1. Документирование управленческой деятельности.

2.Документирование договорно-правовых отношений экономической

деятельности.
3.Общие правила оформления документов
4. Электронный документооборот

1. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на

бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих
действий, т.е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные,

машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.),
а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с
помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных

для данного вида документа (наименование организации - автора документа,
название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок
к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть

дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его
обработка и т.д.

2.Документирование договорно-правовых отношений экономической

деятельности.

Договор - документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц

(контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно

отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют
совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки
зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули --
текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором
стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь. 1.
Представление сторон.

 2. Предмет договора.
 3. Обязательства сторон.
 4. Условия и порядок расчетов.
 5. Ответственность сторон.
 6. Срок действия договора.
 7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходимости

следующие пункты:

 - спорные вопросы;
 - стоимость договора;
 - дополнительные условия (особые условия);
 - ответственность сторон (санкции);
 - порядок расчета (платежи и расчеты);
 - обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор);
 - гарантии исполнения обязательств (качества товара);
 - порядок сдачи и приемки работ;
 - порядок разрешения споров (арбитраж) и т. п.

Заголовок документа с ключевым словом «договор» (договор о поставках,

договор о подряде, договор об аренде, договор об оказании услуг, договор о
снабжении электроэнергией) представляет собой словосочетание с
существительным в предложном падеже с предлогом «о» («об») или слова
«контракт» с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды
помещения, Контракт купли-продажи).

Договоры составляются в письменном виде по установленной форме на

специальных бланках и используются без изменения основного текста или с
незначительным его редактированием. Отсылать документ можно
посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной,
факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемлемую часть:

спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоколы, опросные листы
и т. п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц
(примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору -- это коммерческий документ,

представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий
изменения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.
В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения:

 1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения,

предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц,
подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указываются
основания, на которых действуют эти лица, и условные обозначения,
которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения
сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того,
чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.
 2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью
договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда,
предоставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля
«стоимость» указывается стоимость договора.
 3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно
обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки
зрения коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть
особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая
небрежность могут привести к серьезным нежелательным
последствиям. Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон
(Права и обязанности сторон).
 4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия оплаты
выполненных услуг, полученных товаров и т. д. и порядок расчетов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете,

содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой
его частью.

 5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут

применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если
характер договора не требует деталировки, то запись может быть
сделана в обобщенной форме: при невыполнении условий договора
стороны несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
 6. Срок действия договора. Указывается начало и окончание действия
договора, порядок его продления или досрочного расторжения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые

адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц,
названных в первом модуле, и печати организаций, заключивших договор.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа,

текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают название документа

(договор), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой
указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и
отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной
части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения
споров, сумму договора, срок действия и т. п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса

сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между
юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей
организации. Поскольку каждый вид договора специфичен по набору
реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки.

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным

работником. В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации
трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или
на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и
ответственность сторон, условия оплаты и организация труда
устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут
быть предусмотрены разнообразные льготы и создание дополнительных
стимулов к труду. По истечении срока действия контракта он автоматически
продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не
потребовала прекращения трудовых отношений.

3.Общие правила оформления документов

Элементы документооборота компании можно классифицировать в

зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его
составления, степени секретности, юридической силы, степени
обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень
факторов, которые влияют на классификацию. На основе перечисленных
признаков выделяют следующие виды документации: организационно-
правовую; плановую; распорядительную; справочную; аналитическую;
отчетную; финансовую; договорную; документацию по личному составу.
Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами
документов. В качестве примера можно привести производственную или
инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой
организации, занятой в промышленной сфере. К основным правилам
оформления документов можно отнести в первую очередь схемы
расположения реквизитов и их перечни. Основным нормативным актом в
данной сфере является ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он распространяется на
организационно-распорядительные документы, которые относятся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации. Это: постановления; распоряжения; приказы; решения;
протоколы; акты; письма. Стандарт определяет: состав реквизитов,
требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с
воспроизведением Государственного герба РФ. Правила оформления
документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального
документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные
элементы можно отнести к нескольким основным видам: формуляр
документа (обязательные реквизиты); бланк документа (реквизиты,
содержащие информацию об авторе); заголовочная часть(сведения об
организации); содержательная часть(основная часть, назначение и смысл);
оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и
достоверность информации).

4. Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных

процессов по работе с документами, представленными в электронном виде
без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются

составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы
электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан
электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может

использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на
его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а

также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными
документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и

формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности,

техническая документация и другая корреспонденция – свободны от
жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах

прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых
расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное
значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала

рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта
приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный

характер формата, именно в таком формате компании должны направлять
эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в
случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного

документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об
электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными
электронной подписью через электронную почту. При этом можно
использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через

спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена

электронными документами и может обмениваться с контрагентами как
формализованными документами (для которых официально ФНС России
утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты
сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

 регистрация документов;

 контроль исполнения документов;

 создание справочников и работа с ними;

  контроль движения бумажного и электронного документа, ведение
истории работы с документами;

 создание и редактирование реквизитов документов;

 формирование отчетов по документообороту предприятия;

 импорт документов из файловой системы и Интернета;

 создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая

интеграция);

 работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и

многоформатными документами, вложениями;

 электронное распространение документов;

 работа с документами в папках;

 получение документов посредством сканирования и распознавания.

 уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести

следующие:

 централизованное, структурированное и систематизированное

хранение документов в электронном архиве;

 сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение

бумажных счетов-фактур;

 единообразный подход к процедурам формирования и обработки

документа (регистрация, согласование и т.п.);

 сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование

документов;

 быстроту подписания документов;

  возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые
операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а
также отслеживать их движение;

 быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию

подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором

документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота,

необходимо:

 разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

 назначить ответственных за его ведение;

 организовать электронный архив получаемых и отправляемых

документов;

 прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения

электронных документов, назначить ответственных за формирование и
подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные

документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не

распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно

распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный
электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным
образом.