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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Código: PR-GFT-009

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE

HARDWARE Y/O SOFTWARE Versión: 0,1

1. OBJETIVO

Proveer al IDEP de una metodología para la compra de programas de computador y equipos

de cómputo, para las diferentes áreas del Instituto, atendiendo los requerimientos solicitados.

2. ALCANCE

El proceso cubre la realización de los términos de referencia, estudio de mercado e

interventoria del contrato. Adicionalmente, se debe realizar la respectiva programación en el
plan de compras de la respectiva vigencia. Si el presupuesto existente no permite su
adquisición, deberá programarse y justificarse para la siguiente vigencia fiscal.

3. BASE LEGAL

• Constitución Política de 1991

• Directiva Presidencial 02 del 05 de abril de 1994.

• Resolución N° 174 de 2005 por la cual se adopta MECI en el IDEP

4. DEFINICIONES

4.1 Bienes: Los bienes económicos o escasos, por oposición a los bienes libres, son aquellos
que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio. Es decir, bienes materiales e
inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser valuados en
términos monetarios. En este sentido, el término bien es utilizado para nombrar cosas que
son útiles a quienes las usan o poseen.

4.2 Hardware: Componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos,

unidades de disco, monitor, teclado, ratón (Mouse), impresora, placas, chips y demás
periféricos.

4.3 Licencia de software: Es la autorización o permiso concedido por el titular del derecho
de autor, en cualquier forma contractual, al usuario de un programa informático, para
utilizar éste en una forma determinada y de conformidad con unas condiciones
convenidas. La licencia, que puede ser gratuita u onerosa, precisa los derechos (de uso,
modificación o redistribución) concedidos a la persona autorizada y sus límites. Además,
puede señalar el plazo de duración, el territorio de aplicación y todas las demás cláusulas
que el titular del derecho de autor establezcas.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Javier Diaz Nestor Ramirez Cecilia Rincon Verdugo
Documentador Jefe de Planeación Directora General
Fecha: Fecha: Fecha: Res -247-23 de noviembre 2007
12 de junio de 2007 09 de noviembre de 2007
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HARDWARE Y/O SOFTWARE

4.4 Software: Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, al

conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de
una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).

5. CONDICIONES GENERALES

La responsabilidad de la adquisición de equipos de computo y software esta a cargo del técnico

de sistemas de la Entidad. La instalación de los mismos, estará a cargo del técnico de sistemas,
teniendo en cuenta los existentes en el Almacén General del Instituto y de aquellas
herramientas de software libres existentes en Internet. Adicionalmente, del presupuesto
asignado para la vigencia por funcionamiento e inversión.

6. DESARROLLO

OBSERVACIONES,
Nº DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE RIESGOS Y
CONTROLES.
Recibir por parte de los funcionarios, la solicitud Áreas del IDEP
1. del software y/o hardware requerido – Técnico de
sistemas
Determinar las especificaciones técnicas del Técnico de
2.
hardware/software. sistemas
Verificar contra inventario, la existencia de Si existe en el
hardware/software, que pueda suplir el almacén, se solicita
requerimiento mediante correo
Técnico de electrónico, indicando
3.
sistemas al funcionario que
deberá ser asignado.
Imprimir el respectivo
reporte
Consultar, para los casos de software, en Internet Técnico de
Se actualiza la
si existe un programa libre (GNU), que no requiera sistemas –
4. respectiva hoja de vida
licenciamiento, y se procede a ser descargado e Contratista de
del equipo de computo
Instalado. soporte
Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores, Técnico de
5.
para el estudio de mercado. sistemas
Elaborar términos de referencia para su Técnico de Se debe contar con la
6.
adquisición, Si existe la disponibilidad sistemas viabilidad presupuestal
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presupuestal (Inversión y/o funcionamiento) para su adquisición.

Se debe solicitar el
respectivo traslado
presupuestal, con su
respectiva justificación.
Entregar los términos de referencia con los Si el proceso supera la
soportes requeridos (cuadro comparativo, menor cuantía, se
Técnico de
cotizaciones, solicitud de almacén, orden de procede a realizar el
sistemas –
7. compra, certificado de disponibilidad proceso en el portal de
Oficina Asesora
presupuestal), para elaborar el contrato. contratación a la vista
Jurídica
de la Alcaldía Mayor
de Bogotá
Realizar el proceso de evaluación de las ofertas Técnico de
presentadas. sistemas –
8.
Oficina Asesora
Jurídica
Recibir y comparar el contrato realizado con los Se solicita al Almacén
bienes entregados. General , realizar su
Técnico de
ingreso al inventario, y
sistemas –
9. la respectiva
Almacén
asignación al
General
funcionario(s) que lo
solicita(n)
Realizar la respectiva instalación y pruebas. Si el elemento
corresponde a
Hardware, se crea la
hoja de vida. Si el
Técnico de
elemento corresponde
sistemas –
10. a software o partes de
Contratista de
un equipo, se procede
soporte
a realizar la
actualización en la
respectiva hoja de vida
del equipo de computo

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Guía de Administración del Riesgo – Dpto. Administrativo de la Función Pública

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• Manual de Implementación MECI 1000:2005 - Dpto. Administrativo de la Función Pública

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción