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Sector Administración
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se los ingresa al Sistema. En Tesorería, Ordenes de Pagos varias, se les da egreso
cuando se efectúa el pago con cheque. Cuando se entreguen los cheques verificar que
los que estén a nombre de Moreno Moreno hayan sido endosados por Don Eduardo y
los que estén a nombre de Eduluc hayan sido endosados por la Sra. Bety.
Contactos con fábrica: Tel. 011-51690000 Andrea Diaz int. 2301 – Lucas
Santana int. 2304 son las personas que reciben el mail en fábrica con la información
diaria de la planilla de pagos. Por otros temas consultar a Carlos Liendro.
Recepción del sobre de fábrica: Hay que estar atento a la llegada de los semi de
fábrica, ellos traen un sobre con facturas, recibos, NC, etc. Cada semi tendría que traer
un sobre. A veces, cuando llegan dos juntos, uno sólo trae la facturación de los dos.
Documentación que puede venir en los sobres: Comprobante de envío y recepción de
información: Va en el tercer cajón. Los usa Carlos para detallar las cuentas corrientes
que él envía. Detalle de devoluciones enviadas: vuelve firmada como constancia de
recepción en fábrica. Se archiva en el bibliorato “Devoluciones”. También pueden
llegar NC (567, 503, 502) por diferencias de facturación, en este caso se sacan
fotocopias para Carlos al dorso del detalle de la comunicación del ajuste, también
pueden venir NC con códigos 578, 579 por Repositores. En todos los casos a las NC se
las asienta como “Créditos descontados” en la planilla de pagos. Factura de Logística
La Serenisima S.A: se le saca fotocopia para Carlos y el original se graba en el sistema
y en la planilla que corresponda en el archivo Pagos a Serenísima que está en el
Escritorio. En este caso corresponde Pagos Serenisima Agosto 2006. Recibos de
Logística La Serenisima S.A.: se controlan en las planillas impresas que están en el
bibliorato “Serenísima Ctas. Ctes.” Si coinciden se abrochan a la planilla, sino se hace
el reclamo a Andrea Díaz.
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También se confecciona un detalle con las cuentas corrientes que informa Carlos. En el
detalle las Notas de Crédito se anotan correlativamente, por día, si es que falta algún
número significa que se emitieron comprobantes por “Facturas confirmadas” por lo que
hay que esperar el mail de Andrea Achar. Si en uno o dos días no llega hay que
reclamarlo. Este detalle de cuentas corrientes se manda junto a la Planilla de Pagos a
Mónica Chazarreta y se archiva una copia también junto a una de la Planilla de Pagos en
el bibliorato “Serenísima Ctas. Ctes.”
Los vencimientos de las facturas de Logística La Serenísima S.A son generalmente los
lunes, miércoles, jueves y viernes. En esos días hay que pasar un mail a Andrea Díaz
informando como quedó la planilla de pago. Si quedó cancelada se imprime para enviar
en el sobre a fábrica.
Depósitos de camiones del interior: Los días miércoles a hs. 9:00 llamar a Juan
Torres (camión 7) Tel. 156056355 para pedir el importe del depósito que va a hacer,
también llamar a René Rementeria (camión 8) Tel. 154447318 por la misma razón.
René informa importe en efectivo e importe del cheque que va a mandar. Los tres
importes se agregan a la planilla que vence ese día. El día Jueves Carlos retira de La
Veloz del Norte los dos sobres que mandan los camiones del norte. Don Eduardo
entrega los comprobantes de depósitos y el cheque endosado. Todo se envía asentado en
el Formulario exclusivo de Tesorería, previamente sacar fotocopia de los tres.
Viernes: Llamar a los camiones del norte (Torres y Rementeria) para ver cuanto van a
depositar y agregar los importes a la planilla.
Devoluciones: Alfonso las codifica, cuando él las entrega se les saca fotocopia. En el
archivo “Devoluciones” del escritorio de la PC hay una hoja llamada “Clientes” donde
está el detalle de los Números de clientes de los supermercados. En la parte superior
derecha de cada remito de devolución se coloca ese número, luego se confecciona el
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detalle de los remitos que se enviaran a fábrica. Este detalle se imprime por tres: uno
para abrochar a los remitos originales de devolución que se colocan en el sobre para
enviar a fábrica, otro para enviar también a fábrica con la leyenda “Por favor devolver
esta copia firmada” como constancia de la recepción y otro se abrocha a las copias que
quedan para nosotros en el bibliorato devoluciones. Si Alfonso demora en
entregarlas hay que pedírselas para que Resina las codifique y no se retrase el envío.-
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Dánica: el saldo figura en el sistema, igualmente hay que conciliarlo con el resumen
que ellos mandan semanalmente.
Piamontesa: el saldo figura en el sistema, se transcriben todas las facturas a vencer
(sacar la cuenta cuales conforman el saldo), con la fecha de la factura para que Don
Eduardo saque el pago según el vencimiento. Vencen a los 15 días de emitidas.
Nutrimentos: queda sólo una factura a pagar que hay que descontarle las devoluciones
que tenga Santiago.
Conser: Se paga una vez al mes el saldo que ellos informan también una vez al mes.
Esta información llega en un sobre que ellos envian y corresponde al pago de la cuota
por obra social de la Sra. Mabel Tejedor, las retenciones de Impuesto a las Ganancias y
SUSS que nos hacen por la facturación mensual de fletes. Se concilia con los pagos que
nosotros tenemos hechos.
Proveedores de repuestos y servicios varios: se anota en nombre del proveedor y el
importe a pagar restado el importe a retener por impuesto a las Actividades
Económicas, en caso de corresponder. También se anota el importe retenido.
La retención se hace a los proveedores de Moreno Moreno y Cia. S.R.L. que superen los
$200 + IVA, NO a los de Eduluc y Cia. S.R.L. En el caso de las Facturas C se toma
como base imponible el total de la factura, a los que tienen Facturas A se toma el neto
y se multiplica por el 3%. Ese importe es lo que se le descuenta al proveedor.
Confección del formulario de Retención de Actividades Económicas: El formulario
“Constancia de Retención” viene dividido en tres cuerpos iguales por lo que la
información que se registra se repite tres veces. Los dos primeros contando de arriba
para abajo, son para el contribuyente (en este caso el proveedor) , el último queda para
Moreno Moreno y Cia. S.R.L. Se colocan los datos del proveedor conforme lo pide el
formulario. Donde solicita el monto de la operación se coloca el importe neto de la
factura cuando se trate de proveedor con Factura “A” y el total de la factura cuando se
trate de proveedor con factura “B” o “C”. Donde solicita la Alícuota se coloca 3%.
Puede ocurrir que el proveedor esté inscripto en Convenio Multilateral, en ese caso se
le retiene el 1,5%. Son proveedores muy puntuales que ante la duda se le consulta por
teléfono antes de hacer la retención.
Si sale pago, Don Eduardo informa a quienes hay que avisar para que vengan a cobrar.
Se los llama por teléfono a cada uno comunicándoles que hablamos de Moreno Moreno
(depósito de Serenísima) y que está listo el pago si pueden venir a la mañana hasta hs.
12:30. En caso de que no puedan venir Don Eduardo tiene que guardar el dinero para la
tarde. Los teléfonos están en la agenda azul “Rio Uruguay” o sino fijarse en la factura
de cada proveedor.
Al pagar hay que mostrarle al proveedor claramente la cuenta que se le está abonando.
Se debe entregar los dos cuerpos que son para el contribuyente del comprobante de la
retención de Actividades Económicas, en caso de corresponder.
En algunos casos los pagos se hacen a través de depósitos bancarios. En el escritorio de
la PC hay un archivo excel con el detalle de las cuentas bancarias.
Notas al personal:
Se hacen distintos tipos de notas al personal. Descargos, Apercibimientos, Vacaciones,
Presentación en supermercados, etc. Los modelos se encuentran en el archivo “Notas al
personal” en Mis documentos de la red. Una vez que están firmados dejarlos pegados en
el escritorio de la Sra. Bety o entregárselo a ella en mano.
Ausencias del personal: Cuando el empleado da a conocer que se encuentra enfermo,
hay que recordarle que tiene que presentarse en Semtex Alvarado Nº 141 de 17:00 a
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19:00 hs. Se pasa un mail al Dr. Russo informando la ausencia del empleado, en lo
posible a la mañana. Si no se notifica, el médico no lo atiende.
Presentación en los supermercados: Se hace una nota que acompaña la documentación
de los empleados preparada por la Sra. Bety. La nota es por cada uno de los empleados
al igual que cada grupo de documentación.
Cada día que un empleado cumple años se le entrega una nota de salutación. Esta nota
esta en un archivo Word en el escritorio de la PC con el nombre de “Cumpleaños”.
En el caso de vacaciones al personal hay que registralas en el archivo “Vacaciones del
personal” que está en el escritorio de la PC.
En el escritorio, en el archivo “Repartos” hay una hoja con los datos del personal. En el
archivo “Teléfonos” están los teléfonos del personal.
Documentación al Contador
Dos veces al mes se envía documentación al estudio contable del Contador Espilocin.
Se mandan las facturas del bibliorato “IVA Compras” separadas por Moreno Moreno y
por Eduluc, ordenadas por fechas. Una vez al mes, antes del día cinco, se envían los
comprobantes de las retenciones del impuesto Actividades Económicas realizadas y
sufridas. Para ello se confecciona una planilla por retenciones cobradas y otra por
retenciones pagadas. Ambas se encuentran en un archivo excel en el Escritorio de la PC
con el nombre “Retenciones cobradas”. Asimismo se hace una planilla con otras
retenciones sufridas, como por ejemplo Retención del Impuesto a las Ganancias (la
realizan algunos clientes como Logística La Serenísima S..A., Supermercado Alianza
S.A.), Retención del Régimen SUSS. (Logística La Serenísima S.A.) Estas planillas se
encuentran en el mismo archivo citado.