Fresenius Medical Care Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio

Versin 1.2

Equipo de Proyecto Alumno Roberto Maximiliano Souto e-mail rsouto150@alumnos.iua.edu.ar

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Versin: 1.2 Fecha: 25/MAR/11

Revisiones
AUTOR Fecha 25/MAR/11 02/ABR/11 11/ABR/11 Version 1.0 1.1 1.2 Descripcin Creacin del documento Revisin y correccin del documento Correcciones en Oportunidades de Negocio y Descripcin de Problemas . Autor Roberto Souto Roberto Souto Roberto Souto

TUTOR Fecha Versin Comentario Tutor

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Indice
1. Introduccin 1.1 Propsito 1.2 Alcance 1.3 Definiciones, Acrnimos y abreviaturas 1.4 Referencias 1.5 Overview 2. Descripcin y Posicionamiento de la Empresa 2.1 Nombre de la Empresa 2.2 Rubro de Negocio 2.3 Domicilio de la Empresa 2.4 Organigrama 2.5 Misin, Visin, Polticas, Objetivos, Metas y Factores Crticos de xito 2.6 Oportunidades de Negocio 2.7 Descripcin de Problema 3. Descripcin de Apostadores y Usuarios 3.1 Informacin demogrfica del mercado 3.2 Resumen de Apostadores 3.3 Resumen de Usuarios 3.4 Entorno de usuarios 3.5 Perfiles de Apostadores 3.5.1 Gerente de Administracin y Finanzas 3.5.2 Gerente Regional 3.5.3 Jefe de Cuentas a Pagar 3.6 Perfiles de Usuarios 3.6.1 Jefe Cuentas a Pagar 3.6.2 Administrador Clnica 3.6.3 Analista Cuentas a Pagar 3.6.4 Aprobador 3.7 Necesidades Principales de Usuarios y Apostadores 3.8 Alternativas y competencia 4. Restricciones 5. Rangos de Calidad 6. Precedencia y Prioridad Otros requerimientos (Requerimientos no Funcionales) 6.1 Estndares aplicables: 6.2 Requerimientos del sistema: 6.3 Requerimientos de entorno: 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 7 7 9 9 9 10 10 11 11 11 12 12 12 13 13 14 14 15 15 15 16 17 17 17 17

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Vision de Negocio
1.
1.1

Introduccin
Propsito El propsito de este documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las caractersticas de uno de los mdulos del sistema de gestin comercial de una empresa del rubro de la salud, presentando la complejidad de una departamentalizacin matricial, de tipo funcional y regional. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestin de rdenes de compra realizadas desde los diversos centros de atencin y la planta de produccin, de forma que dichos puntos puedan solicitar la aprobacin de las compras a sus respectivos aprobadores, para luego permitir a la administracin en casa central continuar con la gestin de las rdenes y sus facturas asociadas. Los detalles de cmo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificacin de los casos de uso y otros documentos adicionales.

1.2

Alcance El documento Visin de Negocio se ocupa, como ya se ha mencionado, del mdulo de rdenes de compra de SIGCOM para Fresenius Medical Care. El sistema brindar a los stakeholders (definidos ms adelante) la gestin, control y seguimiento de las solicitudes de rdenes de compra, sus circuitos de aprobacin, carga de facturas, asociacin y rendicin de las mismas.

1.3

Definiciones, Acrnimos y abreviaturas

SIGCOM: Sistema de Gestin Integral Comercial FMC: Fresenius Medical Care 1.4 Referencias

1.5

Overview A continuacin se detallarn los datos de la empresa, buscando desarrollar el contexto sobre el cual tomar lugar el desarrollo del sistema. Se presentar a la compaa, sus caractersticas y la trazabilidad de objetivos estratgicos de la misma contra los especficos referentes al proyecto en cuestin. Luego se expondrn los participantes y requisitos, a modo de objetivos, contemplados para el proyecto.

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2.
2.1

Descripcin y Posicionamiento de la Empresa

Nombre de la Empresa Fresenius Medical Care AG S.A.

2.2

Rubro de Negocio Salud

2.3

Domicilio de la Empresa Domicilio Fsico y legal: Arenales 706 3 Piso Retiro CABA - Repblica Argentina.

2.4

Organigrama

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra 2.5

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Misin, Visin, Polticas, Objetivos, Metas y Factores Crticos de xito VISION La demanda mundial de cada vez mejores procedimientos de dilisis es el estmulo que impulsa a los profesionales de Investigacin y Desarrollo de Fresenius Medical Care a la creacin de recursos tcnicos y estrategias mdicas para alcanzar niveles de prestacin y de calidad superadores para sus productos y servicios. Muchas contribuciones tcnicas y mdicas de Fresenius Medical Care han permitido que, quienes hoy padecen de enfermedad renal pueden enfrentar un futuro con seguridad, confianza y perspectivas de una satisfactoria rehabilitacin y buena calidad de vida. Ofrecemos productos y servicios para dilisis acorde con los mejores estndares mdicos, cubriendo la totalidad de los eslabones de esta actividad y su cadena de valor. Ese es nuestro compromiso con quienes reconocen nuestra trayectoria y confan en nuestros proyectos: los pacientes, nuestros empleados, los operadores del sistema de salud y nuestros inversores. En Argentina, confiamos en la solidez y alto nivel de los profesionales y tcnicos en el campo de la salud. Nuestro proyecto en el pas se desarrolla tanto en el rea del cuidado y rehabilitacin del enfermo renal, como en el rea de produccin industrial. En el campo asistencial tenemos una extendida presencia geogrfica y asumimos nuestra labor con sensibilidad y responsabilidad social, comprendiendo las realidades locales.

MISION Responder a las expectativas de nuestros pacientes, clientes, empleados, accionistas y la comunidad con productos y servicios innovadores para mejorar la calidad de vida de los pacientes con insuficiencia renal, basados en nuestros valores y prcticas ticas.

POLITICAS DE CALIDAD En el centro de todos nuestros esfuerzos est la salud y el bienestar del ser humano. Esto debe concretarse mediante la combinacin de cuidados de dilisis costo /efectivos junto al enfoque de biocompatibilidad como estrategia global. Reconocemos nuestra responsabilidad: Con los Pacientes: Nuestro objetivo es aumentar la expectativa y mejorar la calidad de vida de los pacientes con insuficiencia renal crnica. Con nuestros Empleados: Comprometemos a empleados calificados con la compaa y promovemos su desarrollo profesional. Con la Comunidad: Cumplimos con nuestras diversas responsabilidades sociales, respetando los requerimientos legales y estndares de seguridad y contribuyendo al mantenimiento de nuestro medio ambiente. Con nuestros Accionistas: Aseguramos un desarrollo continuo de la compaa mediante resultados atractivos para los accionistas.

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra 2.6 Oportunidades de Negocio

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El sistema permitir optimizar la velocidad de obtencin de informacin y calidad de la misma como input para los procesos de toma de decisiones del rea de Administracin y Finanzas. Incrementa la posibilidad de aplicar un mayor control sobre las autorizaciones en compras regionales, anteriormente el gran flujo de datos generaba escasas validaciones y falta de conocimiento acerca de todas las transacciones realizadas y las aprobaciones regionales. Brinda la posibilidad de realizar un anlisis retrospectivo sobre los datos para gestionar ms eficientemente las mejoras en los procesos involucrados. Se busca optimizar los tiempos de carga, envo y aprobacin de las rdenes de compra, automatizar los procesos involucrados (mayormente worflows de aprobacin), facilitar la carga de la rdenes, agilizar la distribucin de las rdenes para su aprobacin, mejorar la recaudacin de la informacin provenientes de los centro de atencin, eliminar la redundancia de los datos, persistir la informacin para posteriores anlisis y optimizar el control administrativo desde casa central.

2.7

Descripcin de Problema Problema afecta -Utilizacin de hojas de clculo para la recoleccin de la informacin proveniente de los centros. -Jefe de Cuentas a Pagar -Analistas de Cuentas a Pagar Impacto -Incremento de conflictos con datos y conflictos interpersonales -Imposibilidad de realizar la gestin de la informacin eficientemente -Falta de integridad en los datos -Dificultades en la explotacin de los datos para la realizacin de anlisis Beneficio Solucin Posible -Canalizacin de solicitudes a travs de un sistema nico y formal -Trazabilidad de las solicitudes y rdenes -Control de pendientes de autorizar -Control del estado de solicitudes y rdenes -Optimizacin de plantillas de rdenes de compra repetitivas

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra Problema

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-Gestin manual de los datos desde las clnicas (Versionado de las plantillas, borradores, actualizaciones, envo de las solicitudes / rdenes de compra (datos) va e-mail generando ante la prdida de los mismos problemas en la gestin, recuperacin de la informacin, validacin de la misma y falta de trazabilidad de los datos. Si los datos son requeridos en el futuro; los mails no fueron archivados y no guardaron una copia local, o la misma esta desactualizada, se encontraran ante una inconsistencia y eventual prdida de informacin). Administradores de Clnicas, Gerentes Regionales -Incremento en la posibilidad de prdida de informacin -Imposibilidad de control de los datos de los envos -Potenciales errores relacionados a la confusin en el manejo de los datos (actualizacin de mltiples plantillas) -Susceptibilidad a las fallas en redes externas y servidores de correo

afecta Impacto

Beneficio Solucin Posible

-Carga y centralizacin de la informacin en un nico sistema de acceso directo utilizando la red interna de la compaa

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3.

Descripcin de Apostadores y Usuarios

Apostadores: Gerente de Administracin y Finanzas, Gerentes Regionales, Jefe de Cuentas a Pagar. Usuarios: Jefe de Cuentas a Pagar, Analistas del rea Cuentas a Pagar, Administradores de las Clnicas y todos los jefes, gerentes y directores involucrados en los procesos de aprobacin (Gerentes Regionales, Coordinadores Mdicos, Jefe Tcnico de Planta, Bioingenieros, otros gerentes, Direccin General).

3.1

Informacin demogrfica del mercado

No aplica.

3.2

Resumen de Apostadores
Nombre Gerente de Administracin y Finanzas Descripcin Encargado de la gerencia de Finanzas y Contabilidad. Reporta directamente a la Direccin General. Toma las decisiones relevantes a asuntos polticos y estratgicos con relaciones econmico-financieras. Encargado de la toma de decisiones de un rea geogrfica especfica. Reporta directamente a la Direccin General. Reporta directamente al Gerente de Administracin y Finanzas, tienen a su cargo equipos de analistas. Responsabilidades Aprobar las erogaciones de dinero para el proyecto. Asegura la colaboracin de los integrantes del rea de Cuentas a Pagar y del resto de las reas para la realizacin del proyecto.

Gerente Regional

Asegura la colaboracin de los administradores de las clnicas para la realizacin del proyecto.

Jefe de Cuentas a Pagar

Aplicar y comunicar las polticas de uso del sistema en los analistas y administradores de las clnicas. Retroalimentar sobre el desempeo del sistema para refinar los requerimientos. Proveer informacin detallada sobre los requerimientos de sistema. Hacer uso de la informacin solicitada.

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3.3

Resumen de Usuarios
Nombre Jefe Cuentas a Pagar Descripcin Configuracin de parmetros de negocio, receptor de alertas especficas, Responsabilidades Configuracin especfica Obtiene reportes Apostador [Si el usuario no es directamente representado, identifique al apostador que representa los intereses del mismo.]

Administr ador Clnica Analista Cuentas a Pagar

Ingresa datos de la solicitud Ingresa datos de la factura

Obtiene reportes Gestiona Pendientes Ingresa datos de factura SAP Actualiza el estado de la orden

Aprobador

Aprueba rechaza la orden

3.4

Entorno de usuarios
Proceso Emisin de rdenes de Compra Involucrados Administrador de Clnica Aprobadores Etapas / Ciclos Emisin OC Autorizacin Tiempo Promedio 3 min. 1 min. Equipamiento y herramientas Desktop, notebooks y BlackBerrys conectadas a la red FMC. Acceso a la aplicacin, bases de datos y correo electrnico.

Administrador de Imputacin Clnica Factura Analistas de Cierre OC Cuentas a Pagar

a 2 min. 1 mi.

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3.5
3.5.1

Perfiles de Apostadores
Gerente de Administracin y Finanzas Representante Descripcin Administracin y Finanzas Coordinar y revisar los cierres mensuales, trimestrales y anuales para la obtencin de los Estados Financieros. Identificar las reas de mejora y oportunidad dentro del rea a su cargo. Responsable de cuestiones contables como: Cuentas por pagar, nominas, compras, etc. Atender las auditoras internas y externas. Establecer, mejorar y dar seguimiento a los Controles Internos de la Compaa. Contar con la informacin completa para reportar a la casa matriz en Alemania. Conocimientos del negocio, imparte reglas estratgicas y tcticas, objetivos y condiciones. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica (sistemas de gestin y GUI). Aprobar las erogaciones de dinero para el proyecto. Asegura la colaboracin de los integrantes del rea de Cuentas a Pagar y del resto de las reas para la realizacin del proyecto. La aplicacin del sistema ayudar a optimizar los recursos, la organizacin de las compras y los tiempos de aprobacin mejorando el uso de presupuesto. Proveer mejor informacin para el anlisis de rendimiento y presupuesto, y como entrada de otros procesos. Mejorar la interfaz de comunicacin con otras reas que se vinculan con el proceso soportado por la aplicacin como aprobadores. Involucramiento Entregables Aprobador segn las cadenas de aprobacin definidas. Reportes estratgicos.

Tipo

Responsabilidades

Criterio de xito

3.5.2

Gerente Regional Representante Descripcin Direccin General Asumir la responsabilidad y la administracin en la regin para asegurar que todos los administradores bajo su cargo puedan obtener el personal adecuado. Un gerente regional encabeza varias clnicas y debe garantizar el buen desarrollo y el bienestar de las mismas. El gerente regional tambin es responsable de la supervisin general de los administradores, as como la mejora del perfil de la empresa atendiendo a las necesidades de los clientes y asegrese de que estn satisfechos. Conocimientos del negocio, imparte reglas tcticas, polticas y condiciones. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica (sistemas de gestin y GUI). Asegura la colaboracin de los administradores de las clnicas para la realizacin del proyecto. La aplicacin mejorar los tiempos asociados al proceso por parte de los Fresenius Medical Care , 2011 Pgina 11

Tipo

Responsabilidades Criterio de xito Tutor: Mara Alejandra Boggio

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administradores de las clnicas, permitir un mejor anlisis de las compras de cada rea geogrfica. Involucramiento Entregables Otros comentarios Aprobador segn las cadenas de aprobacin definidas. Reportes estratgicos. Valoran por sobre todo un proceso de aprobacin veloz.

3.5.3

Jefe de Cuentas a Pagar Representante Descripcin Administracin y Finanzas Manejar de manera autnoma la gestin de pagos de la empresa. Coordinar el procesamiento de facturas, rendiciones, anticipos, etc. Anlisis y gestin de las cuentas relacionadas con el sector. Confeccin de reportes relacionados con el sector. Participar activamente en los cierres mensuales. Proponer y realizar mejoras en los procesos administrativos. Anlisis de los gastos de administracin y venta. Tipo Responsabilidades

Conocimientos del negocio, decide y comunica reglas tcticas. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica. Aplicar y comunicar las polticas de uso del sistema en los analistas y administradores de las clnicas. Retroalimentar sobre el desempeo del sistema para refinar los requerimientos. Proveer informacin detallada sobre los requerimientos de sistema. Hacer uso de la informacin solicitada.

Criterio de xito Involucramiento Entregables

Mejorar la interfaz de comunicacin con las clnicas, mejora en la velocidad de procesamiento de informacin, aseguramiento de la integridad de la informacin. Administrador de la configuracin de la aplicacin, receptor de alertas. Reportes tcticos.

3.6
3.6.1

Perfiles de Usuarios
Jefe Cuentas a Pagar Representante Administracin y Finanzas

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra Descripcin

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Manejar de manera autnoma la gestin de pagos de la empresa. Coordinar el procesamiento de facturas, rendiciones, anticipos, etc. Anlisis y gestin de las cuentas relacionadas con el sector. Confeccin de reportes relacionados con el sector. Participar activamente en los cierres mensuales. Proponer y realizar mejoras en los procesos administrativos. Anlisis de los gastos de administracin y venta.

Tipo Responsabilidades

Conocimientos del negocio, decide y comunica reglas tcticas. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica (sistemas de gestin y GUI). Aplicar y comunicar las polticas de uso del sistema en los analistas y administradores de las clnicas. Retroalimentar sobre el desempeo del sistema para refinar los requerimientos. Proveer informacin detallada sobre los requerimientos de sistema. Hacer uso de la informacin solicitada.

Criterio de xito Involucramiento Entregables

Mejorar la interfaz de comunicacin con las clnicas, mejora en la velocidad de procesamiento de informacin, aseguramiento de la integridad de la informacin. Administrador de la configuracin de la aplicacin, receptor de alertas. Reportes tcticos.

3.6.2

Administrador Clnica Representante Descripcin Gerente Regional Administra los recursos, pedidos, compras, pagos, solicitudes administrativas, atencin de pacientes, interviene en la facturacin de clientes, programacin de pacientes y traslados. Perfil administrativo. Conocimientos bsicos de informtica (sistemas de gestin y GUI). Dispara los procesos de ingresos de pacientes, compras, pagos y brinda informacin contable. Emisor de las rdenes de compra. Carga de informacin veloz, de forma sencilla. Sin prdida de datos. Ingresa y actualiza datos de las rdenes de compra hasta su aprobacin. Informes de estado.

Tipo Responsabilidades Criterio de xito Involucramiento Entregables

3.6.3

Analista Cuentas a Pagar

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra Representante Descripcin Tipo Responsabilidades Criterio de xito Involucramiento Entregables Jefe de Cuentas a Pagar

Versin: 1.2 Fecha: 25/MAR/11

Analista de informacin referente a pagos de proveedores. Conocimientos del negocio. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica (sistemas de gestin y GUI). Anlisis y control de datos provenientes de las clnicas para la carga centralizada de facturas y pagos. Integridad en la informacin del sistema, velocidad de recepcin, facilidad en la obtencin de reportes de control. Verificacin de datos (cambio de estado). Informes de control.

3.6.4

Aprobador Representante Descripcin Tipo Responsabilidades Criterio de xito Involucramiento Entregables Rol genrico que depender del workflow de aprobacin especfico. Gerentes, jefes y encargados de reas vinculadas con los workflws de las rdenes de compra. Conocimientos del negocio. Conocimientos intermedios / avanzados de informtica (sistemas de gestin y GUI). No aplica. Queda sujeto al perfil del aprobador. Autorizacin eficaz de las rdenes de compra. Aprobar o rechazar las rdenes. Reportes tcticos y estratgicos.

3.7

Necesidades Principales de Usuarios y Apostadores

Problema Falta de agilidad en la aprobacin de compras Razn del problema Al no existir canales formales de comunicacin, no hay registro de las solicitudes y pueden perderse o demorarse indefinidamente. Cmo se resuelve actualmente Se enva el reclamo por los mismos canales informales hasta recepcionar la autorizacin. Solucin que espera el usuario. Comunicacin gil e instantnea de las solicitudes a la cadena de aprobadores para obtener una autorizacin en menos de 7 das.

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra Dificultad en el control de La informacin es solicitudes pendientes y el almacenada en una hoja estado de las mismas. de clculo por lo que es susceptible a la prdida, duplicacin y errores en los datos.

Versin: 1.2 Fecha: 25/MAR/11

Trabajo manual de unificacin y mantenimiento de los datos en la hoja de clculo.

Centralizacin y automatizacin de la informacin en un nico sistema.

Dificultad en el reconocimiento y gestin de rdenes de compra recurrentes.

Existe mucha informacin que es difcil de procesar.

Las clnicas proponen en hojas de clculo separadas las rdenes de compra recurrentes (llamadas actualmente globales).

Centralizacin de la informacin que facilitar su anlisis para la deteccin de compras recurrentes similares, y la posibilidad de generar plantillas de compra de autorizacin mensual, quincenal y semanal.

Prdida de datos e informacin.

Envo de la informacin desde las clnicas mediante hojas de clculo adjuntas en un e-mail y unificadas en una hoja maestra.

Trabajo manual de unificacin y mantenimiento de los datos en la hoja de clculo.

Centralizacin y automatizacin de la informacin en un nico sistema.

3.8

Alternativas y competencia
Continuar con el proceso y tareas actuales (ya descartado). Comprar un sistema empaquetado en el mercado. Descartado por relacin costo / prestaciones. Se deben realizar muchas modificaciones. Anlisis y Desarrollo interno. Se estima realizar el desarrollo en la plataforma Lotus Notes en la cual se realizan la mayora de las aplicaciones de tipo workflow vinculadas a las clnicas. Tercerizar el anlisis del proceso y desarrollar in-house.

4.

Restricciones

No se identificaron restricciones de tipo tecnolgico debido a que las condiciones actuales son las correctas, la arquitectura a utilizar es la actualmente funcional.

5.

Rangos de Calidad
GUI amigable (se restringe a lo que permite Lotus Notes). Fiabilidad.

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Sistema de Gestin de rdenes de Compra Vision de Negocio IT-BVIS-SIGCOM-OrdenesCompra Flexibilidad para actualizaciones futuras.

Versin: 1.2 Fecha: 25/MAR/11

Seguridad (se prev un esquema de backups diarios, semanales y mensuales). Velocidad de carga y procesamiento de alta performance. Alta disponibilidad de informacin

6.

Precedencia y Prioridad

Contar con un sistema de registro de las solicitudes accesible y dinmico para todos los usuarios. Contar con un sistema que permita registrar las facturas y la rendicin de las mismas. Contar con un sistema que permita una autorizacin veloz de las solicitudes. Contar con un sistema que permita la disponibilidad de los datos para la obtencin de reportes. Contar con un sistema que permita generar alertas por eventos.

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Versin: 1.2 Fecha: 25/MAR/11

Otros requerimientos (Requerimientos no Funcionales)

6.1 Estndares aplicables:

Estndares de desarrollo de aplicaciones actuales de la compaa.

6.2

Requerimientos del sistema:

Poseer acceso al servidor Lotus Notes de forma remota, usuario y clave, acceso en la lista de control de acceso (ACL) de la aplicacin, configuracin del perfil en la ACL.

6.3

Requerimientos de entorno:

Definidos por la arquitectura actual.

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