La gestin del conocimiento y la mejora de los sistemas de gestin integrados aplicables al Sector Pblico

La gestin del conocimiento y la mejora de los sistemas de gestin integrados aplicables al Sector Pblico??
El conocimiento es la nueva base de la competitividad en la sociedad poscapitalista . Peter Drucker. INTRODUCCIN La elocuencia de la frase del Profesor Drucker no nos debe pasar en de lado, parecera que an no hemos tomado consciencia en las entidades de que realmente esta sentencia acuada en los aos 90 hoy ya es el presente, ... el futuro lleg hace rato , es decir, ya estamos viviendo en la era del conocimiento donde la creacin, la codificacin, la distribucin y la gestin del conocimiento en las entidades pblicas se convertir en una gran ventaja competitiva del siglo XXI. La conjuncin de los avances tecnolgicos y la globalizacin produjo una transformacin en el carcter del trabajo pasando de la preponderancia del trabajador manual al trabajador del conocimiento. El profesor Doctor Paul Romer de la Universidad de Stanford ensea que el conocimiento es el nico recurso ilimitado, el nico activo que aumenta con el uso en dnde el activo intangible, simbolizado por el capital intelectual es el principal creador de valor y ha pasado a constituir la base fundamental de generacin de valor pblico para cualquier entidad pblica, ya que esta se debe a la sociedad. Este capital intelectual se define como la sumatoria del: Capital Humano: es el conocimiento tcito, implcito y explcito que poseen las personas. Capital Estructural: es el conocimiento que se ha captado e institucionalizado dentro de la estructura, procesos y cultura de la organizacin es decir todo aquel conocimiento tcito explicitado en las entidades pblicas. Capital Relacional: es el valor del conjunto de conocimientos que se incorporan a la entidad pblica y a las personas como consecuencia del valor derivado de las relaciones que mantiene con los agentes externos, es la clave para generar nuevos conocimientos, gestionarlos eficaz y eficientemente para contribuir al aumento de la competitividad organizacional y personal. Debemos destacar que no existe capital estructural y capital relacional si no existiera capital humano ya que este es el generador o motor clave de los otros dos capitales, el capital humano est constituido por las personas de una comunidad organizacional que poseen el conocimiento tcito, es decir el conocimiento estrella que es apreciado por toda entidad relacionada, pero hay que tener en cuenta que el conocimiento tcito de un Director o gerente Operativo de cualquier entidad, de la del proyecto de montaje de una refinera de YPFB , del encargado de mantenimiento de alguna empresa pblica estratgica, del tcnico operativo de cualquier departamental del FPS o Aduanas, no es un conocimiento que pertenece a la empresa sino que ese conocimiento pertenece a la persona que lo desarrollo desde sus experiencias.

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LOS SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS Y LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO Siguiendo el ttulo de este artculo nos proponemos a describir cmo desde proyectos de gestin del conocimiento se puede aportar a la mejora continua de los sistemas de gestin integrados. Hoy por hoy, existen numerosas empresas que implementaron un sistema de gestin de la calidad acorde a la norma ISO 9001:2008 que aporta a la creacin de una cultura de mejora continua dentro de un marco metodolgico y sistemtico. Este es el primer paso para luego incorporar otros sistemas como de gestin de seguridad e higiene laboral (norma OHSAS 18001) y la mejora de la gestin ambiental (norma ISO 14001). Adicionalmente sin pretender profundizar el tema el prximo escaln lo dan los modelos de excelencia como el Deming japons, Malcom Baldrige USA, Premio Iberoamericano o cualquier Premio Nacional a la Calidad en los pases de Latinoamrica que hayan implementado, modelos de difcil aplicacin en el sector pblico pero no imposibles. Sobre los Sistemas de Gestin Integrados, debemos sealar que la clave para mantenerlos, desarrollarlos y optimizarlos es fundar una cultura de mejora duradera que se arraigue en las personas para que estn motivadas a mover la rueda de mejora continua perfeccionando los procesos. Esto as dicho parece simple pero cuesta mucho llevarlo a la realidad y requiere de mucho compromiso, dedicacin, liderazgo e inversin. Con todo, podemos declarar sin temor a equivocarnos, que los proyectos de gestin del conocimiento son un nexo entre los sistemas de gestin integrados y la gestin de la innovacin en las organizaciones, haciendo foco en el activo intangible ms valioso : el conocimiento de las personas que la integran e incorporando el principal combustible de motivacin intrnseca para el trabajador del conocimiento del siglo XXI , que es, el reconocimiento de su conocimiento premindolo no solo por crearlo y tenerlo sino tambin por compartirlo. Podemos definir gestin del conocimiento como la de creacin de valor a partir de los activos intangibles de una entidad desde un proceso de captura de la pericia colectiva de una unidad, oficina regional o empresa en cualquier lugar donde sta resida, en bases de datos, papel, o la mente de las personas y su distribucin hacia cualquier lugar donde ayude a producir los mejores resultados. Lo que se busca es identificar/crear conocimiento y llevarlo en la forma y el momento adecuados a la persona adecuada para que pueda comprenderlo e internalizarlo, para tomar las mejores decisiones con el objetivo de resolver problemas e innovar. Dado que la informacin se convierte en conocimiento mediante un proceso social, el abordaje debe considerar no solamente la dimensin tecnolgica o tecnocrtica sino principalmente la humana, es decir, que esta sea comprensible a todo nivel y con enfoque de equidad, igualdad e inclusin social.

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Elementos clave de un proyecto de gestin del conocimiento: A continuacin explico algunos elementos necesarios por no decir vitales para que se implante un proyecto de gestin del conocimiento en el sector pblico, como ya explique de difcil aplicacin pero no imposibles:  MISIN: Una misin es un fin; un fin es un valor, es el valor pblico. En el sector pblico la misin es un mandato establecido por ley, . el valor pblico se refiere al valor creado por el Estado a travs de servicios, leyes, regulaciones y otras acciones, que enfocado a la gestin del conocimiento, que defina el por qu de la importancia para las entidades en su entorno competitivo actual y futuro. Esto es muy importante ya que complementa el alcance del Sistema de Gestin Integrado desde la perspectiva de valor agregado a los stakeholders de las entidades pblicas, ahora con la nueva constitucin podra ser por un lado el control social .  COMUNIDADES DE CONOCIMIENTO/ COMUNIDADES DE PRCTICA: creacin de equipos transversales en las entidades, que conllevan una problemtica comn y encuentran en un espacio fsico o virtual la posibilidad de compartir conocimientos, proyectos, mtodos, recomendaciones, etc. Con la finalidad de solucionar problemas e innovar construyendo verdades compartidas.  MANUAL DEL CONOCIMIENTO: Disear un documento donde se explicita el conocimiento por medio de procedimientos sugeridos o mejores prcticas que son aquellas que produjeron resultados ptimos en algunas situaciones, optimizando la relacin costo/ beneficio, y que adems son reconocidas como potencialmente adaptables para utilizarse en otras situaciones y recomendadas para su uso. Este manual deber ser parte al manual del sistema de gestin integrado.  MAPA DEL CONOCIMIENTO: Estructurar la idea bsica detrs del Mapa del Conocimiento es asegurar que quien debe tomar una decisin tenga acceso al mayor nivel del conocimiento sobre el tema disponible en la organizacin. Es detectar y divulgar quin sabe qu .  LECCIONES APRENDIDAS: Son reflexiones que se extraen de una experiencia para aplicarlas en otras situaciones similares. Estas lecciones suelen expresar lo que se hizo bien lo que haramos diferente y cmo podramos mejorar nuestra forma de trabajo para ser ms efectivos en el futuro . El aprendizaje colectivo se logra mediante intercambio de experiencias.  EQUIPO MOTOR CRCULOS DE CALIDAD: Este es uno de los elementos ms difciles de obtener por la desigualdad que existen en cuanto a formacin acadmica, la pluriculturidad de los funcionarios pblicos, etc.; ya que todo proyecto de gestin del conocimiento debera estar liderado por lo que llamamos el equipo motor , como lo indica su nombre este equipo estar a cargo de motorizar, motivar, administrar, planificar y liderar los proyectos de gestin del conocimiento. Desde nuestra experiencia tienen muy buenos resultados la implementacin de los crculos de calidad a la manera del Kaizen japons. No cabe duda que el trabajo en equipo acoplado a una metodologa sistemtica es clave para la socializacin del conocimiento y para lograr compromiso con el proyecto.  BALANCED SCORECARD: La medicin de toda entidad es indispensable, Norton y Kaplan nos instruyeron mucho sobre el tema por lo cual recomendamos incorporar indicadores desde los cuatro aspectos clave: la perspectiva financiera la perspectiva de valor pblico la perspectiva del proceso interno y la perspectiva de formacin y crecimiento.

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Factores clave de xito de un proyecto de gestin del conocimiento: De igual manera los siguientes factos son importantes conocerlos y que deben ser aplicados para tener xito en cualquier proyecto de gestin del conocimiento. y CAMBIO CULTURAL: cambiar el paradigma: tener el conocimiento es tener poder a compartir el conocimiento es tener poder . Cambio cultural, en el sentido de cultivar, implica partir de un pasado, cohabitar en el presente y planear un futuro desde esta brjula, sin la cual no sabramos donde ir ni cmo comportarnos. Percibir la cultura como un proceso que debe ser planificado, gestado, puesto en prctica y mejorado por sus lderes desde el diseo de mitos, rituales, tabes, ttems y hroes necesarios, incluso destruyendo y creando desde el proceso cultural lo que se crea conveniente para fundar los pilares de una nueva cultura. ACTITUD COOPERATIVA: no solo la aptitud es importante para el xito de un proyecto, la actitud de las personas es fundamental para lograr sumar 2+2 = 5, es decir buscar gente distinta, creativa, que desafe los limites que se sienta parte de un proyecto comn dando preponderancia a lo colectivo por sobre lo individual. Decimos actitud cooperativa no inocentemente, pues nos parece muy interesante aqu traer a la palestra ese sabio principio del movimiento cooperativo que se basa en el esfuerzo propio, la solidaridad y la ayuda mutua. Esto sienta las bases para la cohesin cultural necesaria para gestionar el conocimiento. ESPACIOS DE CONFIANZA: la confianza es un bien conferido. Las personas la entregamos pero nos reservamos el derecho de retirarla cuando queremos, a cada retiro se hace ms difcil que la restituyamos. La confianza es el bien inmaterial ms escaso del mundo. Crear espacios de confianza es fundamental para que el conocimiento fluya en su creacin y en su compartir, sin estos espacios se hace muy difcil gestionar el conocimiento. RESISTENCIAS: la resistencia al cambio es natural en todos los seres humanos, para vencerla habr que dejar de jugar el jueguito chico para pensar en grande. En las empresas estamos cansados de escuchar as siempre se haca no se puede cambiar hagamos lo que hagamos nada va a cambiar as noms era frases en las cuales notamos resignacin en el status quo abonando la emocionalidad de la impotencia que trae muchos sufrimientos a los usuarios de los servicios que ofrece el estado. Debe crearse un proceso para identificarla y vencerla. COMUNICACIN ES PARTICIPACIN: Segn la RAE comunicar es participar a alguien , si logramos que las personas participen con sus opiniones en los proyectos lograremos que la comunicacin sea ms efectiva, ya que si participo con ideas me adueo del proyecto, lo siento mo y lo defiendo como tal. PRUEBA PILOTO: todo proyecto de gestin del conocimiento comienzan con una prueba piloto siguiendo la misin. SISTEMA MOTIVACIONAL: sin motivacin los equipos no llegan a buen puerto. Sabemos que en el sector pblico no existe motivacin puesto que no hay compensaciones , bonos, horas extras, etc. Sin embargo es necesario crear un sistema que enfoque en la motivacin extrnseca y en el transcurso del tiempo para las personas pasa a ser parte de su sueldo, y en esto el funcionario debiera tener la capacidad de automotivarse o emplear sistemas de motivacin intrnseca, es decir, seamos profesionales, pero no perdamos el corazn amateur .

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APOYO DE LA DIRECCIN: el compromiso de la direccin es clave en cualquier sistema de gestin, este apoyo se traduce simplemente en un fuerte liderazgo es decir lderes que transforman lderes desde el ejemplo y la humildad, o sea practicando con el ejemplo NO EXISTE UN MODELO ESTNDAR: no existe una receta para un proyecto de gestin del conocimiento aplicable a cualquier entidad u organizacin, su diseo debe estar acorde principalmente al anlisis y a la gestin de la cultura de la misma. Hay que tener en cuenta que si bien se tiende a la homogeneizacin de los procesos estratgicos, de realizacin y de apoyo, lo que diferencia realmente a las entidades es su cultura y que los proyectos de gestin del conocimiento apuntan a desarrollar nuevos paradigmas. INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGA ADECUADA: dijimos que la gestin del conocimiento es un proceso social que tiene que ver con lo humano, pero no nos debemos olvidar de la importancia de la infraestructura y de la tecnologa como herramienta fundamental para el desarrollo de los proyectos que pueden ser montados en soft, redes, intranet, Internet y documentos. SENTIDO DE LO HUMANO: Parafraseando al Bilogo y filsofo ontolgico Humberto Maturana que en su libro El Sentido de lo Humano dice ..las culturas son redes de conversaciones, modos de vivir en el entrelazamiento del lenguajear y emocionar, y que el ser cultural implica el vivir en una red de conversaciones. En consecuencia, al decir que el ser humano es un ser cultural, lo que digo es que lo humano surge de la culturizacin... , de lo que debiramos deducir que lo humano es cultural y que el lenguajear y emocionar es conversar. Conversar como proceso dialctico esencial para hacer nacer el conocimiento que se encuentra dentro de nosotros, los seres humanos.

Como dijimos ms arriba el conocimiento es el principal factor de produccin y est alojado en el cerebro humano, es decir, tiene un contenido antropocntrico, de carcter tico. Se trata de un saber prctico moral, esto es, un saber que versa sobre el obrar humano desde el saber para la accin y tambin un saber que derive en un aprender social para descubrir la mejor manera de hacer cosas y con mucha ms utilidad para generar valor pblico, y que esos conocimientos compartidos sean la materia prima para la innovacin y creatividad. La clave del xito de cualquier proyecto de gestin del conocimiento tiene que ver con transformar a los funcionarios pblicos en mejores hombres y mujeres, que sus vidas estn al servicio de su ser, que sea dueo de s mismo en la libertad de sus elecciones regidas por su virtud, desarrollando un sentimiento profundo de armona que derive en motivacin intrnseca que lo lleve como dira Scrates a la eudaimona (la felicidad). Los Sistemas de Gestin Integrados y los Sistemas de Gestin del Conocimiento estn condenados a correr juntos en las organizaciones de la ERA DEL CONOCIMIENTO . Juntos fluyen desarrollando ventajas competitivas sustentables; siendo el link llave para la innovacin, el cambio cultural, la motivacin intrnseca, el desarrollo de capital humano, la comunicacin y la rentabilidad en el largo plazo. Invertir en conocimiento paga el mejor inters Benjamn Franklin.
Adaptacin del articulo La gestin del conocimiento y la mejora de los sistemas de gestin integrados Gestiopolis