5ébastien

ffohaut

ll n'eslplus à dÉmonlrer
qu'Open0ffice.orgesl une suile
bureauliqueparfailemenladaplÉeà
'i J,TTïi,'#:l
yliï','-"#;î,i
PubfiWstnf,s frous
par
?'ui' exemprfrfYËi'.i
avancÉ
opgnoffio$,org
lanèteLinuxn'a de cessede vous de donnéesqui va contenirla liste des lignede la première feuillede ce classeur
proposerdes afticles sur Open- clients.Chaqueenregistrement (un client) va donc représenterun enregistrement.
Office.org.Le numéro précédent de la sourcede données setraduiraparun Chaqueenregistrement sera décomposé
voussuggéraitde I'utilisercommeinter- courrier.Si nousavonscinquante clients, en colonnes ou champs.Sur la première
face de base de données.Maintenant, nous obtiendronscinquantecourriers. ligne,nousallonsindiquerles nomsdes
c'estla fonctionde publipostage que nous Pournotrepremierexemple,nousallons champs,ce qu'ilscontiennent, par exem-
allonsvous présenter. Au terme de cet paftird'une source de données simple et ple "Titre, Nom, Prenom, adresse, cp,
afticlesousformede tutoriel,voussaurez disponible pourtous : un classeur Open- ville". Il s'agit de la ligne d'en-têtede
commentpublierun document,afin de Office.org.Créonsun classeur(Fichier- colonnes.Puis,nous saisironsquelques
I'envoyerà un grandnombrede person- >Nouveau->Classeur) dans lequelnous adresses complètes dansleslignessuivan-
nes,depuisdes sourcesde donnéesdif- allons placer unelisted'adresses. tes. Nousrenommons ensuitela feuille
férentes.Vousremarquezainsi sousI'appellation de "clients"et,
queI'afticleprécédent esttout à pour cela,allonsdans le menu
fait d'actualité. "Format- > FeuiIle-> Renommer"
ou nouseffectuonsun clic droit
sur I'ongletde la feuille(en basà
Principe gauche).Sauvonscette feuille
Qu'est-ce que le publipostage ? sous le nom "source.sxc". Nous
Prenonsun exempled'entre- obtenonsdonc finalementune
prisedésirantenvoyerun cour- "table"clients,composéede six
rier promotionnel à I'ensemble champs.
de sa clientèle.Il va de soique
chaquelettren'estpasindividu-
alisée: le rédacteurne va pas
La lellrelUpe
perdre son temps à créer un Nousallonsmaintenant créerno-
documentparclient,ni à écrire tre courrier,en éditant un nou-
Ï - Lessourcesdans[alc. veau texte (Fichier->Nouveau->
touteslesadresses surlesenvel-
oppesà la main ! La méthode, Texte). Taponsnotretexte (nous
danscecas,consisteà récupérer lesinfor- faisonsentièrement confiance à votrefibre
mationsdu client(nom et adresse)dans
La sourced'adresses commerciale) et laissonsde la placeen
unesourcede données(classeur, basede Unclasseur est un ensemble de feuillesde hautdu document, poury placerI'adresse
données)et à incorporer et,
cesinformations calculs.Les habituésdu tableursavent du destinataire également, uneplaceà
dans une lettre tyæ et une planche qu'enbureautique, ce type de document côtédu "Cher/e",poury placerle nom.Ce
d'étiquettes,le tout, automatiquement.est courammentutilisécommebase de documentdoitêtresauvéau formatOpen-
C'estle principemêmedu publipostage ou données simples. Ainsi, un classeur Office.org. A ce propos,notons qu'Open-
mailing. représente une base, une feuille Office.orgne sait pas, jusqu'à présent,
Lebutestdoncdefusionner undocument, représenteune table, une colonne,un gérer le mailingdans les documents au
parexemple,un courrier,avecunesource champet unecellule, unedonnée. Chaque formatWord.Nousallonsmaintenant de-

2004 lP. 22
PL28lFévrien/Mars
voirindiquerquellesinformations de mail- sourcede données", allonschercher notre
ing noussouhaitons voir apparaître dans fichier Calc "source.sxc", puis validons
notrelettre.Pourcela,il faut allerdans avec "OK". Passonsl'écransuivant,en
Outils->Mailing.Dansla boîtede dialogue choisissant "Suivant",nous assignerons
qui s'ouvre,choisissons "A partir de ce nos champsplus tard. Le titre de nos
document" et "OK".Sile message "Aucune sourcesde donnéesne changeantpas,
sourcede donnéesn'a été définie"appa- laissons-le à l'identiqueet faisons"Créer".
raît,cliquezsur "OK",car nousallonsen Un messagenous informe que nous
créer une. Si vous avez une boîte de pouvonsdèslorsaccéderauxadresses, à
dialogue"Connexion à la sourcede don- l'aidede la toucheF4,ce qui nousseruira
nées",c'estquevousavezdéjàétabliune pour la suite. Nous en avonsterminé.
sourcede données auparavant, parexem- Notezquecettemanipulation n'està effec-
ple,suiteà I'articlesur les basesde don- tuerqu'uneseulefois,saufsi vousdésirez
néesdu précédentPlanèteLinux.Nous accéder à uneautresourcede données.
allonsen créer une nouvelle,choisissez
donc"Nouvelle Connexion".
Placernos informdlions
Nous allons maintenantinsérer nos
L'autopilole champsdansnotrecourrier.Enfermantle courrier,soitdouble-cliquer
dessus, ce qui
Nousarrivonsmaintenant de messageprécédent,
à I'autopilote une boîte"Champs" va I'insérerà I'emplacement courant.
sourcede données desadresses. Choisis- s'estouverte.La manipulation
est mainte- Quandc'est terminé,cliquonssur "Fer-
sons"Autresourcede donnéesexternes" nant très simple.Il suffit de choisirses mer".
et "Suivant".Il faut indiquerà Open- champsà placerdans la lettre.Dansla
Office.orgoù cherchernos enregistre- liste de gauche,le type de champest
ments,cliquonsalorssur "Paramètres"."Champs de mailing".A droite,ouvrons
Fusionner
Dansla nouvellefenêtre (voir capture), "BaseClients". qui cor- Cette opération étant effectuée,nous
Unetable"Clients"
nousdevonscréernotrenouvellesource respondau nomde I'ongletde notreclas- avons indiqué à OpenOffice.org quels
de donnéeset choisirnotrefichierCalc seur peut être dépliée,ce que nous champsutiliser,nousdevonsmaintenant
source. Dans "nom", écrivons faisons.Nousvoyonsenfinnotrelistede faire de mêmepour les enregistrements
Dans"Typede DB",choisis- champs.Vouspouvez,soitfaireglisserle utiles à effectuerla fusion. La fenêtre
"BaseClients".
sons"Classeur"et, enfin,dans"URLde la champ vers un emplacement de votre "Mailing"s'ouvreet nousvoyonsla listede

2 - MiseenplacecleI'autopilote. 3 - setection
cleschamps.

PL28l Février/Mars2OO4t P.23

 Êqnlronnllopon I
lilsFlon -

lnrorfÉlcn f'Ehsn !uô&mtr

Formd "'
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Jtl6t Atil:0,.l0om r 2,C7om

AnnrrlAullEti*hlrdon

4 - Exemple
clans00Writer. 5 - Cframps
pourlesÉtiquettes.

nosadresses. De là, nouspouvonssélec- sourcede donnéesque nousavionsvue quellesourceODBC.Imaginons une base

tionnertout ou paftiede nosadresses. Si lorsdu précédent afticlesur PlanèteLinux, de donnéesMySQL contenantunetablede
vousavezlu le précédent PlanèteLinuxet et pourcause,puisquec'estla même! A clientsou des membresde votreassocia-
son articlesur les basesde donnéeset partirde là, plusieurspossibilités s'offrent tion. Créezune sourcede donnéespour
OpenOffice.org, vous ne devezpas être à nous,commecellede pouvoirprévisua- cette base,en vous reportantalorsà la
dépaysés. Eneffet,tous lesoutilsde ges- liser I'effet de la fusion par enregis- méthode expliquéedans le précédent
tion des donnéesy sont présents.C'est trement. Pour y parvenir, ouvrons la PlanèteLinux. Lorsquevotre sourcede
ainsi que nous pouvons,par exemple, sourcede donnéesen appuyantsur "F4" données est créée, vous pouvez, via
créer des requêtespour limiter notre (ou Affichage->Source de données)et l'écranhabituel(toucheF4), insérervos
sélection d'adresses.Remarquons aussila allonscherchernosadresses (BaseClients-colonnesà l'endroit désiré, puis, vos
possibilitéde choisirdes enregistrements>Tables->Clients). A droite,sélectionnonschampsétant placés,passerpar I'outilde
individuels, en cliquantdessusavec la uneadresse pour lancerla
en cliquantsur la celluleoù la mailing(Outils->Mailing),
touche "Ctrl" enfoncée. Quand notre petiteflècheapparaît.Enfin,cliquonsdans générationde documentsou I'impression
sélectionest terminée,nouspouvonsdé- la barred'outilsde la sourcede données automatique.
cider de softir le mailing, soit sur sur I'outil"Données dansles champs",le
I'imprimante, soit dansun fichier.Atten- troisième,en partantde la droite.Si tout
tion, si vous avez choisimille adresses, s'est bien passé,notre courrierest alors
vousaurezmillepagesd'impression ! Si mis à jour avecles nouveauxenregistre-
vous sélectionnez "Fichier",vous aurez ments.
alorsun documenttexte (sxw) par ligne
d'enregistrement, dansle répeftoirespéci-
fié. Pourla génération du nomde fichier,
quelle
Depuisn'imporle
nous préférerons alors une saisie 50urce
manuelle. Commesuffixe,chaquefichier Suivantnotre raisonnement puisquenos
auraun numérocommençant paszéro(0). champsde mailingsont placés,en fait,
dans notre documentpar un glisser-dé-
poser,depuisunesourcede données,rien
PrÉvisualiser ne nousempêchede spécifiern'impofte
Nousavonsremarqué que la fenêtrede quellesourcede données,par exemple,
mailing ressembleénormémentà la unebasede donnéesMySQL ou n'importe

PL28I Févrien/Mans
2OO4lP.24
 "Documents" et allonschercher,presque

E a !.rollirl.
| *-l au bout, "Préparerun mailing".Dansla
*'* liste des "boutonsutilisés",déplaçons-
6 lù thn. |
fl Rrqullrr nous tout en bas, puis, cliquonssur
É l&TtùL. lnl
@@ "Ajouter".A ce stade,il n'y a plus qu'à
e I thflognphy
g a rlyunir
valideret nousvoyonsI'icônede mailing
Scrfo apparaîtredansnotrebarrede fonctions,
.r lmFlmr'ff c Etoùn à côté du boutonpermettantd'accéderà
c EnrglrtnmrmBlsrar f Tlwr|{dtt|Fil|hnrdvludt la galerie.
c Dt, l; :irr,@-J
li- Pourcréerun raccourci clavier,c'estpareil:
i!,'\tt'ttjr\, iii ,i\iii r'l'
,,!
l,,in
allons dans le menu Outils->Adaptation et
ê r,,;,.,.,.t,:. lnJ--l choisissons I'onglet"Clavier". Dansla liste
l - ' i , , , r t I ' 1 , , " , '
des raccourcis, nousremarquons que la
séquence "Control + M" n'estpas affectée,
é - hsertiondela80.
nousallonsdonc I'utiliser.Nouschoisis-
dons de mêmepour les autreschamPs sonscetteentrée,puis,dans"Fonctions",
vos Étiquelles
lmprimer (nom,prénom,etc.),en prenantbiensoin nous sélectionnons "Documents", dans
Maintenant quenoussavons faireun mail- de passerà la ligne et de mettre des "Catégorie", puis "préparer un mailing",
ingvia diverses sources de données, voy- espaces entrechaquechamp.Ne cliquez dans"Fonction". Enfin,nouscliquonssur
onscommentautomatiser, selonle même suftoutpassur la case"Adresse" car cela "Modifier", puissur "OK"et nousconsta-
principe,I'impression d'étiquettes. Poury aurait pour effet de tout effacer ! Vous tons que notre raccourci est biencréé.
paruenir,OpenOffice.org a un assistant pouvezretouchervotre miseen pagevia
performant accessible par Fichier- I'onglet"Format".Lorsquetout est ter- Eonclusion
>Nouveau->Etiquettes. Remarquezles miné,cliquonssur "Nouveaudocument".
possibilités en termesde choixde formats De manièretotalementautomatique, une Nousarrivonsau termede ce tutorielqui
d'étiquettes,dans la partie bassede la planched'étiquettes va êtrecréée.Sivous nousa permisde faire un tour d'horizon
boîtede dialogue.En casde doute, vous I'imprimez tellequelle,vousn'aurezpasle des possibilitésde publipostagede
pouvez,bienentendu,proposervotrepro- résultatescompté il faut, là encore, OpenOffice.org.
car Bienentendu,il restepos-
preformat,depuisI'onglet"format"corre- fusionnerle documentet la sourcede sibled'aller plus loin, en définissant des
spondant. Pour notreessai,choisissons la données, par le menu Outils->Mailing, filtres et autres affichages conditionnels.
marque"AveryA4" et le type "J8158Ad- commedécritprécédemment. Pourcela,nousvousconseillons de vous
dress", puis, à droite, notre source le
rendresur site de la communauté fran-
"et cophone desUtilisateurs d'OpenOffice.org,
"BaseClients", dans"Basede données
dans "Table". Puis,
poulle
Un raccourci site où vous trouverez quelquesdocu-
notretable"Clients",
choisissons encorenotrechamp"titre" et mailing ments détaillés et pointus sur le mailing.
cliquons sur la flèche,pourle fairepasser Nousremarquons que nousutilisonssou- Cefut également I'occasion de nousaper-
dansla zonede saisiede gauche.Procé- ventI'outilde mailingqui n'estpasacces- cevoircombienl'inteface de cette suite
siblesimplement. Si vousavezrecoursà bureautique est personnalisable via I'ajout
cette possibilité régulièrement, le mieux de boutons et de raccourcis. N'hésitez pas
est encore de la placer dans la barre à nouscontacter, si voussouhaitez obtenir
d'outilsd'OpenOffice.org ou même, de d'autresafticlessurOpenOffice.org.
faire un raccourciclavier.Pour rajouter
uneicônede Mailingdansla barred'outils,
plaçonsnotre curseurde sourissur la
barred'outils(celledu haut est appelée
barre de fonctions)et faisons"bouton
droit->Personnaliser". Dans la liste des
boutonsdisponibles à gauche,ouvrons

2OO4lP. 25
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