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Práctica

Planificación y Control de Proyectos de

Software mediante MS Project

E
n esta práctica vamos a introducirnos en la Planificación y Control de Proyectos de
Software mediante herramientas informáticas que nos van a permitir automatizar el
proceso. En este caso utilizaremos como herramienta de soporte la aplicación
Microsoft Project 20001, que es una de las más conocidas y utilizadas del mercado,
además de ser muy potente y de fácil manejo.

Para conseguir familiarizarnos con el uso de la herramienta y a la vez aprender un poco de

planificación, seguimiento y control de proyectos de software, vamos a construir paso a paso el
plan del proyecto del Caso de Estudio correspondiente a este curso: “Simulación de Un Cajero
Automático”.

Enunciado del proyecto de software

La empresa de desarrollo de software INS Soft se dedica al desarrollo de aplicaciones a medida.
Es una empresa pequeña y está constituida por dos analistas-programadores que realizan las
tareas de análisis, diseño, codificación, prueba, documentación y mantenimiento de la aplicación.

La empresa no hace mucho que empezó y para no arriesgarse en modelos de desarrollo de

software muy sofisticados, el proceso de desarrollo que adoptan sigue el modelo del ciclo de vida
clásico, aunque no de forma estricta y secuencial, ya que a veces suelen solaparse tareas para
obtener un mejor rendimiento2. Utilizan como metodología de análisis y diseño orientado a
objetos una adaptación de la metodología UML3. Además se utiliza como entorno de desarrollo
Delphi en su versión 5.0 y como lenguaje de programación Object Pascal.

Como se comenta en el Caso de Estudio propuesto, una red bancaria ha decidido solicitar a
nuestra empresa de desarrollo de software la realización de una aplicación para el manejo y
control de sus cajeros automáticos. Esta red nos exige que se les entregue el producto en 4 meses
(los meses que dura la asignatura) ofreciéndonos 6000 euros por la entrega de dicho software.

Ahora tendremos que contestarles si nos podemos encargar o no de este proyecto con las
restricciones temporales y económicas anteriormente citadas. Para ello vamos a estudiar el caso,
1
En este enunciado las pantallas de se capturaron del MS Project 98.
2
Este modelo de proceso se adopta para poder adaptar la planificación a la forma de trabajo propuesta por
la asignatura INS.
3
Propuesta por los profesores de la asignatura INS

1
P R Á C T I C A 2 : I N T R O D U C C I Ó N A M S P R O J E C T

planificarlo, asignar recursos, costes y tiempos a las tareas y construir un modelo que nos permita
conocer si somos capaces de hacerlo, y además es rentable. Para conseguirlo de forma clara y
automatizada vamos a planificar el proceso de desarrollo del producto haciendo uso del MS
Project 2000.

Proceso de planificación de la Simulación de un Cajero

Automático mediante el MS Project
En este apartado planificaremos el proyecto del Sistema de Simulación de un Cajero Automático
mediante el MS Project siguiendo los pasos que a continuación vamos a presentar.

1. Creación de una agenda

Abrir un nuevo proyecto

Con la opción Archivo | Nuevo abrimos un nuevo proyecto y nos saldrá la ventana de
información del proyecto (Figura 1) donde introduciremos la fecha de inicio del proyecto (que en
nuestro caso será la fecha de inicio de las prácticas, del 30 al 4 de octubre de 2002), y
conservaremos las demás propiedades como predeterminadas.

Figura 1. Información del proyecto

La pantalla que nos saldrá una vez hayamos creado el nuevo proyecto será la de la Figura
2, donde podremos ver un Diagrama de Gantt vacío (sin ninguna tarea que planificar).

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Figura 2. Pantalla Inicial MS Project

Introducción de tareas en el Diagrama de Gantt

A continuación vamos a introducir las tareas que vamos a realizar durante el proceso de
desarrollo para obtener la aplicación. Para ello es aconsejable la división del proyecto en fases,
cada una de ellas con tareas que tienen cierta lógica de agrupamiento. Así pues, antes de empezar
a añadir tareas tendremos que definir las tareas y las fases que son necesarias para el desarrollo de
la aplicación y que normalmente vendrán determinadas por el modelo (paradigma) de desarrollo
que siga nuestra empresa.

En nuestro caso, la empresa INS Soft normalmente desarrolla los proyectos siguiendo
estas fases y realizando las tareas correspondientes:

FASE : Análisis y Especificación de los Requisitos

Estudio previo y entrevistas con el cliente
Identificación de los requisitos de usuario
Identificación de los requisitos de rendimiento y de HW/SW
Identificación de los requisitos de la interfaz
Preparación de la documentación de la especificación de requisitos

FASE : Adaptación a nuevos entornos y aprendizaje (Opcional, sólo se requiere

cuando hemos de desarrollar utilizando herramientas que no conocemos)

Aprendizaje Herramienta de Desarrollo Delphi 5

Aprendizaje de la tecnología Orientada a Objetos
Aprendizaje del Lenguaje de Programación Object Pascal

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FASE : Modelado Conceptual

Construcción del Modelo de Objetos.
Especificación de métodos y atributos de las clases.

FASE : Diseño
Obtención de la Arquitectura de la aplicación.
Diseño y definición de la BD para el almacenamiento persistente de la información.

FASE : Codificación
Implementación de la aplicación.

FASE : Pruebas
Pruebas individuales de clases y sus métodos.
Pruebas de integración de los componentes
Prueba del Sistema
Pruebas de Aceptación del cliente

Una vez conocidas las principales fases y tareas asociadas al proyecto vamos a presentar
la planificación básica de las prácticas de INS y los objetivos (hitos) que se van a exigir para que el
alumno pueda realizar una distribución correcta de las tareas, y pueda incluir, a su vez, lo hitos
correspondientes al proyecto.

La duración de las prácticas (en nuestro caso, el proyecto) será de 12 semanas a partir del
día 30 de Septiembre y la planificación previa de la asignatura de prácticas es la siguiente:

• Semana 1-2: Introducción a la IEEE-830, comentario del caso práctico y resolución.

• Semana 3: Introducción a la planificación con el MS Project y Planificación real del caso de
Estudio
• Semana 4: El entorno de programación Borland Delphi 5.0
• Semana 5: Modelado conceptual del caso de estudio en UML
• Semana 6: Diseño del caso de estudio (clases de diseño para la implementación).
• Semana 7-8: El lenguaje Object Pascal. Ejercicios de programación. Listas.
• Semana 8-9: Implementación de la carga del sistema.
• Semana 10-12: Implementación de Escenarios del Caso Práctico.

Los hitos u objetivos a cumplir que se proponen son los siguientes:

Hito 1: Entrega de la Especificación IEEE (Semana 2)

Hito 2: Planificación con el MS Project del Caso de Estudio (Semana 3)

Hito 3: Diagrama de Clases en UML (Semana 5)

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Hito 4: Diseño del Caso de Estudio (Semana 6)

Hito 5: Implementación de la carga (Semana 9)

Hito 6: Implementación de escenarios (Semana 12)

Figura 3. Introducción de tareas en la Tabla de Gantt

A continuación, después de conocer las fases, las tareas y los hitos debéis realizar la
planificación y la asignación de recursos según vuestras propias estimaciones. Así pues vamos a
introducir cada una de las fases, tareas e hitos en la Tabla de tareas del Diagrama de Gantt. Para ello
escribiremos en el campo Nombre de la tarea, el nombre de la tarea o la fase que vamos a
introducir. Por defecto MS Project incluye una duración de 1 día para cada tarea nueva que
introducimos; más adelante veremos cómo aumentar la duración de las tareas y cómo ordenarlas
en el diagrama.

2. Organización del proyecto mediante indentación (fases

de un proyecto)
El próximo paso será reorganizar las tareas mediante indentación. Como en nuestro
proyecto hemos sido capaces de distinguir fases y tareas (normalmente llamadas tareas resumen y
subtareas, respectivamente) las tareas que hemos introducido vamos a organizarlas mediante
facilidades de indentación que nos proporciona el MS Project para que así podamos ver
fácilmente la estructura de nuestro proyecto, haciendo que la agenda sea más fácil de manejar.

En resumen, mediante la indentación podemos:

• Organizar las tareas en una estructura jerárquica para que podamos ver cómo las
subtareas constituyen grupos de tareas a las que llamamos tareas resumen (o fases) del
proyecto.

• Identificar las principales fases del proyecto mediante las tareas resumen.

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• Usar estrategias top-down (introducir primero tareas resumen) o bottom-up (primero

las subtareas) para construir la agenda del proyecto.

• Visualizar solamente las tareas resumen del proyecto.

• Crear informes que incluyan subtareas, tareas resumen o ambas.

Figura 4. Barra de Herramientas. Indentación

A continuación vamos a ver cómo crear una tarea resumen y cómo mover una tarea a un
nivel superior de indentación. Para crear una tarea resumen o fase moveremos la tarea que la
sigue inmediatamente (en orden de número identificador de tareas) hacia un nivel de indentación
inferior (hacia dentro con la flecha hacia la dcha.). Y para mover una tarea hacia un nivel superior
la moveremos a un nivel superior (si no está en el nivel más alto). De esta forma, una tarea se
indentará seleccionando la tarea de la tabla de tareas y utilizando los botones de la barra de
herramientas para aplicar sangría y anular sangría (ver Figura 4). El resultado será el que se puede
observar en la Figura 5.

Figura 5. Creación de fases y subtareas mediante indentación

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3. Planificación de tareas
En este punto vamos a tratar cómo darle valor a la duración de las tareas, cómo
reorganizar y distribuir las tareas en el tiempo (mediante el Diagrama de Gantt), y finalmente
veremos cómo relacionar o enlazar tareas.

Duración de las tareas

Para modificar o darle valor a las tareas de nuestro proyecto (ya que por defecto
todas tenían una duración de un día) tendremos en primer lugar que estimar la duración que
va a tener cada una de ellas.

Una vez conocidas las duraciones de las tareas procederemos a introducir su valor.
En el Ms Project podemos introducir la duración de diversas maneras, pero aquí están las
tres más comunes:

• Situándose sobre el campo (columna) Duración de la Tabla de Tareas e

introduciendo la duración deseada.

• Situándose sobre la tarea en el Diagrama de Gantt y desplazándose hacia la

derecha de forma que se amplíe la duración de la tarea en el gráfico.

• Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botón derecho

del ratón nos aparecerá un menú del que seleccionaremos la opción
Información de la tarea. Nos aparecerá la ventana de la Figura 6, donde
podremos cambiar la duración.

Figura 6. Información de la tarea

Distribución temporal de las tareas

A continuación, distribuiremos las tareas en el Diagrama de Gantt, situando cada tarea

en el espacio temporal que estimemos y más tarde especificaremos gráficamente las
dependencias entre las tareas.

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La distribución del comienzo de las tareas la haremos de una de estas dos formas:

• Seleccionando la tarea (no la tarea resumen o fase) en el Diagrama de Gantt y

desplazándola hacia la derecha hasta situarla en la fecha de inicio que deseemos.
Si la tarea se desplaza a un día no laborable, Ms Project avisará de dicha
condición e incluso permitirá hacer laborable dicho día.

• Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botón derecho

del ratón nos aparecerá un menú del que seleccionaremos la opción
Información de la tarea. Nos aparecerá de nuevo la ventana de la Figura 6,
donde podremos cambiar la fecha de inicio y de terminación.

Relación entre tareas

Ahora vamos a enlazar tareas para representar las dependencias o relaciones de

precedencia que existen entre las tareas de un proyecto. Normalmente estas dependencias o
restricciones temporales se expresan como enlaces que definen relaciones entre las fechas de
inicio y finalización de las tareas de un proyecto. En Ms Project hay cuatro tipos de relaciones
entre tareas:

• Fin a Comienzo (FC): La tarea B no puede empezar hasta que la tarea A haya
terminado

• Comienzo a Comienzo (CC): La tarea B no puede empezar hasta que no empiece

la tarea A

• Fin a Fin (FF): La tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya terminado

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• Comienzo a Fin (CF): La tarea B no puede terminar hasta que no empiece la tarea
A

A continuación vamos a explicar varias formas de enlazar tareas:

1. Seleccionar en la tabla de Gantt dos o más tareas que queramos enlazar y pulsar el
botón Vincular tareas de la barra de herramientas o elegir Vincular tareas de la
opción de menú Edición. El tipo de relación se podrá modificar sin más que hacer
doble click sobre la flecha que representa el vínculo.

2. Seleccionar una tarea en el Diagrama de Gantt y desplazarnos con el ratón hacia otra
tarea con la cual queramos enlazarla

3. Situándose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama de Gantt y seleccionando la

opción Información de la tarea (pulsando el botón derecho del ratón) y a
continuación la pestaña Predecesoras. Mediante las facilidades que nos proporciona
(ver Figura 7) introduciremos la tarea predecesora de la tarea seleccionada y así
crearemos un enlace del tipo que queramos.

Figura 7. Enlace de tareas

Solapamiento y retraso de tareas

Además de las relaciones entre tareas que hemos visto antes también podemos introducir
otro tipo de restricciones o relaciones que pueden sernos útiles en la planificación de proyectos.
Estas relaciones son las de solapamiento y retraso.

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• Solapamiento: En muchas ocasiones es interesante expresar que una tarea puede

empezar a la vez o durante el desarrollo de otra.

• Retraso : A veces queremos expresar que una tarea empezará X unidades de tiempo
después de que termine otra.

A continuación vamos a ver cómo solapar o retrasar tareas en Ms Project:

1. Seleccionar la tarea que deseemos en el diagrama de Gantt y pulsar el botón de

Información de la barra de herramientas (May+F2). O seleccionar la tarea y elegir la
opción Información de la Tarea del menú que aparece al pulsar el botón derecho
del ratón.

2. Seleccionar la etiqueta Predecesoras, de la ventana que nos aparecerá a continuación

3. En el campo Pos (ver Figura 7) escribiremos el tiempo que queremos que se retrase o
el tiempo que queremos que se solape como un porcentaje del tiempo total del
predecesor o como una duración determinada. (El tiempo de solapamiento será un
número negativo o un porcentaje negativo completo; el tiempo de retraso será un
número positivo)

4. Elegir el botón OK

4. Introducción de hitos (objetivos)

En un proyecto podemos introducir hitos para indicar que nos encontramos ante un
importante punto de nuestra agenda que debemos cumplir; un punto mediante el cual
denotamos que hemos completado una fase de nuestro proyecto y en el que exigiremos una serie
de documentación y de pruebas para garantizar que hemos llegado con éxito a dicha fase y que se
han cumplido todos los plazos conforme estaba previsto.

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Ms Project nos permite introducir unos símbolos especiales para denotar los hitos. Estos
símbolos especiales aparecerán cuando introduzcamos una tarea con una duración de 0 días (ver
Figura 8).

Figura 8. Introducción de hitos

5. Añadir recursos al proyecto

Parece que ya hemos incluido las tareas y las hemos distribuido conforme a las
necesidades y a las restricciones del proyecto, pero nos falto algo esencial, algo sin lo cual no
conseguiríamos llevar adelante el proyecto: los recursos. Un recurso es cualquier elemento
(generalmente limitado y que hay que compartir a lo largo del tiempo) necesario para llevar a
cabo nuestro proyecto. Un recurso puede representar a una máquina en concreto, una
herramienta o incluso al personal necesario para el proyecto. Generalmente, para este tipo de
proyectos, los recursos suelen representar a las personas que van a desarrollar la aplicación,
aunque como se ha visto pueden representar a multitud de elementos.

Para facilitarnos la tarea Ms Project nos proporciona diversas maneras de incluir los
recursos en el proyecto. A continuación, vamos a presentar cómo se hace normalmente:

1. Elegiremos la opción Hoja de Recursos del menú Ver para visualizar una especie de
hoja de cálculo o tabla que nos va a servir para introducir los recursos (ver Figura 9) y
en la que aparecen las características configurables del recurso.

2. En el campo en blanco de la columna Nombre del Recurso escribiremos el nombre

del recurso

3. Si queremos incluirlo en un grupo de recursos (programador, analista, ingeniero

senior,....) escribiremos el nombre del grupo en la columna Grupo.

4. En la columna Capacidad máxima incluiremos la disponibilidad de ese recurso. Por

ejemplo, si un programador trabaja medio día introduciremos 50%, y si lo hace a
jornada completa (8 horas) introduciremos 100%.

5. Así para todos los recursos que necesite el proyecto

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Figura 9. Tabla de recursos

5. Asignación de costes a los recursos

La asignación de precios a los recursos nos ayudará a conocer y controlar el coste del
proyecto de forma precisa. Los precios de los recursos pueden ser el coste de la hora de trabajo
de un empleado o el equipo necesario para completar una tarea o el coste fijo por utilizar una
pieza del equipo. El coste de un recurso suele incluir el precio estándar y el precio de las horas
extras. Cuando un recurso con un precio determinado (estándar u hora extra) se le asigna a una
tarea y ésta dura más tiempo de lo planificado, el coste de los recursos para dicha tarea puede
incrementar.

Así pues, incluiremos los precios o coste de cada uno de los recursos en la tabla de
recursos que hemos mencionado antes (ver Figura 9).

6. Asignación de recursos a las tareas

Ya prácticamente tenemos casi toda la información necesaria para realizar los cálculos del
coste del proyecto y para analizar la planificación e intentar optimizar recursos y tiempo. Sólo nos
falta un pequeño detalle, y es que las tareas todavía no tienen asignados los recursos (en este caso
la “mano de obra”), así pues, vamos a presentar cómo asignar recursos a las tareas con el Ms
Project:

1. Seleccionar una tarea en el diagrama de Gantt

2. Pulsar el botón Asignar Recursos de la barra de herramientas o acceder a través de

las opciones del menú Herramientas / Recursos/ Asignar Recursos.

3. Nos aparecerá una ventana con una pequeña tabla de recursos disponibles (ver Figura
10) y en la columna Nombre elegiremos el recurso que nos interese asignar a la tarea.
Para asignar una parte del tiempo de un recurso escribiremos un porcentaje en el
campo Unidades que represente el porcentaje de tiempo de trabajo que queremos
que el recurso dedique a realizar dicha tarea. Para asignar varios recursos diferentes
seleccionaremos a los que necesitemos. Para asignar más de una unidad de un mismo
tipo de recurso, por ejemplo dos analistas, aumentaremos ese porcentaje. Si es
necesario incluir un nuevo recurso, en esta misma tabla podremos escribir su nombre
en el campo Nombre.

4. Elegiremos el botón Asignar, y aparecerá una marca a la izquierda del recurso para
decirnos que se ha asignado a la tarea seleccionada

5. Elegiremos el botón Cerrar.

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Nota: Es posible asignar más unidades de recurso de las que dispones, así que si no queremos
sobrecargar un recurso, será mejor que nos aseguremos de que el número que introducimos es
menor o igual que el número de Unidades máximas en la lista de recursos.

Figura 10. Tabla de asignación de recursos

7. Visualización de los costes

Mediante el Ms Project podemos visualizar el coste de cada tarea y el coste total del
proyecto. A continuación vamos a ver cómo lo haremos en cada uno de los casos.

Coste de cada tarea

1. En el menú Ver, elegir la opción Tabla: Entrada y a continuación la opción

Costo.
2. En la tabla de las tareas, junto al diagrama de Gantt, si nos movemos hacia la
derecha observaremos el campo Costo Total de la tarea (ver Figura 11)

Figura 11. Tabla de Gantt con el coste de las tareas

Coste total del proyecto

1. En el menú Proyecto, elegir la opción Información del Proyecto.

2. En la ventana de información del proyecto, pulsar el botón Estadísticas y

podremos ver el coste total del proyecto (ver Figura 12).

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Figura 12. Estadísticas de un proyecto

En los puntos anteriores hemos cubierto prácticamente toda la parte de la

planificación de proyectos, ahora nos faltaría analizar la agenda y aprender a realizar el
seguimiento y control del proyecto.

Como se puede observar, la aplicación Ms Project dispone de funcionalidades

adicionales que exceden del ámbito de esta introducción para controlar el proyecto con
el que se está trabajando. Por ejemplo, se pueden obtener calendarios de tareas,
diagramas PERT, gráficos de utilización de recursos, etc., que hacen de esta aplicación
una herramienta de gran utilidad a la hora de gestionar proyectos.

8. Ejercicio de la práctica

1. Realizar la planificación temporal (tareas, dependencias entre tareas, duración de las

mismas, asignación de recursos,...) del caso de estudio, de acuerdo al contenido de los
puntos anteriores.

2. Entregar los resultados al final de la sesión.

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