NORMA TÉCNICA NTC

COLOMBIANA 5174

2003-07-23

PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES

TIPO GELATINA Y PLATA

E: PROCESSING AND STORAGE OF SILVER - GELATIN -

TYPE MICROFILM

CORRESPONDENCIA: la NTC 5174 es una versión no

equivalente (NEQ) de la BS 1153: 1992
Recommendations for Processing and
Storage of Silver – Gelatin – Type
Microfilm.

DESCRIPTORES: microfilme; almacenamiento de

microfilmes.

I.C.S.: 37.080

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2004-03-04

 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo

nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La NTC 5174 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2003-07-23.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a

través de su participación en el Comité Técnico 22 Archivística y Gestión Documental
coordinado por la Secretaría Técnica de Normalización del Archivo General de la Nación.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INVERSIONES AJOVECO S.A.

BIBLIOTECA LUIS ÁNGEL ARANGO REPROGRÁFICAS DE COLOMBIA
BIBLIOTECA NACIONAL SIDEIN LTDA.
CAFAM SYSENTEC LTDA.
ECOFILM LTDA.

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las

siguientes empresas:

ALCALDÍA MAYOR DE CUNDINAMARCA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

ARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA PROVINCIA DE SAN LUIS BELTRÁN DE
ARCHIVO HISTÓRICO DEL ATLÁNTICO COLOMBIA
BANCO DE LA REPÚBLICA SENA – DIRECCIÓN GENERAL
COLCIENCIAS SETECSA
COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
DEL ROSARIO UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
GOBERNACIÓN DE QUINDÍO UNIVERSIDAD DE LA SALLE
ICFES UNIVERSIDAD JAVERIANA
LABATECH UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
MICROMATIZACIÓN LTDA. UPTC - TUNJA
MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
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TABLA DE CONTENIDO

Página

0. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 1

1. ALCANCE ........................................................................................................................... 1

2. DEFINICIONES ................................................................................................................... 2

3. PROCESADO ..................................................................................................................... 2

4. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL .......................................... 3

5. EMPALMES ........................................................................................................................ 4

6. MEDIO DE ALMACENAMIENTO ....................................................................................... 4

7. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL ................................... 5

8. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES................................................. 6

9. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMS................................................................... 6

10. PRECAUCIONES................................................................................................................ 7

ANEXO 1. AJUSTE DE LAS MICROFORMAS A LA ATMÓSFERA DENTRO DE LOS

CONTENEDORES ....................................................................................................... 8

ANEXO 2. TABLA DE TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE

LA PELÍCULA.............................................................................................................. 9
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PROCESADO Y ALMACENAMIENTO
DE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA

0. INTRODUCCIÓN

El éxito en el almacenamiento de microfilmes por largo tiempo depende del tipo de película
usado, de la forma en que fue procesada, de la manipulación y también de las condiciones de
almacenamiento. Los microfilmes procesados necesitan ser almacenados en condiciones donde
se controlen la temperatura y humedad relativa y donde exista la protección contra daños
producidos por el fuego, agua o agentes químicos y biológicos. Si se cumplen estas condiciones,
los microfilmes se mantendrán sin alteraciones mientras estén almacenados. Esta norma se
preparó para ayudar a los usuarios a asegurar que los microfilmes que se hallan almacenados se
mantengan en buenas condiciones por el tiempo que sea necesario.

1. ALCANCE

Esta norma técnica ofrece requisitos para el procesado, manipulación y almacenamiento de

microfilm de tipo comercial o con carácter archivístico ya sea en rollo, tira o tarjeta montada o
desmontada. Se aplica al microfilm fabricado con base en ésteres de celulosa o poliéster y
emulsión en sales de plata y gelatina en la que se registren imágenes convencionales producidas
con el uso de revelador, fijador y sistema de lavado.

Esta norma no aplica a lo siguiente:

PROCESOS PELÍCULAS

Seco para imágenes en plata Vesicular

Transferencia por difusión Color

Sistema monobaño Diazo

Haluro reversible

NOTA Los títulos de las publicaciones referidas en esta norma están reseñados al final.

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2. DEFINICIONES

Para los propósitos de esta norma técnica, se aplican las siguientes definiciones:

2.1
almacenamiento con calidad de archivo
es el almacenamiento de microfilmes con información que ha sido seleccionada como de
conservación permanente.

2.2
almacenamiento con calidad comercial
se refiere a los microfilmes producidos con el fin de almacenar la información comercial por el
tiempo suficiente según los propósitos de negocios o lo estipulado por la ley.

2.3
revelado
es el tratamiento químico o físico del material fotográfico expuesto para hacer visible la imagen
latente.

2.4
tiempo de fijado
es el tiempo que un punto en particular de la película permanece en contacto con la solución de
fijado.

3. PROCESADO

3.1 ASPECTOS GENERALES

Para un buen fijado (véase el numeral 3.4) y de lavado de película (véase el numeral 3.5) deben
ser aplicadas a todos los microfilmes incluidos en el alcance de esta norma, ya sean microfilmes
de tipo comercial o con carácter archivístico.

NOTA El éxito en la preservación de microfilmes depende de la ausencia de impurezas. Si el fijado es inadecuado,

los compuestos de plata permanecerán en la película causando oscurecimiento de las áreas claras, cuando ésta esté
expuesta a la luz, calor o a humedad. Si el lavado es inadecuado, las cantidades excesivas de tiosulfato quedarán en la
película; estos residuos atacan las imágenes formadas con la plata, causando decoloración y desvanecimiento.

3.2 REVELADO

Es transformar la imagen latente que existe en la película expuesta, en una imagen real, esta
acción convierte los cristales de plata en plata metálica.

3.3 BAÑO DE PARO, INTERRUPTOR O DETENEDOR

Interrumpe la acción del revelador, evita la formación de manchas sobre la película y prolonga la
vida útil del fijador al evitar su contaminación con revelador.

3.4 FIJADO

El fijado debe ser completo. La película no expuesta debe quedar transparente con el 50 % del
tiempo de fijado. Se deben seguir las recomendaciones técnicas del fabricante del equipo. El
contenido de yoduro debe estar entre 0,1 g y 0,5 g por litro, con el objeto de minimizar la

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formación de manchas en forma de micropuntos a medida que transcurre el tiempo1. Para evitar
el agotamiento del fijador y la formación de contenidos de plata, se deben seguir las
recomendaciones del fabricante en cuanto al momento de reemplazo y relleno.

3.5 LAVADO

El agua que se use para el lavado de los microfilmes debe estar libre de partículas insolubles y
de cualquier otra sustancia en suspensión, por lo que se recomienda el uso de filtros en las
tuberías que alimentan el procesador. Su temperatura debe estar preferiblemente dentro del
rango de 36 °C a 40 °C sin exceder nunca esta última. Temperaturas bajas pueden requerir
tiempos más largos de lavado. La temperatura del agua de lavado debe ser lo suficientemente
alta y con el tiempo adecuado para producir microfilmes dentro de los limites especificados en el
numeral 4.2.

Si se van a utilizar aceleradores de lavado, se deben descartar aquellos que puedan destruir el
tiosulfato tales como agentes oxidantes.
NOTA En términos generales, el tiempo de lavado al que se debe someter una película depende de la velocidad de
transporte del equipo de procesado. Esta variable afecta todo el procesado, con lo cual un tiempo más corto de lavado
traerá como resultado tiempos más cortos de revelado y fijado. Un tiempo corto de lavado puede producir niveles altos
de tiosulfato residual.

4. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL

4.1 TIRAS DE PRUEBA DE TIOSULFATO RESIDUAL

Las tiras de prueba del tiosulfato residual deben ser tomadas de áreas transparentes de la
película y analizadas en un tiempo no mayor de dos semanas después de haber sido
procesadas. Estas tiras deben incluir el ancho total de la película ya sea de 16 mm o 35 mm. Las
tiras provenientes de película que va a ser montada en tarjetas de apertura de tipo adhesivo,
deben ser tomadas antes de que la película sea colocada en microformas. Las tiras no deben
incluir película que haya estado en contacto con las tarjetas adhesivas. Las tiras provenientes de
películas de 105 mm deben ser tomadas de ambos lados y el centro del rollo. Las tiras, en el
caso de película en placas, deben ser tomadas de esquinas opuestas y del centro.

4.2 CONTENIDO DE TIOSULFATO

La medida del contenido de tiosulfato residual hecha a partir de alguno de los métodos descritos
en la norma ISO 18917 no debe indicar un contenido superior a 0,7 microgramos/cm2.

4.3 FRECUENCIA DE LA MEDICIÓN

En caso de encontrarse un nivel alto de tiosulfato residual se debe dudar de la estabilidad de

todas las películas producidas a partir de la última medición. Se deben realizar pruebas con
intervalos regulares, la frecuencia de las mismas depende de los siguientes aspectos:

a) Tiempo usado para el proceso químico.

b) Promedio de utilización de los químicos de procesado.

1
La cantidad de yoduro depende de la fórmula que utilice el fabricante, pero se recomienda utilizar químicos
de la misma marca que la película para óptimos resultados.
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c) Volumen promedio de producción de películas.

d) Temperatura del agua de lavado y flujo.

e) Calidad del agua en el procesado.

5. EMPALMES

Se debe evitar, en lo posible, el uso de empalmes. Si de todas maneras se debe hacer un

empalme, es preferible utilizar los métodos ultrasónico y de fusión por calor dieléctrico. No se
deben usar empalmes hechos con pegamento o con cintas adhesivas no fabricadas
técnicamente para este propósito.

NOTA Debe tenerse en cuenta que la legislación colombiana prohíbe hacer empalmes en los rollos de microfilme, so
pena de perder estos su valor probatorio.

6. MEDIO DE ALMACENAMIENTO

6.1 MICROFILME EN ROLLO

6.1.1 Aspectos generales

Los microfilmes en rollo deben ser almacenados en archivadores resistentes a la corrosión

(véase la norma técnica ISO 10214). Los carretes deben ser mantenidos en cajas de cartón
neutro o en las de tipo plástico en que vienen originalmente. Los microfilmes sin carrete no
deberían almacenarse en tales cajas. No se deben usar bandas de caucho ni cintas adhesivas
para asegurar las cajas o las puntas de los rollos.

6.1.2 Contenedores herméticos

El empleo de contenedores o cajas herméticamente selladas es preferible al de los no herméticos

y son esenciales si la temperatura y la humedad relativa que presenta el local donde se
almacenan no se mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de
almacenamiento comercial, y en el numeral 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivo
permanente.

Los contenedores deben ser de tal calidad que se impida que el vapor de agua alcance la
película. El contenedor y su sello hermético deben ser capaces de resistir una presión hasta de
70 kPa sin que se rompa el sello o se presente algún otro daño.

6.1.3 Contenedores no herméticos

Si la temperatura y la humedad relativa en el local donde se guardan los microfilmes se

mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de almacenamiento
comercial y en los recomendados en la sección 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivo
permanente, se pueden usar contenedores no herméticos.

6.1.4 Carretes y núcleos

El microfilm en forma de rollo debe ser montado en carretes o núcleos preferiblemente plásticos.
Para almacenar los rollos en núcleos se deben acostar, a menos que el núcleo esté montado en
un eje horizontal que prevenga que la parte inferior del rollo soporte la carga del núcleo y su
contenido (Véase también la norma ISO 10214).
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6.2 OTRAS MICROFORMAS

Si los microfilmes son almacenados en sobres o envolturas, estos deben ser fabricados con
pulpa de madera completamente blanca o con fibra de algodón y además deben ser
químicamente neutros. Los broches deben ser resistentes a la corrosión.

7. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL

7.1 ASPECTOS GENERALES

Los microfilmes que tienen como base películas de seguridad son de difícil ignición y su
velocidad de combustión es baja. Cuando son almacenados en un ambiente de humedad relativa
del 40 % pueden permanecer en temperaturas hasta de 120 °C por períodos de 24 h sin pérdida
apreciable de legibilidad e impresión. Ante temperaturas de 150 °C se pueden presentar algunas
distorsiones después de 6 h, aunque será posible imprimir los fotogramas individuales. Después
de 6 h bajo una temperatura de 180 °C, los microfilmes se deformarán y por lo general su
reproducción será imposible.

NOTA Las películas con base en nitrato de celulosa son altamente inflamables. Cualquier registro fotográfico que se
encuentre en este tipo de película debería ser retirado del local de almacenamiento y copiado en película de seguridad.
Los expertos recomiendan hacer copias en película de otra base y eliminar las de nitrato de celulosa inmediatamente.

7.2 TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA

La temperatura en el local de almacenamiento no debe exceder los 25 °C y la humedad relativa

no pasar del 50 %. Se deben evitar cambios fuertes y frecuentes en estas condiciones
ambientales.

7.3 PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO

Los microfilmes se deben almacenar en lo posible, en cuartos resistentes al fuego. Los

gabinetes, los seguros y los contenedores deben ser resistentes al fuego.

7.4 PROTECCIÓN CONTRA EL AGUA

Los registros microfilmados deben ser protegidos de la acción del agua, cualquiera sea su origen.
Para salvaguardarlos del riesgo de daño por goteras, rociadores contra fuego o inundaciones, los
microfilmes deben ser almacenados por encima del primer piso del edificio en estantería ubicada
por lo menos a 15 cm por encima del suelo. Si las películas se humedecen, no se deben dejar
secar, ni siquiera parcialmente. Se deben sumergir en un recipiente lleno de agua, y se deben
lavar y secar apropiadamente. Los expertos recomiendan que lo anterior debe hacerse utilizando
un equipo de procesado al cual solo se le haya colocado agua.

7.5 PROTECCIÓN CONTRA LA CONTAMINACIÓN

Las imágenes producidas en placas de microfilme de sales de plata no deben ser almacenadas
con las superficies emulsionadas en contacto. Los registros en sales de plata tipo "master" no se
deben almacenar junto a otros registros fotográficos que no cumplan con las recomendaciones
de esta norma o que sean de los tipos de película específicamente excluidos en el numeral 1; de
la misma manera no se deben almacenar junto a películas vírgenes o sin usar ni a películas
copia destinadas a consulta.

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8. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES

8.1 ASPECTOS GENERALES

Para los registros en microfilme de carácter permanente se aplican los requisitos de los
numerales 8.2 a 8.6 adicionalmente a las de los numerales 7.1 y 7.3 a 7.5.

8.2 PURIFICACIÓN DEL AIRE

El aire del depósito donde se almacenen microfilmes debe ser filtrado para retirarle partículas de
polvo y gases nocivos e igualmente se debe hacer circular por medios mecánicos.

8.3 TEMPERATURA

La temperatura en el área de almacenamiento de microfilmes debe mantenerse dentro del rango

de 15 °C a 21 °C, preferiblemente por debajo de los 20 °C.

8.4 HUMEDAD RELATIVA

En caso de no usar contenedores herméticamente sellados, la humedad relativa en el área de

almacenamiento de microfilmes se debe mantener dentro del rango de 20 % a 40 %. Para una
guía detallada véase el Anexo 1.

8.5 SALIDA DE PELÍCULAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

Cuando una película de microfilm deba ser retirada del área de almacenamiento, no debe ser
sacada de su contenedor sellado hasta tanto la temperatura haya sido igualada a la temperatura
aproximada del cuarto donde va a ser manipulada. Para una guía detallada véase el Anexo 1.

8.6 TARJETAS DE APERTURA

Para almacenar tarjetas de apertura, como registros de archivo permanente, estas deben ser
revisadas con el fin de asegurar que el material con que fueron fabricadas las tarjetas así como
los adhesivos tengan la calidad de requerida.

9. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMES

9.1 FRECUENCIA DE INSPECCIÓN

Una muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada microforma (Rollo

de 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de apertura, etc.) debe ser inspeccionada cada
dos años. Una décima parte de la muestra debe ser de material incluido en inspecciones previas.
En caso de observarse deterioro en el microfilme se debe incrementar la frecuencia de
inspección y las causas de deterioro del microfilme deben ser rastreadas y remediadas. En caso
de presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas de sales de plata,
procesarlas en concordancia con esta norma. Adicionalmente se debe llevar un registro detallado
de las películas que han sido inspeccionadas.

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9.2 PROTECCIÓN DE ORIGINALES

Las películas originales de microfilme que hacen parte de un archivo de seguridad no deben ser
usadas para consulta rutinaria o para hacer fotocopias. De ser necesario, se debe hacer una
copia para el uso diario, antes de que el original sea almacenado. Para microfilmes que se
puedan requerir como evidencia, véase la norma BS 6498.

10. PRECAUCIONES

En cualquier inspección que conlleve la manipulación de los microfilmes se debe tener cuidado
de usar guantes de algodón libres de pelusa y tomar precauciones para no dañar el microfilme
con huellas digitales, polvo y rayas. Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatos
utilizados funcionen correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable el
uso de inspectómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas.

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ANEXO 1

AJUSTE DE LAS MICROFORMAS DENTRO DE LOS CONTENEDORES

Antes de que los contenedores sean sellados, los microfilmes deben ser acondicionados a la
atmósfera en que ellos deben permanecer. Esta atmósfera permanecerá dentro de los límites de
humedad relativa y temperatura especificados en los numerales 7.2 o 8.2 y 8.3 según sea el
caso. Cuando sea necesario retirar un microfilme para ser usado en humedad relativa y
temperatura diferentes, es preciso tener en cuenta un periodo de reacondicionamiento. Esto se
aplica en especial cuando la película se somete a altas temperaturas provenientes de lámparas
de copiado o aparatos de protección.

En el Anexo 2 se dan los tiempos indicados para el reacondicionamiento de la película.

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ANEXO 2

TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO

DE LA PELÍCULA PELÍCULAS

Microforma Tiempos

80 % de reacondicionamiento 100 % de reacondicionamiento

Planas 30 min 90 min

Rollo de 16 mm 5 días 3 semanas

Rollo de 35 mm 1 semana 4 semanas

Con un reacondicionamiento del 80 % es suficiente para:

a) Películas que provienen de cuartos muy secos (20 % de humedad relativa) y han
sido humedecidas en un cuarto donde la humedad relativa está entre 30 % y 40 %.

b) Películas que provienen de cuartos muy húmedos (40 % de humedad relativa) y

han sido secadas en cuartos donde la humedad relativa oscila entre 20 % y 30 %.

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BIBLIOGRAFÍA

ISO 18917, Fotografía. Determinación de tiosulfito residual y otros químicos relacionados en el

procesamiento de materiales fotográficos.

BS 6498, Guía para la preparación de microfilmes que pueden ser requeridos como evidencia.

BS 10214, Fotografía. Materiales para procesado fotográfico- Materiales para almacenamiento

con calidad de archivo

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DOCUMENTO DE REFERENCIA

British Standard Institution. Recommendations for Processing and Storage of Silver - Gelatin -
Type Microfilm. London: BSI, 1992. 6 p. (BS 1153).

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