Universidad Señor de Sipán Ingeniería de Sistemas

CASO: SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente el caso que se presenta a continuación.
Analice y diseñe los modelos para la correcta implementación de su PROTOTIPO. En
caso de ser necesario utilice su criterio y creatividad.

PRESENTACION DEL CASO:

Una de las actividades que las empresas más continuamente realizan es la
comercialización de bienes, ya sean artículos de primera necesidad, artículos de
ferretería, artículos de vestir, entre otras cosas. Estos sistemas involucran los
procesos de negocios tales como:

• VENTAS
• CONTROL DE INVENTARIOS (ALMACENES)
• COMPRAS

En el desarrollo de la presente aplicación involucra la implementación de reglas de

negocio como parte de la base de datos, entre éstas políticas podemos citar:
• Forma de Venta: contado y crédito.
• Sólo algunos clientes poseen capacidad de crédito.
• Aplicación de descuentos a base a los tipos de clientes definidos por la
empresa.
• Validar el saldo del producto cada vez que se realice una venta.
• Actualizaciones inmediatas del stock cada vez que se realice una venta o
una compra.

Requerimientos Iniciales:
• Emisión de listados por cuentas por cobrar.
• Detalle y resumen de venta, considerando parámetros de: tiempo, zona,
tipo de cliente, proveedores, etc.
• Manejo de las cuentas corrientes por cada cliente.
• Kardex de cada producto como parte del control de almacenes.
• Preparación de datos para registros de compra y venta.

Para el desarrollo de la aplicación se hará uso de:

• El Lenguaje de Modelado Unificado (UML), que nos permitan aplicar todos
los conceptos y principios de la Orientación a Objetos.
• Escoger el Lenguaje de Programación Visual que más se domine (Visual
Basic, Power Builder, Visual Fox Pro, Delphi, etc.)

OBJETIVOS DEL SISTEMA:

Objetivo General:
• Desarrollo de una aplicación Cliente/Servidor para el control integral de las
operaciones comerciales de la empresa.

Objetivos Específicos:
• Proporcionar información estadística sobre el movimiento comercial de la
empresa tales como: Montos vendidos al contado y crédito, tanto por zona,
vendedor, así como los saldos otorgados por venta al crédito.
• Registrar y controlar los pedidos que realicen los clientes identificando
formas de pago, plazos establecidos, montos adquiridos.
• Conocer los saldos de los clientes mediante el seguimiento de los pedidos
efectuados al crédito identificando documentos vencidos.
• Tener un control de los precios de los productos en función de las cantidades
que los clientes compren, tipos de clientes.

Ingeniería de la Información 1 ©Ing. Denny J. Fuentes Adrianzén

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• Conocer los montos vencidos por zonas, vendedor; producto de las ventas
tanto al crédito como al contado.
• Conocer el stock de los productos y sus movimientos físicos y valorizados.
• Controlar los documentos de pagos generados a partir de los pedidos.
• Registrar las cobranzas realizadas y calcular las comisiones que la empresa
otorga a sus vendedores.
• Identificar los responsables de las distintas operaciones comerciales, que
involucren desde la generación de los documentos, registros y cambios que
se realicen en el sistema.

DESCRIPCION DEL SISTEMA:

A continuación de manera general se ha podido identificar 8 procesos principales:

1. Administración de clientes.
2. Administración de productos.
3. Administración de vendedores.
4. Gestión de Ventas y Cobranzas.
5. Atender Pedidos
6. Registrar y Controlar datos del sistema.
7. Preparar informe contable.
8. Registrar Compra.

DETALLE DE CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA

1. Administración de Clientes:
Personería Jurídica:
Personas naturales
Personas Jurídicas
Tipos de Clientes:
Normales
Especiales (precio preferencial)
Clasificación:
Cada cliente pertenece a una zona exclusiva.
Políticas Crediticias:
Cliente sin crédito.
Cliente con crédito: se define un tope máximo de crédito, para ello
existe una evaluación del cliente en función a:
• La antigüedad del cliente.
• Oportunidad de pago.
• Créditos en transcurso.
Cuando un cliente no cumple el pago de sus créditos queda
deshabilitado nuevos créditos.

2. Administración de Productos:
Clasificados por:
• Proveedor
• Línea
• Marca
Precios: se tiene dos tipos en función a la cantidad y forma de pago del pedido
que realice un cliente, así tenemos:
• Precios al contado:
o Por mayor
o Por menor
o Especial (es para ciertos productos)
• Precios al crédito:
o Por mayor

Ingeniería de la Información 2 ©Ing. Denny J. Fuentes Adrianzén

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o Por menor
Políticas:
Una vez realizado el pedido no hay cambios de precios.
Promociones:
Son ofrecidos por el proveedor para ciertos productos durante un cierto período
de tiempo (tiene que ver con el pago de comisiones por parte del proveedor).
Ofertas:
Son ofrecidos por la propia empresa y consiste, en algunos casos, en cambiar la
presentación de los productos.
Operación de cambios de presentación:
• Cuando un producto con una presentación mayor se disminuye y se
convierte en uno de presentación menor incrementándose su stock.
• Cuando un producto con una presentación menor se disminuye y se
convierte en uno de presentación mayor incrementándose su stock.

3. Administrar Vendedores
Funciones: Se encarga de:
• Empadronar nuevos clientes
• Realizar la venta mediante pedidos
• Hacer las cobranzas respectivas

Asignación de zonas de trabajo:

Cada uno de los vendedores tiene una zona predefinida en el transcurso de la
semana o al mes, la misma que puede ser variable.
Comisiones:
Los vendedores obtienen comisiones por:
• Ventas al contado.
• Cobranza de las ventas al crédito (ver políticas)
• Ventas de promociones del proveedor
Políticas:
• La cobranza por venta al crédito es dada al vendedor hasta una fecha
tope, definida por la gerencia general, a partir del pedido.
• Para el pago de la comisión, por venta al crédito, interesa saber que
vendedor hace la cobranza, independientemente de que vendedor realizó
la venta.

4. Gestionar Ventas y Cobranzas

Selección de la cartera de clientes.
Informática se encarga de generar los listados de acuerdo a la zona predefinida
a cada vendedor. Se emiten los listados de:
• Listado de cuentas por cobrar.
• Padrón de clientes.

Así mismo lleva su talonario de pedidos y su hoja de liquidación.

Realizar ventas:
Se detallan en el documento de pedidos.
Realizar Cobranzas:
Se detallan en la hoja de liquidación (Ver formato)
Registrar Pedidos y Cobranzas:
Proceso que consiste en ingresar al sistema los pedidos que los clientes han
realizado, así como las cobranzas que se efectúen. Estos datos son registrados
por informática.

5. Atender Pedidos
Generar documentos de pago (facturas o boletas de venta)
Consiste en imprimir los documentos de pago de acuerdo a los pedidos. Para
ello se utilizaran un formato pre-impreso.

Ingeniería de la Información 3 ©Ing. Denny J. Fuentes Adrianzén

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Cada pedido se transformará en una factura.

Preparar pedidos:
Proceso que permite generar la hoja de cobertura y un listado de pedidos.
Seleccionar mercaderías:
Proceso que consiste en preparar los productos en función a los pedidos.
Entregar Pedido:
De acuerdo a los listados de pedidos se distribuye el pedido a los clientes, así
como el documento de pago respectivo.
Registrar informe de reparto:
De acuerdo a las entregas efectuadas y en función al informe de reparto, se
procede a registrar las operaciones en el sistema.

6. Registrar y Controlar Datos del Sistema

Son realizados por el personal encargado de la digitación y tiene que ver con el
registro de:
• Pedidos
• Hojas de liquidación
• Informes de reparto
• Empadronamiento de datos del cliente
• Parte de ingreso
Así mismo realiza la generación de reportes y de documentos como:
• Generación de facturas y boletas de venta
• Preparación de informes a gerencia general y contabilidad.
• Padrón de clientes.
• Resumen de saldos físicos y valorizados

7. Preparar informe contable

Este proceso permitirá brindar información al área de contabilidad de acuerdo a
los siguientes puntos:
• Registro de ventas
• Kardex valorizado por cada ítem del catálogo de productos
• Listado de cuentas por cobrar

8. Registrar Compras
De acuerdo a las compras que se realizan y conforme van llegando los
productos al almacén se genera una nota de pedido, la misma que es registrada
por el digitador.

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