1.6 Obtener los datos del sistema empleando herramientas analíticas.

Técnicas de búsqueda de datos.

El primer objetivo que los analistas abordan al conducir la investigación es aprender acerca de la organización que está
involucrada o que se verá afectada por el proyecto. Por ejemplo, revisar la propuesta de sistemas de inventarios, significa
conocer primero cómo opera el departamento de inventarios y quiénes son las personas que están relacionadas con toda la
información que genera este departamento.

La investigación que se hace para recolectar datos se hace por medio de los siguientes métodos:

• Entrevistas • Observación

• Cuestionarios • Revisión de documentos

Todos los documentos señalan al analista cómo debería operar el sistema, pero no se incluyen suficientes detalles para tomar
una decisión con respecto al mérito de la propuesta, y tampoco presentan el punto de vista de los usuarios. Para conocer estos
detalles, los analistas hacen uso de la entrevista

Recolección de datos.

La entrevista

Las entrevistas son el medio por el cual los analistas conocen más sobre la naturaleza de la solicitud del proyecto y la razón
para someterlo a consideración. Para alcanzar el propósito de las entrevistas, el analista debe asegurarse de recalcar la
solicitud y el problema que ésta aborda. En otras palabras, las entrevistas deben proporcionar detalles que más adelante
expliquen el proyecto y demuestren si la ayuda tiene méritos económicos, operacionales y técnicos. El diseño de una solución
al problema planteado viene después, durante la fase de investigación detallada.

Una entrevista para la recopilación de información es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un
formato de preguntas y respuestas. En la entrevista, se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del
entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales, de la organización y de los procedimientos
informales.

Planeación de la Entrevista

Existen 5 pasos principales para llevar a cabo la preparación de una entrevista.

Lectura de antecedentes: Consultar y comprender el mayor número posible de antecedentes de los entrevistados (personas a
entrevistar) y de la organización; conocer el lenguaje que los miembros de la organización utilizan para describirse y describir a
la organización.

Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Establecer los objetivos de la entrevista con base en los antecedentes
consultados y en la experiencia particular. Debe haber entre 4 y 6 aspectos fundamentales referentes al procesamiento de la
información y al proceso de la toma de decisiones sobre los cuales se desea hacer preguntas, como son: las fuentes de
información, los formatos de la información, la frecuencia de la toma de decisiones, la calidad de la información y el estilo de la
toma de decisiones.

Selección de los entrevistados: Decidir a quienes entrevistar, incluyendo a gente clave de todos los niveles del sistema.

Preparación del entrevistado: Preparar a la persona que se entrevistará, avisándole con tiempo para que pueda pensar acerca
de la entrevista. Las entrevistas deben fluctuar entre 45 minutos y una hora.

Selección del tipo y estructura de las preguntas: Redactar preguntas que cubran los aspectos fundamentales de la toma de
decisiones, detectadas al plantear los objetivos de la entrevista.
TIPOS DE PREGUNTAS
Preguntas abiertas.- Son aquellas que permiten todo tipo de
opciones de respuesta al entrevistado. Puede ser una respuesta de
dos palabras o de dos párrafos. Verbi Gracia:
¿Cuál es su opinión sobre el sistema de cómputo actual?
¿Cómo ve los objetivos de este departamento?
¿Cómo se relaciona con la información con el trabajo que usted
desempeña?
¿Cuáles son algunos de los problemas que percibe respecto a
recibir oportunamente la información?
¿Cuáles son los errores más comunes en la captura de los datos de
este departamento?
Describa el sistema de cómputo más frustrante con el cual haya
trabajado.
Ventajas:
® Simplifican las cosas para el entrevistado.
® Permiten al entrevistador, seleccionar el vocabulario del
entrevistado, lo que refleja su educación valores y
creencias.
® Proporciona una gran riqueza de detalle.
® Revelan nuevas alternativas sobre preguntas
consideradas.
® Hacen más interesante la entrevista.
® Permiten una mayor espontaneidad.
® Facilitan el estilo del entrevistador sin interrumpirlo.
® Se utilizan como una alternativa, cuando el entrevistado
no se encuentra preparado.
Desventajas:
® Permiten preguntas que pueden generar demasiada
información irrelevante.
® La posible pérdida del control de la entrevista.
® Permiten respuestas que pueden llevar demasiado tiempo
para la cantidad de información que aportan.
® Pueden dar la aparienciade que el entrevistador no se
preparó.
® La posible apariencia de que el entrevistador se encuentra
en una "expedición", sin objetivos reales de la entrevista.
Preguntas cerradas.- En este tipo de preguntas, las posibles
respuestas están limitadas para el entrevistado, ya que sólo pueden
responder con un número finito de opciones. Una pregunta cerrada
limita las respuestas disponibles del entrevistado. Ejemplo:
¿Cuántos informes genera en un mes?
¿Durante cuánto tiempo ha trabajado con la compañía "BAKER"?
De las siguientes fuentes de información, ¿Cuáles son las más
valiosas para usted?
a. formas de reclamación de clientes.
b. relación cara a cara con clientes.
c. devolución de mercancía.
Enumere dos prioridades principales para el departamento de
mercadotecnia en 1998.
¿Quién recibe este reporte?
Ventajas:
® Ahorran tiempo.
® Facilitan la comparación entre entrevistas.
® Llegan al punto de interés.
® Mantienen el control de la entrevista.
® Cubren rápidamente diversos aspectos.
® Obtienen datos de relevancia.
no
Desventajas:
® Aburren al entrevistado.
® Pierden riqueza del detalle (al platear al entrevistado un
marco de referencia).
® Se pueden perder ideas centrales por el punto anterior.
® No favorecen un clima de armonía entre el entrevistado y el
entrevistador.
Preguntas explorativas o sondeos.- El propósito del
sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para obtener
un mayor significado, y aclarar o ampliar los puntos del
entrevistado. El sondeo puede realizarse mediante
preguntas abiertas o cerradas. Ejemplo:
¿Por qué?
¿Podría darme un ejemplo?
¿Podría dar más detalles?
Errores en las preguntas.
Al formular de antemano las preguntas, se tendrá la
posibilidad de corregir cualquier pregunta deficiente que
se haya escrito. Se pueden localizar algunas preguntas
deficientes que por su diseño puedieran echar por tierra
los datos.
Dentro del tipo de preguntas deficientes se tiene:
Preguntas tendenciosas: tienden a dirigir al entrevistado
hacia una respuesta que se quiere escuchar. La respuesta
desde este punto de vista será parcial, ya que tiene una
trampa. Ejemplo:
Estará usted de acuerdo , como el gerente de almacén,
que el control de inventarios debería estar computarizado,
¿no es así?
Preguntas dobles: Son aquellas que en una sola
contienen, de hecho, dos preguntas diferentes, Ejemplo:
¿Qué decisiones se toman durante un día normal y cómo
las toma usted?
Elegir una pregunta doble es una decisión bastante
deficiente, ya que el entrevistado puede contestar sólo
una de ellas (a propósito o no) o se puede equivocar
sobre la pregunta que se conteste y llegar a una
conclusión errónea.
En una entrevista se tiene que promover el sistema,
planteando al entrevistado toda la información necesaria.
TIPOS DE ESTRUCTURAS EN LAS ENTREVISTAS
Estructura de Pirámide. Comienza con preguntas cerradas
con alto grado de detalle y concluyen con preguntas más
generales.
Se debe utilizar una estructura piramidal cuando se cree que
el entrevistado requiere de una introducción hacia el tópico
(tema). También es muy útil si el entrevistado se niega a
involucrarse en el tópico. Además, se puede usar este tipo de
estructura para encadenar preguntas cuando se desee llegar
a una conclusión final del tópico.
Estructura de Embudo. Comienza con preguntas abiertas
generales y concluyen con preguntas cerradas más
específicas.
El uso de una estrucutra de embudo facilita el inicio de una
entrevista sin comprometerla. La secuencia en la estructura de
embudo también es útil cuando el entrevistado está
involucrado sentimentalmente con el tópico y necesita cierta
para expresar sus emociones. Un beneficio que se obtiene al
usar este tipo de estructura, es que organiza la entrevista de
tal manera que puede redundar en una información tan
detallada, que haga innecesarias las largas secuencias de
preguntas cerradas y de sondeo.
Estructura de diamante. Es la combinación de las
estructuras anteriores (pirámide y embudo).
La estructura de diamante combina la fortaleza de las dos
estructuras anteriores, pero tiene como inconveniente que
requiere de más tiempo. La principal ventaja de usar este tipo
de estructura es que mantiene el interés y la atención del
entrevistado, mediante la variedad de preguntas.

Entrevistas Estructuradas y entrevistas No
Estructuradas.
Muchos entrevistadores principiantes consideran que las
entrevistas se asemejan a las conversaciones, y por lo
tanto, deberían de carecer de una estructura formal, tanto
las preguntas como su secuencia. Para una estructura
integralmente estructurada todo se planea de antemano y
tal plan se sigue de manera estricta. Las preguntas
cerradas son la esencia de una entrevista completamente
estructurada.
REGISTROS DE LA ENTREVISTA
Uso de una grabadora:
Ventajas:
® Proporcionan un registro preciso y completo de todo lo
mencionado por cada persona
® Libera al entrevistador para escuchar y responder con mayor
rapidez.
® Permite un mayor contacto visual, y en consecuencia, una
mayor armonía entre el entrevistado y el entrevistador.
® Permite reproducir la entrevista para otros miembros del
grupo.
Desventajas:
® Tal vez ponga nervioso al entrevistado y esto limite sus
respuestas.
® Tal vez reduzca la capacidad de atención del entrevistador, al
suponer que todo quedará grabado.
® El inconveniente de localizar en una cinta de larga duración,
determinados pasajes de importnacia.
® Incrementar el costo de recopilación de los datos por la
necesidad de transcribir las cintas.
Toma de notas
Ventajas:
® Mantienen alerta al entrevistador.
® Sirven para recordar preguntas importantes.
® Permiten recordar las tendencias principales de la entrevista.
® Muestran el interés del entrevistador en la entrevista.
® Demuestran la preparación del entrevistador.
Desventajas:
® La pérdida del contacto visual (y por ello el acercamiento con
el entrevistado).
® La pérdida de la continuidad en la conversación.
® Obliga al entrevistador a ininterrumpir sus planteamientos,
cuando el entrevistador toma las notas.
® Causan una excesiva atención sobre los hechos y muy poca
atención sobre las opiniones y los sentimientos.
Redacción del Informe de la entrevista
Aunque la entrevista en sí fue concluida, apenas comienza su trabajo
sobre los datos de la entrevista. Necesita captar la esencia de la
entrevista en un informe escrito. Es indispensable escribir el informe tan
pronto se haya conluido la entrevista. Con esto, se asegura la calidad
de los datos en la entrevista. Cuanto más tiempo transcurra para
redactar el informe, aparecerán cada vez más sospechas sobre la
certidumbre de la información.
El informe a redactar debe contener los principales puntos
planteados por la entrevista, así como las opiniones (del
entrevistado y entrevistador) sobre lo que se trató.
 Criterios que deben considerarse al seleccionar el formato de una entrevista

Criterio Estructurada No Estructurada

Evaluación Fácil Difícil
Cantidad de tiempo requerido Poco Mucho
Entrenamiento requerido Limitado Muy necesario
Permite la espontaneidad Poco Mucho
Permite conocer al entrevistado Muy poco Mucha oportunidad
Flexibilidad Reducida Mucha
Control de la entrevista Alto Bajo
Precisión Alta Baja
Confiabilidad Alta Baja
Amplitud y profundidad Poca Mucha.
El cuestionario

Los cuestionarios constituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger
opiniones, actitudes, conductas y características de las diversas personas claves de una organización, que se encuentran
involucradas en la operación de un sistema actual o en la implantación de uno nuevo.

La actitud es el deseo que plantean las personas de La conducta es lo que hacen los miembros de una
una organización (por ejemplo, sobre un nuevo organización.
sistema).
Las características son los atributos de las personas o
La opinión es lo que se piensa de la realidad. de los objetos.

Mediante el uso de cuestionarios, el analista puede cuantificar los resultados de las entrevistas. Además, los cuestionarios
pueden servir para determinar qué tan difundido o limitado se encuentra un sentimiento (que haya sido expresado durante una
entrevista). De manera opuesta, los cuestionarios también sirven para sondear una gran muestra de usuarios de sistemas con
el fin de detectar problemas, o bien, tener presentes aspectos importantes, antes de la programación de una serie de
entrevistas.

Existe una serie de lineamientos para establecer la conveniencia de los cuestionarios. Se considera el uso de cuestionarios si:

1. Las personas a quienes necesita interrogar se encuentran muy dispersas.

2. Existe una gran cantidad de personas involucradas en el proyecto de sistemas, y es conveniente saber qué
porcentaje de ese grupo (por ejemplo, gerentes) aprueba o desaprueba una característica particular del sistema
propuesto.

3. Lleva a cabo un estudio exploratorio y desea medir la opinión general, antes de que el proyecto de sistemas
tome una dirección particular.

4. Desea sondear los problemas que presenta el sistema actual para identificarlos y darles seguimiento por medio
de entrevistas.

Redacción de preguntas

La mayor diferencia que presentan las preguntas de entrevista y las preguntas de cuestionario, es que durante la entrevista se
mantiene la relación entre la pregunta y su significado. En una entrevista, el analista tiene la oportunidad de afinar una pregunta
o un término difícil, cambiar el curso de las preguntas, responder a una mirada inquisitiva, y en general, tener el control sobre
las circunstancias. De lo anterior, poco es posible en los cuestionarios. Lo cual implica para el analista que las preguntas deben
ser completamente transparentes; el flujo del cuestionario convincente; se debe anticipar a las respuestas de las preguntas, y
que el manejo del cuestionario sea planificado con todo detalle.
Preguntas abiertas

• Permiten al entrevistado cualquier opción de respuesta, por ejemplo:

¿Cuál es su opinión acerca de los manuales del sistema actual?
• Se anticipan las respuestas que se piensan obtener
• Las respuestas pueden interpretarse correctamente
• Las preguntas deben ser adecuadas para saber la opinión sobre algunos aspectos del sistema.
• Exploran situaciones, por ejemplo, cuando no es posible establecer con precisión los problemas en el sistema actual.
Preguntas cerradas
• Limitan o restringen el número de opciones de quien responde el cuestionario.
• Se utilizan cuando el analista enumera de antemano todas las respuestas posibles.
• Las respuestas planteadas deben ser mutuamente exclusivas. es decir, que al elegir una de ellas, no debe implicar la
elección de ninguna otra.

CRITERIOS PARA USAR PREGUNTAS CERRADAS Y ABIERTAS EN LOS CUESTIONARIOS

CRITERIOS ABIERTAS CERRADAS
Velocidad de Conclusión Lenta Rápida
Naturaleza explosiva Alta Poca
Amplitud y Profundidad Alta Poca
Facilidad de Preparación Fácil Difícil
Facilidad de Análisis Difícil Fácil

Las preguntas abiertas piden de quien responde respuestas detalladas:

53. ¿Cuáles son los problemas más frecuentes con los que se enfrenta en las salidas de la computadora ?

a.-
b.-
c.-

54.- De los problemas enumerados arriba, ¿cuál de ellos es más grave?

55.- Por qué?

o respuestas cortas:

A continuación, tenemos preguntas acerca de usted. Por favor llene los espacios en blanco de acuerdo con sus características.

67. ¿ Durante cuánto tiempo ha trabajado con esta compañía ?

AÑOS y meses

68. ¿ Durante cuánto tiempo ha estado en esta industria ?

AÑOS y meses
que se encierren con un círculo un número :

25 "Cuando los datos de ventas se procesan por el centro de cómputo, se obtienen retrasos.

NUNCA RARA VEZ EN OCASIONES CON FRECUENCIA SIEMPRE

1 2 3 4 5

Las preguntas cerradas pueden solicitar que se responda marcando recuadros:

Conteste las preguntas 23-24 marcando el recuadro apropiado.

23. Abajo aparece el nombre de 6 paquetes de software, que el centro de información tiene disponibles, señale el paquete de
software que utilice con mayor frecuencia.

[ ]LOTUS [ ]EXCEL
[ ]DBASE II [ ]WORDSTAR
[ ]WORKS [ ]PAGE MAKER
[ ]FLOW [ ]COREL

24. "Por lo general los datos de las ventas se reciben tarde"

[ ] de acuerdo [ ] en desacuerdo

o en sí se encierra la respuesta:
Conteste las preguntas 45-48 encerrando en un círculo el número apropiado.

45. Las divisiones en las que actualmente me encuentro se llama:

INVERSIONES
OPERACIONES
MERCADOTECNIA.

La observación

Los analistas de sistemas hacen uso de la observación por varias razones. Una de ellas es obtener información sobre las
personas clave que toman las decisiones y el ambiente donde se implantará el sistema y las áreas relacionadas con este
sistema. Otro motivo para hacer observaciones es reafirmar lo que los otros métodos encontraron o anular lo que
proporcionaron.
Los tipos de información que se buscan en la observación son:
Actividades: Todas las que realizan las personas que toman las decisiones, los usuarios y toda persona que tenga relación
con la implantación del sistema.
Mensajes: Sobre todo, los que emiten los que toman las decisiones a los usuarios, analistas, etc.
Relaciones: La comunicación que se da entre las personas relacionadas con la implantación del sistema, y la información que
este genera y necesita.
Influencias: El analista, a través de la observación, trata de comprender la influencia de quien toma las decisiones sobre los
demás elementos de la organización.

La Observación debe ser estructurada y sistemática, por esto, el analista debe saber que observa y reflexionar sobre quiénes
son sujetos de observación, cuándo hará la observación, dónde se llevará a cabo, por qué se hace la observación y cómo se
hace.
Sirve de forma importante, para averiguar las necesidades de información y esto implica examinar de manera sistemática el
área de aplicación del sistema, donde las decisiones influyen en el ambiente físico que los rodea.