Вы находитесь на странице: 1из 3

IBM Software

Фармацевтическая отрасль
WebSphere

Глобальная фармацевтическая компания


оптимизирует процесс расчета компенсаций
Обзор
Бизнес-задача
 Процесс с участием более 30 различных организаций в 28 регионах
 На каждом цикле оплаты необходимо получить 600 утверждений на региональном уровне
Решение
 Автоматическое назначение задач и управляемое выполнение задач
 Отчетность о выполнении процесса в реальном времени с целью устранения узких мест
Результаты
 Уменьшение продолжительности цикла с 30 до 7 дней
 Совместимость с существующими системами управления документооборотом

Рассматриваемая в данном примере фармацевтическая компания имеет одну из крупнейших в мире сетей
продаж – более 12000 торговых агентов в одной только Северной Америке. Компания применяет
компенсационные планы, основанные на сложной системе непрерывно меняющихся стимулов. Ежемесячно
необходимо произвести расчет, валидацию и утверждение стимулирующей компенсации для всех 28 регионов
Северной Америки. Это огромная работа. Вполне естественно, что наиболее приоритетной задачей для
компании является точность и своевременность выплат торговым агентам. Это и было основным требованием к
будущей системе со стороны специалистов группы Incentive Compensation Solutions (ICS).

Трудности управления распределенным процессом


Основные задачи, стоящие перед командой ICS – обеспечение точности расчетов и координация действий. Для
каждой группы по продажам должен быть сгенерирован точный отчет по стимулирующим компенсациям,
который затем поступает на валидацию в центральную группу, отвечающую за шаблоны отчетов и за
правильность вычислений. После завершения валидации каждый отчет направляется на утверждение к
соответствующему региональному менеджеру. Как и во многих организациях, специалисты ICS применяли
имеющиеся в их распоряжении инструменты – электронные таблицы MS Excel, сетевые диски коллективного
пользования, электронную почту и особенно интенсивно – обычную телефонную связь. Вышеописанный
процесс сильно зависел от взаимодействия людей, что обуславливало значительную неэффективность на многих
этапах этого процесса:

 Подверженные ошибкам ручные операции. Шаблоны отчетов регулярно обновляются для учета новых
стимулов и форматов. Эти шаблоны вручную выбираются с сетевого диска коллективного пользования, что
приводит к возникновению ошибок и, соответственно, к необходимости повторного выполнения работы для
их исправления.

 Трудность понимания текущего состояния процесса. Специалисты ICS вручную отсылали электронные
письма с приложениями Excel региональным менеджерам на утверждение. Было почти невозможно в
реальном времени получить представление о состоянии процесса для всех 28 регионов, что приводило к
необходимости телефонных звонков и электронных писем с целью определения узких мест.

IBM Software
Фармацевтическая отрасль
WebSphere

«Удовлетворенность выездного персонала повысилась, поскольку теперь


оплата производится быстрее и с меньшим количеством ошибок. Это
мотивирует людей, деятельность которых определяет наши доходы».
– Руководитель проекта ICS
 Неформализованные процедуры обработки и устранения ошибок. Отсутствовали какие-либо
формализованные процессы для обработки и устранения ошибок. Отсылаемые электронные письма могли
содержать некорректную информацию, поскольку отсутствовал процесс, который гарантировал бы
устранение выявленных ошибок до очередного цикла оплаты.

 Невыполнение требуемых операций, невозможность обеспечить единый уровень качества.


Отсутствовали какие-либо формализованные механизмы, которые гарантировали бы выполнение всех
требуемых операций по валидации или утверждению. Для обеспечения согласованного уровня качества для
всего круга лиц, отвечающих за валидацию и утверждения, необходимо было выработать процедуры
принудительного применения установленных требований.

Надлежащие инструменты для управления коллективной деятельностью


Специалисты ICS применили продукт Lombardi Teamworks® для улучшения контролируемости и повышения
эффективности процесса валидации и утверждения отчетов. Благодаря Teamworks специалисты ICS теперь
могут в любой момент времени инициировать весь процесс, а затем в упреждающем режиме отслеживать его
ход и управлять им вплоть до его завершения – с высочайшим уровнем эффективности. Ключевые
возможности:
 Автоматическое распределение задач. Менеджеры ICS могут в любой момент времени инициировать
процесс отчетности для отчетов любого типа. Система Teamworks автоматически определяет, какие
пользователи и организации должны получить соответствующие задания, после чего уведомляет их
относительно требуемой работы и срока ее выполнения.
 Гарантирование обеспечение точности и завершенности каждой задачи. Инструкторы осуществляют
пошаговое руководство действиями пользователей, выявляя в каждом отчете все области, которые должны
пройти процесс утверждения. Это улучшает соответствие установленным требованием и повышает общий
уровень согласованности.
 Управление узкими местами. Основанные на Web-технологиях информационные табло (ScoreBoard)
предоставляют менеджерам возможность наблюдения в реальном времени за состоянием процессов во всех
регионах. В любой момент менеджеры могут просмотреть выполняемые действия, осуществить
углубленный анализ узких мест и отследить любого «отстающего» пользователя.
 Непрерывное совершенствование процесса. Процесс отслеживания ошибок позволяет пользователям
зарегистрировать в журнале любую встретившуюся им проблему. Система обеспечивает отслеживание
ошибки вплоть до момента ее исправления. Это гарантирует устранение зарегистрированных проблем до
наступления очередного цикла – и является основанием для непрерывного совершенствования процесса.
2

IBM Software
Фармацевтическая отрасль
WebSphere

Компоненты решения
Продукты
 Lombardi Teamworks®
Бизнес-партнер IBM
 Lombardi Services

Работа с существующими приложениями


Одно из ключевых требований команды ICS к решению было использование существующей инфраструктуры.
Основанная на стандартах архитектура Teamworks позволила удовлетворить это требование. Шаблоны отчетов
хранятся в Documentum и автоматически задействуются при выполнении задач в рамках рабочего процесса.
Затем эти задачи пересылаются по электронной почте в виде ссылок, которые проводят менеджеров по всему
процессу утверждения.
Первые результаты внедрения платформы и будущие перспективы
Первая версия автоматизированного решения под названием Incentive Compensation Process была развернута
уже через 90 дней после начала проекта. Эта версия обеспечивала интеграцию со всеми ключевыми системами и
возможность развертывания во всех 28 регионах с сотнями пользователей. Благодаря продукту Teamworks
специалисты ICS теперь располагают платформой, позволяющей им непрерывно совершенствовать свой
процесс в промежутках между циклами оплаты. В перспективе специалисты ICS собираются реализовать
возможность утверждения отчетов с использованием мобильных устройств, ввести новые типы отчетов и
внедрить усовершенствованный процесс для отслеживания ошибок и их устранения.

Преимущества BPM-продуктов от корпорации IBM


Программные продукты и услуги для управления бизнес-процессами (BPM) от корпорации IBM
помогают организациям оптимизировать функционирование бизнеса посредством выявления,
документирования и автоматизации бизнес-процессов, а также их непрерывного совершенствования с
целью повышения эффективности и сокращения затрат.
3
Дополнительная информация
Более подробную информацию о Lombardi Teamworks можно получить в представительстве корпорации IBM, у
бизнес-партнеров IBM, а также на Web-сайтах:
www.lombardi.com ●

ibm.com/software/websphere/announcement.html

© Copyright IBM Corporation 2010


IBM Corporation
Software Group
Route 100
Somers, New York 10589
U.S.A.
Изготовлено в США
Март 2010 г.
Все права защищены.
IBM, логотип IBM, ibm.com и WebSphere являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками International Business
Machines Corporation в США и/или других странах. Если первые упоминания в данной публикации вышеперечисленных или каких-либо
других зарегистрированных товарных знаков IBM отмечены символами ® или ™, это означает, что данный товарный знак зарегистрирован
в США или охраняется нормами общего права и принадлежит IBM на дату публикации этого материала. Такие товарные знаки могут также
быть зарегистрированными в других странах товарными знаками или товарными знаками, охраняемыми нормами общего права других
стран. Со списком принадлежащих IBM товарных знаков можно ознакомиться на сайте компании в разделе «Copyright and trademark
information» по адресу ibm.com/legal/copytrade.shtml.
Другие названия компаний, продукции и сервисов могут являться товарными знаками или знаками обслуживания соответствующих
компаний.
В этом документе описывается применение продуктов корпорации IBM одним из ее клиентов. Мы не гарантируем, что другой клиент
получит сопоставимые результаты.
Упомянутые в данной публикации продукты и услуги IBM могут быть недоступны в некоторых странах.

Вам также может понравиться