Introduction to

Project
Management Anna Dewi Lestari
Astrid Widayani
Rudianto Nugroho
Welli Kristianto K

Operations Management 11
 Project versus Program
PROJECT PROGRAM

A set of
projects
A unique set
of activities
Operations Management 22
What is Project
Management?
The overall planning, control and co-
ordination of a project from inception to
completion aimed at meeting the clients
requirements and ensuring completion on
time, within cost and to required quality
standards.
Click to edit Master text styles
Second level
● Third level

● Fourth level

● Fifth level

Operations Management 33
The Age of Project
Management
Project Management

Compression of product
Corporate downsizing lifecycle

Increased customer focus

Global competition

Knowledge explosion Rapid development of third

world and closed economies
Small projects represent big problems

Operations Management 44
Elements of Project
Management
Project Planning
The objective of the project or project scope
Breaking the project down into distinct activities
(Work Breakdown Structure),
Assigning known or estimated completion times
to each activity,
Identifying any logical relationships that exist
between activities,
Draw up a schedule to minimise completion time

Operations Management 55
 Work Breakdown Structure
Level Personal computer
1
prototype
More
items
Vendor, Mouse, Disk Microprocessor
2 software, keyboard, storage unit
applications voice units

~ ~
3 Floppy Optical Hard Internal BIOS (basic
memory input/output
~ ~ unit system)

4 ROM RAM I/O File Utilities

~ ~ ~ ~ ~

Lowest manageable
5 subdeliverables Motor Circuit Chassis Read/write
board frame head

WP-1M WP-1 CB WP-1 CF WP-1 RWH

WP-2 CB WP-2 CF WP-2 RWH
WP-3 CB WP-3 CF WP-3 RWH
WP-4 CB WP-4 RWH
WP-5 CB WP-5 RWH Work packages
WP-6 CB
WP-7 CB

Operations Management 66
Elements of Project
Management
Project Team
assigning the necessary resources
(people, budget, etc.) and a start
time to each activity.
Called Organization Breakdown
Structure (OBS)
Matrix organisation
Gantt Chart

Operations Management 77
 Integration of WBS and OBS
Level
Personal computer
1 prototype
1.0 More
1.2 1.3 1.1 1.4 items
2 Vendor, Mouse, Disk Microprocessor
software, keyboard, storage unit
applications voice units
1.4.1 1.4.2
~ ~ 1.1.1 1.1.2 1.1.3
3
Floppy Optical Hard Internal BIOS (basic
memory input/output
~ ~ unit system)

1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3

4
ROM RAM I/O File Utilities
~ ~ ~ ~ ~
Lowest manageable 1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4
5 subdeliverables Motor Circuit Chassis Read/write
board frame head
Cost account
Cost 1.1.3.4.1
number
Design
Manufacturing account
Cost Cost
Production account account Work packages
Organization Cost Cost
Test account account
WP1.1.3.4.2.1
Cost WP1.1.3.4.2.2
Purchasing account WP1.1.3.4.2.3
Cost Budget by
account period Time
Software
Operations Management 88
Elements of Project
Management
Project Controlling
Monitoring project progress against
the plan
Taking corrective action where
necessary
Method: WBS

Operations Management 99
Project Management Trade-
Offs Performance

Quality

Cost Time

Operations Management 1010

Understanding
a Network
Analysis

Operations Management 1111

Network Model
A Network Diagram of
activities in a project Click to edit Master text styles
shows the Second level
interdependencies and ● Third level

● Fourth level
precedence relationships ● Fifth level

among the activities.

Operations Management 1212

A Network Must Have:
activity

relationship

event

Operations Management 1313

Activity
An operation consuming time only or
time and resources.
May be physical (eg. building a wall) or
abstract (eg. when a designer
accomplishes a particular stage in a
design calculation).
Represented by an arc with an arrow head
at one end.

Operations Management 1414

Event (milestone)
A state of a project when all preceding
activities have been completed and
before any succeeding activity has been
started except for two special events
usually designated as the START and
FINISH events for the project.
An event is represented by a circle.

Operations Management 1515

Network Diagram
Activity on Node (AON)
Use circles to represent project activities
Use arrows to show the required sequence
Avoid dummy activity
Activity on Arrow (AOA)
Use arrows to represent activities
Use node (circles) to represent events
PERT/CPM
Operations Management 1616
Relationship

Finish to Start relationship

Start to Start relationship
Finish to Finish relationship
Start to Finish relationship
Combination of Lag relationship

Operations Management 1717

What is Lag?

The minimum amount of time a

dependent activity must be delayed
to begin or to end
The use of lag has been developed
to offer greater flexibility in network
configuration

Operations Management 1818

Interdependences
Predecessor
Which activities must be completed
immediately before this activity?
Successor
Which activities must immediately follow
this activity?
Concurrent or parallel relationship
Which activities can occur while this
activity is taking place?
Operations Management 1919
Examples of Network
Diagram
1) 2)
A
A B C
B

3) 4)
C A D
A

B C
D B E

Operations Management 2020

Rules in Building Project
Network
Network flow typically from left to right
An activity cannot begin until all preceding
connected activities have been completed
Arrows on network indicate precedence
and flow. Arrows can cross over each other
Each activity should have a unique
identification number

Operations Management 2121

Rules in Building Project
Network
An activity identification must be larger
than that of any activities that precede it
Looping is not allowed (recycling through a
set of activities cannot take place)
Conditional statement are not allowed (that
is, If successful, do something; it not, do
nothing)
Must have a clear start and ending point

Operations Management 2222

Network Diagram
Analysis
Network path
A unique sequence of activities from the
start to the end of project

Critical path
The path that takes the longest time
sequence to complete, it’s the minimum
time required to complete the project

Operations Management 2323

Network Computation
Process
Forward Pass – Earliest Times
How soon can the activity start? (early
start – ES)
How soon can the activity finish? (early
finish – EF) = ES + t
How soon can the project be finished?
(expected time – TE, t)

Operations Management 2424

Network Computation
(2)
Backward Pass – Latest Times
How late can the activity start? (late start –
LS)= LF - t
How late can the activity finish? (late finish –
LF)
Which activities represent the critical path
(CP)?
How long can the activity be delayed? (slack
or float – SL)

Operations Management 2525

Slack
Total slack for an activity is the difference
between LS and ES (or between LF and
EF)

Free slack
The amount of time an activity can be
delayed without delaying the earliest-
start time of an succeeding activity

Operations Management 2626

Determining Project
Time
Using deterministic time
Critical Path Method
Using probabilistic time
PERT (program evaluation and
review technique)

Operations Management 2727

 PERT
An activity’s mean completion time is:
t = (a + 4m + b)/6
An activity’s completion time variance is:
σ2 = ((β−α)/6)2
α = τηε οπτιµιστιχ χοµπλετιον τιµε εστιµατε
β = τηε πεσσιµιστιχ χοµπλετιον τιµε εστιµατε
µ = τηε µοστ λικελψ χοµπλετιον τιµε εστιµατε
Φολλοωσ Βετα ∆ιστριβυτιον

Operations Management 2828

Crashing a Project:
Why?
Dependent on the
strategic/objective of the project –
the company
On time?
On cost?
On performance?
On Quality?

Operations Management 2929

Crashing: Time versus
Cost

INCREASED
COST

DECREASED
TIME

Operations Management 3030

How to Crash a Project?
Focused on activities on critical path
Analyze the incremental of cost reduction (ICR)
of each activities that lies on critical path
Choose activity that has lowest ICR
Analyze cost after crashing, and activities either
critical or non critical activity

Operations Management 3131

roject Success and Project Team Management:
vidence from Capital Projects in The Process Industrie

Pendahuluan

- Pelaksanaan Proyek yang Efisien adalah

kunci dari tujuan bisnis.

- Kondisi yang terjadi: banyak penelitian

manajemen proyek saat ini tidak
memberikan perhatian yang cukup pada tiga
aspek penting yakni biaya, skedul, dan
operabilitas
Pelaksanaan Penelitian Manajemen Proyek dalam
Jurnal:

Meneliti 5 dimensi faktor-faktor yang

mempengaruhi Hasil Proyek:
- Konteks Organisasi
- Desain Tim Proyek
- Kepemimpinan Tim Proyek
- Proses Tim Proyek

Obyek Penelitian
- Studi pada hasil 56 Proyek Kapital yang telah
dilakukan dari 15 Perusahaan yang tercantum di
Fortune 500
- Studi Literatur Proyek, dengan mengukur tiga
faktor relevan (biaya, skedul, dan kinerja teknis)
yang digunakan 70 perusahaan Fortune 500
dalam mengukur tingkat kesuksesan proyek,
Model Konseptual Yang
diajukan:

Meneliti pengaruh 13 Faktor

Kesuksesan (Variabel
Independen) pada biaya,
skedul, dan operabilitas
proyek (dependent variabel).
1. Konteks Organisasi:
b. Tujuan proyek yang jelas

Pengukuran dari Pernyataan:

-. Tujuan proyek sejalan dengan tujuan
perusahaan
-. Tujuan dasar proyek dijelaskan pada tim
proyek
-. Hasil dari proyek akan memberikan benefit
pada perusahaan induk
-. Tim selalu antusias pada peluang bagi proyek
agar dapat berhasil
-. Tim dapat mengidentifikasi konsekwensi
keuangan bagi organisasi untuk tercapainya
kesuksesan proyek

Hipotesis 1a:
b. Dukungan manajemen senior

Diukur dari Pernyataan:

- Manajemen senior respon terhadap
permintaan resources tambahan
- Manajemen senior berbagi tanggung jawab
pada tim untuk kesuksesan proyek
- Tim memahami tingkat otoritas dan tanggung
jawab kepada proyek
- Manajemen senior mendukung tim pada saat
terjadi krisis
- Manajemen senior menjamin otoritas yang
diperlukan untuk proyek

Hipotesis 1b:
Adanya hubungan langsung dan positif antara
2. Desain tim proyek:
b. Tim Cross Fungsional yang Terintegrasi,
terdiri dari berbagai departemen/fungsi
terkait, yang ditengarai mempercepat siklus
kerja dan meningkatkan profitabilitas proyek

Hipotesis 2a:
Adanya hubungan langsung dan positif
antara Tim Cross Fungsional yang
b. Struktur Otonomi
Terintegrasi Tim Proyek,
dan hasil proyek
Terkait dengan tingkat otonomi yang
independen dan berada di luar batas
normal/rantai komando perusahaan,
ditengarai membuat proyek selesai pada
waktunya dan sesuai anggaran yang
disediakan

Hipotesis 2b:
c. Pengalaman Anggota Tim Proyek:
Anggota tim yang sudah berpengalaman
umumnya meningkatkan kecepatan
penyelesaian proyek

Hipotesis 2c:
Adanya hubungan langsung dan positif
antara Pengalaman Anggota Tim Proyek
d. dengan
Tingkat hasil proyek
kontinuitas keanggotaan tim proyek:
Turnover anggota tim mempengaruhi
pembelajaran dan memperlambat kecepatan
inovasi tim

Hipotesis 2d:
Adanya hubungan langsung dan positif
antara Tingkat kontinuitas keanggotaan tim
proyek dengan hasil proyek
e. Desain Kantor untuk memfasilitasi komunikasi
yang efektif:
Desain kantor dapat didesain untuk
memfasilitasi komunikasi yang efektif akan
memperbaiki hasil proyek

Hipotesis 2e:
Adanya hubungan langsung dan positif
f. Co-location:
antara Desain Kantor yang memfasilitasi
Adanya co-location
komunikasi yangyang meningkatkan
efektif dengan hasiljarak
proyek
antar anggota tim akan memperlambat proses
pengambilan keputusan

Hipotesis 2f:
Adanya hubungan langsung dan positif
antara co-location tim dengan hasil proyek
3. Kepemimpinan Tim Proyek:
b. Kontinuitas Manajer Proyek,
Dianggap penting untuk mempercepat
pengembangan kecepatan kinerja proyek

Hipotesis 3a:
Adanya hubungan langsung dan positif
antara kontinuitas manajer proyek dengan
hasil proyek
b. Insentif Manajer Proyek,
Adanya insentif akan meningkatkan motivasi
manajer proyek

Hipotesis 3b:
Adanya hubungan langsung dan positif antara
insentif manajer proyek dengan hasil proyek
4. Proses dalam Tim Proyek:
b. Penyelesaian Masalah,
Berupa pencarian ide/saran/gagasan dari
internal maupun eksternal tim, berkaitan
dengan upaya penyelesaian masalah

Diukur dari Pernyataan:

-. Saat terjadi masalah, pimpinan proyek tidak ragu
meminta saran dari luar
-. Adanya sesi brainstorming untuk menentukan
kemungkinan masalah yang sering/cenderung
terjadi
-. Bila terjadi kesulitan, tim mengetahui kemana
harus meminta bantuan
-. Masalah yang muncul dapat diselesaikan sampai
tuntas
-. Tindakan langsung dilakukan bila terjadi masalah
b. Potensi dan Keyakinan Yang Setara dalam Tim
Potensi yang muncul dari suatu keyakinan
bahwa dengan bekerja sama tim akan lebih
efektif

Diukur dari Pernyataan:

-. Tim memiliki kepercayaan diri
-. Tim percaya diri akan kemampuannya untuk
menyelesaikan masalah
-. Tim percaya bahwa mereka dapat menghasilkan
kinerja dengan kualitas yang baik
-. Tim mengharapkan akann dikenal sebagai tim
dengan kinerja tinggi
-. Tim percaya bahwa mereka akan sangat
produktif

Hipotesis 4b:
Adanya hubungan langsung dan positif antara
5. Hasil (outcome) dari Proyek

Mengukur variabel dependen:

biaya proyek, siklus waktu pelaksanaan proyek,
tingkat operabilitas pabrik.

Alat ukur :
membuat seperangkat alat Benchmark yang
telah terbukti relevan, yang dikembangkan oleh
RAND Corp dan IPA.

Mekanisme pengukuran:
mengukur hasil dari setiap proyek dibandingkan
terhadap hasil rata-rata dari industri terkait
secara umum. Sehingga mendapatkan hasil
yang berarti dari perbandingan antara biaya,
skedul, dan tingkat operabilitas
 Metodologi Penelitian
Sampel
- Sampel terdiri dari 56 proyek antara
tahun 1999-2000
- Rentang proyek dari $270.000-
$203.250.000
- Proyek tersebut dilaksanakan oleh 15
perusahaan yang termasuk fortune 500
 Pengukuran
Variabel independen: 13 variabel
Variabel dependen: 3 variabel yaitu:biaya,
jadwal dan operability
Diuji untuk melihat korelasi antara variabel
independen dengan dependen
Rentang pengukuran regresi R2 adalah 26,9%-
35,6%
 Hasil riset

Biaya proyek
terdapat korelasi yang
signifikan antara variabel
independen (tim cross
fungsional yang
terintegrasi,potensi tim) dengan
variabel cost/biaya.
 Pembatasan dan keuntungan
dari riset manajemen proyek
Pembatasan: ini
Sampel hanya terdiri dari 56 proyek yang
mewakili lebih dari 4000 proyek dalam industri.

Keuntungan:
Riset berguna untuk melihat kegunaan faktor
independen berpengaruh kepada faktor
dependen, misalnya: dampak pemberian insentif
kepada manajer proyek.
Riset juga tidak perlu seluas ini, variabel
independen bisa dibatasi disesuaikan dengan
 Rekomendasi
Menggunakan sampel yang lebih banyak.
Proyek yang akan datang menggunakan seting
proyek yang berbeda sehingga dapat dieksplorasi
dengan lebih luas termasuk kepuasan dari tim
proyek dan klien.
Mencoba memasukkan norma budaya ke dalam
variabel independen.
THANK YOU

Operations Management 5353