PROYECTO MEJORAMIENTO DE LAS

FUNCIONES DE LA CADENA DE BIENES

Y SERVICIOS

Dirección Administrativa
Bienes y Servicios
 Antecedentes

• Sistema Financiero Integrado – QUIPU

• Proyecto de Mejoramiento y Normalización de procesos y procedimientos

de las áreas Financieras y Administrativas

• Requerimientos normativos de la Universidad y entes externos

• Proyecto Mejoramiento de las funciones de la Cadena de Bienes y

Servicios. Subproyecto: “Levantamiento, Marcación, Conciliación,
Reconstrucción, Avalúo Técnico y Ajustes Contables de los Activos
Fijos de la Sede Palmira”

– Levantamiento e identificación de los Activos Fijos en la Sede Palmira

– Validación y normatización de procesos
– Adquisición e implantación del Sistema de Bienes y Servicios.
“Mejoramiento y Normatización de procesos del macroproceso de
bienes y servicios para la Universidad Nacional de Colombia y
levantamiento, marcación, reconstrucción histórica, avalúo
técnico, conciliación y ajuste de activos en la Sede Palmira”

Subproyecto: Levantamiento, Marcación, Conciliación, Reconstrucción,

Avalúo Técnico y Ajustes Contables de los Activos Fijos de la Sede
Palmira

La Sede Palmira, es designada Piloto del Proyecto e inicia la ejecución del

trabajo de campo en el mes de marzo de 2004.

Tiempo de ejecución: 12 meses

Contratista: PriceWaterHouseCoopers integrado por 1 gerente, 1 coordinador y

10 asesores
Universidad Nacional de Colombia: Sede Bogotá: Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa, División Nacional de Contabilidad y un Interventor.
Sede Palmira integrado por una Coordinadora y un Interventor de la Sede.
 ENFOQUE CONCEPTUAL DEL PROYECTO

ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3

Frente de administración del cambio

Frente de Mejoramiento y normalización de procesos

Frente para el desarrollo del software de bienes y servicios

Frente para el levantamiento, marcación, reconstrucción histórica, avalúo

técnico, conciliación y ajustes de los activos fijos.

DURACIÓN DEL PROYECTO

 Nombre Frente Actividades Macro
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Frente Admón. Del Diseño de la Realización estrategia Estrategia

Cambio estrategia de de comunicación y capacitación en temas
comunicaciones determinación de la técnicos, evaluación
disposición al cambio de estrategia de
en la Sede Palmira comunicaciones,
involucrar las
diferentes áreas de la
sede en el desarrollo
del trabajo.
Frente Mejoramiento Análisis de Desarrollo de la Implantación de
y normalización de información específica estructura procesos, capacitación
procesos existente sobre diseño organizacional, personal en los
de procesos, entorno, revisión normatividad procesos de gestión
objetivos y estrategias proceso, elaboración activos fijos,
plan de implantación implantación proceso
del piloto en Palmira. mejora continua
Mejoramiento y Normalización de Procesos
y Procedimientos de las Áreas Financieras y
Administrativas

• Se realizó el levantamiento de la información de procesos (Áreas Financieras

y de Bienes y Servicios) por medio de una matriz de hechos – causas –
oportunidades de mejora generales del proceso.
Hechos Causas Oportunidades de mejora

Demanda de tiempo extra en Falta de planeación en Establecer programa de

recepción y entrega de entrega de elementos. recepción y entrega de
elementos. No existen horarios de bienes.
No existe cultura de utilización atención para entrega. Planeación en la compra de
de almacén. No cuenta con un espacio bienes y elementos para
físico adecuado para proyectos.
almacenamiento temporal. Ampliar la bodega de
almacenamiento.
Manejo de información en el Software no actualizado para Expectativas con el nuevo
sistema. el manejo de almacén programa quipu fase II.
respecto al crecimiento de la
Sede.
 Nombre Frente Actividades Macro
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Frente para el Participaciones Desarrollar el software Capacitar al personal

desarrollo del puntuales en los según los diseños ya de la universidad en la
software de bienes y talleres aprobados funcionalidad del
servicios software
Frente •Ubicación y solicitud •Visitas de inspección •Comparación activos
Levantamiento, de inf. Inicial de los activos fijos fijos de la
marcación, •Definición y entrega •Marcación de los reconstrucción
reconstrucción del catálogo de activos activos inspeccionados histórica y base de
histórica, avalúo fijos, procedimientos y •Actualización del datos generada a partir
técnico, conciliación manuales inventario del inventario
y ajustes de los reconstrucción •Generación saldos
activos fijos •Asignación costo
histórica, histórico, calculo de contables iniciales
levantamiento, avalúo, ajustes y •Generación listado
conciliación y ajustes depreciaciones sobrantes, faltantes y
de activos fijos elementos a dar de
•Presentación baja
procedimientos a los •Investigación valores
funcionarios de reposición.
•Prueba piloto •Avalúo técnico
•Entrega de
información alimentada
en su base de datos
OBJETIVO GENERAL:

• Mejoramiento y normatización de procesos y

procedimientos del macroproceso de la cadena de
bienes y servicios para la Universidad Nacional de
Colombia Sede Palmira.

• Mejoramiento, depuración y estandarización de la

información de los bienes devolutivos mediante la
normatización de procesos y procedimientos del
macroproceso de la cadena de bienes y servicios para la
Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
• Disponer de informes sobre activos fijos, en forma
oportuna y con calidad, evitando la duplicidad de
esfuerzos y que satisfagan las necesidades de los
usuarios internos.
• Determinar el valor real de los bienes de la Sede
Palmira.
• Determinar el estado, ubicación y responsable de los
bienes
• Determinar y depurar los inventarios a cargo de cada
funcionario
“Levantamiento, marcación, reconstrucción histórica, avalúo
técnico, conciliación y ajuste de activos en la Sede Palmira”

• Estrategia y Plan de Comunicaciones (Administración de Cambio)

– Cartas formales
– Cartelera
– Reuniones Participativas (cambio de cultura)
– Comunicación Personal

• Evaluación de la Disposición al cambio de los funcionarios de la Sede

Palmira (Manejo y responsabilidad con los activos fijos).

• Levantamiento e identificación de los Activos Fijos Sede Palmira

• Ajuste de procesos y procedimientos diseñados (Manuales).

 Implantación de Procesos de Gestión

• Diseño y Ajuste de procesos:

– implantación de procesos diseñados para la Gestión de Activos

Fijos (Reconstrucción de inventarios, manuales, formatos)

– Ajuste y revisión para implantación posterior de manuales de

procedimientos de Almacén y adquisiciones.

• Tareas de implantación:

– Capacitación en los procesos diseñados – Gestión de Activos

Fijos (docentes, funcionarios)

– Capacitación en habilidades y Administración del cambio

(Estrategias para promover, motivar, sensibilizar y comprometer
a todo el personal de la Sede mediante Talleres, Seminarios y
Capacitaciones →cambio de cultura)
 Implantación de Procesos de Gestión

• Implantación de procesos restantes (actual):

– Software para gestión de activos fijos. (modulo movimientos y

activación manual de bienes)

– Capacitaciones en otras funcionalidades (Bajas de Activos)

– Cargue de Datos de Inventarios.

 Resultados del Proyecto

• Levantamiento, Depuración y Marcación de todos los activos fijos de la

Sede Palmira: Por medio de Etiquetas (adheridas, asignadas o grabadas).

• Para las etiquetas asignadas se llevo a cabo un registro en la hoja de vida

del activo fijo por funcionario responsable.

• Conciliación, Reconstrucción, Avaluó Técnico y los Ajustes Contables de

los Activos fijos de la Sede Palmira.

• Balances Reales de los estados Financieros de la Sede Palmira.

• Saneamiento contable de los bienes.

• Normatización de los procesos, procedimientos y desarrollo.

• Conciliación de la Información de los Activos Fijos entre las Áreas de,

Almacén, Inventarios y Contabilidad.
 Resultados del Proyecto

• Elaboración de Manuales de todos los procesos realizados.

– Manuales de políticas y definiciones.

– Manual de levantamiento y marcación de inventarios de la Sede.
– Manual de clasificación de Bienes Devolutivos, Manual de
almacenamiento, manual de conciliación de elementos faltantes en
bodega de inventarios

• Reestructuración Organizativa y funcional de la Unidad de Bienes y

Servicios para la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira.

• Entrega de Base de datos para alimentar el software de Inventarios