Вы находитесь на странице: 1из 21

Управление торговлей, ред.

11
15.02.2012

Использование обмена электронными документами


Настройка обмена электронными документами
Настройка шифрования и ЭЦП
Настройка соглашения об использовании электронных документов
Формирование и отправка исходящего электронного документа
Получение и обработка входящего электронного документа

Настройка обмена электронными документами


Программа позволяет выполнять обмен электронными документами с контрагентами: каталогами товаров, прайс-листами, заказами, накладными и т.д. Для
электронных документов реализована возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет обмениваться контрагентам юридически
значимыми документами, а так же возможность шифровать передаваемые данные.

Обмен электронными документами предполагает три этапа:

Настройка обмена.
Формирование и отправка исходящих электронных документов.
Получение и обработка входящих электронных документов.

Настройкой обмена занимается администратор системы. Два последних этапа осуществляет пользователь ответственный в организации за электронный
документооборот, у такого пользователя должна быть назначена роль Выполнение обмена электронными документами.

Настройка шифрования и ЭЦП

Перед началом использования указанного функционала необходимо установить флажок Ис пользовать обмен электронными документами, в форме настройки
параметров учета, на странице Обмен данными.
После установки флажка в разделе Админис трирование будут доступны команды Соглашения по ис пользования электронных документов, Типовые
с оглашения по ис пользования электронных документов, Архив электронных документов и Произвольные электронные документы. Так же в разделе
Админис трирование, в панели действий в группе Нас тройки, будет доступна команда Нас тройка обмена ЭД, а в группе Сервис будут доступны команды
Документы на подпис ь, Отправить и получить электронные документы.

В формах документов участвующих в электронном документообороте будет доступна группа команд ЭД и команда панели навигации Электронные документы.

При обмене электронными документами будет использоваться ЭЦП (электронная цифровая подпись) и/или шифрование.

ПРИМЕЧАНИЕ
Более подробно о юридической значимости обмена электронными документами можно познакомиться на ИТС в разделе "Правовое регулирование обмена
электронными документами".

Если предполагается, что при обмене электронными документами будет использоваться ЭЦП и/или шифрование, то необходимо выполнить общую настройку
шифрования и персональную настройку сертификатов ЭЦП, в форме Нас тройка криптографии для обмена электронными документами (соответствующая
команда в панели действий раздела Админис трирование). Для указания общих настроек провайдера (поставщика) криптографического сервиса нужно
воспользоваться командой формы настройки Общая нас тройка криптографии.
В открывшейся форме нужно заполнить следующие поля:

Провайдер ЭЦП — строка, идентифицирующая криптографический сервис, например: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Servic e Provider" –
идентификатор криптографического провайдера от компании КриптоПро;
Тип провайдера ЭЦП — число, указывающее тип провайдера ЭЦП. Например, для КриптоПро – 75,
Алгоритм подпис и — указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
Алгоритм хеширования — указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
Алгоритм шифрования — указывается алгоритм шифрования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
Выполнять проверку ЭЦП на с ервере — если флажок установлен, то проверка ЭЦП выполняется на сервере, иначе - на клиенте,
Путь модуля криптографии (для с ервера 1С:Предприятия под управлением Linux) — путь к модулю криптографии. Настройка имеет смысл, если
установлен флажок Выполнять проверку ЭЦП на с ервере.

Персональные настройки пользователя для работы с ЭЦП находятся в форме, которая открывается командой Перс ональная нас тройка ЭЦП.

В форме нужно:

Указать Дейс твия при с охранении с ЭЦП (Сохранять все подписи или выбирать сохраняемые подписи);
Задать расширение для файлов зашифрованных электронных документов (по умолчанию p7m).
Указать персональный сертификат ЭЦП для шифрования данных. При выборе сертификатов для шифрования данный сертификат будет всегда отмечен. Это
необходимо для того, чтобы нельзя было зашифровать данные без возможности их расшифровки.
Задать путь модуля криптографии для операций с данными (расшифровка, подписание, проверка подписи, просмотр сертификата). Настройка выполняется для
веб-клиента под управлением Linux.

Помимо этого, если работа с программой осуществляется в веб-клиенте, то в форме настройки обмена с помощью команды Нас тройки для веб-клиента (доступна
только в веб-клиенте) можно перейти: к установке расширения работы с криптографией; к установке расширение работы с файлами; настроить основной рабочий
каталог.

Чтобы в дальнейшем использовать ЭЦП в программе, необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды Загрузить с ертификат из реес тра ОС
или Загрузить с ертификат из файла.
После того как сертификат импортирован в программу, в форме сертификата можно задать список документов для подписи которых будет использоваться
сертификат.

В процессе обмена электронными документами может возникнуть ситуация, когда функции разделены между пользователями: одни сотрудники организации готовят
электронные документы, а другие только подписывают их ЭЦП.
В форме сертификата, в поле Дос тупен пользователю, можно указать пользователя, которому этот сертификат будет доступен для подписи. Если поле Дос тупен
пользователю не заполнено, то сертификат в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим в 1С, с компьютера, на котором установлен сертификат
подписи, и при наличии пароля к сертификату поставить с помощью сертификата электронную цифровую подпись сможет любой пользователь программы. Такая
ситуация может возникнуть, когда с помощью одного сертификата ставить подпись должны несколько сотрудников организации.

На странице Сос тав ис полнителей для сертификата задается список исполнителей, которые могут отправлять электронные документы на подпись ответственному
лицу - пользователю, который имеет право подписывать документы этим сертификатом (значение поля Дос тупен пользователю). Если флажок Проверять с ос тав
ис полнителей не установлена, то на подпись ответственному лицу по данному сертификату может отправить любой пользователь программы.

В процессе обмена электронными документами программа генерирует различные служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭЦП, файлы с транспортной
информацией и т.д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной
рабочий каталог программы.

Настройка соглашения об использовании электронных документов

Настройки параметров обмена электронными документами между контрагентами, выполняются в справочнике Соглашение об ис пользовании электронных
документов. Список открывается в разделе Админис трирование командой панели навигации Соглашение об ис пользовании электронных документов. После
выполнения команды списка Создать будет открыта форма нового соглашения.

Заполнить новое соглашение можно по типовому соглашению. Типовое соглашение является шаблоном и служит для быстрого заполнения в соглашении части полей.
Например, с помощью типового соглашения можно быстро заполнить ответственного за обмен, способ обмена, определить состав входящих и исходящих документов,
участвующих в обмене по соглашению, форматы исходящих файлов. Все эти поля могут быть заполнены в соглашении из типового соглашения, после того как типовое
соглашение будет выбрано в соответствующем поле формы.
Перед использованием типовых соглашений они предварительно должны быть сформированы в списке Типовые с оглашения об ис пользовании электронных
документов. Список открывается соответствующей командой в панели навигации раздела Админис трирование. Заполнения соглашения и типового соглашения
ничем не отличаются и рассмотрено далее.
ВАЖНО!
Для обмена электронными документами в программе должно быть оформлено как минимум одно соглашение об использовании электронных документов.

В соглашения необходимо задать следующие настройки обмена:

Указать организацию и ответственного за обмен менеджера.


Партнера и контрагента, с которым заключается соглашение.
Задать идентификаторы для организации и контрагента. По умолчанию идентификаторы участников обмена автоматически генерируются программой на
основании ИНН, КПП организации и ИНН, КПП контрагента. Для обмена электронными документами идентификаторы организации и контрагента должны быть
обязательно указаны в программе.
При использовании в процессе обмена шифрования электронных документов, в качестве сертификата шифрования нужно указать файл сертификата
контрагента (открытый ключ, полученный от контрагента по открытым каналам связи), а в качестве сертификата расшифровки необходимо выбрать сертификат,
созданный на предыдущем этапе настройки из списка Сертификаты ЭЦП (сертификат, который был передан контрагенту в качестве сертификата шифрования
по открытым каналам связи). Сертификаты шифрования и расшифровки действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.

Программа позволяет обмениваться электронными документами по следующим каналам (поле Спос об обмена):

Через электронную почту – в этом случае задается электронный почтовый адрес контрагента (поле Адрес рес урс а контрагента), а в поле Адрес рес урс а
организации указывается учетная запись электронной почты. Для электронного документооборота настоятельно рекомендуется использовать отдельную,
специально выделенную для обмена, учетную запись электронной почты.
Через каталог – в этом случае задается каталог обмена для входящих электронных документов (поле Адрес рес урс а организации) и каталог обмена для
исходящих электронных документов (поле Адрес ресурса контрагента)

Эти настройки также действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене. На страницах Ис ходящие документы и Входящие документы можно
указать, какие документы будут участвовать в обмене. Поддерживается обмен следующими видами документов.

Значение Прайс -лис т соответствует документу Коммерчес кое предложение клиенту в исходящих и документу Регис трация цен пос тавщика во входящих
электронных документах.
Значение Заказ товара соответствует документу Заказ пос тавщику в исходящих и документу Заказ клиента во входящих электронных документах.
Значение Ответ на заказ соответствует полученному ранее и отредактированному документу Заказ клиента в исходящих и документу Заказ пос тавщику во
входящих электронных документах.
Значение Счет на оплату соответствует документу Счет на оплату в исходящих и документу Заявка на рас ходование денежных с редс тв во входящих
электронных документах.
Значение Накладная соответствует документу Реализация товаров и ус луг в исходящих и документу Пос тупление товаров и ус луг во входящих
электронных документах.

Для обмена каталогом товаров достаточно зарегистрировать соглашение об использовании электронных документов, формирование выполняется из формы
соглашения.

В таблице видов документов необходимо флажками отметить те действия, которые будут осуществляться над документами:

Получать/Отправлять – документы участвуют в электронном обмена.


Подпис ывать – подписывать документы ЭЦП.
Контролировать дос тавку – ожидать получение служебного файла с квитанцией о доставке электронного документа. Служебный файл с квитанцией о
доставке формируется программой автоматически всегда, а установка флажка Контролировать дос тавку влияет на статусы документа (подробнее о статусах
см. далее). Если в процессе обмена важно видеть подтверждение того, что электронный документ доставлен, то флажок следует установить.

В правой части страниц Ис ходящие документы и Входящие документы отображаются списки статусов документов для каждого вида электронного документа в
отдельности. Состав списков статусов зависит от действий, которые будут осуществляться над документами.

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

Сформирован – статус присваивается вновь созданному электронному документу.


Утвержден - документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного
документа. Если документ отклонен (Вс е дейс твия – Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется
в статус Сформирован.
Подпис ан – электронный документ подписан "нашей" ЭЦП. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрено
использование ЭЦП.
Отправлен – электронный документ готов к отправке и поставлен в очередь на отправку (подробнее см. далее).
Дос тавлен – после получения электронного документа на стороне контрагента формируется служебный файл с квитанцией о доставке, который отправляется
в адрес отправителя. После получения такой квитанции у электронного документа устанавливается статус Дос тавлен. Действие выполняется и присваивается
статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.
Получено подтверждение – получена ЭЦП контрагента на исходящем электронном документе. Действие выполняется и присваивается статус, если в
процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.

Для входящих документов возможны следующие статусы:

Получен – электронный документ загружен в программу.


Утвержден – документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного
документа. Если документ отклонен (Вс е дейс твия – Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется
в первоначальный статус, на котором произошло отклонения.
Подпис ан – входящий электронный документ подписан "нашей" ЭЦП.
Отправлено подтверждение – установлена ЭЦП на полученный электронный документ, готова к отправке и поставлена в очередь на отправку (подробнее см.
далее). Статусы Подписан и Отправлено подтверждение устанавливаются у входящих электронных документов, если в процессе обмена предусмотрено
использование ЭЦП.
Дос тавлено подтверждение – получен служебный файл с квитанцией о доставке контрагенту ЭЦП, установленной на электронный документ. Действие
выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.

Программа позволяет вкладывать в пакет передаваемых электронных документов файлы, следующих форматов: табличный документ 1С; документ Word 2007;
документ HTML; лист Exc el, документ XML (обязательный для использования). Такая возможность позволяет визуально контролировать пересылаемые данные. Для
использования такой возможности в форме соглашения, на странице Форматы ис ходящих документов, необходимо установить соответствующие флажки.

На странице Сертификаты подпис ей в таблице можно сформировать список сертификатов подписей, из файлов ЭЦП, полученных от другого участника обмена. Если
такой список сформирован и установлен флажок Проверять с ертификаты подпис ей контрагента, то в процессе работы с электронными документами программа
будет сверять сертификат, которым подписан конкретный документ от контрагента с сертификатом из списка. Если в процессе проверки, окажется что, сертификат,
которой подписан документ отсутствует в списке, то строка ЭЦП с таким сертификатом в форме просмотра электронного документа будет выделена пиктограммой
"Внимание".
Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение проведено в статусе Дейс твует. Для соглашения можно указать срок
действия соглашения (в поле Срок дейс твия до).

Формирование и отправка исходящего электронного документа


Для формирования и отправки электронных документов в формах документов указанных выше, а так же в списках этих документов, содержится группа команд ЭД. С
помощью этих команд можно выполнить следующие действия.
Команда Сформировать, подпис ать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭЦП (если есть право подписи для данного
пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер) и поставит в очередь на отправку получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на
компьютере не установлен сертификат, заданный в настройках криптографии для обмена в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по
организации, то программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющего право подписывать электронный документ. Данная
команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Т.е. если до выполнения команды электронный
документ был сформирован, то передаст его на подпись, если подписан, то поставит в очередь на отправку и т.д. Повторного действия для одной и той же версии
электронного документа команда не выполняет.

Команда Сформировать новый электронный документ в форме документа формирует очередную версию электронного документа. Этот вариант позволяет не
только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подпис ать и отправить), но и визуально оценить
сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап.

Если подписанный электронный документ, оформленный ранее, требуется перенаправить получателю, например, когда ЭД не получены по причине потери данных, то
в форме документа можно воспользоваться командой Отправить повторно. В этом случае, система отправит ранее созданный электронный документ со всеми
установленными ЭЦП к моменту повторной отправки.

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так из отдельной формы,
которая вызывается по команде Документы на подпис ь в панели действий, в разделах Запас ы и закупки, Продажи.

Если пользователь имеет возможность подписывать электронные документы двумя и более сертификатами, то в форме будет содержаться список всех сертификатов
ЭЦП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по
каждому сертификату. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату (по команде Подписать вс е по с ертификату). При этом указывать
секретный ключ к закрытой части сертификата ЭЦП нужно будет только один раз (аналог операции: подписать каждый документ в пачке своей подписью одним
нажатием).

По команде Перейти к с пис ку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ.
Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее отметив нужные
документы можно подписать их (по команде Подпис ать и отправить отмеченные).

Непосредственная, физическая передача исходящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий
разделов Запас ы и закупки, Продажи, либо с помощью регламентного задания Отправка оформленных электронных документов.

При отправке данных сформированный электронный документ шифруется (зависит от настроек соглашения сторон об обмене), упаковывается вместе с
установленными ЭЦП и отсылается (по электронной почте или в каталог обмена).
Текущее состояние по актуальной версии электронного документа для документа ИБ отображается в форме самого документа (строка Сос тояние) и в форме списка
документов (колонка Сос тояние ЭД).
После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Ис ходящие. В списке архива можно установить отбор по
ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Архив
электронных документов панели навигаций в разделах Продажи, Запас ы и закупки или Админис трирование.

В форме электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного
документа. В форме так же содержатся установленные для электронного документа ЭЦП, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от
настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть
документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.
С помощью команды Вс е дейс твия - Сохранить электронный документ на дис к в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного
документа вместе с файлами ЭЦП в каталог на диск. После выполнения команды будет создан архивный файл электронного документа, включающий в себя файлы,
указанных в соглашении форматов, а также файлы установленных ЭЦП.

С помощью команды Вс е дейс твия - Печать документа с электронными подпис ями можно напечатать форму электронного документа, а также список ЭЦП,
которыми был подписан документ с датами установки.
Помимо указанных выше документов (в разделе "Настройка соглашения об использовании электронных документов") программа позволяет обмениваться
Произвольными электронными документами. Произвольный электронный документ является аналогом электронного письма и позволяет заполнить
сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, если требуется, установить ЭЦП и направить документ в адрес контрагента. Документ можно использовать
для обмена неформализованными документами (например, договоров или актов сверки взаиморасчетов). Хранение версий для произвольного электронного документа
не предусмотрено.

Списки входящих и исходящих произвольных электронных документов открываются в разделах Админис трирование, Органайзер командой панели навигации
Произвольные электронные документы. По команде списка Создать можно приступить к регистрации нового исходящего произвольного электронного документа.
Помимо указанных выше документов программа позволяет обмениваться каталогом товаров. Отправка каталога осуществляется из формы соглашения с помощью
команды ЭД – Отправить каталог. После отбора товаров сформированный каталог будет отправлен контрагенту.
Получение и обработка входящего электронного документа
Непосредственное получение входящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий, в разделах
Продажи, Запас ы и закупки или Админис трирование, либо с помощью регламентного задания Получение оформленных электронных документов.

После получения входящих данных будет автоматически сформирована квитанция о доставке пакета данных. Сформированная квитанция будет автоматически
выслана на адрес отправителя. В случае обмена «Через каталог» и использовании внешних носителей для передачи данных не рекомендуется использовать
контроль доставки сообщений, т.к. полный цикл работы с электронным документом редко будет завершенным (т.е. в этом случае, в процессе настройки соглашения
не нужно устанавливать флажки Контролировать доставку у видов документов).

Если в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то полученные данные в виде зашифрованных пакетов после загрузки будут
находиться в списке Архив электронных документов на странице Нерас пакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя,
а именно - ввода пароля к закрытой части сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К рас паковке. Для некорректных
пакетов, пакетов которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки.
Для установки статусов пакетов в списке можно воспользоваться командой Ус тановить с татус . В списке можно установить отбор по статусам пакетов и
контрагенту. По команде Рас паковать выделенные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих
документов на странице Входящие.

В архиве входящих электронных документов в колонке Верс ия отображается версия документа, его отражение в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия
электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа больше, чем версия электронного
документа, отраженного в учете в документе информационной базы.

В архиве можно сравнить содержимое двух версий полученных электронных документов, выделив две строки в списке и вызвав команду Вс е дейс твия - Сравнить
верс ии электронных документов (данная команда доступна только в режиме толстого клиента). По команде Вс е дейс твия – Ус тановить ответс твенного можно
назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть
форму входящего электронного документа.

В форме входящего электронного документа можно в любой момент заполнить непроведенный документ информационной базы, по команде Перезаполнить
документ. Можно отклонить документ, вызвав соответствующую команду в группе Вс е дейс твия. В форме так же содержатся установленные для электронного
документа ЭЦП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных
документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы.
Если в соглашении задано требование ответной подписи, то в форме электронного документа можно установить ЭЦП на электронный документ или передать его на
подпись ответственному лицу по команде Подпис ать и отправить подтверждение.

В форме электронного документа польователь может сохранить версию электронного документа вместе с установленными ЭЦП в каталог на диск, по команде Вс е
дейс твия - Сохранить электронный документ на дис к. После выполнения команды будет создан архивный файл электронного документа, включающий в себя
файлы, указанных в соглашении форматов, а также файлы с установленными ЭЦП.
С помощью команды Вс е дейс твия - Печать документа с электронными подпис ями можно напечатать форму электронного документа, а также список
сертификатов которыми был подписан документ с датами установки ЭЦП.

Для расшифровки данных необходимо, чтобы на компьютере был установлен сертификат, с помощью которого шифровался пакет, и был предоставлен доступ к
закрытой части сертификата шифрования (например, введен пароль). Будет выполнена проверка валидности (действительности) сертификата подписи, полученного
вместе с ЭЦП, а также валидности (соответствия) электронного документа и ЭЦП.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст документ информационной базы соответствующего вида (черновик
документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии
электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы.

В форме документа информационной базы, с помощью команды панели навигации Электронные документы, можно перейти в список электронных документов
связанных с ним. В форме списка можно увидеть статусы и время изменения статусов электронных документов, открыть форму конкретного электронного документа,
открыть журнал регистрации и просмотреть события, связанные с электронными документами.

Вам также может понравиться