Anexa 1 din Legea 16/1996

Se aprobă, Se confirmă,
Primar, Director D.J.A.N. ………….

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
aprobat prin decizia nr…… din …………….

Termen de
Compartimentul Denumirea dosarului
păstrare
I. 1. Hotărâri, ordine, dispoziţii, alte acte ale prefectului, P
Secretariat Consiliului judeţean şi alte organe judeţene
2. Documente referitoare la organizarea şi desfăşurarea P
alegerilor pentru consiliul comunal şi primar.
3. Dosarele speciale ale şedinţelor consiliului local. P
Dispoziţii ale primarului.
4. Regulamentul de funcţionare al consiliului local. Statutul P
comunei.
5. Documente referitoare la organizarea şi desfăşurarea P
adunărilor publice. Hotărâri ale acestora.
6. Date şi informaţii referitoare la recensământul populaţiei P
şi locuinţelor.
7. Monografia comunei. Documente referitoare la P
organizarea administrativ-teritorială a comunei.
8. Reclamaţii, sesizări, propuneri ale cetăţenilor. Referate şi P
răspunsuri.
9. Inventarul documentelor păstrate în arhiva primăriei. P
Listele şi procesele-verbale de selecţionare, alte acte care
justifică scoaterea unor documente din arhivă.
10. Evidenţa ştampilelor şi sigiliilor. P
11. Registrul de evidenţă a hotărârilor şi dispoziţiilor. P
12. Documente referitoare la organizarea şi funcţionarea 10 ani
sistemului de pază şi ordine publică.
13. Corespondenţă privind funcţionarea instituţiilor de 10 ani
învăţământ, sănătate şi cultură.
14. Alte documente întocmite de către organele de control. 10 ani
15. Registru de evidenţă a scrisorilor. 10 ani
16. Registru unic de control. 10 ani
17. Registru de intrare-ieşire a corespondenţei. 10 ani
18. Condică de corespondenţă. 5 ani
19. Borderouri de expediţie. 5 ani
20. Documente privind organizarea şi funcţionarea sistemului 5 ani
de prevenire şi stingere a incendiilor.

1
 Anexa 1 din Legea 16/1996

21. Corespondenţă cu organizaţii, asociaţii, localităţi, 5 ani

persoane fizice şi juridice referitoare la hotărâri, decizii şi
dispoziţii.
22. Adeverinţe, certificate, dovezi eliberate cetăţenilor, 5 ani
corespondenţa cu organele de stat şi (sau) agenţi
economici în legătură cu situaţia materială (economică) a
unor peroane.
23. Registru de evidenţă a audienţelor. 5 ani
II. 1. Documente referitoare la pensii pentru ţărani. P
Autoritate 2. Evidenţa peroanelor cu handicap, corespondenţă în P
tutelară şi legătură cu acestea.
protecţie 3. Anchetă socială, alte acte referitoare la executarea P
socială atribuţiilor de autoritate tutelară, protecţia copilului (O.G.
26/1997)
4. Registru de evidenţă a persoanelor care necesită ocrotire P
(protecţie) specială şi dosarele personale ale acestora
5. Documente privind acordarea ajutoarelor sociale (mame 10 ani
cu mulţi copii şi alte persoane)
III. 1. Instrucţiuni, ordine şi alte dispoziţii care reglementează P
Stare civilă această activitate.
2. Registrele actelor de stare civilă (naştere, căsătorie, P
deces) exemplarul I. Inventarul registrelor şi al actelor de
stare civilă. Codul numeric personal.
3. Comunicări referitoare la modificarea statutului civil al 10 ani
minorilor sub 14 ani
4. Procese-verbale de predare-primire a registrelor şi actelor 5 ani
de stare civilă.
5. Acte primare pentru înregistrarea naşterii, (inclusiv 5 ani
documentele pentru actele întocmite în situaţii speciale).

6. Declaraţii de căsătorie şi acte anexate la acestea (inclusiv 5 ani

documentele pentru actele întocmite în situaţii speciale).
7. Acte primare care au stat la baza înregistrării decesului 5 ani
(inclusiv documentele pentru actele întocmite în situaţii
speciale).
8. Documente primare care au stat la baza înscrierii pe 5 ani
actele de stare civilă a unor modificări în statutul civil al
persoanei (inclusiv cele referitoare la cetăţenie).
9. Borderouri şi adrese privind predarea unor documente 5 ani
(buletine de identitate, buletine statistice, livrete militare,
certificate de stare civilă anulate).
10. Cereri şi adrese pentru eliberarea certificatelor şi
adeverinţelor de stare civilă (inclusiv ale extraselor de
naştere, căsătorie şi deces pentru uzul organelor de stat)

2
 Anexa 1 din Legea 16/1996

11. Adrese privind necesarul de documente pentru activitatea

de stare civilă, procese-verbale de predare-primire în
cazul înlocuirii delegatului de stare civilă pe perioada de
concedii de odihnă, boală, etc.
12. Registrul-cont de evidenţă a certificatelor şi registrelor
de stare civilă.
13. Registrul de evidenţă a certificatelor eliberate.
14. Registrul de intrare-ieşire stare civilă.
IV. 1. Sentinţe judecătoreşti rămase definitive – Legea P
Juridic 112/1995.
2. Dosar referitor la documentele de arendă (contracte). P
3. Acte notariale instrumentate. 30 ani
4. Documente şi corespondenţă pentru deschiderea 30 ani
procedurii succesorale.
5. Registrul de evidenţă al actelor notariale. 30 ani
6. Registrul special de gaj pentru arendă. C.S.
7. Cereri de chemare în judecată, întâmpinări şi alte acte 10 ani
referitoare la litigii în care comuna este parte.
8. Procese-verbale de constatare şi sancţionare a 5 ani
contravenţiilor încheiate de către primar şi împuterniciţii
primarului.
V. 1. Studii şi programe privind dezvoltarea economico- P
Dezvoltare socială. Inventarul bunurilor şi valorilor din domeniul
economico- public şi privat al comunei.
socială 2. Dări de seamă statistice cu privire la activitatea P
economico-socială din comună.
3. date şi informaţii privind forţa de muncă şi salarizarea 5 ani
aparatului propriu şi a societăţilor comerciale de pe lângă
consiliul local.
4. corespondenţă în legătură cu activitatea agenţilor 5 ani
economici.
VI. 1. Cereri, avize şi alte documente în legătură cu autorizarea 15 ani
Comerţ şi şi funcţionarea societăţilor comerciale, asociaţiilor
prestări familiale şi întreprinzătorilor particulari. Lucrări privind
servicii administrarea pieţelor comunale, oboare, târguri.
2. Corespondenţă privind aprovizionarea unităţilor existente 10 ani
în profil teritorial, precum şi a populaţiei.
VII. 1. Regulamentul de organizare şi funcţionare al consiliului. P
Resurse Statutul personalului. Organigrame.
umane/ 2. State de funcţii pentru aparatul propriu al consiliului local P
Personal şi unităţilor de sub autoritate, alte lucrări legate de
acestea. Fişa postului.
3. Documente referitoare la încadrarea, transferarea, 5 ani
sancţionarea, efectuarea concediilor de odihnă şi
desfacerea contractelor de muncă ale personalului.

3
 Anexa 1 din Legea 16/1996

4. Condica de prezenţă. 2 ani

VIII. 1. Studii, avize, acorduri şi alte documente referitoare la P
Urbanism şi organizarea teritoriului comunei. Planul de urbanism
amenajarea general.
teritoriului, 2. Cartea tehnică a construcţiilor din domeniul public. P
gospodărie 3. Documentaţii şi acte în legătură cu denumirea unor locuri P
comunală şi publice.
protecţia 4. Evidenţa monumentelor şi a siturilor istorice, date şi P
mediului informaţii privind restaurarea, protejarea şi conservarea
acestora.
5. Autorizaţii şi certificate de urbanism pentru executarea, P
demolarea sau înstrăinarea construcţiilor, licitaţii.
6. Programe, studii şi alte documente privitoare la protecţia P
mediului, salubrizarea şi buna gospodărire a comunei.
Date şi informaţii privind prevenirea efectelor
fenomenelor meteorologice periculoase.
7. Date şi informaţii privind construcţia şi întreţinerea căilor P
de comunicaţii şi amenajarea cursurilor de apă.
8. Documentaţii, alte acte referitoare la obiectivele de 10 ani
investiţii şi reparaţii capitale.
9. corespondenţă în legătură cu gospodărirea spaţiului 5 ani
locativ şi cu altă destinaţie din administraţia domeniului
public şi privat al comunei.
IX. 1. Centralizatorul registrelor agricole. P
Agricultură şi 2. Date şi informaţii privind aplicarea legii fondului funciar. P
silvicultură
3. Corespondenţă privind mişcarea fondului funciar P
proprietatea publică şi privată. Completări şi modificări
ale registrului agricol.
4. Date şi informaţii privind păşunile şi fâneţele aflate în P
administraţia domeniului public.
5. Registrul cadastral al comunei şi anexele sale. P
6. Registrele agricole. P
7. Date şi informaţii privind mişcarea şi sănătatea 5 ani
animalelor (bilete de adeverirea proprietăţii şi sănătăţii,
programe, procese-verbale şi propuneri ale organelor
sanitar-veterinare, corespondenţă, despăgubiri ADAS)
8. Documente în legătură cu circulaţia materialului lemnos 5 ani
de pe terenurile proprietate particulară şi păşunile
(fâneţele) comunale.
9. Registrul de evidenţă a beneficiarilor de material lemnos. 5 ani

10. Evidenţa certificatelor de producător agricol. 3 ani

X. 1. Evidenţa veteranilor de război, a invalizilor, văduvelor şi P
orfanilor de război, corespondenţă referitoare la aceştia.

2. Planul de apărare şi de organizare a apărării civile. P

4
 Anexa 1 din Legea 16/1996

Evidenţă 3. Evidenţa recruţilor şi încorporabililor. Corespondenţă cu C.S.

militară şi Centrul militar judeţean.
apărare civilă
XI. 1. Bugetul aprobat al localităţii. Planul de venituri şi P
Buget-finanţe/ cheltuieli pentru mijloacele autofinanţate şi din alte
Contabilitate fonduri legal constituite.
2. Dări de seamă contabile anuale asupra execuţiei bugetului P
şi a planurilor de venituri şi cheltuieli din alte fonduri
legal constituite.
3. Documente privind evidenţa, mişcarea, clasarea şi P
declasarea bunurilor de inventar. Inventarierea
mijloacelor fixe şi a altor bunuri.
4. State de plată a salariilor şi a altor drepturi de salarizare. 50 ani
5. Documente privind deschiderea finanţării, acte 15 ani
justificative privind aprovizionarea cu materiale şi plăţi
efectuate.
6. Documentele privind drepturile de alocaţie pentru copii, 15 ani
alte indemnizaţii plătite.
7. Documente cu privire la exercitarea controlului financiar 10 ani
preventiv de casă, ierarhic operativ curent şi bancar.
8. Note contabile, extrase de cont privind execuţia bugetului 10 ani
propriu şi a planurilor extrabugetare.
9. Situaţii cu privire la încasarea veniturilor proprii şi din 10 ani
alte surse de finanţare.
10. Documente privind evidenţa debitorilor, creditorilor şi 10 ani
decontări cu furnizorii.
11. Evidenţa cheltuielilor de orice fel. 10 ani
12. Registrul de evidenţă al imprimatelor cu regim special. 10 ani
13. Registru partizi venituri proprii. 10 ani
14. Registru partizi cheltuieli proprii. 10 ani
15. Registru operaţiuni de casă. 10 ani
16. Carnete de încasare în numerar de la bănci şi cu valoare 5 ani
limitată.
17. Documente privind executarea contravenţiilor şi altor 5 ani
debite, inclusiv confirmări, înştiinţări, borderouri
debitare, insolvabilităţi.
18. Date şi informaţii privind salarizarea. Comunicări privind 5 ani
fondul de salarii, modificări de salarii.
19. Registrul de evidenţă al materialelor şi bunurilor de 5 ani
consum.