1 задание.

Ответы на вопросы
5.1.
Документооборот – движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления,
осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки
информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами
технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-
множительная служба и т.д.).
Делопроизводство - документационное обеспечение управления,
самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности
организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование
и организацию работы с официальными документами, создание
документационной информационной базы на различных носителях для
использования управленческим аппаратом в процессе реализации его
функций.
Делопроизводство является более широким понятием. Оно занимается
обеспечением документирования, оперативного хранения и использования
документов, и, в том числе, документооборота.

5.2.
Подсчет количества (объема) документов, полученных и созданных в
организации, производится ежемесячно, за полугодие и по итогам года
нарастающим итогом с начала текущего года по контрольно-
регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета
количества документов принимается сам документ с учетом размноженных
экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет
количества документов может проводиться по организации в целом или по
отдельным ее подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются в
табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и
их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
Подсчет объема документооборота целесообразно проводить также по
группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма
граждан, финансовые и др.

5.3.
Наиболее распространенным способом регистрации документов являются
регистрационно-контрольные карточки (традиционные и электронные),
используемые для всех видов документов. Такие карточки имеют ряд
очевидных преимуществ: они легко подвергаются механизированной
обработке, их можно группировать в картотеки, что ускоряет поиск
необходимой информации, особенно при больших объемах
документооборота. В практике организаций используются также журнальная,
электронная формы регистрации. Журнальную форму регистрации
используют в организациях, документооборот которых составляет менее 600
документов в год. Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих,
исходящих и внутренних доку-ментов. Электронная форма упрощает процесс
регистрации документов и оптимизирует делопроизводство внутри
организации.

5.4.
Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения
предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются
руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на регистрируемые и
нерегистрируемые, требующие обязательного рассмотрения руководством и
направляемые непосредственно в структурные подразделения и
ответственным исполнителям.
Как правило, не подлежат регистрации: письма, присланные для сведения;
телеграммы и письма с пометкой «Лично»; документы первичного
бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.);
документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и
др.); документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и
информация, присланная для сведения); документы по кадровым вопросам и
повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы и
др.); документы, адресуемые общественным организациям; печатные издания
(книги, журналы, бюллетени); пригласительные билеты.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основании
оценки их содержания и установленного в организации распределения
обязанностей. На рассмотрение руководителя направляются документы
правительственных и вышестоящих органов, а также документы,
содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности данной
организации, требующим решения руководства. Адресованные
непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам
документы передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
 5.5.
Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение
справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по
личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат
строгому учету и регистрации. В кадровом делопроизводстве используются
разные формы регистрации: журнальная; карточная; автоматизированная
электронная.
Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному
составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с
документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся
75 лет.
Для учета движения кадров могут также использоваться журналы
регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы.
Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб
необходимость в ведении таких журналов отпадает.
Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы
обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для
работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная
карточка явля-ется единственным заменяющим его учетным документом.
В небольших организациях личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в
крупных - систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них
- по алфавиту фамилий. При увольнении работника его личная карточка
вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку
уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.
Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе
осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода,
увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой
документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими
этапами (например, конкурсом на должность или обязательным
медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не
достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях,
предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).
При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о
переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и
составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который
подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа
соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку
работника.
Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной
записки руководителя структурного подразделения. в котором работает
поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы
вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку
работника.
Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с
заявления или служебной записки, на основании которых составляется
приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую
статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется,
соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке
и лицевом счете.
Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую
книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью
руководителя организацин или кадровой службы и печатью организации.
Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия
приказа об увольнении и заявление работника помещаются в личное дело,
после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на
долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку
уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка
выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале
регистрации трудовых книжек.

2 задание. Ответ: журнальная форма регистрации

 АДМИНИСТРАЦИЯ Руководителям районных
ГОРОДСКОГО администраций
ОКРУГА МЫТИЩИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Новомытищинский пр-т., д.36/7,
г. Мытищи, Московская обл., 141008
Тел. (495) 581-72-88; тел./факс (495) 581-13-83
e-mail: inform@mytyshi.ru; www.mytyshi.ru

23.11.2021 № 455
На № ____от _____

О предоставлении информации

Уважаемые коллеги!

Информирую Вас о проведении мониторинга качества работы с обращениями

граждан. Мониторинг будет проводиться с первого по пятнадцатое июня текущего года.
Обязываю Вас предоставить сведения о работе с обращениями граждан по форме 23
(приложение к письму) и отправить их в адрес отдела контроля управление
делопроизводства и обращений граждан и организаций Администрации г. Мытищи в срок
до первого июня текущего года.

Приложение: форма 23 на 2 л. в 1 эк.

С уважением,

Глава города Мытищи Подпись Д. В.

Лавренов

Т. Ж. Нурмашева
632-83-66
Т. Ж. Нурмашева
632-83-66