La Escuela Básica Dr.

Olegario Hernández, nace como proyecto educativo

en el año 1978, ubicada en el estado Zulia, específicamente en el municipio
La Cañada de Urdaneta, debido a las necesidades educativas del municipio.
Se imparte educación básica desde el primer grado hasta el noveno grado,
está orientada a la educación humana y social de estudiantes entre 6 años y
15 años de estrato económico medio, bajo y en riesgo social, el sistema de
selección no vincula discriminación social, sexual, política ni religiosa.

En el mismo orden de ideas, la escuela tiene como visión la formación

integral de sus estudiantes, proporcionándoles las herramientas necesarias
para continuar sus estudios de bachillerato con las competencias
adecuadas, para el logro de la obtención del título de bachiller.

Asimismo, la principal misión de la escuela es que sus estudiantes

desarrollen capacidades que les permita desenvolverse exitosamente en sus
estudios de bachillerato diversificado, con valores, responsabilidad, ética,
honestidad y solidaridad. En tal sentido, la escuela para el logro de su visión
y misión se establece como objetivos institucionales los siguientes:

• Formar jóvenes sólidamente preparados para el competido mundo de

hoy, con un buen sentido de solidaridad humana, aunado a un eficiente
manejo y responsabilidad sobre los recursos naturales renovables y no
renovables.
• Dotar a sus estudiantes de una escala de valores que les permita asumir
su cultura en el marco de una visión amplia del mundo, con tolerancia y
respeto hacia otras culturas y pueblos.
• Facilitar una sana y eficiente práctica deportiva que sumada a otras
manifestaciones del quehacer humano, den forma a una verdadera
formación integral de nuestros estudiantes.
• Propiciar en la escuela un ambiente grato, democrático y participativo que
facilite en nuestros padres, docentes y estudiantes una atmósfera cálida con
un alto sentido de pertenencia, acompañado de un compromiso de ayuda y
solidaridad hacia el prójimo como parte importante de todo ser humano
cabalmente formado
 Planteamiento del problema, causas y consecuencias. Propuesta
A continuación se aplica la metodología Watch de Montilva (2000) para el
diseño del sistema de información para el proceso de inscripción de la
Escuela Básica Dr. Olegario Hernández. Este involucra el empleo de cuatro
(04) de las ocho (08) fases propuestas por el autor.

1. PRIMERA FASE: ANÁLISIS DEL DOMINIO DE APLICACIÓN

Hoy en día la mayoría de las instituciones educativas del Zulia han

optado por modernizar los procesos de inscripción los cuales son llevados
totalmente en forma manual en las instituciones, como se realiza en la
Escuela Básica Dr. Olegario Hernández cuyo problema inicial es el proceso
de inscripción que se torna torpe y lento por la manera en que se realiza.
Con un sistema de información para dicha escuela, las tareas de inscripción
en la institución se ejecutaran de forma más segura, rápida y eficiente.
Hasta el presente, el proceso de inscripción manual no satisface las
necesidades y requerimientos de los usuarios en la institución por ser muy
lento, genera fallas con respecto a errores al momento de transcribir en la
planilla de inscripción los datos personales correspondientes a los alumnos y
sus representantes, errores en reportes debido a fallas humanas,
igualmente existen fallas con respecto a la seguridad de la información,
debido a las condiciones físicas a las cuales están sometidos. Además, solo
poseen los registros originales la cual se debe a lo tardío de los procesos
manuales; esta es la razón por la cual no existen documentos de respaldo.
Mientras tanto en la observación directa realizada al proceso de
inscripción, se pudo detectar que este cuenta con los siguientes pasos para
efectuar la inscripción: el representante entra a la institución y se dirige al
área donde se llevan a cabo las inscripciones siendo atendidos por el
personal (docentes y secretarias) que admiten la documentación de los
alumnos, tales como foto tipo carnet, fotocopia de la cédula, partida de
nacimiento y notas certificadas. Seguidamente, se muestra el cuadro 1 el
cual especifica los actores y procesos involucrados en el proceso de
inscripciones:

Cuadro 1

Actores y procesos

ACTORES PROCESOS

Docentes y Inscribir Alumno, Buscar Alumno, Generar

Secretaria Reportes, Actualizar Inscripción.

Director Actualizar Alumno, Actualizar Representante,

Actualizar Inscripción

Fuente: elaboracion propia (2010)

Al observar estas evidencias, se determinó que la elaboración de un

nuevo sistema de información para el proceso de inscripción de la Escuela
Básica Dr. Olegario Hernández ayudaría agilizar el proceso de inscripción
llevado a cabo en la institución, permitiendo así que la información fluya
rápidamente, sea respaldada y resguardada de cualquier persona o recurso
ajeno a la institución. Así mismo, se lograra la captura de los datos en forma
ordenada, obteniendo un rápido acceso a la información y ayudando a
organizar de forma rápida las planillas de inscripción y la generación de
reportes.

2. SEGUNDA FASE: DESCUBRIMIENTO DE REQUERIMIENTOS

Ya terminada la fase de análisis del dominio de aplicación se procedió a

elaborar unas entrevistas a las personas que realizan el proceso de
inscripción manual (docentes y secretaria). Se pudo determinar la necesidad
de implantar un sistema de información en donde se suplante la manera
como la institución viene ejecutando su proceso de inscripción de forma
manual.
 Considerando los métodos tradicionales en cuanto a los requerimientos
de los usuarios, el sistema de información cumplirá plenamente con el
proceso de inscripción de la institución en el cual se permitirá automatizar
cada uno de los procesos involucrados en la inscripción de alumnos,
buscando lograr optimizar el mismo, generando así menor tiempo de
respuesta al momento de llevar a cabo dicho proceso y mejorar el
funcionamiento de la institución.
En esta fase y después de analizar el domino de la aplicación, se
procedió a definir informalmente las necesidades de los usuarios con las
entrevistas y observación directa ya realizada, estas arrojaron diversos
problemas de distintas etapas del proceso de inscripción, por lo cual se
establecen los siguientes requerimientos:
• Requerimientos de entrada: En este caso se cumplieron con los requisitos
que ayudaran agilizar el proceso de inscripción y se usara un rápido
acceso y manejo de datos. Se podrá manipular automatizadamente el
proceso de inscripción, promoviendo trabajo con menos errores al
momento de transcribir los datos de los alumnos, tales como: cedula,
nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, etc. También, datos del
representante, tales como: cedula, nombre, apellido, parentesco,
dirección, teléfono, entre otros.
Finalmente los datos de la inscripción, tales: fecha, datos del alumno, datos
del representante, sección, año escolar, etc.
• Requerimientos de salida: este sistema de inscripción cumplirá con la
necesidad de información de salida, ya que a través del mismo tendrá la
facilidad de ver los reportes del alumno, representantes e inscripciones,
consultas y planillas; es decir, las mismas serán mostradas a través de la
pantalla, consultar datos y planillas, las cuales estarán almacenadas en
la base de datos y podrán ser visualizadas al momento de ser
necesitadas.
• Requerimiento de almacenamiento: toda la información relacionada por el
proceso de inscripción será almacenada facilitando así la búsqueda de
los datos y mejor rendimiento, ya que la misma estará organizada por
 categoría y se respaldara a través de la base de dato Access 2003,
incluyendo tales como, alumnos, usuarios, inscripción, sección y
representante.
• Requerimiento de seguridad: la parte de resguardar la información será
de gran prioridad, asignado a través de acceso restringido para así,
personas que sean ajenas al proceso de inscripción no tengan acceso al
sistema, siendo una garantía que la información introducida a este
sistema sea confiable. Además, se realizará un respaldo periódico de la
información almacenada en la base de datos; también tenemos los
requerimientos mínimos del hardware como son disco duro de 160 GB y
2GB de memoria RAM, y del software Cristal Report, y Windows XP,
estos son necesario para la instalación y correcto funcionamiento del
sistema. A continuación, se presenta el Prototipo de la interfaz
usuario/sistema:

Pantalla de Acceso

Menú principal
Pantalla de inscripción

Mantenimiento de de usuario
Pantalla de datos del alumno

Pantalla de datos del representante

Consulta de secciones y grado

Planilla de inscripción

3. TERCERA FASE: ESPECIFICACIÒN DE LOS REQUERIMIENTOS

Esta actividad se centra en el diseño de recurso de software, es decir, los

procesos a realizar el sistema de información propuesto. Por otra parte, el
diseño de los procesos se utilizó los diagramas de caso de uso para
especificar cómo se lleva a cabo los procesos y como el usuario interviene
en ello. Estos diagramas serán descritos a continuación.
Caso de uso: control de inscripción:
Actor: usuario.
Tipo: general.
Resumen: el usuario interactúa con el sistema, el mismo ingresa la clave
para poder acceder al mismo. Y una vez cargado el sistema aparece la
pantalla de menú principal en la cual se encuentran cada una de las
opciones del sistema de información.

Sistema

Usuario

Caso de uso: Proceso de inscripción.

Actor: Usuario.
Tipo: Primario.
Resumen: una vez ingresada la clave de acceso y cargada la pantalla
principal del sistema, el usuario podrá utilizar una serie de opciones del
sistema de información para el proceso de inscripción. Estas operaciones se
pueden realizar para la inscripción de alumno y representantes en la misma
 ficha de inscripción. Y también para actualizar y guardar los datos de los
mismos.

Usuario Docente

Actualizar

Alumno

Actualizar
Representante
Secretaria

Actualizar
inscripción

Generar
Reportes

Caso de uso: Actualizar alumnos.

Actor: Usuario.
Tipo: Secundario.
Resumen: Al elegir la opción actualizar alumnos el usuario podrá realizar
cada una de las funciones pertenecientes a los alumnos. Aquí el usuario
podrá inscribir alumnos. Y en caso de haber ocurrido un error a momento de
transcribir los datos se pueden actualizar con esta opción, además, esta
información podrá ser buscada o consultada con el fin de verificar si no hay
errores.

Docente

Usuario Inscribir
Alumnos

Modificar
Alumnos Secretaria

Buscar
Alumnos
 Caso de uso: Actualizar representante.
Actor: Usuario.
Tipo: Secundario.
Resumen: para llevar a cabo la inscripción de alumnos en el plantel, se le
solicitara al representante una serie de requisitos referente a los alumnos,
padres y representantes, es decir, los datos que posteriormente serán
vaciados en la planilla de inscripción, y se almacenaran en la base de datos.
Además si ocurre un error al momento de escribir en la planilla de los datos
proporcionado por el representante, el usuario podrá buscarlos y
actualizarlos con tan solo escribir el numero de cédula del alumno.

Docente

Usuario Ingresar
Representante
Secretaria

Modificar
Representante

Consultar
Representante

Caso de uso: Generar reporte.

Actor: Usuario.
Tipo: Secundario.
Resumen: Una vez completada la información se genera un reporte de los
alumnos y representantes de la institución.
 Docente
Usuario Generar reporte de
Alumnos

Generar
Constancia de
Inscripción

Secretaria

Generar Reporte
de
Representantes

Seguidamente, se muestran los diagramas de secuencia del proceso de

inscripción de la Escuela Básica Dr. Olegario Hernández, los cuales
muestran la secuencia de ejecución de los pasos involucrados en cada caso
de uso del sistema.

Curso normal de los eventos

Usuario

Sistema

Datos del alumno a registrar

Datos del alumno a actualizar

Nuevos datos del alumno modificado

 Proceso para actualizar representantes

Usuario

Sistema

Datos del representante a Registrar

Cedula del representante a Modificar

Datos del representante a Modificar

Nuevos datos del representante modificados

Proceso para generar reportes

Usuario

Sistema

Solicitud del reporte.

Reporte Solicitado.
 A continuación, se muestra el diagrama de clases del sistema, el cual
especifica las entidades principales del proceso de inscripción de alumnos,
sus atributos y las operaciones realizadas por cada una de estas en la
Escuela Básica Dr. Olegario Hernández.

4. CUARTA FASE: DISEÑO DE SISTEMA

Esta actividad se centra en el respaldo de las interacciones entre los

usuarios finales y las aplicaciones basadas en el computador, es decir, el
diseño de pantallas, formatos, informes y diálogos con los que interactúan
los usuarios finales del sistema. Por otra parte, para el diseño del sistema de
información para el control del proceso de inscripción de la Escuela Básica
Dr. Olegario Hernández se proporcionara un ambiente amigable y accesible
para todas las personas que trabajan en el sistema.
 Se presenta la pantalla del sistema de información el correspondiente a la
seguridad de acceso al sistema. Clave de acceso: una vez cargado el
sistema aparece la pantalla de contraseña a través de la cual se indica al
usuario que ingrese su clave personal para validar su entrada al sistema.

Menú principal: Una vez cargado completamente el sistema, aparecerá la

pantalla del menú principal dentro de la misma esta contenida una serie de
opciones la cuales son las operaciones que el usuario podrá utilizar en el
sistema para llevar a cabo el proceso de inscripción entre los cuales están:
inscripciones, reportes y mantenimiento.

Planilla de inscripción: consiste en el proceso de inscripción de la Escuela

Básica Dr. Olegario Hernández pero de forma automatizada, produciendo
menor tiempo de trabajo para el personal. En esta planilla serán solicitado
los datos pertenecientes al alumno, tales como: nombre, apellido, cédula de
identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, lugar de nacimiento, teléfono,
dirección y sexo; en los datos del representante se encuentran los siguientes
campos nombre, apellido, cédula de identidad, dirección, teléfono y
parentesco, luego nos encontraremos con los requisitos que el alumno debe
consignar a la hora de la inscripción, tales como: copia de la cedula de
identidad, original y copia de la partida de nacimiento, fotos tipo carnet del
alumno y representantes, entre otros.
También se visualizaran todas las herramientas que el operador
autorizado del sistema utilizará para manejarlo debidamente entre estas
encontramos el botón guardar y regresar, se encuentran los datos del año
escolar que cursa, un campo de materia pendiente y el profesor que
inscribió.

Mantenimiento de usuarios: en esta pantalla se podrá modificar, guardar,

buscar o eliminar el usuario o contraseña del personal encargado de inscribir
a los alumnos, también tenemos el botón regresar que se devuelve al menú
principal.
Datos del alumno: en esta pantalla tenemos todos los datos del estudiante
donde se actualiza, busca y elimina todos los datos a registrar, también
tenemos el botón regresar que nos devuelve al menú principal.

Datos del Representante: en esta pantalla al igual que la anterior se

modifica, busca y elimina los datos del representante a registrar, también
tenemos el botón regresar que nos devuelve al menú principal.

Consulta de secciones y grado: pantalla de consulta múltiple aquí se

podrá buscar por grado, sección y área la cantidad de alumnos que
están inscritos en cada aula, del mismo modo se mostrará el botón regresar
que nos devuelve al menú principal

C
o ns
t an
cia de inscripción: aquí se mostraran todos los datos personales de los
alumnos y representante, requisitos, foto y materia pendiente ya ingresados
en el momento de inscripción.

Reporte de alumnos: en esta pantalla se muestran todos los alumnos o

estudiantes que se han ido inscribiendo de todas las secciones, tales como
nombre, apellido, cedula, fecha de nacimiento, entre otros.

Reporte de Representante: al igual que la pantalla anterior aquí se

muestran todos los representantes de los alumnos inscritos, tales como
cedula del alumno, nombre del representante, apellido, entre otros.

A continuación se muestra el diseño de la base de dato con las

estructuras correspondientes a cada una de sus tablas.
 Tabla de Alumnos

Tabla del Representante

 No
Tabla de Inscripción

Alu

Alu