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V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR
Índice de Contenido
Página
ANEXOS ............................................................................................................... 85
ANEXO 1: HOJA DE ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN ........................................................ 85
ANEXO 2: GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................. 86
Glosario de Abreviaturas
Introducción
El presente Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado a fin de propiciar que los
ejecutivos de la Sociedad Financiera Popular interactúen en el marco de las normas,
políticas, procedimientos y reglamentos vigentes.
En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo básico normar la estructura interna
de la Sociedad Financiera Popular, así como el ordenamiento y sistematización de las
funciones y responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura
organizativa y está orientado a constituirse en un instrumento útil y dinámico para la gestión
exitosa.
1. Generalidades
Misión: [Incorporar Misión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido
o definirlo con el nivel superior]
Visión: [Incorporar Visión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido o
definirlo con el nivel superior].
1.5. Alcance
2. Estructura Orgánica
vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
Son obligaciones del consejo de vigilancia o comisario:
i. Vigilar que los actos de todos los órganos de la Entidad se realicen con apego a los
estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
ii. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de
administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;
iii. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre
las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;
iv. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas
se corrijan;
v. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados
financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y
vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
Gerencia de Créditos
Involucra las actividades de negocios de la Sociedad Financiera Popular entidad relacionadas
con la administración, evaluación, aprobación y desembolso de los créditos solicitados por
los clientes, el manejo de los empleados de las áreas a su cargo. Están consideradas en esta
gerencia, las Áreas de Créditos y Recuperaciones.
3. Organigrama Estructural
ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
MARKETING E IMAGEN
SECRETARIA DE GERENCIA INSTITUCIONAL
CAJERO GENERAL/TESORERO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE CRÉDITO
ASISTENTE DE CAJA GENERAL
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUX. DE OPERACIONES/CAJERO ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
ASISTENTE DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
ASISTENTE DE SEGURIDAD
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
ASESORÍA LEGAL
SECRETARIA DE GERENCIA
ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
ASISTENTE DE CONTABILIDAD ANALISTA DE CRÉDITO
ENCARGADO DE PERSONAL Y
AUXILIAR DE CRÉDITO
LOGÍSTICA
ENCARGADO DE
ENCARGADO INVERSIONES Y RECUPERACIONES
OPERACIONES
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
CAJERO GENERAL/TESORERO
AUX. DE OPERACIONES/CAJERO
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
A continuación se describen las funciones de cada uno de los órganos que componen la
estructura organizativa de la Sociedad Financiera Popular:
Funciones
1. Participar en las asambleas ordinarias y/o extraordinarias, cuando sean convocados por
el Consejo de Administración y/o Comisarios, para tratar asuntos relacionados con la
operación de la SOFIPO.
2. Recibir los estados financieros e informes económicos, financieros y asociativos de la
Sociedad Financiera Popular de parte del Consejo de Administración y Comisarios, los
examina y se pronuncia al respecto, pudiendo disponer que se realicen investigaciones o
auditorias en caso sea necesario.
3. Elegir y remover con causa justificada a los integrantes del Consejo de Administración.
4. Determinar el mínimo de aportaciones que deben suscribir los socios con arreglo a las
normas legales vigentes y a propuesta del Consejo de Administración.
5. Fijar los emolumentos de los miembros del Consejo de Administración y de los comités,
así como los gastos de representación del Presidente del Consejo de Administración para
fines que exclusivamente beneficien a la Sociedad Financiera Popular con cargo a
precisar su uso en los informes que presente a la sesión de Consejo de Administración.
6. Aprobar la distribución de los remanentes y excedentes a propuesta del Consejo de
Administración.
7. Aprobar la apertura, traslado o cierre de oficinas de la Sociedad Financiera Popular.
8. Pronunciarse sobre los objetivos estratégicos y generales de la institución a propuesta
del Consejo de Administración.
9. Resolver sobre las reclamaciones de los clientes contra los actos del Consejo de
Administración y Comisarios.
10. Resolver sobre las apelaciones de los socios que fueren excluidos en virtud de
resoluciones del Consejo de Administración.
11. Aprobar, reformar, e interpretar el estatuto y el reglamento general de elecciones.
12. Resolver sobre la fusión, escisión, disolución y liquidación de la Sociedad Financiera
Popular, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.
13. Imponer las sanciones de suspensión, destitución o exclusión del cargo directivo, según
sea el caso a los directivos que con su acción, omisión hubiere contribuido.
14. Determinar las sanciones que correspondan, en caso sucedan infracciones no previstos
en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para imponerles las
medidas que correspondan estatutariamente.
Atribuciones
Las Entidades a través de su asamblea, podrán designar consejeros independientes para que
participen en los trabajos del consejo de administración, en igualdad de circunstancias que
el resto de los consejeros.
Se entenderá por consejero independiente a la persona que sea ajena a la administración de
la Entidad, y que reúna los requisitos y condiciones que determine la Comisión, mediante
disposiciones de carácter general.
La Comisión, mediante disposiciones de carácter general, determinará los casos en los que
la Entidad, atendiendo a su Nivel de Operaciones, deberá contar con al menos un Consejero
independiente.
La asamblea ordinaria
Conocerá de todos los asuntos que le corresponda conforme a la ley y a los estatutos
sociales o bases constitutivas que las rijan, pero será facultad exclusiva de la asamblea
extraordinaria decidir sobre los asuntos siguientes:
i. Aumento o disminución del valor de los certificados de aportación o de las acciones, en
su caso;
ii. Remoción y sustitución por causas extraordinarias de los miembros del consejo de
administración y de vigilancia que deban ser designados por la asamblea;
iii. Modificación de estatutos sociales o bases constitutivas, y
iv. Fusión, escisión, transformación o disolución de la SOFIPO.
Las decisiones de la asamblea extraordinaria serán tomadas por el voto en el mismo sentido
del setenta y cinco por ciento de:
a) Del capital social, en el caso de las Sociedades Financieras Populares.
A las asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que
la supervise de manera auxiliar.
Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo
las sanas prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como
propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la Entidad.
Funciones Específicas
Responsabilidades
1. La determinación de los lineamientos de la política general y la supervisión de la gestión
económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoria Interna y sus modificaciones.
3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditoria e inspectoría practicados a
la Sociedad Financiera Popular, por Auditoria Interna, Auditores Externos, Comisión
Nacional Bancaria y de Valores, Federación a la que pertenece la Sociedad Financiera
Popular si corresponde.
Atribuciones
Son facultades y obligaciones indelegables del consejo de administración:
1. Establecer las políticas generales de administración de la Entidad, así como las políticas
para otorgamiento de crédito;
2. Acordar la creación de los comités que sean necesarios para el correcto desarrollo de las
operaciones de la Entidad;
3. Autorizar los reglamentos que propongan los comités respectivos y los que el propio
consejo determine;
4. Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación, así como
los programas de actividades;
5. Autorizar las operaciones que, de acuerdo a los estatutos o bases constitutivas de la
Entidad y por su monto o importancia, necesiten tal autorización;
6. En su caso, aprobar y hacer del conocimiento de la asamblea general los estados
financieros del ejercicio;
7. Informar a la asamblea sobre los resultados de su gestión;
8. Atender las observaciones por irregularidades detectadas por el consejo de vigilancia o
comisario;
9. Nombrar al director o gerente general y acordar su remoción, en este último caso previa
opinión del consejo de vigilancia, de acuerdo al procedimiento que establezcan los
estatutos o bases constitutivas de la Entidad;
10. Otorgar poderes generales o especiales al director o gerente general;
11. Autorizar los contratos que las Entidades celebren con las empresas o sociedades con las
que tengan nexos patrimoniales en los términos de las disposiciones de carácter general
que emita la Comisión, o tengan el control administrativo conforme a lo señalado en el
artículo 53 fracción I de la Circular Única de Ahorro y Crédito Popular.
12. Acordar la emisión de obligaciones subordinadas, y
13. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
Requisitos
Los consejeros de la SOFIPO deberán reunir los requisitos siguientes:
I. Acreditar conocimientos y experiencia en materia financiera y administrativa;
II. No tener alguno de los impedimentos señalados en el Artículo 21, y
III. Los demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos de la Sociedad Financiera Popular
determinen.
Objetivo
Funciones
1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Financiera Popular se desarrollen de acuerdo a las políticas y planes
aprobados por el Consejo de Administración.
2. Velar por el cumplimiento de la Ley de ACP, del Estatuto Social, de los Manuales,
Reglamentos y Políticas de la Institución y demás disposiciones que afecten a la
Sociedad Financiera Popular;
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administración.
4. Formular y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación los Reglamentos,
Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de la Sociedad
Financiera Popular y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus actividades.
5. Proponer al Consejo de Administración las modificaciones en la organización de la
Sociedad Financiera Popular.
6. Diseñar y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, la implementación
de nuevas modalidades de inversiones, créditos y servicios financieros, así como de
introducir mejoras a los servicios y productos financieros existentes.
7. Elaborar y someter al Consejo de Administración, para su aprobación los presupuestos y
metas a corto, mediano y largo plazo.
8. Informar periódicamente y asesorar al Consejo de Administración sobre la gestión
económico-financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular, Para ello debe
presentar periódicamente análisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e informes sobre
evaluación de la ejecución del Programa Anual de Operaciones: Plan de captaciones de
recursos, de colocaciones, del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, así como
del flujo de caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el
desempeño y los resultados tengan lugar de acuerdo a los planes.
9. Preparar informes periódicos para el Consejo de Administración, y para la Asamblea
General de Accionistas sobre la situación patrimonial y financiera de la Sociedad
Financiera Popular.
10. Presentar oportunamente al Consejo de Administración los Estados Financieros
correspondientes a cada período o ejercicio económico.
11. Preparar la memoria anual.
12. Presentar a las instituciones de supervisión, control y regulación monetaria, la
documentación e informes que le sean requeridos, en concordancia con las normas
legales vigentes.
13. Contratar y/o nombrar al personal de acuerdo con la política establecida. La
contratación de personal se hará previa selección por concurso de méritos, mediante
convocatoria pública y en casos excepcionales; como de contratar personal
experimentado o especializado dará cuenta al Consejo de Administración.
14. Nombrar o contratar a los empleados de acuerdo con los resultados de concurso, dando
cuenta al Consejo de Administración y fijando sus remuneraciones en concordancia con
la evaluación y política de remuneraciones.
15. Proponer al Consejo de Administración aumentó de sueldos para los Gerentes o jefes de
área, administradores de agencia y Auditor Interno.
16. Fijar la remuneración de empleados y funcionarios no comprendidos en el punto anterior,
previa evaluación y de acuerdo a la política de remuneraciones.
17. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
18. Velar por la suficiencia de la cobertura de seguros y de las medidas generales de
seguridad para proteger a las personas, valores y bienes patrimoniales de la institución,
de clientes y terceros dejados en garantía o en custodia.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR
19. Determinar la aplicación de los recursos financieros en las operaciones activas más
convenientes para la institución.
20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos
disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la
rentabilidad de dichas operaciones.
21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación, así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
contraídas.
22. Conformar el Comité de Crédito (de acuerdo a los niveles de aprobación de las
operaciones de crédito establecido en el Manual de Crédito) de la Sociedad Financiera
Popular y autorizar los créditos solicitados por los clientes, en el marco de las normas
establecidas para tal fin y dentro de los límites establecidos por el Consejo de
Administración.
23. Revisar la evaluación y calificación de la cartera de colocaciones, determinando el nivel
de provisiones.
24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de la
Sociedad Financiera Popular.
25. Asistir a las sesiones de Consejo de Administración de la Sociedad Financiera Popular con
voz pero sin voto y redactar las actas.
26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la planificación, dirección, ejecución y
control del área de mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya
sido delegada.
27. Cumplir con las demás funciones que le señale el Consejo de Administración y las
disposiciones legales vigentes.
Responsabilidades
11. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular ante sus clientes,
acreedores y su comunidad.
12. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los
bienes y valores de la Sociedad Financiera Popular de los clientes y de terceros dejadas
en garantía o en custodia.
13. Mantener el patrimonio de la Sociedad Financiera Popular en términos reales.
Atribuciones
1. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del consejo de administración y de los
comités de la Entidad, y
2. Las demás que la Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
3. Adoptar políticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales.
4. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de
personal de la Sociedad Financiera Popular, observando que su aplicación sea
exclusivamente para alcanzar sus objetivos.
5. Abrir, transferir, cancelar, afectar y retirar cargos o imposiciones de cuentas bancarias,
cuentas corrientes, cuentas de ahorros, cuentas a plazo, certificados bancarios y otros
valores.
6. Con la Autorización del Consejo de Administración y en forma mancomunada con un
Consejero abrir cuentas bancarias de: cheques,cuentas de ahorro, contratos a plazo fijo,
certificados de depósito y otros valores. Contratos de Inversión en Casas de Bolsa,
Operadoras de Fondos y Fondos de Inversión.
7. Endosar cheques a favor de terceros.
8. Contratar el personal necesario de acuerdo al cuadro de asignación de personal aprobado
por el Consejo de Administración.
9. Endosar Pólizas de Seguros.
10. Celebrar contratos para todo tipo de crédito de acuerdo a la política de la materia.
11. Depositar valores en custodia y retirarlos.
12. Solicitar fianzas.
13. Dar y tomar bienes muebles e inmuebles en arriendo.
14. Suscribir contratos de crédito y elevarlos a escritura pública cuando se otorguen a los
acreditados con garantía hipotecaria a favor de la SOFIPO, para garantizar los créditos
otorgados.
15. Autorizar gastos por servicios generales y administrativos, así como la adquisición de
bienes y servicios de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de
Administración y de conformidad con las normas vigentes.
16. Representar a la Sociedad Financiera Popular en todos los actos civiles, comerciales,
judiciales, administrativos y laborales, con las facultades generales del mandato.
Coordinaciones para Gerencia: Con todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular
Funciones Específicas
Responsabilidades
Atribuciones
4.3.1. Comisarios
Órgano: Comisarios
Objetivo
Los comisarios de las Sociedades Financieras Populares deberán contar con calidad técnica,
honorabilidad e historial crediticio satisfactorio en términos de las disposiciones a que se
refiere la fracción II del Artículo 10 de esta Ley, así como con amplios conocimientos y
experiencia en materia financiera, contable, legal o administrativa y, además, deberán
cumplir con el requisito establecido en la fracción I del presente Artículo.
Dicha fracción II se refiere a:
La relación e información de las personas que directa o indirectamente pretendan mantener
una participación en el capital social de la Sociedad Financiera Popular a constituir, que
deberá contener, de conformidad con las disposiciones de carácter general que al efecto
expida la Comisión, previo acuerdo de su Junta de Gobierno, lo siguiente:
a) El monto del capital social que cada una de ellas suscribirá y el origen de los recursos que
utilizará para tal efecto;
b) La situación patrimonial, tratándose de personas físicas, o los estados financieros,
tratándose de personas morales, en ambos casos de los últimos tres años, y
c) Aquélla que permita verificar que cuentan con honorabilidad e historial crediticio y de
negocios satisfactorio;
Funciones
1
Comité de Adjudicaciones: no es un comité permanente sería solo para casos que lo amerite, lo puede integrar el
comisario, el presidente del Consejo de Administración, el Gerente General, los Gerentes de Áreas, personal técnico
en la materia de que se trate.
terna que califico para que el Consejo de Administración encargue al Gerente General la
contratación, previo análisis.
15. Solicitar informes al Auditor Interno sobre el seguimiento de la implementación de las
recomendaciones efectuadas por el órgano de auditoria interna y por los auditores
externos.
16. Objetar los acuerdos del Consejo de Administración en cuanto fueren incompatibles con
la ley, el estatuto, los reglamentos y los acuerdos de la asamblea general.
17. Presentar a la Asamblea General el informe de sus actividades y proponer las medidas
correctivas para asegurar el correcto funcionamiento de la Sociedad Financiera Popular
18. Ejercer las demás atribuciones de su competencia, por disposición expresa de la ley.
1. Asistir con voz, pero sin voto a las sesiones del consejo de administración;
2. Solicitar al consejo de administración, al director o gerente general o a los comités de la
Entidad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus funciones;
3. Para las Entidades ubicadas en el Nivel de Operaciones que establezca la CNBV en las
reglas de carácter general, solicitar al auditor externo nombrado, la información sobre el
desarrollo y resultados de la auditoria;
4. Convocar a asamblea ordinaria y/o extraordinaria a falta de convocatoria expedida por el
consejo de administración;
5. Proponer la remoción del director o gerente general, o en su caso, emitir la opinión a que
se refiere la fracción IX del artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular.
6. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
7. Vigilar que los actos de todos los órganos de la SOFIPO se realicen con apego a los
estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
8. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de
administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;
9. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre
las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;
10. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas
se corrijan;
11. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados
financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y
12. Las demás que la Ley de ACP, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la
SOFIPO determinen.
Objetivos
Dicha área verificará, entre otros aspectos, el funcionamiento adecuado del sistema de
control interno, para lo cual, deberá evaluar la adecuada implementación y cumplimiento de
las políticas y procedimientos en materia de control interno establecidos por el Consejo de
Administración.
Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditoria según las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo a las necesidades de la Sociedad Financiera Popular;
El programa anual para el desarrollo de sus funciones, debe contemplar, al menos, los
aspectos siguientes:
I. La periodicidad con la que se realizarán las auditorías en cada área, tomando en
cuenta el tipo de revisión que se efectúe;
II. El plazo máximo de realización de la auditoría según su tipo;
III. Procedimientos para llevar a cabo la auditoría;
IV. Rotación de personal según las áreas sujetas a revisión, y
V. Características mínimas de los informes según el alcance y tipo de auditoría
realizada.
2. Elevar el Plan Anual de Auditoria al Comité de Auditoría2 / Comisario para su aprobación
y luego al Consejo de Administración para que presupueste su ejecución y posterior a
ello, a los entes de control y supervisión.
3. Evaluar mediante pruebas sustantivas, procedimentales y de cumplimiento, el
funcionamiento operativo de las distintas áreas de la Entidad, así como su apego a los
manuales de políticas y procedimientos que les sean aplicables, incluyendo el
cumplimiento del código de ética por parte de Miembros del Consejo de Vigilancia o
Comisario, funcionarios y empleados;
4. Revisar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionales y de
cualquier otro tipo de registros, cumplan con los objetivos para los cuales fueron
implementados o diseñados, así como verificar que dichos sistemas generen información
suficiente, íntegra, consistente y que fluya adecuadamente;
2
Comité de Auditoría: no es un comité permanente se podría conformar para discutir temas que lo amerite, lo
puede integrar miembros del Consejo de Administración, Comisario, Auditor Interno, Gerente General.
5. Vigilar los flujos de todo tipo de transacciones u operaciones que se lleven a cabo en la
Entidad, con el objeto de identificar fallas potenciales en cualquier aspecto del sistema
de control interno;
6. Vigilar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo la calidad de los
reportes requeridos por las autoridades y los procedimientos para evitar el lavado de
dinero y demás operaciones sospechosas;
7. Facilitar a los auditores externos la información necesaria, a fin de que estos últimos
determinen la oportunidad y alcance de sus procedimientos de auditoría y puedan
efectuar su análisis sobre la calidad de los controles internos, y
8. Verificar la efectiva segregación de funciones y ejercicio de facultades atribuidas a cada
unidad de negocios, en la estructura organizacional de la Entidad.
9. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a
pedido expreso del Comisario, Consejo de Administración o a solicitud del Director
Gerente General, previa aprobación del Consejo de Administración cuando así lo amerite,
comunicando el hecho a los entes de control y supervisión.
10. Elaborar el memorando de Planificación y Programas de Trabajo para cada acción de
control.
11. Supervisar la ejecución de los programas de trabajo por parte del equipo de auditoria.
12. Consolidar los hallazgos de auditoria y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.
13. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.
14. Elaborar el Informe de Auditoria y elevarlo al Comité de Auditoría y luego
simultáneamente al Consejo de Administración y Organismos de Control, con copia para
el Gerente General.
15. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditoria e informar
al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administración y entes de control en forma
simultanea.
16. Evaluar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones formuladas por
Auditoria Externa, Federación y Auditoria Interna.
17. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados,
referenciados, archivados y contengan la información mínima según el Manual de
Auditoria
18. Revisar periódicamente el MOF de Auditoria Interna y Proponer su actualización al comité
de auditoria y Consejo de Administración.
19. Actuar a solicitud del Consejo de Administración como coordinador en el proceso de
designación de Sociedades de Auditoria Externa y formar parte de la comisión de
cautela3. Durante la ejecución de su trabajo.
20. Participar en las reuniones de los comisarios y del Consejo de Administración en calidad
de invitado.
21. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.
3
Comisión de Cautela: grupo integrado por el Auditor Interno, Gerente General y Gerentes de Áreas para brindar
atención y dar repuesta a los requerimientos de los Auditores Externos, tomando nota de las observaciones
realizadas por los mismos.
22. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos a los otros
comisarios para que luego lo remitan simultáneamente al Consejo de Administración y
entes de supervisión y control.
23. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operación o
producto en la etapa previa a su lanzamiento.
24. Proponer de acuerdo a las necesidades, el Personal, recursos técnicos, logísticos y de
capacitación de acuerdo a la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y
riesgos que enfrenta la Sociedad Financiera Popular velando por el fortalecimiento de la
Oficina de Auditoria Interna.
25. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como
en Agencias.
26. Participar como observador en el proceso de licitación y concursos públicos convocados
por la SOFIPO.
27. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.
Funciones
1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.
2. Comunicar al Auditor Interno los resultados de la aplicación de los programas de trabajo,
elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditoria, sugiriendo las recomendaciones.
3. Apoyar en la realización de arqueos e inventarios.
4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada
5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento
6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.
7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina
8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente
9. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, por delegación del Auditor Interno.
Unidad: Riesgos.
Cargo: Jefe de Unidad de Riesgos
Depende de: Dirección / Gerencia General.
Línea de Coordinación: Gerentes de Área
Jefes de Departamento
Administrador de Agencia
Línea de Autoridad: Auxiliar de Riesgos (si es necesario)
Funciones
17. Preparar para la Gerencia General, estadísticas, informes mensuales de los exámenes
efectuados a su cargo sobre:
• Fallas o errores en la aplicación de las normas internas y externas que rigen los
créditos (aún cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.
• Morosidad general de la cartera, fallas o errores en la recuperación.
18. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la gerencia y jefatura de crédito las medidas correctivas
adecuadas a tomar.
19. Atender, por escrito si así lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crédito, formuladas por el personal responsable de su
promoción, otorgamiento o recuperación.
20. Señalar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los
Gerentes de Áreas las medidas correctivas a tomar.
21. Revisar los expedientes de créditos, en cualquier estado de los mismos y emitir su
opinión con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
22. Con respectos a los créditos en mora:
• Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y verificar su cumplimiento.
• Informar a la Gerencia de Crédito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de
los planes de seguimiento, de los créditos en mora.
23. Verificar que los expedientes de créditos refinanciados:
• Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.
• Sus condiciones y garantías ya formalizadas cumplan con las normas internas y
externas que los rigen.
24. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los prestatarios, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de créditos sujetos a revisión, cuando el caso
lo amerite.
25. Otras funciones relativas a la revisión de créditos que lo asigne la Gerencia General.
Responsabilidades
Atribuciones
1. Solicitar toda la información necesaria a las áreas de negocio y de registro con la
finalidad de ejecutar su labor.
4
Comité de Riesgos: No es un comité permanente, se integra cuando sea requerido para analizar los diferentes
riesgos y su impacto que pudiera afectar a la SOFIPO, lo integra el Jefe de la Unidad de Riesgos, el Gerente General
y los Gerentes de Áreas.
Función General
Colaborar, coordinar, y apoyar al Jefe de la Unidad en la elaboración, de los diversos
reportes anexos e informes, referentes a los riesgos que la Sociedad Financiera Popular
pudiera enfrentar.
Funciones Específicas
4.5.1. Asesoría Legal (Nota: El Asesor Legal puede ser funcionario de la SOFIPO, o
puede ser un profesional externo contratado según los requerimientos).
3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas
judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la
Sociedad Financiera Popular.
Funciones Específicas
Atribuciones
1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos
2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General.
3. Organizar el funcionamiento interno del Área, estableciendo los medios para acelerar los
procesos judiciales en que se encuentre incursa la Sociedad Financiera Popular.
4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo.
5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas
trazadas.
6. Representar al Área Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras Áreas.
7. Programar la Capacitación del personal a su cargo a fin de optimizar el rendimiento en el
cumplimiento de sus labores.
Responsabilidades
1. Redactar o analizar, de acuerdo a ley los diferentes contratos que celebre la Sociedad
Financiera Popular con terceros y con el personal que contrate la institución
Función Básica
Funciones Específicas
4. Elaborar y aplicar encuestas a los clientes de la Sociedad Financiera Popular para conocer
su percepción respecto del servicio financiero brindado y sobre las mejoras que se
puedan realizar.
5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios
financieros de la competencia, así como, estar al tanto de la satisfacción de sus usuarios.
6. Coordinar con los administradores de las agencias las campañas a realizar en cada una
de las zonas, con la finalidad de incrementar el volumen de intermediación, mediante la
captación de mayor número de clientes.
7. Coordinar con el Gerente de Administración la preparación del presupuesto y metas de
Departamento, controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del
presupuesto y metas.
8. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde la Sociedad
Financiera Popular brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para proponer
los servicios que presta la institución.
9. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Crédito la implementación de nuevos
productos o modalidades de créditos en concordancia con las normas vigentes.
10. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Finanzas e Inversiones la implementación
de nuevos productos o modalidades de inversiones en concordancia con las normas
vigentes.
11. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos,
mejoramiento de los actuales productos, implementación de nuevas agencias y difusión
de las diversas campañas.
12. Elaborar el plan de publicidad y de contratación de medios de comunicación en los
cuales se difundirían los spot publicitarios de la Sociedad Financiera Popular, previo
estudio del nivel de sintonía.
13. Promocionar la imagen institucional de la Sociedad Financiera Popular, vía charlas
corporativas y mediante la utilización de los diversos medios de comunicación.
14. Coordinar y realizar las actividades de prensa y propaganda planificadas y aprobadas en
el Plan de Medios que se desarrollan en la Sociedad Financiera Popular.
15. Coordinar con los medios de comunicación trabajos relativos a mejorar y promocionar la
Imagen Institucional de la Sociedad Financiera Popular.
16. Realizar las actividades de información y difusión de las actividades de la Sociedad
Financiera Popular, a través de los diferentes medios de comunicación.
17. Elaborar los artículos y material a publicar o entregar a los medios a fin de lograr los
objetivos de mantener la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular.
18. Verificar y gestionar la aprobación por parte de la Gerencia de la información,
comunicaciones y similares de prensa y propaganda, antes de su impresión, publicación
o divulgación.
19. Organizar y coordinar las conferencias de prensa solicitadas por la Gerencia y el Consejo
de Administración.
20. Coordinar con los medios de comunicación, periodistas, reporteros, agencias de
publicidad y otros, las actividades de imagen, promoción y publicidad que se han
planificado desarrollar para el año.
21. Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Gerente General.
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Área: Administración
Función Básica
Funciones Específicas
10. Velar, en coordinación con el Gerente General, por la suficiencia de cobertura de seguros
y medidas de seguridad, con la finalidad de salvaguardar adecuadamente los activos,
bienes y personal de la institución, así como los bienes dejados en garantía por clientes.
11. Elaborar el Programa Anual de Operaciones de la Sociedad Financiera Popular, en
coordinación con el Gerente General, Gerentes de áreas, Administradores de Agencias,
Jefes de Departamento y/o Sección, teniendo en cuenta el establecimiento de metas:
controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del presupuesto y
metas.
12. Elaborar en coordinación con el Gerente General las modificaciones al Presupuesto de
Operación, Inversión, Metas y someterlas al Consejo de Administración para su
aprobación, cuando sea necesario.
13. Presentar y proponer al Consejo de Administración para su aprobación el Balance
Mensual de la Sociedad Financiera Popular.
14. Controlar que la adquisición de Bienes y Servicios se encuentren presupuestados y que el
proceso de adquisiciones de recursos materiales y su abastecimiento a las diferentes
áreas de la entidad, se realicen de acuerdo a las disposiciones legales y reglamento
interno de adquisiciones de bienes y servicios.
15. Dirigir y controlar el cambio de claves de las puertas de Bóveda y Cajas Fuertes ubicadas
en los locales de la Sociedad Financiera Popular.
16. Administrar la prestación de servicios generales dentro de la institución, en apoyo de las
diversas agencias, áreas y secciones.
17. Determinar la política contable de la Sociedad Financiera Popular.
18. Dirigir y controlar el aspecto tributario.
19. Controlar el correcto llenado de los formularios y declaraciones sobre el impuesto, tasas
y contribuciones ordenando sus pagos.
20. Autorizar y ordenar el pago de sueldos, Vacaciones, reintegros, adelantos, liquidaciones
por tiempo de servicios, beneficios y otros en coordinación con gerencia.
21. Integrar y presidir el Comité de Adjudicaciones5.
22. Realizar las demás funciones que le encomiende el Gerente General.
4.6.1.1. Contabilidad
Departamento: Contabilidad.
5
Comité de Adjudicaciones: No es un comité permanente se conforma de acuerdo a los requerimientos
especialmente en los casos de ejecución de bienes en garantía, lo puede conformar el Gerente General, el Jefe de
Riesgos, los Gerentes de Áreas, encargado del Departamento de Personal y Logística para analizar el caso en
particular y tomar la decisión mas favorable para la SOFIPO.
Función Básica
Elaborar los estados financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo a las normas de la CNBV, tributarias y las internacionales.
Funciones Específicas
Responsabilidades
10. Dar de alta en el sistema de contabilidad el catalogo de cuentas que la Autoridad emita
al iniciar el año.
Atribuciones
1. Revisar los códigos de las cuentas de los comprobantes verificando también que los
documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estén conformes.
2. Revisión permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias; Código contable, importes y conformidad de los
documentos sustentatorios (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos
documentos que no cumplen las formalidades legales.
Funciones
1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia
del Contador.
3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo al Reglamento de Logística.
5. Verificar que la información remitida a Tributaciones.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.
Responsabilidades
1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinación con el área de Personal y Logística, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores,
Gerentes de áreas, jefes de departamentos y/o sección, que tiene a cargo dichos bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes económicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por áreas y agencias para
el inventario de equipos de cómputo con el control que lleva el encargado de Sistemas-
Hardware.
Atribuciones
Funciones
Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo a las normas legales vigentes.
2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce así como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trámite y Órdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transporte y viáticos en el área de personal y logística, y
libreta de ahorros de la Sociedad Financiera Popular y cheques de gerencia con el área
de Caja General.
5. Generar los balances de comprobación en moneda nacional y extranjera, así como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Preparar los anexos a los estados financieros: depósitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y número de personal, Compensación por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depósito y Líneas de Crédito otorgadas proveniente del
exterior.
8. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce así como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
9. Archivar los comprobantes de pago de Caja General, manteniéndolos bajo su custodia y
de conformidad con los procedimientos de la administración tributaria.
10. Ingresar la información correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
11. Ingresar la información mensual al programa de Confrontación de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha información en los plazos establecidos.
12. Preparar la información necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
13. Mantener organizados los archivadores con los documentos sustentatorios de la oficina
principal y de las agencias.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando también que los documentos que sustenten los
desembolsos estén conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): código contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Financiera Popular. verificando el estado y
calidad de los artículos, dando ingreso a almacén.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizado por el Encargado de Logística y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida del almacén a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mínimo en almacén, debiendo informar al Encargado de Personal y
Logística la relación de útiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacén se
encuentre en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
5. Informar al Encargado de Personal y Logística de los saldos en forma mensual.
6. Archivar las boletas de requerimiento, las ordenes de ingreso y salidas de almacén.
7. Verificar el ingreso de los bienes embargados y adjudicados, mediante acta de entrega
que remite el Gerente de Crédito; observando su grado de conservación, característica,
nombre del cliente y del analista responsable.
8. Inventariar los bienes embargados y adjudicados.
9. Verificar la salida de bienes embargados y adjudicados, con autorización del Gerente de
Administración y verificado por el Gerente de Créditos, levantando el acta respectiva de
entrega de los bienes embargados, hacer firmar la conformidad al cliente.
10. Mantener actualizadas las tarjetas de reparación y mantenimiento de los activos remitir
mensualmente a contabilidad y a la jefatura de logística, la relación de bienes no
depreciables y activo fijo, indicando, código, descripción del bien, ubicación, estado de
conservación.
11. Distribución de correspondencia en forma oportuna.
12. Organizar el sistema de archivos de la Sociedad Financiera Popular; así como controlar el
ingreso y salida de documentos.
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
6. Realizar visitas imprevistas al local de la Sociedad Financiera Popular los días domingos y
feriados, levantando el acta respectiva.
7. Asesorar al personal sobre seguridad integral.
8. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, según la magnitud y
lugar.
9. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en la
Sociedad Financiera Popular se encuentre en perfecto estado de conservación.
10. Planear y conducir programas de instrucción al personal, coordinando con el Gerente
General y Encargado de Personal y Logística.
11. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos.
12. Realizar acciones de inteligencia sobre la acción delictiva en las zonas en donde posee
oficinas la Sociedad Financiera Popular, así como el avance o exterminio de la
subversión.
Responsabilidades
Atribuciones
(Nota: La SOFIPO puede contar con un área de sistemas o puede tercerizar este
servicio con la contratación de profesionales calificados según los requerimientos).
Departamento: Sistemas
Funciones Generales
1. Identificar las necesidades informáticas de la Sociedad Financiera Popular.
2. Implementación, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de
información mecanizada existente, en coordinación con los Gerentes de áreas,
Administradores de Agencias y con el Gerente General de la Sociedad Financiera Popular.
3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento
electrónico de datos que se realizan con las distintas áreas de la Sociedad Financiera
Popular.
4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad
del área de Sistemas.
Funciones Específicas
1. Proponer las políticas que orienten las actividades de informática impartiendo las
directivas necesarias para su cumplimiento en coordinación con el Gerente General.
2. Formular el plan de desarrollo de informática con participación de las áreas usuarias y en
coordinación con el Gerente General.
3. Emitir las normas técnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cómputo y
activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han
sido confiados al área de Sistemas.
Responsabilidades
2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo a las normas, con
el objeto de salvaguardar la información correctamente.
3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los sistemas de
información, coordinando para tal efecto con el Gerente General.
4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del área de Sistemas.
5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrónico de datos.
6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentación e información y de datos a
cargo del área de Sistemas.
7. Responsabilizarse por la actualización de los libros, manuales existentes en la biblioteca
y software utilitario del área.
8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programación y
control que le han confiado, evitando su uso sin autorización e información sobre su
existencia a fin de mantener un stock adecuado.
9. Crear mecanismos de seguridad para que la información tratada por el área de Sistemas
sea utilizada única y exclusivamente para los fines del usuario.
10. Controlar la calidad de los datos.
11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos
informáticos y no informáticos.
Atribuciones
1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecución de las acciones del área de
Sistemas.
2. Representar al área de Sistemas en su relación con las otras áreas de la Sociedad
Financiera Popular.
3. Programar y participar en la capacitación del personal del área de Sistemas, así como al
personal de las otras áreas de la Sociedad Financiera Popular.
4. Cambiar y hacer mantenimiento periódicamente a las claves y accesos de seguridad del
personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.
5. Actualizarse de los avances tecnológicos y transmitirlos a su personal.
6. Asignar tareas al personal de su área, las labores de mantenimiento y servicio de todo el
entorno informático de la Sociedad Financiera Popular.
7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.
Funciones
a) Cambio de parámetros.
b) Actualización de variables del sistema.
2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al área de Sistemas.
a) Caída de línea de comunicaciones.
b) Problemas en el ingreso de terminales.
c) Problemas en las operaciones de los usuarios.
3. Emitir reportes solicitados por los Gerentes de área, para un mejor control de sus
funciones.
4. Actualización y control de los datos de información al socio o cliente.
5. Supervisión de la calidad de los resultados producidos por el Sistema.
6. Elaboración de reportes mensuales solicitados por las áreas y departamentos.
7. Confección y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinación con las áreas,
administradores de agencia o gerentes.
8. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en
coordinación con el encargado de área.
9. Comunicación constante con las agencias y oficinas especiales para conocer sus
necesidades.
10. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con
debida sustentación y conocimiento del encargado de departamento.
11. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Encargado de
departamento.
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
Responsabilidades
1. Que los equipos en general se encuentren en óptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Financiera Popular.
2. Mantener e informar los stocks mínimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
2. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas
presentados.
Funciones
Responsabilidad
Atribuciones
2. Coordinar con las áreas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor
solución a los problemas presentados.
Función Básica
Funciones Específicas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captación de inversiones de los clientes y
desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.
2. Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el
objeto de lograr una mayor participación en el mercado.
3. Mantener información actualizada de los productos y modalidades de inversión que
ofrece la competencia.
4. Establecer relaciones comerciales con clientes y efectuar visitas para la inversión de
nuevos clientes.
5. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Financiera Popular a
corto, mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
6. Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión más
convenientes para la institución y recomendar al respecto.
7. Encaminar la política financiera de la Sociedad Financiera Popular a supervisar la
suficiencia de los requerimientos de reservas de acuerdo con las pautas indicadas por el
Director o Gerente General.
8. Interpretar las informaciones económicas, financieras, contables, presupuestales y
estadísticas para ser reportada al Director o Gerente General y al Consejo de
Administración.
9. Preparar estudios económicos e informes de carácter financiero para el Director o
Gerente General y el Consejo de Administración.
10. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
11. Proponer al Director o Gerente General el presupuesto y Cronograma de Actividades a
desarrollar en materia de publicidad, promoción y de relaciones públicas.
12. Integrar el Comité de Crédito.
13. Integrar el Comité de Adjudicaciones.
14. Controlar el cumplimiento de convenios de servicio de tesorería que celebre la Sociedad
Financiera Popular con otras instituciones.
15. Cumplir con las demás funciones que le encomienden.
Función General
Funciones Específicas
Responsabilidades
Atribuciones
Función Básica
Funciones Específicas
1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depósitos, del efectivo necesario para el
desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situación diaria de Caja, así como los saldos
de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Sociedad Financiera Popular tanto en Moneda
Nacional como Moneda Extranjera.
4. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la Sociedad Financiera
Popular.
26. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área.
Responsabilidades
Atribuciones
1. Incautar billetes falsos y visar las Actas de Retención de las Ventanillas, remitiendo el
informe respectivo al gerente general.
Atribuciones
Funciones
a. Apertura de inversiones.
b. Retiro de intereses de inversiones de clientes.
c. Cancelación y retiro de inversiones de clientes.
d. Amortizar y cancelar los préstamos a clientes que lo soliciten.
e. Operaciones de Compra/venta de moneda extranjera.
f. Depósitos en efectivo y/o cheques.
g. Retiros, pago de órdenes de pago.
h. Retiros de intereses de cuentas a plazo.
i. Cancelaciones y amortizaciones de créditos.
j. Desembolsos de los créditos.
k. Operaciones con otras agencias o con entidades con convenio.
l. Compra venta de moneda extranjera.
m. Cobro de las aportaciones que hacen los socios
5. Cumplir con los niveles de autorización establecidos para los retiros.
6. Ser responsable de cuadrar diariamente su caja y enviar reportes al Cajero o
Guardavalor general
7. Llevar control del material a utilizar en la sección: Formularios, útiles de oficina, etc. que
requiera la sección.
8. Elaboración de los movimientos contables de Inversiones y/o Créditos, cuando lo solicite
el Cajero o Guardavalor general.
9. Revisión de la documentación de la agencia u oficina; tales como: retiros, comprobantes
de pago, comprobantes de desembolso y darles la conformidad para su posterior archivo.
10. Preparación y entrega de Órdenes de Pago a los clientes.
11. Recepción y verificación de las solicitudes de créditos descuento por planilla y con
Garantía Auto liquidable para su posterior aprobación.
12. Digitación de solicitudes de crédito.
13. Verificar en forma diaria que los comprobantes de las operaciones realizadas del mes se
encuentren completos, a fin de archivarlas y embalarlas para ser enviadas al archivo
general de la Sociedad Financiera Popular.
14. Controlar el orden y la limpieza de la sección.
15. Cuando el caso lo requiera, realizar algunas operaciones propias de otras secciones.
16. Otras encomendadas por el Cajero General/Tesorero o el administrador de agencia.
Responsabilidades
Atribuciones
1. Informar a los clientes sobre las tasas de interés y los productos ofrecidos por la
institución.
2. Incautar billetes falsos y remitirlos vía administrador de agencia, al Cajero o Guardavalor
general/Tesorero conjuntamente con el Acta de Retención.
3. Pagar directamente los montos según el nivel autorizado por Gerencia.
Función Básica
Funciones Específicas
1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, así como velar por el
efectivo desempeño del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captación de nuevos clientes.
3. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentación que sustentan las operaciones del día y
remitir la información al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de inversión y
crédito.
6. Remitir las estadísticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de créditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bóveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garantía se encuentren
en plena cobertura por la póliza de seguro.
11. Revisar y firmar las aperturas de cuentas de inversión.
12. Confeccionar las estadísticas e informes respectivos para los Gerentes de las áreas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
13. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorándum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de áreas.
14. Revisar y atender la correspondencia en general.
15. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
16. Proponer al Gerente general programas de promoción y publicidad.
17. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
información necesaria, para la evaluación del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
18. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
19. Mantener la Caja en nivel óptimo de efectivo, así como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la póliza de
seguros.
20. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (títulos de crédito, contratos u otros
documentos) de la institución.
21. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
22. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
23. Coordinar con el Cajero o Guardavalor general/tesorero sobre el manejo del disponible.
24. Remitir a la Oficina Principal la situación diaria de caja.
46. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los créditos, guarden una
razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crédito.
47. Vigilar los límites de concentración de los créditos otorgados por su equipo de Analistas.
48. Elevar y fundamentar ante el Comité de Crédito de niveles superiores, las propuestas de
crédito elaboradas de acuerdo a las disposiciones legales y normas de la Sociedad
Financiera Popular.
49. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz información que el Analista presenta para el
sustento de la propuesta de crédito.
50. Controlar la elaboración de las Actas del Comité de Crédito y Comité de Mora6 de la
Agencia a su cargo.
51. Visitar personalmente a algunos clientes (de acuerdo al monto de los créditos, según la
normativa de Crédito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del Analistas y también, para atender consultas de crédito.
52. Llevar un control de los créditos rechazados de cada uno de los Analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitará a los Analistas la entrega de toda la documentación de los créditos
que sean rechazados en el Comité de Crédito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
53. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
54. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crédito para evaluar y
analizar la evolución de la cartera de cada uno de los Analistas de Crédito a su cargo:
Colocaciones, morosidad, créditos aprobados, créditos rechazados, créditos
refinanciados, zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros
aspectos que considere relevantes.
55. Verificar al final del día, la emisión de información(en caso que amerite) para ejercer
control de los pagarés emitidos, créditos desembolsados, pagarés cancelados, pagarés
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
56. Participar en el Comité de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad son
generados por fallas en el análisis de la capacidad y voluntad de pago de los clientes y
poder tomar medidas correctivas.
57. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual serán remunerados los
Analistas de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y
desempeño.
58. Coordinar con la Gerencia de Crédito, la liquidación del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
59. Realizar la evolución periódica del equipo de analista y auxiliar de recuperaciones, e
informar al Encargado de Personal el resultado de los mismos.
6
Comité de Mora: no es un comité permanente, se integra para analizar la situación de los créditos en mora,
conformado por el Gerente de Crédito, Coordinador de Crédito, Analistas de Crédito, Personal de Recuperaciones y
Jefe de Riesgos.
60. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los crédito:
Políticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los Analistas de
Crédito a su cargo.
61. Participar como instructor en programas de capacitación y entrenamiento para Analistas
de Crédito, de acuerdo con la política de la Sociedad Financiera Popular.
62. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los clientes las políticas de crédito de
la Sociedad Financiera Popular de ser aceptado su crédito, especialmente de los
beneficios de pagar puntualmente y explicar técnicamente a los clientes las razones por
las cuales un crédito no es aprobado.
63. Instruir a los Analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e información de
los expedientes de crédito y resolver sus consultas al respecto.
64. Solicitar al Gerente de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que estime
conveniente, una vez autorizado por el Comité de Crédito argumentando adecuadamente
la misma.
65. Solicitar el traslado oportuno de los créditos vencidos para iniciar acciones preventivas o
judiciales; al Gerente de Crédito, en coordinación con la Gerencia General.
66. Realizar cualquier otra función que El Gerente General o los Gerentes de áreas le
designen.
Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de inversiones y otros documentos del área.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administración la rotación de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeño con que efectúen sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el público y ofrecer un servicio ágil y eficiente.
7. Velar por la recuperación de los créditos, verificar que los registros e información
financiera se mantengan al día.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los Pagarés.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo a los límites establecidos por el Gerente de
Inversiones y Finanzas, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la Oficina de Personal,
por lo menos 1 vez al año.
13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas.
Responsabilidades
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones Específicas
23. Preparar informes especiales que soliciten la Gerencia General y organismos rectores de
la actividad económica financiera nacional.
24. Establecer las coordinaciones pertinentes respecto a la asignación de recursos para el
desembolso de los créditos y a las nuevas líneas que van a operar.
25. Aprobar la oportuna transferencia a cobranza judicial de las obligaciones vencidas
cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y que se efectúen las provisiones
correspondientes.
26. Presidir los comités de mora en la oficina principal y cuando le sea posible en las
agencias.
27. Participar o delegar su participación en los remates de bienes adjudicados, en resguardo
de los intereses de la Sociedad Financiera Popular.
28. Representar a la Sociedad Financiera Popular en actos públicos, así como en litigios y
prestar juramento en los juicios, acatando las citaciones para comparendo o confesiones
en asuntos de su competencia, de acuerdo a los poderes conferidos por los Estatuto, el
Directorio y los regímenes de poderes.
29. Autorizar convenios judiciales de pago, condenaciones de intereses, liberación de
garantías, conversión de deudas de moneda extranjera a moneda nacional o viceversa,
de acuerdo a lo aprobado o reglamentado por el Directorio.
30. Coordinar con el Coordinador de Créditos y Administradores de Sucursales los
procedimientos de otorgamiento, seguimiento, vigilancia y recuperación de los créditos
otorgados en las sucursales de acuerdo a las autorizaciones de líneas de crédito para
cada caso.
31. Desarrollar e implementar nuevos productos o nuevas modalidades de crédito en
coordinación con la Gerencia General y el Área de Marketing.
32. Coordinar con el Área de Sistemas el funcionamiento, mantenimiento y desarrollo de la
Central de riesgos y Sistemas de Crédito.
33. Vigilar que los créditos concedidos bajo convenios de financiamiento suscritos por la
Sociedad Financiera Popular con Organismos Financieros Nacionales e Internacionales,
cumplan con las condiciones pactadas en dichos instrumentos.
34. Gestionar y coordinar con los órganos respectivos la regularización de los créditos cuya
recuperación no se realice dentro de los plazos otorgados a los deudores para su
pronunciación.
35. Autorizar la cancelación de los recibos de los secretarios de juzgado, procuradores
judiciales, tramitados, peritos judiciales, martilleros y otros por sus actuaciones
judiciales.
36. Controlar los informes de Asesoría Legal sobre situación de créditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situación de garantías.
37. Constatar que los créditos concedidos a los clientes que se encuentren en situación de
observación, se aprueben de acuerdo a las disposiciones vigentes para tal efecto.
38. Representar a la Sociedad Financiera Popular en las Oficinas de los Secretarios de
Juzgado para autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
39. Evaluar la cartera de créditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
40. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisión de crédito,
recuperación de crédito, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,
Funciones Específicas
23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las áreas que
corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con
las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
24. Elaborar los reportes y/o estadísticas de control, análisis y aquellos solicitados por la
Gerencia de Crédito.
25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Activos.
26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Activos.
27. Realizar visitas aleatorias a los Clientes para verificar los datos e información declarada
por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Crédito.
28. Velar para que el otorgamiento de crédito, que se sujeten a las condiciones crediticias
establecidas.
29. Opinar sobre el otorgamiento de créditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y
otros asuntos crediticios que estén dentro y fuera de su autonomía de aprobación.
30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los límites
establecidos en el Manual de Crédito.
31. Registrar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de aquellas garantías que
ameriten.
32. Revisar en el sistema informático las refinanciaciones, reprogramaciones y
reestructuraciones de créditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.
33. Colaborar en la organización y dirección de la recuperación de créditos vencidos, en
cobranza judicial y créditos castigados conjuntamente con los Administradores de
Sucursales y analistas de créditos.
34. Llegar a acuerdos prejudiciales y extrajudiciales con los Clientes cuando sea requerido.
35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagarés en el momento del
desembolso de créditos.
36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los títulos valores al área de
operaciones de la Sociedad Financiera Popular.
37. Verificar el cumplimiento de la elaboración de los Libros de Actas del Comité de Créditos
y del Comité de Mora.
38. Controlar el Mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de
créditos semanales, mensuales.
39. Realizar las coordinaciones con el área de operaciones para el desembolso de créditos y
de esta manera disponibilidad de efectivo para la normal atención de los clientes de
crédito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del área de crédito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
41. Evaluar el desempeño del personal del área de crédito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Financiera Popular.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los órganos de control interno y externo, en el
ámbito de su competencia.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 76 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR
Funciones Específicas
37. Programar visitas a aquellos clientes que están terminando de cancelar su crédito para
ofrecerles nuevas operaciones.
38. En caso de reasignación de cartera, los Analistas de Crédito, tienen la obligación de
visitar a los clientes que les sean reasignados para interiorizarse de la realidad de cada
cliente: Conocer su negocio y domicilio, determinar si la evaluación anterior estuvo bien
realizada, verificar la información que consta en el expediente (como garantías, activos
fijos y mercaderías declaradas) y especialmente establecer relación comercial con estos
clientes a fin de que no se pierda el vínculo con la Sociedad Financiera Popular.
39. Colaborar con los colegas nuevos, que se encuentren en etapa de entrenamiento y
realizando actividades de Analista en entrenamiento.
40. Conocer el sistema de incentivos variable con el cual será remunerado y, que al mismo
tiempo servirá para la evaluación de su gestión.
41. Cumplir las demás funciones que le asigne su jefe inmediato o asignado mediante
documentos normativos internos.
Funciones Específicas
1. Digitar las Presolicitudes en el sistema informático asignando las mismas, al Analista que
corresponda, cuidando que la zona de ubicación del negocio de los solicitantes esté de
acuerdo a la zona de trabajo de los Analistas y de acuerdo a la sucursal donde trabaja.
2. Entregar las Presolicitudes a los Analistas de Crédito.
3. Realizar las consultas a las Sociedades de Información Crediticia definidas por la
Sociedad Financiera Popular, sobre las referencias bancarias y financieras de los
solicitantes de Crédito para renovaciones.
El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el Área de Crédito, a fin de que los
clientes con créditos en mora regularicen su situación.
Su colaboración, no implica que los Analistas de Crédito se desvinculen de la responsabilidad
de la recuperación de los créditos con problema de mora.
El Personal de Recuperaciones, ejercerá una mayor presión para conseguir que los clientes
con préstamos en mora paguen su deuda; y finalmente en caso de no lograr una solución
por la vía administrativa, se encargarán de la tramitación necesaria para el cobro por vía
prejudicial o judicial.
Participarán de los Comités de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que
se hayan presentado y también para coordinar y controlar el trabajo de seguimiento
realizado por los Analistas de Crédito.
Realizarán el registro, control, seguimiento y recuperación de los préstamos que se
encuentran en situación de cobranza difícil, desafectando la cartera de los Analistas de
Crédito.
Funciones Específicas
Funciones Específicas
1. Recibir los expedientes remitidos por el Encargado de Recuperaciones / Administrador de
Sucursal y agregar en ellos la documentación correspondiente a las acciones de
recuperación que se ejecuten, velar por su archivo y custodia.
2. Apoyar en la verificación de la veracidad de las Inscripciones de garantía en los Registros
Públicos.
3. Realizar acciones de notificación y negociación prejudicial a los prestatarios morosos.
4. Ejecutar las acciones de recuperación prejudicial que se le indique.
5. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
6. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones sobre el
incumplimiento de los acuerdos prejudiciales o extrajudiciales.
7. Realizar las diligencias judiciales notariales y otras, que le indique el Encargado de
Recuperaciones / Administrador de Sucursal necesarias para la recuperación de créditos
vencidos, así como la ejecución de sus garantías.
8. Apoyar en las diligencias para tramitar la adjudicación a la Sociedad Financiera Popular
de bienes en garantía o embargados cuando el caso lo requiera.
9. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones acerca de la
marcha de la recuperación de algunos expedientes con problemas.
10. Remitir las Cartas Notariales que se requiera.
11. Elaborar los Informes de Recuperación para el Administrador de Sucursal / Encargado de
Recuperaciones de Agencia de acuerdo a las instrucciones de los mismos.
12. Preparar los cargos en la cuenta del prestatario, las tarifas y gastos que ocasione la
recuperación, de acuerdo a lo prescrito por el Reglamento de Crédito.
13. Preparar los cargos a las cuentas de los prestatarios por tarifas y gastos originados por
las acciones de recuperación.
14. Otras funciones de su competencia que le asigne el Jefe inmediato.
ANEXOS
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