Manual de Usuario herramienta de Fecha: 10 de Febrero del 2010

actualización escolar

1. INGRESO A LA ACTUALIZACION ESCOLAR

(compromisos.exe)
Para ingresar a la herramienta por favor digite su usuario y clave de acceso.

En caso de no tener una cuenta, por favor haga clic en el chequeo “No esa
registrado(a)” y diligencia el siguiente formulario.
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actualización escolar

Luego haga clic en registrar y el sistema desplegara el siguiente mensaje

En caso que se encuentre registrado pero no recuerde su clave de acceso haga

clic en olvido su clave.

Diligencia la fecha de expedición de su cédula registrada y registre su nueva

clave y confírmela, haga clic en aceptar y el sistema despliega el siguiente
mensaje:
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actualización escolar

1. Acceso al modulo de actualización escolar

Al ingresar por primera vez, el sistema despliega la siguiente

pantalla y presenta las siguientes opciones: imprimir, exportar
archivos con actualizaciones, configuración, acerca de, avance
actualización escolar, salir:
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actualización escolar

 CARGAR BASE DE DATOS

Con el objeto de actualizar la base de datos desde nivel central al aplicativo

haga clic en icono configuración. .

Existen 4 opciones que son: carga de municipios, Actualización de colegios,

Carga de Causas y cargue de estudiantes.

La primera opción que se debe ejecutar es cargue del archivo de

estudiantes, generado desde SIFA que permite subir al aplicativo local la
información de los potenciales de educación del municipio para actualización
escolar

Dar clic en examinar para buscar la ruta donde se encuentra el

archivo con los potenciales de educación para actualización
escolar.
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El sistema despliega el siguiente mensaje de advertencia para

confirmar si se quiere subir la base de datos al aplicativo local y
dar clic en SI.

El aplicativo empieza la carga del archivo de estudiantes,

mostrando el avance del proceso de cargue.
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Al terminar, despliega el siguiente mensaje:

Al dar clic en aceptar, el aplicativo local despliega la siguiente

ventana, donde se visualiza el nombre del municipio, la fecha límite
para cargar a SIFA los archivos con la actualización escolar vía
WEB, el total de beneficiarios que contiene el archivo.
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 CARGUE DE NUEVOS MUNICIPIOS

Permite subir al aplicativo local el archivo con la información de los nuevos

municipios que ingresan al programa Familias en Acción generado desde
SIFA.

Dar clic en examinar para buscar la ruta donde se encuentra el

archivo con los nuevos municipios que se deben subir a la base de
datos del aplicativo local.
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El sistema despliega el siguiente mensaje de advertencia para

confirmar si se quiere subir la base de datos al aplicativo local y
dar clic en SI.

El aplicativo empieza la carga del archivo de nuevos municipios,

mostrando el avance del proceso de cargue
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Al terminar, despliega el siguiente mensaje:

 ACTUALIZACION DE COLEGIOS/CARGUE DE NUEVOS COLEGIOS

Permite realizar el cargue de nuevos colegios al aplicativo local, creados y/o

activados en SIFA., lo que garantiza tener actualizada lainformación de
colegios en el aplicativo local.
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Dar clic en examinar para buscar la ruta donde se encuentra el

archivo con los nuevos colegios que se deben subir a la base de
datos del aplicativo local.
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actualización escolar

El sistema despliega el siguiente mensaje de advertencia para

confirmar si se quiere subir la base de datos al aplicativo local y
dar clic en SI.

El aplicativo empieza la carga del archivo de nuevos colegios o

colegios activados, mostrando el avance del proceso de cargue

Al terminar, despliega el siguiente mensaje:

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 CARGUE DE CAUSAS NO ACTUALIZACION:

Permite subir al aplicativo local el archivo con la información de los nuevas

causas de No Actualización Escolar generado desde SIFA. Cada vez que se
cree una nueva causa, se debe realizar este proceso para garantizar la
unicidad de la información entre SIFA y el aplicativo local.

Dar clic en examinar para buscar la ruta donde se encuentra el

archivo con los nuevas causas de No Actualización que se deben
subir a la base de datos del aplicativo local.
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El aplicativo empieza la carga del archivo de nuevas causas,

mostrando el avance del proceso de cargue

Al terminar, despliega el siguiente mensaje

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2. EXPORTAR ARCHIVOS CON ACTUALIZACIONES

Para realizar el proceso de exportación de la información y posterior cargue
via WEB a SIFA de la actualización escolar en el municipio, se utiliza la

opción Exportar archivos con actualizaciones .

Al invocar esta opción, el aplicativo local, despliega el sisguiente mensaje de

confirmación:

Al dar clic en Si, el aplicativo local genera el archivo con la información de la

actualización que se encuentre hasta ese momento, dejando el archivo en el
escritorio y cuyo nombre esta conformado por:

estudiante_fecha del sistema_consecutivo.fam

Y ademas despliega el mensaje informativo, dando a conocer la ruta donde

reside el archivo y con que nombre se identifica
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3. ACERCA DE:

Presenta la versión en que se encuentra el aplicativo local ,

desplejando el siguiente mensaje.

4. AVANCE ACTUALIZACION ESCOLAR

Esta opción presenta el resumen de cómo se encuentra el proceso de
actualización escolar en el municipio. El aplicativo despliega el
siguiente mensaje, donde se muestra la cantidad de potenciales que
pueden actualizar en el municipio, la cantidad que figura con
actualización escolar, el porcentaje sobre esa actualización, la
cantidad de los que han reportado no actualización y que figuran con
alguna de las causas de no actualización y su procentaje y los

pendientes de actualizar y su porcentaje.

Permite conocer la situación actual del proceso de actualización

escolar del municipio, desplegando la información de potenciales, los
menores que han actualizado, los menores que no han actualizado y
los pendientes de actualizar.
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5. SALIR

Esta opción permite salir del aplicativo local

6. BUSCAR EN
El aplicativo contiene un buscador el cual posee tres opciones de busqueda,
para filtrar la información contenida en la base de datos del aplicativlocal. La
busqueda se puede realizar por: Codfamilia, Codbeneficiario y Nombre

 Busqueda por Codfamilia: Se elige la opción Codfamilia y se digita el

código de Familia y clic en Buscar
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Si la familia existe en la base de datos local y tiene potenciales beneficiarios

de educación, despliega la información respectiva de los codbeneficiarios

Si la familia no existe en la base de datos local, despliega el siguiente

mensaje:
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actualización escolar
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 Busqueda por Codbeneficiario: Se elige la opción Codbeneficiario y se

digita el código del beneficiario y clic en Buscar

Si el codbeneficiario existe en la base de datos local, despliega la

información del codbeneficiario
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Si el codbeneficiario no existe en la base de datos local, despliega el

siguiente mensaje:

 Busqueda por Apellidos y Nombres: Se elige la opción Nombre y se

digita los apellidos de los codbeneficiarios y clic en Buscar
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Si existe la información digitada en la base de datos local, despliega la

información encontrada que cumpla con los parámetros de búsqueda

Si información buscada no existe en la base de datos local, despliega el

siguiente mensaje:
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7. POBLACION
Esta sección permite visualizar uno a uno los registros de la población
existente en la base de datos local. Existen 4 opciones para visualizar la
información:

Todos: Muestra los potenciales aptos para actualización escolar del municipio
y la cantidad de registros existentes en Total de Beneficiarios.

Actualizados: Refleja en pantalla los potenciales de educación que han

efectuado el proceso de actualización escolar, a los cuales se les ha registrado
en la base de datos local un código de colegio y un grado de 2 a 11 y el total
de beneficiarios por este concepto.

No Actualizados: Refleja en pantalla los potenciales de educación que han

efectuado el proceso de actualización escolar con No Actualizar, a los cuales se
les ha registrado una de las 28 causales de no actualización escolar. Así
mismo despliega el total de beneficiarios por este item.
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Pendientes: Despliega en pantalla los potenciales de educación que no han

efectuado el proceso de actualización escolar. Presenta el total de beneficiarios
por este concepto.

Avance proceso actualización escolar: Refleja en pantalla el total de registros

procesados: Actualizados + No actualizados y el porcentaje de avance
frente al total de potenciales beneficiarios.

Refrescar: permite renovar la información desplegada de acuerdo

a la selección que se tenga en la sección de población: Todos, Actualizados, No
Actualizados, Pendientes
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Al dar clic en refrescar, para este ejemplo, despliega la información para la

población todos que se encuentra seleccionada

Adicionalmente, permite actualizar el estado de avance del proceso.

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 SELECCIONAR COLEGIO

Esta sección permite seleccionar el colegio. En la base de datos figura

la información de todos los colegios que se encuentran válidos en
SIFA. La información que aparece al cargar los archivos es la del
municipio.

Para cambiar de municipio:

si pertenece al mismo departamento, solo en la ventana de Municipio

se escoge el nombre del nuevo municipio .

si no pertenece al mismo departamento, en la ventana departamento

se escoge el nombre del del departamento y en la ventana de
Municipio se escoge el nombre del nuevo municipio.

El aplicativo despliega la información de los colegios de acuerdo a lo

solicitado.

Para buscar una entidad educativa se tienen dos opciones: Busqueda

por nombre o busqueda por código DANE
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 Busqueda por nombre: Se debe seleccionar por Nombre en Buscar

Entidad Educativa por y digitar una palabra del nombre del colegio
que se desea buscar y clic en buscar.

Si exista la palabra buscada en alguno de los nombres de los colegios

que figuran en la base de datos local, despliega la información de los
colegios que contengan en su nombre la palabra digitada.

Si no existe la palabra buscada en alguno de los nombres de los

colegios que figuran en la base de datos local, despliega el siguiente
mensaje
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 Busqueda por Código DANE: Se debe seleccionar por Código

DANE , digitar el código DANE del del colegio que se desea buscar
y clic en buscar.

Si existe el código DANE en la base de datos local, despliega la

información del colegio que tiene el código DANE buscado.

Si no existe el código DANE buscado en la base de datos local,

despliega el siguiente mensaje
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7. Proceso Actualización Registro Educativo

Existen dos opciones que permiten realizar este proceso: Actualizar y No
Actualizar

 Actualizar:
Permite registrar el colegio y el grado en la base de datos del menor que
actualiza.

Los pasos a seguir son los siguientes:

• . Realizar el proceso de búsqueda del menor en la BD

• Seleccionar al menor al cual se le actualiza la información educativa

• Seleccionar el colegio de acuerdo al certificado escolar entregado por

la Mamá y/o Institución Educativa
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• Seleccionar botón Actualizar

• seleccionar el grado educativo para la respectiva vigencia escolar

• Dar clic en aceptar para que el sistema, valida la información con

respecto al grado anterior y permita la inclusión del registro en la
base de datos del aplicativo local, mostrando los posibles mensajes:

o Si el registro cumple la validación, despliega

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o Si el grado actual supera en dos grados al grado anterior,

despliega el mensaje

o Si el grado actual es menor al grado anterior, despliega el

mensaje:

 No Actualizar:
Permite registrar la causa en la base de datos de porque no estudia un
menor, en caso de que el niño no vaya a actualizar.

Los pasos a seguir son los siguientes:

• . Realizar el proceso de búsqueda del menor en la BD

• Seleccionar al menor al cual se le actualiza la información educativa

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• Seleccionar el radio No Actualizar

• Seleccionar la causa de No actualización : Existen 28 causas de No

Actualización escolar

• Dar clic en aceptar para que el sistema permita la inclusión del

registro en la base de datos del aplicativo local, desplegando el
mensaje
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COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

APLICATIVO LOCAL
Como medida de seguridad, es necesario a diario sacar una copia al archivo
Actualizar.mdb donde figura toda la información de actualización escolar
del municipio y guardarlo en otro sitio del disco del computador o en una
memoria USB.

En la ruta C: \Archivos de programa\Accion Social

En la carpeta Compromisos que es donde debe estar instalado el nuevo

aplicativo local de compromisos y actualización escolar, se encuentra el
archivo Actualizar.mdb.