Aplicando Tecnologia Na Gestao de Eventos

APLICANDO TECNOLOGIA NA
G E S TÃO DE E V E NTOS
técnicas e ferramentas para revolucionar a sua organização
Tecnologia aplicada à gestão de eventos Compartilhe essas dicas :-)
SUMÁRIO
Introdução �� 3 Utilizando a tecnologia para superar os desafios �� 12

O que você irá aprender neste e-book �� 3 Realizando conexões sociais �� 13
O papel da tecnologia no �� 4 Otimizando a execução do planejamento �� 14
mercado de eventos �� 4 Construindo uma ponte entre o físico e o digital �� 14
Tornando a gestão do seu evento mais receptiva à adoção de Tornando a presença do evento perene �� 15
novas tecnologias �� 5 Capturando e processando novos dados �� 16
Porque aplicá-lo à organização de eventos�� 6 Aplicando os novos conhecimentos na prática �� 18
Os cinco pilares do GTD�� 6 Ticketing & Credenciamento �� 19
Por que utilizar o �� 6 Engajamento e networking �� 22
método GTD? �� 6 Analytics para eventos�� 25
3�3 Como implementá-lo �� 8 Administrando as novas �� 28
Conhecendo o seu evento �� 9 soluções tecnológicas �� 28
e seus desafios �� 9 Conclusão �� 29
2
INTRODUÇÃO
A O que você irá aprender neste e-book

cada dia que passa, surgem novos serviços e gadgets da
moda, constantemente pautados pela promessa de transfor-
mar aspectos fundamentais das nossas vidas pessoal e pro-
fissional. Termos como “internet das coisas”, “wearables”, “big data” e Conheça técnicas de gestão mais amigáveis à adoção de novas
tantos outros recebem um destaque crescente na mídia� Paralela- soluções tecnológicas;
mente, um número gradual de fornecedores do mercado de eventos
partem da tecnologia como elemento central na construção de suas Compreenda melhor as forças e as fraquezas dos seus eventos;
propostas de valor�
Saiba como a tecnologia pode ajudá-lo a suprimir as fraquezas
Nesse cenário em ebulição e constante mudança, é impressionante notar identificadas;
a quantidade de organizadores que permanecem presos ao passado,
tementes do que todo esse hype possa lhes reservar� Ainda assim, não há Saiba como a tecnologia pode ajudá-lo a obter mais inteligência,
como negar que a tecnologia transformou todos os aspectos da indústria otimizar processos e engajar a sua audiência�
de eventos ao longo dos últimos 15 anos, influenciando a forma como
planejamos, produzimos e executamos eventos� A despeito de todas
as mudanças, seu objetivo central permanece o mesmo: reunir pessoas�
Hoje, no entanto, a reunião de pessoas pode já não pressupor apenas

encontros físicos, e o escopo dos eventos passou a contemplar uma
série de novos formatos e possibilidades� Nesse cenário, a tecnolo-
gia encontrou um espaço para exercer um papel profundamente
transformador� Para diversos organizadores, no entanto, sua im-
plementação ainda constituiu um ato de fé. Confira neste e-book
argumentos que permitirão que essa decisão ultrapasse o plano das
suposições, encontrando argumentos práticos�
3
O PAPEL DA TECNOLOGIA NO
MERCADO DE EVENTOS
F
oi-se o tempo em que a contemplando não apenas a rela- ponível, por vezes necessário para do as pretensões e expectativas do
organização de um evento ção entre participantes e o even- a execução das novas demandas organizador� Por isso, é importante
consistia apenas na reunião to, mas também os processos de que venham a surgir� Portanto, compreender que a tecnologia,
de participantes, agrupando-os gestão interna� otimizar processos, tornando-os quando aplicada a eventos, pode
em torno de palestrantes com mais eficientes e ágeis, é absolu- agir tanto de maneira direta sob o
algo relevante a dizer� Cada vez A medida que o escopo dos even- tamente fundamental� participante, tornando-se um pon-
mais, a audiência clama por uma tos cresce, a complexidade de to de contato entre ele e o evento;
experiência realmente imersi- sua execução aumenta na mes- Nesse cenário, a tecnologia pode e também operando por debaixo
va, que a posicione no centro da ma proporção� Naturalmente, exercer um papel transforma- dos panos, provocando melhorias
ação� Isso pode ser traduzido das existem barreiras práticas que dor, permitindo que organizadores diversas nos processos de gestão�
mais diferentes formas, e tende podem impedir que organizado- se tornem cada vez mais ambicio-
a mudar drasticamente a manei- res contemplem suas ambições� sos em relação à maneira como
ra como eventos são pensados e O custo costuma ser a principal projetam as interações entre parti-
executados� Para tanto, mudan- delas, atrelado a limitações no cipantes e o evento� Seu caráter é,
ças estruturais são requeridas, incremento da mão de obra dis- desse modo, facilitador, viabilizan-
4
TORNANDO A GESTÃO DO SEU EVENTO MAIS

RECEPTIVA À ADOÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS
O
rganizar um evento é um ticas. É comum que a desconfiança
trabalho para poucos� recaia sobre o processo de imple-
Confira no próximo capítulo seus detalhes, no que ele
São diversos objetivos mentação, julgando que ele será
consiste e como pode auxiliar sua organização a otimizar
que se desdobram em um sem nú- penoso a ponto de não justificar
processos e se tornar mais propensa à adoção de novas
mero de tarefas, por vezes associa- os eventuais benefícios que possa
soluções tecnológica�
das a uma logística capaz de causar trazer� É provável que a adoção de
arrepios no mais experiente dos novas tecnologias e serviços possa
profissionais. Por esse motivo, é fá- exigir uma mudança de mentali-
cil compreender porque a máxima dade mais profunda, que implique
que afirma que “não se mexe em também em transformações na
time que está ganhando” é tão forma como o evento é gerido�
presente no mercado de eventos�
Ajustes e pequenas otimizações A flexibilização de processos é um
que, a princípio, não deveriam de- caminho natural para tornar o even-
mandar maiores esforços, acabam to mais receptivo a novidades� Para
se tornando difíceis� A implemen- tanto, a adoção de um método de
tação de novas ferramentas, em organização e produtividade que
particular, costuma causar pânico permeie toda a gestão pode ser
em diversos organizadores� uma boa pedida� As alternativas
são inúmeras, e você deve escolher
O desejo por renovação é persis- aquela que melhor lhe convir� Neste
tente, o tempo para fazê-lo, entre- e-book, sugeriremos o método
tanto, é escaço� Isso faz com que GTD, devido à sua baixa curva de
muitos se mantenham utilizando aprendizado e grande flexibilidade.
soluções defasadas e pouco prá-
5
POR QUE UTILIZAR O

MÉTODO GTD?
O Os cinco pilares do
GTD, sigla que, em in- suficiente para que se adapte à acabam se convertendo em um
glês, corresponde à “get- necessidade dos mais diversos elemento central da organização
ting things done” – tra- profissionais e, ao mesmo tempo, do evento, a despeito de sua com-
GTD
duzível como “fazendo acontecer” oferece uma estrutura de refe- plexidade e falta de praticidade�
–, é um método orientado à orga- rência bastante acessível� Sua O GTD permite que toda a equipe
É importante compreender que o
nização e produtividade aplicável a prática, naturalmente, exige um gerencie os aspectos do evento
GTD nada mais é do que um siste-
projetos diversos� Em suma, a ideia processo de adaptação� A cur- que lhe cabem a partir de uma
ma organizacional, portanto, não
é otimizar a execução das tarefas va de aprendizado, no entanto, mesma lógica, de maneira mais
tem por objetivo criar regras em
que você precisa fazer para que, é pouco íngreme, e seu caráter clara, objetiva e compreensível�
torno da forma como você realiza
dessa forma, disponha de tempo geral o torna perfeito para conso-
o seu trabalho� Ao invés disso, seu
para aquilo que, de fato, deseja lidar o uso de novas ferramentas Além disso, a adoção do GTD
foco é na captura das tarefas que
fazer� Criado por David Allen, con- e soluções em uma organização� implica em uma mudança de
você têm a fazer, organizando-as e
sultor de produtividade, o GTD mentalidade que pode servir de
priorizando-as� Dessa forma, o GTD
busca facilitar a visualização das Porque aplicá-lo incentivo para a implementa-
se baseia em cinco pilares para que
tarefas a serem executadas, per- ção de novas ferramentas� As
mitindo uma melhor priorização à organização de velhas planilhas do Excel tendem
aqueles que o adotem se organi-
zem e, posteriormente, mantenha-
de cada um dos itens� eventos a perder espaço, em prol de pla-
-se organizados�
taformas online criadas com o
Um dos grandes benefícios do intuito específico de gerir proje-
GTD é a sua flexibilidade en- É comum que organizadores pau- tos� Ao mesmo tempo, produz-se
quanto método� Existem pro- tem a gestão dos seus eventos também maior abertura para a
tocolos gerais que garantem em checklists compostos por uma criação de um fluxo de trabalho
alguma consistência à sua prática, infinidade de tarefas, por vezes, extremamente dinâmico, propício
todavia, não há, de fato, certo organizadas em planilhas pouco a constantes otimizações e corre-
ou errado� Isso o torna vago o compreensíveis� Tais planilhas ções de rota�
6
Capturar Esclarecer Organizar Refletir Enfrentar
1� Capturar 2� Esclarecer 3� Organizar 4. Refletir
Capture tudo aquilo que você Você deve expor com clareza Após o levantamento das tarefas Após organizar suas tarefas, já é
tem a fazer, sejam tarefas recor- aquilo que tem a fazer� Portanto, a serem executadas, está na hora possível analisá-las de uma ma-
rentes, pontuais ou, até mesmo, ao invés de simplificar o registro de categorizá-las e, em seguida, neira mais sistêmica� Quais são
ideias que você deseja colocar em de uma tarefa, segmente-a em priorizá-las� Você pode utilizar o as tarefas que podem ser execu-
prática� Registre cada uma dessas etapas executáveis� Por exemplo, recurso de tags do Trello para criar tadas agora mesmo? Quais são
tarefas da maneira que lhe for se você criou a tarefa “encontrar categorias associadas a cores� Por as tarefas que devem, de fato,
mais conveniente: pode ser em novo palestrante”, destrinche-a exemplo, a cor vermelha poderá serem executadas agora mesmo?
um caderno ou em um arquivo de em uma série de atividades me- representar tarefas relativas à Em um cenário ideal, a primeira
notas no computador� Se a ideia nores que permitirão que você comunicação do evento, enquanto tarefa a ser realizada é aquela
é repensar de vez a sua estrutura atinja o seu objetivo final. Nessa a cor azul diz respeito à infraestru- que resulte da intersecção desses
organizacional, pode ser um bom etapa, você já pode delegar as tura� No Trello, a priorização pode questionamentos� Esse processo
momento para experimentar uma tarefas aos seus respectivos res- se dar a partir da criação de listas� permite que você reflita sobre
ferramenta mais adequada à ges- ponsáveis� O Trello permite que Aqui a flexibilidade do GTD começa os seus próximos passos, obser-
tão de projetos, como o Trello� Sua você associe um cartão – que, no a se fazer mais presente� É comum vando com mais clareza o escopo
curva de aprendizado é baixíssima GTD, corresponderá a uma tarefa que a prioridade de uma tarefa seja total do seu projeto�
e sua flexibilidade enquanto plata- – a um responsável que será devi- associada ao seu prazo de entrega,
forma é das mais adequadas para damente notificado. no entanto, fica inteiramente ao
a aplicação do GTD� critério do organizador�
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5� Enfrentar 3.3 Como implementá-lo

Chegou a hora de colocar a mão na Implementar um novo método organizacional em detrimento de outro exige, sobretudo, comprometimento
massa! Agora você já pode discernir com a mudança� É fácil acomodar-se com os processos que já estão devidamente estruturados, no entanto, é
com clareza a próxima tarefa a ser importante ter consciência de suas fragilidades, mantendo-se disposto a melhorá-lo sempre que possível� A
executada� Eventualmente, você adoção do GTD ou métodos similares também pressupõem uma grande oportunidade para que a organiza-
poderá se assustar com o volume ção se torne mais receptiva a adoção de novas tecnologias� A forma como o método é implementado, inclusi-
de coisas a fazer� Se isso acontecer, ve, tende a exercer grande influência sobre a maneira como a organização passa a encarar a tecnologia.
tenha em mente a velha máxima:
tudo a seu tempo� Você não precisa Devido a sua imensa flexibilidade, a adoção do GTD pode acontecer de diversas formas� Ainda que
ou deve abraçar tudo de uma única planilhas ou outras ferramentas mais convencionais possam ser utilizadas para tanto, existe um grande nú-
vez� Escolha o próximo passo mais mero de plataformas online que, associadas ao GTD, tendem a tornar a gestão do evento mais eficiente e
lógico, agarre-se ao seu término e, ágil� Uma dessas alternativas é o Trello, já citado anteriormente� Seu caráter colaborativo, partindo de uma
só em seguida, considere a realiza- lógica similar ao de kabans – sistema de controle de fluxo de tarefas bastante popular entre gestores de
ção de outra tarefa� empresas dos mais diversos segmentos – o torna bastante adequado como companheiro do GTD.
Trello
Para auxiliá-lo na implementação
do GTD no seu evento, clique aqui e www.trello.com
confira o quadro modelo que criamos
no Trello! Ele contempla diversas
tarefas que costumam ser inerentes à
organização de eventos, associadas a
tags de cada área, e organizadas em
listas de prioridade� Você pode compiá-
lo para o seu próprio perfil no Trello,
compartilhando com todo o seu time!
8
CONHECENDO O SEU EVENTO

E SEUS DESAFIOS
A
gora que você tornou Se você optou pela adoção do estruturá-lo, de maneira a buscar ção� É ainda interessante notar
a gestão do seu evento GTD, pode estipular como tarefa a compreensão não apenas dos que as forças e fraquezas costu-
mais receptiva à adoção o mapeamento de problemas desafios enfrentados pelo seu mam indicar questões internas da
de novas ferramentas e tecnolo- e necessidades no seu evento, evento, como também das suas organização, enquanto as oportu-
gias, é chegada a hora de com- reunindo o seu time com o intuito qualidades e potenciais� Umas das nidades e ameaças se relacionam
preender de maneira mais clara de discutir tais questões� Essa, técnicas mais populares para ma- a fatores externos, nem sempre
como elas podem, efetivamente, inclusive, pode ser estabelecida peamento de forças e fraquezas, completamente passíveis de con-
ajudá-lo� Soluções direcionadas como uma atividade recorrente, seja em empresas, produtos ou trole� Ela pode ser aplicada de
especificamente ao mercado de garantindo uma compreensão organizações, é a chamada análise duas formas:
eventos ou que possam serví-lo contínua do potencial de melho- SWOT� A sigla, que tem origem
adequadamente, compreenden- ria do evento� Solicitar aos par- na língua inglesa, é representati- Como uma ferramenta de
do as mais variadas demandas, ticipantes que enviem críticas e va dos termos forças, fraquezas, brainstorming, incitando
já existem aos montes� Pode sugestões há muito é uma prática oportunidades e ameaças (stren- discussões em torno do evento;
ser tentador abraçar as diversas comum no mercado, no entanto, gths, weaknesses, opportunities,
promessas atreladas aos discur- nem todos os organizadores se threats)�
sos de venda de cada uma dessas atentam às percepções de seu Como uma ferramenta
ferramentas, no entanto, nesse próprio time� Criada em meados dos anos 60, sofisticada para mapeamento
momento, é importante buscar desde então, a análise SWOT per- e análise de forças internas e
clareza quanto às reais neces- Para que esse mapeamento se manece atual, se mantendo tão externas�
sidades do seu evento� torne mais efetivo, você pode útil quanto na época de sua cria-
9
Oportunidades
Como forma de estimular a discussão em torno de cada
um dos itens que compõem a análise SWOT, você pode Quais oportunidades você consegue observar?
utilizar as perguntas que listamos a seguir: Quais as tendências têm se estabelecido no segmento?
Quais tecnologias podem ser aplicadas à sua organização?
Quais mudanças em padrões sociais podem exercer um impacto

Forças
positivo sobre o seu evento?
Quais as vantagens que a sua organização e evento possuem quan-

do comparados a outros?
Ameaças
O que você julga fazer melhor que outros? Quais os obstáculos você enxerga?
Quais características tornam o evento e sua gestão únicos? O que a concorrência tem feito de melhor?
O que outros do mesmo segmento observam como forças do seu As novas tecnologias tem se caracterizado como possíveis ameaças
evento e sua organização? ao seu evento?
Quais as suas principais propostas de valor? A sua organização enfrenta problemas de fluxo de caixa?
Algumas das fraquezas levantadas podem ameaçar seriamente o

Fraquezas
seu evento?
O que você acredita que poderia ser melhorado?
O que deveria ser evitado?
O que outros do mesmo segmento observam como fraquezas do

seu evento e sua organização?
Quais aspectos tornam seu evento ou sua gestão pouco competitivos?
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No contexto da organização de eventos, ainda que um mapeamento

detalhado possa ser de grande utilidade, a aplicação da análise de
SWOT enquanto ferramenta de brainstorming já deve ser capaz de sur-
prir as demandas� O Trello, mais uma vez, pode auxiliar na constru- ACESSE O QUADRO DO TRELLO AGORA MESMO
ção da análise, onde diferentes listas reunirão as forças, fraquezas,
oportunidades e ameaças levantadas sob a forma de cards. Confira o
quadro que preparamos para auxiliá-lo na aplicação da análise�
Trello
www.trello.com
UTILIZANDO A
O
impacto da tecnologia no mercado de eventos, de maneira
geral, tem sido mais evolucionário do que revolucionário�
TECNOLOGIA PARA
Ano após ano, surgem soluções cada vez mais capazes e
abrangendo um escopo de necessidades maior� Ainda assim, as mu-
danças decorrentes de sua influência sobre esse mercado nem sempre
SUPERAR OS DESAFIOS são tão evidentes, já que, em última instância, o objetivo central dos
eventos – reunir pessoas em torno de propósitos diversos, como
aprendizado ou networking – permanece o mesmo.
Por esse motivo, após identificar os desafios do seu evento, é funda-

mental compreender quais deles podem ser superados com o auxílio
da tecnologia� Não se deixe enganar por soluções supostamente mila-
grosas ou que prometem suprimir seus problemas sem maiores es-
forços� Bons fornecedores de tecnologia são honestos ao apresentar
suas propostas de valor, oferecendo o suporte necessário para que os
resultados possam ser alcançados a partir de um trabalho concreto de
implementação e uso da solução�
Dito isso, é comum que a adoção de novas tecnologias em eventos

exerça maior influência sobre cinco pilares: realização de conexões
sociais; otimização e execução do planejamento; convergência entre
digital e analógico; fortalecimento e manutenção da imagem do even-
to; e a captura e processamento de dados. A partir dos desafios levan-
tados na análise SWOT, você pode buscar identificar quais deles se
encaixam em algum dos cinco pilares citados� Dessa maneira, se
torna mais fácil compreender qual o impacto potencial que a tecnolo-
gia pode exercer na sua organização�
12
Realizando conexões sociais
Até meados dos anos 2000, LinkedIn, Facebook e Twitter eram termos
que não diziam nada a ninguém� Desde então, tornaram-se um ele-
mento essencial na vida pessoal e profissional de bilhões de pessoas
em todo o planeta, recebendo a alcunha de mídias sociais� A despeito
das particularidades de cada serviço, elas criaram um gigantesco senso
de comunidade no ambiente online, estabelecendo uma noção de que,
nesse meio, toda comunicação consiste em uma conversa, possuin-
do, portanto, duas vias�
Desde cedo, essa percepção em torno de um modelo de comunicação

de duas vias foi logo abraçado pela maioria dos usuários� Contudo,
durante muito tempo, diversas empresas demonstraram grande difi-
culdade em compreender e, sobretudo, abraçar essa nova dinâmica� O
conceito de comunicação aberta pressupunha que as empresas ab-
dicassem do completo controle que tinham sobre as mensagens que
veiculavam, em prol da construção de um diálogo inevitavelmente
mais transparente�
Não demorou para que a mesma dinâmica recaísse sobre a organiza-

ção de eventos, exigindo dos organizadores igual disposição e transpa-
rência na construção de sua presença online� Hoje, a maioria dos orga-
nizadores deixaram de lado o temor inicial, abraçando as mídias sociais
como um meio para construir, desde cedo, um relacionamento próxi-
mo junto aos participantes, compreendendo melhor suas expectativas�
É importante frisar, no entanto, que essa conexão social não é estabe-

lecida apenas entre participantes e organizadores, mas também entre
13
os próprios participantes� Em mesmos conteúdos� Com o de- de tickets, também otimizaram Construindo uma
tempos onde o networking é uma senvolvimento de plataformas de profundamente o processo de
das principais propostas de valor gestão baseadas em computação planejamento de um evento� Os
ponte entre o físico e
dos mais diversos eventos, o meio na nuvem, os organizadores já são organizadores puderam, dessa o digital
digital vem sendo observado capazes de colaborar de maneira forma, simplificar radicalmente
como um poderoso lubricante remota com o seu time e seus a logística necesária� Além disso,
social, facilitando contatos que, parceiros e patrocinadores, redu- os reflexos dessas soluções ultra- A medida que as tecnologias se
até então, poderiam não se con- zindo o tempo e custos anterior- passaram o momento das inscri- tornam mais humanas e acessíveis,
cretizar� Mais do que isso, antes mente despendidos� ções, promovendo aprimoramen- diminuem as barreiras entre os
mesmo do início do evento, po- tos na etapa de credenciamento, mundos físico e digital� Hoje todos
No início dos anos 2000, documen- que causaram redução em filas e portamos em nossos bolsos câme-
de-se também criar um senso de
tos, formulários de inscrição e afins melhora na percepção inicial dos ras capazes de registrar com sur-
comunidade que tende a fortale-
continuavam sendo entregues em participantes perante o evento� preendente qualidade o mundo
cer ainda mais todos os aspectos
versão física aos seus destinatários� que nos cerca e, ao mesmo tempo,
interativos e sociais do evento,
Ainda que a internet existisse há A variedade de novas tecnologias estamos rodeados por telas aptas
levando-os a um novo patamar�
alguns anos e já começassem a con- a serviço dos organizadores de a reproduzir o conteúdo registra-
solidar sua presença, a dependên- eventos tem causado uma mu- do com incrível fidelidade. Parale-
Otimizando a cia dos serviços de correio continu- dança de mentalidade no mer- lamente, as conexões de internet
execução do ava grande� Hoje, tudo isso pode cado como um todo� A cada ano cada vez mais velozes passaram
ser feito de maneira instantânea que passa, as pessoas se tornam a permitir que a transmissão do
planejamento a partir dos smartphones, e a nos- mais confortáveis com as solu- conteúdo produzido acontecesse
sa própria percepção em torno ções digitais e, consequentemen- instantaneamente, sem qualquer
da passagem do tempo mudou te, mais dispostas a experimentar latência perceptível�
A tecnologia certamenta já cau- drasticamente, acompanhada pelo as novidades que venham a surgir�
sou um grande impacto na ma- desejo de que tudo se resolva num Se antes o sentimento geral em Em um primeiro momento, toda
neira como organizadores de piscar de olhos� torno da tecnologia enquanto essa facilidade assustou diversos
eventos executam seu trabalho� aplicada a eventos era de decon- organizadores, tementes de que
Materiais impressos, como ma- As automações realizadas em fiança, hoje a tônica é outra, enca- transmissões não autorizadas de
pas e grades de programação torno dos sistemas de registro rando-a como uma oportunidade seus eventos pudessem afastar
têm desaparecido, dando lugar a de inscrição, catapultadas por a ser desbravada� novos participantes, já que eles
versões digitais e interativas dos plataformas para emissão online poderiam acompanhar tudo do
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conforto de seus lares� Fica cada -se confinando a um auditório. O público já espera transitar de pouca ou nenhuma influência
vez mais claro, no entanto, que tempo provou que, ao contrário maneira cada vez mais orgânica sobre as relações estabelecidas
encarar a tecnologia como inimiga da conclusão inicial de muitos entre as instânicas físicas e reais entre as pessoas� Desde o seu ad-
ou concorrente é completamente organizadores, a transmissão de um eventos, sem fazer maior vento, a internet vem rompendo
contraprodutivo� Compreender online de eventos não apenas não distinção entre ambas, e utilizan- as barreiras do espaço, conectan-
seu impacto no evento, buscando diminuiu o interesse em torno de do-as como complemento natural do de maneira instantânea pes-
capitalizá-lo, por outro lado, pode eventos presenciais, como o po- uma da outra� soas dos mais diversos locais do
ser uma excelente ideia� Tais avan- tencializou� globo� Do ponto de vista do mer-
ços, somados à visão e disposição Tornando a presença cado de eventos, isso vem provo-
dos organizadores, têm estabe- As últimas tendências implicam do evento perene cando uma profunda mudança na
lecido os conceitos de eventos que as novas tecnologias se tor- maneira como eles são experien-
virtuais e híbridos, permitindo nem naturalmente aptas à se in- ciados por seus participantes�
que pessoas de todos os cantos tegrarem ao mundo real, bastan- Existe uma visão romântica sobre
do mundo experienciem em tem- do disposição dos organizadores a ideia de um mundo hiperconec- As fases pré e pós-evento costu-
po real algo que, antes, mantinha- para fazê-lo� Além disso, o próprio tado, onde as distâncias exercem mavam ser associados à produção
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e posterior gestão dos resultados, O compartilhamento social deu eventualmente, fazendo com que gimento de uma série de novas
considerados, portanto, processos origem, inclusive, ao conceito que queiram mais� ferramentas capazes de proces-
internos, sem constituir um ponto vem sendo chamado de FOMO� A sar esses dados, transforman-
de contato direto com os parti- sigla tem sua origem no idioma in- Capturando e do-os em inteligência� Por conta
cipantes� Hoje, no entanto, essa glês (“fear of missing out”), e pode de tudo isso, hoje as empresas
barreira foi rompida, e os eventos ser traduzida, de maneira literal, processando novos podem construir perfis cada
já começam a ser vivenciados como “o medo de perder”. Em ou- dados vez mais precisos de seus clien-
antes mesmo de seu início, per- tras palavras, o medo de que, ao tes, permitindo que sejam mais
manecendo ativos em meio digital deixar de participar de um evento, assertivos na construção de seus
após seu término� Dessa maneira, possa-se perder uma experiência Nos últimos tempos, o termo “big produtos e serviços�
a tecnologia tem exercido um incrível� Diversos organizadores data” vem ganhando bastante
papel fundamental, tornando a já descobriram como as mídias destaque nos mais diversos seg- Essas mesmas informações podem
presença dos eventos perene na sociais podem ser utilizadas para mentos� Em suma, ele se refere auxiliar os organizadores de even-
memória de sua audiência� fomentar esse medo, aumentando a um grande conjunto de dados tos a obterem uma série de insights
a expectativa em torno do evento armazenados� Até então, no con- sobre seus participantes, operando
Isso tudo causou uma profunda e o número de participantes� texto do mercado de eventos, com maior eficiência, potencializan-
mudança na forma como as pes- esses dados costumavam se refe- do o retorno sobre investimento e,
soas esperam interagir com um Quando os eventos começam a rir apenas às informações coleta- em paralelo, construindo experiên-
evento� Hoje, as todos utilizam as viver fora de seu espaço físico e a das em formulários de incrição� cias incríveis� Para muitos, no en-
mídias sociais para compartilhar audiência passa a acompanhar de Seu processamento, portanto, era tanto, o conceito de big data ainda
suas expectativas em torno de perto a construção daquilo que bastante simplificado, mas seu soa como ficção científica, parecen-
sua participação em um evento� poderá vivenciar em um futuro valor enquanto fonte de inteli- do uma realidade distante e pouco
Após seu término, publicam ima- próximo, eles se tornam perenes� gência acaba sendo limitado na palpável� O que nem todos notam
gens, vídeos e comentários que Ao mesmo tempo, quando os par- mesma proporção� é que, na verdade, essa captura de
constituem uma percepção mais ticipantes passam a compartilhar dados já ocorre naturalmente� Se o
concreta aos olhos dos outros das suas experiências, exaltando sua O avanço e popularização da seu evento dispõe de um website,
experiências que tiveram� Cada participação a partir de memórias internet e de dispositivos móveis isso significa que você já está reali-
vez que o fazem, conectam-se fotográficas, eles eternizam o permitiu que o volume e comple- zando a captura de uma infinidade
com a marca do evento e a apro- evento, permitindo que outras xidade das informações geradas de dados, mediante informações
ximam de pessoas que, até então, pessoas tenham acesso a um aumentasse drasticamente� Da de tráfego e do comportamento
sequer o conheciam� pedaço restrito da experiência e, mesma forma, observa-se o sur- daqueles que o acessam�
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Se capturar dados hoje é fácil, seu processamento persiste como um

desafio. Por esse motivo, o número de empresas que pautam sua
proposta de valor – ou, pelo menos, parte dela – na conversão de da-
dos em insights que possam ser utilizados de maneira prática cresce
a cada dia� Hoje, diversas soluções de ticketing, plataformas mobile
para eventos e ferramentas de automação de marketing diversas
já processam automaticamente os dados capturados� Portanto, ao
invés de entregarem ao organizador números brutos e pouco inteligí-
veis, fornecem inteligência�
17
APLICANDO OS NOVOS
CONHECIMENTOS NA PRÁTICA
S
e você já delimitou os desafios do seu evento, compreendendo Com o intuito de auxiliá-lo nesses primeiros passos, confira a se-
como a tecnologia pode ser aplicada na sua resolução, está na guir como as soluções da mobLee e Sympla podem ser aplicadas
hora de conhecer as soluções e fornecedores disponíveis� Nesse em eventos, suprindo demandas específicas e se complementando
momento, bater um papo com os colegas, conhecendo suas experiências mutuamente� Para tanto, preparamos um passo a passo repleto de
e acatando suas sugestões, pode ser uma boa ideia� Encare esse processo dicas, de modo a expor com clareza os processos de implementa-
da mesma maneira que você encararia a compra de um novo carro: seja ção particulares de cada plataforma, seus benefícios em potencial
realista em relação ao seu orçamento, avalie com cautela todas as alterna- e, além disso, despir de vez a tecnologia de sua caracterização
tivas, não hesite em solicitar uma demonstração e atente-se à qualidade como bicho de sete cabeças ainda erroneamente imposta por mui-
do suporte técnico� tos organizadores�
É, sem dúvidas, tentador contratar fornecedores que se proponham a co-

brir integralmente todas as demandas tecnológicas do evento� Todavia, a
velha metáfora do pato, o animal que voa, anda e nada, sem fazê-los ENCARE ESSE PROCESSO DA MESMA MANEIRA QUE
com a devida maestria, pode se aplicar perfeitamente a essa questão� É VOCÊ ENCARARIA A COMPRA DE UM NOVO CARRO
possível notar, inclusive, que as soluções líderes no mercado tem investido
em ferramentas especializadas, que visam cumprir com grande competên- Seja realista em relação ao seu orçamento, avalie com caute-
cia seu propósito, porém sem tentar abraçar o mundo de uma única vez� la todas as alternativas, não hesite em solicitar uma demons-
tração e atente-se à qualidade do suporte técnico�
No mercado de eventos, a prática da permuta ainda é bastante comum,
cuidado, no entanto, para não acabar adquirindo gato por lebre� Quando
pensamos em tecnologias que apresentem algum ponto de contato com
participantes e patrocinadores, em particular, esse cuidado deve ser redo-
brado� O custo pode ser baixo, mas se o benefício for igualmente baixo, as
implicações poderão ser das mais problemáticas� Na dúvida, preze sem-
pre pela qualidade� Se o orçamento do seu evento não comportar a ado-
ção de certa tecnologia, talvez ainda não seja o momento para adotá-la�
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Ticketing & detalhes, além de conhecer mais Para disponibilizar inscrições ante- deverá dar mais atenção na hora
sobre o público que estará presen- cipadas, utilizar plataformas online de divulgar e quais são os grupos
Credenciamento te� Por isso, para obter sucesso no que permitam o cadastro de todos profissionais mais interessados no
processo de inscrição, é preciso os participantes e que geram rela- seu evento� A Sympla, referência
seguir algumas dicas e utilizar as tórios sobre os dados colhidos faz em gestão de eventos self-service
Quando tratamos de eventos,
melhores ferramentas de gestão toda a diferença� Isso te dá um pa- do Brasil, pode te ajudar (e muito!)
sabemos que uma das etapas mais
importantes da organização são as de eventos� Lembre-se: inde- norama completo do seu evento, em todas as etapas do seu evento,
inscrições – afinal, não há evento pendentemente de como você permitindo tomar ações estratégi- pois oferece dezenas de ferramen-
sem público! Uma boa alternativa irá disponibilizar as inscrições, é cas e mais acertivas� A partir dessas tas que auxiliam o produtor em
para disponilizá-las é através da fundamental que você ofereça as informações, você poderá ver se a todas as etapas do evento – desde
venda antecipada, uma vez que a melhores condições para os pos- campanha de divulgação está sen- a divulgação até o pós�
mesma permite que você calcule a síveis participantes e um ótimo do efetiva, conhecer mais seu pú-
demanda para o evento e defina, suporte� Por isso, não hesite em blico e planejar, para os próximos Para que seus participantes pos-
a partir desses números, os ser- investir em recursos que possam eventos, em quais locais ele pode- sam efetuar a inscrição online, o
viços de buffet, brindes e outros ser atrativos para seu público! rá acontecer, para qual faixa etária mais importante é oferecer uma
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página que possa ser navegada é importante que avise os par- das pessoas na hora da entra- Lembre-se que o material para
sem problemas� Por isso, se você ticipantes antecipadamente� É da e, mais importante ainda, do a elaboração destes crachás e
pretende realizar o processo na possível pedir para que eles en- networking� Para produzi-los é fichas de identificação deve ter
Internet, lembre-se de contar treguem via postal ou pode exigir importante saber exatamente grande durabilidade para todos
com um bom suporte que possa que eles apresentem o dossiê quais informações serão inseridas os dias do evento�
esclarecer dúvidas e eventuais requerido durante o registro e o naquela identificação. Por isso, a
problemas� Dessa forma, você cadastramento no dia do evento� organização do evento deve ter Além disso, é recomendável utili-
evita frustrações e possíveis recla- em mente que precisará requerer zar neste material a mesma identi-
mações por erros no site utilizado Após vender as inscrições, o todas as informações que forem dade visual utilizada na divulgação
para efetuar as inscrições� Use próximo ponto a ser definido necessárias para a identificação do evento (fontes, cores, dis-
uma boa plataforma de venda e é: como você vai realizar o dos participantes – e uma boa posição das informações)� Uma
gestão de inscrições e se surpre- credenciamento dos partici- ideia é recolher todos estes dados conversa com a empresa que irá
enda com a facilidade tanto para pantes? Crachás em eventos no momento da inscrição, pois elaborar estas peças é uma boa
o comprador quanto para você, corporativos são essenciais por dessa maneira ficará muito mais oportunidade para analisar as
que terá controle automático de diversos motivos� Além de per- fácil utilizá-los e realizar a confec- opções, a fim de obter um melhor
todas as vendas, além de ferra- mitirem o livre acesso em todos ção de seus crachás� serviço e garantir a satisfação dos
mentas diferenciadas de gestão os espaços durante todos os dias presentes em sua organização�
que irão ampliar o sucesso do evento (caso o seu evento ocorra Utilizar uma plataforma online
evento� Se houver a necessidade em diversos dias), eles também de inscrição também ajudará a O controle de entrada é uma eta-
de apresentação de documentos, possibilitam a fácil identificação automatizar todo este processo� pa essencial, pois garante a segu-
Sympla
www.sympla.com.br
20
rança e a identificação correta de check-ins, que podem ser feitos

cada um dos presentes, bem como por meio de códigos QR� Para Sympla
a boa gestão dos mesmos pela tanto, também é necessária a ga-

www.sympla.com.br
organização� Há várias maneiras rantia de uma boa internet local� As
de realizar o acesso, mas é preciso famosas listas de papel só são reco-
avaliar qual a forma de controle mendadas para eventos de peque-
que melhor se adequa ao contexto no porte� Essas listagens devem
e ao porte do evento� No entanto, ser impressas após o encerramento
é importante que esse processo das vendas de ingressos e permi-
ocorra com rapidez e responsa- tem que você associe os dados do
bilidade, evitando longas filas e participante que está chegando
confusão na entrada dos participan- com os dados da lista, assim autori-
tes, e isto pode ser feito (também!) zando sua entrada no evento�
utilizando a plataforma online�
A vantagem dessas opções de con-
Se o evento for de grande porte, as trole é que não necessitam de in-
melhores opções para controle de ternet� No entanto, o check-in leva
entrada são o check-in online ou via um pouco mais de tempo para ser
smartphone� Para fazer o check-in processado em comparação com
online, você precisa de computado- as alternativas online� Conforme o
res e conexão de internet rápida e porte do seu evento e os recursos
garantida� Quando os participantes disponíveis, você pode escolher
chegam, os recepcionistas os en- a melhor opção para controle de
contram no sistema online e pro- entrada de participantes� Mas este
cedem com seu credenciamento, controle não pode deixar de ser
fornecendo os kits do evento� Caso feito, já que promove a segurança
opte por registro de entrada atra- dos inscritos, a identificação correta
vés de smartphone, basta instalar dos mesmos, e o bom andamento
um aplicativo e proceder com os das atividades organizadas�
21
Engajamento e Em meio a uma infinidade de cialmente, aumentar a frequência çam e interajam antes mesmo
possibilidades, alguns padrões ou duração dos espaços de cof- do início do evento, tornando o
networking tendem a emergir� O networking, fee break se provou uma tática posterior contato pessoal mais
por exemplo, é um tópico fre- interessante para a criação de um natural aberto� Para os organiza-
quentemente discutido enquan- espaço propício à interação entre dores que desejam construir um
Nos últimos tempos, as métricas
to meio para se potencializar o os participantes� No entanto, sem ambiente para interação online
de sucesso no mercado de even-
engajamento em eventos� Em o estímulo adequado, esses mo- entre os participantes de manei-
tos têm sido reconsideradas� Se
tempos onde virtualmente qual- mentos podem acabar se provan- ra mais personalizada e orienta-
antes um evento bem sucedido
quer tipo de conteúdo pode ser do pouco eficazes. da às demandas dos seus even-
era aquele capaz de acumular
um grande número de partici- instantaneamente acessado sem tos, um aplicativo personalizado
pantes, hoje, cada vez mais, o qualquer custo a partir da inter- Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma boa pedida�
engajamento se torna a palavra net, o valor das interações pesso- pode desempenhar um inte-
de ordem� Alcançá-lo, no entan- ais se tornou uma das principais ressante papel de protago- A mobLee, plataforma mobile
to, tem se provado um grande propostas de valor para os mais nismo� Muitos organizadores para eventos líder na América
desafio para diversos organiza- variados eventos� têm estimulado a criação de Latina, pode ser uma boa pedida
dores� Não há fórmula mágica, comunidades em torno dos seus para aqueles que identificarem
e aquilo que funciona para certo Estimular o networking em even- eventos a partir do uso de mídias essa demanda� A solução permi-
formato de evento ou perfil de tos, contudo, pode partir das mais sociais� Eventos no Facebook, te a criação do aplicativo oficial
público pode acabar não se pro- diversas ações e, novamente, não por exemplo, permitem que os do evento, incluindo diversos
vando eficaz para outros. existe uma fórmula mágica� Ini- futuros participantes se conhe- recursos que facilitam o relaci-
mobLee
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22
onamento não só entre os participantes, mas tembem entre esses e

mobLee
a organização� Os que temem que a implementação de um aplicativo
www.mobLee.com.br
seja complexa ou demande conhecimentos técnicos pouco habituais
entre organizadores de eventos, poderão se surpreender com a sim-
plicidade e agilidade do processo. Confira o passo a passo!
1 - Solicitando o aplicativo e criando o seu time
Depois de solicitar o aplicativo junto a um dos consultores da mobLee,

o organizador terá acesso ao Passport, a plataforma online responsá-
vel pela gestão do aplicativo� Durante o primeiro acesso, o organizador
poderá inserir o seu time, selecionando diferentes níveis administrati-
vos para cada um dos componentes (administrador, editor e modera-
dor) e, dessa maneira, distribuindo tarefas�
2 - Inserindo as informações
Após incluir o seu time no Passport, o organizador deverá realizar a

configuração inicial, a partir da seleção de recursos, itens de menu, mobLee
termos, ícones e imagens� Em seguida, ele poderá inserir os conteú- www.mobLee.com.br
dos relativos à programação, palestrantes, patrocinadores e afins. É
possível, inclusive, sincronizar as mídias sociais do evento ao apli-
cativo, replicando nele as publicações já feitas pela organização� Tudo
de maneira simplificada e podendo ser realizado em até três idiomas
(português, ingluês e espanhol)�
3 - Aprovação das telas, publicação e gerenciamento
Na etapa seguinte, serão geradas as telas do aplicativo, que estarão su-

jeitas à aprovação da organização� Feito isso, o aplicativo será
23
enviado para as lojas (Google Play 4 - Gerando engajamento a ção, e também enviando pergun- ser compreendidos como um
Store e Apple App Store) e, após partir do aplicativo tas aos palestrantes� Dessa forma, canal de comunicação mais ágil
a avaliação das mesmas, estará no vai se estabelecendo um senso de e dinâmico entre organização e
ar! Todo o conteúdo inserido no Com o aplicativo no ar, os partici- comunidade em torno do evento, participantes� No entanto, seu
aplicativo é dinâmico, por isso, ao pantes que o baixarem poderão fomentando relacionamentos em uso enquanto ferramenta de
longo das fases pré, trans e pós- criar seu próprio perfil nele, inte- meio digital que poderão culminar fomento ao engajamento, onde
-evento, poderá ser atualizado e ragindo com os demais cadastra- em novas conexões pessoais� os próprios participantes podem
modificado livremente, garantindo dos por meio de mensagens, pu- alimentar o aplicativo com conte-
maior liberdade para que o orga- blicando conteúdos na tela inicial, Habitualmente, enquanto tecno- údo, dá a ele uma nova dimen-
nizador o adapte de acordo com curtindo e comentando as publica- logia aplicada à gestão de even- são, livrando ainda o organizador
necessidades que vierem a surgir cões alheias e da própria organiza- tos, os aplicativos costumavam de mais uma incumbência�
mobLee
www.mobLee.com.br
24
Analytics para com maior probabilidade de ven- Horários com maior E como medir canais offline? Usual-
das, canais de aquisição mais efeti- probabilidade de vendas mente, quando há uma divulgação
eventos vos e criação de campanhas� offline efetiva, você poderá iden-
Através do Analytics você conse- tificar um número alto tanto de
Pageviews ou visualizações gue ter uma ideia clara de quais vendas que vieram através das pes-
É muito comum que as pessoas
de página momentos do dia estão sendo mais quisas do Google, quanto que che-
organizem eventos sem avaliar,
efetivos, bastando você comparar garam de maneira não identificada,
de fato, o que deu resultado em
Esta é uma métrica importante os horários com maior número de o que o Analytics chama de “not
sua estratégia de divulgação�
pois quanto mais pageviews você acessos com o horário com mais set” - que trata-se de tráfego dire-
Mas se você opta pela divulgação
tem, mais vendas você deverá ter – pessoas realizando suas compras� to, no qual as pessoas digitaram o
online, é possível verificar todas
a única exceção é quando o público Assim, é possível ser mais acertivo nome do link em seu browser�
as métricas e ter certeza dos
resultados de todas suas ações que você está atraindo para sua ao realizar suas ações�
página não é exatamente o público Você pode agora estar tendo a dú-
utilizando o Google Analytics� É
que presencia seus eventos� Os canais de aquisição mais vida: como eu poderia identificar o
preciso entender as métricas mais
que chegou de vendas exatamen-
importantes para você conseguir efetivos
Identificando as vendas te de determinado link? Aí o me-
otimizar sua venda online através
lhor caminho é criar campanhas�
da identificação do que não está realizadas Esta é a métrica mais importante
dando certo e focar mais no que de todas! Esta informação conec-
fornece melhores resultados� Este não é um item que aparece tada a todas as outras anteriores Criando campanhas
claramente para você no Analytics� irá possibilitar suas análises� Você
Não se preocupe: vamos te ensinar Para ter esta informação, você consegue vendas de vários canais, Uma técnica importantíssima para
de uma forma bem simples como poderá acessar diretamente no mas somente as vendas online se classificar de maneira eficiente
obter uma série de informações painel de controles da Sympla ou irão aparecer de forma específica. a origem de tráfego do seu site é
úteis, convertendo-as em mais do site de inscrições que estiver o uso de campanhas� Isso te trará
inteligência para o seu evento! O usando� Sobretudo, conseguir esta Se a pessoa veio do Facebook, por uma assertividade muito maior
primeiro passo é compreender os informação através do Analytics é exemplo, você irá visualizar com- com os números! Muito complexo
conceitos mais importantes para o que te possibilita identificar os pras realizadas a partir do face- fazer isso? Bem pelo contrário�
metrificar um evento. São eles: principais canais de aquisição e, book�com� Se veio do seu website, Tudo o que você precisará fazer
pageviwes ou visualizações de assim, reconhecer quais deles lhe haverá o nome do mesmo e assim será criar um link de monitora-
página, vendas realizadas, horários garantem o melhor retorno� por diante� Bem simples! mento especial!
25
Para isso, basta você acessar o criador de URLs do Google e preencher

o formulário ali disponível para você receber o link traqueado da sua Google Analytics
campanha� Campanhas diferentes aparecerão como campanhas dife-
rentes no Google Analytics� Origens diferentes, idem� analytics.google.com
Existem diversas maneiras de diferenciar e saber o que procura� O jeito

mais prático na hora de visualizar no Analytics e que tem funcionado
muito bem para a maior parte dos organizadores de eventos é criar di-
ferentes nomes de campanhas, mais ou menos como mostrado abaixo:
Nome do meu evento - post do vídeo do facebook
Nome do meu evento - link da página do evento do facebook
Nome do meu evento - link disponível no email marketing

de lançamento
Enquanto você não estiver muito bem familiarizado com o Analytics e

criação de URLs, essa estrutura deve funcionar melhor� Essas informa-
ções aparecerão de maneira bastante clara pra você na hora de anali-
sar as ações mais efetivas! Agora, vamos mostrar 4 passos para você
ter um relatório de analytics na prática� Vamos lá?
Passo 1:
Crie uma conta no Google Analytics� Caso ainda não tenha,

o processo é bem simples� Basta seguir este post do próprio
Google� Clique aqui para acessá-lo�
26
Passo 2: Passo 3: Este template só funciona 100% de você estar tomando decisões
através da Sympla� Caso contrário, precipitadas� Quanto mais dados,
Integre seu Google Analytics a Crie um relatório personalizado você poderá adaptar o painel atra- mais assertivas elas serão!
sua página do evento� Se estiver para seu evento� Isto pode pare- vés do botão editar com os parâ-
usando a Sympla, basta acessar cer bastante complicado, porém é metros de outras plataformas�
este artigo da Central de Ajuda bem simples de se fazer se já está
Sympla, que explica direitinho usando a Sympla, uma vez que Passo 4:
Outro ponto de atenção
como fazer: eles possuem ferramentas que
está em integrar sua pá-
deixam tudo pronto para você� Inicie a divulgação do seu even-
gina do evento antes do
Como integrar minha conta da to para então começar a coletar
evento acontecer, pois
Sympla com o Google Analytics? Para que você tenha acesso a este dados e tomar decisões basea-
só após a integração os
painel com todos os dados rele- das nos mesmos� Apenas tenha
dados começarão a ser
Já tenho uma conta no Google vantes para o seu evento, basta atenção para não tomar decisões
coletados�
Analytics� Como faço para inte- clicar aqui após ter completado os sem pelo menos 30 conversões�
grar com a Sympla? passos anteriores� Estatisticamente, há chances altas
27
ADMINISTRANDO AS NOVAS
SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS
A
essa altura, você já deve entre plataformas se tornou uma É também de fundamental impor- sua própria realidade e encara
ter percebido que abra- poderosa proposta de valor, po- tância manter-se atento aos resul- seus próprios desafios e, portan-
çar de vez a tecnologia tencializando o desempenho de tado obtidos, a partir do conceito to, é natural que uma solução que
no seu evento poderá implicar na uma ferramenta com o auxílio de de retorno sobre investimento� funcionou adequadamente em
adoção de múltiplas ferramen- outra� Dessa forma, ao contratar Eventualmente, os benefícios um caso não se prove tão efetiva
tas e soluções diferentes� É fácil fornecedores de tecnologia, bus- poderão não se traduzir na forma em outro� Quando isso aconte-
pressupor que mais ferramentas que se informar se a tecnologia de números absolutos� Contudo, cer, não desanime e parta para o
tenham como reflexo maiores oferecida pode interagir com é importante estabelecer métri- plano B, pois talvez ele seja capaz
complicações na gestão do even- as soluções que você já utiliza ou cas que permitam identificar se o de contemplar completamente as
to e, eventualmente, possam de- pretende utilizar� investimento em uma nova tec- suas necessidades�
mandar mais mão de obra� Essa, nologia tem se provado válido� Da
no entanto, é uma lógica tão sim- Eventualmente, os recursos de mesma forma, a análise dessas
plista quanto equivocada� Se bem alguma ferramenta podem aca- métricas devem ser associadas
administradas, partindo de uma bar se sobrepondo aos de outra� a prazos e metas bastante cla-
divisão clara de tarefas, a adoção Esse tipo de redundância tende a ros, permitindo que a decisão de
de múltiplas ferramentas não ser comum, a medida que novos continuar ou deixar de usar certa
deve implicar em maiores dores recursos sejam adicionados, e o solução possa ser tomada de ma-
de cabeça, muito pelo contrário� escopo de certas tecnologias se neira consciente e embasada�
torne mais amplo� Contanto que
Diferentes ferramentas ten- ambas ainda mantenham propos- Deixar de utilizar alguma solu-
dem a cumprir diferentes tas de valor devidamente distintas, ção tecnológica partindo de uma
demandas, associadas a times isso, de maneira alguma, invalida a decisão devidamente embasada,
específicos do evento, evitan- utilidade prática de qualquer uma inclusive, é sintomático de uma
do sobrecargas� Além disso, a das ferramentas adotadas, poden- abordagem madura e sensata da
compatibilidade e integração do, inclusive, potencializá-las� organização� Cada evento tem
28
CONCLUSÃO
Novas ferramentas, plataformas e serviços tem permitido que organi-
zadores sejam capazes de expandir as possibilidades dos seus eventos,
tornando a gestão mais eficiente, gerando mais inteligência e enga-
jando como nunca os participantes� Para tanto, é importante que a
organização compreenda com clareza quais são as suas necessi-
dades e como a tecnologia poderá suprí-las� Nem sempre as respostas
serão objetivas, e as nuances particulares de cada evento e de seus
respectivos públicos tendem a produzir desafios únicos.
Organizadores lidam constantemente com um enorme volume de tra-

balho, administrando o desempenho de sua equipe, as expectativas de
seus participantes e, muitas vezes, gerindo aspirações incompatíveis
com o orçamento que tem à disposição� Por isso, no que diz respeito à
adoção de novas tecnologias, a relutância é um comportamento fre-
quentemente observado� Existe um desejo claro de implementá-
-las, no entanto, ele tem como barreiras frequentes a desconfiança e
o termo de que a empreitada acabe não provando o seu valor�
Em última instância, uma estratégia de implementação de novas

tecnologias bem sucedida exige que todo o seu time embarque na
mesma jornada, comprometendo-se com o sucesso e arcando com as
possíveis implicações� Estabelecer objetivos claros, estreitar os laços
com os fornecedores e manter-se atento aos prazos também são ca-
racterísticas destacáveis de uma estratégia bem sucedida� Em última
instância, matenha em mente que, se adotada partindo de uma atitu-
de disposta e entusiasmada, a tecologia poderá exercer um papel
central e transformador nos seus eventos!
29
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Aplicando Tecnologia Na Gestao de Eventos

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APLICANDO TECNOLOGIA NA

A O que você irá aprender neste e-book

Hoje, no entanto, a reunião de pessoas pode já não pressupor apenas

TORNANDO A GESTÃO DO SEU EVENTO MAIS

POR QUE UTILIZAR O

Capturar Esclarecer Organizar Refletir Enfrentar

1� Capturar 2� Esclarecer 3� Organizar 4. Refletir

5� Enfrentar 3.3 Como implementá-lo

CONHECENDO O SEU EVENTO

Quais tecnologias podem ser aplicadas à sua organização?

Quais mudanças em padrões sociais podem exercer um impacto

Quais as vantagens que a sua organização e evento possuem quan-

Algumas das fraquezas levantadas podem ameaçar seriamente o

O que você acredita que poderia ser melhorado?

O que deveria ser evitado?

O que outros do mesmo segmento observam como fraquezas do

Quais aspectos tornam seu evento ou sua gestão pouco competitivos?

No contexto da organização de eventos, ainda que um mapeamento

Por esse motivo, após identificar os desafios do seu evento, é funda-

Dito isso, é comum que a adoção de novas tecnologias em eventos

Realizando conexões sociais

Desde cedo, essa percepção em torno de um modelo de comunicação

Não demorou para que a mesma dinâmica recaísse sobre a organiza-

É importante frisar, no entanto, que essa conexão social não é estabe-

Se capturar dados hoje é fácil, seu processamento persiste como um

É, sem dúvidas, tentador contratar fornecedores que se proponham a co-

rança e a identificação correta de check-ins, que podem ser feitos

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Na etapa seguinte, serão geradas as telas do aplicativo, que estarão su-

Para isso, basta você acessar o criador de URLs do Google e preencher

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Nome do meu evento - post do vídeo do facebook

Nome do meu evento - link da página do evento do facebook

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