choisir son outil de geston de projet

Pour le moment, le nombre de produits sur le marché qui traitent de la problématique de la

gestion de projet, ne cesse d'augmenter. Comme dans tous les secteurs des progiciels que ce
soit les Progiciels de gestion intégré (PGi), les outils de gestion de la relation client (GRC
ou CRM -customer relationship management-), on peut parier que d'ici quelques mois, voire
quelques années, le marché va tendre à diminuer. Mais pour le moment nous devons faire
notre choix sur plus d'une trentaine de produits. Chacun de ces outils répond à différents
aspects de la gestion de projet et tous peuvent avoir des atouts.

Comment bien choisir son outil ?

Alors une question légitime peut se poser : « Quel est le meilleur outil de gestion de
projet ? ». Lorsqu'il s'agit de proposer une méthodologie de choix des outils de gestion de
projet, c'est naturellement cette question qui vient à l'esprit de nos interlocuteurs.
Nous pourrions y répondre simplement : « Les meilleurs ce sont ceux dans le top trois des
ventes », merci au-revoir et au-plaisir! Cette réponse permettrait d'apporter une solution en
cinq minutes au lieu de 3 jours ! Mais nos interlocuteurs seraient-ils satisfaits? Certes nous
aurons répondu à leur question. Mais aura-t-on répondu à leurs attentes exprimées ou
implicites ? Seront ils toujours satisfaits le jour où ils mettront en œuvre un produit pas
forcément adapté à leur contexte ?
Le choix et la mise en œuvre d'un outil de gestion de projet sont un véritable projet
d'entreprise. Et à ce titre ils doivent être gérés comme tel. Nous identifions dans ce type de
projet les étapes majeures suivantes :
* l'analyse du besoin,
* l'analyse du marché,
* le choix de la solution et la négociation
* la mise en œuvre de l'outil.
Certes nous pouvons identifier d'autres étapes, comme la réalisation de fonctions spécifiques
de l'outil ou encore la qualification, mais ce sont généralement des étapes plus classiques de
gestion de projet.

Les étapes de sélection d'un outil

L'étape d'analyse du besoin
L'étape d'analyse du besoin est comme souvent une étape primordiale d'un projet. C'est cette
étape qui vous permet d'assurer la satisfaction de vos utilisateurs au final. Une des
particularités de la mise en place d'un outil de gestion de projet est que vous êtes un de ces
utilisateurs puisque vous êtes votre premier client. Un des premiers écueil est donc de partir
exclusivement de ses propres besoins. Pour l'éviter, vous devez certes vous appuyer sur vos
propres attentes mais sans négliger les attentes des autres chefs de projet ou des différents
contributeurs de votre entreprise.
L'objectif de cette étape est d'identifier d'une part les contraintes (techniques,
organisationnelles et fonctionnelles) qui vont vous permettre d'effectuer une première
sélection dans le panel de solution à votre disposition. Puis d'identifier les critères
d'évaluation qui vont vous permettre à terme d'évaluer les outils restants. Certes ces
différents critères n'ont pas la même importance, il va donc falloir les pondérer de manière à
refléter le plus fidèlement les attentes des utilisateurs et la collecte de l'existant.
Pour atteindre cet objectif, vous allez devoir répondre à plusieurs questions du type :
* Quels sont les acteurs, contributeurs de mon projet ?
* Quelle méthode vais-je utiliser pour collecter leurs besoins ?
* Quels sont les processus et outils de gestion de projet en place dans mon entreprise?
* Quels sont les nouveaux processus de gestion de projet que je souhaite mettre en œuvre?
Et l'outil doit-il m’y aider ?
* Comment identifier les contraintes, les critères d'évaluation et obtenir un consensus des
contributeurs ?
* Quelle va être ma méthodologie de sélection des produits et comment la communiquer
auprès de mes contributeurs ? ...
Toutes ces questions sont autant de challenges pour la bonne réalisation de votre projet, et
pour faire en sorte que demain dans votre entreprise la gestion des projets soit encore plus
performante.

L'étape d'analyse du marché

L'étape suivante consiste à faire une analyse du marché des outils de gestion de projet. Cette
étape est parfois appelée « état de l'art » ou encore « benchmark » (par abus de langage
puisqu'un benchmark est normalement une évaluation par rapport à un « étalon »). L'objectif
de cette étape est de collecter un maximum d'information sur les produits et sur les
fournisseurs de solution pour permettre de réaliser l'étape suivante : le choix de votre outil.
Le marché étant très vaste et les fonctionnalités des produits étant nombreuses, la tâche va
être ardue. Vous pouvez toujours faire appel à des études réalisées par des cabinets ou par
des experts du domaine, mais faites toujours attention à leur indépendance vis à vis des
fournisseurs de solutions et que le cadre de ces études soit en cohérence avec les différentes
contraintes et critères d'évaluation que vous avez identifiés précédemment.
Si vous ne trouvez pas chaussure à votre pied, vous pouvez bien entendu réaliser vous-
même cette analyse du marché. Avec de la méthode et de la persévérance vous devez y
arriver.
Une approche de classement des différents outils consiste à collecter les informations des
produits par domaine de compétence du PMBoK. On identifie ainsi des outils traitant des
aspects : gestion des activités de projet, gestion documentaire, gestion des coûts, gestion du
temps, gestion des risques, ... De cette manière, nous serons rassurés sur le fait d'avoir
couvert l'intégralité du spectre de la gestion de projet.
Une question néanmoins fréquemment posée est : « Pourquoi balayer un spectre aussi large
alors que nous pourrions nous contenter uniquement de le faire à partir de nos contraintes et
de nos critères ? ». C'est vrai! Mais si pendant le choix vous identifiez un nouveau besoin ou
si demain les évolutions organisationnelles de votre entreprise nécessitent des évolutions
dans la gestion de projet, il faudra alors tout recommencer.
C'est pourquoi il vaut mieux accepter de perdre un peu de temps aujourd'hui, mais pour
mieux en gagner demain. Et certainement beaucoup moins que si nous devions reprendre
l'ensemble de l'état de l'art demain. Car même si quelques produits et caractéristiques ont pu
changer, et nécessiteront d'être actualisés, l'ossature et l'essentiel seront préservés.

L'étape de choix de la solution

Une fois la cartographie des solutions existantes réalisée, l'heure du choix a sonné.
Cette étape est bien évidemment fondamentale puisqu'elle vous engage pour demain et doit
aboutir au choix d'une solution. Pendant cette étape, il s'agit de pré-sélectionner une short-
liste de produits afin de les étudier plus en détail.
Pour y parvenir nous devons bien évidemment recourir à nos contraintes et à nos critères
d'évaluation. Pour déterminer une première évaluation de solutions. L'objectif est d'aboutir à
une liste de trois ou quatre outils maximum (deux minimum sinon cela n'a plus d'intérêt).
L'étude détaillée des produits pré-sélectionnés nécessite l'implication des contributeurs
identifiés lors de la première étape.
Ils vont devoir juger les différents produits en fonction des critères d'évaluation. De cette
manière, nous maximisons nos chances de satisfaction de leurs besoins et surtout nous
commençons à travailler sur la transmission du changement (l'introduction d'un nouvel outil
de gestion de projet).
Les risques associés à cette étape sont importants. Il ne faut pas que les contributeurs qui
vont être en relation avec les fournisseurs potentiels divulguent des informations qui seront
autant d'atouts dans la phase de négociation qui va suivre. Nous devons donc piloter les
contributeurs et les briefer sur les informations qui doivent rester confidentielles.

La négociation
Une fois les évaluations réalisées, nous allons pouvoir négocier.
« Tout est négociable, mais tout ne doit pas être négocié ». Il faut savoir se « battre » sur les
points importants sans perdre son temps sur des éléments secondaires. Les aspects de la
négociation vont tourner autour de plusieurs poins : le contrat, les délais et bien évidemment
les coûts.
A ce titre il faut distinguer plusieurs types de coûts :
* les coûts d'acquisition (licence produit, achat de matériel,...),
* les coûts d'intégration (adaptation, déploiement,...),
* les coûts d'exploitation (maintenance, exploitation du matériel,...).
Un autre point important dans ces estimations des coûts est de prendre en compte la durée
d'utilisation du produit et également les perspectives d'évolution d'utilisation du produit
(combien de nouvelles licences par an ? Ou de nouveaux modules? ...). Parfois il est plus
pertinent de négocier le prix de la maintenance plutôt que celui de la licence.