Вы находитесь на странице: 1из 144

ББК 88.

59
УДК 316.66 Îãëàâëåíèå
Д60

Николай Додонов
Для кого эта книга .......................................... 10
Д60 Антитайм-менеджмент. — СПб.: Питер, 2015. — 288 с.: ил. —
(Серия «Сам себе психолог»). От автора ........................................................ 11
ISBN 978-5-4461-0291-4
Предисловие партнера издания ...................... 12
Николай Додонов — специалист по личной эффективности, тренер по GTD —
американской методике высокой продуктивности без стресса, придуманной Дэви-
дом Алленом, владелец и директор торговой компании ЕТ-Россия, создатель серви- Часть 1. Почему мы столько работаем,
са для учета личных финансов FastBudget.
Вы читали книги по тайм-менеджменту, посещали семинары и тренинги и все
но ничего не успеваем? ................................ 19
равно задыхаетесь от работы?
Вы не виноваты. 90% предпринимателей прошли тот же путь и чувствуют себя
точно так же. Причина всех бед не в том, что мы не можем организовать время или
Глава 1. Что заставляет нас задерживаться
расставить приоритеты, а в том, что нас не научили управлять памятью, информа- на работе? ................................................... 19
цией и мотивацией.
Узнайте, как это делать правильно, и вы сможете в 2 раза больше успевать Êàê ÿ ó÷èëñÿ ïëàâàòü ................................ 21
и в 2 раза меньше работать. Сведения и упражнения, которые вы найдете в книге,
помогут вам в этом!
Книга подходит для творческих людей!
Êàê ìû ïîëó÷àåì ðåçóëüòàò? ...................... 25
×òî íàì ìåøàåò? ....................................... 28
16+ (Для детей старше 16 лет. В соответствии с Федеральным законом
от 29 декабря 2010 г. № 436-ФЗ.) Ðàáî÷àÿ ïàìÿòü......................................... 30
ББК 88.59 Èäåàëüíûé äåíü èç æèçíè ðóêîâîäèòåëÿ ...... 39
УДК 316.66
Îáû÷íûé äåíü èç æèçíè ðóêîâîäèòåëÿ......... 41
Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме
без письменного разрешения владельцев авторских прав. Глава 2. Проблема зеленой зоны ..................... 50
Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как над-
ежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может
гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные Ìîòèâàöèÿ .............................................. 51
ошибки, связанные с использованием книги.

Ðåñóðñû ................................................... 53
Ñòðåìëåíèå ê âûæèâàíèþ ......................... 55
© Додонов Н. А., 2015

ISBN 978-5-4461-0291-4 © ООО Издательство «Питер», 2015 Ðåæèì ýíåðãîñáåðåæåíèÿ ........................... 59


3
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Îãëàâëåíèå

Íåìíîãî î ìîçãå ........................................ 61 Глава 4. Мотивация


и творческое мышление ...............................122
Ýíåðãîñíàáæåíèå ...................................... 65
Ïîäìåíà æèçíè èíäèâèäóóìà ...................124
Ñòàáèëüíîñòü = áåçîïàñíîñòü ...................... 68
Ïðîðâàëî ïëîòèíó ....................................126
Äâà âèäà çàäà÷ ðóêîâîäèòåëÿ ...................... 70
Ïðîêðàñòèíàöèÿ ......................................128
×àñòíîñòè ðåæèìà ýíåðãîñáåðåæåíèÿ .......... 76
 çàêëþ÷åíèå ..........................................131
Çàëîæíèêè............................................... 77
Ýôôåêò äèåòû ........................................... 82 Часть 2. Работать меньше, успевать
больше ...................................................... 133
Глава 3. Память ........................................... 88
Î òîì, êàê ïàìÿòü ìåøàåò ðàññòàâëÿòü
Глава 5. Создаем навык ................................133
ïðèîðèòåòû .............................................. 88
Êàê ðàáîòàòü ñ ýòîé ÷àñòüþ êíèãè...............133
Î òîì, êàê àññîöèàöèè ìîãóò ñïóòàòü êàðòû
è ñïèñêè äåë ............................................. 92 Ìåõàíèçì îáðàáîòêè èíôîðìàöèè ..............135

Ïðî ïåðåêëþ÷åíèÿ .................................... 93 Îòçûâû ..................................................137


Ïðàéìèíã ................................................ 94 Ñîñòàâ GTD Äýâèäà Àëëåíà ........................138
Âèçóàëèçèðóé ýòî! .................................... 99
Глава 6. «Входящие»/«Inbox»/Накопитель .....142
Ïëîõàÿ ñòîðîíà ýôôåêòà ïðåäøåñòâîâàíèÿ ..100
Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ áóìàã ..................148
Íàñ íå íàó÷èëè ïðàâèëüíî
Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ ôàéëîâ ...............150
èñïîëüçîâàòü ïàìÿòü ................................106
Êàê ìû îáðàùàåìñÿ ñ èäåÿìè ....................113 Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ çàìåòîê ...............150

Òðåâîãà ...................................................114 Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ çàäà÷ ..................151

Èçáåãàíèå ...............................................117 Íàêîïèòåëü äëÿ èäåé ................................153

Ñåêðåò çîëîòîãî ìèëëèàðäà .......................119 Îòçûâû ...................................................159


4 5
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Îãëàâëåíèå

Глава 7. Алгоритм анализа ...........................161 Приложение .................................................. 233

Ââåäåíèå â Àëãîðèòì ................................167 Как правильно работать


с почтой .....................................................233
Äåéñòâèÿ íåò ...........................................169
Íåìíîãî ñòàòèñòèêè .................................233
Îðãàíèçóåì àðõèâû ..................................170
Ïðîñòîé ñïîñîá îáùåíèÿ ...........................235
Êòî âèíîâàò è ÷òî äåëàòü? .........................173 Ïðîñòîé ñïîñîá ñîçäàòü èëëþçèþ ðàáîòû .....236
Åñëè äåéñòâèå åñòü ...................................180 Ïðè÷èíû ïðîáëåì ...................................238
Îòçûâû ...................................................187 Ïðàâèëüíî èñïîëüçóåì «Âõîäÿùèå» ...........239
Ïðîåêòû .................................................192 Àðõèâàöèÿ ..............................................240
Êîíòåêñòû...............................................193 Îðãàíèçóåì Àðõèâ ...................................240
Ïðèîðèòåòû ............................................196 Правильный поиск ......................................242
Ïåðâîå ïðàâèëî ðàáîòû ñ ýëåêòðîííîé
Глава 8. Обзоры ...........................................198 ïî÷òîé ....................................................245
Åæåäíåâíûé îáçîð....................................199 Âòîðîå ïðàâèëî ðàáîòû ñ ýëåêòðîííîé
ïî÷òîé ...................................................245
Åæåíåäåëüíûé îáçîð ................................202
Òðåòüå ïðàâèëî ðàáîòû ñ ýëåêòðîííîé
Îòçûâû ...................................................205
ïî÷òîé ....................................................246
Глава 9. Основы планирования ......................207 Ïðàâèëî «Íåò âðåìåíè — íå òðîãàé» ..........247

Åùå ðàç î âðåäå æåñòêèõ ïëàíîâ.................214 Ïðàâèëî «Òðîíóë — õîäè» ........................248

Åæåêâàðòàëüíûé è åæåãîäíûé îáçîðû ........221 Рекомендации по почтовым сервисам .............250


Êàê çàâèñèìîñòü îò ïëàíîâ Gmail ......................................................251
èäåò íàì íà ïîëüçó ...................................223 ßíäåêñ.Ïî÷òà ..........................................252
Глава 10. Цели ...........................................225 Mail.ru ...................................................253
6 7
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Îãëàâëåíèå

Как работать с календарем ............................253 Doit.im ...................................................277


Золотой час .................................................257 Omnifocus ..............................................278
Регламенты ................................................260 Todoist ....................................................279
Êàæäûé äåíü ...........................................260
Pyrus .....................................................280
Êàæäóþ íåäåëþ .......................................263
LeaderTask ..............................................282
Правила хорошего тона MS Outlook ..............................................283
в общении...................................................264
Ðåçþìå ...................................................284
Ïîëó÷àéòå îáðàòíóþ ñâÿçü
êàê ìîæíî áûñòðåå ...................................264
Уважаемый читатель! ................................... 285
Ñâåòîôîð .................................................266
Êîìó êîòà? ..............................................268
Âîïðîñ ïî ðàáîòå ......................................268

Возможные причины сбоя элементарных


действий ....................................................269
Ïðîïóùåí ïåðâûé øàã ..............................269
Äåéñòâèå îòíîñèòñÿ ê ëè÷íîé ñôåðå ............270
Êàê ñ ïîìîùüþ ýëåìåíòàðíûõ äåéñòâèé
ðåøàòü òâîð÷åñêèå çàäà÷è .........................272
Êàê ýôôåêòèâíî ðàáîòàòü
ñ òàñê-ìåíåäæåðîì ...................................274

Обзор таск-менеджеров (систем управления


задачами) ...................................................275
Wunderlist ..............................................276

8
Äëÿ êîãî ýòà êíèãà Îò àâòîðà

Эта книга для тех, АНТИтайм-менеджмент — это система управления ин-


• кто ничего не успевает и задыхается от работы; формацией, которая включает в себя GTD — всемирно
известную методику высокой продуктивности, метод ин-
• кому не помогли другие книги и методики по тайм-
теллект-карт, принципы дизайнерского мышления в плани-
менеджменту и самоорганизации;
ровании, логические инструменты ТОС Голдратта.
• кто устал от жестких планов и скучных списков дел;
Рассказать обо всех элементах в одной книге невозможно,
• кому надоели «правило 80/20», «слоны по частям» и «ля- поэтому текст, который вы видите перед собой, посвящен ав-
гушки на завтрак»; торскому варианту GTD — той части, которая наиболее тех-
• кто думает, что не умеет расставлять приоритеты; нологична. Это авторские изложение и переработка техно-
• кто считает себя творческой личностью, не подвластной логии, а также подробное исследование причин, по которым
никаким системам; мы ощущаем нехватку времени.
• кто отчаялся найти свободное время и решил, что ему уже Цель книги — помочь тем, кто задыхается от работы
ничто не поможет; и кучи дел, сделать жизнь занятых людей легче и лучше.
• кто не разобрался с GTD Дэвида Аллена или считает ее Она будет полезна тем, кто с GTD еще не встречался, и тем,
скучной и сложной. кто уже с ней сталкивался, поскольку проясняет многие во-
просы, которые остаются после знакомства с системой Дэви-
да Аллена.
Книга состоит из двух частей. В первой вас ждет немного
фактов о том, как возникла и в чем заключается проблема
низкой продуктивности. На них строятся выводы, из кото-
рых рождается вторая часть — методическое пособие. В нем
вы найдете ряд упражнений, выполнение которых гаран-
тирует внедрение GTD (в моей интерпретации) на базовом
уровне, что сильно облегчит вам жизнь, если вы завалены
работой.
«Факты, изложенные ниже, не всегда новы. Однако вы-
воды, возможно, представляют определенный интерес».
Ч. Дарвин

10 11
Ïðåäèñëîâèå ïàðòíåðà èçäàíèÿ

Записывает на этот же листок.


На лобовое стекло летит грязная взвесь. Громов авто-
Ïðåäèñëîâèå ïàðòíåðà матически включает дворники и тут же вспоминает,
что жидкости в бачке омывателя нет уже неделю. По-
èçäàíèÿ путный автомагазин был как раз пару кварталов назад.
«Вот, черт… надо записать, а то я вообще об этом ни-
когда не вспомню».
Иван Громов, обычный питерский предприниматель,
этим утром доволен собой. Он встал раньше обычного К моменту приезда в офис у Громова на трех листоч-
и даже нашел время повисеть на турнике. А самое глав- ках уже с десяток торопливых записей.
ное — успел проскочить пробку на выезде из своего района. А главное — в душе поселилось устойчивое ощущение:
И вот он едет, радостный, в своей машине. Начинает- что-то из того, что надо было зафиксировать, он не запи-
ся его обычный рабочий день. сал. На лице Громова появляется выражение легкой озабо-
ченности.
Сначала ему звонит сотрудник:
В лифте он вспоминает, что сегодня кровь из носу надо
«Пришли пожарные, чего-то там на складе не так
связаться с поставщиками из Минска. Встреча была пол-
с нормами безопасности» — «Окей, пусть оставят свои
года назад — и вот пришло время. Он даже записал это где-
документы, я приеду, посмотрю».
то в ежедневнике, и там вроде есть нужный телефонный
«Кстати… Склад весной надо будет оптимизировать. номер… Но где? Хотя… ничего страшного, у него точно есть
Есть идея: вдоль левой стены импортных стеллажей на- минская визитка. Только где? В кожаной визитнице в офи-
весить, я в журнале такие видел… не забыть бы». се? Или в домашнем столе? Или в командировочной папке?
Жена звонит: «Дорогой, в субботу мама приедет, С этими размышлениями он заходит в свой рабочий ка-
встреть ее на вокзале, поезд в 7:30». бинет, раздевается, садится в кресло и кладет на стол
«Да, это святое, надо прямо сейчас записать», — Громов три исписанных в машине листочка.
тянется к блокнотику на лобовом стекле, записывает. Помещает их рядом с ворохом таких же листочков, на-
По радио «Бизнес-FM» объявляют анонс летней бизнес- копленных за последние несколько недель. Наиболее акту-
выставки. «О, черт, в прошлом году я ее пропустил! Надо альные записи «структурированы», то есть почирканы
сейчас же записать» — он опять тянется к блокнотику… цветными маркерами и подложены под тяжелую пепель-
Но тут раздается звонок. Громов в трубку бодро: «А, ницу.
Иван Семеныч! Как же, конечно, есть! Для вас всегда есть. Громов на минуту задумывается: с чего начать? Раз-
Условия те же, ну вы знаете!» ложить свежие листочки куда надо? Или сначала найти
«…И чего этот Иван Семеныч всегда звонит мне рань- минскую визитку? Или открыть Outlook, чтобы запи-
ше, чем наш менеджер ему? Значит, наши не знают гра- сать все, что важно сделать сегодня?
фика потребностей клиентов? Надо вообще с этим поря- Секретарь выводит его из раздумья, зайдя со свежей по-
док навести… Щас запишу…» чтой и документами на подпись.
12 13
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðåäèñëîâèå ïàðòíåðà èçäàíèÿ

Полчаса уходит на выяснение каких-то нестыковок Через какое-то время экран монитора начинает плыть
в последних договорах. у него перед глазами, и Громову чудится, что из него вы-
Громов записывает в ежедневник, что именно в связи летают цифры, буквы и картинки… Они кружатся, кру-
с этим нужно предпринять. жатся… захватывают бумажки со стола — и докумен-
Потом — почта. ты, и конверты, и журналы.
А в ней: И вихрем летают по комнате… Потом в комнату
• журнал «полистать на потом»; вдруг засасывает секретаршу, и бухгалтера, и менедже-
ров.
• предложения по продвижению;
И кружит вообще все: и тещу, и машину, и склад, и да-
• кое-что интересное по подбору персонала;
лекий город Минск.
• изменения в налоговом законодательстве
Громов в отчаянии обхватывает голову руками, боясь,
и т. д.
что она сейчас взорвется, и зависает…
Громов честно завершает сортировку почты.
Друзья, я намеренно описал эту ситуацию так, закончив
Устало окидывает взглядом заваленный стол. ее чуть ли не по-булгаковски.
И заходит в свой электронный ящик… Чтобы живее напомнить вам ощущения, которые вы —
Громов — тертый калач и давно научился быстро рас- ну, наверняка! — испытывали.
познавать и удалять явный спам. А рассылки, на которые Кто-то, думаю, узнал в моем рассказе себя «один в один».
когда-то подписался (или никогда не подписывался), он,
А продвинутые управленцы, возможно, посмеялись над
почти не глядя, сразу перетаскивает в папку «Рассылки».
организационными проблемами нашего героя: дескать, дет-
Несмотря на это Громов почти сразу застревает. ский сад какой-то, какой же руководитель может так вести
Куда деть вот это предложение про кондиционирова- себя и свои дела…
ние помещений от арендодателя? «Ну нету у меня папки Но вряд ли кто-то поспорит со мной в том, что большинст-
„Оптимизация офиса“! Пусть повисит пока…» во из нас испытывают колоссальный стресс из-за постоянно
А куда деть письмо из налоговой, которое он перепра- возрастающего потока дел и информации.
вил позавчера бухгалтеру? Громов не мог себе позволить И речь идет не только об информации как таковой, типа
убрать это опасное письмо в сторону — надо держать во- входящей почты, прессы, рекламы и т. д.
прос на контроле…
В голове постоянно пульсируют вопросы:
А вот несколько отчетов от сотрудников. «Пусть по-
— Как зафиксировать и куда положить свежие идеи?
висят, как разберусь со срочными делами — гляну…»
— Как структурировать цели и планы?
Чем дальше идет по списку полученных писем Громов,
тем больше падает духом. «Господи, этот почтовый те- — Как структурировать текущие проекты, имеющие кучу
трис никогда не рассасывается!» деталей и задач?
Он чувствует внутри себя какое-то отчаянное напря- — Как не забыть о текущих бытовых заботах?
жение. — На каких носителях фиксировать информацию?

14 15
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðåäèñëîâèå ïàðòíåðà èçäàíèÿ

Голова современного активного человека доверху набита И — наконец-то! — впервые за много лет, посвященных
разного рода текучкой. И несмотря на то что у каждого есть экспериментам по самоорганизации, я почувствовал, что ре-
ежедневник, бумажный или электронный, — сам факт его ально взял под контроль весь свой бардак.
наличия обычно не спасает от ощущения постоянного завала. Для меня это был настоящий прорыв!
Лично для меня, как для человека сугубо гуманитарного, Система совершенна. Никаких принципиальных непоня-
это всегда было огромной проблемой. И в какие-то моменты ток у меня не осталось.
от очередного «девятого вала» я просто вырубался. И зави- Теперь вопрос о технологии самоорганизации, управле-
сал, как наш герой. ния задачами и информацией закрыт для меня полностью.
Поэтому все время я был в отчаянных поисках «надеж- Ничего более искать и пробовать не надо!
ных костылей» в виде каких-то систем, методик и программ,
Облегчение неимоверное.
которые помогли бы мне в личной самоорганизации.
Николай Додонов — не просто консультант.
В частности, именно поэтому в списке программ нашего
тренинг-центра были или есть и тайм-менеджмент Глеба Ар- Он реальный предприниматель и имеет свой бизнес (по-
хангельского, и интеллект-карты (майнд-менеджмент) Сер- этому общение с ним идет на одном языке).
гея Бехтерева, и «Личная эффективность» Левитаса и т. д. Мало того, он еще и профессиональный музыкант (что
Однако до последнего времени мой воз был там же… мне, например, тоже близко) и, соответственно, человек
интеллигентный. То есть умеет мягко и терпеливо работать
С мертвой точки все сдвинулось благодаря моему знаком-
со своими клиентами.
ству с мировым бестселлером Дэвида Аллена под названием
«Как привести дела в порядок». Поэтому неудивительно, что у нашего тренинг-центра
с Николаем Додоновым естественным образом завязались
Основные идеи, изложенные в нем, пришлись мне по
и партнерские отношения.
душе. Но многих деталей я так и не понял, и это меня рас-
строило. В общем, если вы завалены:
Мне очень не хватало компетентного специалиста, кото- • текучкой, незавершенными делами,
рый смог бы объяснить нюансы и помочь внедрить систему • письмами, звонками,
в мою жизнь. • нереализованными планами,
Ну не выписывать же самого Аллена из-за океана… • прочими делами
И вдруг — ура! и в голове постоянно пульсирует страх от того, что вы что-то
Оказалось, что питерский специалист Николай Додонов, можете забыть,
о котором я и раньше знал, что он занимается личной эффек- вы чувствуете, что уже не контролируете потоки этой инфор-
тивностью, работает именно по системе Дэвида Аллена! мации,
Я обратился к нему за помощью. и все это настолько заело,
В итоге он «прожил» у меня дома два полных дня и об- что хочется чуть ли не застрелиться,
учил этой системе (параллельно установив соответствующий рекомендую освоить методику управления делами и инфор-
прикладной софт). мацией Николая Додонова.

16 17
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò

Любым удобным для вас образом — через его вебинары,


тренинги или личные консультации.
А начать резоннее всего с прочтения этой книги. ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû
Книги авторской, самодостаточной, в которой система Дэ- ñòîëüêî ðàáîòàåì, íî
вида Аллена является только частью комплексного подхода
Николая Додонова к решению обозначенной проблемы. íè÷åãî íå óñïåâàåì?
Приятного вам чтения!

Руслан Шайхинуров,
владелец и руководитель тренинг-центра
«Свой Бизнес»
Ãëàâà 1. ×òî çàñòàâëÿåò íàñ
çàäåðæèâàòüñÿ íà ðàáîòå?
Почему мы готовы вставать спозаранку, чтобы пораньше
прийти в офис? Из-за чего вынуждены работать в выходные?
В конце концов, почему вы читаете эту книгу?
Вы можете ответить, что всему виной куча дел, вал рабо-
ты. Ответ не в этом. Мы способны найти примеры, когда при
множестве дел люди позволяют себе как следует отдохнуть.
Что отличает нас и подобных людей? Чувство ответственно-
сти? Да. Однако это не главное. Главное — стремление к ре-
зультату.
Не важно, что движет этим стремлением: желание сде-
лать дело хорошо, душевное побуждение, необходимость,
угроза потерять продажи, бизнес или работу. Важно то, что
мы много работаем, потому что стремимся к результату. Мы
вынуждены справляться с массой дел, тратить кучу сил на
горы работы, чтобы вечером дома или в выходные докопать-
ся до результата.
Если сравнить результат с золотом, которое нужно выко-
пать, переплавить и продать, а свою работу — с его добычей,
18 19
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

все встанет на свои места. Достаточно представить, что зо- фокусироваться на них. Но почему же эти люди, как и вы,
лото закопано глубоко и для того, чтобы его достать, нужно проводят гораздо больше восьми часов в день за работой?
приложить массу усилий. Сначала выкопать много земли
и породы, потом очистить ее, чтобы найти руду, затем об- Åñëè ìû ýòî çíàåì, ïî÷åìó âûíóæäåíû ñòîëüêî ðàáî-
работать… Однако между тем, как мы работаем, и тем, как òàòü è ñòîëüêî äåëàòü, ÷òîáû èçâëå÷ü çîëîòî?
добывают золото, есть существенное различие. Давайте по-
смотрим, в чем оно и почему те, кто с ним знаком, добывают
золото, не затрачивая столько сил. Знать мало. Как вы увидите далее, то, как функциони-
руют наши мозг и тело, противится оптимальному режиму
Представим, что перед нами старик-старатель, который
работы. Вы увидите, как этому мешает наша память (хотя
копает шахту, чтобы дойти до золотоносного пласта. Он вы-
во вредительстве ее вообще-то заподозрить сложно). Вы
нужден пройти все этапы, которые отделяют его от золотой
увидите, что неумение расставлять приоритеты вовсе не
жилы. Ему приходится оборудовать лагерь, копать шахту,
является врожденным (на самом деле, всё мы прекрасно
отваливать породу, чтобы добраться до золотой руды, ко-
умеем). Наконец, вы увидите, что лени не существует и что
торую, в свою очередь, придется по технологии обработать.
все люди достаточно мотивированы (просто надо себя чуть
Другого пути нет. Только так, шаг за шагом, искатели золо-
настроить).
та приближаются к своей цели. Нельзя сразу попасть к золо-
тоносной жиле, приходится проходить все этапы. Мы поговорим о том, что такое мотивация и чем привыч-
ный взгляд на нее мешает нам работать. Мы узнаем, что лю-
В нашей работе золото дают дела со значимым результа-
бители задержаться на работе до вечера не растут, а стоят
том, решение задач, ведущих к важной цели. И они лежат
на месте. Мы увидим, что заставляет нас нервничать и пе-
пред нами в куче других, погребенные под горой проблем,
реживать. Что доводит до стресса, когда дел куча, а подой-
подобных щебню и песку.
ти к компьютеру нет никаких душевных сил. Мы разберем-
Старатель вынужден добираться до золота, пробиваясь ся с этими причинами и вернем в вашу жизнь спокойствие
через мертвые горизонты, где нет ничего полезного. Мы — и чувство полного контроля.
нет. Мы можем начать работу с того, что дает результат, если
Если сейчас вы вынуждены много трудиться, чтобы спра-
сначала отсортируем задачи. Можем прийти на работу и раз-
виться с делами, то уверяю вас — можно работать меньше.
ложить все по кучкам, чтобы найти самое главное и зани-
Можно получить результат меньшими усилиями. Добро по-
маться только им, а остальное отложить в сторону.
жаловать в АНТИтайм-менеджмент — методику управле-
Модель довольно проста, не так ли? Более того, скорее ния информацией и работой без всякого напряжения!
всего, вы, как и множество других людей, кто задыхается от
работы, хорошо с ней знакомы. Вы точно знаете, что с утра
нужно делать самое важное, заниматься неприятными дела- Êàê ÿ ó÷èëñÿ ïëàâàòü
ми и начинать день с «поедания лягушки». Вы знаете, что
Однажды я решил записаться в бассейн. Пришел туда,
нельзя браться за второстепенные дела, потому что так мы
и между мной и тренером состоялся следующий диалог:
останемся стоять на месте. Сотни тысяч людей знают, как
важно выделять три самые существенные задачи дня, три — Вы умеете плавать?
главные задачи недели, три первостепенных дела месяца и — Конечно!

20 21
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

— Пожалуйста, проплывите один бассейн (от одного борта Раньше вы не сидели с утра до поздней ночи у компьюте-
до другого) кролем, а обратно брассом. ра, потому что не были руководителем. Раньше вы не запу-
— Нет проблем! — сказал я и поплыл. скали новый проект. Раньше всего этого не было. Раньше вы
никогда не слышали о том, что должны быть специальные
Плыл я долго, тяжело, очень устал и начал малодушно
навыки работы с информацией. Вы не знали, что есть особая
помышлять о том, чтобы сдаться. В это время на соседней до-
техника.
рожке юная девушка плыла, как дельфин, — очень быстро,
туда-обратно, туда-обратно. Каждый год объем информации в мире удваивается. Каж-
дый год скорость ее передачи растет. Нам нужно научиться
Пока я с горем пополам одолел два бассейна, она, навер-
плавать в море информации и важных дел. И понимать, что
ное, проплыла в пять раз больше. И так же легко и грациозно
раньше нам никогда не говорили об этом, потому что к нам
продолжала плавать, пока я, едва живой, отдувался у борти-
предъявляли другие требования.
ка. В это время меня озарило. Я не умел плавать. Я умел пе-
редвигаться из точки А в точку Б с невероятными затратами Знаете ли вы, что существует правильная техника бега
сил и времени. А вот девочка на соседней дорожке плавать и ходьбы? Многие не знают. Зато об этом осведомлены
умела. спортсмены. Знаете ли вы, что есть правильная посадка за
рулем? Многие не знают, зато в курсе профессиональные во-
Почему я раньше был в заблуждении? Почему считал, что
дители или гонщики.
умею плавать? Ответ: раньше к моему умению держаться на
воде предъявлялись мягкие требования. В отпуске не нужно В чем разница между нами и ими? В уровне требований!
плыть дистанцию на время. На море не нужно бороться с те- От спортсмена или профессионального водителя требуется
чением. Вот я и пребывал в блаженном неведении. гораздо больше, чем от рядового человека.
Сравните обычного человека с профессиональным менед-
жером. Или среднего работника с высококвалифицирован-
ным управленцем. Или с фрилансером, который завален за-
казами. Или с владельцем предприятия.
В чем разница? В том же! В величине требований. Но не
только на уровне профессионализма.
Сравните, сколько людей хотят позвонить или написать
письма обычному человеку, а сколько — руководителю боль-
шого отдела или предприятия. Сравните, сколько должен
знать обычный человек и сколько высокопрофессиональный
управленец.
Вы уже почувствовали, что разница в том, как много во-
круг них информации и как быстро им приходится с ней ра-
ботать. Те из нас, кто стал своего рода профессиональным во-
дителем или спортсменом в океане информации, ощущают,
что им не хватает умений. Им не хватает техники!

22 23
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Бегунам нужно поставить шаг. Пловцам — гребок и ды- Продолжайте читать и вы узнаете, что именно в психике,
хание. Водителю — выработать посадку и алгоритмы дей- а также в том, как организован наш мозг, кроется причина,
ствий, чувство автомобиля. Управленцам, предпринимате- которая не дает просто так соответствовать высоким требо-
лям, очень занятым людям — привить себе умение быстро ваниям. То, что не дает нам без специального обучения бе-
лавировать в океане информации. Умение завершать дела жать стометровки. Еще вы узнаете, как можно от вредных
и принимать эффективные решения. Вы думали, что умеете программ избавиться.
плавать, и пока мир вокруг вас напоминал спокойное море,
этого было достаточно. Но когда вы стали руководителем,
оно превратилось в бурный поток, и вы в нем тонете, вы за- Êàê ìû ïîëó÷àåì ðåçóëüòàò?
дыхаетесь от работы.
Представьте, что вы собираете с ребенком головолом-
ку. Принесли из магазина пазл и начинаете складывать
детали, прикидываете, что к чему. Вот достали их из ко-
робки, стараетесь найти нужные, одновременно погляды-
ваете на то, какой картина должна быть в самом конце.
Вы подобрали уже достаточно, почти треть рисунка.
Жена зовет на кухню, вы отвлекаетесь, приходите, а ваш
малыш все разобрал и порушил. Придется начинать сна-
чала. Конечно, снова пройти тот же путь будет легче, но
все равно — двойная работа.
После этого примера ничего не приходит в голову? Ника-
ких сравнений? Нет? Тогда читайте дальше. За что руково-
дитель получает деньги? В чем заключается результат его
труда? Какой он производит продукт?
Мы пишем письма, проводим планерки, совещания,
встречи, ходим на переговоры, посещаем конференции, на-
лаживаем нетворкинг... Но за что в конечном счете получа-
ем деньги? За сильные решения. Встречи, письма, звонки
К сожалению, Природой и Эволюцией в нашей психике и переговоры — это форма работы руководителя. Ее оболоч-
и организме заложены многие вещи, которые в информаци- ка, внешняя сторона. Сама же суть вот в чем.
онную эру не востребованы. В этот век, в данных условиях, Руководитель собирает информацию о том, что происхо-
а особенно в состоянии, когда к нам предъявляются высо- дит вокруг, накладывает ее на то, что он знает, и принима-
кие требования, они не просто неактуальны. Как вы увидите ет на этой основе решение. Которое преобразуется в золото.
дальше, ряд программ, которые мы носим в генах, тормозят В результат. Из того, что он знает, и того, что происходит во-
или даже блокируют наше развитие. Но есть и хорошая но- круг, руководитель моделирует будущее, соответствующее
вость: все поправимо. его целям.

24 25
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Он знает, куда хочет прийти, и старается представить, брать. Остается лишь начать сборку — моделировать, чтобы
как добраться в нужное место быстро, надежно и недорого. потом принять решение и воплотить его в жизнь. Все просто,
Для этого ему нужно: где же проблема и почему я об этом говорю? А вот почему!
• собрать информацию; Проблема в том, что сам процесс воображения, резуль-
• на ее основе смоделировать ситуацию; тат которого воплотится в том, что мы примем решение,
происходит в сознании. Не на бумаге, не на каком-то фи-
• принять решение и проконтролировать выполнение;
зическом носителе. Даже не в программном обеспечении,
• если нужно, внести коррективы. которое вроде бы отлично подходит для размышления,
Мы читаем электронную почту, разговариваем по телефо- как, например, интеллект-карты. Весь процесс происходит
ну, проводим совещания, чтобы собрать информацию, затем в сознании. В той его области, которая всегда перед нашим
обдумываем ее, пользуясь тем, что знаем, принимаем реше- мысленным взором. И это очень весомый повод поговорить
ние и на том же совещании сообщаем его людям. о памяти.
Любая задача сводится к простому примеру. Нам нужно Чтобы понять, откуда растут ноги у проблем, из-за кото-
загрузить в голову достаточное количество байт, соотнести рых нам приходится работать дома, оставаться после работы,
их с тем, что мы уже знаем, «проварить» это как следует приходить раньше утром, иными словами, просто всячески
в идеальную картину, принять и передать решение. После перерабатывать, мы должны разобраться с тем, как создают-
этого — добиться, чтобы был получен нужный результат. ся решения. А значит, нужно понять, как функционирует
Давайте посмотрим на последовательность еще раз: за- наша память. Хотя бы в той ее области, которая за данную
грузка информации, моделирование идеальной картины, проблему отвечает.
принятие решения, контроль результата. На этом месте читатели, чья работа не связана с руковод-
Каждый день мы принимаем сотни решений. При корот- ством, могут сказать мне: «Додонов, ты не оправдываешь
ком ответе на записку или письмо. При телефонном разго- наших ожиданий и не выполняешь собственных обещаний!
воре. При общении с бухгалтером о том, что делать с неожи- Ты хотел показать, как работает АНТИтайм-менеджмент,
данным декретным отпуском ключевой сотрудницы, и еще и говорил, что он доступен абсолютно всем. А сейчас напира-
в миллионах других случаев. ешь на работу руководства! Объяснись или мы выбросим эту
Нам платят за то, что мы двигаем себя, отдел или компа- книгу в мусор!»
нию вперед. Нам платят за то, чтобы мы принимали хоро- Объясняюсь! Чем отличается работа руководителя от ра-
шие решения, а вовсе не за абстрактную деятельность. боты дизайнера? Или работа директора от конструктора?
Работа ради работы бесполезна. Бизнесу или государству И поможет ли АНТИтайм-менеджмент вторым, если они за-
нужны люди, которые умеют решать задачи и делать это хо- дыхаются от загрузки?
рошо. И раз мы заговорили о решении задачи, то чем это не Ответ с конца — да, поможет. Ответ с начала — вот чем
сбор головоломки? отличается, смотрите.
У нас есть все, что нужно: картинка на коробке, которая И человек, который непосредственно делает работу, и ру-
показывает, как головоломка должна выглядеть. Исходный ководитель одинаково проходят этап, когда они собирают
материал — ее кусочки. Знание, как их друг с другом со- информацию, стыкуют ее со своими знаниями и, опираясь
26 27
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

на картинку, показывающую, как это должно быть в буду- чтобы руки его команды правильно сложили нужные де-
щем, что-то в воображении создают, моделируют. тали.
Но вот дальше разница колоссальна. Если руководитель, Дела, которые мы записываем в ежедневники, — иногда
приняв решение, транслирует его подчиненным, которые на- на самом деле очень большие задачи. «Открыть новый отдел
чинают обзванивать клиентов, создавать филиалы, менять продаж», «вывести на рынок новый продукт» — серьезные
дизайн-макет и закупать комплектующие, то сотрудник, головоломки, состоящие из массы самостоятельных ча-
который занят исполнением, приступает к воплощению сам. стей, путь к решению которых еще предстоит найти. Чтобы
Второе отличие в том, что руководитель вынужден при- успешно их выполнить, погружаться в задачу придется не
нимать в день десятки, а то и сотни решений. Дизайнер или раз. О ней нужно будет размышлять часто, почти постоян-
инженер-конструктор — гораздо меньше, потому что их во- но, тщательно ее моделировать (и делать это без ущерба для
ображение непосредственно связано с тем продуктом, кото- остальной работы).
рый нужно произвести, — с дизайн-макетом, новым сайтом, Нас заботит, как мало мы успеваем. Мы расстраиваемся,
чертежом или схемой работы. что в сутках всего 24 часа. Мы хотим делать ту же работу,
То есть главное различие вот в чем. Время, которое руко- что и раньше, но за разумное время. Нас окружает море ин-
водящий и исполнительный сотрудник тратят на модели- формации, но мы не умеем в нем плавать. Мы мало успеваем,
рование, примерно одно и то же (иногда у исполнительного потому что волны и течение такие, к которым мы не готовы.
сотрудника оно может быть больше). Зато потом пути рас- Вот мы и бьемся в волнах из последних сил, стараясь не уто-
ходятся. Руководитель быстро передает решение подчинен- нуть.
ным (и контролирует) и погружается в новое моделирование. Требования, которые предъявляет нам мир, оказались
А исполнитель начинает самостоятельную работу. очень высоки. Мы сравнили их с течением, с волнами, кото-
Резюме: руководитель основное время уделяет сбору ин- рые захлестывают и не дают вздохнуть. И когда мы это пред-
формации и размышлениям — моделированию, а потом ставили, давайте посмотрим, что будет, если мы научимся
претворяет решения в жизнь. А исполнитель занимается плавать. Изменится ли что-то во внешнем мире? Нет. Изме-
еще и непосредственным воплощением своих решений. нится ли что-то в нашем отношении к нему и поведении? Да!
Мы оседлаем волну и будем очень аккуратно расходо-
×òî íàì ìåøàåò? вать силы, потому что знаем, какую большую дистанцию
Представьте, что каждый ответ на вопрос, на электронное нам предстоит пройти и куда нужно доплыть. Мы поплы-
письмо — это такой мини-пазл, головоломка, которую нуж- вем к цели сильными гребками. Перед тем как продолжить,
но собрать. Она может быть маленькой, из двух частей, и со- я расскажу вам историю про Эйнштейна.
бираться в момент. Может быть большой и требовать серьез- Эйнштейн выбирал себе учеников с наивысшим потенци-
ного погружения. Например, если вы продумываете сложное алом. Ему были нужны если не гении, то титаны, способные
предложение клиенту или составляете большой договор. решать сложнейшие задачи, чтобы физик мог спокойно на
Любая задача, которая стоит перед нами, — такой же них опираться.
мини-пазл. По сути, в работе руководителя почти каждый Вы могли подумать, что желающие быть в его лаборато-
жест — сбор головоломки. А потом — контроль над тем, рии проходили нестандартный тест, справлялись с непро-
28 29
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

стой физической или математической задачей. Все гораздо Сегодня главенствует мнение, что память можно четко
проще. Тем, кто хотел стать учеником Эйнштейна, ученый разделить на две части: краткосрочную и долговременную,
загадывал головоломку, решить которую нужно было в уме. а условно — на три: краткосрочную, среднесрочную и дол-
Это мог сделать только тот, кто умел в своем воображении говременную.
оперировать девятью переменными. То есть имел наиболь- Будет правильнее называть краткосрочную память рабо-
ший объем рабочей памяти, доступный человеку. чей, потому что в ней происходит основная работа, которую
Те, кто его не имели, были не в состоянии провести вычи- мы привыкли определять как сознание. А также та, которую
сления. У них банально не хватало места, чтобы загрузить мы называем сборкой пазла, — другими словами, работой
туда все детали сложнейшего пазла и собрать его в вообра- воображения. Говоря «краткосрочная», мы подразумеваем
жении. Те, кто справлялись без подручных средств, допуска- рабочую память, и наоборот.
лись дальше. Другие сходили с дистанции. Чтобы показать, как функционируют рабочая, средне-
О чем говорит эта история? О том, что еще в первой полови- срочная и долговременная память, хорошо подходят такие
не ХХ века великий ученый знал, как сильно зависит резуль- примеры.
тат работы от умения пользоваться памятью и воображением. • С помощью рабочей памяти мы думаем, мысленно пред-
На этом месте вы можете почувствовать замешательство. ставляем себе какую-нибудь картинку (например, как бу-
Если объем памяти — это то, что дается от рождения, зна- дем чинить сломанный стол), а также говорим про себя,
чит, есть люди, которым хорошо работать просто не дано? когда читаем текст.
Конечно, нет. Пожалуйста, обратите внимание, что лю- • Благодаря долговременной памяти фиксируем то, что не
бой из нас может пользоваться какими угодно подручными забудем всю или почти всю жизнь. Например, навыки
материалами, а кандидаты в ученики были ограничены воз- езды на велосипеде, слова родного языка, знания, кото-
можностями своего мозга. Важно и то, что они решали задачи рыми постоянно пользуемся, и т. д.
фантастической сложности, которые редко встречаются в ра- • В среднесрочной1 памяти мы держим что-то относитель-
боте руководителя. Нет ничего страшного в том, что обычный но короткое время. Например, когда зубрим в ночь перед
человек не обладает тем же потенциалом мозга, что и великий экзаменом билет, сдаем его, а потом через пару недель не
ученый. Для нас важно просто понять принцип, не более. можем ничего вспомнить.
Немного сухая картина, поэтому давайте наложим ее на
Ðàáî÷àÿ ïàìÿòü то, о чем мы уже говорили.
Долгое время считалось, что память человека — единое Перед руководителем стоят задачи разного калибра.
целое. Она сравнивалась с библиотекой, в которой хранится От ответа на простое письмо до создания крупного филиала
бесчисленное множество книг, и ее качество определялось в другой стране. Каждая из этих задач — пазл. Чтобы быстро
тем, как много мы могли запомнить за краткий срок и на-
сколько быстро «достать» усвоенное.
1
До конца XIX века эти взгляды не менялись. Потом посте- На самом деле такой зоны не существует. Модель памяти «крат-
косрочная–среднесрочная–долговременная» создана для удобства.
пенно ученые пришли к тому, что память состоит из разных Среднесрочная и долговременная память выделены, чтобы показать
компонентов, каждый из которых имеет различные функции. разное качество запоминания и воспроизведения.

30 31
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

и хорошо его сложить, сначала нужно собрать информацию ются в слова и дальше — в речь. Пока просто запомним это
о том, что происходит вокруг, состыковать со своими знани- и пойдем дальше.
ями и тем, как выглядит идеальная картина, и понять, что До последнего времени у человека не было проблем с ра-
делать. Посмотрим, как это происходит в памяти. бочей памятью. Люди просто не сталкивались с такими вы-
Любая информация, которую мы получаем из окружаю- сокими требованиями. Поэтому в работе с информацией мы
щего мира, сначала попадает в рабочую память. Как только эволюционно ограничены следующими факторами:
мы восприняли слово, цифру, знак, запах, ощущение, все • объемом рабочей памяти,
это оказывается в рабочей памяти, как в приемнике или бу-
• скоростью угасания информации в памяти,
фере, где поступает в обработку.
• скоростью речевой обработки.
После того как документ, электронное письмо или фильм
начали «загружаться» в голову, это накладывается на то, Исследования объема кратковременной памяти проводят-
что мы уже знаем. Во время обработки мы достаем из дол- ся довольно давно. Первым из них принято считать исследо-
говременной памяти имеющиеся знания и тоже отправляем вание американского школьного учителя (!) Дж. Якобсона,
в рабочую. который в 1887 году провел работу по определению этого
объема.
Так перед нашим мысленным взором образуется смесь
из новой информации и того, чем мы владеем. Конечно, все Один из тестов выглядел примерно так: нужно было про-
происходит очень быстро и редко кто отдает себе в этом от- читать и постараться запомнить, а потом воспроизвести не-
чет. Однако нужно знать схему, чтобы понять, в каком месте сколько не связанных между собой цифр, бессмысленных
на сцену выходит объем рабочей памяти. слов или, наоборот, осмысленных понятий. Обычно без оши-
бок удается вспомнить не больше семи. Помните историю
Возможно, вы уже догадались. Посмотрите: чтобы со-
про учеников Эйнштейна? Объем их рабочей памяти был
здать в воображении сложную картину, нужно загрузить
больше.
в рабочую память картинки, слова, звуки из внешнего мира
и из долговременной памяти. И если рабочая память име-
Îáúåì ðàáî÷åé ïàìÿòè âëèÿåò íà ñïîñîáíîñòü êîí-
ет у нас солидный объем, мы можем поместить в нее мно- ñòðóèðîâàòü ìûñëåííûå ìîäåëè. Îí îïðåäåëÿåò ñêî-
го компонентов за краткое время. Если средний — модель ðîñòü è êà÷åñòâî ïðèíÿòîãî ðóêîâîäèòåëåì ðåøåíèÿ.
будущего пазла тоже будет средней, и времени потребуется
больше.
Соответственно, чем бережнее мы обращаемся с рабочей
Давайте теперь посмотрим, что происходит, когда мы об- памятью, тем выше качество умственной работы, меньше
щаемся или читаем. Слова, которые мы прочитали, попа- расход времени и сил. Не будет ошибкой сравнить руково-
дают в рабочую память, в ней соприкасаются с тем, что нам дителя и шахматиста. Качество игры выше у того, кто по-
известно, и, если мы с ними согласны, встраиваются в наше свящает партии всего себя, глубже погружается в размыш-
представление о мире. ления и лучше сосредоточивается.
Если мы хотим что-то написать или рассказать, то доста- Работа Петерсонов в США и Д. Брауна в Англии — сле-
ем из долгосрочной памяти знания, которые лежат в голове дующие важные для нас исследования. Они были проведе-
в виде картинок, отправляем в рабочую, где они превраща- ны в конце 1950-х годов. В них рабочую память тестировали

32 33
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

на забывание. Ученые выяснили: если человека попросить ли она на родном языке или на том, который мы не пони-
прочитать и запомнить набор чисел (или не связанных меж- маем. Подсознание чутко следит за тем, что нас окружает,
ду собой слов), а сразу после дать ему произвести несложное и стремится не упустить возможную опасность. Поэтому уде-
вычисление, то с высокой вероятностью то, что было прочи- ляет повышенное внимание речи.
тано до вычисления, забудется. Эта закономерность получи- Как бы мы ни старались сосредоточиться, если рядом
ла название «замещение следа памяти». болтают, это будет непросто. Вспомните, как сложно
• Когда мы стараемся запомнить несколько слов (или цифр, читать в самолете, когда пилот или стюардессы что-то
или чего угодно), а потом отвлекаемся, их след в нашей па- объявляют. Только что в тишине внимание было отдано
мяти истаивает. Он как бы затирается новой информацией. книге, но зазвучали слова, и мы уже не понимаем, что чи-
Пара примеров. таем.
Начальник отдал срочные поручения, вы вышли от него Последнее, о чем стоит упомянуть, — скорость обработ-
и вас перехватили в коридоре. Слово за слово и, когда дру- ки речи. Исторически сложилось так, что информацию мы
жеский разговор закончен, вы поняли, что б!ольшая часть передаем линейно, с помощью устной или письменной речи.
слов начальника стерлась. Несмотря на долгую историю, человечеству пока не удалось
найти другие способы транслирования знания, которые
Только жена попросила купить продукты и обстоя-
были бы столь же точны.
тельно перечислила, какие именно овощи, крупы и фрук-
ты нужно взять, как вам кто-то позвонил, и в магазине Люди старались сделать текст понятнее, когда снабжали
вы обнаружили, что все забыли. его иллюстрациями, дополняли жестами при рассказе, по-
казывали на примерах и снимали видео. Но, увы, полностью
• Если мы потратили время на создание подробной моде- обойтись без текста при передаче смыслов невозможно.
ли, а потом на что-то отвлеклись, у нас произойдет «за-
тирание» информации. Потом придется начинать заново, Чтобы передать или получить знания, приходится пере-
силы и время были потрачены зря. Это не слишком-то водить речь на язык образов либо наоборот. Например, если
вдохновляет, особенно когда задач много, а времени нет. мы слушаем, звуки попадают в рабочую память, где речевой
центр переводит их в картинки-образы, которые доступ-
Вот, пожалуйста, еще пример. ны для мышления. Если хотим что-то рассказать, процесс
Мы шли по лесу и увидели слиток золота. Однако взять обратный.
с собой его не смогли и решили оставить. Присыпали зем- В обоих случаях производительность ограничена, потому
лей и листьями, запомнили место. Но у нас не было кар- что скорость обработки речи невысока. Если не верите, про-
ты, чтобы пометить на ней клад. Когда через месяц мы следите за тем, как вы читаете (внутренний голос прогова-
вернулись за золотом, то нужное место найти не смогли. ривает увиденный текст — так в кратковременной памяти
Идеи приходят, мы думаем: «О, интересно, надо запом- работает фонологическая петля), и попытайтесь ускориться.
нить» — и через 5 минут забываем. Скорее всего, особых успехов не будет.
Отдельно нужно остановиться на нашей способности от- Если проще, то правильно утверждать, что мы ограниче-
влекаться. Доказано, что речь, которую мы слышим, гаран- ны скоростью, с которой воспроизводим и понимаем речь.
тированно привлекает внимание. Причем неважно, звучит Мы можем говорить и читать быстрее, но даже повышенная
34 35
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

скорость не сильно отличается от обычной, а утомление при Информационный мир


такой манере чтения или разговора значительно. Пока мир вокруг не стал информационным, способность
Вместе с тем, чтобы получить профессию, сохранить кон- к работе с информацией никак не сказывалась на нашей
курентное преимущество, повысить квалификацию, нужно жизни и делах. К миру сегодняшнему мы не готовы. Потому
постоянно учиться. Читать книги, смотреть видео, посещать что эволюционно созданы для существования в другой среде.
семинары. Даже студентам приходится прорабатывать гору Посмотрите вокруг. Если мы не сидим за компьютером,
литературы, что говорить про руководителей. Не забываем и то «залипли» в планшете или телефоне. Не в гаджете, так
о том, что каждый день требуется читать пачки писем и до- в книге. Не в книге, так в газете. Не в газете, так в плеере.
кументов, которые связаны с текущей работой. На все это Поток, идущий в мозг, не иссякает ни на минуту. И потре-
нужно время, которое из-за низкой скорости обработки ин- бляем мы все подряд. Несложно представить, что на это ухо-
формации становится значительным. А когда заняться мо- дит масса времени. Когда уж тут обдумать проблему и как
делированием? Когда работать? следует отреагировать на внешние обстоятельства? Стоит
Кратко подытожим, чем мы ограничены в умственной ра- ли удивляться, что мы мало успеваем сделать, ведь б!ольшая
боте. часть времени занята потреблением.
• От объема рабочей памяти зависит сложность мысленных • Радислав Гандапас пишет, что по сведениям Джона Адаи-
моделей. ра, специалиста по коммуникации, современный человек
• Модель, которую мы с таким трудом создали в воображе- в день обрабатывает около 300 Гб данных. Это больше,
нии, очень легко стереть, если что-то нас отвлекает. чем житель средневековой Европы получал за всю жизнь.
• Скорость приема и передачи информации ограничена ско- Когда мы имеем дело с такими числами, объема рабочей
ростью работы речевого центра. Иногда надо много прочи- памяти и скорости обработки речи становится мало, потому
тать, увидеть и услышать, чтобы создать модель нужного что возникает фактор времени. Именно поэтому нам прихо-
качества. Это не получается сделать быстро. дится оставаться после работы или трудиться дома.
• На сладкое — самое неприятное. Мы общаемся, исполь- Представьте, что вся информация, которую нужно полу-
зуя кратковременную память. Из-за того что скорость об- чить, выглядит, как водохранилище, а наши способности ее
работки речи невысока, очень много времени отдано об- обработки — как бутылочное горлышко. Если бы рабочей
щению. памяти было больше, а скорость обработки речи была выше,
В итоге, кратковременная память используется, когда мы: мы могли бы работать гораздо быстрее. Но что есть, то есть.
И нам нужно научиться так обращаться с собственным «же-
• получаем информацию;
лезом», чтобы заставить его функционировать как можно
• передаем ее; эффективнее.
• размышляем. С детства ни один из нас не задумывался над тем, что
На все это нужно время. Мир стал очень требовательным управление информацией — отдельный навык. Нам никогда
и конкурентным. Сейчас нужно много знать и много думать, не говорили об информационных потоках. И в институте не
чтобы принимать сильные решения, которые приведут к ре- готовили к работе в реальных условиях — когда горят сроки,
зультату. не хватает знаний и все вокруг постоянно отвлекают.
36 37
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

В результате у нас сформирован неправильный навык, что-то новое и накладывают на свои знания, формируя мо-
который мешает быстро работать. Из-за того что он вырос дель в рабочей памяти.
вместе с нами, мы его не видим и не ощущаем. Как не отда- Еще дальше — перед нами рабочий день. Задачи, которые
ем себе отчета в том, что умеем ходить, — просто идем туда, руководители записали в конце совещания, пора отправить
куда нужно. Мир изменился, и уже недостаточно скорости, в работу. Мы вышли с собрания, и теперь пора приступать
с которой мы «ходим». Чтобы все успевать, нужно ходить к ней. Во время работы будет повторяться тот же самый про-
правильно, уметь ставить стопу, иметь легкий шаг, иногда — цесс, только в другом масштабе. Теперь по каждой отдель-
бегать. АНТИтайм-менеджмент — методика, которая позво- ной задаче будет создаваться отдельная модель.
ляет быстро ходить и бегать без насилия над телом и волей.
Продолжать можно до бесконечности. Но вот к чему я этот
Представьте, что мы смотрим на себя со стороны. Из чего разговор затеял? Нам очень важно посмотреть на то, что дей-
складывается наша работа? Кто-то скажет: все, что нужно ствительно происходит с нашими мозгами, и как на самом
нормальному руководителю, — умение смотреть вперед и пла- деле распределяются ресурсы рабочей памяти.
нировать. И с этим не нужно спорить. Действительно, если не
знаешь, куда идти, говорить особо не о чем. Но я все же о дру- Я хочу, чтобы мы еще раз повторили: для создания моде-
гом. Давайте рассмотрим работу руководителя вблизи. ли в воображении требуются время и свободное место. И чем
сложнее модель, тем больше нужно и того и другого. А те-
Начали с планирования? Прекрасно. Положим, мы хотим перь давайте сравним идеальный и обычный рабочий день
определить цели на год. Что происходит? Мы собираем ин- одного занятого руководителя.
формацию о том, что творится в мире, сопрягаем с тем, что
знаем, добавляем туда картину места, куда хотим прийти,
и составляем в воображении модель. Èäåàëüíûé äåíü èç æèçíè ðóêîâîäèòåëÿ
Что она включает в себя? Практически все: то, из чего Завершено стратегическое планирование, проведены
наш пазл складывается, что мы сделаем для того, чтобы его совещания, настала пора обычной работы. Мы, как и со-
собрать, кто этим займется, с какими проблемами мы стол- тни тысяч других руководителей, отправляемся утром
кнемся и т. д. В рабочей памяти возникает большая и слож-
в офис и начинаем день. Только сейчас давайте сделаем
ная картина, которая требует солидного объема, чтобы раз-
исключение. Оно заключается в том, что день у нас будет
вернуться. Для создания такой модели нужно время. И чем
идеальный! Самый лучший, самый удивительный рабочий
она больше и сложнее, тем дольше мы будем ее «придумы-
вать».
день, за который мы все успеем и почти не устанем.
Пошли дальше. Стратегическое планирование завершено, Кабинет встречает нас прохладным чистым возду-
пора приступить к совещанию. Мы собираем сотрудников, хом. Ночью было открыто окно, и он проветрен. Из парка
презентуем свою модель, передаем им информацию о ней рядом доносятся запах цветущих деревьев, пение птиц.
слово за слово, картинка за картинкой. Стараемся, чтобы В офисе тихо. Мы садимся за стол, он чистый.
они все правильно поняли (без искажений воссоздали вашу На столе нет ни одной лишней бумажки. Они аккурат-
модель). Со стороны тех, кто нас слушает, процесс обратный. но сложены или подшиты. В стаканчике стоят ручки
Слово за слово, картинка за картинкой они собирают инфор- и карандаши, в светлой папке — чистые листы. На столе
мацию, которую вы хотите им передать. Слушатели узнают только компьютер.
38 39
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Включаем его и первым делом приступаем к задачам раз- час. Мы точно знаем, чем заняться, что следует делать
вития. Разбираем записи с совещания, смотрим задачи, за- и к каким результатам это приведет. В голове полная
думываемся. В офисе тихо, ничто не мешает нам встать ясность, все просто.
со стула, подойти к окну, посмотреть в него и увидеть Когда мы занимаемся делами, то спокойно погружаем-
только то, что предстает перед мысленным взором. Мы ся в проблему, как следует обдумываем ее и принимаем
ищем решение и вот уже к нему приходим. Кажется, мы сильные решения. Нам легко сосредоточиться. Если нуж-
ухватили мысль за хвост, теперь нужно сделать набросок. но, мы отправляемся искать недостающие данные, они
Берем лист бумаги или открываем программу и начина- быстро находятся.
ем набрасывать то, что будет потом интеллект-картой Мы можем уделить каждой задаче, каждому делу, ка-
этого проекта. Время идет незаметно, пролетело почти ждой проблеме столько времени, сколько нужно. И поэтому
полтора часа, но мы настолько глубоко в своих мыслях, приходят сильные решения. Конечно, мы занимаемся толь-
в работе, что ничего вокруг не замечаем. ко важными проблемами, решения которых требуется
Наконец все сложилось. Модель закончена, можно при- именно сейчас (на все подряд никогда не хватит времени).
ступать к решению. Вызываем сотрудников, даем пору- Что вы чувствовали, когда читали этот раздел? Какие
чения, определяем сроки, реперные точки, систему конт- картины вставали перед вашим мысленным взором? Какие
роля, KPI. Готово! эмоции вы ощущали? Возможно, вы хотели, чтобы идеаль-
Это самая важная задача, которую только можно пред- ный день, который мы только что описали, оказался вашей
ставить. Мы сделали то, что послужит движению вверх, реальностью? Или чувствовали, что абсолютно не согласны
развитию. Пора посмотреть, что у нас есть из текущей с описанным?
работы. Конечно, это утопия. Но никто не говорит, что мы не
Закончив с основными делами, мы можем немного пе- должны к ней стремиться. Зачем я об этом заговорил? Ответ
редохнуть, выпить кофе, а потом приступить к текуч- будет дан, после того как мы посмотрим на обычный рабочий
ке. Когда мы возвращаемся к работе, то точно знаем, чем день руководителя.
нужно заняться. Не хватаемся за несколько дел разом.
Без всякой спешки принимаемся решать задачу за за- Îáû÷íûé äåíü èç æèçíè ðóêîâîäèòåëÿ
дачей. Вы приехали на работу с больной шеей и красным
Нам легко определить, какие проблемы требуют вни- ухом, потому что прижали к нему плечом телефон, ког-
мания в первую очередь, какие могут подождать, поэтому да нужно было схватить карандаш и черкнуть что-то в
мы снова погружаемся в работу. В этот раз уже не нужно блокноте во время разговора. Водители маршруток, ко-
столько думать, ведь многое из того, что надо сделать, торые вы объезжали, с завистью смотрели, как лихо вы
знакомо. Мы без труда справляемся с задачами. жонглируете предметами за рулем.
Мы не устаем, потому что внимание уходит только Пока паркуете машину, в голове рождается идея, куда
на то, что действительно важно. Мы не распыляемся на нужно двигать компанию в этом году. «Надо бы ей как
множество мелких дел, а выполняем нужное именно сей- следует вызреть, чтобы проработать стратегические
40 41
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

цели», — думаете вы. В это время открывается лифт, — А мне до сих пор никто не сказал, когда я могу от-
и вы оказываетесь нос к носу с заместителем. гулять отпуск! Михаил Александрович, вы поймите,
— А я вас везде ищу! — начинает он радостно. — Пом- мне не то чтобы очень нужно, я могу и компенсацию за
ните начальника HR-службы, которую мы взяли прош- неиспользованный попросить. Но все же хочется знать:
лым летом? Так она беременна! Что будем делать? либо мне билеты идти покупать, либо семье сказать, что
буду работать!
Зам скалится во весь рот, лифт приходит на ваш
этаж, и люди вываливаются в коридор, вынося вас с собой. Надежда проскочить в кабинет серой мышкой тут же
испарилась. Вы пытаетесь сообразить, что ответить,
— Мало того, она только сейчас сказала, а у нее уже
в это время звонит сотовый — на автомате берете труб-
пятый месяц! — продолжает повествовать замести-
ку и, сделав строгое лицо, топаете мимо.
тель. — Вы только подумайте, какая неприятная нео-
жиданность, у меня на нее были такие надежды! Так что — Алло! — говорите вы трубке.
будем делать? — Здравствуйте! Меня зовут Мария Иванова. Я пред-
Тоскливо наблюдаете, как в голове исчезают последние ставляю компанию «АММ Сервис». Вы оставили нам свои
тени чего-то очень важного, что должно было дать всей контактные данные на выставке полтора года назад, и я
компании толчок в развитии. В груди поселяется непри- звоню, чтобы рассказать о нашем новом продукте. Он ка-
ятное ощущение чего-то забытого, что вот где-то здесь сается руководителей, которые много времени проводят
крутится, но никак уже не найти. Взгляд бродит вокруг в авиаперелетах и страдают от джетлага... — пока Ма-
и снова наталкивается на круглое лицо зама. рия разливается соловьем, вы думаете, что надо перепро-
верить, спрашивает ли при звонке ваш отдел телемарке-
— Михаил Александрович, у вас все хорошо? Вы плохо
тинга: «Удобно ли вам говорить?»
себя чувствуете? — его лицо принимает озабоченное вы-
ражение и он заглядывает вам снизу в глаза. Вы приходите в кабинет, закрываете дверь, опуска-
ете жалюзи, открываете окно — опять душно. Отопле-
— Заботливый, сволочь, — думаете вы с ненавистью.
ние жарит так, что на батарее можно готовить. Кладе-
— Так что же делать-то будем? Искать кого или пока те трубку со словами: «Мне неудобно», ставите на стол
так перебьемся? — продолжает гнуть свое замести- ноутбук, открываете почту.
тель.
Там 75 непрочитанных писем. Их столько, что даже
Собираетесь уже что-то ответить и открываете две- не понятно, что это за сообщения. Какие-то рассылки,
ри офиса. У входа вешалка, рядом с ней стоят коллеги, пачка писем, где вы просто в копии, уведомления от со-
насилуют кофемашину и обсуждают последние сплетни. циальных сетей, напоминание от провайдера (о, точно,
Как только они вас видят, двое отделяются от толпы надо заплатить, пока не отключили). Наконец, взгляд
и забрасывают вопросами: падает на письмо от партнера. Это серьезно, погружаем-
— Михаил Александрович, а когда у нас будет совеща- ся в чтение.
ние? С прошлого понедельника уже два раза переносили. — Простите, можно? — с этими словами говорящая
У меня проектный отдел стоит, мы не знаем, что делать. голова появляется в двери. Она торчит и тревожно погля-
Когда мы поймем, куда развиваемся? — начал один. дывает: мол, можно ли?
42 43
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

— Надо все же повесить на двери светофор. Опять за- Надо бы посмотреть, но сейчас 12:30, а впереди еще
был! Сколько можно! — думаете вы и бросаете голове: куча дел. «А, потом! —решаете вы. — Ой, я же забыл после
— Заходи! переговорки включить звук на телефоне».
Пока голова превращается в тело и оказывается в ка- Смотрите на телефон, там мигают: SMS, пара сооб-
бинете, помечаете письмо как непрочитанное. щений в Вотсапе от жены, два неотвеченных вызова (ка-
дровичка звонила, боится, что я узнал, наверное) и сооб-
— Там представители поставщика пришли. Вы проси-
щения из Фейсбука и ВКонтакте.
ли напомнить, что хотели быть на их презентации, —
говорит помощник. 10 минут уходит на общение с беременной: «Очень
рад за вас, поздравляю, никаких проблем, что вы, ника-
— Ого, так они же должны быть в 11, — думаете вы
ких обид, бога ради, не переживайте, все хорошо, ничего
и смотрите на часы. Там 10:45. Вот время летит! Вы го-
страшного, мы вас всегда ждем, скорее возвращайтесь,
ворите:
спасибо, спасибо большое, да, мне нужно работать, изви-
— Хорошо, пошли, — и отправляетесь в переговорку. ните, буду очень рад, если сообщите, мальчик у вас или
Пока пьете кофе, болтаете с продавцами поставщика. девочка».
Интересные ребята. — М-да. Опять потеряли HR-а. Место это у нас, что
— Может, приступим? — спрашивает зам. Он тоже, ли, проклято? — в голове крутятся невеселые мысли. —
оказывается, тут. Опять продажи просядут, блин, там текучка, и инже-
Час вы сидите с открытым ртом. Парни с той сторо- нера нормального не смогли до сих пор найти. Одноклас-
ны стола жгут напалмом. Они принесли решение, о кото- снице, что ли, позвонить? У нее, кажется, сестра HR-ом
ром вы только вчера мечтали. Полная автоматизация работает.
всей IT-инфраструктуры, больше никакой неразберихи — Юля, привет! Не отвлекаю? Как жизнь?
в компании, будет полный порядок! А сколько это сэконо- Поговорили за жизнь, вспомнили знакомых, вопрос не
мит денег! решили. Пока вы отвечали на SMS, время обеда. Звонит
Презентация закончена, все довольны, вы поручаете жена, просит за ней заехать.
проработать предложение и возвращаетесь к себе. Броса- После обеда возвращаетесь в офис, проскочить к себе
ете в шкаф буклеты и распечатку слайдов, садитесь за снова не удается. Наконец вы всех выслушали, ответили
ноутбук. на вопросы, пока шли до кабинета, вспомнили, что обеща-
«Где-то тут было письмо Миши (партнера), где же ли утром начальнице продавцов решить вопрос с отпу-
оно? — пока вас не было, в ящик нападало еще 40 писем. ском. Звоните, просите взять компенсацию и остаться
Нашлось! Открываем, продолжаем чтение. — Что тут на работе: «Сами понимаете, и так текучка, а еще найм
у нас?.. Т-а-а-к. Стартапы. Так, молодые ребята. Так, ин- просядет, просядут продажи, поэтому вы уж полгода по-
тересный проект. Так, последние тренды. Ага, будем ли дождите, пожалуйста».
мы в такое инвестировать? — В приложении бизнес-план Проходите мимо помощника, говорите, чтобы час
на 30 страниц. никто не заходил, садитесь и разгребаете почту. «Сколь-
44 45
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

ко мусора, мама дорогая! Зачем мне рассылки, которые Зачем нужно было посмотреть на идеальный день, а по-
я уже 10 лет не читаю...». Рассылки отправляются в от- том понаблюдать за тем, как все происходит в жизни выду-
дельную папочку. Теперь их ровно 10 300. манного Михаила Александровича? Я хотел как можно ярче
В тишине проходит минут 40, а потом все как с цепи показать один главный и один побочный момент, которые
срываются. Трезвонит телефон. Сначала мобильный, по- отличают недостижимую утопию от суровой реальности.
том офисный. С трубкой у уха вы что-то записываете. Вот они:
Это зам, захлебываясь радостью, говорит, что завтра 1) нас никто не беспокоит;
придет собеседоваться новая кадровичка, с которой он 2) мы точно знаем, что и для чего нужно делать.
совершенно случайно познакомился сегодня в спортклу-
Вторая история характерна тем, что мы не просто еще
бе.
не определили, куда идти, хотя вроде бы год давно начался,
«Конечно, случайно, ага... — думаете вы. — Что? Во и даже сотрудники воют оттого, что у них нет целей. В этом
сколько? В 10? Наверное, могу, подожди минутку, — вы- примере нас постоянно отвлекают, дергают, сбивают. Не по-
глядываете за дверь к помощнику. — Серега, что у меня зволяют сосредоточиться и заняться работой.
завтра в 10? — возвращаетесь. — Да, могу, пусть прихо- Бедный Михаил Александрович попал в самое сердце ин-
дит. формационного шторма, который не дает вздохнуть и огля-
День клонится к завершению. В туалете сотрудники деться, вынуждает работать дома, чтобы не пойти ко дну.
курят, вы смотрите на них неприязненным взором: по- К тому же он забыл, что жена просила купить продукты и,
курить у них всегда время есть. Подписываете договоры, скорее всего, заработал ее недовольство — вечер дома безна-
еще несколько звонков по телефону, снова отвечаете на дежно испорчен.
письма. Жена позвонила, попросила заехать за продукта- Как можно перенести увиденное на модель, по которой
ми: «Я не могу, вечером косметолог». работает память?
В общем, народ в офисе потихоньку расходится. Теле- Пока наш герой ехал на работу, трезвонил телефон, и ему
фоны замолкают. Вы просматриваете ежедневник. Из приходилось судорожно записывать памятки на клочках бу-
десяти дел, которые вы хотели сделать сегодня, можно маги. В его рабочую память каждый звонок вливался поток
вычеркнуть только три. «Куда опять время делось? Как за потоком.
будто только на работу пришел, а день уже пролетел». Помните, мы говорили про след памяти, который легко
Еще полчаса ждете, чтобы не собирать пробки, берете истаивает? Новая информация смывает старую так же, как
ноутбук, приезжаете домой и опять за работу. В девять волны стирают следы на песке. Когда нам поступают звонок
вечера открывается дверь, пришла жена: «Ты продукты за звонком, мы очень легко забываем, о чем думали до того,
купил?» Вы хватаетесь за голову — забыли. как взяли трубку. А после второго разговора посредственно
Пример, конечно, выдуман и преувеличен. Однако когда помним первый.
я написал этот отрывок и показал разным людям, не было Что произошло, когда наш герой приехал на работу?
человека, который не согласился бы, что он отлично отража- Он обдумывал идею, которая очень нужна и важна для него
ет суть. и компании, — его занимало, куда следует двигаться даль-
46 47
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

ше. У него созревала идея. Как это происходило, если посмо- Тот, конечно, не скажет, что забыл, объяснит все тем, что
треть на нашей схеме? времени не было, но неприятно ему все же будет.
Михаил Александрович доставал из долговременной па- В результате к концу дня едва-едва побеждена рутина, да
мяти все, что касалось занимавшей его проблемы, загружал и то, скорее всего, не вся. Разобрана почта, рассортированы
в рабочую память и начинал комбинировать, давая волю во- бесполезные рассылки, которые никогда не будут прочита-
ображению. Он искал ту картину, которая его устроит. ны, отвечено на все звонки, просмотрены даже уведомления
В этот момент со своими проблемами вклинился зам, из социальных сетей и SMS.
который хамским образом смял созданную с таким трудом День закончен, но работы еще навалом — в ежедневнике
и тщанием работу воображения. След памяти был стерт про- осталось 7 задач из 10. Приходится нести ее домой, чтобы
блемой, связанной с беременной кадровичкой. в личное время снова заниматься делом. Конечно, бедный
Но и тут шефу не дали додумать. Как только он появил- начальник забывает о том, что нужно зайти в магазин — го-
ся в офисе, со своими проблемами накинулись сотрудники лова-то забита.
и раздергали его сознание на части, ввергнув начальника Итак:
в ступор. 1. Нашему герою приходится работать вечером, потому что
Для тех, кто знаком с эриксоновским гипнозом, это не вечером никто не отвлекает.
открытие. Когда два человека одновременно говорят, же- 2. Толком ничего не сделано, из-за того что Михаилу Алек-
стикулируют и трогают руками третьего, тот почти всегда сандровичу пришлось стать «в каждой бочке затычкой».
«зависает». Впадает в транс, из-за того что рабочая память
Есть еще третья проблема, которую нужно рассмотреть
перегружена входящими потоками и человеку просто «негде
отдельно. За то время, что идет работа, компания никуда не
думать».
двигается. Она стоит на месте, потому что руководство до
В эти моменты мы беззащитны, потому что сознанию не раз- сих пор не определило цели.
вернуться — рабочая память забита. А вот подсознание, наобо-
Однако это все следствия.
рот, полностью открыто. И если попадется знающий человек,
в такой момент он может легко сделать сильное внушение. Причины, по которым мы сталкиваемся с такими пробле-
мами, в том, что:
Подобные ситуации повторяются на протяжении всего
рабочего дня. Информационный шторм атакует, не дает за- 1) нас захлестывает информационным штормом, а мы не
няться тем, что записано в ежедневнике. Тем, что действи- умеем плавать;
тельно нужно. Это принуждает нашего героя разбираться 2) это не дает сосредоточиться и создать в воображении мо-
с текучкой и вязнуть, вязнуть в рутине. дели задач, которые нужно решить.
Он читает письмо партнера (уже во второй раз) и решает Иными словами, из-за того что у нашего выдуманного ди-
позже посмотреть бизнес-план, но, вероятнее всего, просто ректора нет навыка работы с информацией, он страшно за-
об этом забудет. Точно так же, как о продуктах. Голова заби- нят, но толком ничего не делает. Его рабочая память все вре-
та хаотичными потоками, какая уж тут память... Поэтому, мя забита текучкой, дела очень быстро сменяют друг друга,
когда ответ на письмо будет сильно нужен, партнеру придет- смывают след памяти и не дают толком сосредоточиться ни
ся позвонить Михаилу Александровичу и пристыдить его. на одной проблеме.

48 49
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

О какой эффективности идет речь? А ведь так работают лодого стоматолога (или любого другого специалиста), ко-
многие руководители! И только потому, что не знают, как торый посещает конференцию за конференцией и украшает
устроена их память и как выглядит информационный мир. стены своего кабинета новыми дипломами?
К счастью, АНТИтайм-менеджмент помогает правильно ра- Большинство скажут, что в последнем случае с мотива-
ботать с информацией. Главная его цель — дать нам возмож- цией все в порядке, а вот у Обломова и любителя выпить ее
ность как можно лучше распоряжаться тем немногим, чем нет. Однако это не так и чуть позже мы поймем, почему. А са-
нас одарила Природа. мое главное, увидим, как верный подход к мотивации помога-
Методика GTD — один из навыков, на который опирается ет работать в 2 раза меньше, а делать больше.
работа с информацией и АНТИтайм-менеджмент. Она позво-
ляет сосредоточиваться на самом важном и иметь свежую го-
лову даже в самый напряженный рабочий день. Ìîòèâàöèÿ
Если воспользоваться толковым словарем, то мы узнаем,
что «мотивация — это побуждение к действию». Мы будем
Ãëàâà 2. Ïðîáëåìà çåëåíîé пользоваться другим определением.
Мотивация — базовая потребность любого человека. Она
çîíû выражается в том, что каждый из нас стремится улучшить
свою жизнь или не допустить ее ухудшения. Именно это объ-
Что общего у желаний: единяет такие разрозненные желания, как установка желез-
• купить новый телефон; ной двери и улучшение продаж. И то и другое меняет что-то
в нашей жизни к лучшему.
• выйти за пивом;
Возможно, вам на ум пришло, что я не совсем прав. Дока-
• поставить армированную железную дверь;
зано, что человек стремится к удовольствию и бежит от того,
• включить сигнализацию; что вызывает у него неприятные эмоции. И все поведение про-
• поехать в отпуск; диктовано именно этим. Вы правы, мы действительно зависи-
• поднять продажи; мы от положительных и отрицательных эмоций. Некоторые
• сопротивляться их падению; психологи называют это мотивацией «тяни-толкай», в том
смысле, что положительные эмоции нас тянут к себе, а отри-
• занять новую интересную должность;
цательные отталкивают. Однако хочу обратить ваше внима-
• написать книгу; ние на то, что эмоции — следствие поступка. Положитель-
• поспать подольше; ные — вознаграждение. Отрицательные — наказание. Кнут и
• не ходить на работу? пряник. Шпора и морковка. Природа создала великолепный
балансир. Когда мы делаем то, что нам на благо, то испытыва-
Дополнительно хочется подкинуть задачку, попросив от-
ем удовольствие. Когда вредим себе — дискомфорт.
ветить на вопрос: «Есть ли мотивация у Обломова?» Есть ли
она у лентяя, чьи интересы лежат в области «поскорее уйти К сожалению, эта система настроена под другие условия,
с работы и сходить за пивом»? Есть ли она, например, у мо- нежели те, что окружают нас сегодня. Сегодняшний мир

50 51
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

невероятно сложен, и в нем есть масса такого, с чем чело- тивляться. У него появиться мотивация сохранить то, что
веческий род никак не мог столкнуться на эволюционном он имеет.
пути. Поэтому возможны сбои, когда мы получаем удоволь- У лентяя она тоже есть. Не зря он оформлял кредит, тща-
ствие от того, что нам вредит. Например, от курения. Но это тельно выбирал новый телевизор, потому что у того огром-
не предмет нашего внимания, давайте вернемся к теме. ный экран, а значит, можно получить больше удовольствия.
Так получилось, что под мотивацией нами по умолчанию Мотивация улучшить свою жизнь хотя бы в плане просмотра
понимается стремление со знаком плюс, во благо компании, телевизора налицо — она побуждает к тому, чтобы выйти из
семьи, общества и личного развития. Конечно, это так. Одна- дома и совершить покупку.
ко в контексте данной книги удобнее смотреть на проблему Можно привести еще несколько примеров и взять для ана-
шире. лиза истории тех людей, о которых мы привыкли говорить,
Каждый из нас желает сделать свою жизнь лучше и что у них мотивации точно нет. В каждой истории будет что-
прикладывает какие-то усилия. У кого-то это выражается то, что подойдет под наше определение. Каждый герой при-
в стремлении больше зарабатывать, у кого-то — в желании ложит усилия для того, чтобы улучшить свою жизнь хотя бы
купить новый телевизор. Каждый из нас плохо реагирует на в каком-то одном направлении.
изменения к худшему1. Если они происходят, мы очень ста- До определенного момента развитие человека сводится
раемся возвратить статус-кво. к тому, что каждый новый шаг он предпринимает, чтобы до-
Мотивация как базовое желание обычно не осознается. стичь большей безопасности, комфорта или просто удоволь-
Мы отдаем себе отчет в конкретных потребностях, которые и ствия (либо всего вместе). Вспомните, когда вы покупали
нужно удовлетворить, чтобы почувствовать себя лучше. новую машину, дом, телефон или сумку, что вами двигало?
Конкретные потребности формируются, исходя из двух В новой машине лучше АБС (безопасность), тише рабо-
вещей — знаний, которыми мы обладаем, и условий, в кото- тает двигатель (комфорт), ярче впечатления от вождения
рых находимся. На стыке этих областей и рождается офор- (удовольствие), интересней дизайн (удовольствие, эстетика).
мленное желание, главная цель которого — сделать нашу Новый дом просторнее (комфорт), он в безопасном районе,
жизнь лучше или не допустить ее ухудшения. вокруг много зелени (удовольствие, эстетика) и т. д.
Есть ли мотивация у Обломова? Есть ли она у лентяя, Давайте посмотрим, почему так происходит. Ведь это
который любит развалиться перед телевизором? Если оце- стремление имеет очень простое и ясное объяснение.
нивать в рамках нашего подхода — есть. Обломов активно
противится тому, что может изменить его привычный образ
жизни. Он привык к неподвижности, безопасности и ком- Ðåñóðñû
форту и очень плохо реагирует, если что-то извне прину- Чтобы сделать свою жизнь безопаснее или комфортнее,
ждает его к движению. Он приложит усилия и будет сопро- собственных сил часто недостаточно. Приходится использо-
вать средства, благодаря которым новая машина, курсы по-
вышения квалификации, телевизор с большей диагональю
1
Этот подход хорошо согласуется с работами Канемана и Тверски, ко- станут доступны. Чтобы реализовать главную потребность,
торые открыли асимметрию в восприятии потерь и приобретений, нам нужны ресурсы.
положив ее в основу теории перспектив.

52 53
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Давайте забежим немного вперед и представим, что все, Более точный пример с продажами: они были на уровне,
чем мы обладаем, все ресурсы, которыми располагаем, за- и мы долго не работали над отделом продаж, а когда упали —
ключены в своего рода батарейку. В ней помещается то, что ночевали на работе, чтобы все поправить.
легко измерить: деньги, квадратные метры, лошадиные
силы, калории. В ней же все, что измерить непросто: статус, Ñòðåìëåíèå ê âûæèâàíèþ
положение в обществе, уровень уважения окружающих,
любви близких. Осталось разобраться, что такое опасная зона, которая
Теперь представим, что в этой батарейке есть красная отчеркнута красной линией, и чем она так страшна. И что
линия, которая обозначает критически низкий запас ре- это за зона, где ресурсов для комфортной жизни достаточно,
сурсов. Когда уровень денег (квадратных метров, удоволь- и почему мы туда так стремимся? Ведь дело не в самой опа-
ствия, статуса, уважения и т. д.) ниже этой линии, нам не- сности и не в самом комфорте.
комфортно, и мы стремимся подняться выше. В ту область, Почему человек хочет улучшать свою жизнь и яростно со-
где уровень денег (или других ресурсов) будет достаточным противляется ее ухудшению?
(комфортным). Чтобы ответить на этот вопрос, я обычно предлагаю мы-
Вместо денег можно представить что угодно. Например, сленный эксперимент. Прошу участников тренинга предста-
мы живем в крохотной квартире и мечтаем переехать в боль- вить, что помещение, в котором мы сидим, внезапно стало
шой дом. Стремимся увеличить свою жилплощадь. Или по- очень душным, в нем почти не осталось кислорода. Какое
пали в новую компанию, где еще не завоевали желаемое по- желание будет у всех первым? Ответ всегда единодушен —
ложение. И будем стремиться его заполучить. желание вздохнуть.
Теперь представим, что мы недостаточно хорошо себя Какие потребности лежат в основании пирамиды Маслоу?
чувствуем и стараемся поправить здоровье — видите, при- Экзистенциальные, иным словом, базовые, самые простые,
мер с батарейкой успешно описывает мотивацию даже в зоне которые отвечают за жизнь нашего тела. За выживание.
ухода за собой. Когда нам некомфортно, мы стараемся выйти
Пока нам нечем дышать, мы не думаем, что хотим есть.
в ту зону, где дискомфорт исчезнет и ничто не будет нас бес-
Когда нечего есть, не думаем, что надеть. Когда негде жить,
покоить.
не особо заботимся о том, что нужно продолжить род и заве-
Если представить, что наше здоровье было в полном по- сти семью. Ну и т. д.
рядке (то есть мы находились выше опасной зоны) и очень
долго мы ничего для его поддержания не делали, а потом Стремление вверх по ступеням пирамиды Маслоу и есть
внезапно заболели, это будет примером того, как хорошо стремление к улучшению собственной жизни. Оно начинает-
работает режим энергосбережения (с которым мы познако- ся от базовых потребностей, за которыми стоит выживание,
мимся чуть позже) и как охотно мы сопротивляемся нега- и поднимается ко все более высоким уровням. Однако общее
тивным изменениям. Пока все было хорошо — пропускали направление одно — выживание.
плановые обследования. Как только что-то заболело — по- Когда мы стараемся улучшить свою жизнь, поднять уро-
бежали лечиться. вень ресурсов выше красной отметки, выйти из зоны диском-
форта, опасности, мы заботимся о собственном выживании.
По сути, стремимся пройти естественный отбор.
54 55
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Когда закрывается и эта проблема, поднимает голову по-


требность в познании. Затем — в самореализации. Не слу-
чайно кризис среднего возраста приходится на время, когда
СамоZ дети повзрослели, а на работе или в бизнесе уже есть опреде-
актуализация ленные успехи. Когда не нужно думать, как упрочить свое
положение, возникают другие вопросы — о цели, предназ-
Я уважаем, начении. Это переход на другой виток развития: от заботы
меня признают о теле (своем и близких) к заботе о сознании, разуме и само-
реализации.
Меня любят, я не один,
я принадлежу группе На каждом этапе повторяется одна и та же картина: мы
стараемся увеличить ресурсы в батарейке до уровня, когда
сможем сделать переход на следующую ступень пирамиды
Я защищен:
Маслоу. Как только этап достигнут, открывается новая по-
нет страхов, есть безопасность
требность, которая предполагает накопление ресурсов до
иного уровня. (Под словом «ресурсы» я понимаю все, чем мы
Удовлетворены физиологические потребности: обладаем, не только деньги, но в том числе, например, друж-
я поспал и не голоден бу и знания.)
Так работает основной закон природы. Чем больше у нас
друзей, квадратных метров или денег, тем легче мы пере-
Если мы на первом уровне пирамиды, это проявляется на- носим перемены. Тем проще переживаем тяжелые ситуа-
глядно. Если выше — опосредовано. Но факт остается фак- ции. Тем выше наши шансы на долгую жизнь. Чем больше
том: мы постоянно стремимся упрочить свою способность у нас ресурсов, тем реальнее пройти половой отбор, раз-
к выживанию. множить свои гены: тело все равно умрет, гены будут жить
Мотивация — стремление не просто улучшить свою дольше.
жизнь. Это попытка увести нас из зоны, где наше выжива- Выживают самые приспособленные. Как правило, то,
ние под угрозой, в область большего комфорта и безопасно- благодаря чему мы приспособились, привлекательно для
сти. Следовательно, мы мотивированы, только если ощуща- полового отбора. Так Природа получает лучшие гены, а зна-
ем опасность или дискомфорт. чит, более сильных, более приспособленных. Знаете, что
Пока мы на первых уровнях пирамиды Маслоу, в центре удивительно? Разница между человеком и животным в том,
внимания наше тело и его жизнь. Как только в батарейке ре- что человек сознательно старается стать лучше, чтобы прой-
сурсов достаточно, просыпается потребность продолжения ти горнило естественного отбора. Мы не просто соревнуемся,
рода. Природа говорит: ты защитил от смерти тело, теперь мы учимся, занимаемся, прилагаем усилия.
защити от смерти свои гены. Как только появились дети, Существует точка зрения, что есть «мотивация от» и «мо-
круг завершается, и просыпается забота о безопасности тивация к», и последняя более моральна и гораздо выше. Как
и комфорте тех, кто нам дорог. Мы стремимся обеспечить мы увидим дальше, «мотивации к» нет. Достижение желае-
здоровье и благосостояние своей семьи и детей. мых высот — всегда стремление от дискомфорта в сторону

56 57
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

безопасности и комфорта. Наш отечественный автопром — ет себя неуверенно, его положение в компании ниже красной
яркий тому пример. Там, где есть конкуренция, есть и рост. черты в батарейке), а тот, что закрепился в штате, — меньше
А где присутствуют дотации, там ничего не происходит, — (он в зоне комфорта). Этот подход объясняет, почему мы гото-
все и так хорошо и безопасно. вы вкалывать ночами, если упали продажи, а если все хорошо
Вы можете сказать, что тут наблюдается противоречие. — не можем себя заставить толком поработать.
Если каждый раз мы успешно уходим от опасности и диском- Именно эта модель объясняет, почему все стратегии из се-
форта и закрепляемся на новом этапе, а потом снова стре- рии «нужно себя мотивировать» не работают. Одновременно
мимся наверх, почему «мотивации к» нет? К сожалению, она истолковывает эффект диеты — момент, когда наступает
здесь тоже поработала Природа. Она создала то, что ученые откат и все достижения мотивации сводит на нет неделя без-
назвали адаптацией. Чертой, благодаря которой примерно делья.
через 3–4 месяца мы перестаем замечать радости нового,
и все успехи «обнуляются». Ðåæèì ýíåðãîñáåðåæåíèÿ
Вы радуетесь новому дому? Спустя полгода он уже не ка- Рассказ о мотивации был бы неполным, если бы мы не по-
жется непривычно светлым и просторным. Мы к нему при- смотрели на то, как ведет себя человек, который находится
выкли и то, что раньше было желанным преимуществом, в зоне комфорта. Тот, чья батарейка полна ресурсов и они
уже не ощущаем. Вы любите запах новой машины? Спустя выше красной линии.
8 недель мы его уже не чувствуем, как не слышим прият- Чтобы это представить, достаточно двух слов: «студент»
ный призвук мотора. Проходит время — и хочется чего-то и «сессия». Миллионы студентов по всему миру учатся оди-
нового. Природе нужен постоянный рост и постоянное раз- наково. Они не прикладывают больших усилий в течение се-
витие, неуклонное стремление от дискомфорта к лучшему местра, но как следует напрягаются в сессию, хотя могли бы
(которое скоро станет привычным, а потом дискомфорт- спокойно подготовиться, если бы начали заранее.
ным). Масса проектов делается по той же схеме. Пока дедлайн
До определенного этапа, на котором человек переходит далеко, большой активности не наблюдается. Но как только
на другой уровень развития личности, этот принцип реали- сроки начинают поджимать, мы готовы работать все больше
зуется двумя путями: фактическим стремлением к большей и больше.
безопасности и к большему комфорту, в целом — к большему Вы можете сказать, что причина — банальная лень. И это
удовольствию. категорически неверно. Базовое стремление каждого чело-
К большей безопасности, потому что это напрямую за- века без исключения — сделать свою жизнь лучше или не
щищает нас от угроз, которым может подвергнуться наша допустить ее ухудшения. Как именно — каждый выбирает,
жизнь. К большему комфорту потому, что комфорт — сни- исходя из своего разумения и тех условий, в которых нахо-
жение энергозатрат. Чем комфортнее наша жизнь, тем мень- дится.
ше сил, эмоций и ресурсов мы тратим, что положительно Лень — качество, которое очевидно вредит своему обла-
влияет на нашу способность к выживанию. дателю. А ни один человек по определению не способен на-
Такой подход к мотивации объясняет, почему сотрудник на носить себе вред сознательно. Когда сессия далеко, мы не
испытательном сроке всегда хорошо мотивирован (он ощуща- торопимся учиться. Экономим ресурсы, силы (калории,

58 59
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

которые легко подсчитать), потому что бессознательное ìåíè îçíà÷àëà âåðíóþ ñìåðòü, íå ñëó÷àéíî ñàìûì
ощущаем: мы в безопасности. Включается режим энергос- ñòðàøíûì íàêàçàíèåì â òå âðåìåíà áûëà íå êàçíü,
бережения. à èçãíàíèå.
Есть мнение, что этот режим появился как ответ на не-
предсказуемость внешнего мира. За время своей эволюции Несложно представить, почему мы так неохотно расста-
человек постоянно сталкивался с тем, что завтра его могут емся с тем, что имеем. Почему в зоне комфорта так стараем-
подстеречь голод и опасность, что он может умереть от бо- ся ничего не делать, сберечь калории и ресурсы. Потому что
лезней или пострадать от врагов. Это научило его как можно программа, которая многие поколения была «зашита» в ге-
бережнее расходовать то немногое, что удавалось получить, нах, говорит нам: «Если все хорошо, НИЧЕГО НЕ ТРОГАЙ
дольше сидеть в пещере и не испытывать судьбу. И НИЧЕГО НЕ МЕНЯЙ!»
Чем бы мы ни обладали, все подчинено режиму энергосбе-
режения. Особенно это касается наших сил и калорий. Глав- Íåìíîãî î ìîçãå
ная цель этого режима в том, чтобы как можно дольше не
выпадать из зеленой зоны в красную. Как можно дольше не Режим энергосбережения важен для нас настолько, на-
расходовать калории — ни на физическую, ни на интеллек- сколько можно себе представить, понимая, какую роль
туальную деятельность. в жизни человека играет мозг. Вооружившись этим знани-
ем, мы найдем объяснения проблемам низкой мотивации,
Я представляю его себе, как огромный рубильник, ко-
а также вполне прикладным вещам, таким как требования
торый очень неохотно переходит в положение «ВКЛ». Для
по формулировке задач и правила работы с ними, которые
этого ему нужен серьезный довод. Нам должна грозить опа-
мы затронем позже.
сность. Необходима угроза нашему выживанию.
Мозг — удивительное творение Природы. Его потенциал
Его назначение очевидно, если посмотреть, как жили
очаровывает, его умения поражают, его возможности дают
люди раньше и насколько сегодняшний мир отличается от
нам самое важное, что у нас есть, — способность управлять
того, в котором формировались наши гены.
своей жизнью. Человек — единственное существо, которое
не просто имеет уникальное приспособление в виде разви-
Ïðåäñòàâüòå ñåáå ÷åëîâå÷åñêèå ãðóïïû, ðîäû, ïëåìå-
того мозга, но сознательно изменяет свою специализацию,
íà, íåáîëüøèå ñîöèóìû, êîòîðûå ñóùåñòâîâàëè äî
чтобы успешно проходить естественный отбор. Мы сделали
ïîÿâëåíèÿ ïðîèçâîäÿùåãî õîçÿéñòâà (à îíî, ïî ðàç-
íûì äàííûì, âîçíèêëî 10–13 òûñÿ÷ ëåò íàçàä). Ïî ñà- величайший рывок, который лег водоразделом между чело-
ìûì ïðèáëèçèòåëüíûì îöåíêàì, ðîä Homo ïîÿâèëñÿ веком и всем остальным животным миром, когда осознали
2 500 000 ëåò íàçàä. себя и научились увеличивать свою способность к измене-
нию жизни и обучению. Мозг человека удивителен и уника-
Ýòè ìèëëèîíû ëåò ÷åëîâåê æèë â ñðåäå, ãäå åäà, êðîâ
лен тем, что может себя развивать.
è ïðî÷èå áëàãà æèçíè áûëè âåùàìè íåãàðàíòèðîâàí-
íûìè! Íå áûëî ãàðàíòèè, ÷òî óäàñòñÿ âåðíóòüñÿ æèâûì Известный российский физиолог Сергей Савельев при-
ñ îõîòû, íå òî ÷òî óñïåøíî çàáèòü çâåðÿ. Íå áûëî ãà- водит следующие цифры. При массе около 1/50 от массы
ðàíòèè, ÷òî, ëèøèâøèñü æèëèùà, óäàñòñÿ íàéòè åìó тела, в спокойном состоянии мозг потребляет около 1/20 от
çàìåíó. Â ñàìîì äåëå, ïîòåðÿ êðîâà è ïîääåðæêè ïëå- всей энергии организма, а в состоянии активной работы —
60 61
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

до 1/10. Вроде бы ничего, если не заметить, что в моменты


глубокого напряжение энергорасход возрастает ВДВОЕ! Что Åäèíñòâåííûé ñïîñîá âûêëþ÷èòü ðåæèì ýíåðãîñáåðå-
организм совершенно не приветствует. æåíèÿ — ïî÷óâñòâîâàòü îïàñíîñòü.

Ïðåäñòàâüòå, ÷òî ê âàì ïðèøåë ðóêîâîäèòåëü äåïàðòà-


ìåíòà àíàëèòèêè è ïîïðîñèë óäâîèòü îòäåëó çàðïëàòó.
 ðàìêàõ âñåãî ïðåäïðèÿòèÿ ýòî íåìíîãî, íî êàêîâà
áóäåò âàøà ðåàêöèÿ?

Возможно вы не ответите отказом сразу. Вы попросите


его объяснить, почему нужно увеличить зарплату. Если он
скажет, что без этого разбежится весь отдел и предприятие
окажется в опасности, вы, скорее всего, согласитесь. А вот
если ответ аналитика вас не убедит, то он уйдет не солоно
хлебавши. В самом деле, зачем тратить деньги, если нет ве-
ской причины?
Для нас это значит следующее. Если по отношению к ка-
кой-то проблеме мы находимся в зоне комфорта, то не будем
ее решать. Мозг не даст на нее энергии. Взгляд соскользнет
с записи о ней в ежедневнике. Мы отвлечемся на менее слож- Режим энергосбережения по сути — антагонист режима
ное дело. И будем тянуть до последнего, когда промедление спасения. В последнем мы способны показывать высокую
станет опаснее, чем активный расход сил и ресурсов. мотивацию. Благодаря ему взлетаем на высокий забор, па-
Режим энергосбережения работает постоянно и точно. шем, как проклятые, перед дедлайном, ночуем на работе,
В обычной жизни мало кто способен перепрыгнуть трехме- когда падают продажи, и учимся ночами в сессию. Режим
тровый забор. Однако полно примеров, когда обычные люди спасения преследует одну цель — любыми средствами выве-
легко его преодолевали, если на них нападала собака. Есть сти нас из состояния опасности.
много историй о том, как охотники удирали от медведя, сви- У энергосберегающего режима назначение иное. Он ну-
детельств поразительных способностей, которые демонстри- жен, чтобы удерживать нас в зоне безопасности и комфорта
ровали матери, защищавшие ребенка. Но подобные примеры как можно дольше. Мы легко мотивируемся, если по отно-
показывают только одно — кратковременную смену режима шению к какой-то проблеме находимся вне зоны комфорта,
энергосбережения на противоположный — аварийный ре- тем более, если подвергаемся опасности. Если же продажи
жим спасения. В нем мы способны на чудеса силы и выно- на уровне, штат укомплектован, дедлайн нескоро, а семестр
сливости, а если перекладывать на продуктивность — на чу- только начался, вряд ли можно ожидать высокой мотивации
деса работоспособности. В зоне комфорта на такие подвиги и трудоспособности. В этом состоянии мы экономим энер-
рассчитывать не стоит. гию.

62 63
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

В редких случаях, когда личный опыт говорит: будешь


сидеть долго без движения — погибнешь, можно ожидать,
что внешне стабильные ситуации не будут ощущаться бе-
зопасными. У тех из нас, кто столкнулся с большими поте-
рями, может развиться другое восприятие окружающего
мира. Например, я видел, как предприниматели, которые
пережили серьезный кризис (а то и несколько), не могли
чувствовать себя спокойно, если бизнес замедлял рост. Но
это исключения.

Ýíåðãîñíàáæåíèå
Глюкоза — основной источник энергии организма. Мозг
очень к ней чувствителен, его активность напрямую зависит
от количества «пищи» и уровня кислорода в воздухе, кото-
рым мы дышим.
Любая нагрузка — физическая, эмоциональная или ин-
теллектуальная — снижает концентрацию глюкозы в кро-
Здесь можно справедливо заметить, что промедление ви. Возможно, нам непросто принять эту мысль, однако
и прокрастинация как раз и приведут к бессонным ночам и представьте, насколько велика нервная система, сколько
героическим попыткам вернуться в зону комфорта. Разум- там миллиардов миллиардов клеток. Теперь вспомните, что
ные люди понимают — хочешь мира, готовься к войне и пре- многие из нас в моменты больших интеллектуальных или
дупреждай проблемы заранее. К сожалению, с физиологией эмоциональных нагрузок худеют, и все станет на свои места.
не поспоришь.
Влияние режима энергосбережения легко проследить
Мы могли выйти с семинара по стратегическому планиро- именно на работе мозга. Ведь именно он отвечает за льви-
ванию и записать: «Открыть филиал в Екатеринбурге». Од- ную долю решений проблем, с которыми приходится срочно
нако если бизнес в зоне комфорта, велика вероятность, что справляться. Давайте сформулируем это вот как:
задача переедет «на завтра», а потом вовсе пропадет из ежед-
невника. Филиал не будет открыт, в Екатеринбург зайдут Îñíîâíàÿ ÷àñòü ïðîáëåì â íàøåé æèçíè è ðàáîòå âîç-
конкуренты и займут там рынок, что выбросит нас из зоны íèêàåò èç-çà òîãî, ÷òî ìíîãèå äåëà íå áûëè íà÷àòû
комфорта, и вот тогда мы начнем активно действовать. âîâðåìÿ.
К сожалению, для включения режима расхода ресурсов
в организме важно не то, насколько мы умеем оценить ситу- Под этим нужно понимать следующее: если бы все замы-
ацию сознательно, а то, как мы ее ощущаем. И если сейчас слы и проекты, идеи и задумки, которые мы уносим с семи-
мы не чуем пятой точкой проблем, режим энергосбережения наров, выписываем после прочтения книг или встреч с дру-
нарушен не будет. зьями, запускались в работу в момент появления, а не тогда,
64 65
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

когда они ОКАЗАЛИСЬ СРОЧНО НУЖНЫ, проблем было Это спасало людей в древние времена, но за окном — дру-
бы гораздо меньше. гая эпоха. Сегодня большинство изменений, которые влия-
Начни мы выход на новые рынки в 2006 году — и кризис ют на нашу жизнь, происходят не в нас самих, а в окружа-
2008-го оказался бы не таким болезненным. Образуй юриди- ющем мире. И режим энергосбережения приводит порой
ческий департамент и внутренний аудит до жесткой провер- к противоположным последствиям, нежели те, для которых
ки — и ее последствия не были бы такими тяжелыми. Выле- он был создан.
чи мы зубы до того, как любое прикосновение к ним стало Вот несколько примеров его работы.
нестерпимым… • Бизнес идет хорошо — мы на Карибах. Продажи падают,
возвращаемся в холодные широты и ночуем на работе.
Åùå äðåâíèå êèòàéöû ïèñàëè, ÷òî âåëèêèå ïðàâèòåëè • На здоровье жаловаться не приходилось, рекомендации
âûèãðûâàþò âîéíû, êîãäà ïðåäâèäÿò, ÷òî îíè âîçìîæ- записаться в клинику и пройти обследование пролетает
íû, è ïðåäóïðåæäàþò èõ. мимо ушей. Но вот что-то заболело…
• На работе сотрудник, у которого по всем признакам был
хороший потенциал, перестал расти и второй год кажется
Все это знают, но ничего не происходит. Масса дел отло-
«сереньким», не реагирует на призывы, не откликается
жено «на завтра» или «на потом». В результате они скапли-
на денежную мотивацию, не оправдывает надежды сде-
ваются и достигают той степени срочности, что приходится
лать его директором. Но вот у него родился ребенок…
работать ночью. А главный негативный эффект в том, что
можно было предотвратить появление проблем, если бы мы И в заключение забавный эксперимент, который провели
не откладывали задачи. Когда проблемы все же возникли, японские ученые. Он настолько ярко иллюстрирует влияние
с ними приходится работать и тратить гораздо больше сил, режима энергосбережения на работу мозга, что практически
денег, нервов и времени. Происходит ли так, потому что мы открытым текстом дает понять, с какой стороны обойти про-
ленимся? Вовсе нет. Так случается, потому что работает ре- блему.
жим энергосбережения. Один и тот же рецепт написали в двух копиях: плохим и
Лучше идти, чем бежать, лучше стоять, чем идти, луч- каллиграфическим почерком. Группа, которой достался ре-
ше сидеть, чем стоять, лучше лежать, чем сидеть, и луч- цепт, написанный плохим почерком, сказала, что он сложен
ше спать, чем просто лежать. Эта присказка как нельзя для приготовления. Тот, что был написан хорошим, люди
посчитали простым.
лучше отражает суть и основу этого решения.
Умом мы понимаем, что два отдела продаж лучше, чем Следствия режима энергосбережения
один; что внутренний аудит лучше, чем проверка… Однако
1. В зоне комфорта мы делаем то, что выглядит проще, а не
программа в генах говорит: «Если сейчас нет опасности — ты
то, что важнее. Советы «есть лягушек» по утрам бессмы-
в зеленой зоне. Ничего не трогай, ничего не меняй. Как мож-
сленны, если неприятное дело не связано с опасностью,
но медленнее расходуй калории, чтобы на подольше хватило
оно гарантировано будет отложено.
(да и авось пронесет). Вот когда их станет совсем мало и по-
ложение окажется безвыходным, тогда включим режим спа- 2. То, что сформулировано плохо, общим образом, будет вос-
сения». принято как сложное с эффектом, аналогичным п. 1.

66 67
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

3. Мы делаем то, что вызывает опасность сорвать сроки, а не люционировал, окажется, что тяга к стабильности глубоко
то, что нужно, исходя из соображений развития. оправдана, а стремление к постоянному развитию чревато
опасностью.
Ñòàáèëüíîñòü = áåçîïàñíîñòü В нас есть программа, которая включается, когда достиг-
нута стабильная и безопасная зона. Это было допустимо,
Стремление к стабильности — еще одна особенность пси-
пока мир не стал таким. Представьте, что у древнего челове-
хики.
ка имелись ограниченные ресурсы еды, одежды, воды и сил
Есть много примеров, когда чей-то бурный рост снача- и всего одно-два безопасных места, где можно было укрыть-
ла замедлялся, останавливался, а потом и вовсе переходил ся от непогоды и других опасностей.
в спад. И неважно, в чем это выражалось: в скорости набо-
ра знаний, в работоспособности и стремлении брать на себя Òå èç äðåâíèõ ëþäåé, êòî ïðåíåáðåãàëè ñòðåìëåíè-
ответственность, в том, как расширялся бизнес, в развитии åì ê áåçîïàñíîñòè, ìîãëè çàïðîñòî ïîãèáíóòü. Òå, êòî
собственного художественного дарования или в желании за- öåíèëè òî íåìíîãîå, ÷òî äàâàëî ñòàáèëüíûå øàíñû
воевать признание и уважение. íà ïóñòü ñêðîìíóþ, íî æèçíü, — îñòàâëÿëè ïîòîìñòâî
Каждый помнит, как легко было мотивировать сотруд- è äîíåñëè äî íàñ ñâîè ãåíû.
ника на испытательном сроке. Насколько он был ответствен
и дисциплинирован. Сколь охотно и скоро исполнял поруче- В результате у каждого есть программа, которая включа-
ния. Прошел год, вчерашний стажер закрепился в штате и у ется, как только мы достигаем определенной зоны комфор-
него поубавилось рвения. та. Из-за нее мы сначала замедляем рост, а потом и вовсе пе-
Любой студент знает: сначала ты работаешь на зачетку, рестаем развиваться. И довольствуемся лишь поддержанием
потом она на тебя. Каждый, кто начинает отношения, готов сложившегося уровня. Расслабляемся.
в лепешку расшибиться для второй половины. Но где роман- Многие тысячи лет такое поведение было правильным
тика и красивые поступки, когда отношения стабильны? и продуктивным. Оно позволяло соблюдать баланс между
Примеры можно приводить бесконечно, почти ежедневно стремлением добиться нужного уровня жизни и желанием
мы стараемся добиться новых высот и, достигнув их, пере- сохранить состояние стабильности, безопасности и комфор-
стаем расти и мотивироваться. та. Благодаря ему охотники возвращались с достаточной до-
Интересно подумать, с чем это связано. Ведь если рассу- бычей, а не шли забивать еще больше дичи, а племя жило
ждать беспристрастно, было бы очень полезно продолжать в местах, где был кров, охотничьи угодья, вода и защита от
расти и развиваться, показывать все лучшие результаты, не хищников и конкурентов, и не искало лучшей доли без весо-
останавливаться всю жизнь, чтобы достигать высот профес- мого повода.
сионализма, духовного и личного развития. Что отличает то время и сегодняшнее? В древности и до
К сожалению, есть «мотивация от» и нет «мотивации к». последних столетий вокруг человека среда не особенно ме-
И каждый новый шаг наверх чего-то стоит. Для организма нялась. Тысячи лет люди рождались, проживали жизнь
шаги не могут быть бесконечны, потому что за каждый он и умирали в одном месте. Долгие переходы были опасны и
платит калориями, ресурсами и временем. Более того, если для большинства невозможны. Тысячи лет наши предки
взглянуть на то, как выглядел мир, в котором человек эво- жили небольшими группами по 30–150 человек, в которых

68 69
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

не было конкурентных отношений. Тысячи лет людей окру- этим умением. Каждый из нас заботится о своем уровне жиз-
жали безлюдные пространства на многие километры. Тыся- ни, старается сделать ее лучше или хотя бы не ухудшить,
чи лет в окружающем мире не происходило значительных следуя закону выживания. Каждый из нас озабочен глотком
изменений. воздуха, а не воды, если ему нечем дышать. И глотком воды,
Сейчас все не так. Раньше ни один человек не мог быть а не еды, если он мучим жаждой.
уверен в хлебе насущном и заботился о своем пропитании
каждый день. Раньше никто не мог быть уверен, что не по-
гибнет от болезней или диких животных. Сейчас все на-
оборот. Сегодня практически невозможно умереть от голода
или болезней. Зато мир полон других людей и все вокруг бур-
но развивается. Мир полон конкурентов, которые бьются за
место под солнцем. Сегодня тот, кто не растет, умирает.
Можно сравнить «вчера» и «сегодня» с лестницей и эска-
латором. Сейчас недостаточно просто шагать вперед. Нужно
шагать быстрее, чем эскалатор едет вниз, и нельзя остано-
виться. Ведь рядом бегут более энергичные, более мотивиро-
ванные, те, кто больше нуждается в зоне комфорта и хочет
скорее в ней оказаться.
Сегодня то, что спасало человека тысячи лет, ему вредит. Каждый человек умеет расставлять приоритеты и на пер-
Стремление к стабильности гарантирует гибель. Сейчас не- вое место всегда ставит то, что улучшит его жизнь или по-
возможно перестать учиться, невозможно перестать увели- мешает ее ухудшению. Вот только конкретное действие или
чивать бизнес. Застой — это смерть. желание мы выбираем, исходя из тех уникальных знаний,
что есть у каждого из нас, и той ситуации, в которой мы на-
Стремление к стабильности — еще одна причина того, что
ходимся. Стоит добавить, что под «уникальными знаниями»
мы мало успеваем. Из-за него мы начинаем стараться, когда
я понимаю еще и душевную организацию — то, что мы назы-
уже почти поздно. Из-за него же упорно не хотим развивать-
ваем личностью.
ся, пока мы в зоне комфорта.
Для предпринимателя выживание зависит от прибыли.
Для некоторых сотрудников — от баланса «зарплата–уси-
Äâà âèäà çàäà÷ ðóêîâîäèòåëÿ лия–стабильность рабочего места–комфорт в коллекти-
ве–признание заслуг». Что объясняет, почему денежный
После того, что мы обсудили, можно поговорить о двух ти- мотиватор работает только в самом начале. Многие со-
пах задач руководителя. Рассмотреть и понять их важно, так трудники соглашаются на меньшую зарплату, если работа
как это объяснит, почему неверно распространенное мнение: ближе к дому или их труд принимается с радостью. На ка-
нужно уметь расставлять приоритеты. ком-то этапе персонал перестает любить деньги и начинает
Вообще тема «умения расставлять приоритеты» стоит от- больше заботиться о других сторонах в отношениях с рабо-
дельного разговора. Каждый из нас в полном объеме наделен тодателем.

70 71
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Для личности предпринимателя прибыль предприятия • работа с постоянными клиентами;


важна не только потому, что это деньги (а чем их больше, тем • поддержание уже сложившихся процессов;
безопаснее и комфортнее жизнь), но и по целому ряду дру-
• переобучение постоянных сотрудников;
гих причин. Бизнес — это стремление к увлеченности, во-
одушевленности, искреннему интересу, достижению новых • рутинные операции и т. д.
высот в игре. У приглашенных сотрудников часто этого нет.
Если, конечно, не продумана система мотивации. Поэтому
я хотел бы соблюсти точность в формулировках.
Мы умеем расставлять приоритеты. Просто для каждого
из нас они разные. Пример предпринимателя и приглашен-
ного сотрудника я привел потому, что он яркий. На самом
деле разные приоритеты могут быть и у приглашенных со-
трудников одного ранга. Одного воспитали так, что он не мо-
жет чувствовать себя хорошо, если на нем висят незакрытые
задачи. Второй — может. Первый старается сделать дела,
чтобы попасть в зону комфорта. А на эмоциональное состоя-
ние второго незакрытые дела не влияют. Поэтому его может
больше заботить собственный досуг, а не чувство ответствен-
ности. Ведь получение положительных эмоций полностью
подчиняется закону, по которому работает батарейка. Вы- Задачи на развитие — те самые 20% дел, которые дают
ходит, что для одного улучшить свою жизнь — значит до- 80% результата. Та деятельность, которая действительно
делать дела после работы, когда для другого — посмотреть важна. Та, с которой все рекомендуют начинать рабочий
с друзьями футбол под пиво. день. Та, на которой нас учат делать упор.
Теперь можно рассмотреть приоритеты руководителей Общеизвестно, что привлечь нового клиента обходится
и выделить два главных типа задач, которые перед ними сто- примерно в 7 раз дороже, нежели получить заказ от старого.
ят. А типы вот какие: задачи, что направлены на развитие, Доказано, что освоение нового требует больше сил, нежели по-
и те, что направлены на удержание уже завоеванных позиций. вторение пройденного. Прокладка новой тропы утомительнее,
чем прогулка по знакомой. Примеры можно продолжать бес-
К первым относится достижение еще не покоренных вер- конечно, но я надеюсь, что все уже поняли, к чему я клоню.
шин:
• поиск новых клиентов;
• оптимизация производства; Çàäà÷è íà ðàçâèòèå òðåáóþò áîëüøå ýíåðãèè, ÷åì çà-
äà÷è íà ïîääåðæàíèå.
• создание новых процессов;
• набор и обучение сотрудников и т. д.
Ко вторым — та деятельность, которая помогает не ска- И тут как нельзя некстати выходит на сцену режим энер-
титься со старых показателей: госбережения, который очень трепетно относится ко всему,

72 73
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

что вызывает повышенный энергорасход. Помните, чем мы Большинство из нас делают не то, что действительно важ-
закончили прошлый раздел? Львиная доля проблем возни- но, а то, что выглядит просто. А также то, что знакомо и лег-
кает из-за того, что вовремя не были предприняты нужные че всего сделать.
действия. А почему они были отложены? Мы все умеем расставлять приоритеты. Вот только задачи
Продажи упали, потому как не вывели новый товар, на выполнение выбираем не из соображений их действитель-
чтобы снять зависимость от сезонности. Рост остано- ной важности. Перед тем как начать моделировать задачу
вился, потому что не был открыт филиал в Екатерин- в рабочей памяти, подсознание произносит примерно следу-
бурге, нет новых дистрибьюторов. Спина болит, потому ющее: «По этой задаче мы в опасности? Нет? Тогда перено-
что вовремя не выявили грыжу, которую теперь придется сим на завтра! Так, что тут у нас попроще?..»
оперировать, а раньше можно было вылечить щадящими Мы все знаем, что задачи на развитие дают 80% результа-
методами. та. И мы не решаем их до тех пор, пока не разберемся с теми,
По всем канонам руководитель должен быть занят в пер- что дают всего 20%. Мы не ленимся, мы умеем расставлять
вую очередь задачами на развитие и уделять им наибольшее приоритеты. Но просто следуем программе, которую зало-
внимание, но давайте посмотрим — так ли у нас происходит? жила Природа. Программе энергосбережения.
Боюсь, что исключения очень редки. Каждый из нас старает- Дела, которые не хочется сделать, принято называть «ля-
ся тратить как можно меньше энергии, если по отношению гушками». Они сложны, затратны и неприятны. Рекомен-
к конкретной задаче мы в зоне комфорта. дации «есть лягушку на завтрак» хороши, когда нет ника-
ких других способов улучшить эффективность работы. Они
подходят, когда из-за таких вот неприятных и сложных дел
опасность дышит нам в спину.
Мы готовы заниматься вторым отделом продаж, когда
продажи зависли или падают. В такое время мы можем «есть
лягушек» круглые сутки, а не только на завтрак. А ведь
нужно было просто не допустить падения. Но когда продажи
были в порядке, есть именно эту «лягушку» что-то не очень
хотелось.
Мы можем делать неприятные дела, когда для этого есть
мотивация. Когда цена просрочки по такому делу очень ве-
лика. Но в нормальном режиме, когда все хорошо, большин-
ство занимаются задачами развития в последнюю очередь.
Вы могли уже прийти к мысли, что выхода из порочно-
го круга неэффективной работы нет, ведь мы стараемся за-
ниматься второстепенным, потому что это экономит силы.
К счастью, он есть, иначе бы не было данной книги. Просто
читайте дальше.

74 75
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

×àñòíîñòè ðåæèìà ýíåðãîñáåðåæåíèÿ комфорта и дожидается очередного спада. Порочный круг не


дает разорвать еще кое-что — потребность в отдыхе и восста-
Эксперимент с рецептом дает ключ к загадке, как обойти новлении.
программу, за вложенную на уровне генов, которую мы на- После нагрузок должен быть отдых, после дня — ночь, по-
зываем режимом энергосбережения. сле бодрствования — сон. Эти циклы неразделимы и нераз-
Если стоит выбор между задачами, которые написаны на рывны. Можно не спать двое суток на адреналине или меди-
бумаге (или экране компьютера), то взгляд скользит от той, каментах, но потом готовьтесь к тому, что природа возьмет
что выглядит сложно, и цепляется за ту, которая сформули- свое.
рована бесспорно и конкретно. Телу нужно восстановление. Любая нагрузка, физическая,
интеллектуальная, эмоциональная — расход ресурсов. На их
восполнение требуется время. Именно поэтому спортсмены
Ïåðâîé â ðàáîòó èäåò ñàìàÿ î÷åâèäíàÿ çàäà÷à, ïîòîìó
÷òî åå ìîäåëèðîâàíèå ïðîùå. планируют свои тренировки с учетом циклов — макро-,
мезо- и микроциклов, каждый из которых управляет восста-
новлением организма в полугодовой, месячный и недельный
Внимание! Мы будем делать не то, что проще по сути, период. Так что знайте: если вы из когорты любителей по-
а то, что проще выглядит. И в этом спасение! Все, что нуж- работать ударно, бесследно для вашего организма такое не
но, чтобы обойти ловушку экономии энергии, — составить пройдет. Однако это не все.
списки дел так, чтобы они выглядели элементарно и оче- Интеллектуальный труд связан с эмоциями. И когда мы
видно. Чтобы любая задача, относится ли она к категории не получаем результата после долгих усилий, это чревато
развития или самая что ни на есть рутинная, выглядела слишком долгим восстановлением. Оно необходимо, потому
просто и конкретно. что без подкрепления, без положительного сигнала извне,
Здесь можно усмотреть еще одну избитую истину — про который скажет: «Так держать, ты правильно идешь, вот
слона, которого нужно есть по частям. На самом деле суть твои небольшие успехи!», сильно падает мотивация.
метода немного глубже — важно создать определенный на- Вот общий закон: чем выше был пик, тем дольше будут
вык, но об этом — в практической части. спады. И вот дополнение: если пик не был увенчан хотя бы
небольшим успехом, нас ждет сильный удар по мотивации.
К чему приводит проблема зеленой зоны
И очень долгое восстановление.
Если коротко, к тому, что мы постоянно находимся между
очередным пиком и спадом. Каждый раз, когда мы почиваем
на лаврах в зоне комфорта, скапливаются не начатые дела.
Çàëîæíèêè
Они ждут своего часа и потом приводят к авралу. Обычно он
совпадает с тем, что приближается опасность, и тут мы сроч- В определенном смысле мы все заложники зоны комфор-
но вступаем в борьбу за выживание. та. Мы зависим от программы, которую носим в генах, и пос-
В зависимости от конкретного человека и ситуации она тоянно пожинаем плоды промедления. Более того, мы за-
может выглядеть как работа до ночи или вообще ночами кладываем основу будущего спада каждый раз, когда ударно
в течение нескольких недель. Мы снова взбираемся в зону поработаем. Может, звучит странно, но это так.

76 77
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Многие из нас приучены к тому, что хлеб достается на- кризису и новому авралу, который потребует напряжения
пряженной работой. Массовая культура навязывает идею, всех сил и снова закончится восстановлением.
что праведная жизнь сопряжена с тяжелым трудом, после В долгосрочной перспективе это дает нам стабильность.
которого можно уделить немного времени отдыху. Так вот, Средний уровень ресурсов, который ненамного выше кра-
каждый раз переработка проделывает брешь в нашей крепо- сной линии в батарейке. Постоянные подъемы и спады на
сти и подрывает основу будущего успеха. протяжении долгого времени создают иллюзию движения,
Мы можем и любим тяжело трудиться. Мы умеем и хоро- но на самом деле мы просто стоим на месте. Взбегаем на
шо работаем на результат. Однако потом сталкивается с од- 100 ступенек эскалатора, а пока отдыхаем и восстанавлива-
ним и тем же — организму нужно восстановиться. Ему нуж- ем дыхание, вместе с ним опускаемся. Потом снова рывок
но отдохнуть вдоволь. и снова восстановление. Снова взлет и снова падение.
У того, кто зависит от рабочего графика, особого выбора Если вспомнить, о каких двух видах задач мы говорили,
нет. Встаешь по будильнику и идешь на службу, где и отды- и сравнить их с видами работ, то задачи А, на развитие, —
хаешь, изображая видимость бурной деятельности. У людей это те, благодаря которым мы поднимаемся по эскалатору.
со свободным графиком все проще: после напряженных дней
или ночей — никакой работы. Это не внутренний протест,
а потребность восстановить запасы химических элементов,
которые были израсходованы нашим телом во время напря-
женного труда. Она выражается в том, что у нас нет ника-
кого желания, никаких душевных сил заниматься делом,
посвящать себя работе.
Как уже говорилось, особенно ярко это проявляется, если
проект, которым мы с таким воодушевлением занимались,
оказался никому не нужен. Книга, которую писали, никому
не интересна. Продукт, который создавали, — невостребо-
ван. В таком случае организм видит, что область, где он вка-
лывал, неблагодарна для «охоты». Он думает: «Я напряжен-
но трудился и ничего не получил взамен; если буду делать
так дальше, могу погибнуть от истощения». «Здесь рыбы
нет, здесь плохая охота, мы не будем больше заниматься
этим делом», — говорит он нам и снижает уровень серото-
нина по отношению к тому, что мы делали. Что ощущается,
как полная потеря желания трудиться в данном направле-
нии.
В то время, пока тело восстанавливается, замедляется
рост ресурсов в батарейке, и мы выходим на плато, после ко- А задачи В, на удержание, — те, которые помогают сохра-
торого обычно начинается снижение. Что приведет к новому нять позиции.

78 79
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

становление. Мы бы и рады продолжить подъем к звездам,


да око видит, а зуб неймет — мы устали, требуется отдых.
Нет желания работать, хочется заниматься чем-то другим,
погулять, полежать на пляже, поиграть в игры. В результа-
те — замкнутый круг, который бесконечно повторяется.
Выход, казалось бы, парадоксален, а вместе с тем лежит
на поверхности. И он звучит дико для уха обычного челове-
ка: нужно мало работать.

Äëÿ òîãî ÷òîáû äåëàòü ìíîãî, íóæíî ìàëî ðàáîòàòü.

Вы можете сейчас подумать, что речь снова об умении


расставлять приоритеты и концентрироваться на важном.
Мол, нужно заниматься только задачами развития, а осталь-
В обычной жизни мы вынуждены постоянно уделять вни- ным — во вторую очередь, да и то, если останется время. Ка-
мание задачам на удержание, а оставшееся время отдавать тегорически нет.
на развитие. Представьте, что каждую неделю часть сил С помощью методики GTD мы сможем браться за тяжелые
всегда уходит на то, чтобы справиться с рутиной, а осталь- задачи с той же легкостью, что и за знакомые рутинные дела,
ные — на достижение цели. и перестанем откладывать их «на завтра», до тех пор пока не
Если мы не знаем о режиме энергосбережения, о том, как наступит «черный день». Так мы расправимся с проблемой
сильно наше тело нуждается в отдыхе и восстановлении, «лягушек», неприятных дел и отложенного развития.
с высокой вероятностью мы занимаемся самообманом. А он При использовании элементарных действий у нас в прин-
вот в чем. ципе исчезает феномен откладывания задач. Теперь не важ-
Пока есть возможность не решать задачи на развитие, мы но, относятся ли они к группе развития или отвечают за
их не решаем. В это время мы заняты задачами удержания. успешное сохранение позиций — все они вовремя выполня-
Уровень ресурсов в батарейке не растет, а может быть, и мед- ются. Когда мы применяем технику элементарных дейст-
ленно падает. По сравнению с окружающим миром, который вий, не остается ни одной действительной причины, чтобы
меняется и развивается, он и вовсе снижается (как падает что-то не делать.
покупательская способность из-за инфляции). Звучит удивительно, но это не фантастика. Задачи, ко-
Рано или поздно это становится очевидно, и мы пред- торые раньше казались неподъемными, выполняются за
принимаем рывок за добычей, чтобы защититься от неми- полдня, если составлены в элементарном виде. Даже в зоне
нуемого ухудшения событий. Входим в авральный режим, комфорта, когда режим энергосбережения не дает мозгам ни
трудимся по-стахановски, пашем ночами и поднимаемся одной лишней калории, данная методика позволяет успеш-
в комфортную зону. После чего все повторяется — нужно вос- но справляться с большинством задач самого разного уровня

80 81
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

сложности. Идеи приходят и немедленно запускаются в ра- менение может произвести такой эффект. Главное, что она
боту, а она сразу дает развитие. дает, — делает бессмысленной всю борьбу со «слонами»
Чтобы справиться с проблемой пиков и восстановления, и «лягушками». Никакой живности!
которая по сути и виновата в том, что мы на самом деле не Проблемы своевременного выполнения сложных дел выз-
растем, а стоим на месте, нужно немногое. Надо всего-то за- ваны работой режима энергосбережения и сменой опасной
ниматься текущими делами и некоторое внимание уделять зоны на зону комфорта. «Лягушки» — дела, которые не хо-
развивающей работе. Всего капельку, чуть-чуть, но каждый чется реализовывать, которые кажутся сложными, скучны-
день! ми, неинтересными, тяжелыми, теми, над которыми нужно
Достижение целей похоже на построение стены или подумать, а на это времени нет… Когда их можно не делать,
подъем по лестнице. Каждый шаг — еще один кирпичик, мы и не будем. И начнем работать, только когда промедле-
еще одна ступенька, мы еще на 10 сантиметров ближе к ние станет смерти подобно.
цели. Если мы уделяем развитию хоть немного внимания,
но постоянно, то подъем происходит непрерывно. Капля
камень точит, и гора сделанных дел растет. Она увеличива-
ется до тех пор, пока не достигнет высоты, достаточной для
взятия цели.
Самое главное — работать немного, но постоянно, чтобы
не загнать себя в состояние, которое обернется долгим восста-
новлением. Это очень важно — придерживаться комфортной
зоны нормальной трудоспособности, которая не требует на-
пряжения физических и душевных сил. Мы должны делать
лишь чуть больше, чем немного. На длинных отрезках это
«чуть» будет стоить успешного и систематического достиже-
ния цели.
Пока те, кто не знаком с АНТИтайм-менеджментом, про-
водят дни между пиком и спадом, то валясь от усталости, то
почивая на лаврах временного успеха от работы, мы без на-
пряжения спокойно идем к цели. Выбираем нужный темп,
аккуратно шагаем, неторопливо крутим педали и не устаем,
чтобы завтра продолжить путь в том же темпе.

Ýôôåêò äèåòû О «лягушках» сказано столь много (достаточно вспом-


нить знаменитую книгу великого Брайана Трейси «Снача-
Техника ведения дел с помощью элементарных дейст- ла съешьте лягушку»), что у вас могут остаться сомнение
вий имеет столько плюсов, что удивительно, как малое из- в пользе элементарных действий. Но выполнив упражнения

82 83
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

из второй части книги, мы соорудим своего рода мясоруб- В итоге, единственная причина, по которой мы воспринима-
ку — механизм, который стандартно и без усилий перемелет ем это дело как нежелательное, — погружение в зону диском-
и «слона», и «лягушку», и все что угодно в элементарные форта.
действия. Давайте рассмотрим проблему подробнее. Бессознательное не обладает взглядом в будущее. Оно
Человек уникален. Природа создала нас очень выносли- мыслит критериями сегодняшнего дня. Для него не сущест-
выми, гибкими, сообразительными. Мы легко приспосабли- вует опасности, дыхание которой еще не ощущается затыл-
ваемся к изменениям и сами адаптируем окружающий мир ком. Все знают, что нужно ходить к стоматологу на осмотр
под свои желания. Мы способны на большие дела: открывать 2 раза в год, но лишь 3–5% людей делают это регулярно.
новые компании, решать научные задачи тысячелетия, де- Знаете, почему? Потому что указанные 3–5% уже «на-
лать открытия, достойные Нобелевской премии. Все это мы елись» проблемами с зубами и потенциальная опасность ка-
можем и успешно делаем каждый день. Почему же проблема риеса для них абсолютно реальна. Для их бессознательного
неприятных и сложных дел нуждается в том, чтобы мы обра- очевидна связь «не хожу на осмотр — терплю боль и несу
тили на нее внимание? расходы».
Выше мы узнали, как работает режим энергосбережения. Вы можете сказать, что знаете людей, которые добились
Познакомились с тем, как он влияет на нашу жизнь. Выя- многого и все равно постоянно развиваются. Может быть,
снили, что стабильность благоприятной ситуации воспри- это довод, который показывает, что режим энергосбереже-
нимается бессознательным как гарантия безопасности. Уви- ния — выдумка? Поспрашивайте их и, возможно, вы услы-
дели, что в зоне комфорта мы стараемся экономить силы, и шите, что когда-то они уже пережили кризис и теперь боят-
это проявляется в том, какую работу мы выбираем. Отме- ся расслабиться. Для них очевидна связь «ничего не делаю,
тили, что мы оцениваем сложность задачи по тому, как она когда продажи хороши, — приближаю их падение». Их зона
выглядит. Узнали, что сложные задачи мы готовы делать, дискомфорта завышена, что и дает силы для непрерывного
только когда промедление грозит большей опасностью, чем развития.
повышенный расход сил. И в итоге пришли к выводу, что Я хочу еще раз подчеркнуть: без специальной техники мы
б!ольшая часть проблем — следствие того, что мы не начали способны «есть лягушек», только чтобы спастись от опасно-
выполнять нужные действия вовремя. Следовательно, мы сти. Тогда мы сможем волевым усилием приняться за непри-
поняли, что режим энергосбережения по своей сути делает ятные дела. Любое насилие над волей чревато откатом. Ду-
нас своим заложником и приводит к тому, что раз за разом маю, вы уже догадались, к чему это приводит.
мы будем сталкиваться с одними и теми же явлениями —
Многие из нас сидели на диете. Наверняка, некоторые чи-
проблемами, которые можно было решить заранее.
татели ограничивают себя в калорийной пище прямо сейчас.
Давайте посмотрим еще раз, что такое «лягушка». Не ка- Почти все имеют знакомых, которые жестко следили за сво-
жется ли вам, что единственный вид задач, который так им рационом и считали буквально каждую калорию.
можно называть, относится к делам, которые требуют повы-
Когда мы садимся на диету? Когда состояние здоровья
шенного напряжения сил? Неважно каких — физических,
или внешний вид покидают зону комфорта. Мы либо чув-
интеллектуальных, эмоциональных. Возможно, для кого-то
ствуем себя плохо из-за лишнего веса, либо переживаем по
«лягушка» — написать статью. Для кого-то — позвонить не-
поводу того, как выглядим. В этот момент рождается моти-
довольному клиенту. Для кого-то — посетить стоматолога.
вация что-то делать и принимается решение: сяду на диету.
84 85
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Часто такое бывает, когда близится отпуск и хочется по- плоды. Но потом лук вырвет стрелу из ваших рук — былого
красоваться на пляже. Иногда мы начинаем следить за пи- напора и готовности что-то делать больше не будет.
танием, потому что чувствуем себя неуверенно и это мешает Каждый раз, когда мы стараемся «съедать лягушек»,
в делах или личной жизни. Кто-то успешно сидит на диете намеренно напрягаем дух и разум, то вредим себе. Это так
несколько месяцев, полгода. Тех, кто держится больше года, же глупо, как пробивать головой стену. Голова — отличный
гораздо меньше. Еще меньше людей, которые следят за пита- инструмент, но для другой работы. Стену можно обойти или
нием несколько лет и стараются есть только полезную пищу разбить кувалдой. Да, некоторым стены попадутся тонкие,
и в умеренных количествах. у кого-то головы будут крепкие и по закону больших чисел
Когда нам нужно, несложно умерить аппетит. Скоро лето чья-то стена окажется пробита, но разве это тот пример, ко-
и не очень хочется выйти на пляж в посредственной форме. торому нужно следовать?
Но так ли это легко, когда лето прошло или свадьба отгре- Когда нам говорят: «Каждый день с утра занимайтесь са-
мела? Когда насущная необходимость позади, происходит мыми сложными задачами!», то призывают биться головой
откат, который я называю эффектом диеты. о стену. Иногда нам показывают: «Они бились головой о сте-
Иногда он наступает потихоньку. Мотиватор исчез — приз ну, и у них получилось!», но никто не объясняет, что будет с
взят, вершина достигнута, пляжный сезон закончен, и мы нами после таких усилий. Никто не скажет, сколько време-
понемногу отпускаем поводья. Иногда позволяем себе слад- ни потребуется на восстановление и к каким проблемам это
кое, потом чаще, потом пиво, потом растут порции — и вот обычно приводит.
к зиме 5–10 кило, что с таким трудом ушли, уже вернулись, «Лягушки» по утрам, в обед или вечером вызывают эф-
да с прибытком. Чаще откат происходит быстрее, оказывает- фект диеты. Мы можем их «есть» и работать так довольно
ся жестче и те же самые 5 кило возвращаются за месяц. успешно, но до определенного момента, за которым обяза-
Концерт отыгран, проект сдан — можно расслабиться тельно наступит откат. Во время которого мы потеряем все
и оторваться. Можно ничего не делать, выпивать, некоторое достижения, которые завоевали «на зубах», на силе воли.
время не работать. В конце концов, могу же я себя побало- Мы созданы Природой так, чтобы бежать от опасности
вать! Столько времени работал, как вол, пахал, во всем себя и замирать в желанной зоне комфорта. В опасности (или,
ограничивал, в прямом смысле не спал ночами! Я заслужил если угодно, в отсутствии безопасности и комфорта) мы го-
отдых! Я не хочу работать. товы тратить силы и делаем это охотно. В остальное время
Воля — как тугой лук. Как тетива, натянутая на стер- выбираем самую простую работу, которая не потребует боль-
жень. Лук можно изгибать, но до определенного предела, шого напряжения.
когда удерживать его станет невозможно и тетиву вырвет АНТИтайм-менджмент и GTD — тот инструмент, благодаря
из рук. Любое насилие над волей подразумевает откат, ко- которому мы разбиваем стену и не жертвуем головой. Это тех-
торый возвращает нас назад — на предыдущие позиции или нология, с помощью которой люди выполняют массу работы,
еще дальше. даже если они крепко застряли в зоне комфорта. Это грамот-
Когда мы не в опасности, то можем работать на силе воли, ный и последовательный подход, технологичная цепочка дей-
говорить себе: «я должен», «я же мужчина», «мне следует ствий, которая дает результат для всех. Потому что она основа-
быть примером». До определенного момента это будет давать на на тех механизмах, которые заложены в нас Природой.
86 87
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

она откладывается. Теперь пора повести разговор о том, как


при правильной расстановке задач палки в колеса нам ста-
вит собственная память.
Когда мы разделяем память на кратковременную и дол-
говременную, это касается функций, которые выполняет
каждый блок. Кратковременная — приемник сигналов из
внешнего мира и место для их обработки. Долговремен-
ная — универсальное место хранения. Она как нельзя лучше
подходит под сравнение памяти с жестким диском компью-
тера. Однако с той разницей, что в памяти человека действу-
ет другая система хранения.
Посмотрите на компьютер. Представьте, что я попросил
вас что-то о нем рассказать. Неважно, что — хоть что-ни-
будь. Скорее всего, вы скажете, что это ноутбук или ста-
ционарный компьютер фирмы Asus или Apple (или любой
другой) черного или серебристого цвета, работает под управ-
лением Mac Os или Windows. По какому принципу сформи-
руются ваши ответы? По смысловым связям (ассоциациям).
Если вы пользуетесь интеллект-картами (или видели,
как они выглядят), уловить эту идею очень просто. В центр
мысленного взора я поместил центральный образ, а от него
побежали веточки-ассоциации, каждая из которых, в свою
очередь, стала ветвиться.
Так работает наша память. В ней данные соединены иног-
да очень причудливо и порой совсем неочевидным образом.
Упоминание об одной идее, предмете, человеке или задаче
Ãëàâà 3. Ïàìÿòü вызывает целую паутину ассоциаций-воспоминаний, свя-
занных по смыслу.
Отсюда легко понять, как мы выбираем задачи, которые
Î òîì, êàê ïàìÿòü ìåøàåò ðàññòàâëÿòü нужно сделать. Как мы определяем, чем заняться, когда
ïðèîðèòåòû приходим в офис или садимся дома за работу? Если у нас
Из раздела о мотивации мы уже знаем, что делать самое есть списки дел, конечно, они задают канву размышлений.
важное в первую очередь мешает зона комфорта. Если мы Если списков нет или они не всеохватны (то есть не вклю-
чувствуем близкую опасность, задача принимается как важ- чают в себя ВСЮ нашу жизнь), очередь задач формирует
ная и организм готов выделить мозгу энергию. Если нет — память.
88 89
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Представьте: мы едем на работу, проезжаем мимо заправ- няться по ней, ограничено, силы тоже. Лучший день будет
ки. Ее образ попал в кратковременную память как импульс. таким, в котором мы поднялись на максимум ступенек, а не
Он зажег цепочку ассоциаций-воспоминаний, одним из кото- бегали между разными лестницами. К сожалению, не все мо-
рых было то, в котором вы с коллегой останавливались здесь гут похвастаться таким режимом работы.
на прошлой неделе и договорились обязательно созвониться, Когда я спрашиваю участников семинаров, с чего они на-
чтобы подготовиться к встрече с партнерами. Договорились, чинают работу, 99% отвечают: с электронной почты. Когда
да на том дело и закончилось. И вот теперь вы ощущаете, что мы анализируем, из чего состоит средний рабочий день, ока-
готовы сквозь землю провалиться: к звонку вы не подготови- зывается, что почти целиком из рутины. Почему так проис-
лись, да и время его уже почти прошло — звонить-то нужно
ходит? Где те самые 20% задач на развитие?
было вчера утром.
Конечно, они требуют погружения в проблему. Конечно,
Мы знаем, что 80% результата приносят те самые 20%
они требуют сосредоточения. Сил, времени, подходящей об-
задач, которые стимулируют развитие. Те, что требуют наи-
становки. (Кстати, все это успешно находится, как только
большей концентрации и напряжения. Мы знаем, что можем
мы начинаем ощущать опасность, которой чревато дальней-
обмануть собственный режим энергосбережения и занимать-
шее бездействие.) Еще одна причина того, что мы не уделяем
ся тем, что важно, даже если ощущаем полную безопасность
по всем направлениям. Но мы не знаем, как защитить себя им достаточно времени, — то, как работает наша память. То,
от чрезмерного творчества и креативности, на которую спо- какие ассоциативные связи мы запускаем, когда приступа-
собна собственная память. ем к работе. То, что попадается на глаза, и то, что вокруг нас
происходит.
Творческие способности — это умение рождать неожидан-
ные и оригинальные образы, которые приходят на ум худож- Когда нет стройной системы, в которой записано вообще
нику благодаря все тем же ассоциативным связям. Мнение все, что происходит в жизни, — задачи, которыми нужно за-
о том, что некоторые люди креативны от рождения, а другим няться, практически невозможно ранжировать. Практиче-
это не дано, не выдерживает критики. Разница — в скоро- ски невозможно каждый день легко выделять те, что дадут
сти ассоциативного мышлении и, как ни странно, в доверии наибольшую отдачу. Это просто неочевидно.
к себе самому. Мы все способны на оригинальные решения, Представьте, что в памяти лежит огромная гора листов
но не все в это верят. бумаги, на каждом из которых записано какое-то одно дело.
Когда нужно определить последовательность задач, Они перемешаны, и мы не знаем, где самые важные, кото-
творческое мышление должно уступить место аналитике и рые нужно сделать, чтобы не останавливалось развитие, а
простому перечислению. Для качественной работы важно где те, что не требуют особого внимания. Представьте, что
определить правильный порядок дел и следовать ему: ре- эта кипа лежит на столе. За какие листы мы примемся в пер-
шать задачи на развитие, затем важные текущие, потом все вую очередь? Очевидно, за те, которые на виду. И они займут
остальные. Тогда мы сможем постоянно двигаться вперед, не все рабочее время.
совершая внезапные маневры. Однако давайте посмотрим, В конце дня мы посмотрим, что выполнено, и, если пове-
что происходит, когда мы приходим на работу. зет, обнаружим среди второстепенных вещей и важные зада-
Списки дел удобно сравнить со ступенями лестницы, ка- чи. Листочки лежали сверху. Если нет, окажется, что целый
ждая из которых приближает нас к цели. Время, чтобы по- день мы занимались ерундой и только подразобрали ворох
90 91
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

задач, добравшись до самого главного. Теперь мы видим, Нет лучше способа убить день, чем начать его с электрон-
что нужно сделать. Впереди вечер и ночь — и дома можно ной почты. Охотно верю, что многие из вас должны быстро
заняться тем, что действительно важно. отвечать на письма и не могут позволить себе не смотреть
Мы тратили время на ерунду не потому, что не умеем рас- почту с самого утра. Спешу вас заверить: безвыходных си-
ставлять приоритеты, а потому что слишком полагались на туаций не бывает. О том, что конкретно нужно делать и как
собственную память, не знали, что иногда она сильно подво- правильно работать с электронной почтой, — в конце книги,
дит. Когда задач было мало, мы успевали все вспомнить и сде- в разделе регламентов.
лать на работе. Когда их много и очень много, принцип ассоци-
ативных связей мешает результату. Он хорош для творчества, Äåðæèòå ñòîë ÷èñòûì: ïèñüìåííûé, çà êîòîðûì âû ñè-
но для методичного приближения к целям не подходит. äèòå, è ðàáî÷èé ñòîë êîìïüþòåðà.
Представьте: достаточно зацепиться взглядом за слово
в договоре, чтобы уплыть мыслями и забыть о заботливо вы- Вокруг не должно быть того, что отвлекает. За любую
строенным перечне задач. Чтобы переключиться, достаточ- бумажку может уцепиться взгляд и увести мысли от дел,
но беспорядка на столе, шума в офисе, не вовремя зашедшего которыми вы занимались. Причем неважно, насколько эта
коллеги. Вот и получается, что лестница, по которой мы под- бумажка, файл или ярлык интересны. Достаточно что-то
нимались, забыта. А то и вовсе за целый день мы просто не вспомнить, чтобы отвлечься, а часто отвлекаться очень уто-
успели «достать» ее из ежедневника. мительно.

Ïîñòàðàéòåñü ñâåñòè ê ìèíèìóìó âñå, ÷òî âàñ îòâëå-


Î òîì, êàê àññîöèàöèè ìîãóò ñïóòàòü êàåò.

êàðòû è ñïèñêè äåë


Договоритесь с подчиненными или коллегами, что с само-
Опасность уйти мыслями от списка дел и путешествовать го утра «абонент недоступен». Любые вопросы — через час
по ассоциативным связям возникает только у тех, у кого мно- после начала дня. Желательно с середины и позже.
го задач. Для тех, у кого их немного, это пока не актуально.
Легкость, с которой мы переключаемся, — причина правил Ïðî ïåðåêëþ÷åíèÿ
и регламентов, которые мы подробно обсудим в конце книги.
Пока что я перечислю основные регламенты. Вы могли подумать, что я преувеличиваю опасность от-
влечения. Казалось бы, что здесь такого — временно пере-
Íå íà÷èíàéòå äåíü ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû — ñàìîå âàæ- ключиться с того, над чем мы только что работали? Ведь по-
íîå ïðàâèëî äëÿ òåõ, ó êîãî ïîëíî çàäà÷. том можно вернуться в любой момент!
Во-первых, скорее всего, не получится. Погрузившись
Многие из нас просматривают письма, еще не выйдя из в цепь посторонних размышлений, застрять в ней можно на-
дома. Некоторые — отвечают на почту даже перед сном. Од- долго. Пустой кулер приводит к завхозу, тот может задать
нако если мы хотим делать много, а времени тратить мало, вопрос о зарплате, что вызовет целую цепь новых мыслей
об этом в начале работы нужно забыть. и воспоминаний — и прощай наша лестница роста.

92 93
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Во-вторых, стоит поговорить о том, почему отвлечения


Àêòèâàöèÿ è ïîääåðæàíèå ýòîé ñåòè òðåáóþò ýíåðãèè.
вредны и расточительны (как в прямом, так и в переносном
смысле). В прямом, потому что мы устаем больше, когда
постоянно отвлекаемся и мечемся между несколькими де- Теперь представьте: мы напряженно размышляли над от-
лами. В переносном, потому что такое поведение дает толь- крытием филиала или готовились к выступлению, продумы-
ко одно — упущенную прибыль. Время идет, а важные дела вали презентацию. Нужная картина почти сложилась, как
до сих пор не сделаны и результат пока нулевой. вдруг что-то нас прерывает.
Для полноценного погружения в проблему требуется Это может быть телефонный звонок или сообщение
от 5 до 15 минут. За такой срок в кратковременной памяти в Skype. Всплывающее уведомление о новом письме или со-
разворачивается модель, с которой нужно работать. Подоб- трудник, который постучал в кабинет. Если срочно не вер-
ный период требуется, чтобы импульс, попавший нам в со- нуться к тому, о чем мы так напряженно думали, тщательно
знание, возбудил соответствующие ассоциативные связи. созданный образ затухнет. Нет модели — нет результата. На
За это время, как гирлянды, зажигаются нейронные сети что было потрачено время?
активного мышления. Звонок по телефону, на который мы ответили, отправляет
Чтобы продолжить наш разговор, нужно познакомиться в наше воображение новый импульс, который вызывает дру-
с феноменом, который получил название «эффекта предше- гие ассоциации. И теперь мозгу нужно выполнить два дела:
ствования», или прайминга. погасить старые сети и активировать новые. На что тоже тре-
буются энергия и время.

Ïðàéìèíã Íåïðèÿòíàÿ íîâîñòü åùå è â òîì, ÷òî âî âðåìÿ, êîãäà


ñòàðûå ñåòè íå ïîãàñëè, à íîâûå åùå íåàêòèâíû, ìû
Прайминг, он же эффект предшествования, — это особен-
íåñïîñîáíû ê êà÷åñòâåííîìó ìûøëåíèþ.
ность нашего с вами мозга, которая выражается в том, что
любая информация, попадающая к нам в голову, нас пред- Конечно, это нестрашно, если вопрос, который нас от-
настраивает. влек, не требует большого напряжения. Если же его нужно
Под словом «любая» следует понимать именно любую — обдумать, то во время переактивации мы не будем способны
как по форме, так и по способу проникновения. Осознаем ли нормально размышлять.
мы, что получаем информацию (например, читая книгу, до- Представьте, что мозгу приходится постоянно зажигать
пускаем это), либо нет (не отдаем себе отчета, что боковым и гасить разные цепи, когда мы переключаемся между раз-
зрением видим картину, висящую на стене). ными задачами. Каждой мы уделяем 5–10 минут, после чего
Влияние прайгминга вот в чем: попав в кратковремен- перескакиваем на другую. Очевидно, что в таком режиме мы
ную память, информация возбуждает ассоциативные связи. не сможем толком осмыслить ни одно дело, да еще потратим
Импульс, который мы получили, зажег в долговременной прорву сил на переключения.
памяти сеть мыслей и воспоминаний. Нюанс в том, что она Ко всему стоит прибавить повышенную тревожность, ко-
разгорается постепенно. И на полную ее активацию уходят торая неизбежно возникает, когда мы не чувствуем контроля
те самые 5–15 минут, которые нужны для погружения в про- над ситуацией. А тревога, как мы увидим чуть позже, сама
блему. по себе очень плохо влияет на способности к мышлению.

94 95
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Прайминг проявляется не только так. К сожалению, он Исследователи незаметно засекали время, которое
воздействует и на эмоциональную сферу. Зная это, мы за- требовалось для прохождения коридора. Как Барг и пред-
ранее можем приобрести в разные состояния: расчетливое, сказывал, молодые люди, составлявшие предложения из
творческое, созерцательное. слов, связанных с пожилыми людьми, шли по коридору зна-
Например, мы готовимся к сложным переговорам. И о на- чительно медленнее.
шем визави знаем, что он — любитель манипуляций, вели- У „флоридского эффекта“ выделяют две стадии прай-
колепно владеющий собой, способный легко ввести собесед- минга. На первой стадии набор слов подготавливает
ника в нужное состояние. Единственный способ провести мысли о старости, хотя слово „старый“ ни разу не встре-
переговоры хорошо — сохранять точный и холодный расчет, чается, на второй — эти мысли дают установку на пове-
не давать оппоненту взывать к эмоциям. Это просто. Доста- дение, связанное с пожилым возрастом, то есть медлен-
точно развлечь себя решением нескольких математических ную ходьбу. Все это происходит совершенно неосознанно.
примеров, чтобы включить логику на полную мощность Ни один из студентов на последующем опросе не сказал,
и встретить клиента во всеоружии. что заметил общую тему слов, и все испытуемые наста-
Классические исследования эффекта предшествования ивали, что прочитанные слова никак не повлияли на их
показывают, как сильно можно повлиять на поведение (и ре- поступки после первого эксперимента. Идею старости
шения) другого человека (без его ведома), если понимать они не осознали, но их действия изменились. Этот приме-
суть прайминга. чательный феномен — влияние идеи на действие — назы-
Нобелевский лауреат, один из основоположников когни- вают идеомоторным эффектом.
тивной психологии Даниэль Канеман в книге «Думай мед- Хотя вы, конечно же, этого не заметили, но и чтение
ленно, решай быстро» приводит несколько примеров экспе- данного абзаца вас тоже настроило на определенный лад.
риментов, который полностью раскрывают суть эффекта Если бы вам понадобилось встать за стаканом воды, вы
предшествования и дают как следует прочувствовать, что бы сделали это чуть медленнее, чем обычно. Впрочем, со-
такое прайминг. гласно исследованиям, если вы испытываете неприязнь
«Психолог Джон Барг и его коллеги провели эксперимент, к пожилым людям, то двигались бы быстрее!
который мгновенно стал классическим примером такого Идеомоторная связь работает и в обратную сторону.
эффекта. Студентам Нью-Йоркского университета в воз- В одном немецком университете провели исследование,
расте от восемнадцати до двадцати двух лет предложи- которое было зеркальным отражением эксперимента
ли составить фразы длиной в четыре слова из наборов по группы Барга в Нью-Йорке. Студентов попросили пять
пять слов (например, „находит“, „он“, „желтый“, „сразу“, минут ходить по комнате со скоростью тридцать шагов
„дом“). Наборы для одной группы студентов содержали в минуту, что составляло примерно треть их нормальной
слова, которые ассоциируются с пожилыми людьми: „Фло- скорости. После этого краткого упражнения участники
рида“, „забывчивый“, „лысый“, „седой“ или „морщины“. гораздо быстрее опознавали слова, относящиеся к старо-
Закончив задание, молодые люди должны были перейти в сти, например „забывчивый“, „пожилой“ и „одинокий“.
другой кабинет для выполнения следующего теста. Суть
эксперимента заключалась в этом коротком переходе. Двусторонние эффекты предшествования, как прави-
ло, дают согласованную реакцию: если вас навели на мыс-

96 97
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

ли о старости, вы будете вести себя, как старик, а „ста- 80 см у других участников эксперимента). Настроенные
риковские“ действия вызовут мысли о старости». на деньги студенты охотнее оставались одни.
Там же, чуть далее: Общая тема всех этих открытий заключается в том,
«Изучение прайминга не только доказало, что мыс- что мысль о деньгах дает установку на индивидуализм:
ли о старости заставляют людей медленнее ходить, но нежелание взаимодействовать с другими, зависеть от
продвинулось значительно дальше. Сейчас известно, что них или выполнять их просьбы».
прайминг воздействует на все аспекты нашей жизни.
Упоминание о деньгах оказывает странное влияние. Âèçóàëèçèðóé ýòî!
Участникам эксперимента показывали список из пяти Прайминг заставляет по-другому взглянуть на рекомен-
слов, из которого требовалось отобрать четыре и соста- дации по достижению целей, которыми полны литература
вить из них фразу на тему, связанную с деньгами (напри- по целеполаганию и мотивационные фильмы типа «Секрет».
мер, список „хорошо“, „работа“, „новая“, „стол“, „оплачи- Я встречал многих людей, которые смеялись над идеей, что
ваемая“ становился фразой „новая хорошо оплачиваемая визуализация цели помогает ее достижению. С сожалением
работа“). Другие методы подготовки были менее очевид- признаю, что некоторое время я и сам принадлежал их числу
ными и включали в себя ненавязчивое присутствие пред- и подобно остальным считал, что главное для достижения
мета, связанного с деньгами: забытой на столе пачки дол- цели — просто работать.
ларов из игры „Монополия“ или компьютерной заставки Когда мы понимаем, как действует эффект предшество-
с изображением купюр, плавающих на поверхности воды. вания, как он нас преднастраивает, рекомендации визуали-
Люди, настроенные на тему денег, становятся более не- зировать предмет стремления уже не кажутся столь мало-
зависимыми, чем без этого ассоциативного переключателя. важными.
Они почти вдвое дольше пытались решить трудную задачу, Разложите напоминания о своей цели на видных местах.
не прося экспериментатора о помощи: явный признак по- Поставьте ее изображение на заставку мобильного и компью-
вышенной уверенности в себе. Люди с подобной установкой тера, подберите соответствующий скринсейвер. Каждый
становились эгоистичнее и менее охотно помогали другим раз, когда мы будем видеть это, мозг станет настраиваться
студентам, притворявшимся, что не понимают задание на мысли, которые касаются цели.
эксперимента. Когда экспериментатор неловко ронял кучу Развесьте в офисе то, что отражает корпоративную куль-
карандашей, участники, настроенные (бессознательно) туру, которую вы хотели бы видеть. Сделайте популярны-
на деньги, помогая ему собирать, поднимали меньше. ми образы того сотрудника, которого вы хотели бы иметь,
В еще одном эксперименте из этой же серии испыту- и это будет преднастраивать ваш персонал на нужный лад.
емым говорили, что они должны познакомиться с новым Просто, не так ли? Тогда почему бы не использовать такие
участником, и просили их расставить два стула, пока эк- знания во благо?
спериментатор уходил за будущим собеседником. Вот еще один пример, как можно применить прайминг.
Те, у кого была установка на деньги, старались отста- В начале XX века вратарь чешской сборной Франти-
вить стул подальше (на расстояние 118 см, в отличие от шек Планичка славился умением уверенно отбивать
98 99
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

пенальти даже лучших бомбардиров. Когда в его ворота «похищение». От него побежала волна к слову «убийство»,
назначали одиннадцатиметровый, он как бы от огорче- от того стали расходиться свои ассоциации, и так до беско-
ния срывал с головы кепку, швырял ее в ворота и занимал нечности. Похоже, вы уже поняли, о чем я, но на всякий
свою позицию. Девять раз из десяти футболист команды случай уточню. Я о том вреде, который наносят нам новости.
противника бил именно в тот угол ворот, куда улетела Катастрофический вред новостей заключается в том, что
кепка. они выступают сильнейшим камертоном всего нашего со-
К сожалению, есть и плохие новости, связанные с особен- стояния: эмоционального, физического и интеллектуально-
ностью нашей психики, которая получила название «прай- го. Увидев негатив, мы не только начинаем его переживать,
минг». но настраиваем под него весь процесс мышления.
Был проведен эксперимент со студентками-азиатками,
Ïëîõàÿ ñòîðîíà ýôôåêòà которые в США традиционно считаются хорошими матема-
тиками. Накануне одной группе выдали текст про женщин-
ïðåäøåñòâîâàíèÿ
домохозяек, второй — про женщин-математиков. Резуль-
Мы помним, прайминг происходит, как если мы осоз- таты были предсказуемы. Первая группа хуже справилась
наём, что читаем, смотрим или слушаем, так и если не осоз- с математическими задачами, чем вторая, хотя обе были на-
наём. Почему я завел речь о негативной стороне эффекта браны из студенток с одинаковыми успехами в математике.
предшествования? Смотрите, очень просто.
Новости создаются, чтобы привлекать внимание. Их ге-
Любая информация, которую мы видим, слышим, чита- нерируют мастера, умеющие отлично делать свою работу.
ем или даже обоняем и осязаем, вызывает ассоциации. Как Неслучайно новостные передачи или порталы показывают
доказали ученые, это происходит помимо нашей воли и со- наивысшие рейтинги (конечно, после передач, взывающих
знания. к животным инстинктам типа ток- и реалити-шоу и обыгры-
Вспомните, как сильно действует знакомый запах, сколь- вающих тему секса).
ко воспоминаний он вызывает! Мы могли идти по улице Как-то в середине воскресенья, во время написания этого
и уловить духи когда-то любимой женщины. Только что со- раздела, я зашел на один из уважаемых новостных порта-
знание было занято решением проблемы, и вот уже нахлы- лов. И ради интереса подсчитал негативные слова на первом
нули воспоминания… И только спустя секунды мы поняли, экране. Их оказалось 8. Никаких открытий. Почти каждый
что происходит. заголовок был приправлен сильным негативным оттенком.
Эффект имеет место в любом случае, изменяется только Поверьте, я не выгадывал специально время, чтобы поймать
острота проявления. Чтобы пояснить силу ассоциаций, пред- новости такими. Как мы уже знаем, они сделают «грязную»
ставим, что приходит на ум при слове «похищение». Стоит работу с нашим настроением и интеллектуальным настроем,
только задуматься, как вереницей побегут образы убийства, даже если сами статьи мы не читаем.
насилия, убитых горем родственников. Это вызовет соответ- Для примера я взял относительно нейтральный новостной
ственный эмоциональный настрой. сайт, а что говорить о желтой прессе, которая публикует ма-
Теперь представьте, что ассоциации возбуждаются так, териалы про измены, наркотики и насилие? Увы, новостные
как расходятся круги на воде. Вот мы бросили камень — сайты зарабатывают на рекламе, а для этого нужно привле-
100 101
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

кать много внимания. К сожалению, то, что так нас захваты- о том, чем может обернуться привычка начинать день с ново-
вает, почти всегда плохо преднастраивает. стей. Пора сказать о том, как можно улучшить свою жизнь,
Считается, что новости специально провоцируют нега- если знать, как работает прайминг.
тив, пугая терроризмом, кризисом, глобальным потеплени- Если он воздействует негативно, то почему сознательно
ем или чем-то другим, что звучит неприятно (но никак на не использовать его позитивно? Все на поверхности. Эффект
жизнь отдельно взятого человека не влияет). Есть мнение, предшествования работает помимо нашей воли. Следова-
что запуганными людьми проще управлять, другое мнение тельно, если мы окружим себя рисунками, мелодиями, сло-
сводится к тому, что таким людям проще продавать, но для вами, людьми, текстами, книгами, сайтами, которые несут
нас важно другое. положительный смысл и эмоции, прайминг проявит себя
нам во благо.
Ëþáàÿ ýìîöèÿ ìåøàåò äóìàòü. Ñòðàõ, òðåâîãà, ãíåâ — Хорошее настроение дает много плюсов. В нем легко
îñîáåííî ñèëüíî. включиться в работу и глубоко задуматься. В плохом же
нас многое тревожит и отвлекает. Мало кто будет спорить,
Помимо того что новости настраивают на минорный лад, что хорошее настроение ценно еще и тем, что сама жизнь
эмоции, которые они вызывают, мешают мозгу делать свою в нем кажется гораздо лучше. Задумайтесь о том, что она
работу. Посмотрели новости, и вместо того чтобы думать, как конечна, имеет совершенно определенную длину, четкое
поднять продажи или вовремя сделать работу, размышляем начало и не менее четкий конец. Не глупость ли проводить
о политике. Время жизни идет, оно кончается. А мы, вместо ее в негативе?
того чтобы понять, как сделать свою жизнь и жизнь близких День, который прожит не в радость, — потерянный день.
лучше, превратились в компьютер, который поразил вирус. Пока мы не думаем о том, что в запасе других нет, это не огор-
Такой, который использует его процессор, эмоции, время чает. Когда понимаешь, что из всех дней, что ждут впереди,
и память в своих корыстных целях. мы портим плохим настроением каждый второй, третий или
Я не люблю радикальных мер и не сторонник фанатизма. пятый, становится не по себе.
Я не призываю навсегда перестать читать или смотреть но- Дни быстротечны, других не будет. Они и так закончатся
вости. Я хочу, чтобы мы знали, какое влияние оказывает на сами, не стоит выбрасывать их своими руками из собственной
нас информация, и могли осознанно выбирать, что будет по- жизни, заражая плохим настроением. Гораздо лучше облаго-
лезным, а что испортит и день, и работу. родить хорошим и прожить, прочувствовать каждый день.
Я не призываю забыть о любимых сайтах, не ратую за то, Рекомендации, которые вы найдете в конце книги, по-
чтобы не смотреть новости по ТВ (хотя, по моим наблюдени- могают легко и просто обрести рабочий настрой. А пока вот
ям, у людей, которые регулярно добиваются успеха, телеви- пара «фишек», которые помогают поднять настроение и луч-
зора нет). Я всего лишь за то, чтобы мы имели выбор и знали, ше относиться к работе и к жизни.
как его сделать. Я не за хлеб и воду, я за питание полезными
продуктами.
Про настрой на хороший день Ïðîñíóâøèñü, ñïðîñèòå ñåáÿ: «×åìó ÿ ðàäóþñü?»
Раз речь о личной эффективности, то любой способ, кото-
рый помогает ее поднять, стоит внимания. Мы поговорили

102 103
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Перечислите все, что вас радует, чем будет наполнен гря- зультативности такого подхода. Он помогает улучшить нашу
дущий день. Постарайтесь увидеть в воображении этих лю- жизнь. Не будет ошибкой утверждать: хорошее настроение
дей, вещи, мысли. Сделайте образы как можно ярче. Добавь- всегда способствует эффективной работе.
те звуки, ощущения, запахи. Представьте себя в окружении, В заключение раздела пара слов о том, чего стоит опасать-
которое принесет удивительное настроение. ся, чтобы не нарушить рабочий график и не потерять настрой.
Как известно, человек плохо воспринимает недосказан-
Êîãäà ÷òî-òî âàñ îãîð÷àåò, ñïðîñèòå ñåáÿ: «×òî õîðî-
ность и интригу. Нам сложно усидеть спокойно, когда исто-
øåãî áûëî è áóäåò ñåãîäíÿ?»
рия, которую только что рассказывали, замирает на самом
интересном месте. Возможно, это следствие общечеловече-
Природа человека такова, что внимание само собой кон- ской черты — мы не переносим незавершенные циклы. От-
центрируется на негативе. Мы могли бы провести прекра- сюда, например, проистекает страсть к коллекционирова-
сный день, но хам на дороге угробил нам настроение. И вечер нию. Такая особенность есть даже у приматов, правда, у них
будет испорчен. И день станет ощущаться как пропащий. она выражена ярче. Если обезьян обучить собирать голово-
На самом деле плохого оказалось на 1%, а 99% дня были ломку, а потом, в середине процесса сборки, ее отобрать, они
заняты хорошим. Не дайте собственной психике испортить впадут в бешенство и ни на что не будут реагировать, пока им
вам жизнь! не вернут все обратно, чтобы они могли закончить.
Я только что говорил о новостях. Теперь — о сериалах
Èñïîëüçóéòå âäîõíîâëÿþùèå àóòîòðåíèíã èëè àóäèî- и художественной литературе. Вы можете подумать, что сей-
çàïèñè.
час я буду призывать не смотреть сериалы и читать только
книги по делу. Ни в коем разе! Отдыхать нужно, и ничего не
Найдите те, которые вам подходят. Те, в которых гово- может быть лучше отдыха с хорошей книгой. Да и сериалы
рится о прекрасном дне, хорошем настроении, о том, как все сейчас снимают великолепные.
будет получаться. О том, как вы будете полны сил и положи- О том, что мы плохо переносим недосказанность, я упомя-
тельных эмоций, как станете улыбаться. нул для того, чтобы показать:
• иногда опасно «включаться» в сериал;
 êîíöå äíÿ ñïðîñèòå ñåáÿ: «×òî õîðîøåãî ñåãîäíÿ
áûëî?» Íàéäèòå ìèíèìóì òðè ïîëîæèòåëüíî îêðà- • иногда нежелательно начинать день с художественной
øåííûõ ìîìåíòà è êàê ñëåäóåò ïðî÷óâñòâóéòå èõ. книги.
Как все знают, каждая серия хорошего сериала заканчи-
Пожалуйста, услышьте меня: в жизни ровно столько ча- вается весомой интригой. Само собой, чтобы публика с не-
сов, сколько в ней есть. Не больше! Мы можем прожить их терпением ждала продолжения. Мы плохо переносим недо-
в плохом настроении, проклиная все вокруг. А можем в хо- сказанность, и это заставляет смотреть еще и еще1.
рошем и получить от жизни удовольствие. Если серия выходит в пятницу вечером — отлично. Од-
Вопрос «чему я радуюсь?» с самого утра и позитивный ау- нако большинство сериалов доступно для просмотра в Ин-
тотренинг или запись — все это работает. Я тоже был скеп-
тиком (им и остаюсь), но выше вы видите доказательства ре- 1
В психологии этот феномен получил название «эффекта Зейгарник».

104 105
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

тернете в любое время. Я не против того, чтобы их смотреть. лосипеде, умение плавать, а для кого-то, может быть, гото-
Я за то, чтобы приниматься за них тогда, когда это можно вить еду.
себе позволить. Обычно невозможно ограничиться одной се- Навык — это умение, отправленное в долговременную па-
рией, она только разжигает интерес. Это приводит к тому, мять. Последовательности действий, которые мы как следу-
что мы не очень грамотно распределяем время. Например, ет запомнили. Навык — то, что мы используем бессознатель-
уходим спать в 3 часа ночи и встаем потом на работу с чугун- но. Просто применяем и даже не замечаем. Например, когда
ной головой. мы ходим.
В общем, постарайтесь не смотреть сериалы, если на носу Ходьба — навык. Очень сложное умение двигать ногами
что-то важное, например, большой проект. А то очень веро- и переносить вес тела. Умение, обучение которому требова-
ятны посредственные результаты и бессонные ночи. ло больших усилий от наших родителей и нас с вами. Но ре-
Что же до художественной литературы, то она прекрасна, зультат стоил того, теперь мы ходим и даже не задумываем-
и я считаю, что каждый человек должен читать как можно ся, как это делаем.
больше. Но с одной оговоркой: постарайтесь не начинать Мы не замечаем, потому что данный навык «вырос» вме-
день с романа, саги или детектива. Потому что это в соот- сте с нами. Он появился раньше, чем речь: мы ходим, сколь-
ветствующую сторону вас преднастроит. Точнее, но прочно ко себя помним. Ходьба не стоила нам никаких усилий (по
и надежно отстроит от работы.
крайней мере тех, о которых мы помним). И таких навыков
Это особенно важно, если у вас свободный график. много. Умение говорить — среди них.
При жестком расписании хочешь не хочешь, а на работу
Те, кто недоволен своей речью, знают, как сложно ее ис-
придется настроиться. Хотя бы после 11 утра, когда ты на
править. Сколько нужно работать и практиковаться, чтобы
нее придешь и час впустую потратишь. А вот свободный гра-
правильно говорить. Сколько нужно наблюдать за собой,
фик и интересная книга утром — вещи плохо совместимые.
чтобы не прорвалось старое, прочно заученное, но непра-
Из-за книги рабочий день иногда вовсе начать не получится,
вильное умение.
что обернется потерями.
Сейчас сложно встретить людей, которые хорошо и пра-
Хорошей книгой нужно заканчивать день, чтобы дать
вильно говорят. Большинство просто не задумываются и не
мозгам расслабиться и отдохнуть, а не бороться ночью с вне-
ощущают необходимости что-то с этим делать. До тех пор
запными приступами гениальности. Это здорово, но доволь-
пока не оказывается, что нужно выступать публично.
но утомительно — пытаться заснуть, когда мозг фонтаниру-
ет идеями. Гораздо проще успокоить его хорошей книгой. Столь долгое вступление нужно, чтобы показать: то, как
мы пользуемся памятью, — тоже навык. То, что мы привы-
Чем действительно стоит начинать свой день, что читать
или смотреть перед работой — об этом в конце книги. кли запоминать все, что стоит и не стоит, — навык, сравни-
мый с плохой речью, в которой много мусорных, несогласо-
ванных слов и полно мучительных «э-э-э».
Íàñ íå íàó÷èëè ïðàâèëüíî
Мы никогда не предполагали, что память требует особого
èñïîëüçîâàòü ïàìÿòü отношения. Обычный человек думает так: надо лучше пом-
Навык — это умение, доведенное до совершенства. То, что нить. Однако я не встречал людей, которые понимали бы,
реализуется легко и непринужденно. Как ходьба, езда на ве- чт!о следует запомнить, а что — нет.
106 107
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Идея, которую я хочу предложить, неочевидна. Особенно Однако надо работать с тем, что есть, и тому, кто не обла-
учитывая, что до сих пор неизвестно, сколько может вме- дает синестезией, надо идти общей тропой. Она выглядит вот
стить наша память. Есть свидетельства, что способности че- так: 40 повторений, 4 дня, 1 неделя. Конечно, это довольно
ловека к запоминанию бесконечны. Доказано, по крайней обобщенно, но принцип, по которому происходит запомина-
мере, что они фантастичны. ние, передан верно.
У знаменитого советского ученого Александра Лурии есть Чтобы слово, понятие или движение запомнилось надолго
«Маленькая книжка о большой памяти», где он повествует (попало в долговременную память), важно идти одним и тем
о своем опыте исследования памяти выдающегося человека же путем:
по фамилии Шерешевский. Эксперименты продолжались • несколько раз повторить, чтобы из кратковременной па-
почти 30 лет, и все эти годы Шерешевский удивлял ученых мяти оно попало в долговременную;
возможностями своей памяти. Спустя 30 лет он в мельчай-
• в течение 4 дней периодически освежать в памяти, чтобы
ших деталях вспоминал то, о чем говорилось в день первой
закрепить связи;
встречи, включая обстановку комнат, где они состоялись,
звуки, которые раздавались вокруг. • раз в неделю возвращаться к тому, что мы запомнили,
Можем ли мы сказать, что неправильно пользуемся столь чтобы оставить в памяти надолго.
фантастической силой, которая, по-видимому, действитель- Это универсальная схема. В чистом виде она работает,
но безгранична? К сожалению, можем. И вот почему. когда мы формируем навык, оттачиваем какое-то умение.
У музыкантов есть специальная методика занятий со спич-
40 раз, 4 дня, 1 неделя ками. В коробке 50 спичек. Перед тем, как учить гамму, вы-
Шерешевский был выдающимся мнемонистом не только сыпаем коробок. Сыграли раз — положили спичку обратно,
потому, что запоминал невероятно много, быстро и надежно, второй — еще одну. И так пока коробок не будет полон. В ре-
но и по способу, которым для этого пользовался. Он обладал зультате гамма выучена и технический зачет сдан. Таким
редчайшим качеством — синестезией. Запоминая, он наде- образом работает обучение, в котором задействована двига-
лял мысленный образ не только картинкой, но и сопрово- тельная память.
ждающими ощущениями. Похожий путь мы проходим, если учим иностранный
«...я обычно чувствую и вкус, и вес слова — и мне уже де- язык или вынуждены запомнить группы цифр, не связан-
лать нечего — оно само вспоминается.., а описать трудно. ных между собой. Незнакомое слово приходится несколь-
Я чувствую в руке — скользнет что-то маслянистое — из ко раз повторить, и в течение 4 дней периодически к нему
массы мельчайших точек, но очень легковесных — это лег- возвращаться. Затем раз в неделю освежать, чтобы прочно
кое щекотание в левой руке, — и мне уже больше ничего не запомнить. Как можно увидеть, в случае, когда мы учим
нужно... (Опыт 22/V, 1939 г.)». иностранные слова или новые движения, на образование
Нам сложно такое представить, не то что похвастаться по- первичной связи уходит больше времени, чем если запоми-
хожими способностями. Увы, мы запоминаем не так. И, к со- нается то, что можно облачить в структуру.
жалению, это может быть еще один навык со знаком минус. Если мы стараемся запомнить (заучить) не движения,
Возможно, в будущем люди научатся лучше использовать а информацию, на помощь приходит логика. Не зря так хо-
свою память и будут учить детей запоминать по-другому. рошо работают интеллект-карты. Они помогают увидеть
108 109
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

структуру и выстроить связи в том, что мы изучаем. Чтобы Например, многие дети легко рассказывают наизусть «Боро-
запомнить, что руль — деталь автомобиля, не нужно повто- дино». Все так. Только в детстве работает импринтинговая
рять это 40 раз, достаточно иметь представление о машине, память. Пока не развито логическое мышление, пока мы
и данный фрагмент встроится в общую картину. Благодаря еще юные, память действует по-другому. Она запечатлевает
тому, что новое знание вписывается в имеющуюся структу- все, что в нее попадает. С развитием логики картина меняет-
ру, создание первичной связи происходит быстро. Правда, ся и импринтинговое запоминание уступает место ассоциа-
чтобы знание закрепилось в памяти надолго, нужно посто- тивному. В нашей голове строятся сети логических связей,
янно к нему обращаться. похожие на крону дерева. Если то, что мы хотим запомнить,
Здесь надо резюмировать. Запоминание может выглядеть стыкуется со многими листочками, оно легко остается в кро-
по-разному: не. Если нет — проскальзывает (и тогда, чтобы запомнить,
нужно много повторений).
• много раз повторяем, а потом вроде как запоминается;
Этот экскурс нужен, чтобы мы поняли: если не стараться
• один-два раза повторили, и уже запомнилось. специально, шансов что-то надежно запомнить немного. Но
Еще раз отметим, что это относится лишь к этапу перевода и это еще не все: запомнить мало, важно вовремя вспомнить!
знаний (или умений) в долговременную память. Если там их Как мы увидели в разделе про долговременную память, вспо-
не закрепить и периодически не освежать, они истаивают. минание происходит не спонтанно, а по ассоциациям. И вот
И для того чтобы слово, понятие, движение или что-то еще тут мы, наконец, подошли к тому, чтобы понять, какой на-
надежно запомнилось, в течение следующих 4 дней к нему вык мы неправильно усвоили.
нужно возвращаться, а потом раз в неделю освежать.
Почему мы железно помним родной язык? Потому что
Ìû ïðèâûêëè çàïîìèíàòü âñå: ÷òî ñòîèò è íå ñòîèò.
постоянно им пользуемся. Таблицу умножения сложно за-
быть — к ней приходится возвращаться. А вот то, что давно
не используется, забывается. Например, иностранный язык. Это значит, что любую информацию, которая нужна хоть
Попробуйте хотя бы год-два на нем не говорить и увидите, какое-то время, мы стараемся запомнить. Продукты, ко-
что некоторые слова будет сложно вспомнить. торые надо купить, — в память. Задачи, которые надо сде-
Герман Эббингауз установил, что после того как мы поста- лать — туда же. Звонки, что надо совершить; письма, что
рались что-то запомнить (и потом не повторяли): надо написать; идеи, что надо обдумать; встречи, к которым
• через 20 минут забывается 20%; надо подготовиться…
• через 1 час мы уже не помним и половины; Наряду с этим в память попадает все, что кажется нам
полезным. Цитаты, интересные факты, слова и выражения,
• через 1 день в памяти остается примерно 30% информации.
забавные случаи, прецеденты. Пока требования были не-
Если же обращаться к тому, что мы услышали (прочита- высоки, такого подхода хватало. Мы запоминали, что нуж-
ли) несколько раз подряд, после каждого повторения объем но сделать по дому, а что — на работе, без особых проблем.
информации в памяти увеличивается. Хотя, наверное, осечки случались. Например, в детстве я
Вы можете возразить, что в детстве все запоминалось мог забыть просьбу родителей, что всегда вызывало их него-
с первого раза, и потом это можно было без труда вспомнить. дование: «Если бы это было для тебя важно, ты бы не забыл!»

110 111
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Вместе с тем если посмотреть на сферы, где требования Когда требования к нам высоки, а мы продолжаем «но-
всегда были высоки, например, образование или медицину, сить» в голове все, мышление становится похоже на фильм
выяснится, что в школе ученики приучаются вести дневник. режиссера-авангардиста. Сцены сменяют друг друга в слу-
Задают на дом много, и сложно надеяться на память. В боль- чайном порядке. Мелькают разнородные мысли, иногда воз-
ницах на каждого больного ведется история болезни: врач не никает ужасное чувство тревоги: «А не забыл ли я об этом?!»1
способен запомнить истории всех больных. Там, где много Я не встречал руководителей, которые обходились бы без
информации и высока цена ошибки, люди давно не надеют- блокнота или планировщика. Когда требования выраста-
ся на память. Многие скажут, что записывают все, что ка- ют, мы ощущаем буквально физиологическую потребность
сается работы. Увы, этого недостаточно, чтобы можно было «выгрузить» свои мысли. Мы чувствуем, что удержать все
сказать, что мы правильно используем память. Пока требо- в памяти просто невозможно!
вания к нам не были высоки, это не мешало. Когда они воз-
Это создает иллюзию, что мы разгружаем память, пере-
росли, такой подход сильно ограничивает.
кладывая часть информации на бумагу или в электронный
Резюмируем. планировщик. К сожалению, так не происходит. Пока у нас
• У нас нет шанса что-то прочно запомнить, если не пройти нет помощника, который на 100% подменил бы среднесроч-
путь: 40 раз–4 дня–1 неделя (даже в его короткой вари- ную память, сознание постоянно обращается к ней с вопро-
ации). Исключение одно — сильнейшие эмоции, настоя- сом: «Что нужно сделать?» Это вызывает круговорот сумбу-
щее потрясение. Но нужно ли устраивать себе стресс каж- ра в рабочей памяти, и мы не можем нормально думать. Хаос
дый раз, когда стараешься что-то выучить? мыслей буквально не позволяет задуматься! Когда в голове
• Вспоминание происходит по ассоциациям. Мы не можем такой разброд, во-первых, не определить, что же важно —
произвольно вспомнить любую задачу или мысль. Мы над чем стоит подумать в первую очередь. Во-вторых, —
должны «прийти» к ней по ассоциативным связям, как- просто нет места, где можно было бы думать! Все занято во-
то навести свое мышление. Это можно сделать, погру- рохом ассоциаций.
зившись в размышления на тему или «зацепившись» за
внешний стимул. Êàê ìû îáðàùàåìñÿ ñ èäåÿìè
Из этих предпосылок будет следующий вывод. Есть мнение, что сама по себе идея ничего не стоит. Конеч-
Даже если мы что-то прочно запомнили, нет гарантии, но, любая идея требует напряженной работы, пока превра-
что в нужный момент это удастся вспомнить. тится в то, что приносит успех и деньги, но без нее не рожда-
Что равнозначно тому, что мы вообще этого не запомина- лись бы книги, не создавался бы бизнес. И упустить хорошую
ли. идею очень даже обидно. Great minds thinks alike — по стати-
стике то, о чем вы только что подумали (и в 90% случаев сра-
Конечно, то, что значимо для нас эмоционально, мы забы-
зу же забыли), придет в голову еще как минимум 4 людям.
ваем редко. Когда голова не забита тем, что можно назвать
Забыть интересную идею — отличный способ не построить
общим словом «работа», в сознании постоянно дрейфуют
прибыльный бизнес или не найти хорошую работу.
образы, проскакивают мысли, мы перебираем варианты, ка-
дры сменяют друг друга, проигрываются ситуации, которые 1
В восточной культуре это явление получило название «обезьяний
не всегда имеют отношение к тому, что нужно вспомнить.
ум».

112 113
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Вспомните, когда в последний раз вас настигало озаре- каждую в подходящий момент. И от этого рождается чув-
ние, от которого захватывало дух? Когда приходила мысль, ство тревоги.
которая казалась очень интересной и волнующей? Это могло За долгие годы эволюции Природа встроила в человека
случиться, когда вы занимались спортом, были на прогулке, много программ. Одна из них — радар, который постоянно
в душе, собирались ко сну. ищет опасность. Он работает всегда. Даже во время сна. Бла-
И сколько из таких идей удавалось вспомнить, если в мо- годаря ему мы можем проснуться от самого легкого шороха,
мент, когда она пришла, вы ее не записали? Боюсь, ни одной. даже если заснули в шумном месте. Благодаря ему мамы ми-
Творческий всплеск — это плохо контролируемый порыв. гом пробуждаются от едва слышного голоса ребенка.
Удержать то, что внезапно пришло на ум, сложно, практи- Каждое незавершенное или не начатое дело — повод для
чески невозможно. Наверное, к этому моменту каждый из тревоги. Причина проста: если вовремя не вспомнить нужную
нас забыл десятки идей, которые могли бы буквально пере- задачу — это грозит потерей. Потерей денег, уважения, вре-
вернуть жизнь! К сожалению, такое происходит только по мени, сил, да много чего. Потеря ресурсов и уважения — всег-
одной причине — мы не знаем, когда стоит доверять нашей да угроза. Риск что-то забыть воспринимается бессознатель-
памяти, а когда нет. ным как потенциальная опасность, и оно включает тревогу.
То, как мы пользуемся памятью, можно сравнить со ста- Эмоция тревоги— сигнал бессознательного о том, что за-
рателем, который шел по тропинке и находил золото, кото- мечена опасность. Она не определена, еще не идентифици-
рое некуда было положить. Он клал его на землю, усердно рована, но уже маячит где-то на горизонте. Бессознательное
присыпал листьями, мысленно делал зарубку и двигался так сигнализирует сознанию: нам грозит опасность, вклю-
дальше. А потом не мог вспомнить, какой именно дорогой чись и начинай поиск.
шел. И не обнаружил золото.
Сознание отвлекается от работы и отправляется на поиск
Подумайте, как могла бы выглядеть ваша жизнь, вопло- источника тревоги. Мы можем перебирать мысли и искать
ти вы хотя бы половину идей, которые пришли когда-то на причину беспокойства. Можем в прямом смысле куда-то
ум? Если вы чувствуете огорчение, не стоит расстраиваться. пойти. Можем сделать еще кучу вещей. Но вот, к сожале-
Очень скоро мы сможем бережно использовать память, и вы нию, самого важного в этот момент сделать не можем. Когда
больше никогда не потеряете найденное золото! нас что-то тревожит, невозможно сосредоточиться.
Тревога отбирает массу сил. Интрига, как незавершен-
Òðåâîãà ное дело, незакрытый гештальт, рождает жуткое чувство,
Наш организм знает о себе все. В частности, он хорошо ос- которое всеми силами кричит: «Ответь мне на вопрос, уто-
ведомлен о способностях памяти. И о последствиях ее при- ли мое любопытство, успокой мою тревогу!» Иногда интрига
вычного использования. настолько сильна, что мы готовы бросить все, чтобы найти
на нее ответ. Выше я приводил пример о стремлении людей
Мы носим в памяти массу того, что в ней быть не должно.
и приматов к завершению какого-то действия. Пожалуйста,
Множество информации, которая нужна на короткое вре-
вот оно во всей красе.
мя, идей, соображений, неясных представлений. Мы носим
в голове миллион еще не начатых и не завершенных задач. Тревога порождает судорожное метание, которое не дает
Наше тело знает — нет 100% гарантии, что мы вспомним развернуться спокойному и глубокому мышлению. Когда мы

114 115
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

встревожены, загрузить в рабочую память файл невозмож- у всех она снижает способность к сосредоточению, угнетает
но. Точнее, нам не построить модель. Как только мы начина- мышление. У всех она ухудшает качество жизни.
ем о чем-то думать, тревога постоянно вторгается в мысли. Подумайте, бывает ли у вас, что первая мысль с утра —
Тревога не снижает способности к мышлению, но она не мысль о работе? Уже с зубной щеткой в руках вы прокру-
дает сосредоточиться. Она становится эмоциональной доми- чиваете в голове то, что вас волнует и беспокоит. Мысленно
нантой, которая подчиняет разум. Что такое эмоциональ- составляете документы, готовитесь к переговорам, приду-
ная доминанта? Простой пример: когда мы влюблены, все мываете выход из проблемных положений…
мысли — о ней или о нем. Когда мы в гневе, все мысли — Подумайте, бывает ли у вас такое, что последняя мысль
об источнике гнева, о том, как с ним расправиться. Когда мы перед сном — мысль о работе. Причем она появляется в са-
в тревоге — все мысли сосредоточены на объекте тревоги. мый неподходящий момент. Казалось бы, сон пришел, вы
Все было бы неплохо, если бы нас тревожило что-то одно. в него почти погрузились, как изнутри рождается яркий
Но когда требования высоки, у нас куча дел. Масса задач, всплеск и вы почти вскакиваете с постели с немым вопросом:
обязательств, незакрытых циклов мышления. И каждая «А это я не забыл?! А это?! А вот это я сделал?!»
из них говорит о себе. Каждая рождает тревогу. Даже если Желание убедиться в том, что дела под контролем, все
часть задач где-то записана. на местах, ничто не забыто, требует массы сил. Оно не дает
Это приводит к тому, что работа выпивает все силы, вы- развернуться главной мысленной деятельности — модели-
матывает эмоционально, забирает все, что можно, из души. рованию, работе воображения. К сожалению, то, как мы
используем память, не позволяет нам в прямом смысле по-
И вот последние дни отпуска отравлены мыслью, что завтра
заботиться о будущем. На эти задачи машинного времени се-
снова придется окунуться в работу. Это ощущается, как пе-
годня элементарно не хватило.
реход из спокойной воды в бурную и холодную реку, где во-
все не хочется оказаться. Èçáåãàíèå
Почти любой занятой руководитель, почти любой пред- Работа предлагает задачи, которые нужно решить. Они
приниматель живет, испытывая высокий уровень тревож- требуют ответственности. Это рождает тревогу. Бессозна-
ности. У некоторых он часто доходит до стресса. У некото- тельное не обманешь. Спустя некоторое время оно жестко
рых — до сильного стресса. У отдельных людей приводит связывает тревогу с работой. Постоянные негативные эмо-
к неврозам. У единиц — к нервным расстройствам. Это по- ции закрепляются (якорятся) за трудовой деятельностью.
следствия того, что мы неверно используем память и все при- К чему это приводит? Мы начинаем избегать того, что влечет
учены носить в голове. Такова цена навыка «со знаком ми- за собой беспокойство.
нус», того, который незримо формировался с самого детства. Я не раз наблюдал, когда действительно занятые люди,
Куча дел и масса ответственности рождают постоянную у которых и так куча дел, не могли заставить себя сесть за
фоновую тревогу. В зависимости от душевной организации работу. Она их гнетет, она их тревожит. Они знают, ощуща-
человека это может выражаться по-разному. Кому-то просто ют нутром, что у них и так масса задач, но ничего не могут
внутренне некомфортно. Кто-то будет ощущать сильный поделать — их буквально воротит от работы. Она восприни-
дискомфорт, доходящий до стресса. При одной и той же мается как то, что несет в себе негатив. И с ним нет желания
нагрузке тревога будет влиять на людей по-разному. Однако соприкасаться.
116 117
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

В таком состоянии не хочется открывать почту. Мы дума- Давайте не будем этого делать. Давайте начнем обращать-
ем: «У меня и так куча дел, а в почте еще гора писем, ну чего ся с мозгом правильно! Тем более что это очень просто. Доста-
я туда полезу?» В таком состоянии не хочется брать телефон- точно создать систему, к которой возникнет 100% доверие, и
ную трубку. Начинаешь вздрагивать, когда звонит телефон. тогда мы будем автоматически правильно использовать па-
Звонок сам по себе вызывает неприятное ощущение подспуд- мять. Тогда возникнут удивительные вещи! Нам станет лег-
ной тревоги. че жить. В прямом смысле. Уйдет нервное напряжение, уй-
В таком состоянии люди понимают, что чем больше они дет тревога. Задач и работы не убавится, но мы уже не будем
увиливают от работы, тем хуже. Но ничего не могут с собой придавлены к земле.
поделать. Они избегают того, что их расстраивает, старают- Разум освободится от нагрузки, стремления контролиро-
ся разминуться с тем, что их тревожит. Как можно дольше вать текущие дела и процессы. Мы сможем использовать его
не касаются работы. И погружаются все глубже в пучину для того, чтобы думать! Мы сможем моделировать задачи,
несделанных дел, сползают вниз по батарейке, под красную которые действительно для нас важны. Мы сможем уделять
линию, чтобы дойти до состояния, когда откладывать уже время тому, что прямо отражается на развитии и качестве
невозможно — нужно сидеть и сидеть, работать и работать, жизни.
чтобы хоть немного разгрести дела. Когда мы перестанем носить в голове все, что там быть не
Такого не случалось раньше, потому что к нам были дру- должно, то сможем уделять время главной задаче рабочей
гие требования. До последних лет, наверное, только бирже- памяти.
вые игроки могли жить на высоком уровне тревоги. Теперь
почти каждый занятой руководитель находится под стрес- Ñåêðåò çîëîòîãî ìèëëèàðäà
сом. И это всего лишь из-за того, что мы неправильно обра- Закон природы в том, что выживает самый приспособлен-
щаемся с памятью. ный. У тех, кто хорошо приспособился, достаточно возмож-
Мозг можно сравнить с суперкомпьютером огромной мощ- ностей, чтобы защитить себя, добыть пропитание и другие
ности. У него есть только одно ограничение — время. Нам ресурсы. У них хорошие гены, и это делает их привлекатель-
нужно спать и уделять внимание разным вопросам. По фор- ными, чтобы продолжить род. У них достаточно возможно-
ме суперкомпьютер — шкаф. Очень дорогой шкаф, который стей, чтобы защитить своих потомков.
нужно тщательно оберегать от повреждений, держать в кон- Для человека приспособление — это деньги. От них зави-
диционированном помещении с очищенным от пыли возду- сят уровень жизни, безопасность, здоровье, хорошее обра-
хом и не допускать всяческих вредных воздействий. Если зование, ухоженность. У одних они есть, другие о хорошей
им пользоваться бережно, его машинного времени хватит на зарплате мечтают, третьи упорно работают над доходом, чет-
очень сложные задачи и останется еще на то, чтобы получить вертые всех, кто хоть чуть состоятельнее, осуждают.
от жизни удовольствие. Если хранить в этом шкафу тряпки, Наша подлинная мотивация в том, чтобы делать жизнь
швабры и порошки (по форме-то он шкаф, отчего же в нем лучше, — насколько это возможно для нас на сегодняшний
не держать то, что лежит обычно в шкафу?), платы начнет день. Мы выбираем способы и инструменты, которые до-
замыкать, система — давать сбои, а машинного времени не ступны нашему мозгу, придумываем лучшее «завтра» и на-
хватит даже на средние задачи. чинаем над ним работать.

118 119
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Как вы помните, единственное место, отведенное под во- Последнее, о чем я предлагаю подумать, — о развлече-
ображение, — рабочая память. Сегодня она перегружена: ниях, которыми мы стараемся «заесть» усталость и стресс,
нужно очень многое узнать, со многими пообщаться, многое о том, чем мы привыкли заполнять досуг. Посмотрите на
обдумать и переработать. На то, чтобы справиться с текущей себя, оглянитесь на свой день. Чем вы развлекаетесь? Не ме-
работой, уходит масса времени. А нам еще нужно смодели- шает ли это думать?
ровать то, что сделает лучше наш завтрашний день. Может быть, социальные сети стали занимать массу вре-
Мы можем проводить часы за компьютером, в плену соци- мени? Ленты друзей и новостей засасывают, там не заме-
альных сетей, развлекательных и новостных сайтов. Можем чаешь, как проходят часы. Общение всегда приятно и не-
играть в игры, смотреть фильмы, читать статьи и блоги. Мо- обходимо. Но в социальных сетях и чатах оно построено
жем заваливать себя работой, закапываться в куче дел. Мы фрагментами. Реплика — пауза — реплика в ответ. Ответ
все это можем, если хватает времени. на сообщение, ответ на комментарии. Всплывающие окош-
Нам нужен сон, нам нужен отдых. Мозг быстро устает, ки. Не успели закрыть страницу, как на мобильник пришло
для хорошей работы ему требуется много энергии. Мы мо- оповещение, и сразу хочется его посмотреть.
жем тратить самые ценные ресурсы на второстепенные про- Отвлеклись — и модель, которую мы только начали стро-
цессы и расходовать машинное время суперкомпьютера на ить в рабочей памяти, разрушена. Оповещение создает ин-
«бездействие системы». Вы ведь знаете, что когда компью- тригу, не дает сосредоточиться, оно манит прочитать сообще-
тер ничем не занят, он запускает процесс «бездействие си- ние. Вот мы ответили, начали работать, снова что-то мигает.
стемы»? На что это похоже? Когда нам скучно, мы занимаем Опять переключение.
мозг развлечениями, отправляем его наслаждаться история- Где концентрация на задаче? Где фокус? Где погружение
ми, виртуальными конструкциями, которые не имеют ника- в процессы? Где творчество? В информационном мире выжи-
кого отношения к нашему миру. вает самый приспособленный. И это тот, кто не отвлекается,
Главная задача рабочей памяти — дать волю воображе- не реагирует на переключения.
нию. Чтобы сделать завтрашний день лучше, уже сегодня Сегодня приспособленность заключается в том, чтобы мы
надо многое придумать и проанализировать. Для того чтобы умели дать волю воображению. Понять, что для нас действи-
мы могли воображать и думать, а потом — работать, нужны тельно важно. Определить, от чего может улучшиться наша
время и ресурсы. С утра нас захватывают новости, по доро- жизнь. Приспособленность в том, чтобы мы могли сосредото-
ге — книга или радио типа «Эхо Москвы» или «Бизнес FM», читься на проблеме. Проанализировать модель, разложить
на рабочем месте мы разгребаем текущие дела и процессы, ее на части и запустить процесс выполнения.
дома отдыхаем за книгой или фильмом, в соцсетях. Когда
Приспособленность в том, чтобы самые ценные минуты,
и где нам думать? Когда развернуть воображение?
когда мозг свеж и полон сил, были отданы важным вещам.
Я говорил об информационной диете, о рациональном Приспособленность в том, чтобы в самые напряженные дни
информационном питании. О том, какой вред приносят но- мы не поддавались тревоге и могли нести большой груз от-
вости. В этой главе мы узнали, как правильно использовать ветственности.
память, чтобы освободить жизнь от тревоги, найти время
Нам не нужно контролировать для этого свое время, сле-
и место для размышлений.
дить за каждой минутой, одергивать себя, вставать в 6 утра

120 121
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

и спать 3 часа. Нам не нужно делать утром самое неприятное Одна из моделей, которой можно описать творческое
дело, насиловать волю, чтобы потом сорваться для восста- мышление, нам уже знакома — это ассоциации. Типов мыш-
новления. ления всего два: творческое и аналитическое. Они самостоя-
Все, что нужно, — понимать, как работает суперкомпью- тельны, независимы, хоть и постоянно дополняют друг дру-
тер, и не загружать его лишними процессами. Не ставить его га, один без другого существовать не может.
в зависимость от агрессивного внешнего мира, где бушует Те, кто считают, что творческое мышление им не дано,
информационный шторм. Нам нужно беречь свою память, просто не доверяют своей фантазии. Смотрите, с какой лег-
чтобы было где и когда дать волю воображению. костью и неудержимостью сыпет шутками Иван Ургант. Те
же, кто думают, что чувство юмора или способность к твор-
честву — не их сильная сторона, включают тормозные ме-
ханизмы и в прямом смысле блокируют процесс. В общем,
Ãëàâà 4. Ìîòèâàöèÿ если хотите мыслить творчески и оригинально — верьте
è òâîð÷åñêîå ìûøëåíèå себе и любите себя, дайте волю фантазии. За шаблонными
мыслями обязательно кроются нестандартные ходы. Поче-
му я завел об этом разговор, как способность к творчеству
Как вам такое утверждение: мир, который нас окружает, связана с личной эффективностью? Самым прямом обра-
и то, как мы работаем с информацией, угнетает нашу способ- зом!
ность творить?
Мы начали с того, что главная задача рабочей памяти —
Вы можете согласиться, а можете сказать, что причина моделировать достижение целей. В ней мы фантазируем
в другом — творчество доступно не всем. Одним креативить и даем волю воображению, чтобы с его помощью решить за-
легко, а другие, как ни пытаются, не могут выдавить ни од- дачи, преодолеть препятствия, стоящие перед нами и тормо-
ной светлой мысли. Я готов с этим поспорить. зящие развитие.
Способности к рисованию, музыке, стихосложению у раз- Модель строится из ассоциаций, которые возникают,
ных людей различны. Личность каждого уникальна, и то, после того как в мозг поступил импульс — пришла мысль,
как проявится творческое мышление, определяют гены, зна- какая-то идея, возникла необходимость. Чем дольше мы
ния, душевная организация, черты темперамента, опыт и размышляем, тем больше ассоциаций активируем, и тем
самооценка, окружение и еще тысяча факторов. Но вот твор- масштабнее получается мысленная модель.
ческое мышление свойственно всем. Разница лишь в скоро-
Задача этой главы — показать, как пробудить творческое
сти, с которой у нас «бегают» мысли. И только.
мышление и сделать его наиболее результативным. И как
Эйнштейн как-то сказал: «Дело не в том, что я такой дать ему поработать над тем, что окажет наибольшее влия-
умный. Я просто трачу на решение задач больше време- ние на нашу жизнь.
ни».
Как мы можем ее улучшить, если поймем работу творче-
А вот другие его слова, которые навечно остались в исто- ского мышления? Как мы можем ускорить достижение це-
рии: «Воображение важнее, чем знания. Знания ограниче- лей? Как мы можем действовать эффективнее? Я постараюсь
ны, тогда как воображение охватывает целый мир, сти- ответить на эти вопросы.
мулируя прогресс, порождая эволюцию».
122 123
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Ïîäìåíà æèçíè èíäèâèäóóìà На обучение нужно время. У нас его немного: большая
часть уходит на работу и сон. На обеспечение необходимого
Подмена жизни индивидуума — термин, который еще уровня жизни. На то, без чего мы не можем существовать.
в фашисткой Германии применяли мастера пропаганды. Так мы рождаемся, растем, живем и умираем. В бесконеч-
Он означает, что в жизнь человека входят интересы и про- ной гонке за «завтра», которое обязательно должно стать
блемы, которые никак не касаются его лично и не отража- лучше, но почему-то никак не становится. И каждый день,
ются на его жизни. Никак ее не улучшают, не ухудшают. который мы ожидаем, снова не тот, который бы нас устра-
Они вне локуса контроля, но эмоционально притягательны, ивал. Мы думаем, что впереди бесконечность, что так будет
внедряются постоянно и в большом количестве. Задача этой продолжаться всегда и светлое будущее обязательно насту-
стратегии — сделать так, чтобы люди думали о том, что им пит. Обязательно. Когда-нибудь потом, но не сейчас. А пока
говорят, а не о том, что реально на них влияет. В результате можно развлечь себя после работы сериалом, а не интере-
человек начинает жить виртуальной жизнью, переживает сной книгой. Можно посмотреть новости и политику — ведь
и обдумывает то, что никак не улучшает его существование, там столько всего важного. Можно включить реалити-шоу и
никак не влияет на способность больше зарабатывать, быть наконец-то отдохнуть! Ведь я же работал, имею право! Вот и
умнее, защищеннее, приспособленнее. получается: на то, чтобы расти, времени нет.
Подмена жизни индивидуума — отличный способ для СМИ зарабатывают на рекламе. Чтобы продавать, нужны
манипуляции. Без насилия, ненавязчиво, подспудно в наш аудитория и высокий рейтинг. А что дает рейтинг? То, что
разум проникают понятия, которые становятся для нас важ- привлекает внимание. По закону энергосбережения мы из-
ными. И мы начинаем переживать, обдумывать, волновать- бегаем заниматься тем, для чего нужны усилия. Хороший
ся по этому поводу. День имеет начало и конец. Силы челове- контент их не требует. Для его потребления не надо тратить
ка не безграничны. Подмена жизни индивидуума приводит силы — очень легко заняться чтением политических статей
к тому, что большую часть энергии и времени мозг тратит на (ведь это очень важно!) или включить телевизор, а потом
то, что никак не влияет на способность к выживанию. долго обдумывать услышанное и пикироваться в Интернете.
А для решения важных задач не хватает времени…
Вместо того чтобы развиваться, совершенствовать свой
профессионализм и специализацию. Вместо того чтобы по- Подумайте, как выглядел бы сегодняшний день, если бы
лучать всё новые эмоции от собственной жизни, уделяя вре- родители отдали вас в другую, лучшую школу? Наверняка
мя себе и близким. Вместо того чтобы заниматься самопозна- перемены могли быть кардинальными. Но что нам иногда
нием. Вместо всего этого мы начинаем думать о том, что, по мешает понять, какое гигантское значение для человека
идее, никак не должно нас волновать. Потому что никак не имеют школа и начальное образование? Недостаток времени
влияет на нашу собственную жизнь. Никак! и внимания к этой проблеме. Подумайте, как будет выгля-
деть наше «завтра», если мы сможем уделять больше време-
Рост и развитие личности возможны только благодаря но- ни размышлениям над тем, что улучшит наше будущее? Бу-
вым знаниям. Чем больше мы узнаем, тем лучше представ- дет ли наша карьера успешнее, здоровье и финансы крепче,
ляем подлинную картину мира. Тем большее влияние можем чем сейчас?
на него оказывать. Тем выше отдача, которую мы получаем.
Тем выше способность к выживанию. Вы можете подумать, что для этого требуется слишком
многое. Что ничего на самом деле уже не изменить. Все идет,

124 125
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

как идет, и нужно лишь больше времени на решение теку- ложить, что средняя скорость чтения 250 слов в минуту,
щих задач. А остальное как-нибудь само собой. Но эволю- а средняя книга насчитывает 60 тысяч слов, то выходит,
ция создала человека таким, что ему достаточно направить что для освоения всего фонда Библиотеки Конгресса потре-
внимание на какую-то область, как она сразу начинает улуч- буется 528 лет, и то при условии, что вы будете читать
шаться (если, конечно, находится внутри зоны контроля). 24 часа в сутки, а уж если позволять себе такую роскошь,
Главное достоинство творческого мышления в следую- как еда и сон, то все 822 года». С учетом продолжительности
щем — когда оно становится свободным, то само направля- жизни человека это почти бесконечность.
ется на то, что действительно важно для нас. Для этого не Размышлять — непросто. Ученые выяснили, что мы бе-
нужно прилагать усилий, это происходит автоматически. жим от раздумий, стараемся себя занять, только бы не по-
Разум сам выбирает темы, над которыми нужно думать. Бес- гружаться в свои мысли1. Почему так — можно только га-
сознательно мы знаем, что реально влияет на нашу жизнь, дать. Возможно, мы стараемся не уходить в себя, чтобы не
и как только уходит наносное, важные вещи во всей полноте обнаружить, что живем не той жизнью, которой хотели. Что
предстают перед сознанием. не все идеи, которые мы считаем ценными, работают. Что
не все цели, к которым мы идем, — наши. Кто знает, может
Ïðîðâàëî ïëîòèíó быть, причина в том, что уткнуться в телефон, пообщаться
с другом или почитать книгу проще, чем погружаться в себя,
Сегодня мир не тот, в котором человек тысячи лет жил чем размышлять.
и миллионы лет формировался. Он похож на стремитель-
ные потоки, которые пытаются втиснуться в узкое устье Вокруг много того, на что можно отвлечься. Если мы не
реки. Представьте огромную плотину, которая держит тон- у компьютера, всегда с нами хотя бы мобильник. Если его
ны воды. За ней — узкое ущелье, по которому тысячеле- нет, можно включить радио или телевизор, заняться чтени-
тия текла речка. Люди укротили ее, возвели плотину, и за ем художественной литературы или другой интересной кни-
ней собралось море. Представьте, что плотину прорвало его ги, почитать журналы или газеты. Мы не просто не любим
и хлынули потоки воды, которые смывают все живое. Уще- оставаться с собой один на один, мы специально стараемся
лье переполнено, вода дошла почти до его краев… этого не делать, и поводов на что-то отвлечься сейчас гораздо
больше, чем в доинформационную эпоху.
Так выглядит сегодняшний день с точки зрения мозга. То,
что раньше текло маленькой струйкой, сегодня несется неу- Однако перед нами стоит выбор. Если вы читаете эту
держимым и бесконечным потоком. Много лет знания переда- книгу, то принадлежите к тем, кто хочет управлять своей
вались лишь с помощью речи, потом слово стало печатным, по- жизнью, а не плыть по течению. Вы обладаете разумом и
явились книги. Это было приемлемо. Но за последние 100 лет свободой воли, чтобы выбирать, чем заняться, что смотреть,
все изменилось: радио, телевизор, сотовый телефон, Интер- что читать, над чем размышлять. Если мы хотим расти и
нет проникли в нашу жизнь. В них столько всего интересного! развиваться и знаем, что единственный путь к этому — раз-
Сколько времени нужно, чтобы перечитать и пересмотреть все мышления, то должны уметь направлять внимание на важ-
книги и фильмы, которые мы хотим? Джош Кауфман пишет: ные вещи. Под ними я подразумеваю то, что действительно
«В Библиотеке Конгресса около 1,2 миллиона книг, учебни- изменяет нашу жизнь.
ков, пособий и прочей деловой литературы. Если предпо-
1
http://www.sciencemag.org/content/345/6192/75

126 127
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

Как мало отделяет пассивную жизнь от момента, за кото- Вы можете увидеть, как здорово эта мысль перекликается
рым качественный прорыв! Всего-то одна нить, одна черта, с результатами исследований, перейдя по сноске на преды-
один водораздел — то, на что мы направляем мысли в сво- дущей странице. Разница только в том, что в данном случае
бодное время. Развлекаемся ли мы, обдумываем ли то, что не мы бежим от работы, а не от размышлений. Хотя разве раз-
влияет на нашу жизнь, или размышляем над тем, что имеет мышления — не работа?
подлинную ценность? Когда мы зависаем в социальной сети, чатимся с друзья-
АНТИтайм-менеджмент дает свободное время и избавля- ми или читаем вместо работы, мы прокрастинируем. Уви-
ет разум от нагрузки, которая ему не нужна. Мы больше не ливаем от неприятных занятий, которые потребуют больше
носим в голове дела, не прокручиваем в рабочей памяти те- энергии, нежели то, чем мы заняты сейчас. Как это лечится
кущие задачи. Мы можем уделить внимание размышлени- и возможно ли вылечиться вообще?
ям над тем, что действительно важно. Мы можем изменить Бороться с прокрастинацией силой воли бесполезно.
свою жизнь. Любые действия «в лоб» обречены на провал. Рано или
Что нужно для этого? Самая малость. Знать, что дает на- поздно они окажутся нецелесообразными или эффект дие-
стоящий скачок, и создать условия для подходящего тече- ты сотрет все достижения. Мы можем победить врага, если
ния мыслей. Теперь мы знаем, как много вокруг того, что будем понимать, что им движет. Тогда контрмеры станут
нас отвлекает. Мы знаем, что люди избегают погружаться очевидны.
в себя. Мы знаем, как работает наша память и что дают раз- Давайте посмотрим, что не дает нам заниматься серьез-
мышления. Осталось немного — внедрить эти знания и ими ными делами? Из-за чего мы прокрастинируем? Очевид-
пользоваться. ная причина — работа, которую не хочется делать, требует
Когда это произойдет, вы обнаружите удивительную больше сил, чем имитация деятельности. Как мы знаем,
вещь — идеи польются широким потоком. Бурная река све- единственная причина активно тратить силы — опасность.
жих и неожиданных мыслей оросит вашу работу, сделает Вывод — мы прокрастинируем, потому что не ощущаем, на-
действия точнее и результативнее. Когда сознание окажется сколько важно приняться за работу. Мы ощущаем: не будет
свободным от рутинной работы, оно начнет творить и будет ничего плохого, если сейчас позаниматься приятными веща-
занято постоянным улучшением вашей жизни. Вы представ- ми, а сложные задачи отложить. Поэтому мы их и не трога-
ляете, как это здорово? Вы сможете посвящать себя тем во- ем. Все просто.
просам, которые для вас важны, которые вас волнуют, полу- Вы можете справедливо заметить, что здесь есть противо-
чать от этого настоящую отдачу и показывать великолепные речие. Прокрастинация часто возникает, даже когда у про-
результаты! екта почти дедлайн, а статью уже пора сдавать. Часто она
приводит к тому, что днем мы занимаемся какими-то стран-
Ïðîêðàñòèíàöèÿ ными вещами, а вечером садимся работать, потому что от-
Прокрастинацией принято называть деятельность, благо- кладывать некуда. И ночью трудимся не потому, что дел
даря которой мы уклоняемся от важной работы. Прокрасти- столько, что не хватает времени, а потому что когда нужно
нация — это не сон, не состояние, когда человек замирает. было работать, мы прокрастинировали! Причем знали, чем
Если мы занимаемся ерундой вместо работы, мы прокрасти- следует заняться, но ничего не могли с собой поделать. Чув-
нируем. Если имитируем бурную деятельность — тоже. ствовали вину и продолжали тратить время на ерунду.

128 129
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 1. Ïî÷åìó ìû ñòîëüêî ðàáîòàåì...

То, что я скажу, может породить самые разные мысли. будущее, не заставит себя ждать. Мозг покажет вам, какой
Может вас шокировать, вызвать недоумение, даже яростный работой стоит заняться, а какую можно отложить. Как толь-
протест. Приготовьтесь: сейчас я открою вам уникальную и ко это произойдет, вы увидите, глубоко ощутите, от каких
невероятную технику, которая работает! Технику, благодаря задач исходит опасность, если за них не приняться.
которой мы можем почти не прокрастинировать! Она реко- Как только вы поймете и прочувствуете, что несет опа-
мендована к применению многими выдающимися личностя- сность, а что нет, — расставятся приоритеты, и прокрасти-
ми, в том числе Стивом Джобсом. Вы удивитесь, насколько нация станет невозможна. Вы автоматически приметесь за
она проста и результативна. Вы удивитесь, насколько она работу, потому что если продолжите медлить, то ощутите
парадоксальна. Но техника действительно работает и помо- себя плохо. Это будет не чувство вины, которое могло быть
гает не прокрастинировать. и раньше, когда вы знали, что делать, но ничего не предпри-
нимали. Это будет тревога. Она примется грызть вас изнутри.
10 ìèíóò íè÷åãî íå äåëàéòå, íè÷åãî íå ÷èòàéòå, íèêóäà Вам станет жутко неуютно и некомфортно. Вы постараетесь
íå ñìîòðèòå, íè ñ êåì íå ãîâîðèòå. избавиться от неприятного ощущения и начнете делать то,
от чего еще полчаса назад увиливали. Если раньше вы зна-
Приложите усилия, чтобы ничего не делать, ничего не чи- ли, как следует поступать, то теперь ощущаете это.
тать, ни с кем не общаться как минимум 10 минут — и за Суть данного метода в том, чтобы развернуть в воображе-
это время произойдет удивительное. Угаснет поток хаотич- нии модель, в которой можно будет проиграть разные вари-
ных мыслей, очистится рабочая память, и из глубины раз- анты развития событий. Вы увидите, что произойдет, если
ума всплывут мысли и идеи, которые для вас действительно продолжать уклоняться от работы, что случится, если за
важны! нее приняться. Увидите, как связаны задачи с вашим уров-
Это будет непросто, приготовьтесь к тому, что захочется нем жизни, и как только эти связи всплывут на поверхность
отвлечься. Позаботьтесь об этом заранее. Сделайте так, что- и станут очевидны — ощутите желание работать.
бы мобильный телефон можно было выключить, а компью- Вы встанете с головой, в которой роятся и бегают мысли,
тер находится хотя бы в другой комнате. Постарайтесь ока- касающиеся только важных вещей. Будьте готовы к потоку
заться в это время одни, чтобы не было соблазна с кем-то идей. Постарайтесь как можно быстрее отразить их в ин-
поговорить. Сядьте на стул и просто сидите. Ничего не нуж- теллект-карте, чтобы сохранить модель, которая еще свежа
но делать, никаких упражнений, никакого контроля. Пусть в воображении.
мысли потекут свободно.
Теперь вы знаете, что делать, чтобы не прокрастиниро-
Наше желание жить направит прожектор внимания на вать.
важные вещи, вы их заметите. Прочувствуете разницу за-
дач, увидите, какие требуют первоочередного внимания, ка-
кие — нет. Ощутите их тяжесть, захотите встать и принять-  çàêëþ÷åíèå
ся за работу. Подождите! Не торопитесь. Пусть мысли текут Я не представляю, для чего вы используете новые спо-
своим чередом, не направляйте их, не старайтесь управлять собности к творческому мышлению. Может быть, для того
потоком. Пусть перед вами развернутся связи как задачи, чтобы ощущать б!ольшую радость жизни. Может быть, для
влияющие на вашу жизнь. Картина, в которой отразится давно желанного хобби: играть или писать музыку, заняться
130 131
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò

живописью. Может быть, примените новые навыки в работе


и будете рождать идеи, которые поднимут ваш бизнес до но-
вых высот. Я не знаю. Но совершенно уверен, вы больше не ×àñòü 2. Ðàáîòàòü
будете жить прежней жизнью.
У вас появятся свободный разум, легкость в душе и жела- ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå
ние дать волю воображению. Каждый день вы будете видеть
картины лучшего будущего, того «завтра», которое действи-
тельно хочется воплотить. Поменяете вектор жизни. Стане-
те движителем перемен и забудете, что когда-то лишь реа-
гировали на изменения внешнего мира. Сможете жить, как
хотите, превращать «сегодня» в лучшую жизнь.
Давайте продолжим — впереди вторая, практическая Ãëàâà 5. Ñîçäàåì íàâûê
часть книги. В есть ней упражнения, которые дадут вам то,
что нужно, — полный контроль над своей жизнью, спокой-
ствие в душе, свободное время и легкость воображения. Êàê ðàáîòàòü ñ ýòîé ÷àñòüþ êíèãè

Чтобы получить максимальный результат, нам нужно


следовать нескольким принципам. Первый из них — интен-
сивность. Сделайте упражнения в один день, друг за другом.
Постарайтесь уложиться в 4 часа и получите наилучший эф-
фект. Смысл в том, чтобы не дать знаниям улетучиться из
памяти во время пауз, а также в том, чтобы новые задачи,
которые принесет завтрашний день, не свели на нет всю ра-
боту.
Не пожалейте одного вечера напряженной работы.
Он окупится сторицей. Результат не заставит себя ждать,
и уже на следующий день жить и работать будет проще.
Если растянуть внедрение навыков на два и больше дней,
эффект окажется меньше. Если вы сильно загружены, рас-
тягивать процесс нельзя. Большая ответственность и масса
задач приведут к тому, что первые этапы придется выпол-
нять снова и снова, потому что задачи будут постоянно об-
новляться.
Я всячески призываю вас как можно серьезнее отнестись
к работе над книгой, если вы хотите получить реальные

133
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

плоды. Не пожалейте вечера, отложите привычные дела, Ìåõàíèçì îáðàáîòêè èíôîðìàöèè


которыми обычно занимаетесь дома. Пусть немного по-
терпит работа. Если есть возможность, попросите родных
вас не беспокоить. Когда вы приметесь за дело, дайте себе
зарок не отвлекаться больше чем на 10–15 минут, пока не
закончите. Чем интенсивнее будет внедрение, тем лучше
результат.
Да, это непросто. Да, это долго. Я уверен, что вы уста-
нете. Возможно, для кого-то процедура окажется морально
болезненной (иногда тяжело осознать, какая у тебя на са-
мом деле гора работы). Но это необходимо. Без того чтобы
вскрыть нарыв хирургическим путем и в один прием все
расчистить, мы не сможем избавиться от болезни. В нашем
случае, конечно, мы ликвидируем не болезнь, а «хвосты»
и некоторые навыки, которые глубоко укоренились. Зато
эффект схож с выздоровлением, когда так легко и хорошо
себя чувствуешь.
Хотите обладать сверхспособностями? Хотите играючи
расправляться с массой работы? Это легко и просто. Доста-
точно выполнить все упражнения, досконально следуя ре- В этой части книги мы будем заниматься самым важным
комендациям. Очень прошу, ничего не придумывайте. Вы- и одновременно самым простым — создадим навык правиль-
полняйте все, как написано, даже если что-то кажется вам ной работы с информацией. Он включает в себя умение ис-
сомнительным или вызывает недоверие. пользовать память, автоматически создавать элементарные
Последовательность шагов в этой книге — технология, действия, вести архивы. Одним словом, мы построим боевой
которая дает гарантированный результат. Технология, кото- комплекс, который поможет справиться с бурей дел, ответ-
рая работает. Если ее нарушить, скорее всего, время и силы ственности и информации. После того как мы закончим, вы
окажутся растрачены зря. сможете легко плыть по информационному морю.
Перед тем как продолжить, еще пара важных моментов. Для начала давайте сравним человека и любую электри-
Они касаются того, как нужно работать. Я рекомендую сде- ческую схему. Точнее, не человека целиком, а его поведение,
лать это в два приема. Сначала прочитайте всю часть це- которое возникает, когда нужно работать с информацией:
ликом и просто ознакомьтесь с текстом и упражнениями. что-то с ней делать, как-то на нее реагировать. Вы можете
Второй заход будет коротким — ориентируйтесь по спискам догадаться, что часто человеческие действия нельзя назвать
«Задание», которые найдете в конце глав. Они содержат все, системными. Здесь вспоминается Михаил Александрович из
что нужно для выполнения упражнений. Во время второ- первой части книги, которого атаковали письма, звонки, со-
го захода остальной текст можете не читать. Обращайтесь трудники и задачи, что не давало ему собраться с мыслями
к нему, только если что-то понадобится вспомнить. и спокойно работать.

134 135
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

В отличие от этого электрическая схема — образец си- Упражнения из этой части книги способствуют тому, что
стемности и порядка. Импульс, который поступает на вхо- вокруг вас выстроится особая среда, в которой все упоря-
де, пройдет определенными путями и в нужное время вый- дочено. Перед вами будет щит, он отгородит вас от хаоса
дет там, где положено. У электрической схемы действия информационных потоков, за ним — механизм переработ-
регламентированы, по-другому она просто не работает. В ее ки, потом — система хранения и, наконец, модуль памя-
конструкцию заложен определенный алгоритм обработки ти, похожий на имплантат из фантастических фильмов.
поступающих импульсов. Чтобы достичь порядка в работе, Требования, которым я прошу вас следовать, нужны для
мы должны приблизиться к образу действий электрической того, чтобы все выстроить и научить вас правильно этим
схемы. пользоваться. Чтобы показать, почему так важно сделать
Конечно, это не значит, что из человека разумного мы все упражнения в один присест, прошу вас представить сле-
превратимся в бездумный алгоритм, который только и знает, дующую картину.
когда зажечь лампочку. Мы возьмем все хорошее из приме- Давайте сравним систему, которую мы собираемся по-
ра с техникой и оставим все лучшее от человека. Дополним строить, со скафандром, благодаря которому можно под-
собственную гибкость и уникальность небольшой толикой нимать тяжелые грузы одной рукой, прыгать на 10 метров
системности. Это даст чудесные результаты, вот увидите! и находиться в агрессивной среде. Если мы наденем его до
Под системностью не скрываются жесткие рамки. Нам половины, а потом отправим в бой, то погибнем, потому что
не нужно становиться роботом. Мы не будем применять половина скафандра не прибавит ни силы, ни защиты. Толь-
сложных правил и регламентов, которые трудно соблюдать ко скафандр, который полностью надет и подогнан по фигу-
и невозможно выдерживать долгое время. Мы поймем, что ре, позволяет чувствовать себя уверенно там, где нужно вы-
делать, чтобы избавиться от негативных явлений, рассмо- кладываться по полной. Когда мы выполняем упражнения,
тренных в первой части книги. Затем останется лишь вне- то строим такую систему, которая, как скафандр, будет ра-
дрить все в жизнь. ботать, только если ее надеть полностью.
Если продолжить сравнение с электрической схемой, нам Итак, в этой части мы освоим инструменты работы с ин-
нужно будет создать некое ее подобие, которое стандартизи- формацией и научимся их использовать. Мы создадим меха-
рует работу с информацией. Когда мы закончим, что бы мы низм ее обработки и навык взаимодействия с ним. Возмож-
ни увидели, что бы ни узнали, что бы ни услышали — все бу- но, это звучит немного громоздко, но не бойтесь, на самом
дет подчиняться стандарту, который превратится в навык. деле все гораздо проще. Давайте приступим.
К концу внедрения обнаружится, что вы не задумывае-
тесь, как обращаетесь с письмами, задачами, заметками, Îòçûâû
бумажками. Вы будете делать это системно и так же легко, Сергей Вихарев, учредитель группы компаний «ПАРД»,
как ходите, едите или водите машину. Любую информацию, руководитель «Пардтехнолоджи».
которая к вам попадет, вы обработаете стандартно, будто
Наша компания занимается реинжинирингом бизнес-
электрическая схема. Более того, непринужденно и, в конце
процессов для отделов продаж в секторе B2B. Очень ча-
концов, совершенно незаметно для сознания. Конечно, это
сто мы работаем над оптимизацией задач сотрудников
возможно, если вы прислушались к рекомендациям по рабо-
— как для клиентов, так и для своих компаний.
те с данным разделом.

136 137
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Поскольку я сторонник системного подхода, то счи- Состав системы


таю, что результативность сотрудника определяется
качеством бизнес-процессов. В силу этих причин я скеп- Информация
тически относился к методикам личной эффективно-
сти.
Однако опыт показал, что технология GTD помогает Накопители
нам повысить как личную, так и рабочую эффектив-
ность. Именно за счет того, что задает системность
работы с информацией на уровне не просто предприятия,
а каждого отдельного сотрудника.

Ñîñòàâ GTD Äýâèäà Àëëåíà


Привычный взгляд на GTD, который заключается в пяти
этапах (сбор, процесс, организация, обзор, действие), зна-
ком многим, поэтому останавливаться на нем мы не будем.
Даже если для вас пять этапов GTD — что-то незнакомое, Список
всегда можно купить книгу Аллена, заглянуть в Википедию дел
или просто поискать в Интернете. Хранилище
Алгоритм
Гораздо интереснее и проще рассмотреть методику через анализа
призму перечня инструментов, из которых она состоит. Тем информации
более что когда мы расположим их в правильной последова-
Взгляните на рисунок. Единственный сегмент, который
тельности, классические пять этапов придут в движение, и
открыт снаружи, — зона Накопителей. В нее попадает то,
мы увидим, как именно течет информация по системе.
что стремится к нам из внешнего мира: электронные письма,
Когда мы полностью разберемся с тем, из каких компо- бумаги, которые приносят сотрудники, вещи, которые нам
нентов собирается механизм переработки информации, ста- передают, идеи, мысли, задачи, записки — все, что раньше
нет понятно, как эта машина выглядит. Мы увидим, как ра- приходило бессистемно, теперь оказывается собрано в Нако-
ботают все компоненты. Более того, станут очевидны многие пителях. Там информация ждет своего часа, когда мы будем
принципы, по которым функционируют отдельные ее части. не заняты и сможем пустить ее дальше, внутрь треугольника.
К тому же прольется свет на многие особенности и ограни-
После того как мы решили, что из Накопителей можно
чения нашей психики, которые мы рассматривали в первой
что-то забрать, Алгоритм анализа, сердце системы, извле-
части книги. Итак, приступим и посмотрим, из каких частей
кает это и перерабатывает. Алгоритм анализа — самый важ-
состоит методика GTD.
ный компонент. Система может работать с плохими Спи-
Мне привычно представлять систему так, как это показа- сками дел или Хранилищем, но без Алгоритма она мертва.
но на рисунке, хоть такой символ и напоминает знак радиа- Поэтому я изобразил его в виде сердца. Он «гонит кровь» по
ционной опасности. системе, обрабатывая информацию и превращая ее в элемен-

138 139
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

тарные действия, которые распределяет по спискам дел или Из любой информации, которая поступает в систему
сразу запускает выполнение. (и которая не отброшена, как ненужный мусор), механизм
Конечно, Алгоритм анализа — не конкретный инстру- старается извлечь действие, а если его нет — сохранить важ-
мент, который можно потрогать. В отличие от всех осталь- ные данные в архиве.
ных секторов, имеющих совершенно четкое воплощение, Точность, системность, простота и согласованность рабо-
Алгоритм — это навык, умение, носителем которого всегда ты этих четырех компонентов приводят к тому, что в наших
является человек. руках появляется настоящая машина по переработке ин-
После того как информация из Накопителя прошла этап формации и приведению дел в порядок. Это можно сравнить
Алгоритма, она может оказаться в одном из двух следующих с тем, как раньше шахтеры работали киркой, а теперь у них
секторов: в Списках дел или Хранилище. Списки дел сейчас есть отбойный молоток. Или сравнить лук со стрелами и ав-
удобно вести с помощью специальных программ или серви- томат Калашникова.
сов (перечень тех, что я рекомендую, и краткие инструкции Когда мы смотрим на систему с такой точки зрения, ста-
к ним вы можете найти в Приложении). Это не что иное, как новится понятна роль каждой из пяти стадий.
временная память, которая предназначена для того, чтобы 1. Накопление (Collect) — информация собирается в накопи-
хранить упоминания обо всем, что нам нужно сделать. телях.
В Списках дел находятся элементарные действия — мель- 2. Процесс (Process) — происходит анализ с помощью алго-
чайшие задачи, которые выполняются, даже если мозг глу- ритма;
боко в зоне комфорта и не готов тратить силы на размыш-
ления. Они организованы по разным критериям: дате, теме, 3. Организация (Organize) — создаются и обновляются спи-
исполнителям, проектам и т. д. Списки дел периодически об- ски дел и/или архивы.
новляются, просматриваются, редеют (когда что-то сделано) 4. Обзор (Review) — планируются грядущие действия.
и расширяются (когда в них поступают новые данные). 5. Действие (Doing) — действия совершаются.
Сектор Хранилища — самый простой для понимания эле-
Сейчас пункты 4 и 5, возможно, еще оставляют вопросы.
мент системы. Просто архив, который доступен из любого ме-
Поскольку они наиболее просты для понимания, сначала
ста. Хранилище должно быть таким, чтобы в нем было удоб-
стоит разобраться с тем, какие действия совершаются на
но и быстро сохранять и находить документы. Желательно,
этапе сбора, анализа и организации данных. Надеюсь, когда
чтобы оно выполняло еще и функцию защиты, оберегая нас
мы смотрим на картинку, где эти этапы можно представить
от потери данных в случае непредвиденных обстоятельств.
в движении, многое становится понятным.
Вот и вся система GTD, правда, не сложно? Как у любого
Давайте познакомимся с каждым инструментом в отдель-
механизма, у нее есть четко определенный перечень продук-
ности. В конце раздела, посвященного одному из компонен-
тов, который она выдает. Если двигатель приводит машину
тов системы, вас будет ждать практическое задание. Про-
в движение, выделяет тепло и выхлопные газы, то наша си-
читайте книгу, затем вернитесь к заданиям и выполните их
стема производит два продукта:
одно за другим в течение одного дня. Пожалуйста, не растя-
1) действие (главный продукт); гивайте процесс внедрения. Чем быстрее вы сделаете упраж-
2) удобный архив. нения, тем лучше будет результат.

140 141
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

лений. Похоже на стену, которая защищает от бурных волн


Ãëàâà 6. «Âõîäÿùèå»/«Inbox»/ информационного прилива, не так ли?
Íàêîïèòåëü Как уже было сказано, Накопитель — не какой-то кон-
кретный инструмент, а принцип, по которому мы управ-
Роль этого инструмента сложнее всего понять. Правиль- ляем поступающей информацией. У Аллена он называется
ные действия с ним сложнее всего освоить. Ухватить суть «Inbox», в переводе на русский — «Входящие». Вы можете
того, что такое «Накопитель», непросто, пока не попробуешь использовать как Накопитель что угодно, если будете следо-
с ним поработать. Накопитель (он же «Inbox», он же «Вхо- вать главному принципу — не смотреть в него, пока не гото-
дящие») — самый неоднозначный из инструментов GTD. вы. А мы не готовы, пока чем-то заняты.
В первую очередь, потому что это не какой-то конкретный Накопителем может быть карман, сумка, коробка, лоток
предмет, который можно пощупать, или программа, кото- для бумаг, электронная почта, SMS, сообщения в соцсетях —
рую можно запустить. Это определенный принцип работы одним словом, что угодно, куда можно положить предмет,
с информацией и ряд инструментов, которые всегда выпол- бумажку, электронное письмо или что-то еще, несущее в себе
няют вспомогательную задачу. информацию. Главная задача Накопителя похожа на систе-
Как легко понять из названия, суть Накопителя в том, му перехвата — любую информацию, которая стремится по-
чтобы аккумулировать поступающие данные, не дать им пасть к нам, он перехватывает и хранит до тех пор, пока мы
проникнуть в мозг, когда он чем-то занят. Его задача — за- не будем готовы приняться за новую порцию работы. Пока
щитить мозг от информационного шторма, позволить ему мы моделируем решение важных проблем, обдумываем бу-
работать (или отдыхать), не отвлекаясь. Тем, кто знаком дущие дела, вся входящая информация поступает в Накопи-
с компьютерной терминологией, можно сказать, что это сво- тели, что позволяет в спокойном режиме завершать текущие
его рода кэш-память, где накапливаются данные и откуда задачи и приступать к следующим.
мозг забирает их по мере готовности. Давайте сформулируем В одном из своих выступлений Дэн Кеннеди говорит сле-
определение для первой составляющей системы: дующее:
У человека, который курит марихуану, замедляются
Íàêîïèòåëü — ýòî ëþáîé èíñòðóìåíò, êîòîðûé ìîæåò
õðàíèòü â ñåáå èíôîðìàöèþ äî òåõ ïîð, ïîêà ìû íå
все мыслительные процессы, но у человека, выполняющего
ðåøèì, ÷òî ãîòîâû ê íåé îáðàòèòüñÿ. несколько заданий одновременно, показатель эффектив-
ности их выполнения еще ниже, чем у курящего этот на-
Его назначение — дать нам спокойно концентрироваться ркотик, и шансы качественно сделать какое-то из зада-
на одной задаче, отдавать ей максимум внимания и ресур- ний фактически равны нулю.
сов, выполнять предельно ее качественно. Накопитель ну- Как мы увидели в первой части, нас легко отвлечь. Экспе-
жен, чтобы защитить от разрушения мысленные модели, рименты показывают, что мы отвлекаемся, если слышим че-
которые мы с таким трудом построили. Он не дает беско- ловеческую речь, а значит, прерываем размышления. Нам
нечным письмам, звонкам, SMS, сотрудникам, клиентам и сложно сосредоточиться, если в поле зрения есть незавершен-
всем остальным, кто хочет что-то вам сказать, оторвать вас ное дело. Когда к нам на стол ложатся документы, на них хо-
от работы. Он не дает внешнему миру отвлечь вас от размыш- чется посмотреть. Когда приходит новое письмо и всплывает
142 143
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

оповещение, то сложно удержаться, чтобы не отвлечься. Если Негативные следствия


же мы отвлекаемся, то рушим ту мысленную модель, которую 1. Приходится снова погружаться в проблему, тратить силы
с таким тщанием создавали. В результате получаются два не- и время.
завершенных дела: то, которое мы недоделали, и то, которое
2. Мы уже узнали, о чем говорилось в новом письме. Это сде-
только что начали. А дальше — по нарастающей. лало свое дело в нашем сознании, открыло умственные
Незавершенные дела рождают тревогу, она мешает сос- процессы, забирает часть ресурсов и затрудняет возврат
редоточиваться, мы меньше успеваем, от этого тревожимся к предыдущей задаче. Иногда содержание письма может
еще больше, работа становится хуже организована, неза- оказаться настолько важным, что начнет вызывать беспо-
вершенные дела множатся, беспокойство растет, темп сни- койство или тревогу.
жается. Суть вы поняли, достаточно один раз оступиться — 3. Когда мы вернемся к письму, придется делать двойную
и спокойный рабочий день полетит к черту. Чтобы этого не работу — снова тратить время на чтение.
случилось, созданы два инструмента: Список дел и Накопи-
Ошибка 2. Мы бросаем задачу, которой занимались, и при-
тель. С первым мы познакомимся чуть позже, сейчас вер-
нимаемся за работу, связанную с поступившим письмом.
немся к рассматриваемой теме.
Негативные следствия
Помимо основной функции (защиты от внешних раздра-
жителей) Накопитель позволяет сконцентрировать разные 1. В ряде случаев мы забываем задачу, которой занимались
информационные потоки. Это очень удобно для того, чтобы до того, как отвлеклись. Она повисает как незавершенное
работа с информацией стала простой и стандартной. Чтобы дело. Мы можем о ней скоро вспомнить, и ничего страш-
мы знали, где искать новые документы, новые письма (осо- ного не произойдет. А можем и не вспомнить в нужный
бенно если у вас несколько почтовых ящиков), новые задачи момент, что повлечет проблемы. Само собой, в памяти
или поручения. образуется незавершенный цикл, который начнет вызы-
вать беспокойство, что запустит целый каскад негатив-
Фактически мы давно пользуемся как минимум двумя
ных изменений.
видами Накопителей — электронной почтой и сообщениями
на телефоне или в социальных сетях. Проблема только в том, 2. Действия, которые связаны с письмом, могут проигры-
что не всегда получается делать это правильно. вать в приоритете другим задачам. Но мы погружаемся
в них, что сдвигает нужный график работы.
Сравните два варианта.
Обычно мы не задумываемся о том, какие следствия вле-
1. Письмо (сообщение) приходит и лежит во «Входящих»
кут за собой привычные действия. Например, такие, как
непрочитанным, пока мы не освободимся.
проверка почты по 10 раз на дню или легкое отвлечение от
2. Мы видим оповещение о новом письме (сообщении) и ста- текущей работы. Увы, многие из них приводят к плохим по-
раемся скорее прочитать его, чтобы утолить любопытство. следствиям.
У пункта 2 есть развитие. После того как письмо прочита- Мы готовы слушать сотрудников в любой момент, когда им
но, совершаются другие ошибки. удобно. Каждый раз, когда коллеги (по прихоти, а не по необ-
Ошибка 1. Мы оставляем письмо во «Входящих», поме- ходимости) заходят в кабинет, мы с готовностью «затираем» и
чаем непрочитанным, «чтобы не забыть», и возвращаемся выбрасываем всю работу, над которой трудилось воображение.
к оставленной задаче. Мы привыкли, что нужно отвечать на звонки мобильного те-
144 145
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

лефона, и стараемся принять каждый вызов с любого номера. Концентрируем потоки


Мы специально настраиваем вплывающие уведомления о но- Первое, что нужно сделать для внедрения GTD, — скон-
вом электронном сообщении, чтобы не пропустить ни одного центрировать информационные потоки и направить их
письма и не заставить ждать наших корреспондентов. Сотню в Накопители. Затем создать железное правило: как элек-
раз в день мы отвлекаемся, подчиняясь прихоти окружения, тронные письма попадают в папку «Входящие», так новые
всевозможных рассылок, уведомлений о новых комментари- бумаги — в один и только один лоток бумаг, новые файлы —
ях и еще множества вещей. Когда работать? в одну и только одну папку, заметки — в один и только один
Задача Накопителя в том, чтобы отгородить наше созна- блокнот. Программа электронной почты не может отправить
ние и предоставить ему время и возможность заниматься новое письмо в другую папку — сначала оно попадает во
действительно важной работой, а не реагировать на раздра- «Входящие», так же будем поступать и мы. Все, что к нам
жители. Для этого есть несколько правил, без которых все приходит, — отправляем в свои «Входящие», в наши Нако-
инструменты, в которых мы сконцентрируем информацион- пители.
ные потоки, окажутся мертвыми.
1. Вся информация, которая приходит к нам, поступает Правило «Занят — не смотри»
в Накопители. Второй важный момент, на который обязательно стоит
2. Мы не смотрим в Накопители до тех пор, пока чем-то за- обратить внимание: самодисциплина. Часто бывает сложно
няты. усидеть на месте. Когда занимаешься монотонной работой,
всегда есть большой соблазн отвлечься. Хочется зайти на
3. Если мы что-то достали из Накопителя, то положить сайт, почитать новости, проверить почту. Мы помним, поче-
обратно не имеем права. му не стоит этого делать, — от негативной статьи легко поте-
Давайте рассмотрим их подробнее. рять настрой, а новое письмо или сообщение сразу вызывает
Что делать с новыми документами? Куда класть заметки, к жизни ассоциативные связи. Последние могут увести от
которые появляются в течение дня? Куда девать записки от работы далеко и надолго. Поэтому мы стараемся вообще не
сотрудников? Раньше мы могли прийти на работу и раско- смотреть, какие во входящем лотке появились бумаги, не от-
пать свой стол и компьютер в ворохе бумаг. На столе, кресле, крываем электронную почту, поворачиваем телефон диспле-
клавиатуре — горы, горы договоров, накладных, записок, ем на стол, чтобы не видеть оповещений. Можно назвать это
клейких бумажек, исчерканных листов и еще куча всего. правилом «Занят — не смотри».
Все требует внимания, все нужно делать, мы ощущаем, как
много всего накопилось и как мало времени. Это так нерви- Правило «Тронул — ходи»
рует! Мы начинаем разгребать то, что попадается на глаза, Последнее, о чем важно помнить при работе с Накопите-
перемалывая все подряд, не отдавая себе отчета, что дейст- лями, — мы не имеем права вернуть в них то, что уже взяли.
вительно важно, а что может подождать. Тратим время без- Помните пример с электронной почтой, который мы только
думно. Конечно, его потом ни на что не хватает и приходится что рассмотрели? Он именно об этом. Если мы взяли что-то
наверстывать дома! из Накопителя, то обязаны запустить дальнейший процесс:
Самый главный вопрос: как в таких условиях можно ра- «прогнать» по Алгоритму, если возможно, сделать прямо
ботать и не отвлекаться? сейчас, если нет — записать элементарное действие в таск-

146 147
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

менеджер, при необходимости сохранить файл в архиве. Обычно такие лотки есть в каждом офисе (и точно продаются
Если не поступить так, мы запустим самоусиливающийся в каждом канцелярском магазине).
цикл негативных изменений. Простое правило «Тронул — Часто они (и даже не по 3, а по 4–6 штук) стоят этажеркой
ходи» на самом деле непростое. Не потому что оно требует в нас на столах. Однако не всегда применяются по назначе-
семи пядей во лбу. А потому что заставляет нас не делать нию. Мы же будем использовать каждый лоток с конкретной
так, как мы привыкли. Борьба с новым и желание остать- целью.
ся с тем, что хорошо знакомо и привычно, иногда приносят
Накопителем всегда служит верхний лоток. Средний
проблемы. Посудите сами: мы можем выполнить все зада-
предназначен для бумаг, с которыми приходится часто ра-
ния из этой книги, купить дорогой таск-менеджер, правиль-
ботать. Нижний — для документов, которые нужно отнести
но организовать архив, и все это будет почти впустую, если
(мы складываем в него определенные бумаги, чтобы каждый
не соблюдать основные принципы.
раз не бегать, а передать все скопом).
Правило «Тронул — ходи» относится к основополагаю-
щим, потому что определяет всю дальнейшую работу систе- Óñòàíîâèòå íà ðàáî÷åì ñòîëå òðè ëîòêà äëÿ áóìàã
мы. Мы либо извлекаем информацию из Накопителей и от- è ñëîæèòå â âåðõíèé âñå òå, ñ êîòîðûìè âû ðàáîòàåòå.
правляем дальше на переработку и выполнение, либо кладем
обратно и тогда все, что построено ниже, просто не работа- Охотно верю, что для первого раза одного лотка будет не-
ет! Даже вхолостую! Пожалуйста, отнеситесь внимательно достаточно. Поставьте бумаги стопкой с ним рядом. Самое
к простым правилам, которые мы только что обсудили. главное в данном задании — сложить все в одно место, чтобы
Пора приступать к практике. Давайте определим, какие потом мы смогли пропустить это через систему анализа. Мо-
Накопители нам стоит использовать и для каких видов вхо- жет возникнуть вопрос: нужно ли взять все бумаги или до-
дящей информации они предназначены. Как правило, у 99% пустимо ограничиться небольшой порцией (например, для
людей, чья работа происходит в офисе, находят применение тренировки)?
следующие типы Накопителей для: Как мы уже обсуждали, освоение системы проходит
• бумаг и мелких предметов (документы, буклеты, журна- в один присест благодаря выполнению всех заданий, кото-
лы, газеты, книги и т. д.); рые нужно стараться делать максимально интенсивно (как
• файлов; можно больше за меньшее время). Поэтому тренировочная
• электронной почты; практика нам не подходит. Если бумаг очень много, те, ко-
торые уже не требуют внимания, можно не брать. Если они
• заметок (фотозаметок), цитат, вырезок; доступны для взгляда, отнесите их в архив, сложите в шкаф,
• задач и идей. одним словом, уберите с глаз. Сейчас подготовьте только те,
Итак, приступим. с которыми еще нужно что-то делать или в ближайшее время
по ним будет вестись работа.
Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ áóìàã Бесконечно долго держать их в виде гигантской пачки
мы, конечно, не будем. Чуть позже каждый документ займет
Накопитель для бумаг иногда называется еще «Три лот- свое место в Архиве, но только после того как мы подвергнем
ка». По названию исторической детали офисной обстановки. его анализу.

148 149
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Пожалуйста, привыкните класть новые бумаги (или Поэтому я очень рекомендую скачать и установить
предметы) в одно место — в верхний лоток. Evernote. А затем переименовать блокнот, который создан в
Иногда возникает вопрос: как часто очищать Накопитель? программе по умолчанию, в «Inbox» или «Входящие». Это
Периодичность зависит от того, как много у вас бумаг и как будет наш накопитель для заметок, сканированных или сфо-
часто они поступают. Если их мало (а у большинства сейчас тографированных документов, копий статей, вырезок из
именно так), можно очищать Накопитель 1 раз в 2–4 дня или книг и подобной информации. Если вы уже воспользовались
даже реже. Если бумажный документооборот большой, при- Evernote, перенесите в «Inbox» все ранее созданные заметки,
дется делать это каждый день. которые еще не обработаны. Если не пользовались — можете
положить туда то, что считаете нужным. Например, очень
удобно хранить в нем отсканированные документы. Почему
Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ ôàéëîâ
бы так не сделать?
Ñîçäàéòå ïàïêó «Inbox» â êîìïüþòåðå è ñëîæèòå òóäà Если в электронной почте у вас есть отдельная папка под
âñå ôàéëû, êîòîðûå ðàçáðîñàíû ïî ñèñòåìå. рассылки, их можно тоже сложить в Evernote (достаточно
переслать на специальный электронный адрес, который лег-
У многих из нас рабочий стол компьютера является зер- ко найти в настройках программы). Если есть заметки, ко-
кальным отражением обычного стола. На нем куча файлов, торые разбросаны на разных листах, — сфотографируйте их
папок, ярлыков, которые лежат без всякой системы. Давайте на телефон и опять же отправьте в Evernote. Конечно, для
сложим все в одно место. Пожалуйста, не думайте сейчас над этого на смартфоне должно быть установлено соответствую-
структурой, просто поместите все в одну папку. О том, как щее приложение.
правильно организовать архивы, мы поговорим чуть позже. Evernote — мощная система1. В частности, он умеет ис-
Пока что просто переместите файлы (и папки) в «Inbox». кать текст внутри документов и фотографий. Поэтому все,
Само собой, мы не трогаем программы и системные фай- что хранится там, очень просто найти. Он умеет даже рас-
лы. Речь идет только о том, что может использоваться в рабо- познавать рукописный текст. Не бойтесь, что потом в этой
те: о документах, фотографиях, изображениях и т. д. У мно- куче будет невозможно разобраться. Фотографируйте, ска-
гих из нас файлов столько, что если каждый анализировать нируйте и складывайте в «Inbox». На следующем этапе мы
по алгоритму, уйдут недели. Поэтому, пожалуйста, переме- подвергнем все анализу.
стите в «Inbox» только то, что может пригодиться в ближай-
шее время или уже в работе. Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ çàäà÷
Это самый простой вариант Накопителя и использовать
Ñîçäàåì Íàêîïèòåëü äëÿ çàìåòîê его легче всего. Управление задачами ведется в таск-менед-
Если вы любите делать заметки или сохранять понра-
вившиеся статьи или рассылки, очень удобно работать 1
Более подробно о том, как использовать Evernote, можно почитать
с Evernote. Он идеально подходит для того, чтобы держать
(и посмотреть) в статье на моем сайте http://time4life.ru/evernote.
в нем то, что сложно хранить в виде файлов, а в других фор- А вот в этой статье http://time4life.ru/991 есть ссылка на брошюру
матах вообще неудобно. Например, для записей с диктофо- Гани Султанова «Как накормить слона». Поверьте, она стоит внима-
на, фотографий, цитат, копий статей и всего остального. ния и может сильно облегчить жизнь.

150 151
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

жере. В Приложении этой книги вы можете найти список что казалось интересным, относилось к мечтам или идеям».
систем, которые хорошо подходят для работы по методике Убедитесь, что в «Inbox» записано вообще все, что требует
GTD. Выберите ту, что больше понравится, зарегистрируй- внимания.
тесь и откройте менеджер задач в браузере или установите Во время установки Накопителей мы полностью очищаем
клиент на ваш компьютер. свою память и так же полностью их заполняем. Это похоже на
то, как из одного сосуда (памяти) жидкость перелили в дру-
Âûïèøèòå â «Inbox» (åñëè ó ïðîãðàììû ðóññêèé èí- гой (таск-менеджер), и в первом не осталось и капли, а второй
òåðôåéñ, âî «Âõîäÿùèå») âñå, ÷òî ñ÷èòàåòå íóæíûì наполнился до краев. Когда все будет проделано, жидкость из
ñäåëàòü. второго поступит в горнило фильтра, где пройдет отбор и ана-
лиз: одна часть будет выброшена, другая отправится в архив,
Выписывайте все, что носите в голове, что записано на а третья займет свое место в таск-менеджере.
листочках и в ежедневниках. Если вы пользовались таск-
Вас может напугать объем предложенных действий.
менеджерами раньше, перенесите из них задачи в «Inbox».
Сколько же понадобится времени, чтобы проанализировать
Не делите их на важные или неважные, на служебные и лич-
все, что нужно сложить в Накопители! В очередной раз я
ные — каждая из них заслуживает того, чтобы мы переме-
хочу обратить ваше внимание: когда мы их заполняем, то
стили ее в Накопитель.
руководствуемся здравым смыслом. Очевидно старые вещи
Пройдитесь мысленным взором по кабинету, квартире, складывать во «Входящие» нет смысла. Если с ними уже не
убедитесь, что не забыли ни одной мелочи, записали абсо- ведется никакой работы, можно сразу отправить их в Архив.
лютно все, что нужно сделать. Мы должны быть убеждены, Если есть сомнения — вдруг что-то понадобится, стоит поме-
что вспомнили все. стить это в Накопитель.
Накопитель для задач — самая простая часть системы Мы строим систему, где Накопители — воронка с породой,
и при этом самая важная. Он служит точкой входа в то, что из которой нужно извлечь руду. Чтобы система заработала,
будет заменителем нашей памяти, — в таск-менеджер. Что- надо собрать всю породу, загрузить в воронку и подготовить
бы система работала, нам надо испытывать стопроцентное к переработке. После чего вся информация будет система-
доверие к программе управления задачами. Нам не нужно тизирована по простому стандарту, и работать станет легко
рыться в собственной памяти в поисках того, что следует сде- и просто.
лать. Мы в буквальном смысле не должны ничего помнить!
После того как содержимое Накопителей будет проанали- Íàêîïèòåëü äëÿ èäåé
зировано, упоминание о том, что надо сделать в связи с ка-
ким-то документом или письмом, станет храниться не в го- Очень важная функция, которую нельзя обойти внимани-
лове (и донимать нас тревогой). Оно попадет во внешнюю ем, — роль Накопителей при работе с идеями. Вся входящая
память — таск-менеджер — в форме элементарных действий. информация приходит в Накопители. Оттуда она поступает
Для того чтобы это произошло, нужно освободить собствен- в механизм, на выходе из которого оказываются элементар-
ную память, «выгрузив» из нее все во «Входящие» («Inbox») ные действия. Они могут отправляться в Списки дел (таск-
в таск-менеджере. Под словом «все» понимается «абсолютно менеджер) либо непосредственно превращаться в движение
все, что я помнил, все, что нужно было не забыть, сделать, и воплощаться в жизнь.

152 153
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Наши идеи, ассоциации — точно такая же входящая ин- кую динамику обретает ваша жизнь, ведь в ней идеи больше
формация, как электронные письма или документы, кото- не расходятся с делом даже на краткое время!
рые принесли сотрудники. Часто мы не воспринимаем их Конечно, не все, что к нам приходит, заслуживает внима-
как новое, как нечто, что нужно подчинить общему закону. ния и времени. Не все идеи оказываются ценными. Значит
В конце концов, это же наша собственная идея, пришедшая ли это, что из всего нужно стараться извлечь пользу? Вовсе
изнутри, как она может быть новой и попасть во «Входя- нет! Механизм, который перемалывает информацию, на-
щие»? Очень даже может! строен так, чтобы на входе отсеивать то, что не имеет значе-
Мысль, всплывшая из глубин подсознания, для сознания ния. Он не позволяет мусору проникнуть дальше и как мож-
так же нова, как письмо, упавшее в почтовый ящик, или до- но тщательнее отделяет ценное от второстепенного.
кумент, который мы обнаружили утром на столе. Если не Накопители позволяют сохранять сознание чистым. Наш
подчинять ее общему течению данных, мы не сможем тол- разум — как острый скальпель. Он прекрасный инструмент,
ком сосредоточиться. Более того, если мы не будем относить- но только для некоторых материалов. Им можно резать и де-
ся к идеям правильно, мы рискуем их забыть! А это редкое рево, только это быстро погубит лезвие. Поэтому лучше не
расточительство. быть расточительным. Накопители позволяют относиться
Бисмарк говорил: «Главное — не намерения, а потенци- к ресурсам разума как можно бережнее. Они ограждают нас
ал». Идея, которая из-за лени или неправильного навыка ра- от хаоса, в котором мы вынуждены метаться. Они позволяют
боты с информацией оказалась забыта, — потенциал, кото- нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Они
рый мы растратили. Мы могли сделать чудесное открытие, дают возможность не терять идеи, которые могут перевер-
родить интересную мысль для произведения, идею для со- нуть нашу жизнь. Они служат точкой входа в систему, кото-
здания нового бизнеса. Мы могли ощутить воодушевление, рая превращает информацию в действие и в самые короткие
когда пришло озарение, и совершенно расточительно к нему сроки запускает все ценное в работу.
отнестись — забыть. Почему? Потому что не отправили в На- Давайте еще раз посмотрим, какие Накопители у нас мо-
копитель, как только оно к нам поступило. гут быть. Во-первых, у всех есть электронная почта. Она
Барьеры, которые мы возводим между собой и окружаю- идеальный пример того, как работает Накопитель. Письма
щим миром, а также между собой и фонтаном идей из соб- приходят во «Входящие» и лежат непрочитанными до тех
ственных глубин, не только позволяют сохранять концен- пор, пока мы не решаем их открыть. Ко многим из нас в день
трацию на важном. Благодаря им мы не отвлекаемся, не проходит по несколько сотен писем, и все они собираются
переключаемся, не тратим время и силы, которые никогда в одной точке — в папке «Входящие»1.
не бывают лишними. Благодаря им мы бережем то, что дару- Для бумажных документов мы применяем горизонталь-
ет нам бессознательное. ные лотки. Это традиционный офисный инструмент, кото-
Все, что нужно, чтобы извлечь из этого максимум поль- рый можно найти в любом канцелярском магазине. Исто-
зы, — отправить спонтанные мысли в Накопители, что-
бы они попали внутрь механизма, где шестеренки анализа 1
По той причине, что папка «Входящие» у всех есть, мы не создавали
превратят их в действие или работу. Когда вы начнете так
Накопитель для электронной почты. Однако это не значит, что она
поступать, то удивитесь, как много намерений станут реали- не требует особого отношения: правильной работе с письмами посвя-
зовываться буквально с момента рождения! Вы ощутите, ка- щен отдельный раздел.

154 155
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

рически сложилось так, что лотки используются по три разбросанных по системе материалов, чтобы их было удобно
штуки, сложенные по порядку, один над другим. Из них проанализировать. Во время анализа мы также определим,
Накопителем всегда является самый верхний. Причина оче- что можно удалить, что пустить в работу немедленно, а что
видна — в него должно быть просто бросить новый документ отправить в Архив.
или бумажку, на которой мы записали свежую идею или ин- Кстати, обращение с бумагами (как и с электронной по-
тересную мысль. Я рекомендую поставить лотки дома и на чтой) — важный раздел бизнес-администрирования, кото-
работе, даже если у вас нет большого движения бумажных рый касается системы коммуникации. А она, как неслож-
документов. После того как мы внедрим систему, вы ощу- но увидеть, очень похожа на работу нервной системы. Если
тите, что обращение с любой информацией должно ей под- сигналы проходят без задержек и конфликтов — все хорошо.
чиняться. Неважно, где вы — дома или на работе, вам будет Как только сигнал теряется — начинаются проблемы.
некомфортно, если вы не сможете организовать бумаги в си-
Очень часто эффективность предприятия страдает из-
стему. Даже такая мелочь, как квитанции на оплату телефо-
за того, что нет единой продуманной системы коммуни-
на или коммунальных услуг, которые лежат пачкой на столе
кации. Есть документооборот, есть критерии, по которым
или комоде, будет вас раздражать. Гораздо лучше подчинить
документы «ходят» от отдела к отделу (когда собирают
все одному правилу — новое попадает в Накопитель, а после
подписи, например), но когда речь идет о повседневном
анализа отправляется в Архив или выбрасывается. Это удоб-
деловом общении, часто из-за банального недоразумения
но и красиво, никаких разбросанных бумаг и квитанций, ве-
возникают проблемы. Например, задержка в бизнес-про-
зде чистота и порядок.
цессе конструкторского бюро или IT-компании может быть
Категория «Inbox» в таск-менеджере — еще один Накопи- вызвана тем, что сотрудники различных отделов по-разно-
тель, который понадобится всем. Если вы используете рус- му оценивают скорость ответа на один и тот же документ.
скоязычный вариант сервиса или программы для управле- В результате клиентский отдел одолевают разгневанные
ния задачами, он будет называться «Входящие», как папка пользователи, а программисты еще не получили задание на
для новых писем в электронной почте. В менеджере задач исправления… Пример, конечно, крайний, но, думаю, ка-
Накопитель служит для фиксации мыслей, идей, поруче- ждому из нас не составит труда вспомнить, как такие недо-
ний — всего, что кажется ценным. Ключевое слово — «ка- разумения приводили к задержкам в работе, вызывающим
жется». Во время анализа мы успеем понять, пойдет ли идея потерю денег.
в работу или мы ее выбросим. Однако из памяти ее необхо-
Проблема нехватки времени, которую пытаются решить
димо выгрузить в тот самый миг, как она появилась перед
тренингами, тайм-менеджментом, внедрением новых си-
мысленным взором.
стем, часто коренится в том, что на предприятии не создана
Накопитель для файлов в компьютере, который я пред- система коммуникации, а сотрудники не обучены ее стандар-
ложил сделать в виде отдельной папочки «Inbox», понадо- там. Во многих компаниях область работы с информацией
бится, скорее всего, 1 раз — для первичного анализа, кото- лежит в «зоне умолчания», ее просто не замечают. Как ходь-
рый будет сделан во время внедрения. Дело в том, что сейчас бу, когда мы просто ходим, а не боремся за приз в забеге. На
большинство файлов приходит по почте, то есть проходит самом деле простой аудит системы коммуникации в компа-
через другой Накопитель. Поэтому класть их в еще один — нии и исправление нескольких узких мест могут очень суще-
смысла нет. Папку «Inbox» рекомендуется создать для сбора ственно разрядить обстановку, высвободить много времени

156 157
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

и сберечь нервы ваших сотрудников. Что хорошо отразится чтобы снять нагрузку, которую он вынужден нести в системе.
на способности компании к заработку. К нему стремятся информационные потоки от сотрудников,
Каждый сотрудник — дорогой терминал, который зани- начальства, клиентов. Многие руководители погребены под
мается переработкой информации. Он на чем-то специализи- ними. Часто больше половины дня у них уходит на то, чтобы
руется, включен в процессы компании и должен правильно только разобраться с новыми письмами. Когда работать?
на них реагировать. Если создать условия, когда он может В первую очередь руководитель должен заниматься зада-
максимально сосредоточиваться на самом ценном для ком- чами, которые развивают компанию, двигают к поставлен-
пании, а вдобавок сделать так, чтобы он откликался на про- ным целям. Во вторую — тем, чтобы поддерживать текущие
цессы, как нужно и когда нужно, — эффективность работы дела (само собой, нельзя двигаться к целям в ущерб текущей
сильно вырастет. работе). Без того чтобы оградить себя от хаоса поступающих
Техническая система всегда требует улучшения. Дви- потоков данных и задач, работать в разумные сроки и с ра-
гатель внутреннего сгорания постоянно совершенствуют, зумной нагрузкой просто невозможно. Установка Накопите-
повышают его КПД. Для модернизации техническая систе- лей — первый и необходимый шаг для того, чтобы оптими-
ма привлекательна тем, что в ней все наглядно. Достаточ- зировать работу руководителей и бизнеса в целом.
но снять крышку и посмотреть, как крутятся шестеренки,
чтобы понять, где подправить, чтобы движение стало легче Îòçûâû
и быстрее. Человеческая система (а предприятие — это со-
циальная система) по сути может быть описана как техни- Здравствуйте!
ческая. Она поддается тем же принципам модернизации — Я — Константин Дыкин, генеральный директор
возможны сокращение потерь на трение, устранение узких ООО «НОРД», эксперт в области жизненных интере-
мест. Одним словом, здесь работают базовые принципы по- сов человека, мотивации и самомотивации, работаю со
вышения эффективности. Мы редко задумываемся и обраща- стрессами и депрессиями, занимаюсь антикризисным
ем на это внимание, потому что проблема коммуникации не управлением. Среди моих клиентов есть и люди и компа-
всегда очевидна. Ее настройка может значительно поднять нии. Работаю в форме коучинга и консалтинга, провожу
эффективность предприятия в целом. Для бизнеса, который тренинги и вебинары.
насчитывает десятки и сотни сотрудников, это очень привле- С Николаем Додоновым познакомился несколько лет
кательный способ развития по рентабельности вложений. назад и был поражен его настойчивостью и упорством
Посудите сами: не нужно закупать дорогое оборудование и в достижении поставленных целей, быстротой получе-
программы, расширять персонал, достаточно наладить меж- ния серьезных результатов. Когда представилась воз-
ду сотрудниками, отделами и подразделениями правильную можность, по приглашению Николая принял участие в
коммуникацию, чтобы общая производительность системы его классическом тренинге по технике GTD. А так как
выросла. знаю за собой грешок некоторой несобранности, с кото-
Как мы знаем, результативность системы определяется рой боролся с переменным успехом, а еще чаще загонял
производительность узкого места. Кто больше всего загружен себя в дедлайны в разных проектах, принял приглаше-
докладами, задачами и сообщениями? Конечно, руководи- ние с благодарностью и тайной надеждой, что наконец в
тель. Для него установка Накопителей — первый шаг к тому, моей жизни что-то изменится.

158 159
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Так и получилось. Николай спокойно, методично объя- Теперь свободная голова позволяет видеть гораздо боль-
снил и показал на практике преимущества идеи и тех- ше возможностей моего бизнеса и проявлений себя в тех
нологии методики GTD. На идею душа откликнулась или иных областях...
сразу, а технологию мы отработали на тренинге. Благодарю Николая за его исследования и работу! С его
Что я вынес с тренинга? Самым важным для меня ока- легкой руки я освоил очень эффективный и полезный на-
залось то, как правильно распределять свои входящие бор навыков и теперь уже самостоятельно развиваю это
задачи и события и работать с ними. На раскрывающем направление.
коучинге у меня есть клиенты, каждый со своими собы-
тиями и движениями, и компании, которые находятся
в стадии мотивационного аудита, я сопровождаю их
внедрение новых антикризисных мотивационных тех- Ãëàâà 7. Àëãîðèòì àíàëèçà
нологий. Ежедневно возникает точно больше пятидеся-
ти событий, и каждое требует той или иной реакции.
Я постоянно готов к любому из них, так как практиче- Из Накопителя информация поступает на в Алгоритм
ски все входящие события у меня «выгружены из головы» анализа — машину, которая стандартно обрабатывает лю-
на внешний носитель. Более того, это сетевой носитель, бую входящую информацию. Процесс идентичен рубке мяса
который есть и в ноутбуке, и в планшете, и в смартфо- в мясорубке или тому, что происходит с породой, когда она
не. Что бы и когда бы ни возникало — оно быстро покида- поступает в драгу. Вот только продукт у Алгоритма анали-
ет мою голову и попадает в единое место хранения всех за немного специфический. Это элементарные действия —
входящих, которые требуют моей реакции. Я всегда могу основное топливо для достижения целей.
окинуть всю картину одним взглядом и увидеть как свои Как мы помним, в зоне комфорта мозг не желает думать
завалы, так и свободное время. А дальше — все техноло- над задачами, если они не грозят немедленными проблема-
гично и относительно несложно... ми. Если мы не ощущаем опасности, организм не позволит
Именно проблема регулирования и обработки входяще- тратить энергию, чтобы определить, что нужно сделать,
го потока оказалось для меня самой невыстроенной ча- и приняться за выполнение.
стью работы. Более того, она не была мне видна и тем бо- Алгоритм анализа — тот инструмент, который отвечает
лее мною осознана до тех пор, пока на тренинге Николая за появление элементарного действия, крупицы породы, ко-
я не начал, действовать, двигаться, выполняя тренинго- торая будет переработана даже в режиме энергосбережения.
вое задание... Я забивал, заполнял и в итоге засорял свою Эта задача выполнится легко, даже если мозг в самой что ни
голову настолько, что моя работа из интереснейшего на есть зоне комфорта.
дела жизни, в которое я вкладываюсь весь, часто прев- По сути, Алгоритм — не более чем короткий перечень
ращалась в нудную и непосильную рутину. В собствен- вопросов, цель которого — развернуть в рабочей памяти
ной голове я воевал с тучей задач вместо творения себя мысленную модель. То есть заставить задуматься над тем,
и своего дела... Было еще несколько полезных озарений, но к чему относится письмо, задача, предмет, который мы ана-
обработка входящего потока оказалась для меня самой лизируем. А затем — разложить модель на элементы, кото-
важной... рые можно без проблем выполнить.

160 161
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Помимо этого Алгоритм позволяет делать как можно Думаю, вы уже поняли, к чему я клоню. Нам понадобит-
больше дел, как только мы их получили (не откладывать ся примерно 40–70 повторений, чтобы превратить Алгоритм
в долгий ящик). Ну и еще у него есть маленький кусочек, в навык. Затем мы сможем использовать его даже в коме.
который поможет нам легко определять приоритеты задач В состоянии абсолютной расслабленности, лежа на пляже,
и правильно вести их списки. согретые солнцем и двумя мартини, сможем без усилий при-
Прежде чем заняться его изучением, стоит ответить на во- менить Алгоритм и извлечь элементарное действие из любой,
прос, который иногда возникает. Если считать анализ рабо- абсолютно любой задачи. Что позволит легко ее выполнить.
той, значит ли это, что мы не будем его проводить над теми В этом нам поможет степенной закон практики Power
задачами, к которым не хочется приступать? И если да, что low of practice. Он гласит: «Логарифм времени реакции для
с этим делать? определенной задачи уменьшается в линейной зависимости
Вопрос справедливый и абсолютно верный. Когда мы от логарифма числа испытаний-практик». Если по-русски,
в зоне комфорта, работа, которая требует хоть какого-то на- то чем больше повторений в единицу времени, тем легче ка-
пряжения, не начнется, если промедление не угрожает бе- ждое новое повторение. А вот график, который это иллю-
зопасности или комфорту. В этой зоне мы готовы заниматься стрирует.
только привычными делами, ведь они требуют пренебрежи-
мо мало энергии. Что же делать? Ведь размышление над но-
вой задачей — непростой процесс. Иногда он тянется часы
и дни. Иногда требует массы сил!
Ответ на этот вопрос лежит в одном слове: навык. На-
вык — умение, которое многократным повторением отто-
чено до совершенства и применяется без усилий. Как мы
помним, многократное повторение делает действия легкими
и простыми. Это отлично знают опытные водители, врачи,
музыканты и любители единоборств. То, что много раз по- Когда вы начнете работать с Алгоритмом, то заметите, что
вторялось, не вызывает затруднений. первые 4–5 повторений даются с трудом, а каждое следую-
Вспомните, как сильно приходилось сосредоточиваться, щее обходится все легче и легче. К сороковому разу трудоза-
когда вы в первый раз сели за руль, чтобы научиться вести траты снижаются до пренебрежимо малых значений.
машину. Как сильно приходилось концентрировать внима- Число 40 взято не с потолка. Это тот минимальный порог,
ние, чтобы правильно и в нужное время двигать руками и но- за которым новое умение или информация закрепляются
гами, трогаясь с места. Как надо было координировать дви- в долговременной памяти. К сожалению, еще не прочной
жения рычага переключения передач и педалей. Нужно ли связью. Пока связь не сформирована, приходится следить
было так же трудиться через час? Скорее всего, нет. К концу за тем, что и как мы делаем. Именно поэтому так сложно
первого занятия мы трогались с места плавно и легко. А те- освоить движения, требующие хорошей координации (мне,
перь можем мчаться на работу и разговаривать по телефону например, научиться плавать кролем). Через 40 повторений
и потом не помнить, какой дорогой ехали, — настолько на- матрица, по который нужно выполнять движения, закре-
вык водительского мастерства «сидит в подкорке». пляется в долговременной памяти, и рабочая память может

162 163
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

быть занята другой задачей. Иными словами, программа, от- выходит на сознательный уровень. На тренингах меня часто
вечающая за то, что мы делаем, будет управляться бессозна- спрашивают: не дольше ли доставать смартфон и записывать
тельным. А мы сможем обратить внимание на то, как стоит то, что можно просто запомнить? Нет. Давайте сравним это
действовать. с выбором блюд у того, кто соблюдает диету.
Нам надо пройти именно этот путь — заучить Алгоритм Когда мы голодны, внутри все буквально кричит: дайте
и превратить его в навык, чтобы извлекать элементарные дей- мне калорий! Мы ощущаем это как желание заказать пор-
ствия в любом настроении, состоянии и расположении духа. цию побольше, еду послаще и пожирнее. А когда на сле-
Однако просто 40 повторений анализа недостаточно. Для дующее утро встаем на весы, оказывается, что настал час
формирования навыка нужно, чтобы между нейронами расплаты. Начинаются терзания, самоедство, муки в спорт-
образовались прочные связи. Для этого в течение следую- зале, лишняя тренировка, новые ограничения. Этого могло
щих 4 дней мы должны постоянно использовать Алгоритм, и не быть, если бы мы в самом начале сделали правильный
5–6 раз в день к нему возвращаться. Это не вызовет затруд- выбор.
нений, если вечер внедрения придется на понедельник или Если мы не даем себе труда записать интересную мысль
даже воскресенье. Следующая неделя заставит шестерни или поручение в Накопитель, это запускает цикл измене-
нашей машины анализа информации как следует покру- ний, который будет ухудшать сам себя на каждом витке.
титься, что позволит накрепко усвоить нужный образ дей- Возникнет фоновая тревога, станет сложнее сосредоточить-
ствий. ся, мы будем медленнее работать, время начнет утекать, тре-
Однако есть кое-что еще. Один навык, который нам пред- вога усилится, способность размышлять снова снизится и т.
стоит усвоить, несмотря на абсолютную простоту вызовет д. Уж не говоря о том, что душевный дискомфорт плохо отра-
больше всего затруднений. К сожалению, это происходит по- зится на качестве жизни.
тому, что он должен заместить предыдущий, неправильный Чтобы этого не случилось, примите за инвестицию то не-
навык. Я говорю о том, что надо правильно пользоваться па- большое усилие, которое требуется, чтобы записать задачу,
мятью. Обычно мы носим в голове массу ненужного. Теперь идею, поручение, интересную мысль, цитату и т. д. В самом
надо привыкнуть все записывать. деле, разве это не выгодно? Вложите микроусилие сейчас —
Казалось бы, нет ничего проще — пришла мысль: возьми и получите огромные дивиденды немедленно! Конечно,
да запиши. Когда вы начнете внедрение, то поймете, почему микроусилие обойдется дороже, чем привычный способ хра-
я специально останавливаюсь на этом моменте. В мире мало нить массу всего в голове. Вот только сэкономив 10 копеек,
вещей, которые сложнее переобучения. Обучиться новому можно потерять миллионы от вовремя не реализованного
просто. Заменить им старое очень сложно. Навык все пом- проекта.
нить настолько крепко сидит в нас, что вытеснить его можно После внедрения навыков в течение 4 дней наблюдайте
будет, только набравшись терпения. за собой. Если вопрос «что бы сделать?» задается памяти,
Когда у организма есть выбор, какое действие или посту- а не таск-менеджеру, немедленно выпишите все, что попа-
пок совершить, он выберет тот путь, который легче. Старый ло в память, в «Inbox». Затем проведите анализ по Алгорит-
навык повторялся столько раз, что «закинуть» в голову или му. Не ругайте себя, наблюдайте за собой как за любимым
оставить в памяти мысль или идею будет проще, чем занести ребенком. Если увидели, что оступились, мягко себя по-
ее в таск-менеджер. Иногда сопротивление новому навыку правьте.

164 165
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Перед тем как продолжать, стоит взглянуть на путь, ко- Ââåäåíèå â Àëãîðèòì
торый мы уже прошли. Когда вы открывали книгу, возмож-
но, сама идея, что виной нехватки времени является неуме- Алгоритм состоит из 4 частей. Первая — погружение
ние работать с информацией, была для вас внове. Это можно в анализ, отсев мусора, выявление действия. Вторая — со-
представить как сектор «Не знаю, что я не знаю» на матрице здание элементарного и определение вовлекающего дейст-
освоения навыка. вия. Третья — его немедленное исполнение. Четвертая —
запись в таск-менеджер с присвоением меток. Все довольно
просто. Давайте рассмотрим Алгоритм немного подробнее.
Не знаю, Не знаю,
что знаю что я
не знаю

Знаю, Знаю, Что это


что что по сути?
знаю не знаю

Нужно Нет
ли это?

Затем мы познакомились с проблемой навыков и умений, Да УДАЛИТЬ


которые нужны в современном мире, и переместились в сле- Связано ли
дующей сектор. И, прочитав первую часть книги, можем Нет с этим
уверенно сказать: «Знаю, что не знаю». о
действие?
После того как вторая часто будет закончена, вы получи-
Да
те представление о том, какие навыки нужно освоить, какие
получить, что предстоит с ними делать. Это будет означать пе- Какое
реход в зону «Знаю, что знаю», когда делаешь правильно и не именно?
задумываешься. Несмотря на то что больше половины пути
позади, это самый опасный этап. Когда понимаешь, что нуж- С чего я
но делать, кажется, не стоит стараться и выполнять упраж- начну его
нения. В этот момент очень легко все бросить и не переходить выполнение?
к практике. Пожалуйста, не поддавайтесь таким порывам.
Могу ли я
Только после того как упражнения будут выполнены и Когда это
сделать это Нет
нужно
пройдет критический период в 96 часов (4 дня), во время ко- сейчас
сделать? TO
торого вы будете наблюдать за собой и при необходимости (за 2 минуты)?
DO
поправлять, можно говорить о том, что вы надежно закрепи- Да Да
К какому
лись в секторе «Не знаю, что знаю» и сформировали нужное проекту/контексту
ДЕЛАЕМ!
умение, которое превратилось в навык. Теперь продолжим. это относится?

166 167
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Что это по сути? да Аллена. Я не настаиваю на том, чтобы вы использовали


Основное отличие моей трактовки GTD от оригинальной мою версию, но, как показывает опыт, версия Аллена чуть
концепции Аллена в том, как выглядит Алгоритм анализа. тяжелее, что затрудняет применение. Так вот, третий во-
У Аллена входом в него служит вопрос «Is it actionable?», ко- прос призван выяснить, есть ли нужда что-либо предпри-
торый мы встретим немного позже. Мы же будем начинать нять с тем, что у нас в руках. Нужно ли действовать в связи
работу с вопроса «Что это по сути?» с этим письмом, договором, документом, буклетом, идеей,
Представьте: вы достали из лотка для бумаг документ книгой?
и хотите его проанализировать. Можно ли сделать это без Вы можете подумать, что здесь и появится элементарное
того, чтобы понять, что вы держите в руках? Вряд ли. Зато действие, но нет. До него мы дойдем чуть позже. Пока лишь
очевидно: если мы, не вчитываясь, посчитаем, что нет ниче- познакомимся с первым ветвлением, которое содержит все-
го срочного, возникнет соблазн бумажку отложить либо от- го два варианта: «да» или «нет». К варианту «да» мы еще
нестись к ней пренебрежительно. Поэтому первое, что нуж- вернемся. Давайте посмотрим, что скрывается за вариантом
но сделать, — привыкнуть погружаться в суть того, на что «нет». Он будет встречаться не так уж редко — ведь не всегда
мы обратили внимание. с тем, что мы анализируем, нужно что-то делать.
Вопрос «Что это по сути?» применяется при работе почти В конце концов, масса документов, файлов, заметок и бу-
со всеми Накопителями, за исключением, пожалуй, того, маг, что вы сложили в свои Накопители, не требует ровно
который находится в менеджере задач. Объяснение про- никаких действий. Все, что было необходимо, вы уже с ними
стое — там вариантов немного. В «Inbox» вашего таск-менед- сделали. Поэтому остается лишь аккуратно разложить их
жера могут быть идея, намерение и поручение — пожалуй, в архивы, чтобы нужные материалы были легкодоступны.
больше вариантов нет. К тому же обычно они выглядят как Итак, за вариантом «действие не связано» скрывается раз-
одна, максимум две строчки текста, суть которого ясна сра- дел GTD, который называется «Архив». Он отвечает за то,
зу. Ко всему остальному первый вопрос задавать нужно. Он чтобы мы правильно хранили все свои документы. Правиль-
поможет нам как следует вникнуть в то, что мы собираемся но — так, чтобы их не терять и не тратить много времени на
проанализировать, и принять правильные решения. поиск.
Нужно ли это?
Это второй вопрос первой части Алгоритма. Мы задыха-
Äåéñòâèÿ íåò
емся под прессом информации, тонем в ее волнах. Сколько
действительно полезного из того вала, что нас одолевает? Если ответ на вопрос «связано ли с этим какое-либо дейст-
Чтобы не тратить время и силы на мусор, нужно фильтро- вие» отрицательный, очевидно, документ, письмо, журнал,
вать его так быстро, как возможно. Мы делаем это на входе сообщение, которое мы анализируем, нужно сохранить. Как
в Алгоритм. Если ответ «Не нужно!» — смело выбрасываем. мы решили, ответив на второй вопрос Алгоритма, он пред-
Если «Нужно!» или «Возможно, нужно» — продолжаем дви- ставляет для нас некоторую ценность. По крайней мере, мы
жение по Алгоритму вниз. не уверены в том, стоит ли предмет анализа бросать в кор-
Связано ли с этим какое-либо действие? зину. Следовательно, нужно отправить его в Архив. Следу-
Это последний вопрос первого блока Алгоритма. Именно ющий раздел посвящен действиям, которые связаны с созда-
с него начинается оригинальный Алгоритм анализа Дэви- нием и ведением электронных архивов.

168 169
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Îðãàíèçóåì àðõèâû Åñëè ôàéë íåëüçÿ ñîõðàíèòü çà ñåêóíäû (íå äåñÿòêè


ñåêóíä, à èìåííî ñåêóíäû) è òàê æå áûñòðî åãî íàéòè,
Знаете ли вы, что доставляет много неудобств и что про- õðàíèëèùå íåëüçÿ íàçûâàòü Àðõèâîì.
ще всего ликвидировать? Беспорядок в компьютере. Когда
буклет, письмо или документ, который мы анализируем, не
Не расстраивайтесь! Чтобы иметь хороший и удобный Ар-
требует действий, его нужно отправить в Архив, организо-
хив, в котором ничего не потеряется и все можно быстро най-
ванный так, чтобы на поиск не ушло много времени.
ти, не нужно прикладывать усилия. Прежде чем мы продол-
На что похожи архивы многих из нас? На свалку. То есть жим, давайте посмотрим, почему образуются свалки файлов
у нас есть место, где хранятся файлы, но вот его состояние и документов и как они оказываются разбросаны по всему
оставляет желать лучшего. Часто мы не знаем, где лежит компьютеру. А потом выясним, почему, когда мы стараемся
нужный документ. Иногда это действительно проблема: создать стройный Архив, сами изо всех сил тому мешаем.
вместо того чтобы работать, мы вынуждены тратить вре-
Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-
мя, блуждая по жесткому диску. «Тут нет… Наверное, на
за того, что обращение с файлами не имеет никакого прин-
флешке!», 5 минут ищем флешку — и все по новой. Бывает,
ципа. То, что мы скопировали с флешки, скачали из Интер-
что и там не находим. «Наверное, он в домашнем компьюте-
нета, создали сами, сохраняется куда попало и под каким
ре!» — теперь придется звонить домой, чтобы файл выслали
угодно именем.
электронной почтой (10 минут на то, чтобы объяснить, как
файл выглядит и где его найти). Дома никого нет или файл Всему виной самообман. Иногда так хочется сэкономить
не нашли? Ну что ж, отложим задачу до того, как окажемся пару секунд и 5 кликов мышкой и просто бросить файл там,
дома… где предлагает программа или где кажется удобнее. Это при-
ведет к тому, что, когда файл понадобится, придется попо-
Слово «архив» вызывает образ порядка, библиотеки, где
теть, чтобы его найти. Иногда поиск будет безрезультатным
стоят стеллажи, работает пожилой архивариус, который по-
и придется потратить еще 3 часа на то, чтобы написать до-
могает быстро во всем разобраться. У многих и в компьютере
кумент заново или искать по всему дому флешку, с которой
есть хранилище файлов, но это не Архив.
файл был скопирован. Бывает, спустя неделю случайно об-
Хороший Архив должен соответствовать следующим кри- наруживается оригинал, и теперь мы путаемся между верси-
териям: ями — какая актуальна?
• быстрое сохранение; Это известная когнитивная ошибка. Мы выбираем кро-
• быстрый доступ; хотный комфорт сейчас, чтобы получить большую боль по-
• надежность. зже. Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили
Я редко встречаю пользователей, у которых действитель- немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в буду-
но есть архив. Многие думают: если на компьютере порядок щем получили бы большой комфорт (все легко и быстро на-
и файлы лежат стройными рядами — это хороший архив. шли и не путались бы в копиях).
К сожалению, часто приходится наблюдать, как пользова- Хорошая новость в том, что сейчас не нужно выбирать
тель тратит кучу времени, чтобы сохранить в такой архив даже маленькую боль. Достаточно пары секунд и 1 кли-
нужный файл, а потом его найти. ка мышкой, чтобы навести полный порядок в компьютере.

170 171
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Достаточно следовать простому правилу, но о нем позже. Пусть мы ищем 10 документов в день. На каждый тратим
Для начала разберемся с представлением о хорошем Архиве. в среднем по 3 минуты. Полчаса в день, почти 150 минут
У многих из нас в компьютере свалка, у многих — относи- в неделю. 450 в месяц. 21 600 минут в год. Это 360 часов ра-
тельный порядок, на поддержание которого уходит прилич- бочего времени на бессмысленные щелчки мышкой.
но сил и времени. Как это выглядит? В компьютере создается Пусть время ваших сотрудников стоит 400 рублей в час
общая папка. Обычно ее называют «Работа». В ней делаются и их у вас 10. В год вам это стоит 1 440 000 рублей. Один мил-
папки с проектами. Иногда — папки контрагентов. Внутри лион четыреста сорок тысяч рублей за то, как мы привыкли
этих — очередные подпапки: документы, сканы, чертежи, сохранять и искать документы. Не дороговато ли?
лицензии и т. д. Пусть речь идет лично о нас. Допустим, это время мы себе
Чем дольше «живет» система, тем глубже растет. Иногда, не оплачиваем, а просто тратим на работу. Представьте, что
чтобы найти нужную папку, приходится идти вглубь на 8–9 значат 360 часов? Это:
уровней. Когда папок становится много, происходит самое • курс иностранного языка;
интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. • 45 дней по 8 часов, которые мы «прощелкали» мышкой;
Например, если скачивается «Договор на поставку пре- • время, которое выброшено из жизни;
образователей частоты для компрессорного завода», его • полноценный отпуск (кто жаловался, что на него нет вре-
можно сохранить в папку по этому клиенту. Можно — в пап- мени?);
ку по оборудованию, на поставку которого составлен дого-
• сотни вечеров, которые мы могли бы провести с родными,
вор. Можно — в папку к проекту «Модернизация насосной
а не с компьютером;
станции». Куда лучше?
• еще масса очень и очень ценного.
Положим, мы выбрали папку по проекту и сделали
в ней подпапку «Договоры». Куда за месяц отправится еще Как давно вы работаете с компьютером? Сколько лет тру-
7 штук. Допустим, через полгода этот же договор нужно най- дитесь в офисе? Пусть будет пять лет! Не жалко ли 1800 ча-
ти. Учитывая, что прошло время и все позабылось, как мо- сов впустую? А мы еще сетуем на нехватку времени. Да за
жет выглядеть поиск? 1800 часов можно экспедицию на Марс подготовить!
Итак, нам нужно найти договор на поставку частотников
компрессорному заводу. Ему модернизировали насосную Êòî âèíîâàò è ÷òî äåëàòü?
станцию, наверное, можно посмотреть в папке «Оборудова- К счастью, это тот случай, когда не виноват никто. Нас
ние», которая лежит в «Проекты\Компрессорный завод\на- не учили использовать память, как не учили пользоваться
сосная станция». Гм… там нет! Так, зайдем в папку клиента. компьютером в таких подробностях. В том не было необхо-
Идем «Работа\Клиенты\Компрессорный завод\догово- димости. Вот мы и сохраняли файлы, как было принято при
ры». Пролистываем 200 договоров, пару смотрим — не тот. бумажном документообороте. Курсы компьютерной грамот-
И тут нет! Еще одна попытка: наверное, он в папке по обо- ности до сих пор имеют задания типа «создайте дерево ката-
рудованию? Идем «Работа\Номенклатура\Преобразователи логов», где учат делать такие вот папки и подпапки…
частоты\договоры». Перебираем документы. Находим! Бес- Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную по-
смысленно прошло 3 минуты. требность к структурированию и систематизации. Мы стара-

172 173
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

емся объединить вещи в категории, руководствуясь общими Давайте разбираться с каждым пунктом по очереди.
признаками, разместить их в папочках и поставить на мы- Вы можете подумать, что под первой рекомендацией я по-
сленные полки. В памяти это происходит автоматически. дразумеваю, что надо свалить все в одну кучу. Что ваш ны-
В компьютере так хранить информацию невозможно. нешний архив, в котором есть стройная система папок, нуж-
Система папок плоха тем, что, когда документ относит- но разрушить и все переложить в одну папку, где не будет
ся к нескольким темам (как в примере с договором), место, никакой системы. Конечно, нет.
куда его можно сохранить, будет только одно. А вот искать Мы должны хранить файлы, с которыми работаем, в од-
его мы станем по всем папкам, где он может быть. Знания ной ОБЩЕЙ папке. В том смысле, что у нас не должно быть
связываются ассоциациями и находятся так же. К счастью, нескольких, разбросанных по компьютеру, в которых лежат
нечто подобное можно организовать и в компьютере, что сде- куски работы. В одной — чертежи, в другой — договоры,
лает поиск и хранение файлов невероятно простым и удоб- в третьей — личные данные сотрудников и т. д. Все должно
ным. Как? Мы будем опираться на ассоциативные связи! быть в одной папке.
Можно положить все в «Мои документы», включая то,
Íåáîëüøîå îòñòóïëåíèå: âû ñìîæåòå õðàíèòü ôàéëû
что лежит в «Моих рисунках» и во всех остальных местах.
òàê, åñëè ðàáîòàåòå ïîä Windows 7 èëè Windows 8.1
Можно сгрузить все в общую папку «Работа». Неважно. Са-
è Mac OS ïîñëåäíèõ ïîêîëåíèé. Îäíèì ñëîâîì, íóæ-
íû îïåðàöèîííûå ñèñòåìû, â êîòîðûõ åñòü «ñêâîçíîé»
мое главное — должна быть одна общая материнская папка.
ïîèñê ïî âñåìó êîìïüþòåðó è ôóíêöèÿ èíäåêñèðîâà- Это первое.
íèÿ ôàéëîâ. Åñëè ó âàñ Windows XP, ñàìîå âðåìÿ ïî- Второе. Называть файлы нужно как можно подробнее.
äóìàòü îá îáíîâëåíèè. Когда я приводил пример с договором, то уже использовал
неплохое название. Можно взять его на вооружение: назва-
Первым делом нужно отказаться от традиционного пони- ние «Договор на поставку преобразователей частоты с ком-
мания слова «архив». В нашем случае то, как он выглядит, прессорным заводом» содержит аж 4 ключа:
вообще не важно. Существенны три критерия: мгновенное 1. Тип документа — договор;
сохранение, быстрый поиск и безопасность. Последняя дости- 2. Тип договора — договор поставки;
гается синхронизацией с облаком1 (для удобства и резервного
3. Предмет документа — преобразователи частоты;
копирования). Это подойдет тем, кто устал от флешки и хочет,
чтобы на нескольких компьютерах были одинаковые файлы. 4. Сторона договора — компрессорный завод.
Теперь правило, о котором я обещал рассказать. Для на- Это 4 ассоциации, по которым его можно найти в мгнове-
ступления светлого будущего в отдельно взятом компьютере ние ока. Лично мне такого обычно мало. К названию дого-
нужно удивительно мало: воров желательно прибавить дату, а при широком штате —
и имя ответственного сотрудника. Тогда мы сможем на 90%
• хранить все файлы в одной папке и
приблизиться к тому, чтобы хранить и искать файлы так,
• называть их как можно более подробно. как это делает наша память.
Нужно найти договор? С кем? С компрессорным заво-
1
Обиходное названия сервисов, которые предоставляют услугу хране- дом! Открываем «Пуск» (или вызываем Spotlight в Mac OS)
ния копий файлов в Интернете на защищенном сервере.

174 175
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

и пишем: «договор компрессорный». Обратите внимание, что я рекомендую. Порой бывает непросто свалить в кучу
даже не нужно писать полностью! Достаточно двух ключей: вообще все файлы, независимо от принадлежности и типа.
что ищем и с кем договор. Слишком велика сила привычки в том, чтобы разделить
Моментально вывалится список всех файлов, в названии по папкам документы, сканы, аудиозаписи или видео.
которых есть эти слова. Вот простое упражнение: откройте поиск и введите там
Если их много, уточняем поиск третьим ключом «пре- расширение doc. Компьютер показывает все документы
образ» (если можно ошибиться в окончании слова, его луч- MS Word 2003 и младше. Теперь введите любой ключ, на-
ше опустить). Список документов сократился до несколь- пример, «фирменный бланк». Как видите, поиск происхо-
ких пунктов. И теперь мы уже видим, что из трех договоров дит мгновенно (если включено индексирование, проверьте
с компрессорным заводом на поставку преобразователей ча- это в панели управления).
стоты нам нужен только тот, что был заключен в марте. Вре- Бывает, что есть несколько файлов с одинаковыми назва-
мя поиска— 10 секунд (и это еще с запасом). ниями, но разных типов. Например, книга и конспект кни-
Обычно возникают вопросы: нужно ли потратить 2 неде- ги. Книга — в формате epub. Конспект — в виде интеллект-
ли, чтобы все файлы, которые уже есть в архиве, переимено- карты. Если я хочу сразу найти конспект, то ввожу ключи по
вать и назвать подробно? Что делать с текущей структурой названию и расширению. Это будет выглядеть так: «Прока-
Архива? чай себя mmap».
Конечно, нет. Тратить 2 недели — это не для тех, у кого и Аналогично я поступлю, если захочу посмотреть электрон-
так мало времени. Переименовать файлы в текущем Архиве — ные книги, которые есть у меня в компьютере. В поисковой
слишком расточительно. Вместо этого можно переименовать строке я введу epub и сразу увижу все файлы с этим расши-
папки и подпапки. Увеличьте название папки, чтобы оно пол- рением. Обратите внимание! Фактически они могут быть раз-
ностью отражало суть и содержало хотя бы 3–4 ключа. Папки бросаны где угодно, но поскольку поиск сквозной, он идет по
тоже выводятся при поиске, так что это будет оправдано. всем уголкам компьютера. Отсюда вопрос: зачем хранить все
Структуру ломать ни в коем случае не надо. Достаточно в одной материнской папке? На него тоже два ответа.
просто перенести весь архив со старой структурой в общую Первый ответ — это удобно для синхронизации с облаком.
папку («Работа» или «Мои документы»), затем подключить Например, какой-нибудь сервис типа Google Drive, Dropbox,
к ней синхронизацию с облаком. Больше ничего не нужно.
Яндекс Диск, Microsoft Softcloud или облако от Mail.ru при
Однако есть оговорка: теперь мы сохраняем документы по-
установке создает одноименную папку. Можно все скинуть
новому.
в нее и на сервер отправится копия. Потом поставить такой
же клиент на другом компьютере, и вуаля — везде одинако-
Êàæäûé íîâûé äîêóìåíò ìû ñîõðàíÿåì â îáùóþ ïàï- вые файлы. Никаких флешек, никаких страхов «а что будет,
êó è íå òðàòèì âðåìÿ, ÷òîáû âñòðîèòü ôàéë â ñòàðóþ если я залью ноутбук кофе». Даже в отпуске можно зайти
ñòðóêòóðó.
в интернет-кафе и увидеть весь Архив в самом актуальном
состоянии. Очень удобно.
Чтобы оценить преимущество сквозного поиска, полезно Отдельно стоит вопрос безопасности. Не страшно ли
потренироваться. Заодно это избавит от страха перед тем, хранить документы в облаке? Ответ может звучать так:
176 177
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Dropbox зарабатывает, продавая место на сервере тем, кто То же самое относится и к последним веб-страницам.
хочет хранить там документы, и на сей момент стоит более Щелкните правой клавишей на иконке браузера, и он пока-
11 000 000 000 (одиннадцати миллиардов) долларов. Как вы жет те, что вы посещали незадолго до закрытия. Если какой-
думаете, он заботится о том, чтобы файлы были в безопасно- то сайт вы открываете особенно часто, в этом меню его мож-
сти? но закрепить. Очень удобно.
Как обычно, все сводится к тому, чтобы пользователь вы-
бирал защищенный пароль и следовал правилам работы с Ñîâåò: èíîãäà ïîëåçíî çàâåñòè ïàïêó äëÿ âñÿêîãî áà-
компьютером. Например, не давал сидеть за ним посторон- ðàõëà, íóæíîãî âñåãî 1–2 ðàçà è ñîõðàíÿòü â Àðõèâ
ним и не загружал программы из непроверенных источни- êîòîðîå íåò íèêàêîãî ñìûñëà.
ков. К тому же большой безопасности не гарантируют и за-
щищенная флешка и сервер, который стоит в секретном У меня она называется ТЕМР и лежит на рабочем столе.
месте. Но это уже зона ответственности специалистов. Если я хочу сохранить вложение из заметки Evernote, оно
отправляется туда. Скриншоты — тоже. Какие-то времен-
Второй ответ чуть менее очевиден. Мы храним все в одной
ные файлы, которые требуется отредактировать и отправить
папке и складываем материалы кучей, чтобы никогда в нее
по почте, — в нее. Она оказывается кстати, когда надо со-
не заходить. Чтобы искать файлы не глазами, а только через
хранить картинку, которую я хочу использовать как иллю-
поиск. Но иногда бывает, что файл, который только что был
страцию к статье в блог. Ее главное назначение — хранить
в работе, нужно отправить по почте, распечатать (а мы его
в одном месте то, что не особо нужно. Не давать расползать-
уже закрыли), скинуть кому-то на флешку. Как поступать
ся таким файлам по всему компьютеру. Раз в год я удаляю
в таких случаях?
в ней все и потом снова превращаю в мусороприемник. В ней
Открываете папку, в которой хранятся все материалы, возможно представление файлов таблицей и сортировка по
включаете представление файлов таблицей, а потом щелка- столбцу «Дата изменения», чтобы сверху всегда были самые
ете на столбце «Дата изменения». Сверху будут те, что со- свежие.
хранялись последними. Это очень удобно, когда документ,
Если вы читали Дэвида Аллена, то помните, сколько вни-
с которым только что шла работа, нужно куда-то отправить.
мания он уделял организации бумажного архива. Машинки
Если папок, в которых лежат файлы, несколько, это менее
для наклейки ярлыков. Специальные скоросшиватели для
удобно. А так — открываешь папку, нужный файл обяза-
документов. Особые шкафы для скоросшивателей. Ужас!
тельно оказывается вверху, кидаешь его на флешку или це-
Какое счастье, что все в прошлом. Однако если у вас еще по-
пляешь к письму за 1 секунду.
падаются бумаги, с которыми нужно работать, то вот статья
о том, как это удобно сделать, — http://time4life.ru/1849.
Êñòàòè, ïðîñòîé ñîâåò! ×òîáû îòêðûòü òîëüêî ÷òî áûâ- В заключение раздела небольшое задание.
øèé â ðàáîòå ôàéë, äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü ïðàâîé
êíîïêîé ìûøêè ïî èêîíêå ïðîãðàììû, â êîòîðîé îí Задание
ðåäàêòèðîâàëñÿ, íà ïàíåëè çàäà÷. ×òîáû îòêðûòü îäèí
èç ðàçäåëîâ ýòîé êíèãè, ÿ ïîñòóïàþ èìåííî òàê. Ïðèí- 1. Попрактикуйтесь со строкой поиска. Если поиск рабо-
öèï ðàáîòàåò è íà Windows è íà Mac OS. тает странно, проверьте, чтобы индексирование файлов
включало в себя весь компьютер. Это можно сделать

178 179
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

в «Панели управления/индексирования» (или «Пара-


метрах индексирования»). Используйте разные комби- Ýëåìåíòàðíîå äåéñòâèå — äåéñòâèå, êîòîðîå íå òðåáó-
нации называния файлов и расширений. åò ðàçìûøëåíèÿ äëÿ âûïîëíåíèÿ.
2. Создайте общую папку и отправьте в нее свой ста-
рый архив и все файлы, которые были разбросаны по
Для каждого из нас такие действия будут отличаться. Все
компьютеру.
зависит компетенции и опыта. Для кого-то задача устано-
По желанию вить принтер будет простой, для кого-то — весьма серьезной,
Зарегистрируйтесь в одном из облачных сервисов и уста- требующей вызова айтишника. Как несложно увидеть, эле-
новите его клиенты на свой компьютер. В этом случае ментарно для нас то, что мы много раз повторяли, в чем мы
папка Архива будет как раз папкой облачного сервиса специалисты.
(например, Архив окажется в папке Dropbox). Для врача элементарным действием будет осмотр пациен-
С Архивами разобрались, теперь вернемся к Алгоритму. та — он проводился тысячи раз и стал навыком так же, как
для водителя — вождение. Менеджеру просто собрать сове-
щание (хотя, если он будет делать это не один, возможны
Åñëè äåéñòâèå åñòü трудности). Задать эталон элементарных действий и сделать
их стандартный список попросту невозможно.
Чаще всего то, что подвергается анализу, будет нести
В поисках идеальных формулировок задач, которые от-
в себе действие. После того как мы это определили, пора за-
правятся в таск-менеджер, стоит опираться на несколько
дать следующий вопрос. Он звучит так:
правил:
Какое конкретно? • чем больше вы заняты, тем тщательнее нужно дробить за-
дачи, и наоборот;
В центральной части Алгоритма происходит определе-
ние действий и их разделение на мельчайшие элементы. • чем больше ваш опыт работы с задачами, тем легче подо-
Для этого нужно разложить модели, которые появились брать соответствующую «дозировку»;
в рабочей памяти, а затем выбрать какую-то из них для • если задача долго «висит», нужно проверить, действи-
дальнейшей работы. Задаем себе простой вопрос: «Какое тельно ли она записана в форме элементарных действий.
именно действие необходимо сделать в связи с тем, что мы Вы можете сказать, что любое действие можно дробить
анализируем?» бесконечно (и будете правы). Например, даже действие «со-
Есть прекрасная метафора: слона нужно есть по частям. гнуть палец» можно разбить на «согнуть первую фалангу»,
С помощью данного вопроса мы должны не просто раздро- «согнуть вторую фалангу» и т. д. Следовательно, встает во-
бить слона, но и сделать это так, чтобы его кусочки прохо- прос: где нижняя граница, которой стоит придерживаться
дили переработку в то время, когда мы можем рассчитывать в создании элементарных действие?
только на условные 50% энергоснабжения. Ответ лежит в области здравого смысла. С одной сторо-
Что можно считать элементарным действием? Вот его ны, мы должны выполнять задачи из таск-менеджера без
определение: затруднений в самом что ни на есть комфортном расположе-

180 181
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

нии духа (когда включать мозги не надо). Следовательно, их не в том. Оно может быть не тем, с которого реально стоит на-
нужно записать как можно проще. чинать процесс. Но должно быть тем, которое просто запу-
С другой стороны, задачи должны быть ощутимыми. Вы- скает движение. Я представляю себе его как шарф, который
полняя каждую, нам надо продвигаться вперед. Пусть не- застрял в конвейере и затягивает вас все дальше.
намного, но так, чтобы прогресс был очевиден. Безусловно,
можно наполнить таск-менеджер самыми что ни на есть эле- Ïî íåêîòîðûì äàííûì, 93% ìåíåäæåðîâ áîëüøóþ
ментарными действиями, доведя принцип до абсурда, одна- ÷àñòü âðåìåíè òðàòÿò íà áîðüáó ñ ñîìíåíèÿìè.
ко это не поможет нам стать продуктивнее, не работать вече-
рами и по выходным. Все это время дело не движется. За него просто не берутся.
Если вам приходит в голову, что задача «позвонить Инне Боятся ответственности, неверных шагов, финансовых и ре-
Ивановне и спросить, когда она подпишет договор» требует путационных потерь… Хотя куда разумнее было бы просто
членения на «взять трубку», «набрать номер», «попросить начать. И сразу себя поправить, как только стало понятно,
к телефону Инну Ивановну», то вы не правы. В деле деком- что мы идем не в ту сторону.
позиции задач давайте ориентироваться на здравый смысл.

С чего я начну? Ãîðàçäî ëó÷øå íà÷àòü äâèæåíèå ñ ìèíèìàëüíûì ïëà-


íîì è ïîòîì åãî óòî÷íÿòü, ÷åì íè÷åãî íå äåëàòü.
Это следующий вопрос, который мы себе задаем. Что
нужно писать в таск-менеджер, когда в голове всплывает не-
сколько элементарных действий? То действие, начать с ко- «Хороший план сегодня лучше безупречного плана за-
торого кажется разумным. Вовлекающее! втра» — так сказал генерал Паттон. В наше время его
слова звучат актуальнее с каждым днем. Если план постоянно
не уточнять, какой бы он ни был безупречный, скорость из-
Âîâëåêàþùåå äåéñòâèå — ýòî ýëåìåíòàðíîå äåéñòâèå, менений жизни сделает его малоактуальным. Конечно, в пер-
ñ êîòîðîãî çàïóñêàåòñÿ ïðîöåññ. вую очередь это относится к планам на длительный срок.
Вопрос «с чего я начну?» определяет вовлекающее дейст-
Оно ничем не отличается от обычного действия. Не требу- вие. С его помощью из целого ряда действий мы выбираем
ет размышлений для того, чтобы начать его делать, сформу- то, с которого запустим процесс. В очередной раз обращаю
лировано очень просто. У него только одно отличие от про- внимание: мы не должны найти стопроцентно правильное
чих — оно кажется тем, с которого начинается работа. действие (по логике или хронологии). Мы должны найти то,
Почему слово «кажется» выделено? Правильно ответ с которого можно начать процесс.
звучит так: на основании имеющихся у меня знаний и того Охотно верю, что, читая предыдущий абзац, вы могли
представления об условиях и ресурсах, которыми я распо- ощутить несогласие или даже внутреннее сопротивление.
лагаю, считаю правильным начать с данного элементарного На тренингах я часто слышу вопросы наподобие «как же
действия. я могу начать работу абы с чего?» Чтобы ответить на них, я
Конечно, мы отдаем себе отчет, что логически это может написал раздел о планировании, в котором можно найти всю
быть неправильным. Однако задача вовлекающего действия аргументацию.

182 183
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Вовлекающее действие запускает процесс, открывает не- записать задачу в таск-менеджер. Если мы будем записы-
завершенный цикл, и теперь мы подчиняем его силу, начи- вать в него все подряд — то, что можно сделать прямо сей-
наем использовать ее себе на пользу. Когда какая-то работа час, и то, что нельзя, — работать станет неудобно. К тому же
начата, требуется совсем немного усилий, чтобы поддержи- пострадает эффективность в целом.
вать движение. Если вам приходилось толкать машину, Правило двух минут позволяет выполнить всю «мелочь»,
вспомните, что труднее всего было просто сдвинуть ее с ме- не сходя с места. Как только вы обратите внимание на эту
ста. Тогда как чтобы катить достаточно и половины усилий. часть алгоритма, то удивитесь, сколько работы можно сде-
С работой то же самое. Сложнее всего — начать движение. лать, как только вы ее получили. Это очень сильно поднимет
Поддерживать уже текущие дела гораздо проще. общую скорость деятельности и продуктивность.
Если вернуться к вопросу о двух минутах, то можно ска-
Можно ли сделать это в течение двух минут зать следующее. У каждого из нас своя специфика и работа.
Правило двух минут предназначено для того, чтобы не запи-
Правило двух минут — ценнейший инструмент для хоро-
сывать задачи в таск-менеджер и завершать их, как только
шей работы. Меня часто спрашивают, почему это правило
они поступают. Каждый из нас может сам определить, какой
именно двух минут, а не трех или одной. За ответом стоит
интервал «мгновенной» работы для него приемлем. В таком
обратиться к Дэвиду Аллену, ведь именно он — родоначаль-
случае вместо вопроса «могу ли я сделать это за две мину-
ник методики, интерпретацию которой мы обсуждаем в дан-
ты?» можно использовать вопрос «могу ли я сделать это пря-
ной книге.
мо сейчас?» Выбирайте, что больше нравится, и ориентируй-
Цель правила двух минут — не сходя с места сделать как тесь на результаты и ощущения.
можно больше. Те, кто слабо знаком с GTD, считают, что это
Это была третья часть Алгоритма. Пора приступать его за-
не методика повышения продуктивности, а технология ак-
вершению.
куратного распределения задач и документов по полочкам
(чтобы потом бездельничать). Правило двух минут призвано
Завершение Алгоритма. Когда это нужно сделать?
помочь сделать как можно больше дел в тот момент, когда
мы их получили. Время выделять главное. Им обычно является самое сроч-
Если представить, что у нас нет инструмента элементар- ное дело. Задачи, которые нужно было сделать вчера, явно
ных действий, массу дел мы отложим на потом, потому что за важнее тех, что можно отложить на завтра. Иными словами,
них не браться делать. По каким причинам это происходит, последняя часть Алгоритма отвечает за расстановку приори-
мы уже обсуждали выше. С помощью правила двух минут тетов.
мы стараемся использовать принцип, по которому избега- После того как стало ясно, что справиться с задачей в те-
ем сложной задачи в пользу легкой, к своей выходе. Вместо чение двух минут (или другого удобного вам интервала вре-
того чтобы открывать программу и что-то записывать, выби- мени) не получится, мы спрашиваем себя: «Когда ее нужно
рается простой путь — немедленно сделать. решить?» и назначаем соответствующую дату в таск-менед-
Мы рассмотрели вопросы, целью которых было извлече- жере. Этим путем мы распределяем множество действий на
ние элементарного действия и нахождении вовлекающего. разное время и добиваемся комфортной и равномерной за-
Теперь у нас есть выбор — начать работу прямо сейчас или грузки во все дни недели.

184 185
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Ñëîâî «íóæíî» âûäåëåíî íåñëó÷àéíî. Îáû÷íî çà- чем чреват срыв сроков, и ощущать дедлайн, который вы
äà÷è ðàñïðåäåëÿþòñÿ íå òàê, êàê èõ äåéñòâèòåëüíî поставили как реальный. Тогда задачи будут выполняться
ñëåäóåò ñäåëàòü, à êàê íàì õî÷åòñÿ, ÷òîáû îíè áûëè вовремя.
ñäåëàíû. Òî åñòü âñå ñâàëèâàþòñÿ íà ïîíåäåëüíèê.
Иногда сложно сказать, когда нужно решить задачу.
 ðàçäåëå «Åæåäíåâíûé îáçîð» ñëåäóþùåé ãëàâû
ìû óâèäèì, ÷åì ãðîçèò áëàãîå ñòðåìëåíèå ñäåëàòü
Такое бывает при анализе чего-то, что относится к долго-
âñå êàê ìîæíî áûñòðåå. Ïîêà ÷òî îáðàòèòå âíèìàíèå: срочным намерениям или вообще к области «сбычи мечт».
ñòîèò ïîñòàðàòüñÿ íàçíà÷àòü çàäà÷àì ðåàëèñòè÷íûé Например, не так просто понять, когда стоит купить реко-
ñðîê. Òàê îíè áóäóò ëîæèòüñÿ íà âñå äíè íåäåëè ðàâ- мендованную книгу, если она не вписывается в наш план
íîìåðíî, ÷òî óáåðåæåò âàñ îò ïåðåóòîìëåíèÿ è äàñò чтения. В таком случае ничто не мешает создать элементар-
åùå íåñêîëüêî ïëþñîâ. ное действие «зайти на сайт книжного магазина и купить
книгу» и отправить его в соответствующий проект, не при-
Чтобы установить задачу на какую-то конкретную дату, своив никакой даты.
в каждом таск-менеджере есть нужная функция. Часто она О том, что такое проект, вы узнаете в соответствующем
так и называется — «Время начала». Иногда программа по- разделе, а пока я отвечу на вопрос, который тоже иногда
зволяет назначить и время предполагаемого завершения, то звучит. Он следующий: если действие без даты, не может ли
есть дедлайн, но мы этим полем пользоваться не будем. При- оно потеряться и остаться невыполненным? Нет, не может.
чина проста: завершение задачи почти всегда очень близко Почему — смотрите в разделе, посвященном еженедельному
к ее началу. Элементарное действие на то и элементарное, обзору и планированию.
что не требует особого времени. Конечно, для кого-то им мо-
жет быть и создание презентации, которое занимает пару ча- Îòçûâû
сов, однако ставить дедлайн, даже если задача оценивается
в целый день работы, нет смысла. Владимир Севрук. Генеральный директор компании
«Информатика и Сервис», официальный партнер «1С-
К тому же когда мы назначаем задачам дедлайны, то ча-
Битрикс» по продаже и внедрению «Битрикс24».
сто занимаемся самообманом. Дедлайн, который установлен
из рациональных соображений, нас не мотивирует. Мотиви- Постановка задачи, или Как правильно формулировать
рует только опасность. Мы чувствуем, когда действительно название рабочих задач
наступает время «Ч». Поэтому расстановка дедлайнов не В наши дни существует огромное количество си-
поможет бодро расправляться с делами, которые не хочется стем автоматизации бизнеса. Они направлены на
делать. Чтобы решать неприятные задачи, мы применяем улучшение работы сотрудников компаний и органи-
технику элементарных действий. Они дедлайна не требуют заций в тех или иных областях — от бухгалтерского
и выполняются одинаково легко и просто. учета до изготовления деталей на сложных компью-
Делегирование задачи — единственное исключение, терных станках.
когда использовать дедлайн не только можно, но и нужно.
В работе офисных сотрудников, выполняющих еже-
Более того, абсолютно необходимо. Если вы назначаете за-
дневные рутинные бизнес-процессы по «перекладыва-
дачи подчиненным, они должны быть в курсе, когда требу-
ется предоставить работу. Само собой, им надо понимать, нию бумаг»:), наиболее распространенным инстру-

186 187
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

ментом автоматизации являются системы управ- А если Иван работает в компании первую неделю?
ления задачами — так называемые таск-трекеры. И уже получил от своего руководителя Ольги Серге-
Когда я решил внедрить в своей компании систему евны задачу «Канцелярия Иван Сергеевич» — что
управления задачами на основе «Битрикс24», то он должен начать делать? Вспоминать вчерашние
очень быстро выявил первую и наиболее распростра- разговоры с Ольгой Сергеевной? Рыться в своих черно-
ненную проблему. Она актуальна сегодня для боль- виках на рабочем столе? Звонить Ивану Сергеевичу?
шинства компаний, руководителей, сотрудников, да Или сначала узнать, кто это вообще такой? А что
и просто людей, любящих планировать свои ежеднев- делать с подоконником Ивановой? Его надо покра-
ные дела при использовании подобных инструментов сить или установить, или, наоборот, снять?
автоматизации. Я написал выше несколько предложений, и все они со
Опишу ее на живом примере. знаками вопроса в конце. И это неслучайно. Потому
Менеджер отдела продаж Иван приходит утром на что в реальной жизни любой из нас, открыв утром
свое рабочее место, открывает «окошко» рабочей список дел, который сформулирован подобным обра-
программы («Битрикс24» или любой другой) и видит зом, не сможет быстро и точно понять, что ему
список задач, которые сегодня необходимо сделать. нужно сделать сегодня в течение дня. А это значит,
Часть из них ему поставил руководитель — Ольга что день начнется с выяснения и уточнения подроб-
Сергеевна, — часть он запланировал себе сам. Боль- ностей у коллег и руководителей. Получается, что
шинство задач рабочие, но могут быть и личные. На- часть рабочего времени Ивана будет потрачена не-
пример: эффективно, а попросту — в пустую.
• отчет по продажам; В такую ситуацию ежедневно попадают миллионы
сотрудников и руководителей по всему миру. Самая
• КП предварительное по ТЗ;
первая и распространенная ошибка при работе с за-
• канцелярия Иван Сергеевич; дачами — их неправильная формулировка при поста-
• подоконник Иванова; новке. Большинство из нас некорректно записыва-
• забрать счетчик воды из магазина; ют название задачи в список дел на завтра, на сле-
• собрание Презентация Новых Окон. дующую неделю или на год вперед. Когда наступает
Что может понять из этого списка сотрудник? день и час, и человек открывает список дел на этот
Наверное, это зависит от его опыта и знаний. день — не каждый вспомнит, в каком магазине нуж-
Что сможет понять из этого списка опытный со- но забрать тот самый счетчик воды.
трудник? Наверное, ему нужно сделать отчет по Рабочая задача — то, что мы должны сделать, что-
продажам — но за какой срок? Наверное, ему нужно бы достичь какого-либо результата.
подготовить коммерческое предложение по техзада- И, как правило, львиная доля руководителей, форму-
нию — но для какого клиента? лируя своим сотрудникам задачи в системе управле-

188 189
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

ния, пишет в названии тот самый результат, кото- • подготовить отчет по продажам отдела за прошед-
рого должен достичь их подчиненный. ший месяц;
Когда Ольга Сергеевна ставит менеджеру Ивану за- • подготовить и отправить предварительное КП по ТЗ
дачу «Отчет по продажам», она считает, что Иван для Клиента1;
сразу же сообразит, что должен подготовить его • заказать канцелярские принадлежности для генди-
именно за последнюю неделю. А Иван вчера поссорил- ректора (Иван Сергеевич);
ся с невестой Леночкой и ни о чем другом с утра ду- • выдать подоконник клиентке Ивановой (лежит
мать не может. Поэтому, когда он пришел на работу в кладовке);
и открыл свой таск-менеджер, первая его реакция от • забрать счетчик воды из магазина («Максидом» на
увиденного — непонимание. Оно переходит в панику, Электросиле);
затем в раздражение, потом в неприятие. • прийти на собрание отдела продаж (презентация про-
И если в компании нет четких правил принятия дукции «Новых Окон»).
и выполнения рабочих задач (т. е. сотрудники не зна- Как мы видим, появилось четкое и ясное указание
ют, что им делать, когда не понимают формулиров- — что сделать, для кого и даже дополнительная
ки), то просто не приступают к тем, которые им информация. Такие названия задач можно задать в
непонятны. Так устроен человек — он всегда стара- любом современном таск-трекере, а особенно в «Би-
ется избежать стресса, связанного с напряженными трикс24».
раздумьями, переживаниями и усиленной мозговой Опытный сотрудник поймет все, даже не открывая
деятельностью. Это нормально. подробное описание задачи, неопытный же Иван най-
В итоге — рабочие задачи зависают, копятся, заса- дет в таком описании дополнительные подсказки.
ливаются, как огурцы в бочке, и в конце концов про- Но ни тому, ни другому не нужно будет тратить
тухают. Руководитель Ольга Сергеевна не получает лишнее время на уточнения, выяснения и вспомина-
от Ивана отчет, который ждала, — ну а дальше мы ние подробностей.
можем включить фантазию и придумать любой сце- Сформулированную таким образом задачу любой из
нарий развития ситуации. :) нас решит легко и с радостью от достигнутого ре-
Почему так происходит? Потому что руководите- зультата.
ли неправильно формулируют задачи. Сейчас, когда моя компания занимается продажей и
Название задачи должно содержать в себе краткое внедрением «Битрикс24», в том числе и для автома-
описание действия, которое необходимо выполнить тизации управления рабочими задачами, я как руко-
сотруднику, чтобы достичь ожидаемого результа- водитель уделяю особое внимание процессу обучения
та. Если нужна дополнительная информация, ее надо руководителей компаний наших клиентов — и, в
включить. Наш грамотно сформулированный список- первую очередь, правильной формулировке задачи при
пример рабочих задач должен выглядеть так: постановке ее своим сотрудникам.

190 191
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Как только руководитель любой компании, отдела они не имеют цели, зачем им тогда вообще быть в вашем
или подразделения научится правильно формулиро- таск-менеджере?
вать рабочие задачи, он сразу же откроет в своих Прежде чем вы откроете менеджеры задач и приметесь со-
сотрудниках новые горизонты компетентности, ставлять проекты, позвольте сказать еще кое-что. Принци-
эффективности и повышения производительности пы использования задач по GTD плохо стыкуются с класси-
труда. ческим пониманием работы по проектам. Возможно, вы уже
знакомы с GTD. В любом случае, скорее всего, у вас будет со-
блазн создать около 10, а то и больше проектов. Пожалуйста,
Ïðîåêòû не делайте этого.
По нашей терминологии проект — это несколько дейст- Если подходить формально, то проектом можно считать
вий, которые относятся к общей цели. Мы не будем зани- все, что содержит больше 1 действия. Однако заводить его
маться формализмом и рассматривать последовательные каждый раз, когда нам требуется создать 2 задачи, объеди-
(револьверные) и параллельные проекты, а станем пользо- ненные общей целью, неудобно. Для этого понадобится неог-
ваться этим простым определением. раниченный уровень вложенности, который приведет к за-
Задачи можно объединить по нескольким признакам. мкнутому кругу — мы запутаемся, куда отнести проекты
Чуть выше мы объединяли их по дате начала. С помощью нижних уровней, к каким родительским проектам.
таск-менеджера можно выбрать нужную дату, и сразу от- Поэтому я прошу вас ограничиться 5–7 проектами. Поста-
образятся задачи, которые на нее назначены. райтесь оценить свою жизнь так, чтобы она была разбита на
Проекты (а также контексты, цели и тэги) — всего лишь 5–7 сегментов, и заведите под каждый из них соответствую-
еще один вид меток, которые связывают задачи. В нашем щий проект. Тогда задачи, которые касаются создания про-
случае проект — метка, объединяющая задачи, направлен- граммы тренировок, смогут быть в проекте «Саморазвитие»,
ные на достижение его цели. а те, что связаны с арендой нового офиса, будут относиться
Здесь нет никакого скрытого смысла, все предельно к основному бизнес-проекту. Задачи, имеющие отношение
просто. В проекты отправляются задачи, имеющие к нему к детям, окажутся подчинены проекту «Семья» и т. д.
прямое отношение. Например, чтение книги «АНТИтайм-
менеджмент» связано с проектом «Саморазвитие». Возмож- Êîíòåêñòû
но, мы не поставим дату начала решения этой задачи, однако
Схожая ситуация с контекстами, еще одним элементом
после анализа обязаны убрать ее из «Входящих». Следова-
организации задач. Как легко понять из названия, кон-
тельно, ее место в каком-то проекте.
текст — это метка, которая объединяет задачи, схожие по
Большинство таск-менеджеров позволяет не относить за- условию выполнения. Например, те, что можно делать толь-
дачи к проектам, однако так поступать не рекомендуется. ко дома или только в офисе. Или те, что нужно сделать в ма-
Процедура еженедельного обзора помогает выявить все зада- газине или на даче. Возможно, в дороге. По крайней мере,
чи, которые находятся внутри проектов, даже не имеющие так было в классическом варианте GTD.
даты. А вот те, что лежат без проектов, могут остаться без
Пока электронные системы управления задачами не ста-
внимания. В конце концов, у задач, которые не включены
ли популярны, пользоваться контекстами было удобно.
в проект, возможно, нет не только даты, но и цели. А если

192 193
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Фактически в бумажной версии существовали два типа спи- ям. Если постараться, 80% задач можно разделить на «на-
сков — по проектам и по контекстам. Сейчас ситуация из- писать» и на «позвонить». Так что идея не лишена здравого
менилась, и мы ориентируемся на списки, организованные смысла. С ее помощью очень легко выбрать контекст «Звон-
по времени начала дела. Таск-менеджер сам сортирует дела, ки», и отобразятся задачи, которые можно «отзвонить».
отправляя в категорию «На сегодня» (или «Today») задачи Прекрасный способ поработать за рулем или в пробке.
с соответствующей датой. Более того, когда мы настраива- Тот же принцип касается контекста «Письма». Как мы
ем оповещение, смотреть в компьютер или смартфон вообще увидим дальше, работа с электронной почтой должна быть
не обязательно. Прозвенит сигнал, и таск-менеджер просто сведена к минимуму и как можно лучше стандартизирована.
покажет, за что пора приниматься. Почта — такой инструмент, который легко засасывает. Если
В последнее время получает популярность функция неосторожно туда заглянуть, есть риск вынырнуть завтра.
привязки задачи по GPS, что фантастически удобно. Пред- Поэтому неплохо иметь список дел, который связан с напи-
ставьте: вы собираетесь купить продукты, настраиваете опо- санием писем1.
вещение на определенные координаты, и напоминалка зво- Еще один способ, который применяю я сам, хоть и неча-
нит, когда вы подъезжаете к повороту на супермаркет! Вы сто, — сортировка задач по предполагаемой длительности.
вспоминаете, что вам нужно в магазин, и не проезжаете его. Когда дел очень много, полезно разделить их на те, что мож-
А раньше легко могли это сделать (и наверняка не раз дела- но сделать за 1–5 минут, на те, что уложатся в 5–20 минут,
ли). и на те, что потребуют 20 минут и больше. Очень выручает,
Сейчас контексты малоприменимы. В самом деле, раньше если через 10 минут нужно уходить, — смотришь в таск-ме-
был резон объединять задачи в списки по месту, в котором неджер, выбираешь контекст «1–5 минут», и вуаля — пару
они могли быть сделаны. Когда-то компьютеры стояли толь- задач обычно удается «расстрелять».
ко на работе. И только там был скоростной Интернет. Теперь Если вы не пользуетесь таск-менеджером вместе с сотруд-
у нас везде и то, и другое. Множество людей не выходят из никами, можно завести контекст, который объединял бы
дома без ноутбука или планшета. Работа там, где мы, а мы — задачи, относящиеся к конкретному человеку. Например,
где работа. Сортировать задачи по месту исполнения уже не- если приглашаете к себе маркетолога, можно открыть зада-
актуально. Однако это не значит, что мы не можем пользо- чи с контекстом «Маркетолог» и все с ним сразу обговорить.
ваться функцией контекстов. Это несколько экзотическая форма работы — гораздо проще
Сразу оговорюсь: применять рекомендации, изложен- внедрить в компании «сквозное» управление задачами (что
ные ниже, имеет смысл, только если дел уж очень много. сэкономит массу денег, сил и времени), — однако иногда она
Есть простое правило: чем больше работы, тем больше вре- оказывается востребованной.
мени нужно уделять менеджеру задач. Чем тщательнее мы Вы можете подыскать еще несколько вариантов исполь-
будем его вести, тем быстрее и лучше сможем справиться с зования контекстов, однако хочу обратить внимание вот на
задачами. что. Сейчас эта функция не настолько необходима, так что
Если мы решили отправить в отставку контексты по ме- вряд ли ею придется воспользоваться. Конечно, нам иногда
сту, то какие могут остаться? Прежде всего по типу дейст-
вия. Например, только звонки или только письма. Вообще 1
О том, как писать письма и не бояться, что входящая почта нас «за-
офисную работу легко свести к этим элементарным действи- валит», читайте здесь: http://time4life.ru/1793

194 195
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

приятно, что задачи разделены по самым разным категори- Несмотря на то что в таск-менеджерах есть возможность
ям, но есть ли смысл, если в сам контекст мы заглядываем назначать дополнительно приоритеты, присваивая каждой
раз в 2 месяца? задаче статусы от низкого до высокого, мы этой функцией
Подумайте, что может быть полезно, исходя из вашей почти не пользуемся. Ведь сам срок, на который установле-
специфики и работы, сделайте 1–2 контекста и попробуйте на задача, и задает приоритет. Если она срочная — нужно
их применить. Если «не пойдет», не переживайте, а радуй- сделать. Если мы отложили ее на неделю — значит, пока не
тесь — значит, работы еще не настолько много, чтобы пона- так важна.
добились дополнительные приемы, такие как контексты. Для нас элементарные действия безлики. Они одинаковы
для любого рода задач — на развитие или на поддержание
Ïðèîðèòåòû сложившейся ситуации. Безусловно, те, что относятся к раз-
делу «на развитие», мы назначаем на срок, когда сможем за
Часто возникает такой вопрос: если мы считаем, что чем них приняться. А те, что касаются текучки, — почти всегда
быстрее дело требует внимания, тем оно важнее, как же быть на срок, когда их необходимо сделать.
с матрицей Эйзенхауэра? Точнее, с тем ее сектором, где «жи-
вут» дела важные, но не срочные.
Åäèíñòâåííûé êðèòåðèé ïðèîðèòåòà — âðåìÿ íà÷àëà
При внимательном рассмотрении здесь нет никакого про-
çàäà÷è. ×åì îíà ñðî÷íåå, òåì âàæíåå.
тиворечия. Задачи важные, но не срочные, почти всегда от-
носятся к тем, что отвечают за развитие. Их нужно делать,
чтобы в будущем дела пошли лучше (поэтому они важные), Если дать себе волю и ранжировать задачи по разделам
но прямо сейчас начинать необязательно (поэтому они не «нет приоритета», «низкий», «средний» и «высокий», то
срочные). большинство обретет «высокий» и станет красного цвета.
Сектор «важные и срочные», напротив, содержит дела, Отлично! Теперь нужно выбрать среди них самую важную.
без которых завтрашний, а иногда даже сегодняшний день Для этого придется ввести еще один приоритет, а потом
непременно станет хуже. Они призваны «залатать дыры», еще один и еще. Увы, в программе такой системы нет. Фун-
то есть справиться с проблемами, которые возникли из-за кцией приоритетов можно пользоваться, только если среди
того, что задачи «важные, но не срочные» не были вовремя всех задач есть одна и только одна суперважная. Когда мы
сделаны. обсудим тему «ежедневный обзор», то полнее раскроем во-
Не будет ошибкой сказать, что задача «важная, но не сроч- прос с приоритетами и тем, как они формируют список дел
ная» гарантировано перетекает в сектор «важная и срочная» «на сегодня».
спустя некоторое продолжительное или не очень время. Мы уделили достаточно времени описанию всех этапов
анализа, теперь можно приступать к работе. Приготовьтесь:
то, что мы будем делать сейчас, займет много времени. Одна-
Íàïðèìåð, âàæíàÿ, íî íå ñðî÷íàÿ çàäà÷à «îáñëåäî- ко это самая важная часть внедрения. Благодаря ей достига-
âàòü ñïèíó» ìîæåò ñî âðåìåíåì ñòàòü âàæíîé è ñðî÷-
ются несколько целей:
íîé, åñëè äîëãî íè÷åãî íå ïðåäïðèíèìàòü è äîæäàòü-
ñÿ, êîãäà ðåäêèå áîëè ñòàíóò ñèëüíûìè è ïîñòîÿí- • очищаются Накопители;
íûìè. • уничтожается мусор;

196 197
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

• создается навык создания элементарных действий и ис- Если сравнить задачи со ступеньками, которые ведут
пользования инструментов GTD; к цели, то обзоры — это сборка лестницы. Во время нее
• заполняется таск-менеджер и формируются списки эле- определяется, какие ступеньки мы сейчас преодолевать не
ментарных действий; будем, а какие начнем покорять сегодня или на следующей
неделе.
• делаются Архивы.
Пользоваться системой без обзоров можно, но тогда мы
Старайтесь не прерываться, пока полностью не очистите
не получим главного результата — способности развиваться
один из Накопителей. Если это не получается (например,
даже при большой загрузке. Конечно, без них все тоже рабо-
в нем очень много того, что нужно анализировать), делайте
тает. Система дает ощутимый эффект, освобождая память от
небольшие перерывы. Используйте гимнастику, чтобы от-
ненужной работы, а сердце от фоновой тревоги. Без обзоров
влечься и отдохнуть. Ну а сейчас приступим к заданию.
мы можем делать гораздо больше, чем человек, который не
пользуется системой, однако все это не тот результат, кото-
Задание
рый нам нужен.
1. Выберите и установите таск-менеджер, которым буде- Подлинный эффект от внедрения GTD или всего АНТИ-
те пользоваться (список тех, что я рекомендую, и крат- тайм-менеджмента — непрерывное развитие без оглядки на
кие инструкции к ним см. в Приложении). количество сиюминутной работы и без перенапряжения фи-
2. Распечатайте Алгоритм1 и положите так, чтобы он был зических сил и воли. Обзоры — это способ, благодаря кото-
перед глазами. рому мы постоянно сохраняем курс на цели (еженедельный
обзор) и добиваемся наивысшей эффективности каждого дня
3. Выберите Накопитель, который вы хотите очистить
(ежедневный). Начнем с ежедневного.
первым, по одной штуке извлекайте из него то, что бу-
дете анализировать, и проводите анализ по Алгоритму.
4. Заносите элементарные действия в таск-менеджер. Åæåäíåâíûé îáçîð
5. Очистите так все Накопители. Вопреки возможным ожиданиям, это необязательная про-
цедура. Ее стоит применять, если задач на сегодня больше
12. Данное число неслучайно. Таков порог, который позво-
ляет работать без перенапряжения, что для нас очень важ-
Ãëàâà 8. Îáçîðû но, потому что переутомиться и спровоцировать откат — не-
разумно. Если так случится, то общее утомление возрастет,
а эффективность упадет, чего нам не надо.
После того как Накопители опустели, а Списки дел на-
Вы можете сказать, что 12 задач в списке дел на сегод-
полнились, самое время поговорить о регламентах, которые
ня — несерьезно. Тем более элементарных действий, каждое
называются обзорами. Их несколько, однако для нас акту-
из которых можно сделать относительно быстро. Не совсем
альными будут два: ежедневный и ежемесячный.
так. Задачи сформулированы в виде элементарных дейст-
вий, но это не значит, что каждое можно выполнить за 5 ми-
1 нут. Посудите сами: даже если все задачи — звонки, один
Его можно скачать по ссылке: http://time4life.ru/alg

198 199
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

легко заканчивается за полминуты, тогда как другой может вязнуть в текучке и отсрочить то, что действительно важ-
занять 1,5 часа. но.
Некоторые таск-менеджеры позволяют указать время,
которое мы планируем уделить каждой из задач. Если вы
считаете, что 12 на день — много, возьмите их наугад из сво-
его таск-менеджера и прикиньте время по каждой. Скорее
всего, обнаружится, что работа только над задачами займет
4–6 часов. Если вспомнить, что помимо этого обязательно
будет текучка, что потребуется уделить время общению и
почте, что вам нужен какой-то отдых, число 12 небольшим
не покажется.
Цель ежедневного обзора — максимально результативно
распределить силы. Процедура его проста:
1) открыть список дел на сегодня;
2) просто прочитать задачи;
3) отложить на завтра (или другую дату) те, которые воз-
можно.
После этого в списке дел на сегодня образуется «несгорае-
мый остаток»: задачи, которые никак нельзя отложить. Те, У ежедневного обзора есть косвенный эффект. Благода-
которые нужно сделать именно сегодня, и только они. ря ему мы получаем отличный настрой на работу. Помните
Наши физические, психические и душевные силы огра- раздел о прайминге в первой части? Когда мы читаем задачи
ничены. 12 задач — та цифра, которую средний руководи- (да, просто читаем), то получаем соответствующий настрой.
тель может выполнить с гарантией. Если ее превышать, есть Импульс активирует нужные ассоциации, задает мышле-
риск не успеть что-то сделать. Придется либо работать дома, нию вектор. Часто бывает, что если проводишь обзор в доро-
либо расхлебывать последствия. ге, в офис поднимаешься уже с готовыми решениями и едва
сдерживаешь нетерпение, чтобы приняться за работу. Этот
С помощью ежедневного обзора мы оставляем только те
вид обзора не требует много времени. Достаточно 5–10 ми-
задачи, которые требуют немедленного решения. Он позво-
нут, чтобы расчистить список задач, оставив наиболее акту-
ляет сконцентрироваться на них и подстраховаться от не-
альные ступеньки в нашей лестнице к целям.
ожиданностей. Так мы можем быть уверены, что даже при
повышенной текучке самое важное мы все равно успеем. Процедура нежесткая. Как уже сказано выше, ее можно
не делать, если задач в списке меньше 12. Однако тогда неко-
Если ежедневный обзор не делать, может оказаться, что
торые плюсы становятся недоступны. В частности, настрой
отложенными станут задачи развития.
на работу придется создавать специально, и присутствует
Это плохой способ распределения внимания и времени. риск потратить силы на дела, которые в сегодняшнем списке
Когда задач много, без ежедневного обзора мы рискуем за- оказались преждевременно.

200 201
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Åæåíåäåëüíûé îáçîð теллект-картой для еженедельного планирования. Такая


интеллект-карта составляется на основе зон, определяемых
Эта процедура — совсем другое дело. Если мы хотим че- как составные части жизни, а также направлений, на кото-
го-то большего, чем просто быстрее работать, к примене- рые делятся зоны.
нию она обязательна. Вы можете подумать, что для прове-
дения еженедельного обзора потребуется привычка. А ведь По каждому направлению должна быть установлена одна
это противоречит моим обещаниям того, что пользоваться и только одна Промежуточная цель. Это делается из просто-
системой будет легко и просто. Спешу вас разуверить. При- го расчета — мы спрашиваем себя, чего должны достичь,
вычка не понадобится. Точнее, не потребуется насилия над чтобы как можно быстрее улучшить ситуацию по данному
волей. направлению. Ориентируемся на два показателя: на ско-
рость, с которой изменения можно воплотить, и на эффект,
Во-первых, еженедельный обзор дает чувство контроля который они должны дать.
над жизнью. Мы ощущаем, что происходит, видим изме-
нения, планируем их, смотрим, как планы совпадают с ре- Когда вы будете делать такую карту, скорее всего, ощу-
альностью, и постоянно корректируем движение к целям. тите соблазн отразить в ней весь состав проектов. Причем
Во-вторых, это дает дополнительную степень душевного как нынешний, так и тот, который хотите видеть в будущем.
комфорта, от которого сложно отказаться. В-третьих, когда Этого делать не стоит. Чтобы показать свое видение проектов
еженедельный обзор оказывается забыт, возникает чувство (то есть его состав и идеальную картину), создайте отдель-
замешательства. Если его не провести, то сложно работать — ные интеллект-карты на каждый из них.
смотришь в списки задач и не понимаешь, к чему они? Ведут Такие карты включают в себя информацию о том, как
ли они к цели или попали сюда случайно? Почему я должен проект должен выглядеть, и о том, каким он является сей-
делать именно это? В чем смысл таких действий? час. Причем данные снабжены метриками, по которым мож-
Еженедельный обзор вызывает чувство комфорта, потому но оценить, насколько близко или далеко мы от конечной
что дает реальный инструмент контроля усилий. Каждую не- реализации.
делю мы определяем, каких целей необходимо достичь, что- Карта еженедельного планирования — совсем другая
бы как можно быстрее и эффективнее приблизиться к про- структура. В ней отражено только то, что требует скорей-
межуточным результатам. Каждую неделю сверяем план шего внедрения. Она, как срез под острым углом, указывает
и факт и можем внести изменения, если что-то идет не так. на самые болезненные места, которые требуют немедленного
Неделя — оптимальный период для еженедельного обзо- улучшения.
ра, который по сути — инструмент тактического планирова- Всего карта насчитывает четыре уровня:
ния. Делать его реже не рекомендуется. Если есть возмож-
1. Проект, то есть зоны, на которые делится ваша жизнь.
ность, проводите обзор раз в 3–4 дня (в таком случае цели
в нем будут на 4 дня, а не на 7). Если у вас мало текучки, вы- 2. Направление — часть проекта.
полняйте его хоть каждый день. Это только поможет гибко 3. Промежуточная цель — точка, достижение которой силь-
и быстро двигаться вперед. но улучшает ситуацию в этом Направлении.
Во время еженедельного обзора мы совершаем процедуру, 4. Цель недели — точка, достижение которой сильно при-
которая называется сверкой элементарных действий с ин- ближает достижение Промежуточной цели.

202 203
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Проектов (зон) старайтесь сделать не больше 7, а направ- ли, что срыв сроков — норма. Однако когда мы регулярно
лений в каждом — 7–9. В них может быть одна и только видим, как «промахиваемся», это вызывает негативную
одна Промежуточная цель. Под каждой Промежуточной це- эмоциональную реакцию, что, в свою очередь плохо влияет
лью — одна и только одна Цель недели. на рабочий настрой и способность к работе.
Охотно допускаю: для того чтобы повернуть дела к луч-
шему в одном из Направлений, нужно достигнуть 2–3 зна- Задание
чимых результатов. Однако если вы собираетесь написать 1. Создайте интеллект-карты по каждому из проектов.
больше одной Промежуточной цели, пожалуйста, как сле- Отразите в них текущее видение. Покажите, как про-
дует проанализируйте последовательность, в которой они ект должен выглядеть в идеале. Отметьте на карте то,
должны быть достигнуты. Часто бывает, что мы работаем что уже реализовано, чтобы можно было различать ре-
над несколькими, а на самом деле усилия по двум уйдут впу- альную и идеальную картины.
стую, если сначала не достигнута первая. 2. Создайте карту еженедельного планирования, вклю-
Аналогична ситуация с Целями недели. Еженедельно мы чите в нее все зоны вашей жизни, разделите их на На-
концентрируемся на самых болезненных участках нашей правления, в каждом из Направлений определите одну
жизни и работы, как можно тщательнее анализируем, чем и только одну Промежуточную цель (ее можно взять из
стоит заняться, чтобы получить максимальный результат за карт проектов) и одну и только одну Цель недели.
минимальное время и не потратить зря силы.
Безусловно, строгий анализ может показать, что по не- Îòçûâû
которым Направлениям необходимо указать больше одной Вероника Кириллова. Основатель и генеральный дирек-
Промежуточной цели. Равно как и может появиться не- тор PR-агентства «Zebra Company» и центра онлайн-
сколько Целей недели. Это возможно, хоть и нежелательно. курсов «Медиатека»
Пожалуйста, хотя бы на первое время постарайтесь сохра-
Соавтор книги «Персональный бренд: создание и про-
нить карту еженедельного планирования простой. Не пере-
движение», преподаватель СПбГУ и ВШЭ.
гружайте ее обилием пунктов, требующих внимания.
Ниже я опишу несколько моментов, которые спасли
Во-первых, есть риск потерять боевой дух. Когда видишь,
меня от пучины дел, кошмара текучки и мелочей, о ко-
как много нужно сделать, иногда руки опускаются. Во-вто-
торых вечно забываешь.
рых, такую карту просто неудобно анализировать. В-тре-
тьих, мы можем переоценить собственные силы и резервы 1. Запись всех дел в программу Doit. Причем сначала
времени и закончить неделю с массой просроченных задач. туда были выгружены вообще все дела, которые висели
Последнее, что хочется сказать: множество Недельных незаконченными и тревожили. У меня оказалось более
и Промежуточных целей приведет к тому, что некоторые из 200 пунктов. Потом у них появились дедлайны и прио-
них будут просрочены. ритеты.
Не укладываться в сроки — это не трагедия. Мы всегда 2. Правильная формулировка задачи при ее записи в пла-
должны работать с поправкой на ветер. Другое дело, что нировщик (Doit). Не «Позвонить Марии», а «Позвонить
нужно стараться их выполнить и не расслабляться от мыс- Марии и решить, кто с их стороны будет выступать на
конференции».

204 205
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

3. «Молния» — одна главная задача на один момент вре- однако оказалось, что это полезная штука. Естествен-
мени. Если не выполнена «молния», остальной список но, и Doit, и Календарь синхронизированы на ноутбуке,
задач вообще закрыт, чтобы даже глазами его не пробе- планшете и смартфоне.
гать. Если у вас завал, которому не видно конца и края, стра-
4. Сегментация задач. У меня есть блоки «Быстрые за- дает продуктивность и порой появляется желание от
дачи» (то, что можно выполнить за 15–20 минут, и я всех спрятаться — возможно, вы просто не умеете гото-
решаю задачи подряд), «Зависят от других» (то, на что вить свою работу.
мне надо не забыть прореагировать, после того как я
получу какую-то информацию в какой-то конкретный
срок) и «Личный помощник» (моя вторая пара рук и вто-
рая голова).
5. «Золотой час». Самый важный час в день — работы
Ãëàâà 9. Îñíîâû
на перспективу. У меня тут обычно зашиты стратегия ïëàíèðîâàíèÿ
и ответы на вопросы сотрудников-управленцев и тех
клиентов, кого я веду лично.
Думаете ли вы о том, как будете возвращаться, когда вы-
6. Отсутствие в почте прочитанных, но не отвеченных ходите из дома? Прикидываете ли обратный путь, вспоми-
писем. С этим я борюсь до сих пор, но уже видны пробле- наете разные подходы и маршруты? Может быть, пишете
ски победы. Все остальные письма сгружены в Архив, список шагов, которые нужно совершить, чтобы доехать,
и в стартовом окне наблюдается не весь список почты, припарковаться, а потом дойти до квартиры? Нет, я серьез-
а только те письма, которые только поступили и кото- но! Путь от дома до работы и обратно — ответственное ме-
рые я еще не читала. роприятие. Знаете ли вы, что масса людей завершают свою
7. Соцсети по расписанию. Как и ответы на письма. Что- жизнь в дороге на работу или по пути домой? Они не доезжа-
бы не отвлекаться. Можно было заметить, что «меня ют до пункта назначения, потому что недооценили опасно-
стало несколько меньше» в соцсетях, а большинство по- сти, которые могут подстерегать в пути, или проблемы с соб-
стов выходят по принципу отложенного постинга. На- ственным здоровьем.
пример, этот. :) Вы скажете, что я напускаю туману и хочется увидеть
8. Делегирование. Проще один раз подробно расписать суть. Что ж, пожалуйста. Нет проблем. Я собираюсь пока-
процесс, чем 20 раз отвечать на вопросы. Здесь же еще зать вам разницу в планировании, усвоенном нами почти
и вопрос правильного найма сотрудников. Ошибаться че- с рождения, и том, которое можно считать правильным
ловек может. Повторять свои ошибки — нет. только условно — ему нас учат в школе и остальных кузни-
9. Никаких бумажечек со списками задач. Только Doit, цах знаний нашей жизни.
все там. Добро пожаловать на курсы проект-менеджмента! Сейчас
10. Все дела — в Doit, все встречи и скайпы — в ГуглКа- вы научитесь дробить задачу на составные части, оценивать
лендарь. Один неумелый руководитель в свое время начи- примерные сметы и сроки, назначать ответственных, писать
сто отбил у меня желание использовать ГуглКалендарь, рапорты и отчеты о том, как исполняются решения.

206 207
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Пожалуйста, зафиксируйте цели своего проекта или вни- Интересно, что ошибки со временем и стоимостью дости-
мательно ознакомьтесь с теми, что выданы учредителями. жения цели оказались точкой, с которой началось рождение
Как следует вникните в них, пообщайтесь с командой — она когнитивной психологии. Мало того, это была классиче-
будет вашими руками, глазами и ушами. Вам многое пред- ская когнитивная ошибка, получившая название «ошибка
стоит вынести вместе. Проверьте компетентность коллег, со- планирования». Ее суть в том, что время и объем ресурсов,
поставьте ее с задачами, назначьте ответственных и разбейте которые потребуются для достижения целей, регулярно не-
проект на этапы. Теперь дайте каждому на подпись подпро- дооцениваются, а собственные силы — переоцениваются.
екты и смету — и можно работать! Получилось? Пожалуй- Надо сказать, что такое когнитивное искажение — одно из
ста, оплатите в кассе, возьмите диплом. Следующий! нескольких, которые мы затронем в данном разделе. Одна-
Вспомните все проекты, в которых вы принимали учас- ко это упоминание о нем будет и последним, потому что в
тие. Теперь уберите из этого числа те, которые по сути — по- рамках нашей книги мы не можем предложить методику,
вторение пройденного. Оставьте только новые или условно которая позволяла бы уверенно компенсировать влияние
новые проекты (сильно измененные старые). ошибки планирования на наши поступки и решения. То,
что теперь вы знаете об этом, — уже большой шаг вперед.
Внимание: вопрос! Сколько новых проектов удалось сде-
Когда вы будете ставить новые цели, то сможете сделать по-
лать точно в срок и точно по смете? Думаю, не очень много.
правку на ветер, то есть на ошибку планирования. Но вер-
Если вам кажется, что они как раз полностью укладывались
немся к теме.
в сроки, припомните, а были ли те действительно простав-
лены и насколько жестко? Теперь другой вопрос. Случалось За все время, что я занимаюсь личной эффективностью,
ли вам дойти до цели именно тем путем, какой был задуман? мне встретился лишь один человек, который уверенно от-
Скорее всего, сюрпризов не будет. Я задавал этот вопрос мно- ветил, что смог достигнуть цели именно так, как это было
гим и утвердительный ответ слышал очень редко. задумано. Правда, речь шла об одной цели из множества.
Поэтому подобным случаем можно если не пренебречь, то
Почему я попросил вспомнить, удавалось ли вам придер-
посчитать его исключением, подтверждающим правило.
живаться намеченного пути, когда вы реализовывали новые
проекты? Потому что это неразрывно связанно с планиро- Мы никогда не обладаем всей полнотой знаний о том, как
ванием, и практически каждое наше действие — результат нужно достигнуть цели. То, что касается будущего, скрыто
плана. Осознанного или нет, продуманного заранее или ро- от нас, появляясь в нашем воображении лишь в своей при-
жденного спонтанно, но плана. И это очень важно, для того зрачной сути. Мы не можем увидеть почти ничего, кроме
чтобы понять, в чем коренится технология эффективного того, что в итоге хотим получить, потому что для создания
планирования. полной картины потребуется учесть слишком много факто-
ров. Гораздо больше, чем может представить человек и, на-
Случалось ли так, что цели, которые вы ставили, не были
верное, суперкомпьютер. Давайте вернемся к примеру с вы-
достигнуты? Думаю, да. Нечасто, но случалось. Бывало ли
ходом из дома и успешным в него возвращением.
так, что цели, которые вы ставили, потребовали гораздо
больше сил и времени? Скорее всего, тоже бывало. Случа- Сколько у нас есть способов покинуть квартиру? На пер-
лось ли вообще потерпеть неудачу с достижением цели? По- вом этаже — минимум два: через дверь и окно. Сколько су-
жалуй, этот печальный опыт был у всех. Почему же мы не ществует способов спуститься во двор? Уже больше: через
терпим неудач при возвращении домой? окно и прямо на землю; через дверь по лестнице; через дверь

208 209
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

и на лифте; через дверь, один этаж на лифте и остальные по поговорим в отдельном разделе. Я призывают отказаться
лестнице и т. д. Сколько есть путей добраться до работы? от технологии косного и кондового планирования, которая,
Если вы решили, что всего три — пешком, на машине и на возможно, была уместной в Х веке, но устарела уже в XI. По
общественном транспорте, то плохо подумали. На самом какой-то удивительной случайности кое-где такое плани-
деле их уже столько, что сосчитать почти невозможно. Ком- рование еще встречается и иногда даже сохраняет популяр-
бинаций бесчисленное множество (если только работа не в ность. Что оно дает вместо успеха? Стресс!
том же доме или даже подъезде). Планы обладают властью, но она не всегда идет нам на
Теперь представьте: в обычный день по дороге на работу пользу. Представьте, что перед уходом на работу составлял-
у вас глохнет машина. Электроника ни на что не реагирует, ся бы план, в котором каждый шаг был детально описан:
завести невозможно. Через полчаса приедут партнеры —
нужно добраться до офиса. Что вы будете делать? Сейчас не • в 9:00 — садимся в машину, подготовка к дороге;
обязательно придумывать, что именно. Важно то, что через • с 9:05 до 9:40 — едем 15 километров (расход бензина не
полчаса вы до офиса доедете. Возможно, найдете кого-то, больше 2 л);
кто сможет взять вас на буксир. Возможно, закинете маши-
• в 9:40 — нас ждет парковщик и держит место;
ну на эвакуатор, а сами поймаете такси. Возможно, оставите
машину на улице и прыгнете в метро или автобус… Вариан- • еще 40 других пунктов.
тов — сотни. Суть одна. Вы — доберетесь. Потому что вам
это действительно нужно. Машина сломалась. Что теперь делать? Что делать?! Что
я скажу парковщику?! Если бы повседневность строго под-
Встреча закончилась и можно подумать о доме. Поме-
чинялась планам, каждая неожиданность вызывала бы ра-
шают ли неполадки с машиной до него добраться? Вряд ли.
зочарование, а чаще злость и даже ярость! Разочарование
Возможно, вы не успеете отдать ее в сервис, но, скорее все-
(и прочие отрицательные эмоции) возникает, когда ожи-
го, дома вскоре окажетесь. Возможно, даже успеете прибыть
дания не совпадают с реальностью. Думаю, каждый может
в привычное время. Как это связано с планированием?
вспомнить, как было обидно, когда срывались планы на ве-
Можем ли мы написать себе план, по которому отправим- чер, которые мы составляли еще неделю назад.
ся в офис и потом вернемся домой? Конечно! Но стоит ли?
Когда ожидаешь одно, а случается совсем другое, мир ка-
А теперь посмотрите, что мы делаем в жизни и бизнесе после
жется несправедливым. Причем интересно, когда промах
того как поставили цели.
поворачивает события в лучшую сторону, эмоции не так
Большинство из тех, кто занимается бизнесом или управ- сильны, как если в худшую. Хотя слово «промах» здесь не
лением, приучены составлять подробные планы сразу, как совсем уместно. Представьте, что вы едете стрелять в тир,
только сформулируют цели. Многие из нас приучены писать где сделали генеральный ремонт. Вы помните его как свои
планы не только на неделю или месяц. Мнение, что планы пять пальцев, заходите в зал и начинаете палить в темноту,
должны быть на 5 лет вперед, в крайнем случае на год — почти не глядя. Мишень подъезжает, и оказывается, что она
очень популярно! абсолютно чистая. Вы стреляли вроде бы и туда, вот только
Вы можете подумать, что я призываю отказаться от це- после ремонта мишени подвинули. Стоит ли расстраиваться
лей. Нет и еще раз нет! Цели должны быть, и об этом мы из-за того, что мы вовремя не посмотрели вперед?

210 211
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Пример с тиром сильно надуманный, однако заметьте, перестанет быть актуальным. И вместо пути к цели окажет-
как мы планируем работу с проектами. Иногда поражаешь- ся тропой бесполезного действия. Тут бы остановиться и по-
ся, насколько она похожа на то, как неудачливый стрелок менять маршрут. Но, к сожалению, есть еще ряд нюансов,
вел себя на отремонтированном огневом рубеже. Вроде бы которые не всегда позволяют это сделать.
сто раз уже что-то похожее делали, а досадная мелочь испор- Разрешите представить: когнитивные ошибки, которые
тила неделю труда... не всегда учитываются при планировании.
Планы подчиняют наше мышление. Они заковывают его
в рамки и настраивают на определенный образ действий. Эффект IKEA
Когда план не срабатывает, это приводит к тому, что мы за- Люди склонны переоценивать результат своего труда. Есть
висаем. Действительность не совпала с желаемым, мы ощу- ряд экспериментов, которые подтвердили: собственное дети-
щаем негативные эмоции. ще создатели оценивают выше его реальной стоимости. Что
В зависимости от сложности плана можно и просто впасть бы это ни было — плод физической или интеллектуальной
в ступор: запланирована еще масса шагов, а что-то не сложи- работы, — мы любим свое творение больше, чем оно того за-
лось, и не знаешь, что теперь делать. служивает. Просто потому что оно наше. Причем, чем больше
усилий вложено, тем больше переоценка. План — это наше
Когда мы составляем подробные планы, то становимся
творение. Сложный план — творение дорогое и родное.
их заложниками. В экономике даже есть специальный тер-
мин — ошибка невосполнимых затрат. Он описывает ситуа- Высокая цена владения
цию, которая возникает, когда компания следует очевидно То, чем мы владеем и к чему привыкли, оценивается выше
провальному плану и продолжает тратить ресурсы из пара- его реальной стоимости. Исследования проводились на рын-
доксального соображения: жалко бросить то, на что уже из- ке подержанных товаров. Доказано, что подержанные вещи
расходовали столько сил и денег. почти всегда предлагаются продавцами примерно на 20%
Подробные планы опасны тем, что они не учитывают вы- дороже, чем их оценивает средний покупатель. План — то,
сокую изменчивость мира. Чем дальше от нас «завтрашний чем мы обладаем. План сложный и подробный мы писали
день», тем хуже мы его себе представляем. Вспомните о том, долго, следовательно, мы долго им обладаем.
сколько есть способов выйти из дома или доехать до работы.
Количество факторов увеличивает число вариантов в геоме- Систематическая ошибка подтверждения
трической прогрессии. Теперь добавьте в такую картину еще Люди, свободные в выборе информации, скорее искали
и время. Этого достаточно, чтобы прогнозирование стало за- подтверждающие, чем опровергающие их выводы источни-
предельно сложным. Мы можем предсказать, что будет за- ки. Как только план перестает работать, мы становимся жер-
втра, но лишь с определенной достоверностью. твой этого искажения. Вместо того чтобы окончательно от
Вероятность отклонений довольно высока, и она растет него отказаться, мы ищем то, что его укрепит и подтвердит.
тем больше, чем дальше простираются планы. Само собой,
она растет тем больше, чем сложнее мы планируем. Систематическая ошибка опровержения
Если план, который мы составили, столкнулся с тем, что Люди склонны тратить больше времени и усилий, стара-
в реальности произошли изменения, очень вероятно, что он ясь отклонить опровергающие аргументы, чем поддержи-
вающие. Когда план перестает работать, мы сталкиваемся

212 213
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

с этой ошибкой. Отвергаем доводы против, сохраняя при- Когда речь о новом проекте или о том, который сильно от-
верженность плану. личается от старого, возможны отклонения в:
Следовательно, если мы собираемся расписать план 1) достижении каждой отдельной цели вовремя;
на нескольких листах, чтобы жить по нему как минимум 2) получении результата с заданными затратами;
3 месяца, а то и год, это не пойдет нам на пользу. Жесткие
3) утверждении, что Промежуточная цель способствует до-
планы работали, когда изменчивость мира была нулевой
стижению Главной.
или почти нулевой. Сейчас любые изменения приводят к
серьезным проблемам. Под большой план зарезервированы Очевидно, жесткая сцепка, которая применяется в про-
ресурсы, сформированы намерения, подготовлены ожида- ект-менеджменте, в этой ситуации перестает работать. Неиз-
ния. Как неприятно будет, если он окажется неактуаль- вестные перемножаются, и вероятность достигнуть Главную
ным. цель, да еще в нужные сроки и не выйдя за приемлемые рам-
ки затрат, сильно падает.
Я вовсе не призываю отказываться от сроков и смет. Бро-
Åùå ðàç î âðåäå æåñòêèõ ïëàíîâ
саться в работу без планов смерти подобно. Я призываю опти-
План — всего лишь перечень шагов, которые складыва- мизировать планирование так, чтобы как можно более чутко
ются в целостную картину. Он учитывает текущие представ- реагировать на возможные изменения и уточнять этапы как
ления о ситуации и ваши знания. Мы только что обсуждали, можно чаще.
что дорога к цели почти всегда оказывается не такой, как мы
Планы, которые красивы на бумаге, хороши, если речь
предполагали, но без плана работать нельзя. Как быть?
о повторении пройденного (пусть и с небольшими изменени-
Договоримся о терминах. ями). Если придется столкнуться с вариациями, а то и вовсе
• Главная цель — точка, которую необходимо достигнуть. строить новое, они опасны.
• Идеальная картина — детальное описание того, как будет По идее, любой новый план должен содержать в себе массу
выглядеть проект, когда Главная цель будет достигнута. «если». Проблема в том, что с каждой развилкой число «если»
• План — перечень шагов, который ведет к выполнению будет расти и в конце станет огромным. Чтобы избежать столь
проекта. громоздкой структуры, мы стараемся не делать план жест-
ким. Как мы только что увидели, такой план загоняет нас
• Промежуточные цели — реперные точки плана; они обра-
в рамки вне зависимости от реальной эффективности.
зуют его костяк, и по ним мы ориентируемся во время
движения. Методика проект-менеджмента — прекрасный инстру-
мент. Она хорошо проработана и каждый день доказывает
Обычно проект выглядит таким образом:
свою результативность. Но есть зоны, где ее строгое приме-
цель — ответственный — срок исполнения. нение может принести больше проблем, чем преимуществ, и
Распределены зоны ответственности, и команда начинает мы должны их знать: это новые проекты с высокой степенью
слаженно работать. Правда, только если речь идет о знако- изменчивости.
мых проектах. Суть проект-менеджмента в том, чтобы за- Однако данная книга посвящена личной эффективности,
ставить шестеренки крутиться. Но когда тема незнакомая, поэтому дальнейший разговор о планах пойдет в этом раз-
шестеренок нет! резе. Когда мы назначаем себе сроки, которые берутся из
214 215
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

жесткого плана, то проставляем их напротив каждой про- ет это направление как бесплодное, и мы уже не чувствуем
межуточной цели. Мы же знаем принцип S.M.A.R.T? Цель: желание делать что-то дальше. Бессознательное считает, что
построить новый бизнес (подробное описание + численные незачем тратить силы там, где нет отдачи. Ведь так можно
показатели) к концу текущего года, задействовав … (даль- растратить их полностью и погибнуть, ничего не получив.
ше идет описание плана). Проект насчитывает следующие С энергетической точки зрения это бессмысленно. Поэтому,
этапы: структура плана, этапы которого нужно выполнить когда мы задумываемся над проектом, который «не идет»,
в сроки (перечисление сроков на каждый этап). то не ощущаем былого воодушевления (не вырабатывается
Что мы получим, если будем следовать этому плану? Если серотонин, который стимулирует активность).
карты не сложатся, удача не будет на нашей стороне и все не «Где же выход? — спросите вы. — Как строить планы,
пойдет как по маслу, самый главный его эффект — хрониче- чтобы достигать Главной цели вовремя и не сталкиваться
ский стресс и демотивация. с негативными явлениями, которые мы только что рассмо-
Каждый раз, когда, достигнув очередного этапа, мы об- трели?»
наружим, что он обошелся нам дороже, чем планировалось, Если речь о новом проекте или о том, который сильно
что времени на него ушло больше, что он не дает того резуль- отличается от знакомого, гарантии завершить его вовремя
тата, который ожидался, мы почувствуем разочарование. и с нужными затратами действительно нет. Есть лишь веро-
Каждый раз, садясь за работу, мы будем ощущать, как ятность, что это получится. Все следующие действия призва-
довлеют над нами промежуточные цели, точнее, их сроки. ны ее повышать. Методика жесткого планирования помо-
И как трудно нормально работать, когда страшно не уло- гает в таком деле посредственно. То, что будет предложено
житься вовремя. ниже, — несколько лучше.
Это вызывает парадоксальный эффект — работать на бла- Чтобы проиллюстрировать идею с вероятностями, да-
го Главной цели становится сложнее и сложнее. Почему так? вайте рассмотрим план из четырех шагов. Возможность до-
Очень просто. Организм старается избегать раздражителей стижения каждого — 90% (что очень неплохо). Итак, веро-
и оставаться в зоне комфорта. Когда мы ощущаем, что про- ятность того, что шаг приближает нас к Главной цели, мы
межуточные этапы висят над нами дамокловым мечом, они сделаем его вовремя и уложимся в смету, — 90%. Поскольку
воспринимаются как источник опасности. Одна из трех стра- каждый следующий шаг зависит от предыдущего, нам нуж-
тегий борьбы с ней — избегание. Именно поэтому иногда так но вероятности перемножить.
сложно заставить себя приняться за работу над проектом,
90% × 90% × 90% × 90%= ~66%.
который крепко засел в песке.
Второй момент связан с разочарованием. Когда мы до- Если план будет из пяти шагов, на один больше, мы по-
стигаем какого-то этапа и выясняется, что он не дал ожи- лучим 59%. Теперь несложно понять, почему лишь 1% по-
даемого эффекта, то не получаем поощрения. Мы тратили ставщиков американского оборонного ведомства укладыва-
силы, время, работали, старались, а в результате — пшик. ется в сроки. Если задаться целью и посмотреть статистику,
На бессознательном уровне это воспринимается как холо- окажется, что превышение расходов и времени на выполне-
стая охота. Организм видит, что мы проделали массу рабо- ние большинства масштабных проектов не лезет ни в какие
ты, а толку нет — ни дичи, ни рыбы, ничего. Он определя- ворота. Вот примеры, которые лежат на поверхности.

216 217
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Когда Главная цель сформулирована, мы переключаемся


O!l$%! O&=( T=jr на нижние уровни плана. И уделяем внимание возможным
вариантам, если что-то пойдет не так.
Новое здание пар-
ламента в Эдин- 40 млн фунтов 431 млн фунтов Отличный пример правильного планирования — альпи-
бурге низм. У спортсмена есть четкая цель — подняться на верши-
ну до бури или до вечера, или за 5 дней. Он представляет себе
Вторая сцена Ма- гору во всех деталях, формирует подробное видение, идеаль-
11 млрд рублей 22 млрд рублей ную картину. У него есть маршрут, на изучение которого
риинского театра
ушло несколько недель. У него намечены промежуточные
Реконструкция цели — стоянки, которых нужно достигнуть. Однако посмо-
20 млрд рублей 35 млрд рублей
Большого театра трите, как альпинисты идут! Они пробуют каждый шаг. Они
4 года и 7 млн 14 лет и 102 млн пробуют каждый зацеп. Ощупывают каждый камень, перед
Строительство тем как поставить ногу, и каждый выступ, перед тем как на
автралийских австралийских
Сиднейской оперы нем повиснуть. Каждый крюк испытывается на прочность,
долларов долларов
даже если мы только что его вбили сами. И только когда мы
Значит, чтобы увеличить конечную вероятность, мы уверены, что ступать безопасно, делаем шаг.
должны избавиться от последовательности заранее опреде- Альпинист не думает, что сейчас зацепится именно за те
ленных шагов, которая на самом деле не способствует успеш- выступы и будет на вершине через полтора часа. Он видит
ному выполнению проекта, а мешает ему. цель и направление. А конкретные действия определяет
Чтобы этого добиться, стоит заняться проработкой ниж- сиюминутно.
них уровней плана, а шаги, которые должны последовать за Движение по проектам должно быть точно таким же. Мы
ними, — всего лишь наметить. Придется занять непростую знаем Главную цель, определяем Промежуточные и Направ-
позицию, которую можно описать так: я согласен отбросить ление, а вот конкретные действия прописываем только на
все, что мешает моему замыслу, в тот момент как только это ближайшее время. И следующий шаг планируем, только по-
станет очевидным. Думаете, просто? Вспомните, сколько раз сле того как забрались на очередной уступ и теперь ищем,
вы бросали книгу сразу, как понимали, что она бесполезна? куда бы поставить ногу. Промежуточные цели тоже постоян-
Мы очень хорошо приучены завершать начатое. но оцениваются. Если испортится погода, альпинист не пой-
Подобное отношение должно распространяться не только дет в бурю к следующему лагерю.
на промежуточные этапы. Главная цель тоже доступна пе- В нашем случае Промежуточные цели отражены в проект-
ресмотру. Каждый раз, проводя обзор, мы должны спросить ных интеллект-картах. Они — детали сиюминутного пред-
себя, насколько она все еще желанна и необходима? Не попа- ставления о том, как проект должен выглядеть. Каждый раз,
ли ли мы в ловушку своей привычки все завершать? Гораздо когда мы узнаем что-то новое, они могут меняться. Поэтому
лучше вовремя распрощаться с ненужным, чем потратить для личного планирования настолько важен еженедельный
массу сил и времени, чтобы просто по инерции закончить на- обзор. Он помогает двигаться с максимальной осторожно-
чатое. стью и как можно эффективнее.

218 219
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Постоянно оценивая ситуацию, ресурсы и намерения, Ведь целая цепь шагов под угрозой, оттого что один из пунк-
мы пересматриваем Недельные и Промежуточные цели тов неверен… Давайте прислушиваться к интуиции. В этот
и стараемся достичь те, что сохранили актуальность, как раз она показывает отличный пример, о котором стоит пом-
можно скорее. Чтобы снизить влияние ошибки планирова- нить.
ния, жесткие даты достижения указываются на небольшие
промежутки времени: на неделю, 1–3 месяца. Чтобы подер- Задание
живать постоянную скорость движения, мы опираемся на
Цели недели. Это внушительный фрагмент работы, выпол- Проверьте, нет ли в таск-менеджерах задач, которые за-
нение которого приближает нас к Промежуточной цели. висят от успеха еще не выполненных действий? Если
Определяя Недельные цели, давайте будем реалистичны- есть — перетащите их в интеллект-карты соответствую-
ми в оценках. Не стоит намечать то, что вряд ли уложится щих проектов.
в месяц. Такие задачи относятся к видению «как должно быть,
Неделя — тот срок, на который можно неплохо прогно- если…» До того как они станут пунктами в Списке дел,
зировать. Точность таких планов позволяет определить эф- нужно будет внести ряд изменений. Не стоит захламлять
фективный и выполнимый участок работы. Это предохраня- таск-менеджер тем, что станет актуальным, если не все
ет нас от разочарований и стресса из-за того, что Недельная пойдет по плану. В нем должно быть только то, что дейст-
цель не достигнута или не дала результата. вительно будет выполняться.
Если же недельный успех невелик или отсутствует, цель
не настолько грандиозна, а затраты не столь большие, мы Åæåêâàðòàëüíûé è åæåãîäíûé îáçîðû
вряд ли ощутим серьезное разочарование и потеряем моти- Если еженедельный обзор предназначен для гибкого
вацию. Если цель не приблизилась, это лишний повод как и безопасного движения к целям, то ежеквартальный и еже-
следует проверить доводы, по которым она была определена. годный нужны для того, чтобы их определить. Они помогают
Возможно, выбранный нами путь — не оптимальный. найти «болевые точки» — цели, достижение которых наи-
Неделя — тот интервал, который дает нам право на ошиб- лучшим образом скажется на неком общем замысле. Этим
ку. Гораздо лучше через 7 дней обнаружить, что идешь не замыслом может быть годовой, двух-, трех-, пятилетний или
туда, и исправиться, чем потратить на это месяц и ощущать более длительный план.
сильное разочарование. Процедура вынесенных в заголовок обзоров похожа на
Примеры с возвращеним домой и попыткой не опоздать еженедельный, за тем исключением, что наибольший упор
на встречу, если сломалась машина, — иллюстрации работы приходится на анализ ситуации и выбор точки воздействия,
механизма интуитивного планирования. Он отмечает цель, достижение которой даст максимальный результат. Ежене-
определяет направление, а каждый следующий шаг рожда- дельный обзор в этом смысле менее сложный.
ется из предыдущего. Если же заранее загнать себя в рамки, Обзоры следующего масштаба требуют не только такого
очень вероятно, что возникнут проблемы. Вспомните, какие же подхода, но и выполнения очень важной процедуры —
были ощущения, когда тщательно распланированный мар- построения Диаграммы текущей реальности (ДТР), т. е. пер-
шрут в отпуске никуда не годился? Насколько сильно было вого логического инструмента Теории ограничений Элияху
разочарование и замешательство — что же дальше делать?

220 221
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Голдратта. Если им не пользоваться, ответ на вопрос «Что Чтобы познакомиться с Теорией ограничений Голдрат-
предпринять для достижения наилучшего результата?» вы та, отсылаю читателя к Уильяму Детмеру и его прекрасной
не получите. Следовательно, есть риск распылиться на мно- книге, которая так и называется — «Теория ограничений».
жество задач без значимого продвижения вперед. К сожалению, для того чтобы разобраться с этим инструмен-
В зависимости от масштаба ситуации, которую приходит- том, потребуется отдельный большой раздел, но в данной
ся анализировать, мы выбираем и периодичность построения книге его представить невозможно. Вместе с тем я призываю
ДТР. Для очень быстрого движения делать это понадобится к последовательности. Система управления информацией —
где-то раз в квартал. Для большинства случаев достаточно основа, без прочного владения которой ни планирование
интервала в полгода-год. на базе интеллект-карт, ни определение точек приложения
усилия с помощью ДТР не будут иметь смысла. Без повсед-
Построение ДТР уберегает от затрат, потому как проясня-
невного инструмента мы не сможем методично и спокойно
ет взаимосвязи между негативными явлениями и показывает
внедрять все изменения.
Истинную причину большинства проблем. После того как она
найдена, не нужно бороться с симптомами, ведь теперь извест-
но, на что надо направить главный удар. Преодоление Истин- Êàê çàâèñèìîñòü îò ïëàíîâ
ной причины становится целью квартала, полугодия или года. èäåò íàì íà ïîëüçó
И все силы уходят на это, что позволяет добиться их предельно
Каждый день несет в себе сотни вопросов и каждый во-
эффективного распределения, ведь при избавлении от причи-
прос — это выбор. А каждый выбор — этап, за которым сто-
ны исчезает и большинство порождаемых ею проблем.
ит хоть небольшое, но размышление. Поиск ответа требует
Это очень благодарная тактика, поскольку она не просто усилий. Любой день обещает массу мелких развилок, и все
помогает двигаться системно, но и очень экономит силы. они понемногу пьют наши силы и отвлекают от основного —
Особенно актуально применять ДТР в начале года, когда го- от развития.
товится план развития компании на ближайшее время.
Когда мы думаем, что бы съесть, велика вероятность,
ДТР — прекрасный и универсальный инструмент. Его что выбор окажется не в пользу здорового блюда (особенно
можно применять не только для того, чтобы определить, на если мы голодны). Каждый раз, колеблясь между полезным
что обратить внимание в работе. Он отлично подходит для салатом и вкусным стейком, мы наблюдаем неравный бой
анализа всего, что касается личного развития, и помогает бессознательного и рационального начал. Если мы голодны,
сдвинуть с мертвой точки ситуацию с лишним весом, режи- бессознательное обычно выигрывает, что не всегда идет на
мом дня или занятиями спортом. пользу желанию правильно питаться. Рациональное нача-
К примеру, автору ДТР помогла найти ключ к тому, что- ло берет верх, когда у него много энергии, но разве часто это
бы сделать рывок длиной в год. За это время произошли се- случается?
рьезные изменения в тренинговой деятельности (я провожу Планы — списки уже выбранных путей. Двигаясь по ним,
их и в компаниях, и в открытом режиме, причем не только нам не приходится тратить столько же сил, как если бы мы
в России), а также в физической форме (стал подтягиваться каждый раз задавались вопросом «что делать?» Планы под-
22 раза). К тому же ДТР сбалансировала бизнес-модель моей чиняют мышление, потому что несут в себе соблазнительный
торговой компании. путь легкого и незатратного движения.

222 223
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Красота планирования на короткие дистанции в том, что стреливаем» задачи без страха и сомнения, с чистым сердцем,
мы часто осматриваемся и стараемся писать такие списки зная, что мы делаем правильно то, что правильно придумано.
дел, которые будут как можно более актуальны. Мы учиты-
ваем множество факторов и, в конце концов, выбираем Цели
недели из соображений проверки главных предположений, Ãëàâà 10. Öåëè
бизнес-проектов, идей. Так мы каждый раз проверяем почву
ногой на прочность — туда ли ступаем. Теперь я хочу уделить немного внимания целям. Хоть наша
Легкость и удобство планирования и использования спи- книга сугубо практическая и касается такой узкой темы, как
сков дел, над которыми не нужно думать, в том, что неслож- личная эффективность и работа с информацией, вопросы пла-
но приступить к действию. Не нужно рассуждать, не нужно нирования и целей нельзя оставить без рассмотрения. Без
оценивать, не нужно думать, чтобы начать движение. До- них картина будет неполной. Тем более что верное понимание
статочно открыть таск-менеджер, бросить взгляд и сразу же и того и другого помогает избежать массы проблем.
приняться за работу. Цели, которые не были достигнуты, останутся в нашей
Списки дел в элементарном виде облегчают жизнь, пото- памяти на всю жизнь. Они будут напоминать о себе чувством
му что помогают не тратить время на размышления, когда досады, расходами, затраченным временем, ударом по са-
что-то пора делать. Мы как бы обретаем две ипостаси: чело- момнению, возможно, оценкой других людей. Чем их мень-
века разумного и человека исполняющего. Когда мы обозре- ше, тем проще и лучше жить.
ваем задачи, размышляем над тем, какие Цели недели ста- Мы плавно двигаемся от предельно технологичной мето-
вить, мы разумны, мы думаем. За нашими плечами опыт, дики ко все более абстрактным (но не менее важным) моде-
знания, энергия, личные качества — все, чем обладает наше лям. От Алгоритма к обсуждению возможных шагов и веро-
рациональное начало. ятностей — и вот теперь пришли к тому, что все привыкли
Во время работы разум тратит все силы на то, чтобы хорошо называть целью.
выполнить то или иное дело. Мы как бы отстраняемся и на- Цель — предмет наших стремлений. Цель — то, чего нуж-
блюдаем со стороны, как действие начинается без былого со- но достичь. Сколько еще определений этого слова? А сколь-
знательного усилия — оно просто происходит. Нам больше не ко мнений о том, как правильно их формулировать?
нужно принуждать себя к тому, чтобы приняться за работу. Я встречал успешных людей, которые сомневались, верно
Модель «думаю — исполняю» иногда кажется чуждой. ли ставят цели. Впрочем, попадались и противоположные
Ведь мы к ней не привыкли. Нам проще думать, пока мы примеры — в данном случае люди были убеждены, что у них
что-то делаем, и делать, когда думаем. Однако быстро вы- с целями все в порядке. И для тех и для других есть хорошая
полнять и то и другое мы умеем плохо. На рациональное новость: подход в достижении целей теперь сводится к тех-
мышление часто остается очень мало сил, и выбор, который нике их формулирования. Правильная цель должна быть ак-
приходится совершать постоянно, постепенно становится не туальна, измерима, достижима… Это знает почти каждый.
очень актуальным. Почему же не все достигают правильно сформулированных
Когда раз в неделю (или чаще) мы создаем программы дей- целей?
ствий, по которым сможем идти, как бы не думая, это дает Умение ставить цель подменилось навыком ее формули-
высокую скорость действий и мало утомляет. Мы легко «рас- ровать — облекать в верную словесную форму, делать точное
224 225
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

описание. Тогда как в первую очередь это поиск! Вы не уве- Мы начали путешествие по книге с поиска причины того,
рены? Читайте дальше. почему мы умираем от работы. И нашли, что она не в неор-
Главное, что нужно иметь для успешного достижения ганизованности, а в том, что мы не умеем работать с инфор-
цели, — настоящее желание. Не торопитесь захлопывать мацией. Это было слепое пятно, зона умолчания, о которой
книгу. Пожалуйста, вспомните: когда вы не получили то, никто никогда не говорил и мало кто знал. К сожалению, та
чего хотели, перестали пытаться или замедлили шаги, на- же ситуация с целями.
сколько вы желали достичь цели? Вообразите шкалу от 0 до Формально цель — любой предмет стремлений. По сути,
10 и укажите значение. А теперь представьте, как хотели бы искренне желаемый предмет. Деньги или любой другой ма-
спасти родного человека, члена семьи, если бы ему угрожала териальный объект так страстно хотеть вряд ли возможно.
опасность? Примите это за 10 и скорректируйте предыдущее По крайней мере, люди, которые достигли того, что многие
значение. Теперь оно уже не кажется столь внушительным, принимают за цель (создали корпорацию, заработали со-
не так ли? стояние, нашли прекрасного спутника жизни), стремились
Пример, конечно, ужасный, зато контраст легко ощутить. к чему-то другому. А внешний признак успеха оказался
На что способна мать для своего ребенка? На все! В мире нет лишь следствием.
таких вещей, которые неподвластны силе материнской люб- На пути к целям нет гарантий, но есть вероятность успе-
ви (включая второй закон термодинамики, но женщины это ха. Что такое вероятность 60%? Это значит, что в 6 попыт-
тщательно скрывают). Сколько попыток сделала бы любя- ках из 10 все получится, а в 4 — нет. А 30%? Получится в 3
щая мать, стремясь достичь цели? Столько, сколько нужно из 10. Приближение к цели зависит только от одного — здра-
было бы для успеха в этом деле. Или она нашла бы лучший вого смысла и числа попыток. Здравый смысл нужен, что-
способ сделать чадо счастливым. бы определить, насколько ее достижение возможно (и рен-
Вы можете сравнить свое желание сделать бизнес, кото- табельно в рамках времени), а за попытки отвечает только
рый не пошел, сменить работу, которая надоела, разорвать искреннее желание.
отношения, которые пора бы закончить, с тем, что я толь- Чтобы искренне чего-то хотеть, это что-то должно отве-
ко что описал? Искреннее желание и стремление, идущее из чать нашим ценностям и убеждениям. Такая цель помогает
глубины души, — вот залог успеха в движении к цели. добиваться многого и одновременно достигать косвенных це-
Вы скажете, что работу, машину, бизнес или смену места лей, увеличивая свои знания, признание со стороны других
жительства так захотеть невозможно — совершенно вер- и благосостояние.
но. Потому что работа, машина, дом, бизнес или картина Вы можете сказать, что я говорю о том, что сродни аскезе,
за 20 000 000 долларов — не цель. Это следствие того, что требует забыть о жизни и посвятить себя работе. Вовсе нет,
вы чего-то достигли. Или средство достижения другой, бо- я говорю о том, что вызывает яркий интерес (как интеллек-
лее значимой цели. Вы получили знания, как сделать новый туальный, так и эмоциональный) и при этом отвечает нашим
бизнес, и применили их, как следствие — денежный поток. ценностям.
Вы сделали состояние, улучшая жизнь людей, и купили дом Цель, которая захватывает, масштабна. Она может быть
или дорогую картину. Вы сделали что-то для этого мира, он масштабна по-разному — распространяться на 30 лет или на
отплатил, и часть средств направляется на то, что кажется несколько, но она всяко больше простого желания дополни-
нам приятным вознаграждением. тельных двух (или двадцати) миллионов.
226 227
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

Поскольку цель велика, она включает в себя ряд меньших рить артезианскую скважину. Вряд ли он заберется на вер-
целей. Каждая из которых, как правило, самостоятельна. шину. Цели, которые не уложены в единый вектор, мешают
Достижение очередного этапа на пути наверх знаменует- друг другу. Потому как отвлекают от одной, чтобы направить
ся тем, что мы получаем законченный результат, который время и ресурсы на работу в другом направлении.
можно предъявить миру, и он будет признан ценным. Когда они небольшие и не требуют много времени, это не-
На пути к главной цели мы перебираем варианты, ста- заметно. Дня хватает, чтобы над всем поработать, и чаю на-
раемся, учимся, сталкиваемся со многими проблемами лить и кофе выпить. Но когда жизнь выходит на новый уро-
и справляемся с ними, накапливаем знания. И когда проме- вень, такой подход неэффективен.
жуточный этап пройден, то, что увидело свет благодаря его
Цели, которые захватывают, удивительно меняют то,
достижению, обычно уже обладает ценностью и привлека-
как мы воспринимаем мир. Помните прайминг? Когда мы
тельно для других.
искренне желаем достичь цели, то постоянно настроены на
Каждый следующий этап послужит новым камнем для все, что может этому содействовать. Мозг выхватывает ин-
основания общей цели, укрепляя здание и подготавливая формацию отовсюду, мы как будто оказываемся в особом во-
очередной шаг наверх. Удивительно, но факт — успех про- довороте: в руки падают нужные книги, встречаются необ-
межуточной цели, которая лежит в канве главного стремле- ходимые люди, как будто сама жизнь благоволит. Это всего
ния, подготавливает к достижению следующей, помогает, лишь искренний и глубокий настрой фильтрует информа-
облегчает путь.
цию, что повышает шансы в каждой новой попытке.
Как альпинист, взошедший на плато первого лагеря, ста-
Вы можете сказать, что цели, о которых идет речь, — удел
новится ближе ко второму, так и на пути к главной цели ка-
немногих. Это не так, ведь каждый из нас по-своему уника-
ждая промежуточная подготавливает последующую.
лен и интересен! Доказано, что интеллект и творчество мо-
Какие цели обычно нас окружают? Построить бизнес или гут непрерывно развиваться на всем протяжении жизни.
сменить работу (получить повышение), создать и обеспечить Контекст, в котором мы вырастаем, наш культурный опыт,
семью, получить удовольствие от жизни. Если мы пойдем черты характера — все это делает нас непохожими и удиви-
путем альпиниста, то можно представить, что бизнес помо- тельно ценными для других.
жет обрести и содержать семью и принесет удовольствие от
жизни. Но в большинстве случаев все происходит наоборот. В мире, в котором шесть миллиардов человек, нет людей-
Работа забирает время и заниматься семьей некогда, а обес- копий, мы все разные и все самоценны. Каждый из нас мо-
печивать то, чего еще нет, и вовсе невозможно. Или семья жет быть не просто полезен другим, но и способен трудить-
не дает заниматься работой, позволяющей иметь достаточно ся в русле своего предназначения. Каждый, кто работает,
денег. Что остается, так это попытки отхватить у жизни нем- занимается бизнесом, имеет хобби, уже делает то, что ценно
ного удовольствия. для окружающих. Ведь за это мы получаем зарплату, деньги
от клиента, признание родных и друзей. Почему бы не най-
Цели, которые никак не даются в руки, могут лежать вне
главного стремления. Чтобы дотянуться до них, приходится ти то, что еще и пробудит наши самые сокровенные струны
все бросать, идти назад или вовсе в другом направлении. Все души?
равно как если бы альпинист, прошедший треть пути в горы, В мире есть люди, которые счастливы, оттого что занима-
развернулся и отправился нырнуть с аквалангом или пробу- ются своей работой. Есть врачи, предприниматели, военные,
228 229
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò ×àñòü 2. Ðàáîòàòü ìåíüøå, óñïåâàòü áîëüøå

педагоги, у меня даже есть один знакомый сварщик. Гении Самый главный способ ее достижения — страстно этого
ли они? Нет, обычные люди. Просто в силу случайности за- хотеть. Мы будем пытаться и перебирать варианты, пока не
няты тем, что отвечает их устремлениям. Значит ли это, что получим результат. Точнее, не сможем не пытаться до тех
мы не можем заглянуть в себя и найти цели, которые захва- пор, пока все не закончится успехом либо искренним пере-
тят если не на всю жизнь, то на десяток-другой лет? Если не смотром цели.
на десять лет, так на три-четыре года. Захватят искренне, Цели, которые вызывают подобное желание, обычно боль-
заставят нас просыпаться и ощущать счастье, оттого что мы шие. Они представляют значительную ценность для окружа-
двигаемся к ним. ющих. Их достижение сопровождается рядом следствий, ко-
Виноваты ли мы в том, что не имеем такой цели? Конеч- торые иногда могут приниматься сторонним наблюдателем
но, нет! По сей день жизнь многих заключается в постоянной за истинные результаты.
борьбе. Когда там думать об истинной цели! Но все больше Промежуточные цели, из которых состоит большая цель,
становится и тех, кто вышел за рамки этой борьбы. Жела- дополняют друг друга. Успех одной пододвигает нас ближе
ние сменить работу — не то, что защищает от смерти, а все-
к следующей. Обычно они тоже имеют следствия материаль-
го лишь попытка разнообразить жизнь и сделать ее немного
ного характера.
удобнее. Построить второй (или пятый) бизнес — тоже.
Во время движения к истинной цели мы чутко реагируем
Бывает, что многие достигают стабильности, признания и
на все, что к ней относится. Быстрее учимся, находим массу
успеха и не ощущают былого интереса к жизни. Ушла борь-
вариантов, встречаем больше людей, которые могут помочь.
ба, стало скучно. Развлечения приелись, хочется найти себя,
Мы погружаемся в процесс и живем в нем. Все это повышает
развиваться, заниматься тем, что интересно, приносить
вероятность успеха.
пользу.
Проблемы достижения целей заключаются вот в чем.
Цель, которая привела на вершину, помогала получить
признание, многому научиться и укрепить материальное • Разные цели могут иметь различные векторы. Работа
положение. Не было одного — она не способствовала само- в одном направлении не помогает, а мешает достигать
реализации. Но вот цель достигнута, а желание сказать свое цели в другом.
слово только-только подняло голову. И теперь поиск цели • Цель, которая не вызывает страстного желания, легко
нужно начинать по новой. бросить. Попытались и хватит. А успех мог скрываться
В заключение я хотел бы снова сказать: существует про- в следующей попытке.
блема истинных целей и проблема предназначения. Теперь • При недостаточно желанной цели мы не ощущаем особый
мы знаем о последней. Решение ее поможет тем, кому цели
настрой, медленнее учимся, быстрее устаем, работаем над
не даются в руки, — они смогут вернуться на тропу успеха.
достижением, а не живем им.
Те, кто ощущает, что им стало немного скучно, снова погру-
зятся в жизнь в борьбе и творчестве. Я искренне надеюсь, что книга была вам полезной. Если
Давайте подведем итог. вам хочется узнать больше о том, как разобраться с целями,
вот подборка интересного материала на time4life.ru/goals
Достижение цели зависит от числа попыток. Условия, ре-
сурсы и время — критерии, по которым стоит измерять, на- Здесь я с вами прощаюсь. На следующем развороте начи-
сколько мы способны взять вершину. нается Приложение, в котором вы найдете руководства по
230 231
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò

тому, как можно пользоваться календарем, привести в поря-


док электронную почту и выбрать таск-менеджер.
Стучитесь ко мне в друзья в ЖЖ, Facebook и ВКонтакте, Ïðèëîæåíèå
там я выкладываю все самое интересное и полезное о личной
эффективности, что удается найти в Сети. Буду очень рад вас
видеть! Всего доброго!

Êàê ïðàâèëüíî ðàáîòàòü


ñ ïî÷òîé

Íåìíîãî ñòàòèñòèêè
Эксперты компании Good Technology провели опрос среди
1000 сотрудников американских компаний. Он показал, что
в среднем они тратят до 7 дополнительных нерабочих часов
в неделю для того, чтобы ответить на звонки и электронные
письма, связанные с работой.
Было установлено, что 68% сотрудников проверяют свои
почтовые ящики до начала рабочего дня (до 8 часов утра),
а 40% — после 10 часов вечера. 69% респондентов не ложат-
ся спать, пока не проверят рабочую учетную запись элек-
тронной почты. Более того, 57% опрошенных отметили, что
залезают в почту во время семейных встреч, а 38% — за ужи-
ном.
Вот еще несколько фактов1:
• 58% онлайн-пользователей начинают свой день в Интер-
нете с проверки почты (ExactTarget).
• Около 25% интернет-пользователей проверяют по-
чту утром, сразу после того как проснулись (AOL/Beta
Research Corporation).

1
Денис Каплунов. Контент, маркетинг и рок-н-ролл. Книга-муза для
покорения клиентов в Интернете.

233
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

• 70% офисных и наемных работников проверяют почту Если подумать, фантазия разыгрывается так, что список
в течение рабочего дня (AOL/Beta Research Corporation). вариантов можно продолжать бесконечно. В конце концов,
Сказать, что это слишком — ничего не сказать. В то вре- за 10 лет накапливается больше 300 дней жизни! Это же по-
мя, когда мы разбираем письма, не делается никакой насто- чти год! А мы жалуемся, как быстро проходит время.
ящей работы, толкающей нас к чему-то новому. При всей Есть всего две причины, по которым это происходит.
своей привлекательности почта — рутина, болото, погружа-
ясь в которое каждый день, мы сильно снижаем скорость до-
стижения успеха в служебных делах и жизни.
Ïðîñòîé ñïîñîá îáùåíèÿ
Пусть это не статистика по России, но давайте предполо- Нет ничего проще электронной почты. Чтение и ответы
жим, что у нас на электронную почту уходит до 30% рабочего на письма на 99% похожи на работу, но являются ей всего
времени. По данным хронометража, который мы проводим лишь на 1%. Наряду с бесконечными совещаниями и встре-
в рамках аудита рабочего времени предприятий, большинст- чами переписка — в первую очередь общение.
во сотрудников тратят на чтение почты от 2 до 3 часов в день. Электронная почта очень комфортна. Жонглировать
В 80% случаев такие затраты могут быть сокращены как письмами не только неутомительно. Это самый легкий спо-
минимум вдвое. Для бизнеса это значит, что в неделю мы соб общения. Куда проще написать письмо, чем позвонить
освобождаем 5 часов на 1 сотрудника, в месяц — 20 часов, по телефону. Особенно если речь идет о разговоре с клиента-
в год — 240 часов. Несложно подсчитать, что это 30 рабочих ми или неприятным собеседником.
дней эффективного труда. Когда пишешь письмо, не нужно стесняться, можно сколь
1 месяц, 1 неделю и 2 дня в год мы теряем просто из-за угодно долго его обдумывать, выверять формулировки... По-
того, что не обучаем сотрудников (или себя) правильной об- том к такому общению привыкаешь, и оказывается, что во-
ращаться с почтой. Еще раз скажу: это цифры только на 1 со- просы, которые можно было решить 1 звонком, потребовали
трудника. А если их хотя бы 10? 4 дней переписки.
Пусть средняя зарплата в офисе 40 000 рублей. Если Вспомните, сколько раз вы, закипая от ярости, подходили
10 сотрудников не умеют работать с почтой — это потеря к сотруднику, потому что дожидались его срочного ответа,
480 000 рублей в год. Неплохая плата за то, что мы не обра- а он говорил: я написал, жду, пока мне ответят. Что в этом
щаем внимания на электронную почту? случае мы думаем? Почему?! Почему нельзя было просто по-
Оставим в стороне сотрудников и вспомним, давно ли звонить?!
мы жаловались, что на важные вещи не хватает времени? Когда мы работаем с задачами, то замечаем, что общение
На спортзал, интересные книги, учебную литературу, ино- по переписке не решает, а только множит проблемы. Если
странный язык... Что такое 5 часов в неделю? Это: нам нужна не видимость работы, а результат, здесь плохо
• 3 дополнительные тренировки; подходит электронная почта. Если есть вопрос, надо сразу
добиваться полного ответа, чтобы продолжить дело. Что про-
• 2–3 занятия на курсах иностранных языков;
исходит, когда общение идет по электронной почте? Письма
• 1 книга; получают, читают, забывают, их приходится дублировать, и
• свободные вечера с родными. вот мы день, два, три ждем ответа.

234 235
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Да, есть случаи, когда все должно быть записано. Но бу- над целями, ни составления планов, никаких проблем — от-
дем честными, сколько таких в нашей практике? 3%? 5%? крой программу и поехали. Все до нас уже продумано. Вот
10%? Что-то мне подсказывает, что не больше. Мы смеемся только где гарантия, что эти дела дадут результат? Где га-
над «советскими» предприятиями, где докладные записки рантия, что они ведут к цели? Где гарантия, что они помогут
ходят неделями. А у самих работа затягивается не меньше, сохранить рост и развитие?
потому что мы ждем ответа по электронной почте. Все бы ничего, если бы не время. Самое жесткое ограни-
чение, которое не дает бесконечно заниматься ерундой. Чем
больше дел, как рутинных, так и развивающих предприя-
Ïðîñòîé ñïîñîá ñîçäàòü èëëþçèþ ðàáîòû тие, тем лучше и жестче стоит распределять время. Иначе на
важные дела его может не хватить.
Самая печальная причина, которая вызывает самые пе-
чальные последствия, вот в чем. Электронная почта привле- Нет ничего проще, чем засесть за письма. Иногда, согла-
кательная тем, что работа в ней проста и создает видимость шусь, работа с ними требует напряженных размышлений,
занятости. Оповещения о новых письмах всегда привлекают однако нет никакой гарантии, что она пойдет вам на пользу.
внимание и очень сложно удержаться от желания пойти по- Брайан Трейси говорит, что каждый день стоит занимать-
смотреть, что же там пришло. ся только самыми важными делами. Более того, ежедневно
нужно концентрироваться только на 3 самых-самых глав-
Как мы знаем, каждый человек всегда старается заняться
ных! Если мы начинаем день с просмотра email, считайте,
тем, что попроще. И электронная почта в этом незаменимый
что для этой стратегии он потерян.
помощник. Когда писем немного, проблемы нет. Зато когда
дел становится больше, приходится выбирать между тем, Самый легкий способ не закончить важное дело — пере-
что обернется ростом и развитием, и комфортной работой ключиться на какую-то ерунду, а в конце дня обнаружить,
с электронной почтой. что из нужной работы ничего не сделано, — и открыть почту.
Почти все, кого я знаю, хотя бы раз в полчаса заглядывают
Если исключить незначительный процент серьезных пи-
в электронную почту. Что они там хотят увидеть? Весть, что
сем, то лучшее название для работы с электронной почтой —
дядюшка миллионер оставил наследство?
рутина. Это бег на месте, в то время как по эскалатору вас
обгоняют более энергичные соперники. Если это менеджеры по продажам, снабжению или работе
с клиентами — никаких претензий. У них заявки приходят
Когда сотрудник «не успел» выполнить важные поруче-
по почте. Если речь о руководителях — это проблема. В пер-
ния, можете быть уверены: он ответил на ВСЕ письма в своей
вую очередь их работа — развитие. И если они начинают день
почте. Прочитал их по 2 раза, очистил папочку «СПАМ», на-
с электронной почты, то с самого утра зарываются в рутину.
строил пару новых фильтров и привел в порядок архив элек-
Но это еще полбеды.
тронной почты. Конечно, ведь без стройной системы управ-
ления задачами не понять, чем заняться. Опасность кроется в ассоциативных рядах. Если мы не
знаем, как правильно организовать электронный ящик, то
Электронная почта привлекательна еще и тем, что как бы
можем зацепиться глазами за начало письма или тему, кото-
сама формирует список дел. Пришло письмо — бери и делай.
рые всегда видны в программе, отправиться их читать и по-
На то, чтобы прикинуть, чем заняться, не нужно тратить
том начисто забыть, чем занимались только что.
силы. Просто садись и отвечай на письма. Ни тебе работы

236 237
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Мало того, нередки случаи, когда спустя два часа можно Вторая функция почтового ящика — Архив. К нему мы
обнаружить себя на другом конце города и понять, что ты во- обращаемся, когда требуется найти нужную информацию:
все не хотел там оказываться. Лет 15 назад шел по телевизо- поднять переписку или получить приложенный файл. Со-
ру забавный сериал «Альф» (тогда я еще телевизор смотрел). ответственно нужна грамотная организация Архива, и надо
В нем главный герой говорит такие слова: «Я сидел тихо, уметь с ним правильно работать.
мирно. Потом проголодался. Открыл холодильник. Даль- Некоторые читатели на этом месте могут сказать, что их
ше — как в тумане». архив электронной почты организован великолепно — в нем
На 100% похоже на то, как мы уплываем по ассоциациям, 200 папок: по клиентам, по контрагентам, по сотрудникам.
когда, отвлекаясь от основной работы, отправляемся прове- И все — письмецо к письмецу. Это неплохой вариант, однако
рить электронную почту. можно добиться лучшего результата гораздо меньшими уси-
Однажды на коуч-сессии я рассказывал, какую опа- лиями и не создавая такую объемную структуру.
сность скрывает неорганизованная электронная почта, Большинство проблем возникает из-за того, что эти функ-
как легко залезть в нее и потом обнаружить себя на дру- ции «Входящих» и Архива в почте не разделены.
гом конце города. Мой клиент, один из топ-менеджеров Пока мы об этом не знаем, то оставляем письма во «Вхо-
компании, работающей в нефтегазовом секторе, на это дящих», после того как прочитали. И почту невозможно ис-
ответил: «Да что на другом конце города, я так однажды пользовать ни как Накопитель, ни как удобный Архив.
оказался в Хабаровске!»
Ïðàâèëüíî èñïîëüçóåì «Âõîäÿùèå»
Ïðè÷èíû ïðîáëåì
Папочка «Входящие», она же «Inbox», должна содержать
Основные проблемы при работе с электронной почтой только непрочитанные сообщения. Если письмо уже открыто,
возникают не столько из-за технической стороны ее органи- там ему делать нечего. То есть по идее во «Входящих» должно
зации, а из-за того, что мы не знаем, какие ее две функции быть пусто. Ни прочитанных, ни непрочитанных писем.
нужно разделить. Они следующие:
Но это в идеале.
• Накопитель («Входящие»);
Письма поступают каждый день. Масса времени уходит
• Архив. на работу, поэтому редко когда можно похвастать тем, что
Как не раз было сказано, электронная почта — отличный вся почта обработана и во «Входящих» пусто. Однако стре-
способ показать, как происходит работа с входящими сооб- миться к этому стоит, потому что чистые поверхности, очи-
щениями. Все настолько же очевидно, насколько привычно щенные Накопители помогают лучше сосредоточиться на ос-
и просто: письма приходят в «Inbox» и лежат там до тех пор, новной деятельности и продуктивно провести день.
пока мы их не прочитали. Мы помним, что чем меньше объектов в зоне внимания,
В то время, что они пребывают там непрочитанными, мы тем больше концентрация на каждом из них.
заняты другими делами: размышляем над проблемами, ра- Это значит, что:
ботаем над задачами, творим или просто отдыхаем. Самое
• чем меньше во «Входящих» писем, тем лучше можно сос-
главное: то, что в этих письмах лежит, не попадает в голову,
редоточиться на каждом;
пока к этому не готовы мозги.

238 239
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

• если нет писем, повышается концентрация на текущих (у одной моей клиентки в Outlook было 200 папок!), иногда
делах и задачах; вполне лаконичная. Но я никогда не видел, чтобы такой си-
• если нет писем и текущих задач, мы можем максимально стемой активно пользовались. И уж тем более не думаю, что
эффективно планировать (или отдыхать). найти письмо глазами в древе папок было бы быстрее, чем
современными средствами поиска.
Чтобы содержать «Входящие» в порядке, достаточно сле-
довать простому правилу: прочитал — убери в Архив. Тогда Стремление разложить все по полочкам есть в нашей при-
«Входящие» будут выглядеть, как на картинке. Поверьте, роде. Как и многое другое, у кого-то оно выражено сильнее,
когда вы приведете email в норму, то ощутите, насколько у кого-то слабее. Иногда это стремление заявляет о себе на-
спокойнее и комфортнее себя чувствуешь, когда смотришь столько, что человек буквально зависает до тех пор, пока не
на чистый «Inbox». определит, в какую папку нужно положить письмо, с кото-
рым он только что работал.

Àðõèâàöèÿ Âñå, ÷òî êàñàåòñÿ àðõèâà ôàéëîâ, çàìåòîê è ýëåê-


Все, что нужно сделать, чтобы держать «Входящие» в по- òðîííîé ïî÷òû, ïîä÷èíÿåòñÿ îäíîìó íàáëþäåíèþ: íà
рядке — отметить прочитанные сообщения и убрать их в Ар- ñòðîéíóþ ñèñòåìó êàòàëîãîâ è ïàïîê òðàòèòñÿ ìàññà
хив. В Gmail это сделать легко и просто, там есть специаль- âðåìåíè, ÷òîáû ïîòîì ÍÈÊÎÃÄÀ åþ íå ïîëüçîâàòüñÿ.
ная функция, которая так и называется — «Архивировать».
При этом почта не сжимается, не уничтожается, не шиф- В тех редких случаях, когда все же приходится искать
руется, а просто перемещается из «Входящих» в папку «Вся глазами, все равно гораздо быстрее и проще воспользоваться
почта». Там ее по-прежнему можно найти и полноценно современными средствами поиска. Поэтому нам абсолютно
с ней работать, что вряд ли потребуется. не нужна система хранения, кроме той, что уже предусмо-
трена почтовым сервисом или клиентом.
Есть одно «но». Если у вас не Gmail, папку «Архив» при-
Îðãàíèçóåì Àðõèâ дется создать вручную. И так же вручную перемещать в нее
Архив электронной почты мы будем организовывать ни- всю прочитанную и обработанную корреспонденцию. Если у
как. Это не опечатка, не ошибка и не выверт сознания. Вы вас те самые 200 папок — структура, которая организовыва-
увидели именно то, что я имел в виду. Мы не приложим ни- лась годами, — не нужно ее рушить. Оставьте как есть или
каких усилий, чтобы навести порядок в Архиве электрон- переместите в «Архив». Просто кидайте в него каждое новое
ных сообщений. Не будем тратить ни одной калории, чтобы письмо или, если у вас Gmail, нажимайте «Архивировать»,
разложить письма по папочкам. И не потратим ни одной ми- как только вы его обработали.
нуты, чтобы понять, как это правильнее всего сделать. Правила работы с файловым Архивом и Архивом элек-
Я видел массу людей и компаний, которые бились над тронной почты одинаковы. За тем исключением, что элек-
тем, чтобы «выработать оптимальную структуру древа па- тронная почта содержит достаточное количество ключевых
пок в архиве электронной почты». Много раз эта структура слов и не требует никаких действий при сохранении, тогда
создавалась. Иногда громоздкая, иногда просто огромная как файл мы стараемся называть как можно подробнее.

240 241
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Почти каждый почтовый сервис и программа имеют мощ-


Ïðàâèëüíûé ïîèñê нейший механизм поиска, так давайте же им пользоваться.
Он поможет находить письма гораздо быстрее и лучше, чем
Если по какой-то причине у вас уже были созданы катало- мы, когда ищем глазами. Причем дает очень точные резуль-
ги или ярлыки и настроены фильтры, по которым почта сор- таты.
тировалась автоматически, не ломайте эту систему. Пусть Его поле находится над основным окном с письмами
так и будет. Лишь бы соблюдался главный принцип: непро- и, если ввести там поисковый запрос, то сервис будет ис-
читанное письмо лежит во «Входящих», а как только оно кать ключевые слова во всех полях всех писем по всей почте.
изучено — попадает в Архив. В большинстве случаев этого хватает.
Только теперь никаких поисков глазами! Давайте отказы- В остальных же мы пользуемся продвинутым поиском,
ваться от старых привычек, которые пожирают время, но не который открывается по нажатию стрелочки вниз, располо-
дают никаких плюсов в продуктивности. женной в правой части поискового поля рядом с синей икон-
Прежде чем пойти дальше, я хочу заранее снять возра- кой кнопки «Поиск» (обычно значок лупы).
жения. Привычка — великая сила. Чтобы перейти на что- В Gmail есть следующие критерии поиска.
то новое, нужен веский довод «за» и гарантии безопасности.
Довод «за» у нас есть — быстрый поиск и отказ от траты сил 1. Адресат
и нервов. Теперь доводы безопасности. В 90% случаев папки в древовидной структуре почтового
Иногда, когда удается быстро найти нужное письмо, воз- Архива создавались по имени контактного лица или назва-
никает большое сопротивление. Если мы ищем письма или нию организации, с которой велась переписка. Из этих же
файлы глазами, то имеем в голове список критериев, кото- соображений первыми полями в поисковой форме стоят те,
рым нужный файл или письмо соответствуют. В первую оче- где можно указать отправителя и/или получателя, что очень
редь, это отправитель и получатель, тема, которой письмо удобно.
касается, есть ли в нем приложенный файл или нет, в какие Когда мы ищем письмо нужного человека, то вводим
даты оно было отправлено или получено. начальные буквы его электронного адреса в верхнее поле,
Обычно поиск выглядит примерно так. Чтобы найти и Gmail сразу подсказывает адреса, в которых они встреча-
нужное письмо, мы отправляемся в древо папок, которые ются. Особенно удобно, когда ваша адресная книга тоже есть
созданы по признаку контрагентов, сотрудников, руково- в Gmail — тогда можно вводить имя или фамилию человека,
дителей, проектов, поставщиков, клиентов или контакт- чье сообщение мы разыскиваем.
ных лиц. Дальше ищем тему и примерную дату письма. Если мы ищем свое письмо какому-либо человеку, тогда
Если оно похоже на то, что нужно, заглядываем внутрь, задействуем и поле «ОТ» и поле «КОМУ». В первом указыва-
чтобы проверить. ем собственный адрес, а во втором — получателя.
То, что я предлагаю, повторяет данный процесс в точно- Это настолько популярный способ поднять переписку, что
сти. Только сортировку писем по критериям мы переклады- в Gmail даже есть функция «Переписка», показанная в кар-
ваем на поисковый алгоритм почтового сервера, который де- точке контакта, а также во всплывающем окне, которое по-
лает это не менее гибко, чем мозг. является, когда мышка наведена на имя отправителя или

242 243
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

получателя письма при просмотре его во «Входящих» или во Бывает так, что нужное письмо затеряно в цепочке со-
всей почте. общений с другой темой, фраза, которую мы хотим найти,
выражена иными словами, чем мы помним, письмо без
2. Ключевые слова вложений и других ярких признаков. Остается сузить па-
Второй очевидный способ — поиск по словам в сообще- раметры поиска, включив фильтр по дате. Сразу скажу,
нии. Он используется по умолчанию, если мы не открываем что использовать этот параметр приходится крайне редко,
расширенный поиск. Чтобы получить нужные результаты, может быть пару раз в год. Но уметь им пользоваться все
просто введите ключевые слова в главном поисковом поле равно стоит.
(не разворачивая окно расширенного поиска), и увидите все C техническими моментами мы познакомились. Теперь
письма, которые их содержат. на очереди правила работы с электронной почтой. Они спо-
Если список окажется слишком узким, в его нижней ча- собны облегчить жизнь, даже если вы проигнорируете все
сти можно нажать на ссылку «Попробовать поиск по всем остальные рекомендации в этой книге. Вы можете не рабо-
вариантам слов», и тогда программа не будет искать строгое тать с таск-менеджером, не использовать технику элемен-
соответствие. тарных действий, не обращаться к сквозному поиску и все
равно ощутить значительные сдвиги, если сделаете измене-
3. Тема ния, опирающиеся на эти правила.
Поиск по теме редко используется в повседневной рабо-
те с почтой. Скорее, он нужен, чтобы создавать фильтры, Ïåðâîå ïðàâèëî ðàáîòû
управляющие сообщениями с определенной темой. И может ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òîé
быть хорошей альтернативой, если поиск по ключевым сло-
вам дает слишком большую выборку.

4. «С приложением» Íå íà÷èíàéòå äåíü ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû!


Поле «С приложением» — превосходный уточняющий
инструмент. Как правило, мы используем его, когда ищем Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом
письмо определенного человека, содержащее вложение. займитесь письмами.
Это очень полезная функция и с недавних пор она дополне-
на опцией — можно указать приблизительный размер вло-
жения. Âòîðîå ïðàâèëî ðàáîòû
ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òîé
4. Ориентир по дате
Самый последний по частоте применения фильтр — ори-
ентир по дате. Он нужен, когда мы поднимаем старую пере- Ðàáîòàéòå ñ ïî÷òîé ïî ÷àñàì, îãðàíè÷èâàéòå ñåáÿ âî
писку, о которой почти ничего не помним, кроме того, с кем âðåìåíè.
и когда примерно она была.

244 245
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Приучитесь работать с почтой не больше 2 часов в день. Вы боитесь что-то пропустить? Нечто важное? Вот пустой
А лучше 1 час. Еще лучше — как можно меньше. Вы думаете список. Перечислите хотя бы 5 тем или писем, которые тре-
это невозможно? Тим Феррис тратит на почту 1 час в неделю! буют мгновенного ответа.
Хотя управляет компанией, где работают 200 человек. -
Иногда кажется, что на почту не уходит много времени. -
Обычно это заблуждение, и вот простой пример. Когда я за-
-
интересовался, сколько времени решаю задачи развития, а
сколько посвящаю рутине, то сделал аудит. По его итогам -
выяснилось, что на почту уходило 3 часа! В то время я уже -
2 года занимался консалтингом по GTD, вел 3 проекта и счи- Если только вы не сидите на продажах и напрямую не об-
тал себя довольно организованным. Аудит времени руково- щаетесь с клиентами, список будет пустым или полупустым.
дителей и сотрудников в компаниях показывает еще менее Меня «восхищают» руководители, которые буквально жи-
вдохновляющие результаты. Поверьте, на почту можно тра- вут в электронной почте. Они требуют от сотрудников мгно-
тить меньше времени! венных ответов (иногда даже в нерабочее время), а потом жа-
луются на низкую продуктивность. Невозможно нормально
работать, если постоянно отвлекаешься.
Òðåòüå ïðàâèëî ðàáîòû
Иногда бывает, что мы ждем письмо, на которое нужно
ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òîé быстро ответить. Иногда из-за этого может встать целый
процесс. В таких случаях слепо следовать правилам глупо.
Лекарство не должно быть горше болезни. Мы будем приме-
Äåðæèòå ïî÷òó çàêðûòîé. Âûêëþ÷èòå âñå èíôîðìåðû!
нять мягкий вариант.
Если ждешь важное письмо — допускается часто откры-
Никаких выскакивающих окошек, открытых окон и уве- вать электронную почту и просматривать заголовки. Этого
домлений. Ни на компьютере, ни на смартфоне. Перестаньте письма нет? Другие не читаем. Закрываем программу или
постоянно отвлекаться от важной работы на почту! окно браузера до следующего раза. Остальную переписку
Мы разучились нормально сосредоточиваться. И как можно обработать в специально выделенное время. Теперь
только хоть немного погружаемся в проблему, нам сразу хо- продолжим.
чется отвлечься, посмотреть новости или проверить почту.
Наша психика не терпит интриг и незавершенных дел, а лю-
Ïðàâèëî «Íåò âðåìåíè — íå òðîãàé»
бое уведомление ее создает! Даже если это системное сообще-
ние, все равно хочется его прочитать или скорее удалить. Это правило стоит особняком. Почта стала такой привыч-
ной, что иногда мы превращаем письма в чат. Бывает, не
Отключите уведомления и закройте окно почты. Вы уви-
успеешь отправить письмо, приходит ответ: «Получил, по-
дите, насколько проще станет работать и насколько улуч-
смотрю утром». Смысл таких писем под большим вопросом.
шится результат такой работы. Не превращайте и без того
Поэтому давайте будем следовать простому правилу: если на
обширную переписку в чат. Избавьтесь от лишнего общения.
работу с письмами нет времени, не нужно их открывать.
99% руководителей МОГУТ себе это позволить.

246 247
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Обычно по теме и первым строкам письма (они видны, Задание 2


даже если оно не прочитано) можно судить, сколько внима- Если у вас почта на Gmail
ния оно потребует. Если в запасе только 10 минут, а писем Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помо-
несколько, стоит уделить время тем, обработать которые мы щью специального чекбокса и нажмите «Архивировать»1,
успеем. «Масштабные» письма лучше просто не трогать. вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту
процедуру несколько раз. Если писем слишком много,
Ïðàâèëî «Òðîíóë — õîäè» выберите «Все письма» в чекбоксе.
Не бойтесь, почта никуда не пропадает. Все, что нужно
Как и предыдущее правило, это повторяет общую логику сделать, чтобы вернуть непрочитанные письма во «Вхо-
действий с Накопителями. Если работа с письмом начата, дящие», — зайти во вкладку «Вся почта» (у меня она ото-
мы не имеем права пометить его непрочитанным. Если от- бражается в основном меню, а у вас, скорее всего, скрыта
крыли, ему одна дорога — через обработку в Архив. под словом «Еще») и с помощью того же чекбокса выбрать
«Непрочитанные». А когда сверху появится клавиша
Конечно, точно рассчитать время не всегда возможно и
«Переместить во входящие», нажать на нее.
закончить работу над письмом в один присест не всегда уда-
ется. В таком случае действуем по обычной схеме — запи- Если вы пользуетесь Яндекс.Почтой
сываем элементарное действие в таск-менеджер, а письмо Войдите в ваш почтовый ящик и обратите внимание на кла-
все равно отправляем в Архив. В нем могут быть ценные вишу «Добавить кнопку» (с изображением волшебной па-
сведения, которые потребуются для завершения дела. Их лочки). Нажмите на нее и в открывшемся меню выберите
можно скопировать в комментарии к задаче в таск-менед- клавишу «Архивировать». Так в Яндекс.Почту будет до-
жер. бавлена функция помещения отработанных писем в Архив.
Выберите все прочитанные письма и архивируйте их.
Задание 1
Постарайтесь определить, как часто вы лично (и ваши со- Задание 3
трудники) должны отвечать на письма. Найдите наиболь- Попрактикуйтесь с поиском. Попробуйте найти дав-
ший интервал времени. Установите его как личный и кор- нишнюю переписку с помощью общей поисковой строки
поративный стандарт. и окна расширенного поиска.
Доведите до сведения контрагентов и клиентов, что теперь Если вы пользуетесь почтовым клиентом
вы проверяете почту по часам. Это очень важно. Если так В последние несколько лет веб-интерфейсы почтовых
не сделать, вас начнут одолевать бессмысленными звон- сервисов настолько развились, что по функционалу не
ками. уступают самым навороченным почтовым программам.
Настройте автоответчик, который расскажет, что письмо На мой взгляд, почтовые клиенты, которые ставятся на
получено, и проинформирует, когда стоит ждать ответа. компьютер, годами там живут, накапливают гигантские
В его тексте напишите свой телефон, чтобы вам могли по-
звонить, если письмо очень срочное. 1
Над письмами есть горизонтальная панель с кнопками, чекбокс на
ней крайний слева, клавиша «Архивировать» — следующая.

248 249
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

архивы писем и потом начинают жутко тормозить, в не- не значит, что все сказанное ниже нельзя применить, если у
нужный момент выполнять архивирование и медленно вас почта на Yahoo! или другом сервисе. С вероятностью 99%
включаться, ушли в прошлое. можно, даже если вы пользуетесь таким экзотическим сер-
Сама идея иметь Архив электронной почты на одном висом, как, например, Zimbra.
компьютере уже атавизм. Это настолько неудобно, на-
сколько громоздко. К тому же делает вас уязвимым в слу- Gmail
чае поломки компьютера или потери ноутбука. Первым по популярности среди пользователей, которые
Вы можете сказать, что IMAP-подключение позволяет ценят безопасность, скорость и удобство работы, идет почта
иметь единый архив на нескольких устройствах, и буде- от Google. Появившись после известнейших почтовых серви-
те правы. Но проблемы с медлительностью почтовой про- сов от Microsoft и Yahoo!, Gmail очень быстро занял ведущую
граммы, у которой большой архив, это не снимает. К тому позицию. Еще в 2012 году, когда во всем мире насчитыва-
же использование почтовых клиентов накладывает по- лось 2,2 млрд пользователей электронной почты, почти 20%
вышенные требования на производительность офисных (425 млн) из них выбрали сервис Gmail.
компьютеров или ноутбуков. Для частных пользователей и для организаций Google
В общем, вы уже поняли: я всецело за отказ от почтовых предложил удобнейший веб-интерфейс. Организации полу-
клиентов для работы с электронной почтой. Даже если чили также почту для отдельного домена, что и послужило
у вас многолетний архив из десятков тысяч писем, он мо- причиной взрывной популярности.
жет безболезненно переместиться из почтового клиента Основные плюсы электронной почты от Google:
в веб-интерфейс сервиса электронной почты. • высокое удобство использования (usability);
Подумайте, не пора ли переехать на Gmail? Это самый • высокая скорость;
удобный и безопасный сервис электронной почты. • высокая стабильность;
• высокая безопасность.
Отдельно стоит выделить такой плюс Gmail, как отмен-
Ðåêîìåíäàöèè ïî ïî÷òîâûì ная фильтрация спама. По статистике на него приходится до
90% от общего числа электронной почты. Те, кто пользова-
ñåðâèñàì лись корпоративной почтой с не очень хорошей защитой от
спама, знают, сколько мусорных писем поступает каждый
Вот несколько почтовых сервисов, которые можно счи- день. С течением времени их становится все больше и очень
тать подходящими или даже оптимальными: часто приходится тратить прилично времени и сил просто
на то, чтобы очистить почтовый ящик от ненужных сообще-
• Gmail;
ний, не говоря уже о том, что обилие спама дико раздражает.
• Яндекс.Почта;
Gmail избавляет от этой проблемы. Его спам-фильтры рабо-
• Почта Mail.ru. тают на очень высоком уровне. Интеграция со службой Google
Для обзора я беру именно их, потому за ними — более 80% Disk, календарем, менеджером контактов и устройствами на
российского сегмента пользователей электронной почты. Это Android делает почту от Google идеальным помощником.

250 251
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

Самой же удобной для нас функцией в Gmail будет воз- Для малого бизнеса она хороша как почта для доменов,
можность архивации прочитанных писем из «Входящих» потому что снимает все проблемы с организацией, админи-
в раздел «Вся почта». стрированием, мобильным доступом к корпоративной по-
чте. Ну и тем, что бесплатная, разумеется.
ßíäåêñ.Ïî÷òà
Яндекс.Почта ценна тем, что имеет бесплатную версию Mail.ru
для корпоративного использования. С недавних пор почта Почта от Mail.ru есть, наверное, у каждого пользователя
Google для доменов сделалась платной и лучшим помощни- русского сегмента Интернета. Она — долгожитель почтового
ком малому бизнесу стала Яндекс.Почта. Она имеет класси- рынка нашей страны и именно поэтому имеет такую попу-
ческий интерфейс для этого вида сервисов, без каких-либо лярность. Нельзя сказать, что почта от Mail.ru выделяется
важных для нас особенностей. Яндекс.Почта, как и Gmail, чем-то особенным. Это обычный почтовый сервис, который
умеет объединять письма по темам в цепочки, что очень по- по удобству использования остался на уровне 10-летней дав-
могает организовать переписку. Еще она привлекательна ности. Однако Mail.ru работает над ним, и потихоньку что-то
тем, что позволяет разнообразить дизайн почтового ящика, все же происходит.
изменив его оформление (впрочем, как и Gmail). Дополни- Веб-интерфейс почты на Mail.ru мало отличается от тако-
тельный плюс — сервис Яндекс.Диск, в котором можно хра- вого же у Яндекса и остальных почтовых сервисов, поэтому
нить файлы. Если Google Drive дает пользователю бесплатно останавливаться на нем не будем.
15 Гб, то Яндекс предоставляет бесплатно до 20 Гб.
Несомненным плюсом стал сервис Облако от Mail.ru, ко-
А вот чем мне не нравится Яндекс.Почта, так это блоком торый побил все облачные сервисы для хранения данных,
новостей, который не убирается даже инструментом для предложив бесплатно 100 Гб. Однако ничто не мешает нам
удаления интернет-рекламы (плагин AdBlock бесплатен и использовать его отдельно.
доступен в магазине приложений для Google Chrome). Этот
Также у Mail.ru есть почта для доменов (тоже бесплатная)
блок отображается слева внизу экрана, как раз под основ-
и нет рекламы, которая проходила бы фильтры плагина (еще
ным меню почтового интерфейса.
раз напоминаю, что он называется AdBlock).
Представьте, что вы только что закончили работу с по-
чтой. Можно немного передохнуть, а потом приступать
к задачам, а тут взгляд упал на новости. Что будет дальше?
Очевидно, если они заинтересуют, следующие несколько де- Êàê ðàáîòàòü ñ êàëåíäàðåì
сятков минут уйдут на чтение.
Если вы откроете Яндекс.Почту, то можете заметить, что
Иногда в списках дел попадаются задачи «встретиться
надпись «Сегодня в новостях» подчеркнута красным. А так-
с Виктором» или «забрать ребенка из школы». Им там де-
же то, что новости подбираются так, чтобы заинтересовы-
лать нечего, потому что для такого рода записей есть кален-
вать как можно больше людей. Скорее всего, они смогут нас
дарь. Этот раздел написан специально для того, чтобы лик-
отвлечь, поэтому для личного пользования я Яндекс.Почту
видировать возможную путаницу между задачами и тем, что
не рекомендую.
нужно заносить в календарь, — событиями.

252 253
Àíòèòàéì-ìåíåäæìåíò Ïðèëîæåíèå

И задача и событие — то, что мы собираемся сделать. От задачи можно отвлечься звонком, визитом, дружеским
На этом сходство между ними заканчивается и начинаются вопросом.
различия. Второй признак события — точное время начала и фик-
Иногда можно встретить деление задач на те, которые при- сированная или почти фиксированная продолжительность.
вязаны ко времени, и те, которые начала не имеют. Порой их Мы можем записать в таск-менеджер «позвонить Андрею
называют «жесткими» и «мягкими». Раз задача привязана по поводу холодильника» и назначить этой задаче вре-
ко времени, возникает соблазн увидеть ее в календаре. В са- мя в 13:40. Однако ничего не случится, если мы позвоним
мом деле, разве не удобно? Смотришь в календарь и видишь в 13:30 или в 13:50. Но сколько будет продолжаться разго-
сетку, когда и что тебе нужно сделать. Нет, неудобно, и сей- вор, заранее сказать сложно. Может быть, пару минут, а мо-
час объясню почему. жет, и все двадцать.
Пока задач на день две-три и одна встреча, использовать Если же мы договорились с Андреем заранее, что будем
стандартный планер и писать в него все подряд можно. Это созваниваться в 13:40 и закончим примерно в 14:00, это
не приносит никаких проблем. Когда задач становится боль- нужно отразить в календаре. И он и вы ждете звонка, и во-
ше (как и встреч), выясняется, что данная стратегия себя не просы, которые будут обсуждаться, не допускают, чтобы вас
оправдывает. По нескольким причинам. прервали (иначе зачем заранее договариваться о разговоре?).
1. Календарь, при взгляде на который рябит в глазах, боль- Следовательно, это событие.
ше путает, чем помогает. Событием окажется любое мероприятие, которое делает
2. При его изучении не понять, сколько времени можно по- нас занятыми, начинается точно в срок и продолжается стро-
святить задачам. го оговоренное время. Перелет — это событие. Мы должны
явиться в аэропорт точно в срок и пробудем в пути опреде-
Календарь — инструмент, который устанавливает наше
ленное время. Его нужно отметить в календаре. Равно как
расписание. В нем фиксируется то, что жестко привязывает
и то, если мы забираем ребенка из школы или садика. Нуж-
н