Кафедра: Бухгалтерский учет и экономическая информатика.
Лабораторная работа №1.
Тема : Знакомство со средой EXCEL. Первичные операции в Excel.
Кишинев 2012. Цель работы: знакомство со средой Excel; выполнение первичных операций и форматирование данных в Excel.
Microsoft Excel — программа, обладающая эффективными средствами обработки
числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.
1. Среда Excel.
Запуск Excel осуществляется при помощи меню Start > Programs > Microsoft Excel. В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами. Окно Excel состоит из 2-х вложенных друг в друга окон. Внешнее – это программное, внутреннее - это рабочая страница. Рабочая страница представлена в виде таблицы разграфленной на столбцы и строки. Столбцы обозначены буквами, строки - цифрами. Клетки, из которых состоят таблицы, называются ячейками. Текущая ячейка выделяется серой рамкой. Каждая ячейка имеет адрес, образующийся пересечением строки и столбца. Например, первая ячейка имеет адрес А1, так как находится в столбце А и строке 1.
Существенным элементом программного окна являются панели инструментов, которые
используются для ускорения вызова наиболее часто используемых процедур. Под панелями инструментов в программном окне располагается строка формул, где находится информация, которая вводится в рабочую ячейку. Слева на строке формул показан адрес рабочей ячейки. Ниже рабочего листа располагается строка, называемая ярлыком рабочего листа.
Файл приложения Excel называется рабочей книгой (workbook) или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.
Перемещение по листам книги
Чтобы сделать лист активным, достаточно щелкнуть на его ярлычке.
Поскольку Excel является программным продуктом семейства MS Office , многие действия выполняются аналогично действиям в других пакетах, таких как Word, Access.
Создание книги.
Выберите команду New в меню File. Быстрее всего новую рабочую книгу можно создать при помощи кнопки Создать книгу, расположенной на стандартной панели инструментов.
Сохранение новой книги (файла):
1. Выберите команду Сохранить как(Save as) в меню Файл(File). 2. В верхнем поле окна укажите диск а затем папку ,в которую будет помещена книга. 3. В поле Имя файла (File name) введите имя книги. 4. Нажмите кнопку Сохранить (Save). Сохранение существующей книги(файла). Выберите команду Save в меню File или щелчком на кнопке стандартной панели инструментов(пиктограмма дискета).
Открытие книги. Выберите команду Open в меню File.
2. Первичные операции в Excel.
Первичные операции, которые пользователь производит при работе с табличным
процессором, заключается во вводе данных в таблицу, редактировании , копировании, перемещении и удалении данных. 2.1. Ввод данных в таблицу. В ячейки можно вводить числа, текст, формулы, функции. Перед вводом данных необходимо выделить ту ячейку, в которую вы собираетесь вводить данные. Введенные данные можно редактировать. Для редактирования содержимого ячейки переместите в нее указатель, нажмите клавишу F2 , внесите нужные изменения и нажмите Enter. 2.2 Выделение области. При обработке данных, как правило, используются группы ячеек, например от А2 до В6. Такие группы называют областями ячеек(диапазоном ). Диапазоном называется компактная группа ячеек таблицы, имеющая прямоугольную форму. Выделением называется процедура выбора ячейки или ячеек для последующей работы с ними. Выделенные ячейки диапазона отображаются с затемненным фоном, активная ячейка диапазона сохраняет светлый фон. Для выделения области с помощью мыши выполните щелчок на первой ячейке выделяемой области, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Переместите указатель мыши по ячейкам листа, которые должны входить в выделяемую область. По завершении выбора выделяемых ячеек отпустите левую кнопку мыши.
Рис. Выделенная область
Выделение столбца и строки. При выделении столбцов используются их заголовки. Чтобы выделить весь столбец, выполните щелчок левой кнопкой мыши на его заголовке. Для выделения целой строки выполните щелчок на ее номере.
Рис. Выделенная строка.
Выделение всей таблицы. Для выделения всей таблицы достаточно щелкнуть в области между обозначениями столбцов и строк.
2.3.Копирование.
Копирование ячеек. Для выполнения копирования группы ячеек необходимо выделить
копируемую группу, нажать на правую кнопку мыши и из контекстного меню выбрать команду Copy. Затем установить указатель мыши в позиции, куда должны быть скопированы данные и нажав на правую кнопку мыши, из контекстного меню выбрать команду Paste.Второй способ копирования ячеек – использование команд Copy и Paste из программного меню Edit. Копирование рабочих листов. Выберите ярлычок листа перетащите ярлычок в требуемую позицию, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. 2.4. Удаление.
Для удаления данных из ячейки переместите в нее указатель и нажмите клавишу Delete.
Для удаления области ячеек предварительно выделите ее, затем нажмите клавишу Delete.
Удаление строки осуществляется следующим образом. Выполните щелчок на заголовке
удаляемой строки, нажмите правую кнопку мыши, из контекстного меню выберите команду Delete. В случае необходимости удалить столбец выполните щелчок на его заголовке и примените команду Delete. Удаление листа из книги. Выделите ярлык листа, который необходимо удалить, нажмите на правую кнопку мыши и из контекстного меню выберите команду Delete.
2.5.Вставка.
Вставка столбца и строки.
Для добавления в таблицу столбца, строки или группы столбцов (строк) выделите количество строк и столбцов, которое нужно добавить в таблицу и выполните команду Column-столбец (Row-строка ) из программного меню Insert, либо нажмите правую кнопку мыши, из контекстного меню выберите команду Добавить. Названия столбцов и номера строк, после операции вставки, автоматически пересчитываются.
Вставка листа в книгу. Выполните команду Worksheet, из программного меню Insert,
либо нажмите правую кнопку мыши, из контекстного меню выберите команду Добавить.
2.6.Перемещение.
Перемещение данных. Для перемещения данных выделите нужный диапазон, нажмите
на правую кнопку мыши и из контекстного меню выберите команду Cut. Затем переместите указатель в нужную ячейку и нажав на правую кнопку мыши примените команду Paste. Перемещение рабочих листов. Выберите ярлычок листа и перетащите ярлычок в требуемую позицию.
3. Форматирование данных. Форматированием называется операция изменения представления данных на экране или в напечатанном документе без изменения их значений
3.1.Изменение ширины столбца (строки). Наберите в ячейке слово Наименование.
Обратите внимание: слово не помещается в границах столбца и перекрывает часть следующей ячейки. Для того чтобы увеличить ( уменьшить) ширину столбца ( строки) необходимо установить курсор между столбцами ( строками) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвинуть границу.
Для того, чтобы ширина столбца (строки) изменилась автоматически по размеру
введенных данных необходимо установить курсор между столбцами ( строками) и выполнить двойной щелчок мыши. Есть еще один способ изменения высоты строки. Особенно хорош этот способ в том случае, когда в ячейке записано два и более слов. Здесь желательно сохранить небольшую ширину столбца, но слова должны быть в разных строках. Сделайте активной ячейку или строку Воспользуйтесь командой меню Формат - Формат Ячейки на вкладке Выравнивание поставьте флажок Переносить по словам.
3.2.Направление текста Текст в ячейках может располагаться не только горизонтально, но и вертикально и даже под любым углом. Выделите ячейку или блок ячеек
Воспользуйтесь командой меню Формат- Формат Ячейки или соответствующей
командой контекстного меню
На вкладку Выравнивание в области Ориентация выберите угол
направления текста.
3.3.Объединение ячеек
В приведенной таблице слово Предметы не вмещается в ячейку, в то время как соседние
ячейки остаются пустыми. Выделите ячейки, которые необходимо объединить. Воспользуйтесь командой меню Формат - Формат Ячейки или соответствующей командой контекстного меню. Раскройте вкладку Выравнивание. Поставьте флажок Объединение ячеек.
Результат.
Есть еще один простой способ – объединить ячейки и нажать кнопку на панели.
3.4.Работа с числовыми форматами.
Числовые форматы являются основным средством оптимального размещения данных в
ячейках таблицы. По умолчанию в новой книге всем ячейкам назначается числовой формат General(Общий). В большинстве случаев отображается то, что вводится в ячейку, имеющую общий формат. Однако если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел.
Часто необходимо, чтобы программа при вычислениях использовала точные
значения, т.е. числа которые не округлены. Однако при полном отображении числовых значений таблица становится слишком громоздкой. Таким образом, идеальным является следующий вариант: применение в вычислениях точных чисел и отображение на экране округленных. Для этого следует создать соответствующий числовой формат. В Excel числовые форматы используются для изменения внешнего вида чисел, включая даты и значения времени, не изменяя при этом внутреннее представление чисел. Например, число 0,08 (формат Number) можно отобразить как 8%(формат Percentage).
Назначение формата:
1. Выделить ячейку или диапазон ячеек, формат которых требуется изменить.
2.В менюFormat выберите команду Ячейки(Cells) затем перейдите к вкладке Число
(Number) ( Рис.1).
3.В поле Числовые форматы выберите формат, а затем укажите нужные параметры OK.
Чтобы удалить назначенные форматы необходимо :выделить ячейку или диапазон
ячеек затем в меню Edit выбрать команду Clear formats.
Примечание: форматированная ячейка остается таковой пока к ней не применяется
новый формат или не удаляется старый.
Задания для самостоятельной работы.
Задание1. Создайте книгу. Переименуйте ее. Переименуйте названия некоторых листов. , сгруппируйте 2 листа, введите информацию в один из листов. Проанализируйте группировку. Проделайте разгруппировку листов. Удалите 3 листа.
Задание2. Создайте таблицу, введите данные в нее. Отредактируйте содержание нескольких ячеек. Скопируйте данные(группа ячеек, колонка, ряд). Вставьте в таблицу столбец, строку. Удалите данные из определенного диапазона. Удалите столбец, ряд.
Задание3. Подготовите по одному примеру присвоения формата данным по каждой категории формата(Category) (группы ячеек, колонка, ряд). Представите примеры использования различных опций с вкладок Font, Border, Patterns, Alligment.
