ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку

осталось достаточно времени. В особо торжественных и ответственных случаях в страну
предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие
в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить
условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:

 точные сроки визита;
 численность и состав делегаций;
 порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
 программу визита;
 организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания,
транспорта и т.п.).
Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема,
включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководством.
Важно! Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись
на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый
уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд
Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически
грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформлении въездных документов,
учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В
некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с
выдачей въездной визы.

Программа визита
Обычно составляются две программы:
 общая – для гостей;
 подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в общую программу может включаться программа для супруг
членов делегации. Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам
график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают
гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей. Она включает в
себя:
 встречу делегации;
 деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
 приемы (завтраки, обеды и т.д.);
 культурную программу;
 проводы делегации. Подробная программа описывает организационные
моменты, связанные с приемом:
 пограничный и таможенный контроль;
 состав встречающих и провожающих;
 участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
  вручение цветов;
 доставку багажа;
 транспорт для гостей;
 рассадку по автомобилям;
 сопровождение ГИБДД (по необходимости);
 размещение в гостинице или резиденции;
 питание;
 работу переводчиков;
 порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить

справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов
делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами,
телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин
По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с
контактными данными.

Состав встречающих
Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим
правилам:
 Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3
представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб,
специалисты, а также переводчик,
 Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу,
т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить
глава принимающей компании,
 Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает
глава принимающей делегации также с супругой.

Официальный визит: программа для супруг делегатов

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее
отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть
мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок,
памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию
гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное
чаепитие в честь гостей.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и

дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью
упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию. 

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда):

  У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов
для делегации;
 В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской
Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация;
 У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из
вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие
выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с
протокольным старшинством.
.
Когда официальная делегация прибывает на автомобильном транспорте, встреча
происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не
предусматривается. При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о
которой стороны договариваются заранее. Кроме того, официальный визит обычно
сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги
Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном
порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.
Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):
 флаги международных организаций;
 государственные флаги;
 флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
 флаги субъектов Российской Федерации;
 флаги муниципальных образований;
 флаги организаций, предприятий, объединений;
 прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:

 полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
 флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
 флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
 полотнища флагов не должны касаться земли или пола.
Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на
флагштоках. При этом:
 Флаг на стену вывешивается в развернутом виде полотнищем вправо от
спины сидящего за столом.
 Флаг на стол ставится на специальной подставке по правую руку от сидящего.
 Флаги на подставках должны быть на одинаковой высоте и одинакового
размера.

Приветствие и представление
Порядок знакомства делегаций включает приветствие, рукопожатие и представление.
 Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации.
Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее;
 Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою
супругу;
  Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц –
членов делегации, которые приехали встречать гостей по рангам (по
нисходящей);
 Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей
делегации.
Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую
очередь.
Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины
делают это по обоюдному желанию.
 При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же
приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и
руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
 Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается
даже для левшей.
 Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
 Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это
правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если
одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее
примеру.
 Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки,
следует слегка поклониться.

Обращение
С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям.
Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны,
определяются национальными традициями и культурными особенностями.
 К гражданину другой страны принято обращаться «господин» и называть его
по фамилии, например, «господин Джонсон».
 К мужчинам, имеющим государственный статус, воинское звание,
дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обращаются без
упоминания имени и фамилии: «господин президент», «господин полковник»,
«господин секретарь». Исключением является Германия, где в подобном
случае всё же присоединяется фамилия: «господин доктор Вольф».
 К женщинам нужно обращаться по фамилии мужа. При сложных и
труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме
«мадам».
 Обращение «сэр» может употребляться по отношению к людям старшего
возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно
известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их
официальных званий, рангов.