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Sonia Pereira
Diego Fermín
Zuleima Perdomo
Kelys Pimentel

Alejandra Básalo


Valle de Sartenejas, mayo de 2011

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Sistemas De información AdministrativosV VV
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¢V Software de Gestión SAP V V
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¢V PymePlus EvoluciónV V
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¢V inventario Activo Fijo 3000V V
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oda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las

bases para el proceso de toma de decisiones. Los administradores y otras personas que
toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para
así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los
sistemas de información para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo,

cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el
momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución
eficaz de la tarea.

Sabiendo que un sistema de información es un conjunto de elementos que

interactúan entre sí y que tienen como finalidad facilitar actividades que se ejecuten en
una empresa o negocio, se puede decir que el sistemas de información administrativa
(S.i.A) es el desarrollo y el uso de sistemas de información eficaz dentro de la
organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos
y personas que componen su estructura. El (S.i.A) se refiere a la suma de todos los
sistemas de información de la empresa.

Los sistemas de información administrativa son herramientas de suma importancia

para la organización porque prevén y ayudan a la alta gerencia de las organizaciones a
tomar diversas decisiones, ya que, estos recogen información referente al control
administrativo de la organización y a la justificación económica de lo que se está
haciendo y el por qué se está haciendo. Este sistema nació con el fin de saber las
necesidades de la empresa con el fin de implantar criterios con respecto a las prioridades
a la hora de tomar decisiones.

Cabe destacar que los sistemas de información administrativos son subsistemas

de sistemas más amplios, como el sistema de información gerencial (MiS) esto quiere
decir que uno se apoyo en otro y la unión de estos forman parten indispensables de la
empresa.


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Estos sistemas nacen a consecuencia de satisfacer diversas necesidades dentro de

la organización, comenzaron a desarrollarse en 1960 y se caracterizaban por producir
informes administrativos que podían ser realizados de forma periódica dependiendo de
la organización, los mismos se elaboraban de forma semanal, mensual o anual. Debido a
que eran imprimidos con regularidad se les llamo informes programados, y estos
ayudaban y eran indispensables para el desempeño de los administradores. Por ejemplo
tenemos: informes de nomina, de suma importancia para los gerentes y el control de los
costos futuros de ese reglón, que en pocas palabras servían para que ellos pudieran
prever esos costos.

Al darse cuenta los administradores de la importancia de esos reportes observaron

que eran útiles para diversas áreas y departamento, como por ejemplo: supervisión y
control de los costos laborales, los pagos a proveedores, el desempeño de los
representantes de ventas, los niveles de inventarios entre otros.


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Los sistemas de información (Si) son básicamente un conjunto de elementos o

componentes interrelacionados que se emplean para recolectar, procesar, y darle salida a
datos e información, además de proveer un mecanismo de retroalimentación que trabaje
en pro de alcanzar uno o varios objetivos. Partiendo de esto se tiene que un Sistemas de
información Administrativo (SiA) permite realizar todo ello pero con un enfoque
administrativo; de tal modo que se interrelacionan un conjunto de personas,
componentes, software, hardwares, base de datos e innumerables dispositivos que
apoyarán a la organización y a cada uno de los integrantes de una organización en la
toma de decisiones.

En general los SiA permiten establecer una relación organización- información-

efectividad, es decir, el almacenamiento de datos o uso de herramientas tecnológicas
avanzadas que permitan procesar datos de manera eficiente y exacta, en el momento en
el que los directivos o cualquier otro ente necesiten una información es muy importante,
y que además de ello el sistema ofrezca una retroalimentación que permita corregir
errores humanos es aún más importante.

Algunas de las definiciones que plantean autores del área con respecto a los SiA
son:

¢V âEs el sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente, que
captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de
la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de
información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la
informaciónâ, Murdick G. (1998).

¢V âSon los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de

operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder
ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivosâ,
Bocehino (1987).
 ¢V Un sistema de información administrativo (Management information System) es
un conjunto organizado de personas, procedimientos y dispositivos para
suministrar información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.
El interés particular de un MiS es la eficiencia operativa´ eynolds G. & Stair
. (1999).

Así se establece que los SiA son fundamentales para el manejo de datos y
resultados, y en ese sentido para lograr el funcionamiento correcto de las organizaciones
con el ahorro de tiempo, esfuerzo y desgaste de recursos de manera innecesaria al
desaprovechar las oportunidades que ofrece el sistema. Entendiéndolo además como un
método formal para darles a los gerentes información oportuna y exacta que le permitan
efectuar funciones de planificación, control y operaciones.

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odos los sistemas de información están determinados por la integración de varios
elementos, entre los que están; Las personas, Los datos, Las actividades ejecutadas y la
comunicación. Así mismo los sistemas de información administrativo no varían en base
a ello, al igual que otros sistemas.

Por otro lado como todos los sistemas, los SiA poseen componentes que indican
el flujo de las actividades, ellos son:

¢V # : Son los datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de

entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al
sistema.

¢V 
  
: Es la fase durante la cual los datos obtenidos son transformados o
manipulados, organizados y archivados.

-V  : Este tipo de procesamiento implica la utilización de la mano

del hombre y sus habilidades para obtener una salida de información.,
Además suele ser muy engorroso y poco confiable si se están manejando
grandes números de datos.
 Como en la organización sucede exactamente lo indicado es necesario
emplear otro tipo de procesamiento más exacto y efectivo como el
computarizado.

-V ã


: Este tipo de procesamiento se realiza a una velocidad
mayor y con una exactitud mucho más amplia, puesto que se emplean
computadoras con software diseñados para cada tarea, lo que nos ofrece
una mayor tecnología y por ende más eficiencia y eficacia en la
información arrojada.

Los sistemas de información basados en computadoras están compuestos

por hardware, software, base de datos, telecomunicaciones, personas, y
procedimientos específicamente configurados para realizar el
procesamiento de datos y convertirlos posteriormente en información.

¢V : implica la producción de información útil; elatos, diagramas, cuadros,

resúmenes, escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento;
una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser
producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.

¢V c 
  : Es la salida que se utiliza para realizar cambios de entradas o
procesamientos, ya que, la presencia de errores o problemas puede ser solventado
más rápidamente en estos niveles del flujo de datos.

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Los sistemas de información administrativo pueden generar información a lo largo
de los diferentes entes dentro de una organización, mas eso no implica que a la hora de
tomar una decisión en una situación determinada sea necesario emplearla toda. Por tanto
es imprescindible que para cada acontecimiento la información suministrada a los
gerentes cumpla con ciertas características base, que le permitan controlar y evaluar los
procesos, como son:


 ¢V ã: Para la toma de decisiones acertadas es necesario que la información
suministrada hacia los gerentes este acorde a la realidad.

¢V Ñ

 : Para los gerentes es sumamente importante que la información
que requieren sea transmita de manera rápida y exacta, apostando así a la
efectividad. Esto buscando controlar dentro del proceso administrativo las
operaciones o procedimientos que no se apeguen a los objetivos de la empresa.

¢V ã : Si bien la información es importante, la información que no sea

relevante es netamente innecesaria a la hora de tomar decisiones y puede
representar un retraso a la hora de ese proceso de elección, aunado a eso puede
implicar un potencial en el cometimiento de errores por parte de los gerentes.

¢V c   : Los gerentes para controlar y evaluar un proceso necesitan que se

les suministre información acorde a sus funciones, esto para que en base a ello
pueda hacer uso de sus atribuciones en el proceso de toma de decisiones.

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Los sistemas de información administrativos deben ser métodos por los cuales los
gerentes puedan visualizar posibles acontecimientos comunes o aleatorios dentro de un
proceso.

Puesto que es necesario, además de definir dentro de la organización cuales son

los puntos críticos de los procesos y las desviaciones correspondientes, realizar
evaluaciones periódicas y establecer si es necesario tomar o no medidas correctivas con
respecto a ello. Estas decisiones son tomadas por los gerentes a través de la información
obtenida por los SiA, debido a ello es necesario que los mismos cumplan con ciertas
características;

¢V ã
 : Deben mostrar información ajustada a la realidad y verídica, donde la
misma pueda ser verificada desde su fuente original y no produzcan errores.

 ¢V ã

$Deben mostrar la información necesaria, sin redundar ni abordar temas
que no estén relacionados a la materia administrativa o a lo que se está
solicitando.

¢V Ñ


$ La información debe estar disponible para el momento en que sea
solicitada y cumpliendo con las características antes mencionadas.

¢V ã

  : Debe manejar un lenguaje acorde al nivel de conocimiento de las
personas que lo van a manejar. En caso de manejar un lenguaje universal debe
contener símbolos correctos y términos adecuados para facilitar la recepción de la
información.

¢V c    : Deben ofrecer a los gerentes información de importancia y acorde a

lo que se está necesitando, teniendo en cuenta lo esencial de ello.

¢V ã: Deben ofrecer la información solicitada, y además de adecuarse a los

casos debe satisfacer los requerimientos de los gerentes, que mayormente, es la
efectividad de la misma.

  

  

 

 Los sistemas de información administrativo tienen diversos objetivos dentro de
una organización los cuales son fundamentales para el buen manejo de la misma, entre
ellos están:

¢V Establecer criterios para brindar información oportuna a los diversos niveles de la

organización.

¢V Ayudar a la alta gerencia y a los altos niveles ejecutivos a la hora de tomar

decisiones referentes a los procesos dentro de la organización.

¢V ecopilar y brindar información actual sobre el estado de la empresa además de

proveer situaciones o acontecimientos futuros con la finalidad de prevenirlos y
tomar las mejores decisiones.
 ¢V Dar a conocer las prioridades de la empresa a través de la información arrojada
sobre el estado actual de la misma.

¢V Coordinar otros subsistemas de la organización.

¢V
razar las metas de la organización con la finalidad de hacer que la empresa logre
sus objetivos.

    




La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa y el

desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir
de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará.
La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde
queremos estar en el futuro.

odos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación
gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y
el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los
recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SiA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2

enfoques para incorporar el SiA en el plan: el Pasivo y Proactivo:

¢V Enfoque Pasivo= El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que

satisface las necesidades resultantes.
¢V Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más
amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor
utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la
estrategia del SiA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
 Por otro lado el diseño conceptual de un sistema de información administrativa
es el resultado de un proceso, es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal,
un diagrama de flujo, por esquemas y listas, es un marco de referencia dentro del cual se
desarrollara el diseño detallado, Por tanto nos permite examinar varios diseños posibles
antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual es un proceso creativo, la presentación de todas las

consideraciones es compleja y larga, y la misma consta de cuatro fases:

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(
$ Las especificaciones
son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema.
o les interesa cómo se satisfacen sus deseos, sino más bien lo que obtienen.

4V )   
  $ Se trata de reunir hechos y a analizar la
organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información
administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose
actualmente.

ÿV ) $ Esta parte de la actividad del diseño conceptual se

ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de
información administrativa.

V        (

 

$ El informe que incluye el diseño
conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del
diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo
y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación


  

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Debido al avance continuo de la tecnología en todos sus aspectos y la necesidad

creciente de las organizaciones de abarcar más espacio dentro del mercado mundial, es
necesario que empleen sistemas de información administrativos computarizados, con
softwares avanzados y cada vez más especializados a funciones especificas.
Por tanto a continuación se hablan de algunos de los SiA que actualmente se están
manejando en el área administrativa:

¢V Software de Gestión SAP

Los softwares SAP ofrecen una gama de soluciones para los diversos problemas
empresariales que pueda tener una organización, mas sin embargo enfocados en
la información administrativa se tienen para:

-V La Gestión de información Empresarial, integración y calidad de los datos:

SAP Businessbjects Data Services, SAP Businessbjects Data integrator,
SAP Businessbjects Data insight, SAP Businessbjects Event insight.

Este conjunto de softwares ofrecen a sus clientes poder Descubrir

continuamente el impacto empresarial de los eventos en fuentes de datos
relevantes mediante la correlación de datos de eventos en tiempo real con
información histórica, de modo que pueda aprovechar las oportunidades y
ejecutar la acción correctiva precisa en cada momento.

Utilizar esta solución unificada de integración de datos y gestión de la

calidad de los datos para consolidar, mejorar y entregar datos en cualquier
lugar, Además que permite que los administradores determinen el perfil de
los datos para identificar los errores y solucionar los problemas de calidad
de los datos.

¢V PymePlus Evolución

Es un software que permite visualizar los atributos de los clientes, proveedores,

artículos, agentes y documentos permitiendo manejar la información para tomar
las mejores decisiones para la empresa; debido a que el programa está diseñado
para presentar informes, razones financieras, tablas dinámicas, indicadores,
logrando automatizar el sistema de trabajo mediante el envío de la información
obtenida por e-mail.
 Para la utilización de software se necesita como mínimo internet Explorer 7.0,
adobe acrobat, procesador intel Core 2, 1 GB de memoria AM, 1 GB de HD,
resolución de pantalla 1024 x 768 pixeles, Microsoft office y sólo está
disponible para las versiones de Windows.

¢V inventario Activo Fijo 3000

Con inventario activo fijo 3000 se pueden controlar los activos fijos de una
empresa y saber en todo momento dónde se encuentran, organizándose así
mediante bases de datos fáciles de manejar. Su sencilla interfaz permite crear
fácilmente listas con nuestros proveedores y artículos.

ambién podemos gestionar informes sobre dónde se encuentra cada artículo, de

cuantas existencias disponemos y el movimiento de las mismas entre almacenes
o del almacén a la tienda, lo cual le permite a los gerentes tomar decisiones con
respecto a la ventas o manejo del proceso de venta establecido.

¢V Microsoft Excel

Es un programa del paquete de Microsoft ffice, para utilizarse en Windows o

Macintosh. Permite al usuario realizar hojas de cálculo con herramientas como
gráficos y funciones de cálculo que son de muy poca complejidad para el usuario,
consiguiendo que en poco tiempo otorgue cifras o gráficos de acuerdo a las
información administrativa que se requiera y así la gerencia tener un soporte para
las toma de decisiones.

En este sentido este tipo de herramientas pertenecen a los sistemas de soporte de

decisiones los cuales se enfocan mas en aplicaciones detalladas, a diferencia de
los SiA que se apoyan de estos sistemas y implican un análisis de información
más general de toda la organización.
 En general existen diversos programas computarizados que pueden facilitar la
toma de decisiones de los gerentes al ofrecer información efectiva de manera rápida y
exacta, estos programas abarcan el análisis de diversos módulos dentro de la
organización como finanzas, ventas, administración, gestión del talento humano,
estadísticas, entre otros módulos.

Los sistemas dependen de la salida de otros, por tanto los sistemas de soporte de
decisiones están directamente relacionados con las actividades realizadas por los SiA; lo
que en general permiten a la directiva o altos gerentes controlar y evaluar los
procedimientos dentro de la organización.







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Los sistemas de información administrativa, son herramientas fundamentales e

indispensables de las organizaciones, estos funcionan de tal modo que recopilan
información referente al estado actual de la empresa, la cual es extraída del sistema de
procesamiento de transacciones de la organización.

Sabiendo una vez como funciona un sistema de información administrativo

podemos definirlo como un conjunto de elementos dirigidos al procesamiento y
administración de datos e información, los cuales se presentan ordenados y preparados
para su uso posterior y que además de ser una herramientas de suma importancia para la
organización, ayudan a la alta gerencia a tomar diversas decisiones referentes al control
administrativo de la organización y a la justificación económica de la misma, en pocas
palabras, lo que se está haciendo en la organización y el por qué se está haciendo.

Aunado a esto los sistemas de información administrativos ayudan al

desenvolvimiento de otros sistemas de información y trae consigo una serie de
beneficios para la organización, como por ejemplo acelerar el procesamiento de las
actividades empresariales, reducir costos administrativos, ahorrar recursos y tiempo al
momento de realizar diversos trabajos


 
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¢V eynolds G. & Stair ., Principios de Sistemas de información: Enfoque

Administrativo (1999), international
hompson Editores, 4ta Edición.
[Documento en línea]:
http://books.google.co.ve/books?id=k_sKKiF0iCgC&printsec=frontcover&dq=sis
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dD8icbGgAei042uBg
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ge&q&f=false

¢V Stoner J., Freeman, Gilbert D., Administración (1996), Editorial Pearson

Educación 6ta Edición. [Documento en línea]:
http://books.google.co.ve/books?id=g_nweMjueSkC& printsec=frontcover&hl=es
&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

¢V Compañía SAP [Pagina web]: http://www.sap.com/venezuela/index.epx

¢V Compañía SAGE SP [Pagina web]:
http://www.sage.es/evolucion/espiritu_evolucion.asp