Manual de procedimiento para la adquisicin de bienes muebles inventariables 1.

PROPSITOS DE ESTE MANUAL

Se pretende con este manual facilitar los procedimientos en el gasto de material inventariable. El Manual constituye una gua til tanto para los responsables de las unidades de gasto como para los responsables de su gestin econmica. La idea es que tenga carcter prctico y que est sometido a una continua actualizacin dados los cambios que se producen en la naturaleza del material que se incorpora al patrimonio de la Universidad. En definitiva, se pretende establecer criterios claros sobre lo que se debe inventariar y lo que no. As como fijar los requisitos ineludibles en el procedimiento de toda factura de material inventariable. Por tanto el Manual se presenta como un instrumento necesario para conseguir un inventario que refleje fielmente la realidad del patrimonio de la Universidad de Mlaga. 2. GESTIN DEL INVENTARIO Para dar de alta un bien en el inventario de la Universidad de Mlaga se precisa su correcta identificacin (marca, modelo, serie, registro bibliogrfico) y ubicacin. Esta informacin la proporciona la unidad receptora mediante la ficha de inventario. Tambin es preciso adjudicar a cada elemento inventariable su valor econmico. Estos datos los proporcionan los responsables de las respectivas gestiones econmicas mediante los justificantes de gasto debidamente tramitados con detalle de lneas indicando en cada una de ellas las unidades que les corresponden. 3.BIEN MUEBLE INVENTARIABLE. CONCEPTO. Se considera material inventariable aquel que no es susceptible de un rpido deterioro por su uso, formando parte del inventario de la Universidad. (Artculo 25 de los presupuestos del ao 2007). 4.CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN MUEBLE INVENTARIABLE 4.1 Inventariable por su naturaleza : Todo el material que no tenga un carcter fungible, independientemente de su coste, es decir elementos que tengan un deterioro rpido por su uso. En este epgrafe estn incluidos los bienes materiales como, por ejemplo, ordenadores o bienes inmateriales, como patentes o aplicaciones informticas.

4.2 Inventariable por su valor econmico. El lmite mnimo para la consideracin de un bien como inventariable est fijado en los presupuestos de la Universidad de Mlaga en 300 euros +IVA. A partir de esa cantidad todos los bienes que no sean fungibles sern inventariables. La excepcin la constituyen aquellos bienes que resulten inventariables por su naturaleza independientemente de su valor econmico.

5. CRITERIOS PARA INVENTARIAR SEGN EL TIPO DE MATERIAL:

5.1 Material de oficina. No es inventariable el de rpido deterioro como el toner, el papel, la carpeteria, los numeradores etc. Las grapadoras, encuadernadoras, destructoras, plastificadoras, calculadoras, tijeras etc, no son inventariables siempre que no superen los 300 euros+IVA. Son inventariables siempre el fax y la fotocopiadora, independientemente de su precio. 5.2 Mquinas, Motores e instalaciones. Son inventariables todas las mquinas, motores e instalaciones cuyo importe sea superior a 300 euros+IVA. Son inventariables todos los aparatos de aire acondicionado, no as los conductos que se consideran parte del edificio. Son inventariables todas las cmaras frigorficas, frigorficos, neveras y microondas, independientemente de su precio. No tienen la consideracin de inventariables, independientemente de su precio, elementos como cables, conducciones elctricas, bombillas, aparataje de pequeo volumen como enchufes, cajas de distribucin, tornilleria, bombillas etc 5.3. Material de laboratorio: equipos de investigacin, instrumental Son inventariables todos los aparatos o equipos que se utilicen en la investigacin cuyo valor sea superior a 300 euros+IVA como bombas de vacio, agitadores, autoclaves, estufas, hornos, baos, balanzas, centrifugadoras, cromatogrfos, fuentes de alimentacin, magnetoscopios, microscopios, escner, rotores, tomgrafos, medidores, robots, secadoras etc. Son inventariables todos los instrumentos o herramientas que se utilicen en laboratorio cuyo importe sea superior a 300 euros+IVA. No es inventariable el material de vidrio, las lmparas, lentes de microscopios, espejos o bateras, al ser material de fcil deterioro, independientemente de su precio. Son inventariables los componentes electrnicos que superen los 300 euros+IVA. No son inventariables los compuestos qumicos sea cual fuese su precio. En cualquier caso, no es inventariable el material desechable utilizado en laboratorio, independientemente de su precio. Son inventariables las maquetas o estructuras utilizadas en laboratorio cuyo importe sea superior a 300 euros+IVA.

5.4 Mobiliario. Todo el mobiliario de las instalaciones de la Universidad constituye material inventariable, aunque su valor no necesariamente debe superar los 300 euros+IVA. Quedan exceptuadas las papeleras, bandejas extrables para teclados, ceniceros, reposapies, radiadores, estufas, etc. a no ser que su valor econmico supere los 300 euros+IVA por unidad. No es inventariable el mobiliario que forme parte de las instalaciones fijas, como armarios empotrados ,conductos de aire acondicionado ni accesorios fijos de bao. Tampoco son inventariables las lmparas fijas de techo o pared. Esto se considera parte del edificio. El mobiliario de jardn como las jardineras e hidrojardineras no son inventariables salvo que su valor econmico sea superior a 300 euros+IVA. Son inventariables las seales indicadoras que superen 300euros+IVA. Es inventariable el mobiliario necesario para la enseanza como maniques, caballetes, camillas, etc independientemente de su valor. Es inventariable todo el material deportivo de las instalaciones de la Universidad cuyo importe sea superior a los 300 euros+IVA. 5.5 Cortinas, persianas y alfombras. No se consideran inventariables las persianas ni las cortinas salvo que superen los 300 euros +IVA por unidad. 5.6. Material informtico (hardware o soporte fsico) Se inventaran siempre la CPU (torre) y el monitor, independientemente del valor de cada elemento. No se consideran inventariables aquellos elementos informticos que constituyan ampliaciones de componentes internos de una CPU (torre) como son el disco duro, ampliaciones de memoria, microprocesadores, disquetera, grabadora/lectora salvo que su cuanta sea superior a 300 euros+IVA. Las tarjetas informticas de sonido, grficas , de red etcsolo son inventariables si superan los 300 euros+IVA. Se inventaran siempre los siguientes perifricos de un equipo informtico : escaner ,multifuncin e impresora independientemente de su importe. No se inventaran los teclados, ratones, auriculares, micrfonos, altavoces salvo que superen los 300 euros+IVA. El resto del material informtico perifrico como el mdem, pendrive, sistema de alimentacin ininterrumpida (SAI), discos duros externos, zip, etc.solo se inventara si su precio es superior a 300 euros+IVA. S son inventariables las agendas informticas ( PDA )de valor econmico superior a los 300 euros+IVA. Todos los ordenadores portatiles se inventaran independientemente de su valor.

4.6. 4.7.

5.7 Material informtico (software). Son inventariables todas las aplicaciones informticas. No son inventariables los considerados programas informticos standard que son los que normalmente incorpora la cpu (Windows, Word,Excel, Access, Powerpoint,Linux).

4.8. 4.9.

4.10.

Las bases de datos son inventariables siempre que tengan un soporte fsico y no sean un mero acceso. Las licencias que se entiendan como la adquisicin de una aplicacin informtica son inventariables. No lo son las licencias entendidas solo como derecho de utilizacin de una aplicacin informtica, ni tampoco las sucesivas renovaciones de dicho derecho. No son inventariables las pginas web.

5.8 Material bibliogrfico Se considera inventariable, independientemente de su valor, todo el material bibliogrfico adquirido por la Universidad de Mlaga. Se entiende por material bibliogrfico todo el depositado en las bibliotecas universitarias como son : monografas, revistas, videos, cds, microfilms, dvds, bases de datos con un soporte fsico. Las suscripciones a las revistas son inventariables, dado que es una publicacin peridica y es esta su forma de adquisicin. 5.9 Material audiovisual Son inventariables todo tipo de aparatos audiovisuales independientemente de su valor como son : televisores plasma, radiocassetes , radio CD, reproductor de DVD, reproductor grabador de DVD, Sistema HIFI, pantallas transportables o fijas, proyectores , cmaras fotogrficas, cmaras de fotos digitales, cmaras de video , etc Son inventariables los reproductores de sonido digital como MP3, MP4, IPOD cuyo valor sea superior a 300euros+IVA. No son inventariables los accesorios de los equipos audiovisuales como son los trpodes, micrfonos, altavoces o similares cuyo importe no llegue a 300 euros+IVA. 5.10 Material de comunicaciones moviles como son los navegadores porttiles GPS, los telfonos mviles o la tecnologa bluetooth no son inventariables salvo que superen los 300 euros + IVA. 5.11 Material de transporte es inventariable y se entiende como tal a vehculos, motos o embarcaciones. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE UN BIEN MUEBLE INVENTARIABLE. Una vez delimitada la cualidad inventariable del bien que se desea adquirir es preciso seguir los siguientes pasos y cumplir los siguientes requisitos: 6.1 Reserva de crdito. Ha de realizarse de forma independiente, de manera que a una reserva de crdito de material inventariable slo puede corresponderle una factura. .

6.2 Factura. Los proveedores deben presentar la factura desglosada de manera que a cada elemento se le pueda asignar su valor econmico en el inventario. El valor econmico es el importe incluyendo el IVA. La factura se debe de remitir a la Unidad de Terceros que la trasladar a la gestin econmica que corresponda. Material bibliogrfico: en este caso, la factura primero se dirige a la biblioteca correspondiente junto con el material. All se cataloga y se le asignan los correspondientes registros y pasa a la Unidad de Terceros que la traslada a la gestin econmica correspondiente para su tramitacin, y en el caso de que sta se realice en la Gerencia, debe enviar otra copia a inventario@umal.es para ser dada de alta en el inventario. 6.3 Tramitacin de la factura por la gestin econmica correspondiente. Una vez recibida se tramita el justificante de gasto detallndolo por lneas y sealando las unidades que hay en cada una de ellas para que el mdulo de inventario pueda volcar de forma automtica el valor de cada uno de los bienes a inventariar. Material bibliogrfico la tramitacin de este tipo de facturas se hace por la totalidad no por detalle de lneas. 6.4 Ficha de inventario. una vez recibido el bien, la unidad receptora ha de cumplimentar el impreso, que est a disposicin de la comunidad universitaria en la pgina web de la Gerencia de la UMA, en el apartado otros documentos. La correcta cumplimentacin de la ficha es esencial para la agilidad y eficacia del proceso Se deben de rellenar todos los datos del bien de que se disponga, para su mejor identificacin en el supuesto de que este produzca baja o sea objeto de un cambio de ubicacin en el inventario. Se cumplimenta siempre una ficha por cada factura. Si en una factura hay bienes con diferente destino es necesario cumplimentar una ficha por cada ubicacin. A falta de dicho impreso no es posible inventariar el bien y se paraliza el proceso y por lo tanto el pago de la misma. Material bibliogrfico: no precisa de ficha de inventario. Se entiende que la Biblioteca correspondiente con la catalogacin y su registro ubica e identifica este material inventariable. 6.5 Alta del bien mueble inventariable Con los datos incluidos en la ficha de inventario (ubicacin, identificacin)y los datos de la gestin econmica (valoracin econmica) correspondiente se procede a incorporar al patrimonio de la Universidad de Mlaga el bien adquirido asignandosele un nmero de registro. Material bibliogrfico : se dan de alta en el inventario de la Universidad de Mlaga todas las facturas que contengan material bibliogrfico. Se especifica el tipo de material de que se trata (monografas, revistas, cds, dvds, microfilms, vdeos, etc) pero no es necesario recoger los registros ya que estn en el catlogo de la Biblioteca de la Universidad de Mlaga. La ubicacin del material bibliogrfico es la de la Biblioteca que haya efectuado su registro.

7.CAMBIOS DE SITUACIN DE UN BIEN MUEBLE EN EL INVENTARIO Tras el procedimiento antes descrito los bienes inventariados se incorporan al patrimonio de la Universidad de Mlaga. Una vez dado de alta el bien puede sufrir cambios en su situacin que deben de ser comunicados a Gerencia. Unidad de Inventario. Estos son los cambios: 7.1 Cambio de ubicacin. En esta operacin la unidad organizativa de la que depende no cambia pero s la ubicacin del mismo. Es importante para su futura localizacin en el caso de bajas o auditorias. Es necesario en este caso un impreso con la firma del responsable de la unidad organizativa de la que dependa dicho bien. Se enviar a Gerencia. Unidad de Inventario que proceder a su actualizacin en el Inventario.

7.2 Cambio de afectacin. En esta operacin el bien cambia de unidad organizativa y no necesariamente de ubicacin. Sera el caso de la creacin de un nuevo departamento. Es importante para su futura localizacin en el caso de bajas o auditorias. Ser necesario en este caso un impreso con la firma del responsable de dicho bien que se dirigir a Gerencia. Unidad de Inventario que proceder a su actualizacin en el Inventario. 7.3 Baja. Es el procedimiento que se adopta ante una perdida, rotura, robo, incendio o cualquier otra circunstancia que tenga como consecuencia la inutilizacin del bien. Se deben de indicar cuales son las causas que la motivan y rellenar el impreso (ficha de inventario) correspondiente con la firma del responsable de la unidad de gasto con la que se adquiri dicho bien. Se dirigir el escrito junto con el impreso (ficha inventario) a Gerencia. Unidad de Inventario para su actualizacin en el Inventario. Una vez tramitada la baja en el Inventario, la Gerencia se la notificar al Servicio de paquetera para que proceda a su retirada. No se deber retirar ningn material sin la autorizacin, con su parte de baja correspondiente, de la Gerencia.