Código: B-PR-12.008.

001
MACROPROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Página 1 de 4

PROCESO: SERVICIOS GENERALES DE APOYO ADMINISTRATIVO SUBPROCESO: SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y ASEO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Realizar el mantenimiento de los edificios de la Universidad Nacional sede Bogotá para la conservación de estos, proporcionando espacios adecuados de uso
para la comunidad universitaria.

ALCANCE: El procedimiento aplica para el desarrollo del mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de los edificios en su estructura tanto interna como externa
de la Universidad Nacional sede Bogotá. Se inicia el proceso con la recepción de las peticiones y finaliza con el registro en la base de datos de finalizado el servicio.

DEFINICIONES:
1. Mantenimiento preventivo: se efectúa para prever las fallas con base en parámetros de diseño y condiciones de trabajo supuesta
2. Mantenimiento correctivo: se efectúa cuando las fallas han ocurrido; su proximidad es evidente.
3.
4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. n/a

CONDICIONES GENERALES:
1. n/a

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O INFORMACIÓN O
GESTIÓN PUESTOD E APLICATIVOS
TRABAJO

Recepción de las Recepción de formatos en el Sección mantenimiento Técnico Formato general

1. peticiones departamento de y aseo Administrativo de necesidades N/A
mantenimiento, durante los
primeros 5 días del mes, donde
se registra la facultad que lo
solicita, con la descripción del
trabajo que necesita; son
clasificados en diez categorías
de tipo de trabajo a realizar
(albañilería, bombas-equipo,
carpintería, cerrajería,
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O INFORMACIÓN O
GESTIÓN PUESTOD E APLICATIVOS
TRABAJO
electricidad, ornamentación,
1. Recepción de las pintura, plomería, prados y
peticiones jardines, vidrios).

Otro tipo de recepción es dada

por teléfono o por el formato
estándar durante diferentes
horas o días del mes que son
casos de emergencia y pasan
directamente a la actividad 3.
2. Se clasifican cada formato
Planeación de las general de necesidades de los Sección mantenimiento Auxiliar Solicitudes de Acces
peticiones diez grupos en grado de y aseo administrativo trabajo
importancia (ordinario o
emergencia) y son
documentados en una base de
datos. Estos registros se pasan
a los respectivos jefes de zonas

Se entregan los formatos

Evaluación de generales de necesidades al Sección mantenimiento Operario de Vale de pedido
3. mantenimiento personal de cada zona, para y aseo mantenimiento
que realicen una evaluación de n/a
las necesidades de material que
se usara para el mantenimiento
solicitado; el operario tiene que
llenar un vale de pedido con las
cantidades de material que debe
emplear.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O INFORMACIÓN O
GESTIÓN PUESTOD E APLICATIVOS
TRABAJO
4. Autorización de El jefe de cada zona revisa el Sección mantenimiento Jefe de zona Vale pedido
pedido material a pedir y firma el vale y aseo autorizado n/a
de pedido.
5. Sección mantenimiento Auxiliar Pedidos de Acces
Registro de consumo El jefe o el operario, llevan el y aseo administrativo materiales
de material vale de pedido autorizado, el
auxiliar administrativo registra
en la base de datos las
cantidades y tipos de material
pedidos.

6. Autorización de El auxiliar administrativo asigna Sección mantenimiento Auxiliar Vale de pedido n/a
código de material un código de identificación de la y aseo administrativo autorizado con
solicitud y es anotado en el vale código de pedido
de pedido
7 Reclamar material El operario en el almacén Sección de inventarios Operario n/a n/a
entrega el vale de pedido y deja y almacén almacén
una copia; se le entrega al
operario el material solicitado,
en caso de no contar con el
material se escribe en el vale las
observaciones adicionales

8. Realizar el Sección mantenimiento Operario de n/a

mantenimiento Los operarios avisan de su y aseo mantenimiento n/a
solicitado procedimiento y llevan el
material a la zona que lo
necesita, realizando el
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE
DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O INFORMACIÓN O
GESTIÓN PUESTOD E APLICATIVOS
TRABAJO
mantenimiento solicitado.
9. Solicitar firma de Sección mantenimiento Usuario Formato general n/a
satisfacción de Los operarios informan al y aseo comunidad de necesidades
servicio solicitante la finalización del aprobado
servicio y la inspección que el
usuario del servicio desea
realizar de la constancia y
satisfacción del servicio
prestado, y firma el formato
general de necesidades
10 Registrar finalización Sección mantenimiento Técnico Solicitudes de Acces
de servicio El operario lleva el formato y aseo administrativo trabajo
general de necesidades
aprobado, y el técnico
administrativo realiza el registro
en la base de datos que esa
solicitud ya fue atendida.

ELABORÓ Gerardo Bernal REVISÓ Equipo Técnico de SIMEGE APROBÓ

CARGO Profesional especializado- líder CARGO Contratistas – Analistas CARGO

zona1 Sección de mantenimiento.

FECHA 5/08/08 FECHA Agosto – noviembre de 2008 FECHA