PROCEDIMIENTOS DE AÑO 2011

CONSEJERIA

PROCEDIMIENTOS DE
CONSEJERIA
COLEGIOS PITAGORAS
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INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. POLITICAS.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

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1. OBJETIVO

Mejorar la calidad de vida del estudiantado a través del desarrollo personal, la

formación de valores y la orientación vocacional, incidiendo en la convivencia
en la escuela, la familia y la comunidad para el ejercicio de la ciudadanía
responsable”.

2. ALCANCE

Alumnos de los colegios Pitágoras.

3. DEFINICIONES

. CONSEJERIA ESCOLAR Un conjunto de estrategias enmarcadas en las

políticas educativas y curriculares, que deben llevarse a cabo con un enfoque
holístico, sistémico, integral y dinámico, con el propósito decidido de mejorar la
calidad de vida de todos los educandos, facilitando competencias para su
desarrollo personal y ciudadano, y la puesta en práctica de las mismas en el
ámbito personal, familiar, escolar y comunitario, manteniendo coordinación y
participación intra e interinstitucional.

4. DESCRIPCION DEL PORCESO

1. La consejería se impartirá en dos FASES:
• Grupal: Se impartirá en la propia aula del grupo.
• Individual: (Personalizada), se dará solamente a aquellos alumnos que por sus
propias características lo requieran o por disposición administrativa, sea por
alumnos de alto rendimiento o bien los que lo soliciten con problemas
identificados que requieran atención especial (académica, administrativa o
emocional) y/o a petición de las partes, asentándose su registro en el (Registro
y seguimiento); aplicando esta modalidad en lo particular.
2. El (Registro y seguimiento de las consejerías), debido a la confidencialidad de
la información, quedará en resguardo profesor consejero.
3. La evaluación de expedientes de los alumnos se entregará al final de cada
semestre.
4. Son requisitos para la CONSEJERIA:

• CONSEJERIA GRUPAL:

Requisito Tiempo de respuesta por el responsable

Con el listado de alumnos
hacer la asignación del tutor
por el Jefe de Departamento
Convocar al grupo de
alumnos asignado
Los primeros 15 días hábiles del inicio de
clases
Cada tutor convocará a su grupo de
tutorados de acuerdo a los tiempos, formas
y mecanismos del Plan de Trabajo Tutorial
del semestre previamente establecido.
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Convocar al grupo de Cada tutor convocará a su grupo de

alumnos asignado tutorados de acuerdo a los tiempos, formas
y mecanismos del Plan de Trabajo Tutorial
del semestre previamente establecido.

• TUTORÍA INDIVIDUAL:

Requisito Motivo de la tutoría Tiempo de respuesta por el

responsable
Petición del alumno
Inscripción del alumno (F-
Recomendación del
AC-18) 30 días hábiles posteriores a
Tutor
Formato de solicitud de su solicitud de inscripción
Por disposición
profesor-tutor
administrativa

5. La trazabilidad del proceso se efectuará de la siguiente manera:

• En la Tutoría Grupal, a través del F-AC-47 identificado con el código del
alumno, carrera y el ciclo escolar correspondiente.
• Y la tutoría individual a través del F-AC-18 identificado con el código del
alumno, carrera y el ciclo escolar correspondiente.
6. Se considera producto no conforme:
Individual
• Cuando no se realice la tutoría
• Cuando no se registre el seguimiento de la tutoría.
Grupal
• Cuando no se registre el seguimiento de la tutoría grupal.
7. Tratamiento del Producto No Conforme:

Modalidad Producto No Conforme Tratamiento

• Se asentará el producto no
conforme en el F-CC-49, debiendo el
* Que el tutor no brinde la Jefe de Departamento en el término
tutoría. de 8 días hábiles posteriores al
levantamiento del producto no
conforme, resolver esta incidencia.
Tutoría
Individual • Se asentará el producto no
conforme en el F-CC-49, debiendo el
tutor en el término de 10 días hábiles
• Cuando no se registre el
posteriores al levantamiento del
seguimiento de la tutoría.
producto no conforme, resolver esta
incidencia.

• Se asentará el producto no conforme

Tutoría • Cuando no se registre el en el F-CC-49, debiendo el tutor en
Grupal. seguimiento de la tutoría el término de 10 días hábiles
grupal. posteriores al levantamiento del
producto no conforme, resolver esta
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incidencia.

8. Se declaran como responsables para efectos del seguimiento del producto / servicio
no conforme:
Por defectos en el proceso, y por defectos relacionados con el alumno:
Solicitante Autoriza (Liberación)
Tutor
Coordinador de Carrera correspondiente.
Jefe de Departamento

Por defectos relacionados con el tutor:

Solicitante Autoriza (Liberación)
Tutor
Coordinador de Carrera Jefe de Departamento correspondiente
correspondiente

9. Para efecto de evaluar la percepción del cliente en tutoría, al cierre de cada

ciclo escolar se aplicará la (Encuesta para la Percepción del Cliente en Tutorías y
Titulación, F-AC-50)
10.El resguardo de los registros de tutorías (Reporte Tutorial F-AC-46 y Tutoría
Grupal F-AC-47) quedara a cargo de la coordinación de carrera durante el periodo
que el alumno permanezca activo en el programa educativo.
11. Al inicio de cada ciclo escolar, cada programa educativo, establecerá su propia
meta específica a lograr durante el ciclo escolar en turno, en seguimiento al plan
de calidad del Centro Universitario de la Ciénega. Al concluir el ciclo escolar cada
programa educativo reportará a su Jefe inmediato el (Informe de desempeño F-
CC-50).

Para efecto del seguimiento y la medición del proceso- producto (Reporte Tutorial F-
AC-46), el tutor llenará en la sección de análisis de la tutoría (semestral) y entregará
fotocopia a su jefe de departamento, quien a su vez lo validará para turnarlo al
coordinador de carrera correspondiente para el análisis de datos. Para el caso de
(Reporte Tutoría Grupal F-AC-47), el tutor llenará en la sección de análisis de la tutoría
grupal (semestral) y entregará fotocopia a su jefe de departamento, quien a su vez lo
validará para turnarlo al coordinador de carrera correspondiente para el análisis de
datos.

4.1. Origen

La propuesta de una acción correctiva o preventiva puede partir de cualquier

miembro de los Colegios “PITAGORAS” o incluso de los usuarios.

Las acciones correctivas se originan, en términos generales, como

consecuencia de:
− Detección de no conformidades de pequeño alcance pero repetitivas o de
gran alcance, cuya apertura es establecida por los responsables
implicados.
− Análisis de la satisfacción de los usuarios.
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− Revisión del Sistema por la Dirección.

Las acciones preventivas pueden originarse, en términos generales, como

consecuencia de:
− Análisis de los datos registrados en los Colegios “PITAGORAS” sobre
actividades relacionadas con la calidad en los procesos de prestación del
servicio.
− Análisis de los datos facilitados por los usuarios...

4.2.- Registro

Toda acción correctiva o preventiva es registrada por los responsables de su

definición en un formato, indicando
− origen de la acción: no conformidad, auditorias (internas o externas),
reclamaciones usuarios, mejora continua, etc.…
− identificación y análisis de las causas,
− descripción detallada de las acciones propuestas,
− asignación de responsables,
− asignación de responsable del seguimiento y cierre.

La dirección asigna al responsable de implantación y de seguimiento y cierre

de las acciones.

Tras el estudio de las causas y una vez definida la acción, el responsable

correspondiente remite una copia del Informe al personal designado como
responsable de la implantación de la acción y el original lo entrega al
responsable del seguimiento y cierre de la acción.

4.3.- Implantación y seguimiento

El responsable de la implantación de la acción debe proceder a su aplicación,

planificando las diversas actividades que la acción suponga con el fin de
tenerla totalmente implantada (con evidencias objetivas que lo demuestren)
en el plazo fijado, de forma que se pueda verificar la eliminación de las
causas de las anomalías detectadas.

El responsable del seguimiento de las acciones verifica que se llevan a cabo y

controla la eficacia de las mismas.

Si en el transcurso de la implantación, el responsable asignado verifica que la

acción no es suficientemente eficaz, debe promover una nueva evaluación de
la situación para definir otra acción. Esta nueva definición se gestiona de
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igual forma que la original. Esto último no es de obligatoria aplicación a las

acciones de mejora.

4.4.- Cierre

Al término de la implantación de la acción correctiva y una vez verificada su

efectividad, o bien cuando se defina una nueva acción correctiva por la
ineficacia de la inicialmente definida, el responsable asignado procede al
cierre de la acción mediante la firma del Informe y la anotación del resultado
obtenido.

El cierre de la acción preventiva se realiza por el responsable asignado tras

comprobar que ha sido implantada. Su efectividad sólo podrá ser evaluada a
largo plazo, mediante el análisis del mismo tipo de información que sirvió de
base para su definición.

A continuación, el responsable del cierre remite el Informe al Coordinador de

Calidad para su archivo.

5. RESPONSABILIDADES

Los responsables asignados para la definición de las acciones correctivas y

preventivas son, en función del origen de la acción, los indicados en la
siguiente tabla:

ACCIONES CORRECTIVAS
ORIGEN DE LA ACCIÓN
No conformidades de pequeño alcance
pero repetitivas o de gran alcance.
Desviaciones detectadas en auditorías
internas o externas
Análisis de la satisfacción del cliente
Revisión del Sistema por la Dirección
RESPONSABLE DE LA DEFINICIÓN
Responsable de Área o Departamento donde
se origina la no conformidad (*)
Responsable del Área o Departamento
auditada (*)
Responsable del Área o Departamento
implicada en la reclamación (*)
Responsable Área
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ACCIONES PREVENTIVAS
ORIGEN DE LA ACCIÓN RESPONSABLE DE LA DEFINICIÓN
Acciones preventivas relacionadas con el
Dirección
Sistema de Gestión de la Calidad
Resto de las acciones preventivas Responsable del Área que propone la acción

(*) Si en el origen de la acción correctiva, están implicados varias Áreas o

departamentos, en su definición intervendrá la dirección, asignando
responsables de implantación, plazo para la misma y responsables de
seguimiento y cierre.

Las propuestas de modificación o mejora continua de actividades deben

dirigirse por escrito al Responsable y si éste considera de interés la
propuesta, insta al Director General de los colegios PITAGORAS a que
defina la acción de mejora.

6.- CONTROL DE LOS REGISTROS

Los informes firmados por los miembros que han definido la acción se
identifican con el siguiente código asignado:

XX-YY/ZZ
Donde:
XX- Grupo de dos letras que identifica el tipo de acción: correctiva (AC),
preventiva (AP).
YY- Dos últimos dígitos del primer año del curso académico.
ZZ- Grupo de dos dígitos que indica el número correlativo de la acción
correctiva, preventiva o de mejora.

7. ANEXOS.

Anexo 1: Control de modificaciones.

Anexo 2: Registro de Acción Correctiva/Preventiva
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ANEXO 1

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Modificación Fecha

0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones Marzo 2011

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ANEXO 2 FPr 8.5 - 01

REGISTRO DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA

Nº: AC-AP
REGISTRO DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA Fecha:
Correctiva Preventiva

DEFINICIÓN

1. ORIGEN DE LA ACCIÓN (No Conformidad, etc.):

2. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS DE LA SITUACIÓN

RESPONSABLE DE DEFINICION

Fecha:
3. PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN
Plazo
Actividad Responsable Plazo real
previsto

4. RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO Y CIERRE:

RESP. IMPLANTACIÓN RESP. SEGUIMIENTO Y CIERRE

Fecha: Fecha:

CIERRE

1. RESULTADO DE IMPLANTACIÓN DE LA ACCIÓN (EFICACIA):

2. NUEVA ACCIÓN
Fdo.:
SI Nº nuevo Informe:
¿Procede? Fecha:
NO