Unidad 1.

Introducción

Microsoft Access 2007 es el gestor de bases de datos del paquete de soluciones informáticas
Microsoft Office. Con la herramienta Access se pueden crear desde simples bases de datos hasta
complejas estructuras de datos, con una interfaz de trabajo muy intuitiva.

Contar con la información apropiada le permite tomar mejores decisiones, mejorando así la
productividad de la empresa. Microsoft Access 2007 es la mejor forma de permitir que sus datos
sean siempre fáciles de encontrar y usar. Aproveche sus nuevas herramientas de personalización
de informes y formularios, y convierta así las cifras brutas en respuestas rápidas a sus
necesidades.

Que es una Base de Datos

Una Base de Datos (en adelante BBDD) es un gestor de documentación. La información se
presenta de muchas formas. Información es una imagen, un diagrama, un texto, un dígito. Pero
cuando esa información se puede estructurar, ordenar en fórmulas de similar naturaleza,
entonces podemos crear BBDD. Las bases de datos son la estructuración de una información
que se repite según un modelo predeterminado. La información estructurada permite organizarla,
estudiarla, analizarla, compararla, etc. Una BBDD es, por ejemplo, un listado de clientes con
todos sus datos, o el registro de las temperaturas medias a lo largo de varios días en una zona
determinada, o un listado de hoteles, o un listado de modelos de vehículos. Todos ellos son
ejemplos de información que puede ser estructurada como BBDD. Cuando esta información se
organiza como BBDD permite buscar dentro de ella, ordenarla, clasificarla, utilizarla para
cálculos, etc. Esto es así, especialmente, cuando se trata de gran cantidad de información que,
de otro modo, se manejaría de forma muy lenta y poco eficaz.

Por ejemplo, en la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como
personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades están representadas por los
operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos
encontraríamos con los médicos, pacientes, enfermeras, cuadros clínicos, etc. Puesto que en
cada caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos
de manera que nos resulten de fácil acceso en cada momento y, por consiguiente, útiles a
nuestras actividades. Si cada día debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas,
utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, más bien antes
que recurrir únicamente a la memoria.

Las fichas aparecen reagrupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en general las
fichas de un sólo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema recibe el
nombre de base de datos, que no es ninguna otra cosa más que una colección de
informaciones tales como el catálogo de los ficheros de una biblioteca, un listado telefónico o una
enciclopedia. Los programas de gestión de base de datos (Database) están programados para
realizar operaciones que nos permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos
almacenados. Estas operaciones consisten en:

-Introducción, cancelación, modificación y búsqueda de datos a partir de los criterios

seleccionados por el usuario de orden, clasificación e impresión de los listados, por ejemplo, bajo
el formato de etiquetas adhesivas para sobres.

El programa más difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access.

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Campos, registros, tablas y bases
Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base de datos.
Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un tamaño, un nombre,
etc.

Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios

electrónicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.

Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos campos y en la
misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen invariables la longitud y la
ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.

Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en lo que se

denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o fichero manual. Por ejemplo, si el
tercer campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese
lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.

La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o

renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que,
siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un determinado campo de cada uno de
los registros de la tabla.

Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la información que
contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en
el campo.

Las utilidades de Access Microsoft Access 2007 facilita enormemente las tareas ligadas a la
gestión de BBDD. Permite compartir esta documentación y hacerla accesible a usuarios no
especializados. A través de herramientas de acceso, fácilmente configurables, cualquier operador
puede acceder a la información utilizándola para procesos de análisis y cálculo. Asimismo,
Access incorpora herramientas que permiten la gestión de esta documentación en numerosas
plataformas y en intranet o web. Por otra parte, Access permite la exportación de datos a diversos
formatos que facilita la lectura y la integración de las BBDD en distintas herramientas de gestión
de software como procesadores de texto u hojas de cálculo. Access permite la exploración de los
datos, previa gestión de filtros inteligentes, y generar consultas e informes de múltiples modelos
configurables por el gestor de la BBDD. En definitiva, Access es la mejor herramienta de BBDD
accesible a un público mayoritario de forma intuitiva y eficaz. Permite la gestión de grandes
cantidades de información siendo un sistema abierto en el sentido de que facilita la incorporación
de la documentación gestionada en otras herramientas o software e, incluso, la migración de la
información a otros sistemas de gestión de BBDD como SQL.

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Ingresar a Access 2007
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y
para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos
cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a
crear bases de datos en el siguiente capítulo.

Cuando se instala el software de Office 2007, el acceso a Access queda integrado en el Menú
de Inicio. Así, una vez instalado Office, para entrar en Access, tendrá las siguientes opciones

• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su PC buscar
Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

• Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Para cerrar Access 2007, puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

• Hacer clic en el botón cerrar

• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

• Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

Conceptos básicos de Access 2007

1.1.1. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ve en su PC, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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 Esta pantalla nos permite acceder a Access de dos formas. O bien creando una BBDD en
blanco, o bien creando una BBDD con un 'asistente'. Existe una tercera forma, que se aplica

cuando queremos abrir una BBDD ya existente. En este caso, iremos al botón de Office y
seleccionaremos Abrir.

1.1.2. Las barras

Cualquiera que haya sido nuestra elección nos encontraremos con los siguientes elementos básicos, las barras.

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Herramientas de Acceso rápido

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 La barra de herramientas de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quiera. Para ello haga clic
en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrá añadir otras
acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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 La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones

sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que
estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num),
que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla
dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

1.1.3. La Cinta de Opciones

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 La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los
diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerá porque tienen
un color atenuado.

Las fichas que forman la cinta pueden ir cambiando según el momento en que se encuentre
cuando trabaje con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que le
serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de
teclas) que deberá pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelva a pulsar la tecla ALT.

Si hace doble clic sobre cualquiera de las fichas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelva a hacer clic en cualquier
pestaña.

1.1.4. El Botón de Office

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 Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla podrá desplegar un menú con las opciones que puede ver en la imagen como Guardar,
Imprimir... Si conoce versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos
para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen
porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para
guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.
Colocando el ratón en ese triángulo puede acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la
opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.