MN-GI-400 Manual SGI V1

MN-GI-400
MANUAL DE LOS SISTEMAS

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DE GESTIN INTEGRADOS
INDICE DEL DOCUMENTO
Versin 01
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ......................................................................... 4

1.1- Antecedentes y Generalidades ....................................................................................... 4 1.2- Aplicacin y Alcance del Sistema de Gestin Integrada............................................... 6
1.2.1- Sistema de Gestin de Calidad segn los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. .......................................... 6 1.2.1.1- Exclusiones .................................................................................................................................................... 6 1.2.2- Sistema de Gestin Ambiental segn los requisitos de la Norma ISO 9001:2004 ........................................... 6
2- REFERENCIAS NORMATIVAS .................................................................................... 7 3- TRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................................... 7 4- SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO ....................................................................... 10
4.1- Requisitos Generales..................................................................................................... 10 4.2- Requisitos de la Documentacin .................................................................................. 11
4.2.1- Generalidades ................................................................................................................................................. 11 4.2.2- Manual de Sistema de Gestin Integrado ....................................................................................................... 11 4.2.3- Control de los Documentos ............................................................................................................................ 11 4.2.4- Control de los Registros ................................................................................................................................. 12 4.2.5- Jerarqua y Responsabilidades de la Documentacin ..................................................................................... 13
5- RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ................................................................. 14

5.1- Compromiso de la Direccin ......................................................................................... 14 5.2- Enfoque al Cliente .......................................................................................................... 14 5.3- Poltica del Sistema de Gestin Integrado ................................................................... 15 5.4- Planificacin ................................................................................................................... 16
5.4.1Objetivos de Calidad y Ambientales ......................................................................................................... 17 5.4.2- Planificacin del Sistema de Gestin Integrado ............................................................................................ 18 Elaborado por: Karine Ganemian Fecha: 01/10/2010 Firma: Revisado por: Karine Ganemian Fecha: 25/11/2010 Firma: Aprobado por: Ing. Richard Servn Fecha: 25/11/2010
Firma: Ruta de Acceso: L:\Sistemas de Gestin Integrados\SGI\Documentos\Gestin Integrada\Manual, Poltica, Objetivos, Anexos\Aprobados Control De Cambios: El presente Manual de Gestin sustituye al Manual de Gestin Ambiental del proceso de Obras y Contrataciones (MNGA-01, versin 02 del 18/12/2009).
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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS
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5.5- RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ............................................... 19

5.5.1- Responsabilidad y Autoridad.......................................................................................................................... 19 5.5.2- Representante de la Direccin ........................................................................................................................ 22 5.5.3- Comunicacin Interna .................................................................................................................................... 22
5.6- REVISIN POR LA DIRECCIN ..................................................................................... 23

5.6.1- Generalidades ................................................................................................................................................. 23 5.6.2- Informacin de Entrada para la Revisin ....................................................................................................... 23 5.6.3- Resultados de la Revisin ............................................................................................................................... 24
6- GESTIN DE RECURSOS ......................................................................................... 25

6.1- Provisin de Recursos .................................................................................................. 25 6.2- Recursos Humanos ....................................................................................................... 25
6.2.1- Generalidades ................................................................................................................................................. 25 6.2.2- Competencia, Formacin y Toma de Conciencia ........................................................................................... 26
6.3- Infraestructura ................................................................................................................ 27 6.4- Ambiente de Trabajo ...................................................................................................... 27
7- REALIZACIN DEL SERVICIO .................................................................................. 28

7.1- Planificacin de la Prestacin del Servicio .................................................................. 28 7.2- Procesos Relacionados con el Cliente ......................................................................... 28
7.2.1- Determinacin de los Requisitos Relacionados con la Prestacin del Servicio ............................................. 28 7.2.2- Revisin de los Requisitos Relacionados con la Prestacin del Servicio ....................................................... 29 7.2.3- Comunicacin con el Cliente .......................................................................................................................... 30
7.3- Diseo y Desarrollo: No Aplica ..................................................................................... 30 7.4- Compras ......................................................................................................................... 30 7.5- Prestacin del Servicio .................................................................................................. 31
7.5.1- Control de la Prestacin del Servicio .............................................................................................................. 31 7.5.1.1- Auditoras Ambientales .............................................................................................................................. 33 7.5.1.2- Preparacin y Respuesta ante Emergencias ................................................................................................. 33 7.5.2- Validacin de los procesos de la prestacin del servicio ................................................................................ 34 7.5.3- Identificacin y Trazabilidad .......................................................................................................................... 35 7.5.4- Propiedad del Cliente ..................................................................................................................................... 35 7.5.5- Preservacin del Producto / Servicio .............................................................................................................. 36 7.5.6- Control de Equipos de Seguimiento y de Medicin ....................................................................................... 36
8- MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA............................................................................. 36

8.1- Generalidades ................................................................................................................ 36
8.2- Seguimiento y Medicin ................................................................................................ 37

8.2.1- Medicin y Seguimiento de la Satisfaccin del Cliente ................................................................................. 37 8.2.2- Auditora Interna ............................................................................................................................................ 38 8.2.2.1- Auditoras internas....................................................................................................................................... 38 8.2.2.2- Auditoras Ambientales ............................................................................................................................... 38 8.2.3- Medicin y Seguimiento de los Procesos de Prestacin del Servicio ............................................................. 38
8.3- Control de la Prestacin del Servicio No Conforme .................................................... 39 8.4- Anlisis de Datos ........................................................................................................... 39 8.5- Mejora ............................................................................................................................. 40
8.5.1- Mejora Continua ............................................................................................................................................. 40 8.5.2- Accin Correctiva y Preventiva ...................................................................................................................... 40
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

1.1 ANTECEDENTES Y GENERALIDADES Antecedentes
La Corporacin Vial del Uruguay S.A. es una empresa pblica de derecho privado cuyo nico accionista es la Corporacin Nacional para el Desarrollo y su objeto es gestionar la Red Vial Concesionada por el MTOP a la CND hasta el ao 2020. Para ello la CVU cuenta con la asistencia tcnica de la DNV, que es quien elabora los proyectos, redacta las especificaciones tcnicas para las contrataciones, recomienda las adjudicaciones y supervisa las obras. Actualmente la responsabilidad contractual de la CVU es la contratacin de las obras y los servicios que sean solicitados por el MTOP en tiempo y forma de acuerdo con lo establecido en el contrato de concesin vigente y su financiamiento. Los niveles de servicio de las rutas son responsabilidad del MTOP en cuanto es esa reparticin que decide las acciones a tomar mientras que la CVU solo las ejecuta a solicitud expresa de ella. Los contratos suscritos por la CVU con sus contratistas son ad-referendum del Ministro de Transporte y Obras Pblicas, el que debe dar la no objecin al procedimiento de contratacin de acuerdo con lo establecido en el Contrato de Concesin a los efectos de reconocernos el gasto correspondiente. La direccin de las obras est a cargo de la DNV en el marco de un acuerdo de asistencia tcnica mientras que la CVU hace un seguimiento del avance de las obras en forma mensual a los efectos de verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales I) El 5 de octubre de 2001, el Ministerio de Transporte y Obras Pblicas y la Corporacin Nacional para el Desarrollo, suscribieron un convenio y contratacin directa para la ejecucin de obras y proyectos por el sistema de concesin de obra pblica y para la cooperacin tcnica y asistencia tcnica, semi tcnica y especializada, que fue aprobado por resolucin del Poder Ejecutivo N 1908/001 de 20 de diciembre de 2001. II) El referido instrumento fue modificado el 17 de setiembre de 2002, siendo aprobada dicha modificacin por Resolucin N 1650/002 del Poder Ejecutivo de 7 de octubre de 2002. III) Los artculos 28 y 29 de la Ley N 17.555 de 18 de setiembre de 2002, autorizan a la Corporacin Nacional para el Desarrollo a ceder totalmente el Convenio-Contrato de 5 de octubre de 2001 y modificativos, en determinadas condiciones, y la obliga a constituir una Sociedad Annima con acciones nominativas y con el nico objeto de la construccin, mantenimiento, explotacin y administracin de la concesin. IV) Por Resolucin N 438/003 de fecha 9 de abril de 2003, el Poder Ejecutivo aprob el Contrato de Cesin otorgado el 18 de febrero de 2003 entre la Corporacin Nacional para el Desarrollo en calidad de cedente y la Corporacin Vial del Uruguay S.A. como cesionaria, en relacin al Convenio-Contrato de 5 de octubre de 2001 y sus modificativos.
V) Por Resolucin N 271/005 de fecha 29 de agosto de 2005, el Poder Ejecutivo aprob el Contrato suscrito el 30 de junio de 2005 entre las partes mencionadas, por el cual se modifica la clusula 6, numeral 2) literal B), del contrato original. VI) Por Resolucin N 368/006 del Poder Ejecutivo de 15 de mayo de 2006, se aprob el acuerdo suscrito el 9 de febrero de 2006 por la citada Secretara de Estado y la Corporacin Nacional para el Desarrollo, con la conformidad expresa de la Corporacin Vial del Uruguay S.A., por el cual se modific el Anexo I del Convenio-Contrato suscrito el 5 de octubre de 2001, en el texto dado por las partes el 17 de setiembre de 2002 y que fuera aprobado por Resolucin N 1650/002 del Poder Ejecutivo de 7 de octubre de 2002. VII) Por Resolucin N 1.064 de 1 de diciembre de 2008, el Poder Ejecutivo aprob el acuerdo firmado el 30 de julio de 2008 entre el Ministerio de Transporte y Obras Pblicas y la Corporacin Nacional para el Desarrollo, con la conformidad expresa de la Corporacin Vial del Uruguay S.A., por el cual se modific el citado Anexo I vigente hasta esa fecha. Generalidades
En el presente Manual de Gestin Integrado se describe la poltica, los compromisos y los lineamientos para la aplicacin de los Sistemas de Gestin Integrados de Calidad y Medio Ambiental de la Corporacin Vial del Uruguay S.A. de conformidad con la serie internacional de normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 respectivamente, en aquellas reas de la organizacin relacionadas con las normas y cuyas actividades u operaciones influyen en la calidad de la prestacin de los servicios que CVU proporciona a sus clientes. Tomando como base los procesos que intervienen en la organizacin, ste Manual de Gestin Integrado se ha desarrollado de manera modular. Cada uno de estos mdulos est identificado de igual forma que los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2008. La integracin de los requisitos de la norma ISO 14001 ha sido realizada siguiendo la correspondencia entre ambas normas (Tabla A.1, Anexo A, UNIT-ISO 9001:2008). De este modo, pretendemos facilitar el entendimiento, as como tambin la aplicacin interna y seguimiento del Sistema Integrado de Gestin. En CVU y a travs de estos Sistemas, estamos comprometidos a entender y satisfacer de manera consistente los requerimientos de nuestro directorio, clientes, colaboradores, proveedores y la sociedad en su conjunto.
1.2-
APLICACIN Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADA
El actual alcance del Sistema de Gestin Integrado de la Corporacin Vial del Uruguay S.A. es a los siguientes procesos cliente-cliente y los aspectos ambientales que tienen lugar durante la ejecucin de los mismos:
1.2.1- Sistema de Gestin de Calidad segn los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. Proceso de Gestin y Seguimiento de Contratacin de Obras, Mantenimientos y Servicios Viales. Proceso de Gestin y Seguimiento de Contratacin de Asistencia Tcnica y Servicio.
1.2.1.1- Exclusiones En el diseo del Sistema de Gestin Integral se ha excluido el punto 7.3 Diseo y Desarrollo de la norma ISO 9001:2008 debido a que por la propia ndole de sus cometidos y la naturaleza de la concesin, los servicios prestados por la Corporacin Vial del Uruguay S.A. no se pueden redisear. Los fundamentos son los contratos y convenios mencionados en el apartado 1.1 del presente Manual. Dichos documentos definen la metodologa y el acuerdo MTOP-CND-CVU para el desarrollo de los procesos. Los servicios prestados por CVU, nicamente pueden ser modificados en aquellos casos limitados en que se los pueda mejorar, y los mismos sern validados de acuerdo a lo establecido en el apartado 7.5.2 del presente Manual.
1.2.2- Sistema de Gestin Ambiental segn los requisitos de la Norma ISO 9001:2004 La gestin ambiental actualmente aplica a los aspectos ambientales que tienen lugar durante la ejecucin del Proceso de Gestin y Seguimiento de Contratacin de Obras, Mantenimientos y Servicios Viales. El alcance geogrfico de la gestin ambiental corresponde a todas las obras viales y de mantenimiento vial a cargo de la CVU, quin es responsable por la contratacin de la construccin de obras de rehabilitacin y de mantenimiento de la red concesionada, en tanto la DNV es responsable por la gestin tcnica de la concesin.
2- REFERENCIAS NORMATIVAS
Contrato de Concesin de Obra Pblica. Acuerdo de Cooperacin Tcnica en el marco de la Mega concesin Manual Ambiental para Obras y Actividades del Sector Vial. ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de Calidad - Vocabulario. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de Calidad - Requisitos. ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental - Requisitos de orientacin pasa su uso. ISO 14050:2005 Gestin Ambiental - Vocabulario. ISO 19011:2002 Auditoras Internas de Calidad.
La referencia a cada una de las Leyes y Reglamentaciones se encuentra indicada, si corresponde, en cada uno de los captulos del presente Manual y/o en los procesos y procedimientos, as como en la Matriz de Documentos Asignados.
3- TRMINOS Y DEFINICIONES
Los trminos y definiciones utilizados en el presente manual se ajustan a las descritas en las normas de gestin de referencia. A su vez se definen los siguientes trminos generales y viales especficos para la Corporacin Vial del Uruguay: Trminos Generales Cliente: Es Cliente de la Corporacin Vial del Uruguay, el Ministerio de Transporte y Obras Pblicas. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin. Para CVU la Alta Direccin est representada por su Directorio. Trminos Viales Constructor: Empresa que realiza las actividades necesarias para ejecutar el diseo del proyectista, vale decir, construir o mantener las obras fsicas, independiente de la forma de contrato. Proyectista: Su funcin es disear la obra, estableciendo las especificaciones para la construccin o rehabilitacin de carreteras u otras obras e instalaciones viales.
Contratista: Es la persona natural o jurdica, cuya oferta para la ejecucin de las obras ha sido aceptada por el contratante. Concedente: Es el Ministerio de Transporte y Obras Pblicas. Director de Obra: Es la persona responsable de supervisar la ejecucin de las obras y administrar el contrato. Trminos de Calidad Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas. Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. Manual del Sistema de Gestin Integrado: Documento que describe la integracin del sistema de gestin de la Calidad con el sistema de gestin ambiental. Plan de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso o contrato especfico. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Trminos Ambientales Medio ambiente: entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de una organizacin.
Incidente Ambiental: Evento en que ocurre o puede haber ocurrido un impacto ambiental negativo. Sistema de Gestin Ambiental: La parte del sistema de gestin integrado que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la poltica ambiental. Prevencin de la Contaminacin: Utilizacin de procesos, prcticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminacin, lo que puede incluir el reciclado, el tratamiento, los cambios de procesos, el uso eficiente de los recursos y la sustitucin de materiales. Auditora Ambiental: Proceso de verificacin, sistemtico y documentado, utilizado para realizar el seguimiento y control ambiental de las obras y mantenimientos viales. Especificaciones Ambientales Generales (EAG): Son especificaciones ambientales contenidas en el presente Manual de Gestin Integrado. Se consideran parte integral de los contratos que rigen la ejecucin fsica de las obras. Tiene como objetivo general la proteccin del ambiente, mediante la readecuacin y el establecimiento de una serie de disposiciones para mitigar los impactos ambientales generados por las acciones propias de las obras en sus etapas de proyecto, construccin y mantenimiento durante la operacin. Trminos DNV - MTOP Asimismo son utilizados los trminos definidos en el Manual Ambiental para Obras y Actividades del Sector Vial de la DNV, MTOP.
4- SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

4.1REQUISITOS GENERALES
La Corporacin Vial del Uruguay S.A. establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestin Integrado de Calidad y Ambiental bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 respectivamente, y mejora continuamente su eficiencia y eficiencia tal como se establece en el presente Manual de Gestin. CVU cuenta con una poltica de gestin integrada que le permite llevar adelante la gestin de sus procesos. Para ello procede segn: La identificacin de los procesos necesarios para el logro de los objetivos de la organizacin y determinacin de la secuencia e interaccin de los mismos por medio del Anexo I - Mapa de Procesos y del Anexo II - Matriz de Interrelaciones. La identificacin, planificacin y seguimiento de las operaciones asociadas con los aspectos ambientales significativos. La medicin y monitoreo de los objetivos de gestin y ambientales con el fin de alcanzar las metas establecidas de acuerdo a lo establecido en el Captulo 5 del presente manual. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de los procesos y el de los aspectos ambientales identificados por medio de controles definidos en el Captulo 6. La determinacin de los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces por medio de los planes y procedimientos documentados referenciados en el Captulo 7. La determinacin de los criterios y medios necesarios para evaluar los aspectos ambientales. La realizacin del seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, segn lo expresado en el Captulo 8. La implementacin de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, segn se describe en el Captulo 8. A los efectos del control de la concesin, CVU recibe anualmente una auditora externa especialmente contratada para emitir un informe de revisin de seguridad limitada al grado de cumplimiento por parte de CVU de las normas para la contratacin y aprobacin de los contratos establecidas en el numeral 21 del convenio de concesin de obra pblica y de los procedimientos definidos por la CVU para los procesos de licitacin del ao evaluado. El resultado de este informe le permite a CVU evaluar el grado de adecuacin de los servicios que le son brindados por la CND como parte del proceso denominado Gestin de Servicios Tcnicos de Apoyo. Dicho control y monitoreo es utilizado para asegurar la conformidad con el servicio brindado al MTOP.
4.2-
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
4.2.1- Generalidades La documentacin del Sistema de Gestin Integrado de CVU incluye: Declaraciones documentadas de una Poltica Integrada (Calidad y Medio Ambiental). Declaraciones documentadas de Objetivos de Calidad y Medio Ambientales. El presente Manual de Sistemas de Gestin Integrados. Los procedimientos requeridos por las normas de referencia, a saber: Cdigo PR-GI-400 PR-GI-401 PR-GI-800 PR-GA-800 PR-GI-801 PR-GI-802 Nombre Del Documento Gestin y Control Documental Control de los Registros Auditoras Internas Auditoras Ambientales Gestin de No Conformidades y Realizacin de Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y de Mejora Control de Productos y Servicios No Conformes
Los documentos necesarios para que CVU se asegure de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos. Dichos documentos son indicados en el Listado Maestro de Documentos RE-GI-400.
4.2.2- Manual de Sistema de Gestin Integrado CVU establece y mantiene el presente Manual de Sistemas de Gestin Integrados en el cual se manifiestan las directrices para la calidad y el medioambiente y se describe la estructura de la documentacin utilizada en el SGI. Incluye el alcance del SGI, referencias a los procedimientos y la interaccin de los procesos por medio del Anexo I - Mapa de Procesos y el Anexo II - Matriz de Interrelaciones.
4.2.3- Control de los Documentos Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin Integrado se elaboran y controlan segn su nivel jerrquico. En el procedimiento PR-GI-400 se define la estructura documental y el control requerido. Tambin se define segn dicho procedimiento, la metodologa para: Elaborar documentos del Sistema de Gestin Integrado. Revisar y aprobar los documentos antes de su emisin.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin. Prevenir el uso inadecuado de documentos obsoletos. En el procedimiento PR-GI-402 se establecen las directrices para la elaboracin de Notas emitidas por CVU. La vigencia del Listado Maestro de Documentos RE-GI-400 se asegura por medio de la fecha indicada al guardar el archivo en soporte digital, la cual indica da, mes y ao. La versin inmediatamente anterior es considerada obsoleta de acuerdo a las directrices del procedimiento de Gestin y Control Documental PR-GI-400. Toda la documentacin del SGI se encuentra disponible en la Unidad de Disco L/Sistemas de Gestin Integrados/SGI de la Red Informtica de la Corporacin Vial del Uruguay.
4.2.4- Control de los Registros Los registros de CVU se establecen y mantienen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos. Los registros de nuestro Sistema de Gestin Integrado permanecen legibles, fcilmente identificables y recuperables, tal como se indica en el Procedimiento de Control de Registros PR-GI-401. En dicho procedimiento se define los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
4.2.5- Jerarqua y Responsabilidades de la Documentacin
NIVEL 1 MANUAL DE SGI POLTICA DEL SGI OBJETIVOS DEL SGI
NIVEL 2 PLAN DE CALIDAD DE PROCESOS
NIVEL 3 PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS DOCUMENTOS SIN FORMATO FORMATOS DE REGISTROS GENERALES DEL SISTEMA NIVEL 4 PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS DOCUMENTOS SIN FORMATO FORMATOS DE REGISTROS OPERATIVO/DE APLICACIN RESTRINGIGA A UN PROCESO/REA
Niveles de Jerarqua
Documento Manual del SGI. Polticas y Objetivos de Calidad y Medio ambientales.
Responsable de Elaboracin Coordinador SGI Gerencia Responsable de Proceso junto con el Coordinador del SGI
Responsable de Revisin Jefe del SGI Jefe del SGI
Responsable de Aprobacin Gerencia Gerencia
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Planes de Calidad de Procesos. Procedimientos, Instructivos, Documentos sin Formato y Formatos de Registros Generales del SGI. Procedimientos, Instructivos, Documentos sin Formato y Formatos de Registros Operativos.
Jefe del SGI
Gerencia
Coordinador SGI Personal operativo de cada proceso junto con el Coordinador SGI
Jefe del SGI Responsable del Proceso junto con el Jefe del SGI
Gerencia
Gerencia
5- RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La Gerencia de CVU posee la responsabilidad y autoridad necesarias para asegurar la documentacin, implantacin y mantenimiento del SGI. La Gerencia manifiesta su compromiso a travs de diversas actividades tales como: Establecimiento de la Poltica del Sistema de Gestin Integrado. Establecimiento de los Objetivos del Sistema de Gestin Integrado. Aseguramiento de la provisin de los recursos. Realizacin de las revisiones por la direccin. Comunicacin de requisitos tanto legales como reglamentarios. Los requisitos del cliente se comunican a travs de lo documentado en los planes de calidad y procedimientos operativos vinculados.
CVU a travs de la Gerencia de Diseo de la Corporacin Nacional para el Desarrollo (CND-GD), mantiene identificado todo cambio vinculado a los Requisitos Legales y/o Reglamentarios considerados de su competencia. Segn lo considere apropiado, la Gerencia de CVU comunica dicha informacin a su personal a cargo mediante correo electrnico. Los registros de dichos comunicados son mantenidos en la Gerencia. CVU identifica el marco legal ambiental y las disposiciones relacionadas con los aspectos ambientales detectados para el proceso de gestin y seguimiento de obras, mantenimiento y servicios viales a travs: Del Manual Ambiental para Obras y Actividades del Sector Vial de la DNV. De las disposiciones de la DINAMA publicadas en su pgina web. De la informacin ambiental suministrada por la consultora contratada a los efectos del seguimiento y control ambiental y social de las obras y mantenimiento vial a travs de los informes de auditora ambientales. Del boletn ambiental suministrado por el proveedor contratado para tal fin. Cuando se toma conocimiento de un nuevo marco legal ambiental, el equipo del Sistema de Gestin Integrada es responsable por la incorporacin de los nuevos requisitos al SGI y por la actualizacin de la identificacin y evaluacin de los aspectos ambientales existentes. Para el proceso de gestin y seguimiento de contratos de obras, mantenimiento y servicios viales y segn el tipo de obra contratada, los requisitos ambientales particulares que CVU pueda establecer para los contratistas son documentados en los pliegos de condiciones de las licitaciones y sus adicionales, as como en los contratos correspondientes.
5.2-
ENFOQUE AL CLIENTE
El establecimiento de los requisitos del cliente se detalla en los Cap. 7 y 8. La Gerencia se asegura que el enfoque de los procesos al cliente es el adecuado al aprobar los planes y procedimientos del SGI.
La medicin de la satisfaccin del cliente se detalla en el Cap. 8. La Gerencia se asegura de analizar dicha informacin en la revisin por la direccin. 5.3POLTICA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
La poltica del SGI de CVU es adecuada porque fue originada en la Gerencia tomando en consideracin la misin, la visin y los valores de la Corporacin Nacional para el Desarrollo (de acceso pblico en web de CND), la naturaleza de la organizacin, las metas y las expectativas de los clientes, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables, dems requisitos relacionados con sus aspectos ambientales, la prevencin de la contaminacin y un compromiso expreso de mejora continua. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del Sistema de Gestin Integrado; muestra de ello es la Matriz de Congruencia entre la poltica y los objetivos RE-GI-501. Tanto la poltica como los objetivos son revisados para verificar su adecuacin en la revisin por la direccin. Adems de ser cuestionada al personal peridicamente como parte de la informacin que se consulta durante las auditoras internas, la Gerencia se asegura que tanto la poltica del SGI, su significado y la forma de cumplir con ella para cada puesto, es entendida por todo el personal que participa dentro de los procesos del SGI a travs de la implementacin de una encuesta con el fin de evaluar el grado de comprensin de la misma. Dicha actividad es registrada en RE-GI-503. Dicha poltica se encuentra disponible para la Sociedad en la pgina Web de CVU y es comunicada a todo el personal de la organizacin, a los integrantes de la DNV que participan directamente de la co-gestin de las obras viales y del mantenimiento vial, as como tambin a las empresa contratistas seleccionadas para la ejecucin de las mismas.
Enunciado de la Poltica del Sistema de Gestin Integrado de CVU Establecemos la presente en el marco de toda reglamentacin legal y ambiental vigente, requisitos y regulaciones especficas aportando los recursos necesarios para su cumplimiento dentro de la implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin Integrado. Procuramos la optimizacin y control de los recursos disponibles as como la mejora en la gestin y control de procesos mediante la incorporacin y mejora tecnolgica. Nuestro compromiso implica: Clientes / MTOP Trabajamos en el cumplimiento del Contrato de Concesin, llevando adelante los procesos de contratacin en tiempo y forma, respetando los criterios de igualdad y transparencia entre nuestros oferentes.
Accionistas / Directorio de CND El Directorio fija polticas generales y asigna recursos para que, administrndolos en forma eficiente y transparente, aseguremos la gestin de contratos de obras y servicios viales facilitando la concrecin de obras pblicas de infraestructura de transporte. Velamos por la viabilidad econmica y financiera de la concesin, procurando ser una empresa modelo dentro del grupo CND en su gestin y pionera en la consideracin de los aspectos ambientales tanto en sus instalaciones como en las obras y servicios que contratamos. Colaboradores Promovemos la generacin de vnculos estables y de crecimiento con nuestros colaboradores, anhelando posicionar a CVU en un buen lugar para trabajar en el Uruguay. Promovemos la prevencin a travs de la concientizacin y motivacin respecto a la preservacin ambiental. Proveedores Integramos a nuestro equipo, a travs de vnculos estables y de mutua confianza, un conjunto de proveedores que brinden productos y servicios y lleven adelante los contratos de obras y servicios viales de acuerdo a los requisitos fijados y acorde a las necesidades propias de la gestin de CVU. Impulsamos y promovemos prcticas ambientales seguras de modo de prevenir toda forma de contaminacin, minimizando la ocurrencia de incidentes ambientales. Obligacionistas Cumplimos con los desembolsos pactados y con proveer a nuestros obligacionistas de la informacin que stos requieren. Mejora Continua Buscamos generar las capacidades internas que nos aseguren el logro de las metas actuales y permitan visualizar y concretar nuevos desafos, procurando la mejora continua de nuestra gestin integrada. Sociedad Facilitamos la infraestructura adecuada para el transporte que es la base para el desarrollo productivo del pas. Actuamos de forma responsable con rapidez y eficacia ante contingencias que puedan provocar efectos no deseados al medioambiente, aplicando los lineamientos establecidos.
5.4-
PLANIFICACIN
La planificacin del SGI de la Corporacin Vial del Uruguay se implementa a travs de la Matriz de Objetivos del Sistema de Gestin Integrado (Calidad y Medio Ambiente) RE-GI-501. A travs de esta matriz se pretende medir el desempeo de la organizacin mediante el anlisis de la poltica y la estrategia enfocada en cuatro perspectivas globales: Financiera, Cliente, Procesos Internos y Aprendizaje y Crecimiento.
5.4.1- Objetivos de Calidad y Ambientales El Representante de la Direccin define los Objetivos de Gestin con el fin de cumplir con los enunciados de la poltica del sistema integrado, los requisitos legales y reglamentarios y los aspectos ambientales surgidos de los procesos establecidos en el alcance del SGI. Con el fin de asegurar el cumplimiento de los mismos, se establecen indicadores y metas, as como un plan de accin con sus responsables y plazos. Estos objetivos son presentados para su conocimiento al Directorio. La aprobacin de los objetivos de gestin por parte del Representante de la Direccin evidencia el compromiso del Directorio en otorgar los recursos necesarios para su implementacin. La implementacin de los objetivos se realiza por medio de la ejecucin de los planes de accin establecidos en los objetivos de gestin. El control de cumplimiento de los objetivos se realiza a travs de una reunin trimestral. En la Matriz de Objetivos de Gestin RE-GI-501 se registra cada objetivo, sus metas, sus responsables, sus indicadores y la frecuencia de monitoreo del objetivo. El programa para el logro de los objetivos y metas ambientales se encuentra incluido en dicha matriz y a su vez son identificados en otro color. Objetivos y Metas Ambientales Para los objetivos ambientales es necesario tomar en cuenta los aspectos ambientales identificados en los procesos de gestin y seguimiento de contratos de obras, mantenimiento y servicios viales. La identificacin de los aspectos ambientales de las actividades del proceso es realizada por el equipo del SGI, conjuntamente con la asesora ambiental que CVU tiene contratada para la ejecucin de las auditoras ambientales. Las etapas del proceso relevantes a efectos de la identificacin de los aspectos ambientales son los siguientes: El establecimiento de las especificaciones tcnicas y administrativas. La ejecucin de obras y de mantenimiento vial. El control de obras y de mantenimiento vial. Las dems etapas son netamente administrativas, ejecutadas enteramente en la oficina de CVU, con aspectos ambientales no significativos. En el procedimiento PR-GA-700 se describe el mtodo utilizado para evaluar la importancia de los distintos aspectos ambientales identificados con el fin de determinar cules son significativos sobre el medio ambiente. Dichos aspectos ambientales significativos son tenidos en cuenta por el equipo del SGI en el establecimiento, implementacin y mantenimiento del SGI.
Es responsabilidad del equipo del SGI revisar cada dos (2) aos el Listado de los Aspectos Ambientales RE-GA-700 y su evaluacin en funcin de la informacin actualizada resultante de la aplicacin del SGI. Indicadores de Desempeo Ambiental Los Contratistas incluyen en el rubro Recuperacin Ambiental de su oferta, los costos de instrumentacin de las tareas de mitigacin y del Plan de Restauracin Ambiental, previstos en las EAG del Manual Ambiental para Obras y Actividades del Sector Vial de la DNV. El monto global del rubro Recuperacin Ambiental no es inferior al 3% del monto del contrato, salvo especificacin particular en el pliego de licitacin. El Director de Obras est facultado para conceder adelantos parciales del rubro Recuperacin Ambiental. La suma de los adelantos parciales no puede exceder el 50% del monto del rubro Recuperacin Ambiental. Las condiciones de pago son las siguientes: El pago del rubro de forma mensual queda sujeto a la constatacin de no conformidades ambientales, por parte de la direccin de obra o de auditoras realizadas por CVU (por terceros o por personal propio). Se autorizar el pago del rubro certificado en el mes en forma proporcional a lo certificado hasta llegar a un mximo del 50% del importe total. El saldo restante se abonar contra la presentacin por parte de la direccin de obra de una copia del Acta de Inspeccin Previa a la recepcin provisoria. Se ha definido como indicador de desempeo ambiental para cada una de las obras, la cantidad de no conformidades resultantes de las auditoras ambientales las cuales son registradas en el RE-GA-803, Gestin de No Conformidades Ambientales.
5.4.2- Planificacin del Sistema de Gestin Integrado La Direccin planifica el sistema de gestin con el fin de cumplir los requisitos citados en 4.1, as como los objetivos de la calidad y ambiental, y mantener la integridad del sistema de gestin cuando se planifican e implementan cambios en ste. Dicha planificacin consiste en: La identificacin de los procesos que se desarrollan en la empresa y las caractersticas a cumplir por los mismos, de forma de satisfacer las expectativas de todos los clientes. La elaboracin de Planes de Procesos y Procedimientos de trabajo en los que se documentan los responsables de cada etapa del proceso, documentos aplicables, registros necesarios, interacciones y las medidas e indicadores necesarios a los efectos del control del desempeo del proceso. El despliegue de las metas globales a metas para cada proceso, de forma de controlar los mismos en concordancia con la Poltica de Gestin Integrada definida.
La asignacin de los recursos necesarios para llevar a cabo todos los procesos identificados. De forma peridica, la direccin analiza la adecuacin de los recursos, a travs de la Revisin por la Direccin. La planificacin de planes de Capacitacin del personal como forma de asegurar el mantenimiento y mejora de las competencias, el mantenimiento de los equipos como forma de asegurar su capacidad de permanecer operativo y Auditorias como herramienta para evaluar el grado de cumplimiento y efectividad del SGI implementado. El establecimiento de registros requeridos para asegurar una adecuada trazabilidad.
5.5-
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN
5.5.1- Responsabilidad y Autoridad CVU ha definido los cargos con la autoridad requerida para la implementacin y mantenimiento del SGI teniendo en cuenta su organigrama, segn se detalla en el Anexo III del presente Manual. Asimismo ha designado responsables de procesos de acuerdo a las responsabilidades que se detallan en el presente numeral. En el Anexo IV se informan los cargos correspondientes para cada proceso descrito en el Mapa de Procesos. Las responsabilidades para el SGI se describen a continuacin. La Alta Direccin (Directorio de CVU) es responsable por: Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin Integrado y la mejora continua de su eficacia mediante la aprobacin de la poltica del SGI, la designacin formal del Representante de la Direccin y la aprobacin de los recursos requeridos para el mantenimiento, desarrollo y mejora continua del SGI implantado. El Representante de la Direccin es responsable por: Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin Integrado, as como la mejora continua de su eficacia: Comunicando la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. Estableciendo la poltica del Sistema de Gestin Integrado. Asegurndose de que se establecen los objetivos de la calidad y ambientales en las funciones y niveles pertinentes. Llevando a cabo las revisiones por la direccin para asegurarse su conveniencia, adecuacin y eficacia contina. Asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementacin y mejora del sistema gestionados dentro del mbito de su competencia y solicitando la correspondiente autorizacin al Directorio cuando excedan dicho mbito. Asegurarse de que se mantiene la integridad del SGI cuando se planifican e implementan cambios en ste.
Asignar las responsabilidades y autoridades de cada nivel o funcin en materia de calidad y medio ambiente. Asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del mismo. Aprobar los documentos que forman parte del Sistema de Gestin Integrado segn lo establecido en el tem 4.2.5 del presente manual y velar por el cumplimento de los requisitos definidos por el cliente. Detectar la necesidad de capacitacin y competencia de los responsables de los procesos establecidos en el Mapa de Procesos. Establecer los Indicadores de Gestin con el fin de evaluar la efectividad de la implementacin del SGI. Informar al Directorio de CVU sobre el desempeo, la eficacia y grado de implementacin del SGI. Jefe del Sistema de Gestin Integrado es responsable por:
Nota: Por subrogacin, el Coordinador del Sistema de Gestin Integrado asumir las responsabilidades inherentes al cargo de Jefe del SGI. Apoyar: - A la Gerencia a definir, difundir y mantener la poltica del Sistema de Gestin Integrado. - A la toma de acciones para la correcta implantacin y el cumplimento de los requisitos internos derivados del SGI. Asegurar: - Que se establecen, implementan, mantienen y mejoran los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integrado, planificando, desarrollando, coordinando y controlando los mecanismos adecuados para la implementacin del mismo. - Que todos los integrantes de la organizacin conocen los requisitos del cliente. - El correcto procesamiento y uso de la informacin referente al SGI. Coordinar: - Las auditoras internas que se desarrollan anualmente al SGI seleccionando y evaluando al equipo de auditores internos. - Las auditoras externas del SGI. - Las auditoras ambientales. - El seguimiento de la implementacin y ejecucin de las acciones contenidas en el Plan de Mejora. - Las acciones derivadas para la correccin de las no conformidades. - Los mecanismos de participacin del personal: equipos de mejora, sugerencias, etc. - Las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades de capacitacin y competencia.
Promover: - La activa participacin del personal en el diseo y mejora de los procesos. - La generacin de conciencia de la calidad y el medio ambiente y la necesidad e importancia de considerar la poltica, los objetivos y las metas, las oportunidades de mejora y los requerimientos de clientes en toda la organizacin. Identificar y mantener actualizado los Requisitos Legales y Reglamentarios tanto de calidad como ambientales. Identificar, mantener actualizados y evaluar los aspectos ambientales relacionados con el proceso de gestin y seguimiento de contratos de obras, mantenimientos y servicios viales. El Coordinador del Sistema de Gestin Integrado es responsable por: Elaborar los documentos necesarios segn los requisitos establecidos por las normas de referencia. Revisar los documentos del Sistema de Gestin Integrado y realizar la gestin de la documentacin, garantizando la existencia y la actualizacin continua de los documentos pertinentes en cada rea de la organizacin. Para lo cual, especficamente, debe velar por: Que la revisin y aprobacin de los planes, procedimientos e instructivos se lleven a cabo. El cumplimento de los documentos estructurales establecidos en el procedimiento de Gestin y Control Documental PR-GI-400. Distribuir y recuperar los documentos en forma controlada, asegurando la disponibilidad de todos los documentos vigentes en sus lugares de uso y por todos a quienes les apliquen, difundiendo adems su disposicin fsica y digital. Asegurar la correcta conservacin de los documentos originales vigentes. Gestionar los documentos obsoletos. Coordinar reuniones de trabajo mediante la preparacin de los temas a tratar, citacin de los asistentes y disposicin de los recursos necesarios. El Responsable del Proceso es responsable por: Verificar que se adopten los procedimientos necesarios para asegurar la calidad y que stos se revisen y actualicen, asegurando el control, revisin y actualizacin de la documentacin del proceso, de modo de asegurar su efectividad y eficiencia. Definir las metas a alcanzar en cada proceso y gestionar ante quien corresponda los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de calidad y medio ambientales en el mismo. Coordinar, junto al Coordinador del SGI y al Representante de la Direccin las actividades que requieran la intervencin de ms de una Unidad y/o Servicios Tcnicos de Apoyo, asegurndose que se cumplen completamente los requerimientos de los Clientes. Identificar y registrar problemas de calidad.
Asegurar que los procesos a su cargo sean llevados a cabo de acuerdo a los documentos correspondientes. Asignar, dentro de cada proceso, las responsabilidades de ejecucin y supervisin de cada tarea, asegurando que la asignacin se realice en base a las competencias de cada empleado. Asegurar la disponibilidad y el fcil acceso a la documentacin del SGI relacionada con el proceso. Asegurar que se lleven adelante los registros del SGI que demuestren el cumplimiento del SGI, siguiendo las directivas de este procedimiento. Detectar y proponer las necesidades de capacitacin de los colaboradores a su cargo, teniendo en cuenta la Poltica del SGI y los objetivos establecidos para su rea o proceso y elevarlas al Responsable de Recursos Humanos.
Los responsables de proceso se detallan en la Matriz de Responsabilidades, Anexo V del presente Manual.
5.5.2- Representante de la Direccin Se ha designado como Representante de la Direccin al Gerente de CVU. Sus responsabilidades se detallan en el numeral 5.5.1 del presente Manual.
5.5.3- Comunicacin Interna La comunicacin interna se realiza considerando la eficacia del Sistema de Gestin Integrado. La Gerencia define e implementa un proceso eficaz para la comunicacin que incluye: Difusin y verificacin del entendimiento de la poltica del SGI en charlas, talleres y durante la induccin de nuevo personal. Comunicacin de los requisitos de la calidad y ambientales, los que se definen a travs de la documentacin del SGI. Difusin de los objetivos y logros de la calidad y el medio ambiente as como participacin de todos los involucrados en el actual alcance del SGI, durante la instancia de Revisin por la Direccin. Reuniones entre los colaboradores y los responsables de los proceso con el fin de optimizar los mismos, proponer acciones de mejora, definir y analizar acciones preventivas. CVU ha incorporado en su pgina web informacin en relacin al propio SGI y a cada una de las obras ejecutadas bajo su administracin (Poltica del SGI, Manual del SGI, Seguimiento y Control Ambiental y Social de Obras y de Mantenimientos Viales, Contratos, Pliegos de Condiciones, Estudio de Impacto Ambiental (EIA), Autorizacin Ambiental Previa (AAP), Plan de Gestin Ambiental, Informes Trimestrales de Gestin Ambiental, Plan de Restauracin Ambiental e Informes Ambientales que surgen del seguimiento y control ambiental, etc.).
En caso que le sea solicitado a CVU informacin en relacin a los aspectos ambientales significativos de los procesos de gestin y seguimiento de contratos de obras, mantenimientos y servicios viales puede suceder que: Sea informacin que, habindose definido que es de acceso pblico, no se encuentra disponible en la web. En dicho caso se verifica la disponibilidad de la misma por parte de CVU y se le suministra al solicitante en formato pdf. Sea informacin no definida como pblica, en cuyo caso se elevar la solicitud a la Gerencia quin resolver sobre el suministro o no de la informacin y se le responder al solicitantes, mantenindose evidencia de dicha comunicacin. CVU recibe y responde a travs de su pgina web las consultas, quejas y reclamos relacionados a sus actividades. Dependiendo de la naturaleza de las mismas, stas son tratadas segn las directrices del procedimiento de Gestin de No Conformidades y Realizacin de Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y de Mejora PR-GI-801.
5.6-
REVISIN POR LA DIRECCIN
5.6.1- Generalidades Anualmente, la Gerencia revisa la conveniencia, adecuacin y eficacia del SGI. A dichas revisiones asiste el Gerente, el Coordinador del SGI (Representante de la Direccin y responsables de procesos) y todos los colaboradores pertenecientes a las unidades incluidas en el alcance del SGI. La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin integrado, incluyendo la poltica del SGI y los objetivos de calidad y medio ambientales.
5.6.2- Informacin de Entrada para la Revisin La informacin de entrada para la revisin es registrada en el registro RE-GI-502-E e incluye, entre otras, la siguiente informacin: Adecuacin de la Poltica del SGI y grado de cumplimiento de los objetivos y metas, Resultados de auditoras al SGI (internas / externas), Evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y dems requisitos establecidos por CVU en relacin a sus aspectos ambientales, Retroalimentacin del cliente, Resultados del desempeo de los procesos y la conformidad de los productos y servicios, Resultados del desempeo ambiental de los procesos por medio del sistema de seguimiento y control ambiental basado auditoras ambientales y en el cumplimiento de las actividades de capacitacin y de sensibilizacin, Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas, Comunicacin de las partes interesadas externas,
Colaboradores / Recursos Humanos, Resultados de evaluacin de proveedores (internos / externos), Documentos externos, Cambios que podran afectar al SGI (cambios en requisitos legales y reglamentarios, punto de vista de las partes interesadas, lecciones aprendidas de situaciones de emergencia y accidentes ambientes, entre otros), Recomendaciones para la mejora, Es responsabilidad del Jefe del SGI elaborar un informe conteniendo cada uno de los tems mencionados y cualquier otra informacin que se considere relevante, y de acuerdo a los siguientes objetivos y responsabilidades: Este informe es analizado convenientemente de forma de identificar y obtener visiones claras de las causas y consecuencias, y as determinar alternativas de solucin y mejora, planes, estrategias, o inclusive modificaciones al propio Sistema de Gestin Integrado.
5.6.3- Resultados de la Revisin Una vez analizada la informacin e identificadas sus causas o consecuencias, los responsables de plantear soluciones y mejoras, detallar conclusiones y acciones a tomar, son tambin los responsables de los procesos involucrados, que en conjunto con los asistentes a la reunin, definen las alternativas de soluciones ms convenientes, adecuadas y eficaces para su implementacin en el marco de la mejora continua del SGI. Los resultados de la Revisin por la Direccin incluyen todas las decisiones, acciones, y sus responsables relacionados con los contenidos del informe de entrada a la revisin incluyendo adems propuestas de: Mejora de la eficacia del Sistema de Gestin Integrado y sus procesos, Mejora de los servicios en relacin con los requisitos del cliente, Necesidades de recursos. Los resultados de dicha revisin se registran en el Informe de Revisin por la Direccin RE-GI502-S. Es responsabilidad de la Gerencia elaborar el Plan de Mejora en funcin del anlisis de la informacin y los resultados suministrados por los integrantes de la revisin. El Plan de Mejora forma parte del informe RE-GI-502. Las acciones y decisiones derivadas de la revisin se deben tratar como Acciones Correctivas (AC), Acciones Preventivas (AP) o Acciones de Mejora (AM). Por cada AC, AP o AM, el Coordinador del SGI genera un registro RE-GI-803 con el fin de realizar el control y seguimiento de las mismas. El Representante de la Direccin eleva el informe de entrada y el informe de salida de la revisin por la Direccin al Directorio para su consideracin y ratificacin de los recursos requeridos para las acciones definidas, lo cual se registra en las correspondientes Actas de Directorio.
6- GESTIN DE RECURSOS
6.1PROVISIN DE RECURSOS
La Corporacin Vial del Uruguay S.A. mejora continuamente la eficacia de su SGI, asignando para ello los recursos necesarios de manera de asegurar el cumplimiento de la poltica del sistema de gestin integrado y de los objetivos y planes de accin surgidos de la misma tanto de calidad como ambiental. Para ello el Representante de la Direccin gestiona y asegura la disponibilidad de los recursos dentro del mbito de su competencia segn se detalla en el presente Manual. Todo lo que exceda a ste, se solicita autorizacin al Directorio de CVU. En el Anexo 1 del Contrato de Concesin, del 25/06/2008, captulos 4, 7 y 16 se detallan las fuentes de ingreso de CVU. Las tres ms relevantes, durante el plazo de la concesin son:
La recaudacin de las tarifas de peaje asignados, subsidios a cargo del MTOP, emisiones de deuda u otros instrumentos con el propsito de financiar los egresos objeto de la concesin y sus correspondientes rendimientos financieros.
6.2-
RECURSOS HUMANOS
6.2.1- Generalidades CVU identifica a todo el personal, propio o contratado a terceros, que realiza actividades relevantes que afectan a la calidad de la prestacin del servicio delegando en la Gerencia de Recursos Humanos de la CND lo relacionado a la seleccin de dicho personal y el archivo de los registros correspondientes a la capacitacin de los mismos. Se documenta en el Acuerdo de Servicio CVU-CND-RR.HH. los servicios requeridos y las especificaciones de los mismos, siendo dicha Gerencia de la CND evaluada como proveedor de servicios internos. CVU ha identificado en los perfiles de cargo correspondiente a su personal, las funciones que definen y ejecutan actividades de control y seguimiento de los requisitos de calidad y ambientales. A su vez, ha identificado dichas funciones en los cargos no pertenecientes a la empresa, los cuales se encuentran descriptas para los Directores de Obras pertenecientes a la DNV, en el Acuerdo de Cooperacin Tcnica firmado con el MTOP, y para los Auditores Ambientales contratados por CVU, en los trminos de referencia del llamado y en la propuesta de servicios presentadas por los mismos. A travs de los Perfiles de Cargo establecidos, el procedimiento de induccin de nuevo personal y el acuerdo de cooperacin tcnica en el marco de la concesin, CVU se asegura que todo el personal que afecta la prestacin de los servicios es competente con base a la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas. Toda vez que la Gerencia de CVU, detecta la necesidad de solicitar personal (tanto interno como externo) lo comunica va e-mail a la Gerencia de Recursos Humanos de la CND. En dicho comunicado se establece la descripcin del cargo a ocupar de acuerdo con el perfil de cargo definido para el mismo.
Es responsabilidad de la Gerencia de RR.HH de la CND realizar la seleccin del personal de acuerdo al perfil de cargo definido. Todos los precandidatos son entrevistados por la Gerencia de CVU, previamente a su incorporacin a la empresa. Una vez seleccionada la persona se proceder a ejecutar la induccin a CVU y al puesto de trabajo. La misma es coordinada por el Coordinador del SGI y realizada conjuntamente con el responsable del proceso al cual la persona es asignada En el procedimiento PR-GI-601 se establecen las directrices para la realizacin de la Induccin al Puesto de Trabajo y los registros que se generan de dicha actividad.
6.2.2- Competencia, Formacin y Toma de Conciencia El personal de CVU demuestra su competencia con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas definidas en los Perfiles de Cargo. Dichos perfiles son aprobados por el Representante de la Direccin y custodiados por la Gerencia de RR.HH. de la CND. CVU revisa anualmente los perfiles de cargo, tomando en cuenta los cambios de procesos, la poltica vigente y los aspectos ambientales e impactos de los mismos, como forma de evaluar las competencias para un cargo y determinar si es necesario desarrollar alguna modificacin. Detecta las necesidades de capacitacin y competencia de su personal, a travs de la aplicacin del Procedimiento de Capacitacin PR-GI-600. Se asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de calidad y ambientales, realizando las actividades descritas en el presente Manual En los casos que sea necesario el desarrollo de competencias por carencias o necesidad de mejoras, en aquellos colaboradores de CVU no pertenecientes a la propia empresa, las actividades de capacitacin y sensibilizacin se registran como objetivos del SGI en la Matriz de Objetivos RE-GI-501. CVU entiende por: capacitacin, todas aquellas actividades de instruccin que organiza la empresa para cuya ejecucin contrata externamente al instructor. Sensibilizacin, todas las actividades de instruccin que organiza la CVU dictadas por su propio personal. A su vez, mediante la realizacin de Talleres planificados al inicio de cada una de los contratos de obras viales y de mantenimiento con impactos ambientales significativos, CVU se asegura que el personal tcnico (ejemplo: ingeniero residente) de los contratistas y constructores as como del concedente, son conscientes de la importancia de sus funciones y responsabilidades en relacin al impacto ambiental de sus actividades y en el logro de la conformidad con los requisitos del SGI de CVU. En dichos Talleres, se promueve la concientizacin de un mejor desempeo ambiental personal y grupal, as como las consecuencias de desviarse de los procedimientos establecidos.
6.3-
INFRAESTRUCTURA
La Gerencia determina y proporciona los requerimientos de la infraestructura de acuerdo a las condiciones y recursos disponibles. La infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos de CVU, incluye: Edificio y espacios de trabajo, Servicios y/o elementos de apoyo para desempear las tareas conforme a lo especificado (hardware, software, vehculos, etc.).
La Gerencia solicita a los proveedores internos definidos, pertenecientes a la Corporacin Nacional para el Desarrollo, los servicios requeridos con el fin de mantener la apropiada infraestructura para lograr las prestaciones de servicios requeridos en el marco de la concesin. 6.4AMBIENTE DE TRABAJO
Las relaciones laborales se desarrollan en un ambiente de respeto mutuo entre el Directorio, la Gerencia y los colaboradores. CVU ofrece fuentes de trabajo que posibilitan el desarrollo personal y profesional. En el Reglamento de horarios, capacitaciones y licencias extraordinarias se regula el control de los horarios y las licencias extraordinarias, as como tambin se define el alcance de los beneficios por concepto de capacitaciones. CVU dispone de servicios de apoyo ante emergencias mdicas y seguros ante accidentes laborales, cumpliendo con la totalidad de los requerimientos legales, reglamentarios y/o internos en relacin a la salud y seguridad de sus colaboradores.
7- REALIZACIN DEL SERVICIO

7.1PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO
Corporacin Vial del Uruguay planifica y desarrolla los procesos necesarios para la prestacin de los servicios. La planificacin es coherente con los requisitos del SGI, porque los procesos: Son parte integral del Sistema de Gestin Integrado. Son revisados por la Gerencia en cuanto a su ejecucin y cumplimiento de objetivos. Requieren y aplican recursos especficos, ya sean materiales, humanos, de infraestructura o ambiente de trabajo. Son la razn de ser de CVU y todo se administra en torno a ellos. Influyen directamente en la satisfaccin del cliente. Son el principal campo de mejora del Sistema de Gestin Integrado. Los requisitos del servicio prestado por CVU al MTOP se encuentran especificados en el Contrato de Concesin vigente. La decisin de qu obras emprender y/o qu mantenimientos realizar se manifiesta por medio de solicitudes de contratacin que enva el MTOP a CVU con el correspondiente pliego de condiciones. Las etapas de dicho proceso se encuentran descriptas en el Plan de Calidad de Estudio, Contratacin y Seguimiento de Obras y Mantenimientos Viales PC-CT-700. Este proceso toma en cuenta el marco jurdico nacional en materia de evaluacin de impacto ambiental, se sustenta en la Ley 16.466 (ao 1994) y en su decreto reglamentario 349/005, denominado Reglamento de Evaluacin de Impacto Ambiental y Autorizaciones Ambientales. Dicho Reglamento consagra en el Artculo 2, las actividades, construcciones u obras que, de titularidad pblica o privada, requerirn contar con la Autorizacin Ambiental Previa. Tal autorizacin, es condicin necesaria para dar inicio a la construccin de la actividad, construccin u obra.
7.2-
PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1- Determinacin de los Requisitos Relacionados con la Prestacin del Servicio Proceso de Gestin y Seguimiento de Contratos de Obras, Mantenimiento y Servicios Viales: Tiene la funcin de contratar obras y servicios viales por cuenta y orden del MTOP de acuerdo a los requisitos establecidos en el Contrato de Concesin. Realiza asimismo la verificacin del cumplimiento de los requisitos de cada contrato desde el inicio de la necesidad de contratar hasta el fin de la ejecucin de las contrataciones. Dicho proceso principal se gestiona bajo el plan de estudio, contratacin de obras y mantenimientos viales (PC-CT-700) y el plan de licitacin de obras y mantenimientos viales (PC-CT-701).
Proceso de Gestin y Seguimiento de Contratos de Asistencia Tcnica y Servicios: tiene por finalidad la contratacin a solicitud del MTOP de consultora y servicios tcnicos especializados. Se encuentra descrito en el Plan de Contratacin de servicios de consultora (PC-CT-702) y dems documentacin detallada en el mismo. Toda la informacin referida a la prestacin de los servicios se encuentra establecida, identificada, registrada y mantenida en el presente Manual de Sistema de Gestin Integrado. En los planes de calidad y en los procedimientos operativos se describen las etapas que ejecuta CVU desde la identificacin de los requerimientos del cliente hasta la prestacin final del servicio. Los servicios solicitados por el cliente estn claramente definidos, comprendidos y aceptados por ste, previo a dar curso a la prestacin de los mismos, tal cual se describe en el acuerdo de concesin CVU solicita al MTOP la totalidad de los requerimientos para prestar el servicio, incluso aquellos que pudieran no estar contemplados en el acuerdo de concesin pero que son considerados necesarios para asegurar la calidad de la prestacin de los servicios. La identificacin de los aspectos ambientales del proceso de Gestin y Seguimiento de Contratos de Obra, Mantenimiento y Servicios Viales es realizada por CVU y validada conjuntamente con los Directores de Obra y la consultora ambiental (auditores ambientales). Los aspectos ambientales identificados son listados en el registro RE-GA-700 Identificacin y Clasificacin de los aspectos ambientales. El procedimiento PR-GA-700 describe el mtodo utilizado para evaluar la importancia de los distintos aspectos ambientales identificados, con el fin de determinar cules son significativos sobre el medio ambiente. Dichos aspectos ambientales significativos son tenidos en cuenta por CVU en el establecimiento, implementacin y mantenimiento del sistema de gestin ambiental integrado. Asimismo para la determinacin de los requisitos del cliente, CVU toma en cuenta los aspectos ambientales y los requisitos legales y otros que se apliquen tal cual se ha descripto en el presente manual.
7.2.2- Revisin de los Requisitos Relacionados con la Prestacin del Servicio Previo a la prestacin del servicio, CVU revisa los requerimientos del cliente con el fin de asegurar la calidad del mismo. Dado que nuestros servicios poseen requisitos legales, reglamentarios y de la organizacin para con el cliente, CVU nicamente realiza la prestacin del servicio dentro del marco de cumplimiento del contrato de concesin. CVU toma en cuenta los aspectos ambientales y los requisitos legales y otros que apliquen tal como se ha descripto en el tem 7.2.1 del presente manual. A los efectos de determinar los requisitos de la prestacin del servicio.
Los requisitos ambientales particulares que CVU pueda establecer para los contratistas, segn el tipo de obra, son documentados en los pliegos de condiciones de las licitaciones y sus adicionales, as como en los contratos correspondientes.
7.2.3- Comunicacin con el Cliente CVU determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicacin con los clientes respecto a: La informacin y consultas sobre servicios mediante: Expedientes, Va Telefnica y/o personalmente, La retroalimentacin del cliente, incluyendo las sugerencias y reclamos, mediante: Medios Electrnicos Va telefnica y/o personalmente,
El Acuerdo de Cooperacin Tcnica en el marco de la Concesin, establece que para cada obra el MTOP designa un director de obra, el cual es el referente ante el contratista por CVU y por la DNV. Esto implica que cualquier comunicacin Contratista-CVU debe realizarse a travs del Director de Obra. Nota: Las consultas y/o reclamos detectados en forma reiterada o de gran repercusin por el tipo y/o consecuencia de la falla, se identifican como No Conformidades del Sistema y se registran en el registro RE-GI-803 segn las directrices del procedimiento PR-GI-801. A su vez, a nivel de comunicacin debe cumplirse con lo establecido en el capitulo 5.5.3 del presente manual.
7.3-
DISEO Y DESARROLLO: NO APLICA
Durante el desarrollo de las actividades en CVU, no se realiza ningn tipo de diseo, los procesos estn claramente definidos en el acuerdo de la concesin y en la documentacin de sistema, por lo cual se excluye este punto de la norma por no aplicar. 7.4COMPRAS
Se busca asegurar que los productos y/o servicios suministrados por los proveedores cumplen con los requisitos especificados y acordados por CVU y evitar que potenciales No Conformidades sean transferidas a la prestacin de nuestros servicios. CVU cuenta con tres tipos de proveedores:
Los Servicios Tcnicos y los Servicios Compartidos de la CND (proveedores internos) El procedimiento PR-GI-700 establece la metodologa de gestin de las solicitudes de suministros y de servicios tcnicos de apoyo prestados por los Servicios Tcnicos y los Servicios Compartidos de la CND. Dicho procedimiento establece cuales son los insumos que son solicitados a la CND, las condiciones de recepcin y evaluacin de los mismos. En los Planes de Calidad de los procesos y en los procedimientos relacionados se detalla la interaccin de los procesos de CVU con dichos servicios tcnicos. En los Acuerdos de Servicio generados entre CVU y el rea de CND correspondiente se detalla las especificaciones de prestacin de dicho servicio. Los Servicios Tcnicos de Apoyo son evaluados como proveedores crticos segn se detalla en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores PR-GI-701. La evaluacin es anual en funcin de tres atributos: cumplimiento con los plazos establecidos, calidad tcnica y calidad del servicio. En caso de desempeo insatisfactorio, se eleva al Directorio un informe de incumplimiento de lo establecido en el Acuerdo de Servicio correspondiente, para que se tomen las medidas correctivas necesarias en el rea de la CND que corresponda o se autorice el cambio de proveedor. Proveedores Externos de Suministros. En este caso, las actividades se realizan segn el Procedimiento de Gestin de Suministros y Servicios Tcnicos de Apoyo, PR-GI-700, el cual detalla los pasos a seguir roda vez que se requiere adquirir un suministro y la forma en que se establecen los requisitos que el mismo debe cumplir. Los proveedores de suministros no se consideran proveedores crticos. Proveedores Externos de Servicios El procedimiento de Contratacin de Servicios Externos, PR-GI-702, detalla la sistemtica de CVU para contratar, gestionar y controlar dichos servicios. CVU considera a las Empresas Contratistas, los Directores de Obra y a los Auditores Ambientales como proveedores crticos. Los mismos son evaluados de acuerdo a los criterios establecidos en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores, PR-GI-701.
7.5-
PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.5.1- Control de la Prestacin del Servicio Los procesos de prestacin de servicios son controlados por CVU. Toda informacin referida a los mismos es establecida, identificada, registrada y mantenida en el Manual de Sistemas de Gestin Integrados MN-GI-400. La disponibilidad de informacin que describe las caractersticas de los servicios prestados, se establece a travs de los Planes de Calidad para cada proceso operativo. Dentro de estos planes se especifican los procedimientos, el flujo de operaciones, los registros, la documentacin
vinculada y los responsables de la ejecucin y control de las actividades. En el Listado Maestro de Contratos RE-CT-703 se registra los datos de los contratos (cdigo de obra y denominacin), las fechas de inicio y finalizacin de obras, el Director de Obra, el Ing. Residente, la planificacin de las auditoras ambientales y de las inspecciones de obra a ser realizadas durante el perodo de ejecucin de las mismas. El seguimiento de los procesos y la evaluacin de su desempeo se realiza a travs del contenido de la matriz de los indicadores de los procesos cliente-cliente, RE-CT-702. Desde el punto de vista ambiental, el control operacional de las etapas del proceso de gestin y seguimiento de contratos de obras, mantenimientos y servicios viales con aspectos ambientales significativos est basado en los requisitos establecidos en el Manual Ambiental para Obras y Actividades del Sector Vial de la DNV cuyo cumplimiento es controlado a travs de los Directores de Obra y dems personal asignado por la DNV a tal fin, as como por el seguimiento y control Ambiental y Social de las obras viales y de contratos de obras, mantenimientos y servicios viales que realiza CVU a travs de un servicio contratado a tal fin. El marco jurdico nacional en materia de evaluacin de impacto ambiental, se sustenta en la Ley 16.466 (ao 1994) y su decreto reglamentario 349/005, denominado Reglamento de Evaluacin de Impacto Ambiental y Autorizaciones Ambientales. Dicho Reglamento consagra en el Artculo 2, las actividades, construcciones u obras que, de titularidad pblica o privada, requerirn contar con la Autorizacin Ambiental Previa (en adelante AAP). Tal autorizacin, es condicin necesaria para dar inicio a la construccin de la actividad, construccin u obra. La solicitud de Autorizacin Ambiental Previa por parte del interesado tiene como paso previo la Comunicacin del Proyecto a la Direccin Nacional de Medio Ambiente (en adelante DINAMA) del Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente. Los contenidos de la Comunicacin de Proyecto, se encuentran estipulados en el Reglamento; ellos se centran en datos administrativos y a una evaluacin ambiental inicial del emprendimiento, a los efectos de que DINAMA, pueda dar una clasificacin del mismo. Los requisitos ambientales originados en el proceso de solicitud de la Autorizacin Ambiental Previa pueden aplicar a la etapa de construccin y operacin. La DNV ha establecido requisitos para ambas etapas. Para la etapa de construccin los requisitos ambientales de la DNV para las obras administradas por la CVU se encuentran especificados en las Especificaciones tcnicas complementarias y/o modificativas del pliego de condiciones para la construccin de puentes y carreteras de la DNV. Todos los contratistas deben cumplir con el pliego de condiciones generales vigente. Adems del Plan de Gestin Ambiental y del Plan de Recuperacin Ambiental, el Manual Ambiental de la DNV establece la obligatoriedad para el Contratista de elaborar Informes Trimestrales de Gestin Ambiental. Estos son evaluados por la Direccin de Obra, la que puede solicitar modificaciones. Esta cuenta con listas de chequeo de informacin especficas para cada tipo de informe, las que facilitan la tarea de revisin. La Direccin de Obra elabora Informes Mensuales generales, en los cuales incluye un captulo ambiental. Este est constituido por una lista de chequeo. En el Anexo IV se adjunta el diagrama
de flujo de la documentacin entre DNV y el contratista. En el registro de Control de Documentos Externos Generados por los Contratos de Obras y Mantenimientos Viales RE-CT-701, se documenta la recepcin por parte de CVU del PGA, PRA, Informes Trimestrales y de los Informes Mensuales, adems del Plan de Contingencia (PCA) y el Informe Ambiental Final. La CVU realiza en forma programada visitas a las obras, a los efectos de fiscalizar el cumplimiento de los compromisos contractuales y ambientales a cargo de los contratistas. El resultado de estas visitas se consolida en el Informe Tcnico de Inspeccin de Obra. La DNV no cuenta con un sistema de seguimiento ambiental de las obras en operacin. Los compromisos ambientales en esta etapa se relacionan con aquellos asumidos y prescriptos con y por el MVOTMA. Para las tareas de mantenimiento de los contratos de mantenimiento administrados por la CVU, los requisitos ambientales de la DNV se encuentran especificados en los pliegos licitatorios correspondientes. Para las tareas de mantenimiento solo se le exige al Contratista la presentacin de un Plan de Gestin Ambiental semestral, el que es aprobado por la Direccin de Obra y por la Unidad Ambiental Vial. La aprobacin se realiza mediante la aplicacin de una lista de chequeo. 7.5.1.1- Auditoras Ambientales CVU realiza semestralmente Auditoras Ambientales a cada uno de los contratos de obras y mantenimientos viales con el fin de evaluar el cumplimiento de las condiciones ambientales establecidas en los pliegos de licitacin, los procedimientos establecidos por la DNV, la normativa general de la DINAMA, el sistema de gestin integrada de la CVU y la propia documentacin del contratista. De acuerdo con el Listado Maestro de Contratos, RE-CT-703, mensualmente se confecciona el Listado de Obras a Auditor, RE-GA-800. En el Procedimiento de Auditoras Ambientales, PR-GA-800 se establecen los criterios, las responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de auditoras ambientales, as como los documentos vinculados al proceso. Las no conformidades detectadas durante la Auditora Ambiental son registradas por la Coordinadora del SGI en el registro RE-GA-803 y comunicadas al Director de Obra quien tiene la responsabilidad de aprobar las acciones correctivas presentadas por el contratista y verificar la ejecucin de las mismas. Asimismo, la Coordinadora del SGI registra en el RE-GA-701 las no conformidades ambientales detectadas vinculadas a los aspectos ambientales identificados y clasificados en el RE-GA-700 a los efectos de realizar un seguimiento que permita identificar peridicamente los aspectos ambientales significativos.
7.5.1.2- Preparacin y Respuesta ante Emergencias El Plan de Gestin Ambiental que presenta el contratista a la Direccin de Obra contiene los aspectos ambientales principales, los efectos ambientales, las medidas de mitigacin y la gestin ambiental que realizar la empresa constructora. Dependiendo de la empresa contratista, el Plan de Gestin Ambiental puede contener una descripcin de cmo procede la misma en caso de una
emergencia ambiental. Debido a que el Manual Ambiental para obras y actividades del Sector Vial no prev la entrega por parte del contratista de un plan de contingencias, CVU ha incorporado en los nuevos pliegos licitatorios requerimientos especficamente relacionados con la identificacin de las situaciones potenciales de emergencia. El texto expresa textualmente: El Contratista deber presentar para su aprobacin, a la Direccin de Obra y al Contratante el plan de gestin ambiental y un plan de contingencias en el que debern constar como mnimo las medidas a aplicar para prevenir la ocurrencia de derrames, incendios y accidentes, as como las responsabilidades y formas de actuacin en caso de que ocurrieran, incluyendo las acciones requeridas para minimizar el dao ambiental, una lista de contactos claves (bomberos, servicio de limpieza de derrames, etc.), y los planes de comunicacin interna y externa ); capacitar a su personal en la aplicacin de las medidas previstas en el plan, tanto si se trata de personal permanente como contratado; presentar a la Direccin de obra y al Contratante la constancia de haber realizado dicha capacitacin, incluyendo la nmina del personal capacitado; presentar para su aprobacin, a la Direccin de Obra y al Contratante, un estudio y plan de seguridad de la obra, antes de la implantacin de la misma; deber incluir en sus informes trimestrales, el listado de los accidentes ambientales ocurridos en el perodo la evaluacin posterior al accidente y de la eficacia de la capacitacin brindada a su personal en la aplicacin de las medidas previstas en el plan. La empresa contratista debe estar dispuesta a la realizacin de simulacros de respuesta ante lo estipulado en su Plan de Contingencias, en caso de ser requerido por la CVU. El Manual ambiental para obras y actividades del Sector Vial de la DNV establece en su numeral 8.7 que el Constructor debe Informar a la comunidad y a las autoridades sobre cualquier situacin de riesgo, de impacto social o comunitario que se pueda generar en la obra.
7.5.2- Validacin de los procesos de la prestacin del servicio Los procesos ofrecidos por CVU han sido definidos por la Gerencia junto a los colaboradores y son verificados respecto a los requisitos previos a su liberacin. (retencin de pago de avance de obra y/o recuperacin ambiental). El estado de control de los procesos se asegura mediante: La elaboracin de la documentacin que regula la operativa de cada proceso, incluyendo la identificacin de los registros asociados que corresponde para asegurar la trazabilidad de toda la informacin. La documentacin es aprobada y difundida a todos los niveles por medio informtico en el servidor y en la intranet. Actividades de capacitacin /sensibilizacin. Monitorear el cumplimiento del avance del contrato de obra y/o mantenimiento viales, como forma de monitorear la satisfaccin del cliente. Esto se hace por medio del control de los certificados de obras que previo a su pago deben contar con la firma (aprobacin) del Gerente de CVU. Dichos certificados de obra corresponde a una de las entradas del Contrato de Concesin.
La validacin de procesos aplica durante el desarrollo de nuevas formas de ejecutar los procesos cliente-cliente o nuevas herramientas para la realizacin del mismo proceso. En este caso la validacin se efecta como forma de asegurar si las modificaciones a los mismos satisfacen las necesidades de los usuarios y se corresponden con alguna de las siguientes operaciones: Elaborar y aprobar la documentacin por las funciones responsables identificadas en el captulo 4 del presente manual de gestin integrada. Realizar difusin/entrenamiento en la nueva operativa a todo el personal involucrado. Analizar la conveniencia de efectuar durante cierto perodo de tiempo/Nmeros de servicios mediante pruebas pilotos, bajo la operativa de uso normal y la nueva, como forma de validar que las actividades cumplen con los requisitos La Unidad del SGI junto al responsable de los procesos debe identificar y documentar las acciones requeridas para la validacin. Deben mantenerse los registros de las actividades de validacin, as como dems evidencia que se requiera para demostrar el cumplimiento de los requisitos. Ej: de estos requisitos son mail con clientes/ mail con direccin etc.
7.5.3- Identificacin y Trazabilidad La forma en que se identifican los elementos asociados al servicio que se brinda en CVU, en las distintas etapas de su realizacin, est establecida en los Planes de Calidad y Procedimientos de cada proceso, incluido dentro del alcance del Sistema de Gestin integrado La trazabilidad para los procesos cliente-cliente se realiza por nmero de expediente asignado por el MTOP. CVU asigna a travs de su sistema informtico un cdigo interno, unvocamente relacionado con el nmero de expediente, de acuerdo con lo detallado en PR-CT-700. 7.5.4- Propiedad del Cliente CVU identifica como propiedad del cliente a toda la documentacin e informacin por ste presentada. Dicha documentacin y/o informacin es identificada por el MTOP mediante el nmero de expediente, segn se detalla en el numeral anterior. CVU al recibir la misma, la archiva en carpetas identificadas para tal fin. CVU cuenta con alarma y guardia de seguridad en el edificio a los efectos de la preservacin edilicia y de la informacin contenida en este. Por disponibilidad de espacio fsico y seguridad de las instalaciones, CVU ha dispuesto el almacenaje de la documentacin propiedad del cliente en cajas precintadas que son enviadas a un proveedor externo especializado, registrndose en RE-GI-700, Documentos y Registros Almacenados fuera de CVU.
Como forma de preservar la propiedad intelectual, cada colaborador cuenta con clave de acceso identificativa para el sistema, lo cual permite que solo ingrese personal autorizado y garantiza la rastreabilidad de las actuaciones que en este se realizan. Se adopta el criterio de conservar la documentacin propiedad del cliente hasta el fin de la concesin (16/10/2020), dado que acaecido el mencionado hito, se liquidar CVU dando fin a los reclamos emergentes de la concesin.
7.5.5- Preservacin del Producto / Servicio La preservacin del servicio se realiza a travs del: Contacto que el MTOP tiene con la CVU atendiendo sus reclamos y sugerencias. Mantenimiento correctivo y preventivo del sistema informtico de la CVU Correcto almacenamiento, manipulacin y conservacin de la informacin en papel que recibe CVU.
7.5.6- Control de Equipos de Seguimiento y de Medicin En el seguimiento y medicin de los procesos comprendidos en el actual alcance del sistema de gestin integrada son utilizados software comerciales validados por el proveedor. Cabe destacar que CVU cuenta con un software desarrollado internamente. La validacin del mismo ha sido registrada en el registro de Validacin del Sistema Informtico TATU.
8- MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1GENERALIDADES
La Corporacin Vial del Uruguay planifica e implementa los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad del servicio prestado, Asegurarse la conformidad del Sistema de Gestin Integrado, Mejorar continuamente la eficacia del SGI. La identificacin y aplicacin de las tcnicas estadsticas es una herramienta de gran ayuda para la toma de decisiones y el mejoramiento del Sistema de Gestin Integrado. En funcin de la complejidad del problema a analizar y del tipo de informacin obtenida, el Responsable del Sistema de Gestin Integrado determina el tipo de herramienta estadstica a emplear.
8.2-
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
A partir de la Poltica de Gestin Integrada, se desprenden Objetivos generales de Gestin. Los mismos se plasman en la Matriz de Objetivos y son monitoreados peridicamente por la Gerencia y anualmente en la Revisin por la Direccin segn se indica en el Captulo 5 del presente Manual. Se dispone adems de indicadores de procesos, cuyo monitoreo se realiza peridicamente por su Responsable y en la Revisin por la Direccin. Dichos indicadores se comparan con los valores esperados, para identificar la necesidad o no de ajuste de los procesos para alcanzar las metas fijadas y/o reforzar las acciones implementadas en aquellos casos que sea necesario.
8.2.1- Medicin y Seguimiento de la Satisfaccin del Cliente El Directorio de CVU est integrado por dos delegados de la CND, un delegado del propio MTOP y un sndico en representacin de los accionistas. El personal de CVU mantiene reuniones peridicas con el personal tcnico del MTOP en funcin de necesidades puntuales segn la temtica en cuestin. CVU cuenta con las siguientes tres herramientas que aplicadas en forma sistemtica, le permiten conocer la satisfaccin de su cliente (MTOP), a saber: Auditora de tercera parte realizada por una empresa auditora de reconocimiento internacional, que verifica el cumplimiento de los numerales 19 y 20 de Anexo I del Convenio de Concesin de Obra y de los procedimientos definidos por CVU para los procesos licitatorios. Las instancias de No Objecin por parte del MTOP para cada contrato, documentndose la la conformidad con los servicios recibidos de parte de CVU. El reconocimiento del gasto de las cuentas derivadas de un determinado contrato. En dichas instancias, en caso que el MTOP manifieste insatisfacciones en relacin a los servicios recibidos y/o la auditora de revisin del grado de cumplimiento de las normas para la contratacin y aprobacin de contratos detecte no conformidades a las condiciones de la concesin, dichos hallazgos son registrados como Reclamos de cliente externo segn lo establece el Procedimiento de Gestin de No Conformidades y Realizacin de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PR-GI-801.
8.2.2- Auditora Interna 8.2.2.1- Auditoras internas El desempeo global del Sistema de Gestin Integrado se mide a travs de las Auditoras Internas, siguiendo el Procedimiento de Auditoras Internas PR-GI-800, el cual incluye la planificacin de las auditoras internas (programa, objetivo, alcance criterios y recursos) as como la seleccin y calificacin de los auditores internos. En el programa anual de auditoras internas, se incluyen los Objetivos de las Auditoras Internas as como los puntos de la Norma ISO 9001 e ISO 14000 que se auditan en los distintos procesos. Los resultados de las auditorias son estudiados por la Coordinadora del SGI, la cual realiza un informe que se evala en la Revisin por la Direccin. En dicha Revisin se analiza el grado de cumplimiento de los Objetivos de las Auditoras Internas. Cada ao se realiza al menos una auditora completa al sistema. En el procedimiento PR-GI-800 se establecen los criterios, las responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de Auditoras Internas, as como los documentos vinculados al proceso. CVU, una vez determinado que se debe aplicar Acciones Correctivas sobre las No Conformidades detectadas, implementa su aplicacin mediante el Procedimiento de Gestin de No Conformidades y Realizacin de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PR-GI-801. CVU implementa Acciones Preventivas para eliminar las causas de fallas potenciales y Acciones de Mejora, segn el procedimiento PR-GI-801. CVU podr, para realizar sus auditoras internas, valerse de personas externas a la empresa, las cuales debern cumplir los requisitos solicitados para auditor interno. En este caso, las actividades previstas relativas al registro de las no conformidades detectadas en la misma, sern realizadas por el propio equipo auditado o por el Coordinador de gestin integrada.
8.2.2.2- Auditoras Ambientales Se describe en el numeral 7.5.1.1- puesto que las mismas corresponden al control operacional de la gestin ambiental realizada por CVU.
8.2.3- Medicin y Seguimiento de los Procesos de Prestacin del Servicio CVU realiza mediciones y monitoreo de todos los procesos y servicios prestados. Dichas mediciones se basan en los puntos de control indicados en los respectivos planes de calidad y/o procedimientos/instructivos. Los requerimientos se establecen en funcin de los objetivos y metas definidos para cada proceso principal definido en el Mapa de Procesos y en concordancia con la Poltica de Gestin Integrada y los Objetivos de gestin. Los mismos son establecidos, dentro de lo posible, mediante valores numricos con el fin de facilitar la medicin, el avance comparativo del Sistema y el grado de cumplimiento con las metas.
Los resultados de las mediciones se registran en el RE-CT-702 matriz de indicadores de proceso 8.3CONTROL DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO NO CONFORME
CVU ha documentado en el procedimiento PR-GI-802 las actividades relacionadas al control de los productos y servicios no conformes. Se identifica como Producto No Conforme todo bien resultante de los contratos de obras, mantenimientos y servicios viales que son ejecutados en el marco de la concesin, que no cumple con las especificaciones establecidas en los contratos y pliegos de condiciones. Con un razonamiento similar ha sido definido Servicio No Conforme toda asistencia tcnica y servicios brindados por CVU en el marco de la concesin que no cumpla con las especificaciones establecidas en dichos contratos y pliegos. Dentro de las funciones del Director de Obra se encuentra la deteccin de todo producto y/o servicio no conforme resultante de los contratos de obras, mantenimientos y servicios viales bajo su direccin establecindose en los pliegos licitatorios y los contratos firmados con los contratistas, el tratamiento de las acciones que deben ser ejecutadas para la eliminacin de la no conformidad que sea detectada. Las comunicaciones entre el Director de Obra y el contratista se registran en el Libro de Obra y se elevan al expediente dependiendo de la magnitud de la no conformidad. Toda contratacin de asistencia tcnica y servicio que CVU realiza a solicitud del MTOP, que por la naturaleza de la misma no involucre un Director de Obra, tiene asociado un responsable definido por el MTOP a los efectos de la deteccin y control de las no conformidades, potenciales y reales, que puedan llegar a presentarse durante el plazo establecido por contrato. Puede suceder que se presenten no conformidades relacionadas con los servicios brindados por CVU que sean detectadas a posteriori de la ejecucin del mismo y sobre las cuales CVU no pueda tomar acciones inmediatas por no encontrarse en el alcance de las condiciones administrativas del contrato o del pliego licitatorio relacionado. En cuyo caso se trata de un requisito no previsto, considerndose una carencia en las condiciones administrativas definidas. CVU registra dicho requisito como una no conformidad, segn lo previsto en el Procedimiento de Gestin de No Conformidades y Realizacin de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, PR-GI-801 y lo incorpora al pliego de las futuras licitaciones. La Coordinacin del SGI, el Asistente Tcnico y el Asistente Administrativo son responsables por la recopilacin y registro de dichas no conformidades y su inclusin en los futuros pliegos licitatorios, luego de la aprobacin por parte de Gerencia. 8.4ANLISIS DE DATOS
CVU determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGI, as como para iniciar acciones correctivas y preventivas. El anlisis de los datos para la mejora se realiza, cuando es conveniente, por la aplicacin de tcnicas estadsticas como consecuencia de: no conformidades detectadas en auditoras internas
o externas, oportunidades de mejora y/o sugerencias realizadas, deteccin interna, revisin del Sistema de gestin integrada, y por reclamos o sugerencias realizadas por los clientes. Cmo mnimo, una vez al ao, los Responsables de los Procesos realizan una revisin de los mismos, para asegurar la adecuacin de dichos procesos a los requisitos de los clientes y las metas fijadas. Una vez al ao, el Representante de la Direccin estudia la evolucin de los procesos en la Revisin por la Direccin y evala su adecuacin a los requisitos de los clientes y el grado de alcance de las metas fijadas para el perodo. 8.5MEJORA
8.5.1- Mejora Continua CVU mejora continuamente la eficacia del SGI mediante el uso de la Poltica del Sistema de Gestin Integrado, los Objetivos del SGI, los resultados de las auditoras, el anlisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisin por la Direccin. En el Procedimiento de Mejora Continua PR-GI-803 se indican las directrices para la mejora continua de los procesos de CVU.
8.5.2- Accin Correctiva y Preventiva Todo empleado de CVU, es responsable por identificar posibles no conformidades en los procesos y resolverlas, si la solucin est a su alcance o informar a su superior inmediato si no lo est. Cuando se identifica una no conformidad en cualquiera de los procesos de CVU, sta es informada para su registro, con los detalles que sean necesarios y es corregida para seguir adelante con el proceso, si esto es posible. El tratamiento de las no conformidades, as como el anlisis de las mismas para eliminar la o las causas que las ocasionan, con el objetivo de prevenir una nueva ocurrencia o de eliminar la causa de las no conformidades potenciales, se realiza segn los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Gestin de No conformidades y Realizacin de Acciones correctivas, preventivas y de mejora PR-GI-801. En el Procedimiento de Auditoras Ambientales PR-GA-800 se establecen las directrices para la implementacin de las acciones correctivas y preventivas detectadas durante la realizacin de las mismas. Las acciones correctivas y/o preventivas implementadas son registradas en el registro RE-GA-803. En el caso de las no conformidades detectadas durante las Auditoras Ambientales, asignables a la empresa contratista, el anlisis de causa es realizado por la propia empresa quin propone las acciones correctivas al Director de Obra y las ejecuta a posteriori de su visto bueno. El Director de Obra es responsable por verificar el levantamiento de la no conformidad. Su efectividad es evaluada durante la siguiente auditora ambiental La Coordinadora del SGI registra y realiza el seguimiento de la aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Los resultados de las acciones correctivas, preventivas y de mejora y la efectividad de las mismas se evalan anualmente en la Revisin por la Direccin.

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MANUAL DE LOS SISTEMAS

1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ......................................................................... 4

5- RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ................................................................. 14

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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5.5- RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ............................................... 19

5.6- REVISIN POR LA DIRECCIN ..................................................................................... 23

6- GESTIN DE RECURSOS ......................................................................................... 25

6.3- Infraestructura ................................................................................................................ 27 6.4- Ambiente de Trabajo ...................................................................................................... 27

7- REALIZACIN DEL SERVICIO .................................................................................. 28

8- MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA............................................................................. 36

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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8.2- Seguimiento y Medicin ................................................................................................ 37

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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APLICACIN Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADA

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

MN-GI-400 Pgina 10 de 40 Versin 01

4- SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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4.2.5- Jerarqua y Responsabilidades de la Documentacin

NIVEL 1 MANUAL DE SGI POLTICA DEL SGI OBJETIVOS DEL SGI

NIVEL 2 PLAN DE CALIDAD DE PROCESOS

Documento Manual del SGI. Polticas y Objetivos de Calidad y Medio ambientales.

Responsable de Revisin Jefe del SGI Jefe del SGI

Responsable de Aprobacin Gerencia Gerencia

Jefe del SGI

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS

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MANUAL SISTEMAS DE GESTIN INTEGRADOS