Вы находитесь на странице: 1из 5

БИБЛИОСФЕРА, 2007, № 2, с.

43–47

Обмен опытом

УДК 02 : 004
ББК 78.34(2)

ИНТЕГРИРОВАННЫЕ БИБЛИОТЕЧНЫЕ СИСТЕМЫ


В ЖИЗНИ СОВРЕМЕННОЙ БИБЛИОТЕКИ

© Г.А. Кейглер, В.Н. Удотова, 2007


Научная библиотека Новосибирского государственного технического университета,
630092, г. Новосибирск, пр. К. Маркса, 20

Рассматриваются основы интегрированных библиотечных систем, взаимосвязи данных в системе, воз-


можности, обеспечивающие информационную поддержку процесса управления библиотекой, новые
сервисы и возможности для библиотечного персонала и читателя. Описан опыт работы научной биб-
лиотеки НГТУ по внедрению и эксплуатации автоматизированной библиотечной системы VIRTUA.
Ключевые слова: интегрированные библиотечные системы, VIRTUA, электронная книговыдача, новые
сервисы для читателей, информационная поддержка управления библиотекой, повышение квалифика-
ции библиотечных кадров.

А
втоматизированные библиотечные систе- чие от ранее существующих библиотечных систем
мы в наши дни стали привычным явлени- в базе интегрированной библиотечной системы
ем. Практически любая крупная библиоте- описан не только каталог фонда, но и читатели с
ка дает своим читателям возможность поиска до- их читательскими формулярами и историей ис-
кументов по электронному каталогу (ЭК). В рас- пользования документов библиотеки, практически
поряжение читателей предоставляются ресурсы весь персонал, задокументирован и сам рабочий
библиографических и полнотекстовых баз данных. процесс.
Многие библиотеки ведут базу данных читателей. При внедрении такой системы в нее, прежде
В ногу со временем автоматизированные биб- всего, вводится описание конкретной библиотеки
лиотечные системы активно развиваются, видоиз- со всеми ее особенностями.
меняются и разрастаются до интегрированных Описываются:
библиотечных систем. • структура библиотеки, подфонды и пункты
Если возможности первых систем ограничива- выдачи;
лись функциями ввода в ЭК и обеспечения удоб- • валюта, в которой учитываются фонды;
ного поиска в нем по самым разным поисковым • штатные сотрудники – пользователи систе-
категориям, то интегрированные библиотечные мы и их права;
системы не только не оставляют не охваченным ни • классы экземпляров документов;
один технологический библиотечный процесс, но • возможные статусы экземпляров (доступен,
и вносят значительные изменения во всю библио- выдан, в ремонте…);
течную жизнь. • типы читателей библиотеки;
Информация о каждой проведенной операции • правила книговыдачи каждого класса экзем-
по всему пути книги, со всех автоматизированных пляра для каждого типа читателя (срок пользова-
рабочих мест библиотеки – от комплектования до ния, штрафы, предупреждения при нарушении
обслуживания – накапливается и хранится в еди- правил пользования, блоки и т.д.);
ной базе. • часы работы пунктов книговыдачи;
Единая база данных содержит сведения о биб- • параметры комплектования.
лиографических описаниях и конкретных экземп- Этот список можно продолжать и дальше. Во-
лярах фонда документов, их месте приписки и обще говоря, в базу данных интегрированной биб-
движении, физическом состоянии, заказчике и на- лиотечной системы вводится формализованное опи-
значении, читателях, операциях обслуживания, сание набора положений и инструкций, опреде-
сотрудниках, производивших обслуживание. В ба- ляющих распорядок и правила работы библиотеки.
зе хранятся сведения о нарушениях правил поль- Поэтому система может брать на себя не толь-
зования документами и штрафах, времени внесе- ко роль инструмента, помогающего впоследствии
ния нового документа, редактировании и операто- каждому работающему с ней штатному сотрудни-
ре, выполнившем работу. Таким образом, в отли- ку в проведении той или иной операции, она мо-

43
ОБМЕН ОПЫТОМ
жет контролировать работу сотрудников, сроки доступны для каталогизатора, и тем более для чи-
возврата документов читателями, напоминать чи- тателя. Функции, обеспечивающие электронное
тателю о необходимости возврата литературы, обслуживание читателей, и связанная с ними ин-
блокировать обслуживание при грубом наруше- формация доступны только для сотрудников пунк-
нии. Подобная система открывает новые возмож- тов обслуживания и закрыты для всех остальных
ности и сервисы для читателя и дает оперативную пользователей системы. Читатель при обращении к
и объективную информацию администрации биб- системе видит электронный каталог фонда, нали-
лиотеки для управления и планирования. чие в текущий момент конкретного экземпляра
Информация в базе данных не берется ниотку- документа на полке, свой читательский формуляр.
да. Она – результат работы всего коллектива. Опе- Он может забронировать выбранный экземпляр
рация за операцией она накапливается в базе дан- или поработать со списком литературы, но слу-
ных, и ею надо умело воспользоваться. жебная информация базы для него закрыта. Даже
Для каждой категории пользователей в таких внутри одной категории пользователей права дос-
системах предусматривается доступ только к тупа к информации у разных штатных сотрудни-
предназначенному для нее срезу информации и ков могут существенно различаться.
сервисных функций. Доступные, например, для На рис. 1 схематично изображено некое мно-
комплектатора функции по работе с поставщика- жество информационных взаимодействий пользо-
ми, финансами, счетами, состоянием заказа не вателей с системой.

Доступ читателя

WEB-портал

Настройка:
• структура Администрирование:
• инструкции • пользователи
• правила • права
• положения

Комплектование База данных Отчеты

Инвентаризация
Каталогизация

Электронная книговыдача
Регистрация читателей

Работа с подфондами Библиографическая


подразделений работа

Рис. 1. Схема информационного взаимодействия пользователей с интегрированной библиотечной системой

Основными и определяющими направлениями Информация о документе и его статусе стано-


работы каждой библиотеки являются работа с вится доступной читателю и любому пользователю
фондом и работа с читателем. Отсюда и основная системы с момента ввода библиографического
составляющая базы данных – это максимально описания в базу данных каталогизатором или даже
полное и всестороннее описание фонда от библио- заказа документа отделом комплектования.
графических описаний документов до каждого Другая основная составляющая системы – чи-
привязанного к библиографическому описанию татели.
экземпляра с его индивидуальным штриховым ко- В базу вводятся записи о читателях с их инди-
дом, местоположением и статусом. видуальными штриховыми кодами, электронными

44
Г.А. Кейглер, В.Н. Удотова, 2007, № 2, с. 43–47
адресами, паролями доступа к электронным чита- обо всех операциях ввода, редактирования, обслу-
тельским формулярам. В процессе обслуживания в живания, но и коды операторов и время выполне-
базе накапливается и хранится вся история поль- ния операции.
зования читателем документами библиотеки. Схему взаимосвязей данных, например, при
Любое действие в системе авторизовано. операциях обслуживания можно изобразить сле-
В записях базы сохраняется информация не только дующим образом (рис. 2):

Группа таблиц, содержащих информацию


о библиографических описаниях документов

Библиографические данные

Коды операторов, время создания, редактирования

………

Группа таблиц, содержащих информацию


об экземплярах
Журнал операций
Баркод экземпляра
Сведения об операциях обслуживания
Связь с библиографической записью

Оператор, время Тип операции

Статус Экземпляр

Место хранения Код оператора

……… Подразделение

Время

Сведения об операторах Баркод читателя

Сведения об операторе Дата возврата

……… ………………

Группа таблиц, содержащих информацию Группа таблиц, содержащих информацию


о читателях о правилах обслуживания

Сведения о читателе Подразделение

Коды операторов, время создания, редактирования Тип читателя

Блоки Класс экземпляра

……… ………

Рис. 2. Укрупненная схема взаимосвязей данных в интегрированной библиотечной системе


(каталогизация, обслуживание)

Из схемы видно, что по одной информацион- теля нарушения пользованием библиотекой, есть
ной составляющей в базе можно найти полные ли у документа особенности (автограф автора,
сведения обо всех связанных с ней данных. На- утерянные страницы) и т.д. То есть можно найти
пример, зная баркод экземпляра, можно найти ин- детальную информацию об объекте. Но можно
формацию о библиографическом описании доку- получить и необходимые для анализа сводные
мента, когда и кем это описание было введено и данные. Например, из таблиц, связанных с обслу-
редактировано, доступен ли в данный момент до- живанием, можно получить:
кумент, когда и кому он выдавался, кем выдавался, • число зарегистрированных в библиотеке
сроке его возврата, типе читателя, у которого он или по подразделению читателей за выбранный
находится или находился, были ли у данного чита- период;

45
ОБМЕН ОПЫТОМ
• для библиотеки вуза – списки востребован- • таблица книговыдачи по классам экзем-
ной литературы по группам первого курса, чтобы пляров;
использовать их для подготовки к массовой книго- • общая статистика книговыдачи;
выдаче следующего года; • затребованные просроченные экземпляры;
• список должников; • невыполненные требования, невыполненные
• количество книговыдач по расстановочному запросы.
шифру по подразделениям (техническая, гумани- • число посещений по подразделению за пе-
тарная, социально-правовая, естественно-научная); риод по дням (таблица);

Учет состава читателей и посещений на абонементе учебной литературы НГТУ в мае 2006 г.

преподавательский

(в том числе уча-


Всего читателей

Студенты Сотрудники Посещения

Профессорско-

щиеся лицея)
Аспиранты

Разовые
Прочие
состав

В том числе
Число

Все, кроме
отделение

отделение
Дневное

Заочные

заочных
Заочное

библио-
месяца

текари
Всего

Всего

Всего
20060502 22 19 11 8 – 2 1 – 1 – 39 163 202

20060503 21 19 15 4 1 1 – – – – 22 169 191

20060504 11 11 6 5 – – – – – – 31 157 188

20060505 26 26 20 6 – – – – – – 23 141 164

20060506 5 4 1 3 – – 1 – – – 21 90 111

20060508 7 6 6 1 – – – – – 4 89 93

……… – – – – – – – – – – – – –
20060530 66 65 60 5 – 1 – – – – 31 298 329

Итого за
период
570 542 395 147 6 13 8 – 1 – 758 3 652 4 410

Список выводимых показателей и отчетов мо- ности работы конкретных сотрудников, текущей
жет быть продолжен. Он меняется в зависимости нагрузки в пунктах книговыдачи и принимать опе-
от потребностей библиотеки. ративные и стратегические управленческие реше-
Аналогичные схемы взаимосвязей данных мо- ния, получать статистические показатели работы
гут быть описаны для любого технологического для традиционной ежегодной отчетности.
библиотечного процесса, для любой подсистемы Оптимальное комплектование, сохранность фон-
интегрированной библиотечной системы. да, обеспечение своевременного возврата доку-
Итак, с одной стороны, любой сотрудник, об- ментов, работа с задолжниками, инвентаризация –
ращаясь к системе, может в рамках своей компе- все это задачи, решению которых в немалой сте-
тенции получить из нее информацию для принятия пени способствует использование современной
решения о следующем шаге работы, например интегрированной библиотечной системы.
вводить новое библиографическое описание доку- Примером интегрированной библиотечной
мента или просто приписать новый экземпляр к системы может служить система VIRTUA, разра-
уже существующему описанию; выдать экземпляр ботанная американской корпорацией VTLS. В на-
читателю или прекратить его обслуживание до учной библиотеке Новосибирского государствен-
устранения нарушений пользования библиотекой; ного технического университета эта система экс-
докомплектовать фонд учебником или этот учеб- плуатируется с 2004 г.
ник уже имеется в фонде в достаточном количест- VIRTUA не только обеспечивает читателям
ве. С другой стороны, администрация библиотеки доступ к электронному каталогу. У читателя те-
имеет возможность проводить мониторинг работы перь нет необходимости идти в библиотеку и сто-
подразделений, состояния фонда, производитель- ять в очередь для того, чтобы узнать о наличии

46
Г.А. Кейглер, В.Н. Удотова, 2007, № 2, с. 43–47
доступного экземпляра требуемого документа. Он количестве введенных записей экземпляров в базе,
может увидеть доступность документа с экрана производительности каталогизаторов и знание
любого компьютера, подключенного к сети Ин- общего объема фонда библиотеки дают возмож-
тернет. С компьютера читатель может заказать ность оценить и спланировать предстоящий рет-
документ и посмотреть состояние своего читатель- роввод и т.д.
ского формуляра со сроками возврата уже взятых Использование интегрированной библиотеч-
им документов. Библиотека может разрешить чи- ной системы в библиотеке вуза в сочетании с ав-
тателям самостоятельно через Интернет продлить томатизированной системой управления учебным
себе срок пользования документом, если на него процессом открывает дополнительные возможно-
нет запросов от других читателей. В случае, если в сти по управлению работой библиотеки. Из систе-
записи каталога есть ссылка на электронную ко- мы управления учебным процессом библиотека
пию документа, читатель имеет возможность про- получает данные о расписании учебного процесса,
смотреть с экрана компьютера его полный текст. о количестве студентов по факультетам, семест-
Система автоматически формирует список напо- рам, дисциплинам, о вновь принятых студентах,
минаний и предупреждений должникам, рассылает которые станут читателями библиотеки. Эти дан-
предупреждения на электронные адреса читателей. ные либо используются при составлении расписа-
За счет процесса электронной книговыдачи ния обслуживания в периоды массовой книговы-
время обслуживания заметно сокращается. Биб- дачи, либо объединяются с данными из библио-
лиотекарь может делать какие-то пометки в записи течной системы в консолидированных и сводных
о выдаваемом экземпляре, например о том, что отчетах при расчете книгообеспеченности, либо
экземпляр имеет повреждения, или вносить свои загружаются в базу библиотеки (первокурсники),
примечания в запись читателя, что впоследствии что значительно сокращает время массовой реги-
облегчит принятие решения в нестандартной или страции читателей в начале учебного года.
спорной ситуации. Использование интегрированной библиотеч-
Дополнительный сервис, предоставляемый чи- ной системы, охватывающей весь путь книги, увя-
тателю с внедрением библиотечной системы ново- зывает между собой технологические процессы на
го поколения, экономит время читателя, делает разных участках и определяет их. В этих условиях
общение читателя с библиотекой более удобным, особенно важной становится работа с кадрами.
информативным, открытым. В то же время этот Правильное и эффективное использование систе-
сервис приводит к снижению традиционных ста- мы требует обучения персонала навыкам работы с
тистических показателей, до сих пор принятых для компьютером и работы с системой. Повышение
оценки работы библиотеки и ее категории, таких квалификации кадров, обучение их новым техно-
как количество посещений, количество обслужен- логиям, согласованность в работе кадров на раз-
ных читателей и т.д. В связи с этим встает вопрос ных стадиях технологического процесса – это на-
о пересмотре устаревшей системы оценок. правления работы, требующие внимания со сторо-
Система учета в традиционном виде является ны администрации библиотеки.
слабым звеном для любой библиотеки. Отчеты из Обучение сотрудников должно проводиться по-
БД интегрированной библиотечной системы дают стоянно, так как расширяется круг используемых
оперативные, достоверные и многосторонние све- возможностей системы, внедряются новые серви-
дения о ходе обслуживания, состоянии и востре- сы как для читателей, так и для персонала, вносят-
бованности фонда в любом подразделении биб- ся корректировки в настройки и шаблоны ввода.
лиотеки. Сотрудники библиотеки получают новые зна-
Например, статистический отчет по статусам ния. Опыт показывает, что с внедрением в работу
экземпляров показывает количество экземпляров, библиотеки интегрированной библиотечной сис-
требующих ремонта, списанных, утерянных. И эта темы у большинства сотрудников возрастает ин-
информация может быть использована при пла- терес к работе, ответственность и дисциплина.
нировании работ на будущие периоды. Отчеты о И возрастает престижность профессии.

Материал поступил в редакцию 28.02.2007 г.

Сведения об авторах: Удотова Вера Николаевна – директор научной библиотеки,


тел.: (383) 346-02-46, e-mail: uvn@library.nstu.ru
Кейглер Галина Алексеевна – зав. отделом автоматизированных
библиотечно-информационных систем,
тел.: (383) 346-39-43, доп. 33-10, e-mail: galina@library.nstu.ru

47

Вам также может понравиться