Цели: ознакомиться с принципами создания составных документов для автоматизированного тиражирования; освоить технологию слияния документов, организацию хранения часто используемых данных.
2.1. Основные этапы создания составных документов
Работа, связанная с контактами, организацией, координацией мероприятий, часто требует подготовки большого количества документов одинаковых по содержанию, но различающихся некоторыми элементами. Такие документы предназначаются многим получателям. Например, письма, этикетки, наклейки, бэджи, конверты. Процесс слияния состоит в том (рис.1), чтобы подготовить множество документов путем добавления в исходный документ с неизменяемым содержанием различающихся элементов. Например, письмо для руководителей различных предприятий имеет одинаковое содержание, но в него добавляются разные имена директоров и адреса. Данные для подстановки в исходный документ хранятся в структурированном виде в отдельном файле, называемом источник. Если такого файла нет он может быть создан в процессе слияния. Основные этапы слияния: Подготовка основного документа. На этом этапе выбирается или создается файл, который будет тиражироваться. Процесс подготовки документа к слиянию зависит от вида выбранного документа: письмо, конверт, наклейка. Выбор файла–источника данных. На этом этапе выбирается (или создается) файл, который будет источником данных, подставляемых в изменяемые поля создаваемого документа. Данные могут храниться в файле формата документ WORD, в таблице базы данных Access, в адресной книге. Источник данных может быть создан непосредственно перед его использованием во время процесса слияния и сохранен. Правка основного документа. Процесс правки состоит в указании места подстановки значений, вставляемых данных в документ из источника данных. Оно определяется «ПОЛЕМ ИСТОЧНИКА». Слияние документов - это тиражирование основного документа в количестве, максимальное значение которого равно количеству записей в файле - источнике, но может быть определено пользователем в зависимости от потребности. В результате процесса слияния пользователь получает нужное ему количество одинаковых документов, в которые подставлены данные из
1 файла-источника. На рис. 1 схематично изображен процесс создания множества составных документов.
Рис. 1. Основные этапы создания составного документа слияния
Практикум 2. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ВИДЫ СОСТАВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ Цели: ознакомиться с видами документов слияния; освоить технологию слияния документов. Оглавление Задание 1. Создание рассылки приглашений Задание 2. Самостоятельная работа. Создание документа на бланке Задание 3. Создание конвертов Задание 4 Создание наклеек
Задание 1. Создание рассылки приглашений
1. Запустите приглашение MS Word. 2. В окно нового документа введите текст приглашения по образцу (рис. 1):
2 Рис. 1. Образец документа для создания рассылки
Примечание. Текст письма предназначен для многих получателей. В
нем не хватает адресов, фамилий. Эти данные могут храниться отдельно для того, чтобы их можно было использовать не один раз. 3. Начните процесс слияния, который будет состоять из нескольких шагов командой Рассылки /Начать слияние/ Письма/ Пошаговый мастер слияния. 4. Первый шаг. Выберите тип документа (рис.3), который создается, например, Письма. Перейдите к следующему шагу, щелкнув по гиперссылке Далее. Открытие документа.
Рис. 3. Выбор документа
3 5. Второй шаг. Выберите документ, который будет тиражироваться – Текущий документ. Перейдите к следующему шагу по гиперссылки Далее. Выбор получателей. 6. Третий шаг. Выбор получателей, списки которых находятся в файле – источнике, для вставки в текст основного документа. Используя «создание списка», введите имена и адреса получателей, сохраните в папке. Образец (рис. 6): Имя Фамилия Должност Организация Адрес Страна Город Индекс ь Гурий Платонов Директор Центр культуры Пр. Кима, Россия Санкт- 193324 «Развитие» 13 Петербург Ольга Захарова Менеджер Государственный Наб. Россия Санкт- 190000 проектов музей Печати Мойки, Петербург 36 Иван Карасев Директор Государственный Ул. Россия Санкт- 190000 Архив Фотографии Пирогова, Петербург 24 Мария Пинаева Директор Государственного Наб. Россия Санкт- 194000 Фонда Культуры Макарова Петербург , 13 Натали Ярвинен Директор Музей антикварных Kirkokattu Финлянд Helsinki AN/435 механизмов , 13 ия Рис. 6. Данные для создания источника
Закройте форму. После сохранения появится окно со списком
созданных записей. 7. Перейдите к следующему шагу по ссылке Далее. Создание письма. выделите место в основном документе щелчком мыши (в верхней части письма) выберите из списка и щелкните Блок адреса «Блок_адреса»
Рис.7. Вставка блока адреса
Отметьте флажками в окне Вставка блока адреса (рис. 7) элементы
адреса.
4 Рис. 7. Создание блока адреса
В поле Просмотр отображается весь блок адреса. Кнопка «Подбор
полей» – средство управления работы с адресом осуществляет компоновку полей адреса для упрощения вставки.
Результатом работы с блоком адреса является появление поля
“AddressBlock ” в тексте письма. Аналогичным образом можно вставить Строку приветствия и Другие элементы, не являющиеся стандартными блоками. В таких случаях вставляются данные из выбранных полей созданного источника данных. Например – «Должность». 8. Результатом данного шага является получение в основном документе полей для последующей подстановки в них конкретных значений из источника данных. Перейдите к следующему шагу Далее. Просмотр писем. 9. Пятый шаг Просмотр писем
5 Ознакомьтесь с набором созданных документов, перемещаясь кнопками Получатель со стрелками. Найдите нужного получателя. При просмотре писем происходит подстановка данных из источника в заданное поле, в данном случае “AddressBlock”. Убедитесь в этом. Перейдите к последнему шагу Далее. 10. Завершение слияния. Обратите внимание на количество страниц полученное в ходе слияния документа. Сохраните файл с составными документами, назвав его Рассылка. doc. 11. Сделайте правку основного документа. Вставьте небольшое изображение. Проверьте, как располагаются поля заполнения. Нажмите ОК. Проверьте наличие и содержимое созданного файла Рассылка. doc и файла источника - контакты. doc.
Задание 2. Самостоятельная работа. Создание документа на
бланке 1. Используя технологию задания 1, создайте документ на фирменном бланке (Название предприятия, логотип, адрес и другие атрибуты). Документ содержит графическое оформление и текст поздравления с Новым годом. 2. Поля слияния – адреса и фамилии, фамилии которых хранятся в файле контакты.doc 3. Сохраните работу с именем Поздравление.doc
Задание 3. Создание конвертов
Самостоятельно создайте конверты, используя в качестве источника данных файл контакты. doc
Задание 4. Создание наклеек
Самостоятельно создайте, следуя шагам слияния наклейки (бэджи) для участников конференции, используя в качестве источника файл контакты. doc и поля Фамилия, имя и должность.
