Тема: Импорт таблицы. Установка связей между таблицами.
Цель: научиться импортировать таблицы MS Excel в таблице Ms Access, а также научиться
связывать таблицы. Оборудование: ПК. Операционная система Windows, СУБД Ms Access.
I. Правила ТВ. II. Методические советы.
III. Индивидуальная задача
1. В MS Excel на листе1 набрать две таблицы, значения которых приведены в приложении.
Данные двух таблиц с листа1 импортировать в таблицу (табл. 1, табл. 2) файла базы данных Ms Access двумя средствами: первую таблицу – с помощью Мастер импорта; вторую таблицу – используя Буфер обмена. 2. В открывшемся окне Схема данных СУБД Ms Access построить и идентифицировать межтабличные связи.
IV. Ход выполнения
Технология выполнения задания 1 В этой задаче необходимо создать таблицы базы данных разными средствами. Технология импорта таблиц из MS Excel в MS Access. • Создать базу данных (файл) MS Access, содержащую две таблицы входных данных (табл. 1, 2). Файл базы данных сохранить в рабочей папке пользователя под содержимым (например, Z5: ).
Используйте Мастер импорта для создания таблицы 1.
• В MS Excel необходимо создать именованные диапазоны, для этого выделить таблицу, начиная с наименования полей, выполнить команду Вставка/имя/Присвоить и присвоить имя таблицы и выполнить команду Сохранить как, дав имя файла. • В MS Acces открыть базу данных, выбрать вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать. В открывшемся окне диалога Новая таблица выбрать режим Импорт таблиц и нажать кнопку ОК. • Запускается Мастер импорта таблиц. В появившемся окне Импорт в строке Тип файлов выбрать тип MS Excel, указать местонахождение файла, выделить файл и нажать на кнопку Импорт. • В открывшемся окне диалога Файл из электронной таблицы имеем несколько писем или диапазонов. Отмечаем именуемые диапазоны, выбираем подходящую таблицу и нажимаем на кнопку Далее для перехода в другое окно диалога. • В следующем окне диалога устанавливаем флажок для использования данных первой строки в качестве заголовков полей таблицы и нажимаем кнопку Далее для перехода к следующему окну диалога. • В следующем окне диалога отмечаем сохранение данных таблицы в новой таблице и нажимаем на кнопку Далее для перехода к следующему окну диалога. • В следующем окне диалога описываем каждое импортированное поле таблицы и нажимаем кнопку Далее для перехода к следующему окну диалога. • В следующем окне диалога создаем ключевое поле. Ключевое поле можно создать автоматически, самостоятельно или не создавать, и нажимаем на кнопку Далее для перехода к следующему окну диалога (так как Таблица 1 не имеет ключевого поля). • В следующем окне диалога присваиваем имя импортируемой таблицы Таблица 1 и нажимаем кнопку Готово. Если импорт таблицы выполнен правильно, на экране отображается окно, в котором уведомляется о завершении импорта.
Создаем Таблицу 2 с помощью Буфера обмена, используя следующую технологию:
• В MS Excel выделяем таблицу, начиная с наименования полей. • Активизируем меню Правка/Копировать. • Открываем MS Access вкладку Таблицы, активизируем меню Правка/Вставить. • На экране появляется окно диалога с запросом Содержит ли первая строка данных заголовки столбцов? После нажатия на кнопку Да на экране появится сообщение о завершении импорта таблицы. Нажимаем кнопку ОК. Система автоматически присваивает имя таблицы, соответствующему названию листа MS Excel. Необходимо ввести содержание таблицы. Для этого: • Выделяем таблицу, с помощью правой клавиши мыши вызываем контекстное меню. • Выбираем команду Переименовать. • Присвоим нашей таблице имя Таблица 2. Открываем таблицу в режиме Конструктор и устанавливаем Ключевое поле с помощью кнопки , которая расположена на панели инструментов.
Технология выполнения задания 2
При установлении связей между таблицами выбираем поле, содержащее ту же информацию, MS Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание связей: • Открыть окно Схема данных, выполнив команду Сервис/Схема данных или нажав кнопку Схема данных на панели инструментов. • Открыть окно Добавить таблицу, выполнив команду Связь/Добавить таблицу или нажав кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. В открывшемся окне Добавить таблицу выделить две таблицы, нажать на кнопку Добавить и на кнопку Закрыть. В окне диалога Схема данных появятся две связываемые таблицы. • Для связывания таблиц выбрать поле первой таблицы и переместить его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы. На экране откроется окно Связи, содержащее имена связующих полей, в котором требуется установить параметр Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать. • Состоится возврат в окно диалога Схема данных, где видна установленная связь между таблицами. Приложение Рыночные цены, руб. Таблица 1 Дата Код товара Бессарабский Колхозный Владимирский рынок рынок рынок DT KODT CENA1 CENA2 CENA3 02.11.19 101 9,00 8,50 9,50 02.11.19 102 10,50 10,00 11,50 02.11.19 103 6,00 5,50 7,00 02.11.20 101 10,50 10,00 11,50 02.11.20 102 14,00 13,50 15,00 02.11.20 103 8,50 8,00 9,00 14.11.19 101 10,00 10,00 12,00 14.11.19 102 12,00 11,00 12,50 14.11.19 103 7,50 7,00 8,00 14.11.20 101 12,00 11,50 13,00 14.11.20 102 16,00 15,00 18,00 14.11.20 103 8,50 8,00 9,00 22.11.19 101 10,50 10,00 12,00 22.11.19 102 12,50 12,00 15,00 22.11.19 103 8,00 7,50 9,50 22.11.20 101 14,00 13,50 18,00 22.11.20 102 19,00 18,00 21,00 22.11.20 103 9,50 9,00 12,00 Таблица 2 Справочник товаров
Код Наименование товара товара KODT NAMET 101 Говядина 102 Свинина 103 Сало
IV. Контрольные вопросы.
1. Мастер импорта. 2. Понятие таблицы, поля и записи таблицы. 3. Дайте определение первоначального и альтернативного ключа таблицы. 4. методы сотворения таблиц в MS Access. 5. Определение типов взаимосвязей (отношений) между таблицами, которые можно реализовать в MS Access. 6. Последовательность установления связей меж таблицами.
