivamente.
Ingresamos, entonces, los títulos
Empresa, Vendedor y Cliente, y
combinamos celdas según correspon-
da a cada caso.
Tanto Empresa como Vendedor los
giramos a 90º y elegimos la opción
Centrar en la alineación vertical y ho-
rizontal (Figura 8).
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PROYECTOS CON EXCEL

Figura 8. El título
Cliente, a diferencia
de los otros, tiene una
inclinación de 45º,
con alineación
vertical centrada
y horizontal
derecha.

Hasta el momento, si quisiéramos Figura 9. Al hacer clic

imprimir una planilla en estas condi- sobre las opciones,
ciones, obtendríamos una hoja en éstas se activan
blanco, sólo con los caracteres escritos o desactivan.
y sin las divisiones de las celdas (salvo Si deseamos combinar
que indiquemos lo contrario, aunque varias, debemos
se imprimiría toda la cuadrícula). señalar de a una
Por esto, y para mejorar su aparien- por vez.
cia, aplicaremos líneas de contorno a
cada zona y colores de relleno. En nuestro ejemplo, deseamos que la
planilla resulte tal como puede verse
Bordes y sombreados en la Figura 10.
Elegimos los colores que predomi-
narán; en este caso, los colores insti- Cómo aplicar bordes personalizados
tucionales de la empresa. En todo el Veamos cómo aplicar estos bordes de
proceso y cada vez, debemos selec- la manera más eficaz.
cionar las celdas a las que les vamos Un procedimiento posible sería ubi-
a aplicar el formato. carnos en cada una de las celdas y acti-
Veamos primero los bordes: en la ba- var la opción de borde grueso de la ba-
rra de formato contamos con algunos rra de formato cada vez, pero esto re-
estilos (Figura 9). sulta demasiado lento.

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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

Figura 10. Observemos que al estar las celdas combinadas,

el borde aplicado se define en forma automática de la manera correcta.

Otra forma puede ser señalar prime-
ro todas las celdas y luego aplicar el
borde grueso. Pero existe un problema:
este tipo de borde es de contorno (no
incluye las líneas internas), con lo cual
sólo asignaríamos el borde al recuadro
externo del rango. Entonces, para este
caso necesitamos de nuevo el menú
Formato/Celdas, donde esta vez apli-
caremos bordes personalizados.

PXP 03 | BORDES PERSONALIZADOS …

[1] Seleccione primero todas las celdas a las que le aplicará el mismo borde.

[2] Abra el menú Formato/Celdas/Bordes.

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PROYECTOS CON EXCEL

▼
[3] En primer lugar, determine el estilo y el color de la línea a utilizar. En
este caso línea: gruesa, color: automático (negro).

[4] Luego indique el borde que aplicará: haga un clic en la opción Contorno y
en la opción Interior.

[5] Por último, presione Aceptar.

Seleccionemos ahora el bloque de

celdas A14:G20 y repitamos los pasos
vistos antes: utilizamos la línea gruesa
para el contorno y, la sencilla, para los
bordes interiores.
Luego aplicamos los sombreados. El
procedimiento es similar a lo visto con
los bordes y podemos utilizar la paleta
de colores que aparece en la barra de
formato (Figura 11) o dirigirnos al me- Figura 11. Tanto en la barra de formato como en
nú Formato/Celdas/Tramas. la opción Tramas del menú, tenemos la paleta
En resumen, ahora procedemos a de colores. Sin embargo, con la segunda
realizar los cambios de formato, como alternativa, podemos aplicar un diseño o trama
indica la Figura 12. diferente del color sólido.

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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES

Figura 12. Todos los títulos están en negrita y Código, en una fuente tamaño 10
(para poder disminuir así el ancho de esta columna).

EL FORMATO DE LOS NÚMEROS

Ahora apliquemos un formato a los
números y, como en este caso se trata
de dinero, debería aparecer el signo $,
con centavos.
Trabajemos con el menú Formato
/Celdas/Número (Figura 13).
Al ingresar un valor numérico en una
planilla, escribimos únicamente el
número, sin caracteres especiales.
De lo contrario, puede suceder que
Excel confunda el formato y un núme-
ro se lea como texto y, si luego inten- Figura 13. En esta ventana observamos una
tamos realizar cálculos con esas celdas, muestra de cada formato, junto a la opción
nos dará un mensaje de error (aparece- Categoría, que nos facilita la elección al
rá #VALOR en lugar del resultado). momento de aplicarlo.

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PROYECTOS CON EXCEL

Seleccionamos las columnas que con- ello, utilizaremos WordArt. En princi-

tendrán valores monetarios y activa-
mos la opción del menú Formato/Cel-
das/Número, Contabilidad, dos deci-
males, signo $ Español (Argentina).
Para finalizar, escribiremos al comien-
zo de la planilla un título general y, para
pio, debemos correrla varias filas hacia
abajo, esto es, agregarlas: nos ubicamos
en la celda B1 (podríamos hacerlo en
cualquier celda de la Fila 1, pero en es-
te caso, A1 se encuentra combinada y se
agregarían filas de más), activamos la

FORMATOS DE NÚMERO ‹‹
CATEGORÍA DETALLE EJEMPLO
General Sin formato definido.
Número Formato de los números negativos. -1.234.456
Activar el punto de miles.
Moneda Se determinan: decimales $ 234
para los centavos, signo (que en este caso
queda alineado junto al número)
y el formato de los valores negativos.
Contabilidad Similar al anterior. En este caso, el signo $ 234
elegido quedará alineado al comienzo
de la celda.
Fecha Diferentes formatos para las fechas. 05/12/2005
05-dic-2005
Hora Igual que el anterior, pero para la hora. 15:30
3:30 PM
Porcentaje Aparece el signo % junto al número 30% (el contenido original
(y multiplica por 100 al valor de la celda). de la celda es 0,3)
Fracción Conversión de números decimales 3/5 (el contenido original
ingresados en su fracción equivalente. de la celda es 0,6)
Científica Conversión del número en notación científica. 5,00E+01, equivale
al número 50
Texto El programa considera el contenido de esa celda Texto
como texto, aun cuando contenga un número. 234

Especial Formatos especiales, números de teléfonos, (4) 777-5555 (el contenido

códigos postales, etcétera. original de la celda
es 47775555)
Personalizada Definida por el usuario.

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opción Insertar/Filas de la barra de me-
nús y dejamos tres filas vacías.
Ahora seleccionamos el bloque
A1:G3 y le aplicamos como sombrea-
do una trama con líneas sencillas en
diagonal y relleno lila.
En este espacio insertamos un objeto
WordArt (que se encuentra en la barra
de dibujo, igual a la de Word) con el tí-
tulo Presupuesto/Cotización. Utiliza-
mos la primera opción de los diseños
posibles (en blanco), tamaño 24, esti-
rándolo de los nodos para abarcar así el
ancho de la planilla. Luego, aplicamos
una sombra negra (investigamos las op-
ciones de la configuración de sombra
hasta lograr los efectos deseados).
Después completamos los datos de la
empresa y, a su derecha, agregamos la
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› HOJA DE PRESUPUESTO/COTIZACIÓN PARA CLIENTES
imagen con el logo (Insertar/Imagen/
Desde archivo).
La hoja terminada se ve en la Figura 14.
Ahora sí guardamos el trabajo con el
nombre Hoja de presupuesto (en el
disco duro se almacenará el archivo
Hoja de presupuesto.xls). Recordemos
que, cada vez que ingresemos consul-
tas nuevas deberemos utilizar la op-
ción Guardar como y modificarle el
nombre, para no perder el original.
Otra forma de operar la planilla sería
definir su tipo en el momento de guar-
darla, ya no como libro sino como
plantilla (el archivo que se origine se-
rá Hoja de presupuesto.xlt).
Para imprimir la planilla vamos al
menú Archivo/Imprimir. Debemos
usar una hoja tamaño A4.
Figura 14. Notemos el
resto de los formatos
aplicados. En el caso
del teléfono, por
ejemplo, aplicamos un
formato especial.
Además,
ingresamos una fecha
como ejemplo para
observar el tipo de
formato elegido.
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PROYECTOS CON EXCEL

‹‹ ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN
Una serie de consignas y actividades para repasar los principales conceptos
tratados en este capítulo y, de esta manera, afianzar el aprendizaje:

Parte teórica
> 1. Mencione dos diferencias entre las categorías de formato numérico
Moneda y Contabilidad.

> 2. Mencione un procedimiento posible que permita:

a) Eliminar los bordes de un bloque de celdas.
b) Redondear un número decimal de varios dígitos a dos decimales.
c) Quitar un formato porcentaje a una celda, sin que quede ninguno en
particular.

> 3. Fundamente la razón por la que no podemos almacenar el presupuesto

con la consulta de un cliente mediante la opción Guardar sino que
debemos usar la opción Guardar como.

Parte práctica
> 1. Realice una planilla que resuelva el siguiente problema: se necesita
registrar el consumo realizado con una tarjeta de crédito a lo largo de
tres meses. Considerar el número de cuota correspondiente a cada
mes, el comercio/mercadería donde se compró y se deben obtener los
totales mensuales. Dejamos una imagen como ayuda.

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