REGISTRO ACADEMICO

OBJETIVO
Este módulo permitirá el registro, procesamiento y recuperación de datos de la
planta de alumnos de cada Centro Educativo, con el propósito de mecanizar el
procesamiento de la matrícula, notas y emisión de reportes.

DESCRIPCION GENERAL
Es una herramienta necesaria para el manejo mecanizado de la información de
cada alumno. En este módulo se podrá ingresar desde la solicitud de matrícula,
información general del alumno para actualizar la ficha, asignación al grado
correspondiente, ingreso de las notas en el transcurso del año cursado de cada
una de las Actividades por Unidad si es Parvularia, por Materia si es Básica o
Media, además, el sistema podrá llevar un histórico académico por alumno,
teniendo muy en cuenta que el alumno tiene una definición única a través del
Código Único de Alumno que este módulo será capaz de generar.
Este es uno de los beneficios más importantes que este módulo traerá a la
Educación de nuestro país en general. Consiste en el Historial académico por
alumno. Es decir, que a través del Código Único de Alumno podremos saber todo
acerca de un alumno específico, grados cursados, notas obtenidas, cambio de
centro de estudios, repitencia, deserción, etc. y lo más importante que será
información mecanizada que puede ser consultada por todos los distintos niveles:
local, regional y nacional.
Este módulo contendrá las siguientes opciones principales y de detalle:
CONFIGURACION OPERACIONES PROCESOS REPORTES
Catálogo de Registro de Solicitud Carga datos Matrícula
Alumnos Asig. Sección y Envio de Datos Asistencia
Niveles alumnos Notas finales
Grados Registro de notas Constancias
Secciones Registro de
Asignaturas Asistencia
Actividades y
evaluac.
Unidades
Año lectivo
 DETALLE DE OPCIONES
CONFIGURACION
 Catálogo de Alumnos: Esta opción tiene por objetivo consultar la información
general del alumno, nombre, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, sexo,
vacunación, problemas de salud, encargado, observaciones.
Además, se podrá dar algún tipo de mantenimiento básico, por ejemplo cambio
de dirección, encargado, observaciones, salud.
También en este catálogo se mostrará un detalle de los grados cursados y de
las notas obtenidas. Ver Anexo 1 y 2.
 Niveles: Definición de los niveles a lo cuales da servicio el Centro Educativo
 Grados: Definición de los Grados para los que se da servicio
 Secciones: Definición de las secciones de cada grado
 Asignaturas: En el caso de Nivel Básico y Media se debe ingresar las
asignaturas servidas.
 Actividades y Evaluaciones: Definición de las actividades y su porcentaje y de
las Evaluaciones dentro de cada actividad y su porcentaje. Esto será funcional
para el nivel Básico y Nivel Medio. Esta definición se debe hacer para cada una
de las asignaturas que se impartirán en cada grado y sección.
 Unidades: Para el caso de Parvularia, se debe definir las Unidades y
Actividades de cada unidad a servir.
 Año Lectivo: Al inicio de cada año lectivo se debe definir el año y alguna
descripción, para efectos de que toda la información se registre bajo este año y
después se pueda consultar bajo este esquema.

OPERACIONES
 Registro de solicitud: Esta opción será utilizada para el ingreso masivo de las
solicitudes de matrícula. Se ingresarán los datos del alumno, como por
ejemplo: el grado, sección, nombres del padre, madre, encargado, nacimiento,
dirección, teléfono, información de salud, grado, sección en donde se esta
matriculando, si repite grado, es traslado o reingreso. Emitirá un reporte
conteniendo el listado de alumnos que han solicitado matrícula. Ver Anexo 1,
1a y 2.
 Asignación de Sección y Alumnos: Esta opción se utilizará para transferir
alumnos entre secciones. Se debe seleccionar un alumno y luego seleccionar
la sección a la cual se cambiará. Esto mecanismo se utilizará en casos de
cupos llenos en una de sección, o simplemente un traslado. Se emitirá reportes
del listado final de alumnos por grado y sección.
 Registro de notas: En esta opción se ingresarán las notas de cada una de las
evaluaciones por alumno por unidad y actividades, en el caso de Parvularia
(Según Anexo 3) y por Asignatura para Básica y media (Según Anexos 4,5,6 y
7).
 Ingreso de Asistencia: En esta opción se deberá de registrar por grado y
sección la asistencia diaria por alumno y su situación de asistencia. Además se
podrá discriminar aquellas fechas que sean feriadas y por lo tanto no habría
asistencia. Se podrá emitir un reporte de la asistencia diaria con porcentajes.
PROCESOS
 Carga de datos: Opción de este módulo necesaria para actualizar la
información del Centro Educativo, en cuanto a el catálogo del Centro Educativo
y otra información que dentro del proceso sea necesario actualizar.
 Envío de Datos: Opción clave dentro del sistema, que será utilizada para que el
Centro Educativo envié su actualización al nivel más inmediato, por ejemplo la
Departamental. De esta manera los datos de la matrícula son actualizados a
niveles superiores y la información se hace accesible. Esta opción como la
anterior, son incluidas en este módulo, debido a que no estamos en red con los
Centros Educativos.
REPORTES
 Matrícula: Listado de alumnos matriculados por nivel, grado y sección
 Asistencia: Reportes de la asistencia registrada, totales por sección, grado,
nivel y total general para el Centro Educativo. Tendrá también gráficos
 Notas finales: Reporte final de notas totales por alumno.
 Constancias: Documento generado por el sistema emitiendo constancia de
matrícula.
 CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

REQUERIMIENTOS MINIMOS
Un operador del sistema, 1 PC Pentium II Windows 98/2000/XP, 64 de RAM, 50
GB de espacio en disco duro, 1 impresora matricial.

REGISTRO DE MATRICULA
La digitación de la matrícula podría llevar en promedio 3 minutos máximo por
alumno, ya que habrá de ser necesario revisar que toda la información este
correcta, un pequeño control de calidad que ejecutar el operador del sistema.
CARGA Y ENVIO DE INFORMACIÓN
Este proceso puede tomar algunos minutos. Se harán copias a disco de la
información y se ejecutarán procesos de validación en la carga de los mismos. Su
duración máxima podrían de ser de algunos minutos.