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Introdução . ...................................................................................... 01
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos . ....................02
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação;
preservação, conservação e restauração de documentos. ........................ 22
Bibliografia . ...................................................................................... 30
Introdução
Prezado Aluno,
2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será
feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um
diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATIVIDADE DE PROTOCOLO
Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo:
sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro
e Movimentação dos documentos. (para lembrar Æ ReClaReMo)
Atenção: vale a pena destacar que algumas questões do Cespe afirmam que o
protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos. Apesar de a
doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade
protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da
empresa.
Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros
têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente
utilizados, enquanto outros nem tanto.
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO
4. proceder à eliminação;
ARQUIVAMENTO
Antes de falar sobre o arquivamento e suas técnicas, temos que lembrar que a
gestão de documentos é composta por três grandes fases:
1.Produção;
2.Utilização; e
3.Avaliação e Destinação.
Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as
diferentes atividades estão distribuídas entre as fases:
Alfabético
Geográfico
Simples
Numérico Cronológico
Métodos Dígito-terminal
Básicos Enciclopédico
Alfabéticos
Dicionário
Ideográficos
Duplex
(Assunto)
Numéricos Decimal
Unitermo
Variadex
Automático
Métodos
Soundex
Padronizados
Mnemônico
Rôneo
São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a
maioria delas é bem intuitiva):
Barbosa, João
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 11
Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Cabral, Pedro
Aníbal
Bernardo
Silveira, R. Sil-
veira, Ricardo
Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são
considerados.
Albuquerque, Rosana d’
Almeida, Pedro de
Couto, Arnaldo do
Boy, John
Freud, Sigmund
Jung, Carl Gustav
Capri, Guilio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
O’Brian, Michael
Colegial (A)
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
Monte Verde Peças e Acessórios
Monte Claro
Monte Dourado
Monteiro
Monte Triste
Monte Claro
Monte Dourado
Monte Triste
Monteiro
Por último, vamos falar sobre o método ideográfico (=por assunto). Esse
método tem como elemento principal o assunto.
Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os
tipos de arquivamento.
permanece no arquivo
com valor primário alta
corrente
transferência para o
com valor primário baixa
arquivo intermediário
Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até
agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,
são bem diferentes: transferência e recolhimento.
Permanente
(intervalos irregulares)
Prazos de guarda
Os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu
objetivo primário, diminuindo seu valor primário (=administrativo, legal ou
fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo, probatório, histórico
ou cultural).
Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem
constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a
sociedade.
São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Destes,
daremos especial atenção a um tipo específico de suporte, o microfilme.
3. custo da operação;
MICROFILMAGEM
• economia de espaço;
• acesso fácil e rápido;
• segurança e garantia da confidencialidade das informações; e
• durabilidade.
O mesmo decreto define no art. 2º que: “Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.”
(...)
Ou seja, o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente;
nem muito seco, nem muito úmido. A única exceção é a luminosidade, que
sempre deve ser pouca.
RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS
Esse é um assunto não muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada
rápida em alguns dos vários métodos existentes para restaurar documentos.
• Silking
• Banho de gelatina
• Tecido
• Laminação
• Laminação manual
• Encapsulação
Com isso terminamos nosso Resumão, esperamos que você tenha gostado.
Um grande abraço,
Davi e Fernando.
Bibliografia
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.