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Controle de Registros 1 de 4 05 02/09/2002

Requisito Código Tipo Área de Atuação Data de Emissão

4.2.4 PRO-42-3 Procedimento Operacional Geral 24/06/2001
Nome Cargo Área
Elaboração Agnaldo Daniel Masquieto Especialista Manutenção Serviços
Aprovação Agnaldo Daniel Masquieto Especialista Manutenção Serviços

1. Objetivo
Estabelecer critérios e responsabilidades, os quais assegurem que os registros gerados
ou utilizados pelo Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da F’IS, sejam mantidos legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis. Este Procedimento Operacional é aplicável a todos
colaboradores e profissionais contratados pela F’IS, envolvidos com os registros do SGQ.

2. Termos e Definições
RD: Representante da Direção.
SGQ: Sistema de Gestão da Qualidade.
“Hard-disk” (Disco rígido): Refere-se a uma unidade magnética de armazenamento de
dados.
Registros: Referem-se a documentos (formulários, planilhas, dados, etc.) que evidenciam a
operação eficaz do SGQ e a sua conformidade com os requisitos estabelecidos na NBR ISO
9001:2000.

3. Descrição e Responsabilidades
3.1. Identificação dos Registros
Sempre que elaborado um novo documento ou realizada uma nova atividade
relacionada ao SGQ e que venha a gerar um registro, o responsável por estas atividades
define junto com o Responsável pelo Controle de Registros como o mesmo será controlado.
O controle dos registros engloba, além da definição dos mesmos, a origem da
informação (coleta), local de armazenamento, indexação, tempo de retenção, proteção (acesso
autorizado), forma de descarte após retenção e documento que originou o registro.

Cópia Controlada
(Obs: Se impressa deverá possuir carimbo de cópia controlada para ser considerada como tal)
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São mantidas cópias de documentos que podem perder a sua integridade e/ou
legibilidade em decorrência do tempo de armazenamento (por exemplo, documentos recebidos
via “fax”, papéis auto-copiativos, dentre outros).
Os locais onde os registros são armazenados fisicamente (arquivos, gavetas, pastas
suspensas, pastas com ferrolho, etc.) devem ser preferivelmente rotulados.
As informações dos registros mantidos em meios magnéticos (fita data, “hard-disk” ou
disquete) são preservados mediante o cumprimento da sistemática de geração de cópias de
segurança (“back-up”) devidamente identificáveis e conforme necessidade de cada site. Estas
cópias são armazenadas conforme especificação do fabricante e em local seguro,
preferivelmente em cofre de segurança ou em local diferente da F’IS (sede).

3.1.1. Registros que requerem controle

Todos os registros gerados pelos eventos do SGQ são controlados.

3.2. Controle de Registros do SGQ

O controle dos registros do SGQ é efetuado através do formulário Matriz de Registros
(FRM-027). Cada site/departamento possui uma pasta dentro do formulário Matriz de Registro,
onde constam todos os registros pertinentes ao seu site/departamento.
Os originais dos seguintes registros são armazenados com o RD, sendo que os respectivos
sites devem arquivar uma cópia destes registros para controle:
• FRM-007 – Avaliação do Programa 5S;
• FRM-010 – Relatório de Tratamento de Não-Conformidade;
• FRM-015 – Avaliação da Satisfação do Cliente;
• FRM-034 – Registro de Aferição e Calibração

3.2.1. Matriz de Registros

Segue abaixo a descrição dos campos do formulário Matriz de Registros (FRM-027)
sujeitos à dúvida quando do preenchimento, sendo que os demais são auto-explicativos.

Cópia Controlada
(Obs: Se impressa deverá possuir carimbo de cópia controlada para ser considerada como tal)
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3.2.1.1. Documento de Origem

Documento do SGQ que gerou o registro.

3.2.1.2. Coleta
Tipo do evento onde foi originada a informação. Ex. Ata de reunião elaborada pelo RD,
Formulários de Inspeção, etc.

3.2.1.3. Forma de Recuperação do Registro

a) Local de Armazenamento: Identifica a área e o local físico onde o registro é
arquivado. Ex. Diretoria - pasta identificada, RD - Registro Eletrônico.

b) Indexação: Identifica como o registro é arquivado, ou seja, por data, por assunto, por
fornecedor, etc.

3.2.1.4. Tempo de Retenção

Especifica o tempo mínimo que o registro deve ser retido no arquivo.

3.2.1.5. Proteção (acesso autorizado)

Estabelece quem (departamento ou cargo) tem acesso ao documento.

3.2.1.6. Descarte (após retenção)

Estabelece qual o destino do documento após expirar o tempo de retenção do mesmo.

3.3. Responsabilidade pelo Controle de Registros do SGQ

3.3.1. Responsável pelo Controle de Registros
O responsável pelo Controle de Registros deve preencher o formulário Matriz de
Registros juntamente com o responsável pelo evento envolvido. Também, deve manter a Matriz
de Registros atualizada e disponível para consulta de todos os usuários.

Cópia Controlada
(Obs: Se impressa deverá possuir carimbo de cópia controlada para ser considerada como tal)
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3.3.2. Usuários dos Registros

Os usuários de registros devem obedecer os critérios para o controle dos registros
conforme estabelecidos na Matriz de Registros.
Os usuários também são responsáveis por, sempre que identificar a necessidade da
criação de um novo registro, comunicar tal necessidade ao Responsável pelo Controle de
Registros, estabelecendo os critérios para o controle do mesmo.

4. Registros
FRM-027 - Matriz de Registros

5. Documentos complementares
Não há documentos complementares

6. Históricos de revisões
Data Rev. Emissor Descrição/Natureza
24/06/2001 00 Agnaldo D.Masquieto Emissão inicial
16/10/2001 01 Agnaldo D.Masquieto Acrescentado os itens 3.2.1.5, 3.2.1.6 e 3.2.1.7
Modificado os itens 3.3.1 e 3.3.2, onde foi melhor
explicitado as responsabilidades.
14/01/2002 02 Agnaldo D.Masquieto Acrescentado no item 3.2 que cada site tem uma pasta
para seus registros
20/02/2002 03 Agnaldo D.Masquieto Acrescentado no item 3.2 quais registros devem ficar
cópias nos sites.
20/08/2002 04 Agnaldo D.Masquieto Melhorado definição do 2o.paragrafo do item 3.1.
02/09/2002 05 Agnaldo D.Masquieto Excluído os formulários FRM-011 e FRM-012 no item 3.2
Redefinido os termos dos campos do FRM-027

Cópia Controlada
(Obs: Se impressa deverá possuir carimbo de cópia controlada para ser considerada como tal)