DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL

UNOPAR

MANUAL PARA FUNCIONARIOS DE SETORES

ENVOLVIDOS NO SISTEMA DE PROTOCOLO GERAL
INFORMATIZADO

Londrina
2008
 SUMARIO

1. RECEBIMENTO DE GUIAS. ........................................................................... 01

2. TRAMITAR DOCUMENTOS. .......................................................................... 03
3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO ............................................................. 08
4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO. ................................. 10
5. TRAMITE DE PROCESSOS EM GRUPO. ..................................................... 12
6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL. ....... 14
7. RECOMENDAÇÕES GERAIS. ....................................................................... 18
 1. RECEBIMENTO DE GUIAS
Para confirmar o recebimento do documento informar o número da guia, clicar em
listar itens (processos). Depois de localizar o processo, marcar o processo a ser
baixado, clicar em baixar guia. Na seqüência, o sistema informa a data do
recebimento. Antes de confirmar o recebimento, o usuário pode abrir a pasta para
verificar o processo.
 2

1. Informar o nº.
da guia. 2. Listar 5. Clicar para
itens visualizar ou
(processos). retramitar o processo,
se for o caso.

3. Clicar para
selecionar o
processo a ser
recebido.
6. Clicar para
confirmar o
recebimento do
4. Clicar para executar documento.
o recebimento.

1. Digite o número da guia.

2. Clique em listar itens (processos).
3. Selecionar o processo a ser recebido.
4. Clique em “baixar guia”.
5. Clique no ícone ao lado da tela para visualizar o processo, se for o caso.
6. Clique em “confirmar”.
 3
2. Tramitar documentos

1. informar o nº.
do processo

Clicar para abrir

a tela de
encaminhamento

Para dar continuidade no envio de documentos selecionar a tela “consulta /

encaminhamento / deferimento”.
1. Clicar em deferir / encaminhar;
2. Clicar novo tramite (Digitar o parecer se houver);
3. Informar o destino.
4. Informar o motivo.
5. Se houver a necessidade de retorno do documento para o setor, informar a data
limite no campo prazo para retorno.
6. Clicar em gravar tramite e confirme.
7. Clicar sim quando tiver somente um processo para gerar guia, e quando houver
mais de um processo, clicar não para depois entrar na tela geração de guias
(mais detalhes no item 3).
 4

1. Clicar
para deferir /
encaminhar

2. Clicar em
novo trâmite

3. Informar o
Destino 5. Informar o
4. Informar o prazo para
Motivo 6. Clicar retorno
em gravar
trâmite
 5

7. Clicar Sim
para gerar
guia*

* Se for encaminhar mais que um processo, clique em “não”, e na tela de geração

de guias para envio é possível gerar todas as guias de uma só vez. (mais detalhes
no item 3)
 6

Arquivamento / Anexos - Arquivo físico

Para anexar algum documento ao processo, é necessário realizar as seguintes

operações:
1. Clicar em arquivamento/anexos (tecla na parte superior da tela do
processo);
2. Novo;
3. Tipo de anexo:
4. Nome: especificar o documento e informar o número (informar o valor ,
quando existir, e o nº. do documento).
5. Salvar.

1. Clicar em
arquivamento
/ anexos

2. Clicar
em novo
3. Informar o
tipo de anexo

5. Clicar em
4. informar o salvar
nome do
documento
 7

Arquivo digital

Para anexar um arquivo digital ao processo, por exemplo, uma relação de difícil
digitação, scanear e salvar em PDF e realizar as seguintes etapas:
1. Clicar em Novo;
2. Tipo de anexo – selecionar a opção documento digitalizado;
3. Informar o nome – ex: relação de documentos de alunos de Medicina
Veterinária;
4. Tirar a opção de arquivo físico;
5. Clicar em arquivo (desenho disquete), localizar o arquivo e anexar;
6. Salvar.

2. Informar
1. Clicar em documento
novo digitalizado 6. Salvar o
documento

3. Informar
o nome do
anexo

4. Tirar a
5. Clicar em opção de
arquivo
arquivo físico

Obs.: é possível anexar qualquer documento, desde que esteja salvo no formato
“*.pdf.”
Para visualizar o documento anexado, é necessário ter o programa Adobe
Reader. Não tendo o programa, solicitar instalação.
 8
3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO

Havendo mais de um documento para implantação, após digitação do parecer

e da tramitação, optar para “não” gerar guia individual. Após término da inclusão de
processos, abrir a tela de “geração de guias” e clicar em “gerar guias”. A seguir,
solicitar a “impressão das guias”.
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1. Geradas
no dia

2. Por
3. Por guia período
específica 5. clicar para
gerar guias

4. Pelo nº.
do processo 6. Clicar em
reimprimir

No caso de problemas na impressão das guias, como por exemplo, o papel

enroscou na impressora, impressão não legível, etc, utilizar a opção “gerar as guias”:
1. Por dia;
2. Por período (horário);
3. Reimprimir guia especifica e;
4. Pelo número do processo.
 10

4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO

A tela consulta / encaminhamento / deferimento é usada também para localizar

documentos implantados no sistema de protocolo.
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Localizar processo

A tela de consulta / encaminhamento / deferimento é também utilizada para

localizar um documento e os setores/órgãos envolvidos no processo.
Para visualizar um processo, informar o número e clicar em deferir /
encaminhar / consultar. Usar a barra de rolagem para verificar o processo completo.
Se o número do processo for desconhecido, o processo pode ser localizado por
meio das seguintes opções na tela:
1. Situação: para consulta, use a opção ”qualquer situação”;
2. Tramitação: opção “todos os processos”
3. Requerente: se o processo há requerente. Exemplo: solicitação de
aluno/projetos pesquisa, etc.
4. Envolvido: Um dos setores/órgãos envolvido no processo. Exemplo: quem
encaminhou o documento;
5. Período: período provável que recebeu o documento;
6. Palavra chave: alguma palavra que possa estar na descrição do documento.
7. listar processos: para iniciar a pesquisa.

1. Colocar 2. Colocar
“qualquer “Todos os
situação” processos”

3. Informar o
requerente
(se houver)

4. Informar o
setor
envolvido

6. Informar
uma palavra 5. Informar o
chave Período
7. Clicar em listar provável
processos para
pesquisar

***Não é necessário preencher todos os campos para localizar o processo, porém, quanto mais
informação, mais fácil será a localização. A opção de consulta listar processos produz uma lista dos
processos com os dados informados.
 12

5. TRÂMITE DE PROCESSOS EM GRUPO

Quando existem vários processos já cadastrados no sistema de Protocolo para

serem encaminhados a um mesmo órgão e com o mesmo tipo de parecer, a tramitação
pode ser realizada em grupo desde que os processos estejam devidamente
cadastrados no sistema.
Ex: Origem – Departamento de Compras
Destino – Pró-Reitoria Administrativa
Parecer - Para aprovação
 13

Nos processos seguintes, informar apenas o nº. do processo e clicar em

“adicionar”. Para finalizar, clicar em “gerar”. e será emitida uma guia para os
processos relacionados.

1. Informar
a origem
2. Informar
o destino
4. Informar
o parecer
(se houver).
3. Informar
o motivo

5. Informar o 7. Clicar 6. Clicar em

nº. do processo aqui para adicionar
gerar a guia

1. Origem;
2. Destino;
3. Motivo;
4. Parecer – se houver;
5. Número do processo;
6. Clicar em adicionar
7. Clicar em gerar para emitir a guia
 14

6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL (1º

INCLUSÃO)

A tela de Processos – Geral é utilizada para gerar novos processos. É primeiro

cadastro do documento no sistema de protocolo, com vários recursos, como
observações, processo originário, requerente reimpressão de guias entre outros.
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1. Filtrar: para habilitar a tela de processos geral.

2. Incluir: para geração de um número de processo.
3. Descrição: descrever o documento.
4. Centro de origem: o centro onde está localizado o seu setor (ex. CCBS-
CCECA, CCET, CCESA, ARAPONGAS E BANDEIRANTES).
5. Observações: usada se houver algo a ser complementado no processo.
6. Processo originário: se o documento tiver a origem de outro processo. (ex. se
o documento for dividido).

1. Clicar
em filtrar

2. Clicar em incluir
4. informar para gerar um novo
o centro de processo
origem
3. Digitar a
descrição
completa do
documento. *

6. digite o número do processo

originário se for o caso 5. Digitar a observação
se for o caso

**Digitar sempre a descrição completa do documento, pra facilitar a sua localização no sistema.
 16

11. Clicar para

excluir se for o caso
7. selecionar o tipo
de requerente 9. Clicar aqui
8. Digitar parte do nome para pesquisar
do requerente a ser
buscado

10. Clicar aqui para

incluir o requerente

7. Tipos de requerentes: selecionar a opção de requerente (ex: alunos

graduação, pessoas funcionários, alunos de pós-graduação, entre outros).
8. Buscando requerente: digitar parte do nome para facilitar a busca (ex. Carlos
Fernandes França, digitar França).
9. Listar: Para efetuar a consulta do requerente.
10. Incluir: Para incluir o nome do requerente no processo.
11. Excluir: caso tenha incluído o requerente errado
 17

CADASTRO DA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO

12. Clicar aqui para

cadastrar a tramitação
13. Digitar setor
de origem 15. Digitar o prazo
para retorno. ***
14. Digitar o
setor de
destinoClique
aquiaqui
16. Clicar parapara
17. Clicar aqui
pesquisar
incluir o tramite. para confirmar o
processo.

12. Novo tramite: clique em novo trâmite para incluir os dados do encaminhamento,
origem e destino.
13. Origem: digite o nome ou o número do setor de origem para localizar e
selecionar.
14. Destino: digite o nome ou o número do setor de destino.
15. Prazo para retorno: digitar a data que deseja o retorno do documento se for o
caso. ***
16. Incluir: clique em incluir para gravar a tramitação.
17. Confirmar: para salvar o processo no sistema.
18. Gerar guia: verificar no item 3.

*** Obs.: utiliza-se o campo prazo para retorno, somente quando houver a necessidade de
retorno do documento com data limite estipulada, pois o uso indevido acarreta transtornos na tramitação
do processo. Uma vez recebido um processo com prazo para retorno, caberá ao destinatário tomar as
devidas providências para retornar o documento ao setor remetente no prazo solicitado.
 18

7. DIVERSOS

 O assunto pode ser resumido, porém deve ser claro e objetivo;

 As guias recebidas deverão ser assinadas com data e hora e devolvidas
ao órgão de origem.
 Um processo recebido que deve ser encaminhado a outro setor não precisa
ser enviado à Divisão de Protocolo Geral nem gerar um novo processo.
Registrar apenas a tramitação desejada e gerar a guia. (instruções no item
2.)
 Sempre que possível ao encaminhar o processo no sistema, digitar o
parecer;
 O comprovante autenticado que é retirado na hora da entrega do documento,
no setor de Protocolo, é um comprovante provisório que contém o número do
processo até o recebimento da guia assinada pelo setor.
 Quando houver mudança de funcionário do setor, cadastrado no sistema de
Protocolo, informar à Divisão de Protocolo para cancelamento do acesso
através do e-mail protocolo@unopar.br.
 Quando for encaminhar o documento em envelope, anexar a guia por fora do
envelope;
 Não usar o Sistema de Protocolo com senha de outro usuário e não fornecer
senha (que é pessoal) para outros funcionários (Caso não tenha senha, ligar
para a Divisão de Protocolo para providências);
 Não receber documentos sem guia.

Divisão de Protocolo Geral – UNOPAR