Кафедра : Математическое моделирование и экономическая
информатика.
Лабораторная работа №8.
Тема : Проектирование отчетов.
Существует множество способов вывода на печать информации из БД. Преимущество использования отчетов заключается в том ,что данные могут быть организованы на листах согласно определенным требованиям. Спроектируем отчет следующей формы(Рис.1.):
Перед тем как начать проектировать отчет нужно уточнить следующие детали: 1. какую информацию должен содержать отчет. 2. имеем ли мы какой либо объект(таблица , запрос) на основе которого мы сможем спроектировать отчет. Если объект не существует - его следует создать. 3. каков формат отчета (с заголовком , без заголовка, с группировкой или без, с комментариями, с итогами и т.д.). В нашем случае отчет включает информацию о реализации товаров по категориям.(рис.1.) Объект, на базе которого можно было бы спроектировать отчет, мы не имеем. Создаем запрос- который будет основой для отчета(Рис.2.).присвоим имя PeCategRaport. Рис.2. Следующий шаг – определение формата отчета. Отчет будет иметь заголовок, группировку по коду категории, итоги по группам и общий итог.(Рис.3.)
Рис.3.
Приступаем к проектированию отчета.
1. В окне БД перейдите на вкладку Отчеты (Reports). Выберите Создать(New). Затем как показано на Рис.4. Выберите Конструктор (Design ) и Из раскрывающегося списка выберите запрос PeCategRaport. ОК. . Рис.4.
2. Появляется окно Конструктора отчета. Самый простой проект отчета представлен на
Рис.5. Этот проект включает три сектора: Page Header ,Detail, Page Footer.
Рис.5. Кроме проекта, на экране появляется список полей выбранного объекта и элементы управления. Линии внутри проекта называются сеткой. Сетка используется для выравнивания элементов отчета. В сектор Page Header включают имена колонок и они будут появляться в начале каждой страницы. В сектор Detail включают нужную информацию для отчета. Информация включенная в сектор Page Footer появляется в конце каждой страницы. Теперь следует добавить сектора Report Header (заголовок отчета) и Report Footer (примечание отчета). Выбираем из меню View - Report Header/ Report Footer.Рис.6.
Рис.6.
Заголовок отчета появляется только на первой странице.
Примечание отчета – сектор для общего итога по отчету. Появляется только в конце отчета. 3.Далее определяем сектора для группировки. В нашем отчете информация будет сгруппирована по полю КодК. На панели инструментов ACCESS клик на кнопку Sorting and Grouping(Рис.7.).
Рис.7. Открывается диалоговое окно(Рис.8.). Заполните окно как показано на рисунке.
Рис.8. В результате будет добавлено еще два сектора .(Рис.9).
Рис.9.
4. все необходимые сектора мы имеем. Теперь приступим к их заполнению .
Заголовок отчета (Report Header) включает следующую информацию(Рис.1.): наименование отчета и текущую дату. Для вывода наименования отчета используем элемент Надпись.
нажимаем на кнопку Надпись на панели элементов и переходим в Report
Header . Вместо курсора – плюс. Обычным способом тянем (до нужных размеров)- образуется прямоугольник. В него вводим текст «отчет по категориям товаров». Размер шрифта можно изменить в свойствах этого элемента. Для этого клик по элементу , затем клик на правую клавишу мыши. Из контекстного меню выбираем Свойства (Proprieties). Появляется окно свойств элемента.Рис.9. Свойство Размер шрифта (Font Size)- выбираем из списка число 24.
Рис.10. Для ввода даты используем элемент Поле. Переносим этот элемент также как и Надпись. В полученный прямоугольник вводим : =Date().
Заполните все сектора отчета как показано на Рис.11.
Рис.11. В сектор Заголовок группы КодК переносим поля КодК и Наим из запроса. В сектор Область данных переносим остальные поля из запроса. В сектор Заголовок отчета переносим метки всех полей из запроса
В секторе Примечание группы КодК запишем формулы для расчета итогов по: 1) количеству по группе . Используем элемент Поле. Вводим формулу =Sum([колич]). 2)стоимости по группе. Используем элемент Поле. Вводим формулу =Sum([стоим]).
В сектор Примечание отчета запишем формулы для расчета общих итогов по: 1) количеству. Используем элемент Поле. Вводим формулу =Sum([колич]). 2)стоимости Используем элемент Поле. Вводим формулу =Sum([стоим]). Для получения итогового отчета достаточно скрыть сектор Область данных (Detail). Для этого клик на сектор Область данных (Рис.12) , затем клик правой копкой мыши –из раскрывающегося меню выбрать Свойства (Proprieties). Появляется окно диалога Область данных (Рис.13)
Рис.12.
Рис.13. Свойство Вывод на экран (Visible)- из раскрывающегося списка выбрать Нет (No) и закрыть окно. Результат.
