11 Criterios para Seleccionar

el Mejor Reemplazo de su
Sistema ERP
 Sinopsis
Un sistema ERP es la espina dorsal de su información y llega a todas las áreas de su negocio y
de su Cadena de Valor. Reemplazarlo puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de
negocio. La piedra angular de este esfuerzo es encontrar los proveedores y especialistas
correctos. Sus estrategias de negocio a largo plazo serán el criterio básico para seleccionar un
sistema ERP de reemplazo. Su proveedor de ERP debe ser parte de su visión. Los proveedores
de software tienen la obligación de ayudarlo a llegar ahí, haciendo su trabajo para asegurarle
que su próximo reemplazo de sistema ERP será el último. A continuación estos son los 11
criterios que le permiten identificar y seleccionar la solución que cumplirá con estas
expectativas.
 Tabla de Contenido
Tabla de Contenido i
Reemplazar un Sistema, Comienza con una Visión 1
Criterio#1 - Una Decisión a Prueba de Futuro 2
Criterio#2 – Soluciones Sólidas 2
Criterio#3 – Reemplazo del Conocimiento 3
Criterio#4 – Eliminación de las Suposiciones en la Implementación 4
Criterio#5 – Solución a la Medida 5
Guía de Implementación 5
Configuración del Sistema 6
Herramientas para Personalizar su Sistema 6
Herramientas Avanzadas 6
Portales 7
Criterio#6 – Maestría en Manufactura y Distribución 8
Criterio#7 – Aumentando las Probabilidades Tecnológicas a su Favor 9
Criterio#8 – Una Prueba de Escalabilidad 10
Criterio#9 – Colaboración: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente 11
Consultoría Remota 11
Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos 11
Soporte de Usuario para Conferencias Web 11
Entrenamiento y Seminarios basados en la Web 12
Criterio#10 – Integridad y Dedicación 13
Criterio#11 – Lograr un Retorno de Inversión 13
La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno de Inversión 14

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP i

 Reemplazar un Sistema,
Comienza con una Visión
Reemplazar su Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés)
no es cualquier cosa. Por definición, el sistema ERP es la espina dorsal de su información y
llega a todas las áreas de su negocio y de su Cadena de Valor. Reemplazarlo podría parecer un
proceso difícil y doloroso, pero si se hace de la manera correcta, puede abrir una cantidad
ilimitada de oportunidades de negocio para usted. La piedra angular de este esfuerzo es
encontrar al proveedor que le muestre cómo hacer de esta difícil transición algo fácil, así como
un especialista que le de la confianza de que caminará a su lado hasta que usted alcance sus
objetivos.
Los empresarios deciden reemplazar sus sistemas ERP por diversas razones. La razón
fundamental es saber si su sistema actual soporta o compromete su habilidad para ejecutar las
estrategias de negocios que harían a su compañía exitosa, posicionándola como líder en la
industria.
Después de haber tomado la decisión de cambiar, debe imaginar cómo va a lucir su empresa
en 10 años o más. ¿Qué nuevos desarrollos en su industria redefinirán a su compañía? ¿Cómo
conducirá o responderá a esos cambios? Lo más importante, ¿Cómo llegará ahí, qué
tecnologías habrá adoptado y cómo éstas le habrán ayudado a conseguirlo? Esta visión será el
criterio básico para seleccionar un sistema ERP de reemplazo.
Su proveedor de ERP debe ser parte de esta visión. Debe haber enfrentado estos retos muchas
veces en su historia y aprendido cómo ayudar a los fabricantes a adoptar nuevas tecnologías.
El futuro de su negocio depende de que su proveedor de ERP haya dado o no el salto de una
tecnología a otra de manera exitosa y de que continúe innovando y proporcionando
tecnologías que ayuden a compañías como la suya a enfrentar ese cambio.
En esta etapa en la evolución del software empresarial, los proveedores de software tienen la
obligación de ayudarlo a llegar ahí, haciendo su trabajo para asegurarle que su próximo
reemplazo de sistema ERP será el último. A continuación se enlistan los 11 criterios que le
permiten identificar y seleccionar la solución que cumplirá con estas expectativas:
1. Una decisión a prueba de futuro
2. Soluciones Sólidas
3. Reemplazo del Conocimiento (Know How)
4. Eliminación de las suposiciones en la implementación
5. Un Negocio Hecho a la Medida
6. Maestría en Manufactura y Distribución
7. Aumentando las Probabilidades Tecnológicas a su Favor
8. Una Prueba de Escalabilidad
9. Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la Verdad con el Cliente
10. Integridad y Dedicación
11. Lograr un Retorno de Inversión
¿Cuál de estos puntos es el más importante y relevante para usted en la selección de un
sistema ERP nuevo? Muy probablemente más de uno lo será, necesita tener estas respuestas
antes de elegir una solución. El resto de este documento le da las respuestas que necesita, una
explicación detallada de los 11 criterios que debe tomar en cuenta cuando seleccione la mejor
solución y su importancia en el reemplazo del ERP.

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP 1

 Criterio#1 - Una Decisión a
Prueba de Futuro
Para entender lo que los próximos diez años traerán a la industria manufacturera, y el impacto
que esto tendrá, revise por lo menos los diez últimos años y duplique ese rango de cambio. La
tecnología proveerá información a los usuarios en cualquier momento y mediante cualquier
mecanismo. La información será personalizada y se anticipará a las necesidades y a las
actividades de cada función de la organización. Se enfocará en el suministro de datos para
tomar decisiones por excepción y en la automatización de los procesos diarios. También se
tendrá que adaptar a las nuevas estrategias de negocio y tecnología que pocos de nosotros
podemos predecir hoy con precisión.
Es importante tanto hoy como en el futuro tener un claro compromiso al proveer aplicaciones
estratégicas de diversificación empresarial y de misión crítica, para soportar los modelos y
dimensiones de su industria manufacturera. Con este fin, busque una empresa de renombre
con la habilidad de adaptarse rápidamente a las necesidades del nuevo mercado. La historia es
la mejor predicción del futuro y los proveedores involucrados desde hace dos décadas en los
primeros desarrollos de los sistemas de manufactura “computarizada”, basados en principios
de manufactura reconocidos, le permitirá tomar una elección más sólida. Esa filosofía debe
continuar hoy, entregando nuevas soluciones tales como Manufactura de Respuesta Rápida
(QRM por sus siglas en inglés), Flujo de Trabajo y E-Business que simplifican y automatizan las
operaciones y procesos de negocio.
De acuerdo con ejecutivos de la industria, un sistema ERP necesita crecer con su compañía y
con sus planes de negocio. Una de las pruebas más grandes de esta afirmación viene de
clientes que han crecido por sus adquisiciones. No es posible predecir las dinámicas de futuras
adquisiciones de compañías; sin embargo, un sistema a prueba de futuro, crece y alberga
múltiples instalaciones, y compañías con diferentes procesos. Por ejemplo, para un fabricante
de suministros médicos, el ERP juega un papel vital en sus estrategias de adquisición. Su
integración completa facilita la visibilidad en la diversificación empresarial y la toma de
decisiones, mientras su flexibilidad permite ajustes fáciles que encajan con los requerimientos
propios del negocio, sus reglas y prácticas para las compañías adquiridas.
La historia de evolución de un sistema de software de manufactura para cambiar de acuerdo a
las tendencias del negocio y la tecnología, no es accidental. Desde el principio esta agilidad
tendría que haber sido diseñada dentro del sistema. Esto apunta claramente a su capacidad
para soportar su visión de manufactura, conocida y desconocida, hoy y en el futuro.

Criterio#2 – Soluciones
Sólidas
En algún punto entre el concepto y la entrega, muchas buenas ideas de software perdieron su
enfoque en el principio más importante, que es el de proveer valor tal y como lo percibe un
cliente. ¿Se están evaluando y empleando las tecnologías en base a su importancia para cubrir
las necesidades de los fabricantes y distribuidores? Un acercamiento sólido es entregar
soluciones tecnológicas que provean ventajas demostradas y sostenidas para los clientes.
Los líderes en la industria del ERP se enfocan en proveer las funcionalidades críticas que sus
clientes necesitan. Sus sistemas no son sistemas “vanilla”, que ofrecen casi la misma
funcionalidad de cualquier otro sistema en el mercado. Los mejores sistemas, tal como sus
clientes lo confirmarán, incluyen las capacidades esenciales para los manufactureros que están
buscando nuevas formas de ser más competitivos.

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP 2

 El origen de un sistema es una característica importante. Para los manufactureros, el sistema
adecuado es aquel, que desde el principio, ha estado basado principalmente en los procesos
de manufactura e ingeniería. Todo empieza con una buena administración y prácticas de Listas
de Materiales (BOM por sus siglas en inglés) como el principal elemento de enlace entre
muchas de las funciones de los sistemas. Administración de Inventarios, Compras, Planeación
de Requerimientos de Materiales, Costeo y Ventas son sólo algunos ejemplos de las funciones
que están fuertemente controladas por la aplicación de la Administración del BOM de los
sistemas. Los orígenes de ingeniería del ERP más fuerte, lo hacen un reemplazo confiable y
adecuado para sistemas diseñados no tan meticulosamente.
Otra dimensión en la categoría de sólido es la expansión del sistema a un grado infinito a
través de un contenido auto-creado y la adherencia a un compromiso de alto nivel de
integración del sistema. Esto le permite implementar las últimas técnicas, ya que el sistema
puede mantenerse y actualizarse más fácilmente con funciones adicionales para alojar nuevas
técnicas de manufactura. Hoy, los sistemas deben soportar un rango amplio de capacidades
incluyendo la administración de la cadena de suministro, administración de la relación con el
proveedor, administración de la relación con el cliente, manufactura, finanzas y recursos
humanos.
Las soluciones sólidas generan resultados sólidos. Las compañías que utilizan ERP’s
funcionalmente superiores reportan mejoras cuantificables de mayor magnitud de lo que
esperaban:
ƒ 90% de reducción en el tiempo de entrega desde la orden
ƒ 86% de reducción en el poceso de ingreso de órdenes
ƒ Incremento en la rotación de inventario de 7-8 a 30
ƒ 40%-50% de reducción en los tiempos de demora
ƒ Reducción en el tiempo, de horas a minutos, para “configurar” las órdenes
ƒ Reducciones en el tamaño del lote de 50 a 10
ƒ 99% de entrega de partes de servicio al siguiente día
ƒ $120,000 de reducción en inventario de productos terminados en cuatro meses
ƒ 99% de cumplimiento de entregas a tiempo
ƒ Más de $400,000 de ahorro total en inventario
ƒ 50% de reducción en costos de mano de obra e indirectos
ƒ 1/3 de reducción en los tiempos de demora de manufactura para productos con
ingeniería compleja
ƒ 80% de reducción en la elaboración de listas de materiales
En resumen, seleccione una solución que ha sido probada – que funciona y agrega valor – al
mismo tiempo que soporta el crecimiento del negocio, los nuevos métodos de operación, la
expansión del mercado y las estrategias para el futuro. Con esto, como su reemplazo de ERP,
tendrá una solución que lo ayudará a conseguir el éxito de clase mundial y el liderazgo de la
industria.

Criterio#3 – Reemplazo del

Conocimiento
Ésta es una de las decisiones más importantes que usted tomará para su compañía y querrá
seleccionar un proveedor que haya recorrido este camino ya varias veces. Para estar seguro, la
mejor opción es aquel proveedor que prácticamente sólo hace soluciones ERP, contra aquellos
que tiene intereses divididos no enfocados y unidades de negocio compitiendo por recursos.

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 En los últimos cinco años se ha reportado que los reemplazos de sistemas han sido más de un
80% de implementaciones de ERP. Cuando el 80%-90% del negocio de un proveedor es el
reemplazo de sistemas, ha aprendido qué es lo que hace que una transición sea sencilla e
impecable. También se han convertido en expertos revisando y reemplazando los procesos
ineficaces que un sistema viejo lo ha obligado a utilizar.
Sus datos son un activo, por eso es importante encontrar un proveedor firmemente enfocado
en ser capaz de migrar automáticamente la información que actualmente mantienen sus
proveedores, clientes, recursos de producción y empleados. El objetivo es ayudarlo a través de
este proceso minimizando los costos y la interrupción de la conversión, mientras maximiza su
conocimiento acerca del nuevo sistema. Herramientas en el sistema deben ayudar a traer la
información desde los sistemas “antiguos” a la nueva base de datos. La metodología debe ser
fácil de usar, debe reducir el grado de conocimiento de la base de datos y las técnicas de
programación que se necesiten, además debe proveer auditorias de los datos convertidos para
asegurar su integridad antes de que empiece a operar el nuevo sistema.
El reemplazo del conocimiento significa tener experiencia reemplazado a casi cada sistema de
primer y segundo nivel de manufactura discreta y distribución ligera, así como también de
sistemas locales. Busque al proveedor que haya reemplazado todo tipo de sistemas, desde
sistemas para las compañías más grandes del Fortune 500, hasta para manufactureros
medianos y pequeños. Ellos le pueden ayudar si su sistema actual ya no se adecua a los
requerimientos de su negocio o si usted está creciendo más allá de las capacidades de
paquetes de contabilidad para negocio pequeño, hojas de cálculo o aplicaciones de la base de
datos. Serán muy pocas las situaciones de transición, preocupaciones, o cuestiones que no
hayan sido previamente enfrentadas y resueltas. Cada reemplazo trae consigo su propio
paquete de inconvenientes como son la coordinación de bases de datos múltiples, el cambio
de los modelos organizacionales, la implementación de nuevos esquemas de sistemas de
numeración, la conversión de los procesos manuales y datos y la conversión de base de datos
tanto grandes como pequeñas, por nombrar sólo algunos. En su análisis final, necesitará
escuchar testimonios de usuarios, como por ejemplo un fabricante de equipo de construcción
que dijo: “en las semanas siguientes a la implementación, nuestro sistema fue probado y ni
siquiera parpadeo”.

Criterio#4 – Eliminación de
las Suposiciones en la
Implementación
El éxito de su sistema nuevo depende de dos aspectos: la cantidad de tiempo que le tome su
implementación y los cambios en el negocio y valor entregado. La ventaja rápida ocurre
cuando la implementación es ágil, resultando en un alto valor estratégico. Este tipo de
implementación es la mayor fortaleza que usted está buscando en un proveedor de software.
De acuerdo con el diccionario, instalar es colocar en posición de uso, pero implementar es
llevar al uso. Una metodología de implementación probada elimina la incertidumbre y dirige
sus expectativas hacia un proceso de reemplazo de sistema efectivo y libre de preocupaciones.
Esa metodología empieza desde su primera cita con nuestro representante de ventas y lo lleva
hasta la medición de sus resultados y retorno de la inversión.
En cuanto a la velocidad de implementación, los mejores sistemas generalmente pueden ser
implementados en 6 meses y muchos incluso en un periodo de 4 meses. Por ejemplo, un
fabricante de equipo de sujeción, como pistolas de clavos, implementó simultáneamente 14
localidades en solo 6 meses. Sin embargo, no se deje llevar sólo por la velocidad. Juntos, el
valor estratégico, la efectividad y un proceso libre de preocupaciones, completan los tres
factores críticos de éxito para la implementación.

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 Para reforzar la elección correcta, con la que usted pueda obtener la implementación a tiempo
y lo lleve a un retorno de inversión de manera anticipada, deberá ser una metodología
completa y segura. En un alto nivel se necesitan los siguientes 7 elementos en la
implementación:
1. Descubrimiento: Basado en la información reunida en una sesión de descubrimiento, se
desarrolla un proyecto preliminar y un planteamiento de trabajo (definiendo el alcance, la
programación y los recursos).
2. Estrategia: Un gerente de proyecto lo ayuda a determinar el impacto de cambio en varias
áreas en su organización y a desarrollar una estrategia para la administración del cambio.
3. Análisis del Negocio: En esta fase, se definen los roles y las responsabilidades, se revisan
las metas y los objetivos y se termina el plan de proyecto.
4. Educación: Un entrenamiento minucioso se lleva acabo con métodos basados en su
cultura, dimensión y objetivos.
5. Configuración de la Aplicación: En esta fase se mantiene la revisión de la estrategia del
despliegue, el desarrollo de las especificaciones funcionales y la preparación de las
instrucciones que se usan en las pruebas de conversión. Los menús, las pantallas, los
campos definidos por el usuario y los flujos de trabajo se pueden adaptar a sus
especificaciones y ser probados.
6. Evaluación Final: En este punto se finaliza con los requisitos, los procedimientos y el
proceso de conversión de datos. Se lleva a cabo una prueba final del sistema integrado y
se evalúa al usuario final y la disponibilidad en general.
7. Despliegue: Se finaliza la conversión de datos y el sistema se extiende a toda la compañía
bajo la supervisión de los consultores del proveedor.
Un buen enfoque de la implementación elimina la preocupación acerca del reemplazo de un
sistema robusto. Descarta la incertidumbre y asegura una transición veloz y efectiva. Cumple
con una curva de aprendizaje más rápida y con un retorno de inversión en un tiempo menor.
Es la evidencia del conocimiento sobre el reemplazo de sistemas ERP.

Criterio#5 – Solución a la
Medida
Debido a que no existen dos negocios idénticos, usted busca una implementación
personalizada. Existen cinco elementos clave en el diseño de su solución para poder ser
personalizada, sin importar si actualmente cuenta con procesos efectivos o si está
reestructurando y mejorando procesos ineficaces para soportar las nuevas estrategias. Estos
cinco elementos son la ejecución de la guía de implementación, la configuración del sistema,
las herramientas para personalizar su sistema, tecnologías avanzadas y portales.

Guía de Implementación
La guía de implementación es el plan basado en el conocimiento que establece el curso de su
reemplazo de sistema. Es un mapa cuidadosamente construido y probado, desarrollado en
conjunto por su compañía y su proveedor de software ERP, enfocado en alcanzar las metas
definidas de su compañía durante el ciclo de compra. Este mapa detallado lo guía a través del
proceso de:
ƒ Realizar una encuesta minuciosa a los usuarios finales para definir claramente las
necesidades y las expectativas,

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 ƒ Desarrollar un perfil del alcance del proyecto, metas, programa de implementación,
planeación de la conversión de datos y la seguridad,
ƒ Identificar el liderazgo de los directores generales que pueden actuar como visionarios,
ƒ Reunir una fuerza de trabajo con jugadores clave que sirvan como guía y motivadores,
ƒ Definir el alcance del proyecto,
ƒ Adecuar y ejecutar un plan con etapas y tareas detalladas y,
ƒ Evaluar el progreso continuamente.
La ejecución efectiva de todo el proceso asegura que el reemplazo de su sistema ERP será todo
un éxito.

Configuración del Sistema

La retroalimentación documentada del cliente testifica la flexibilidad y funcionalidad de la
solución que se necesita para satisfacer los requerimientos de negocio y tecnológicos de cada
implementación. Dentro de este segundo elemento principal de “personalización” están los
parámetros y las configuraciones preestablecidas del sistema.
Los valores preestablecidos son las configuraciones del sistema que le permiten definir las
políticas y procedimientos propios de su compañía. Cada aplicación ó módulo del sistema
tiene un conjunto de parámetros que se configuran antes de que se lleve a cabo cualquier
proceso. Algunas configuraciones establecidas en un módulo, también afectan procesos en
otros módulos. Estas combinaciones proveen un rango casi ilimitado de formas para establecer
como operará el sistema. Para obtener el máximo beneficio de estas poderosas
configuraciones, seleccione un proveedor experto que lo guíe en la planeación adecuada de
las configuraciones para moldear sus métodos de operación y aprovechar por completo su
nuevo sistema.

Herramientas para Personalizar su Sistema

El sistema necesita incluir un conjunto único de herramientas para maximizar su inversión en el
futuro. Una variedad de utilidades en el sistema base le permite personalizar su sistema.
Pantallas personalizadas, menús y mensajes se pueden configurar para reflejar la forma en que
opera su organización. Formas en línea estándar (por ejemplo, las facturas) pueden extraer
datos de su sistema al momento de imprimirlas. Asegúrese de tener un grupo extenso de
formas estándar y multipropósito, y una herramienta fácil de usar para modificar o crear
nuevas formas que se requieran. Sin duda necesitará desarrollar reportes personalizados,
además de los reportes estándar incluidos en el sistema. Para esto el sistema debe incluir una
herramienta para acceder a la base de datos y generar reportes con gran flexibilidad y sin la
necesidad de conocimientos en programación o una orientación técnica. Le otorga acceso a su
información y su uso sólo se verá limitado por su creatividad y no por su habilidad con las
computadoras. Con las funciones para crear reportes y tablas, se pueden producir reportes
personalizados usando los datos desde múltiples archivos. Una función de conectividad le
permite descargar datos a un archivo en su PC para analizar y graficar, generar pronósticos y
llevar a cabo análisis para la toma de decisiones sin temor a corromper la integridad de los
datos “en vivo”. Finalmente, el más reciente desarrollo de herramientas de consultas le
permitirá desarrollar rápidamente consultas y aplicaciones completas disponibles para la Web
con hipervínculos hacia detalles o aplicaciones adicionales.

Herramientas Avanzadas
Verifique que herramientas de tecnología avanzada sean empleadas para explotar la vasta
cantidad de información almacenada en su sistema, obtener valor de esa información y usarla
para mejorar la productividad. La tecnología de software basada en objetos expande su

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 escritorio. Con objetos usted puede trabajar con ventanas interactivas, datos y vistas de
gráficas al mismo tiempo. Pueden proporcionarle vistas múltiples y simultáneas de la base de
datos. A través del uso de objetos de software, una biblioteca que debe ser construida dentro
de su sistema, usted puede resaltar la información en el preciso momento en que la necesita.
La información del cliente, las funciones del sistema y las aplicaciones de Microsoft® son sólo
algunos ejemplos de los muchas “applets” (mini aplicaciones) auto contenidas que necesitarán
ser llamadas desde cualquier lugar en su sistema ERP para simplificar cualquier área de su
negocio.
Las tecnologías de flujo de trabajo colocan a los datos en manos de aquéllos que la necesitan,
en el momento en el que la necesitan, con mensajes automatizados, recordatorios, monitoreo
y sistemas de comunicación interactivos para la compañía completa. Los componentes claves
requeridos para el flujo de trabajo son: 1) un sistema basado en eventos para administrar y
coordinar los procesos de manufactura y la información asociada, 2) comunicación en línea y
avisos para acciones requeridas y 3) actividades de rastreo y monitoreo.
Cada componente del flujo de trabajo proporciona herramientas poderosas para mejorar las
comunicaciones y la eficiencia dentro de la compañía. Juntas, pueden ser cruciales para
alcanzar las metas corporativas y de reemplazo del sistema. Se pueden utilizar para mejorar la
calidad, reducir el re-trabajo y los costos, mediante la administración automatizada de cambios
en las órdenes de ingeniería, reducción de los tiempos de entrega a través de una mejor
colaboración y visibilidad de la cadena de suministro, y la mejora de la satisfacción del cliente
por medio de una comunicación mejor y más rápida con los clientes.
Estas tecnologías avanzadas capitalizan la inversión en el ERP de la organización
transformando los datos en información que los usuarios pueden poner en acción. Es como
cambiar a un modelo de negocio que acelera los procesos además de reducir los errores y los
retrasos. Mejoran la colaboración y la comunicación superando tanto las barreras
organizacionales como las del tiempo. De este modo, se cumple la promesa de que las
soluciones ERP tienen la capacidad para integrar el espectro completo de los procesos y
funciones empresariales.

Portales
El último avance tecnológico que se ha incorporado en muchos sistemas es los Portales de
Conocimiento Empresarial (EKP por sus siglas en inglés). Parecido a los portales que los
usuarios de Web acceden cada día, tales como msn.com o cnn.com, agregan información y
proporcionan vínculos hacia funciones y capacidades relacionadas vía su intranet. Le otorgan
más poder al usuario porque los vínculos de información están organizados de acuerdo a las
necesidades de conocimiento específico del usuario. Las tecnologías de vanguardia como ésta,
habilitan la información crítica de la empresa mediante vías de acceso adaptables y unificadas.
Esa es la razón más importante por la que los sistemas con esta capacidad seguirán siendo la
mejor opción para reemplazar su sistema ERP.

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 Criterio#6 – Maestría en
Manufactura y
Distribución
Con amplia experiencia y conocimiento en distribución y manufactura, un proveedor estará
preparado para ofrecerle los tipos de servicios de soporte y las herramientas que le permitan
resolver exitosamente sus retos de negocio más difíciles, desplegar aplicaciones rápidamente y
maximizar el retorno de su inversión. El aspecto más débil reportado en implementaciones de
tecnología de información es la experiencia de consultoría, así que le sugerimos asegurarse de
que el personal de su proveedor tal como diseñadores profesionales, analistas de sistemas,
técnicos, consultores, y expertos financieros conozcan al revés y al derecho sobre manufactura
y distribución. Además, deben saber cómo provee las soluciones de software más efectivas.
Parece obvio, pero el proveedor correcto debe entender la manufactura discreta y sus modelos
de producción. Pruebe sus conocimientos con su lista de clientes. Estos deben ser clientes en el
ramo de la electrónica, productos médicos, y maquinaria industrial y comercial, u otras
industrias a las que prestan servicio tales como metales, productos de transportación, artículos
deportivos, bienes de consumo empacados, muebles, equipos de línea blanca, calentadores y
aires acondicionados, plásticos, cierres y equipos de sujeción, maquinaria para la construcción,
instrumentos musicales, equipo de telecomunicaciones y muchos otros. Aunque sabemos que
existen retos en común entre estos grupos, asegúrese de que comprendan los diferentes
modos de producción que ellos aplican, tales como fabricación sobre pedido, fabricación para
almacenaje, ensamble sobre pedido, ingeniería sobre pedido, configuración sobre pedido, y
manufactura repetitiva/flujo. Para completar, asegúrese también que el equipo de consultores
le ayudará a integrar las capacidades de distribución y logística, para que así usted no sólo
fabrique, sino que además entregue, el producto correcto en el lugar y tiempo correcto al
cliente correcto.
Verifique detenidamente que el proveedor de software mantiene una fuerza de trabajo
altamente especializada, y gerentes ó directivos expertos en la industria que le aseguren a
largo plazo la capacidad para servir a su compañía en el futuro. En la primera línea de trabajo,
el equipo consiste en un líder de proyecto de consultoría, un experto en finanzas y un
especialista en distribución/manufactura. El líder de proyecto de consultoría es responsable de
coordinar todo el proceso de transición. El especialista en finanzas sabe cómo hacer que las
funciones financieras trabajen en favor de sus objetivos de inversión. Y el especialista en
distribución/manufactura debe asegurarse que los sistemas cumplan con los requerimientos de
sus ambientes de distribución y manufactura. Consultores altamente calificados y
experimentados deben ser asignados a cada fase de su proyecto. Busque consultores
experimentados en el mundo real y con una gran cantidad de certificaciones por APICS
(American Production and Inventory Control Society) y por la CPIM, (Certified Production and
Inventory Management) o por acreditaciones similares.
Todo el personal de su proveedor, desde programadores hasta ejecutivos, ¿entienden sobre
manufactura? ¿Tiene usted acceso total al equipo de servicio técnico, ayuda en línea nacional,
servicios de consultoría del software y al grupo de instalación y soporte de actualizaciones?
Con toda esta profundidad, usted puede tener la confianza de que el sistema cubrirá sus
necesidades tanto ahora como en el futuro y que ellos sabrán cómo ayudarlo para pasar de un
sistema y procesos viejos a una infraestructura de software empresarial extendida.

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 Criterio#7 – Aumentando
las Probabilidades
Tecnológicas a su Favor
Como fabricante, usted necesita tecnologías que crezcan junto con usted y que le ayuden en
sus operaciones a competir exitosa y efectivamente ahora y en el futuro. El principio que avala
esa necesidad, es que las tecnologías de información son evaluadas y empleadas en base a su
relevancia y habilidad para proveer ventajas empresariales rentables para manufactureros
como usted. Tecnologías confiables y probadas se integran transparentemente en una suite
para asegurar que se obtenga el máximo rendimiento.
Históricamente, la arquitectura de los sistemas hizo posible que se construyeran sistemas que
rápidamente evolucionaran a través de las generaciones de tecnología de información. ¿Cómo
se pudieron aprovechar los principios de manejo del conocimiento y desarrollar procesos y
sistemas para crear, manejar, usar y re-usar el conocimiento organizacional y personal?
Construir y desarrollar un sistema basado en una fuerte plataforma para soportar cambios
rápidos, requiere una cuidadosa selección de tecnologías en la industria para la base de datos,
interfase del usuario, herramientas de desarrollo y plataformas de hardware que sobrevivirán a
múltiples ciclos de cambios tecnológicos. El mayor logro del proveedor correcto es que su
producto ERP se conserve vigente y en constante movimiento. Exija una plataforma que haga
que su compañía trascienda a través de las curvas de la tecnología.
Hoy en día, los sistemas ERP soportan un rango extenso de aplicaciones colaborativas para
mejorar el flujo de información a través de la cadena de suministro. Estas tecnologías
soportan:
ƒ Comercio Electrónico
ƒ Sucursales o tiendas en la web
ƒ Intercambio electrónico de datos (EDI) basado en XML
ƒ Comunicaciones electrónicas interactivas y rápidas
ƒ Visualizadores en base a buscadores
ƒ Publicaciones Web
ƒ Menús y documentación de ayuda dinámicos basados en XML
ƒ Acceso seguro a Internet
ƒ Flujo de trabajo automatizado
ƒ Portales de Conocimiento Empresarial basados en roles
A la larga, la tecnología de información (TI) no lo mantendrá en el negocio. Lo que paga las
cuentas y genera ganancias es lo que sucede en la planta de producción, en el servicio al
cliente y en las ventas. Esto convierte al factor tecnología en una estrategia en vez de una
decisión estricta del departamento de TI. Aunque la tecnología influye claramente en cualquier
proceso de selección de ERP, la historia nos muestra constantemente que algunos de los
mejores resultados de ERP ocurren cuando las especificaciones de tecnología están
determinadas por los requerimientos para soportar las necesidades críticas de negocio. Ésta es
la esencia de un acercamiento fuerte a la tecnología.

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 Criterio#8 – Una Prueba de
Escalabilidad
Si ésta va a ser la última vez que reemplace su sistema ERP, la protección de su inversión debe
ser la piedra angular de la estrategia de desarrollo de producto de su proveedor de software.
¿Ha mantenido un crecimiento continuo mientras provee caminos para actualizaciones a sus
clientes? Adopte categóricamente esta filosofía y asegúrese de que su proveedor se
comprometa a continuar con ella en el futuro.
Como prueba de la habilidad del proveedor de mantenerse cumpliendo con las necesidades de
sus clientes, el porcentaje de clientes en versiones actuales de su software, debe ser alto. Con
cierta frecuencia los buenos proveedores están arriba del 98%, y el porcentaje de clientes en
mantenimiento debe ser tan alto como 99%. Además, en una industria en donde el promedio
de vida de un ERP es de 5 a 7 años, infórmese de cuántos sistemas de los clientes se han
usado más de 5 a 7 años y cuántos de ellos han tenido sus sistemas 10 a 20 años o más. Un
proveedor con la mayoría de sus clientes arriba de la marca de los 7 años, está haciendo las
cosas bien. Estos son números sin precedente en nuestra industria y son prueba de la facilidad
de actualización, de la poca necesidad de programar adecuaciones y de la importancia de las
capacidades entregadas en cada actualización. Esto significa que usted puede continuar
expandiendo la funcionalidad del sistema de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo o
de acuerdo a la disponibilidad de nuevas opciones.
Un elemento fundamental que permite el crecimiento del sistema conjuntamente con la escala
de nuestros clientes es el enfoque de su diseño. Para crear mayor flexibilidad en cuanto al uso
del paquete, es diseñado de tal forma que requiera pocas adecuaciones, si no es que ninguna.
Esto significa, que usted puede actualizarlo fácilmente a futuras liberaciones del producto sin
tener que preocuparse del impacto en la programación de adecuaciones para alcanzar
requerimientos únicos. Y para esos momentos en que la programación de adecuaciones se
convierta en una opción inevitable, muchas funciones desarrolladas en común para clientes e
industrias específicas son incorporadas a menudo al producto estándar, haciendo más fácil la
siguiente actualización.
Verifique que no haya limitantes en la capacidad del software para alojar pequeñas y medianas
compañías en crecimiento o grandes corporaciones (Fortune 500) con múltiples divisiones.
Tome como ejemplo un fabricante de equipos para tiro con arco que ha estado utilizando el
mismo sistema ERP por 17 años. Cuando empezaron, tenían veinte empleados, dos
computadoras en contabilidad y cerca de 5 números de parte. Desde entonces, se ha
extendido a 10 tipos de arcos compuestos, 5 arcos curvos, varias opciones, así como una línea
completa de accesorios para arcos de cacería, además de los 5 números de parte originales, y
están cerca de duplicar esa cantidad cada año. Su sistema se ha mantenido con todos los
aspectos de su crecimiento incluyendo la línea de producción, el número de empleados y el
número de clientes que le permiten adaptarse a los requerimientos del nuevo negocio.
Del mismo modo un fabricante de equipos de aire acondicionado y usuario de sistema desde
1984, cree que la flexibilidad de su sistema ha sido un factor crítico en la habilidad para
enfrentar los cambios en la industria. Es interesante ver que venían de utilizar una
computadora central que requería una gran cantidad de recursos para soportar el sistema.
Desde que instalaron el sistema, ellos han cuadruplicado su tamaño en ventas de $60 a $200
millones, y el software ha aguantado el paso de ese cambio sin ningún problema. Ya sea que
usted incremente el número de usuarios, expanda sus instalaciones o implemente nuevos
modelos de negocio, esté completamente convencido que su nuevo sistema permanecerá y se
integrará a su negocio.

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP 10

 Criterio#9 – Colaboración:
Maximizar los Momentos
de la Verdad con el
Cliente
Para utilizar el término acuñado en el libro homónimo de Jan Carlzon, presidente de
Scandinavian Airlines, cada encuentro entre nuestros clientes y nuestra gente de primera línea,
es el “momento de la verdad” que establece el concepto de toda la compañía en la mente de
los clientes. A menudo, los fabricantes no tienen la oportunidad de conocer a la gente y
cultura de su proveedor de ERP antes de hacer su selección, a pesar de que ésta es
frecuentemente una razón importante para tomar la decisión de reemplazo. Usted debe saber
qué tanto su proveedor está orientado al cliente y qué tanta información le da a su personal
de primera línea. De acuerdo con Carlzon, “Una persona sin información, no puede tomar una
responsabilidad”. Cuando usted proporciona de inmediato toda la información que necesita el
personal de soporte a clientes del proveedor que eligió, no sólo ayudan sino que adquieren
responsabilidad.
El centro de la misión de cualquier proveedor es el compromiso con el éxito a largo plazo de
sus clientes. Este compromiso es su motivación para la calidad en los servicios de soporte
técnico ofrecidos al cliente. Para dirigir un amplio rango de necesidades de soporte técnico y
niveles de habilidades del sistema, busque un programa de soporte extenso. Este paquete
completo de soporte está diseñado para proveerle el conocimiento a fondo del producto y las
habilidades que necesita aprender para usar el sistema de manera efectiva dentro de su
ambiente de manufactura único. Lo más importante, el programa de soporte incluye acceso a
recursos, servicios e información valiosa, que harán aprovechar al máximo cada encuentro con
su proveedor.
Además de los servicios estándar tales como Consulta en Campo, Ayuda en línea Nacional,
Soporte de Instalación y Actualización, Servicios de Consultoría de Software (por ejemplo
programar adecuaciones) y Entrenamiento, los proveedores que respaldan su compromiso con
sus clientes ofrecen servicios exclusivos que tienen un fuerte impacto en la implementación
exitosa de su ERP:

Consultoría Remota
Método de acceso rentable que se utiliza para consultar a un experto, por lo general algo de
corta duración, disponible vía telefónica o en línea.

Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos

Acceso las 24 horas y los 365 días del año a un sistema de tablero de anuncios en línea para
clientes, en donde podrá colocar preguntas y obtener respuestas de usuarios experimentados,
y acceso vía Internet para información sobre el estatus de los proyectos o casos de su
organización.

Soporte de Usuario para Conferencias Web

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 Para esos momentos en que una conversación telefónica no es suficiente para entender y
resolver sus dudas, existen sesiones de conferencia en línea en donde el sistema puede ser
visto por usted y su personal de soporte.

Entrenamiento y Seminarios basados en la Web

Entrenamiento en línea justo desde su escritorio o sala de juntas con otros asistentes. Los
cursos en línea son una opción más fácil y accesible impartida por instructores experimentados
y con amplio currículum. Los entrenamientos en línea consisten en una presentación de cada
tema así como demostraciones del software. Los seminarios Web de la solución del cliente, lo
proveen con información invaluable y profunda sobre soluciones de la aplicación mejoradas
para las operaciones centrales de su negocio así como de la cadena de valor extendida.
¿Es la satisfacción del cliente la meta principal? Los hechos hablan por sí mismos. En cuanto a
los tiempos de respuesta, las estadísticas que se miden en minutos, deben mostrar un
mejoramiento cada año, de manera continua y de modo dramático, tales como reducir a la
mitad o más los diferentes tipos de consultas que se reciben en el centro de servicio. Busque
evidencia de que el personal de soporte se esfuerza por lograr esta meta, mientras que
mantiene los niveles más altos de profesionalismo. Ya sea que trate con un maestro de clases,
una recepcionista, un especialista en programación de adecuaciones o con su CEO, debe saber
de antemano que todos los empleados están dedicados a proveer productos de alta calidad y
el mejor servicio y soporte en la industria. El servicio no está completo hasta que usted está
satisfecho en cada encuentro con su proveedor.
La asociación con su proveedor marca una gran diferencia. ¿Colabora con sus clientes? ¿Se
involucran y cuidan profesionalmente? Satisfacer al cliente es necesario pero no suficiente.
Encuentre un proveedor de software que se enfoque en crear asociaciones de negocio
placenteras, no sólo en satisfacer a los clientes. Usted podrá escuchar por parte de los clientes
comentarios como:
ƒ “No me imagino trabajando en nuevas iniciativas sin tener_(este] sistema implementado.”
ƒ “Me siento a gusto sabiendo que estoy trabajando con una compañía que realmente
conoce nuestro negocio.”
ƒ “En cada etapa de nuestro crecimiento, [nuestro proveedor de ERP] ha tenido un
mecanismo de soporte local establecido para facilitarnos el siguiente paso.”
ƒ “Hemos tenido una relación a largo plazo con él [nuestro proveedor de ERP]. Tenemos
planeado continuar con esa alianza en el futuro.”
ƒ “Lo escogimos [nuestro proveedor de ERP] porque sentimos que podíamos trabajar con
él.”
ƒ “Así como ningún hombre es una isla, tampoco lo es ningún negocio que esté usando
nuestro sistema. La ayuda y experiencia son más que suficientes. No dude en pedirlas.”
Lo que los hace creer en sus asociaciones proviene de la creencia de que el éxito futuro de su
proveedor de ERP se basa en la fortaleza de la relación con sus clientes actuales. Ellos ponen
en práctica esa creencia de diferentes maneras:
ƒ Patrocinan reuniones de Grupos de Usuarios Regionales regularmente para interconectar,
compartir experiencias, intercambiar ideas y buscar maneras innovadoras para manejar el
cambio utilizando su sistema.
ƒ Realizan reuniones anuales de usuarios internacionales para ayudar a los clientes a
aprender acerca de las últimas tendencias en la industria, las capacidades del sistema y
contribuir en el futuro desarrollo del producto. Es un intercambio de información en
donde los usuarios obtienen y comparten ideas.
Gente razonable, dado hechos razonables, hacen decisiones razonables. Esa es la prueba de
un proveedor con fuertes lazos con sus clientes. Es la manera de evitar el riesgo en la
implementación de su ERP. En muchos casos, el trabajo duro es la única respuesta a su
problema. Proveer un soporte de alto nivel y mantener la orientación del negocio hacia el
cliente permite a los proveedores de ERP mantener una base instalada de clientes con alto

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP 12

 grado de entusiasmo. Asegúrese de que ellos están dispuestos a trabajar tan duro como sea
necesario para responder sus preguntas y a ayudarlo cuando lo requiera.

Criterio#10 – Integridad y
Dedicación
Determine la longevidad de su proveedor. No muchos pueden afirmar que han sido líderes
como proveedores de soluciones de manufactura por más de dos décadas. En ese tiempo, los
pocos que lo eran, conocían que nada decía más de su nivel de integridad que su promesa de
no recomendar una solución hasta no haber entendido lo suficiente sobre su negocio, para
saber que sí es conveniente. Ellos se asegurarán de que funcionará en su ambiente. Su
selección de un sistema es sólo una parte de un proceso continuo dirigido a lograr un rápido
retorno de la inversión. La honestidad es la piedra angular de los líderes en la industria de ERP.
Muchos proveedores de software ERP han ido y venido, y sus clientes han sufrido por eso. Para
evitar estar en esa posición, busque un crecimiento constante y una estabilidad financiera
fuerte, y adherencia a prácticas de administración fiscal. ¡Entienda los objetivos de su negocio!
Estas son las fortalezas que le permitirán al socio adecuado ser la fuerza dominante de la
industria en los años venideros. El constante crecimiento y rentabilidad mantienen y mejoran
las habilidades de brindar un soporte excepcional y avances tecnológicos al compás de sus
necesidades de desarrollo y las necesidades del mercado.
Esta es una manera de eliminar la preocupación y las suposiciones de su decisión de
seleccionar su mejor y último reemplazo del sistema ERP.

Criterio#11 – Lograr un
Retorno de Inversión
En una encuesta realizada en el 2001 por Information Technology Toolbox, el 59% de 1124
entrevistados, en un margen de 3 a 1, vieron que el más alto retorno de inversión (ROI por sus
siglas en inglés) venía del ERP. Ese ha sido el caso por más de dos décadas debido a soluciones
estratégicas para planear los recursos de la empresa que simplifican, integran, automatizan y
mejoran las operaciones de manufactura en compañías como la suya alrededor del mundo.
Una solución ERP extendida maneja procesos a través de su cadena de valor. Algunos
resultados de este esfuerzo coordinado que le ayudan a lograr el máximo retorno de inversión
en el periodo más corto de retribución, incluyen:
ƒ Reducir sus tiempos de entrega y sus tiempos de ciclo.
ƒ Incrementar la precisión de su costeo
ƒ Proteger sus márgenes de ganancia
ƒ Aumentar su participación en el mercado
ƒ Reducir sus inventarios
ƒ Acortar el ciclo de vida de sus productos
ƒ Incrementar la lealtad de sus clientes respondiéndoles de una manera más rápida y eficaz
ƒ Hacer más eficientes las comunicaciones
En lo que corresponde a la inversión, la habilidad para proveer el costo más bajo de una
solución es el resultado de tres factores. Primero, ¿El sistema es tan funcional como las

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 soluciones de primer nivel dirigidas para compañías del Fortune 500, pero con una inversión
inicial que es solo una pequeña fracción del costo total? Un enfoque intensivo en el desarrollo
de la programación para las necesidades de los manufactureros medianos e incluso la
eficiencia en la implementación, resulta en proveer el mismo de nivel de funcionalidad a un
bajo costo. Segundo, como corolario para el bajo costo inicial de propiedad, el reducido costo
del mantenimiento, basado en el costo de software más bajo, puede minimizar
considerablemente, si no pagar por completo, el costo de reemplazar un sistema existente.
Tercero, la arquitectura del sistema y las tecnologías subyacentes, como la base de datos
integrada, requieren soporte, gente y recursos mínimos para mantenerlos – muy por debajo de
la mayoría de los otros sistemas de primer nivel e incluso más comparables con sistemas del
segundo nivel.

La Destreza en el
Reemplazo Logra el
Verdadero Retorno de
Inversión
Reemplazar su sistema ERP involucra algo de innovación. La innovación hace líderes de
mercado, y los líderes de mercado son los primeros en lograr un retorno de inversión – por lo
general un retorno significativo -. Busque a un socio de ERP que se apasione al inspirar a sus
clientes con respecto a la innovación, y conozca cómo maneja el riesgo asociado con esto.
Usted deberá estar convencido de que la solución lo ayudará a lograr los objetivos más
importantes de su negocio, conservar su planta “esbelta” y competitiva. ¿Le pueden prometer
resultados, y lo más importante, tienen experiencia en la obtención de resultados?
El tener un excelente record en la retención de clientes es prueba de que las necesidades
únicas de un grupo diverso de manufactureros han sido cubiertas. Recursos, fortaleza
financiera, infraestructura tecnológica avanzada, experiencia, una fuerza de trabajo estable y
prácticas administrativas, garantiza la capacidad de largo plazo para servir a su compañía en el
futuro.

11 CRITERIOS P AR A REE MPLAZ AR S U SISTEM A ERP 14

 Acerca de Epicor
Durante 20 años, Epicor ha sido un reconocido líder dedicado a proveer soluciones de software
empresarial de vanguardia para empresas medianas de todo el mundo. Con más de 15000
clientes, Epicor entrega soluciones específicas para la industria, de punta a punta, que permiten
a las empresas mejorar de inmediato las operaciones comerciales y construir una ventaja
competitiva en tiempo real en la economía mundial actual. La completa suite integrada de
soluciones de software Epicor para CRM, Finanzas, Manufactura, Manejo de la Cadena de
Suministro y Servicios de Ejecución y Control proporciona la escalabilidad y la flexibilidad para
apoyar el crecimiento a largo plazo. Las soluciones de Epicor son complementadas por una
amplia gama de servicios, proporcionando un único punto de responsabilidad para promover el
rápido retorno de la inversión y bajo costo total de propiedad.

Reconocimiento de marcas y derechos de autor

Copyright © Epicor Software Corporation 2004. Epicor, Epicor Vista, Epicor Vantage, y Epicor
Manage 2000 son marcas y/o marcas registradas de Epicor Software Corporation. Todas las
otras marcas son reconocidas. Epicor se reserva el derecho de hacer modificaciones o cambios
en la funcionalidad, y los planes descritos en este documento sin previo aviso. Este documento
está destinado únicamente para informar al público de Epicor de las intenciones actuales.
Epicor no hace ninguna garantía, expresa o implícita o en el presente documento. El contenido
de este documento se supone actual y preciso a partir de su fecha de publicación. Para una
descripción completa de las características del producto, por favor consulte la guía del usuario,
manuales de referencia y notas publicadas.

Para mayor información, contacte a Epicor en el teléfono:

México 01.800.080.2640
Venezuela 01.800.2637.4267 clave 5223
Perú 01.800.50010 clave 6664
Ecuador 1.999.170 (Andinatel)
1.800.999.170 (Pacifictel)
WSC: 5249
Chile 800.207.300 (CTC)
800.360.180 (Entel)
WSC: 5570
Colombia 01.800.518.0730

Correo electrónico: lacinfo@epicor.com

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