IV Congreso de Archivología del Mercosur

27 al 29 de septiembre de 2001

Política Archivistica para el Siglo XXI

Manuel Vázquez

Resumen

La conducción de Sistemas de Archivos Nacionales –o de cualquier otro nivel-, y los

servicios de las computadoras y las redes informáticas constituyen un llamado a los

Archiveros Profesionales para que destaquemos aquellos aspectos característicos de nuestra

especialización que significan mayor servicio a la sociedad.

El siglo XXI ha puesto en la bandeja de nuestras actividades una en que somos

insustituibles: la concepción, formulación y aplicación de la Política Archivística de nuestros

países y del Mercosur.

En este trabajo se mencionan como aspectos de esa Política: el apoyo a la democracia

y al nivel social de los ciudadanos; las respuestas al desafío de la globalización; la defensa

de la identidad de cada comunidad.

Los archivos generales, los centros de docencia archivística, las asociaciones de

archiveros son los agentes de esta nueva ubicación social de nuestra profesión.

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Introducción

El tema Política Archivística es relativamente nuevo (1). Los autores que cito

nos hablan de compromisos tales como “Reglamentación-estructura-programas” de archivos

(Couture-Rousseau), Dirección y organización de Sistemas de archivos (Vázquez),

“Administración de archivos” (Heredia Herrera), etc.

La propuesta de esta Ponencia es mostrar campos de servicio cada vez más

amplios a favor de la sociedad en general y de la comunidad en que vivimos.

Para cumplir con este nuevo rol social, es necesario salir al escenario de la

actividad pública para ofrecer y aportar lo que está en nuestras competencias profesionales

pero no ha sido explotado aún. Salgamos a la luz pública y presentémonos como agentes del

cambio social en que están empeñados nuestros países.

En primera instancia, es menester estar convencidos y convencer de que, así

como hay una política sanitaria, una para la educación, otra política vial, o ecológica, o

deportiva, la sociedad no puede marchar correctamente sin una Política de Administración de

Documentos de Archivos.

1. Lo que nos pide el s XXI.

De las últimas décadas del s XX hemos recibido aspiraciones e inquietudes

que darán su fruto en las primeras décadas del s XXI. Mencionaré algunas de estas

aspiraciones que veo relacionadas con la profesión archivística:

1.La integración de los marginados a la vida democrática.

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2.La difusión de una democracia cada vez más participativa.

3.El aprovechamiento de la informática para todos.

4.La antinomia Globalización-Identidad de cada comunidad.

Enumeraré brevemente áreas o campos que los archiveros podemos ocupar para llegar

al interés central, a saber: el compromiso grupal y personal de los archiveros.

1.1 La integración de los marginados.

Hay muchos tipos de marginados y cada uno presenta distintos problemas.

Veamos algunos casos:

Las favelas o villas marginales son conjuntos humanos que carecen de

documentos: no tienen registro de propiedad inmueble ni planos de calles o de agua corriente

y distribución eléctrica, etc. El día que tengan estos papeles y algunos más, se acabó la villa

miseria. ¿Qué podemos hacer los archiveros?. Tender a documentar todos los aspectos que sea

posible. Por ejemplo: Si hay una escuela o un puesto sanitario hacer que los documentos sobre

personas, allí producidos lleguen a autoridades municipales de planificación. Promover censos

frecuentes (anuales o bienales) de familias y viviendas; ciertos planos de la red de calles y así

sucesivamente.

Los archiveros podemos concientizar a los habitantes de que ser ciudadanos

es hallarse registrados, con estado civil reconocido, inscriptos en los servicios de agua y luz,

poseer documentos de escolaridad, vacunas y aportes jubilatorios. Ciudadano es el que

efectivamente participa en el desarrollo y en las ventajas de la democracia. No conformarse

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con habitar. Buscar integrarse. Los archiveros tenemos una de las herramientas de esa nueva

vida.

Los usuarios débiles. El perfil del usuario que subyace en las leyes y

manuales de procedimiento es un varón de 30 a 40 años, con estudios secundarios, buena

salud y posición económica, que vive a menos de 5 km de la oficina... La realidad puede

enfrentarnos a una adolescente, madre soltera, que vive en una villa miseria a 10 km del

centro. O a un desocupado semianalfabeto, o a un discapacitado, anciano, etc.

Ellos no entran en cuenta. El oficinista les dice con todo aplomo: “Vuelva

mañana”. “La ayuda económica le llegará en 120 días”. “Espere dos horas, se ha caído el

sistema”... La persona está con un hijo en brazos desde las 4 de la mañana, sin servicio

higiénico, etc.

¿Quién redacta las leyes de procedimiento?. No conozco que llamen a los

archiveros para redactar la Ley ni los manuales de procedimiento.

Los procedimientos de tramitación deben sufrir profundos cambios por dos

factores: la introducción de las redes informáticas, el aumento de número y el cambio de perfil

de los usuarios.

Los archiveros somos especialistas en trámites, elevemos la voz, reunámonos

con informáticos y con las autoridades, constituyámonos en voceros de los usuarios débiles...

Todos somos débiles frente a una burocracia mal planteada.

A los ingenieros electrónicos hay que exigirles que ideen sistemas supletorios

o alternativos. El sistema no se puede caer. Es como si un oficinista se excusara: “Se me

acabó el papel”.
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El 90% de los trámites debe resolverse en 48 horas y la resolución debe ser

comunicada al usuario por teléfono o mail. El 10% restante de los trámites no debería tardar

más de dos semanas. Las redes informáticas deben estar bien comunicadas entre sí y llevar

todos los datos al escritorio del funcionario que tiene que decidir.

Hay muchos más marginados. Baste lo dicho como ejemplo.

1.2 La difusión de la participación democrática.

En el s XXI sabemos que la democracia es mucho más que el derecho al voto.

Lo central de la Democracia es la participación de los ciudadanos en la conducción de los

asuntos públicos.

Escojo: como indicadores del problema,

El secreto archivístico (2). Actualmente impera un sigilo que probablemente

nos viene de las Monarquías absolutas. Es un obstáculo para la participación de los ciudadanos

en la actividad política. Hay poca legislación concreta, y las normas no han sido planificadas

dentro de un estudio totalizador.

Los archiveros ofrecemos:

1.Grados de apertura a la consulta de los documentos de archivo, que van desde la

difusión obligatoria –mediante el Boletín Oficial- hasta documentos confidenciales y

secretos.

2.Motivos específicos para decretar la limitación a la consulta pública.

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3.El concepto de que no hay documentos perpetuamente secretos y de que no es

argumento para imponer la confidencialidad, la mera voluntad de la autoridad.

En Argentina, de hecho, el acceso depende de costumbres y de la voluntad

del subalterno que tiene a su cargo el archivo. No en todos los casos, pero sí frecuentemente.

Con respecto al secreto archivístico, tengamos en cuenta estos enunciados:

- Los archivos no han de constituirse en cuevas para esconder corrupción.

- La transparencia democrática y el derecho a la información urgen a los archiveros a

modificar actitudes de sigilo que nos vienen desde las épocas monárquicas.

- Cada archivero, en su archivo no puede, de la noche a la mañana abrir los documentos

a la consulta. Se requiere un cambio cultural que incluye la promulgación de normas.

La diseminación de los derechos de los ciudadanos y habitantes. Los derechos de la mujer,

de los niños, de los habitantes ilegales y, en general, los derechos civiles se hallan volcados en

la Constitución y en las leyes, que son documentos de archivo. ¿A quién encargaremos la

difusión y la explicación de estos aportes a la democracia?. Seamos los archiveros los

primeros en difundirlos.

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El aprovechamiento de la informática.

Ya vimos cómo las computadoras pueden ayudar a los usuarios débiles. Estudiemos

ahora dos aspectos archivísticos, entre muchos otros.

El Boletín Oficial informático. Sin dejar la edición en papel, el Boletín puede ser

incorporado a una red, por archiveros asociados con abogados. Es cuestión de aportar

unos días después, las leyes y decretos que aparecieron impresos, complementados con

las disposiciones anteriores sobre el tema, principalmente aquellas a las que el

documento nuevo modifica. Más aún, si corresponde irán acompañadas con antecedentes

tomados de sentencias y eventualmente con legislación comparada del MERCOSUR.

Los digestos. Son compilaciones de documentos dispositivos relacionados con un área

jurídica o un tema, por ejemplo legislación laboral, derechos del matrimonio y la familia,

política sanitaria, leyes bromatológicas. Estas compilaciones puestas en páginas web o

impresas son un servicio a la vida democrática.

Las computadoras permiten preparar índices temáticos de legislación de las provincias o

de normativa de cada ministerio u organismo autónomo.

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Centros de información administrativa. En el Archivo Intermedio de un Sistema de

Archivos (o en otra ubicación) debe implementarse un centro –o varios- de información

contenida en distintos tipos documentales de diferentes archivos de ese sistema.

Se puede pensar en centros de información para legisladores con datos estadísticos de

salud cruzando información de archivos de hospitales y centros de prevención, con

investigaciones de grupos médicos, tesis de la Facultad de Medicina, Institutos de

Bromatología y Drogas, empresas de potabilización y descontaminación, asociaciones

ecológicas, etc.

Toda esta información autóctona suele estar guardada y olvidada. Resulta más fácil

recurrir siempre a noticias de los países líderes adonde han ido a trabajar nuestros

técnicos.

1.3 La globalización de la producción documental.

El profesor Aurelio Tanodi, en 1976, expuso una profecía: Así como las legiones

impusieron en el Imperio Romano una lengua y un sistema administrativo, las

computadoras causarán una unificación de los sistemas actuales de gestión (3) (no es cita

textual).

No abro juicio sobre el valor de la globalización. Tiene ventajas para la administración

de documentos y hay que aprovecharlas. Son dos posibilidades concurrentes.

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Los lenguajes informáticos y la programación. Invitan a emitir normas que

homologuen la tramitación de actividades principalmente facilitativas, porque son

comunes a todas las instituciones . Los pagos de sueldo, las licencias de personal, etc.

Las redes informáticas. Han convertido el mundo en una Aldea. Esto se manifiesta

archivísticamente en que las burocracias de los países cada día son más parecidas entre

sí. Qué país no tiene secretaría de deportes, ministerio de ecología, instituto de

meteorología, subsecretaría de energía... organismos que, antes de la Segunda Guerra

Mundial, eran insólitos.

Dado que las técnicas de procesamiento de documentos de archivo dependen de las

funciones y actividades del Estado, al homologarse éstas, la aplicación de la selección

documental, los criterios de sigilo y los métodos de acceso se van equiparando en todas

las naciones.

Los archiveros, con los informáticos, debemos trabajar para que la circulación de

información proveniente de los documentos de archivo sea normalizada en círculos cada

vez mayores: los sistemas de archivo del Poder Ejecutivo; los tres Poderes dentro de la

Nación; luego, dentro del Mercosur y por último, en toda el área de lenguas española y

portuguesa.

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1.4 La identidad de cada comunidad (4).

La globalización de la tramitación administrativa no ataca ni disminuye el valor del

Patrimonio Documental que atesora nuestra identidad nacional, provincial/estadual,

municipal o barrial.

Si procesamos nuestros tesoros documentales con métodos homogéneos, la

información de nuestra idiosincrasia y peculiaridad podrá ser conocida y divulgada por

todo el orbe.

2. Los agentes de la política archivística

He mostrado que hay tareas archivísticas para servir a la sociedad, de modo efectivo y

visible. Ahora toca exponer quiénes y cómo plantear una tarea de gran aliento como ésta.

Veo cuatro agentes: los sistemas de archivos, los centros de formación archivística, las

asociaciones de archiveros y los archiveros.

2.1 Los sistemas de archivos.

Donde están implementados ( o el archivo líder del Poder Ejecutivo a nivel nacional o

provincial/estadual) deben ocuparse de la Política de Administración de Documentos,

Archivos e Información documental, en su área de influencia.

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Qué pedimos a estos sistemas o a los archivos líderes:

1. Ellos han sido jurídicamente encargados por el Estado, por lo tanto ellos son los

interlocutores principales ante los legisladores y las autoridades, para obtener que

emitan las propuestas de Política Archivística en documentos dispositivos.

2. Ellos cuentan con departamentos jurídicos y con asesores para efectuar estudios

o producir dictámenes sobre temas interdisciplinares.

3. Ellos tienen la llave principal y, de hecho, el veto. Pueden inutilizar toda la

tarea de los otros agentes de política archivística.

4. Ellos deben saber que no poseen toda la visión de la Política Archivística. Ellos

miran desde la perspectiva de los “dueños”. Las Asociaciones y los Centros de

Docencia archivística brindan el complemento de los aspectos técnicos y sociales.

2.2 Los centros de formación archivística.

Son sede de reflexión, estudio y discusión archivológica. La comunidad constituida por

docentes y estudiantes representa un polo de acción capaz de hacerse sentir en ámbitos

científicos, políticos y populares.

La Política Archivística de un país será inexpresiva y burocrática si no es propulsada por

el calor de las facultades y escuelas archivológicas.

Los planes de estudio deben reflejar la preocupación por formar la mente de los futuros

profesionales en la creatividad y la autocrítica al servicio de la sociedad. La archivística

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es una herramienta para acrecentar la democracia, integrando a la gente al proceso

político.

2.3 Las asociaciones archivísticas (5).

Quiero contar dos historias inesperadas:

• La construcción de casas y palacios estaban a cargo de ingenieros. La obra era

conducida por los maestros de obra. Entendían de levantar paredes, tender techos a dos

aguas, etc. De pronto descubrieron que el planteo de las viviendas, templos y palacios no

se agotaba con las tareas “operativas”. Había que incorporar conocimientos sobre el

entorno humano, el paisaje y el clima. Más adelante tomaron a su cargo la planificación

de ciudades estudiando la Política Poblacional...

Con toda esa carga, dijeron un día: Nuestro campo profesional es independiente de los

ingenieros. Nos llamaremos arquitectos.

• Otra historia. Medio siglo atrás, los enfermeros eran mandaderos de los médicos para

tareas tales como empujar camillas o fregar el quirófano... Pasaron los años, entraron a

formar parte de la Política Sanitaria y ahora son Auxiliares de la Medicina. Cumplen un

servicio multiplicado en la prevención de patologías y atención de pacientes de alta

complejidad.

Los archiveros, en la primera mitad del s XX cumplíamos las tareas enunciadas por

Tanodi en su clásica definición de archivo: “reúnen, conservan, ordenan, describen,

administran y utilizan la archivalía” (6). A partir de la década de 1970 se propusieron

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organizar y dirigir los Sistemas Nacionales de Archivos (y sus análogos). Ahora, en el s

XXI los archiveros deben reclamar para sí la concepción, promulgación y aplicación de

toda la Política de Administración de Documentos y Archivos y, por lo tanto, deberán ser

llamados Administradores de documentos y archivos.

Esta es la tarea de las asociaciones. Si éstas no existen o no agrupan suficiente número

de socios o son órganos burocráticos que frenan las iniciativas de sus miembros, será

imposible que los archiveros tomen su lugar en la sociedad, por más que los Centros de

estudio archivístico aporten sus esfuerzos a este objetivo.

Los archiveros no pueden seguir defendiendo su “campito” de operaciones internas al

archivo, siendo confundidos con empresas que tercerizan el cuidado de grandes masas

documentales. Debemos prestar los servicios que hoy estamos mencionando y muchos

más que la sociedad nos está pidiendo.

2.4 Los archiveros/administradores de documentos y archivos (7).

Cada archivero es un elemento insustituible en la corriente transformadora, pero él solo

no puede actuar.

Pensemos, por ejemplo en la apertura de los documentos a la consulta o en la

utilización social de la informática. Es preciso que haya archiveros que reflexionen, que

formulen propuestas, que salgan a la opinión pública, etc., pero deben actuar dentro de

asociaciones que los acompañen y multipliquen los resultados, impulsando desde

distintos ángulos, en equipo para llegar a los objetivos.

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Los archiveros y las asociaciones archivísticas deben sentirse agentes de la

transformación de los archiveros “custodiales” en gestores de la Política Archivística.

Córdoba, 11 de agosto de 2001.

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Notas

1. Política Archivística. “Política de tratamiento de documentos”, p.12-25 en COUTURE,

Carol y ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el s XX. Méjico. Archivo
General de la Nación y Universidad de Montreal. 1988. 434 p. MOREIRA
FRANCO, Celina do Amaral Peixoto. “Los archivos públicos y el Archivo
Nacional del Brasil. Propuestas para definir una política nacional”, p.52-59, y
GUTIERREZ MUÑOZ, César. “Propuestas archivísticas para América Latina”,
p.71-84, ambos trabajos en De archivos y archivistas. Homenaje a Aurelio
Tanodi. Washington. OEA. 1987. 196 p. “Administración de archivos”. P.197-
233. HEREDIA HERRERA, Antonia . Archivística General. Teoría y
práctica. 5ª. Edición. Sevilla. Diputación Provincial. 1991. 512 p. “Política
archivística”, p. 87-92. VAZQUEZ, Manuel. Introducción a la Archivología.
Guía de estudio. Bogotá. Archivo General de la Nación, 1997. 122 p.

2. Sigilo archivístico. “Derechos y restricciones a la comunicación documental”, p. 491-

494. HEREDIA HERRERA. Archivística General. “Comunicabilidad y
confidencialidad de los documentos activos”, p. 126-130. COUTURE-
ROUSSEAU. INOJOSA, Rose Marie. “A informaçao no setor público. Sigilo e
transparencia”. Ponencia del X Congresso dos Arquivistas Brasileiros. 18-23 de
octubre de 1992. 18 hojas mecanografiadas. Accesibilidad a los documentos
archivísticos. Opiniones y lineamientos. Compìlador César Gutiérrez Muñoz.
Lima, IPGH, Comité de Archivos, 1994, 91 p.

3. TANODI, Aurelio. “Hacia un universalismo archivístico”. Arquivo & Administraçao.

Rio de Janeiro. AAB. Vol. 4. Abril 1976. “Hacia un universalismo informativo”.
Conferencia dictada en la Universidade Federal de Santa María, Brasil. 1980 7 p.
Mecanografiadas.

4. Patrimonio Documental. VAZQUEZ, Manuel. “El Patrimonio Documental y los

documentos de archivo” p. 32-50. Boletín de la Facultad de Filosofía y
Humanidades. Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. 1988. No. 2.
PARR, G..J. “Case Records as source for Social History” p.122-136. Archivaria
4. Association of Canadian Archivists. Vancouver. Verano 1977.

5. Asociaciones Archivísticas. ALBERT I FUGUERAS, Ramón. “Las asociaciones

profesionales de archiveros, motor de cambio”. 5º. Congreso Nacional de
Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas. Barcelona, Octubre 1993. 17 p,
mecanografiadas. TANODI, Aurelio. “Algo sobre asociaciones archivísticas”,

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p.9-20. Boletín (Anuario) Interamericano de Archivos. Córdoba, Argentina.

CIDA. Volumen doble 5-6. 1978-1979.
6. Definición de archivo. p. 8 en TANODI, Aurelio Manual de Archivología
Hispanoamericana. Teoría y Principios. Serie Collectanea Archivistica.
Córdoba, Argentina. Universidad Nacional. 1961. 286 p.

7. Incumbencias de los archiveros. TANODI, Aurelio La situación (status) de

archiveros en relación con otros profesionales de información en la
administración pública de América Latina. Un estudio RAMP. París.
Programa General de Información y UNISIST. UNESCO, 1985, 74 p. (PGI-
85/WS/13). “La profesión archivística” p.9-12 COUTURE-ROUSSEAU. Los
archivos en el s XX. “El archivero o administrador de documentos y archivos”,
p.93-101. VAZQUEZ, Introducción a la Archivología.

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