Proyecto: Desarrollo de software para el manejo de los datos contables

para la empresa ORCONSA S.A

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PERFIL DEL PROYECTO

Fecha: 02 de Setiembre de 2008 Número de proyecto: 01
I. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del proyecto
Desarrollo de software para el manejo de los datos contables para la empresa
ORCONSA S.A
Área funcional Nombre del solicitante
Administración y Contabilidad de la Ornamentales de Concepción S.A
empresa
Nombre del líder del Proyecto de TI y del Proyecto de Negocio
Wilmer Murillo Araya
II. DETALLE DEL PROYECTO
Problema o necesidad de negocio a resolver
* El problema de controlar y registrar de forma manual todos los movimientos y
transacciones que se realizan en la empresa: costos directos, indirectos, gastos, ingresos,
en fin, todos los datos necesarios para el manejo adecuado de la contabilidad, es la
causa de que este proceso sea bastante lento y tedioso, debido a que el contador necesita
mensualmente todas las facturas y comprobantes de pago para realizar su trabajo,
además, existe la posibilidad de que se pierda algún documento necesario para tal efecto
en el transcurso del mes. Por otra parte, todos los documentos se almacenan en
archiveros dentro de la empresa.
* Afecta al área administrativa de la misma, así como la eficiencia del sistema contable.
* Lo que genera inversión de tiempo y dinero innecesarios debido a la ineficiencia del
sistema de registro de cuentas, datos y documentos, así como el uso de espacio dentro
de la empresa para mantener los archivos. Se produce desorden a la hora de realizar la
contabilidad mensualmente como consecuencia de todos los documentos requeridos
para conocer todos los movimientos efectuados durante el período.
Descripción de la Idea /Iniciativa
Con el fin de llevar a cabo con éxito el proyecto se propone la siguiente metodología:
Analizar el problema que la empresa desea corregir, en este caso, el manejo manual de
todos los datos contables y uso de archiveros para conservarlos, para poder establecer
los requerimientos del sistema; mediante reuniones con la alta dirección de la empresa,
para conocer sus objetivos y realización de lluvia de ideas. Una vez definidos, los
requerimientos se documentarán haciendo uso del presente documento, así como de las
plantillas existentes para tal fin en el Estándar IEEE, basándose en el concepto de Casos
de Uso. Posteriormente se procederá con el análisis, diseño y modelado del proyecto,
finalmente, se entregará a la empresa un prototipo funcional del sistema, cuyo grado de
completitud se establecerá previamente.
Objetivos Estratégicos
* Mejorar la tecnología de punta para el manejo de la organización, con el fin de lograr
y mantener un nivel de eficiencia competitivo.
* Buscar soluciones integrales a los problemas que se presentan para lograr la
excelencia en el desempaño de la empresa.
Objetivo del Negocio
Mejorar la eficiencia de la empresa, mejorando el manejo de información dentro de la
misma.
Beneficios/ Impacto en la organización
El desarrollo e implantación del sistema traerá a la empresa grandes beneficios,
mejorando la eficiencia mediante la reducción y eliminación de tiempos y movimientos,
lo que conlleva a una disminución en los costos.
Entregas
* Permitirá el registro y almacenamiento de todos los movimientos realizados en una
base de datos, además el software cuenta con una interfaz gráfica de usuario amigable,
que le permite al usuario el fácil y rápido acceso a la información registrada, de manera
que los funcionarios autorizados que requieran conocer algún dato podrán consultarlo
en cualquier momento, sin necesidad de ir a buscar a los archiveros o correr el riesgo de
que otra persona los esté utilizando en ese momento.
* Agilizará el proceso contable gracias al rápido y fácil acceso que tendrá el contador
cada mes a las transacciones monetarias de ese período necesarias para llevar la
contabilidad. Con este beneficio se reducirá la cantidad de horas para efectuar esta tarea,
con lo cual disminuirán los costos y se incrementará la eficiencia del proceso al hacer
un mejor uso del recurso tiempo.
* El espacio disponible dentro de la empresa aumentará al eliminar los archivos donde
Entregas
* Permitirá el registro y almacenamiento de todos los movimientos realizados en una
base de datos, además el software cuenta con una interfaz gráfica de usuario amigable,
que le permite al usuario el fácil y rápido acceso a la información registrada, de manera
que los funcionarios autorizados que requieran conocer algún dato podrán consultarlo
en cualquier momento, sin necesidad de ir a buscar a los archiveros o correr el riesgo de
que otra persona los esté utilizando en ese momento.
* Agilizará el proceso contable gracias al rápido y fácil acceso que tendrá el contador
cada mes a las transacciones monetarias de ese período necesarias para llevar la
contabilidad. Con este beneficio se reducirá la cantidad de horas para efectuar esta tarea,
con lo cual disminuirán los costos y se incrementará la eficiencia del proceso al hacer
un mejor uso del recurso tiempo.
* El espacio disponible dentro de la empresa aumentará al eliminar los archivos donde
se guardan los registros de transacciones en documentos impresos y facturas originales.
Por otra parte, se eliminarán los tiempos requeridos para realizar dicha labor, con lo que
disminuyen los costos de operación y mano de obra indirecta.
* Permitirá un mejor control sobre las transacciones realizadas por parte de la
administración, con lo cual se reduce la probabilidad de pérdida de información, dinero
y a la vez hará el proceso de toma de decisiones más eficiente, al reducir el tiempo
necesario para conocer información requerida para tal efecto.
Costo preliminar estimado ($/hora) Duración preliminar estimada
Un programador 8032 colones/ jornada 8 (Semanas)
horas diarias 10
401600 colones
Restricciones o limitaciones
Por tratarse de un proyecto con fines académicos, como requisito del curso Sistemas de
Información, el prototipo final del sistema quizá no tenga todas las funcionalidades
requeridas por la empresa para solventar su problema y sólo lo soluciones de forma
parcial.
Involucramiento de otros departamentos
*Compras
*Ventas
*Administración