th
58 Annual SAPSF
conference
12-16 July 2011

Pharmacy students taking it to the

next level
Conference Brochure

 
 

The 58th SAPSF AGM and conference will be held at Rhodes University in 
Grahamstown, Eastern Cape, from the 12th to the 16th July 2011. 
 

RUPSA will be hosting you during this time and hope to fulfill your conference needs.  Please 
take the time to read through the information provided in this document, so you are fully 
prepared for what Grahamstown has to offer you. 

Accommodation  
 If you choose, you will be accommodated in a Rhodes University Residence room 
 Rhodes University residences have single rooms, with comfortable beds and a heater in every 
room 
 All linen, blankets, pillows,  duvets and towels are provided 
 Rooms will be allocated on arrival (all single rooms) 
 Please bring your own toiletries  
 Some residences have a place to put your own padlock where as others have an individual yale 
lock.  Come prepared with your own padlock (5cm) 
 Please bring your own laptop leash to secure your laptop when you are leaving it unattended. 

Food 
 All meals will be served in the residence dining hall or in the case of some dinners, in another 
venue.  Meals will be prepared to cater for normal and halaal as well as vegetarian needs 
 If staying in the Rhodes accommodation, breakfast, lunch and dinner is included in the 
conference fee 
 If staying in off campus accommodation, lunch and dinner is included in the conference fee 
 Morning and afternoon tea breaks will take place each day, where beverages and eats will be 
served 
 Food is well prepared and well received by all conferences held at Rhodes  

Please note 

 On Tuesday 12th July (the day of arrival) only dinner will be served  
 On Saturday 16th July (the day of departure) only breakfast will be served 
 If you have a dietary requirement, please indicate this clearly on the application form  

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 2 
 
 

Dress code 
The weather in Grahamstown can be unpredictable in July.   Sometimes, it can be really warm, but most 
often, it is really cold.  Take a look at the 7 day forecast before you pack your bag as a guide.  But pack 
for the unpredictable too.    http://www.weathersa.co.za/web/ 

 Dress formally for all SAPSF conference activities with some exceptions 
 There are themes for the evening functions which you will be notified about once you have 
submitted your application form 
 Please pack comfortable clothes and shoes for wearing to the outdoor adventure race 
 Please pack a set of older clothes which can be worn to the community engagement activity 
 The following might be necessary: 
 Rain jacket / Umbrella 
 Summer clothes 
 Thermal Underwear 
 Your own camera (a photographer from Kodak Express will be available to take professional 
pictures of the evening functions, which you will be able to purchase directly from Kodak in 
Grahamstown) 

Transport  
Please take a look at the attached map so you can familiarise yourself with possible routes to get to 
Grahamstown.   We are situated on the N2, between Port Elizabeth and East London in the Eastern 
Cape.   By car, we are approximately 11 hours drive from Cape Town, Johannesburg, and Durban.  Your 
transport costs are for your own account, and options include using: 

 Your own vehicle to drive yourself here 
 Bus transport to Grahamstown (Greyhound, Translux, City to City) which brings you straight to 
Grahamstown.   Greyhound will bring you onto Rhodes Campus if you choose the “Kimberley 
Hall” drop off and collection point 
o If you are travelling on a bus which drops you in town, please notify us of the times of 
arrivals so a shuttle can come and collect you 
 A group travel together from a university using transport offered by your university   
 Flights to Port Elizabeth  
o If you choose to fly to PE, please use a flight which coincides most closely to our shuttle 
service where we will be able to fetch you from the airport 
o Please notify us of your flight times and airline carrier as soon as you have booked 
o PE airport is a 1.5 ‐ 2 hour drive from Grahamstown when using a shuttle service 
o Please note, there is NO shuttle service to East London airport 
 Shuttles available from PE airport at 1pm on Tuesday 12 July  
 Shuttles available from Grahamstown at 7:30am on Sat 16 July  
 Please notify y.irwin@ru.ac.za with flight details if you require a place on the shuttle 
 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 3 
 
 

Map to Grahamstown (Reference SA Places [ONLINE] http://www.places.co.za/maps/new%20maps/eastern_cape_map2.gif) 

Community project  
RUPSA, who is hosting this year’s SAPSF conference, has a relationship where they help our local 
HOSPICE branch with donations whenever possible.   We would like each member attending the 
conference to bring something to donate to charity.  Items which can be used include: 

o Old or new clothes (any age, adult or child) 
o Stationery, reading books 
o Toys or games suitable for children 
o Toiletries (soaps, faceclothes, towels, toothbrushes, toothpaste etc) 
o Blankets 
 If possible, can each branch hold a collection before the end of term and bring items from fellow 
members who could not be present at the conference 

In addition to the collection, 2 hours have been set aside in the program for a community engagement 
activity.   Each delegate will have a chance to interact with a member of our Grahamstown community 
and make a difference a day in someone’s life. 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 4 
 
 

Socials 
Each evening a social event has been planned after dinner  

 Tuesday          :              Ice breaker and Mascot introduction 
 Wednesday   :               Mikes’s Mug and Slave Auction (each branch to put forward 2 people to  
      be auctioned) 
 Thursday        :               Pirates, shipwrecks and wounds of battle 
 Friday             :                 SAPSF FORMAL BALL  

NOTE  

 Themes for each event will be sent to you in advance 

SAAHIP clinical skills competition 
SAAHIP will be running a clinical skills competition during the course of the conference.   

Brush up on your skills and put yourself forward to compete in this competition to see who has what it 
takes to be a great pharmacist with clinical skills.  The prize for winning this competition is definitely 
something to strive towards. 

Fines 
The conference committee reserves the right to fine any delegate for the following 

 Being caught for mischievous behaviors 
 Not complying with themes and dress codes 
 Attending meetings under the influence of alcohol beverage 
 Anything the Committee deems punishable 

Fines will be discussed on opening night 

 Rules pertaining to fines will be decided by the Conference Committee and may be amended as 
they see fit 
 Miscellaneous fines may be exchanged for cash fines ( ranging at R5‐R10)  

Note 

Attendance of all meetings all presentations and all social event is COMPULSORY 

Daily proceedings begin after breakfast each morning 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 5 
 
 

Cost of the SAPSF conference 
Every effort is being made to secure sponsors for the conference.   However, as a delegate, you will be 
expected to pay towards your accommodation and some food costs. 

Cost if staying in Rhodes Accommodation: R900 (early bird registration fee payable before the 20 June 
2011) or R1000 if paid after 20 June and before 1 July 2011. 

Cost if staying off campus in other accommodation: R500 if paid before 20 June 2011 or R550 is paid 
before 1 July 2011. (With this option you do not have any accommodation costs or breakfast included in 
the fee) 

Please make sure that if you require internet access, you bring your ID book (Not drivers licence) or 
Passport with you, along with your personal laptop and locking leash for your laptop.  There are no plug 
points available in the venue, so you will have to charge your laptops in your rooms at night. 

So what does your money get you? 
 All meals and teas, including some beverages  
 A conference bag including all conference stationery 
 Wireless internet access inside the conference venue  
 An awesome conference where you will learn more about Pharmacy, and where it is headed in 
the future, socialise with fellow pharmacy students from around the country, and experience 
Grahamstown and all it has to offer 
 If sponsorship is obtained, you will also receive a conference T‐Shirt 

What else will I have to pay for? 
 Transportation costs to Grahamstown 
 Beverages at social functions 

For further enquiries pertaining to the Conference please contact us: 

RUPSA president: 

Fadzai  Munedzimwe  0845507119   g09m3706@campus.ru.ac.za 

Faculty contact: 
Yoland Irwin         y.irwin@ru.ac.za 
 

Or visit the PSSA website and look under SAPSF News on the URL  http://pssa.org.za/ 

Or the Faculty of Pharmacy’s website http://www.ru.ac.za/pharmacy 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 6 
 
 

58th SAPSF AGM and conference proposed programme – Pharmacy 
students taking it to the next level 
(please note that this is subject to change) 

TUESDAY 12 July 2011  Arrival and Registration at the Barrett Theatre 
14:00 ‐17:00  complex at Rhodes University 
17:00 ‐18:00  Pre‐Conference EXCO Meeting 
17:30 ‐19:00  Dinner 
19:15 ‐20:00  Opening of Conference and Welcome address 
20:00 ‐22:00  Ice‐breaker & Mascot Introduction 
WEDNESDAY 13 July 2011   
07:00 – 08:00  Breakfast 
08:00  Put up posters from each branch 
08:30 – 08:50  Opening & roll call – Start of AGM 
08:50 – 09:00  Adoption of minutes (please read minutes on the 
SAPSF website from the 2010 AGM) 
09:00 – 09:10  Report President  
09:10 ‐ 09:20  Report by Vice President 
09:20 – 09:30  Report by Treasurer 
09:30 – 09:40  Report by Secretary 
09:45 – 10:15  Pharm D – taking pharmacy to the next level  
Invited Speaker – Mr Renier Coetzee 
10:15 – 10:30  Vendor address (Tea break sponsor) 
10:30 ‐ 11:00  Tea break and interaction with vendors 
11:00 ‐11:35  Business aspects of Pharmacy – taking it to the 
next level Invited Speaker – Mr Taki Kyriacos –  
11:35 ‐12:15  Academia address (Guest speaker to be confirmed)
12:15 – 12:30  Vendor address (Lunch break sponsor) 
12:30 ‐13:50  Lunch 
14:00 ‐16:30  SAAHIP CLINICAL SKILLS COMPETITION 
14:00 – 15:00  PSSA / SAAHIP to present to delegates not 
participating in the competition 
15:00 – 15:15  Tea break and interaction with vendors 
15:30 – 16:30  SAAHIP clinical skills case study presentations 
16:30 – 17:30  EXCO Meeting 
17:30 – 00:00  Dinner, with sponsor address, then Mike’s mug 
and Slave Auction (Venue: The Rat and Parrot) 
 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 7 
 
 

THURSDAY 14 July 2011    
07:00 ‐08:00  Breakfast 
08:30 ‐09:15  AGM continues –New motions for the agenda for 
2011 
09:15 ‐09:30  Outcome of Motions 2010 
09:30 ‐09:40  Nomination of members for election 
09:40 – 09:45  Venue for next AGM to be decided 
09:45 – 10:30  Sponsors address x 3
10:15 – 10:30  Vendor address (Tea break sponsor) 
10:30 ‐11:00  Tea break and interaction with vendors 
11:00 ‐11:40  Invited speaker 
11:40 ‐12:15  Sponsors address 
12:15 ‐12:30  Vendor address (Lunch break sponsor) 
12:30 ‐13:50  LUNCH 
14:00 ‐16:00  Community engagement 
16:00 – 16:30  Tea break and interaction with vendors, judging of 
posters 
16:30 ‐18:00  EXCO Meeting 
19:00 ‐00:00  Dinner with Theme evening (Venue: Pirates)
FRIDAY  15 July 2011   
07:00 ‐08:00  Breakfast 
08:15 ‐08:25  Repot RUPSA 
08:25 ‐08:35  Report NMMU 
08:35 – 08:45  Report TUTULAPS 
08:45 ‐08:55  Report PASV 
08:55 ‐09:05  Report PEPSA 
09:05 ‐09:15  Report ULAPS 
09:15 ‐09:25  Report UWCAPS 
09:25 – 09:35  Report WUPSA 
09:35 – 09:50  SAPSF EXCHANGE Office ‘s Report 
09:50 – 10:00  Media& Communications Report 
10:00 – 10:15  Motivations for nominees 
10:15 – 10:30  Vendor address (Tea break sponsor) 
10:30 ‐ 11:00  Tea break and LAST interaction with vendors  
11:00 ‐ 11:35  Election of SAPSF comm 
11:35 ‐ 12:15  Designing your CV to take you to the next level ‐ 
Invited Speaker 
12:15 – 12:30  Vendor address (Lunch break sponsor) 
12:30 – 13:50  LUNCH
14:00 ‐16:00  Grahamstown Adventure with refreshments at 
the end 
16:15 ‐16:45  Closing 
16:45 ‐18:00  EXCO Meeting 
19:00 – 00:00  SAPSF BALL (Venue: Steve Biko Building, RU) 
SATARDAY 16 July 2011   
07:00 ‐08:00  BREAKFAST and then depart home 
RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 8 
 
 

Abridged CV’s for each invited speaker: 
(To be added when confirmed) 

RHODES 58th SAPSF AGM THE NEXT LEVEL 2011 
  Page 9