UNIDAD 4.

- Sistemas de Workflow
4.1.-Necesidad de mejorar los procesos de las empresas. Las empresas deben ser cada vez ms competitivas y para ello necesitan innovar, no slo, adaptndose y utilizando las Nuevas Tecnologas, invirtiendo en nuevos procesos de produccin, bienes y servicios, sino tambin reorganizando sus recursos humanos y sus mtodos de gestin. En este sentido se dirigen las principales prioridades de la Unin Europea en el plano econmico, alertando continuamente sobre la necesidad de las empresas de ser ms productivas. En un entorno en el que las empresas no pueden competir por precio frente a pases emergentes, es imprescindible apelar a la innovacin para reforzar los servicios a los ciudadanos, mejorar la eficiencia operativa, estimular la competitividad y crear riqueza econmica. La tecnologa como base para ser ms competitivos

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos de negocio, pero frecuentemente encuentran trabas en las aplicaciones y sistemas instalados, que no estn preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma gil. Los empresarios destacan como medida importante para tecnolgicamente la adquisicin de sistemas avanzados que permitan:
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avanzar

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actualizar el plan de gestin, control y supervisin de la empresa, para que los empleados tengan claro a qu dedicar el tiempo que emplean realizando su trabajo, dotar a los empleados de herramientas y procesos que les ayudarn a optimizar su rendimiento, la cooperacin con proveedores y clientes para poder responder con mayor calidad a las necesidades de los consumidores, la posibilidad de alcanzar economas de escala y la oportunidad de acceder a una venta directa y a nuevos mercados.

El BPM (Business Process Management), con su enfoque evolucionado y una tecnologa punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de esa agilidad y flexibilidad necesarias para responder de una forma efectiva a los nuevos cambios y oportunidades de mercado. Innovar en la empresa a travs del BPM supone ganar en competitividad y ampliar las posibilidades de su negocio, pero para ello es imprescindible que los

administradores y directivos de la empresa tengan la voluntad de optimizar sus procesos de negocio y de trabajo, la voluntad de mejorar los servicios ofrecidos a los clientes, y la habilidad de responder y adaptarse rpidamente a las condiciones y necesidades cambiantes de mercado. 4.2.-Elementos de un sistema de workflow. Componentes del Sistema Workflow Business Workplace Interaccin con usuarios en el tiempo de ejecucin y provision de las funciones de aplicacin. El workflow manager arranca el tiempo de ejecucin del workflow en primer lugar y representa funciones de control para procesos automticos a lo largo de los mdulos de aplicacin de R/3: Control Monitoring Coordinacin Sincronizacin El workitem manager interacta con la aplicacin llamada en el mtodo de la tarea. 4.3.-Tecnologas utilizadas en los sistemas workflow. Para poder crear un sitio web del tipo "optimizador de capacidad", es necesario utilizar las tecnologas necesarias para el comercio electrnico colaborativo, as como algunos sistemas especficos para este modelo. Entre los primeros, hay que nombrar a los sistemas de Workflow, y a la iniciativa ebXML. Entre los segundos, hay que considerar los sistemas de previsin y planificacin conjunta. Todas estas aplicaciones informticas se encuentran en el sitio Web del optimizador de capacidad. Para que puedan ser utilizadas por las empresas compradoras y proveedoras, el modelo ms recomendable es el de ASP. Mediante el modelo ASP, el optimizador de capacidad permite utilizar sus aplicaciones a las empresas proveedoras y compradoras, sin que stas tengan que instalar ninguna aplicacin en sus propios ordenadores. Este modelo ASP de provisin de servicios permite que el optimizador de capacidad posea todo el control sobre el modelo y que se ahorre todos los gastos que se generan cada vez que haya una nueva versin de los anteriores sistemas, al no tener que ir a todas

las empresas proveedoras y compradoras actualizando el software utilizado para optimizar la capacidad productiva o de distribucin.

PALABRAS CLAVES: FIANZA: Master En Finanzas. Elige Entre 6 Programas Masters Especializados! www.ieb.esEnlaces patrocinados Mediante los sistemas de Workflow y de ebXML se pueden integrar los procesos productivos o logsticos de las empresas proveedoras entre s, y de stas con la empresa compradora. Estos sistemas deben hacer uso de las tecnologas mviles (GSM, WAP y UMTS) de modo que se puedan integrar los procesos logsticos, que implican a camiones desplazndose por toda la geografa. Los sistemas de previsin y planificacin conjunta suelen ser complejos sistemas informticos que utilizan modelos estadsticos para conocer la capacidad de produccin de una empresa, y prever los lmites futuros de la misma. Este tipo de software, aplicado por los optimizadores de capacidad a varias empresas, supone una elevada complejidad al tener que considerar no slo los datos histricos de una empresa aisladamente sino los datos agregados de los diversos proveedores a lo largo del tiempo. Haciendo uso de estos dos grandes tipos de tecnologas, las tecnologas de integracin y las de previsin estadstica, se puede llevar a la prctica la produccin conjunta bajo la demanda de un consumidor. Por ejemplo, si el pedido de Siemens llega al optimizador de capacidad, ste deber ser capaz de prever la capacidad de produccin futura de los proveedores. Una vez determinada esa previsin, se podr hacer una oferta a Siemens. Hasta este momento slo se habrn utilizado las tecnologas de previsin estadstica. Pero tras la aceptacin por parte de Siemens comenzar la parte ms compleja, la fabricacin conjunta. Para conseguir esta fabricacin conjunta ser necesario el intercambio de informacin entre los proveedores utilizando el ebXML, y la integracin de sus sistemas de Workflow productivo haciendo uso de los sistemas de Workflow mvil.

4.4.-Tipos de sistemas de workflow. 4.4.1.- Workflow Colaborativo Se caracterizan por ser procesos de alto valor para el negocio pero que son ejecutados en muy pocas ocasiones. Se centran principalmente en permitir a los participantes trabajar en conjunto. Los procesos son menos rgidos y es esencial la habilidad de cambiar la definicin del proceso dinmicamente. El rendimiento no es la caracterstica ms importante de este tipo de aplicacin de Workflow. 4.4.2.- Workflow de Produccin Se caracterizan por tener un alto valor para el negocio y un factor de repeticin muy alto. Poseen una definicin muy precisa de las reglas del negocio y la precedencia entre las tareas. Son procesos que involucran a empleados trabajando a tiempo completo en actividades de duracin corta. Se caracterizan por la necesidad de un alto rendimiento y productividad, adems de tener tiempos de respuesta muy rpidos. Son tpicamente utilizados en los procesos en los cuales hay muy poca variacin con respecto al tipo de trabajo que debe realizarse (p.e., una lnea de ensamblaje). 4.4.3.- Workflow Ad-Hoc El tipo de procesos que definen esta categora de sistemas de Workflow se caracteriza por ser de bajo valor para el negocio y una tasa de repeticin bastante baja. Generalmente este tipo de aplicacin de Workflow no posee una estructura predefinida y el prximo paso en el proceso es definido por la persona involucrada en el mismo, o es construido individualmente cada vez que sea necesario realizar una serie de acciones distintas. 4.4.4.- Workflow Administrativo Se caracterizan por ser de bajo valor para el negocio, ya que no estn relacionados directamente con el producto de la empresa y tienen una tasa de repeticin bastante alta. Tienen como elemento principal la facilidad de definicin del proceso de acuerdo a las reglas del negocio; adems, el rendimiento es significativamente menor que en los sistemas de Workflow de Produccin. El mismo sistema es capaz de soportar una gran variedad de procesos y un gran nmero de empleados pueden estar involucrados en este tipo de aplicacin de Workflow. Sobre la base de los distintos tipos de sistemas de Workflow y las innumerables posibilidades de desarrollo de stos dentro de una empresa, la metodologa MEIDAW que se describe en la siguiente seccin, est fundamentada en ser lo ms sistmica posible, con la finalidad de poder adaptarse a cualquiera de los tipos de sistemas de Workflow descritos con anterioridad, segn las particularidades que puede manifestar la organizacin donde stos funcionarn.

4.5.-Metodologa para el desarrollo de un sistema de workflow. Un sistema de gestin workflow (WFMS) se puede definir como (WfMC, 1994): Un sistema que define, crea y gestiona automticamente la ejecucin de modelos workflow mediante el uso de uno o ms motores workflow que se encargan de interpretar la definicin de procesos, iteractuar con los agentes y, cuando se requiera, invocar el uso de los sistemas de informacin implicados en el trabajo. El principal mdulo de un WFMS es el motor workflow que es el que realmente se encarga de orquestar la ejecucin del modelo workflow, determinando los agentes implicados (humanos o no), los datos y las aplicaciones necesarias para llevar a cabo el workflow. La WfMC (WfMC, 1996) proporciona un marco de arquitectura general en el que se identifican cinco interfaces con respecto a los motores workflow. Estos ncleos workflow se comunican con el resto de mdulos mediante unas funciones de librera. Una extensin del modelo basada en la WfMC consta de los siguientes mdulos (Caro, 1998) (ver fig. 1): (i) Herramientas para el modelado, definicin y anlisis de los procesos en trminos de flujos de trabajo. (ii) Mdulo de administracin workflow. (iii) Mdulo de monitorizacin. (iv) Mdulo de simulacin. (v) Mdulo de re-ingeniera workflow. (vi) Motor workflow. Este ltimo es el encargado de la ejecucin del modelo workflow, incluyendo una interfaz que haga posible la integracin con otros sistemas y otros mdulos. As mismo, se debe incluir: a) un mdulo de asignacin de tareas, encargado de asignar las tareas entre los agentes implicados, b) una base de conocimiento sobre la estructura organizativa y el estado actual de los agentes y c) un mdulo para el manejo de excepciones y recuperacin ante fallos.

4.7.-Herramientas de definicin de procesos. Las herramientas de gestin documental permiten mantener toda la informacin sin soporte de papel, sobre una red o sistema informtico. Los documentos son escaneados, y los sistemas ofrecen potentes utilidades para analizar, gestionar y localizar toda la informacin almacenada.Estas herramientas se pueden integrar entre s, as como sobre los nuevos sistemas de trabajo en grupo, que aaden las facilidades de coordinacin y comunicacin entre equipos de trabajo, soportado sobre bases de datos, y facilitando, si es necesario, el acceso va inter o intranet. Sin embargo, aunque todos estos sistemas se montan, en general, sobre paquetes o herramientas existentes, hay un trabajo importante de definicin de los procedimientos y reglas, as como de integracin con las herramientas habituales del cliente, en sus sistemas informticos. Herramienta de Definicin de Procesos. Forma parte de los componentes de software del Workflow y la podemos ver en el borde superior de la figura. Es utilizada para crear una descripcin de los procesos en una forma procesable para una computadora. Esta herramienta podra estar basada en un lenguaje de definicin de procesos formal, en un modelo de interaccin entre objetos, o simplemente en un conjunto de reglas de ruteo para transferir informacin entre los participantes. Esta herramienta puede ser proporcionada como parte de un producto de software orientado a Workflow, o podra simplemente existir por si sola y tener integracin con diferentes productos de Worklow. 4.8.-Motor del sistema de workflow. En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatizacin de procesos administrativos (Workflow) y de gestin de documentacin. Actualmente es muy importante acceder a la informacin de forma gil y eficaz. Por regla general la informacin suele estar en diferentes formatos, segn sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la informacin es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la informacin relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reduccin importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor

de la red, los expedientes son dirigidos segn unas reglas determinadas facilitando as las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su anlisis o gestin de forma sencilla y rpida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema. 4.9.-Gestor de la lista de trabajos. Lista de trabajo del personal del CIB
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Esta lista se utilizar nicamente para asuntos relacionados con su trabajo en el CIB. Para otros temas, como alquileres de apartamentos, ventas de objetos, opiniones personales, etc, utilice la lista cibusers@cib.csic.es Pueden enviar mensajes a la lista y ver la lista de inscritos: Slo los suscriptores. Ver la lista de inscritos. Para recibir los mensajes es necesario estar inscrito. Un ordenador inscribe automticamente en esta lista a todo el personal con email @cib.csic.es. Esta lista es la nica que contiene a todo el personal del CIB. Un ordenador da de baja automticamente de esta lista a todo aquel que abandone el CIB y pierda su cuenta @cib.csic.es El tamao mximo de un mensaje a cualquiera de las listas es de 5 Megabytes, si necesita enviar un mensaje con un fichero mayor utilice el servicio SEGA del CSIC para escribir a esta lista.

4.10.-Interfaz de usuario. La interfaz de usuario es el medio con que el usuario puede comunicarse con una mquina, un equipo o una computadora, y comprende todos los puntos de contacto entre el usuario y el equipo, normalmente suelen ser fciles de entender y fciles de accionar. Las interfaces bsicas de usuario son aquellas que incluyen elementos como mens, ventanas, teclado, ratn, los beeps y algunos otros sonidos que la computadora hace, y en general, todos aquellos canales por los cuales se permite la comunicacin entre el ser humano y la computadora. La mejor interaccin humano-mquina a travs de una adecuada interfaz (Interfaz de Usuario), que le brinde tanto comodidad, como eficiencia. 4.11.-La calidad del Software. La calidad del software es una preocupacin a la que se dedican muchos esfuerzos. Sin embargo, el software casi nunca es perfecto. Todo proyecto tiene

como objetivo producir software de la mejor calidad posible, que cumpla, y si puede supere las expectativas de los usuarios.
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Es la aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del usuario. Es la cualidad de todos los productos, no solamente de equipos sino tambin de programas.

En el desarrollo de software, la calidad de diseo acompaa a la calidad de los requisitos, especificaciones y diseo del sistema. La calidad de concordancia es un aspecto centrado principalmente en la implementacin; Si la implementacin sigue al diseo, y el sistema resultante cumple con los objetivos de requisitos y de rendimiento, la calidad de concordancia es alta. Adicionalmente se puede seguir los siguientes aspectos para evaluar la calidad del software: Funcionalidad Confiabilidad Usabilidad Eficiencia Mantenibilidad Portabilidad Escalabilidad(actualizacin) Caractersticas propias del software aquellas que tu quieres controlar y asegurar, el software es un producto inmaterial que no se fabrica, tampoco se degradan fsicamente, sino que se desarrolla; El software puede tener errores, incidencias pero no son similares a lo que cualquier equipo de carcter fsico. La calidad del software se encuentra a la par con la calidad tradicional, pero un paso atrs, debido a que la calidad tradicional tiene varias dcadas de historia, mientras que la calidad de software tiene 50 a 30aos. 4.11.1.-Concepto de calidad. Conceptos bsicos en la normalizacin de la calidad Objetivos de la normalizacin Persigue conseguir los siguientes objetivos:
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Reducir y unificar los productos, procesos y datos. Mejorar los aspectos de seguridad. Proteger los intereses de los consumidores y generales de la sociedad. Abaratar costos generales.

Campos aplicables de normalizacin

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Materiales Productos Mquinas Gestin Medioambiental Gestin de riesgos en el trabajo Datos Actividades de ensayo y calibracin Prestacin de un Servicio Procesos en general

4.11.2.-Calidad de Ingeniera de Software. Uno de los riesgos que corres al iniciar un sistema de gestin de la calidad es encontrarte con la resistencia y escepticismo de tu personal. Y esta dificultad puede echar a perder todo el proyecto. Ocurre muchas veces que en una empresa se ha iniciado este proceso realizando un diagnstico minucioso, definiendo la misin, valores, poltica y objetivos, y presentando esas declaraciones a todo el personal como inicio de un camino al que se pretende que adhieran. Pero si hablas con alguno de los empleados, notas que miran esas declaraciones como algo extrao a s mismos, algo que no es parte de su trabajo y de lo que descreen. Una de las causas de esto, principalmente cuando se trata de Pymes, suele ser la que en esta oportunidad quisiera tratar. Cuando una empresa decide emprender un cambio de rumbo, una transformacin profunda, lo que comnmente suele hacer es llamar a un consultor para que le recomiende cul es el camino ms acorde a su situacin. Muchos consultores, principalmente quienes trabajan con grandes empresas, son partidarios de comenzar por hacer un diagnstico profundo de la situacin de la empresa, para luego definir los objetivos a largo plazo junto con la direccin, y en funcin de estos, elaborar una estrategia con un plan para su implementacin. Es as como se definen esas declaraciones de las que hablaba al principio. Este es un camino vlido y muchas veces es lo que garantiza que las acciones que se

emprendan estn, desde el principio, bien orientadas hacia ese rumbo que quiere darse a la empresa. Sin embargo, se corre el riesgo de que todo se convierta en hermosas palabras, correctamente pensadas, pero totalmente vacas, al menos al principio del proceso, lo que har que quienes intenten oponerse a ese proceso tengan buenas herramientas para usar esas declaraciones a favor de su oposicin, ya que podrn probar que son ajenas a la realidad. Imagina que trabajas en una empresa de seguros y un da ves llegar a un hombre que comienza a reunirse frecuentemente con el director. Al cabo de un tiempo, renen a todos los empleados con el director y el consultor (ese seor que venas viendo), para presentarles el proyecto que han diseado en conjunto, con sus objetivos y su plan, donde ya ests involucrada en un rol concreto. Qu sensaciones piensas que te provocara? Probablemente adhieras al proyecto porque creas que es acertado y es lo que la empresa necesita; o quizs te resulte algo a contramano y no te veas en ese rol que eligieron para ti. En ambos casos, sin embargo, lo ms probable es que te quede un sentimiento de algo impuesto desde afuera, que comienza siendo de otros (y en lo que intentars o no involucrarte y hacerlo tuyo). Algo de lo que no participaste ni te consultaron. Y te plantears la duda de que sea posible alcanzar ese proyecto tan ambicioso. Estas sensaciones se presentan normalmente en el conjunto de empleados de una empresa que emprende estos proyectos. Recuerda que lo ms difcil de lograr para iniciar un cambio de envergadura es la adhesin de la gente que deber implementarlo. Los proyectos no suelen fallar por cuestiones tcnicas sino por fallas en las actitudes, coordinacin y adaptacin de las personas. 4.11.3.-Calidad a nivel de empresa: Sistemas de Calidad.  Registros de datos sobre calidad  Pretenden almacenar datos sobre las actividades relacionadas con la calidad o sobre la evaluacin de los productos:  Datos de pruebas  Datos sobre revisiones  Inspecciones  Datos de costes, actividades Etc

4.11.4.-Calidad a nivel de empresa: Mejora de procesos de software.

Popularidad: CMMI-DEV es ms popular (a nivel nacional) que ISO/IEC 15.504. Adaptabilidad:Constelaciones CMMI (CMMI-DEV, CMMI-ACQ y CMMI-SVC, 16 reas de proceso comunes) reas de aplicacin de ISO/IEC 15.504 (SPICEAUTOMATIVE, medicina, banca, etc.) Dinamismo:CMMI-DEV propiedad del SEI, adaptaciones rpidas. ISO/IEC 15.504, norma internacional, las modificaciones son aprobadas a nivel internacional (comits, subcomits y grupos de trabajo), evolucin de la norma hacia la familia de normas 33.xxx 2011. Idioma: CMMI-DEV v1.2 en castellano. ISO/IEC 15.504, no existe versin en castellano (de forma oficial, como norma UNE). Propuesta del AEN/CTN71/SC7/GT7 a AENOR para la traduccin de ISO/IEC 12.207:2008 (existen versiones en varios pases iberoamericanos). Propiedad:CMMI no est avalado por una organizacin internacional como ISO (no es un estndar internacional), es un estndar de facto de uso internacional. Equivalencia: Las reas de proceso de CMMI-DEV e ISO/IEC 15.504 no son 100% equivalentes, pero es posible llevar a cabo procesos de adaptacin para alinear ambos modelos. 4.11.5.-Calidad a nivel de proyecto.   Para adaptar las directrices marcadas por los sistemas de calidad a cada proyecto particular, hay que generar un plan especfico de calidad: Plan de aseguramiento de la calidad. El plan de aseguramiento debe contener:  Objetivos de calidad del proyecto y enfoque para su consecucin  Documentacin referenciada en el plan  Gestin del aseguramiento de la calidad  Documentacin de desarrollo y de control o gestin  Estndares, normas y prcticas que hay que cumplir  Actividades de revisin y auditorias

UNIDAD 5.- Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.

5.1.-La informacin y la toma de decisiones. Las empresas han desarrollado los sistemas de informacin operacionales, tambin conocidos como SISTEMAS TRANSACCIONALES, para poder dar soporte y automatizar sus procesos de negocio. Estos sistemas estn orientados a la captura rpida y eficaz de los datos correspondientes a los distintos eventos de negocio. (Transacciones). DECISIN= INFORMACIN+RIESGO PROCESO TOMA DE DECISIONES. 5.2.-Sistemas transaccionales y sistemas informacionales. Los sistemas transaccionales surgen con las primeras aplicaciones empresariales de los equipos informticos, para realizar de forma automatizada tareas administrativas repetitivas e intensivas en mano de obra: la gestin de nminas, facturacin a clientes, el control de inventarios, la contabilidad, etc.

Los sistemas transaccionales estn orientados al registro de los eventos de negocio, con todo el nivel de detalle, facilitando la realizacin de operaciones frecuentes de actualizacin, insercin, consulta y eliminacin de datos. Sus usuarios dentro de una organizacin tienen unos perfiles medios o bajos en cuanto a su responsabilidad y capacidad para tomar decisiones. Sistema transaccional. Archivo datos histricos Captura de dato Generacin de listados y documentos

EL DA A DA EN UN SISTEMA TRANSACCIONAL Por lo tanto, en los sistemas informacionales se parte de los datos acumulados por el negocio para poder llevar a cabo un anlisis de ellos mediante consultas y procesos masivos, con una proyeccin de los resultados hacia el presente y el futuro. SISTEMAS INFORMACIONALES. En la siguiente tabla se comparan las caractersticas de estos dos tipos de sistemas: SISTEMAS TRANSACCIONALES SISTEMAS INFORMACIONALES Procesamiento de datos Ayuda a la toma de decisiones Orientados al registro de los eventos de negocio, con todo el nivel de detalle. Orientados al anlisis de los datos acumulados y a la simulacin de alternativas Trabajar con grandes volmenes de datos Especializados en la consulta y no en la actualizacin Poca atencin a los datos acumulados sobre el negocio por razones de eficiencia. Enfoque hacia el presente y el futuro Proporcionan informacin bsica de gestin nfasis en la flexibilidad y la utilizacin AD HOC nfasis en la consistencia, la seguridad y los tiempos de respuesta. Eleccin de los resultados hacia el presente y el futuro. 5.3.-Sistemas de datawarehousing. Los avances en las tecnologas de la informacin han hecho posible el desarrollo de los sistemas de datawarehousing, objeto de estudio en este apartado y que constituyen el ncleo de las aplicaciones de bussines intelligence.

Estos sistemas constan de tres elementos principales: Recogida y gestin de grandes volmenes de datos: - tecnologa de datawarehousing. Anlisis de los datos: -Tecnologa OLAP y herramientas de datamining. Software de consulta amigable e intuitiva, asequible al usuario final. En el siguiente grfico se refleja la evolucin experimentada por los sistemas de informacin hasta la implantacin de soluciones de datawarehousing y datamining: 5.3.1.-Definicin de datawarehouse. Constituye el elemento fundamental de un sistema informacional de apoyo a la toma de decisiones en la empresa. Podemos considerar que un datawarehouse es un gran almacn de datos, en el que se integran datos procedentes de varias fuentes: Datos de los distintos sistemas transaccionales e la empresa (departamentos). Datos de fuentes externas. Todos estos datos son no voltiles, o sea que son de solo lectura. Adems, un datawarehouse debe tener gran capacidad de almacenamiento (terabytes empresariales) ya que los datos pertenecen a largos periodos de tiempo (ejercicios econmicos). Asimismo, los datos en un datawarehouse estn organizados por temas (clientes, vendedores, .) y no por funciones, d como en los sistemas transaccionales, es decir, todos los datos relativos a los clientes se encuentran dentro de la misma estructura de datos en el datawarehouse, mientras que en un sistema transaccional se reparten dentro de distintas funciones: marketing, ventas, contabilidad, posventa, etc. 5.3.2.-Estapas en la construccin de un datawarehouse. CAPTURA DE LOS DATOS DE LAS FUENTES SELECCIONADAS Se utilizan herramientas de extraccin que soportan varios formatos de almacenamiento de los datos (tablas de texto, hojas de clculo,) para incorporar los datos que han sido seleccionados al sistema de datawarehouse. TRATAMIENTO, CONVERSIN Y TRANSFORMACIN DE LOS DATOS

Cuando se cargan los datos se debern realizar una serie de operaciones de limpieza, homogeneizacin, mezclado y enriquecimiento de los datos: Detectar y corregir errores - Eliminar registros duplicados (clientes dados de alta ms de una vez). Detectar y anular valores sin sentido (fechas de alta anteriores al comienzo de la actividad). Analizar la consistencia en el uso de los valores Dado que los datos cargados en el sistema provienen de distintas fuentes y departamentos, es muy probable que se hayan utilizado distintos esquemas de codificacin de valores, por lo que se hace necesario llevar a cabo un proceso de homogeneizacin: Codificacin del sexo Unidades de medida Formato de fechas

Tratamiento de la ausencia de valores Eliminar campos no significativos Reestructurar y aadir nuevos campos Codificar campos para facilitar su tratamiento estadstico Pasar de direcciones a cdigos de zonas geogrficas Fechas de nacimiento a intrvalos de edades. De atributos booleanos a binarios. Clculo de campos derivados

DATAWAREHOUSING .Clientes . Productos . Ventas . Inventarios

. Precios Clculo de subtotales y de datos consolidados que reduzcan el nivel de detalle: ventas por regin, por producto, etc. Administracin Cdigo de pedido Cdigo de cliente Fecha Referencia de productos, cantidades y precios Importe total Marketing . Identificador del cliente . Perfil del cliente . Historial de quejas y reclamos . Solicitudes e informacin Produccin Referencia de producto Stock 5.3.3.-Captura de los datos fuentes seleccionados. Se utilizan herramientas de extraccin que soportan varios formatos de almacenamiento de los datos (tablas de texto, hojas de clculo,) para incorporar los datos que han sido seleccionados al sistema de datawarehouse. 5.3.4.-Tratamiento, conversin y transformacin de los datos. Cuando se cargan los datos se debern realizar una serie de operaciones de limpieza, homogeneizacin, mezclado y enriquecimiento de los datos:

Detectar y corregir errores

Eliminar registros duplicados (clientes dados de alta ms de una vez).

Detectar y anular valores sin sentido (fechas de alta anteriores al comienzo de la actividad). Analizar la consistencia en el uso de los valores Dado que los datos cargados en el sistema provienen de distintas fuentes y departamentos, es muy probable que se hayan utilizado distintos esquemas de codificacin de valores, por lo que se hace necesario llevar a cabo un proceso de homogeneizacin: Codificacin del sexo Unidades de medida Formato de fechas

Tratamiento de la ausencia de valores Eliminar campos no significativos Reestructurar y aadir nuevos campos Codificar campos para facilitar su tratamiento estadstico Pasar de direcciones a cdigos de zonas geogrficas Fechas de nacimiento a intrvalos de edades. De atributos booleanos a binarios.

5.3.5.-Sistemas gestor de datos en un datawarehouse Base de datos relacional tradicional Base de datos relacional, con un diseo en estrella y una desnormalizacin de tablas. Base de datos multidimensional

5.3.5.1.-Bases de datos Relacionales. (Access, SQL server, Oracle, sybase, DB2,) para construir sobre ella un datawarehouse, sobre todo si este es de un tamao relativamente pequeo.

En un datawarehouse no son vlidos los principios de diseo de las bases de datos relacionales elevado de transacciones por segundo, pero en cada transaccin se pretende acceder a un nmero de datos pequeo (recuperacin de registros, actualizaciones de datos,).

De este modo, se consiguen eliminar redundancias 5.3.5.2.-Base de datos Relacionales con un diseo Estrella. Bsicamente es utilizar estructuras de datos no normalizadas que incorporan redundancias que permiten agilizar las consultas y operaciones de anlisis de datos. 5.3.5.3.-Base de datos multidimensionales. Guardar los datos en un datawarehouse, en estas nuevas estructuras se almacenan los datos en CUBOS MULTIDIMENSIONALES, especialmente diseados para acelerar las consultas y el anlisis multidimensional de la informacin. En comparacin con las bases de datos multidimensionales, las relacionales en estrella presentan tiempos de consulta mayores, ya que los datos no estn precalculados. 5.3.6.-Explotacin del datawarehouse. Las herramientas aqu contenidas facilitan el anlisis de los datos acumulados para generar informes y grficos tiles para la toma de decisiones. 5.4.-Herramientas Queries and Reporting. Para generacin de consultas e informes de los sistemas de bases de datos relacionales, que permiten generar informes predefinidos a partir de los campos calculados, as como preparar consultas AD HOC de forma grfica (tcnicas QBE, query by example) o mediante el lenguaje SQL (structure query Languaje).

5.5.-Anlisis multidimensional (OLAP). Facilitan el anlisis de los datos a travs de dimensiones y de jerarquas (agrupamiento dentro de estas mismas), utilizando consultas rpidas predefinidas y subtotales previamente calculados. ANLISIS MULTIDIMENSIONAL OLAP DIMESIONES. Consolidar los datos. MEDIDAS O INDICADORES. Valores numricos guardados en la base de datos. 5.5.1.-Herramientas de dataminig. Tcnicas avanzadas que permiten detectar y modelizar relaciones entre los datos y obtener informacin no evidente: patrones de consumo, prediccin del comportamiento de los clientes, asociaciones de productos, etc.

Al significar MINERA DE DATOS, este constituye mtodos avanzados para explorar y modelizar relaciones en grandes volmenes de datos y obtener informacin que se encuentra implcita: patrones de comportamiento de los clientes, asociaciones de productos, etc.

5.5.4.-Tcnicas de inteligencia Artificial. TCNICAS DE INTELIGECIA ARTIFICIAL.

Redes neuronales Algoritmos genticos

La metodologa seguida en un proceso de datamining puede constar de las siguientes etapas:

MUESTREO EXPLORACIN MODIFICACIN MODELIZACIN DEL COMPORTAMIENTO EVALUACIN PRESENTACIN GRFICA DE LOS RESULTADOS

Entre las aplicaciones tpicas de las tcnicas de datamining, podemos citar las siguientes:

ASOCIACIN DE PRODUCTOS. CLASIFICACIN DE CLIENTES SEGMENTACIN Y AGRUPAMIENTOS DE CLIENTES (clustering)

5.5.5.-Beneficios obtenidos.

Con los sistemas anteriores los directivos pueden disponer de la informacin necesaria en muy poco tiempo y con el mnimo esfuerzo, para que se enfoquen en el anlisis de la misma mas no en buscarla.

Con estas herramientas aplicadas al marketing se profundiza en el conocimiento del comportamiento de los clientes, lo cual permite personalizar la oferta y conseguir una mayor eficacia de las acciones comerciales.

Se concluye afirmando que estos sistemas facilitan la toma de decisiones estratgicas en la empresa:

Configuracin de los canales de distribucin, a partir del anlisis de las ventas por canal, por regin, etc., Poltica de precios: anlisis y simulacin de tarifas, descuentos, comisiones

Planes de promocin: simulacin de campaas comerciales, control de resultados, anlisis de las respuestas de los clientes.