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Tarefa Orientada 18

Tabelas dinâmicas
Análise de dados através de tabelas dinâmicas.

Conceitos teóricos
As Tabelas Dinâmicas são tabelas interactivas que resumem elevadas
quantidades de dados, usando estrutura e métodos de cálculo
especializados.
Trata-se de uma abordagem simplista de um conjunto de ferramentas de
análise muito utilizadas actualmente, denominadas genericamente de OLAP
(On line Analytical Processing), que, de entre outras características, permite
uma análise multidimensional dos dados.
A análise OLAP é executada normalmente sobre a informação histórica das
empresas mantida de forma centralizada e integrada e variante no tempo,
num “repositório” de informação.
A principal vantagem da utilização da funcionalidade “Tabelas dinâmicas” é
permitir “a análise de dados que produz o resumo de registos num formato
tabular conciso”. Este formato é muito interessante do ponto de vista do
analista de negócio, já que permite uma visão sucinta e rápida de
informação relativa aos diversos parâmetros analíticos da empresa e a
animação dos modelos criados.

Análise de dados que produz o resumo de


registos num formato tabular conciso.

Microsoft Excel 1
Organização dos dados numa Tabela Dinâmica
Os dados organizam-se através da escolha de “Campos” e em função dos
seus “Itens”. Os “Campos” são categorias de dados que correspondem a
campos da lista de dados. Os “Itens” são categorias de um campo que
determinam a forma de resumo dos dados.

Campos e itens respectivos.

Campos Itens
Trimestre 1T 2T
Mês Jan Fev Mar Abr Mai
Região Centro Norte
Distrito Braga Porto Viseu
Representante r1 r2 r3
Vendas … (ilimitado)
Unidades … (ilimitado)

As correspondências entre os campos e itens dos dados e os elementos da


tabela são as seguintes:
ƒ Campos – tornam-se “cabeçalhos de itens”;
ƒ Itens – tornam-se cabeçalhos de linhas ou colunas.
Os tipos de campos que existem nas Tabelas Dinâmicas são:
ƒ Campos linha – com orientação em linha;
ƒ Campos coluna – com orientação em coluna;
ƒ Campos página – com orientação em página;
ƒ Campos dados – tipicamente com valores
numéricos a resumirem (por omissão através da função SOMA se os
dados forem numéricos ou, em caso contrário, por defeito com
função CONTAGEM).

Campo Página Campo Coluna Campo Dados

Campo Linha

Microsoft Excel 2
Restrições das Tabelas Dinâmicas
Para que uma tabela dinâmica funcione correctamente devemos atender aos
seguintes conselhos e restrições:
ƒ Devemos identificar cada uma das colunas com um nome (etiqueta)
porque o Excel irá fazer com que cada etiqueta seja o nome de
campo na Tabela Dinâmica.
ƒ Devemos remover quaisquer totais automáticos da lista de dados, pois
a Tabela Dinâmica cria os necessários totais baseados nos campos que
temos na tabela.
ƒ O Excel usa toda a lista, incluindo células escondidas. Se não
queremos que os dados escondidos não constem da Tabela Dinâmica,
devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avançado.
ƒ O Excel permite criar uma Tabela Dinâmica que contenha um máximo
de 8.000 itens. Só podemos ter 256 campos na área da Página e 256
campos na área de Dados. As outras áreas estão somente limitadas
aos limites próprios da(s) folha(s) de cálculo.

Tarefa proposta
No ficheiro “ExcelTarefa18.xls”, encontra-se um conjunto de dados relativos
às vendas de produtos de uma empresa do ramo de distribuição.
As vendas estão categorizadas por um conjunto de parâmetros de análise,
como mês, zona, vendedor, família de produtos e são mostrados
relativamente a cada conjunto desses parâmetros duas medidas de avaliação
de desempenho: vendas (em valores e unidades) e lucro bruto.
Trata-se de um tipo de análise bastante interessante e que é continuamente
realizada (de forma mais alargada e complexa) com o conjunto de
tecnologias citado na introdução (OLAP).

Microsoft Excel 3
1. Criação da Tabela Dinâmica (TD)
Pretende-se efectuar a análise das vendas (euros) dos diferentes vendedores
por mês de actividade:

a) Abrir ficheiro “ExcelTarefa18.xls”, colocar cursor na lista de dados e


activar no menu “Dados Æ Relatório de tabelas e de gráficos
dinâmicos…”. Seguir os passos ilustrados nas figuras seguintes:

A estrutura da TD aparece desenhada bem como uma janela com todos os


campos da Lista de Dados.

Se a célula seleccionada estiver dentro da zona marcada a azul, a janela


“Listas de campos…” é mostrado, caso contrário não.

b) Arraste o campo “Trimestre/Ano” da janela “Lista de campos…” para a


zona dos campos de “página”.

Microsoft Excel 4
c) Coloque os campos “Mês”, “Vendedor” e “Vendas” nas zonas “linha”,
“coluna” e “dados” respectivamente.

Reparar que para cada campo é mostrado os itens existentes. Por


exemplo, para o campo “Vendedor” aparecem os 3 itens existentes na
lista de dados para esse campo.
Por omissão, é calculada a soma do campo de dados (vendas).
Se os itens não aparecerem na ordem desejada, pode arrastar a célula
para a posição correcta.

d) Analise os dados e responda às seguintes questões:


ƒ Qual o melhor vendedor?
ƒ Quais os melhores dois meses?

NOTA: No caso de fechar a janela “Lista de campos…” ( ) tem de utilizar o


botão direito do rato sobre um dos campos e seleccionar “Mostrar lista de
campos”.

Microsoft Excel 5
2. Filtragem na Tabela Dinâmica

a) Para analisar com mais detalhe a informação respeitante apenas aos dois
melhores meses, pode-se filtrar quais os meses a mostrar:

Pode-se efectuar análise semelhante para o campo coluna.

b) Mostre todos os meses e analise apenas os dados do 1º trimestre de 2001.

Nos campos de página apenas se pode filtrar por item.

3. Adicionar campos à Tabela Dinâmica


Após uma análise geral do negócio, pode-se querer efectuar uma análise
mais detalhada. Por exemplo, analisar os vendedores por distrito e mês.

a) Utilize a janela “Lista de campos…” para adicionar o distrito às linhas.

b) Se o campo Distrito ficou como a figura seguinte (distritos por mês em vez
de meses por distrito), arraste o campo para a posição correcta.

Microsoft Excel 6
Se desejar retirar um campo, basta arrastá-lo para fora das zonas azuis.

c) Para efectuar a análise de vendedores por distrito, arraste o campo


Distrito da zona de linhas para a zona de colunas.

d) Retire o campo distrito e filtre os dados apenas para o 2ºT de 2002.

4. Altera dados da lista


Se desejar alterar os dados iniciais ou inserir novos dados, é necessário
efectuar a actualização na tabela dinâmica.

a) Altere o mês dos últimos três registos da lista de dados para “Mai”.

b) Através do menu Dados, com o botão direito do rato ou através da barra


de ferramentas TD, escolha a opção “Actualizar dados” .

c) Insira dois novos registos para o mês de “Jun” e repita a operação.

d) Volte a colocar os dados originais e retire o filtro do Trimestre/Ano.

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5. Gráficos e Tabelas Dinâmicas
Para apresentar os resultados das análises efectuadas podemos utilizar
gráficos em vez das tabelas obtidas.

a) Seleccionar a área que conterá os dados do nosso gráfico.

b) Ao usar o Assistente de Gráficos ( ) uma folha de gráfico é gerada


automaticamente. Com o botão direito do rato sobre o gráfico, mova o
gráfico para a folha da TD.

c) Altere o tipo de gráfico e filtre os dados apenas para o 1ºT de 2001.

d) Se não desejar que apareçam os botões dos campos, seleccione o gráfico


e na barra de ferramentas TD escolher a opção:

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6. Tópicos avançados
Para além do abordado, as Tabelas Dinâmicas permitem operações mais
avançadas, tais como, Totais, Formatação, Tipo de Cálculo e Agrupamento
de Itens de Campo.
7. Totais
Podemos omitir os totais que se encontram na TD.

Clicando com o botão direito do rato sobre a TD, escolher no menu a opção
“Opções de tabela…”. No formulário retirar as opções assinaladas…

O Resultado é:

8. Subtotais

Supondo a TD seguinte:

Microsoft Excel 9
Queremos tirar os subtotais dos meses. Para isso fazemos:

Duplo clique sobre o campo ao qual queremos tirar os subtotais. Aparece um


formulário, e neste seleccionamos Nenhuns para a opção Subtotais.

O resultado final será:

9. Subtotais em campos interiores.


Podemos acrescentar subtotais somente para alguns itens de um
determinado campo.

a) Para apresentar subtotais para um campo linha ou coluna interno, faça


duplo clique no campo pretendido, ou no menu de contexto do campo
pretendido, e seleccionar “Definições de campos”.

b) Seleccione Personalizados em Subtotais e, em seguida, faça clique sobre


uma função de sumário na caixa situada à direita (Soma).

Microsoft Excel 10
c) Para remover subtotais faça clique sobre Nenhuns…

d) Para utilizar uma função de sumário diferente ou para mostrar mais do


que um tipo de subtotal, faça clique sobre as funções de sumário que
deseja utilizar na caixa à direita de Personalizados. Consulte uma
descrição das funções de sumário disponíveis.

10. Formatação
Alterar o formato numérico da área de dados de um relatório de TD:

a) Seleccione uma célula na área de dados do relatório de TD;

b) Na barra de ferramentas TD faça clique sobre Definições de campo…;

c) Faça clique sobre Número;

d) Na lista Categoria, faça clique sobre a categoria Moeda.

e) Seleccione as opções desejadas e, em seguida, faça clique sobre OK.

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Mudar o nome de um campo ou item de uma TD:

a) Faça duplo clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar. No
nosso caso Vendedor;

b) Escreva um novo nome: Representante;

c) Prima Enter ou clique OK.

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Tipos de Cálculo
Podemos efectuar vários tipos de “prospecções” sobre os dados que
dispomos, criando sumários variados.
Alterar tipo de cálculo de dados

a) Seleccione uma célula na área de dados do relatório de TD;

b) Na barra de ferramentas TD faça clique sobre Definições de campo…;

c) Escolher Opções;

d) Em Mostrar dados como: seleccionar Tipo de cálculo.

e) Seleccionar campos e/ou itens em “campos base” e/ou “Item base”,


tendo em conta a função escolhida. Os tipos existentes são:
ƒ Diferença de - visualiza dados como a diferença entre o campo e
item especificado;
ƒ % De - visualiza dados como % do campo e item especificados;
ƒ Diferença % De - combina os 2 tipos de cálculos anteriores, ou
seja, utiliza o mesmo método que a função Diferença De, mas
mostra a diferença como uma percentagem dos dados base;
ƒ Executar total em - visualiza valores acumulados;

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ƒ % de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total
dessa linha;
ƒ % de Coluna - mostra os dados de cada coluna como uma % do
total dessa coluna;
ƒ % de total - Mostra os dados como uma percentagem do total
Global de todos os dados;
ƒ Índice remissivo - aplica o seguinte método de cálculo:
(valor_na_célula) * (Total_global) /(total global da linha)*(total
global da coluna).

Escolha o tipo % de linha e verifique o resultado.

Agrupar Itens de Campo


Agrupar ou Desagrupar Itens Numéricos
Utilizado para formar classes quando se coloca um campo numérico nas
orientações linha ou coluna. Adicione as Unidades nas colunas:

Microsoft Excel 14
Para agrupar itens numéricos, execute os seguintes passos para uma TD
representada na figura anterior, que, como verificamos, é de difícil leitura:

a) Seleccionamos o item numérico que pretendemos agrupar clicando com o


botão direito do rato sobre o respectivo (no caso o campo Unidades). No
menu escolher as opções “Agrupar e mostrar detalhes ->Agrupar…”.

b) No formulário Agrupamento, podemos indicar o valor inicial e final do


grupo e qual o intervalo para definir cada classe. Indique os valores
mostrados na figura.

c) Clique em OK e verifique o resultado.

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Ordenar Item por Valor na Área de Dados
Para esta demonstração, “construa” a seguinte TD:

Queremos ordenar pelo campo Distrito. Para tal, façamos os seguintes


passos:

a) Seleccionar o campo Distrito.

b) Seleccionar no Menu Principal a opção Dados. Nesta opção escolher a


opção Ordenar. Abrir-se-á um formulário com opções de ordenação.
Escolha as opções da figura.

Se for seleccionada uma célula da área de dados, recorrendo ao botão


Opções é possível escolher os tipos de ordenação (da esquerda para a
direita, ou de cima para baixo).

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c) Recorrendo, ainda, ao botão Opções, é possível escolher ordenações
especiais (Ex: ordenação por meses)

Neste caso, deixe em Normal e após fechar os formulários, clicando em


OK, verifique o resultado.

Na folha seguinte encontram-se alguns exercícios que poderá utilizar para


aplicar os conceitos adquiridos.

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a) Detalhe as vendas no mês de Janeiro, em função do distrito; Detalhe
também as vendas em todos os outros meses excepto Fevereiro,
utilizando o processo mais simples; Oculte os detalhes das vendas no mês
de Janeiro; Posteriormente remova o campo distrito criado.
b) Oculte as vendas no mês de Janeiro; Posteriormente, volte a visualizar a
linha que ocultou.
c) Adicione à tabela dinâmica o campo distrito, em linha e à esquerda do
campo mês.
d) Oculte os itens Braga e Porto. Posteriormente, voltar a visualizar os itens
Braga e Porto.
e) Altere a orientação do campo Distrito para coluna; Oculte os totais e
subtotais; Altere a orientação do campo distrito para linha.
f) Represente graficamente o conteúdo da tabela dinâmica sem seleccionar
o campo na orientação página.
g) Altere a ordem de apresentação dos itens deslocando o item Viseu para o
início. Observe o gráfico; Posteriormente, reponha a ordem que existia
entre os itens. Oculte os detalhes do item Braga; Observe o gráfico e
volte a visualizar os detalhes que ocultou.
h) Altere a tabela dinâmica por forma a visualizar as vendas por meses e
vendedores somente para o 2º trimestre.
i) Na tabela dinâmica criada no ponto anterior apresente as diferenças de
vendas relativas ao 1º mês do 2º trimestre.
j) Agrupe os itens v1 e v2; Altere o tipo de cálculo dos dados para normal e
desagrupe os itens v1 e v2.
k) Inclua na tabela dinâmica as vendas em unidades e valor.

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