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Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -
Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -
Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -
Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -
Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -
Contabilidad de Costos Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez sistema Febrero, 2005 La Paz -

Contabilidad de Costos

Autor: Lic. Juan C. Bautista Pérez

sistema

Febrero, 2005 La Paz - Bolivia

modular

de

capacitación

Capacitación para

la EPSA Boliviana

No.40

Capacitación para la EPSA Boliviana No.40 Administración Financiera

Administración

Financiera

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

PREFACIO

Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de los sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el fortalecimiento y la consolidación especialmente de las pequeñas y medianas empresas de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.

En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guías prácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidades prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear determinados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberían existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta iniciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientes servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.

El presente documento es uno de los textos didácticos de la serie de módulos de capacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma de presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básico en el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a un estilo uniforme de diagramación.

El presente modulo de Contabilidad de Costos, está orientado a dotar a las EPSAs de un sistema contable practico que pueda ser implantado en las EPSAs a objeto de procesar sistemáticamente información sobre costos de producción de agua potable y servicio de alcantarillado sanitario.

Deseamos que éste como todos los textos didácticos por publicar enriquezcan a capacitandos y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.

Ing. Ronny Vega Márquez Gerente General ANESAPA

Ing. Ronny Vega Márquez Gerente General ANESAPA Lic. Michael Rosenauer Coordinador del Programa de Agua

Lic. Michael Rosenauer Coordinador del Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeñas y Medianas Ciudades PROAPAC - GTZ

y Alcantarillado Sanitario en Pequeñas y Medianas Ciudades PROAPAC - GTZ 40-Contabilidad_de_Costos-V1 SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

ÍNDICE GENERAL

 

Pág.

PREFACIO

2

ÍNDICE GENERAL

3

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

5

INTRODUCCIÓN

6

1. DEFINICIONES

8

1.1 Entidades Prestadoras de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado

Sanitario (EPSAs)

8

1.2 Servicios que prestan las EPSAs

9

1.2.1 Servicio de agua potable

9

1.2.2 Servicio de alcantarillado sanitario

9

2. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AP

11

2.1 Captación

11

2.2 Aducción

12

2.3 Plantas de tratamiento

12

2.4 Redes de distribución

12

2.5 Conexiones domiciliarias

13

3. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ALC-S

14

3.1 Conexiones domiciliarias

14

3.2 Colectores de 2 do y 3 er orden

14

3.3 Emisarios

14

4. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

16

4.1 Contabilidad por centros de costo

16

4.2 Objetivos de la contabilidad de costos

18

5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

20

5.1 Definición de costo en las EPSAs

20

5.2 Diferenciación entre costo y gasto

20

5.3 Costos prospectivos o presupuestados

21

5.4 Costos retrospectivos o históricos

22

5.5 Clasificación de los costos

22

6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

25

6.1 Sistemas de costos aplicados

26

6.1.1 Costos históricos

26

6.1.2 Costos predeterminados

26

6.1.3 Costos por absorción

26

6.1.4 Costos por costeo directo

27

6.1.5 Costos por órdenes de producción

27

6.1.6 Costos por procesos

27

6.1.7 Costos por actividades (Sistema ABC)

28

6.2 Sistema de costos aplicado a las EPSAs

28

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAS

30

7.1 Tipos de costo

31

7.1.1 Costos de producción directos

31

7.1.2 Costos de producción indirectos

32

7.2 Componentes del costo

32

7.2.1

Mano de obra

33

7.2.2

Materiales

34

7.2.3

Energía eléctrica

35

7.2.4

Otros costos

35

7.3 Gastos

36

7.3.1

Gastos de administración

36

7.3.2

Gastos financieros

36

7.3.3

Gastos de comercialización

37

7.4 Sistema de contabilidad de costos en las EPSAs

37

8. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAS

39

8.1 Definición de la estructura integrada de información financiera

39

8.2 Procedimientos para generar la información para el sistema de Contabilidad de Costos

39

8.3 Registro de la información

40

8.4 Cálculo del costo utilizando el método ABC

41

9. ANÁLISIS DE LOS COMPONENTES DE COSTOS

45

9.1 Costo de las materias primas

45

9.1.1 Valoración de los inventarios

45

9.1.2 Valoración de los ingresos de materiales

46

9.1.3 Valoración de las salidas de materiales

46

9.2 Valoración de la mano de obra productiva

48

9.3 Mano de obra no productiva (Gasto)

48

ANEXOS

49

Anexo 1:

Formato para la Planificación de Módulos (FPM)

50

Anexo 2:

Estructura de programación financiera y Plan de cuentas

contables

52

Anexo 3:

Ejercicios de Contabilidad de Costos

55

Anexo 4:

Soluciones a los ejercicios de Contabilidad de Costos

58

Anexo 5:

Glosario

64

Anexo 6:

Bibliografía

67

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

ABC

Activity Based Costing

ALC

Alcantarillado

ALC-S

alcantarillado sanitario

ANESAPA

Asociación Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de Agua

AP

Potable y Alcantarillado agua potable

Art.

artículo (de una norma legal)

cap.

capítulo (del Texto Técnico en el presente documento)

CeCos

Centros de Costos

CT

Comisión Técnica

D.S.

Decreto Supremo

EPSA

Entidad Prestadora de Servicios de Agua y Alcantarillado Sanitario

Fig.

(antiguamente EPS) Figura

FPM

Formato de Planificación de Módulos

GTZ

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit mbH (Cooperación

párr.

técnica alemana) párrafo (de una sección del presente documento)

PEPS

Primeros en Entrar, Primeros en Salir

PPP

Precio Promedio Ponderado

RR.HH.

Recursos Humanos

SAS

Dirección de Servicios de Capacitación y Asistencia Técnica de ANESAPA

SB

(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Básico) Saneamiento Básico

SISAB

Superintendencia de Saneamiento Básico

UEPS

Últimos en Entrar, Primeros en Salir

VSB

Vice-Ministerio de Servicios Básicos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

INTRODUCCIÓN

Tradicionalmente, las Empresas Prestadoras de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (EPSAs) han manejado la información contable sobre la base de un sistema de contabilidad general, es decir un sistema orientado a registrar las transacciones económicas y financieras en los libros contables para resumirlas y presentarlas en los principales estados financieros.

Al presente, la dinámica de la actividad económica hace necesario que las EPSAs implanten sistemas de contabilidad especializados en proporcionar información con mayor detalle y objetividad respecto a determinados procesos que se operaran en las mismas con la finalidad de asumir decisiones con la menor probabilidad de riesgo.

El presente módulo, está orientado a proporcionar a los funcionarios de las EPSAs los conocimientos para la implantación de la Contabilidad de Costos en sus empresas, empezando con las bases conceptuales, las actividades de las EPSAs, que conforman el proceso productivo de los servicios, que se verán afectadas por la aplicación de costos, las características del subsistema por centros de costo adecuado al rol de una EPSA que es muy diferente a los costos tradicionales relacionados con las empresas de producción industriales y finalmente los medios para el desarrollo de la contabilidad de costos, como ser la determinación de los centros de costo, la asignación de las unidades de la organización a cada uno de estos centros, las cuentas contables asignadas a cada centro de costo, los registros y reportes del proceso de Contabilidad de Costos.

Las condiciones anotadas deben tomarse muy en cuenta, ya que como podrá apreciarse, el planteamiento de la implantación de un sistema de contabilidad de costos, no representa el diseño de un sistema paralelo a la contabilidad general o un doble proceso en la entrada de información, sino que con la cuidadosa estructuración de la información financiera de la EPSA, se establecerá un plan de cuentas contable que hará posible la asignación de una cuenta de egresos a un determinado centro de costo y como sub- cuentas se tendrán los objetos de gasto o los conceptos de gasto. Paralelamente se determinara que áreas de la EPSA corresponden a cada centro de costo, de esta forma al identificar cada área de la EPSA se relacionará con su categoría programática de presupuesto para tener relacionadas los tres aspectos antes mencionados.

Esta manera de implantación de la Contabilidad de Costos en las EPSAs, implica que no es necesario destinar considerables recursos para lograr este objetivo, se trata de un modelo practico que necesitará operativamente, de un cambio en la forma de registro de las cuentas contables y un adecuado relacionamiento con el sistema de presupuestos a través de una parametrización de las cuentas contables y las partidas de presupuesto.

Las normas de contabilidad gubernamental, exigen a las empresas con características públicas un manejo eficiente de las operaciones, no menos debe ser el requerimiento de los socios de las sociedades y cooperativas. Para lograr un manejo eficiente de sus operaciones las EPSAs deben tener elementos cuantificables de evaluación para medir el grado de eficiencia en sus operaciones a través de determinados indicadores. No será posible llevar una administración eficiente de las operaciones de una EPSA, si no se tienen metas cuantificables e indicadores de gestión que evalúen el comportamiento real de las actividades para orientar oportunamente si las actividades tienden al cumplimiento eficiente de las metas propuestas.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Uno de los elementos para la medición de la eficiencia en las operaciones de las

EPSAs, es la cuantificación de los costos de producción, de operación y mantenimiento

y los gastos de administración y de comercialización; esta cuantificación de los

recursos aplicados a estos aspectos, técnicamente es lo que denominaremos Contabilidad de Costos. De esta manera se puede ver que la Contabilidad de Costos implantada de una manera adecuada en las EPSAs proporcionará información muy importante sobre el uso de recursos en el proceso de explotación del agua potable y el servicio de alcantarillado sanitario y los gastos que apoyan estos procesos de una manera sistemática.

Estos conocimientos sobre los costos de producción, operación y mantenimiento, y los gastos de administración y comerciales, será de mucha utilidad en la toma de decisiones, para la definición de presupuestos de cada centro de costo, representado por unidades de la organización, la priorización en la asignación de recursos, evaluar la eficacia y eficiencia de las operaciones de cada centro de costo relacionada con sus niveles productivos y finalmente para definir el nivel de tarifas a cobrar a los usuarios por los servicios prestados, que técnicamente deben cubrir, por lo menos los costos de producción, de operación y mantenimiento, y los gastos administrativos y de comercialización de las EPSAs.

Este aspecto es logrado mediante una adecuada determinación de centros de costo y su relación con áreas o unidades específicas de la estructura orgánica que se clasificaran en, centros de costo del proceso productivo o de las actividades fuera de este proceso como son los gastos de administración y de comercialización.

Es importante recalcar que la decisión de la implantación de un sistema de contabilidad

integrada, incluyendo la contabilidad de costos, corresponde a los niveles ejecutivos de

la EPSA, ya que su implantación modificará los sistemas de generación y proceso de

información en todos los niveles de la EPSA, utilizando el criterio de centros de costo;

por tanto no representa solamente un tema aislado del área financiera o contable; sino que representa un sistema de información que repercute en todos los sistemas de información de la EPSA.

Es por esta razón que la definición de la estructura de integración de la información debe ser analizada y definida por los niveles ejecutivos de la EPSA, asimismo, una vez implantado el sistema debe cuidarse que los procedimientos de generación y proceso de la información se cumplan.

No queremos terminar esta introducción sin expresar nuestro agradecimiento a los integrantes de la FT4 quienes han aportado algunas bases curriculares, el enfoque sistémico del área administrativa-financiera y la recopilación de normas legales pertinentes, y a la Lic. Carmen Zegarra Valdivia, quien realizó una profunda y amplia revisión del texto. Finalmente cabe agradecer a la Lic. Janett Ferrel Díaz por su prolija labor de edición técnica del texto.

Lic. Juan C. Bautista P. Autor Fuerza de Trabajo 4

Ctr. Iván Flores L. Redactor del Texto Didáctico

Cap. 1. DEFINICIONES

Cap. 1. DEFINICIONES

CONTABILIDAD DE COSTOS

1.

DEFINICIONES

1.1

Entidades Prestadoras de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario (EPSAs)

(1) De acuerdo a lo dispuesto por el articulo 8º de la Ley 2066 de 11 de abril de 2000 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, las Entidades Prestadoras de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, están definidas como personas jurídicas públicas o privadas que prestan uno o más de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, y que tiene una de las siguientes formas de constitución:

Empresa Pública Municipal, dependiente de uno o más Gobiernos Municipales.

Sociedad Anónima Mixta

Empresa Privada

Cooperativa de Servicios Públicos

Asociación Civil

Pueblos indígenas y originarios, comunidades indígenas y campesinas, asociaciones, organizaciones y sindicatos campesinos.

Comités de agua, pequeños sistemas urbanos independientes, juntas vecinales y cualquier otra organización que cuente con una estructura jurídica reconocida por Ley, excepto los gobiernos municipales.

(2) De acuerdo a lo dispuesto por el articulo 15º de la indicada Ley, la Superintendencia de Saneamiento Básico, otorga concesiones, licencias o registros a las EPSAs, en función al número de habitantes en el área de concesión. De esta manera se otorgan concesiones a través de contratos a empresas que prestan servicios a áreas servidas con una población mayor a 10.000 habitantes; licencias a empresas con un nivel de prestación entre 2.000 y 10.000 habitantes y registros a empresas prestadoras a poblaciones con menos de 2.000 habitantes.

su

(3)

consideración a momento de estudiar este módulo y evaluar su

aplicación a una determinada EPSA, en este caso el participante en los cursos de capacitación debe analizar la implantación de la Contabilidad de Costos a este nivel de

Distintas formas de constitución jurídica de una EPSA, definidas por Ley.

Es

importante

explicar

este

aspecto

para

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

1.2

1.2.1

1.2.2

empresas; pues no será posible exigir la implantación de costos a EPSA con limitaciones en la cobertura de servicios en poblaciones menores, debido a que el costo de su implantación podría

superar los beneficios que se quiera lograr con la información sobre los costos de producción, operación y mantenimiento, y los gastos de administración y

comercialización de las EPSAs.

Una EPSA que tiene un nivel de operaciones importante, necesita la implantación de un Sistema de Costos.

Servicios que prestan las EPSAs

(4) Conforme a las atribuciones establecidas por la Ley 2066 y conforme a lo establecido en los Contratos de Concesión las EPSAs adquieren el derecho de prestar los siguientes servicios en su área de concesión:

Servicio de agua potable

(5) La prestación del servicio de agua potable es la actividad fundamental en las operaciones de las EPSAs, que comprende una o más de las actividades referidas a captación del agua cruda, su conducción, tratamiento, almacenamiento de estos recursos hídricos, para convertirlos en agua potable y el sistema de distribución a los usuarios mediante redes de tuberías o medios alternativos.

(6) La Contabilidad de Costos, que se desarrolla en este módulo corresponde a esta misma secuencia de procesos productivos aplicados al ciclo hidráulico, la

intención es determinar costos en cada proceso para obtener el costo del metro cúbico de agua potable en el medidor o conexión domiciliaria del consumidor.

Es importante que la EPSA sepa exactamente cuanto es el costo de 1 m 3 de agua, de esa forma sabrá cuánto de utilidad le genera el servicio.

Servicio de alcantarillado sanitario

(7) El servicio de alcantarillado sanitario prestado por las EPSAs, comprende una o más de las actividades de recolección, tratamiento y disposición de las aguas residuales en cuerpos receptores.

(8) De la misma manera, en este módulo se tiene un esquema de costos del servicio de alcantarillado que responde al proceso físico del alcantarillado sanitario; sin embargo es necesario puntualizar que los costos obtenidos por este servicio servirán de información sobre los costos totales de este servicio, ya que obtener el costo unitario será difícil debido a los

Cap. 1. DEFINICIONES

Cap. 1. DEFINICIONES

diferentes criterios que se tienen para establecer la cantidad de metros cúbicos enviados a los colectores o tratados en una planta de tratamiento de aguas servidas.

Para el servicio de alcantarillado se puede obtener un costo global en un determinado período
Para
el
servicio
de
alcantarillado se puede obtener
un
costo
global
en
un
determinado período de tiempo.
 

1.

Dependiendo de la magnitud de sus operaciones (que puede estar ligada a la cantidad de clientes), cada EPSA debe evaluar su necesidad de implantar un Sistema de Costos para obtener una mejor información contable y financiera, que ayude a la toma de decisiones oportunas y objetivas.

!

2.

Determinar el costo de cada m3 de agua es importante para que la EPSA sepa cuál es su porcentaje de utilidad, después de cubrir todos sus gastos operacionales, en base a los ingresos que obtiene por la venta del líquido elemento.

3.

Es más complejo obtener el costo del servicio de alcantarillado, por las diferentes actividades productivas, pero se puede obtener un costo total del servicio prestado por este concepto.

 

1.

Se debe evaluar con mucha responsabilidad, el sistema de costos que se implantará en una EPSA, ya que en el mercado se ofrecen diversos productos, pero que no siempre se pueden adecuar a las necesidades de una EPSA.

2.

La EPSA debe hacer primero un relevamiento de información y de sus necesidades internas, de acuerdo a sus unidades de negocio. De esa forma será más fácil evaluar el sistema que mejor se adapte a la EPSA.

3.

Es importante que un Sistema de Costos Computarizado, tenga integración con el Sistema Contable Computarizado, de esa forma se puede llevar un control mas efectivo y se puede obtener información mucho mas confiable y en línea.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

2.

2.1

PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AP

(9) Para la prestación del servicio de agua potable, las EPSAs ejecutan actividades específicas aplicadas a etapas definidas que en su conjunto conforman un proceso productivo que de

acuerdo a la secuencia que sigue el agua es conocido como el ciclo hidráulico.

(10) Es importante definir estos procesos, ya

que están íntimamente relacionados con la estructura adoptada para establecer los centros de costo que se estudian en este texto, que corresponden principalmente a costos de producción aplicados al ciclo hidráulico.

(11) Para el servicio de agua potable se sugiere definir los siguientes centros de costo:

Cada actividad productiva que interviene en el ciclo hidráulico, puede constituirse en un Centro de Costo.

Captación

(12) En este proceso, el agua es almacenada en bruto o en condición cruda mediante presas y embalses, el agua captada proviene de deshieles naturales conducidos por gravedad o de pozos subterráneos de donde se extrae el agua mediante bombeo.

(13) La captación por gravedad, de manera general corresponde a EPSA situadas en la región cordillerana, en cambio la captación mediante la perforación de pozos se realiza en EPSA de los llanos; sin embargo es importante considerar que no es ésta diferenciación totalmente absoluta, citamos como ejemplo, que en la ciudad de El Alto, se tienen cerca de 30 pozos que proveen a un sistema de captación de agua potable denominado Tilata.

(14) También tienen ambas modalidades de captación en EPSA situadas en la región de los valles, como Cochabamba.

(15) Por las razones indicadas, en el presente módulo se considerará para el proceso de captación costos aplicados a presas y embalses, y pozos subterráneos que obviamente tienen diferentes características y por consiguiente absorben recursos, también de manera diferente.

(16) Los costos referidos a este proceso corresponden genéricamente a mano de obra de operadores que trabajan en las presas y embalses u operadores de los pozos, este proceso concluye una vez que el agua es enviada a las plantas de tratamiento mediante las aducciones.

Cap. 2. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AP

Cap. 2. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AP

2.2 Aducción

(17) El proceso de aducción es aquel que comprende las tuberías de diámetro mayor o canales abiertos, que trasladan el agua cruda de las presas y embalses a las plantas de tratamiento, para el caso de captación por gravedad, en el caso de aguas subterráneas, estas tuberías transportan el agua extraída de las fuentes de los pozos a las plantas de tratamiento.

(18) Los costos de este proceso se refieren principalmente a operadores que trabajan en el mantenimiento de las aducciones, materiales para la reparación de estas instalaciones, hasta el momento en que el agua es ingresada a las plantas de tratamiento.

2.3 Plantas de tratamiento

(19) Las plantas de tratamiento como su nombre lo indica, sirven para el tratamiento de agua cruda recibida mediante las aducciones y tienen la finalidad de procesar el agua recibida mediante métodos técnicos para alcanzar los grados permitidos de potabilización. Este proceso requiere la utilización de recursos humanos y materiales que inciden considerablemente en los costos del servicio.

(20) Los costos o insumos más importantes de este proceso, corresponden a productos químicos utilizados en el tratamiento, la energía eléctrica para la operación de equipos de las plantas y la mano de obra de sus operadores. Los costos asignables a este proceso finalizan una vez que el agua es enviada a la red de distribución.

2.4 Redes de distribución

(21) Una vez procesada el agua en las plantas de tratamiento, es enviada a la red de distribución que consiste en las tuberías de diámetro intermedio que conducen el agua potable de las plantas de tratamiento a las redes matrices y a las conexiones domiciliarias para la dotación del servicio de agua potable a los usuarios.

(22) En este proceso es importante considerar que para el adecuado funcionamiento de las redes de distribución, debe efectuarse un permanente mantenimiento preventivo a fin de reducir perdidas de agua en la red que representa el agua no facturada, conocida técnicamente como agua no contabilizada. Se hace mención a este aspecto ya que el agua no

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

contabilizada representa costos perdidos de la EPSA en todos los procesos hasta antes de la conexión domiciliaria.

2.5 Conexiones domiciliarias

(23) A este centro de costo se imputarán las erogaciones destinadas al mantenimiento y reparación de las instalaciones que corresponden a la conexión domiciliaria de la red de distribución matriz al medidor de consumos. Debe aclararse que las erogaciones por los trabajos de la conexión domiciliaría no constituyen costos para la EPSA sino que son conceptos que deben cargarse como activos de la EPSA.

!

?

4.

1.

4.

En este capítulo se describen las actividades productivas del ciclo hidráulico, que la EPSA desarrolla para la prestación del servicio de agua potable. Estas actividades (Captación; Aducción; Plantas de Tratamiento; Redes de Distribución y Conexiones Domiciliarias) pueden constituirse en Centros de Costos (CeCos). Es decir, en Centros receptores de presupuesto individual y actuar como unidades de negocio independientes.

¿Qué otras actividades productivas, del servicio de agua potable, conocen que puedan constituirse en Centros de Costos (CeCos) de una EPSA?

No es necesario conocer o aprender en qué constan las actividades productivas (ese conocimiento es exclusivo de las personas que trabajan en ésas actividades y conocen del tema técnico). Lo importante es identificar actividades que pueden ser manejadas como unidades de negocio independientes en las EPSAs, de esa forma se pueden definir los Centros de Costo.

Cap. 3. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ALC-S

Cap. 3. PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ALC-S

3.

3.1

3.2

3.3

PROCESOS OPERATIVOS DE LAS EPSAs PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ALC-S

(24) En el caso del servicio de alcantarillado, el proceso es diferente al agua potable; es más, tiene una secuencia contraria ya que se trata de la descarga de las aguas servidas o utilizadas por los usuarios; en general los procesos del servicio de alcantarillado son los siguientes:

Cada actividad productiva del servicio de alcantarillado sanitario, puede constituirse en un Centro de Costo.

Conexiones domiciliarias

(25) Que constituye la salida de las aguas servidas del domicilio de los usuarios de la red de alcantarillado donde se deben tener dos tipos de descarga de la instalación domiciliaria de alcantarillado: las instalaciones de alcantarillado pluvial y la red de alcantarillado sanitario; además de las cámaras de inspección.

Colectores de 2 do y 3 er orden

(26) Se refieren a las tuberías que captan los desagües de las instalaciones domiciliarias, donde también deben tenerse colectores para la descarga de alcantarillado pluvial y sanitario. Estas instalaciones sirven para la acumulación nivelación y reducción de presión de las descargas de alcantarillado.

Emisarios

(27) Que son los canales, tuberías y obras civiles de mayor capacidad que tienen como objeto el traslado de las aguas de los colectores a las plantas de tratamiento de aguas servidas o cuando no se cuente con estas instalaciones, a los ríos o áreas utilizadas para este efecto.

(28) De manera similar a lo explicado para el agua potable, cada uno de estos procesos, puede ser considerado como un centro de costo al cual puede asignarse costos mediante las áreas operativas que trabajan en cada uno de los procesos.

(29) La información obtenida de la contabilidad de costos para este servicio, proporcionará información sobre los costos de cada proceso y los costos totales, el costo unitario será posible obtenerlo cuando la EPSA pueda estimar la cantidad de metros cúbicos recibidos en los colectores o procesados en una planta de tratamiento, sobre la base del consumo de agua potable.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

!

5.

En este capítulo se describen las actividades productivas que la EPSA desarrolla para la prestación del servicio de alcantarillado sanitario. Estas actividades (Conexiones Domiciliarias; Colectores de 2do y 3er Orden y Emisarios) pueden constituirse en Centros de Costos. Es decir, en Centros receptores de presupuesto individual y actuar como unidades de negocio independientes.

?

2.

¿Qué otras actividades productivas, del servicio de alcantarillado sanitario, conocen que puedan constituirse en Centros de Costos de una EPSA?

5.

No es necesario conocer o aprender en qué constan las actividades productivas (ese conocimiento es exclusivo de las personas que trabajan en ésas actividades y conocen del tema técnico). Lo importante es identificar actividades que pueden ser manejadas como unidades de negocio independientes en las EPSAs, de esa forma se pueden definir los Centros de Costo.

Cap. 4. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Cap. 4. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

4.

4.1

FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

(30) De manera general, la existencia de la contabilidad y concretamente la contabilidad de las empresas de servicio de agua potable y alcantarillado sanitario, se justifica por la necesidad de alcanzar un objetivo básico que se traduce en obtener información razonable y oportuna del desarrollo económico de la empresa. La presentación de esta información

a través de la aplicación de determinados principios y la

utilización de una base numérica, permiten conocer los hechos reales y proporciona un instrumento de apoyo para la toma de decisiones.

(31) Existe una diferencia entre la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Costos, aunque en la práctica ambas están estrechamente relacionadas e integradas.

(32) La contabilidad financiera se transforma en

informes, a las partes externas, que reflejan el estado del activo, pasivo y patrimonio neto (situación financiera de la empresa), así como los resultados de las operaciones (estado

de ganancias y pérdidas) y las variaciones en el origen y uso de

los fondos durante un período contable (flujo de efectivo). Decimos que esta información es de interés para las partes externas, porque son presentadas a los acreedores, al fisco, a las entidades bancarias, a los accionistas, a los inversionistas, etc. En cambio, la contabilidad de costos se transforma en informes de uso interno de la empresa, para poder identificar, definir, medir, informar y analizar los diferentes elementos de costos, directos o indirectos, asociados con la fabricación de un bien y/o la prestación de un servicio.

(33) Ambas contabilidades son complementarias entre sí y deben interactuar integradamente también con otras áreas de la empresa, como por ejemplo con Tesorería, Recursos Humanos, Facturación, etc.

La Contabilidad de Costos es interna, para cada unidad de negocio o servicio. La contabilidad financiera es externa.

Contabilidad por centros de costo

(34) En el diseño del sistema de Contabilidad de Costos de una EPSA, debe definirse la estructura de costos, es decir debe identificarse a cada área de la estructura orgánica de la EPSA y su asignación a un determinado centro de costo. Por ejemplo, la sección de Laboratorio y Control de Calidad de Agua, corresponderá al centro de costo de Tratamiento que es un proceso dentro de la producción del servicio.

Determinación de la estructura de costos de una EPSA.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

(35) De esta manera, la determinación de los centros de costo, debe corresponder, a los costos directos de los procesos productivos de agua potable y alcantarillado sanitario, los costos indirectos representados por las actividades de mantenimiento o actividades técnicas que apoyan los procesos productivos, como las relacionadas con estudios de ingeniería, supervisión técnica; etc. y las actividades que representan gastos como las referidas a comercialización y administración.

(36) Lo mencionado representa que deben identificarse las áreas o reparticiones de la EPSA que corresponden a cada proceso productivo, su participación directa o indirecta en este proceso

y las áreas que corresponden a las actividades

de apoyo, tales como las actividades de comercialización y administración cuyos recursos asignados son

considerados gastos ya que no están relacionados con el proceso productivo.

(37) La determinación de los centros de costo es una tarea inicial y de mucho cuidado que debe desarrollar la EPSA al iniciar la implantación del subsistema de costos. La estructura de los centros de costo dependerá de las características de la EPSA, especialmente relacionadas con su proceso productivo, las actividades de operación y mantenimiento de los servicios, la magnitud de las actividades relacionadas con estudios y proyectos de ingeniería; ya que de la evaluación de la importancia y magnitud de estas actividades se decidirá la necesidad de asignación de un centro de costo a una determinada actividad. Tal como se explicó en la Introducción de este módulo la definición de la estructura integrada de información financiera debe ser asumida por noveles ejecutivos de la EPSA y dejar la parte operativa o proceso de información

a la Área Administración y Finanzas.

(38) Es importante la primera definición de la estructura de costos de una EPSA, ya que será como el punto de partida de una nueva etapa, sin embargo también es importante hacer un

seguimiento constante, para poder determinar las necesidades de realizar cambios oportunos a la estructura. El avance de la tecnología, el crecimiento del negocio o los cambios estructurales y orgánicos de una EPSA, pueden influir para determinar la necesidad de un cambio.

(39) Podemos mencionar como ejemplo, la implantación del sistema de contabilidad por centros de costo en el Servicio Local de Acueductos y Alcantarillado (SeLA – Oruro) que en la definición de centros de costo agrupa en un solo centro de costos los procesos de Captación y Aducción, en razón a que

El organigrama de la empresa puede ayudar a determinar o identificar unidades de negocio independientes, que conforman la cadena productiva.

La primera definición de la estructura de Costos es muy importante, pero se debe hacer un seguimiento periódico.

Cap. 4. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Cap. 4. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

estos procesos por la magnitud de sus operaciones no ameritan la asignación de un centro de costo para cada proceso. De manera similar al ejemplo citado, en cada una de las EPSAs debe evaluarse la importancia de las actividades en cuanto a la asignación de recursos para definir si es necesaria la asignación de un centro de costo específico.

(40) En el Anexo 3 se presenta un ejemplo con ejercicios de la estructura de costos para una EPSA para el servicio de AP.

4.2 Objetivos de la contabilidad de costos

(41)

Contabilidad de Costos tiene como objetivo la presentación de información sobre las actividades productivas, directas e indirectas y los gastos de la EPSA, de manera confiable y oportuna. Sin embargo es necesario precisar estos conceptos a fin de que los

funcionarios de las EPSAs utilicen esta información adecuadamente y la Contabilidad de Costos se constituya en una herramienta de gestión en el desempeño de la EPSA.

(42) La contabilidad de costos suministra información analítica, relativa a los costos de los productos o servicios generados por la empresa, a efectos de determinar el valor de las existencias y el costo de los productos vendidos, para poder transmitir esta información a los administradores, al objeto de que se puedan confeccionar los estados contables.

(43) De esta manera la Contabilidad de Costos proporcionará información sobre los recursos directos e indirectos asignados a cada centro de costo que conforman el proceso productivo, detallando por cada componente de costo, es decir mano de obra, materiales u otros costos y obtener como información final el costo unitario del metro cúbico producido por la EPSA.

(44) Además se obtendrá información sobre los recursos incurridos por cada centro de costo; es decir se podrá saber el monto absorbido por un centro de costo en una determinada gestión y su relación con el rendimiento de sus operaciones; así podremos determinar la eficacia y eficiencia de las operaciones de cada centro de costo y de cada área de la EPSA. Estas evaluaciones serán precisadas mediante la aplicación de indicadores de control de gestión que determine la EPSA.

(45) Asimismo, proporcionará información sobre los montos de gastos que incurre la EPSA en una determinada gestión en actividades de apoyo que en general se refieren a las actividades de administración y finanzas y los gastos de comercialización.

la

Como

parte de la contabilidad general de

la EPSA,

La contabilidad de costos suministra información analítica, que complementa la información de los Estados Financieros de la EPSA.

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Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos
 

6.

Una EPSA debe identificar la necesidad de implantar un Sistema de Contabilidad de Costos dentro de su sistema de información general, después de reconocer esa necesidad, debe evaluar las posibles alternativas y comenzar el trabajo de la implantación. La estructura orgánica de la empresa, representada por el organigrama, puede dar una idea general de la posible estructura de costos que la EPSA necesita. Es posible que después de un análisis, se determine realizar cambios en la estructura orgánica de la empresa, para que de esa forma el sistema de costos a implantar sea más efectivo. También es muy importante tener bien identificada la cadena productiva de los servicios.

!

7.

El objetivo de la Contabilidad de Costos es brindar información de uso interno de la empresa, referido a las actividades productivas de la EPSA, es necesario ampliar la información respecto a los costos directos e indirectos que intervienen en la prestación de los servicios. La Contabilidad de Costos también brinda información respecto a los gastos (operativos, administrativos y comerciales) en que incurre la EPSA, que son necesarios para la sostenibilidad del servicio.

8.

El grado de desagregación de información dependerá de la estructura adoptada y de las necesidades y requerimientos de la gerencia, para la toma de decisiones y para el cumplimiento de solicitudes de información de agentes internos y externos de la empresa (acreedores, fisco, SISAB, accionistas, empleados, etc.).

 

3.

¿El hecho de que existan diferencias entre la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Costos, significa que la EPSA desarrolla una “doble” contabilidad?.

4.

¿Cuál es la función principal de la Contabilidad de Costos?.

5.

Manifieste su acuerdo o desacuerdo con la siguiente proposición: “La contabilidad financiera se utiliza exclusivamente para fines “externos” de la EPSA”.

?

6.

Manifieste su acuerdo o desacuerdo con la siguiente afirmación: “para el cálculo de costos, la Contabilidad de Costos utiliza datos elaborados en el ámbito de la Contabilidad Financiera (costos externos) y, a su vez, la contabilidad de costos ofrece a la contabilidad externa la información relativa a los inventarios producidos y al costo de los productos vendidos, con el fin de que la contabilidad financiera pueda confeccionar los estados financieros”.

7.

¿De qué forma el organigrama de la EPSA ayuda para la determinación de la estructura de costos?.

8.

Enumere todas las variantes que deben tomarse en cuenta para que una EPSA determine la necesidad de implantar un sistema de Contabilidad de Costos.

1. En base a la estructura organizacional de su empresa, determine las actividades productivas que pueden ser consideradas como Centros de Costos. 2. Defina las funciones principales de la Contabilidad de Costos en una EPSA y su relación e integración con la Contabilidad Financiera.

 

6. Si bien el organigrama de la empresa muestra las relaciones formales del personal de dirección y las líneas de autoridad y responsabilidad, no muestra (por lo menos gráficamente) las relaciones complejas e informales que existen en cada empresa. Por ello, un organigrama, por sí solo, no es determinante para la adopción de la estructura de costos de una empresa. Hay que tomar en cuenta otros aspectos que son propiamente operativos y que contribuyen al desarrollo de las actividades de la EPSA, como un ente productor.

7. Se deben determinar muy bien las actividades y las responsabilidades de cada unidad de negocio interna de la EPSA, para que sean actores importantes de generación de información relacionada a los costos. De poco serviría una información incompleta o información presentada de otra forma que la requerida, para la generación de reportes. Las decisiones que toma la gerencia deben tener el sustento de información verídica, útil, oportuna y confiable, por ello debe definirse claramente qué tipo de información (el formato, la moneda, el período de tiempo, nivel de desagregación, etc.) es la adecuada para poder realizar un trabajo integrado y confiable.

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

5.

5.1

5.2

TERMINOLOGÍA DE COSTOS

Definición de costo en las EPSAs

(46) En la literatura financiera, existen variadas definiciones tradicionales de costo en general, sobre cuya base se sugiere tomar

en cuenta la siguiente: Costo en las EPSAs es la medida y valoración del consumo de recursos realizado o ejecutado por un determinado centro de costo de la EPSA, traducido en recursos humanos, materiales, financieros e intangibles para la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario.

(47) Ahora bien, las expresiones mencionadas en la definición medida y valoración, implica un uso de unidades físicas para los factores que intervienen en el proceso productivo que es preciso cuantificar, así como el empleo de criterios valorativos para las transacciones económicas producidas; es necesario por tanto, conocer y medir todos los componentes del costo empleados en la elaboración del producto. La exhaustividad de la medida irá en proporción inversa al costo de la medición y en proporción directa a la importancia del concepto dentro del costo total y unitario de los servicios prestados.

(48) Se entiende por consumo de recursos realizado o ejecutado, a ”inputs” de la producción, para nuestro caso del metro cúbico de agua potable que por las características del producto no esta conformado por una materia física sustantiva de costo inicial, tal como sucede en las industrias en la que las materias primas tienen una significación importante; sino que considerará materias primas a los insumos químicos utilizados en su potabilización, la mano de obra directa utilizada en este proceso; así como los costos indirectos de producción.

(49) La prestación de los servicios constituirá el “output” del proceso y es el fin que justifica la actividad productiva. El precio total del costo será el obtenido por la agregación de todos los factores utilizados hasta que el producto final, constituido en nuestro caso por el metro cúbico de agua potable sea entregada a través de conexiones domiciliarias a los consumidores y del alcantarillado sanitario hasta la descarga de las aguas servidas.

El “costo” mide los esfuerzos asociados, en términos monetarios, con la fabricación de un bien o la prestación de un servicio.

Diferenciación entre costo y gasto

(50) La concepción del costo debe ser enfocada dentro del proceso de producción de la EPSA en cuanto a los servicios de agua potable y

Los costos tiene relación con la producción, los gastos tienen relación con actividades de apoyo de la EPSA.

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alcantarillado sanitario, este aspecto marca la diferencia con relación al gasto; éste ultimo esta referido a actividades que no tienen relación directa ni indirecta con el proceso productivo de los servicios y principalmente se refieren a actividades de administración, finanzas y comercialización.

(51) Ambos representan erogaciones de dinero o reconocimiento de pérdidas para la EPSA y también se exponen en el estado de ganancias y pérdidas, pero en líneas separadas.

(52) Podemos citar como ejemplos: Los recursos destinados al tratamiento del agua cruda en una planta de tratamiento traducidos en materiales o mano de obra representan un costo para la EPSA; en cambio los recursos insumidos en las actividades de atención al cliente, cobranzas, administración de recursos; entre otros, representan gastos para la EPSA. Ambos conforman el estado de egresos del estado de resultados de la EPSA. El termino gasto se utiliza de manera general en el ámbito fiscal y externo y solo en el momento en que el gasto represente un consumo dentro del proceso productivo, se considerará costo. Es importante marcar esta diferencia, ya que generalmente ambos términos son utilizados como semejantes.

(53) Los momentos de registro presupuestario, es decir comprometido, devengado y pagado corresponderán a un costo o a un gasto, en función al tipo de requerimiento efectuado por un centro de costo.

5.3 Costos prospectivos o presupuestados

(54) Calculados a partir de los consumos y precios predeterminados para un periodo futuro son conocidos también como costos estándar.

(55) De acuerdo al esquema propuesto en este modulo es posible obtener presupuestos por cada centro de costos. Esta información será posible obtenerla utilizando la relación entre el presupuesto, las áreas de la EPSA y los centros de costo.

(56) Para procesar la información mencionada es muy importante tener una adecuada estructura integrada de presupuestos y Contabilidad de Costos; debe existir una relación consistente entre la apertura programática de presupuesto, que debe corresponder a la asignación de recursos a cada área de la EPSA y como esta misma área o unidad de la organización conforma un centro de costos se podrá también obtener el presupuesto de un centro de costos y su ejecución a través de la Contabilidad de Costos.

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

(57) Esta información debe ser adecuadamente utilizada en un sistema de control de gestión que utilice la información de los sistemas de presupuesto y contabilidad para comparar el comportamiento programado y ejecutado de las unidades orgánicas y los CeCos de la EPSA.

5.4 Costos retrospectivos o históricos

(58) Calculados a través de los consumos y precios reales en el proceso productivo durante un determinado periodo de tiempo.

(59) Este tipo de costos, es el que tradicionalmente ha sido procesado por las EPSAs; sin embargo conforme a lo explicado en el anterior numeral es necesario relacionar esta información con la proyectada en el presupuesto a fin de obtener indicadores de gestión que puedan ser utilizados a objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de las EPSAs.

5.5 Clasificación de los costos

(60) Desde diferentes ópticas, los costos pueden clasificarse de la siguiente forma, de acuerdo con:

a) su relación con la producción

Costos operativos – los ligados a las funciones de aprovisionamiento y producción.

Costos no operativos - los ligados a las funciones comerciales y administrativas.

b) su procedencia contable

Costos externos – los que proceden de la contabilidad financiera o externa.

Costos calculados – los que son elaborados en el ámbito específico de la contabilidad de costos.

c) la función a la que corresponden

Costos de producción – son los que se generan en el proceso de transformación de los factores de producción terminados (materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación).

Costos de distribución y venta – incluyen tanto los de transporte como los de promoción, publicidad y comisiones sobre ventas.

d) su identificación con el producto

Costos directos – los que se identifican plenamente con una actividad, producto o base del mismo, departamento,

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etc. (pueden ser directos con respecto a una determinada sección, pero indirectos respecto al producto).

Costos indirectos – los que no se pueden identificar con un producto determinado. Pueden subdividirse en costos indirectos de fabricación y costos indirectos de administración y distribución.

e) el momento en que se calculan

Costos históricos – los que se obtienen con posterioridad a su valoración.

Costos predeterminados – los que se estiman con anterioridad a su ejecución.

f) su afectación temporal

Costos del período – los que se identifican con intervalos de tiempo y no con los bienes producidos.

Costos del producto – los que se incluyen en obtener o distribuir un producto o servicio, con independencia del momento en que se comprometieron.

g) su comportamiento al variar el nivel de actividad

Costos fijos – son aquellos que permanecen constantes a corto plazo, y dentro de un nivel de actividad concreto.

Costos variables – son cambiantes según la utilización de la capacidad productiva, y están directamente relacionados con la producción.

Costos semivariables – son los que tienen una parte fija y otra variable.

h) su importancia

Costos relevantes – aquellos que variarán según las decisiones que se adopten.

Costos irrelevantes – los que no varían de manera significativa en función de las alternativas elegidas.

i) su desembolso

Costos desembolsables – los que implican una salida de tesorería.

Costos de oportunidad – los meramente calculados sin que exista un compromiso de pago y con el exclusivo objeto de tomar una determinada decisión renunciando a otra.

j) su comportamiento en una disminución de actividad

Costos evitables – los que pueden suprimirse si se elimina un centro de costo o producto.

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

Cap. 5. TERMINOLOGÍA DE COSTOS

Costos no evitables – los que no pueden suprimirse aunque se elimine un centro o producto.

 

9.

En este capítulo se describen las definiciones de los conceptos más importantes de la Contabilidad de Costos. En algunos textos, el término costo también se lo describe como coste. En consecuencia ambos términos son sinónimos y se los puede utilizar indistintamente.

!

10.

El término coste hace referencia al ámbito interno de la empresa, mientras que el gasto se relaciona con el entorno de la misma.

11.

Cuando se adquiere algún material o se realiza algún desembolso, se incurre en un gasto, y mientras no sea incorporado al proceso productivo no constituirá un costo.

12.

Se han identificado varias clasificaciones del costo, sin embargo un costo puede estar comprendido en más de una clasificación.

 

9.

¿Qué entendió por “input” y qué por “output”?.

?

10.

Exprese su acuerdo o desacuerdo con la siguiente afirmación: “No todos los costos tienen su origen en un gasto, ni todos los gastos se convierten en costos” y justifique su posición.

3.

Escriba una definición propia de lo que entiende por “costo”.

4.

Elabore una lista de 15 “costos” y clasifíquelos de acuerdo a lo que entendió del punto 5.5 Clasificación del costo.

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6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

(61) Tomando una definición general, se entiende por sistema el conjunto de elementos reales o formales interdependientes

e interactivos que operan en el tiempo, con el fin de alcanzar unos objetivos establecidos de acuerdo con las premisas internas y externas en que la empresa se desenvuelve.

(62) Dentro de todo sistema, corresponde considerar diferentes elementos de composición: directrices y objetivos,

ámbito externo, entradas o inputs, estructura o proceso, salidas

u outputs y control o feedback.

(63) El objetivo nos indicará el campo operativo en que se desenvuelve una EPSA, considerando como objetivo básico la satisfacción de necesidades de servicios de AP y ALC a la población, mediante la utilización de recursos escasos y con usos alternativos. La imprescindible cuantificación de la producción de metros cúbicos en las EPSAs, nos lleva en los sistemas de costos a fijar sistemas valorativos, que proporcionen un aporte de información suficiente para facilitar la optimización en la gestión empresarial.

(64) Ningún sistema que establezca un conjunto de relaciones internas puede abstraerse al mundo exterior en que desarrolla su actividad. Por tanto, toda preparación de un sistema de cálculo de costos debe tener en cuenta sus interrelaciones con el mundo económico exterior.

(65) Las entradas o inputs deben ser medidos cuantitativa y cualitativamente, con objeto de valorar los consumos de factores necesarios para la obtención de producto traducido en el metro cúbico de agua potable y analizar los métodos de producción empleados. La estructura y el proceso parten de la fijación de las relaciones operativas que deben usarse para que con unos inputs se obtengan unos outputs; estas relaciones precisan interdependencias entre todos los factores y métodos de producción. De hecho será la elección de la combinación óptima de estos aspectos lo que nos permitirá rentabilizar la producción.

(66) Las salidas u outputs constituyen el resultado del sistema, es decir la producción de metros cúbicos de agua o los costos del servicio de alcantarillado sanitario; este objetivo justifica el ser de la EPSA, y su cuantificación hará posible conocer el cumplimiento o no de las metas establecidas.

(67) El control de los objetivos y el seguimiento operativo de las actividades productivas de la EPSA, permitirán un sistema

de autocontrol o feedback. El control sobre factores, operación

y resultado es el fin óptimo que cierra el campo de desarrollo del sistema de costos elegido.

Cap. 6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

Cap. 6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

6.1

6.1.1

6.1.2

6.1.3

Sistemas de costos aplicados

(68) Dependiendo de las características de una empresa y los objetivos determinados en su misión, la aplicación del sistema de costos dependerá de la utilización de diferentes factores. A objeto de tener una visión general de la clasificación de los sistemas de costos dentro de la técnica contable y luego pasar a considerar en detalle el sistema adecuado para su aplicación en las EPSAs, a continuación se hace una explicación resumida de los diferentes sistemas de costos conocidos y aplicados en empresas de diferentes sectores económicos.

(69) De acuerdo a la fecha de información o fecha de corte para obtener la información sobre costos, se tienen los siguientes sistemas:

Costos históricos

(70) Son los que se determinan después que las operaciones de producción han finalizado. No es muy ventajoso utilizar este sistema, ya que debido a la complejidad administrativa que origina su cálculo, los costos se obtienen con excesivo retraso, y ello puede implicar, el adoptar medidas y decisiones importantes cuando ya es demasiado tarde.

Es la sumatoria de los costos, para conocer el resultado después de haber realizado el trabajo.

Costos predeterminados

(71) Tienen un carácter ex ante; es decir que son calculados previamente a la realización de las actividades con lo cual se garantiza el control de

todas las operaciones mediante una comparación entre cifras previstas y reales. Este sistema permite a los responsables de las empresas analizar con mayor profundidad las causas que provocaron los desajustes entre lo estimado y lo real, dirigiéndose con mayor facilidad a los centros donde se han producido estas desviaciones.

Los costos son estimados con anterioridad, elaborando un presupuesto previo.

Costos por absorción

(72) Se basa en incorporar al costo de producción unitario los costos fijos y variables incurridos en la actividad productiva. El seguimiento de este sistema supone que no se

tenga un adecuado control de los costos fijos y que ante variaciones en el volumen de producción, el costo

Todos los costos forman parte del costo unitario de producción, lo que puede hacer encarecer el producto o servicio.

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unitario resultante no sea representativo de la capacidad de las inversiones en instalaciones permanentes de la empresa.

6.1.4 Costos por costeo directo

(73) El costo del producto se obtiene repercutiendo exclusivamente los costos variables. Los costos fijos se consideran costos del periodo y no del producto. El empleo de este sistema proporciona una representación autentica de la capacidad industrial de la empresa y

permite una planificación y control exhaustivos de las utilidades obtenidas. La distinción entre costos fijos y costos variables puede presentar en este sistema dificultades técnicas e implica una necesaria separación contable.

De acuerdo a las condiciones de producción los sistemas

pueden ser clasificados en sistema por órdenes de producción y sistema de costos por procesos.

no

forman parte del costo del

producto o servicio, sino son absorbidos por los resultados de la empresa.

Los

costos

fijos

(74)

6.1.5 Costos por órdenes de producción

(75) Este sistema es aplicado en todas aquellas empresas que realizan su actividad productiva sobre pedido, permitiendo así separar dentro de la orden de fabricación los costos del material y de la mano de obra utilizada.

Los costos son realizados exclusivamente para un Pedido, se originan y se acumulan para cada trabajo.

6.1.6 Costos por procesos

(76) Este sistema supone una división tanto en las actividades relacionadas con el proceso de producción como con las áreas que conforman una empresa; realizando una asignación a cada etapa del proceso

de los elementos de costo correspondientes; de esta manera permite obtener el costo unitario de producción por medio del cociente entre el total del costo del proceso y el total de la cantidad producida.

(77) Al tener un carácter periódico la valoración de los costos de producción, queda resuelta la canalización permanente de información que, sin ser excesivamente costosa, puede facilitar la toma de decisiones de forma rápida y continua.

costos se

determinan por cada fase del proceso productivo y en un período establecido.

Los

Cap. 6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

Cap. 6. TEORÍA SOBRE SISTEMAS DE COSTOS

6.1.7 Costos por actividades (Sistema ABC)

(78) Este es un sistema innovador que merece ser tomado en cuenta por cualquier empresa, ya que determina los costos por cada actividad inmersa en los procesos productivos, es decir ya no se limita en obtener los costos por cada proceso, sino que

analiza en un nivel de mas detalle, como son las actividades involucradas en cada proceso. El modelo ABC (Activity Based Costing) se presenta como una herramienta útil de análisis del costo y seguimiento de actividades.

(79) El producto o servicio pierde su protagonismo como único objetivo del costo. Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no los productos, ya que los productos son consumidores de esfuerzos y actividades, y las actividades son consumidores de recursos. El ABC obliga a determinar un “mapa de actividades” y ayuda a analizar cuáles actividades son las que brindan un valor agregado a la cadena productiva y cuáles actividades son mas eficientes que otras.

(80) Este modelo permite la asignación y distribución de los diferentes costos indirectos de acuerdo a las actividades realizadas, identificando el origen del costo de la actividad, no sólo para la producción sino también para la distribución y la venta, contribuyendo en la toma de decisiones sobre líneas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes. De esta manera se puede detectar si las actividades son eficientes o por lo contrario si no aportan valor agregado a la empresa y por lo tanto se pueden terciarizar.

Nuevo método

innovador, no

tradicional

Los productos consumen actividades, y las actividades consumen recursos.

6.2 Sistema de costos aplicado a las EPSAs

(81) En la implantación del sistema de contabilidad de costos en las EPSAs se aplica el sistema de costos por procesos, combinado con el sistema de costos predeterminados.

(82) En una EPSA también se puede aplicar el sistema ABC o llegar a una combinación entre varios sistemas y adecuar el nivel de desagregación. En los siguientes capítulos se hará una descripción de los pasos a seguir para la implantación del modelo ABC, ya sea que la EPSA quiera bajar al nivel de detalle de actividades o quedarse en procesos.

La metodología a aplicarse para la implantación

corresponde a la teoría del sistema integrado; es decir que

(83)

considere un sistema de contabilidad único para procesar la información general y la información sobre costos de producción; además de su integración con el presupuesto.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

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(84) Esta teoría es nueva ante los métodos tradicionales de implantación como el monismo radical, el monismo moderado y el dualismo.

 

13. La principal diferencia entre los costos históricos y los costos predeterminados radica en el momento del cálculo de los costos: Cuando los costos se calculan una vez producidos, estamos hablando de Sistemas de Costos Históricos. Si en cambio, partimos de una información de costos preestablecidos, calculados con anterioridad al costo real, estamos aplicando un sistema de Costos Predeterminados.

14. El Sistema de Costos por Órdenes de Producción no es aplicable a las EPSAs.

!

15. El Sistema ABC es mas detallista y direcciona su atención en las actividades que componen cada proceso. Así por ejemplo, se puede establecer que dentro del proceso de Captación, intervienen las actividades de Mantenimiento, Supervisión, etc. Cada actividad es una consumidora de recursos y los productos o servicios son consumidores de actividades. No puede existir la fabricación de un bien o de un servicio sin que exista un consumo de actividades y esas actividades tienen un “costo” inmerso, partiendo del tiempo en que se dedica para cumplir con la actividad.

16. En la práctica, la EPSA puede adoptar mas de un Sistema y hacer un “mixto”, así por ejemplo la combinación mas usual es la de utilizar los Sistemas de Costos Predeterminados y de Procesos. El Modelo ABC también puede integrar una combinación interesante, pero la EPSA (y sus directores) deben establecer el nivel de detalle que requieren en su control y en sus informes.

5. Enumere por lo menos 2 ventajas y desventajas de cada Sistema, utilizando la descripción de los puntos anteriores y sus propios conocimientos. Luego se debe discutir en grupos.

8.

La implantación o adopción de un Sistema de Costos, representa para la EPSA un cambio significativo. Puede ser necesario un cambio de procedimientos o políticas, de nomenclaturas contables o implantación de nuevas formas de trabajo o inclusive una reestructuración orgánica de la EPSA.

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

(85) Aplicando los conceptos generales antes mencionados, la Contabilidad de Costos en las EPSAs, esta referida a un sistema integrado a la contabilidad general y de presupuesto, que consiste en un conjunto de métodos orientados a obtener información detallada sobre el movimiento económico de los CeCos asignados al proceso de explotación de agua potable y al servicio de alcantarillado sanitario, a objeto de obtener el monto de los recursos asignados y ejecutados por cada centro de costo, y como producto especifico el costo unitario final del metro cúbico de agua producido y el costo total del servicio de alcantarillado; este ultimo aspecto, en razón a que la determinación de los metros cúbicos descargados a través de las instalaciones de alcantarillado sanitario tienen diversas formas de cuantificarse y dependerá de estos criterios la obtención del costo unitario de este servicio.

(86) Asimismo la Contabilidad de Costos proporcionará información sobre los recursos absorbidos por cada centro de costo y su comparación con los recursos presupuestados a fin de medir su eficacia y eficiencia en una determinada gestión.

El diseño del Sistema de Contabilidad de Costos en las

EPSAs propone el criterio de que, a través de una adecuada

(87)

integración de los sistemas de contabilidad y de presupuestos relacionados con las áreas de la estructura

organizativa de la EPSA es posible procesar bajo un solo sistema contable la Contabilidad General y la Contabilidad de Costos.

(88) Este planteamiento, representa que no es necesaria la implantación de un sistema paralelo para obtener información sobre costos en una EPSA; asimismo no es necesario recursos financieros adicionales para su procesamiento, ya que se trata de un cambio de criterio técnico en el proceso contable, orientando la información que anteriormente se basaba en cuentas contables por objeto de gasto, a una contabilidad basada en un plan de cuentas por centros de costo, donde se incluye el costo de producción que viene a representar un capitulo dentro del plan de cuentas. Los conceptos u objetos de gastos serán presentados en detalle a través del sistema de presupuestos.

(89) Para lograr una adecuada implantación del sistema contable integrado que incluya una Contabilidad de Costos es importante y necesaria la definición de una estructura integrada de la información financiera que debe integrar la siguiente información:

Un buen Sistema Financiero debe integrar la Contabilidad Financiera con la de Costos y la Presupuestaria.

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mediante las categorías

programáticas asignadas a cada unidad o área de la organización. Cada área de la EPSA tiene un presupuesto

propio de gestión que se identifica en la categoría programática correspondiente dentro del presupuesto.

Sistema de Contabilidad.- que se entenderá para este modulo, que incluye el sistema de Tesorería, Activos Fijos y Almacenes; en cuanto corresponde a la determinación de la asignación de cuentas contables a cada centro de costo, que a la vez estará integrado con determinadas áreas de la EPSA.

(90) En consecuencia, es importante, al inicio del diseño del sistema de Contabilidad de Costos, definir una estructura integrada de gestión que relacione los sistemas de contabilidad y presupuestos y principalmente defina los centros de costo que llevará de acuerdo a las características de cada EPSA y la asignación de las áreas organizacionales de la EPSA a cada centro de costo. Este proceso representa la definición del nuevo plan de cuentas de la EPSA en el capitulo de costos de producción.

Sistema

de

Presupuestos.-

(91) En el Anexo 2 se muestra un ejemplo de definición de la estructura integrada de información financiera para una EPSA en cuanto corresponde a los servicios de agua potable. Se reitera que la definición de esta estructura será evaluada y aplicada de acuerdo a las necesidades de cada EPSA; sin embargo este anexo representa un marco general que sirve de base para realizar este trabajo.

7.1 Tipos de costo

7.1.1 Costos de producción directos

(92) Serán los costos insumidos de manera directa a lo largo del proceso de explotación del agua potable y los servicios de descarga de alcantarillado sanitario; la condición para considerar

un costo directo es que debe ser identificable en la totalidad del recurso como parte del proceso de producción o de explotación de cada servicio, lo cual hace que su imputación al costo sea del 100% a un determinado proceso; como ejemplo podemos citar el personal que trabaja operando las instalaciones de las plantas de tratamiento exclusivamente y en el caso de materiales los insumos que se utiliza en la potabilización del agua en las plantas de tratamiento.

Son costos relacionados

directamente

con

las

actividades

productivas

y

fácilmente identificables.

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

7.1.2 Costos de producción indirectos

(93) Corresponde a los costos que no pueden ser asignados específicamente de manera directa a un determinado proceso productivo, debido a que corresponden a actividades que prestan apoyo a diferentes procesos; por esta razón, estos costos

plantean el problema de su medida y valoración para su asignación a uno o varios procesos, consecuentemente deben registrarse de manera separada a los costos de producción directos; generalmente estos costos son:

Costos de operación y mantenimiento

Costos de ingeniería y proyectos

Costos de dirección gerencial

costos que se

vinculan en forma indirecta, al

tiempo o al periodo por lo que su imputación se realizará mediante prorrateo.

Son

7.2 Componentes del costo

(94) Hasta ahora hemos explicado las características de los centros de costo, su relación con las áreas de la EPSA y las partidas del presupuesto y los tipos de costo; ahora corresponde mencionar el nivel de detalle en que serán definidos en el plan de cuentas contable los componentes del costo, es decir los conceptos objetivos de costo en que incurre cada centro de costo en función al requerimiento efectuado por una determinada área de la EPSA.

(95) Estos componentes representarán las subcuentas de las cuentas principales que representan a cada centro de costo. Su determinación debe estar enmarcada a los componentes de mayor importancia, ya que estos conceptos se repetirán en el plan de cuentas para cada centro de costo.

(96)

en el Anexo 2 se han considerado los siguientes componentes de costo para cada centro de costo:

Es

solamente

una

propuesta

a

manera

de

ejemplo,

que

puede

servir

como base para otras EPSA.

En el esquema de plan de cuentas propuesto

Código de la cuenta contable

Detalle

5114

00

Proceso de Distribución

5114

11

Sueldos y salarios

5114

13

Aportes patronales

5114

21

Energía eléctrica

5114

21

Pasajes y viáticos

5114

30

Materiales

5114

72

Beneficios sociales

5114

93

Depreciaciones

5114

39

Gastos varios

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

(97) Esta clasificación esta relacionada con la estructura de las partidas presupuestarias; como puede notarse los dos últimos códigos corresponden a los grupos de las partidas de presupuesto; así en la subcuenta contable Sueldos y salarios, los cuatro primeros dígitos (5114) corresponden al centro de costo, que para este caso es Distribución y los dos últimos códigos (11) corresponden a Empleados permanentes que en la codificación de presupuestos es 110.

(98) Bajo esta estructura integrada de codificación, se podrá verificar la consistencia de saldos entre la contabilidad y el presupuesto.

(99) Sin embargo, la clasificación de los tipos de costo desde el punto de vista técnico tiene la clasificación conocida de manera general es decir: Mano de Obra, Materiales y Otros Gastos, desglosándose en cada componente el tipo de costo directo o indirecto.

(100) Para nuestro ejemplo, a objeto de mantener una adecuada relación entre el plan de cuentas propuesto y la clasificación técnica general, en los puntos siguientes se describe el componente de costo general incluyendo, por su importancia el costo de energía eléctrica y su relación con las subcuentas de componentes utilizados en el plan de cuentas. Se hace notar que la diferencia de clasificación se debe a la necesidad de mantener una consistencia y relación de integración con el presupuesto, el cual tiene una clasificación por objeto de gasto, tal como se explico en el ejemplo sobre la estructura de los códigos contables.

7.2.1 Mano de obra

(101) Es el costo laboral (total ganado mas cargas y beneficios sociales) que representa para le EPSA el pago a los trabajadores que intervienen en el proceso productivo, ya sea de forma directa o indirecta.

(102) Corresponden subcuentas:

Sueldos y salarios

Aportes patronales

Beneficios sociales

(103) Se refiere al costo de personal que es necesario emplear en el proceso de producción o explotación de agua potable y los servicios de alcantarillado sanitario; de acuerdo a las características del trabajo de cada funcionario de la EPSA su aporte de mano de obra se clasifica en:

siguientes

La fuerza laboral

en

términos monetarios.

de

la

EPSA

a

este

componente

las

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

a) Mano de obra directa

Cuando la mano de obra sea empleada en trabajos directa y totalmente utilizadas en un proceso de producción, ejemplo:

el salario devengado por un obrero de una planta de tratamiento. Es necesario puntualizar que en este caso la asignación del costo por este concepto debe ser del 100 % del salario del trabajador, ya que se entiende que como mano de obra directa el trabajo total efectuado debe contribuir íntegramente al proceso de potabilización del agua cruda o los servicios de alcantarillado sanitario.

b) Mano de obra indirecta

Corresponde a los recursos humanos utilizados en tareas comunes a diferentes procesos y que por tal razón no pueden ser asignados directamente a una sola actividad o proceso. Su prorrateo o distribución es muy compleja, por tal razón en el plan de cuentas se tiene rubros y cuentas separadas para la mano de obra directa y mano de obra indirecta. Se pueden utilizar distintos criterios de prorrateo de la mano de obra indirecta, por ejemplo por la cantidad de horas trabajadas.

(104) Esta separación entre mano de obra directa e indirecta debe ser aplicada a cada componente de costo descrito en el plan de cuentas.

7.2.2 Materiales

(105) Este componente tiene una clasificación similar en la estructura del plan de cuentas; de igual forma a la mano de obra los dos últimos dígitos de esta sub cuenta (30) corresponde al grupo 300 Materiales y suministros del Presupuesto de la EPSA.

(106) Se refieren a los elementos materiales incorporados al proceso de potabilización de agua y las descargas de alcantarillado sanitario; de acuerdo a su asignación a cada proceso de los servicios los materiales serán clasificados en Directos, cuando se incurra en costo de materiales que forman parte del producto, como es por ejemplo el cloro o sulfato de aluminio, en la potabilización del agua cruda; y en Indirectos cuando los costos de materiales no formen parte del producto sino que correspondan a actividades que apoyan a varios procesos, como por ejemplo el combustible utilizado en vehículos destinados al mantenimiento de las instalaciones productivas.

También los materiales pueden ser costos directos o indirectos, de acuerdo con su naturaleza y su utilización.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

(107) La magnitud e importancia del costo de los materiales dependerá de la calidad del agua en la etapa de captación; si el

agua cruda es muy dura precisará mayores materias primas para su potabilización, podemos citar como

ejemplo el sistema de Achachicala en la EPSA Aguas del Illimani de la ciudad de La Paz, que en parte tiene como aducción el río Choqueyapu que tiene grandes contenidos de desechos químicos provenientes de alcantarillas de fábricas industriales en la zona alta de la ciudad. Lo contrario sucede cuando las aguas captadas son de mayor calidad de potabilización; de igual manera, podemos citar el caso del sistema de Tuni de la misma empresa, que capta agua de los nevados Tuni y Condoriri; en este caso, el uso de cloro y sulfato de aluminio es mínimo con relación al sistema Achachicala; lo mismo sucederá con las empresas que captan agua subterránea mediante la perforación de pozos.

Estos aspectos inciden en el costo del agua.

7.2.3 Energía eléctrica

(108) Por las características del sector de saneamiento básico, es necesario incluir este rubro de costo, como factor independiente y principal debido a la significativa asignación de recursos en

energía eléctrica en el proceso de potabilización del agua, especialmente en los procesos que utilizan bombas de succión para extrae el agua de pozos subterráneos.

(109) La energía eléctrica se constituye en un insumo muy importante para el proceso productivo de una EPSA. Se puede disgregar este componente en: energía eléctrica productiva (para lo consumido por las bombas de succión y otros en plantas) y energía eléctrica administrativa (lo consumido en las oficinas administrativas o comerciales).

El costo de la energía eléctrica representa una parte importante en las EPSA.

7.2.4 Otros costos

(110) Bajo este componente pueden agruparse los conceptos relacionados con costos de importancia relativa, que no corresponden ni a materiales ni a mano de obra; principalmente corresponderán los siguientes componentes del plan de cuentas:

Pasajes y viáticos

Depreciación

Gastos varios

Pueden incluirse todos los gastos que sean necesarios para la operativa de la empresa, pero también deben disgregarse en directos o indirectos.

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

(111) Bajo este esquema de componentes deben efectuarse los registros en la Contabilidad de Costos; es decir que para cada centro de costo se debe llegar hasta este nivel de detalle; es por esta razón que los componentes de costo son descritos de acuerdo a los conceptos más importantes a objeto de evitar un registro muy ampuloso de cuentas en la contabilidad.

7.3

Gastos

(112) Se consideran gastos a los recursos incurridos en actividades que no tienen relación en forma directa o indirecta en los procesos de producción de los servicios de agua potable o

alcantarillado sanitario; sin embargo constituyen actividades importantes en la EPSA a fin de financiar, administrar

y comercializar los servicios; bajo este esquema se pueden desglosar los gastos en los siguientes tipos:

Gastos de Administración

Gastos Financieros

Gastos de Comercialización

Los gastos no forman parte del costo de producción, pero si forman parte del estado de ganancias y pérdidas de la EPSA.

7.3.1 Gastos de administración

(113) Corresponden a este grupo las actividades destinadas a la dotación de recursos humanos y materiales a las actividades productivas a través de procedimientos propios

de contratación de personal o adquisición de materiales y activos fijos, que pueden ser almacenados o

utilizados bajo determinados procedimientos de valoración en

su registro contable.

(114) De acuerdo con la filosofía del modelo ABC, algunos gastos de administración pueden ser considerados como gastos, ya que el producto puede consumir algunas actividades administrativas. Por ejemplo, el tiempo que insume el Gerente de Finanzas para algunas actividades netamente productivas.

Los gastos de administración son gastos de apoyo para que la EPSA desarrolle actividades complementarias.

7.3.2 Gastos financieros

(115) Constituida por gastos originados en la utilización de recursos financieros de Terceros, que pueden ser destinados a la actividad productiva de la EPSA mediante la asignación de recursos detallados en el presupuesto de gestión.

Principalmente Intereses y otros que surgen por la toma de capital externo.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

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(116) En la definición de la estructura de costos y gastos, estos dos tipos de gastos estarán compuestas por unidades de la organización, correspondientes a la dirección de administración y finanzas.

(117) Al igual que los gastos administrativos, una parte de los gastos financieros pueden ser susceptibles de ser “activados” o formar parte del costo, en el entendido que una porción de la Deuda Financiera contraída por la EPSA es aplicada para actividades productivas.

7.3.3 Gastos de comercialización

(118) Corresponden a este grupo de gasto, las actividades que tienen que ver con la venta de los servicios producidos traducidos en agua potable y alcantarillado sanitario. De manera genérica en las EPSAs, estas actividades corresponden a la lectura de consumos, facturación, cobranzas y como actividad conexa cortes y rehabilitación y reclamos de clientes.

Los gastos que son necesarios para la comercialización de los servicios.

7.4 Sistema de contabilidad de costos en las EPSAs

(119) De acuerdo a la descripción teórica de los diferentes sistemas descritos en el punto sobre Sistemas de costos aplicados en las empresas de manera general, ninguno de estos sistemas puede utilizarse independientemente ya que cada empresa de acuerdo a sus características internas utilizará por lo general un procedimiento combinado de varios de ellos.

(120) Para el caso concreto de las empresas que prestan servicios de agua potable y alcantarillado sanitario, se han aplicado diferentes criterios para la implantación de la Contabilidad de Costos en las EPSAs; sin embargo, en este modulo se trata de utilizar criterios que son aplicables a todas las EPSAs de manera simple, sobre la base de una adecuada estructura programática, una definición de centros de costos (CeCos) y la utilización de un consistente plan de cuentas en la contabilidad.

(121) Además, se considera que la implantación del sistema de Contabilidad de Costos no solamente proporcionará información histórica de los recursos insumidos en un determinado centro de costo o área organizativa de la EPSA, sino que también en la relación definida con el presupuesto a través de la apertura programática, se obtendrá información proyectada sobre los recursos requeridos por cada centro de costo en una determinada gestión o periodo.

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 7. CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

(122) Asimismo, se utilizará el sistema de costos por procesos de producción a objeto de asignar costos a cada etapa del proceso de potabilización de agua, de acuerdo a la absorción que se tenga de cada centro de costo y su correspondiente componente de costos.

(123) Este aspecto es importante puntualizar ya que mediante la aplicación de este sistema se obtendrá el costo por cada etapa del proceso productivo, hasta llegar al costo total de producción de agua que dividido sobre los metros cúbicos entregados a los usuarios nos dará el costo unitario del metro cúbico de agua.

 

17.

Los costos directos están conformados por los materiales directos (materia prima) y la Mano de Obra Directa. Los costos indirectos están conformados por los Materiales Indirectos, la Mano de Obra Indirecta y los Gastos Generales de Fabricación.

!

18.

Los costos indirectos pueden considerarse al costo laboral de los empleados que intervienen en forma indirecta en el proceso productivo (por ejemplo los supervisores o gerentes); los materiales o insumos indirectos utilizados (por ejemplo la energía eléctrica, los repuestos, la gasolina, etc.) y otros gastos de la EPSA (por ejemplo las depreciaciones).

19.

Los sistemas de costos tradicionales toman como base los componentes descritos y varían en su forma de prorrateo de los costos indirectos. En este aspecto también intervienen los criterios profesionales de los directores de las EPSAs y sus políticas internas.

 

11.

En la Contabilidad de Costos, para que sirve la información sobre los recursos absorbidos por cada centro de costo y su comparación con los recursos presupuestados en una determinada gestión?

?

12.

¿Qué conceptos reconocidos tradicionalmente como gastos, cree Ud. que deberían ser considerados como costos?, por ejemplo: las lecturas, la facturación, costos financieros, etc.

13.

Según Ud. y de acuerdo a las características de la EPSA donde trabaja, ¿Cuál cree que es la mejor combinación de sistemas de costos que se puede implantar?. Porqué?

9.

Se debe adaptar la nomenclatura de cuentas o si es necesario elaborar una nueva, para poder integrar la información financiera con la información de costos y de presupuestos.

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

8.

8.1

8.2

IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

(124) A objeto de orientar a las EPSAs en la implantación del sistema de contabilidad de costos, una vez que se haya decidido a nivel de dirección de la empresa, asumir este cambio; a continuación se describen los principales aspectos que deben considerarse en la etapa de implantación del sistema.

Definición de la estructura integrada de información financiera

(125) Como primer paso en la implantación del sistema, debe elaborarse la estructura de información financiera que haga posible la integración entre el presupuesto y la contabilidad.

(126) Para este trabajo debe asignarse los códigos de la apertura programática en la estructura del presupuesto; aspecto muy usual

especialmente para las EPSAs que tienen presupuesto público. Para las EPSAs que tienen constitución no publica, pueden aplicar con mayor flexibilidad este aspecto, asignando un código de

presupuesto a cada área de la EPSA, en el nivel que se considere necesario separar y controlar sus presupuestos.

(127) En esta misma etapa, debe definirse los centros de costo de la EPSA tomando en cuenta los procesos de producción o explotación de agua y los servicios de descarga del alcantarillado; el nivel de apertura de los centros de costo dependerá de las características de cada EPSA y los requerimientos de información que se requiera obtener a través del sistema.

(128) Se reitera que este trabajo debe ser evaluado y aprobado por los máximos niveles ejecutivos de la EPSA, ya que cambiará radicalmente los procedimientos de información que afectará a toda la empresa.

(129) En el Anexo 2. Se muestra una estructura de integración de información para el servicio de agua potable.

Las EPSAs que tienen presupuesto y control del Estado están mas limitadas que las EPSAs de carácter privado.

Procedimientos para generar la información para el sistema de Contabilidad de Costos

(130) Como segundo paso en la implantación deben diseñarse los procedimientos para la captura de información que ingresará al sistema; para este aspecto debe evaluarse por componente de costo los orígenes de la información y la forma en que debe ser elaborada.

Cap. 8. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 8. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

(131) Para la mano de obra, debe cambiarse el formato de la planilla de sueldos desglosando esta información por centros de costo y asignando a cada funcionario de la EPSA un código que identifique sus servicios en la estructura del plan de cuentas; es decir si este costo de mano de obra es directo o indirecto de producción o si representa gastos de administración u otros.

(132) Para los materiales deben diseñarse los formularios necesarios para los pedidos de material y las salidas o formularios de entrega de los materiales; es muy importante que estos formularios contengan la información sobre el centro de costo que utilizará los materiales y la persona que realiza el pedido; esta información servirá para la imputación contable al correspondiente centro de costo.

(133) La energía eléctrica, debe ser discriminada de acuerdo al consumo en los procesos productivos y los de apoyo de manera de tener los montos diferenciados en su contabilización.

8.3 Registro de la información

Cambios en la estructura de la Planilla de Sueldos

(134) Como tercer paso en los procedimientos de implantación, debe definirse el plan de cuentas contable sobre la base de la estructura de información definida en el primer paso; este aspecto es el fundamental en el proceso de implantación ya que de este trabajo dependerá la integración y funcionamiento de los sistemas involucrados.

(135) En esta misma etapa, deben diseñarse los nuevos formularios de proceso contable de manera que sean adecuados para registrar la información integrada de una transacción; lo cual representa que al momento de registrarse una transacción se afectará el presupuesto de una determinada área de la EPSA y su imputación simultanea al centro de costos que corresponde.

(136) Un formato de comprobante contable se presenta en la siguiente figura:

EPSA…XXXX

 

Comprobante de Contabilidad

 

No…………

Categoría Programática

Registro de Presupuesto

Registro de Contabilidad

Debe

Haber

Código

Descripción

Código

Descripción

Fig. 1: Formato de comprobante contable

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos

(137) En el Anexo 2 se presenta un ejemplo del plan de cuentas del rubro de egresos bajo la estructura de centros y componentes de costo.

8.4 Cálculo del costo utilizando el método ABC

(138) En el capítulo 6 de este texto, hemos descrito brevemente el modelo ABC. En este punto describiremos brevemente los pasos que se deben seguir para la implantación de este sistema.

(139) El paso 1 es el de localización de los costos indirectos en los CeCos. Primeramente hay que localizar, si no están ya definidos, todos los CeCos que tiene o puede tener la empresa, determinar todos los costos indirectos y luego localizarlos o ubicarlos por CeCos. En la siguiente tabla se grafica este paso:

Con la aplicación de este modelo se logra la determinación del costo por actividades y servicios.

Costos indirectos de producción (CIP)

 

Centros de Costos (CeCos)

 

CeCos 1

CeCos 2

CeCos 3

CeCos 4

CeCos 5

Totales

CIP 1

X

X

X

X

X

X

CIP 2

 

X

 

X

 

X

CIP 3

X

     

X

X

Totales

X

X

X

X

X

X

Tabla 1: Estructura costos indirectos de producción por CeCos

(140) El paso 2 consiste en dividir la empresa en actividades. Para identificar las actividades de cada centro de costos de la empresa, se deben realizar entrevistas y relevamientos de información con los responsables o trabajadores. Los resultados facilitan, no solamente la definición de las actividades, sino también la mejor de la gestión del proceso y de los recursos humanos.

(141) Posteriormente, con la relación de actividades definidas se procederá al estudio de una posible eliminación, adición o integración. Es decir se depurarán las actividades, con la finalidad de eliminar la duplicidad de tareas o la omisión de tareas necesarias o determinar tareas que no corresponden con el objetivo del área.

clasificar las

(142) Después de

actividades de la empresa. A continuación se muestra como

ello,

se

procede

a

quedaría la

estructura

de

la

tabla de clasificación de

actividades:

Cap. 8. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

Cap. 8. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EPSAs

 

Criterio 1

Criterio 2

Criterio 3

Actividades (A)

Principal

Auxiliar

Repetitiva

No Repetitiva

Añade Valor

No Añade Valor (NAV)

(P)

(A)

(R)

(NR)

(AV)

A 1

X

 

X

 

X

 

A 2

 

X

 

X

   

A 3

 

X

 

X

 

X

Totales

X

X

X

X

X

X

Tabla 2: Estructura de la tabla de Clasificación de las Actividades

(143) Con los resultados de esta tabla se conocerán los porcentajes que representan cada uno de los criterios de clasificación con respecto del total de las actividades.

(144) El paso 3 consiste en realizar el reparto de los costos indirectos de producción entre las actividades. El prorrateo de los costos de cada centro de costos entre las distintas actividades que en él tienen lugar, suele llevarse a efecto, generalmente de una manera sencilla, por cuanto en la mayoría de las ocasiones resultará fácil identificar esos costos con las actividades, sobre todo cuando se han de diseñar actividades de tal manera que todos los costos sean directos respecto a ellas.

(145) La siguiente tabla nos posibilita un mayor análisis al mostrarnos la estructura de los repartos de los costos indirectos por actividades:

 

Centro de Costo

 

Actividades (A)

 

Costos Indirectos de Producción (CIP)

 

CIP 1

CIP 2

CIP 3

CIP 4

Total

A 1

X

X

X

X

X

A 2

X

X

X

X

X

A 3

X

X

X

X

X

Totales

X

X

X

X

X

Tabla 3: Reparto de Costos Indirectos de Producción por actividades

(146) El paso 4 consiste en la distribución de los Costos Indirectos de Producción por medio de los inductores. La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro que más influye en la variación de los costos.

(147) Su obtención se realiza mediante dos formas: una cuantitativa y otra cualitativa. Para el cálculo de los inductores se propone la determinación del costo unitario de los inductores dividiendo los costos totales indirectos de cada actividad

Módulo Nº 40 – Contabilidad de costos